查询企业档案注意事项（精选12篇）
一为准确查询，避免跑冤枉路，在正式到工商局查询前，请您先做好如下工作： 1：先到网上查询该公司的注册地址，以确定该公司注册归属的工商局，企业工商注册一般实行属地管辖，但就唐山市而言，市内路南区、路北区、开平区、古冶区的有限责任公司的注册登记是在唐山市工商局，其他区的有限责任公司在本区和本县工商局。
2：弄清楚你要查询的是机读档案还是书式档案（内部档案），机读档案是企业开业登记的基本信息，包括公司名称、联系电话、详细地址、法定代表人、注册资本、经营范围以及相关信息的变更情况，对于被告为企业的诉讼，公司名称、联系电话、详细地址、法定代表人是明确被告的必不可少的内容。书式档案（内部档案）是指你要查询的工商部门留存的企业档案的全部内容，大致包括：企业设立卷宗、企业变更卷宗、企业年检卷宗三部分。这是全面反映一个企业财产及经营状况的详细资料，若诉讼涉及到对该公司追讨相关债务，书式档案的查询则是必须的内容。
3：对于机读档案和书式档案（内部档案）的查询，各地对律师查询条件的规定也是不一样的，唐山市工商局规定，机读档案的查询只需要携带律师执业证和律师事务出具的调查函就可以，收费五十元；书式档案（内部档案）的查询需要立案证明，收费一百五十元，复印一张一元钱。当然，就唐山本地而言，各个工商局的规定也不一样，唐山市路南区工商局就规定，即使你要查询的是机读档案，也需要立案证明，收费一样是一百五，想想看，我查询机读档案的目的就是为了正确的立案，你向我要立案证明我去哪里找？不合理的规定到处都是，了解一下各地的规定，最起码能知道当事人给我的价钱我能否去给他查这个档案。
4：活档和死档的存放机构不一样。
活档指的是现在还正常运做经营的企业，未被吊销营业执照的企业，就唐山市而言，这些档案存放在唐山市行政审批中心。死档是指已经被吊销和注销了营业执照的企业，这些档案存放在市工商局档案处。
二、查询企业书式档案（内部档案）需要注意的相关事项： 企业书式档案（内部档案）包括三大部分：
第一部分：企业设立卷宗，如下重点内容值得注意：发起人（原始股东）及出资比例；企业章程；企业经营场所（自有？租赁？）；成立时的验资情况。
第二部分：企业变更卷宗，企业变更部分重点注意：法定代表人的变更；注册地址的变更；注册资金的变更；股东的变更。
第三部分：企业年检卷宗：企业年检部分重点注意最近两年的资产负债表、损益表、利润表及银行帐号。企业书式档案（内部档案）查询中，需着重注意以下几项内容：
第一：公司最新的营业执照（显示法定代表人、注册资金、经营范围）（年检卷宗）
第二：法定代表人简历（变更卷宗）
第三：最新股东人员名单，董事人员名单（变更卷宗）第四：涉及企业财产状况的材料
最新的验资报告；最新的年检资料（资产负债表、损益表、利润表）；开户银行及帐号；企业的固定资产（经营场所及设备）；公司的分支机构和对外投资的情况
第五：企业变更中注意如下事项：
股东的变更；注册资本的变更；法定代表人的变更；注册地址的变更。
唐山市房产交易大厅查询房屋档案：需要立案证明，费用40元 唐山市车辆管理所查询车籍档案：不需要立案证明，无费用
唐山市个户籍派出所：查询户籍档案：不需要立案证明，无费用
在日常的商事交往中以及在民事诉讼过程中，企业登记信息工商查询工作具有相当重要的作用，这项工作往往决定着一单商机的成败或一件诉讼案件的输赢。所以，企业工商登记信息查询工作是律师事务所中一项非常重要的非讼代理业务。
在商事活动中，交易双方必须知己知彼，方能在商战中百战不殆。
但是，一些商事关系的当事人往往忽视了对交易对方基本情况的了解，凭人介绍或者利用熟人关系草率与他人发生商事关系，更有甚者他们交易多年竟然不知对方的准确名称和注册登记地点。此类情况，一旦发生纠纷则难以弥补损失；在诉讼活动中，不知道诉讼对方最基本的企业工商登记信息，则无法准确确定诉讼当事人。
故此，为了保障交易安全，交易者均应就对方的企业登记信息进行工商查询，这项工作也叫做“资信调查”，这是一项重要的工作；诉讼中的工商查询，其重要性更是不言而喻，这是一项必须的工作。
通常情况下，律师进行企业登记信息工商查询需要以下材料、做好以下工作：
1、委托人向律师事务所出具的《授权委托书》（须注明查询用途）；
2、律师事务所向工商行政管理部门出具的《律师事务所公函》；
3、律师查询专用《律师介绍信》；立案通知书
4、律师证原件和复印件；
5、提供被查询人的准确名称、或注册号、或法定代表人姓名等相关内容；
6、必要的查询复印工本费；
7、到被查询人所在地工商行政管理信息档案管理部门办理查询业务；
条形码是由一组粗细不同、黑白或色彩相间的线条以及相应的字符、数字组成的标记, 用以表示一定的信息。条形码技术是利用光电扫描阅读设备识读条形码信息并将其录入计算机的技术。
条形码技术诞生于20世纪40年代的美国, 直至20世纪70年代才得以实际的应用和普及。之后普遍应用于图书、邮电、物流管理等领域。随着企业档案数量的不断积累, 对档案现代化管理提出了新的要求, 这时, 条形码技术就被普遍应用于企业档案管理系统。
2 条形码技术的特点
条形码技术的特点有以下几方面。
2.1 设备简单, 可操作性强
条形码打印及识别设备简单、操作便捷, 无需进行专门培训, 上手容易。可操作性很强, 只需配置计算机操作人员、计算机、条形码打印机及光电扫描阅读设备即可。
2.2 编码规则简单, 可批量打印
使用条形码技术时, 只要档案管理人员赋予一定的编码规则, 就可批量打印, 既保证了档案页面的美观性, 又大大提高了工作效率。
2.3 准确性高
一维条形码输入出错率是三百万分之一, 二维条形码在局部损坏, 破面积不超过50%时, 仍可正确识读, 出错率是千万分之一。
2.4 经济性好
条形码技术设备经济、实用, 推广条形码技术相对比较简单, 所需费用也相对较低廉。这也是企业选择它的一个重要原因, 控制成本, 并同时利用有限的资源实现了利益最大化。
2.5 分类统计
条形码技术在编码时, 如果制订合理的编号规则, 那么就可以起到对档案起到分类保管、统计的功能, 实现档案管理系统分类著录、档案库房合理排架、馆藏档案数量统计及高效提供利用的功能。
2.6 安全可靠
条形码的显示方式特殊, 一般得用条形码阅读器解读, 这就避免了档案泄密的风险, 实现了对保密档案的安全操作。
3 条形码技术在企业档案管理中的优势
3.1 提高了企业的档案管理水平
传统借阅管理主要依赖手工登记, 而条形码技术的应用可以直接用光学扫描设备扫描相关信息, 可以将每份档案的最新实时信息记录在档案管理系统中, 反映了每本卷册的实时情况;同时对超时未归的档案可以进行及时的提醒, 避免因外借催还不及时导致的档案遗失情况, 确保了档案信息的即时性、准确性。随着科技的不断进步, 条形码技术可以实现对档案管理的移交、进出馆、鉴定、销毁等过程的参与, 极大地提高了档案管理水平。
