高校数字档案馆建设探讨论文

高校数字档案馆建设探讨论文（精选8篇）

高校数字档案馆建设探讨论文 篇1

论文关键词：数字档案馆 信息安全 档案人才 档案意识

在互联网高速发展和全球信息化建设的国际环境下，对信息资源开发利.}}j的程度成为衡量一个国家经济发展水平和综合围力的重要标志之一，数字化建设的程度也决定了周家信息基础水平的高低。档案馆作为社会信息资源系统的重要组成部分，也正面临着数字时代的挑战。高校是各种先进科学技术的前沿阵地，也是最先使川先进科学技术的实验场所。此，建设高校数字档案馆为全社会服务，是大势所趋，也是高校档案工作进入信息化时代的必然结果。

目前，国内一些知名大学诸如上海交通大学、南京大学、东南大学等学校的档案馆已经在校园网上开通了自己的主页。他们充分利用网络提供的先进技术，宣传高校档案工作，树立高校档案的新形象，建立高校档案的新模式，为高校数字化档案馆的建设提供了宝贵的经验。

1 数字化档案馆的概念

“数字化档案馆”有广义和狭义之分。广义的数字梢案馆是指用于存储和利川档案信息资源的信息空问，一个南众多的档案资源库群、档案信息资源处理巾心及档案州户群构成的数字档案馆群体;狭义的数字档案馆是指其中的个体档案馆，它代表的是一种信息环境和基础设施的构建。也就是软、硬件系统的设计和组织实体的建立，具体内容包括馆藏档案数字化以及档案信息的采集、鉴定、整理、存储、传递、检索、保管、保护、利和统计等。

数字档案馆的Ⅱj现和科技的高速发展密切相关，它是建立在现代信息技术普遍应的基础上，利数字化手段，以网络化的方式将分散的电子档案信息资源进行连接，使档案信息的利用不受时问和空间的限制，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

2 数字档案馆在高校的发展现状

目前，数字档案馆的建设正在同内众多高校巾如火如茶地进行着。其中以上海交通大学、南京大学、东南大学、浙汀大学等高校为代表已经取得了著成效。上海交通大学存初顺利通过了南上海市档案局组织的成果鉴定，这不仅标志着上海交通大学在数字档案馆建设和应.}{j方面取得了实质性成果，在数字化卡当案馆平面化服务向立体化服务的转变历程巾处于全同领先水平，而且还标志着全周高校第一个数字档案馆建设成功。

上海交通大学数字档案馆系统运.多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台.通过档案站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一门式的数字档案信息服务。南京大学数字梢案馆建设也走在全同高校的前列，在学校的教学、科研、管理T_作巾发挥了重要的作用。

目前，南京大学已经完成了“‘南大之星’多媒体档案网络管理系统(6.0版)”“南京大学教授成果管理系统”“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”“南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。东南大学在推行办公自动化,开始电子公文网上归档，初步实现了义档一体化管理，目前文档一体化管理已经十分成熟。浙江大学于起开始探索高校数字档案馆建设道路，以适应学校建设“数字化校园”的需求和国家档案事业发展的宏观要求，在对国内外数字档案馆建设实践与理论研究的深入学习和探讨的基础上，对数字档案馆内涵提出了全新的诠释，找到了一条有特色的数字档案馆建设之路。

综合来看，到目前为止，高校数字档案馆主要发挥了3个方面的作用：一是介绍、宣传档案馆的基本状况和利瑁方法;二是介各个学校的基本状况;三是提供数字查询。从上述几所高校数字档案馆建设来看，数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，这些优势是传统档案馆望尘莫及的。

3 高校建设数字档案馆的必要性

(1)高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增。但是，档案的保管空间并没有得到相应的扩展。档案数量激增带来的不仅仅是存储问题，由于档案机构人员配备有限，急剧增长的档案往往不能得到有效的管理和利州。档案人员往往陷于档案人库排架、库房管理、提供利等繁琐的13常管理巾，这就阻碍了高校档案管理水平的进一步提高。数字档案馆的建设，从长远来看，可以将档案人员从正常业务中解放来，也可以大大减少档案物理占用面积。同时，多媒体教学档案、CAD档案都可以得到有效的保管和利川。

(2)高校档案意识薄弱，需要通过数字档案馆的运作来提升档案意识。目前，很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案丁作的重要性缺乏认识，对本部门的梢案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足.很多有价值的档案不能及时归档，在个人手巾积压、滞留。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。同有的陋习只有通过一些现代化手段才有可能彻底革除，通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之巾，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

(3)人们利用信息资源的数量增加、内容广泛，需要利朋数字档案馆来满足要求。当前.存互联网被广泛利刚的情况下，人们利川档案资源需要突破时间和空间的限制，按照己的需要寻求同类信息的组合。档案现代化管理的最终目的是实现档案信息收集、整理和开发利川的数字化，满足人民群众日益增长的信息需求。因此，建立数字档案馆是知识经济时代对档案管理工作的迫切需求。

4 高校数字档案馆建设面临的主要问题

数字档案馆尚属于新兴事物，存其建设过程巾面临着许多问题。目前，高校数字档案馆建设巾面临的问题可分为两大类，即非技术层面的问题和技术层面的问题。

4.1非技术层面的问题

4.1.1基础理论薄弱

现阶段高校对于新型档案的存档意识还比较溥弱，数字档案馆的理论体系还没有形成。国内学者对高校数字档案馆的研究理论空洞，大多数文章在内容上交叉重复，没有新意，具体实施方案和有实践价值的文章很少。 4.1.2专业人才缺乏

高校数字档案馆提供的是一个全新的丁作环境，要求工作人员能够提供主动的、多种类型的服务。此，高校数字档案馆的作人员需要进行擘门的培训，他们必须能够有效地鉴别、筛选、组织、分析、提供和传播信息，必须掌握基本的计箅机知识和网络技能。目前，高校巾这种拿业人才还比较匮乏，这是高校数字档案馆建设巾面临的重大问题。

4.1.3高校档案信息化中的法律问题

对于高校档案部门而言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权保护的日益重视，如何协调向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作巾还存存诸多的法律问题。

4.2技术层面的问题

4.2.1多媒体问题

高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。

4.2.2网络问题

通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利川不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，朋户的接收设备没有普及，网络安全问题尚术解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。

4.2.3标准问题

标准的制定在数字梢案馆的建设过程巾至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的`著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。

4.2.4安全问题

高校数字档案馆建设探讨论文 篇2

档案馆作为数字化校园信息资源系统的重要组成部分, 正面临数字时代的挑战, 因此, 建设高校数字档案馆为社会服务, 是高校档案工作进入信息化时代的必然结果。

一、高校数字档案馆建设原则

1. 长远规划、建用同步。

高校数字档案馆建设是一个漫长的过程, 不可能一蹴而就。档案馆保管的档案实体数量浩大, 类别繁多, 每年还有源源不断进馆的档案。因此, 需要制订长远规划, 分阶段、分步骤地实施, 对需要做的工作进行优先排序, 选取合适的突破口先行启动, 把那些利用频率高及需要重点保护的档案首先数字化, 尽快投入使用。

2. 循序渐进、逐步完善。

高校数字档案馆建设应遵守循序渐进、不断调整、逐步完善原则, 建设过程中应由浅到深、由易到难、由点到面、由局部到全部地建设, 不能急于求成。只有循序渐进, 才能把数字化工作做得更扎实、更贴近实际需要、更适应档案工作发展;只有逐步完善, 才能适应不断发展的科学技术, 使建设过程事半功倍、建设成果适应社会发展。

3. 资源共享、以人为本。

数字档案馆在建设中须遵循资源共享、以人为本的原则, 应考虑管理者操作时的便捷性、舒适性, 倡导主动、乐观、享受工作, 为利用者提供自主、自助、自导式服务方式。

4. 安全实用、完整一致。

首先, 要确保档案原件的安全。其次, 遵循原始档案的密级, 确保涉密档案信息未授权不被利用。再次, 利用先进的计算机安全技术, 保证已经数字化的档案信息的安全。此外, 完整一致原则是指要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合, 其承载的档案信息内容是完全一致的。

