大宗物资政府采购制度(共10篇)
1、总则:
1.1为保证公司及各产业采购过程高效、透明,采购的物资优质、价廉,切实降低采购成本。
1.2大宗物资采购工作按照总体控制分级管理的原则,采取股份公司与产业两级控制的模式。
1.3大宗物资采购工作采用比价与招投标相结合的工作方法。1.4招投标工作办法详见《招投标管理细则》。
2、范围:
大宗物资采购主要指采购物资一次性支付金额较大或年累计采购量较大,需谨慎对待的采购行为。具体范围的确认如下:
2.1股份公司参与比价范围:
2.1.1公司总部:一次性采购价值超过两千元或一次性采购低于两千元但全年累计采购超过三万元的采购行为。
2.1.2各产业:基本建设、设备及技术改造、固定资产购置、海运和整车运输,以及一次性采购价值超过一万元或一次性采购低于一万元但全年累计采购超过十万元的采购行为。
2.1.3果蔬公司采购果品原料、石材公司外协荒料及板材可以先不履行比价手续,但应报备股份公司,由股份公司采购比价员进行事后监督、检查。
2.2各产业自行比价范围:
2.2.1各产业一次性采购价值高于五百元但低于一万元的。
2.2.2各产业一次性采购低于五百元,但全年累计采购超过一万元低于十万元的。
2.3上述范围内符合招标条件的, 按照《招投标管理细则》实行招标。
3、组织机构:
3.1股份公司成立招投标工作小组和采购比价工作小组。3.2招投标工作小组,直接参与股份公司及产业的招投标工作。
3.3采购比价工作小组由股份公司采购比价员和产业比价员组成,股份公司采购比价员,负责股份公司及各产业的大额采购比价工作;产业比价员由各产业财务人员兼任,对股份公司管理范围以外的本产业物资采购进行比价和监督。
4、工作方式:
4.1比 价:电话询价、网络询价、市场调查 4.2招投标:公开招标(竞标)、邀请招标(竞标)
5、职责:
5.1采购人员必须严格履行自己的职责,牢固树立企业主人翁思想,经常自觉学习业务知识,提高商务工作的能力。做到廉洁自律,秉公办事,不谋私利,保证及时、保质、保量地做好物资采购工作。
5.2股份公司在采购工作中的职责:
5.2.1股份公司比价员审核采购部门上报的采购计划,确定比价方式。5.2.2 充分利用各种渠道,了解市场行情,协助购部门寻找合格的供应商。5.2.3在充分听取采购部门和技术人员的意见后,最终确定采购厂家和采购价格。
5.2.4负责招投标规则的制定,参与招标采购的全过程。5.2.5对各产业采购工作进行必要的采购指导。5.2.6对各产业采购过程和结果进行监督、检查。5.3各产业采购比价员在采购工作中职责: 5.3.1审核各部门上报的采购计划,确定比价方式。
5.3.2充分利用各种渠道,了解市场行情,确定采购厂家和价格。5.3.3对各部门采购工作有采购指导的责任。5.3.4发现采购中的问题及时上报公司。
5.3.5整理、保管公司及产业签批的大宗物资采购申请单。5.4各产业采购部门在采购工作中职责: 5.4.1根据年初预算制定大宗物资采购计划。
5.4.2负责本单位物资采购供应商的信息收集、评价和选择,建立供应商信息档案。
5.4.3广泛搜集商品信息,建立采购商品信息档案,及时掌握最新市场行情。5.4.4及时、准确的向比价人员提供采购商品信息和供应商信息。5.4.5负责采购工作的招标、谈判等具体运作。5.4.6严格自律,努力降低采购成本。
6、工作程序: 6.1工作时效:
6.1.1一般性大宗物资采购各部门及产业应提前三天上报,采购比价员应在两个工作日内给予回复。
6.1.2符合招标条件的大宗物资采购应提前十天上报,采购比价员应在两个工作日内给予回复,并上报招标工作小组进入招投标工作程序。
6.1.3紧急或临时性采购随时上报,采购比价员应在0.5个工作日内回复。6.2大宗物资采购要在合格供应商的范围内选定,具备招标采购条件的,应尽量实行招标采购。
6.3采购人员在采购时应至少两人以上共同操作,做到采购过程公开化、透明化。对合格供应商需要赴厂考察的,采购比价员可以单独考察,也可以会同有关单位的采购人员共同考察。
6.4采购比价工作程序:
6.4.1采购部门根据生产计划做出物资批量采购计划,并广泛寻找供应商,对供应商按《质量手册》等相关采购控制程序进行综合评价,建立合格供应商名录。
6.4.2采购部门提报采购计划报总经理批准,附合格供应商的详细资料和价格情况等说明报送采购比价员,如采购比价员认为采购部门提供的合格厂商不能完全说明市场情况时,可自行搜寻并增加供应商。
6.4.3采购比价员根据预算审核采购计划,在预算内的进入比价程序,预算外的需报经总裁批准方可执行。
6.4.4采购比价员根据采购物品的性质确定比价方式,即比价或招投标,同时协助采购部门寻找合格供应商。
6.4.5采用比价方式的,采购部门应向比价员报送三家以上合格供应商的详细资料和价格情况等说明,比价员通过网络、电话、市场调查等手段进行寻价,最终本着质优、价廉、实用的原则确定厂家及价格。
6.4.6特殊情况下(如仅有唯一供应商或企业生产经营有特殊要求),价格谈判超过最高限价,需报总裁批准后方可执行。
6.4.7通知采购部门根据比价或招投标结果与厂商签订合同。6.4.8采购和财务部门依据合同执行。
6.5产业比价员工作程序:(工作程序同股份公司比价程序)
7、结算制度:
7.1大宗物资采购必须经过采购比价员签批,未经采购比价员签批的采购计划,各单位不得擅自实施,财务部门不得结算货款。
7.2大宗物资采购必须签订采购合同,采购人员签订合同应本着权利主动的原则。
7.3采购部门要求财务付款时,在报送付款申请单时应同时将比价员签字的采购申请单报财务部门留存,财务部门应妥善保管,并注明对应的付款凭证号码以备检查。
7.4大宗物资采购付款方式需经财务中心同意,财务部门付款要
