管理文秘期末考试

管理文秘期末考试（推荐4篇）

管理文秘期末考试 篇1

一、秘书的涵义

服务对象：领导 根本职能：辅助管理 基本方式：处理信息和事务

秘书的涵义：直接辅助领导者实施管理，并负责全面处理信息和事务的工作人员。秘书是一项职业名称。

二、秘书工作的特点：

三、写出代接电话的转告程序 l真不凑巧，××不在办公室； 2估计×点钟回来； 3请问有什么事吗？

Ø由这边去电话；

Ø回来后，请来电话；

Ø代对方向××转； 4复述相关事情

5××回来后，立刻转告； 6再见！谢谢！7轻轻挂断电话

四、当领导开会时，处理电话可采取的方式:

先问清楚对方的单位,姓名,身份等,然后根据具体情况再作进一步的处理。

“×经理正在开会(或会客),预计四点钟结束,请您到时再打电话来,好吗 ”

“到时我们在给您去电话,好吗”（不紧急） 转告对方会议预定在几点结束。 询问是否由自己这方重打。

 遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示

例如：如果你的上司正在召开重要会议，而对方又是因为紧急事情致电你的上司，这时，你应该怎样处理？

答：为了不中断会议，打扰上司，可采用递纸条的方式，纸条上写上：××特急电话找您，是关于××××事，接电话请画圈（），不接电话，请打钩（）。上司不便接电话

 u照实说（怠慢）——“善意的谎言”

“×经理现在不在这儿,方便让我转告他吗”

 对方确有急事或是非常重要的客人,非马上找到上司本人不可——有弹性的话

“请您稍等一下,我马上去找找看”（把对方的单位,姓名,身份,事由等写在便条上,通过便条向上司请示处理办法）

 上司不接电话（有回复的意向）——恳切

“实在对不起,让您久等了,这会儿找不到

××经理。见到他以后,我请他马上给您复电话好吗”

五、办公室环境布置

是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应当和单位的整体风格和格调一致，应当使办公物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。

 窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何流苏。

 物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，要保证电话机的洁净。办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机构示意图等和工作有关的东西。办公室氛围的营造

指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和在工作中体现的风格作风，是最能表现办公室管理水平的。¡参考答案：

（1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录;电脑放在右边;（2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条;（3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;（4）公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;（5）墨水放置在储物架底层，复印纸下面几层。