二、高校数字档案馆建设内容

1. 高校档案目录中心。

高校档案目录中心建设方式主要包括档案馆自建和外包给信息化公司两种。自建是指由档案馆工作人员按照纸质档案的案卷级和文件级目录, 直接录入到目录数据库。外包是指把档案目录录入工作承包给信息输入公司完成, 由信息化公司按照纸质档案目录或档案实体进行著录。建设方法分三步:在前期准备中, 制定著录校对方案、目录抽检比例、著录准确率标准、各类档案著录标准等。在著录过程中, 档案馆应有工作人员实时实地跟进指导, 解决著录人员在著录过程遇到的业务问题;及时抽检著录结果, 确保著录质量。中期总结调整, 完成档案著录工作后, 应总结著录经验, 根据情况调整著录方案、统计著录准确率。

2. 高校档案电子文件中心。

档案电子文件中心建设方法有两种。第一种, 将馆藏纸质档案数字化, 即采用高速扫描仪、高清照相机等设备把纸质档案转换成数字形式存储的电子文件的过程。档案数字化过程中, 需制定扫描或照相的精度、校验抽查电子文件的质量, 建设过程类似档案目录中心建设。第二种, 归档档案的数字化, 不但要求进行纸质档案进馆, 还要求把相应的电子文件上传到档案电子文件数据库, 挂接到相应文件级目录上。

3. 高校档案全文数据库。

档案全文数据库建设方法, 一般从电子文件通过OCR技术提取可以编辑字符, 然后把提取的字符存放在全文数据库中, 挂接到对应目录上, 实现档案全文检索功能。电子文件通用格式, 有XML、PDF、RTF、TXT、JPEG、TIFF等格式。黑白模式扫描的图像采用TIFF (G4) 格式, 灰度和彩色模式扫描的图像采用JPEG格式。提供网络查询的扫描图像可采用CEB、PDF或其他格式。在扫描过程中需注意图像的精度、压缩比等必须符合OCR的要求。在OCR识别提取字符时, 注意页面不能包含图像、表格等无法识别的信息, 从而提高识别率, 及时处理无法识别的字符。

4. 高校数字化档案管理平台。

数字档案馆管理平台建设, 需逐步完善支撑各项工作的管理软件, 把所有管理软件整合到一个管理平台, 包括文档一体化系统数据接口、信息采集系统、档案信息管理系统、档案信息利用服务系统和运行维护跟踪管理系统等, 使档案工作者在一个平台上对所有管理流程进行操作, 发挥计算机网络和数据库技术优势, 提高档案管理效率, 实现档案管理现代化。

三、高校数字档案馆建设应注重“七化”

1. 馆藏档案数字化。

即把纸质载体档案经过处理转换成数字形式保存在计算机存储中的过程, 面对众多的非电子档案, 最佳方案是通过扫描方式转换成电子文件。如今的高速扫描仪, 扫描速度可达每分钟120页, 这意味着制约数字档案馆建设和档案信息数字化的“瓶颈”在很大程度上得到解决。

2. 增量档案电子化。

即针对已在归档流程中或将归档的文件而言, 要求立卷归档部门在进行纸质材料归档的同时, 提供电子版本的文件归档, 避免文件生成单位有电子文件, 档案部门还要花经费、时间在数字化方面的窘境。

3. 档案归档网络化。

即针对电子文件的归档, 要求立卷归档部门在网络环境中, 通过档案管理软件, 把需归档电子文件上传到档案部门的数据库服务器中, 实现纸质档案、电子档案“双轨制”管理, 提高数字档案馆建设效率。

4. 档案利用全文化。

即在数字档案馆利用工作中检索对象为档案全文数据库, 能最大程度上满足利用者对档案信息的需求, 解决数量浩大的馆藏档案利用率低与信息需求得不到满足间的矛盾, 促进档案工作的可持续性发展。

5. 档案服务实时化。

即在数字档案馆环境前提下, 利用者采用自主、自助、全天候的利用方式, 通过计算机网络实现实时检索、满足自身需求的情况。档案服务实时化是数字档案馆建设的基本要求, 是最难实现的目标之一。

6. 档案工作自动化。

即对档案馆自身管理行为现代化的确定, 而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。档案工作自动化不但包含档案管理过程自动化, 还包括档案工作管理的自动化, 如档案馆人员的奖惩管理, 设备采购报废管理等。

7. 档案管理规范化。

如何将多元化的档案信息资源协调起来, 通过网络互联互通, 实现信息共建和共享, 以及数字信息的长期保存和迁移, 其关键就在于档案管理标准化、规范化。因此, 需借鉴国内外相关行业数字化建设标准和规范, 制定切实可行的标准规范体系, 实现档案管理规范化

参考文献

[1].金波.档案信息数字化方法研究[J].兰台世界, 2009.3

高校数字档案馆建设策略研究 篇3

[关键词]数字档案馆；高校；建设策略；信息技术；数字化

新阶段的数字信息技术涉及到社会的各个角落，高校数字档案馆是“数字化校园”的重要组成部分。高校数字档案馆是在现代数字信息网络技术的基础上，“利用数字化手段进行存储，以综合档案信息资源为处理核心，以超文本技术进行信息查询，以高速宽带通信网络设施连接到全球各地，并对学校所有档案资源进行有效地组织管理，以更高的效率将档案信息提供给每一个利用者的一个基层的学校档案数字库。”[1]

近几年，高等教育改革促使网络教学的发展。各种课件、网络课程、视频教学等现代方式的出现，新的教学方式对数字档案馆的建设有了新的要求，而且高校出现异地办学、合并办学和合作办学的现象，因此一些高校已突破了在空间上相对集中的教学模式和组织构架，促使档案信息的结构要素也呈现多元化的现象。

一、信息资源建设策略

数字信息资源以计算机技术和多媒体技术为基础，以数字形式存在的一种计算机处理信息形式。高校建立档案数据库，如学生教务系统、校园网信息系统、科研管理系统等，学校的教学、科研、管理等方面的纸质文件及办公自动化系统中的电子文件甚至是网站网页上的正式的电子公文及校园工作信息，学校活动的宣传报道等都属于数字信息资源。因此数字信息资源需要收集与利用的，尤其是科研成果论文、论著等学术成果，都要进行收集、整理和利用。

1.信息资源数字化策略。高校数字档案馆信息资源丰富，比如说学生档案、教工档案、科研档案等等，建设这一过程需要数字化信息生成技术来进行。信息资源数字化包括文本和多媒体的录入和采集。主要应用于传统档案的信息资源数字化和文本和多媒体信息的数字化。

2.信息资源存储策略。包括媒体的保存、更新、迁移和转换。

3.信息资源共享策略。由于高校数字信息涉校内事务多方面，因此需要全校各个机构的合作来保存数字信息，来实现信息资源的共享，因此建立一个统一的档案管理系统平台是建设数字档案的前提条件。

二、组织与管理协调策略

我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各级别类别的档案机构应具备相应的机构设置与管理职能。而网络平台的的广阔性，并且在存储容量大具有优势，因此需要专业的组织与管理，决定了数字档案馆组织与管理的特殊性。

1.组织策略

（1）组织体系。从全校档案资源整合和档案事业发展的角度来看，数字档案馆贯穿于高校信息资源之中，因此，从统一的规划和部署的标准来完善高校档案行政管理。

（2）组建方式。“高校数字档案馆资源的统一管理、永久保存和有效利用是组建数字档案馆的根本出发点，统一管理取决于标准体系的建设，永久保存主要取决于数字档案馆的技术支撑体系的建设，而有效利用则取决于档案资源的整合、集成与共享的程度。”从国家档案事业发全局看，建设高校数字档案馆需要在国家档案局的统一领导下，依照规定，实行数字化档案信息的收集、整理、存储、管理、提供利用、搭建平台、系统运行维护以及数据组织、数据存储、数据访问等技术标准和管理规范，以此形成高校数字档案馆的基础体系结构。

2.管理策略

建立数字档案馆需要具备完善的管理体制和合理业务标准。包括标准化与规范化管理、档案管理自动化、档案信息管理系统和管理服务体系的建设。

三、技术应用策略

高校数字档案馆的建设与发展，数字资源的组织与存储等涉及了顶层设计、海量数据存储、知识数据管理、多媒体数据检索访问、数字资源长期保存等专业技术，数字档案馆的顺利运行需要大量的先进技术来获得保障。

