加强电子文件归档工作的思考（共12篇）
加强电子文件归档工作的思考
闵涛
随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。
一、慎选电子文件归档方法与移交途径
电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。
1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。
2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。
必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。
二、建立电子文件归档管理的质量体系
1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。
2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。
3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。
4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前，将上一形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交；有条件的单位，负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内，将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。
对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。
三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式
电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件历史联系，对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又了解全局情况，歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用；而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者，另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。
四、提高电子文件归档管理人员的素质
从某种意义上说，电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与
一、电子文件归档方式和途径的选择
经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失，需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
1. 借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。
随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，这是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。
2. 选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。
为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一的信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，是最佳归档途径之一。
二、实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。各部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
关键词：纸质文件；电子文件；归档管理
电子文件的出现，对档案管理工作提出了新的挑战。电子文件对档案工作产生多种影响，应通过实施电子文件管理战略解决好电子文件的保存问题，使档案管理向立体化方向发展。同时，建立电子文件归档制度以及选择适合的归档方式，以推动电子文件归档工作的科学化和规范化。
一、电子文件难以归档的原因
与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档。这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实。应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样，才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理工作程序，建立归档制度。
二、归档电子文件的整理
归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同。分类可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内的电子文件在大类类目下按照年度一保管期限一机构（问题）或保管期限一年度一机构（问题）等进行分类。归档电子文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。归档电子文件编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”或在捕获前将设备设置为“0001”的原文件名流水号。归档电子文件夹编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”。归档电子文件光盘编号：由档案大类类目号、属类（项目）类目号、电子文件类别代码、光盘序号、套别组成。即在分类方案的最低一级类目后加上电子文件类别代码。
其形式以及填写方法如下：
把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至一次性只读光盘上，存储二种以上类目或类别的电子文件时应将所包含的类目编号或类别都写上。
文本文件：用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等；
图像文件：用扫描仪、数码设备等获得的图像文件；
图形文件：用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件；
影像文件：用视频设备获得的视频文件；
声音文件：用音频设备获得的声音文件；
三、纸质、电子档案双重管理的优点
（一）提高工作效率
按《规则》整理文件的方法，是以计算机管理档案为轴心运转的，计算机强大的检索功能，使我们的调卷速度、效率可以大幅度提高。文件材料整理、归档、保管的目的是便于查找，为各部门提供利用，为企业生产经营服务。在时间就是金钱，时间就是效率的今天，提高档案调卷速度、效率，就是为企业生产、企业各方面的建设赢得宝贵的时间。所以，大大提高工作效率是《规则》的最大优点。
（二）实现网络管理
按《规则》进行管理，充分地发挥了计算机管理档案的优势。实现纸质文件和电子文件双重管理，也就是说任何一份纸质文件的标题下都附有相对应的电子文件，任何一个部门，只要向档案室发送档案借阅申请，档案管理员就可以把电子文件通过网络发送到需求者手中，避免了反复使用对纸质档案造成的无形损伤，保证了档案原件的安全，同时方便了各业务部门，提高了档案利用效率。档案实现网络管理，并不是说网络中的任何一个成员都可以随心所欲的调出档案室档案库里的任何一份电子文件，在档案网络管理系统中，不同的部门被授予了不同的权限，对于档案室，被授予了一项特殊的权力，可以通过电脑查看到各个部门到期应归档而没归档的电子文件，档案管理人员可以让这部分电子文件强行归档；保证了应归档文件的及时归档。网络授予档案室的权限是特殊的、多向性的，它让档案管理员能及时了解公司各部门档案归档情况，督促各部门档案及时归档。对于其他的部门，不可能查看到档案室电子档案库里的任何一份电子文件，除非他向档案室发出的申请被批准，他向档案室借的这份文件仅限于他本人的电脑阅览，其他电脑是根本无法看到的。档案管理网络授予各部门的权限是单向性的，这保证了档案借阅过程中的保密性。
（三）便于做档案专题和档案统计
档案专题和档案统计工作是档案管理不可缺少的工作环节。档案专题可以是职称认定、机构设置、重大决定事项、干部职务任免等多个专题；文书档案统计台账、科技档案统计台账、会计档案统计台账、档案利用情况统计台账，都是档案工作人员必须花大量时间、大量精力去做的工作。用计算机管理档案，计算机强大的检索功能可以在几分钟内完成所有专题的检索工作，各类档案的保管、利用情况，计算机会自动统计，也就是说，几年甚至几十年以来，档案工作人员必须花费大量的时间、精力才能完成的工作，利用电脑，有可能在几分钟之内就完成了。
（四）简化工作环节
在《规则》发布实施以前，传统的档案整理程序是：分类、组卷、卷内文件排列、装订档案、拟定案卷标题、编文件页号、抄写卷内目录、填写案卷封面、上档号、案卷号、抄写案卷目录。按《规则》整理档案的程序是以件为单位的文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架。从环节上，按《规则》来整理文件就比传统的方法省去了填写案卷封面、抄写案卷目录等环节。
（五）便于保管、利用
比起传统的以“卷”为管理单位组卷的管理方式，按《规则》的要求，以“件”为单位整理、保管的档案管理方式.有便于保管、利用的优点。以“件”为单位整理的文件，每件文件的右上角必须加盖件号章，件号章的内容包括室编著件号、年度、全宗号、馆编件号、保管期限、机构（问题）。对于企业档案室，室编件号、年度、保管期限、机构（问题）等四项是必须填写的项目，它是辨识其在档案库房位置的四个主要特征，所以，一份被借出的文件，我们根据其件号章的内容，就可以难确的判断出它所存放的位置。按“件”整理档案，比按“卷”整理档案便于保密。如果借阅者确实需借用档案原件，以“卷”为单位保管的档案，提供给档案借用者的档案原件是一卷，它包括借用者需要的那份文件，但大部分是借用者不需要的文件。这就产生了借一份文件却把大量文件带出档案室的现象，不利于保密。以“件”为单位管理档案，从根本上解决了这个问题。每个文件都是单独保管，档案室只对借用者（部门）提供他们需要的单份文件就可以了。如果，借用者需要的是复印件，以“件”为单位进行保管也比传统的以“卷”为单位进行保管复印起来方便得多。
四、结束语
《归档文件整理规则》的发布，是档案管理工作一次重大改革，是告别传统的档案管理方式的一次创新，它对进一步提高档案管理工作效率起到了决定性的作用，随着档案利用效率的提高，档案在企业生产经营过程中的重要地位、重要作用将越来越被人们所认识。按《规则》以“件”为单位整理档案、电子档案保管纳入企业档案管理范畴、档案管理现代化，对档案工作者提出了更高的要求。时代的发展要求档案工作者对档案这项默默无闻的“兰台”事业要有无私的奉献精神、认真细致的工作态度、能大能小的工作能力和业务技术，能大，就是能熟练地运用现代化设备进行档案管理，能熟练地运用现代化管理网络对各业务部门提供优质、快速的服务；能小，就是即使是编一个流水号，也能事无巨细，认真对待，做到最好。
参考文献：
[1]朱正健.电子文件与纸质文件的同步归档管理[J].兰台世界，2005（01）.