六、握手礼仪

1、上下级之间：上级伸手后，下级才能伸手相握

长辈与晚辈之间：长辈伸出手后，晚辈才能伸手相握

男女之间：女士伸出手后，男士才能伸手相握

2、人们应该站着握手，不然两个人都坐着。如果你坐着，有人走来和你握手，你必须站起来。

3、握手的时间通常是3-5秒钟。匆匆握一下就松手，是在敷衍；长久地握着不放，又未免让人尴尬。

4、别人伸手同你握手，你不伸手是不友好的

5、握手时应该伸出右手，决不能伸出左手。

6、握手时不可以把一只手放在口袋。

错误的握手方式：交叉握手、压迫握手、越人握手、旁顾他人、手上有水或者汗、握手

时太过用力

“五到”身到、笑到、手到、眼到、问候到。

七、介绍礼仪 尊者优先

 尊者有优先知情权

先将职位低者介绍给职位高者 先将男士介绍给女士 先将年轻人介绍给年长者 先将同事介绍给客户

先将非官方人事给官方人士 先将本国人给外国人

八、名片禁忌

① 切忌手指夹名片或以左手递名片； ② 切忌随意放置或玩弄他人的名片；

③ 接受名片后应回赠名片，若不能回赠应表示歉意并说明原因

 递名片时要站姿并以双手或右手胸部的高度递出名片应注意将名片的正面朝上，文字顺对对方递出。 交换名片时应注意微笑、目视对方；

 接过对方名片时应将名片内容仔细默读一遍；  将对方的名片放入名片夹或上衣口袋内

谈话时切忌玩弄对方名片或在名片上作备忘。可以将对方名片放于桌面以便随时对应

九、上司出差前准备工作

1、确定出差目的和日期；

2、确认总经理出差陪同人

3、与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）

4、确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；

5、完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）

6、根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。

7、拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。

8、借支，了解外汇，办理兑换外币

9、收集背景资料

十、会议的涵义

 会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有 划的商议活动。

 形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。

十一、会议筹备阶段的会务操作

（一）拟定会议计划

① 确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素 ② 成立会务工作机构 ③ 制订会议预算

④ 拟定会议议程、日程、程序 ⑤ 制发会议通知

1.会议通知的种类与方式

（1）按通知的形式可分为口头通知和书面通知

（2）按通知的性质可分成预备性通知和正式通知

（3）按通知的名称分为会议通知、邀请信(函、书)、请柬、海报、公告等

（二）准备会议材料与物品 ① 需要准备的内容

1．需准备的会议文件资料

2．需准备的会议物品与设备 ② 准备领导发言稿

③ 起草会议报告、决议草案 ④ 准备会议文件的要求

（三）制发会议证件

（四）会场布置

1．会场布置根据参会人员座次安排，整体上可分为：相对式、全围式、半围式、分散式四种。2．会场形式的布置 ：相对式 全围式 半围式 分散式 3.会场座位安排 ：横排法 竖排法 左右排列法

4.环境布置

十二、公务文书

公务文书：又叫公务文件，简称公文。是党政机关、企事业单位、人民团体在公务活动中为行使职权、实施管理所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公文活动的重要工具。广义：泛指常用的应用文

狭义：党14国务院13

十三、法定公文的种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

上行文：请示、报告

平行文：函、议案

下行文：通知、通报、决定、批复、意见、命令、公告、通告。公文的特点：鲜明的政策性、法定的权威性、体式的规范性、语言的平实性、限定的时效性。公文的划分

1、按内容和适用范围来分：知照性公文，报请性公文，指挥性公文，协商记录性公文。

2、按行文方向来划分：上行文、下行文和平行文。意见与会议纪要可上行、下行、平行。

3、按缓急程度来划分：特急、急件、一般文件三类。

4、按保密级别来划分：三个等级：绝密、机密和秘密。

十四、公文的格式和内容

眉首：份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等项。

 份数序号：“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号，不少于2位数，如“01”

一般为红色

 秘密等级和保密期限：“绝密”、“机密”、“秘密” “秘

密” “秘密★六个月”

下行文和平行文位于版心右上角第一行顶格。上行文位于发文机关标识的右上方顶格。

 紧急程度： “特急”、“急件”

如需标秘密等级，则在秘密等级之下，两字之间空1字在实际行文过程中，有将紧急程度标注于标题公文种类之前的情况。

 发文机关标识：发文机关全称或规范化简称+ “文件”如：国务院文件（一般小于此字体大小）

1、行政机关联合行文，主办机关排列在前；党、政、军、群的顺序排列。“文件”右侧居中。

2、若联合行文机关过多，则必须保证公文首页显示正文。红色标识

3、发文机关全称或规范化的简称单独构成（仅适用于函）

 发文字号：发文机关代字（无字）+年份（六角）+序号（实位，无第）

如：京政发〔2007〕５号

联合行文，一般主办机关的发文字号或排列在前的，但只能标注一个机关的发文字号。 签发人：上行文才有，发文字号左空一字，签发人右空一字。

多个签发人，按发文机关顺序依次顺排，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行

主体：标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识（印章）、附注  标题：发文机关+事由+文种 法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号  主送机关：

同类机关间用顿号，不同类机关间用逗号结尾用冒号。如：各省、自治区、直辖市教育厅，新疆生产建设兵团教委，部属各高等学校：普发性公文、法规性公文、会议通过的公文等，不标主送机关左侧顶格，回行顶格。

 正文：开头＋事项＋结语

 附件 ：附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。（左上第一行标“附件”或“序号”） 附件说明：正文与成文日期之间；两个以上附件标阿拉伯序号；公布令、转发通知，不标注附件说明。 发文机关署名：联合行文，三个以上机关，要署发文机关名称（横排）。位置视印章而定。 成文日期：负责人或最后签发机关负责人签发的日期为准，如：二〇一四年十一月十二日

上下位置依成文日期而定，单一发文，成文日期右空4字；联合行文，两个机关，成文日期拉开，左右各空7字；三个以上机关，成文日期右空2字； 法规性公文、会议通过的公文等，居中标注于标题之下。 印章：公文除“会议纪要”和电报形式发出的文件以外，应当加盖印章。（下无文字，下套；否，中套）三个以上机关，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文日期和正文之间，每排最多3个印章。务使印章与正文同处一面。