1.顶层设计技术与方法

顶层设计是一种体现总体管理过程的设计方法（Top-Down）。顶层设计要求以整个学校的角度考虑用全局视角去设计数字档案馆的方案并实施，并且体现整个数字档案管理机构的系统性，制定和明确任务目标。顶层设计的全局性与发展性能够有效保障数字档案馆的建设。

2.海量数据存储技术

随着校园数字化的不断深入，各类归档的电子文件日益增多，海量信息存储的需求在不断增强，这不仅需要用海量存储设备进行存储备份，更需要提供数字化档案信息的网络化服务利用。这就需要借助于网络的在线存储技术以获得更可靠的、更安全的存储空间，提供更快速的访问。其中包括直接附加存储（DAS）技术、网络附加存储（NAS）技术、存储区域网（SAN）技术、内容寻址存储（CAS）技术。

3.知识管理与数据挖掘技术

随着高校的发展，校园积累的档案数据量迅速增长，面对校园档案馆保存的海量数据，需要考虑如何运用数据挖掘技术与知识管理的相关知识，对档案数据进行分析、整合、挖掘与共享，充分发挥档案的价值，为高校活动提供知识服务。

4.多媒体数据访问和检索技术

多媒体档案将会逐渐成为高校数字档案馆中重要的信息资源，如教师授课课件及视频、校园宣传片、高校历史等。基于内容的信息检索（Content-Based Retrial）是一种新的数字资源检索技术，是对多媒体对象的内容及上下文语义环境进行检索。主要包括三种类型：基于内容的图像检索、基于内容的视频索引、基于内容的音频检索。

5.数字资源长期保存技术

高校数字档案馆建设需要对其数字资源的长期保存。数字档案馆的长期保存主要应从应用系统的软件和网络存储的硬件来研究。

6.服务导向体系架构技术

SOA（Service-Oriented Architecture）是一种面向服务的体系架构，能够支持系统架构者从面对业务需求的变化，帮助系统架构者站在一个新的高度理解复杂系统的各种组件的开发与功能部署形式，以迅速的方式來架构整个信息系统。基于SOA技术架构高校数字档案馆的关键在于提供各种“服务”，即系统中精确定义的、封装完善的、独立于其他服务所处环境和状态的函数。支持多个实体档案馆基于统一的数字档案馆服务平台来开展现代档案管理的综合业务工作。

四、保障策略

1.安全保障策略

在数字档案馆需要解决网络信息安全的问题。要解决这类问题，需要加强档案信息资源安全保障技术的研究，来保障档案资源的原始性、完整性、真实性。入侵检测技术、容灾技术、防火墙技术、数字水印技术以及加强对重要数据的备份工作，都是维护信息资源安全的重要措施。

2.人才策略

“数字档案馆的建设和运行需要人才力量的支撑，包括信息主管、网页编辑人员、数据处理人员、信息鉴定人员、在线服务人员等，进而打造满足数字档案馆建设需要的人才队伍。”所以，首先要培养和引进理论与实践相结合的知识技术型人才，并且不断进行档案信息技术及理论知识的学习与培训，在整体层次上提高工作人员的素质。

高校数字档案馆则是将学校里的各项事务、教师与学生的档案资源等材料进行数字化，存于计算机之中，然后再向校园网中发布，以数字档案的形式向全校师生甚至是全社会提供查阅利用。如何在信息时代建立一个高层次、专业化、服务型的高校数字档案馆应当值得人们去关注。

参考文献

数字档案馆建设面临的难题 篇4

来源：bet365 http://

【内容提要】数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题，对此我们要有清醒的认识。本文提出了数字档案馆建设所面临的10个方面的问题。

【关 键 词】数字档案馆/问题

【 正 文】

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。数字档案的凭证价值问题

档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：

1.1 认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。

1.2 技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]

1.3 管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。数字档案信息的长期存取问题

数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：

2.1 存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。

2.2 机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]

2.3 对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]

数字档案的失真问题

“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。数字档案信息的安全问题

安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。

数字档案馆建设的诸多技术问题

数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。

5.1 数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。

5.2 技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。

5.3 技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。数字档案馆建设的标准化问题

数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。

数字档案馆建设的投入与产出问题

数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家

图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。数字档案中的经济问题

与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。

8.1 档案部门方面的问题。

8.1.1 数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。

8.1.2 数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。

8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。

8.1.2.2 设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。

8.1.2.3 数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。

8.1.3 向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。

8.2 利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义； 数字档案馆法律法规方面的问题

数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。

9.1 档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。

9.2 著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。

9.3 数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]

数字档案馆的基础理论问题

数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。

10.1 数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。

10.2 数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。

高校数字档案馆建设探讨论文 篇5

各省、自治区、直辖市档案局、馆,各计划单列市档案局、馆,新疆生产建设兵团档案局、馆,中央和国家机关各部委档案部门,总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室,各人民团体档案部门,各中央企业档案部门,中国照片档案馆,中国人民大学档案学院: 《数字档案馆建设指南》已经编制完成,经国家档案局批准,现予以发布。请各级档案部门参照执行。

国家档案局办公室

二○一○年六月十七日 数字档案馆建设指南 国家档案局 二○一○年六月 说 明

本指南由国家档案局提出并归口。

本指南起草单位:国家档案局技术部、福建省档案局、山东省档案局、青岛市档案局。本指南主要起草人:王良城、蔡学美、潘积仁、黄建峰、王宪东、郭玉东、冯剑波。本指南主要审查人:李和平、姜之茂、方昀、韩李敏、黄玉明、何伍爱、赵国俊。目录

1总体要求........................................................1 1.1概述.........................................................1 1.2 建设原则与要求..................................1 1.3建设目标.................................................2 1.4建设内容.................................................3 1.5建设步骤.................................................4 2.管理系统功能要求.....................................6 2.1收集功能要求.........................................7 2.2管理功能要求.........................................8 2.3 保存功能要求......................................9 2.3.1长久保存策略........................................9 2.3.2 存储架构选择.....................................9 2.4利用功能要求...........................................10 3.应用系统开发和服务平台构建...................11 3.1运用系统开发.........................................11 3.2服务平台建设...........................................12 3.3软硬件设备配置.......................................14 3.3.1系统软件选择........................................14 3.3.2硬件设备配置........................................15 4.数字档案资源建设.......................................16 4.1电子文件接收...........................................17 4.2档案数字化..............................................18 4.3资源整理..................................................19 4.4 建立数字档案资源库.............................20 5.保障体系建设..............................................21 5.1安金保障体系建设..................................21 5.2 标准规范体系建设.................................23 数字档案馆建设指南

1.总体要求 1.1概述

数字档案馆是指各级各类档案馆为造应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

建设数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

建没数字档案馆，有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。

数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。1.2建设原则与要求

数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。

统筹规划、循序渐进。应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基木要求，及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。

项目带动、重点突破。实施项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展。将数字档案馆建设分成若干子项目，以项目带动数字档案馆建设及推进各项工作的开展，有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入，有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。

需求导向、保证安全。数字档案馆建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。应当按照信息安全等级保护的要求，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，建立健全安全管理制度，完善灾难恢复服务机制，确保数字档案馆建设和运行的安全。

合理适用、稳步实施。要重视前期调研，进行可行性研究，结合本部门业务工作实际，提出创新性高、应用性强的功能需求，以确保系统开发和项目建设的合理性、适用性。在项目实施过程中，档案部门的业务人员应全程参与，及时研究和发现问题，纠正偏差。重大项目应当按照信息系统建设规范要求引入监理机制，对项目质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理。1.3建设目标

数字档案馆建设的目标是：紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。

其中，数字档案信息资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进，有步骤实现。1.4建设内容

数字档案馆总体建设内容主要包括:

（1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。

（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

（3）全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。

（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。

（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。

（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。1.5建设步骤

数字档案馆建设一般分项目规划与立项、项目招投标、项目实施、运行维护等几个步骤进行。（1）项目规划与立项

根据社会信息化和档案事业发展需要，研究提出数字档案馆建设项目。成立由档案馆主要领导、信息化人员、相关技术人员、档案管理人员等参加的项目筹备小组，对本地区信息化现状和国内外数字档案馆建设现状等，特别是各立档单位产生电子文件状况、党委政府各部门和公众对档案利用需求情况进行充分调研，研究提出项目可行性报告，向当地主管部门提出数字档案馆立项申请。在与相关主管部门充分沟通后，由主管部门组织专家对项目可行性报告进行论证。（2）项目招投标

项目经立项批准后，应按照国家有关项目管理规定进行招标或邀标工作。充分征求档案馆各业务部门、相关专家的意见，对数字档案馆的功能需求进行细化，形成功能需求方案。功能需求方案应既符合档案管理的实际需要，又便于计算机编程人员理解，能够在系统开发中实现。

（3）项目实施

按照数字档案馆建设目标、总体内容和项目可行性研究报告立项批复的要求，制订详细的项目建设实施方案，明确项目建设的内容、进度和时间安排，有计划地推进系统开发与调试、软硬件集成、项目试运行与验收等项目实施工作。项目建设中应当加强项目监理，确保项目建设的进度和质量。（4）运行维护

项目验收后，应适时调整、明确数字档案馆各功能模块的管理职责，加强应用培训，建立数字档案馆业务工作与技术工作相互衔接、相互配合，以业务管理工作为主线、以技术保障工作为支撑的管理机制。要重视人才培养，形成以档案馆人才自主管理为主体，社会外包服务保障为依托运行与维护体系。2.管理系统功能要求

数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。

2.1收集功能要求

系统应当具备接收立档单位产生的电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要数学信息资源等功能。

（1）系统能够根据相关要求接收立档单位产生的各类电子文件及其元数据，并在建立一整套接收机制基础上，保证接收过程责权明确，杜绝安全隐患，从源头上保证数字档案的真实、完整、可用。

（2）系统应当提供选择在线接收和脱机接收方式。

（3）系统应当能够批量导入或导出数据，保证数据的可靠和可用。

（4）系统应能对在线或离线接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性验证。（5）系统应具备目录数据和内容数据等多种信息资源的采集功能。2.2管理功能要求

系统能够对所接收的各类数字档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作，使无序信息有序化，并实施有效控制。系统应能:

（1）按照设定的分类方案，将数字档案信息存储到系统中，或根据管理要求进行适当调整。（2）过滤重份数据和重新分类、编号。

（3）对档案内容进行抽取和添加元数据等操作。目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现，将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理。（4）辅助人工完成档案的开放鉴定工作。

（5）对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包。

（6）对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息。（7）辅助完成馆藏实体档案编目（著录、标引)、整理、出入库房整理等工作。（8）定制档案业务流程或进行流程再造。2.3保存功能要求

系统能够实现对数字档案长久的安全保存，包括两方面的要求，一是长久保存策略的确定；二是存储架构选择。2.3.1长久保存策略

长久保存策略包括存储格式的选择，检测、备份和迁移等技术方法的采用等。

（1）应当选择符合国家标准的格式，暂时未制定标准的，选择开放格式或主流格式。（2）定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试，发现问题，及时解决。

（3）根据数据重要程度以及整理和利用的需要，选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术和方式。

（4）计算机软硬件以及技术或标准规范发生重大变化或发生重大事件时，为了保证数字档案信息可读，应采取迁移等手段对所存储的数据进行技术处理。2.3.2存储架构选择

根据档案数据量和管理目的不同而采用不同的存储技术及其相关设备。安全性和稳定性是选择存储设备的首要因素。在数字档案馆建设过程中，应根据数字档案馆的数据量和利用并发用户数的需求，以保证数字档案馆合理安全的存储容量和较快的网络传输速度，适当选择采用单一应用平台，配备数据库服务器、文件存储器、备份服务器、备份软件等构成的存储服务平台；以及采用SAN、NAS、DAS、IP-SAN 或其他形式的存储技术方法。2.4利用功能要求

数字档案管理系统应当根据档案信息的利用需求和网络条件，分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口。系统应能实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。系统应当:

（1）能够运用最新检索技术方法满足利用者在各种利用平台对档案数据进行快速、准确、全面的利用查询要求。

（2）能够通过网络平台或特定载体发布档案信息和信息资源共享。（3）能够辅助进行档案信息智能编研、深度挖掘。

（4）能够为档案管理者和利用者提供在线交流平台、远程指导、远程教育。（5）能够辅助开展数字档案的增值服务。

（6）能够进行档案利用访问量统计、分布分析、舆情分析等相关工作。

（7）能够对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理，能够进行门类设置、结构设定、字典定义等系统代码维护工作。3.应用系统开发和服务平台构建

鼓励各地区统一开发或购置成熟的数字档案管理系统软件，减少重复开发，降低应用成木。应用系统开发应当遵循整体性、开放性、稳定性等原则。鼓励软件开发公司应用先进技术手段对“收集、管理、保存、利用”功能模块或子系统进行专业深度扩展、创新开发。

（1）整体性。系统应考虑所配备和购置的软硬件及其网络平台环境，选择恰当的开发工具和技术路线，正确处理各子系统或模块的关系，形成一个整体。

（2）开放性。系统应能够随着信息技术的不断发展和档案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。

（3）稳定性。系统开发应采用先进、成熟、稳定的技术，保证系统的稳定、可靠和安全。3.2服务平台建设

数字档案馆网络架构一般应面向不同对象、立足现有不同网络，构建三个服务平台，并提供相应层级数字档案信息资源利用共享服务。

数字档案馆应根据不同服务对象和不同档案开发范围建立相应的服务平台。一般主要包括：一是基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员的馆内档案利用服务平台；二是利用当地政务网建设的面向本级党政机关各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台；三是利用公众网建设的面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。（1）基于局域网的档案服务平台

局域网档案服务平台是数字档案馆建设的基础平台。局域网档案服务平台应当具备馆藏数字档案传榆、交换、存储、安全防护的功能，承担档案馆“收集、管理、保存、利用”四项基木功能，满足日常数字档案馆业务管理和提供利用服务的需耍。局域网通常还要承担辅助档案实体管理的功能。

（2）基于政务网的档案服务平台 政务网档案服务平台是数字档案馆连接本级各党政机关立档单位的主干平台。它依托本级政务网，能够接收各立档单位电子文件，能够为政务网用户提供在线档案查阅利用、档案业务指导或其他档案工作服务，实现党政机关的档案信息资源共享和资政服务工作。

鼓励具备条件的档案馆探索采用云计算等先进技术为各立档单位提供软件服务和存储服务。（3）基于公众网的档案服务

公众网档案服务平台，如公共档案信息服务平台，是档案馆实现公共档案服务和档案信息资源社会共享的有效途径之一，它依托公众网，通过档案网站建立满足公众查阅档案需求的利用窗口，同时，采集具有重要保存价值的各类数字信息，进行资源整合，实现公众档案信息资源的社会最广泛共享。该平台还可采取必要的安全措施，实现馆际档案信息交流。档案服务平台建设当前应遵循的标准规范有:（1）GB50174-2008 电子信息系统机房设计规范;

（2）GB/Z24294-2009 信息安全技术基于互联网电子政务信息安全实施指南。3.3软硬件设备配置 3.3.1系统软件选型

数字档案馆系统软件一般包括操作系统、数据库系统等方面。

操作系统的选择要根据数字档案馆的规模和硬件配置等情况来选定。终端操作系统通常选择使用与其软硬件兼容，使用较为广泛的操作系统;服务器操作系统要综合考虑任务量、并发用户、安全性等因素选择操作系统。

数据库系统首先满足数据存储和管理的需求，并充分考虑技术和管理成本；其次应注意操作系统和应用软件对数据库系统的支持；再次要考虑其开放性和扩展性，为将来系统的升级、迁移免除后顾之忧。数据库系统必须考虑到稳定性和高性能以及档案资源的安全性，所以在选型之前一定要认真规划，周密地分析与考虑，所选择数据库系统应能支持当前及可预见的将来采用的软件，并充分考虑今后几年数据量的要求。在前期规划时，不仅需要决定使用的类型和版本，还需要规划设计数据结构；不仅需耍考虑当前存储和管理的数据信息类型，还要考虑将要接收进馆的数据信息类型。

