公文处理

公文处理

公文处理 篇1

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现代公文写作与处理：公文处理

公文的处理

一、公文处理的概念

公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作。

二、公文处理的作用

公文处理具有十分重要的作用。

（一）是各级党政机关实现管理职能的前提和基本方式。

（二）是国家档案事业的基础。

（三）是机关联系的纽带。

三、公文处理的任务

行政公文处理的主要任务有：拟制、传递、办理、管理。

（一）行政公文的拟制

行政公文的拟制，是任何行政机关、社会团体和企事业单位处理公务的必须工作。

拟制行政公文，首先，拟制者要认真学习和深刻领会党和国家的方针政策。其次，拟制者要熟悉本地区、本部门的客观实际情况，将党和国家的方针政策与本地区、本部门的实际结合起来。再次，拟制者要熟练地掌握公文写作的基本知识。

（二）行政公文的传递

行政公文的传递，是行政公文处理中的一个重要环节。因为任何公文只有通过传递这一环节，才能送达受文机关，发挥公文的效用。

传递公文的要求，一要准确，二要快速，三要保密。

传递公文的方法，一般采用外邮、内传和电传三种。

（三）行政公文的办理

公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

（四）行政公文的管理

1.分发与阅读。

分发的公文，要经过严格的登记手续，一般只发组织，不发个人。要注意时限与密级。时限性强的公文，要及时分送；密级高的公文，要控制发送机关，并编号备查。

公文的阅读有一定的范围。要按有关规定办事。不得自行扩大阅读和传达范围。对传阅的公文要随时了解公文去向，加强催阅、清退制度。

2.翻印与复制。

行政机关的文件，未经制发机关的批准或授权，不得自行翻印与复制。经批准翻印或复制时，要注明翻印或复制机关的名称、翻印或复制的时间及份数，并向原发文机关备案。秘密文件的复制，须按规定履行批准手续，并建立严格的登记管理制度。复制的文件要有复制机关的标记，并按原本文件样子和要求管理。

3.利用与保管。

加强公文的管理，其根本目的是为了利用，充分发挥公文的效用。而公文的利用，又对公文保管工作提出了更高的要求。文秘人员要对本机关现有公文、存档公文、余存和准备销毁的公文，分门别类地妥加保管，不断健全保管制度。机关撤、并，干部和文秘人员调动时，有关公文都应按规定保管和移交。

4.清退和销毁。

行政机关文秘部门，都应定期对收进和发出的公文列出清单进行清理和清退，并将清理和清退情况向上级机关报告。应清退的文件，要按规定和有关手续清退，不得自行处理。凡是不需要立卷和超过保管期限的文件，要定期销毁，不得散失。销毁秘密文件，必须履行登记手续，报经主管领导人批准，并由二人以上监销。

四、公文处理的原则

（一）执行政策

（二）实事求是

（三）集中统一

（四）优质精简

五、公文处理的管理机构

《办法》第七条规定：“各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”

公文的发问办理程序（略）

公文的收文办理程序

收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

一、签收

签收是公文发送方与接收方的交接手续。公文发送一般以信件形式套封送达。送出文件时，应在公文送达簿上填写以下项目：发文单位、送达日期(月、日，急件需具体到时、分)、收件人(单位)、收文号、件数、密级等。收件人应在公文送达簿上签收。

二、登记

收文登记是公文进入收文处置过程的重要环节。收到的公文经过拆封、清点、分类后，应立即登记在《收文登记簿》上(用微机处理的公文也不例外)。登记的内容包括：收文日期(月、日，急件需具体到时分)、来文字号、收文号(即顺序号)、来文单位、来文标题、份数、密级、紧急程度、处置过程及结果等。还要在登记完毕文件首页的固定位置(一般在右上方)盖上本机关的收文章。收文章内容有：机关名称、收文号和收文年、月、日三项。一份文件在《收文登记簿》上和收文章上的收文顺序号、日期要一致，以方便日后查找。来文字号的登记，可以全登(包括机关代字、年份和序号)，也可以只登序号。收文号为本机关收文登记的顺序号，不应有漏号或重号。收文号须同时登记在文件加盖的收文章之内。

来文登记注意的事项：一是随到随登，应于收文当日进行登记。二是要准确无误，特别要防止随意简化或省略，特别是使用计算机管理公文，这一点尤为重要。三是几个部门联合发的公文，可只登记主要部门和联合发文的机关数。四是对没有标题的来文，可根据公文内容自拟标题，不应只登记“通知”、“函”，这样日后查找困难。对标题太长的，可做摘要式登记或使用主题词。机密以上密级的公文，应注明密级，保密期可不注。

登记以上内容，应做到及时、准确，用语简明扼要。

三、审核

审核的重点有以下几点：一是先审核来文是否应由本机关办理，对不应由本机关办理的公文要选出，待下一步做退办件处理。二是审核来文是否符合行文规则，如发现有越级请示、一文多事、报告中夹带请示内容的，视为违背规则之处，要予指出。三是审核来文是否符合国家法律、法规及其他有关规定，这项工作是审核中的重点和难点，应十分谨慎。四是涉及其他部门和地区的事项是否经过了协商和会签。五是文种使用、公文格式是否规范。审核重点一般是“请示”、“意见”文种方面；格式上注意“签发人”、“附注”等是否标注齐全。

四、公文摘编

摘编是对重要公文在办理前做的加工处理，目的是为节省办理公文的时间提供便利条件。

文摘是公文内容的摘要，它对篇幅较长、内容较复杂的公文，做了简单而精确的再表达。文摘应该准确地反映出原文的精神，不遗漏重要内容，不能做补充解释或评论，力求简要而明确，要使读者不需看原文就能知道公文的重点内容与概貌。

提要是公文的内容提要，对公文内容有简要介绍和评价，作用是向读者概要提示公文内容。编写提要时对内容做出的分析和评价，要言之有据，客观而准确，篇幅简短。

综述是针对某一问题，对一段时间内收到的有关公文进行全面系统的归纳、整理、分析后编成的综合材料。它一般不需要评论和提建议，只是客观地综合叙述各份公文中涉及的情况和问题即可。

数据资料汇集是根据一定的需要和题目，对分散在多份公文中的有关基础数据资料加以汇编集合而成的系统材料。它的内容可以是针对某一地区、系统、机关单位的全面情况，也可以是集中反映一个方面或一个具体问题。其形式有文章式的、报表式的等多种。

文摘、提要可以附在公文上供有关人员阅处，还可刊登在《公文信》、《来文摘报》、《今日来文摘要》等刊物上。综述、数据资料汇集一般是单独成文，也可刊登在《信息快报》、《大事纪要》等刊物上。

五、拟办

拟办是公文的处理人员在对公文认真阅读和分析之后，提出自己的见解和建设性意见，供领导人审核决策。

（一）摘写“内容提要”。对篇幅长、内容较复杂的公文，要用准确、简练的文字表达出来，为领导阅文提供便利。做好此点，首先要细读全文，然后把核心内容提炼出来加以“压缩”，做到“言简意赅”。

（二）提出具体的处理意见，也称办文预案。这是秘书人员在办文中根据文件内容和要求，预先为领导提出的办理意见或设想的方案，并附上有关的背景材料，供领导人审批时选择、参考，如果所提的方案有两个或两个以上时，应将倾向性意见放在最前面。如果对公文中的问题处理认为有把握时，可以草拟出复文文稿一并供领导审核等。

（三）传阅。传阅是公文拟办的一部分。在多种传阅活动中若想取得好的效果，应做到以下几点：一是科学合理地安排传阅路线。二是适当分流。一份公文的阅读者有既阅又办的，也有只阅不需要办的。三是创新传阅方式。如开辟阅文室；设置内部阅文栏窗；利用有关会议集中传达文件；四是要有一套严格而又简便的传阅登记管理制度，既使阅文者便于阅读，又能严格管理。

六、批办

批办就是将公文批交承办部门办理。

对上级来文需要遵照办理和长期执行的，要明确主办部门，转请办理。批办意见要明确，不能只阅不批。请承办部门如何办理，是研究提出意见还是遵照执行，或是综合协调；是正常办还是限时急办，都应该有明确的意见，不能模棱两可。涉及两个以上部门共同承办的，要确定主办部门，这是为了明确承办中的责任。

应该注意的是，在公文送批时，文秘人员要严格按照程序办理，那就是先将公文送分管领导阅批，然后才能送主要领导者阅批。如果把送批程序弄颠倒了，会带来很多麻烦，甚至影响到工作。

七、承办

公文批办后到达承办部门，即进入了承办过程。承办部门收到交办的公文后应及时处理，不得延误或推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，要及时说明情况。对不属本单位或不宜本单位办理的，要及时退回交办部门并说明理由。

八、催办

催办的方式有以下几种：一是电话催办。也是最为常用的一种方式，用电话询问公文办理的情况方便快捷，可以反复使用多次，有利于随时掌握新情况、新进展。二是发催办函(单、件)，此时需要对方按要求填写催办内容，这样便于催办方掌握日后有可查的资料。三是会议催办，召开专门会议催促和了解承办方的办理进度及有关情况。对牵涉到诸多部门的事项，适宜采用会议催办的方式。四是上门催办，针对十分紧迫的重要事项，有关人员到承办事项所在地现场催办，这种方式较前几种效果要好得多，但除非情况紧急时不宜过多使用上门催办方式。

九、查办

查办是公文处理的管理机关或其他专门组织对一些重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。查办与催办都带有监督性质，但又有明显区别：催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文“按时”完毕；查办不仅监控公文的承办过程，重点要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕。催办是以一份公文展开活动；查办则是以一类事情展开活动。在若干份公文都反映同一类事情的情况下，查办往往针对这类情况展开活动。