3.2 提高了档案管理人员的工作效率
当企业的档案类别较多、数量较多时, 只要利用条形码技术, 赋予简单编码, 就能实现对档案类别的区分及馆藏档案大流水号的控制, 实现了档案的相对分类, 在档案管理系统及档案库房实现双向管理、一一对应。条形码技术的应用, 有助于库房管理人员完成库房档案的核对和清查, 摆脱了以往档案清点工作一直靠手工逐卷翻找, 将档案入库记录与借阅单相结合的工作方式;同时降低了库房管理人员的工作强度, 减轻了库房倒架的压力, 提高了工作效率。
3.3 确保了借阅档案的安全
对档案利用者实现跟踪管理, 确保借阅档案的安全性。进馆的档案, 我们可以利用粘贴的条形码, 用扫描枪读取档案的著录信息与借阅者的相关身份信息, 记录到档案管理软件数据库中, 实时验证借阅者的身份, 最大程度确保档案的安全。
3.4 提供了档案行政管理的决策依据
为档案行政管理决策提供依据, 通过条形码技术的应用, 利用系统中形成的原始数据, 建立每个卷册的利用情况, 并对档案利用分类统计, 可以积累借阅者对馆藏档案的提供利用需求, 为业务部门及档案管理部门各项业务的开展提供参考, 为领导的决策提供数据支持。
3.5 提升了档案服务部门的形象
为借阅者提高优质、高效的服务是企业档案管理者的工作要求, 提供利用的快捷性才是档案工作者不懈的工作追求。条形码技术的应用, 大大提升了企业档案管理部门的服务水平和服务质量, 有助于提高企业核心生产力。
4 条形码技术在企业档案管理中的注意事项
4.1 普及条形码技术知识
要及时组织相关人员系统学习条形码技术的基础知识, 做好条形码技术应用的宣传工作, 促进条形码技术的推广应用。
4.2 适当选择硬件设备
根据企业自身经营状况及业务需求的实际情况, 对条形码识读设备、档案管理软件及打印设备的配置做出适当合理的规划。
4.3 配备爱岗敬业的专业技术人员
虽然条形码技术设备操作简单, 但需要配备爱岗敬业的专业技术人员, 使设备及系统运转顺畅, 并根据实际运行情况, 及时总结, 融会贯通。
5 结语
条形码技术的应用提高了企业档案管理人员的工作效率, 降低了体力和脑力工作强度, 确保了信息采集的准确性, 为企业档案管理的信息化建设提供了有利的支持, 使得企业档案管理人员和借阅人员的工作流程得以优化。随着条形码技术的更加成熟, 在未来的企业档案管理体系中必将发挥着越来越重要的作用!
参考文献
[1]吴璟.条形码技术在档案管理中的应用[J].城建档案, 2008, 11.
[2]陈灿权.条形码技术在医院信息管理系统中的应用[J].科技资讯, 2012, 11.
近年来，企业名人档案的征集、管理和开发利用工作引起了一些省、市、县综合档案馆的重视，取得了初步成效，对抢救历史档案，建设具有地方特色的馆藏结构、发挥档案馆的爱国主义教育基地功能、促进“两个文明”建设产生了积极作用。企业名人档案具有分散性、保密性、珍贵性、增补性等特点。长期以来，受档案工作发展水平和个人保管条件的影响，中原油田著名人物档案基本上处于无人顾及的原始状态，许多珍贵档案材料因年代久远、石油队伍转战祖国各大油田野外作业，流动性大，工作、生活条件艰苦等原因而散失和损毁，造成了无法挽回的损失。
2 建立企业名人档案应注意的问题
2.1 明确建档对象。油田建立名人档案，选择好建档对象至关重要。它不但影响材料收集、整理的成效，而且关系到所建名人档案的价值和意义。为此，在确定建档对象时，首先要注意选定的名人要有一定的代表性和较高的知名度，应是在石油、石化系统或河南省具有重要影响和突出成就的人员;其次，在选择名人时，目光要长远一些，不要有短视行为，在关注名人的知名度的同时，更要看他的成就能否经受住历史的考验。综合以上几方面的因素，笔者认为，油田名人档案建档对象应从以下几方面的人员中确定：油田成立以来的副局级以上领导;荣获“省级劳模”以上荣誉称号的先进模范人物、燃化部劳动模范、石油部劳动模范、能源部劳动模范、中国石油天然气总公司劳动模范、中国石化集团公司劳动模范等;革命烈士;经国务院批准享受“政府特殊津贴”有特殊贡献的科技专家;曾经出席过全国“党代会”、“人代会”的代表;油田在全国具有典型意义的先进单位的主要负责人;其他方面在全国、全系统具有一定影响和知名度的油田人物。
2.2 明确归档范围。综合地方档案馆建立名人档案的做法，笔者认为，著名人物档案材料应是能集中反映名人在一生中的政治思想、学识水平、工作业绩、科研成果等各方面情况的各种载体形式的文件材料。具体应包括书表、证件、自传性材料、任免奖惩性材料、文件材料、社会评价材料、通讯材料、声像材料及其他对本人有价值的材料等九个方面的内容。应特别指出的是，不同领域、不同时期、不同行业的著名人物，由于各自的工作岗位、工作性质、社会环境不同，他们所形成的档案材料的特点也会有所不同。因此，我们应根据不同著名人物的身份特点，制定具体的归档范围。
2.3 名人档案的整理。
2.3.1 整理内容。主要包括：分类、保管单位的组织和排列、编目。对收集来的著名人物档案材料经分类后，除特殊档案材料（录音、录像、实物等）外，凡呈散状的档案材料均应组成保管单位。保管单位用档案盒装好，盒要结实美观，容量大，有些小的实物（奖章、证章）也可装进去，不易丢失，也便于编目统计。一盒一个保管单位，一人一盒或数盒。根据材料的厚薄，一组或数组有机联系的文件材料形成一个保管单位。个人照片少时，可贴在纸上随其他有联系的文件材料归在一起，多时装在专门的照片档案册中保管。
2.3.2 排列顺序。个人材料的排列顺序：简历传记材料;个人创作（成果）材料;评价材料;奖励材料;其他材料等。保管单位（盒）内的顺序为，盒内文件材料目录在上，文件材料在中，备考表在下。保管单位内的文件材料采取装订与不装订两种形式。凡呈散状的档案材料，如履历表、自传、创作手稿等必须装订，证书、正式出版的图书不需装订。
关键词：企业工商档案 蒲公英协作网
在司法实践中，很多情况需要通过查询企业工商档案的方式来解决。比如说，了解诉讼相对方的诉讼主体资格，确定债务承担的责任主体，确定合同纠纷的诉讼管辖地及管辖法院，以及了解被查询企业的分支机构设立状况、对外投资情况。
同样在商务合作过程中，很多客户希望通过企业的工商登记信息来了解法人的主体情况和合同履行能力，从而决定是否与其合作。这种情况下，客户希望查询到的是，目标企业的法定代表人的身份情况、关联企业情况、历史沿革、资本变动情况、股东持股情况，以及目标企业各的财务概况、经营概况。