[2]易碧荣.电子文件的归档管理和有效利用[J].档案学研究，2004（04）.
第一章 总则
第一条 为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。
第二条 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
第四条 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
第五条 明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。
第六条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
第七条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
第八条 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并 1
归档。
第九条 基本术语解释
（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存
储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
（三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信
息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。
（五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息
和元数据等无缺损。
（六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利
用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
（七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。
（八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格
式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。
第二章 电子文件的收集与积累
第十条 各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡是属于归
档范围和有参考价值的均应收集归档。
第十一条 收集积累的电子文件类型，即收集范围。
（一）电子文件稿本
电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。
（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子
文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时
需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。
（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作
完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。
主要收集积累正式版本的电子文件。
（二）电子文件信息类型
要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。
1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格
文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以Word、Excel、RTF、TXT为通用格式。
2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图
像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收
集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
4、影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6、超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。
7、数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。
8、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。
对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。
第十二条收集积累要求
（一）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件
应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
（二）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
（三）对产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质件保留。
第十三条 收集、积累方法
（一）及时按照要求制作电子文件备份。
（二）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
（三）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
（四）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
第四章 电子文件的归档
第十四条 电子文件归档范围
电子文件的归档范围参照公司制定的文书档案归档范围。此外，还应将各部门形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等电子文件收集积累归档。
第十五条 电子文件归档
（一）各部门电子文件承办人将定稿的正式电子文件向档案管理
部门归档时，应填写《归档电子文件表》，与电子文件同移交给档案管理部门归档。
（二）对存储在载体（磁带、光盘）的电子文档向档案管理部门存档时，应在载体上标注文件的内容、类别、日期等。
（三）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应存储相应的查看软件。