十、注办

由公文的承办人在承办公文的过程中，将承办活动中的情况记录在《文件处理单》上，其主要内容有：是否办复，复文号和日期，召开会议的名称和与会人员，决议和结果，电话联系时受话人姓名和通话内容，现场办公的人员、解决问题的方法和结果，主要阅卷人、签注日期等。

办毕公文的处置

一、清退

清退即经过清理将有关办毕的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。需要清退的公文包括：绝密公文、有重大错漏的公文，被明令撤消的公文，仅供征求意见或审阅的公文，一些未经领导本人审阅的讲话稿，其他发文机关指定需要清退的公文。清退公文的办法，或按规定成批定期进行，或随时清退。但不论以何种方式清退，都应该办理一定的手续。对要清退的公文，任何人不允许私自摘录或复制。

二、销毁

销毁即对没有保存价值和可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。需要销毁的公文主要包括：所有没有留存价值的公文，没有留存必要的重份公文，不立即销毁有可能造成失密或样子损坏的公文，一般性的没有保存价值的草稿，印制公文中形成的校样、印版等。销毁的方式有：焚毁、变成纸浆、粉碎、清洗消磁等。但对要销毁的文件必须按照规定履行有关手续，个人不得私自销毁文件。

三、暂存

以不属于上述范围的公文暂时予以妥善保存。

四、立卷与归档

文 章来源

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公文处理 篇2

本文将从公文处理过程的角度谈谈如何提高公文处理质量。

一、从“快、细、密”入手, 提高收文处理质量

收文处理指对来自本机关外部的公文实施处置与管理的办理过程, 包括签收、登记、初审 (拟办) 批办、承办、传阅、催办等程序。

(一) “快”字当先, 保证收文办理时效性。

收文处理工作具有很强的时效性。每一份公文都是有时效的, 公文只有在特定的时间内才能产生效用。文秘人员在平时的收文处理工作中要强化时间观念, 对每一份公文都要及时办理, 整个收文处理过程要做到不拖、不压、不误、不漏。同时要按照公文的性质和内容, 正确区分轻重缓急, 按照急件急办, 特件特办, 保证急件、要件优先, 平件快办的原则处理。在收文处理活动中还应实施科学有效的管理, 简化办文程序, 减少不必要的重复过程, 加强督促检查, 缩短公文运转周期。例如, 对于有明确时限要求并且距离办理时限较近, 或者一些需要相关部门进行较长时间进行准备的公文, 可在送校领导阅批的同时, 根据情况, 先复印一份送职能部门, 让承办部门有充裕的时间进行办理, 这样既保证领导及时批办, 也给相关部门承办提供了良好的条件, 提高了办理质量。总之在收文处理过程中要做到签收及时, 登记细致, 初审认真, 拟办准确, 按照领导批办指示迅速合理确定承办部门, 及时将文件转发传阅承办部门办理。在办理过程中要适时进行催办, 真正做到及时、适时、高效地处理好每一份公文, 切实保证收文处理的时效性。

(二) “细”处着眼, 保证收文处理程序的可控性。

收文处理包括签收、登记、审核 (拟办) 批办、承办、传阅、催办等多道程序, 每一道程序都要求文秘人员认真细致办理, 才能保证收文处理程序在处理人员的控制下安全有序进行。比如在签收环节要做到仔细核对收文数量、时间、收文编号等相关要素, 做到签收准确, 这样既保证了文件的安全交接也可避免以后万一出现文件丢失时因签收要素不全等原因致使交接双方互相推诿, 造成不必要的麻烦。登记也需文秘人员将文件标题、来文机关、来文时间、密级等重要信息进行细致登录。这项工作虽然琐碎, 但在以后文件查找过程中却可以发挥意想不到的作用。登记后公文的拟办、批办、承办、传阅、催办等程序也都需要文秘人员细致耐心的工作, 比如拟办方案的确定和批转给领导批办就需要处理人员熟悉部门职责并清楚领导分工, 并按照职责和分工情况细致合理的确定拟办方案并决定批转给哪些领导批阅。再有, 接到领导批阅完的文件时, 也需要公文处理人员根据领导批办意见确定承办部门, 这更是一项需要严谨细致精神的工作, 因为如果错误处理领导批办不但会贻误公文处理时机, 更有可能出现重大工作失误, 甚至给单位造成重大损失。所以, 公文处理过程中每一道程序都需要处理人员付出百倍的细致, 可以说多细致都不为过, 只有这样才能保证公文处理过程严密可控, 从而发挥公文的最大效力。

(三) “密”字记牢, 保证收文处理的安全性。

安全性是从保护公文自身安全、价值方面对公文处理提出的要求。主要包括保密安全、保管安全、销毁安全, 而保密安全是文件处理安全的核心。国家秘密的绝大部分都要进入公文, 对于高校来说, 收文过程中接触到涉密公文主要是上级来文中的涉密文件。当前, 保密工作面临错综复杂的局面, 国内外的各种各样的势力, 都试图通过公文渠道窃取秘密情报。对此, 作为文秘人员必须有足够的警惕性, 所以在平时的收文处理过程中要时刻牢记“密”字, 对于涉密公文要按照保密规定进行签收、登记, 呈领导签阅密级文件要严格按照密级文件的管理要求, 限制知悉范围, 在涉密文件传阅过程中要严格按照传阅纪律进行, 避免出现文件横传直报现象。还要做到涉密文件不上互联网及其他公共信息网络、不擅自复印、不擅自携带密级文件外出。在承办过程中如出现需要职能部门人员阅知或处理涉密文件, 要严格按照规定请相关人员到涉密文件阅文室阅文, 并做到严格控制文件知悉范围, 保证文件安全。做到涉密文件清退做到准确及时。再者, 在收文处理过程中不但要保证涉密文件的安全, 其他普通文件的安全性也要保障, 做到及时处理, 妥善保管, 合理归档, 避免发生丢文、损文现象。总之, 文件的安全性是公文处理过程中的重要基础和前提, 在收文处理整个过程中, 文秘人员都要牢记“密”字当头, 严把安全关, 保证收文处理过程的安全性。

二、从“严、宽、勤”入手, 提高发文处理质量

发文处理指在高校内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动过程, 也是发文机关履行法定职责, 表达自身意志和愿望, 收集、加工和记录、传递有关信息, 由众多工作人员共同参与的集体创造性活动过程, 包括:拟稿、核稿、会签、签发、登记、印制、核发等程序。

(一) “严”字第一, 保证发文处理的准确性。

发文处理第一要求准确, 因为只有准确无误的公文才能正确表达发文机关的意思, 才能发挥公文的真正作用, 所以在发文程序上要严格把关, 确保发文处理质量。

首先, 要严格按照有关规定, 在办文程序上要严格执行“两个不准”, 即:起草的公文不经办公室严格审核, 不准送领导审签;内容涉及几个部门, 在未与有关部门协商并取得一致意见时, 办公室不予登记。

其次, 在发文处理过程中应严格把好四道“关口”。一是严把公文拟稿关。起草公文前先要摸清发文意图, 吃透精神。拟稿时, 力求做到内容上求实, 格式上求严, 文字上求精, 篇幅上求简。二是严把审核关。在公文审核中要着重严把政策关、文字关和格式关, 以此来保证公文的质量和水平。文字审核方面, 主要看观点是否明确, 内容是否充实, 结构是否严谨, 文风是否端正, 文字是否简练, 条理是否清楚, 避免把粗制滥造的公文草拟件随意呈送给领导签发。格式审核方面, 重点检查公文的版头、发文字号、签发人、标题、正文、附件、发文机关署名、成文日期、版记等是否规范。三是严把印制关。文件的打印校对是形成文件的最后关口, 稍有疏忽, 就有可能出错, 一旦发出, 就会产生一定的不良影响。因此, 要认真核校, 确认无问题后, 按照准确、及时、规范、安全、保密的原则进行印制。四是严把核发关。对印制好的文件要正确加盖公章后经认真清点、登记后及时发送或上校园内网, 并严格执行发文登记制度, 提高文件发送的时效性和准确性。

(二) “宽”处用力, 提高发文处理的灵活性。

发文工作不仅需要一丝不苟的严格性, 同时也具有一定的灵活性, 而这种灵活性主要体现在文秘人员对待发文工作所涉及人员的态度上。在平时的工作中, 文秘人员面对的是高校各职能部门的发文人员, 由于各职能部门中从事发文工作人员具有很强不确定性, 而且人员流动性也较大, 再加之有的发文人员年龄偏大, 使用计算机等现代办公设备能力不强, 决定了文秘人员在控制发文流程中要充分考虑到现实情况, 从“宽”处用力, 灵活处理各方面发文人员的切身诉求, 在严把质量关的同时充分展现灵活性。比如, 有时候拿着公文来到办公室的是不经常发文的人员, 对于发文的具体流程和格式要求都不熟悉, 这时文秘人员就要耐心的向其讲述拟稿、核稿、会签、签发、审核、印制的具体流程, 并对公文格式详细讲解, 力求初次发文的职能部门人员能够明白具体流程并按照公文标准格式成文, 但在现实工作中, 很多情况下是办文人员了解的具体流程和格式后回去做文, 但实际呈现在文秘人员面前的公文成稿还是会出现这样或那样的问题, 这就需要文秘人员耐心细心地指导办文人员将公文按照流程和格式完成好。这其中文秘人员可能要付出很多心力, 很多情况下还可能会自己动手帮助办文人员修改文稿或格式, 以保证文稿符合规范, 这其实也就是发文过程中文秘人员“宽”处用力的具体体现, 只有本着精益求精、严格待文、宽以待人的精神, 发文工作才会既有准确性又有人情味。

