总经理秘书

总经理秘书（精选9篇）

总经理秘书 篇1

总经理秘书的工作任务非常繁多而且要求细节化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不仅会影响自己的秘书工作，而且会影响总经理的工作，甚至影响业的形象与运营等等。那么如何做好总经理秘书的工作呢？

总经理秘书要胜任其工作职责，需要具备知识、技能和素质：

1、应具备较高的文化程度，因为良好的教育背景使人在看待问题，处理问题时会更加理性和全面，同时具有较强的学习新知识的能力；

2、熟悉酒店各部门及其运作程序，掌握酒店的各项规章制度，对酒店的经营（如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等）以及软件（酒店的目标、经营思想、服务理念等）情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的工作，使工作更有效率；

3、熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等；

4、具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻和执行；

5、能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所服务的组织，与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和政府职能部门保持良好的合作关系。

一、总经理秘书岗位主要职责 ：

1、负责总经理的办公服务工作。

2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料；负责组织起草总经理会议材料。

3、负责公司文秘业务指导。

4、负责公司办公会的有关事宜，并办理会议议定事项。

5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及总经理办公会议定事项的办理工作。

6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。

7、协助主任做好工作会议的文字材料起草和会务工作，参与组织接待工作，以及综合会议的会务工作。

8、负责纪录、整理总经理thldl.org.cn办公会会议纪要。记好大事记。

9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。

10、负责群众来信、来访的接待、办复工作。

11、完成领导交办的其他工作。

二、总经理秘书工作内容：

1.负责起草公司工作总结报告及总经理讲话稿。

2.负责起草公司股东人和董事会的会议材料。

3.负责公司其它重要会议记录及会议纪要的整理。

4.负责公司文件的起草、打印、登记和存档工作。

5.负责公司印章及总经理签章的刻制和使用管理。

6.总经理秘书岗位职责也要求秘书定期编辑《公司通讯》。

7.协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。

8.完成总经理和办公室主任交办的其他工作。

作为总经理秘书，要时刻注意避免以上的工作误区，以职业的态度对待自己工作，只有这样才能完成自己的工作职责，扮演自己的组织中应扮演的角色，发挥自己在企业中应发挥的力量。

1、总经理秘书与办公室行政工作有类似的地方，凇而且很多工作是相同的，凔比如内勤、文件处理、档案管理、来人来电接待等，凭都有这样的工作。刧多想想以前怎么工作的，凇总结一下以往的经验并且发扬光大就好。

2、秘书顾名思义是总经理的秘书，列也就是总经理的日常工作助手，凛最重要的职责就是为总经理服务，别从这个意义上来说工作也比较单纯，刡因为只有一个工作核心和重心，刢那就是围着总经理转。

3、作为总经理秘书，凚还有一项重要的职责，凴就是桥梁与纽带作用，刟你是总经理与其他部门、领导、同事的桥梁与纽带，初要通过你来做到上传下达、下情上传，划因此要忠实地做好传声筒，凿千万不能猜测，函加入自己的理解和东西，凶这一点十分重要。

4、俗话说：总经理秘书不是官，凡见官大一级，凛你所说的一切都代表总经理thldl.org.cn，凳因此说话做事要慎重，净不能信口开河，凟不懂就问，出多与总经理沟通。

5、既然见官大一级，凞那么为人处事也是很注意，切毕竟秘书不是官，凞不能有大国沙文主义的思想存在，删相反为人应该更谦虚谨慎，凳以平常心对待其他每一个人，凚有时候甚至比其他一般人更要夹着尾巴做人。刌当然该运用权威的时候也要好好运用。

6、好记性不如烂笔头，刚随时准备纸笔，刟边听边记，创不明白的再问再记。

7、其他的自己在多想想，刄多总结，刞多学习。

总经理秘书（公益型）

总经理秘书工作描述：

总经理秘书是传统的职业之一，凊就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。凫秘书的工作非常繁琐，刂大致有以下几项：

？ 接听电话，函向电话询问者提供信息，凙记录留言，凢转接电话；

？ 收发与回复日常邮件；

？ 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；

？ 会谈、会务安排；安排商务旅行，刌做好预订工作；

？ 将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；？ 接待访客；

？ 采购、分发和控制办公用品等等。

总经理秘书工作的范围十分广泛，凕既是业务人员，刞也是管理人员，凴可以说，凯秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，凋可见秘书岗位的重要性。

总经理秘书核心竞争力：

知识要求：一般情况下，凥企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，几有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，凷并有一定的外语基础。

技能要求：文字功底深厚，刀具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，创熟练使用各种办公自动化设备，凎在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。

经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，凛对所在行业和企业状况有所了解。职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处，凊办事细致、处事谨慎，别具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，凗具备较强的心理承受力和保密意识。

总经理秘书职业现状：

总经理秘书职业向来是职场上上供需两旺的人才需求热点，刁据不完全统计，処目前我国的秘书从业人员达2300万人。刦随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，刞秘书工作的重要性越来越受到重视，凋秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，凎而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，则他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，几还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，刚以实际行动显示主动性和判断力，凯并在给予的权力范围内果断做出决定。凨这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。

总经理秘书风险与回报：

总经理秘书的工作繁杂、琐碎，凗辛苦又重要。删在企业中秘书起着承上启下的作用，凥是上司与员工之间的纽带。凥秘书还要能够正确理解上司的意图，凌替上司过滤重要的事物。凹另外，凡秘书是辅助型角色，刜而不是决策型角色，刡所以把握分寸是关键。据权威部门统计，凋80%以上的秘书月薪在3000元以下，凰月薪在5000—8000元之间的秘书有4.31%；月薪在8000以上的秘书只有2.02%。

总经理秘书职业趋势：

发展路径：做秘书得先有“秘书证”，凾国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个等级：初级秘书、秘书、高级秘书。刌要求秘书持证上岗。

转型机会：根据秘书的知识结构和技能，凣秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作，処如果外语水平高，冻还可从事涉外文秘的工作。

