采购改进措施（推荐12篇）
外购方名录和质量档案改进措施
一、描述及存在问题：按规定定期对外购方进行了评价，建立了合格外购方名录，部分电器外购方质量档案不全。
二、三、整改要求：制定改进措施。
问题发生原因：因为外购产品种类较多，以及部分外购重要元件的技术要求要求没有明确规定，导致部分外购电器的质量档案有欠缺和遗漏。
四、具体整改措施：
1对采购合同进行了重新规定，规定采购人员在今后的合同制定中必须明确质量要求,以及增加了外购重要元件的技术要求;2制定了外协外购电器质量改进措施，明确了各个部分的职责，制定了供方的认定、评定;同时规定了外购件的检验规则。开发部门负责提供新产品外协、外购件的图纸、技术要求及元器件的技术标准与认定要求。采购部负责供方供货能力考察及外协外购件的采购。库房管理部门负责外协外购件的送检、入库、保管、发放。售后服务部负责元器件使用情况的信息反馈。工艺部负责外协外购件及供方的认定工作。
五、预防措施：
1采购人员应由质量部门指定具备检验相关知识的工程技术人员担当，同时应熟悉与掌
握外协件的结构特点及技术要求等相关知识。
2设计人员应在采购合同中明确质量要求和技术要求。
1.1 严重缺乏富有责任心的专业油田物资采购员工
由于落后的经济体制已经名存实亡,延长油田股份有限公司的油田物资集中采购过程中由于工作人员自身原因而出现问题的现象逐渐变多,很大程度上是在于公司没有按照目前市场经济的发展以及需求来培养专业采购人员的责任心,这不仅是该企业没有做好的地方,也是绝大多数企业所需要解决的问题。一般来说,油田物资的几种采购多是囊括拟订采购的计划、判断市场的行情、挑选合适的货源、签订合约、仔细进行交接工作以及货到付款等工作流程,其是一项需要投入大量责任心的工作,必须由十分专业的工作人员来进行,并且采购员工的责任意识、价值观以及知识储备水平会对该项工作的质量产生巨大的影响。尤其是必须重点强调,在如今贪污腐败不正之风肆意盛行的时候,某些专业采购员工或多或少也会出现一些违法的行为,为了自己的利益,而损害集体的利益。
1.2 集中物资采购方式不集中,方法老旧,缺乏合规的行为
市场经济发展速度的不断提高,为延长油田股份有限公司的油田物资集中采购过程不仅带来了全新的机会,使得货源供应方式变得多种多样,也更加能够做相互比较,选择出质量最好的物资。但是,由于如今的市场缺乏一定的规则制度以及规范的管理模式,所以出现大量的质量差、造价高以及冒牌产品物资肆意横行在市场中,对延长油田股份有限公司油田物资的集中采购质量造成了巨大的挑战。因此,在如今市场经济体制仍旧有待加强的情境下,常规性的消耗性材料由其下属的采油厂自行采购十分不科学,一定需要企业内部建立健全一套稳定的、科学的采购方法。目前,中国许多石油国企的油田物资采购方式十分不集中,企业在物资采购措施中仍旧使用落后的采购方式,与时代脱轨。
1.3 缺乏完善的物资采购管理机制
目前,延长油田股份有限公司在日常管理中显而易见的一个问题是缺乏完善的物资采购管理机制。《全民所有制工业企业转换经营机制条例》以及《企业法》都明文规定必须把采购的权利还给企业,但是企业为了省事却把采购权下放给企业内部管理部门,最终导致采购企业形成采购方式十分分散的格局。虽然这种采购方法一定程度上能够十分快速地对生产所需资源进行分配,但是在实际操作过程中却往往出现十分严重的问题:缺少专业的管理体系。采购预案缺乏公开性、规范性以及一定的透明度,公司内部监管体系不够完善,从而会出现熟人交易的现象,间接导致物资集中采购在质量、公平以及资金上出现各种各样的问题。
1.4 没有建立健全严谨的物资采购监管体系
如今,延长油田股份有限公司在物资集中采购方面缺乏相当规范的营销模式,在这方面经常出现贪污腐败、只为一己之私不顾集体利益、使用次品代原品以及肆无忌惮吃回扣等情况。与出厂方面作比较,此环节的问题十分隐蔽,如果不仔细观察,就很难察觉出来。出现这些问题的主要原因就是没有建立健全严谨的物资采购监管体系,没有确定监管主体,物资采购监管体系只是一个“空壳”,没有起到应有的作用。
1.5 油田物资集中采购造价高,储存量较大,十分影响经济利益
因为公司普遍使用相对老旧的储备思路、采购没有重点以及采购物资数目庞大等原因,所以企业在油田物资集中采购方面总是出现严重占用资金、物资过分推挤等现象,从而导致经济利益直线下降。而且,在各种腐败风气横行的影响下,某些采购员工以及采购单位出现熟人售卖的现象,不按照实际需要采购物资,采购的物资质量存在严重缺陷,更有甚者,对于采购的环节完全不管不顾,只为了收取回扣,这都是问题存在的主要原因,对企业采购物资的质量以及日常的生产管理造成了严重的威胁与无法估量的后果,严重浪费了企业用之甚少的资金。
2 有效的改进措施
2.1 采取实际行动强化油田物资集中采购过程的监管工作
①建立健全从上至下的计划成本责任制度,奖惩按照严格的标准。对于成本的计算,必须根据“市场决定价格,价格反作用于成本”的规律,将成本逐步分离出来,建立“成本重担众人挑,人人肩上有指标”的成本掌控责任机制。②全程监管物资采购过程。这项操作一般是指在开始设计采购的方案到采购物资结束的全部过程,都需要在专业的人员监管之下进行。③建立健全相对有影响力的监管机制。必须从多方面着手,全方位建立健全相对权威且具有深远影响力的监管机制。
2.2 在采购期间必须进行价格以及质量的对比,择优处理,尽可能降低成本
①尽可能降低物资采购的成本。一般来说,物资采购的成本主要包括:一半是因为物资本身的价值,其中包括物资的实际采购价值、采购所花费的费用以及税务等;另外一半是由于采购物资而花费的费用,其中包括手续费、出仓费以及利息等。有效减少物资采购成本的方法有改变物资采购的思想,最大限度上做到降低库存以及“零库存”管理模式;尽量使用经济批量法。②建立健全并完善质量保障体系。一方面严格按照市场的准则进行采购,保障采购物资的质量,另一方面建立健全完善的责任体系对采购物资的整个过程进行管理。③正确对待进度、成本以及质量三者之间的关系,绝对不能本末倒置、只追求物资成本以及工程进度而忽视质量的重要性。④投入更多精力在质量掌控方面。⑤进行质量以及物价对比的管理。一方面必须在同一行业之间开展价格比较工作,择优选择;另一方面还需要根据该企业从古至今价格的行情进行比较。不仅如此,还必须要求供货方提供物资的最低价以供参考,而且需要尽可能集中采购物资,降低成本。
2.3 灵活挑选最佳的采购方案
①改善采购方法。在采购物资时,必须按照公平、公正以及公开的原则进行,与此同时,为了顺应时代的发展,必须建立信息网络平台,开展网购的方式,不仅可以大幅减少采购的成本,缩短工期,而且可以让企业能够及时获得最新的市场信息。②净化采购方式。一定要建立健全十分稳定的采购体系,实地考察货源企业,对于企业的各方面都需要进行审核,从而能够挑选出性价比相对较高的企业作为货源,从而保证采购物资的质量,提高公司物资集中采购的能力,增加企业的经济效益,从而最大限度增加企业在市场竞争中的竞争力以及地位,在竞争日益增强的环境下,能够屹立不倒。③统一采购标准。市场中同类型的物资品牌多、型号杂,为提高采购质量,降低采购成本,采购同一种物资必须确定品牌,统一规格型号,形成批量采购,最终达到物资采购“质优价廉”的采购目标。
3 结论
延长油田股份有限公司作为国有石油企业,必须争做行业的领头羊,在油田物资集中采购过程中必须倾尽全力,努力建立健全完整的管理体系。在日常物资采购的过程中,不能小觑任何一个微小的细节,对于采购的每一个环节,都必须安排专业的工作人员对其进行监管,确保采购物资的质量完全符合企业发展的需求,并且能够大幅降低采购的成本,增加企业的经济效益。
参考文献
[1]田兆燕.煤炭行业集团用户ERP物资集中采购与配送管理系统的设计与实现[D].济南:山东大学,2014.