其他软件配置。在数字档案馆系统运行中，除了操作系统和数据库系统之外，还需根据数据采集、管理、利用等方面需要，配置其他一些系统软件和工具软件，如数据仓库、数据交换、OCR、格式转换、非线性编辑、全大检索等方面的软件。3.3.2 硬件设备配置

数字档案馆系统硬件设施主要包括服务器、终端、网络、存储及其他配套设备。系统中每个独立任务应有相应的服务器来承担处理任务。服务器在信息系统中的重要性不同，可以分成主服务器和辅助服务器两类。主服务器主要承担信息系统数据存储和管理以及应用系统的运行，主服务器的选配必须充分考虑系统性、安全性和高性能。辅助服务器包括辅助应用服务器、网络管理服务器、文件服务器等，承担系统中非核心功能的处理任务。一个数字档案馆系统配备服务器的数量，取决于系统的实际功能，不必强调所有任务都有独立的服务器，可根据财力、数据规模、用户数量及其访问量等，合理选定。

网络设备主要包括传输介质、集线器、交换机、路由器、光电转换等。双绞线和光纤是最常用的传输介质，物理上分散的多台计算机只有通过传输介质才能连接在一起形成网络;集线器可以放大传输信号，主要用于小型网;交换机是一种基于点对点发送数据的网络连接设备，具有网络流量控制等性能，是大型网络组网的必需设备;要使网络之间互连，则必须配备路由器;光电转换设备是实现双绞线和光纤两种不同传输介质的信号转换的设备。

存储设备主要包括磁盘、光盘、磁带等。应根据数字档案馆的存储架构而选择存储设备。数字化设备包括扫描仪、数码照相机、数码摄像机、非线性编辑系统等。

终端设备包括输入、输出设备，通常是指独立工作的计算机、打印机、复印机等。数字档案馆各项业务的开展必须依托这些设备，通过终端访问网络应用系统，完成信息处理工作。一个数字档案馆终端设置应考虑三种用户，即社会用户、档案馆工作人员、档案馆聘请的数据加工和处理人员。4.数字档案资源建设

数字档案资源建设是数字档案馆建设的核心内容，也是一项经常性的业务工作。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容。

4.1电子文件接收

应当根据档案接收范围，建立电子文件接收进馆制度和机制，配备必要的技术手段，从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。

为了保证有价值的数字档案资源接收进馆，从数字档案馆建设开始，就应按照数字档案馆功能要求，研究确定电子文件接收范围、标准和方法。在范围上，除了参照纸质档案接收要求，还应针对电子文件多样性、形象性的特点，接收反映重大事件、重要活动、重大变化的电子形式的记录；在种类上，除了文本文件，还包括数码照片、图形图像、多媒体、数据库、网页等各种形式的电子文件。应当明确电子文件移交的方式和时限。移交方式可以是在线也可以离线移交，但不论何种移交方式，以安全、高效、准确为原则。与纸质文件对应电子文件的移交和接收之前，应要求和督促立档单位建立正确无误的对应关系，并保证其内容的一致性。应当加强对电子文件形成及其整理、归档、移交的监督指导，包括确定归档范围规范、进行质量检查、开展技术服务等。

电子文件的接收与管理应当遵循以下标准规范:(1)GB/Tl 8894-2002 电子文件归档与管理规范;(2)DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则;(3)DA/T46-20文书类电子文件元数据方案;

(4)DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求;(5)DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范。4.2档案数字化

传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。档案数字化工作是一项系统工程，涉及到档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节，应当统筹规划，分步实施。应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理。要高度重视档案整理、鉴定、保护等基础工作，为数字化工作提供高质量的来源。如果对馆藏档案无法一次性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施。

数字化加工一般采取自主加工和委托加工两种方式进行。自主加工是档案馆自行配备数字化加工设备，自行组织人力开展数字化加工。这一模式适用于少量重要、核心档案的数字化加工。委托加工是将应数字化的档案，委托专业公司实施加工。这一模式效率相对较高，投资相对节省，普遍适用于各类档案的数字化加工。档案馆所委托加工的公司必须是具有相关保密资质的专业公司。

档案数字化工作之前应遵循的标准规范有:（1）DA/T31.2005 纸质档案数字化技术规范;（2）DA/T43-2009缩微胶片数字化技术规范。4.3资源整理 在对信息资源进行有序、有效管理之前，必须进行整理，包括分类、价值鉴定、开放审查等。应当将数字档案信息进行有序排列，当前国家尚未制订针对数字档案信息分类的规则，在数字档案馆建设中，可以参照传统载体档案的分类、排序方式，结合数字档案信息的特点，确定数字档案信息的合理分类方案，实现对数字档案信息的有效控制。

电子文件或数字化档案信息发布利用之前，必须进行开放利用的鉴定工作，并通过技术检查，譬如清晰度、准确性、完整性，以便让利用者有效检索、阅读和理解数字档案信思。

档案信息网上提供利用，要根据数字档案不同网络的传播范围、用户范围、使用方式等进行处理。对涉及国家秘密、知识产权或个人隐私及其他敏感信息的档案利用，应当按照国家法律法规要求，进行划控处理。涉密信息只能在涉密网发布;内部信息只能在内网(包括政务网和档案馆局域网等)使用;开放信息可以在公众网发布。开放鉴定是数字档案馆建设的重要工作内容之一。

4.4建立数字档案资源库

运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息，当前一般采取数据库技术方法进行。档案资源库一般包括目录数据库或元数据库、内容数据集等。

目录数据库是数字档案资源管理的基础，它是将反映数字档案特征的规范数据，依照一定的字段要求存入计算机中，通过系统的排序等处理，形成由计算机检索的目录数据体系。目录数据库建立的方式主要有两种基本途径，一是通过传统载体档案数字化采集的档案目录数据库，一般是通过人工录入建库方式建立;二是通过接收电子文件方式形成的数字档案，一般通过档案管理系统自动采集生成或从数字档案元数据库中提取而形成，经过数据整理规范审核与补充完善后建立。

保存数字档案元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重措施。元数据库建设接照数字档案元数据采集规范要求建立。元数据采集方式主要是通过对电子文件或数字档案的背景、结构和管理过程信息进行自动生成和适当人工添加而形成。

内容数据集是数字档案资源建设的主体，它是通过数据库、数据仓库等技术方法将档案全文按照一定的分类、排序方式排列形成的集合。内容数据一般通过与目录数据挂接方式实施有效管理，随着信息技术，特别是检索技术的发展，将来也会采用其他技术方法对内容数据进行有效管理。对于由电子文件归档形成的电子档案，其内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系，防止非法修改，采取技术措施，确保其可靠和可用。数字档案资源库建设应遵循以下标准规范:(1)GB/T20163-2006中国档案机读目录格式;(2)DA/T134994档号编制规则。5.保障体系建设

安全保障体系建设是数字档案馆建设的基础工作，数字档案馆的安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。数据安全就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系统及其网络平台安全就是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。

安全保障体系建设主要通过两方面途径实现。一是按照信息安全等级保护的要求，采用相应安全保障技术方法，配备必耍的软硬件设施。数宇档案馆系统一般要求达到二级(系统审计保护级)以上安全保护标准。数字档案馆系统集成商应具备相应的保密资质，并严格按照有关安全保密规范要求进行项目设计、系统开发和项目施工。建设、监理单位应当加强项目建设过程中的档案信息安全保密工作。二是建立健全数字档案馆安全管理制度，并严格遵照实施。数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采取相应的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。同时应当制订应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。

应当遵循的有关信息安全规范:

(1)GB17859-1999信息安全技术计算机信息系统安全保护等级划分准则;(2)GB/T24363-2009信息安全技术信息安全应急响应计划规范;(3)GB/Z243 64-2009 信息安全技术信息安全风险管理指南;(4)GA/T671-2006终端计算机系统安全等级技术要求。5.2标准规范建设

严格遵照信息化和档案管理方面的法规和标准是实现数字档案馆各项功能的必要前提。数字档案馆建设要严格遵守国家及行业相关规章制度和技术标准。

高校数字档案馆建设探讨论文 篇6

摘要:伴随着数字化、信息化时代的蓬勃发展，档案数字化建设在档案工作中的重要性进一步提升。本文阐述了数字化档案信息平台的建设的必要性，以“兰台e令”档案专题网站为例分析了数字化档案信息平台建设的内容，最后针对时代发展的趋势，对数字化档案信息平台的发展方向和路径进行了探讨。