第十六条 电子文件的鉴定
（一）电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级等。各部门要对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。
（二）电子文件检验合格的分别由移交部门和接收部门填写《归档电子文件表》，双方签字，登记表一式两份，一份由电子文件形成部门保管，一份由交档案管理部门保管。
第五章 电子档案的保管
第十七条 归档电子文件移交到档案部门后，要及时进行备份。档案部门要对归档的电子文件制作至少两份，一套保管，一套用于查阅。
第十八条 档案部门对接收入的电子档案要定期进行检查，发现问题及时采取恢复、补救措施。
【内容提要】文章认为实施《归档文件整理规则》后，简化了整理方法，减轻了档案员的工作量，有利于档案鉴定工作的开展。但这一方法也在一定整度上影响了档案的整理联系，配套文件不够也影响了这一规则的推行。
【摘要题】立卷与归档
【关键词】《归档文件整理规则》/实践/利弊……
【 从1月1日起实施《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)以来，崇州市档案局经过对《规则》的学习、宣传和对档案员的岗位培训，全市各机关、事业单位、乡镇全面开始实施。从各单位立卷归档工作的情况来看，《规则》的实施已经在以下几个方面产生了较好的效果。
一、档案工作量减轻了，提高了工作效率。传统的文书立卷工作是一项繁琐、艰巨的劳动，划分类别、划分保管期限、组卷、抄写卷内目录、填写备考表、装订、拟写案卷标题、写封面、再编制案卷目录，程序多，难度高，即使是从事档案工作多年的档案员也感到吃力。尤其是在一些案卷数量较多的单位，一些兼职档案员要半年甚至更多的时间才能完成立卷任务。《规则》以“件”为单位整理，使档案员从繁重的手工劳动中解脱出来，节省了大量的物力、人力。尤其是采用计算机管理档案后，所有的文件都输入电脑，按照分类大纲编制程序，省去了拟写案卷标题、写封面、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作，极大地提高了工作效率。
二、《规则》易学、易懂、易教，有利于档案员掌握。由于基层的档案员调动频繁，专业技能参差不齐，而传统的立卷方法不仅要求具备档案专业理论知识，还要熟悉立卷工作的规范、要求，同时还要求具备一定的综合分析能力，所以往往造成各单位的档案质量提不高，而档案行政部门疲于对档案员进行培训、指导的恶性循环局面。《规则》简化了文件整理程序，工作难度相应降低，业务指导人员好讲解，档案员也容易理解和掌握，便于档案工作的顺利开展。
三、《规则》有利于档案的整理、保护和利用。由于整理方法简化了，工作量减轻，档案员有了更多的精力来从事档案的编研和利用工作，较好地协调了档案的整理、保护和利用的关系。传统的立卷方法中，档案的案卷由多份文件构成，装订成一卷，而利用者通常只需查阅其中的一份文件，在查阅时就会看到其它无关的文件，不利于档案的保密。由于基层单位工作人员档案意识普遍不高，在利用档案时往往把案卷拆了，用完后再装订。反反复复的.拆卷装订给档案带来了很大的人为损害。同时档案的整卷调出也会导致没有用到的文件无端损耗，缩短自然寿命。实行按件管理后，档案利用者需要哪份调哪份，既方便又安全保密，也减轻了档案员调档的工作量。即使是完成归档后发现了零散文件，也无需拆卷、再装订，只需插入相关类别的卷盒中，在备考表或备栏中说明即可，方便灵活。
四、《规则》实施后有利于档案馆(室)开展鉴定工作和优化馆(室)藏档案。由传统立卷方法组的卷内容杂、卷厚，并且装订、编目固定，使档案馆(室)不敢轻易开展鉴定工作，逐渐形成了档案馆(室)藏档案价值降低、利用效果差的局面。根据《规则》，档案的鉴定工作不再以卷为单位，也不需要重新整理，不再担心换卷皮，重拟新写案卷标题、重新编页号和案卷号等一系列问题，极大地减少了鉴定工作的难度和工作量。由于在确定归档范围和保管期限时，尽量照顾各单位自身形成原则和业务主管原则，使档案室归档范围相对缩小，档案馆以后接收档案最大限度地避免了重复件。
五、《规则》较好地解决了计算机管理和手工管理并存的关系问题。随着办公自动化的发展，计算机管理档案已逐渐普及，实行文件级管理，更加便于档案管理系统的优化。但是在县、乡一级的基层单位，由于管理和经费等原因，没有配备计算机，更不用说档案管理软件了。但其形成档案数量少，内容较单一，也可根据《规则》进行手工管理。但是，在《规则》的实施过程中，我们也发现一些问题。
1、由于《规则》取消了传统的立卷模式和立卷方法，长期以来我们在工作中所执行的《机关档案工作业务建设规范》、《机关文件材料归档与不归档范围》、《文书档案保管期限表》、《文书档案案卷格式标准》、《档号编制规则》等规范已经部分失去价值，而新的相应的规范还没有出台，基层档案工作者有时有种摸着石头过河的感觉。
2、《规则》实行文件级管理，文件改用盒装，使文件容易被撕破、丢失。在实际工作中，遇到如婚姻档案、调资，人员调动、毕业生分配、征用土地等内容相近但数量较多的情况时，以一事作为一件就不便于管理和利用。实践中，我们把几个人或几件同类的事由作为一件来处理。
3、《规则》规定档案盒可以竖放也可以平放。工作中，如果是平放则不利于放在底层的档案的调用。如果是竖放，有的盒内文件不是装得太满，就会产生盒内文件左重右轻或头重脚轻等现象，时间久了文件就会变形。
4、以件为单位管理，随办随归，从一定程度上会破坏文件之间的有机联系，因同一事由形成的不同文件，由于由不同的部门处理，根据不同的来源和价值、时间的先后存放于不同的盒内，割断了文件之间的互相联系，看不出事件的产生发展过程，从而在一定程度上影响了档案的利用，并且在提供利用时，同一事由的文件材料分别从不同的卷盒内提出，很不方便。这种现象在实现了文档一体化管理、随办随归的单位比较突出。
5、《规则》的实施，也会给档案馆的接收工作和统计工作产生影响。依据《档案法》，各单位形成的永久、长期档案在保存十年后要移交进档案馆。由于是以件为单位逆行管理，档案馆在接收档案时，不得不一盒一盒地打开，对照归档文件目录，逐件检查是否加盖归档章、归档章填写是否正确、盒内件数与顺序号与盒外标注是否一致等，这将大大增加档案的工作量，这个问题将在《规则》实施十年后很尖锐地摆在我们的面前，
此外，在进行档案数量的统计时，传统立卷方法一般是以卷为单位，现在是以“件”为单位呢?还是以“盒”为单位?如果计算库存总量，又以什么为计量单位?今年的达标升级在统计档案数量时马上就要面临这个问题。
当然，尽管我们在《规则》的实施中遇到一些暂时的问题和疑惑，但是还是感觉到它能够解决我们在档案馆(室)工作中的许多现实问题，作用是相当明显的。我们认为，《规则》的实施不仅仅是改变了我们的立卷方法，而且将会改变我们在档案工作的某些习惯性思维。