摘 要：我国实施政府采购至今已十余载，但高校普遍对预算管理作为政府采购的起点和重要组成部分所起的关键性作用认识不够，除此之外还存在着高校采购人员缺乏系统的知识体系，预算编制粗糙水平低，预算透明度偏低等问题，高校政府采购相关人员须转变意识，从上而下深刻理解和领会预算管理在高校政府采购中的重要性和深远意义，加快推进预算编制精细化及提高高校预算透明度的改革，这样不仅有利于高校提高内部管理水平，也有助于高校政府采购成为真正的阳光采购。
关键词：高校预算管理；政府采购
高校的政府采购行为属于我国政府的一种财务管理手段，其旨在通过政府行为为高校教学发展物资采购拓宽渠道，从而提高其物资采购的效率；并意图通过合理的财政性预算拨款达到在提高采购质量的基础上节约采购资金的目的。然而，在我国的高校政府采购具体实际中，仍然存在许多不利于高校物资采购发展的问题，包括采购监管力度不足、采购人员综合能力欠缺等。这些缺陷不仅会影响高校教学与科研的发展，还将直接损害政府利益。可见，及时发现高校政府采购缺陷并及时给予改进，是促进高效发展的重要基础。
1 建立健全高校政府采购内控制度的意义
目前，随着高等院校的各项改革不断深人，高等教育事业蓬勃发展，办学规模和经费投人迅速增长。高校如何建立健全内控制度，保证政府采购工作规范、有序、高效地展开，根据《政府采购法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》等相关法律、法规，结合本单位自身特点，通过制定相关管理制度、实施办法与程序，针对政府采购存在的风险点进行有效管控，对政府采购活动全程动态管理与监督。由于高校具有公益性、非盈利性的特点，而且高校政府采购对象广泛、专业性强、学科跨度大、采购强度高，政府采购程序复杂，因此建立健全完善的内部控制制度显得尤为重要。
2 当前高校在政府采购方面存在的主要问题
2.1 高校对政府采购预算编制重视性不够，执行较随意
《政府采购法》第三十三条规定，负有编制部门预算职责的部门在编制下一财政年度部门预算时，应当将该财政年度政府采购的项目及资金预算列出，报本级财政部门汇总。财政部发布的《财政部关于进一步推动财政预算信息公开的指导意见》也明确指出，财政预算信息是财政政务信息的重要内容。从以上相关法规条文可以看出，国家有关部门高度重视预算编制工作。然而，高校普遍对预算编制在法律层面上的重要含义认识不够； 对预算编制作为政府采购的起点和重要组成部分所起的关键性作用认识不够； 对预算不细化、不精确导致的采购效率过低，容易滋生腐败的严重后果认识不够。
2.2 采购人员综合能力欠缺
高校政府采购过程中，涉及各种类别采购物资的招标等项目。因此，要求负责高校政府采购项目的工作人员必须具备一定程度的市场敏感度、对采购物质的专业认识水平以及对采购流程法规的了解水平等。然而，在实际采购过程中，部分采购人员并没有接受有关采购项目的专业培训。首先，采购人员对所采购物资的性能、作用以及历史市场价格等方面信息了解程度不够，导致在采购过程中无法对同类别的物资进行区分和择优，直接影响了高校政府采购的有效性，进而影响高校的发展。其次，采购人员缺乏对招标市场的把控能力，容易被市场的表面信息引导而进入错误的认识领域，导致成交物资与目标物资相背离。另外，对高校政府采购流程缺乏认识的采购人员还将增加采购过程时间和复杂程度，从而影响采购效率。
2.3 内部控制机构设置与人员配备不合理
各高校政府采购机构多为兼职，设立专门政府采购部门的不多，从事政府采购的人员也大部分为兼职，政府采购部门之间职责不清，采购审批权限界定也不明确。同时大部分高校还未开展为政府采购工作指定内控牵头部门来负责协调该项业务的内部控制工作。
3 建立健全高校政府采购制度的建议
3.1 加强相关法律学习，提高各部门的预算重视程度
在校级各院部、行政机关等加大对《政府采购法》等相关法律文件的宣传力度，积极开展专题讲座学习，用通俗易懂的案例或者平时工作中遇到的普遍问题，使相关人员强化法制观念，理解预算编制的意义和重要性；通过警示案例的学习，使相关人员依法办事，严格按预算采购，按程序采购，避免走入任性购买的腐败陷阱。
在預算执行方面，高校要严格预算管理，预算和执行并驾齐驱，一一对应。在这个方面，美国的经验值得我们借鉴： 美国所有政府部门的运行经费必须纳入预算，纳入预算的所有货物、服务和工程均需实行政府集中采购； 通常情况下，没有预算不允许采购，也不允许超预算采购，更不允许挪用预算资金。高校如按这样执行，不仅可以规范管理节约资金，还可以减少采购中的随意性和腐败情况的发生。
3.2 对采购人员进行综合培训
对于采购人员综合能力欠缺的问题，可从两个方面着手进行改进。首先，对原政府采购部门的工作人员进行高校物资采购的培训，使其达到高效物资采购的专业水平。另外，可在采购过程中成立高校与政府通力合作的采购部门，以取得两种渠道相结合的“强强联合”优势，从而提高高校政府采购的专业度。
3.3 建立健全合理的政府采购组织机构和完善人员配备
按照《行政事业单位内部控制规范（试行）》的要求，高校负责人牵头成立政府采购工作领导小组，高校负责人任小组长，并将政府采购相关部门纳人工作小组，如财务处、规划处、资产处（设备处）、基建处、招投标委员会、信息化办公室、图书馆、人事处、教务处、学科办等部门。政府采购工作领导小组作为专门履行政府采购管理职能的决策机构。
建议高校从涉及政府采购部门抽调业务骨干，如财务处、资产处（设备处）、基建处、信息化办公室等，组成政府采购办公室。对校领导班子直接负责，全程参与、组织、协调政府采购工作。按照政府采购决策、执行与监督分离的原则，指定政府采购的监督部门，可以指定学校审计处与监察处（纪委）为主体组成政府采购监督小组，检查政府采购执行情况，并处理日常投诉工作。
参考文献：
[1]何兴月，江喜月，李兰芝.新形势下高校政府采购现状分析及对策[J].会计师，2015（01）：51-52.