(三) “勤”字为本, 把握发文处理的规范性。

发文处理的规范性是发文工作的内在需要, 发文处理人员要做到“勤”字为本, 准确把握发文处理工作的规范性。

首先, 要做到“脑勤”, 就是要勤学习、勤思考。学习公文处理工作规范, 思考做好公文处理工作的好方法、好途径。2012年4月, 中央下发了《党政机关公文处理工作条例》, 该《条例》是文秘人员学习的重要内容, 是做好公文处理工作的根本指针, 学习和吃透《条例》内容对于保证发文处理的规范性具有重要指导意义。

其次, 在发文工作中, 文秘人员还要做到“手勤”, 就是要勤总结。在平时的学习中注意将其他单位或其他文秘人员好的经验、好的做法总结起来为我所用, 并在不断总结的基础上制定本部门或本单位的公文处理规范或相关制度, 做到学习有真知, 总结有卓见。

再次, 要确保发文处理的规范性还应做到“口勤”, 就是要勤宣传、勤汇报。在平时的工作中难免会遇到有的办文人员不理解文秘人员工作, 以为发文只不过是小事, 不必太较真, 对于文秘人员关于格式的要求有时会不理解, 认为是小题大做, 要减少这种情况就需要发文处理人员在平时的工作中做到积极宣传, 利用各种方法将发文处理规范的重要性告诉发文人员, 让他们真正理解发文规范性不仅关系到发文质量还会对实际工作产生重要影响。再有就是在平时的发文工作中要注意勤汇报, 即要把发文工作中的问题和好的做法主动向领导汇报, 一方面是引起领导对发文工作的重视, 更重要的是要向领导说明情况, 提出解决问题的办法, 让领导重视发文工作, 继而对发文工作给予必要的支持, 提高发文工作的规范性。

三、不断增强责任感, 提高文件整理归档使用质量

不论是发文处理还是收文处理, 最后公文都要进行整理归档。做好文件材料的整理归档, 需要公文处理人员具有较强的责任感, 使文件整理归档工作真正成为提高文件使用效率的重要保障。

首先, 公文处理人员应具有较强的档案意识, 及时收集相关材料。要严格办文登记手续, 发文、收文做到及时登记, 处理完毕后及时向办文人员收集需存档文件原件, 在承办、催办各类文件时要自觉主动地将应归档的文件材料收集齐全, 对本部门重大活动形成的文件材料及时收集, 对临时性大型活动, 主动收集有关的文件及声像等多种载体材料, 还要做好电子文件的登记、接收和记录。

其次, 要不断增强责任意识, 积极参加档案业务培训, 不断提高业务素质, 提高文件整理归档规范化水平。

浅淡如何提高机关公文处理水平 篇3

摘要：公文处理工作是机关实现职能、处理工作的重要形式和手段，公文处理水平的高低既是对文书人员素质和能力的一种考验，又是对公文处理精益求精的具体体现

关键词：公文处理；严谨；细致

公文处理工作是机关实现职能、处理工作的重要形式和手段，它的工作量大、面广、头绪多，稍有不慎就会出现纰漏。如何提高机关的公文处理水平，笔者认为应从以下五个方面做好工作。

一、夯实基础，严谨规范地做好文件的登记工作

文书处理要坚持集中统一管理的原则，这就要求文书人员一定要严把收文关口，认真做好文件的签收登记工作。无论是下发的文件、通知，平级单位发来的函件，还是下级报送的请示、报告，都应做到专人来统收、统办、统管，以便于规范管理、查阅利用。有的单位或部门，文件签收不定人，对于每天来自各方面的文件，办公室的几名工作人员，每人都能拆阅文件，这样会导致文件遗失或接收不及时，因此，正确的做法一是指定专人，二是及时登记。文书人员对来文核对无误后，要快速签收，然后详细登记。目前，大都采用电子表格登记（即excel 表格），盖签收章、编流水号并准确填写公文处理单，送部门负责人签批。

二、把握领导批示，科学有效地做好文件的传阅工作

为便于领导更好地批示，文书人员要根据实际情况需要做好文件的分类叠放工作。就是要把来文按一定的类别、一定的内容摆放在一起呈领导阅批。一般将最重要的文件放在上面，依次类推。那么哪些文件是最重要的呢？ 标准是什么？

这就需要文书人员必须先阅读一下文件的内容，将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面，而那些关系不大的文件放在最后。在处理过程中，要准确理解领导批示意见，凡是批示意见中涉及到的领导和部门要一一传阅到位，不能随意简化传阅程序或扩大传阅范围。对于呈批件，严格按程序办理，对于请示件要按领导职务由低到高的顺序呈批，确保级别较高的领导对其他相关领导同志的意见、态度有一个全面把握，便于拍板决策；对于报告件则要按领导职务由高到低的顺序呈批，确保级别较高的领导第一时间了解情况。无特殊原因，不越位传阅，更不能随意颠倒文件流向。在传阅文件的过程中，要随时做好文件流转的登记工作，理清领导批示内容、办理程度等情况，做到每一份文件的处理过程都有一条清晰的运转轨迹，便于领导在文件运转期间随时调阅。

三、讲究时效，灵活多样地做好文件的催办工作

公文在传递、办理过程中，都有明确严格的时效要求。“及时” 是确保公文处理工作时效性的基本前提。文件传阅时，要随到随办，不积压、不拖拉、不误事，这是公文处理工作时效性的最基本要求。机关工作处于组织和领导地位，从某种意义上讲，时效性的强弱，直接影响和决定着整个单位的工作效率。文书人员必须具有较强的时间观念，在各个环节上尽可能化繁为简，使文件流程简捷，管理科学，操作手续简便，最大限度地提高文件管理效率。送阅文件时，如果领导外出不在办公室时，文书人员要根据文件承办轻重缓急情况，一方面将文件精神电话告知分管领导，一方面将文件超前性地复印给承办部门，提前承办，以不耽误工作；如果领导忙于其他事项忘记批阅文件时，文书人员要适时委婉地予以提醒。

对需要催办事项的文件，文书人员转办后，要跟踪文件的落实情况，可采用灵活多样的形式，主动联系对方，不能将领导批示的文件送达具体承办部门就万事大吉、不管不问了，而要定期对所办的文件进行核查，跟踪督查落实情况，杜绝文件压误或漏办，确保承办部门在要求时限内落實承办事项。催办可采取发催办单或打电话询问等形式进行，对紧急重要文件，可专人专件跟踪催办，切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完结，应及时注明落实单位、落实时间和落实结果，并将办理情况进行整理后，反馈批示领导和分管领导阅知。重要文件，视具体情况，应随时反馈。因此文书人员一定要增强时间观念、效率观念和程序观念，一旦超过时限就可能错过时机，贻误工作，造成损失。

四、严细认真，善始善终地做好文件存放和归档工作

公文办完后，文书人员要把这些文件有序地存放，也可把一些重要的文件归类存放，比如涉及本单位改制的、单位名称更换的以及领导职务任免的可以单独存放，这样查找起来方便；还有一些将来要归档而且利用率较高的文件，也可复印多份或扫描成电子版存放于电脑里，以备查取。年终根据文书立卷、归档的有关规定，及时分类整理，定期向档案部门移交。归档工作是文书处理的最后环节。文书人员要站在对历史负责的高度，认真做好每份文件的归档工作。

五、严守保密制度，认真做好文件的安全保密工作

在机关公文运行中，经常涉及到一些秘密事项的内容，文书人员要严格按照《中华人民共和国保密法》的要求，积极做好涉密文件的各个环节工作。严格按照文件自身的保密要求和阅知范围办事，在运行和处理中妥善保管。文书人员是涉密文件的直接接触者，必须牢固树立保密观念，时刻注意并经常检查自身的言行，办理好、保护好自己每一份涉密文件，确保安全保密。

公文处理办法 篇4

第一章

总 则

第一条 为提高公司公文处理的效率和质量，参照国家的有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法所称公文，是指公司在行政管理和业务经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全和规范。

第五条 综合管理部是公文的归口管理部门，主管公司公文处理工作。综合管理部负责建立健全公司有关公文管理的工作制度,并组织实施;负责公文从收发、审核、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁的全过程管理;督办公文的运转和实施情况。

第六条 综合管理部应当配备文秘人员负责公文处理工作。

第二章

公文种类、公文类别及使用范围

第七条 公文种类主要有：决定、决议、通知、通报、报告、议案、请示、批复、函、会议纪要，规定、办法、细则等。

第八条 各类公文的使用范围。

一、决定、决议

决定适用于对重要事项或者重大行动做出的安排，人事任免，奖惩有关部门及人员等。

决议适用于经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的重要事项。

二、通知

适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施，传达上级有关单位的指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；印发公司领导的讲话等。

三、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况等。

四、报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。

五、议案

适用于向股东会、董事会等提请审议事项。

六、请示

适用于向上级单位或领导请求指示、批准的事项。

七、批复

适用于答复下级或相关部门的请示事项。

八、函

适用于平级单位之间或不相隶属单位之间相互商洽工作、询问、或答复问题等。

九、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项，主要包括：股东会纪要、董事会纪要、执行董事会纪要、监事会纪要；总裁办公会纪要；公司工作例会纪要；业务评审会纪要；专题会议纪要等。