严格审查采购合同,凭验收合格证明才能够付款,款项结算应采用票 据的结算方式,避免现金交易。具体要求如下: 7.4.1 长期合作的供应商,应与其建立良好的信用关系,款项结 算可以按次、按季度、半年分次进行。7.4.2 临时供应商的款项结算按照合同的约定执行。7.4.3 对于货款金额在 5 万元以上的款项应尽量采用承兑汇票的 结算方式。
8、审计制度: 8.1 审计部门不定期对物资采购的过程、结果进行监督检查,包 括股份公司参与的比价和产业自行比价的执行情况; 8.2 大
宗物资采购预算执行情况; 8.3 大宗物资采购的采购标准、采购方式和采购程序的执行情况; 8.4 大宗物资采购的采购价格与同类物资的业内价格水平比较情 况、公司财务部门测算的对外最高限价的执行情况; 8.5 大宗物资采购的采购合同的履行情况;
9、罚则: 9.1 审计部门要对发现的采购违规违纪问题提出处罚建议,报经 人力资源中心审后处理。9.2 对于利用职权徇私舞弊、假公济私、中饱私囊、贪污受贿、吃回扣的责任人,一律给予开除处分;造成经济损失的,责令赔偿全 部损失,同时,给予单位负责人、部门负责人警告以上处分。9.3 对于检查中发现采购价格明显高于直接询价的(同等品质情
况下),造成损失金额轻微的,给予单位负责人、部门负责人及直接 责任人警告以上处分;造成损失金额较大的扣发单位负责人、部门负 责人及直接责任人一个月业绩工资,直接责任人调离采购部门;对于 经采购比价员签批的采购计划,采购比价员同担处罚责任。9.4 大宗物资采购必须按照公司制订的采购程序执行,违者将给 予直接责任人、部门负责人警告以上处分。9.5 对于干扰、消极对待比价和审计工作,造成比价和审计工作 困难的,给予警告处分,严重的调离采购部门。
关键词:大宗材料,集中采购,管理,市场
建筑施工企业材料采购管理体制, 随着市场经济的发展和项目施工的推行发生了深刻的变化, 由企业集中采购逐渐变为项目部分散采购, 精简了采购人员, 减少了采购环节, 调动了项目积极性, 有力的促进了生产力的发展。但是由于过程监管的不到位, 损公肥私和腐败现象呈上升趋势发展。对建筑施工企业而言, 建材分散采购并不是理想模式, 大宗材料集中采购才是如今市场发展的必然趋势。而建筑施工企业在新形势下要成功实施大宗材料物资集中采购模式, 纪检监察部门全面参与强化监督就是根本保证, 如何发挥其“管理中的再管理, 监督中的再监督”职能, 成为当前需要研究的重要课题。结合本公司近几年来的大宗材料物资采购招标做法和经验, 谈谈我的一些认识和理解。
1 大宗材料物资集中采购是市场发展的必然趋势
建筑施工企业施工规模大, 工程项目多, 施工地域广, 通常具有较强的材料采购、仓储、运输和管理能力, 而且资金雄厚、机构健全、人才众多, 为材料集中采购模式的实施和运行提供了广阔的市场平台和坚实的管理基础。而分散采购则是放弃了以上这些固有的优势, 并暴露了以下一些弊端:
1) 材料差价上的效益只反映在项目的局部利益上, 材料数量上的余缺不能在各项目之间合理调节, 发挥不了企业整体调控的优势。
2) 材料零星分散采购表现为货源不稳定, 采购单价高, 采购批量多且运输费用较高, 更重要的是不能与商品供货商建立长期稳固的共同合作发展关系。
3) 材料分散采购占用了大量的流动资金, 发挥不了企业的资金优势。
4) 项目分散采购材料缺乏有效监督, 容易滋生腐败现象, 效益流失较多, 经济纠纷较多, 法律诉讼较多, 发挥不了企业的统一管理优势。
5) 在当前流行的承包体制下, 采购单位尤其是项目部, 一味追求经济效益, 注重单价, 忽略质量, 造成工程质量不能满足相关要求, 严重的还会造成质量安全事故, 造成更大的经济损失, 同时也降低了企业的信誉度。所以, 大宗物资的集中采购, 会给企业带来最大化的经济效益, 增加企业的竞争力。
2实施大宗材料物资集中采购管理的对策与建议
为了提高工程质量、降低生产成本、树立市场信誉, 建筑施工企业需在大宗材料物资集中采购过程中坚持“效益为先、专业采购、规范运作、公开招标、全程监管”的原则, 着力抓好五个“创新”。
1) 创新经营思路, 确立科学全面的效益观念。
当前建筑市场竞争激烈, 工程中标价格越来越低, 索赔难度越来越大, 利润空间越来越小, 建筑企业要生存发展, 必须树立科学发展观, 跳出规模经营的思路, 走精细管理出效益的路子。而物流作为企业的第三利润源泉, 对提高经济效益意义重大, 因为从工程成本构成来看, 建筑材料占工程成本70% 左右, 其降低成本的潜力要远远高于人工费和机械费; 从生产经营看, 构成工程实体的建筑材料具有刚性, 量的节约非常有限, 采购环节降低成本的潜力要远远高于施工环节。大宗材料物资集中采购体现了“精细管理的概念”, 不但从整体上把住了关键环节、关键要素的经济效益关, 更是从源头上把握住了工程质量关和市场信誉关。
2) 创新物流机制, 培育专业化的机构和人才。
建筑施工企业的机构层次过于复杂、工程项目点多面广, 不利于大宗材料物资集中采购模式的实施。企业必须实施流程再造, 缩短管理环节和层次。一是要设立独立的区域性的材料采购中心, 实行归口统一管理, 负责材料采购、供应及调配, 体现专业优势。二是要延伸扩大材料物流链条, 集中管理、灵活运输等资源, 在业务范围上把采购与加工、配送、租赁合理有效地相衔接, 实行一体化管理, 在经营领域上从企业内部向分包方, 甚至向外部市场扩张, 强化服务职能。三是要建立资源信息系统, 对外搭建信息平台, 对内建立信息资源库, 运用现代信息技术, 强化与项目部的沟通, 形成规模、配套、高效的资源网络体系, 掌握变化的市场形式、跟踪新型的建筑材料。四是要加强材料专业人才队伍建设, 克服短期行为, 积极输送材料管理人员参加相关业务培训, 提高人员专业素质, 必须持证上岗。