 附注：“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话

版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、反线等项

 主题词：词目之间空1字，不加标点符号。令、议案和会议纪要，不标注主题词。（居左顶格）

如： 国务院关于加强水土保持工作的通知 农业 水土保持 通知

 抄送机关：回行时与冒号后的抄送机关对齐；同类顿号，不同类逗号，在最后一个抄送机关后标句号。抄送规则：

1、向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关

2、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

3、公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应当向其抄送。

4、下列情况不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是，凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。

 印发机关和印发日期：印发日期以公文付印的日期（用阿拉伯数码标识）为准，如：“×××办公厅”“×年×月×日印发” 印发机关左空1字，印发日期右空1字  印发份数：“共印×份”

十五、公文的拟写步骤

一、明确发文主旨

1、文件的中心内容是什么？

2、根据文件内容，准备采用什么文种？

3、明确文件发送范围和阅读对象。

4、明确发文的具体要求。

二、收集有关材料，进行调查研究

三、拟出提纲，安排结构

四、落笔起草，拟写正文

1、要观点鲜明、用材得当

2、要文句简练、交代清楚

五、反复检查，认真修改

1、关于主题的修改

2、关于观点的修改

3、关于材料的修改

4、关于结构的修改

5、关于语言的修改

十六、公告与通告的异同

通告和公告都属于周知性的文体，也就是说，内容都具有知照性，发布范围都是面向全社会的。但在相同之中也存在一些区别，可大致概括为以下三个方面：

1、制发机关级别不同

公告一般高于通告。公告庄重、严肃、宣布事项重大，一般由级别较高的领导机关或授权的专门职能机关发布，如中华人民共和国全国人民代表大会、国务院等；通告宣布事项可大可小，一般机关均能发布，如某个行政机关、某个职能部门、某条道路的施工单位等。

2、公布事项的性质和范围不同

通告发布以后具有执行性，同时也具有告知性；而公告主要是告知性。而就告知性而言，公告范围大于通告。“公告”面向“国内外”，通告范围较公告范围小，“在一定范围内”使用。

3、写法不同

公告一般是开门见山，直叙其事，也不用说明和议论，内容单一。而通告，篇幅相对较长，内容相对复杂，既要在开头写出发布通告的原因、目的、意义，又要在正文部分写出缘由、事项和结尾。

十七、会议纪要和会议记录的比较

1、使用范围不同。会议记录适用于任何正式会议，会议纪要则限于较重要的会议使用。

2、文体性质不同。会议记录一般被视为资料，它不能作为文件分发，而会议纪要则属于正式公文。

3、会议记录是从头到尾把会议情况全部照录，强调完整性；会议纪要则是综合概括会议基本情况和基本精神，强调概括性。

十八、请示与报告的异同

•相同点：同属于报请性的上行公文。•不同点：

（1）含义不同。请示是“请求指示、批准”，带有紧迫性；而报告是“汇报工作，反映情况，提出意见或者建议”，重点在反映情况上。

（2）性质不同。报告是陈述性的文件；请示是请求性文件。

（3）行文时间不同。报告是在事件前、事情进行过程中和事件后都可以行文；而请示是事先行文

十九、通报与处分决定的区别

1、制发公文的目的不同。“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。

2、内容性质不同。“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员吸取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。

3、发送范围不同。“通报”发送范围广泛，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。

二十、改错题

一、文种要正确 1．不可错用 报告、请示不分：

如《××市人民政府关于解决水利建设资金的报告》；——改为请示

再如《××县工业普查领导小组关于工业普查准备工作情况的请示》。——改为报告 批复、复函不分：

如《××市失业职工管理所关于不同意缓缴失业保险金的批复》；——改为复函

再如《××省人民政府关于××市总体规划的复函》。——改为批复 公告、通告不分：主要是将“通告”错用成“公告”。

如《××市供电局关于××区域暂时停电的公告》、《××市关于严禁在市区养犬的公告》等。2．不可并用

比较常见的有“关于××的请示报告”、“关于××的请示函”等。

如《××县民政局关于成立消防科的请示报告》；——去掉报告

再如《××县人民政府关于同意建立××集贸市场给县工商局的批复函》。——去掉批 3．不可自造

如《××学校关于加强学生动手能力培养的汇报》。——改为报告

再如《××市委办公室关于增设督查科的申请》。——改为请示 4．不可省略

如《××市人民政府批转市规划局关于实施城市规划管理的请示》。——末尾加上“的通知”

