文印室工作内容（精选13篇）
根据学校总体部署、按照教务工作计划的具体要求，结合文印室工作性质和实际情况特制定本学期工作计划如下：
一、工作目标
认真贯彻教育方针、努力推进素质教育，配合学校教育、教学改革和管理工作，热忱为一线教师及全体教职工服务，为学校建设添砖加瓦。
二、进一步规范文印室常规工作
1、文印室人员将进一步增强服务意识和安全意识，每天下班前，确保关好窗户、电源，切断一切不安全隐患。遵守学校规章制度，服从组织安排，坚守工作岗位。
2、文印室仅限服务于学校的教学与管理工作。
3、认真复印各处室所需各种表册。
4、爱护并管理好现有设备，平时做好各设备的维修保养，发现故障应及时处理或报告分管领导解决，以保证不影响工作，注意勤俭节约，做到材料损耗报废率不超过5%。
5、积极参加政治学习和有关会议及活动，认真学习和熟练掌握微机文字、数据输入和处理技术，提高印刷质量，搞好内部卫生，搞好团结，出色完成各项任务。
6、凡印制文件、试题要保守机密，不得泄露。
在新学期的工作中，勤勤恳恳、认认真真的完成学校的各项工作，协助各科室、各教研组、各教师完成打印、复印、印刷工作。在新的学期里，我们将一如既往的服务于学校，服务于师生，以学校工作计划为指导，以服务教学为宗旨，以勤俭节约为原则，服务。
政府机关文印是印刷行业内的一个特殊群体, 机关文印工作对印刷任务有迅速、准确、优质、保密的要求, 而传统的胶纸印刷方式需要经过很多环节的操作, 在迅速、准确和保密上均在很大的困难, 且从机关文印工作的实际出发, 机关文印工作往往是小批量且时间紧的印刷任务比较适合应用数字化的印刷方式, 但是新技术的蓬勃发展还需要面临挑战, 可以说是机遇与挑战并存的环境。
一、机关文印工作特点及传统印刷的问题
政府机关的文印中心主要担负的是印制机关所需的相关文件, 主要包括领导讲话稿、简报、文件汇编、法律法规汇编、通信录及各类证件等。由于目前提倡机关工作提高效率, 使得机关文印工作呈现出了新的特点, 这些新的特点主要是一下几个方面:
(一) 需要印刷的文件多。
近几年一直倡导政府机关在精简文件上下功夫, 但是目前的实际工作中还有很多需要印发的文件, 加上处理其他工作, 政府机关的文印中心需要印制的文件种类很多。
(二) 单一类别的文件的印刷数量少。
现如今随着无纸化办公的不断提倡, 机关办公自动化程度已经大大的提升了, 很多文件已经采取网络发送的形式, 因此在一般情况下单一类别下文件印制数量已经大大的减少。
(三) 工作时间紧。
一般情况下机关文印中心接到的印制工作都属于急件, 尤其是到年底工作总结的前夕甚至有不少特急文件, 所以文印中心的工作往往时间紧迫。
(四) 对印刷质量要求提高。
目前机关文印工作对于印刷质量的要求也在不断的提高的, 印刷的文件或其他产品已经有了向高级化发展的趋向, 很多印刷产品都要求彩色印刷和装订精致。
以上是政府机关文印工作在新时期下的特点, 而传统的胶纸印刷在流程和作业方式上已经很难满足现在机关文印工作的要求, 下面简要介绍。传统的胶纸印刷承担政府机关文印工作的流程是:政府机关的相关部门将书面或是电子版文档作为原稿提供给文印中心, 文印中心通过排版输出小样, 对小样校对定稿后输出胶片, 然后通过手工拼版和机器晒版、冲版后上胶印机进行印刷, 之后进入装订工序则需要进行分页、折页、配页、骑订或胶粘, 最后一步将产品裁切成成品交付客户单位。这是胶纸印刷的整个流程, 从这个流程中可以看出胶纸印刷在印刷过程中生产环节很多, 工艺流程复杂, 不但需要使用很多劳动力且生产效率低、文件的保密性差。应用于机关文印上则很难产生经济效益且会有生产成本高, 生产周期长的弊端。
二、数字化印刷面临的机遇
从目前的机关文印工作的特点和胶纸印刷应用于机关文印工作的弊端这个实际出发, 数字化印刷则迎来了新的机遇。
数字化印刷由于技术先进和功能全面的优势迅速的被人们所接受。数字化印刷的特点可以总结为以下几点:个性定制印刷、印刷灵活、可变数据。随着近几年来科学技术的不断发展突破, 数字化印刷设备在印刷速度和印刷质量上都有了很大的提高, 将数字化印刷应用于政府机关的文印工作上具有很大的优势:
(一) 印刷速度快。
与传统的胶纸印刷流程相比, 数字化印刷将排版印刷、套红头、签印章、配页、折页、装订和裁切等流程都组合在一套设备上, 这样就可以大大的减少了印刷过程的中间环节, 与传统的胶纸印刷相比可以大大的提高印刷的工作效率, 使得印刷速度加快。