3) 创新管理模式, 实施资金集中和规范运作。
建筑施工企业大宗材料物资集中采购是个复杂的系统工程, 必须制度化管理、规范化运作、节约化经营, 首先, 要健全采购制度, 使材料采购与质量、环境、职业健康安全整合体系贯标认证相结合, 严格制定采购程序, 实行大宗材料物资采购招投标制度, 做到分工合理、责任明确, 流程清晰, 规范有序。其次, 要建立资金结算中心, 统一管理企业现金流量, 合理规范物资采购与资金支出的关系, 企业内部要严格按照流程办事, 及时对相关的合同约定进行履约, 及时入账, 反映真实的成本情况。最后, 要规范企业的内部经济行为, 严格按照相关的规定、制度或合同约定进行办事, 对相关的物资采购的债务进行阶段性清理, 杜绝长期挂账, 尽量避免各种债权债务不规范现象发生, 避免会计核算体系不真实, 造成企业领导管理层决策的偏差。
4) 创新采购方式, 推行高效的招标投标制度。
为了有效降低成本费用, 大宗材料物资的集中采购必须坚持招标制度, 做到“公开、公平、公正、合作互利、共赢”的原则, 批量统购, 严格监督, 优化服务。一是要加强材料供应渠道管理, 严格对材料供应资信和企业实力的评价, 建立“合格分供方名册”, 并对“合格分供方名册”进行定期的调整, 一般时限为1年, 对新增加的分供方进行资格的预审和评定, 对名册内的分供方进行评定, 评定均合格后对下一期的名册进行调整。二是要制定合理采购合同, 并进行认真执行, 制定合同要符合工程实际情况, 做到质量约定明确, 价格合理, 供货周期满足施工需要及付款最优。对照施工总包合同, 把资金等风险合理的分解转移到多个材料供方。三是要强化材料质量控制, 对材料使用实行“谁使用、谁验收”, 强化可追溯性, 并严格实行考核奖罚制度。四是要材料计划符合实际, 结合库存材料进场物资采购, 保持库存合理, 提高资金的周转率。
5) 创新监管体系, 加强自我监督的约束机制。
一是建筑施工企业纪检监察部门, 必须深层次参与大宗建筑材料物资采购的监督管理制度, 结合党风廉政和企业员工守则, 明确采购管理人员的纪律要求, 建立、健全预防和惩治腐败工作体系的有关制度规定。二是纪检监察部门要加强对大宗材料物资采购各环节的监督检查, 在参与中监督, 在监督中参与, 责任到人、考核到人, 促进工作效率的提高, 减少管理漏洞。三是纪检监察部门要结合效能监察, 把“廉政、勤政、优政”建设的要求融入到材料采购管理, 增强管理者的廉洁自律意识。四是要认真查处违纪违法案件, 抓好信访调查和案件调查处理工作, 做到“执法必严, 违法必究”并充分利用案例加强广大干部员工遵纪守法的警示教育, 从而使广大干部员工遵纪守法的意识不断得到提高。
3 建筑企业大宗材料物资集中采购的预期效果
1) 有利于扩大材料采购的批量效益, 减少了采购人员的重复工作, 提高物资质量, 降低采购成本。
2) 有利于稳定货源, 与供应商建立长期的合作关系, 做到合作共赢, 谋同发展。
3) 有利于物资采购人才的培养, 建立物资采购的招标制度, 形成“公开、公正、公平、合作、共赢”的竞争环境。
4) 有利于企业的相关部门及人员及时掌握物资的各种动态, 把握物资的市场信息, 便于正确决策和快速调整, 有效地监控工程项目材料的资金流动和实物使用量, 动态地分析工程成本状况, 增强抵抗市场风险能力。
【关键词】三级审价;物资;采购;监管
物资采购过程包括诸多的子程序,而这些子程序需要项目单位、使用单位、采购单位及其供应商等多方当事主体共同作用下完成。因此,物资采购过程中存在着诸多行为因素,换言之,也就是说在采购过程中有许多当事行为主体可以自由决定的空间,物资采购过程是否规范,采购价格是否合理,采购质量是否优良,在很大程度上取决于对采购行为主体的管理。与此同时,物资采购过程中往往存在着竞争性与垄断性相互之间的矛盾。正确处理这一矛盾,物资采购监督管理也就显得尤为重要,也势在必行。
合理引入监管机制,是提升企业现代化管理水平的重要手段,是物资采购工作走向市场化的先决条件,同时也是物资采购监督管理适应市场化的必然要求。搞好物资采购审价管理是维护企业利益,降低生产成本,提高经济效益的有效途径。制定科学、有效的物资采购审价程序,是强化物资采购监督管理最行之有效的方式。合理的物资采购监督管理方法,有利于企业现代化管理水平的提升。市场经济规律也要求企业物资采购工作应实行动态的监督管理运行机制。
就拿装备制造公司来说,由于部分产品结构的特殊性,多数物资采购项目均不具备招标条件,其市场来源渠道单一,或属专利、或为指定、或首次研发、或升级改造、或合同追加、等等、等等,这就决定了多数物资采购项目只能通过单一来源采购或直接采购方式来确定。然而此类的采购方式往往在采购过程中不仅会出现单一供应商供货时的价格垄断行为,同时也会出现采购行为的不正当发生,这就必然会给企业带来诸多不利的隐患。
通过“三级审价”制度,即由单纯的逐级审批方式,改变为相关部门联合监督下的程序化审核式的采购方式,在监管机制下按照相应的审批权限及程序进行集体审核、集体确认、集体决定,就可以解决上述诸多隐患,使物资采购价格趋于公平、合理、公开、透明。运用“三级审价”手段,不仅可以有效的监督物资采购的整个流程,避免采购过程中出现的疏漏和问题,同时还能保证物资采购工作的顺利完成,以达到预期的、较好的经济目的。为了使“三级审价”机制能得以实施,我们首先在装备制造公司进行了试点。对于装备制造公司不具备招标条件的单一来源采购项目,严格按照审批备案制度,抑制单一供应商价格垄断行为,杜绝采购过程的不正当行为发生。依据市场价格行情,与供应商进行价格沟通、磋商和谈判,在确保采购质量、采购进度的前提下,努力降低采购成本,实现采购风险控制。不具备招标条件的单一来源采购项目所实行的“三级审价”制度,其具体工作管理流程为:
“一级审价”装备制造公司项目单位根据排产备料计划组织相关物资采购时,首先向单一供应商发出询价函,对单一供应商所提出的报价,组织采购部、生产部、财务部、质检部、技术部等相关部门的专业技术人员进行审核、评议,报装备制造公司审价办;
“二级审价”装备制造公司审价办定期组织装备制造公司范围内的专业技术人员,根据各自的经验及所掌握的市场行情,经科学、客观的分析,对审核、评议后的价格进行核准,报集团公司招标办;
“三级审价”集团公司招标办根据现已有的市场信息与历史信息进行比照,综合、系统地考虑影响价格之因素,并与供应商反复沟通和谈判,确定合理可行并与己有利的价格,报主管领导批准后实施采购。
对于经审核认定的采购价格,如在采购实施过程中不能执行时,及时分析原因,再按照规定的相应程序重新进行审核认定后方可实施采购。上述在整个物资采购“三级审价”审批程序过程中,充分发挥了监督管理的建设性和前瞻性作用,加强了事前、事中、事后的监督与管理,突出成本控制、立足开源节流、优化管理措施,寻找挖潜增效的途经,努力降低运营成本。
通过建立“三级审价”机制,健全了装备制造公司物资采购制约机制,体现了集体采购,民主决策的优势,使采购决策的权力公开化、流程化、分散化,各相关职能部门在物资采购过程中权限不交叉、工作不重叠,管理不相容,监管上相辅相成、环环相扣,避免了工作失误,消除暗箱操作嫌疑。
通过建立“三级审价”机制,对单一供应商进行了有效地控制,真正体现了“阳光采购”,在公開、公平、公正、择优与规范的原则下,实现了时间的节约、资金的节约、劳动的节约、从而最终实现公司资源的优化配置,以满足公司各项生产需要。减少物资采购中间环节,缩短采购流程,堵塞了不规范采购漏洞,提高物资采购质量与效率,同时又降低了采购成本。
通过建立“三级审价”机制,实现物资采购的相对闭环管理,优化、细化了装备制造公司物资采购工作流程、规范了采购行为,并对采购合同执行情况实行定期检查、不定期抽查等方式,实现采购过程的公开化、采购业务操作的程序化、以及采购执行结果的监督和追溯功能,防止采购风险的发生,从而有效地强化了物资采购的监督与管理的实质性效果。
结语:“三级审价”机制在装备制造公司试点取得了显著成效,采购成本平均降浮约6.5%左右,积极、有效地推进了集团公司物资采购工作的拓展,目前已在集团公司范围内进行了全面推广,最大限度的使不具备招标条件的物资采购价格得以有效控制。使物资采购工作朝着制度化、规范化、程序化、科学化的管理方向发展,有效地降低采购成本、提高企业经济效益、增强企业竞争能力,预防物资采购中违法违纪行为的发生,营造一道确保企业利益的坚实防护墙,确保企业良好的生产经营秩序。总之,“三级审价”制度的实施,必将为公司提升企业管理水平起到并发挥行之有效的作用。
参考文献
[1]采购与库存管理.主编 王槐林.中国物资出版社
[2]采购管理10课堂.主编 徐哲一/武一川.广东省出版集团广东经济出版社
[3]采购管理.主编 王文信.厦门大学出版社
[4]采购与供应链管理—分析、规划及其实践.主编 梅绍祖等.清华大学出版社
作者简介
甲方(采购人):
乙方(中标人):
项目名称 :
合同金额(大写):
为进一步完善监督制约机制,确保招标采购工作质量和预防职务犯罪行为以及各种不正当行为的发生,在大宗物资采购工作中保持采购人的廉洁自律,根据国家有关廉政建设的各项规定,并结合我院实际订立本协议如下:
一、甲乙双方应当自觉遵守国家法律法规以及有关党风廉政建设的各项规定。
二、甲方工作人员应保持与乙方的正常工作交往,不得接受乙方的礼金、有价证券和贵重物品,不得在乙方报销任何应由个人支付的费用,不得以任何形式向乙方索要和收受回扣或变相收受贿赂。
三、甲方工作人员不得参加可能对公正执行公务有影响的宴请和娱乐活动。
四、甲方工作人员不得要求或者接收乙方为其住房装修、婚丧嫁娶、家属和子女的工作安排以及出国等提供方便。
五、甲方工作人员不得向乙方介绍亲属或亲友从事与甲方工作有关的经济活动。
六、乙方应当通过正常途径开展相关业务工作,不得向甲方工作人员赠送礼金、有价证券和贵重物品等。
七、乙方不得为谋取私利擅自与甲方工作人员就有关采购工作问题进
行私下商谈或者达成默契。
八、乙方不得以洽谈业务、签订经济合同为借口,邀请甲方工作人员外出旅游和进入营业性高消费娱乐场所。
九、乙方不得为甲方单位或个人购置或者提供通信工具、交通工具、家电、高档办公用品等。
十、乙方如发现甲方工作人员有违反上述协议者,应向领导或者甲方上级主管单位举报。甲方不得以任何借口对乙方进行报复。
十一、本项目进行中,如发现甲方工作人员违反上述协议者,视情况予以批评、通报、警告直至开除;情况严重者将追究其经济与法律责任。
十二、本项目进行中,如发现乙方工作人员违反上述协议,根据管理权限将依据有关法律法规和规定予以党纪政纪处分或组织处理。情况严重者将追究其经济与法律责任。
十三、本协议作为合同的附件,与合同具有同等法律效力。经双方签署后立即生效。
十四、本协议的有效期为双方签署之日起至该项目验收合格时止。
十五、本协议一式二份,由甲乙双方单位各执一份。
十六、本协议执行情况的监督检查由滁州学院纪检、监审部门负责。
甲方(盖章)乙方(盖章)
法人代表或委托人(签字):法人代表或委托人(签字):承办人(签字):承办人(签字):
工程建设和物资采购廉政责任书制度
为加强学院工程建设和物资采购工作的廉政建设,规范工程建设和物资采购行为,防止违法违纪活动,切实从源头上预防腐败,维护学院的合法权益,确保工程建设和物资采购工作质量、进度、廉政三促进,特制订本制度。
一、本制度作为落实党风廉政建设责任制的一项重要内容,各部门要认真执行,确实落实。