企业工商档案分为内档和外档，两者的区别和各自要查询的内容有所不同。首先，工商外档：是各档案存放地工商局总结和制作的电子信息页，有时也叫做机读档案，跟内档相比，比较简单，重要信息一目了然，普通大众容易看懂。内容是目标公司的基本信息，大致包括公司名称，公司地址，法定代表人，成立日期，注册资本，注册号，注册机关，营业期限，经营范围，企业类型，企业状态（即是正常营业的，还是吊销的或注销的），股东情况，年检情况。其次，工商内档：是各公司自成立起在工商局保存的所有原始档案的复印，内容很全面，几乎包含了目标公司的所有档案材料，如详细开业信息，年检材料，详细变更，股东持股材料等，仅仅有关自然人身份信息及账户信息等，工商局为保护隐私会屏蔽掉，总之拿到工商内档，对目标公司的整体情况会有一个详细的了解。
因为全国工商信息没有实现联网，这就导致异地查询企业工商信息变得很困难。蒲公英协作网可以解决这一问题，律师或者当事人可以将需要异地查询企业工商档案的需求发布在业务协作版块，当地的律师通过参与协作，就可以实现异地查档的目的。
一：你最好把你的个人情况说明清楚，这样解答才能有针对性。二：如果你是大学毕业生，那么你的档案有几种可能
1：毕业之前学校给你签订了一份材料，上面注明你档案打回的地址，那么你学校会将你的档案按你的意愿打回。
2：你未毕业之前学校发给你就业协议，你签订了单位，那么你学校会在你毕业的时候将你的档案打回你所签订单位所在的人才市场的户头里保存。
3：你一直未签订就业协议，或者签订了一直未将该交给学校，那么学校会有两个可能：（1）学校免费帮你保管2年，2年期满直接将你的档案打回你户籍所在地的市人才市场。（2）学校直接就打回你户籍所在地的市人才市场，人才市场也是会帮你免费保管2年，2年期满后档案还会放在那里，但是按月收取你的保管档案费用，等到你需要使用档案的时候自然会叫你将之前的档案保管费补交过以后才可以拿。4：总结来说你找档案有几条基本的路线：
（1）打电话回学校，学校一般都会有毕业生的资料（2年之内，一般学校都只保存2年，时间长了就不好问了）让其帮你查询当初他把你的档案打到了哪里。
（2）打你户籍所在地的市人才市场的电话，或者登陆市人才市场的网站，可以查询到你的档案是否在当地保存。只要你有身份证号和真实姓名。
（3）回忆你是否签过什么单子你自己选择了你档案打回的地点，档案这个东西个人和公司是没有权限保存的，所以一般来说只有你所在的市人才市场和区人才市场两个地方。
然后顺藤摸瓜就可以找到了。
一般人事局人才市场的网站上都有“毕业生来档查询”一栏，你可以按照要求查询，但数据有可能不是最新的，所以还是建议打电话问人才中心。
按照<干部档案工作条例和<流动人员档案管理暂行规定,大中专院校的毕业生档案应该保管在县级以上组织人事部门，其他组织和个人无权保管。你公司想保管你档案，除非它有人民政府和人事局的联合授权，否则建议你最好不要放他们那，免得以后限制你工作调动。
查找方法：
一、根据你的报到证查找。报到证上通常标明了你的档案邮寄地址，一般与你的报到地一致。
二、报到地没有，就需要和学校联系，一是有可能就在学校，二是在学校查询邮寄存根。档案一般通过机要邮寄，机要存根上可以查寻到机要号，通过机要号可以查询到邮寄地址、邮寄步骤和经手人。通过快递邮寄的可以根据快递存根查询。
三、上面两种方法都没找到，就电话联系有可能存放档案的地方，逐个咨询
很多人大学等学校毕业后，或是工作变动后，不注意档案的转移和保管事项，直到某一天需要升迁、报考公务员、资历考评等，才发现自己现工作单位没有自己的档案，档案找不着啦！
人力资源和社会保障局 人才中心（人才市场）1.有的人毕业多年后，工作几经变动，工作过的单位比较多，自己也不在意档案的事情，都想不起档案会在哪里了。为了能找到档案，只有根据档案可能的流向，多种途径来找了。
2.先从母校找起。各个大学基本都是学生毕业后档案也转移，这个是考验就3.4.业率等因素的，档案基本不会留在高校内。但是，为了慎重起见，还是要查查。直接到母校档案馆查，或是网上查找母校档案馆的联系方式，电话或是email联系相关负责人查询。通过大学档案馆查询，就算档案没有留在母校，也可以查到当初毕业是的档案去向。
各大中专院校毕业生的档案基本就六大流向： 继续在本校读研读博等深造的，档案留校； 已签约单位有档案接收权的，档案转到工作单位；
已签约单位没有档案接收权的，档案转到工作单位所在地的市县级人才市场(人才交流中心、人力资源中心）；
未签约的未就业或是自由职业、自谋职业毕业生，档案直接转回原籍所在地的市县级人事部门（由于部门改革等原因，不同时期接收档案的原籍地部门叫法前后可能不一致，人事局、劳动和社会保障局、人力和社会保障局)； 毕业后在他校深造的，档案转到其他高校；
还有部分高校有政策，就是毕业后档案和户口可以留在学校的人才交流中心两年，两年后必须迁走。弄清楚了毕业后的几大档案流向后，就根据自己当初的毕业后去向进一步查找。深造的最终还是要离校的，正常毕业离校档案最终是要离校流向工作单位相关的档案管理单位；非正常离校，则档案可能就留校了，这种情况只能在深造学校查找啦。那些暂留母校人才交流中心的档案，则可能由于忘记了等原
5.6.7.因，留在了母校人才中心，去查过就知道了,该人才中心一般就在校内，不知道在哪里的话可以问问档案馆的人,网上一般也可以查到其电话等联系方式。
如果毕业时的签约单位有档案接收权，则毕业后档案流向的第一站就是该单位，直接去该单位档案管理部门查找。如果在第一个工作单位查询到档案已经转出，而工作变动后的单位也有档案接收权，则继续到有档案接收权的单位查询。一般只有国有单位和事业单位才有人事档案接收权，私营企业和合资企业是没有人事档案接收权的。工作过的单位没有人事档案接收权的，则就要到工作过的单位的所在地的市县级人才市场去查找。从毕业离校的第一个工作单位开始排查。各地关于人才市场的叫法，主管单位等都不太一样，反正人才交流中心、人才市场、人力资源中心等都是，很多地方都是由人事管理部门开办和主管的，如果不知道人才市场在哪里和档案管理的问题，可以到当地人力资源和社会保障局问问。毕业后档案转回原籍的，就直接到原籍人力资源和社会保障局去查。各地情况也不太一样，有的地方人力资源和社会保障局设有档案管理中心，直接管理各类档案；有的市县则设置下属人力资源中心（人才市场），所有接收回来的档案都归到人才市场管理。因而，可以先到人社局查询，再根据情况去原籍地人才市场查。
END
注意事项
随着社会经济的不断发展和城市化建设的不断加快,房地产产业经济活动越来越活跃,为此,关于房地产权档案信息的资讯也就频繁出现在大众的视野中。房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明,是重要的法律依据。现对完善房地产档案信息查询进行分析研究,提出相关查询问题的解决方案,以满足公众对档案利用的需求。
2房产档案信息在社会生活中的作用
房地产档案关系到人民群众的切身利益,特别是近几年来,国家为了确保房地产市场可以健康有序发展,实行了一系列宏观调控政策和惠民政策,涉及房贷、税收、享受保障性住房资格、孩子入学、户籍管理等各个方面,档案信息查询量倍增,房地产档案的社会作用受到广泛的关注。