(二) 减低出错几率。
数字化印刷将印刷的流程都组合在一套设备上, 这样就减少了多中间环节的操作, 与传统的胶纸印刷相比, 在降低出错率上具有明显的优势。
(三) 印刷保密度高。
传统的胶纸印刷所需要的中间环节多, 经手的员工数量多, 这样的就很不利于印刷的保密工作, 而数字化印刷减少操作环节相应的也就减少的使用员工的数量, 如此一来就能有效的提高印刷保密度。
通过与传统胶纸印刷流程的对比可以得知现代化的数字印刷对于机关文印工作的小批量、急件印刷和对保密性的需求上都有明显的优势, 随着政府机关对于文印工作要求的不断提高, 数字印刷的优势将更加凸显, 数字化印刷正面临着前所未有的机遇。
三、加强机关文印工作管理, 提高文印工作效率
虽然数字化印刷具有非常明显的优势, 但是由于设备的生产技术一直以来都是由外商垄断的, 几乎大部分的数字印刷设备进入中国市场之后都出现了“水土不服”的情况。在机关文印方面水土不服的情况更加明显。这也就是数字化印刷所面临的困境, 目前数字化印刷在政府机关文印方面所要面临的问题及对策。
(一) 数字印刷设备投资大。
根据目前的市场情况来看, 数字化设备的投资往往很大, 一般的设备一次性投资最少要几十万, 而生产型的数字印刷设备则需要上百万甚至是上千万, 不但设备投资大且数字印刷设备折旧速度也比较快, 这就使得政府机关选择数字化印刷时需要承担更大的负担, 这也就是数字化印刷设备进入政府机关文印部门的重大的障碍。
(二) 数字印刷设备自身存在的问题。
由于我国国情的现实情况, 政府机关的文印工作存在需求量的高峰期, 一般在年度重要会议期间对文印的印制数量需求很大, 这就对数字印刷的生产力问题产生很大的挑战, 特别是在国家重大会议召开的年份, 政府机关文印工作对数字化印刷的工作效率要求更高。除此之外, 数字化因数设备的纸张适应问题是数字化印刷的重大问题。我国政府机关在用纸的规格方面有着一定的要求, 而数字化印刷设备在实际的使用过程中常常会出现因为纸张的适应性不良的情况影响设备的正常使用, 很容易对文印工作的时效性产生影响。还有数字化印刷的正被套精准问题, 一直是数字化设备所亟需突破的。
(三) 政府机关文印部门现有管理问题及改善对策。
数字印刷进入政府机关文印部门所要面临的挑战还有政府机关的管理问题。比如笔者所在的文印室过去是两个人, 现在是笔者一个人, 非常繁忙, 笔者一个人干两个人的活, 时常加班, 不计报酬。这就需要领导加紧协调提出解决办法, 保证工作质量。
在科技快速进步的今天数字化印刷的发展面临着前所未有的机遇, 然后再机遇的背后隐藏的是挑战, 如何更好地发挥数字化引述的优势来更好的服务政府机关的文印工作, 让数字化印刷技术在政府机关演绎出时代的科技强音, 还需要对数字化印刷所面临的问题和挑战进行分析, 加以解决, 这是数字设备的制造商、经销商及相关的政府机关需要共同探讨的地方。本文试图给出一个解决问题的粗浅的方案。
首先, 数字印刷设备生产商需要进一步提高生产技术水平。制造商应当针对数字印刷设备本身存在的问题加以改进, 并通过改进生产技术工艺和流程, 以便能够降低设备的生产成本解决政府机构引文投资巨大而不能采用的问题。
其次, 完善设备的售后服务体系。由于政府机关文印工作的特殊性, 很多文件对印刷的时效性具有很高的要求, 因此设备故障对于文印工作的进行具有很大的影响。如果设备的制造商能够完善售后的服务体系, 做到故障的快速解决, 那么对于数字印刷进入政府机关将会大有帮助。
最后, 明确政府机关文印工作的职责。文印部门是保障政府机关运行的重要部门, 所以在文印部门的改革过程中要明确文印工作的地位, 始终坚持“保障为主, 经济效益为辅”的原则, 那么如果更好的开展文印工作应当是文印部门考虑首要问题。数字印刷的优势能够有效的提高政府机关文印效率, 真正做到迅速、准确。当然节约用纸始终是必要的。废纸利用时一面纸用完不丢掉, 下次再用另一面。文件排版紧凑, 复印材料尽量复印成正反面。这样可以节约用纸, 提高效率。此外文印工作相关人员要做好保密工作, 复印过的文件底稿及时销毁。牵涉保密的文件内容, 绝不外传, 不该说的话不说。
总之, 从目前的情况来看数字印刷虽然面临着巨大的挑战, 但是随着未来科学技术的不断发展, 数字印刷的未来将是充满光明的, 要想使数字化印刷真正的走入机关, 需要相关部门的不断努力。