我们以酒店伴随集团公司“十二五”发展规划和实现首季“开门红”响亮口号，我们要以崭新的面貌、昂扬的斗志、扎实的措施投身奋力拚搏开好头，还紧紧围绕酒店日常经营与管理，认真履行采购班组的工作职责，实施以下措施：
1.加强制度规范的宣传贯彻力度，严格履行职责。首先是要积极主动学习领会制度，自觉地遵守和执行有关的管理制度。
强化作风建设，不断查找和完善在制度执行上的不足，实现自我完善。
强化员工最佳的精神状态、最好的工作方法、最优的工作业绩，在各自的岗位上，争当先进，争创一流
要认清形势，增强危机意识；明确任务，增强竞争意识；讲求效果，突出成果。充分发挥班组在具体工作中的重要作用。
要业务素质高、综合能力强、思想道德优、团队意识浓、具有较高文明程度的现代企业员工队伍。认真安排各项工作，量化目标，制定措施，严格考核奖惩，狠抓落实。
第8条物资采购机构要严格落实供应商资格审查制度，防止不具备相应资质要求、信誉差的商家或个人采取“挂靠”的方式参与采购项目的投标。
第9条物资采购招标必须由获得总部和军区认定招标资质的物资采购机构组织实施，未获得招标资质的采购机构不得组织物资招标业务；未获得任职资格的采购人员不得参与物资采购活动；未取得军队物资采购准入资格的供应商不得允许参与军区物资采购项目。
第10条评标小组必须由3人以上单数组成，专家人数不得少于2/3，评标人员主要从军区物资采购评标专家库中随机抽取；在不影响保密的情况下，应尽可能多地吸纳地方评标专家。物资需求单位的人员不得参与评标活动。
第13条因部队执行战备、抢险救灾等任务确需紧急采购的，可以由物资需求部门直接组织采购。但采购活动结束后，必须按照管理渠道报军区物资采购业务主管部门备案。
第15条各单位分管物资采购工作的领导，要有计划、有步骤地进行工作轮换，在物资采购关键岗位的工作人员要定期进行轮换，加强监督和管理，堵塞漏洞，防止以权谋私。
第16条总金额在50万元以上的物资采购项目，军区物资采购业务主管部门应当直接进行监督；总金额100万元以上的物资采购项目，必须自觉接受纪检、审计等部门对采购过程的全程监督。
第28条纳入集中采购的物资采购项目，必须附有《成都军区物资集中采购验收单》，才能办理经费报销手续。
《成都军区机关物资、工程、服务集中采购目录》（成都军区联勤部[2002]联财字第116号）
军区机关物资、工程、服务集中采购目录中物资采购20类202种，工程采购8类，服务采购12类。
凡纳入集中采购目录，单项价值在2万元以上，或同类物资年度内归集采购批量价值在5万元以上的物资、服务采购，单项价值在50万元（或1000平方米）以上的工程采购，均应实施集中采购、集中支付。
中央纪委第六次全会和国务院第四次廉政工作会议将治理商业贿赂专项工作作为2006年党风廉政建设的重点，并提出要重点治理工程建设、土地出让、产权交易、医药购销、政府采购以及资源开发和经销等领域的商业贿赂行为。为贯彻落实中央关于开展治理商业贿赂工作的统一部署，根据《财政部治理商业贿赂领导小组关
于印发中央单位政府采购领域治理商业贿赂专项工作实施方案的通知》（财治贿【2006】1号）和水利部党风廉政建设领导小组《印发水利系统开展治理商业贿赂专项工作实施方案的通知》（水机党【2006】130号）要求，结合水利部政府采购工作的实际，现就水利部政府采购领域治理商业贿赂专项工作，制定如下实施方案。
一、目标和任务
政府采购领域商业贿赂，是指采购当事人在政府采购活动中，为获得竞争优势、达成交易，或者改变采购结果、破坏市场公平竞争，以及违反国家规定和工作职责，换取个人和他人利益，将暗中直接或间接收受（给予）财物或其他利益归个人所有的行为。其中，财物是指现金和实物，包括回扣、各种费用、有价证券、佣金，以及以报销各种费用等方式形成的个人财物。其他利益是指提供国内外各种名义旅游、考察和娱乐等财物以外的利益。
水利部治理政府采购领域商业贿赂专项工作的目标是：通过深入开展政府采购领域的治理商业贿赂工作，使直属预算单位进一步掌握政府采购制度的要求和规定，廉洁从政的意识得到增强，错误观念和不正当交易行为得到纠正，监管薄弱环节得到加强，管理制度更加完善，为建立健全科学的水利政府采购管理机制奠定基础。
治理政府采购领域商业贿赂的主要任务是：按照中央、财政部和水利部的统一部署和要求，在学习动员的基础上，针对政府采购领域中商业贿赂行为的主要表现形式、特点和易发环节，认真组织开展自查自纠和查办重大案件工作。要通过本项工作，查找政府采购管理制度的薄弱环节和漏洞，制定相应的管理办法，构建防治商业贿赂的长效机制。
二、治理范围和重点环节
按照政府采购领域治理商业贿赂专项工作要求，我部直属预算单位均应组织开展政府采购领域商业贿赂治理工作。政府采购活动的各个环节都应纳入治理范围，对规避政府采购行为和商业贿赂行为开展全面自查自纠，重点抓好以下几个环节：
1、政府采购项目是否编制了政府采购预算，是否存在规避政府采购的行为；
2、纳入集中采购目录的项目是否都执行了集中采购；
3、确定采购需求是否客观、公正，有无指定供应商或品牌、提出排他性要求的行为；
4、采购信息发布、采购方式选择、采购程序执行等环节是否执行了制度规定，有无违规抽取评审专家的行为；
5、在确定中标供应商时是否按评审委员会或评审小组推荐顺序确定中标或成交供应商，有无干预评审工作或影响中标结果的行为；
6、签订的政府采购合同是否符合采购文件的规定，是否存在违反合同约定提高或降低验收标准的行为；
7、在采购活动中是否存在违反规定，私下向供应商透露不该透露采购信息的行为。
三、工作步骤
按照财政部统一部署，结合我部治理商业贿赂专项工作要求，部直属预算单位政府采购领域自查自纠工作从2006年4月份开始，至2006年12月底前结束。具体安排如下：
第一阶段为学习动员和调查摸底阶段，时间从2006年4月－6月。第一阶段的主要任务是组织直属预算单位学习胡锦涛、温家宝、吴官正等中央领导同志关于开展治理商业贿赂专项工作的重要讲话，中共中央办公厅、国务院办公厅《关于开展治理商业贿赂专项工作的意见》（中办发【2006】9号）和相关配套文件，深刻领会中央纪委第六次全会、国务院第四次廉政工作会议和全国治理商业贿赂领导小组负责人会议精神，通过学习动员，使本单位的所有工作人员都能认识到政府采购领域治理商业贿赂工作的重要性和紧迫性，纠正思想认识上的偏差，增强开展自查自纠工作的主动性。该阶段拟采用座谈学习和调查相结合的方式。