总经理秘书个人总结为：

1、必须有更多的付出精神，凎不能太计较工作时间和个人报酬；

2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系尽可能熟记；

3、要学会摆弄文件，别学会挡案管理，凘重要文件能随时拿出来，刔所保存的文件能在2分钟之内找到，凇近期（半月内）过手的文件要迅速知道其去处；

4、学会记住认人，刢凡是见过一次面或找过你上司一次的人，凎一定要记住其容貌和姓名，凤最好能在下次见到时，凾能立即知道这人姓什么，凣做什么的；

5、应酬活动，刄场合允许要站在老板身边，凿轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、做什么的；

6、学会记录，刖只要在场能记录的一般你就别拉下，凩说不定什么时候有用；

7、开会一般你只是列席，凑要记住尽量少发言，刂如非上司问及，刁一般不发言，凥但是一定要将会议记录一定要全面，凞尤其是重要发言和会议决议；

8、对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，凸但没有指令权，冻若转达上司的指令一定要在下达之前说明；

9、为了写东西，凪多做标准文本，凘以备不时之需；

10、对其它同事不可有骄娇之气；

11、无论对上、对下，刔多用“请”和“谢谢”；

12、不上网做与工作无关的事，凘也许别的同事可以；

13、手机永远是振动，刢网上QQ也不要有唧唧的叫声；

14、要细心，凬学会在小事情上为上司补缺，凕必要时候需要为上司圆场；

15、上司的失误要适时地提示，凌温和地提醒；

16、常规性的琐碎事务，刉妥善处理，凛必要情况一跟到底，凖不要让人有半点不放心；

17、对内外任何场合不议论公司、同事是非；

18、不是上司问及，刍不议论同事的不好；

19、少喝酒，减不能醉；

20、对同事言语不能暧昧，创对上司绝对尊重。凧不和上司短信商讨个人问题；

21、穿衣服有工装最好，减不要为了取悦自己穿太性感的衣服；

22、切不可产生办公室恋情，凋如有萌芽立即走人；

23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本，刃好记性不如烂笔头；

总经理秘书 篇2

一、国企总经理秘书应当具备的素质与能力

秘书是领导身边的综合辅助工作人员, 以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能。很多人说秘书工作最突出的特征是当配角, 因为秘书确实干的是幕后性、铺垫性工作, 没有台词, 也没有亮相的机会, 从来就是在领导背后默默无私奉献的人。然而, 作为一名国有企业总经理的秘书应当具备怎样的素质和能力呢?

首先, 应当具备过硬的职业道德。“行有行规”, 国有企业的秘书工作是一项政治性和政策性极强的工作。日常工作中不可避免会接触到公司的一些内部文件和领导的重要信息。这就要求秘书工作者必须时刻保持较高的思想觉悟和职业道德, 加强保密观念和养成保密习惯就显得格外关键。

其次, 必须具备扎实的语言文字功底。语言文字功底是秘书工作者的“看家菜”, 撰写各种文书材料是秘书的基本职责。对许多普通人来说, 写作并不是一件十分容易的事情, 写好也就变得更难。一篇能够征服领导或观众的文章必须做到“三心”, 即留心、潜心和用心。

最后, 必须具备过硬的现代技术水平。当前, 现代化办公的普及程度越来越高, 国有企业的秘书工作者更应当身先士卒, 起到带头作用。加强吸收新知识, 积极将现代办公设备及技术等运用于日常工作中, 高效便捷地做好本职工作, 做一名新时代的秘书人员。

二、国企总经理秘书工作的特点

作为国有企业的总经理秘书, 其工作特点体现在:

一是责任重大。《论语》中有云“士不可不弘毅, 任重而道远”, 作为国有企业的总经理秘书, 在工作中往往起着决策参谋和智囊的作用。而总经理作为企业的最高执行人, 需要处理很多紧张必须的要事, 这就需要我们在日常生活中树立起强烈的责任感, 为提高总经理的工作效率, 妥当地安排好工作日程。美国管理学家科维提出“时间管理四象限”, 即按照既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要来安排各项事宜, 以此提升总经理的办事效率。

二是相当繁琐。国有企业总经理的秘书工作可大可小, 大至企业的重要决策, 小至总经理办公室的室内卫生。上至接待各级领导, 下至联系相关部门, 每天都会面临大量的繁杂工作, 犹如“山阴道上, 虚接不暇”。邓颖超同志曾说:“秘书的高尚可贵之处, 恰恰在他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计较报酬待遇的精神。”

三、如何做好国企总经理秘书工作

(一) 紧紧围绕领导开展工作, 及时做好“对接”语言。顾名思义, 总经理秘书是专职为总经理服务的, 所以在开展秘书工作时要以满足领导活动需要为前提。始终坚持以领导为中心, 一切工作服从领导的指示, 这个“指示等同于语言”, 它要求秘书能准确把握和理解领导的意图和思想, 即解决“听懂”的问题。对于不明白的事情, 要做好记录, 正所谓好记性不如烂笔头。

(二) 总经理秘书要树立起“两高”意识。这里的“两高”是指高度的自省纠错和高效率地开展工作。秘书工作者必须培养和树立起高度的自省纠错意识, 曾子说“吾日三省吾身, 为人谋而不忠乎”, 意思是说“每天三次反省自己, 替人谋事, 有没有尽心”。任何人都难免会犯错误, 但一旦在工作中出现纰漏或错误, 就感到后悔、自卑, 甚至唯恐领导责备而去推卸责任。事实上, 犯错误本身并不要紧, 要紧的是要尽早与领导沟通, 以期得到领导的批评、指正和帮助。没有良好的自省意识, 很难正确认识自己从而得到提高。另外, 秘书工作者应当力求高效率地开展日常工作, 这就要求秘书“审大小而图之, 酌缓急而布之, 连上下而通之, 衡内外而施之”, 有条不紊地应对各种大事小事, 要学会顾全大局, 分清主次。努力在提高工作效率上下功夫, 切实为总经理做好服务工作。