关键词:档案数字化;数字化档案信息平台;兰台e令

信息技术日新月异的发展给社会各个领域都带来了全新的机会和挑战。“十三五”时期国家档案馆所颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合的指导思想[1]。数字化档案信息管理平台建设有利于加快档案管理数字化工作发展，促进档案事业和社会经济同步发展，为我国现代化服务。

一、数字化档案信息管理平台建设的必要性

随着社会信息化进程的加快，信息资源逐渐成为人类经济活动、社会活动的战略资源[2]67。数字化档案信息是国家信息资源和社会信息资源的重要组成内容，而档案信息化建设正是当前档案工作者所需要面临的重要课题。数字化档案信息管理平台建设作为档案信息化建设的核心内容之一，其建设对我国档案事业和社会实践的必要性有以下几点。

1.数字化档案信息管理平台建设是信息时代发展的必然趋势。伴随着计算机网络技术和信息化浪潮对人类社会生活方式、工作方式和学习方式的迅猛冲击，档案事业也正向着数字化、信息化的方向发展。由此形成的大量数字化档案给档案日常管理工作带来了全新的挑战。与此同时，随着自动化办公、无纸化办公的观念普及，档案管理由实体化管理转向数字化管理成为必然趋势。因此，一个优秀的数字化档案信息管理平台无疑会使针对数字化档案管理的工作更符合时代趋势。

2.数字化档案信息管理平台建设是数字档案馆建设的重要内容。国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》提出，数字档案馆的建设内容包括集成建设满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施;开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统;推进馆藏数字档案基础数据库建设，逐步进行传统载体档案的数字化转换;实现档案信息资源分层共享;配套建设数字档案馆保障体系[3]。数字档案馆如果没有一个可靠的平台作为支撑，那么数字档案馆的档案管理储存、资源共享、信息安全等功能需求将无从谈起。

3.数字化档案信息管理平台建设是档案管理的迫切要求。在过去的传统档案管理中，大量的纸质档案给档案管理工作带来诸如档案汇总、档案存放、档案检索、纸质防潮、人员看护等不少方面的麻烦。随着大数据时代的来临，这些麻烦也随着档案的数量呈指数倍地增长。而数字化档案信息管理平台可以使档案变得存储方便、不易损坏，甚至通过程序使大数据量的档案维护、检索成为十分方便的事情。

4.数字化档案信息管理平台建设是社会发展的实际需要。当今社会，人们对档案的重视程度不断提高，越来越多的人愿意建立起自己的家庭档案来记录家族历史、荣誉成功等，这些档案甚至可以成为家庭教育的素材。数字化档案信息管理平台可以为想要建立家庭档案的用户提供便捷的数字化档案建档、管理服务。除此之外，拥有庞大数据、图表、文件等档案资料的信息化档案管理平台也同时具有不可估量的社会经济价值，可以为政府或机构做重大决策时提供大量具有时效性、便捷性的档案资料检索服务。

二、数字化档案信息管理平台的建设内容

1.“兰台e令”专题网站介绍。兰台是我国汉朝中央档案典籍库，其主管者称为兰台令史，兰台e令即是“互联网+”时代的档案管理者和使用者。网站采用“互联网+档案”的模式，将互联网思维融入传统的档案管理中，政府档案管理部门、家庭，甚至个人都可以使用网站平台将相关档案上传到云端数据库，建立、管理公众、家庭和个人的档案。网站用户角色主要分为四种：游客、注册用户、管理员、超级管理员。游客仅具有浏览网站公开档案的权限;注册用户除了浏览网站内的公开档案外，还可在自己的空间下建立、上传公开或是私有的档案;管理员拥有用户管理、档案管理、数据统计等后台功能;超级管理员仅有一名，除了拥有管理员所有权限外，还可以创建、注销其他管理员账号。网站整体web服务架构采用MVC设计模式，以JAVA作为主要编程语言[4]311。开发过程中的技术选型使用Spring+SpringMVC+Hibernate框架技术[5]18，MySQL作为后台数据库[6]144。

2.档案信息资源集成系统建设。档案信息资源集成系统指对各类数字化档案进行收集并上传至云端的整套系统。档案集成过程中应遵守国家档案局颁布的档案归档标准等相关文件。以“兰台e令”专题网站为例，其参照了民生档案的归档要求，将档案分为成员成长、家庭历史、家庭资产、荣誉成果、医疗保健、社交旅游、声像电子、家庭藏品、图书资料、其他等十大一级分类，每一大类下还可以由档案上传者在自己的档案分类下自由设置自定义的二级分类。档案集成渠道可以由档案局的工作人员使用平台管理员账号将需要上传的数字档案上传至云端，也可以由普通民众在网站平台上注册的账号建立相关家庭档案。档案也可设置其可视权限，公开档案可被所有访问该网站的用户所见，私有档案只可由自己和管理员权限以上用户查看。

3.档案综合管理系统后台建设。档案综合管理系统后台指系统管理员管理、维护平台的可视化端口。在“兰台e令”专题网站中，后台功能分为用户管理、档案管理、数据统计等，可由管理员以上权限用户通过系统后台的可视化界面进行访问以及监管。用户建立上传的档案有违反法律规定或监管条例的情况，管理员可删除违规档案，严重情况下可暂时或永久冻结上传者的账号。用户在注册、填写账户信息、上传档案时产生的大量数据可以由管理员在后台进行相关数据的统计，例如用户地区分布、年龄分布、档案类别分布等等。

4.档案信息交流分享模块建设。用户通过网站上传的档案位于网站所在的文件服务器中，通常意味着档案的传播渠道只有在网站内部发生。但在“兰台e令”专题网站中，用户上传的`档案不仅仅只可在网站内部浏览、传播，还可以利用第三方网络社交平台进行传播。这不仅仅可以方便用户之间的使用，有利于档案信息和档案理念的传播，还可以增加网站在社会上的曝光率。5.档案信息安全保障体系建设。用户上传的档案既是信息资源，也是用户的隐私。对于用户不愿公开的档案，网站平台应当建立一系列的安全保障体系来保障用户的隐私不被窃取。“兰台e令”专题网站对用户密码采取了MD5加密，增加了用户密码被窃取、破解的难度;另外，针对SQL注入、XSS攻击、目录遍历等常见的Web攻击手段也做了相应的安全防护措施[7]795，以维护用户的隐私权益和网站的形象。

三、数字化档案信息管理平台的发展方向

1.结合大数据时代背景的服务拓宽。当前档案实践领域，包括数字化档案、归档电子文件等档案数字资源总量达到了PB级别，具有了大数据的特征[8]9。同时，现在的档案用户也不再仅满足于表面数据的利用，而是更加希望可以得到数据背后蕴含的信息。因此，档案服务也应该与数据挖掘、数据分析等大数据领域相结合，开发一套基于档案大数据的新型信息服务引擎，使数字档案信息资源中蕴藏的巨量信息得到真正的开发和利用。2.各级数字档案信息平台间建立共享网络。目前，我国各省市级档案网站的建站过程相对独立，技术标准、检索方式各异，内部档案信息资源互不相通。长此以往势必形成“信息孤岛”，致使数字档案事业发展失去活力。若各级数字档案信息平台之间相关内容进行超链接互连，或由龙头档案网站做各级数字档案馆的目录索引，集成各类数字档案信息资源，有利于实现数字档案信息资源的共建共享。档案数字化建设是档案事业发展中一项重大而复杂的任务，对传统的档案管理工作方式是一次巨大的冲击。在信息化时代充分开发、建设、利用、管理数字化档案，有助于档案信息资源的高效利用，提高工作效率，降低管理成本，实现便民利民等重大意义。此外，在档案数字化建设过程中要着眼考虑未来时代的发展趋

参考文献

[1]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要(档办〔〕4号).

[2]金波.论档案信息的数字化建设[J].档案学通讯,(3).

[3]国家档案局.数字档案馆建设指南(档办〔〕116号).