二、凡学院所有工程建设项目和物资采购项目均需执行《工程建设和物资采购廉政责任书》(以下简称《廉政责任书》)。
本制度所称物资采购是指除属于政府大宗货物采购外,由学院组织或委托中介机构招投标的采购项目(含物资、装饰、修缮、服务等)。
三、《廉政责任书》作为工程建设和物资采购项目合同的附件,在合同条款中需增加“甲乙双方均承诺遵守合同附件《廉政责任书》之条款并承担相应责任”。
四、《廉政责任书》在合同签订时与合同同时生效。
五、《廉政责任书》的实施主体甲方为学院的后勤管理处(含基建办)和项目需求部门;乙方为施工、勘察、设计、监理单位或物资采购中标单位。实施主体部门主要负责人对 部门落实本制度负责,要对相关工作人员进行制度的宣讲与教育,使他们自觉遵守《廉政责任书》的要求。
六、本制度自发布之日起实行。
附件:《廉政责任书》
中共厦门城市职业学院纪委
2014年5月16日 附件:
廉政责任书
一、甲乙双方的责任
第一条
严格遵守国家关于市场准入、项目招标投标、工程建设等有关法律、法规、政策以及党风廉政建设的各项规定。
第二条
严格执行工程建设项目承发包合同文件、物资采购购销合同文件,自觉按合同办事。
第三条
业务活动必须坚持公开、公平、公正和诚信的原则(法律法规另有规定除外),不得为获取不正当的利益,损害国家、集体和对方利益,不得违反工程建设、物资采购管理等规章制度。
第四条
发现对方在业务活动中有违规、违纪、违法行为的,应及时提醒对方,情节严重的,应向其上级主管部门或纪检监察、司法等有关机关举报。
二、甲方的责任
甲方的领导和从事该项目的工作人员,在项目的事前、事中、事后应遵守以下规定:
第五条
不准向乙方和相关单位索要或接受回扣、礼金、有价证券、贵重物品和好处费、感谢费等。
第六条
不准在乙方和相关单位报销任何应由甲方或个人支付的费用。
第七条
不准要求、暗示或接受乙方和相关单位为个人装修住房、婚丧嫁娶、配偶子女的工作安排以及出国(境)、旅游等提供方便。
第八条
不准参加有可能影响公正执行公务的乙方和相关单位安排的宴请和健身、娱乐等活动。
第九条
不准向乙方介绍或为配偶、子女、亲属安排参与同甲方项目合同有关的工程建设、物资采购等经济活动和项目。不得以任何理由要求乙方和相关单位推荐分包单位和要求乙方购买项目合同规定以外的物资等。
三、乙方的责任
应与甲方保持正常的业务交往,按照有关法律法规和程序开展业务工作,严格执行工程建设、物资采购的有关政策规定,尤其是有关工程建设的强制性标准和规范,并遵守以下规定:
第十条
不准以任何理由向甲方、相关单位及其工作人员行贿或赠送礼金、有价证券、贵重物品及回扣、好处费、感谢费等。
第十一条
不准以任何理由为甲方和相关单位报销应由对方或个人支付的费用。
第十二条
不准接受或暗示为甲方、相关单位或个人装修住房、婚丧嫁娶、配偶子女的工作安排以及出国(境)、旅游等提供方便。
第十三条
不准以任何理由为甲方、相关单位或个人组织有可能影响公正执行公务的宴请、健身、娱乐等活动。第十四条
不准以任何理由向甲方、相关单位或个人介绍或为其配偶、子女、亲属安排参与同甲方项目合同有关的工程建设、物资采购等经济活动和项目。
四、违约责任
第十五条
甲方工作人员有违反本责任书(一、二)责任行为的,按照管理权限,依据有关法规给予党纪、政纪处分或组织处理;涉嫌违法犯罪的,移交司法机关追究刑事责任;给乙方单位造成经济损失的,应予以赔偿。
第十六条
乙方工作人员有违反本责任书(一、三)责任行为的,甲方有权视违约情节采取取消乙方中标资格、解除合同、没收项目质保金、限制参加学院以后项目招标活动等措施,给甲方造成经济损失的,应予以赔偿。涉嫌违法犯罪的,移交司法机关追究刑事责任。
五、附则
为规范医疗仪器设备、基建材料、后勤物资的采购,增加透明度,杜绝暗箱操作,防止违法违纪等腐败现象的发生,特制定本制度。
(一)采购程序
1.所有物品采购,按归口管理原则,由职能科室写出书面申请,经采购小组同意,报分管院长审批。一万元以下物资,选择质优价廉的供应商,自行采购,超过1万元不满10万元的物资采购,按第一集团相关规定采购,超过10万元以上报卫计委审核,交市政府采购与招投标交易所集中采购。
2.对于长期使用的易耗品,如汽车加油、装潢、保险、维修、轮胎以及印刷、办公设备耗材、桶装饮用水等项目,按政府确认的定点单位,从中选择质优价廉的供应商,实行定点采购。
3.对设备和大件物品,所需科室在前期调查了解和可行性论证的基础上向相关的职能科室提出书面申请,由职能科室报请分管院长审查,再提交院长会议或相关委员会讨论,得到通过后,列入采购计划,凡列入采购计划的设备和大件物品,要组织相关人员到厂家、销售公司及该产品的使用单位进行考察,并向院长室提交书面考察报告,得到认可后按《启东市政府采购管理暂行办法》实施采购。
(二)采购办法
1.医院所有物品的采购,事前必须进行信息公示,形式上可通过会议通告或张贴公示的办法,告知供应商。采购结束后,对所购物品的品名、规格、数量、质量、产地、价格等,由采购小组负责人在院周会上向全院通报。
2.凡医院自行组织采购的,由医院采购小组具体组织实施。采购时邀请市卫生局相关人员参加,医院职工代表参与,纪检监察室人员对采购过程实施全程监督。凡自行采购的,原则上实行招标采购,不能实行招标采购的,由医院采购小组组织相关人员集体比价采购,任何科室和个人不得自作主张采购。3.对采购过程中因某些原因终止采购或需变更采购时,由采购小组向院领导汇报,经院长会议集体讨论,研究出具体的处理意见,然后按相关程序重新组织采购。临时采购或急需采购,由采购小组在向有关部门请示后再组织实施。
(三)采购原则
1.公开、公平、公正原则; 2.质优价廉、效益优先原则; 3.规范运作、方便管理原则;