(三) 总经理秘书要加强自身素质修养。宋代的著名诗人、词人、道学家认为, 做官和做秘书都应当满足三个最起码的要求, 那便是“清、慎、勤”, 即公正廉洁, 两袖清风;周密考虑, 谨言慎行;勤奋好学, 刻苦上进。因此, 作为秘书工作者, 必须时刻提醒自己加强学习, 不断提高自己的理论素养和政治水平。只有这样才能在面对新的形势、机遇和挑战时更加从容不迫, 做一个称职的秘书。

总经理秘书 篇3

在众多的国外秘书教育中，我认为法国国家行政学院的秘书教学模式最为特殊，也最为人性化和实际化。法国学生的秘书课并不是在学校里的课堂上而是被安排到各级行政机构去担任见习行政人员。学生担任时有职有权，甚至可以在上司不在时，有自行处理公务的权利，也可以根据相关规定去签署法令和决定等一些文书。并且在一年的实习结束后，每个学生都要写一篇实习论文，来总结一年中所遇到的重大问题并且是如何处理的，再从法律、政治、经济等角度进行高度的概括，真正的做到了从实践中得出理论再由理论去实践的原则，符合应用学科的教学特点，能在较短的时间内培养出和知识扎实、理论水平和动手能力较强的高级秘书人才。在我国的秘书教育实习中也要将我们学生所学的知识应用到实践中，做到真正的学以致用，而不是空学理论知识，空有“纸上谈兵”是无法在今后的工作中胜任为一名合格的秘书。

而在其他国家的秘书教育中，日本秘书工作较很多国家不存在的优点，就是细致。无论是工作中，还是个人行为的举手投足，日本秘书工作的细致体现在各个方面，这是我国在秘书教育中应该重点学习和强调的地方。并且日本秘书的教育也有着许多优点。以高级秘书教育为例，日本人认为，秘书的知识面要宽，为人处世的经验要丰富；作为一名合格的秘书要熟悉官场，能独立处理大事件。因为秘书是为上司服务的，而上司，不论是政府的核心人物还是商界的大人物，都必然要经历大场面，都必须要有各种应酬。所以他们对秘书的要求非常严格，只有经验丰富，处理问题冷静，做事细致的秘书才能称为一名合格的秘书。并且日本对于秘书的教育课程充满了日本特色，所以他们培养出来的秘书，不仅知识渊博，还精通各个专业与领域的文化，既有日本国粹根底，又能适应现代社会。这样的秘书虽然不是很多，但是这种培养的方式是好的。这种秘书概念已经完全现代化，而不是陈旧的对秘书人才培养的概念了。

而我国的港台地区由于行政机构规模较小，所以公司秘书在整个秘书队伍中占绝大多数，而机关秘书只占总数的百分之五左右。因为香港是经济发展繁荣，所以对于秘书人员的需求量也很大。香港不少大学开设有秘书专业，在职人员也可全职或半职攻读一年制的秘书课程和接受专业训练，更有120所左右的中专程度的学校、疏远，开设约十六七门课程，专门培训求职或在职的秘书人员。一些小公司招聘秘书的条件并不高，一般高中程度即可应聘，但应聘者求职前必须先在商专、书院之类的秘书学校学习一定的商业知识和秘书实务技能，或在培训班、短训班接受一定的专业训练。而且香港十分重视对在职秘书人员的培训。培训机构一般有公司自办、社会联办，或者是大专院校利用假期和课余时间开办的为多。这不仅强调了就业前的教育，同时还贯彻了终身学习的理念，加大各方面的培训，使秘书及其工作更能与时俱进，更好地辅助领导，提供服务。这对我国大陆的秘书和秘书工作就业后实行培训和再教育有很大的启发。同时要充分利用社会资源，不断提高秘书人员自我管理、追求自我进步的意识。

而在美国，秘书教育学校主要有三类：第一类，高等学校设立的秘书系或秘书学专业。这类学校达1300多所，主要是两年制的大专技术学院或商学院，四年制本科的较少。据统计，1990年度四年制大学毕业获秘书学学士学位的有2178人。第二类，高中。美国的许多普通高中均开设秘书课程，还设有与秘书职业相关的选修课，以许梿秘书人员必备的技能。第三类，成人学校，有的叫秘书学校，有的是在商业、技术学校内设立秘书系。美国的秘书教育实行双学位制，不但要有秘书专业的学位，而且要有另一门专业的学位。美国的秘书教育更侧重培养技术型人才，而且国家对秘书人才也是相对比较重视，这其实我们在秘书专业地位的确立，尤其是本科秘书学专业的地位的确定都有很好地借鉴作用。同时，应将秘书课程开设设置更加合理化，不单单是设置与秘书相关的课程，而且扩展性的开展与秘书职业相关的选修课程，从而不断提高我国秘书教育的质量与水平。

在英国，对秘书人员的要求很高，因而对秘书教育及秘书人员的能力培养也十分重视。英国有不少机构负责从事秘书职业教育，如商业和技师教育委员会，伦敦工商会，彼特门考试学院和皇家艺术学院等。 与美、英、日等国家一样，法国也十分重视秘书教育，开展了广泛的秘书职业教育和秘书在职教育。而独具特色的是，它开办了法国国立行政学院，把培养高级秘书人才与培养合格的行政官员结合在一起，在教学模式方面颇具特色。总体说来，法国国立行政学院对“秘书→文官→中高级官员”培养一体化的思路，对优秀青年进行专门教育的体制、理论密切联系实际的教学方式等，有很多地方是值得我们借鉴的。

如何做好总经理秘书？ 篇4

下面是几位“先行者”对于如何做个好秘书的经验之谈，相信会给想做秘书的朋友们一点帮助！全能秘书的全部内涵monica年龄：28岁任职：4年传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的，而我想澄清的是这是一种认识上的误区。