[4]和璇.MVC模式在JAVAWEB中的应用[J].计算机光盘软件与应用,,17(16).

[5]张耀民.SSH框架在Web项目开发中的构建和应用实践[J].微型机与应用,(15).

[6]陈正举.基于HIBERNATE的数据库访问优化[J].计算机应用与软件,(7).

[7]谭彬,杨明,梁业裕，等.Web安全漏洞研究和防范[J].通信技术,(4).

高校数字档案馆建设探讨论文 篇7

关键词：高校,科研档案,数字化建设

高校科研档案是高校开展科学研究的前提条件, 科研档案记载了有关高校科研人员对科学技术的研究成果与研究过程, 是最客观真实的资料。高校科研活动能够通过科研档案来了解国内外对某项科学研究的情况, 进而不断发展与创新。同时, 高校科研档案又是评估高校科研工作的重要标准。科研档案通过文字、图像等形式客观地保存了高校科研过程, 进而高校可依据档案对科研成果进行审核。随着信息技术不断发展, 高校对资源需要量日益增加并多样化, 而如何利用信息技术深化科研档案数字化建设, 对大量档案信息进行有效保存, 并最大程度地开发和利用, 是当前高校科研档案工作的一个新课题[1]2。

一、高校科研档案数字化的概述

高校科研档案是对指高校在科学技术研究活动中形成的各种资料记录, 详实地记载了科研人员研究成果和研究过程, 是储备科技信息和知识的主要载体, 为高校科学研究提供了理论支撑, 具有重要的价值意义。高校科研档案数字化是指将高校各种载体的科研档案资源转化为数字化的信息, 用数字化的方式保存起来, 以网络化的模式相互链接起来, 运用计算机系统进行管理, 进而构建一个完整、有序、合理的高校科研档案信息系统, 为高校科学研究提供及时、快捷、有效的服务, 实现资源共享。具体来说, 就是运用计算机系统和信息技术将长期手工操作的收集、整理、编目、归档、检索、统计等档案管理工作环节转化为数字化管理, 减少了人力物力资源的浪费, 并提升了科研档案的管理水平。

档案数字化是高校信息化建设的重要内容, 而信息化管理其核心是资源管理。高校科研档案资源丰富、内容涉及较广、信息量较大、种类繁多。因此, 高校要强化对科研档案的数字化建设, 以保障科研工作顺利地进行。科研档案数字化建设主要是运用计算机系统对基建档案、设备档案、科研项目档案进行分类管理。其一, 对基建档案数字化管理主要是利用计算机系统按时输入整理数据信息, 并对纸质文件进行扫描, 按照卷号、序号连接起来, 使得终端用户能够直接检索到每个资料。其二, 高校科研需要引进技术和购置设备, 要对这些设备的系统环境、工作平台等进行归档, 并附上说明和注意事项。其三, 高校要对科研档案的文字材料进行有效归档, 并要将重点科研项目在申报、审批、研究和成果等各阶段所形成的关键资料进行扫描, 长期保存, 以方便查阅[2]104。

二、高校科研档案数字化建设的必要性

长期以来, 高校的科研档案管理都是以纸质文件材料为主要管理对象, 并形成了较为完善的管理方法和规章制度。但随着高等教育的普及化和信息技术的迅猛发展, 传统的科研档案管理模式已然无法满足高校科研发展的要求。因此, 高校科研档案的数字化、网络化、规范化建设亟待发展。科研档案数字化随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数据库技术的发展越来越成熟化, 其将各种载体的资源以数字化形式存储起来, 形成一个有机的档案信息系统, 以便检索和查阅, 实现资源的共享。因此, 高校积极开展档案数字化建设活动是高校科研档案管理模式发展的必然趋势。首先, 随着信息技术的广泛运用, 信息资源成为了高校科研活动的战略资源, 进行科研档案数字化建设, 是提升高校科研管理水平的重要手段。其次, 科研档案的数字化建设对高校科研领域资源共享和充分利用起到促进作用, 推进高校之间的科技研究理论知识的交流与共享、构建与传承。第三, 科研档案数字化的建设是高校提升教学质量水平的智力支撑。我国高校新时期的重点任务是培养德才兼备的综合型素质人才, 因此教师要及时掌握该领域的最新发展动向, 还需要不断提升新的知识, 教师可以不断更新专业课教材, 通过高校的科研工作档案, 将一些新技术补充到教学内容中, 传授给高校学生, 进而不断提升教学的质量。第四, 科研档案数字化建设有利于提升高校的信誉度和影响力, 加强与企业、社会的联系, 提高科研成果的推广应用和转化能力, 促进科技生产力转化为经济效益和社会效益。第五, 科研档案数字化建设有利于推进档案文化建设的不断发展。档案既是文化的产物, 又是文化的载体。高校科研档案作为档案管理的重要组成部分, 有其独特而丰富的高校科研历史文化内涵。

三、高校科研档案数字化建设现存问题

近些年来, 由于高等教育不断发展及科学技术的不断发展, 管理机制、管理制度的不健全, 资金和人才有限, 科研档案数字化建设还存在一定的问题。首先, 高校对科研档案管理意识薄弱、不够重视档案管理工作。随着高校档案管理事业的发展, 科研档案管理意识逐步加强, 科研档案管理在学校发展中作用逐步显现, 数字化建设有一定基础。但在现实工作中, 高校科研档案管理数字化建设还缺乏系统地认识, 对科研档案管理仍旧套用传统管理模式, 与现实教育发展不符合实际情况, 缺乏创新意识, 创新实践能力薄弱, 对档案信息资源不能有效的利用。其次, 高校缺乏专业的科研档案数字化建设复合型人才。高校科研档案的数字化建设需要有专业型人才的支持, 这就要档案管理人员既懂档案业务管理, 又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术。但目前, 受到高校现行人事制度的影响, 档案管理人员队伍素质整体水平不高, 年龄整体水平偏高, 对计算机操作能力不熟悉, 仍旧沿用传统档案管理模式, 信息社会中, 档案载体形态和记录方式呈现多样化态势, 多数工作人员仍旧对数据存储、档案信息组织技术、检索技术不熟练, 管理队伍需要多层次人才。第三, 高校科研档案数字化建设没有相应的规则制度。科研档案数字化建设需要规范化、标准化、制度化档案材料。基于信息技术大环境下, 计算机处理数据的“机械性”对科研档案数字化建设提出了更高的标准。但目前, 高校科研档案管理工作大多受购买的管理软件所约束, 并对高校自身实际管理情况认识不深入。因此, 高校所用的管理软件在通用性、实用性等方面存在着一定的不足, 同时管理软件与相关设备硬件所匹配差异, 导致数据不规范难以共享, 制约了高校之间的科研信息交流, 阻碍科研档案数字化建设的步伐[3]165。

四、高校科研档案数字化建设有效策略

目前, 高校科研档案数字化建设已经取得一些成绩, 如设立数字查询系统, 档案资源数字化存储等, 但高校科研档案数字化建设仍需逐步完善, 高校应依据自身发展、规划、资金、人才等实际情况, 稳步推进科研档案数字化建设。

首先, 高校要强化档案数字化建设的意识, 建立长效的档案管理机制。高校科研档案数字化建设是一项复杂的系统工程, 不可能一蹴而就。高校应当以发展校院科研事业, 发展高等教育, 促进社会进步为理念, 树立正确的档案数字化建设思想, 将其纳入到工作重点之中, 科学决策, 逐步推进, 实现高校科研档案的数字化管理, 使得高校科研档案健康的发展。高校科研档案管理部门应积极主动, 为档案数字化建设提出中、长期合理化建议。高校科研档案管理要在保证传统纸质档案有效管理同时, 积极开展数字化管理, 将信息化建设纳入档案管理工作之中, 并建立由主管领导负责、档案部门带头、多部门相互协作的管理机制, 从组织管理、健全制度、技术支持、人才培训等多方面着手, 统一建设、统一管理, 形成高校科研档案数字化建设的长效管理机制。