2.1是解决民事纠纷的原始依据
随着社会经济的发展,因房产问题引发的民事纠纷日益增多,并且由于房产所有权性质的多样化,导致了产权结构的多元化,房地产纠纷呈逐年上升的趋势。近年来,在解决因房产问题引发的民事纠纷过程中,房产档案管理部门主动为公安、司法和检察等部门提供查询服务,为国家和个人挽回了大量财产损失,切实维护了集体和个人的权益。
2.2是推进城市建设的重要依据
近些年来,许多城市都开展了大规模的城市改造,特别是一些老城市的老城区,急需拆除低矮破旧的旧楼房和平房,这不仅是为了改善市民的居住条件,更是为了改变城市容貌。在这项工作中,政府的投资力度并不是很大,往往是由房地产开发企业进行商业运作。开发商在运作每一个项目时,都会进行调查,摸清拆迁范围内的房产底数,以便进行成本核算,然后再进行方案设计。这时候,开发商就必须要到房产档案管理部门进行调查,同时办理拆迁冻结手续,确保拆迁工作顺利完成,为政府和有关部门进行拆迁安置、物业管理和房地产开发等提供依据,也为推进城建重点工程建设扫清障碍。
2.3息是推动民生工程建设的直接依据
在国家宏观经济政策调控中,房产档案管理部门可为群众享受购房补助、廉租住房补贴、取得经济适用房购房资格和减免税费等出具查询结果,复印房改房协议书和上手税票等资料;为群众解决家庭房产纠纷、遗失补办房产证、顺利开展各类经营、子女入学报名、异地购房等现实问题出具权属证明,满足群众的各项需求,解决群众的燃眉之急,保障权利人的合法权益,切实发挥民生档案的作用。
3提高房产档案信息查询能力的必要性
随着社会公众对档案利用需求的不断扩大,房产档案查询的内容和方式也随之发生着变化,不可避免地会出现种种问题,亟需解决。
3.1查询出证环节易出现的问题
近年来,房产档案部门利用馆藏档案出具证明,这在广大群众解决户口、工龄、工资、土地纠纷、减免税费、贷款和申请保障房等问题中发挥了不可替代的凭据作用。但是,其中一部分人看中了档案证明的这种独特作用,想方设法骗取证明,造成了非常恶劣的社会影响。这种现象充分说明现行的出证制度并不健全,特别是出证审核程序很不完善。这就提醒我们,应当不断完善档案馆出证程序,以规范出证行为,保证档案证明的真实性。
3.2查询工作带来的法律责任问题
随着物权法的出台,对个人财产的保护摆在了房产档案人的面前。近几年来,国家先后出台的《城市房地产权属档案管理办法》《房屋权属登记信息查询暂行办法》《物权法》和《房屋登记簿管理试行办法》等都对档案查询进行了明确的规定。它们都规定,登记部门有对外提供房屋登记信息的责任和义务。但是,不容忽视的是,房屋登记信息里面的很多内容都属于以上法规规定的范畴:身份信息和房产拥有数量属于个人隐私,军产属于国家秘密,很多企业房产属于商业秘密,此类信息一旦从房屋登记部门泄漏出去,那么,房屋登记部门就要承担法律责任,严重者可能会被刑责。
3.3可查询房产信息存在担负法律责任的风险
例如,权属登记部门的工作人员受人之托,随意查阅他人的房产档案,并向社会透露;个别机关执法人员,以公事、保密为由,不出具单位公函,随意调阅;律师以代理为由,在未取得法院立案文书时,要求取证;不提供具体座落,只提供产权人姓名,大海捞针式的摸查;企事业单位在福利分房时,要求提供本单位职工房产状况等。
4建立房产档案查询制度的设想
房屋登记信息是允许有条件地进行查询的,并且对于公、检、法等国家权力机构也允许以姓名索引的模式进行查询。实际上,这就是档案查询的分级——等级不同,需要提供的内容也不同。这个制度目前在房屋登记部门基本能够执行,但在内部管理方面却存在漏洞,容易形成信息泄密。因此,笔者认为,房屋登记信息内部管理应该和对外查询一致,在完善管理措施的基础上,应建立分级管理制度。
4.1完善管理制度
完善管理制度主要包括以下几个方面:①要加强对档案管理人员的教育培训,使其具有强烈的责任心,明确岗位职责;增强档案管理人员的保密意识,要让工作人员认识到泄漏信息造成的后果和可能会产生的危害;建立登记资料内部利用管理制度,明确利用登记资料的条件和申请程序,严格按照规章制度进行档案工作的管理和查询。②出台内部资料查询操作手册,对涉及身份信息、用姓名索引等查询的要严格操作程序,从思想上加强重视,在制度上加强管理。③在证明出具等环节,要实行双人审核制度,保证档案管理工作的规范化。
4.2树立风险意识
房产档案管理部门应主动与税务、银行等部门密切联系,根据利用者的要求和档案利用的特点,规范查询程序和流程,健全、完善档案查阅制度。有针对性地制订档案风险防范措施,对档案工作人员开展思想政治教育和职业道德教育,杜绝因人情关系带来的对档案工作的不良影响,切实保障档案利用者的合法权益。
4.3强化管理措施
要确定馆藏档案的可利用范围和利用程度的划分,使属于可利用范围内的档案确实能够被利用。对于司法、纪检等部门办案必须调阅不可利用档案的,必须经上级主管部门审批同意后才可调阅;对于必须提供实物档案的,档案馆要派专人调阅并陪同查阅。在归还档案时,还要逐页逐字地与电子档案进行认真核对。加强查阅室建设,例如可以安装摄像头,防止涂改、损毁档案原件的情况发生。档案证明资料出具应按专人调档、手工填写、经办签字、印鉴归口和领导审核的程序进行,做到有据可查,确保从根本上消除管理漏洞。
4.4设置查询权限
房产信息系统的建设,让不同人员拥有了不同的权限,数字签名等模式终将会走上历史的舞台。登记部门可以依托数字信息系统的优势,对权限进行限制分级,例如明确规定能够利用姓名进行索引或是能进行模糊检索的必须是档案管理人员,并且要明确范围,将权限责任落实到具体的操作者,做到权责一致;对于非档案管理人员,要求其必须提供身份证件、座落或产权证号等内容,否则不允许进行模糊检索。
4.5建立利用“痕迹”
对于登记资料的泄漏,如果仅仅从制度和查询人员自身约控上入手,是无法从根本上解决问题的,所以,必须要有严格的监督手段。在业务系统中形成资料利用日志就成为了重要的环节。在什么时间点、哪些人员对哪些内容进行了读取,就成为必须留存的关键。档案证明的出具,建议选用自动生成的模板,因为这样出具证明的时间点就可以精准到分,可以首先解决人为因素的影响,另外就是可以利用留下的“痕迹”追责。
5结束语
综上所述,我们必须要高度重视房地产档案的管理,提高房地产档案的信息化查询能力,加强专业人才的培养和培训工作,为百姓提供更加便捷、高效的档案服务,以此促进经济社会的快速、健康发展。
摘要：房地产档案信息是进行房地产权属登记、房地征税和房产交易等工作的必要信息依据,是整个房地产管理的基础。因此,提高房地产档案管理水平,完善档案信息查询制度,是档案工作者必须面对的课题。通过介绍房地产权属档案信息的重要性,提出了完善档案信息查询的具体措施。
关键词：房产档案信息,产权信息,信息查询,制度完善
参考文献
[1]郭大明.房产档案查询、利用收费问题探讨[J].黑龙江档案,2011(01).