《规则》实施后，立卷工作简化了，我们的业务指导工作也要相应地改变。从前，业务指导人员终年穿梭子各基层档案室，忙于指导如何分类、组卷，如何编目，指导方式原始，内容单一，效果也不明显。今后，档案工作的业务指导应该站在更高的起点上，可以侧重于档案工作的执法检查、档案的价值鉴定、参考资料的编写和现代化管理。这就对档案业务指导人员提出了更高的要求，只有努力提高自己的综合素质，掌握最新的档案学理论和现代化管理知识，才能够适应新形势下档案工作的需要。
《规则》实施后，也会使沿袭多年的机关档案工作重心发生变化。从前，机关档案工作侧重于年复一年地组卷，仅仅编写一些简单的检索工具和参考资
一、项目文件存放位置
1、项目部所有文件存放在（项目文件夹）里
2、主要体现在《陈总文件夹、向经理文件夹》
3、陈总文件夹包含有：富盈集团施工合同统计表、工程请款申请表、工程成本计算统计表、外包工程承包合同、报价单、工程增加合同统计、会议纪要、请款委托书、催款函、招标、投标所需文件。
4、向经理文件夹包含有：《光明学校联络函》内包含有东莞、茶山与惠州三项工程联系函；注：我司对外（甲方）的联系函。另外有茶山及惠州《回复确认函、图纸》、材质确认书、质量验收表、岗位职责等等。
5、项目零星工程承包商工程、项目下单明细表等等均在E文件夹里。
二、工作范围
重点工作：
1、做好工程项目请款工作，需申整理的请款资料，跟进每笔工程的进度款情况，数据需准确清晰。
2、负责文件的往来、工程联系函跟踪回复工作。
4、做好每笔工程单报价、跟踪及汇报工作。
4、妥善保管合同、做好合同的统计及请款跟踪工作。（附合同统计表一份）
5、负责项目部文件（含邮件、传真文件）收发、传阅、借阅、归档管理工作。
6、负责项目部的文件、及跟单工作，每增加一个新工程、必须及时上传总经理。
7、负责项目部资料室的资料的收集、编号、和归档登记工作，对过期资料报批后封存。
8、负责公司邮件的收取、分发工作，每天上班后打开邮件，第一时间查阅是否有工作来往邮件，重要电子邮件及时送相关领导阅示。
9、负责领导交办的文件的打印（打印文件要根据领导批示分轻重缓急，并做好登记）送审、送批工作。
10、了解本项目部的工作业务，做好跟单工作，掌握本项目部文件材料的归档范围，收集管理本项目部的文件材料。
11、信息的上传下达。
12、来访客人通报及接待。
13、完成日常的正常管辖范围内的工作。
14、一个工程完工后应编制相应的档案文档。
一、目前企业电子文件收集归档中存在的问题
首先, 电子文件收集归档实践缺乏成熟的理论指导。随着网络技术在办公领域的推广应用, 所产生的电子文件收集和归档问题日益受到人们的关注和重视, 国内外档案界有关电子文件归档问题的研究也在不断深入。但总体上看, 尚停留在理论探讨层面, 应用领域出台的规章办法原则性要求多, 具有可操作性的方法较少。对电子文件是否具有法律效力, 国家没有明确规定, 存在两条腿走路的问题。既要收集电子文件又要收集纸质文件。因而给档案的收集、整理、归档工作增加了难度。
其次, 办公自动化系统、档案管理系统等不同系统之间存在兼容性问题以及各自的系统软件本身的缺陷也会影响电子文件的归档和查阅。如经过几年的运行, 我司的OA办公自动化系统中逐渐暴露出来的问题具体表现在:标准化、自动化水平不高, 电子文件鉴定、分类、组卷等难点问题基本上还是人工解决;OA办公自动化系统与档案管理系统软件不能直接地传递数据。
第三, 归档电子文件的真实性和有效性难以保证。由于人们长期使用纸质文件养成的习惯, 在纸质文件与电子文件双轨并行情况下, 较易忽视电子文件的同步办理。这种状况或造成部分电子文件滞留于公文系统中间环节不能收集、归档不完整;或造成电子文件与纸质文件的内容与形式不相符, 从而加大归档鉴定难度, 使电子文件的完整性、真实性和有效性难以保证。如我司的电子文档至今存在着收集不全的问题。
第四, 存在对部分外来文件扫描问题, 因为要传达贯彻执行上级有关规定, 同时方便今后查阅, 需进行扫描, 从而生成了新的文件。
二、企业电子文件收集归档的对策
针对企业电子文件收集归档中存在的问题, 在电子文件管理的国家标准尚未下达之前, 提出如下对策:
加大宣传力度, 增强全民档案意识, 充分发挥网络优势, 做到部门有人抓, 单位有人管, 使收集工作落到实处。要增强档案管理意识, 各级管理部门应大力宣传收集工作的重要性, 充分认识其地位和作用, 切实提高公众尤其是各级领导的档案意识。有效的宣传有助于确保电子文件收集工作的顺利开展。
进一步规范电子文件归档要求, 形成档案规范体系。加强对电子文件归档管理技术和方法的研究, 借鉴美国、加拿大等国家电子文件归档的理论与方法, 结合本单位电子文件归档工作实践, 制订内容具体、操作性强、切实可行的实施细则或操作规程, 以进一步指导并规范电子文件归档工作。在制定标准化时首先应该直接采用国际标准, 以便和国际接轨, 其次应考虑国家标准和文书、档案行业标准, 形成电子文件归档要求的规范体系。
完善OA办公自动化系统, 使电子文件的形成、归档工作落到实处。明确电子文件价值鉴定、分类、整理标准, 并将其融入OA办自动化电子文件归档流程和程序设计, 避免重复劳动;通过档案系统流程设计优化, 加强电子文件归档工作的科学管理, 充分发挥网络优势, 提高办公效率与质量。、
保证归档电子文件的真实性、有效性和完整。做到对电子文件经常处理, 使电子文件形成之时即是归档之时, 这是保证电子文件具有“档案价值”的关键性条件。同时要做好纸质文件备份工作。
进一步加强对文书处理部门指导性工作, 定期做好电子文件从形成到归档处理工作。做到一年二次对OA办公自动化系统中产生的文件全面的整理, 保证电子文件收集归档完整。目前, 由于电子文件产生于各个部门, 而各个部门的人员又不可能对档案工作的专业要求的专业要求十分了解;因此我们档案人员要根据档案工作的有关规章制度, 采取组织培训, 使文书处理人员了解和掌握文件收集、归档的具体要求和做法, 解答操作中遇到的问题, 使电子文件收集归档工作更加完善。
努力造就一支具有创新意识、知识结构合理、敢于应对各种挑战且作风过硬的档案专业队伍。随着科学技术的发展和计算机技术的普及, 对档案人员的素质要求也越来越高。从目前来看, 档案人员的业务素质跟不上新技术发展的需要, 档案人员不懂计算机技术, 计算机开发人员不懂档案, 造成计算机在档案管理中的作用未能充分发挥。因此, 要使两方面人才的互相沟通、结合, 这就要求各级领导重视人才问题, 把培养跨世纪档案人才作为档案事业实现可持续发展的重要工作来抓, 大力开发人才资源, 为档案事业发展不断培养、提供档案复合型人才。
三、企业电子文件收集归档应注意的几个问题
要注意把与电子文件相关的“支持性文件”同时归档。由于存在不同专业和部门使用不同的软件和操作平台的情况, 它们所产生的电子文件格式不同。因此, 为了归档后能够方便查阅, 必须在归电子文件的同时将相应的支持性文件归档。