再如《××市人民代表大会告知有关职务的选举结果》。——末尾加上“的报告”

二、事由要准确 1．不可随意省略

如《××省人民政府关于„„的决定》，不能省略为《××省人民政府决定》；

再如《××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》，不能省略为《××省科学技术委员会的函》。2．不可繁复冗赘

规范写法《国务院批转财政部等部门关于制止乱开减收增支口子的报告的通知》；

尽量不要出现《××区人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院„„的通知的通知的通知的通知》——改为《××区人民政府关于转发国务院„„的通知》 3．不可简而不明 如《××航运管理所航行通告》——改为《××航运管理所关于确保施工和航行安全的通告》；

再如《××区人民政府关于国庆节的通知》——改为《××县人民政府关于国庆节放假的通知》。4．不可错用词语

1、“批转”与“转发”的错用。

如《××区人民政府转发区经委关于当前工业生产的意见的通知》；

《××省人民政府批转国务院关于禁止非法买卖人民币的通知》。

2、在“报告”、“请示”中滥用了“上报”、“呈报”、“申请”、“要求”、“请求”等报请性词语。

如《××市工商行政管理局关于上报加强工商行政管理工作的报告》——把“上报”删去

再如《××市人民政府关于请求解决水利建设资金的请示》——把“请求”删去

三、形式要规范 1．不可出现语病

如《××学校关于加快发展本校彩色印刷品生产若干措施的通知》——去掉“若干措施”

再如《××省教育厅关于加强普通高校保卫工作若干问题的试行意见》——去掉“若干问题” 2．不可随意省略或错用介词“关于”

如《××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知》——改为“××部关于”

《关于××省财经学校向××大学联系临时住房问题的函》——改为——“××省财经学校关于”

如《××关于转发××关于××的通知》——前面的“关于”可省略，3．不可滥用或错用标点符号

“特通告如下：”“特此报告”“以上如无不妥，请批转。”

一是批转(转发、发布)法规、规章，不用书名号而错用引号。

二是批转、转发或批复非法规性公文(如请示、报告、意见等)，滥用书名号。

三是标点符号标错位置，如《××省人民政府关于转发国务院〈关于职工工作时间的规定〉的通知》，应改为《××省人民政府转发〈国务院关于职工工作时间的规定〉的通知》。

例1： ××市人民政府关于2013年“条令条例学习月活动” 安排的通知——去掉引号 例２：××总队《批转××省〈关于精神文明建设报告〉的通知》——去掉两个书名号

命令：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的、具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。决定：对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项，以修正案的方式修改行政法律、法规和规章。任何机关、单位和团体都可以使用决定。决定属于下行文。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告，属于公开宣布的晓谕性公文，与其他告知一般事件的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的“通报”不同，它具有高度的庄严性和权威性。

通告：通告适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。通告，是领导机关及其职能部门根据职权，向所辖范围内的人民群众、机关团体公布应当遵守或周知的事项的公文。

通知：是要求有关单位了解、协作、执行和办理的指挥性、知照性公文。在所有公文中，通知的使用范围最广，任何级别的组织机构都可运用，它的职能最多，主要适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等情况。（平行、下行）

通报：通报是上级机关对下级机关中的典型的先进事迹、先进人物进行表彰，对严重错误给予批评教育，借以教育干部和群众，不断改进工作，对重要的精神和情况给予传达沟通的一种知照性公文。

报告：报告是下级机关主动或应上级机关要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的陈述性上行公文。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

请示：请示是“适用于向上级机关请求指示、批 准”的公文。请示属于上行文。请示的作用于请示工作并要求上级批复。

批复：批复是被动行文，是上级机关针对下级机关请示中请求指示、批准的事项，给予明确的答复。简单来说，批复是用于“答复下级机关的请示事项”的公文。批复为下行文。

函：是适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项（平行文）。

会议纪要：是根据会议情况、会议记录和会议文件以及其他有关会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝练度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。会议纪要可以起上报、下达、横传（意见）的作用。通知范文：

X市工商行政管理局

关于严格执法程序确保执法人员人身安全的通知

各工商行政管理局分局，市局各科、室、所、直属单位：

2014年7月24日上午，市工商局X工商分局与公安部门联合查处一起传销活动中，联合执法人员遭到不法人员围攻殴打。致使7名工商人员和3名公安干警受伤，其中2人重伤，另有一名执法人员因伤势过重不幸牺牲。