目前外资企业越来越多，秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节。所谓“行行出状元”，我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质。

现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才，甚至可以说是“全能型”秘书。

首先，硬件条件是必不可少的。掌握一门外语——通常指英语，这是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室，文字处理的工作特别多，所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力，尤其是电脑。

其次，秘书的职业道德备受重视，每一行有每一行的规矩，秘书也不例外。平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件，保守秘密就显得分外关键。另外，秘书是工作在老板身边最亲近的人，老板出差不便看邮件时，我们要处理一些文件，有时需要立即替他批复。所以一个好秘书，除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外，还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。这些有时候需要多年的锻炼和培养。所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历。

最后，要讲究公私分明。千万别搞老板秘书恋，真正的好秘书是不会倚仗这种手段在职场上攀升的。

沟通最重要jessy年龄：22岁任职：1年时常听到一些对秘书的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到。除此之外，秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议，并且凡事懂得分出轻重。而在我看来，最为重要的是交际和沟通能力。

我和领导在一间办公室，但是客户们一进门先瞅见我，形象当然很重要。其实不用穿得很时尚、另类，只要大方得体就行，仪表看上去舒服即可。我的工作要求我有很好的沟通能力，不仅要和客户打交道，还要和公司内部的人员保持良好的人际关系。领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁，夹在上下两级之间，一定要寻求到好的一个平衡点，正确传达领导的意思表示，不能让双方产生不必要的误会和矛盾。

做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务，其实还要求人员有较广的知识面。在我的工作中，难以避免要打电话去催客户支付费用，说得难听点有点“讨债”的味道，但这是我工作的一部分，不得不直面。现在我也习惯了这些事务，总结了一套经验技巧，这也是一种沟通的能力。

小心那些潜在的危机艾小姐年龄：26岁任职：3年我曾经在一家公司做文秘，老板是个台湾人。工作辛苦点就算了，最怕上司是个好色的半老头。当我发现他想占自己便宜时，深觉女秘书不好当，特别碰着这么一个上司，自己再怎么端庄严谨，有时候也很无奈！上司不好伺候，更不好得罪，那时我就隐隐意识到潜在的危机：万一工作出了什么纰漏，被他抓到什么把柄，要么就受其以工作相威胁，要么就被炒鱿鱼。我不会因为想保住工作而失去原则，毕竟我知道我是为了什么而工作，所以我开始暗地寻找机会跳槽。

一个月后，我就递交了辞呈。现在我的老板是女的，让我安心许多。

我的工作重心是安排一些重大的会议和活动、衔接好各种差旅日程、起草财务或者人事方面的报告、有时候帮老板做一些决定。但也有烦心之事，我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气，通常情况而言，往往与工作有关。

总经理秘书任职要求 篇5

公关、行政管理、企业管理等相关专业本科以上学历。

年龄在25至30岁之间，男女不限。女性优先

培训经历:

最好受过战略管理、组织变革管理、项目管理、管理能力开发等方面的培训。

二年以上相关行业企业管理或相关职位工作经验。

技能技巧:

知识面宽?知识结构较全面?具有丰富的行业经验及管理经验

具有较高的综合素质?能够迅速掌握与公司业务有关的各种知识

良好的中英文口语、阅读和写作能力

熟练使用办公软件

工作态度:

有较强的组织、协调、沟通、领导能力及出色的人际交往和社会活动能力以及敏锐的洞察力

具有很强的判断与决策能力，计划和执行能力

良好的团队协作精神，为人诚实可靠、品行端正、具有亲和力，较强的独立工作能力，公关能力

如何成功面试总经理秘书

第一：简历，必须不折不扣重视

简历一定要突出你符合总秘的一切特质和经验。一份好的简历无疑是求职成功的敲门砖，一点没错，简历就相当于一张好的名片，是成功的第一步，简历一定不要太复杂，选取一个优质的求职网站，清晰的中英文简历模板，大家都清楚简历最重要的部分就是你的工作经历和工作技能，所有HR，几乎除了一些公司硬性要求外，秒杀的永远是你的工作经历和工作技能。

书本是最好的老师，面试前先来个恶补，去书店看总秘的专业书籍，百度了面试总秘成功的经验，查漏补缺，从领导的角度考虑，他们更愿意得到什么样的秘书和助理。

抓住秘书特质的五个要点，在根据你的实际工作经验，加点肉进去，丰满你的形象。

秘书最重要的就是：

1)耐高压，好脾气

2)大方得体，形象气质佳

3)综合素质高，尤其是必须具备文字功底

4)察言观色，很好的眼力劲

5)保密意识，服务意识，统筹安排的能力。

能抓住这五点，再用你实际工作经验去丰满你符合这五点的特质，相信一个明智的HR都会把你简历筛选出来，提上面试议程的。

第二：面试前的准备非常重要，特别是形象、交谈

很多人都说秘书是花瓶，有一定道理，但并不完全是，绝大多数公司对总秘的要求，首先第一点必须形象气质佳，不一定要倾国倾城，但一定要气质好，因为你出去不仅代表你的BOSS，而且代表整个公司的形象，最专业的总秘一定是从内到位都是给人以职业端庄的形象。

先给自己定好位，参考下职业人士打扮，妆容一定要和气质相符，服装则以素色为主，黑色、白色、灰色为宜，最好穿黑色小西装，还有黑色或杏色高跟鞋。黑色真的是经典色，会给人成熟沉稳神秘的感觉。

面试前，先把所面试公司所有资料调出来，公司简介，所获荣誉牢记于心，然后列一个可能会问到的清单，如果涉外比较多的，多准备一个英文版的回答版本，英语不好没关系，试着先翻译，然后请翻译专业的同学帮忙检查修饰一下，自己再背一下就OK了。这样等到真正面试，你会很自然的回答，而不是因为缺乏准备，冷场。