4.集体决策、职工参与、纪检监察部门监督原则; 5.按级负责、责任到人原则。
(四)采购管理
1.采购工作在院长室的领导下,由采购小组负责具体的日常管理。依照职能科室各自的职责,在采购前做好申请和市场行情的摸底工作,然后再按规定实施采购。
2.采购人员做到廉洁自律。严禁职能科室和采购人员同供应商串通,虚报价格,提供假材料和伪劣产品;严禁向供应商泄露标底和他人的投标资料以及提供评标的内部情况;严禁自行采购和先采购后补办手续的行为;严禁收受供应商的礼金、礼品和回扣以及接受他们的宴请。
在其荣膺“中国物流十大年度人物”的2013年, 中铁物资集团有限公司董事长、党委书记金跃良率领他的团队打了个前所未有的“大捷仗”:公司新签合同、经营规模、净利润分别同比增长45.71%、84.04%、35.65%, 发展之快令行业瞩目, 推动企业向“综合物流产业引领者”和“供应链服务专家”的战略蓝图迈出了坚实的步伐。
隶属世界500强企业、特大型建筑央企中国铁建, 中铁物资无疑出身“豪门”。“企业的跨越发展, 离不开母公司给予的良好平台和倾力支持, 也得益于我们拥有一个优秀的团队, 大家都为企业的发展倾注了很多心血。”金跃良对记者说, “社会始终是公平的, 在生活中吃过的苦, 最终会转变为回报。如果风风雨雨没有扛过, 也就没有今天的我们。”这一席话, 引发了他对往事的回忆。
1978年, 年仅19岁的金跃良成为一名铁道兵战士。这是当时“最苦、最累、最危险”的兵种之一。“当时部队要求特别严, 当兵很不容易。”他珍惜这来之不易的机会, 到部队苦活累活抢着干, 除了帮厨、扫地、洗衣服, 还要扛水泥、搬砖头、拉渣土, 甚至还要熟练掌握瓦工、木工技术。“最苦的时候是做了一天的瓦工活, 晚上还要给几十台水泥车、运砖车卸货。磨破了好几副手套, 手也磨出了血。”30多年前的往事, 金跃良仍历历在目, 正是部队这淬火般的历练, 造就了他坚韧务实的性格。此后, 他历任中国铁建十六局集团公司的副总经理兼总经济师。后又于2009年由系统内调动任职中铁物资集团有限公司总经理, 并于2010年升任为董事长、党委书记。
布局六大板块
“人生, 往往在最艰难的时候挺过去, 又是一片天, 企业也是如此”, 金跃良回忆。2 0 1 1年, 中铁物资集团遭遇了“铁路急刹车”的严重市场冲击, 企业长期依赖的铁路市场陷入了工程停工、资金不到位等种种困境, 企业发展遇到了前所未有的难题。面对挑战, 金跃良果断采取强有力的转型升级措施, 将中铁物资集团从一家传统的贸易企业成功向多元业务支撑发展的供应链服务企业转型。“围绕产业链布局高附加值的新兴业务板块, 是我们转型升级的重要思路。”金跃良说。以大宗物资供应链为依托, 中铁物资集团沿上下游布局了物流贸易、加工制造、国际业务、资本运营、集采代理和电子商务六大板块, 从单一的铁路市场步入了多元面向的广阔舞台。
在这六大业务板块中, 资本运营是公司转型升级中的一支“奇兵”。今年以来南昌红谷滩2期工程正稳步推进, 成都地铁10号线1期工程已正式开工, 总投资约200亿元的海南国际旅游岛先行试验区基础设施项目已经落地, 为集团效益提升注入了强劲动力。与此同时, 通过资本运作还可以为公司带来大量衍生业务, 在投资项目的同时承担其物资设备材料的采购、供应业务, 形成利益闭合链, 变被动“找市场”为主动“造市场”。
抢占蓝海领域
抢占大宗物资电子商务的蓝海领域成为该企业另一创新之举。目前, 中铁物资与上海钢之家合作成立的电子商务公司已经上线了“中国大宗物资网”, 且在今年8月实现了大宗物资的网上交易, 目前已有大约一千多家会员单位。日前, 大宗物资网的成交量快速上升, 在全国100多家B2B大宗物资电子商务网站中排名前7位。
如果说资本运作使中铁物资集团向供应链上游不断延升, 强化其对供应链的掌控力。那么, 发展集中采购业务则会使其占领供应链上的制高点。“下一步, 我们要集中力量肩负起中国铁建的集中采购重任。”金跃良介绍, 中国铁建每年的采购总额2500亿元以上, 作为中国铁建物资集中采购中心, 物资集团挑战与机遇并存。在他看来, 背靠中国铁建这个得天独厚的内部需求市场, 随着集中采购业务的深度推进, 企业的规模将迅速提升, 物资集团将在产业链上获得难以超越与复制的话语权和强大的议价能力, 也会带来物流整合配送等关联业务。
不过, 与机遇相伴相生的还有压力和阻力。中国铁建在全世界六七十个国家都有项目, 要保证物资供应、完成其在全国、全球项目的网络配送本身就是一种挑战。随着集采的推进, 物资集团成立了11个区域经营指挥部暨集采分中心, 还设立了3个专业分中心。通过调整网点布局, 物资集团二三级分支机构达到7 0余家, 形成了集采中心总部、区域分中心、子公司集采中心“两层三级”的体系, 完善了覆盖全国、运行顺畅的集采网络。
2013年12月, 中国铁建开始全面推进“集中采购+供应”的物资集采新模式。在集采新模式启动的9个多月里, 物资集团在中国铁建的统一领导下, 成功克服项目分散、人员紧缺等不利条件, 不断将物资集中采购工作推向深入, 2014年上半年共走访对接中国铁建系统内集采项目6 9 8个, 共签订集采供应合同174份, 初步统计节资率达2.18%, 有效满足了中国铁建降本增效的战略性要求。
侧重稳健发展
通过有效的转型升级, 从2009年至2013年, 在金跃良调至中铁物资集团的几年间, 该集团新签合同额、产值、净利润分别年均增长37%、49%、20%, 实现了企业规模和效益的跨越式发展, 在中国最具竞争力物流企业50强的排名中从2008年的第15位上升至2013年的第5位。