摘要：随着科学技术水平的不断进步, 数字化印刷逐渐进入人们的视线之中。与传统的印刷方式相比, 数字化印刷在印制小批量, 对印刷质量要求较高的任务上具有非常明显的优势。采用数字化印刷技术承担政府机关的文印工作, 可以提高政府机关文印工作的效率, 同时解决了传统印刷方式应用于机关文印工作中的弊端。本文从机关文印工作的特点出发, 阐述了数字化印刷的优势, 同时提出了数字化印刷应用于机关文印工作上所需要面对的挑战, 对加强机关文印工作管理, 提高文印工作效率对策进行了探讨。
关键词：数字印刷,政府文印,效率提高
参考文献
①周为群.数字印刷在政府文印中心落地[J].印刷工业.2012, (01)
②杨雪强.经验介绍之二数码印刷在政府文印中的应用探讨[J].印刷工业.2006 (, 03)
③李瑞.传统印刷与数字印刷[J].印刷世界.2011, (06)
一、加强理论学习，不断提高自身综合素质
为尽快进入工作角色，自觉认真学习学校、本部门、本岗位的各项制 度、规则，严格按照学校制定的工作制度完成各项任务。在领导和同事们 的大力支持和帮助下，本人认真学习，严格履行工作责任，较好地完成了 本职工作任务。
面对不熟悉的设备，本人对照使用手册仔细攻读钻研，反复操作，刻 苦练习，利用业余时间，向修理人员请教，进行反复练习，很快掌握了复 印机、一体机的使用。经过一年多的运行，文印室已能按时完成各类文件 的打印、复印和各类考试的试卷印刷工作。工作效率高，运行良好。
二、爱岗敬业，树立为教职工服务的意识
本人热爱本职工作，服务意识强，肯钻研业务，认真工作，保证文印 质量符合规定要求，做到了及时交付文件，不耽误工作。除做好自己的本 职工作外，能随时听从领导的安排，任劳作怨。在每次的工作中，从打印 到审核，始终保持严谨、一丝不苟的态度，认真完成每一项工作。
三、加强制度管理，做好文印保密工作
在文字录入的同时，能严格执行保密制度，文字材料的底稿能妥善处 理，印刷后能及时把作废的底稿销毁，确保不泄露试卷及文件中的任何机 密内容。大部分校对过的废、旧试卷和文件的纸张，也都能够妥善处理。
四、严格恪守坐班制度，没有出现耽误工作现象
在工作中扎实勤恳，不怕吃苦，积极参加学校各项活动，认真完成学 校交给本人的任务。在这短短的一年中，能按时完成各科室交待的材料和
文件的复印、扫描、文件上传等工作，保证打印材料尽量准确、整洁、清
晰，格式符合要求。在文字排版上本人尽量做到美观些，让人一眼看上去
就很舒服。对这点，本人还需要不断提高，努力做到让打印出来的文件或 资料让大家满意。
在工作中，本人都是以饱满的工作热情，严谨认真的工作态度迎接每 一次工作任务。特别是评估期间，有时加班加点，也能认真地对待每一次 的任务，按时的完成。打印文稿我力争一个“快”，讲求一个“准”，从 而提高了工作效率；由于工作性质决定，有时加班加点，但从无怨言，工 作中服务的对象有领导和同事，但我都能认真的对待，从来不马虎对待每 一份材料，不拖欠一次工作任务。
一、本职工作认认真真。
本学期我继续担任学校的文印工作、学校的广播管理工作、学校活动的摄影工作、学校校报的编辑及小记者的培养工作。
1、文印室工作。本学期在李老师的协助下，按照文印室规章制度规范操作，从校长室资料打印，到各处室、各教研组、各位老师的资料、试卷的打印、复印、印刷，我们力求尽快完成，不耽误领导们的工作进展和老师们的教学进度。作为一名文印人员，我时刻要求自己以“为教学一线服务”，在一个学期的工作中，尽心尽力、任劳任怨、高效快捷办事，一丝不苟地为老师、为学校、为教学服务，基本做到了让全校老师满意。
2、广播室工作。实行电脑自行管理运行，保证除广播操及升旗仪式外的无人值守播放。并培养小广播员，培养他们的服务意识与自治能力。工作期间能积极协助体艺组完成广播操音乐和眼保健操音乐的播放，积极配合大队部举行升旗仪式，积极配合教导处完成课间铃声的调整与播放，并能够保管和保养好广播设备，确保学校工作的有序进行。本学期还配合学校组织了一次庆六一活动，广播工作得到了领导的肯定。
3、学校活动的摄影工作。本学期活动很多，每次活动都有图片资料，记录杨东成长的每个瞬间。
4、校报编辑及小记者培训工作。本学期在邵校长的带领下共出版校报三期，号外一期。小记者共进行了六次培训，使他们初步掌握了新闻的写作技巧和如何做好采访前的准备工作。
二、学校工作兢兢业业。
