询证函模板（精选3篇）
银行）：根据资产清查工作的要求，本单位对实物资产及其他各类资产、负债进行全面的资产清查，并聘请会计师事务所有限责任公司对本单位进行资产清查审计，按照中国注册会计师独立审计准则的要求，应当询证本单位与贵行的存款、借款往来等事项。下列数据出自本单位账簿记录，如与贵行记录相符，请在本函下端“数据证明无误”处签章证明；如有不符，请在“数据不符”处列明不符金额，并附加说明事项详为指正。有关询证费用可直接从本单位存款账户中收取。
回函请先传真至：（传真号），收。
原件请直接寄至：会计师事务所 收。
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篇二：银行询证函
致：
下列数额出自本公司账簿记录，如与贵公司记录相符，请在本函下端“数额证明无误”处签章确认；如有不符，请在“数额不符及需加说明事项”处详为指正。
回函请函寄/传真至地址： 邮编：
传真： 电话：
（本函仅为复核账目之用，并非催款结算）
截止日期： 贵公司应欠： 元
上述款项或已结付，仍请及时函复为盼。
数额证明无误
签章： 日期：
数额不符需加说明事项：
根据承兑人不同,商业汇票分为银行承兑汇票和商业承兑汇票,其既可以背书转让,也可以申请贴现;在会计核算上,根据出票或受票的行为不同,分别设立应收票据和应付票据并设置明细科目进行核算;在对应收、应付票据的审计函证上,现行统编审计教材对询证函的受函人语焉不详,而在一些参考资料甚或一些文件法规中,其受函人均未有一个确切的说法。本文即对此一问题进行分析探讨。
一、关于应收票据和应付票据
“应收票据”和“应付票据”是现行企业会计准则规定的两个会计核算科目,反映在财务报告上,即是两个财务报告项目。
应收票据,核算企业因销售商品、提供劳务等而收到的商业汇票,包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。应收票据可按开出、承兑商业汇票的单位进行明细核算。
应付票据,核算企业购买材料、商品和接受劳务供应等开出、承兑的商业汇票,包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。应付票据可按债权人进行明细核算。
二、关于商业汇票
商业汇票是出票人签发的,委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。商业汇票可以由付款人签发并承兑,也可以由收款人签发交由付款人承兑。商业汇票的付款期限由交易双方商定,但最长不得超过6个月。
按承兑人不同,商业汇票可分为银行承兑汇票和商业承兑汇票。
银行承兑汇票(Bank's Acceptance Bill),是由在银行开立存款账户的存款人出票,向开户银行申请并经银行审查同意承兑的,保证在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。对出票人签发的商业汇票进行承兑是银行基于对出票人资信的认可而给予的信用支持。
商业承兑汇票(Commercial Acceptance Bill),是由在银行开立存款账户的存款人出票,由银行以外的付款人承兑的。
商业汇票的特点是:流通性强,灵活性高;可以通过背书实现票据权利的转让,也可以通过背书进行委托收款或设定质押,还可以向银行申请贴现;并且,非特殊情况下,汇票的出票人、背书人、承兑人和保证人对持票人承担连带责任。
因此,相对应收账款,一定时期内对应收票据承担责任的债务人可以是多个、不确定的主体;相对应付账款,一定时期内的应付票据的债权人(即持票人)也是不确定的。
三、关于“出票人”、“承兑人”、“供应商”和“客户”
在下文的分析中,会涉及到“出票人”、“承兑人”、“供应商”与“客户”等几个与商业汇票相关的主体,在此先行探讨商业汇票业务中此几者之间的关系(本文不考虑持票人为出票人或背书人的情况)。