为严格执法程序，确保全市系统广大执法人员的人身安全，防止在行政执法活 动中遭受暴力抗法事件的发生，现通知如下：

一、统一思想，提高认识，切实消除“重主体、轻程序”的错误观念。

二、深化教育，狠抓培训，不断提高执法人员执行执法程序的能力和水平。

三、高度重视，采取措施，确保执法人员人身安全。

特此通知

X市工商行政管理局（印章）二○一四年七月二十四日

请示：

1、请示必须写明主送机关，而且主送机关只写一个。受双重领导的机关向上请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关,另一个为抄送。

2、只能主送上级单位，不能送领导者个人。

3、一般不得越级主送。

4、受理、答复请示的部门,应为有隶属关系的直接上级机关。写作要求

1.一文一事原则 2.主送一个机关

3.不可直接呈送领导个人，也不可抄送同级或下级机关

4.一般不得越级行文

5.语气宜温和谦恭（请、拟、建议不可用“我们决定”等生硬语气）病文：

请示报告

总公司：

我公司总装车间自建成至今已有25年了，这期间虽经两次大规模的扩建，但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产。鉴于目前总装车间面积的过小和设备的陈旧，为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务，须立即对总装车间进行扩建和改造，经测算，此项工程需经费200万元。目前，我公司已自筹120万元，还差80万元。希望总公司拨给专项经费80万元，请阅知。

另外，我公司离休干部的交通费问题也亟待解决，请一并批准。

×分公司（公章）2014年4月24日

请示修改例文：

关于改造总装车间所需经费的请示

总公司：

我公司总装车间自建成至今已有25年了，这期间虽经两次大规模的扩建，但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产之需。鉴于目前总装车间面积过小、设备陈旧的现状，为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务，须立即对总装车间进行扩建和改造，经测算，此项工程需经费200万元。目前，我公司已自筹120万元，尚有80万元缺口。希望总公司拨给专项经费80万元。

妥否，请批复。

×分公司（公章）××年×月×日

（联系人：张三，联系电话：***）批复：

批复例文：

国务院关于同意××省设立××市的批复

国发〔20××〕×号

××省人民政府：

你省《关于撤销××县设立××市的请示》（×政发[20××] ×号）收悉，国务院同意撤销××县，设立××市（县级）由省直辖，以原××县的行政区域为××市的行政区域，不增加人员编制。

此复

管理文秘期末考试 篇2

判断1*25 简答5*2 论述10*1 情景15*2 案例 25*1 第一章 管理文秘导论（判断题）

第一节：文秘的含义和作用

一、文秘的含义

（一）文秘含义

1、秘书”在我国古代的含义:①官禁中的藏书②古代王朝里的官职（秘书令），一般指掌管机密文书的官名（典尚书奏事）。

2、现代秘书含义

1998年5月，新颁布的《秘书职业技能标准》：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员

文书、秘书与文秘

文书：主要是做记录、打字、文书制作、管理工作，兼作接待、收发、接打电话等工作，属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。

秘书：秘书的地位、级别、待遇一般高于文书。秘书中有一部分人专门为某个领导、上司服务，秘书除了文书、事务工作之外，还担任辅助领导实施管理的任务。文秘：涵盖了秘书和文书。

文秘 —— 秘书 —— 文书（外延最宽）（外延较宽）（外延最窄）

（二）秘书职业状况（每年4月份最后一个完整的星期，而这周的星期三为秘书日)

1、美国秘书职业概况

秘书是个既严肃又体面的职业；从业者众多，而且很受尊重；秘书是美国从业人数最多的行业之一；美国秘书99%为女性，且越老越吃香。

2、我国秘书职业概况

职业队伍相当庞大；行业发展的潜力巨大；并不是一个受尊敬的职业；专业训练不够完善。(三）秘书的起源

1、我国秘书的起源

文字和有领导的社会组织

二、秘书的类别和层次

（一）按服务对象划分

1、公务秘书

2、非公务秘书（私人秘书）

（二）根据智能结构，个人特长分

1、参谋型（参谋“智囊”型）

23、办事型（精明办事型）

4、技术型（技术应用型）

5、公共关系型

6、财经型

7、综合型

（三）按工作内容划分

1、文字秘书

2、机要秘书

3、信访秘书

4、通讯秘书

5、事务秘书

6、生活秘书

（四）按职位高低及所负任的大小分

1、基层秘书

2、一般秘书

3、高级秘书

三、秘书的职业特点

1、服务的直接性：秘书工作的内容与领导工作是一致的；秘书与领导之间工作关系的直接性；秘书的工作成果直接对领导负责的。

2、服务稳定性

3、知识化

4、年轻化

5、女性化：（1）女性擅长处理人际关系（2）女性耐心、细致、条理性强（3）女性记忆力强（4）女性具有打字天赋（5）女性天性谨慎，易于保密（6）女性能协调办公室气氛（7）现代知识女性择业观的体现（8）女性生理性适合于文秘工作