要注意在电子文件与纸质文件之间建立通道。因传统纸质文件、纸质档案因其集原始性与记录性于一体, 因而具有法律效力。而电子文件既无原件, 又极易被增删更改而不留痕迹, 因此, 在目前尚未解决电子文件法律效力问题以前, 对一些需要长期、永久保存和维护其原始性的电子文件, 必须实行双轨制管理, 以便档案管理者和利用者在需要时可以快捷地从一种文件找到相同内容的另一种文件;使其具有凭证作用和法律效力。
在做好电子文件逻辑归档的同时, 还要注意做好电子文件的物理归档。如磁盘的备份, 光盘刻录等物理手段。
在系统设备更新、系统扩充或软件版本升级时, 注意及时对归档电子文件进行迁移操作, 做好备份工作, 保证电子文件信息的真实、完整、有效。
关键词：电子文件 归档 管理
电子档案与以往传统的档案记录在意义上相同，都是为了能够对人们的社会活动进行真实的记录。但是电子档案比之传统的纸质文档记录更具优势，由于其在记录时能够保持着文件的原始和可靠性以及完整性，这些是文件管理最为重视的几个特性。现如今，电子文件的归档与管理对于各个行业来说都十分的重要，只有做好这两个方面的工作，才能够科学的进行档案工作。因此，本文主要对电子文件的归档与管理进行探析。
1 对电子文件的归档进行科学的分析
电子文件的归档主要分为两种形式，一是逻辑归档，二是物理归档。这两种归档形式都有其优势。但是电子文件的归档具有系统化的工作性质，因此，需要进行这方面工作的相关人员在工作态度上必须要细心和严谨。
1.1 在电子文件的收集中要将工作做好
电子文件的归档分为前期、中期和后期，在前期的工作中，最为重要的工作就是做好文件的收集，只有将文件收集工作做好，才能够充分的发挥出电子文件的作用及其利用价值，并且有用的信息必须在收集的范围之内。首先，收集时要先将重要的文件保留底案，若是要修改文件，需要将原文保留后再进行修改，这样累积多个版本号后，一起将草稿和定稿进行归档。其次，要充分的利用计算机的辅助设计技术，以及相关的检测和仿真实验技术，这样才能够保证数据文件具有价值性。例如，在进行电子文件的归档时，要结合图形文件和模型文件，以及数据库文件等，利用相关的计算机技术将这些文件进行合理的统一，形成一份科学有效的电子文件。再次，各类数据文件在内容上都有所不同，需要和机关制作各类的命令文件，例如一些难度较高的计算、控制和管理程序。这些命令文件一般都是相关的机关部门，结合自身的实际需要来进行编制的，但是还有一小部分难度较高的程序就需要依靠购进的方式，已具备命令文件的归档室是不需要再进行一次归档操作的。最后，不仅是文件需要进行归档，设备运行操作系统也需要进行归档。若是在档案室中，已经具有了完善的操作系统，那么就不需要再进行一次归档工作。此外，在归档工作中，除开电子文件，还有一些纸质文件也要进行合理的归档，这些文件主要包括相关的计算机硬件说明文件和产生电子文件过程中可能会出现的纸质文件。
1.2 对电子文件的归档要求，要不断的完善
由于电子文件的归档，要求要归档的电子文件具备完整性、真实性和有效性，所以有价值的电子文件和相关的支持软件都要进行统一的保存，在定稿时若是出现图形文件变化，也要将不同版本间同时进行归档保存。并且对电子文件的有效性进行确认需要相关的机关既有相应的技术条件，这样才能够在进行电子文件签署时利用相关技进行最后的确认。其次，要求电子文件的归档在载体形式和质量的要求上具有统一性，这样才能够保证相关的工作人员在进行电子文件归档时，保证文件的载体规格和形式，以及质量进行统一的集中标识，从而形成数据集，在拷贝两套同一形式的电子文件后，运用异地保存的模式来加强电子文件的耐久性。最后，要将归纳后的电子文件进行登记，这样才方便最后的全面检验，检查电子文件中是否有病毒的存在，以及相关的文件载体具体情况完整性等等。
1.3 对电子档案的鉴定工作，要不断的加强
电子档案的鉴定工作包括三个当面，其一是鉴定的对象，其二是鉴定的目的，其三是鉴定的内容。电子档案的鉴定主要要体现电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性，只有将这三个特性充分的体现，才能够发挥出电子档案的真正的价值。因此，电子档案在鉴定时需要三个步骤：①在归档之前要先确定归档文件后，再划分保管的期限；②在归档时，要先对归档的文件进行鉴定后才能接受归档文件到档案室内；③归档文件具有保管期，有些是永久保存，有些是暂时性保存文件，这些短期保存的文件要在失效前再一次进行鉴定，在确定没有保存价值后才能够做出相应的处理措施。
2 如何加强电子文件档案管理的有效性
2.1 保证电子档案保管工作的效率
電子档案在存储时，具有一些特质，这些特质主要是存储介质中具备的，其一是性能稳定，其二是检索方便，其三是显示还原性好。若是存储不在硬盘内，而是在软磁盘内，不能将其作为长期的电子档案保存载体。并且，电子档案在管理时也必须在合适的环境中，具有一定的条件，首先是库房的温度和湿度，只有保持这两个储存库的稳定，才能够实现科学的电子档案管理；其次，电子档案储存的库房必须保持通风，也要保证环境的整洁，确保没有腐蚀性的气体流通，从而保证电子档案的完整性；再次，储存电子档案的地面不能打蜡，也不需要铺地毯，避免滑到损坏电子档案；最后，装电子档案的器具要保持清洁没有灰尘，保证电子档案不受损。同时，在对电子档案进行统一的归档时，要进行分库保管，也要注意不能让电子档案出现划痕或者触摸等情况，在存放时也要注意不能横放，要直立存放，此外，也要杜绝非法软件的使用，避免电子文档交叉病毒感染。
2.2 对电子档案的检测工作和维护工作，要做到不断加强
电子档案的载体介质在稳定性的体现上还不够完备，因此，储存电子档案的硬盘内的磁信息会随着时间的增加而出现衰减情况，可能会出现信息都是或是在读出时，出现错误。因此，相关的工作人员要对电子档案进行定期和不定期的检测和维护，这样才能够在结合电子档案的特点的同时考虑到存放的环境以及设备技术问题，从而制定出更加完善的技术方案，提出相关的维护措施，增加电子档案的检测工作和维护工作的有效性。
2.3 在利用电子档案的过程中，需要注意的问题
工作人员利用电子档案时，要提高意识保护电子档案的信息安全。在电子档案的利用中，对系统的依赖性较强，并且具有重复利用的特性，也便于需要的人员传输，这些特性虽然方便了人们操作，但是却很难做到有效的控制，所以对档案进行管理的工作人员，必须具备良好的心态以及严谨的工作态度，这样才能够在面对突发状况时用最有利的方式来对电子档案的运用进行限制，防止信息的泄露和失真，规避病毒入侵的现象产生。同时也要完善利用制度，严格控制使用的权限和资格审查。
3 结语
本文主要对电子文件的归档与管理进行探析，找出其中可能存在的问题，并提出一些有效的解决措施，从而完善电子档案的相关管理机制，促进我国档案信息化的创新发展。
参考文献：
[1]魏晓萍.高校档案管理与电子文件归档的要点[J].文教资料，2011，04，15.
[2]邹婧雅.地方电子档案立法研究[J].湖北档案， 2014，05，20
[3]徐新萍.浅析医保电子文件归档及其电子档案管理[J].才智，2012，12，05.