除了做好自己的本职工作，我在繁忙之余还要完成学校各项活动的音乐编辑及橱窗、宣传板的设计工作，协助各班主任进行班文化建设、协助任课老师完成课件制作，以及协助卫生室完成晨检和学前班的传染病监查工作。工作头绪很多，有的时候很多事情赶在一起，只能加班解决，比如本学期的两次督导和一次是公安局局长来校督察校园安保工作，从材料准备到会场布置，我都全力配合。
三、自身学习永无止境。
学校的发展离不开教师个人的发展，而我个人的发展更离不开学校这个大环境的影响。在学校这个大环境的带动下，我一方面下苦功完善自身的知识体系，打牢基础知识，使自己能够更自如的驾驭自己的工作，另一方面以积极的态度、良好的精神立足于实践，狠抓理论知识与实践技能的提高，通过学习交流，强化责任意识、大局意识和服务意识，增强了自身素质的紧迫感和使命感，不断改进服务质量、改变工作作风，积极投身于学校校园文化建设，把自己的工作融入到“建设师生共同成长的精神乐园”之中。
文印室是为全校师生员工提供打印、复印、排版及装订等服务的部门，是学校重要的服务机构之一。为了进一步规范文印室的管理，增强工作人员的纪律性和责任感，提高工作效率和服务质量，使文印室能更好的服务学校、服务师生，现将文印室工作人员岗位职责规定如下：
一、遵守考勤制度，严格考勤
1、实行每周五天工作制（星期一至星期五），每天上班时间为：早上8：00—11：45下午2：30—6：00。
2、遵守作息制度，不迟到、不早退，上班时间不窜岗，不做与本职工作无关的事。
3、严格遵守《办公室考勤制度》，严格考勤，特殊情况需要加班应积极配合。
二、热爱本职工作，牢固树立服务意识，努力提高服务质量。
三、保质、保量、按时完成各项文印任务，严格履行登记、签字手续，严格按照统一制定的收费标准进行收费，并做好统计和核算工作。
四、严格按照各类文印设备的操作规程进行操作，严禁非法操作，注意安全、爱惜设备。
五、刻苦钻研业务，熟练掌握各类文印设备的性能和操作方法，能排除一般性故障，定期做好保养工作。
六、努力学习、不断提高计算机文字处理能力，使之符合相应的文件、资料的编印要求，并对不符合要求的文稿提出修正意见。
七、妥善保管文印室内各类财物，注意节约纸张及其他文印用品，杜绝浪费，不利用职能之便谋取私利。
八、严格遵守保密制度，凡涉及个人隐私和机密性的文件、资料绝不对外泄露，机密文件、材料要妥善保存、及时处理。
九、定期打扫文印室卫生，保持室内整洁。
信息安全是指信息系统的硬件、软件及系统中的数据受到保护, 不会由于偶然的或者恶意的原因而遭到未经授权的访问、泄露、破坏、修改、审阅、检查、记录或销毁。信息安全具体反映在物理安全、运行安全、数据安全、内容安全、信息内容对抗等五个层面上。目前信息安全的主流安全技术包括信息系统自身的安全技术 (物理安全和运行安全技术) 、信息自身的安全技术 (数据安全与内容安全技术) 、信息利用的安全技术 (信息对抗技术) 。
2 当前信息安全发展趋势
总体来说, 目前信息安全有如下三个发展趋势:
(1) 信息安全疏于防范造成的损失越来越大。2012年诺顿网络安全报告显示, 在过去的一年中, 网络犯罪致使全球个人用户蒙受的直接损失高达1, 100亿美元, 每秒就有18位网民遭受网络犯罪的侵害, 平均每位受害者蒙受的直接经济损失总额为197美元。对于中国而言, 则有84%的中国网民曾遭受过网络犯罪侵害, 估计有超过2.57亿人成为网络犯罪受害者, 所蒙受的直接经济损失达人民币2, 890亿元。
(2) 信息安全面临更加开放、更加智能、更广泛的信息技术融合威胁。
更加开放是指, 比如像苹果公司做的应用程序商店, 使得更多的人有机会把自己的应用程序通过很好的第三方渠道送给所有的用户来用。智能是指用户手里的设备、以及保持社会运转、工业控制等等一切都开始变得更加智能, 融合是指越来越多互相没有关系的信息系统和网络之间形成数据通道, 攻击者可以通过本来是不怎么关键的网络或者系统, 然后一层一层逐渐进入到非常关键或者非常重要的系统里去, 从而造成破坏。
(3) 信息安全越来越受到重视。2013年, 随着众多公开及不公开涉密事件的影响, 特别是斯诺登曝光的“棱镜门”事件影响, 数据安全成为上至国家下至百姓的关注重点。知名信息技术咨询公司Gartner建议企业平时将3%到6%的IT预算用于安全方面。美国每年都会投入大量资金进行防御力量建设。中国也成立了国家安全委员会, 彰显了国家层面对信息安全的高度重视。
3 文印设备信息安全技术要点