对于总秘而言，你的表达能力对于HR和老板来说非常重要，不一定要很油嘴滑舌，但是一定要清晰地表达出你的观念和思路，这才是老板最看重的，至少以后他与你共事起来，不会觉得别扭不舒服，当然你的语气很沉稳，安之若素，会让老板逐渐对你信任有加，委以重任，所以最开始都把HR和老板可能涉及的所有问题考虑进去。

总经理秘书工作总结 篇6

1、有更多的付出精神，不能太计较工作时间和个人报酬;

2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系尽可能熟记;

3、要学会摆弄文件，学会挡案管理，重要文件能随时拿出来，所保存的文件能在2分钟之内找到，近期(半月内)过手的文件要迅速知道其去处;

4、学会记住认人，凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住其容貌和姓名，最好能在下次见到时，能立即知道这人姓什么，做什么的;

5、应酬活动，场合允许要站在老板身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、做什么的;

6、学会记录，只要在场能记录的一般你就别拉下，说不定什么时候有用;

7、开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将会议记录一定要全面，尤其是重要发言和会议决议;

8、对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，但没有指令权，若转达上司的指令一定要在下达之前说明;

9、为了写东西，多做标准文本，以备不时之需;

10、对其它同事不可有骄娇之气;

总经理秘书 篇7

自上世纪80年代秘书工作、尤其是党政机关的秘书工作研究正式开展以来, 取得了不少成绩, 出版了不少相关研究成果, 为我国秘书与行政助理的相关从业人员提供了切实的指导, 但是相对于西方发达国家, 我们的秘书工作研究或相关书籍的编写仍然存在不少差距。本文选取两本主题与体式相近的秘书手册——《秘书实用手册》《行政助理与秘书手册》进行比较, 具体呈现两本书的异同与优缺点, 以求达到他山之石以攻已玉的效果。

国内学者编著的秘书手册类书籍数量不少, 目录的设置往往介乎于秘书学教科书与秘书工作手册之间。这些相关手册中, 著名秘书学领头人王千弓的《秘书实用手册》是1996年出版的, 比较权威, 使用范围比较广, 而且它也不像2000年以后出版的同类书籍那样常为培训教材。因此, 笔者选取这本书作为我国秘书手册的代表。英文原版的《行政助理与秘书手册》自1995年出版后, 已连续修订了五版, 最新的为2014年版。不过因条件限制, 笔者只找到了该手册的2008年的英文原版第三版。此书虽离现在已有7年时间, 个别内容 (比如办公设备和电脑部分) 与时代有点脱节, 但其他方面的内容并不会脱节太多, 所以可以选择用于比较。粗略地看, 《秘书实用手册》和《行政助理与秘书手册》都陈述了秘书工作的方方面面, 包括办公室布置、秘书写作、文档整理等等, 结构较为相似, 涵盖也都比较全面。

《秘书实用手册》是一本辞典与手册相结合的手册, 概念解释和定义以辞典式写法编排, 工作实务以手册式写法构成。全书分为十个部分, 分别是秘书工作概述、参谋功能及保密职责、信息管理、文书处理和档案工作、会议管理、信访工作、办公室事务、秘书写作、国外及香港的秘书工作以及历代秘书知识等。美国的《行政助理和秘书手册》由一般事务、办公设备与电脑、商务文书、语言运用、财务活动以及职场晋升6部分构成。整体来说, 这本书是以大主题为基础, 小标题为着眼点, 具体解析每种事务之下的各个步骤, 并对各类事务的注意事项进行总结与提醒。这对于中低层秘书积累经验、提升自我、发展为高级秘书具有指导性。虽说粗看这两本手册都不错, 且各有千秋, 但若仔细阅读比较, 却会发现我国学者编写的这本《秘书实用手册》存在不少问题。

二、《秘书实用手册》所存在的主要问题

与《行政助理与秘书手册》比较, 《秘书实用手册》大致存在八方面的不足。

(一) 受众对象较为单一, 职业覆盖面狭窄。

《秘书实用手册》明言编写目的是为各类秘书从业人员、秘书学教学与研究工作者提供帮助和指导, 但手册绝大部分内容是有关党政机关秘书工作的, 针对公司、企业秘书、助理的内容比较少。无疑, 非党政机关秘书工作者, 就难以从该手册中得到有效帮助。由于美国是一个私营市场经济高度发达的国家, 所以《行政助理与秘书手册》的主要受众是企业的秘书助理, 但是其内容却适用于各领域秘书助理, 所以相对来说, 美国这本手册比我国这本的受众对象和职业覆盖面都要广。

(二) 内容设置过泛、过于庞杂。

从另一个方面看, 《秘书实用手册》的内容又好像太过全面, 既有秘书学理论, 又有工作实务指导。但秘书手册并非秘书大全、辞典或教科书, 秘书具体工作中并不经常需要历史知识或调查方法。全部内容都列入到一本手册中, 这就不像实用手册, 而像“常用语大全”了。而再反观《行政助理与秘书手册》, 只包含非常实用具体的秘书工作内容与指导, 并无多少理论、历史知识之类的内容。

(三) 实用性比较欠缺, 理论与实际有些脱节。

手册, 在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思。根据《汉典》, 手册即“汇集一般资料或专业知识的参考书, 或者是专门用于记录某一方面情况的本子”。如果一本手册让使用者看了之后却发现与实际工作或实际情况联系不紧密, 或者只知大致步骤却不知如何实际操作, 那么手册的指导、帮助性就会大打折扣, 而《秘书实用手册》恰在这方面存在不足。