从上述的定义可以看出,商业汇票既可由付款人出票也可由收款人出票,既可由付款人承兑也可由付款人开户银行承兑;而“供应商”与“客户”是相对而言的:前者一般指交易双方中对收款人的称谓,即材料、商品或劳务的提供方;后者则一般是交易双方中对付款人的称谓,即材料、商品或劳务的购买方。在商业汇票业务中,初次出票时,出票人为“客户”,受票人(即持票人)为“供应商”;如果发生票据的背书转让,那么背书人是“客户”,被背书人就是“供应商”。也就是说,一定时期内的商业汇票业务中,供应商和客户可以是不特定的多个主体。
表1反映了商业汇票业务中,“出票人”、“承兑人”与“客户”三者的关系:
由此可见,“出票人”、“承兑人”以及“客户”是商业汇票业务中既有联系又有区别的三个主体。
四、关于内部审计函证的概念
函证,是指注册会计师为了获取影响财务报表或相关披露认定的项目的信息,通过直接来自第三方对有关信息和现存状况的声明,获取和评价审计证据的过程。
这是《中国注册会计师审计准则第1312号——函证》中对“函证”的定义,应该是对函证概念的权威定义,但其明显是针对注册会计师在实施外部审计时适用的概念。
函证方法也是企业内部审计部门和内部审计人员在获取相关审计证据时常用的方法,且内部审计人员运用函证时与外部注册会计师所采取的程序、方法均有相同或相似之处,其工作也可互相借鉴。而笔者查阅《内部审计基本准则》和《内部审计具体准则》,发现都提到可运用函证方法获取审计证据,如《内部审计基本准则》第十四条规定:内部审计人员可以运用……函证……等方法,获取充分、相关、可靠的审计证据,以支持审计结论和建议;《内部审计具体准则》第八条规定:内部审计人员可以采用下列方法获取审计证据……(五)函证……。但此两者均未对企业内审时适用的函证概念作出具体表述。
套用统编教材的概念,考虑企业内部审计对企业战略目标实现的合理保证作用,笔者对企业内部审计函证的概念定义如下:内部审计函证,是指企业内部审计机构或内部审计人员为了获取影响财务报表或相关披露认定项目的信息,或为证实影响企业战略目标实现的不确定性因素的状况,通过直接来自企业外部的、对有关信息和状况的声明,以获取和评价审计证据、判断相关不确定性因素状况的过程。
五、关于应收票据函证的受函人
对应收票据进行函证时,统编教材只是原则性地表述为“必要时选取部分票据(特别关注有疑问的商业承兑汇票)实施函证,证实其存在性和可收回性,并对函证结果进行汇总、分析,对不符事项作出适当处理”。但询证函的受函人是谁,也就是说,应该向谁函证企业应收票据的账面余额,教材未予明确。
作为部门规章,在财政部等五部委联合发布的《企业内部控制配套指引》中的《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》第十二条第二款规定:“企业应当指定专人通过函证等方式,定期与客户核对……应收票据……等往来款项”。作为行业操作专业规则的组成部分,《“中国注册会计师审计准则第1312号——函证”指南》(以下简称“注册会计师函证指南”)对应收票据函证时受函对象的表述是:“对应收票据,通常向出票人或承兑人发函询证”。而在其他一些专业辅导材料中,也是侧重于向“客户”询证应收票据余额,如在《企业内部控制设计与实务》中,对应收票据的内部控制管理部分也有“应定期与往来客户通过函证等方式,核对……应收票据……等往来款项;如有不符,应查明原因,及时处理”(徐玉德,2009.4)的表述。
也就是说,对应收票据进行函证时,询证函的受函人尚无一个确切的说法,但基本集中在“出票人”、“承兑人”和“客户”此三者之间。
下面,笔者根据票据在表1中所处的区间位置来分析对应收票据进行函证时,询证函的受函人:
在A1区间时,由于此时“出票人”、“承兑人”与“客户”是同一人,这时询证函的受函人其实是同一个人——“承兑人”(或曰“出票人”、“客户”);