其次, 高校要提升现有馆员的素质水平, 并引进复合型人才, 建设一支高素质、专业化的人才队伍。随着信息技术的迅猛发展, 诸如计算机技术、网络技术、多媒体技术等各种技术都需要人们说掌握并能灵活运用, 这就需要提升工作人员的业务水平, 为更好地适应档案数字化建设服务。高校要对工作人员进行多方面的培训, 加大对工作人员的培训力度。比如, 经常组织一些短期培训班, 向工作人员传授计算机应用知识、数字化技术知识、网络技术应用知识等, 进而加强对工作人员培训。同时, 要实现高校科研档案数字化建设, 还需要高校引进既熟悉信息技术又懂得档案业务的复合型人才, 高校要设立优厚条件, 加大人才引进力度, 丰富人才储备。

第三, 高校要构建一个合理、可行的科研档案管理平台系统, 逐步完善科研档案管理的标准化建设。随着信息技术发展日趋完善, 档案管理也逐渐从以纸质为主要媒介转为以数字化模式为主。高校必须要及时调整管理机制, 以适应档案管理的发展趋势。高校要依据自身情况, 购置一些必要的现代技术设备, 加强档案管理硬件建设。比如, 高校要积极完善档案管理网络, 引入管理软件来辅助管理, 搭建一个有力的信息平台来支撑科研档案信息网络建设, 进而实现科研档案的密集存储和快速检索。同时, 高校构建档案信息网络平台, 进而实现高校之间的科研档案资源共享, 为科研档案数字化建设的良性发展提供了极好的条件。

总之, 随着高等教育的不断推进、信息技术的不断发展, 数字化建设是高校科研档案管理发展的主流趋势, 高校需要投入更多的人力、物力和技术力量, 逐步完成这一项复杂的系统工程, 之后建立相关的规章制度和监督机制, 进一步提升数据归档的质量, 使得档案资源实现资源共享, 进而更好地服务和保障高校的科研工作。

参考文献

[1]杨红梅.浅谈如何提升高校科研档案管理效益[J].湖北档案, 2010 (9) .

[2]叶丽群.高校科研档案的现状分析与建议对策[J].齐齐哈尔师范高等专科学校学报, 2013 (2) .

高校数字档案馆建设探讨论文 篇8

关键词:高校档案;数字化;信息资源

进入21世纪,学校数字化建设已成为评价一所学校信息基础水平的重要标志。高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮,以网络化的方式互相连接,从而提供及时利用,实现资源共享。这种新型的信息技术也决定了21世纪档案事业的发展状态和工作模式,它的出现给高校的档案工作带来了新的挑战。

一、高校档案数字化建设的必要性与重要性

1、高校档案数字化建设是适应档案数字化建设整体发展的需要档案部门正在积极探索档案数字化建设,国家档案局于1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》,要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。教育部办公厅也要求高校档案部门积极做好档案数字化建设工作,做好电子文件归档与管理。

2、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势

高校综合档案室出于自身管理需要使用计算机管理档案,使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机大量应用于高校教学、科研及管理,产生了大量的电子文件,进而形成数字化形态的档案信息。开展档案数字化建设,规范其管理,更好地为学校各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。

3、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用

高校档案信息数字化打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,最大限度地实现档案信息资源的共享。高校档案信息数字化便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中应用,更有利于档案信息资源的开发利用。

二、高校档案数字化应遵循的基本原则

高校档案部门在档案数字化处理过程中应始终坚持真实性、安全性、可读性三原则,才能保证档案数字化管理的顺利推进。

1、真实性原则

传统档案随着时间的发展,必然会被数字档案代替,同时,二者都应具有档案的特性,即原始性、真实性等,否则即使利用最现代化的手段保存下来的数字化档案也失去了它应有的价值。档案数字化,应该允许档案人员对其在一定程度加工处理,但前提是真实地反映历史事实,这也是一个尺度把握。档案如果经过了合成、变形等数字化特技效果,就不能作为档案保存。对于数字档案的可加工性、真实性等问题,这也是高校档案人员所面临的新课题。

2、安全性原则

目前在档案数字化过程中,形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中都存在数据丢失、数据失控、数137据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素,也正是由于数字档案的易改性等原因,如何确定数字档案的法律地位也是未来档案计算机管理急需解决的问题。因此,要求高校档案部门在档案数字化过程中尤其应遵循安全性原则,增强档案安全意识,依靠硬件、软件的支持,保证档案原件在转化前后一致性。

3、可读性原则

档案在数字化处理的过程中,会产生不同类型的数字文件,档案部门应规范档案数字化的技术系统,建立互通兼容系统,使数字档案在通用标准下顺畅转换。档案数字化的标准应符合档案工作管理规定,同时符合电子信息运行规则。在档案数字化的过程中,高校档案部门一定要严把质量关,做到数据规范、标准统一、长期可读、永续利用。

三、高校档案信息资源数字化的建设内容

1、电子文件的收集

随着高校办公自动化的普及,各部门产生了大量的电子文件,网络归档成为必然趋势。各部门直接将在工作过程中形成的电子文件通过网络移交给档案馆,这些电子文件就成为高校档案信息资源数字化建设的一项重要内容。

2、馆藏档案的数字化

高校档案实现数字化管理具有十分重要的意义。馆藏档案数字化就是是指应用多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术,将以纸张等为载体的传统介质的档案转化成二进制的数字编码形式,形成结构有序的档案信息库,使其通过计算机网络直接传播,提供快速、便捷的利用服务。通过利用档案信息资源化建设,建立起数字化的档案馆,档案馆的工作效率将会大大提高。

3、专题数据库的建立

专题数据库是高校档案信息资源数字化建设的重要内容之一,主要包括档案全文数据库、档案目录数据库、光盘数据库、多媒体数据库等。高校档案馆应建立以下数据库:档案案卷目录数据库、文件目录数据库、档案文献数据库、论文数据库(优秀本科论文、硕士、博士论文) 、学生档案数据库(学生学籍和成绩) 、科研获奖成果数据库、科研专利数据库、教师业务档案数据库、名人档案数据库(对学校发展有突出贡献的院士、博导、教授等)及档案馆编研的资料数据库,如基础数字汇编、学校大事记、干部任免及先进人物、先进集体评选情况等。

四、高校档案数字化建设的措施

1、转变思想观念

数字档案打破了传统意义上的“纸质档案”概念,实现了有形化向数字化的转变。高校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新,由原先的档案实体管理模式扩展为“档案信息处理”模式,在加大了档案工作量的同时工作效率也须加快,须树立良好的数字档案工作理念,满足高校教育事业迅猛发展过程中对档案事业的利用需求。另外,高校档案数字化建设需要高校领导的大力支持,逐步将档案网络化建设纳入议事日程,在人才、物力等方面提供方便,实现高校档案信息的高效率回报。

2、提高管理人员素质

高校档案数字化建设须实现档案人员素质的提高。高校档案从业人员在掌握档案文书知识的基础上, 须具备相应的计算机应用和网络知识, 如了解因特网的基本情况与使用方法, 了解档案信息资源分布、查找与发布等知识,具备一定处理数字化档案的技能, 并应努力提高英语水平, 及时了解档案的最新发展动态和信息, 并实现日常电子档案的维护、管理与利用。针对这一点, 须加强在职档案人员的培训工作, 可建立档案技术人员的定期培训制度, 并有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修, 同时在引进档案人才方面须引进一些具备软件开发能力的专业人才, 以充实档案工作人员团体, 调整档案人员专业知识结构组成, 更好地为高校档案数字化建设服务。

3、建立管理制度

首先, 由国家档案行政管理部门制定出宏观管理方案和统一技术规范标准, 实现档案信息数字化的统一行业规定, 落实到《档案法》中, 实现档案数字化的全球发展。国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中计划要完成《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音、录像档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转化技术规范》等电子档案工作标准与规范, 使得高校数字化档案建设进一步有章可行、有法可依。

其次,高校数字档案管理应在国家数字档案管理规则下制定出相应的管理办法与制度。高校档案部门要以国家《电子文档的归档与管理规范》为依据,拟定出电子文档的分类标准与要求,实现网络环境下电子文档的及时接收、归档、管理和利用,并不断健全电子文档管理制度,实现规范化管理,为电子公文和纸质公文一样达到科学保管与利用打下基础。

参考文献:

[1]南京大学档案信息化建设实施意见2003年第5期

[2]张照余:数字化档案的文件格式选择档案学通讯, 2003年第6期