[4]郑红丽.浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用[J].城建档案，2013，03，15.
一、归档的文件材料的范围
凡是反映xx区工商局工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属
归档范围。
（一）上级机关的文件材料
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
2、上级机关颁发的属于本机关主要业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
3、上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的声像材料；
4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。
（二）本机关的文件材料
1、本机关党组、行政领导会议文件材料及工作会议、专业会议材料；
2、本机关颁发的（包括转发及其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；
3、本机关的请示与上级机关的批复文件；
4、本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；
5、反映本机关业务活动的专业文件材料；
6、本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；
7、本机关或本机关汇总的统计表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；
8、本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；
9、本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
10、内部重要的人民来信、来访材料，领导指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录，摘要单、调查处理报告，统计分析材料等；
11、本机关领导人及其它部门人员从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；
12、本机关有关解决地界、征用土地以及基本建议工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料；
13、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；
14、本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料；
15、本机关的历史沿革、大事记、反映本机关重要活动事件的简报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
16、本机关干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、商休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；
17、本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册；
18、本机关编印的情况反映、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
19、本机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
20、各种普查工作中形成的文件材料。
（三）同级机关和非隶属机关的文件材料
1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；
2、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协高工作的重要来往文件。
二、不归档的文件材料范围
（一）上级机关的材料
1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；
2、上级机关发来供工作参考的抄件；
3、上级机关征求意见未定稿的文件。
（二）本机关的文件材料
1、重份文件；
2、无查考利用价值的事务性、临时性文件；
3、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
4、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题；提出一般性建议或意见的人民来信；
5、为参考目的从各方面搜集的文件材料。
（三）同级机关和非隶属机关的文件材料
1、参加非主要机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
一、归档文件整理的意义：
一是归档文件编号后，能方便排架管理。二是归档案文件经分类、编号后，能按、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。三是归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加方便。四是归档文件装订、装盒后，能放置灰尘及库内热量、水分很快的渗透到档案文件材料中，从而能对档案进行较好的保护。五是归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加方便。如果不能对零散的归档文件进行整理，档案管理便无从谈起。
二、整理方式：应选择分散整理，即有文书处理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。这样做的优点是：能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处；文书和业务人员易在整理归档你过程中找到散失的文件材料。
三、档案管理的四大步骤：
1、收集：明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。
2、整理：依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六大环节。需要归档人员熟悉本单位的工作职能与要业务。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。
3、排架：方便利用、销毁。
4、编写归档文件整理说明。
四、档案管理分类方法
1、-机构-保管期限分类法。这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般单位可采用此方法。
2、-问题-保管期限分类法。适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。不适用机构分类法的单位，一般可采用此方法。
3、-保管期限分类法。这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。
五、文件归类的一般规定：
1、内容原则。记住要根据归档文件的内容及其所反映的活动领域归类。如反映的是某个内设机构职能的归档文件应归入该机构。、一致性和规律性原则。即在一个立档单位归档方法应一致，即便归错了类，也要将其他相同文件轨道一个类，以便在利用档案时，查全这类归档文件。
3、综合性文件应归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目），专门性文件应归入业务类。
4、涉及到两个 以上机构或问题的文件，如有侧重，应将其分入主要问题的类目中；如无侧重，则归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目）
5、优先归入本专业类。如一份文件包含本专业和其他专业的内容，可将其归入本单位的本专业有关类目。
关键词：电子文件归档工作档案管理系统