该手册所示的各项基本工作步骤相对还是比较完整的, 但具体陈述的却主要是概念, 缺少对实际具体工作的明确指导, 显得比较空泛、实用性差。譬如在这本手册中, 怎样接听电话、如何处理文书等各个步骤都有注明与指导, 却缺少针对具体环节时的具体做法、注意事项的提醒。又如“领导住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求, 即交通方便、设备齐全、房间位置较好、楼层不要太高等。但是, 类似“该如何安排领导的住宿?”“什么方法能够订到最划算和最有保证的房间?”“实在订不到住房该怎么应急处理?”等问题, 该书都没有提及。假如一个秘书在为领导安排住宿时遇到了一些麻烦, 想从该手册中得到及时有效的帮助, 恐怕就会落空。而相较之下, 《行政助理与秘书手册》就详细列出了在预订住宿时可能出现的各种情况。比如旅行社一般都会留有多余的房间, 所以要提前联系好一家关系良好的旅行社, 以便在紧急情况下向该旅行社订购房间。再如信件不见了以后可以用什么方法找回等等。

(四) 文字陈述多, 具体流程性介绍不够, 图例更少, 缺乏直观性。

《秘书实用手册》的具体指导多是常规性的文字陈述, 工作流程性指导方式使用不多;而且相关指导也时常显得比较粗略, 不够细致;至于图表展示法使用得就更少了, 缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘书手册》, 不仅细节指导详细, 而且往往附有直观性的图表展示。比如对邮件的处理, 该手册就先简单解释邮件的作用, 然后就是对寄件尺寸、寄件时间等具体细节的详细提示。同时还介绍了用哪些方法可以寄邮件, 哪些公司比较可靠。该手册对信件制作环节一步步地进行详解, 包括信件结构构成、信封邮票的粘贴方式、各地信件地址简写总表、各种寄件的尺寸以及各种打包方法等等。同时提醒, 如果是要寄大件的东西, 怎么选取箱子、怎么注意贴好封条;如果丢失了, 应该怎么做。本节的最后, 编者还列出了一个清单, 以便读者检查是否有所遗漏。这样细致且富于程序性的指导, 无疑非常有助于相关从业人员方便、谨慎、有条不紊地工作, 大大提高工作效率, 减少出错的机率。

用图示法将相关的工作流程或信息进行直观地总结、集中归类呈现, 也是《行政助理和秘书手册》的亮点之一。比如该书办公室常用事务一部分, 在具体介绍完相关程序之后, 又给出图表归纳。再如, 该书也提供了相当丰富、排列有序、查找便利的“全美电话区号表”“全美邮编”“全美地区时差表”等较为常规性的图表。除此之外, 还有不少具体事务、程序的直观图示。

物资置办是秘书可能遇到的基础性工作内容, 对此《秘书实务手册》也缺少关注, 一个常规办公室哪些东西是必须的, 亦没有清晰列出。但请看《行政助理和秘书手册》, 其办公用品就陈列出了参考清单 (见下图) :

(五) 与管理学、心理学等相关学科结合不够。

秘书及行政助理工作及其相关研究, 都需要较多其他学科知识或方法的帮助, 但是《秘书实用手册》的编写, 在这方面则存在较大不足。如“如何更好地进行时间管理”就可以借助管理学的知识, 但是该手册的相关部分, 却未见有所联系。而与之相对照, 《行政助理和秘书手册》将一些管理学的理论融合于其中, 把秘书时间管理、办会、文件等各种事务和管理学相结合。该书借用了管理学的时间管理理论——第三代时间理论, 根据任务的轻重缓急设定计划, 做出坐标图表, 制定时间计划表。

另外《秘书实用手册》的编写语气过于官方, 不够亲切, 常常给人以指示、命令之感。这固然首先可能是因为编写者们自觉、不自觉地将自己放置在了指导者的角度, 但可能也与缺乏心理学方法的引进不无关系。《行政助理和秘书手册》较好地引入心理学方法, 相当注意揣摩读者对象, 尤其是具体场景中所涉及人员可能出现的心理反应, 从而针对性地定位语气、选择用语, 给人以舒服、安慰、可信赖的感觉, 这尤其是对那些新入职场的相关从业人员来说很有安慰、放松、依靠感。

(六) 语言生硬, 排版太密。

《秘书实用手册》不少词条属于百科辞典式内容, 比如建国后的第一次秘书长会议, 通用文件材料的归档范围等。各词条解释或者延伸的语言风格也与辞典类似, 以第三人称的表达方式为主, 较为客观, 介绍和依据比较官方。这种写法虽然严谨, 但却缺乏灵活性, 大大降低了手册的“悦读性”和支持力。《行政助理与秘书手册》却与前者的风格完全不相同。比如, 手册对刚进职场的人是这么说的:刚进入这个地方, 你可能觉得这里有很多的问题, 你也很想提出来, 但是请你记住, 你想提出的, 是很多刚进职场的人都想要提出的问题, 但是, 你的上司拒绝了这样的提议, 必定有他的理由;所以, 请你再多观察一段时间, 当你熟悉了这里的环境, 真正了解了这里的规律, 或许你的问题就能找到答案了。手册的第一作用无疑是指导性、指引性的, 手册的用语平实、亲切, 让人读来有与朋友或亲人面对面的感觉, 其帮助、指导的效果无疑会更好。

《秘书实务手册》整本书的字体都较小, 且编排得密密麻麻, 不易迅速浏览发现所需要的具体内容。假如秘书在时间较为紧迫或比较紧张的情况下查阅该手册, 可能难以快速找到所需内容, 会让其变得更为紧张、烦躁。而《行政助理和秘书手册》的排版并非密密麻麻一片凌乱, 而是分点、分层, 步骤之间隔段隔行, 具体要求和关键字词制黑, 内缩进, 非常清晰, 一目了然。

(七) 缺少办公设备的使用指导与置办内容, 与时代发展结合不够紧密。

《秘书实务手册》比起其他国内同类书籍, 在办公设备及软件方面的介绍算是不错的, 但也只是提到某种设备是什么, 却没有解释如何运用。这表面看似是考虑不同, 但实质却可能反映了国内同类书籍所存在的缺乏与时代同步意识的问题。笔者查阅了1980年代末到2011年以来我国学者所著的多部秘书手册, 发现它们都极少涉及应该怎样运用现代化办公用具的内容, 即便这20多年来, 电子办公技术在中国取得了长足的发展。