十、规定、办法、细则

适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范或对上级主管部门制定的法规、规章提出贯彻实施意见。

第三章 发文办理

第九条 发文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送单位、校对人和印发日期等部分组成。

一、版头应为*******公司加“文件”两字组成。版头一经确定，应长期沿用。

二、发文字号应当包括单位代字、发文年份、发文顺序号组成。

三、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。标题中除书名号外，一般不使用标点符号。

四、正文为公文的主体，包括事由、要求、建议和措施等。

五、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，并按其性质、级别或惯例依次排列。

六、抄报单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的上级单位；抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的同级单位、下级单位或其他相关单位；内部发送指需要执行或知晓公文的各部门及其领导，抄报单位与抄送单位应当使用全称或规范化简称，并按上级、平级和下级的次序排列。

七、公文除会议纪要外，应当加盖印章。用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。

八、公文应标注主题词。公文主题词一般不超过5个。标引顺序为先标类别词，再标反映公文内容的关属词，最后标反映公文形式的类属词。

九、公文成文日期以签发人的签发日期为准。

十、公文文字从左至右横写、横排。

第十条 公司发文按行文关系、方式和内容等的不同，划分为不同的类别。使用“*******公司文件”文头的文件，主要包括:“**发[ ]××号、**办发[ ]××号和*****（部门）[ ] ××号”。

“**发[ ]××号”主要为对外发文时使用，包括请示、报告、函等文种。

“**办发[ ]××号”主要为公司对内发文时使用，适用于发布章程、办法、规定、实施办法、实施细则、操作规程、人事任免，以及重要会议的领导讲话和会议纪要等，包括决定、决议、通知、通报等文种。

“****（部门）[ ] ××号”适用于各部门内部发文，主要为发文部门内部实施的规章制度等。

第十一条 公文要按照隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送被越级的单位。

除综合管理部外，其他部门不正式对外发文。

第十二条 不相隶属的单位行文应当遵循对等的原则，“明来明去、密来密去、函来函复”。

第十三条 上行文应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他单位，还应写明抄送单位。

“请示”是请求上级单位予以批复的文种，应当一文一事，一般只写一个主送单位，同时需要其他单位研究处理的，应采用抄送形式。

“报告”是向上级单位汇报工作、反映情况的文种，不得夹带请示事项。“报告”中提出的意见和建议，只供上级单位参考而并不要求予以批复。

第十四条 行文应当注重效用，对可发可不发的或能用电话、面谈等方式解决的事项，不要行文。

第十五条 发文办理是指以********公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、会签、签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。

发文的流程：经办人员（拟文）→部门负责人（审批）→综合管理部（核稿）→总经理或分管副总（签发）⇢董事长（签发）→综合管理部（校对、套红、印刷、发送）

第十六条 草拟公文的基本要求

拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。

草拟公文应当做到：

一、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

二、公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。日期应当写具体的年、月、日。

三、公文的结构层次数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”。

四、公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第十七条 办文部门申请发文的程序

拟稿人拟稿后，应在OA系统中提起发文流程，并在线提交至本部门主要负责人审核。拟稿部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、政策性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，审核无误后，部门主要负责人在OA流程中进行审批，签注是否同意发文的意见。

第十八条 公文审核

一、公文送领导签发之前，应先由综合管理部文秘人员进行审核，无误后报公司领导审批。

二、公文审核的基本任务是协助公司领导保证公文的质量。

核稿的主要内容为:是否确需行文；是否符合有关政策；文稿中提出的解决问题的意见、办法和措施是否切实可行；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和公文拟制的有关要求。

三、综合管理部对于审核的公文一般可按三种方法处理：一是做必要的文字修改；二是对文稿改动较多或者不合格的文稿，请原拟稿部门修改；三是建议不办发文或者另行处理。

四、一般公文核稿不超过2个工作日。

第十九条 公文签发的基本原则 核稿后，由综合管理部根据文件的内容送相关部门签署意见，并送公司领导审阅、签发。

公司层面的发文一般由总经理签发，其中规章制度需先经总经理办公会议审议通过；部门层面的规章制度由分管副总签发；特殊要求下需董事会审议通过的规章制度应由董事长签发。

第二十条 发文校对、编号、打印、盖章、分发

一、如公司领导对发文提出了修改意见或发文被文秘修改过，则发文应进入校对环节。公文校对由发文部门负责人亲校，要求做到准确无误；校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。

二、公文编号、打印由综合管理部负责。打印文件必须以经签发的原稿为依据，应忠于原稿，不得擅自改动。如发现明显错误，应与拟稿部门联系。

三、根据发文的形式确定用印种类。公司发文应加盖公章，部门发文可加盖部门章。

四、公文分发。公文发放范围由拟稿部门提出，综合管理部审核确定。需要上级部门批复或相关单位回复的公文，各承办部门应负责跟踪文件的运转情况，并将信息及时反馈给综合管理部。

第二十一条 公文的更改

公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿，经部门负责人审核，交综合管理部核稿后，报原签发人签发。文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放。

第四章 收文办理

第二十二条 公文收文一般包括签收、上传OA系统、拟办、传阅（批办）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。

收文的流程：青岛管理部/综合管理部（收文并发起流程）→综合管理部（办文）→分管副总、总经理、董事长（阅示或阅知）⇢职能部门（处理）→综合管理部（办结）

第二十三条 审核拟办

一、审核：

收到需要办理的公文，综合管理部应当进行审核。审核的重点：来文是否应为本单位办理，是否超过了应办理时限；有关要求是否明确具体等。

经审核，不应由本单位办理的来文，经与对方核对并经综合管理部领导批准后，可退回原单位。处理退文时，应向来文单位说明退文的理由，对于来文不规范但请示事项十分紧急的情况，可采取边受理边补办手续的办法。

二、拟办：

收文流程发起后，由综合管理部根据文件内容、性质分别提出阅知、阅批（处）等拟办意见，按拟办意见送公司领导阅批，或送有关职能部门提出承办意见。

急件和限时办理的公文，应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。

第二十四条 送阅（传阅）和处理

阅处类文件原则上一个部门主办一位领导审批以减少流转环节。对于内容跨越多个部门职责范围的文件，拟办时应明确主办部门和协办部门，由主办部门牵头办理并提出协商一致的意见，对于确实无法统一意见的，应由主办部门如实注明分歧意见，经各部会签后反馈。承办部门接到需办理的公文后，应及时撰写处理意见，并返回综合管理部。

第六章 签报管理

第二十五条 “签报”作为内部文书，是公司内各部门向本级单位领导请示工作、报告情况，以及部门之间协商请办工作、解决具体问题的内部文书工具，是领导决策和部门办事的重要依据。“签报”纳入公文一体管理。

签报的流程：经办人员（拟报告）→部门经理（审批）→综合管理部（拟办）⇢相关部门（会签）→分管副总、总经理、董事长（阅示）→综合管理部（办结）。

第二十六条 签报的种类

签报的种类主要包括：请示、报告和意见。

一、请示：适用于向部门内、公司内领导请求指示、批准的事项，以及商请有关部门办理的事项。

二、报告：适用于向部门内、公司内领导汇报工作，反映情况，答复交办事项处理结果等。

三、意见：适用于对重要问题提出见解和建议等。

第二十七条 签报的适用范围

一、主送公司领导的签报

（一）有重要工作事项,需要提供公司领导知晓或决策的；

（二）根据工作进展情况，提出新的建议、意见或措施的；

（三）部门参加外部重要会议或活动及进行的工作调研等需事后报告的；

（四）公司领导交办事项处理结果等需报告公司领导知晓的；

（五）其他特殊事项需向公司领导请示、报告的。

二、主送有关部门的签报

根据工作分工，需要其他有关部门解决的事项，可以向有关部门签报，要求协助处理。部门在职权范围内能决定的事项，不需签报公司领导或其他部门。

第二十八条 “签报”必须由主办部门负责人（如负责人外出，由部门其他负责人顺序替代）签名。

凡呈送公司领导的签报，由综合管理部审核后统报送公司领导审批。

审批或会签签报应提出明确的批示意见，即“同意”、“不同意”或其他具体意见。

第二十九条 公司领导审批后，由综合管理部将审批结果告知拟稿部门，拟稿部门应抓紧办理。会签的签报需告知有关会签部门。对有公司领导重要批示、需督办的签报事项，由综合管理部立项跟踪督办。

第七章

公文归档

第三十条 公文办结后，综合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等材料，按公司档案管理办法要求立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十一条 公文归档的范围

一、本公司各类发文的原稿、定稿、正本由综合管理部立卷。

二、公司收文包括监管机构和公司股东方等下发的文件由综合管理部负责归档立卷。

第三十二条 公文材料立卷程序

公文材料立卷程序包括：案卷类目的编制、文件的平时归卷。

一、案卷类目的编制

综管部文秘应根据本部门工作情况和任务，按照便于管理、查找、利用的原则制定本部门的案卷类目，对具有保存价值的文件及时收集、归档。

二、文件的平时归卷

根据案卷类目的条款名称，为每一条款准备一个卷夹。文件处理完毕，立卷人员根据文件所针对的条款，归入有关卷夹内，以备查找。

第八章 公文管理

第三十三条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部主要负责人批准，可以销毁。

第三十四条

公司人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。

第九章 附 则

第三十五条 本办法由综合管理部负责解释，经总经理办公会议审议通过后，自公布之日起执行。

附件： 公文格式要求

一、公文用纸

对外发文（包括通知、通报、请示、报告、批复、函等文种）一律采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