为规范电子文件归档管理，自2002年以来，国家档案局和北京市档案局陆续下发了一些电子文件管理业务规范。比如，《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》《公务电子邮件归档与管理规则》《基于XML的电子文件封装规范》《电子文件管理暂行办法》《北京市电子文件归档与管理暂行规定》等。这些规范具有一定的适用性、前瞻性，从战略的角度对电子文件的管理提出了更高要求。尽管如此，由于缺乏配套设施、技术，以及电子文件自身的客观特点，使得电子文件归档工作在实操性、执行性等方面仍存在较大难度。
一、电子文件归档中存在的问题及原因
（一）电子文件自身的客观性特征，一定程度上使归档存在问题
1.电子文件流转于多个系统，收集和整理存在较大困难。我国国家标准《电子文件归档与管理规范》中，将电子文件定义为：“电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”从定义中可以看到，电子文件对数字设备的依赖性较强，电子文件的读取需要通过数字设备上的相关软件系统获得支持。加之电子文件与纸质文件相比，具有容易被修改、删除、复制、损坏的特征，使得其在归档过程中会出现一定的问题。就一份电子文件而言，从形成到处理结束，往往要经过一个或者多个软件系统。比如，一些立档单位在处理公文的时候，往往是用办公软件（WORD，WPS等）起草一份文件，再上传到办公自动化系统（OA，公文系统等），经领导审批将电子文件传回，多人阅办后才能处理完毕。一份电子文件处理完毕直至电子文件归档，还需要涉及多个环节、部门甚至多个行业。此外，一份电子文件由内容、结构、背景信息组成，其本身也要经过多次修改和流转，这就造成内容、结构、背景信息的分散，加之操作系统和业务系统的多样性，档案员收集电子文件变得非常困难。
2.形成的电子文件格式多样，不便进行转化和处理。在《电子文件归档与管理规范》中，列举了八种性质的电子文件，即文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件。在《北京市电子文件归档与管理暂行规定》中对电子文件格式进行了较为详细的规定，通用格式主要有九种，即XML、RTF、TXT、JPEG、TIFF、MPEG、AVI、WAV、MP3。在这九种格式中，不包括DOC、WPS、PPT、MDB、PDF等常用格式。由此可见，我们经常使用的常见格式并不是规定中要求的通用格式，这使得很多常用格式下需要进行归档的电子文件在归档时，特别是从常用格式向通用格式的转化中存在较多技术性问题，例如将DOC格式转化成RTF格式，文件的内容和排版方式就会发生变化，还有很多不同格式之间的相互转化较为复杂。
（二）电子文件归档不全现象较为明显
电子文件归档不全的主要原因在于：一是电子文件管理相对滞后，意识还有待加强；二是业务系统中形成的电子文件，打印输出后，业务部门并没有从系统导出电子文件进行保存；三是电子文件起草完成形成正式稿件之后，直接打印成纸质文件阅办。纸质文件归档后，电子文件就处于无人管理的状态；四是电子文件存储载体不安全，造成电子文件缺失；五是各立档单位电子文件的收集范围和保管期限不明确。笔者认为第五个方面是重要原因，如果电子文件的收集范围和保管期限没有明确，哪些电子文件必须归档，哪些可以不必归档都没有明晰，执行力就会削弱。例如，电子文件的收集范围大多参照纸质文件的接收范围，实际上二者并不等同，电子文件的收集范围比纸质文件的收集范围大，但实际收集数量很少。笔者根据历年接收电子文件的统计情况来看，目前收集到的电子文件大多是工作总结、照片等，而本来应该收集到的电子文件并没有收上来，如重大活动或事件的影像、电子公文等等。
（三）电子文件分类整理方法问题突出，不利于电子文件的存储、检查及利用
电子文件属于非结构化数据，文件是其最小单位，要采用手动设置文件夹的方式来存储。《电子文件归档与电子档案管理规范》中规定，电子文件的整理应按年度、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。按照这一要求，很多立档单位都会建立不同层级的文件夹。比如，按照年度设置一级文件夹，按照科室设置二级文件夹，按照声音文件、数据文件、图像文件、图形文件、文本文件、影像文件设置三级文件夹。科室业务中形成的电子文件，按时间顺序分别存储于三级文件夹中。由于各立档单位的情况不同，部分立档单位的电子文件较少，一个文件夹可能就够了，部分立档单位电子文件较多，则需要几十个文件夹。这样的设置结构不便于存储，一份文件的归档需要在几十个文件夹中找到对应的文件夹，再将其粘贴到相应的文件夹中，既耗时又耗力。另外，这样的方式也不利于电子文件的利用，比如一次活动可能形成多种电子文件，包含声音文件、图形文件、影像文件、文本文件等，由于存储时被保存在不同的文件夹中，很可能造成检查和利用上的不便。
二、解决电子文件归档中问题应采取的措施
（一）针对电子文件的特点，在口径上和格式上进行严格把关
1.在办公系统、业务系统中，设置归口，增加电子文件导出功能。比如，在系统开发过程中，按照《基于XML的电子文件封装规范》、《文书类电子文件元数据方案》、《档案著录规则》要求，在系统中增加导出接口，导出符合通用格式的电子文件，同时将每份电子文件元数据和背景信息进行封装，导出后可以直接作为电子文件归档。
2.对电子文件格式严格把关。通用格式是根据国际标准而来，但并不具有普遍性。常用格式是在日常应用的常用工具中形成的文件格式，比如WPS、Office等办公软件中形成的一些文件格式。要将常用格式纳入电子文件收集范围，不用通过转化便可直接归档，这种情况也可以视为符合标准。其他一些不符合通用格式的电子文件，则需要借助工具，转换成标准里要求的格式进行归档。
（二）多措并举，全面解决电子文件收集不全的问题
一是制定适合本单位的电子文件管理制度，业务部门相关人员是电子文件的直接生产者，要特别规定他们在电子文件收集中的责任；二是严格把控各种类型、各种载体的电子文件的归档时间，特别是一些珍贵、重要、重大活动产生的电子文件，包括影像、图像、文本、声音等，活动过程中就要及时收集；三是采取定期与不定期相结合的方法，对个人产生的与工作相关的电子文件进行收集，做到电子文件与纸质文件一并保存；四是对电子文件存储和长期保存提出要求，定期备份以确保电子文件的安全保存；五是各立档单位应抓紧制定电子文件归档范围和保管期限表，根据实际情况，有所侧重，有所取舍。同时，档案部门也应该加紧对电子文件归档范围的制定提出相关要求，并对电子文件归档范围和保管期限进行审批。
（三）建立一套具有区域特征的网络电子文件接收管理系统
建立一套具有区域特征的网络电子文件接收管理系统，把业务办理过程中产生的各类电子文件真正地管理起来，并进行查阅、分析、监督。其中，电子文件目录数据库设计，包含基本字段，如档号（全宗号-目录号-年度-件号）、文号、责任者、题名、日期、密级、保管期限、份数（文件夹里有几个顺序号，就是几份）、容量（文件夹中文件容量大小，可以由系统自动累加统计）、数据类型（文本、图像、影像等）、数据格式（.doc/.jpg/. mpeg等）、备注，并在此基础上进行扩展。电子文件归档的文件组织形式，可以以件为单位，每件给一个唯一编号即档号，这样可以把同一类问题或者同一类活动而形成的多份电子文件组合到一起，每件文件的档号编号格式为：全宗号-目录号-年度-件号-顺序号，统一放到一个文件夹（文件夹命名为：全宗号-目录号-年度-件号）里，这样无论哪种数据格式、数据类型的电子文件，都会以份编组的形式而形成件，统一存储在一个文件夹下。此外，电子文件的整理方法应区别于手动建立文件夹存储的方式，采用软件系统进行电子文件的组织、存储，由系统按照电子文件目录数据库档号规则，自动建立文件夹。在每个条目下，上传电子文件由系统自动编号，存储于所属档号文件下，这样电子文件条目与电子文件无论是一对一（一个条目对应一份文件），还是一对多（一个条目对应多份文件），其逻辑关系都非常清晰。
参考文献：
[1]《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002[EB/OL].[2014- 07- 17]. http：//www.chaoshan.gov.cn/ detail.aspx？artid=434&classid=50.
[2]孙爱华，杨晶.电子文件归档管理的问题及对策[J].商业经济，2006（5）：117-118.