第二阶段为对照检查阶段，时间从2006年7月－9月。直属预算单位的主要任务是按照中央纪委和财政部的有关要求，对2001年以来特别是《政府采购法》颁布实施以来发生在政府采购领域的商业贿赂行为开展自查自纠，对照检查的重点是上述重点领域和环节。
第三阶段为处理和整改阶段，时间从2006年10月－2006年11月。直属预算单位要对查找出来的商业贿赂问题归纳整理，凡属于本单位职权范围内的问题，应当按照中央纪委《依法查处商业贿赂案件的实施意见》规定，依法依纪、实事求是地作出处理，并将处理意见报部财务经济司。对超出本单位处理职权范围的问题，应如实反映到部财务经济司，部财务经济司将移送财政部治理商业贿赂领导小组办公室进行处理。
第四阶段为评估验收和总结阶段，时间为2006年12月。各单位要建立工作
信息通报与统计工作，在每个工作阶段结束以后10个工作日内将工作情况书面报告给部财务经济司。同时，部财务经济司将于2006年底对直属预算单位政府采购领域治理商业贿赂工作进行考核评估和验收。好范文版权所有
四、建立健全防治商业贿赂的长效机制好范文版权所有
直属预算单位应当把建立健全治理商业贿赂长效机制与深化政府采购
制度改革结合起来。要强化制度建设，及时堵塞漏洞，形成用制度规范行为、按制度办事、靠制度管人的良好局面，近期将出台《水利部部门集中采购管理实施办法》，规范部门集中采购的管理；要建立机制，在做好治理商业贿赂工作的同时，进一步完善内部管理，有效防止权力失控和行为失范；要加强对直属系统政府采购从业人员的思想道德素质培训，重点学习胡锦涛总书记在中纪委六次全会上和温家宝总理在第四次廉政工作会议上的重要讲话精神，以权力观、从政道德教育为重点，加强政府采购从业人员的理想信念教育；要加强舆论宣传，为政府采购领域商业贿赂的治理提供良好的舆论环境。目前水利部已开通治理商业贿赂信箱和举报电话。商业贿赂行为举报电话为010-63202072。举报信箱为。凡涉及水利部政府采购领域治理商业贿赂有关问题，可通过以上途径举报。
五、组织领导
部财务经济司是水利部治理政府采购领域商业贿赂专项工作的牵头部门，负责组织实施自查自纠工作，并对治理范围内的各项工作进行督导。
直属预算单位应该按照中央纪委和财政部的统一要求，按照“行业指导监督，单位分级负责，谁主管（监管）、谁负责”的原则，切实加强对政府采购领域治理商业贿赂工作的组织领导，实行严格的工作责任制，主要领导负总责，分管领导直接抓，安排专门力量具体抓，确保一级抓一级，层层抓落实的工作机制落到实处。
1 在用医疗设备管理软件性能及作用
整个采购流程运用的设备管理信息系统,是医院HIS系统(Hospital Information System)下的子模块系统。涵盖了《浙江省医疗设备管理与技术规范》中的管理思想和内容,系统通过查询条件设置、排序、查找、过滤等功能,能够迅速准确地跟踪业务数据。
设备管理信息系统主要分科务管理、信息管理、计划采购、在用管理、库房管理和质量管理六个模块。我们主要对设备管理信息系统流程中的计划采购和库房管理模块进行了改进。
计划采购记录了对医疗设备和卫生材料从计划论证、到招标采购、到签订合同、直至到货验收等一系列工作中所涉及到的标准表单,描述了医疗设备和卫生材料的计划采购工作,流程主要运用其中的“设备临时采购申请、卫材计划采购申请以及查询功能”。
库房管理主要是数量和账务的管理。主要包括对医疗设备入库、出库、转科、报废、盘存、在用管理、帐务处理(应付款,资产折旧等)。系统详细记录了所购物资在医院内部的分布和使用流向,建立了详细完备的帐务信息资料。
计划采购模块和库房管理模块的所有信息要对应信息模块。信息管理模块包括档案管理和信息查询两大部门。信息查询包括了系统所涉及到的大量的数据字典信息的检索查询。主要运用子模块有:功能权限设置、证件资料信息、职工科室维护以及相应的查询功能等。
此套系统在总体设计上就为将来的扩展留有余地,考虑到业务需求在不断的扩展,标准及规范也在不断的出台改进,系统可以紧跟政策与形势扩展升级应用系统,并且这种扩展不会引起系统全局的变动,具有稳定性和可操作性。
2 医疗设备采购制度中原材料供应流程存在的主要问题
2.1 软件陈旧
原来系统仅停留在财务出入库的体现,最突出的弊端是没有达到实时入库,不能真实的反映每月的实际采购数量和采购金额,不能体现出医院真实的业务量增长与材料采购增长之比例,严重的影响了临床使用科室月成本核算。作为一个担当高度现代化办公的职能科室,应对计算机的软硬件操作达到科学、高效、精确,能通过数据库建立起一系列完整精确的医院业务反馈图表,以利于领导层面和财务、人事、设备等职能管理科室根据这些图表,作出预见性决策和综合性分析报告,故此对系统软件的改进势在必行。
2.2 人员缺乏
工作强度大工作职责重,需要精干的工作队伍。目前我们采购供应组只有1位采购、1位材料库房管理、1位设备资产管理和1位资产会计。以2008年7月1日到2009年6月30日统计,采购品种为4824种卫生材料,领用次数约为46800次,以每年12个月每月20个工作日计算,则估计每天采购20种卫生材料,库房领用则要达到170单次品种的卫生材料。我们用事实向医院争取到3位库房管理,大幅度降低了库房管理人员的劳动强度。
2.3 意识落后
医用卫生材料由于品种繁多,采购、库房管理人员不仅要具备良好的专业知识和敬业精神,还要实时通晓关于采购方面的政策法规,两者结合才能保证采购任务的完成和采购过程的合理以及采购管理的规范。2007年省政府颁布的第238号令《浙江省医疗机构药品和医疗器械使用监督管理办法》,是对目前采购、库房管理人员工作的重新定位,设备科相关人员需要及时组织学习和研讨,修订原来的采购管理制度,详细改进一系列包括采购、验收、库房管理制度,明确采购、验收、保管职责。另外为临床服务的意识要上升,要全心全意为需求科室着想,到货后及时主动通知而不是等人来问才发货,出现质量上的问题主动承担处理工作而不是听之任之。使库房管理人员变被动为主动观念。