二、公文排版格式及装订要求

发文文件版心：225mm（高）X 156 mm（宽），公文版面要干净无底灰，字迹清楚无断划。公文应左侧装订，不掉页。

三、公文眉首要求

公文眉首，一般是指首页红色反线以上部分，包括文件名称（发文单位标识）、发文字号等内容。

（一）版头

版头应为*******公司加“文件”两字组成，应居中印在公文首页上部，用1号黑体字。海协办发文件用白头文件，其余发文用红头文件。

（二）发文字号

由发文单位代字、年份和序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。用小三号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不加“第”字。

（五）签发人，上报公文应在发文字号右侧标注“签发人： ”，用小三号仿宋体。

（六）横隔线，隔开公文版头部分与行文部分的红色横线，居中，位于发文字号下方。

四、公文主体要求

（一）公文标题

红色反线下空1行，用三号宋标黑体，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送单位

标题下空1行，左侧顶格用小三号仿宋体，回格时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。有些不便于在首页列出主送单位的公文，如决定、决议、会议纪要、规范性文件等，主送单位可以写在公文末页抄送单位之前。

（三）公文正文

主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，用小三号仿宋体。

（四）公文结构层次数

第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”。

（五）附件

公文如有附件，在正文下空1行左右，发文单位之上，空2字用小三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如附件名称较长需要转行时，应与附件名称第1个字对齐。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1、×××××××”）；附件名称后面不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

（六）发文单位署名应用全称或者规范化简称，位于正文右下方，字体字号与正文相同。

（七）成文日期

用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，字体字号与正文相同。

（八）公文主题词，位于公文末页抄报（送）单位上方，词目之间应有一字间隔，用小三号黑体。

（九）公文生效标识

成文日期右空4字，加盖印章即可，印章应上具正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当下弧有文字时，采取中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

五、公文版记要求

（一）主题词

“主题词”用小三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用小三号仿宋字；词目之间空1字。

（二）抄报、抄送单位

公文如有抄报、抄送单位在主题词下1行；左右各空1字，用仿宋小三号字标识“抄报”或“抄送”，后标全角冒号；抄报或抄送单位用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报或抄送单位对齐；在最后一个抄报或抄送单位后标句号。

（三）印发单位和印发日期

位于抄报或抄送单位之下占一行位置；用仿宋小三号字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

六、行距和页码要求

行距：根据发文文字多少，可选择多倍行距中的1.25倍行距或1.5倍行距

公文处理制度 篇5

为保证公文处理的规范性、时效性、保密性，提高公文质效，严格运转程序，特制订如下制度。

一、上级文件传递制度

1、凡省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室及上级部门主送市委、市委办公室的文件、电报、函件、资料（以下简称“上级来文”），均由文书科处理。收文后农件清点登记，对需传阅、办理的上级来文，应附上公文处理签，认真填写有关栏目，特别要写明收文时间和紧急程序，准确拟出传阅及初步处理意见，送分管领导阅批后，按阅批意见做好送阅等续办工作，确保上级来文办理的时效性。

2、对上级（包括军分区）文件，应及时发市政府办一份，及时送阅。并严格按有关规定控制阅文对象，既不漏传，又不随意扩大阅文范围。

3、对省委与省政府、省委办公厅与省政府办公厅、黄冈市委与市政府、黄冈市委办公室与市政府办公室联合下发的传真电报，市委办和市政府办各持一份，分头办理。

4、对转发性上级来文，合理拟定分发意见，送请分管领导阅批后，按批办意见在公文交换中心统一分发并办理登记手续。

5、省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室及两级领导转来的督查件，签收后及时办理移交登记手续，转市委督查室办理。省委、省委办公厅及黄冈市委、市委办公室领导转来的批示件，签收后必须将来文单位、公文标题、收文日期、份数、密级、紧急程序等逐一填写清楚，附上公文处理签，送请分管领导阅批，并按阅批意见送相关领导阅示（转办）。

6、办理上级阅件按以下程序运行：接收（接收机要局、邮政局传递的主送市委、市委办公室的上级函件、传真、电报应逐件清点，并办理签字手续）。登记（对收文的编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、缓急程度、份数、分送范围等逐项进行登记）。分送（根据阅件的级别和内容确定文件的分送范围；在文件份数允许的情况下，主要领导每人一份；对份数少，又不便复印的文件，采取传阅的方式）。送批（填写公文办理传阅单后，送分管领导阅批）。传阅（根据批办意见送阅，一般先送主要领导，依次传下去）。归档（适时将传阅完的文件收回归档）。

7、办理上级办件按以下程序运行：接收（接收机要局、邮政局传递的主送市委、市委办公室的上级函件、传真、电报应逐件清点，并办理签字手续）。登记（对来文的编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、缓急程度、份数、分送范围等逐项进行登记）。拟办（根据办件内容拟定送阅对象和承办单位）。送批（填写公文办理传阅单后，送分管领导阅批）。传阅（按批办意见送阅。一般先送分管书记、办公室主任，后送其他相关领导；综合性、全局性的先送主要领导；需要急办的先送分管领导，再送主要领导）转办（根据领导批示、批阅意见转相关单位办理）。催办（及时回收办毕公文，按档案整理要求及时归档）。

二、本级来件办理制度

1、凡镇处和市直部门的来文、来电、来函，本级领导的批示（除督办件外），本级领导交办的其他公文的处理，均由秘书科办理。

2、对各镇处党委、市直各部门上报市委或市委办公室的公文（含传真电报），外地有关单位来文、来电、秘书科逐件登记，送办公室相关副主任提出拟办意见后。再送相关领导会签或审批。确定提交书记办公会或常委会讨论决定的，统一由秘书科汇总。

3、对必须处理的公文、电函等，要实行催办，一般件3天催办一次，急件随时催办，提高公文运转时效。对重要紧急来文、来电，要在1小时内送办公室和市委领导阅处。对所有来件的办理结果必须及时向来件单位回复，并做好办毕后的归档工作。

4、严格按照密级文件的管理办法，办理同级领导的批示件。对领导批示件不得擅自超范围传递、扩散，未经领导同意不得擅自复印领导批示件。领导批示件办理完毕后，应按程序及时清退、立卷、归档。

5、收文办理按以下程序运行：受理（确定来文是否受理，对不规范的来文一般不予受理）。登记（对来文的编号、单位、时间、文号、标题、密级等进行登记）。拟办（填制公文处理单，提出拟办意见）。送批（送分管领导审核）。传阅（按拟办意见进行传阅）。处理（按来文内容和领导批示意见进行分类处理，属阅知型的文件直接归档存查；需要发文的文件转入发文程序；属办理型的文件按领导批示意见办理，并及时与承办单位联系办理情况，办理完毕后回复领导）。归档（回收办毕公文，进行归档处理）。

三、本级发文管理制度

1、凡市委文件（市委、市政府文件），市委办公室文件（两办文件），常委会议记录、纪要、专题会议纪要等，由秘书科拟稿、审核、送签、登记，由文书科拟定文号、审核文种、印制、分发。

2、公文的起草、审核、制发应严格执行公文处理条例的有关规定，做到规范化、制度化、科学化。

3、严格控制发文范围。对中央、省委和黄冈市委已公开发表或已发至乡局级的文件不再印发；大众传媒已经公布的不再印发；上级已经有明文规定的不再印发；开会作了布置的不再印发；能以电话通知、口头传达、传真、电报等形式下发的不再印发。

4、减少《武办通报》发文。对时限性强，且不属全市全局性的重要工作的领导讲放三律由会议承办单位自行印发“白头”讲话稿，对全局性的重要工作的讲话，需印发《武办通报》，须报经办公室分管的副主任签发。

5、严格控制转发文件。属于部门职权范围的事项需要发文的，一般由部门发文或者几个部门联合发文；市直部门需要上报或转发上级部门文件的，由部门发文；确需市委、市政府或两办转发的文件，要严格审核，经主要领导审签后印发。

6、严格控制党政联合行文。属于政府职能范围的事项，原则上不联合发文。

7、市直部门要求以市委或市委办名义发文的，由部门起草，代拟稿送秘书科初审。对代拟稿未以部门正式文件上报，或未经单位负责人签署意见的不办理；需发附件但附件不完整或不适宜的不办理；内容涉及多个部门，部门意见不全或有关问题协商不一致的不办理；不符合上报文件格式要求的不办理；不按程序运作、公文倒流的不办理。

8、认真做好同级公文的审核把关工作。对公文的审核，重点要把握是否应该发文，是否符合国家的法律、法规、政策及有关规定，是否与此前文件、相关文件发生冲突，是否符合文种使用、公文格式、呈批程序等有关规定，凡不符合上述规定的公文均不得送领导审签。

9、严格公文签发权限。凡属市委文件及常委会议纪要，须经市委书记或市委书记委托副书记、秘书长签发后，方可付印。凡属市委办公室文件须经办公室主任签发后，方可付印。其它公文须经相关领导审签后，方可付印。

10、坚持联合行文会签程序。市委、市政府联合发文，由市政府办主办的，须先由市政府主要领导审签，再送市委主要领导签发；由市委办主办的，先由市委主要领导审签，再送市政府主要领导审签。市委办公室、市政府办公室联合发文，按上述顺序分别由政府办主任、市委办主任签发。

11、提高公文印制质量。对经领导审核、签发的以市委、市委办名义形成的文稿及领导讲话文稿等，秘书科要及时向文书科移交。文书科对秘书科转来的以市委、市委办名义形成的公文定稿进行复核，看领导审核、签发手续是否完备，看定稿格式是否符合《条例》规定。对未经秘书科办理或审核、签发手续不完备的文稿，文书科一般不予登记、编号。对紧急公文应在公文定稿上注明紧急程序，便于合理安排印制。