作为企业的IT基础设施的重要组成部分, 文印设备在给用户带来便捷高效的同时同样也面临着潜在的信息安全威胁。例如从下图中我们可以明显看到随便一台复印机或多功能打印机都在各个部件上存在着信息安全隐患。
3.1 输出隐私信息
在企业内部存在开放办公环境或共享大厅的情形下, 几个部门共享一台打印机或多功能机都面临着群体使用的问题, 最重要的问题就是所打印的文件可能因为排队等候, 维修, 故障等原因而忘记拿走从而造成输出后的介质信息被别人有意或无意窃取。
3.2 未经授权的访问
复印机或多功能机的控制面板上有大量开放式信息接口存在着许多问题。例如:可以通过控制面板直接修改机器的ip地址等信息, 造成客户正常的打印作业无法进行;大量滥用复印功能, 与工作无法的人员 (例如保洁人员, 外来人员等) 都可以随意使用复印功能, 造成客户额外的成本支出。
3.3 静态数据安全隐患
复印机或多功能机一般都配有硬盘。这些硬盘主要用来存储打印或复印文件。这些数据对企业都至关重要。一旦失窃或被拿走则会给企业造成重大损失。
3.4 网络安全
多功能机都配有网卡, 而如果这些网卡没有特别的安全防范措施则很容易被黑客入侵截取打印或扫描的文件, 从而造成信息失窃。
3.5 重要介质防窃
针对某些特别重要的介质, 例如发票, 支票等如果没有特别的防范措施很容易被别人拿走, 从而给企业造成重大损失。
4 文印设备信息安全管理体系架构介绍
针对如上可能存在的信息安全隐患, 我们建议采用了如下的信息安全管理体系架构保障信息安全。
(1) 外围保护区域:
(2) 重要保护区域:
(3) 核心保护区域:
(4) 中心管理区域:
摘要：本文回顾了目前文印设备信息安全领域存在的多种问题并对问题的产生原因进行了分析, 最后构造了针对文印设备的信息安全的系统化管理系统。
关键词：信息安全,泄露,加密
参考文献
[1]天津市公安局计算机管理监察处编[M].计算机安全管理与实用技术, 天津教育出版社, 2005.
（摘自）
三
十二、文印室人员
1.文印室内严禁烟火，严禁非工作人员擅自进入。
2.定期清理废弃纸张、油墨等易燃物品，定期检查文印室各类线路，防止因线路老化、超负荷工作发生火灾，定期检查文印室内消防设施，保证灭火器材完好有效。
3.定期进行文印室各类安全隐患排查。
4.遵守文件保密制度，严防泄密。
5.下班时关好水电门窗，确认无安全隐患后方可下班。
6.完成领导小组交办的其它安全工作。
宁晋县第六中学
文印室工作人员安全责任书
为确保文印室的有效管理和安全运行，学校与文印室工作人员特签订本责任书。在责任期内，杜绝因管理不善而发生安全责任事故。具体必须做好以下工作：
1、自觉遵守作息制度（见学校内部管理制度）
2、树立为教学第一线服务的思想，文印材料要符合要求、保质保量，并经常听取教师的意见，不断提高服务水平。
3、文印材料一律要凭《》进行，不得为私人印刷任何材料，也不得多印或少印。不能以任何理由拒收学校需文印的材料，印刷任务应及时完成，并及时通知有关老师取走。
4、文印室是学校的机要处室，工作人员要严格执行保密制度。各种资料、试卷均不得私自带出室外，也不得随意送人，如有发现，将作严肃处理。
5、文印室是教导处的安全重地，工作人员要增强责任心，提高“三防”（防火、防盗、防电）意识。做到人出上锁，同时，保管好文印室钥匙，不随意将钥匙借给他人，以保证文印室物品的安全。在文印室不得使用电炉等明火设备，如确需使用必须有人现场看护。严禁在室内吸烟，乱接线路、电器等。下班前必须切断文印室电源，关好门窗。若发现安全隐患及时处理并报告校领导。
6、做好机器设备的保养及一般维修工作。严格按规范要求操作和使用设备，保证机器设备的使用寿命，其他任何人非经使用人同意，不准动用任何设备。若需报修或更换设备零件必须报分管领导批准。
7、保持文印室的卫生整洁，及时处理废弃物（有保密要求的要妥善处理）。保持机器清洁，搞好室内卫生。工作中贯彻节约原则，减少浪费，每学期做好纸张核算工作。若需购买油墨蜡纸、纸张等必须报分管领导批准。
第四条：违反本规定者，将视情节轻重给予相关责任人批评教育和责任追究。注：本责任书一式二份，双方各持一份，有效期一年。
主管负责人（签章）：文印室工作人员（签字）：
1、要打印的稿件、讲义、试卷，须经各处、室主任批准。凡以学校名义发出的报告、计划、总结、协议合同等文稿，须经校长批准。