高速增长并非永恒不变的企业发展目标。眼下, 金跃良就将企业发展重心转移到了“稳健”二字上。一方面, 公司经营的钢材等大宗商品市场受到整体经济形势的冲击和经济结构调整的影响;另一方面, 按照国资委要求, 公司以谨慎和稳健发展替代了此前的高速发展。“首先, 国资委对融资性贸易业务、产能过剩类大宗业务有严格限制;其次市场不确定因素太多, 我们必须谨慎扩展业务规模。”金跃良说, 今年他们已经放弃了1400多份合同, 只要感觉有风险的统统不能做。在新签合同时, 公司强有力地推行了经营模式的转型, 即主要强调“四个集中”, 即向大型中央企业、国有企业、大型生产型企业、大型基建项目的合作集中。
关键词:企业采购;采购成本;强化管理
中图分类号: F253 文献标识码: A 文章编号: 1673-1069(2016)15-53-2
1 企业采购管理概要
目前为止,由于社会在不断的进步,市场经济发展日益加快,各种竞争与挑战向企业慢慢袭来,其中企业的物资采购管理工作相对明显。物资采购管理一般会涉及多个方面和程序,例如计划、采购以及储备等各方面的管理工作。首先,物资供应的起点说的就是计划管理,也是物资成本的第一步;采购管理环节的关键和重点就是要做到降低物资进价、控制成本;其次储备管理的目的,是指在库存量能够与企业的生产需要相满足的情况下,与此同时能够实现最小化的库存,争取做到零库存管理模式。如果企业对物资采购做不到有效的监督与控制,那对企业来说不仅会带来难以估量的损失,甚至会产生难以补救的资金流失。因此,在管理物资采购的相关环节上,以成本管理、资金管理为重点才是企业应该关注的,最后使企业效益增强,充分降低企业的运行成本。
2 降低企业采购成本的重要目的
实现企业利润的最大化,是企业经营管理的主要目的,通过对企业整个持续经营过程的观察,收入减去成本则是利润,因此成本就是决定企业利润的根本因素。
企业成本的主要构成中,重要的组成部分就是物资采购成本,这些对企业利润的产生息息相关。
现在来看,每个企业无时无刻都面临日趋激烈的市场竞争,同时产品技术层次也在不断飙升,所以,控制企业的采购成本,对企业的经营业绩是非常重要。
一般情况下,企业采购成本在降低1%的同时就能使企业利润提高5%~10%,甚至利润幅度提升空间更大。
现代企业的物资采购管理,采购企业所需的各类物资首先面向市场按时、按量、按质、低成本,其借助于采取有效、科学的管理方法,对于库存适当调节管理,合理安排购进物资数量,进而使物资采购成本最大限度的减少。
3 当前企业物资采购管理面临的现状
未建立有效的采购信息搜集机制,对市场动态一知半解,大多数企业在经营活动中,只关心本企业生产方面的信息搜集,却忽视了对企业需要物资在市场上的价格动态,对所采购物资价格信息只是从物资供应者口中得知,由于某些物资收到季节等周期性的影响,价格也会有所变动,这时候供货商提供的物资价格信息就不一定准确,从而导致采购成本提高。
缺乏有效的监督机制。物资采购:指的是直接以货币为基础一种商品交换模式,由于采购部门可以掌握大量资金的使用权限,所以必须对采购部门采取有效的监督措施。但目前来看,大多数企业的物资采购往往掌握在一个部门,或者此部门的几个人,甚至掌握在单独某一个人的手里,往往采购计划会由一人制定,最后物资又由一人去采购,在这方面的监督和制约机制明显缺乏。目前很多企业在这方面的监督和控制是不健全的,至使有些采购者在采购过程中受到利益的诱惑而出现吃回扣的现象,以次充好,或者加大采购量,导致物资过多产生浪费,甚至个别采购者出现贪污等经济违法犯罪行为,导致物资采购不能有效的得到控制。这不但破环了企业形象,而且在无形之中使企业生产成本增加了。
物资管理模式落后。传统落后的管理模式已经完全不能适应现代企业管理需要,还会导致混乱采购行为发生,增加企业成本,减少利润大,从而使企业效益大大降低。在过去的物资采购过程中,经常以“便宜无好货”为借口,忽视了对采购成本的控制。企业管理者忽视了对采购过程控制,使得采购业务以事后分析和讨价还价为主,而极大忽视了监控采购过程以及选择供应商。
4 强化企业物资采购管理的有效途径
4.1 制定企业科学可行的物资采购计划
物资采购计划的制定,要充分预算企业物资需求,制定出恰当的物资采购数量、品种、到货时间以及预算价格等行为,是对企业需要物资的有效配置。通过采购预算来对企业采购进行量的控制,是一种科学合理的理性管理行为,避免盲目采购发生,只有制定出科学的物资采购计划,才可以使所采购的物资恰好的供应,避免了物资浪费,为企业节约了成本。
4.2 采购业务规范化,择优、合理、经济地选择供应商
①想要使物资采购部门走上规范化、法制化的轨道,公司就应该积极制订物资采购管理制度,完善物资采购过程中一些必要的程序,制定一系列的法律和章程,使采购工作严格遵守,而且违者必究。②建立公开透明的物资采购决策,建立相关的管理制度,把握本公司购销管理的实质性, 第一采购部门采购之前,首先要提供两家以上供货单位的信息资料,切切实实做到货比三家,对物资采购计划和价格以及其票据的审核加以加强,对采购过程的动态进行实时监控。③为了避免发生不合理的采购行为,也为了降低储备资金的占用。物资采购部门应该做到公开供货单位和渠道;公开采购数量;公开采购人员名单和采购的价格;以及物资质量、验收标准、合同条款和交货期限。在群众的监督之下进行采购,使采购过程清晰可见。
4.3 运用现代化信息技术强化市场信息管理
企业管理者必须建立企业市场信息机制,利用现代化信息技术手段,比如建立电子商务物细信息供应平台,加强企业人员培养,以便于对企业人员准确及时地把握好最新的市场动态,实现工作效率的提高。同时,注重对市场物资信息的观察,同时强化监督机制,做到对市场信息实时监督,及时准确了解物资采购信息,为企业物资采购提供准确可靠的采购信息。
4.4 进一步加强企业采购过程管理
①做好市场调研,确保采购价格适中。在市场调研过程中,管理者和供货商的谈判其实是一场博弈,无法准确地掌握物资的价格和市场供应量,所以,要进一步掌握市场行情,必须建立起信息网络,在市场信息中择优选择。