3 对改进医院医疗设备采购制度的探讨
我们医院对卫生材料采购流程的修改是基于遵守国家2002年6月出台的《中华人民共和国政府采购法》和2007年9月19日浙江省人民政府令(第238号)出台的《浙江省医疗机构药品和医疗器械使用监督管理办法》。《浙江省医疗机构药品和医疗器械使用监督管理办法》已经于2007年12月1日起在浙江省全面施行,此令适用于医疗机构药品和医疗器械的采购、储存、使用以及监督管理。根据文件的要求,我们修改了医院现有采购管理流程。着重改进了其中的“计划采购模块”,使得整套采购流程更合理、更规范、更人性化。
3.1 改进“计划采购模块”,使采购流程更合理、更规范。
3.1.1 要严格按照材料采购流程操作
《嘉兴市第二医院卫生材料采购流程》的产生历经了3个主要步骤。前期的流程定位取证,其次的流程内容定性,以及后期的系统理论运行及实际软件设计,我们要制定包括自购卫生材料、自购植入性材料、市级招标卫生材料的采购管理制度,用制度中的流程规范到整个采购验收出库的细节,有了这些规范流程,每一位库管人员才能找到自己的定位,落实到岗位责任。
3.1.2 要形成一条清晰的流程线。
我院的材料从第一步提出申请到出库要形成一条清晰的流程线,每一步骤做到符合规范、即时查询。
A.提出申请,制作采购计划。
B.到货后按计划质量验收,记录相应验收资料。质量验收是整个采购流程的重点。
C.按验收记录生成入库业务,此时就要保证价格、数量准确无误。
D.通知使用科室领物,告知相关的物价、规格及领用数量。
E.出库处理,保证出库数据正确。
整个“采购计划”模块的调整可分三大部分:
是实现记忆式路径,因为当前的“申请业务”和“采购计划”进入时都首先出现医疗设备的相关录入,但是使用人员分设备类输入和材料类输入两块;而这套信息管理系统是面向全浙江省的,不能为我院的习惯而擅自改动,所以我们建议采用记忆式路径方式进入,这样无论谁打开自己的管理程序,都可以方便进入常用路径。
二是各尽所职,每个岗位权限清晰。采购员接到申请任务及时在“申请业务”录入申请采购的日期、科室、产品名称、规格、类别、数量、供应商等信息,建立采购计划表;到货后库房管理根据采购计划表逐个验收确认,生成验收单。不要小看这一步,采购员和库房管理的工作就是靠这一步无缝对接,到货的可以在验收好的采购计划表查询信息,而没有及时到货的还清楚的留在计划列表,采购员可以经常查看及时催要。目前联众的软件在“库房管理”增加了一个“质量验收”模块响应《办法》中提出的质量验收要求,这是很及时的一个软件升级。但是联众无法查询合同的完成状态,作为服务窗口保证临床需要的及时性是必不可少的,所以在这里建议联众的技术人员重视这个缺陷。
三是实现未到货提示。这是个高度人性化管理体制的具体体现。每一个岗位都有他自己的工作职能和职责,只有贯串起来才能有效地运转。未到货提示可提醒采购及时催要供应商发货,避免临床断缺材料引起不必要的医疗隐患,还能提高临床科室对供应组服务质量的满意程度。我院现有的程序毕竟是个性实现,但个性的程序在维护时容易出错,我们认为最终还是要回到共性化使用的软件才能保证准确易行。将每天的采购单打印出来,库管、复核员人手一份,到货、入库、复核后均在相应采购单打钩确认,采购只需查看复核员那里的采购单,没打钩的或货物数量不够的记录凸显眼前,然后作出相应处理。
3.2 改进“计划采购模块”,使采购流程更人性化。
管理是一门科学,制度和法规必不可少,人性化管理更是实现绩效的具体体现。人性化体现在“计划采购”和“库房管理”两个模块的数据对接。“计划采购”注重质量管理,“库房管理”注重数据管理。我们设想能够把入库验收时的完整数据精确地导入“入库业务”,在做好库房验收的同时,“入库业务”同步自动完成,就可以减少重复劳动。
3.2.1 采用谈判或洽谈等协商的民主方式
新制度出台后缺乏有效的人事沟通是不能得到有效地执行。可见,争取员工对新制度的认知与认可是极其重要的,对员工适度的心理沟通也是非常必要的。
3.2.2 注重材料采购流程中的科学决策
一个决策是否科学,首先要看决策的方式和过程是否科学。在材料采购流程的制定中,不可否认有过错误的决策,试运行实施工作中,我们还是遇到了不少理论可行事实上实施困难的地方。我们把主要矛盾定位在岗位职责的人员素质的提高上,根据各人的特长,发挥他们的作用。形成一个和谐的库房管理团队。
我们的采购制度已经运行了一年,其中又经历数次软件和人事上的调整。应该说临床科室的反馈很好,突出优点是采购信息明确无误,采购货品能够实时入出库。但我们还必须朝着采购制度的合理性、明晰性和协调性上完善,预计该制度经过1-2年的运行,会在全院形成认同,使设备科的供应工作积极、有效、和谐地全面配合临床业务开展工作。
参考文献
[1]《中华人民共和国政府采购法》
[2]《浙江省医疗机构药品和医疗器械使用监督管理办法》
关键词：发电 燃料采购 问题 措施
0 前言
燃煤是火力发电厂的生命之源，因此对火力发电厂燃料管理中的燃料采购环节很重要，为了实现电厂燃料采购工作的最佳效果，应该发现目前燃料采购工作存在的问题，并针对性的提出对策。
同时发电厂是国家的能源方面支柱产业，在整个经济效益中占有主导地位，所谓的燃料采购的概念就是可以保障整个企业中的燃料供应，在进行供应过程中对活动进行计划、组织、指挥等任务，也就是说其目标是确保企业的燃料能够得到保障，从而保障整个企业的生产经营的需求。因此，证明了燃料采购直接控制着企业生产和经营，怎样能够使燃料供应满足市场经济发展的需要，还能进行现代化的科学管理，帮助企业跟上时代发展的步伐，必须要去做认真的研究和分析。确保企业经营能够正常运行。
1 燃料采购中存在的问题
1.1、一方面现在大多数的企业还是存在着燃料采购管理体制的欠缺。有很多企业在燃料采购供应中频繁调整管理模式，一段时间区域集中采购，一段时间由各基层单位自行采购，因管理模式的调整造成效率低下、推诿扯皮、矛盾升级现行。煤炭市场瞬息万变，这种低效率一定程度上影响了采购工作的进行。同时由于机制变化，导致制度频繁修改或制度缺失，造成制度不适用或无章可循。