年初，常熟市海虞镇的企业主在检察为民服务中心诉苦：城乡一体化建设中有大批工程要招投标，投标前需要行贿犯罪档案查询，该镇位于城北，距离市区较远，来回查询就得半天。怎样才能为企业节约办理时间？该院抓住网络这根藤，在官微上实行预约查询，相关单位先在网上递交查询申请材料，通过审核后，足不出户就可以在线打印带有检察机关电子印章的查询结果告知函。
该院副检察长陈向忠介绍，常熟行贿犯罪档案查询数量一直在全国前列。以往实行上门查询，递交申请材料和领取告知函需要相关人员亲自到查询现场，一旦资料不完整，还要来回跑好几趟，外地的企业前来查询更是不便。实行一站式网上查询，省去了查询工作人员现场受理时间，可以集中精力进行网上批量审查。
今年2月，该院着手网络推广普及，制定《行贿犯罪档案查询一读通》、《行贿犯罪档案查询网上预约、送达平台介绍》，归纳出网上查询攻略，在该院微信平台、官网和该市社交论坛“零距离”发布。同时，该院在检察为民服务中心现场配备工作人员，专门为上门查询的申请人员“传授”网上查询要领。
一、申请查询需向人民检察院提交如下材料:
(一)书面查询申请。主要包括以下内容:
1、查询事由,即因何事查询。包括查询涉及的具体事项、目的与用途,等等。
2、查询内容,包括申请查询的信息种类、被查询的单位、个人,以及查询信息的年限、时限,等等。
3、被查询单位的准确名称和组织机构代码,被查询个人的准确姓名和身份证号码。
4、查询事由的相关文件和材料。
(二)身份证明:
1、单位查询应提交介绍信,经办人的有效身份证件原件和复印件。
2、公司、企业查询还应提交营业执照(副本)原件及复印件,法人代表和项目经理的有效身份证原件和复印件。
3、个人查询需提交有效身份证件和复印件。
二、查询方式:
(一)直接到人民检察院查询。
(二)电话预约:申请人可以通过电话预约查询时间。申请人应当在约定时间到人民检察院提交查询申请和相关证明材料,经审查符合条件后进行查询。
申请人也可以通过电话预约查询。通过传真将查询申请和相关证明材料传至人民检察院,经审查受理后约定提取查询告知函的时间。人民检察院在3日内实施查询。申请人应当在约定时间到人民检察院提交有关证明材料,经审查核实后即可提取查询结果告知函。
申请人未按时提取告知函的,告知函自电话约定之日起15日后将被销毁。申请人两次未按约定时间提取查询结果告知函的,检察机关不再为其提供电话预约查询。
三、查询受理答复时限:对符合查询申请条件的,检察机关应当在受理后3日内书面告知查询结果;对不符合条件的,应当及时告知对方并说明原因。
关键词：疾控中心；档案管理；注意事项
在信息技术在社会化建设中的不断应用，城市信息化程度不断深入，各领域在经营建设中都开始应用信息技术。档案管理工作作为疾控中心的重要组成部分，由于各种因素的限制，在实际管理中还存在一定问题，想要加强疾控中心档案管理工作，就一定要改变传统档案管理模式，将信息技术在融入到档案管理中。在信息化时代中，疾控中心档案管理工作必须向规范化及标准化的趋势发展，这样才能够真正发挥出档案潜在价值，提高档案使用效率。
一、疾控中心档案管理中存在的问题
（一）档案管理内容丢失
目前，疾控中心档案管理工作中最常出现的错误就是档案内容丢失，部分疾控中心为了隐瞒档案内容丢失问题甚至出现了制造虚假档案的时间事件发生。档案管理工作之所以会出现档案内容丢失，主要原因有两个，首先就是疾控中心对于档案管理工作重视程度不够，造成档案管理人员日常工作较为随性，严重缺乏责任观。其次就是现阶段档案管理人员普遍素质较低，档案管理工作无法高质量的开展，甚至出现档案内容造假事件也无法及时发现，疾控中心档案管理工作长时间在这种方式下管理，造成档案内容可行度较低[1]。
（二）档案管理方式落后
信息技术虽然已经在各领域发展建设中应用，但是部分疾控中心档案管理工作还是使用传统管理方式，造成疾控中心内大量档案无法及时性整合，严重限制了档案管理信息化建设。在疾控中心传统档案管理中，档案主要是以纸质方式存在，严重限制了疾控中心档案管理效率。伴随着对于疾控研究的深入开展，疾控中心所需要掌握的疾病种类不断增加，这就需要疾控中心档案定期性更新，纸质状态下的档案管理工作难以在短时间内完成对于大量档案更新工作，在疾控中心发展建设中档案管理工作所存在的问题越加严重[2]。
二、加强疾控中心档案管理的方法和注意事项
（一）增加对于档案管理工作的重视
档案管理作为疾控中心现代化发展中的重要内容，目前档案在疾控中心指定决策中虽然还仅仅是一个辅助性角色，但是疾控中心管理人员在制定有关决策时，还是需要将档案内容作为基础。疾控中心管理人员应该逐渐改变对于档案管理工作的观念及认识，帮助档案管理部门改变管理形式，让档案管理工作由原来的简单性信息采集，逐渐转变为现代化的信息管理中，帮助疾控中心决策科学合理性制定。疾控中心管理人员只有正确认识到档案管理工作的重要性，才能够提高档案管理人员工作积极性，在短时间内落实疾控中心档案管理信息化建设。
（二）完善有关制度及政策的制定
任何的档案管理工作都需要在一个标准下开展，这也是档案管理工作信息化建设的前提，因此疾控中心档案管理工作也应该制定一个标准体系，规范疾控中心档案管理工作行为。目前，部分疾控中心都已经建设了局域网络，但是局域网络在实际应用中要求较为严苛，需要配套设备的辅助使用，这样才能够完成对于档案内容的使用。在加强档案管理工作中，可以加强对于网络设备方面的重视，整个各方面的资源，保障疾控中心档案管理工作满足局域网实际要求，促进疾控中心档案管理工作信息化建设[3]。
（三）加大档案管理人员综合素养教育
伴随着信息技术不断发展，网络技术已经在各领域经营建设中开始逐渐普及，疾控中心传统档案管理工作也要进行一定改进。在疾控中心传统档案管理工作中，工作人员仅仅需要完成对于档案的统计、整理及借阅等工作即可，但是在信息化的档案管理工作中，对于档案管理人员自身综合素养要求更为严苛，在拥有专业性的档案管理知识情况下，还需要能够灵活使用计算机技术。增加对于档案管理人员综合素养的教育，就显得尤为重要。在疾控中心定期开展有关的教育活动过程中，档案管理人员自身也应该不断学习，这样才能够保证能够与信息化档案管理工作相适应，发挥出信息化档案管理工作所具有的优势[4]。
三、结论
疾控中心工作内容具有一定的公益性，档案管理工作具有重要的现实意义，能够真实记录下疾控发生的原因及控制方式，与社会稳定建设关系紧密。信息技术在疾控中心档案管理工作中应用，对于档案管理工作开始所是一次机遇与挑战。疾控中心如果能够利用信息技术，那么档案管理工作的流程能够更加完善，促进档案管理工作统一性开展，突破传统档案管理工作在时间及空间上的现实，推动疾控中心现代化发展建设。
参考文献：
[1]黎彩芬.浅谈加强疾控中心声像档案管理的措施[J].科技资讯，2012，20：163.