12、对秘书科移交的规范公文定稿，文书科应及时分类登记、编号，准确确定公文主题词和文件印制份数，交文印室打印。领导交办的紧急公文随印随发，一般公文自接收登记之日起3日内发出，特殊情况最迟5月内发出。

13、严格公文校对。对经领导审核、签当定稿的公文要忠于原稿，不随意改动；遇有疑问，应及时与审核人或起草公文的相关科室会商。

14、规范公文分发。严格执行《中国共产党机关公文处理条例》，坚持“党的机关公文一律只发组织，不发个人”的原则。凡套用市委及市委办公室“红头”且编有发文字号的正式公文一律通过公文交换中心分发至各有关单位，不在会上发给个人。

15、对市委、市委办公室向省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室报送的文件，应规范行文格式，加盖印章，严格按《条例》和省委办公厅厅函[1989]102号文件要求办理。

16、公文办理完毕后，应根据有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷、归档。市委全会、市委工作会议及市委办公室召开的会议结束后，以文书科为主，秘书科、综合科等相关科室积极配合，将各科室经手办理的会议材料收集齐全，移交文书科归档。联合办理的公文，主办单位应将原件立卷。

17、在公文办理过程中要注意保密，特别要注意省军级文件，“三密”文件、请示、报告、汇报材料、接待活动方案及办公室有关内部事项的保密。办公室各科室应明确专人负责密级公文和内部资料的管理，密级公文应存放在带锁的柜或抽屉里。

18、发文办理按以下程序运行：受理（秘书科确定发文类型）。登记（对来文的文种、文号、标题、时间、密级等进行登记）。拟办（对文件的标题、文字、内容进行审核，提出拟办意见，填制发文办理单）。核稿（送分管领导核稿，重点在政治观点、政策条文上把关，必要时与相关部门讨论、审核）。会签（按批办意见送审、送签）。复核（送文书科复核审签手续及文种、格式）。编号（按不同文种编号、确定印数）。印制（确保印刷校对质量和出厂时间）。分发（填写发文通知单，送公文交换中心分发）。

四、公文保密管理制度

1、公文保密的基本要求。市委办公室各科室都应本着“方便工作，利于保密”的原则，按照“准确、及时、安全、保密”的基本要求，管理好密级文件，做到不失泄密、不积压、不漏传、不误事。文书科在公文保密工作中负有牵头、把关之责。对出现失密、泄密事故的，要追究当事人责任，产生严重后果的要给予纪律处分。

2、加强对省军级文件和密传电报等传阅文件的保密管理。送给领导传阅的公文，文书科应做好送阅登记，同时提醒领导秘书注意阅读文件的时限要求，督促领导对急件、密件随送随阅，并做到阅后签名及时退还。特别是省军级文件，应做到当天送阅当天收回，专人管理，专柜存放，不外借、不复印、不横传，不随意扩大阅读范围。密传电报和其它传阅文件，由文书科按分管领导的批办意见传阅、办理、归档，于翌年3月底以前收回发出的密传电报和其它传阅文件，酌情存档或集中销毁。

3、加强对领导文件的保密管理。发给市委书记的“三密”文件，由文书科负责及时逐份登记，领导同志的秘书到文书科办理签收手续，一般每周1—2次。领导秘书应加强对公文特别是上级密件的保密管理，注意提醒领导，不携带密件出差，密件应存放在符合保密要求的文件柜内。发给领导的“三密”文件，由领导秘书负责于翌年3月底以前依据“发文签收登记簿”向文书科清退。

4、加强对办公室内部各科室文件、资料的保密管理。各科室应明确一人负责，及时到文书科领取有关公文。要加强密级公文、密传电报、领导批件和内容资料的保密管理，密件应存放在符合保密要求的文件柜内，翌年3月底以前将密件和不需留用的公文向文书科清退，并办理注销手续。

5、严格控制密件的翻印、复制。近有关规定，所有中央文件和中央负责同志的内部讲话稿、省级、黄冈市级绝密文件、密码电报一律不得翻印、复制；省委、省委办公厅及黄冈市委、市委办公室文件须经办公室主要领导批准，并办理准印证后方可在保密局定点单位复印，复印件同正式文件一样保管。

6、加强对计算机的保密管理。办公室所有计算机均应严格执行《计算机信息系统保密管理暂行规定》，凡与机要保密信息网联接的单机，不得联通因特网。各科室计算机应采取访问控制、数据保护和系统安全保密监控等管理技术，存储有未采取安全保密措施的数据库的单机，不得联网。计算机信息网络要实行严格的主管领导安全责任制的和追究制。

7、严格密件销毁的管理。对清退回收不须留存的上公文集中送保密部门指定造纸厂销毁，严格按有关保密要求履行监销手续，做到专车专人运送，全程监督销毁。各科室和所有文件、材料、资料、报纸等，一律送文书科回收，严禁擅自按废旧报刊出售，由此而发生失密、泄密事故的，按保密纪律查处。

五、印信管理制度

1、市委、市委办公室的印信（以下简称印信），实行专人管理，专柜存放。/

2、使用印信必须经领导同志批准。使用市委的印信必须由市委书记批准。使用市委办公室的印信必须由市委办公室主任批准。

3、打印制发的市委、市委办公室文件，可凭领导同志签批意见为依据用印。有固定版头发文字号且印刷份数在100份以上的公文不加盖印章。

4，使用印信必须进行登记，长期保存，以备查考。

5、因工作需需，须带加盖印章的空白介绍信的，一般控制在2份之内，外出未用或未用完的，要如数退回文书科。

6、印章只限于办公室内使用，不得带出机关。使用时不得离人，用毕后及时锁入保险柜。下班时应对保险柜进行检查，做到安全保密。

7、套印市委、市委办公室的印模时，应由专人负责，印毕后及时收回。

一、办文程序和标准

（一）目的

通过制订公文办理标准，规范办文、发文程序，提高办文、发文的效率和质量。

（二）适用范围

1.xx某地安全生产监督管理局（以下简称某地安监局）：

（1）各生产经营单位的请示、报告件的处理。

（2）上级来文、批示及平级、不相隶属单位来函的处理。

（3）某地安监局业务范围内文件的制发。

（4）其他文件的办理。

2.xx某地安全生产委员会办公室（以下简称某地安委办）

（1）各乡镇人民政府，某地直各办、局，各生产经营单位的请示、报告件的处理。

（2）上级来文、批示及平级、不相隶属单位来函的处理。

（3）办公室业务范围内文件的制发。

（4）其他文件的办理。

（三）职责

1、某地安监局局长（某地安委办主任）对公文办理工作负总责，副局长协助分管。

2、各有关股室负责来文的办理及相关公文的起草和审核。

3、人秘股负责文件的印发及跟踪落实领导签发文件的办理情况。

（四）公文办理要素

1、收文要素

收文登记、签收、评审、拟办、会办或法核、领导签批、办复或拟文、存档。

2、发文要素

拟稿、核稿、审稿、签发、校核、印发、存档。

（五）收文办理程序和标准

1、收文登记：人秘股为接文股室，其他股室和分管领导原则上不直接受文，单位直接送达的要转人秘股登记。人秘股要指定专人对所有来文做好登记，做到不遗漏、不缺件；文件登记要按顺序分类编号；人秘股收到来文后，要审核来文是否符合公文规范；对不符合规范的公文，直接送达的，应当面告知送达人修改完善后重报，通过邮寄、收发渠道送达的，一日内办理退文手续。经审评符合公文要求的来文，填写公文处理笺后，统一送分管领导办理。收文登记工作要在收文后一个工作日内完成。急件、特急件随到随送、随批随办。

2、拟办：人秘股股长按有关规定提出拟办意见。来文所附资料不全的，督促来文单位限期补送；涉密公文、重要紧急公文，按有关规定提出确定密级、紧急程度的意见。该项工作一般在一个工作日内完成，需来文单位补送材料的，办理时间顺延。

（1）拟办意见应以国家法律为依据，体现依法行政。

（2）拟办意见要字迹清楚，观点明确，具有积极的建议性和较强的可操作性。

（3）落款应签署姓名和时间。

3、会办或法核：需征求部门意见的，分送相关部门，人秘股负责催办，限期办结，注明逾期视为同意；涉及法律法规性内容，需进行会办或法核。会办或法核工作要在3-4个工作日内完成。

4、领导签批：局长（主任）或分管副局长根据拟办意见，在规定时间内作出批示。各层级签批均要在1个工作日内完成，并签署审核人姓名和时间。如分管领导不能直接批示，可电话请示，事后补批。

5、办复或拟文：对领导的批示件，承办股室要指定专人尽快落实，做好股与股之间、各股与部门之间文件的移交登记签收，以便查找文件去向，确保文件不丢失、不遗漏。人秘股要按时督促检查领导批示件的落实情况，及时反馈信息，确保领导签批的文件件件有落。

（1）需提交局长（主任）办公会议研究确定的签批件，在领导签批后，由人秘股收集，按办会程序控制。

（2）需发文的签批件，各相关股室要尽快拟文下发。该项工作要在领导签批后2个工作日内完成。

（3）需送有关部门办理的事项，要尽快通知有关部门办理；领导已作明确批示，可不发文的，由人秘股将领导批示连同来文复印，转送有关部门或单位。该项工作要在1个工作日内完成。

6、存档：已经办结的来文，要将原件及相关资料存档。

（六）发文办理程序和标准

1、拟稿：拟稿工作由相关业务股室负责；文稿形成后，应将附件、会签件、依据材料等附于文稿后，完整反映成文过程；拟稿完毕后，签署拟稿人姓名和日期。拟稿工作原则上要在1个工作日内完成，最长不能超过5个工作日。