1.2、部分采购人员自身的素质偏低，例如自身在业务能力、工作的能力等多方面的不足的现象，并没有专业的相关知识和管理才能，导致与矿方进行合同洽谈、商务纠纷处理等环节中力不从心，工作被动，难以适应现代的企业生产需要。
1.3、现在还有部分企业存在采购的计划性差，导致超预算采购。主要表现在年度、季度、月度的燃料采购计划和计划完成情况出入很大，失去了计划应有的作用，虽然编制了月度预算和采购计划，但实际执行中应急性、临时性的采购居多，并没有形成有效的管理，这样的话就直接的造成在采购计划和实际采购结果的脱节，从而总成超预算现行。
1.4、对供应商评价体系不完善。主要表现在没有建立供应商评价与选择小组，仅由少数人确定初评范围，供应商资格审查条件不够全面；没有形成完善的供应商评价与选择管理流程，其过程较为随意；其供应商评价与选择指标主要包括产品质量、价格、交货准时性等方面，没有形成一个全面的综合评价指标体系，不能对供应商做出全面、具体、客观的评价，其评价指标的选择不够系统科学合理；供应商综合评价时评价依据量化不足，公司在评价供应商的时候，主观成分过多，采购员和公司负责人的人为因素影响较大，容易出现腐败现象，不利于公司做出最优的供应商选择；招标流程不够清晰，评标办法不够合理，应对其进行改进和完善。
1.5、对采购环节缺乏有效的监督制约。一是缺乏对燃料采购监督的相关制度。二是一些电厂虽然制定了燃煤采购在合同洽谈、签订等环节的相关部门共同参与的制度和规定，但实际情况是，除了燃料采购部门之外，其他部门人员对燃料的外部市场形势、价格等缺乏必要的了解，对燃料合同的条款缺乏必要的了解，使得参与工作流于形式，不能够及时发现问题、指出问题，最终形成损公私肥的想象发生，给企业造成非常大的经济损失。同时，在采购过程中，要安排驻矿监装人员，及时了解矿点安全、生产、销售、质量等情况，并及时反馈，为领导决策提供依据。
2 针对燃料采购中存在的问题提出的措施
2.1首先要根据企业实际构建适合本企业实际的责、权、利想对等的燃料采购管控模式，明确燃料采购的责任主体，避免推诿扯皮。管理模式确定后，结合该管理模式简化流程、优化节点，制定采购管理制度，明确各岗位职责，并已制度的形式规定工作内容和检查、考核办法，实现燃料采购工作的标准化，制度化、规范化，。
2.2、提高采购供应人员的综合素质。采购供应人员应具备的素质主要包括思想品德素质、业务能力素质。思想品德素质要求采购人员做到忠诚企业、敬业爱岗、积极负责、坚持原则、知法用法、树立良好的职业道德风尚、把企业利益放在首位、严把燃料采购质量关。业务能力素质主要通过加强技术讲课、技术培训等方式来实现。
2.3、加强燃料采购预算管理，使采购计划管理具有前瞻性、准确性。严格执行年度、季度、月底燃料采购预算，在编制采购预算时，应结合电量计划，综合考虑不同区域、矿别、热值、价格等因素，每月初对上月的月度预算完成情况进行分析，总结，提高月度预算的指导性和执行的准确率，杜绝因超预算采购而造成的资金积压或缺口大。发电企业从主管领导到有关人员，都要提高对燃料计划管理重要性的认识，严把计划审批关口，建立完善燃料计划管理办法，使燃料采购活动始终在科学规范的制度作用下进行。
2.4、建立供应商准入、淘汰的管理机制。由于供应商评价时要对供应商的质量保证能力、交货期等方面进行综合评价，故需要相关部门参与到供应商的评价中来，成立一个由各主要部门参与的供应商评价小组，建立评价体系，结合供应商的资格、产品质量、交货水平、服务水平等进行综合评判，建立诚信供应商档案，及时淘汰不合格的供应商，将严重掺杂使假、性质恶劣的供应商列入黑名单，保持供应商队伍的相对稳定与可靠。
2.5加强采购监督，实行阳光采购。一是燃料监督制度必须健全，完善，二是燃料监督部门的相关人员要加强学习，及时了解和掌握煤炭市场变化，做到参与合同洽谈、合同会签时心中有数。目前煤炭市场已由原来的卖方市场转变为买方市场，煤炭价格下降、供应量充足，对实行招标采购极为有利，可以参照招标管理办法制定燃料招标管理文件和程序文件，公开招标信息，有利于进一步降低燃料成本。
3 结语
总而言之，通过以上的阐述足以证明，在整个火力发电行业中，燃料的采购是关系企业经营的重要的组成部分，燃料采购量直接影响着火电厂能否持续、稳定运行，燃料采购成本的高低直接影响着企业的经济效益，作为燃料的采购人员，必须不断地提高业务水平，要规范燃料采购合同条款，降低采购价格，最大限度地降低企业的燃料成本，切实为企业谋得经济效益。经过不断的发展，火电企业燃料采购工作必将取得明显的进步，为机组的稳发、满发，为电网的安全稳定运行作出重要贡献。
4 参考文献
[1]温海滢.供应商的选择决策[J].宿州教育学院学报，2006.6
[2]欧佩玉等.基于ABC的供应商选择与评价研究[J].管理评论，2007.2
2015年4月7日
一、明确学习目标
学习不是完成任务，不是取悦谁，是为了自己！
二、加强时间管理
每天早上7：10前离家去学校，争取参与早读；要充分利用好在校自习时间；无特殊情况，每天晚上10：00前必须完成作业，周末不允许星期天晚上还未完成作业；每天必须有15分钟的诵读，20分钟的课外阅读（一周最低要求累计做到五天）。
三、严格学习计划
计划是学习好的前提，必须做好每天、每周的学习计划，每个学期甚至初中三年都要有计划。
每天学习的课程必须当天消化掌握，学习顺序按照预习→上课→复习→作业四个环节循环往复进行。
上课一定专注，紧跟老师思路节奏，积极举手发言，不懂的知识点一定要及时问老师，搞懂为止。要积极与老师沟通，建立自然和谐紧密的师生关系！
回家后，一定先复习当天的课程，完成好作业，再干别的！专注认真快速完成作业，遵循以下四个方面的方法与要求：
1、不复习不做作业；
2、不计时不做作业；
3、不检查不做作业；
1、每天早上8点安排一名服务顾问及助理服务顾问值班，进行前台卫生清洁、接车前的准备工作（安排进场车辆的排队）。
2、客户满意度CSS厂家每月抽查10个样板量，满分给予100 元每个的奖励，95-99不奖不罚.90-94罚100.80-89罚200 70-79罚300 69以下罚500
3、前台接听电话，必须严格按照接听电话话术（包括救援电话话术）。以客服抽查成绩为准，抽查不合格者需将接听电话话术抄写10进行处罚。