[2]步尧.疾控中心档案管理工作中存在的问题与应对[J].中国医药科学，2014，18：140-142.
[3]吴翠红.信息技术在疾控中心档案管理中的应用分析[J].黑龙江史志，2014，15：107.
一、目前高校毕业生档案转递与查询的现状
1. 管理者对高校毕业生档案转递与查询工作意识淡漠。
(1) 目前, 在高校传统管理模式下, 高校管理人员和教师都把学生的教育、教学和管理作为重要任务来抓, 而学生档案工作不被重视, 对学生档案工作中的最后环节——高校毕业生档案转递与查询工作就更加意识淡漠。 (2) 学生档案管理者责任心不强, 重视不够。认为毕业生档案管理是软任务, 做得好坏与自己关系不大, 学生毕业时, 只要将档案转递出去, 就与本单位无关。
2. 学生档案管理队伍薄弱, 管理人员业务水平普遍不高。
高校学生档案管理队伍作为高校服务工作的重要组成部分, 其队伍的建设未得到应有的重视与加强。据调查, 大多数高校没有配备专职的学生档案管理人员, 即使有, 也只是一两个人要负责全校学生档案。从上个世纪90年代扩招以来, 学生人数激增, 一两个档案管理人员根本满足不了高校学生人数激增的现状[1]。就笔者单位来说, 现有在校本科生26757人、研究生5987人 (其中博士研究生274人) , 还有由于各种原因遗存在校的历届学生档案一万多份, 都集中放在学生工作处档案室管理, 每年有应届毕业生六千多人, 应届毕业生档案要在学生离校两周内把各种材料归档、整理, 并根据学生就业协议书上提供的档案地址转递出去, 还有二次派遣和录取研究生的学生档案转递等工作, 只有一名专职档案管理员, 工作任务十分艰巨。
3. 学校对毕业生的档案管理知识宣传力度不够。
据调查高校应届毕业生中有50%的学生不知道毕业时要转档案或认为转不转档无所谓, 即使签约协议上注明了转档的单位和地址, 毕业生也很少关注。26%的学生表示知道要转档案但不清楚档案的转递途径与查询方法, 只有24%的学生知道毕业后档案由学校转到工作单位或当地人才交流中心。
4. 毕业生档案转递与查询管理不规范。
(1) 目前, 我国还缺少高校学生档案管理的法规。由于没有具体的法规条文, 致使学生档案管理体制不一, 高校学生档案管理往往成为学校某个行政部门 (学生处、人事处、档案馆) 的附属品。这给做好毕业生档案转递与查询工作带来一些困难。 (2) 目前没有统一的高校毕业生档案转递标准, 致使毕业生档案转递极不规范, 存在一定的随意性。据调查有的高校是由学生档案管理部门寄出, 有的高校是由学生所在学院汇总寄出, 有的高校甚至由学生自带。档案转递途径也不一致, 大多数学校批量寄出时用机要转递, 零散寄出时用特快专递, 有时也用挂号信寄出。不规范转递容易造成档案不能正常到位即出现一些单位“有档无人”或一些单位“有人无档”甚至档案丢失的现象。
5. 毕业生档案转递单位不准确。
随着高校毕业生就业制度的改革, 学生到中小企业、外资企业、私营民营企业就业的人数不断增多, 有些单位和学生不清楚档案的管理制度, 就业协议书上的档案转递单位填写的是工作单位, 而这些单位没有机要接收权, 如果学校审查不准确, 按照协议书上的转递单位寄出, 就会导致档案不能正常转递甚至丢失。
6. 用人单位接收档案管理不规范致使档案丢失。
高校毕业生在落实就业单位和考上研究生后, 学校按要求转递档案出去, 由于接收单位没有规范毕业生档案管理制度, 以致档案丢失。如考研学生档案, 据统计92%的录取院校要求考生分两次寄出档案即学生收到调档通知时寄出当时的档案材料政审, 学生毕业时再寄出后部分档案, 有的单位收到档案后没有把两次档案合并在一起或者没有及时把不被录取的考生档案退回, 容易造成档案丢失。
7. 毕业生档案转递与查询管理手段落后。
目前, 毕业生档案转递与查询的管理手段还是手工操作, 如档案转递登记、档案转递单都是手工填写, 档案查询也是手工翻阅当年的转递存根或回执单, 查询工作费时、耗力, 若是遇到毕业一、二十年的学生查找档案或者原有转递存根交接、保管不善, 查找工作就更加困难, 也给学生带来不必要的损失。这种模式陈旧落后, 不仅消耗人力、物力, 且落后手段导致了档案利用方面的许多问题, 制约了档案信息资源的有效利用[2]。有些学校即使利用计算机管理, 也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理, 计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来, 没能从根本上改变手工操作运转慢、利用率不高、效率低下的问题。
二、我国现阶段高校毕业生档案转递与查询工作应采取的对策和措施
1. 建章立法, 强化意识。
国家教委应根据《档案法》及大学生档案的实际, 尽快出台《高校学生档案管理工作条例》, 在《条例》中应明确学生档案管理工作的体制, 对学生档案管理工作的各项内容做统一具体的规定, 用《条例》来规范高校毕业生档案转递与查询工作的管理和运作方式, 用《条例》来提高教育管理者的学生档案意识。
2. 狠抓组织和人员落实工作。
根据笔者多年的实践表明, 要搞好毕业生档案转递与查询工作, 首先必须理顺管理体制, 做到组织机构落实、人员落实。不论当前高校对学生管理采取何种模式, 都要根据学校工作的实际情况, 建立大学生档案管理组织机构;不论学生档案放在何处, 必须有专人负责学生档案的管理工作。并要根据学生档案的数量, 配备适当编制的专业人员。
3. 加强品德修养。
高尚的教师职业品德是高素质教师队伍的第一要素, 是素质教育的关键, 是做好高校毕业生档案转递与查询工作的重要因素。学生档案管理人员必须加强品德修养, 树立正确的人生观、价值观, 要有高度的政治责任心, 要有一切为了学生、为了学生的一切的工作理念, 热爱档案事业, 才能以饱满的热情投入工作, 才能克服目前毕业生档案转递与查询工作中的各种困难, 实现以人为本, 立档为学生、为人事工作服务的宗旨。
4. 建立和完善学生档案管理人员的继续教育机制。
建设高素质学生档案管理人员队伍, 是做好高校毕业生档案转递与查询工作的基础。各高校要建立学生档案管理人员继续教育机制, 制订出切实可行的计划。如健全各校学生档案工作合作交流机制, 各校每年轮流组织一次针对专职学生档案人员的素质教育研讨会和培训工作, 定期组织兼职档案人员参加学校组织的专业培训学习, 以提高学生档案人员专业技术素质, 缩短档案人员能力与档案事业发展需求之间的差距。