在B1区间时,因此时的票据至少已经发生了一次背书转让,“客户”除对票据负有连带责任外,已经对票据“失控”了,故而,此时的受函人也是承兑人(或曰“出票人”);
在A2、B2区间时,由于此时需询证的票据为银行承兑汇票,那么不管出票人和客户是什么关系,“承兑人”——银行肯定是理所当然的、最好的受函人。因为通过独立于出票人和客户的银行,不仅可验证票据业务的真实性、票据金额的可回收性,而且还可避免持票人、出票人与客户之间因可能存在的关联关系或其他原因而导致弱化审计证据可靠性的可能弊端;
在A3区间时,此时的“出票人”就是持票人本身,因此受函人也只能是承兑人(或曰“客户”);
在B3区间时,同在B1区间一样,不仅客户,而且出票人,在对票据背书转让后,除对票据负有连带责任外,已经对票据“失控”了;因此,此时只有“承兑人”才是受函人。
基于以上的分析,笔者认为,对应收票据进行函证时,询证函的受函人应该表述为“承兑人”(详见表2)。
另外,按现行会计准则的规定,企业向银行申请贴现的商业汇票是以报表附注信息的形式披露的,因此,对申请贴现的商业汇票进行函证时,受函人应当是接受企业申请为其办理贴现的银行。
六、关于应付票据函证的受函人
同对应收票据的函证一样,对企业应付票据账面余额的函证,统编教材也只是作了原则性表述:“选择应付票据的重要项目(包括零账户),函证其余额和交易条款,对未回函的再次发函或实施替代的检查程序(检查原始凭单,如合同、发票、验收单,核实票据的真实性)。”但询证函的受函人是谁,教材也未明确。在注册会计师函证指南里对应付票据的函证业务更是避而不提,笔者只在《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》里查到其第十五条第二款规定:“企业指定专人通过函证等方式,定期与供应商核对……应付票据……等往来款项”。而同样在《企业内部控制设计与实务》对应付票据的内部控制管理部分,也有“企业应定期与供应商核对……应付票据……等往来款项。如有不符,应当查明原因,及时处理”的表述。
由此看来,实务中多倾向于将“供应商”作为企业应付票据余额询证函的受函人。但此处的“供应商”与会计核算上用以记作明细科目的“债权人”有什么关系,在此略作分析:
出票人因材料、商品或劳务的采购而开出、承兑商业汇票后(即便是由开户银行承兑的汇票),即承担起到期无条件支付汇票金额的义务,此即“应付票据”。在没有发生汇票背书转让的情况下,持票人就是出票人的供应商,也是出票人唯一的债权人,此时,供应商等于债权人;当发生汇票的背书转让甚至发生连续多次的背书转让时,被背书人就是背书人的供应商,但此时的持票人不是出票人的供应商,并且因为需承担连带责任及被追索人行使再追索权的缘故,与该背书转让票据相关的实质性的债务人只有一个出票人,而其现实的和潜在的债权人可以包括:持票人、背书人、保证人、承兑人(银行)等多个,此时,供应商不等于债权人。
照此分析看来,会计核算上记作“应付票据”明细科目的“债权人”应该表述为“供应商”似更为妥当。
站在出票人的角度,在对应付票据账面余额进行询证时,除了可能作为承兑人的银行之外,注册会计师或内部审计人员能获取进行询证的信息,只能是供应商的联系方式。如果将供应商作为受函人,在没有发生背书转让的情况下,尚可得到所需询证的票据信息;但在发生票据背书转让的情况下,因供应商对票据已“失控”,其可能根本就无法知道该票据在他之后又经过了多少次背书转让、现在谁是持票人、是否已向银行申请办理了贴现、贴现银行是谁、甚至出票人是否已提前实际支付了汇票款等等,所以对供应商进行应付票据的函证,可能无法获取所需的信息。这可能也是注册会计师函证指南对应付票据的函证业务避而不谈的原因。
作者：张天林
中国注册会计师 05期