4、当天接车流程的录音笔需在下班五点半下班前上交，必须保证每天录音八小时。未带录音笔、抽检流程监听不全、客服监听成绩不合格，则将服务顾问成绩记入KPI考核并将2014年神访流程抄写5遍。如果连续抽检7次成绩满分100分奖50元。(若接待忠实老客户（经判断后确定不是神访），并且客户要求不走流程时，注：必须在录音笔里说明，和在R3系统里查询证明。
5、每天的接车单据清理无误后，当天及时下班前交到组长（或组长指定的组员）检查“无问题整理好”后，第二天中午14:00点前一起交给当天值夜班人员整理好，于下午15:00前交给服务主管，如检查单据有无不全，按20元/单处罚，每周前台按营运考核要求内部检查一次，如有问题罚各个组组长100元，如没有问题奖励各组组长100元。
6、投诉单当天下发，次日中午12:00之前交给前台服务主管，必须是有通话内容与时间注明，及与客户“解决”的结果，未按时上交投诉单罚款20元/次
关于政府采购的兴起，最早起源于十七世纪的英国，中国直到1996年才在上海设立政府采购的试点，截至1999年开始在国内各个地区开展工作。政府采购的出现对于节约财政支出起到了显著的作用，有效地缓解财政资金的紧张。不多当前中国并没有形成开放的政府采购市场，且在实践中存在着一些列问题，严重影响到中国政府宏观调控职能的发挥。
我国政府采购存在的问题
政府采购配套法规不健全。当前在国内政府财政部虽然出台了一系列采购法规和规章制度，同时结合当地实际情况开展采购，但是当前国内法规如《政府采购资金拨款管理办法》、《政府采购履约监督及验收工作办法》等尚且处于草拟阶段，尚未建立健全的政府采购法律体系，由此在实际操作中，难以形成规模效益，而且还存在着与财政监督脱离的问题。
首先，在编制预算中，关于资金的使用效率不高，不利于进行监督管理，难以与国家宏观政策相统一，无法实现集中采购的规模，出现重复与过度采购的现象；其次，受到相关部门利益机制的影响，在政府采购过程中无法对价格与质量进行对比，因此屡屡出现质量问题，甚至被骗；最后，政府采购决策透明度不高，不仅危害到公共财产与政府资金的安全，而且导致一些腐败现象的存在，损害公共利益，影响到政府对外的形象。
缺乏完善和有效的政府采购管理制度。在我国管理与政府采购相关的工作中，财政部门并非唯一的部门，除此之外还有其他的相关部门，例如国家经委、对外经济贸易合作部、对外招标谈判工作等不同部门，他们在政府采购中扮演着不同的角色。
当前，我国现行的管理制度与财务管理体制与政府采购之间相互矛盾。实行统一的采购制度，应当以实行国库单一账户为前提。
此外，负责政府采购的操作机构也不统一，像省市单位没有专门的机构负责采购，只能由财政部门真的业务处室进行运作。管理人员并非专业出身，因而也存在这一系列问题。
政府采购未能形成市场化。当前在我国尚未形成全国性的政府采购市场，政府部门所需要的物资与服务，主要由各地相关部门采购，如此不但没有实现批量采购的价格效应，而且无法对采购方式进行规范，在采购过程中还出现地方保护主义、贪污腐败等现象，由国家颁布的财政、货币以及产业等政策更是难以全面贯彻与执行。
另一方面，随着世界贸易自由化程度的快速发展，政府采购受国际贸易的影响，成为代表国家对外开放程度的标志。在西方发达国家已经签署相关协议用以规范政府采购方面的权利与义务，但是在国内却没有开放的政府采购市场，更没有相关协议。
对招标投标制度缺乏正确的认识。在我国，关于招投标制度并没有从政府采购与公共支出管理两个方面进行认识，一些规章制度中也只是对具备一定金额的采购项目进行管理。由此，这就不可避免的存在着一系列问题，例如贿赂评委、泄露及暗中交易等等，这些现象的存在都严重影响到招标中的公平竞争原则，有其表现在建筑施工行业中。
有形式却无实质的招标任务，主要原因还是因为政府采购刚刚从国内兴起，在一些单位对其形成清晰客观的认识，特别是因为其触到部分单位的利益，引起地方单位的抵触，再加上政府采购的矛盾多集中发生在财政部门等，这些都在政府采购制度实施过程中的阻力。
此外，我国政府采购项目较为单一，例如多围绕大宗通用设备与各类定点服务等，除此之外只有深圳少数城市在城市维护、绿化项目和修缮工程方面尝试开展政府采购，很少涉猎其他领域。
我国政府采购的解决措施
针对上述政府采购存在的问题，我们主要从以下五个方面提出相应的解决措施：
加强政府职能，建立完善的制度措施。通过立法与行政手段，弥补政府在市场中的不足之处，积极地引入市场力量，加强政府职能，提高工作效率，实现政府采购市场化。首先，建立竞争激励机制，通过制定公开的招投标制度确保政府支出的最小化，将采购负责人在采购过程中节省的成本以奖金形式发放给官员或者用作预算之外的开支；其次，不断完善约束机制，对税收与支出进行约束，从根本上限制政府行为。不断加强社会的监督与约束，强化对政府预算的监督与约束，防止政府出现膨胀和扩张、低效率的问题现象出现。
加强法制化管理。 积极学习和引进西方发达国家的先进理念，实现政府职能，确保向公众提供公共服务，确保资源的有效使用。因此需要建立完善的法律、规则、条例、司法及政策等的控制和限定，通过确立采购立法对政府采购实施严格的管理。
将政府采购的具体规定确定与完善。在前文提出的《办法》中，只是对政府采购原则和政策作了规范，但是操作方法、程序中的原则规定等并没有具体提出，由此，需要对相关工作结合实际作出具体规定，尽快完善预算管理体制，保证采购支出的合理性、有效性，建立政府与供应商之间的监督及价值，确保政府采购的公平、公正、公开等特点。
实现集中采购。将政府机关所需的物资与服务集中在特定机构中集中采购，如此增多了采购数量，便降低采购价格，实现采购程序的标准化。集中采购还将发挥财政部门的职能作用。
明确采购目标，维护国家利益。完善的政府采购制度，应当以促进政府采购经济有效性和特定的社会经济为目标。相对完善的制度，确保政府采购资金得到最有效的利用。通过政府采购的宏观调控，增加社会就业率，促进中小企业的发展，使公众对政府充满信心。