四、文秘在社会中的作用

1、协调作用

从纵向看：文秘在部门内部属于上下隶属关系；

从横向看：文秘成为各个部门之间相互联系的纽带。

2、助手工作

3、参谋作用

4、耳目作用

5、窗口作用

第二节 文秘管理的内容和原则

一、文秘管理的内容

1、行政事务管理：规章管理、办公环境管理、会议管理、信息管理、内部监察以及企业股份管理等

2、办公事务管理：日常办公事务管理、公关事务管理、办公物品管理、文书资料管理、财产管理、生活福利管理以及安全卫 生管理等。

二、文秘管理的基本原则

1、准确原则：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。

2、迅速原则：迅速，就是要求工作及时，高效、不延误，切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散怠慢、拖泥带水。

3、保密原则：要时刻保持清醒的头脑，保持高度的警惕性。要制定和健全严格的保密制度。

4、实事求是的原则：真实地反映情况，不可夹杂个人的情感，报喜不报忧，捏造事实等。

第三节 文秘管理机构的设置

一、秘书机构的概念

广义的秘书机构：指秘书长或办公厅领导下的办 公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称 加密属机构名称两部分组成。如国务院办公厅、上海市人民政府办公厅、崇明县人民政府办公室、华夏银行总经理办公室等。

狭义的秘书机构：秘书命名的局、处、科、室等部门，统辖于机关、单位或办公厅之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。

二、秘书工作机构设置原则

精简原则 提高工作效率 纵向层次尽量少 便于上下沟通 横向幅度可加大 减轻工作压力

三、我国秘书部门的设置情况

（一）秘书工作机构的组织形式

分理制：下设分理机构，承办分工的具体事宜。

综理制：不再分设部门，由办公厅或办公室统一或分派人员办理

（二）秘书工作机构的名称

1、中央机关的秘书机构：称“办公厅”，属部级机构，采用分理制。

2、省、市、县级的秘书机构：省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，属厅局级机构，采用分理制。省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘 书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。地、市、厅、局办公室是处级，采用分理制的下设科”； 县办公室为科级，下可设“股”；乡镇办公室为股级，下不再分设。

3、企事业的秘书部门

（1）大中型骨干企业采用“三足鼎立式”，即按照党政群三大纵向系统分别设置秘书机构。（2统一由这个秘书机构办理。社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。

4、临时性秘书工作机构

第四节 文秘管理人员的素养

一、基本素质

1.身体素质2.心理素质3.思想素质

二、业务素质

1.理论知识2.实践经验3.办事能力：（1）需要当机立断处理的事情多（2）工作的内容变化快（3）一心几用的时候多（4）从容不迫

三、文化素质

1.社会科学2.自然科学3.外语4.此外

四、秘书工作的发展趋势

（一）服务对象多元化

（二）秘书职业社会化

（三）秘书队伍女性化

（四）工作手段现代化 学习方法1.多投入，勤思考2.勤动口，多表现3.勤练笔，多阅读4.多走访，多请教

第五章

第一节签字仪式

第二节 庆典活动

第三节 开放宣传活动

二、拟订活动方案 1.确定主题

常见的主题有：

1)扩大组织的知名度，提高美誉度； 2)促进组织的业务拓展； 3)和谐组织与社区的关系； 4)增强员工或家属的自豪感 2．安排开放参观的内容 参观的内容一般包括：

（1）情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。（2）现场观摩，让参观者参观现场

（3）实物展览，参观组织的成果展览室； 3选择开放参观的时机

最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业 庆典、社区节日等。4.确定邀请对象

一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等 5．选择参观路线

参观路线的选择要求做到：（1）能引起参观者的兴趣；（2）能保证参观者的安全；（3）对组织正常工作干扰小。6.策划宣传工作

参观前，可准备一份简明的说明书发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。7.做好解说及接待准备