一、文书档案电子文件归档管理工作
我厂采用专业的档案管理系统, 与办公自动化系统OA做无缝链接, 达到文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化, 实现文书工作和档案工作的信息共享和规范衔接。
由于我厂文书人员和档案人员分块管理, 在一定程度上拉大了文书工作和档案工作的距离。如果文书人员档案意识淡薄, 或者档案人员很少考虑文书工作, 则容易在衔接过程中会出现脱节。
为了保证归档电子文件的质量, 特别要强化文档全过程管理, 无论文书工作还是档案工作, 每个环节中的每个工作人员都要确立质量第一的观念, 明确认识各自的岗位质量责任, 这是全过程管理的前提。我厂制定严格的质量标准, 全体档案人员和文书处理人员认真学习《中华人民共和国档案法》《国家行政机关公文格式》《国家行政机关公文处理办法》等法律法规, 熟练掌握并贯彻执行, 归档前对各部门文书进行集中培训, 下发文件, 规定归档时间、内容、要求、把容易发生的问题消灭在萌芽状态, 完善组织机构, 建立一支高素质的、相对稳定的文书和档案工作队伍, 保证每一份电子公文在形成之始, 就纳入到全过程管理, 构建起电子文件形成与积累——电子文件归档——电子文件整理——电子文件提供利用的流程控制和管理模式。
为了确保归档的电子文件符合归档要求, 制订了电子文件的归档制度, 档案人员认真执行《电子公文归档管理暂行办法》, 归档时对电子文件进行全面、认真的检查, 在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠;相应的机读文件目录、附件、其他说明是否一同归档;归档的电子文件是否为最终稿, 电子文件与相应的纸质文件内容及附件是否一致等。文书处理人员在协同办公系统把办理结束的公文点击办毕归档, 直接归入档案管理系统中文书档案收集整编库中, 档案人员就可以随时进行文件的整理、归档, 并要求文书处理人员定期进行文件的整理, 把办毕归档的文件打印一份纸质文件连同文件移交清册交给档案人员, 及时对号入座, 使文件的归档工作日常化, 做到了文件随到随归, 将档案人员从庞杂的年终一次性整理中解放出来, 有更多的精力从事更多具有建设性的档案管理和编研等深层次工作。
二、电子文件档案的安全保护工作
现在, 我厂档案管理基本上都实现了自动化管理, 建立了完整的档案信息数据库, 各级领导、部室管理人员及生产技术人员随时可以通过本地机进行文件、图纸的在线查借阅。我们在感受着计算机给工作带来方便的同时, 也面临着许多新的问题, 特别是数据安全的问题, 在实现自动化管理的档案室, 数据是其赖以生存和发展的基础。数据的损坏和丢失以致无法恢复, 会给档案的可持续发展造成重大打击。因此, 档案人员结合实际采取切实可行的有效措施保障数据安全, 是我们工作的重中之重。
首先要保证计算机硬件系统和软件系统的稳定, 选择性能好、运行稳定的HP品牌设备以保障硬件系统安全;软件系统我们采用品牌操作系统和清华紫光档案管理系统, 同时在系统中进行安全设置, 尽量不要让搞破坏的访问者进入, 设置了多级权限和密码管理;其次人员的责任意识特别是安全意识是非常重要的, 如数据备份, 一些工作人员对数据备份感到麻烦, 而且存在着一些侥幸心理, 认为计算机不容易出现故障, 多一次少一次备份都无所谓, 甚至干脆不做备份。但一旦发生意外, 数据丢失甚至无法恢复, 后果将不堪设想, 所以档案人员一定要有责任意识和安全意识, 平时做好数据备份工作。我厂电子档案管理系统已运行近十年, 这期间档案人员录入了大量的文件目录及扫描挂接电子文件, 我们考虑了多种方式保障电子档案的安全:一是购置DVD刻录机刻录光盘存储备份, 购买了防磁柜用于存放光盘, 对光盘定期进行转储, 转储后的光盘与原光盘同样编号保存。发现载体或信息有损伤时, 及时采取维护措施, 进行修复或拷贝;二是坚持每天下班前对本地机数据进行备份, 对异地移动硬盘不定期进行备份, 并根据输机情况进行光盘刻录。我们定期对所备份的数据进行检查, 包括现有数据和原有数据对比大小、备份文件的时间是不是最新的、文件是否齐全等, 而且要对备份数据进行数据恢复试验, 要求所有的数据都可随时用于恢复, 不能用于恢复的数据是无效的;三是我们制定了一套切实可行的档案管理制度, 人员定岗、职责分明, 如档案服务器统一放到信息中心机房由专业人员来管理维护, 每天做好数据备份, 专业人员对服务器运行情况经常检查, 发现问题及时解决, 外来人员不准进入, 如服务器发生问题则列入经济责任制考核, 另外阅档室和办公室分开, 我们为查档的生产技术人员专门准备了一台计算机进行查询检索, 这样就避免了闲杂人员登陆档案管理系统, 防止人为破坏数据, 保证了计算机数据的安全, 保证系统的正常运行。
三、电子文件档案的提供利用
电子文件的利用活动也要加强管理。电子文件入库载体不得外借, 只能以拷贝形式提供利用。对电子文件的利用者进行利用权限控制, 防止无关人员对电子文件系统的非法访问, 防止利用过程中的泄密和损伤。建立多种文书档案专题检索目录, 便于文件查找;网上联机借阅, 实现查阅文件调用电子文档, 纸质文档只作凭证之用, 既有效保护了实体文档, 又提高了利用效率。充分利用电子档案编制了《组织机构沿革》《管理制度汇编》《人事任免文件汇编》《职称评定文件汇编》《科技成果汇编》等编研材料, 同时利用现有信息资源进行深层次开发, 不断分析用户的需求, 准确提供适时信息, 通过开展在线服务, 通过网页提供数据库查询、电子文件浏览方式, 让利用者快速检索到所需的内容, 从而建立了一个形式统一、内容稳定、功能齐全的检索体系, 以满足不同层次、不同需求、不同人员利用档案的要求。快捷方便的网上查询使工作效率大大提高, 减少了复印量, 降低了管理成本, 每年立卷的时间大大减少, 把档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来, 可以有更多的时间搞好档案编研, 为企业的生产经营管理提供更优质的、深层次的服务。
参考文献
[1]黄振东.一体管理规范对接——对现代文秘工作与档案工作接轨的思考, 秘书, 2007.5
【加强电子文件归档工作的思考】推荐阅读：
电子档案归档方案01-23
加强基层思想文化工作的思考07-12
关于加强农村宣传思想工作的思考12-20
加强国税部门纳税服务工作的思考06-29
加强和改进行政监察工作的思考01-21
加强农村社区党建工作的实践与思考07-13
进一步加强基层税收调研工作的思考09-20
关于加强农村维稳工作的调查与思考11-09
关于加强农村团组织工作的思考与建议01-17
关于加强非公有制经济组织党建工作的思考05-27