而美国的《行政助理和秘书手册》有一部分内容专门就是关于办公设备与电脑的。介绍了当时最常用和最先进的电子办公产品和具体的使用方法, 也包括比较实用的软件的用法等。作为一个刚入门的秘书, 通过这一章, 可以迅速地把握各类办公设备的用法, 在工作中得心应手。比如它的2008年版, 就引入了PAD这样当时非常新的办公用品, 而该书已出版五版了, 笔者猜测, 目前的第五版一定会包括Macbook, Pad, Surface等电子产品的用法。与时代结合紧密的秘书手册, 才不会落伍, 持续受到读者的欢迎并不断再版。另外要补充的是, 《秘书实用手册》还引入了一些传统的秘书工作概念与流程之外的新词汇, 如秘书事务所、秘书服务公司、皮曼特速记法。这类新兴秘书产业词汇及外国秘书工作的相关知识, 极少出现在国内出版的其他秘书工作手册中。同时, 该书也突破了以往秘书工作手册只罗列单一常规工作指导的情况, 拓展了其他秘书技能, 加入了许多“谋”和“管”的内容, 对秘书工作的全面发展具有意义。

(八) 服务意识不够强。

这里的服务意识, 指得是如何从细节布置上服务领导、服务外来者, 这就涉及到办公室的合理布置了。比如, 秘书应该在各个办公室会议室准备笔记本与笔, 以便随时在各个地方开会或者讨论的时候使用, 节省领导的时间也节省自己回办公室的时间。办公室放置地图, 既可更好为领导服务, 又可在来访人员询问地址的时候进行解惑, 也可让自己外出工作更加顺利。这些都是提高领导工作与秘书工作的重要细节。

三、改进建议

上面所谈到的诸多不足, 不只是《秘书实用手册》一本书的问题, 而是我国同类手册中普遍存在的问题, 的确需要引起我们的重视, 并急起直追, 快速改进。为此笔者试提出如下建议:

一是明确手册的受众对象。在写书之前就需要明确这样类型的问题:手册到底是写给哪一类型的人的?这些人是否能够真正通过手册得到切实、有效的帮助?

二是内容要精, 不要杂。重要、关键的内容应该首先阐述清楚, 具体的步骤、要注意的细节应该更多地写在手册中, 而不是等着读者在工作中摸索。许多并不太必要的内容, 如国外秘书知识、历史秘书知识等内容可以考虑缩减或删除。同时, 排版要有条理, 步骤要分段分行。合理的排版, 才会让秘书工作者方便地找到真正需要的内容, 不会觉得眼花缭乱。另外要补充的是, 手册旁边应该留出空白部分, 以供读者将自己的经验记录在手册上, 将手册变为自己真正的“帮手”。

三是提高手册实用性、理论与实际的结合程度。多用实例以及图表进行具体工作的演示, 不要仅仅使用文字进行描述。实用工作的内容, 如电话号码大全, 邮编大全等就应该列在手册中, 以供随时翻查。

四是注意秘书工作与管理学、心理学等其他学科的融汇贯通。提升手册理论与实践的融合度, 为秘书工作提供更好的帮助。

五是手册编辑应该与时俱进, 将各种现代化设备与软件的内容加入手册中。同时, 办公设备与软件应该有具体的操作方法, 而不应只有概念介绍。

六是做好各类型的总结。在工作中, 应该把一些重要常规的事务列好预备清单, 以便工作者作为防漏清单进行翻查。秘书也是财务助理, 因此, 物质置办的现时推荐与价格, 也应该在此罗列出来, 作为秘书工作的参考。

七是服务意识应该更提升。办公室应合理设置, 如书本地图的放置、小本子和笔的放置等。同时, 也应该注意领导的办公室布置习惯, 以便于以后领导需要秘书找东西的时候, 不至于把领导的办公室搞乱。

八是要提高与时俱进的意识。不断地修订质量较高、读者广泛欢迎的秘书与行政助理手册。

摘要：本文选取美国出版的《行政助理和秘书手册》与国内出版的《秘书实用手册》进行比较, 以便通过了解域外经验, 为中国秘书手册编写水平的提高提供一些借鉴。

关键词：行政助理和秘书手册,中外,对比

参考文献

[1]廖金泽:通用秘书手册.中山大学出版社, 2011.

[2]王千弓, 徐中玉.秘书实用手册.华东师范大学出版社, 1996.

[3]Stroman, J., Wilson K.&Wauson J..Administrative Assistant and Secretary’s Handbook. (2008) .The U.S.A., Amacom.

[4]陈合宜.秘书学.暨南大学出版社, 2014.

“新娘秘书”　快乐赚钱 篇8

辞职不久的某一天，我接到好朋友辛宁的电话，她激动地告诉我，八月八日她就要成为别人的新娘了。她的父母和亲戚都远在青海无法来参加婚礼，在这个城市里她也没有别的好朋友，特别希望我能帮她一起准备一下出嫁前的所有准备事宜，并且做她的伴娘。伴娘我已经做过N次了，绝对不是问题。可其它准备工作，我还真没实践过，大不了就是挑选婚纱、预约化妆之类的吧。不想好朋友在一生最重要的时刻觉得孤单，我爽快地答应了。

我专门上网查了很多婚礼计划、新娘装扮、新娘礼仪之类的细节问题，并且打印出来仔细研究，一时恍惚有自己要做新娘的感觉，所以也格外卖力。

在婚礼还差一个月的时候，我一边建议辛宁定期去做婚礼前的皮肤保养，一边抽时间去替还在忙碌公司业务的她考察婚纱。在把全市所有上档次的婚纱店都逛得差不多时，我给辛宁盯上了一件白色婚纱、两套红色长裙和一套黄色晚礼服。果然，那天在我的带领下，辛宁去试装时，旁边的准老公眼里全是惊喜的目光。是啊，这几件长裙都巧妙地掩饰了辛宁身材的不足，同时又把她的纤长衬托得风情而俏丽。那晚，两位准新人非要请我吃大餐表示感谢。