（1）挑选并培训导游或解说人员（2）制作并寄发请柬（3）设立接待服务处；（4）准备特殊的参观用品（5）准备礼品或纪念品 第四节 新闻发布会 新闻发布会的准备

1.确定被邀请记者的范围 2.确定时间3.确定主持人和发言人4.准备发言材料 5.会场选择（选址）6.会场布置7.制作经费预算8.组织会议 9.参观活动安排 10.小型宴请安排 11.收集有关新闻报道 新闻发布会的流程

宣布开始 →发布新闻或消息 → 答记 者问→宣布结束→ 提示会后安排

第六章 值班管理（判断简答案例）

文秘工作的值班具体是指：在正常工作时间以外为保证组织正常运作，在一般的文秘业务之外所安排的、在固定的时间和地点处理日常事务或临时事项的工作

一、值班工作的形式

1.形式主要有三种：常设性值班、间歇性值班、临时性值班(1)常设性值班。有专职值班员，全天候都有人值班。(2)间歇性值班（轮流值班）。仅在下班时间或节假日期间安排有关人员轮流值班。(3)临时性值班。一般只在遇到或为了防范一些突发性事件时才临时设立。

2.值班工作的组织形式

(1)一般性值班。值班室一般设在秘书部门或办公室，属于秘书长或办公厅、室主任领导。其值班人员一般都是各部门轮流，值班时间通常是在下班后的夜间和节假日。

(2)专设性值班。专设性值班是一些重要机关(如军队、公安、外交、交通等)特设的，一般称为总值班室。总值班室一般设在各部门和地方各级党政司法机关的办公厅、总值班室归办公厅主任领导，其值班人员一般都是专职的。一般都配备科级以上领导，承担本部门昼夜、节假日的全部值班工作。其特点是具有专门机构、专职人员。

(3)一般性和专设性相结合的值班。在部门内设有专门的值班室，配备少量的专职人员，负责值班室的日常工作，而夜间和节假日期间的值班由各业务部门轮流承担。

二、值班工作的内容

（一）值班电话记录

来电时间；来电单位；来电人员姓名；来电内容

（二）值班接待记录

来访者姓名；来访者单位；来访事由；来访者联系方式；来访时间

（三）值班日记

主要对外来的信函、电报、反映情况和外来电话等进行认真登记。

（四）加强安全保卫工作

在热情接待来访人员的同时要提高警惕性，严防坏人混入作案；一旦发现有可疑人员应即刻向安保部门反映。

三、值班工作的要求

一是准守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员。二是值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、瞌睡

三是在规定时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监督。

四是接待外宾外松内紧。热情招呼，同时要具有高度警惕性，善于鉴别来人意图。要守口如瓶，不能随便说话。

五是值班人员应密切关注领导的活动行踪，遇到紧急情况能及时取得联系。同时须讲公安、消防、医院、供水、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要。

六是遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责。一方面大胆采取应急措施，以免殆误时机；另一方面应及时汇报主管领导或由公安部门报警。

四、安排值班工作

（一）编制值班表

1、时间

2、工作人员

3、值班地点和工作内容

4、缺勤的备用方案

（二）做好值班记录

1、记好值班电话记录（5要素）

来电时间、来电单位、姓名、对方的电话号码、来电内容

2、做好接待记录

登记外来人员的姓名、身份、证件、联系事由、接洽单位

3、做好值班日记

对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等都要认真登记，使保持工作连续性

（三）做好接班工作

1、交接班手续。交班人将所接收的信息和情况逐一交代接班人员，未处理好的要详细说明

2、例行检查。接班人要对办公室设备等进行检查，方可签字接班。

突发事件处理

（一）事前准备

事先预测各种意外发生的可能，准备Plan B，明确负责人分类意外事件等级，配以相应反应速度，事先备好应急资金、证件等制定应急方案，掌握从容应对方法

（二）事中处理

深入现场了解突发事件具体信息，按照应急措施采取方案，改进工作，转危为机

（三）事后完善（补充）

以此为鉴，吸取经验，举一反三，杜绝再犯，强化改善

第七章 办公室事务管理（几大模块、简答论述）

一、办公环境管理

（一）办公环境的含义

是指一定的组织机构的秘书部门工作所处 的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境

（二）办公环境的管理原则

方便→舒适整洁→和谐统一→安全。

（三）秘书工作的办公室环境：办公室环境，又叫微观环境，是指一定的组织机构的秘 书部门工作所处的自然环境。1.办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响办公室环境包括：