从《中国注册会计师审计准则第1312号――函证》(修订)第五条对函证的定义，以及《财政部、中国人民银行关于做好企业的银行存款、借款及往来款函证工作的通知》(财协字[]1号)中企业询证函参考格式来看，询证函在本质上为对账函，目的仅限于核实和确认相关当事人及应收应付账款记录的真实性与正确性，属于审计证据。由于其内容能够证明当事人交易、债权债务未清偿的事实存在，询证函同样可作为诉讼证据。本文就询证函的法律效力表现形式，以及实务中如何正确适用法律略作探讨。
一、发函人“仅为对账而非催款结算”意思表示的法律效力
企业询证函中“仅为对账而非催款结算”的格式记载，意在表明发函人仅为对账目的，请求就应收应付账款事实予以核对确认，而并无向对方催讨归还欠款、主张债权，或承诺归还欠款、履行债务的意思表示。显然，根据诉讼时效法律规定，既然发函人行为并非权利主张或债务同意履行行为，则诉讼时效不产生中断法律效果。但是，实务中的下列特殊情形，需正确适用法律。
1.债权已超过诉讼时效，债务人收到债权人发函并确认的，能否使得债权人的债权主张重新获得法律支持？
询证函的法律性质为双方对事实确认，债务人确认行为也仅表明曾经存在欠债事实，并未作出愿意履行的意思表示。毕竟“承认双方之前曾经存在某种交易、债权债务”是个客观事实问题，而“同意归还、何时归还、何种形式归还”则是主观意愿问题，法律并不视债务人对事实的确认行为属于当然、明确同意履行还款的意思表示，如同诉讼案件债务人对案件事实予以承认，但援引诉讼时效超过对抗债权人主张以拒绝履行债务时，则债权人诉讼主张同样不能得到法院支持。因此，债权超过诉讼时效，而当事人并未就是否偿还达成新的意思一致表示时，该债权将丧失法律强制性保护。
2.债权已超过诉讼时效，债务人主动向债权人发函，能否导致债权人的债权主张重新获得法律支持？
权利人发函，要求确认应收账款，不视为催款权利主张，无论是从法律原理还是生活常理角度，都不难理解。但债务人主动发函时，法律效果截然相反。从民俗习惯、社会情理来看，债务人主动向债权人声明尚存债务，尽管未明确表述还款，但若无还款意图，仅表述欠款事实，似乎说不通。因此，债务人主动发函要求债权人确认应付账款，有理由推定其有表明归还之意思表示，而债务人的承诺债务履行行为将使得债权人主张重新获得法律支持。对此，《最高人民法院关于超过诉讼时效期间后债务人向债权人发出确认债务的询证函的行为是否构成新的债务的请示的答复》([]民二他字第59号)也有类似规定。
《询证函》的法律性质判断，究竟是对账函还是催款函，在于文义内容是否有体现催讨还款、主张权利的明示或默示意思表示，包括“请尽快依约支付”等抽象表述方式，而不在于“仅为对账而非催款结算”是否积极表述或不表述。因此，若《询证函》仅无上述文义记载，则仍然为对账目的，不影响诉讼时效。
3.发函人仅借鉴《询证函》格式，但无“仅为对账而非催款结算”文义记载，其法律效果是否有所不同？
《询证函》的法律性质判断，究竟是对账函还是催款函，在于文义内容是否有体现催讨还款、主张权利的明示或默示意思表示，包括“请尽快依约支付”等抽象表述方式，而不在于“仅为对账而非催款结算”是否积极表述或不表述。因此，若《询证函》仅无上述文义记载，则仍然为对账目的，不影响诉讼时效。
二、被询证人对询证函确认行为的法律效力
发函人发函意在对账，被询证人对发函人确认询证函内容，则当然意味着被询证人对发函人主张的双方交易关系、债权债务关系事实均予以确认，无需赘言。但是，被询证人直接回函的对象是会计师事务所，能否视作义务人对权利人表示承认其权利的行为？
(一)回函确认效力的理论依据
“委托授权”观点认为，会计师事务所之所以对发函人与被询证人之间的交易余额予以确认，乃是基于委托服务合同要求作为询证人的受托方。因此，被询证人形式上向受托人――会计师事务所回函，但实际上属于对委托人即发函人的回函行为。该种观点明显不足，发函主体是事务所的服务客户，事务所并非以自身名义(隐名代理)或委托方(即发函人、附带表述被授权)名义，之所以接受发函人名义出具的询证函，并由事务所寄出、事务所接收回函，仅仅是因为会计师事务所审计的独立性、客观性要求而作的技术性处理，并不存在服务客户的`授权查核，因查核确认发函人与被询证人之间的债权债务，是事务所自身法定、当然义务，不存在委托授权之说。