之后我还把我上镜时的化妆师小韦推荐给辛宁，小韦是这个城市这个行业里比较有名的大牌。看在我的面子上，小韦特别细心地研究了辛宁的脸型和五官以及皮肤的类型，甚至询问了她的性格等很多问题，最后确定了一套喜庆而欢快的彩妆方案，并提前试妆。看着镜子里如花般快乐而娇艳开放的脸蛋，辛宁前所未有的自信。

终于迎来那个幸福的日子。那天的我成了辛宁周全而可靠的全职秘书，一步不离左右。到婚宴现场时我抢先下花车，帮她托起婚纱；在举行仪式时，我替她接过大捧的花束；更换礼服时，我为她保护发型并拉起后背上的拉链；还时时注意着她的头发和头纱是否松动，彩妆是否有脱落等等。

那天虽然很累，但看着好友幸福而信任的目光，心里竟然也有一种成就感。晚上离开时，新郎的父母非把一个包好的红包塞到我手里，竟然有一千块!而更没想到的是第二天我接到一个陌生的电话，是那场婚礼婚庆公司老板打来的，他说听了公司里的职员说起我出色的表现，问我有没有兴趣尝试一种全新的职业——“新娘秘书”。我爽快地答应下来。

盛夏虽然是结婚淡季，但我的生意还是一个接一个来。这时我才知道，其实这个职业在我们这个小城市是一直不曾有过的，就像当年没有专职的婚庆司仪一样。也许这是我另一个起点。因此，我会替她们注意每个细节。

记得有一次，一位新娘穿了一件低V领白色婚纱，却戴了一条没项坠的铂金项链，松松垮垮得挂在胸前，总感觉有些空挡。我悄悄给新娘建议，并摘下朋友从香港给我买的那只精致挂坠，挂在新娘的铂金项链上，正好驻留在V领的中间，浑然天成的美丽。新娘自然非常高兴。

还有一次，在新人互相交换戒指时，竟有个冒失鬼大声问新娘的戒指钻石几克拉。那钻石其实很小，看到女孩的脸上掠过一丝尴尬，我连忙灵机一动说：“其实，这戒指是新郎的祖母留下的传家宝，有着非同一般的意义呢。”宾客中立刻传来一阵赞叹。

两个月后，我们公司接到的“新娘秘书”业务远远不是我一个人就能忙得过来的。我建议老板在电视台打广告招聘。那一次，我和老板一起在50多个报名者中，经过交谈面试，最终确定了5位温柔利索而懂得礼节的应聘者。然后我用自己编写的有针对性的教材抽空对她们培训。元旦那天，六名“新娘秘书”挂了我们婚庆公司的胸牌分别去六场婚礼现场，大大提高了公司的知名度。

终究是给别人打工，为什么不自己做呢?看着其他几个姐妹已经能够很轻松地独自完成工作，再三考虑后，我向老板提出辞职的请求。年轻的老板很开明，感谢我这一段时间以来对他的帮助，并且鼓励我创建自己的“新娘秘书”专业服务公司，还帮我张罗着看门面。

2005年3月份，我自己的“新娘秘书”专业服务公司在噼里啪啦的鞭炮声和朋友们的祝福声中开业了。9位亮丽而得体的姑娘成为我的第一批员工。作为这个城市一个新兴的行业，当天，我们公司的开业还上了当晚的电视新闻呢!

总经理秘书的工作说明 篇9

职位名称:总经理秘书所属部门：行政部门

直属上司：行政经理薪金要求：

填写日期：核准人：

本职工作

协助总经理办公室主任和总经理处理行政事务、董事会的秘书性工 工作内容:

（1）按要求时间完成月、季、年度公司工作总结及工作计划起草。

（2）按要求起草总经理的工作报告。

（3）参加指定的公司会议，做好记录。记录要全面准确，有争议的问题，双方观点要记清楚。

（4）根据会议要求和需要，及时整理会议纪要，按规定范围下发。

（5）对会议决定的事项和布置的工作，进行检查督办，并及时向总经理办公室主任和总经理汇报。

（6）了解总经理的主要活动情况，做好总经理的工作日程安排。

（7）负责企业大事记的登录与归档。

（8）及时向直接上级汇报本岗位工作的真实情况和有关数据。

（9）定期向直接上级述职。

（10）完成直接上级交办的其它工作。

（11）配合总经理处理外部公共关系（政府，重要客户等）

（12）解决总经理来信，来访事宜,做到及时处理和汇报

（13）接听电话，妥善应答，并做好电话记录

主要权力

（1）对各种文件、讲话、资料有保密权。

（2）行使总经理交办事宜所赋予的权力。

任职资格

教育背景

公关，行政管理，企业管理等相关专业本科以上学历

男女不限，女性优先，有工作经验者优先

培训经历:

受过文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训。必备知识：

①具有经济、管理或文秘类专业本科以上学历，并有较强的自学能力②取得经济类初级以上专业技术任职资格。

③熟悉公司法、合同法、档案法、税收、工商管理等法律、法规知识，熟悉公司经营策略、经营计划、各部门职责分工及各部门的经营目标。

技能技巧:

①能全面领会工作指令和工作要求。

②能撰写工作计划、总结、报告、指示、会议纪要、发言稿等。

③思维敏捷，有较强的语言表达能力和公共关系能力，能够大方得体地接待来宾。

④能独立进行专题调查，并能撰写调查报告。

⑤能熟练操作微机。

⑥能熟练使用现代办公设备，并进行简单维护。

⑦具有一定的英语水平。

态 度

认真负责，积极主动执行交办工作；具有很浅的判断和决策能力，计划和执行能力。工作效率高，条理性强，有团队合作精神，为人诚实可靠，品行端正，具有亲和力，较强的独立工作能力和公关能力。保密意识强。有较强的组织，协调，沟通，领导能力能力及出色的人际交往和社会活动能力以及敏锐性。