2、核稿：业务股室将草拟的文稿送综合股核稿，核稿如发现问题，由综合股提出处理意见或建议，由主办股室补充、修改。核稿完毕后，应签署核稿人姓名和日期。核稿工作要在1个工作日内完成。

3、审稿：综合股核稿后，将文稿送人秘股股长审核。人秘股股长审核后，视具体情况呈有关领导审核、签发。审稿完毕后，应签署审稿人姓名和日期。审核工作要在1个工作日内完成。

4、签发：审稿后，由人秘股将文稿送局领导签发，签发工作原则上要在1个工作日内完成。如领导出差，以电话请示，事后补签。

（1）以xx某地安全生产监督管理局名义行文的，由人秘股负责呈局长、分管副局长签发。内容重要、涉及面广的，应由局长签发。除特殊情况外，局长、副局长不签发未经核稿、审稿的公文。

（2）以xx某地安全生产委员会办公室名义发文的，由人秘股负责送办公室主任签发。

签发人应签署明确意见，并签署姓名和日期。其他审批人圈阅，应视为同意。

5、校核：

（1）经签发的公文，由人秘股编文号，并负责体例等方面校核。

（2）经校核的公文，由人秘股出公文校样，才能付印；校对人员应对公文进行全面校对，包括文种、格式、文号、文字、标点符号、发文范围等，如发现问题，应作技术处理。校对人员欲对公文内容作更改的，应报请审稿人、签发人同意。校对完毕后，应签署校对人姓名和日期。(励志天下 www.lizhi123.net)

6、印发：公文清样，经人秘股检阅无误后方可付印，盖印后按要求装订、分发。

7、存档：公文印发后，要将文件原稿、签发件及正式文件3份存档，承办股室存1份。

二、会务办理程序和标准

(一)目的

通过对会议进行有效控制，规范会议程序，提高会议组织的效率和质量，保证会议顺利召开。

(二)适用范围

适用于某地安监局或某地安领办负责的各类会议。

(三)职责

1、局长（主任）、副局长、人秘股股长负责组织召开相应会议。

2、各股室负责相应会议的材料准备、会议通知等会务工作；

3、人秘股负责全某地综合性大型会议会场布置及会务后勤工作，相关业务股室协助做好会场布置。

（四）办会要素：会议确定、会议通知、材料准备、会场布置、会议记录、会议纪要、会议材料存档。

(五)工作程序

1、会议确定：根据领导的工作需求，确定会议召开的时间、地点、会议范围、主报告人、发言人、主持人和参会人员。

2、会议通知：人秘股根据既定的会议事项，落实会议室，草拟会议通知。会议通知一般包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、会议要求及联系人等，会议通知由人秘股负责，相关股室配合并做好通知记录，负责落实参会人员名单。

3、材料准备。会议材料由人秘股准备，会议材料应紧扣会议主题，体现并确保会议能达到预期效果。会议材料一般包括领导讲话稿、主持词、会议议程、会议需研究的议题等。会议材料应于会前呈相关领导审定。

4、会场布置。会场布置由人秘股负责，有关部门或股室协调做好，会场形式应根据不同会议而定，一般情况下，会场布置应包括会标(横幅)设置、主席台设置、座位放置、台卡摆放、音响安置、鲜花摆设等。后勤服务主要是茶水供应。会场布置和服务有特殊要求的按特殊要求准备。

5、会议记录。会议入场时参会人员应签到。会议签到工作由人秘股负责，其他相关股室协助；会议期间应指定专人负责做好会议记录。会议记录人员应具有良好的文字功底和逻辑思维能力，能独立记录并具有较强的汇总概括能力。会议记录应完整、准确，充分记录会议的主要精神，字迹清楚可辨。

6、会议纪要。会议结束后，必要时要形成会议纪要。参会记录人员应在1个工作日内草拟会议纪要，经股室负责人审核和人秘股核稿后，报分管领导审核，由会议主持人签发。会议纪要应充分体现会议精神，并具有较强的可操作性。

7、存档。会议结束后，人秘股要将会议通知、会议记录、会议签到表等相关材料，在3个工作日内整理并存档。

三、事务办理的程序和标准

(一)目的

通过对领导交办事项及其它一般事务的办理过程进行有效控制，规范办事程序，提高办事效率，把领导工作意图落到实处。

(二)适用范围

适用于某地安委办、安监局事务及领导交办的各项事务。

(三)职责

1、某地安委办主任（人秘股股长）负责办理某地安委会主任、副主任（局长、副局长）及其他上级领导交办的各项事务，并负责组织实施。

2、各股室负责办理某地安委办领导（局领导）及人秘股交办的各项事务。

3、各业务股除办理领导交办的事务外，还要督促检查落实相关事务的办理情况。

(四)事务办理工作要素：

交办、记录、办理及反馈、催办、结果、存档。

(五)工作程序

1、交办：某地安委办领导（局领导）和人秘股发出办理事务的指令。

2、记录：接到办事指令后，相关股室做好记录，记录应包括领导交办事务的时间、地点、内容、办理时限、要求等。

3、办理及反馈：承办人员要按及时快捷的原则，抓紧办理交办事项。承办过程中遇到特殊问题，需要领导协调的，应及时向领导汇报。在办理过程中要适时向领导反馈办理进展情况。

4、催办：转由有关部门或单位办理的事务，主办股室要负责督办和催办，在规定的时限内完成交办事务。

5、结果：按时、按质、按量地完成领导交办的事项，做到事事有结果。事务办结后，承办股室及承办人员要及时向交办事务的领导汇报，必要时形成汇报材料。

公文处理(改错) 篇6

市人民政府 关于将当涂县列为全省新型农村合作

建立和完善以大病统筹为主的新型农村合作医疗制度，是帮助农民抵御重大疾病风险的有效途径，也是促进农村卫生事业改革与发展的重要举措。当涂县是皖南农业大县，素有“鱼米之乡”之称，总面积1346平方公里，现有人口64.535.4亿元，增长14.1%，财政收入2.8亿元，增长46.4%，农民人均纯收入2964民因病致贫、返贫现象依然存在，已成为全县经济发展和农民增收的制约因素之一，在该县建立新型农村合作医疗制度意义重大、势在必行。

面做了大量准备工作。一是利用多种媒体，开展形式多样的宣传活动；二是组织有关人员，赴外地学习借鉴建立新型农村合作医疗制度的经验。三是派员参加全省新型农村合作医疗业务知识培训班，对乡镇有关单位的业务人员进行了知识培训；四是深入开178个村开展了新型农村合作医疗基线调查工作；五是依据基线调查汇总数据，制定了当涂县建立新型农村合作医疗制度实施意见讨论稿，下发到乡、镇、村，广泛征求意见。

我市高度重视在当涂县建立新型农村合作医疗制度，把这项工作作为一项“民心工程”和“德政工程”来抓，市政府已将建立以大病统筹为主的新型农村合作医疗制度列为今年为民办实事县纳入全省新型农村合作医疗试点县。我市将按照有关文件要求，落实市、县级配套资金，并确保及时拨付兑现，按期完成试点任务，切实解决该县农村因病致贫、返贫问题，以促进农村经济的发展和繁荣。

公文处理工作实践心得 篇7

一、公文处理现状及存在问题

近几年, 国网唐山供电公司办公室紧紧围绕“一流三化”实施标准, 积极探索公文处理工作上的管理创新, 在减少发文数量、提高文件质量等方面做了一些有益的探索和实践。然而目前的公文处理工作还存在不足之处, 主要表现在以下几个方面:

(一) 认识程度有待提高

少数个别部门对公文处理工作的重要性和意义认识不足, 部门负责人对本部门公文处理把关不认真, 公文处理流程不符合要求, 部门文件和公司文件混淆, 影响公文的效用。

(二) 公文语言有待精简

随着整个社会信息化水平的不断提高, 简洁、精炼成为现代公文发展的必然趋势。然而公司少数公文篇幅冗长, 修饰性语言过多, 套话官话成篇, 例如有些文件开头没有直入主题, 形势分析过多;有些文件材料过多, 让人不明主旨, 冲淡主题;有些文件词句没有经过推敲, 多余或是重复堆砌的词语过多, 影响公文的办理效率。

(三) 行文书写有待规范

1.文种概念不清, 上行、平行、下行文的文种选择不当, 影响公文的效力。2.公文格式不规范, 例如标题、正文、附件字体字号不规范, 标点符号滥用或使用错误, 正文引用公文格式不对, 结构层次序数使用不规范, 附件标注不符合规定等。

二、公文处理工作必须坚持的原则

综合以上存在的问题, 提出办公室的文档处理工作必须始终坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

(一) 始终把握实事求是的原则

公文处理工作必须要发扬深入实际、联系群众、调查研究、认真负责的工作作风, 因为公文的出发点和目的就是要解决实际的问题, 它是公务活动面对实际问题必须借助的方法、工具之一。

是否需要发文、以何形式发文要立足实际, 可发可不发的不发, 重复的行文统一发;公文的起草要切合工作实际, 办公室核稿过程中, 除了对格式规范严格把关, 公文内容也是审核的重点, 要客观准确的反映实际情况, 提出的措施和方法必须可行, 能够解决实际问题。

(二) 始终把握准确规范的原则

公文起草及处理流程必须严格按照《党政机关公文处理工作条例》 (中办发[2012]14号) 、《党政机关公文格式》 (GB/T 9704) 和《国家电网公司公文处理办法》 (国家电网办[2012]1000号) 等各项规定, 不得“标新立异”, 每项工作、每个环节都做到准确、细致、严谨、周到, 使公文处理整个流程按质完成, 从而实现“零差错”。