2、试卷印好后，要及时点数检查质量，分卷，写明班级、科目、考试时间，密封存档，防止错乱，在考试前十五分钟发给监考教师。
3、爱护公共财物。文印室的纸张、油墨、一体机、打印机、电脑等不准随便动用，凡领取打印材料者，必须核户头，按规定数量登记、签领。
4、规定留存的试卷要如数存档，不准随意送人。
精益行政管理在华润银行发挥奇效
走在华润银行的各个角落, 你可以随处看到“专注精益管理, 提高组织效能”这样的宣传牌, 它可以说是走进华润银行给人留下的一道深刻印象。
据华润银行总行办公室副总经理刘先生介绍, 自华润集团入主珠海市商业银行以来, 华润人就将“精益管理思想”注入了银行的行政管理的方方面面, 经过这三年的细化和完善, 已经带来了显著成效, 不仅大幅度提升了银行行政管理工作的效率和效益, 为银行规模扩大、业务增长提供了有力的支持。如果说到华润银行快速成长的秘密武器, “精益行政管理”无疑是其中之一。
办公管理是企业的行政管理的一个重要组成部分, 实行“精益行政管理”要实实在在落在各个办公环节上。就拿日常办公中不可或缺的文印工作来说, 刘先生深深感到这一看似稀松平常的工作, 却在银行实行行政管理精益化中扮演起重要角色。文印环节的改进, 究竟为华润银行的发展带来了怎样的推动力呢?
化繁为简, 优化部署, 文印精益管理的关键第一步
作为行政管理的一部分, 文印环节一直是刘先生关注的重点。据刘先生介绍, 华润银行在珠海地区原有文印设备多达200余台, 品牌型号超过10个, 除了由多家供应商各自管理和维护外, 部分设备还需要行政管理部门自身投入大量精力, 甚至像硒鼓、墨粉采购这样的事情也要亲历亲为。因此, 要想提升行政管理的效率效益, 原有的文印环节势必会拖后腿。
文印系统升级改造很快便提上了日程, 华润银行为此成立了专门采购小组。据刘先生介绍, 采购小组通过对国内外普遍使用的文印技术及设备进行了广泛的了解和调查, 最终选择了在当前处于文印行业第一阵营几家厂商进行了方案邀标和商务邀标, 综合考虑了华润银行自身的需求、全面定制化程度、售后服务能力、未来发展需求以及价格等多方因素后, 最终选择了佳能综合文印解决方案。
这一方案彻底改变了原有分散的管理状态, 实行从总部到各分行的统一部署, 既保证了各分行可以实现标准化文印管理, 又让总部可统一监控。文印设备的配置也得到了优化, 仅珠海地区的文印设备就从200多台优化到90余台, 统一为佳能彩色及黑白数码复合机。同时在售后服务方面, 佳能为华润银行提供了MG全保服务, 所有文印设备的后续检修、原装硒鼓及墨粉更换等均由佳能专业的售后服务工程师来完成, 华润银行因此节省了自己的人力成本。
文印成本得到很好把控
成本把控不仅仅是华润银行的管理目标, 这也是当前众多城市商业银行业所普遍面对的一项课题。因此在为华润银行进行部署时, 佳能也制定了一套覆盖从印前、印中到印后的全程文印成本管理体系。
除了通过最优化的设备部署以实现降低采购成本外, 目前在印前环节, 佳能为华润银行实现了按部门、按员工的文印权限设定, 由此双面打印比例提升了20%, 明显降低了纸张用量。在打印环节中, 通过刷卡打印有效减少了废弃打印作业的产生。
在印后环节, 佳能综合文印解决方案为华润银行提供了业界最为详尽的文印统计水晶报表, 各个部门的打印支出都可以按多个维度进行图形化体现, 这种可靠的透明化数据分析, 为银行实现精益化管理提供了更多决策支持。
通过导入佳能综合文印解决方案, 华润银行设备数量减少45%, 设备使用率提高3倍, 降低支出每年约100余万元
新型文印系统提升银行文印信息安全
如今办公网络化程度越来越高, 这也为企业安全性带来了新的风险, 特别是银行业, 诸如保证客户信息的安全等工作无疑是日常管理中不可忽视的重要环节。
华润银行在进行精益化管理过程中, 充分意识到文印环节对银行业信息安全所起的重要作用。为此, 佳能在部署文印解决方案过程中, 实现了文印网络与外部网络完全隔离, 从外部消除了信息泄露的可能。而在公司内部, 刷卡打印的实施使员工在刷卡后第一时间取走相关重要文档, 杜绝了机密信息泄露的可能性。
如何提升银行办公效率文印环节优化是重要举措之一
部署佳能整体解决方案后, 华润银行内各部门的众多积极反馈不断传递到刘先生所在的行政管理部门。