“契约观点”认为，契约历经要约与承诺两个阶段，并自承诺到达时成立，该到达包括到达要约人指定处等间接方式。被询证人向发函人指定的事务所回函确认(或部分确认)的询证函，将构成一份就款项金额达成一致(或部分一致)意思表示的契约。事实上，双方并非就权利义务达成合意，而仅仅就曾经存在的债权债务事实予以确认而已，因此，本质上来看，回函行为使得双方既存债权债务的事实得以固定，从而形成证据。
将“证据说”作为回函法律效力的理论依据，具有相当合理性。意思自治、能够自主自愿表达真实意思的行为主体，应当对其承诺和行为担责。市场主体盲从、不谨慎判断，恣意违背承诺而不承担责任后果，将对市场秩序和法律公平公正精神构成严重冲击和危害。倘若被询证人不尊重基本事实而随意回函又不承担责任后果，将使得注册会计师的询证行为徒劳无益，既无助也有害于注册会计师作出的职业判断，而这显然与现代审计理论及审计程序设计目的背道而驰。基于此，被询证人对询证函确认行为，认定为可能为债权人用以主张权利的证据材料形式，符合行为自担的基本法律精神和现实需要。
(二)被询证人确认后，其能否单独作为债权凭证？债务方能否对之反悔？
既然询证函作为诉讼证据之一，能够对双方真实交易、债权债务存在及未清偿事项起到证明作用，债权人可以单独以询证函作为债权凭证，提起诉讼主张债权。然而，实践中需要注意，基于谁主张谁举证的举证规则，债权人有必要穷尽其可能提供其他能够证明双方真实交易发生、货物或服务履行等证据材料，以与询证函形成完整证据链，防范诉讼举证不能法律风险。
但是，现实生活中，由于债务方企业内部治理不完善、对询证函风险判断不足等主客观多重因素，可能存在询证函内容与事实不一致情况。如此，债务方事后能否以“仅为对账，非真实债权债务关系”为由推翻其回函？社会生活形式纷繁复杂、千变万化，不分情势固守诚信原则，反而有悖诚信之公平公正应有之义，举证规则出现，更好平衡了诚实守信与实际情势两者关系。既然行为人要对当初的确认意思予以撤销，应当允许其对撤销理由充分阐述和证明。如果其有充足证据证明(如充足举证对账函所指期间中全部债务往来)其出具函件的内容确实与事实不符，询证函的证据形式可不予采纳。但是，因其出具不实询证函给相关主体造成损失的，应根据损失可预见规则予以损害赔偿。
三、询证函的法律风险防范
发函主体不同、文义表述不同，询证函的法律效果不同。询证函实务操作中要对以下法律风险进行防范：
第一，债权人实体权利永久丧失的风险。超过诉讼时效的债权固然难以得到法律强制性支持，但是良好的证据意识、有效的沟通氛围，在当今中国熟人社会，依然有其存在的现实意义。另外，对于债权人而言，一份经过适当调整，表述恰当的询证函，仍然存在重新获得法律保护从而起死回生的理论可能。
第二，债务人诉讼程序利益误判的风险。被询证人作为债务人时，主动发询证函时，应当知悉其诉讼程序利益可能受到相应减损，相反，其作为债务人接收询证函时，应当仔细阅读询证函的名称、内容，谨慎判断该询证函的法律性质，根据对账或催款等实际情况给予合适回应，不可因疏忽大意而将催款函当做普通对账函，从而避免日后有以时效超过为由拒绝付款的不合适行为。
第三，被询证人出具不实或虚假回函的风险。因过错而给他人造成损失予以赔偿不言而喻，司法实践亦按照过错原则要求被询证人承担补充赔偿责任，如《最高人民法院关于金融机构为企业出具不实或者虚假验资报告资金证明如何承担民事责任问题的通知》(法[]21号)对银行出具验资类询证函的规定。因此，被询证人应确保询证函中记载的内容与其自身内部真实记录保持完全一致。
第四，询证函内容被变造的风险。发函人发函内容或回函人回函都存在被变造的风险，任何一方理应注意：询证函金额系手工填写的应当在金额前不留缝隙地填写货币符号；询证项目空白处用划线或填“无”；询证函多页时，对询证函编页码并加盖骑缝章；被询证人严格按照规定回函至指定的会计师事务所。