②要与信誉度好的供货商建立起长期的管理,通过经销商所掌握的信息资源来更好地了解市场,更好地制定企业采购计划,统筹兼顾。
③要主动出击展开营销策略,新企业为了能够使产品在市场上站稳脚跟,与其他企业企业相比,信誉度更好,价格也会较低,所以,必须抓住新企业要拓展市场的心理,积极和其合作,必定能够采购到物美价廉的物资。
④应该确定专门的物资采购人员,同时不定期的对采购人员进行培训学习,同时积极借助各种媒体,广泛搜集所需物采信息,并进行整合,为企业能科学合理地采购打下坚实的基础。
5 结语
加强企业原材料采购管理,涉及企业内部和外部的多个环节,不仅需要多方协作,而且需要层层把关,是一项较为复杂的系统工程。总之,在当前日益激烈的市场经济竞争中,企业科学合理的采购行为对节约企业成本,提高经济效益和促进企业长远发展意义重大,本文从采购对企业管理的重要性进行论述,分析了当企业采购现状和原因,并提出企业更好实现采购的途径,希望对企业管理者在采购管理方面提供参考。
参 考 文 献
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为了规范公司资产采购行为,保证日常办公需求,提高资金使用效益,加强资产管理和成本控制,促进公司有序经营和持续发展,公司研究决定对所属各店面、部门的办公用品实行集中采购,分级管理的管理办法。
一、集中采购和管理的原则
1、财务部是全公司办公用品和低值易耗品的采购与管理的主管部门,凡涉及办公用品事宜均由财务部负责。
2、财务部要设专人负责,加强管理,为各部门提供质价相符的物品保证办公需要。
3、公司所属各单位办公用品以部室、门店为单位设专人管理,并按照本办法的要求,做好计划编制、物品领用和保管工作,4、各店面领取办公用品须由门店或部门主管签字方可。
5、人力资源部根据考核指标对各部室、门店实施考核。
二、审批权限
购置办公用品、维修配件等,财务部主管对各部门物品领用计划进行预审,通过后书面汇总,报总经理审批。
三、办公用品集中采购的范围
办公所需低值易耗品、办公用品、电脑、电脑耗材、电脑零部件、印刷品、牌匾、灯箱、工作服、汽油及公司范围内组织各项活动所需物品等均属集中采购范围。
四、集中采购程序
1、各部室、门店根据本部门的实际需要,使用统一表格《物品领用计划表》编制次月物品领用计划,经主管部长审核批准后,于每月25日送达财务部。
2、财务部根据各单位的申请计划、预算指标、进行审核汇总,并上报总经理审批。
3、财务部根据领导批准的内容,会同办公室负责人对价值在5万元以上的成批大宗物品以招标的形式采购,其他零星物品采取货比三家的形式实施集中采购。
4、财务部采购用品后,由各店面、各部室到财务部一次性登记领用。
五、实施中注意事项
1、计划内采购须填制《物品领用计划表》。
2、物品领用计划需注明序号、名称、规格、单位、数量等并由主管部长、店长审核签字。
3、各门店、各部室临时急用和超预算需购置的办公用品,需写出书面请示,报总经理审批,由财务部负责采购,并履行本制度第四项集中采购程序。
4、书面请示需写清楚原因、用途、价格、名称、规格、单位、数量、金额等。
5、部分特殊专业用品原则上由财务部购置,财务部委托相关部门自行采购的,自采购后3日内需到财务部办理相关登记报销手续。
6、各部部长、门店店长为实物负责人。本着节俭的原则做好本部门、店面物资的管理与使用。
六、具体要求
1、各单位的计划要依据实际需求和费用预算编制,不得虚做冒估超预算。
2、按照先审批后购置的原则,未经审批购置的将不予报销。
3、当月计划当月有效。本月未购置须次月重做计划。
4、各单位和个人对管理的物品不得挪做私用、避免浪费、损坏和丢失。
5、财务部采购所需用品时,须本着质优价廉的原则,经招标或审批同意,逐步建立资信度高的采购基地,建立互惠合作伙伴关系,长期合作。
1.1.2 负责组织对本部门员工开展多种形式的安全教育,对本部门员工安全生产负责;
1.1.3 负责组织采购符合国家安全技术质量要求的设备和材料,并按安全要求组织入库;
1.1.4 负责组织采购符合国家安全技术性能标准的劳动保护用品;
1.2 质量部门安全职责
1.2.1 负责公司零部件及产品的质量检验管理工作,对所管辖范围内的职业健康安全、环境保护负责;
1.2.2 负责制定化验人员采样、分析项目及使用设备、仪器的安全操作规程及设备、仪器、化学药品的管理制度,并加强对执行情况的检查考核;
1.2.3 对产品试车或进行中检查时,必须按安全环保措施规定认真执行,检查其能否满足安全、环保的需要,发现问题及时督促整改;
1.2.4 负责将产品质量检验过程中暴露出来的各类不安全因素,及时向有关部门反馈,以便进行技术改造,提高产品安全可靠性;
1.2.5 对产品的零件、购件、工具仪器、仪表等进行检验时,必须符合安全技术和劳动保护的要求,发现问题及时与有关部门联系,并采取有效措施;
1.2.6 定期对计量器具进行维修、保养,使其保持良好的状态,符合安全要求;
1.2.7 成品出公司必须符合安全、卫生要求,大、中产品起吊、运输要有清晰标记和安全防护;
1.2.8 负责事故分析时的化验检测和数据处理;
1.3 质量部部长安全职责
1.3.1 严格遵守国家有关安全的.法规、规范、规程、标准和制度;
1.3.2 在编制特殊检验工艺方案时,应编制相应的安全技术措施;
1.3.3 在采用新技术、新设备、新工艺和检验条件变化时,应编制安全技术操作程序或安全技术作业指导书;
1.3.4 负责安全技术、安全设备、仪表的技术鉴定;
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