刘先生介绍, 各银行总、分、支行间的流动办公早已成为常态。华润银行的员工也同样需要经常在各个分支机构进行打印等工作, 而佳能提供的统一驱动模式使员工无需重复安装打印机驱动, 只安装一个打印机驱动就可以打印到所有佳能设备, 在办公区域的各个楼层也漫游打印。另外像银行内使用率很高的扫描及传真应用也得到了明显优化。诸如像身份证以及各类银行表单的扫描实现一键扫描直接发送到指定电子邮箱;而传真也实现无纸化电子发送, 大大提升了传真的接收和发送效率。
1、文印中心管理实行经理负责制，文印中心经理负责文印中心的日常管理工作，经理对局长负责，定期汇报工作。
2、局机关设文印中心监查员一名，由局办公室人员担任，负责督促、指导文印中心业务工作和环境卫生，对服务态度不热情、文印质量不高、文印效率不快、卫生打扫不彻底等情况，检查员有权指正；对监查员多次指出却没有改正的，监查员报请局长酌情处理。
3、文印中心全体员工要服从经理的管理，爱岗敬业，尽职尽责；对经理安排的工作任务不得讨价还价，借故推诿；经理不在时，由经理指定一名员工代行经理的职责。
4、文印中心凭“两办”主管主任签批的《文印审批卡》后方可打印，未见“两办”主管主任签批的《文印审批卡》而私自打印的，打字员自己承担发生的一切费用。
5、各文印室保证每天上班前五分钟卫生打扫完毕，每周五下午文印中心全体员工集中清扫一次。做到：室内清洁、窗明几净，书籍、文件、资料摆放整齐，纸篓、纸箱干净清洁，地面无碎纸、烟头等杂物。
6、不得迟到早退，每日上下午均提前10分钟签到；经理每月准时汇总签到情况，汇总结果呈报局长，并和当月工资挂钩。
7、认真学习打字、制表、排版等业务知识，做到业务娴熟、精湛，能高效率、高质量的完成机关各单位交付的文印任务。
8、工作时间不脱岗、串岗，不办私事，不大声喧哗，不传播小道消息，不说与工作无关的事情，不干打扑克、下棋、上网聊天、玩电脑游戏等与工作无关的事情。
9、遵守保密法规。不该说、不该问、不该看、不该记录的秘密，做到：不说、不问、不看、不记；对要复制的国家秘密载体进行严格登记；不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料；不把秘密材料带出文印中心；不利用涉密计算机上互联网。
10、非正式文件用纸一律两面使用，量大的文件要在校对正确后交付油印，减少纸张浪费。
11、文印中心定期开展多种形式的业务知识比赛活动，比赛成绩和工资标准挂钩，并作为解聘员工的重要依据。
1、打印室工作人员要按时上、下班，坚守工作岗位，不得提前离岗，如遇急件，要随叫随到，按时完成打印任务，并保证材料打印质量。
2、在设备正常的情况下要按时完成打印任务，保证打印材料的质量，字迹清楚，排版规范，版面整洁。
3、打印室工作人员要高度树立服务于教学的思想意识，端正服务态度，热爱本职工作，凡是教师需打印的检测试题和经审批后学校的打印文稿，打印室不得拒收，要及时完成各项打印任务。完成文印任务后要认真填写完成情况记录单。
4、打字完成后，打印室必须及时通知有关人员在短时间内及时校对好并要求校对人员认真填写校对日期并签字，以示负责。
5、严格遵守保密制度，对试卷及其他保密性的材料要妥善保存或及时处理，试卷和学校文件等材料不准携带出室。
6、勤俭节约，尽力减少浪费。纸张、版纸、墨粉、油墨等文印用品的损耗力争不超过5%。
7、经常做好设备的检修及保养工作，打印室卫生要保持清洁。
2012年1月份工作计划
12月份工作中，在领导的关心与支持下，经过努力，较好的完成了各项工作任务，为了更好完成2012年1月份的工作，特此对2011年12月份工作进行总结：
一、严格履行岗位职责，做好本职工作
1.整理会议纪要一次，12月13日班组建设座谈会。2.严格执行借阅登记和返回登记，2011年11月26上午质量技术部贺海亮返回设备图纸11张。2011年11月29日下午修理组高维顺返回图纸7张，2011年12月10日，动力车间白勇龙返回污水操作记录表（1月-5月）5本。2011年12月13日安全环保部张新荣返回蒸馏塔工（2月）、蒸馏化验结果（2月）、萘酚塔工（2月）、萘酚化验结果（2月），2011年12月20日，高静返回萘酚车间1月-7月的化验结果记录表，共7本。