5. 加大宣传力度, 提高毕业生对档案重要性的认识。
在学生毕业前做好宣传工作, 利用多种渠道宣传有关毕业生人事档案的管理知识, 如开办毕业生档案管理知识专题讲座、印发毕业生须知手册、出墙报等, 以强化毕业生的档案意识, 让毕业生充分认识到, 在改革开放的今天, 毕业生人事档案并不是可有可无的, 它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。
6. 严格高校毕业生档案转递制度。
(1) 毕业生档案收发要由专门的机构管理, 保证收发转递的渠道单一, 管理就会有序。每年学生毕业时, 数千份档案都要寄送各地, 各地市的情况比较复杂, 有的公司没有机要权限, 档案就会退回来, 退回来的档案能妥善保存, 专门机构就承担起一定的责任。 (2) 在目前没有“高校学生档案管理的法规”时, 高校毕业生档案转递要严格按照《干部人事档案转递制度》执行, 使用机要转递。认真按照档案转出程序进行:按照派遣单或调档函仔细查对学生档案材料, 杜绝差错发生;认真填写转递登记和转递回执单, 严密包封, 通过机要转递;检查收存回执, 回执未退的及时催查 (应在寄出三十日之内) [3]。 (3) 注意接收单位是否具备管理档案的资格。若用人单位不具备保管条件的, 应送到人事部门所属的人才流动服务中心保管。
7. 创新高校毕业生档案转递和查询的管理模式, 实现现代化管理。
(1) 学生档案管理人员要主动加强学习, 拓展知识学习深度和广度, 掌握有关信息处理的基础和方法, 努力学习和熟练掌握档案管理现代化技术。 (2) 增强创新意识, 要在制度上更新, 在工作手段上改进。在毕业生档案材料归档、转递、查询的过程中, 档案工作者要善于思考, 多动脑筋, 针对工作中发现的问题, 搞一些创新, 将起到事半功倍的作用。 (3) 加强现代化技术在高校毕业生档案转递和查询中的应用, 提高管理效率和水平。笔者于2007年组织人员应用计算机数据库技术和网络技术开发了高校毕业生档案转递信息网上办公自动化和毕业生档案去向查询系统, 其操作方便、快捷, 使档案的查询超越了时空的限制, 大大减少了档案转递出去后的查询工作量, 据统计今年与去年同期相比学生档案转递后的查询量减少60%。改善了档案工作的质量, 也减少了信息管理的重复劳动, 减轻了档案管理的日常事务性工作, 还大大提高了高校毕业生档案转递和查询的效率。
参考文献
[1]王燕.以人为本与高校学生档案管理[J].中国西部科技, 2007 (4)
[2]傅荣校.档案管理现代化[M].浙江大学出版社, 2002
弥勒市人民检察院：
年月巡检司镇三田小学教学楼、学生宿舍楼建设项目工作，为 招标需要，根据《最高人民检察院关于行贿犯罪档案查询工作的规定》，现向你院查询（单位）（个人）有无行贿犯罪记录。
特此申请。
附件：
1、被查询单位（个人）名单
（含单位营业执照复印件、法定代表人身份证复印件、组织机构代码证、税务登记证、安全生产许可证、建造师证件及身份证复印件）。
2、相关证明材料
申请人：（单位/个人）
一、中丹两国档案网站查询系统比较分析
1.查询系统页面布局比较。中国档案信息检索页面布局采用了图文结合的形式,颜色是以具有中国特色的中国红为主,以土黄色和天蓝色为辅设计而成。查询页面各部分均以中国著名古建筑为背景图片,并配有向导性文字,以供大众点击。整个页面布局较为饱满,含有丰富信息,分模块地向公众展示了多种可供查询的档案信息资源。档案信息查询页面的背景和模块设置高度贯彻落实了《中华人民共和国政府信息公开条例》的各项要求。丹麦国家档案馆网站的信息搜索页面设置非常简洁明了,背景颜色多为白、蓝,具有环保理念,图片为辅,多是有鲜明主题的专题检索信息资料库。档案信息搜索页面的信息分类简单规整,个性鲜明。形式上,中丹两国国家档案局(馆)网站查询系统页面设置都是以图文结合的方式向公众展示明了的档案信息,按内容分为不同的模块或检索信息库供公众搜索。颜色上,中国国家档案局网站的查询系统是红蓝相辅,丹麦国家档案馆网站的查询系统多是简单纯白,充分体现了各国的特色。
2.查询系统整体内容设置比较。中国国家档案局的官方网站中档案信息查询归属于在线服务模块,在线服务又按公众的不同需求分为查档指南、公布档案、珍档荟萃、档案展览馆、编研成果以及政府信息公开。中国国家档案局网站查询系统的内容整体上按时间顺序展示了共和国的脚步,涉及我国各行各业的行政业务档案信息资源;按地区设有29 个省市区直辖市的档案信息查档指南,并提供相关地方档案网站链接功能;按主题设置了专题栏目,其内容多是名人档案或大国关系发展历程展示。此外查询系统设置了视频档案,便于公众更直观了解档案信息。丹麦国家档案馆网站的查询系统分为三大部分,检索数据库分为View archival material on the Web at Arkivalieronline(在档案网站上查看档案资料)、Search people in Danish demographic database(在丹麦的人口数据库中检索个人信息)、Search research data in DDA’S the search catalog(在多哈发展议程中的研究数据搜索目录)三大板块。网站的查询内容条目设置很详细,分类较为系统,整个检索系统还配有Detailed search(详细搜索)和How to search(如何搜索)说明。网站档案资料查询的搜索栏中提供了多种可检索档案类型, 包括Switches (会议)、Civil marriages(民事婚姻)、Fire Insurance(火灾保险)、Real Estate Information(房地产信息)等涉及民生的各种档案资料。内容设置上,中国国家档案局的网上查询系统可查询的档案大多是行政部门各种会议和国务院或地方法律法规,以政务信息为主,科技档案信息为辅。丹麦国家档案馆网站查询系统大多是个人信息,其人口数据库占有较大比重,更加注重为公众提供个人服务。专栏设置上,中国国家档案局网站的查询系统专题栏目更多的是人物事迹和两国关系档案,涉及的名人档案仅有四个专栏,横向信息量较少,信息服务对象较集中,多为档案业内人士,档案利用者需要有一定的专业基础,其大众化服务和利用程度较低。丹麦国家档案馆网站的查询系统的三个专栏均与公众个人信息相交叉,每个专栏的内容设置以私人档案为基础,更注重档案信息资源在全民生活领域的普及,大众化服务观念较强。