政府采购在世界贸易大背景环境中具有协调与改善的作用，不仅促进国际贸易规模的扩大，而且实现自由化发展。本篇论文主要分析了国内政府财政的问题现状，并根据问题从法律法规、管理制度、采购方式及目标等多个方面提出解决措施，最终促进我国企业的不断发展与创新，提高服务于质量，提高国际竞争力。
采购项目档案管理工作至关重要,做好了采购项目档案管理工作,能够提升采购工作的完整性和有效性,更好的规范采购行为,提升采购的效果,确保采购顺利进行。
二、采购项目档案管理
采购项目一般是指企业所有通过招标或非招标形式购买产品或服务的经营活动。而在采购项目活动中直接形成的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的原如记录称为采购项目文件。
经过鉴定、整理并归档的采购项目文件形成采购项目档案,而采购项目的档案管理就是在这基础上的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等活动。
三、采购档案管理对规范采购行为的作用
采购档案不仅能完整的呈现出各单位的采购活动和组织发展的历史画面,还能为采购需求预测、控制和决策提供依据,同时也是防范风险,减少法律责任的重要保证。
1. 采购档案管理是采购活动的真实记录
项目采购承办部门主要是通过公开、公平、公正的采购活动来体现资金的使用效益,维护国家利益和社会公共利益,保护采购人和采购参与者的合法权益。采购档案是否系统、完整、真实地记录了采购活动的全过程,直接反映了采购工作质量的高低。它为采购人提供了真实可靠的原始资料。
2. 采购档案管理为采购需求预测、采购的控制与决策提供依据
采购业务部门及企业的管理决策人员可以方便对历史采购档案资料进行查询、参考和利用完善的采购档案为采购行为进行合理的分析,依据其做出正确的科学的决策。另一方面采购档案还是采购从业人员的学习、研究、总结、提高工作水平的参考书。
3. 采购档案管理是防范风险、减少法律责任的重要保证
完整的采购项目档案不仅能在防范风险方面发挥作用,而且对规范采购业务人员工作方面起到非常关键的作用。当前采购活动中,采购机构的操作程序和评标过程的投诉案件不断增多,但事实上构成法律责任的最基本的条件是必须有损害事实存在,并能证明是由采购机构造成的。采购项目档案能为承办人免除法律责任,保护正当权益。
四、加强采购档案管理对规范采购行为的措施
采购项目档案是反映采购活动过程及各项决策的记录。采购项目档案管理工作应顺应时代的发展需要,通过科学、合理的手段,实现档案的高效、安全管理。
1. 健全采购项目档案管理体系
依据国家相关法律法规进行采购项目档案管理工作,尽可能做到科学合理合法的同时,也要根据企业本身的发展规律及特点,制定适合企业特色的档案管理体系。档案管理人员与采购人员之间需建立一个合理的沟通渠道,在日常的工作实践中,及时发现并解决问题,通过不断的总结经验,在完善企业的采购档案管理体系同时促进采购质量的提升。
2. 采用先进的档案管理方式
建立一个信息化的档案管理平台,通过与采购平台对接来加强档案管理工作,让档案信息管理平台能高效采集采购平台的信息,做到资源共享,实现管理平台之间的平滑过渡与高效对接。利用档案管理平台的待办事宜或待交接工作事宜提醒来促进采购人员及时合法合规的提交采购资料文件。同时,需与时俱进,为电子化采购预留合理的接口与扩容方式。
3. 提升档案的使用效率
长期以来,在我国档案保管和利用方面,普遍存在着重保轻用、利用不足的问题,档案资源基本处于半封闭状态,档案服务工作的配套性不强,因此,要提升档案的使用效率,利用档案的真实性这一功能,主动向利用档案的使用人员提供所需的相关资料与统计数据,分析采购工作存在的问题,采购工作量的分布情况,对采购工作进行科学有效的预测,让档案管理既重保又重用。
4. 加强培训,有效监督
对于档案管理工作人员和采购工作人员,需进行定期有针对性的培训,通过专家授课,学习观摩、专业技能培训等活动来提升员工的职业技能和安全意识。同时,在日常管理中,要加强对员工的监督,通过制定的规章制度,来有效的约束采购相关人员按照采购档案管理的要求认真的做好每一次采购工作。
五、采购档案管理日常管理方式
通过上述的措施,将有效的提高采购档案的规范性,同时,要求采购从业人员及管理人员,按照事前准备、事中收集、事后监管的方式对采购档案管理工作日常化。
1. 事前准备
就是要在采购项目开始之前,明确哪些文件资料是需要归档管理的,如何分类并明确档案的保管期。一方面,有利于采购承办人员对负责的项目所需的归档文件的收集和整理,另一方面,有利于规范采购承办人员的采购行为,有了明晰的清单后,采购承办人员可以按步骤按清单开列的内容,对项目进行采购。同时,在辅予合法规范的采购标准模板,将使采购更加的规范合理,提高采购的效率。
2. 事中收集
就是采购承办人员根据制定的《采购项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》,分阶段做好资料的收集工作,在哪一个过程需要收集什么样的资料,在哪个过程需要整理提交什么样的资料,做到心中有数,降低采购过程中产生的人为风险和管理风险。
3. 事后监管
目前各级招投标监管部门对招投标活动的监督方式主要是事后监管,检查重点就是采购项目原始档案。同时对采购人而言,完整妥善地保存项目档案,为接受监督检查(处理投诉纠纷、进行统计分析、总结经验教训以及制定内部管理政策等工作)提供了重要的客观依据。
六、结束语
综上所述,采购档案管理工作对于提升采购管理的效果和规范采购行为很有效用,所以,今后必须要更加重视采购档案管理工作,提升档案管理工作的水准,充分利用采购档案管理来规范和提升采购行为及活动。
摘要：本文主要围绕着采购项目档案管理工作展开了分析,分析了采购项目档案管理工作对于规范采购行为的一些具体的作用和意义,同时分析了如何更好的规范采购项目档案管理工作,提出了一些对策。
关键词：采购,档案管理,采购行为
参考文献
[1]刘俊.高校采购档案管理初探[J].湖北档案,2010,(8):28.
[2]陶庆芳.采购档案管理工作是采购过程的见证[J].中国采购,2012,(Z2):89.
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