(三) 始终把握精简高效的原则

精简是使公文处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。首先, 文章要写得短, 写得精, 公文的格式、结构、种类都要力求简化。其次, 公文的运转处理要减少不必要的层次和工作环节, 有效的控制程序, 减少出错的机会, 最终实现逐步简化过程。第三, 必须从观念上破除繁琐、层次多才有效的旧观念, 树立精简意识, 认识到简便易行的程序、责任到人的工作安排才是保证公文处理便捷有效的正确方法。

(四) 始终把握安全保密的原则

国网公司通用制度对公文的保密工作进行了明确的界定, 要按照规定, 对涉及工作秘密或普通商秘的文件要严格控制知密范围, 并对收发、传递、使用、保存和销毁等环节严格把关。

三、下一步如何提高创新公文处理工作

为贯彻党的群众路线领导小组活动精神, 进一步转变文风, 公司将实施公文全计划管理, 控制发文数量, 提升公文质量。

(一) 制定发文指标, 实施计划管理。

综合考虑公司重点工作, 以公司各部门 (中心) 上一年度发文数量为基准, 确定公司公文计划的制定、调整、执行。

(二) 加强发文统筹协调。

要严格落实“公文管理五不发原则”, 即“能够以非公文形式办理的, 不发正式公文;能够进行归并整合发文的, 不单个逐一发文;法律法规、公司规章制度及上级文件已有明确规定, 或现行文件仍然适用的, 不重复发文;已通过会议或其他形式印发的文件材料, 不再发文;上级单位或公司领导没有明确要求转发的, 一律不转发文件”。加强发文纵向统筹、横向协同, 对于发文时间相近、事项内容同质、行文对象相同的多个发文, 应进行合理归并, 减少发文数量;对于涉及多个部门工作安排的, 应汇总至综合管理部门统一发文, 避免多头和重复发文。

(三) 加强公文管理工作。

定期对公司本部各部门, 各县公司的公文处理情况进行排名并考核通报, 使得各部门领导及相关人员高度重视此项工作, 进一步提高公文处理工作的效率。

公文是管理工作的基础工具。做好公文处理工作, 既是夯实管理基础、规范工作流程的需要, 又是推动公司发展方式转变的必然要求。公文处理工作直接反映了公文处理人员工作的综合素质, 也在一定程度上展现出机关的工作作风和工作水平。

参考文献

[1]金颖.企业公文处理工作的初步探索和实践.

纸质公文一体化处理方法刍议 篇8

所谓纸质公文一体化处理，就是将多个公文同时扫描，系统自动把每个公文处理成便于阅读和复制的文档。同时自动提取公文的来文单位、文号和标题等信息，并通过预设关系表的方式，实现来文单位和来文号之间的自动关联。

一、公文结构特征分析

公文分为正式公文与非正式公文，根据2001年实行的《国家行政机关公文处理办法》的规定，正式公文共有十三种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。非正式公文包括简报、便函等。由于文种不同，版面格式区别较大。但不同形式的公文基本上都具有一些共同的特征：一是公文来文单位、文号和标题等需要录入的信息都在公文的第一页；二是正式公文的文号单独成一行，非正式公文如简报，首页“第××期”一般也单独成行；三是文件标题在文号下方，一般由一至三行组成，标题结尾的词语相对比较固定，常见的有为“纪要、批复、请示、讲话、要点、通报、通知、纪要、意见、报告、决定、备忘录、函、简报、摘要、汇报、函复、公告”等18个。

二、一体化处理的基本思路

公文电子化处理包括扫描、识别、分类、转换和录入五个环节。这几个环节中，公文自动分类和信息的录入是其中的关键。公文扫描后可以通过OCR软件进行文字的自动识别，文字识别软件一般是自上而下逐行识别处理，为提高识别率和加快处理速度，文字识别软件不处理文字的颜色和字体大小等信息。为实现自动提取来文单位、文号和标题等相关信息，首先要让程序能定位公文的首页，由于是多个公文同时扫描，要准确的判定公文的第一页，就必须要设置特殊的标志位。首页定位后，再考虑如何从中提取来文单位、文号和标题等相关信息。从文件的特征来看，文号因单独成行，相对比较容易提取，因此先找到文号的位置。接下来根据文号和来文单位的关联性，获取来文单位信息。文件标题位于文号下面，可以通过文号来定位，标题的行数也可以根据结尾关键词来判断。由于扫描后的公文是一页一个图片文档的形式存储，可以选择适当的格式转换软件，自动生成一个PDF格式图片文档和一个文本格式电子文档。

三、各环节的具体处理方法

(一)扫描仪的选择和设定

公文一般是双面的，因此须选择一款带双面扫描且自动进纸功能的高速扫描仪，扫描速度为30页／分钟以上。为满足文字识别对图像精度的要求，扫描模式选择彩色，分辨率为300dpi，亮度和对比度可根据文件红头的彩色和文字的清晰度来调整，一般以纸张的底色与计算机显示的白色较为接近为宜，此时电子文件看上去比较清晰但又柔和、不刺眼。另外，扫描仪最好带有自动纠偏功能，有助于提高文字识别率。

(二)公文的分类与合成

公文扫描后，每一个页面以一个JPG格式的文件形式保存在指定的目录下，此时需要按不同的公文把这些JPG格式的文件进行合并。系统如何才能自动地按不同的公文进行区分呢?为解决这个问题，在扫描之前，每一个公文之间隔一张A4的纸，纸上可以自定义的特殊的标识符，以能快速识别且不与文件字符重复为宜，建议使用连续的“2222222”，系统一旦遇到这一标识符，自动把前后的不同公文分开，同时合成PDF格式文件时删除用来分隔的纸的页面。这样就可以一次性在扫描仪中放置多个公文。系统在处理时自动把已区分的公文转成PDF格式的电子文档。由于扫描时的分辨率为300dpi，虽然清晰，但转成的PDF格式电子文档容量较大，每一页约为300KB，严重影响打开的速度，因此在转成PDF格式文档时必须进行一定比例的压缩，压缩的比例以不影响阅读为宜。

(三)公文基本信息的提取和纠错

文字识别软件可自动对JPG格式的电子文档进行逐行识别，识别完成后除每一行的字符仍处在原来的行中之外，其它的版面格式信息已被去除。原有公文字符的颜色和字体等信息将无法获取。这样给提取来文单位、文件标题和文号带来了一定的困难。通过对比分析，可以由下面的方法来解决。

第一步，去除每一行中的空格。文字识别软件在识别的过程中，文字之间会产生空格，为便于后面的判断，把首页每一行中的空格进行全部清除。

第二步，判断文号位置。相对而言，文号的位置比较容易找到。一般文号占据一行，但文号中带有括号和数字，符号识别的错误率比较高，因此需要自动纠错。为此，首先分析公文首页的每一行，符合以下条件的即可定位为文号位置行：(1)带有括号(包括半角或全角六角括号、半角或全角中括号、半角或半角小括号、半角或全角的J或J)且括号里面包含年份201。(包括数量数字。是大写字母O或小写字母。的全角或半角，’可以是任何阿拉伯数)的情况；(2)括号后面至少有一位阿拉伯数，再后面是“号”；(3)“号”后面除“签发”外，一般没有其他文字；(4)如果“号”后面出现全角或半角右括号(小括号、中括号、六角括号)则不能作为文号判断。(5)括号前面的文字不能多于6个，整行字符数不超过16个。(6)在一行中，第一个字是“第”，最后一个字是“期”，中间阿拉伯数，则可以判断为简报。按照以上6条原则进行判断，就能很快找到文号行，同时自动纠正文字识别软件未正确识别引起的来文号错误。

第三步，提取来文单位名称。文号与来文单位存在关联，因此需建立来文单位与来文号之间的关联表，每次有新的部门公文时可进行自动建表。一般来说文号与来文单位是一对一的关系，但也有可能不同的来文单位相同的文号，一般出现此种情况即可进行自动提示，人工选择。

第四步，文件标题提取。文件标题位于文号下方(文号下面的一条红线，在文字识别时已自动清除)，一般来说文号下面的第一行为标题，也有可能是二行，甚至多行。由于文件标题最后两个字比较固定，如“纪要、批复、请示、讲话、要点、通报、通知、纪要、意见、报告、决定、备忘录、函、简报、摘要、汇报、函复、公告”等，因此根据最后的关键词进行自动匹配，从文件标题第一行开始，遇到下一行的结尾处有关键词，则自动组合成标题行。

四、系统利用的关键技术

系统可在ASP，NET的环境下开发，开发的难点是要与扫描软件、文字识别软件和格式转换软件进行无缝对接。在实现过程中主要用到两项关键技术。

1、图文识别技术

图文识别技术是指把扫描好的带有图像和文字的图片中的文字转化成可处理的文字的过程，市场上这类识别软件较多，经过比较，选用汉王识别软件正确率和可靠性比较高。实现过程是调用汉王识别软件API函数HWOCRRecognizeFile来把扫描好的图片文件转化成文字文档。

2、JPG生成PDF技术

JPG生成PDF技术比较成熟，用得比较多的是直接调用Adobe公司公布的API和Micrsoft公司公布的API。从实用性的角度出发，这里选则了Micrsoft公司公布的AFI。Micrsoft公司公布的API是与Office Word结合起来使用，值得注意的是OfficeWord 2007以上版本才有此API函数，且API函数并没有和Office软件一起发布，而且需求另外下载SaveAsPDF插件。

上述两项技术主要涉及接口函数的调用，调用过程比较简单，具体方法可参考接口软件的说明文档，这里不再敖述。