图书借阅、返回情况： 2011年11月29日，张勇勇返回《会说话的女人最好命》，2011年12月2日，生产管理部党甲慧返回《淡定人生不寂寞》，刘亚军返回《煤焦油制作学》、生产管理部刘旭林返回《30年后，你拿什么养活自己》，2011年12月14日，核算员返回《赢在距离》、动力车间韩欣欣返回《放在刹那花开》、动力车间白勇龙借阅《孙子兵法三十六计》，2011年12月8日，杨丽霞返回《中华五千年》，2011年12月18日，安全环保部闫勇彪借阅《化工原理》，2011年12月20日，萘酚车间技术员返回《化工原理》。3.对复印数量进行控制，一次复印不得超过10张，特殊情况除外，对复印机进行简单的维护与保养，对各部门进行用纸量控制，严格要求双面打印，“厉行节约，杜绝浪费”。
4.本月发放报纸4次（12月1日、12月8日、12月15日、12月22日，每个车间每次各发放10张左右，科室发放5张左右，发放10月份月刊1次。每星期四及时去公司领取报纸，及时发放到各车间、科室。保证及时让每一位员工了解到企业一星期内的安全生产动态及亮点新闻事迹。
6.本月收发文件3份，总公司来文3份。7.本月饭卡充值共23次。
8.打扫总经理办公室累计20次，保证办公室内干净整洁。9．12月2日对三大车间11月份记录表进行整理，存放归档。
10.12月21日，整理了员工辅导面谈记录，并将导师对员工的学习方面的要求进行了摘要，于上午报送到人力资源部。
11.完成了办公室12月份内部13人的培训工作。于12月22日整理汇编递交给质量技术部李建福。
12.12月24日对车间记录表进行发放。二．不足之处和2012年1月份工作计划
12月份的工作中，虽然工作上取得了一点进步，但也存在一些不足之处，没有主动性、预见性、创新性。今后，一定要加倍努力工作，努力学习，弥补不足，争取在2012年1月份的工作更上一个新台阶。2012年1月份本人将按以下计划展开工作：
一、在档案方面
1.认真做好借阅登记，返回登记，做到“按时归档、定期归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，分柜存放，方便查找。让每一个同事查到所需的资料，满意而归”。
2.外来本件严格按来文程序执行，领导审阅签字、下发、传阅，登记存档，保证文件传阅不延误。
3.对公司内部文件进行及时下发。
4.定期对萘酚车间、动力车间、蒸馏车间记录资料进行移交规档。
二、在文印工作方面
1.对文印室内复印机、打印机、电脑、指纹签到机的运行状况，定期检查发现异常，立即上报领导。
2.认真、及时打印每天日常工作中的资料、记录表、文件等。
3.加强成本控制意识，严格杜绝浪费纸张，严格要求双面打印。
4.整理好每周例会会议纪要。
5.做好员工辅导带队伍人力资源对接工作。6.做好办公室内部培训工作。
三、图书工作：
做好借阅、查阅登记、返回登记，整理有序，图书分柜存放，方便查找。让每一个同事找到所需的图书，满意而归”。
四、其他日常工作
1.严格执行每周三次员工饭卡充值，对特殊员工随时饭卡便利充值，每月底及时汇总上报总公司各项饭卡充值帐务，保证月底扣饭费的准确。
2.对外来客人热情接待、倒水，发挥好枢纽作用。
3.每天按时打扫经理室内的卫生，保证整洁、干净。4.做好报纸、月刊、记录表的发放工作。5.完成领导交办的临时性工作。
梁灵芝
文印室是一个负责各类文件、材料、印制、装订的科室，是行政工作的一个重要组成部分。作为一名文印室工作人员，我以服务为宗旨，在工作中恪尽职守，任劳任怨，注重服务，高效快捷办事，得到了上下一致好评。值此机会向各位领导汇报下文印室工作情况。
在履行岗位职责方面。我热爱本职工作，肯钻研业务，能主动学习各项规章制度及公文的种类、格式，严格按照公文的要求，处理好每一份公文的排版、印刷、装订。保证公文格式无错误，排版规范、美观；印刷无错页、漏页；装订整齐，无缺订、歪订的现象。不仅保证了文印质量符合规定要求，还能做到及时交付文件，圆满完成了各类文件、材料及各种大型会议、活动文件的排版印制。除做好自己的本职工作外，还服从领导安排，完成领导交办的其它工作任务。
在工作态度和爱岗敬业方面。始终遵循“一张笑脸迎人，一腔热情服务”，认真认真对待每一位服务对象、每一份材料、每一次工作任务。因工作性质决定了我们需要随时加班，所以不管是深更半夜还是节假日，我们都是随叫随到，兢兢业业，从无怨言。
在保密方面。严格按照相关要求执行，涉密文件都在涉密电脑上处理并做好登记，纸质件粉碎处理。其它类型的文件材料严格按要求处理，质纸件统一打包化浆处理，做到公文不错传、乱传、误传，做到了不该说的不说，不该传的不传，不该看的不看，不该问的不问。
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