3.查询系统档案信息更新速度比较。中国国家档案局网站查询系统公布的档案信息资源的更新频率总体而言较低。截止到笔者成文,只有公布档案和档案公告通知板块可以基本做到实时更新,而珍档荟萃、编研成果、网上展览、查档指南这些板块更新时间较固定,有的甚至长达1 年之久未有新信息发布。例如,档案编研成果板块的最新更新时间显示为2012 年8 月23 日,编研成果只有6 个标题可供点击查询。网上展览板块的视频栏目更新速度更加缓慢,除名人档案固定不变外,公布的档案只有共和国成立初和成立前的档案信息,未现1950 年后有关国家、社会或者民生的任何档案资料。丹麦国家档案馆网站中提供的三大档案信息数据库的更新速度总体上较快,其中查看档案资料数据库的内容能做到实时更新,例如,News的最新更新显示的是6.May.2015,Journalsandothersearchresourcesinthecounty archives digitized(期刊和其他县档案馆数字化搜索资源)支持在线档案馆综合档案的搜索资源。人口数据库中的个人信息和多哈发展议程数据库的信息是定期更新,方便广大公众及时准确掌握各种档案信息资源。内容更新速度上,中国国家档案局网站查询数据库更新及时性远不如丹麦国家档案馆网站查询数据库。我国网上公开的信息资源颇具中国特色,政治色彩档案比重较大,其信息量比较固定,更新需求较小。丹麦国家档案馆网站查询数据库的信息多为公众服务,涉及的期刊和公民个人信息需要定期更新,以满足公众对最新档案信息利用需求,实现网上档案信息查询与利用者间及时对接。
4.查询系统网上服务功能比较。中国国家档案局网站查询系统中没有设置线上服务功能,网站中只设有对整个国家档案局网站建设设置的征求意见板块,目前该板块还未正式开通使用。档案信息查询页面只涉及具体档案资源模块,缺乏档案网站与用户间的交流沟通平台。丹麦国家档案馆查询数据库网上服务功能很强大,为普通档案用户提供了多种信息利用和交流反馈渠道。各查询数据库的搜索框旁设置了Tips for searching(搜索提示),告知用户一些注意事项和检索方式,可以帮助用户更快速准确地定位到所需档案信息,同时还提供了Read out loud(朗读)、Tip a friend(提供给朋友)以及Print(打印)功能,以多种形式满足不同用户的需求。数据库查询页面底部提供了Provincial Archives(省档案馆)、Business Archives(企业档案)等一系列相关档案数据库的外网链接功能,为一般用户高效查询档案资源提供了便利。丹麦国家档案馆网站的首页提供了与档案工作人员交流互动的平台,如果你没有找到你问题的答案可以通过AskThe Archivist(咨询档案保管员)这一板块来解决。它提供了一些常见问题的自助服务,也提供了专门问题一对一的服务,通过填写个人信息和您的问题及信息用途来提交问题,网站会及时给予答复,实现档案网站与一般用户间的交流互动。网上服务功能方面很明显丹麦国家档案馆网上查询档案信息的服务功能更细化和规范,其用户服务意识和能力远高于我国,实现用户与档案资料的无缝隙链接,充分发挥档案为社会服务的价值。
二、网上档案查询系统改进建议
通过以上比较可以看出我国档案查询网站在页面设置、内容设置、内容更新速度和网上服务功能等方面还需进一步加强,丹麦在这些方面更注重开放和服务,其网上档案查询数据库的设置有很多值得我国借鉴之处。
1.页面化繁为简,多种展示形式相结合。页面是任何档案利用者进入查询数据库需要首先浏览的,因此整个页面的设计应条理性强,信息内容不宜过多,要使浏览者具有舒适感。中国网站的页面设置普遍比较满,信息量过大且重复率高,普通档案用户在浏览时会有迷茫感。网页整体设计应在原有基础之上化繁为简,用简洁的信息条理清晰地展示给公众,例如,查询页面右侧的查档指南板块只是提供了几个省级档案网站的外网链接功能,这一部分完全可以设置在页面下端以简化页面。我国网上档案信息查询页面采用的是图文结合方式,借鉴丹麦网站设计的形式,可以增加声音和视频影像档案查询,还可以采用网页的手机客户端形式,以便于用户随时随地地利用档案资料。
2.整合档案资源,丰富档案查询数据库信息。档案信息资源整合,可使众多的档案资料内容有序化、流向明确化。中国国家档案局网站查询数据库中的珍档荟萃和编研成果部分信息内容有重复交叉,整合过程中可把重复部分适当删减。就可查询档案的类型而言,网上可供查询的档案资源只有文字和图片信息,增加声像档案专题栏目,让用户能查找到全面、详细、生动的档案信息。就可查询档案的内容而言,公开的档案资源大多是带有政治色彩的会议或培训通知,受众群体范围很小,增加与民生联系密切的科技档案,充分发挥档案查询网站的作用。就可查询档案的数量而言,重点在公布档案板块增加档案内容,目前该模块只有1950 年以前的6 个专题档案栏目,共和国近70 年的档案信息均没有网络公开,应整合纸质档案信息,有计划、有目标地逐步实现档案信息的数字化和信息化,进一步丰富网络档案查询数据库的“馆藏量”。
3.以制度鞭策网站及时更新档案信息。一直以来我国政府网站的建设均有一个共同点,即缺乏动力和活力。我国国家档案局网上档案查询数据库更新相当滞后,除会议通知做到实时更新外,其他面向用户查询的档案板块更新停滞不前。今后应在网站管理制度中明确规定定期更新,把信息更新速度和频率划入网站管理绩效评估中,提高网站最新档案信息的公布效率。
4.商业化带动网站服务能力。网上档案查询系统缺乏互动服务功能的根本原因是网上档案查询系统既没有服务理念也没有服务能力。理念方面,查询系统的检索框设置可借鉴丹麦的做法,除简单查询以外还提供高级搜索。能力方面,查询系统建设中由于经费问题往往会出现有解决问题的方案却没有财力支持,此时网站需要自力更生,引用商业模式,开创档案购物专栏,网站可以根据档案的密级,把部分档案设置成付费下载或购买,例如老照片,对于某些有意义的照片可以提供给大众收藏,以此减轻网站运营维护压力,最大程度发挥网站和档案的社会价值。
参考文献
[1]马仁杰,褚巍伟.中英两国档案网站建设对比分析及其启示[J].档案,2012(3).
[2]周振凡.考察丹麦档案工作的几点印象[J].中国档案,2011(12).
[3]刘旭光,张莹.面向公众的国内档案网站检索服务体系构建研究[D].山东大学,2012.
[4]顿琴,吴建华.国外档案网站信息资源整合及其借鉴[J].档案学管理,2009(6).
[5]徐瑞鸿.档案信息资源整合研究[J].兰台世界,2006(9).
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