第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置； 第二、办公室的视觉环境，它包括色彩，光线；

第三、办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或 无益声音；

第四、办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿 度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；

第五、办公室的健康与安全环境。

办公室环境对秘书工作效率的影响可以从以下三点说明：

（1）作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉 感受，体力消耗，心理反应都有直接影响，比如光线不足，足 以使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力难 以集中，则效率降低。（2）生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环 境不适宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。

（3）心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作 厌烦的心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦 导致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率皆 有不良影响。

办公室环境的管理原则

办公环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织 和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。在对办公环境进行管理的过程中，要坚 持以下的原则：

（1）方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的 部门及设备应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂 回，便于工作的协调和同步进行；

（2）舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。（3）和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等 的大小，格式，颜色等协调统一，这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。

（4）安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公 室存放财物的安全条件；信息，如纸质文件，存储在计算机里的 数据等的安全和保密能否得到保障；电器的电源，电线，器物的 摆放是否对人员造成生理上的危害等。

二、日常安排与管理

（一）日程安排

1、日程安排的内容（1）各种接待、约会。（2）商务旅行活动。（3）参加各类会议。（4）到车间进行实地检查或指导。（5）组织的各类重大活动的安排。（6）领导私人活动的安排。

1、日程安排的基本要求

（1）统筹兼顾（2）安排规范（3）效率原则（4）突出重点（5）留有余地（6）适当保密（7）事先同意

3、日程安排的形式

年计划表、月计划表、周计划表、日程表

4、注意的事项

以记叙、说明为主要表达方式。编写要留有余地。所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。对已处理完的工作，一般应注明结果。

（二）约会安排

1.约会的定义：约会也称约见，是指上司在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务，会商工作。

2.约会安排的基本原则：

要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。要区分轻、重、缓、急，合理安排约见。

协助领导搜集有关信息，使领导事先做到心中有数。

酌情弹性。这种弹性包含两方面内容，一是指办公室人 员安排约见时间要错开进行，不可太紧或太松。二是早 期安排的约见，时间不能太确定，因届时也可能会因情 况有变而更动约见时间。

办公室人员要注意提醒领导准时赴约，如果领导不能按 事先约好的时间进行约见，办公室人员要设法及早通知 对方。保证准时赴约，不误约，不失约。3.约会安排的方法：

预先安排约会活动；记好日历和备忘录；提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约；做好约会前后的服务工作 4.约会安排的方式

电话约会.书面约会.当面约会.约会卡片 5注意事项：

配合领导的时间表；:不要让领导在出差回来当天安排约会；

不要在节假日安排约会；重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事； 订好或确定好约会的场所；及时通知对方赴会；提醒领导赴会；

适当保密；处理好变更的约会。在早上要预留一小时的时间处理日常工作； 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会；

在前往其他公司拜会他人，应该预留半小 时左右的时间在路途上； 安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌 留弹性。

（三）时间管理

时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划 表来进行时间的安排分配。

1、时间管理的要素（1）强烈的时间观念。

（2）清晰的时间成本效益观念（3）时刻牢记时效观念。

（4）定量控制自己时间的能力。3.时间管理的分类

一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求 而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时 间；

一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自 由支配的时间。对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中 表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为 可控时间。

4、时间管理的一般原则

（1）用精力最佳时间干最重要的工作。（2）消费时间要计划化、标准化、定量化。（3）保持时间上的弹性。（4）反省浪费的时间。

（5）保持时间利用的相对连续性。（6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。（7）严禁事必亲躬。

（8）坚持从现在做起的信念。

（9）保留自我时间管理的最低批量时间。５、秘书时间管理的方法（1）、ABCＤ工作法

现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的 重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四 个类别，即ABCD工作法。如下图。

三、印信管理

（一）、印章的种类 1.印章的形状

圆形：国家行政机关；企事业单位；社会团体 方形：领导人；法人

其他印章（收发章、财务章）：长方形、三角形、椭圆形 2.印章的文字

公章按规定使用国务院公布的规范简化汉字，字体为宋体，（二）印章的刻制

印章的刻制必须严格按照国家规定办理。途径有二：

①由上级主管机关刻制颁发；

②由本单位法人代表申请，经主管部门批准后进行。无论刻制哪一级单位的公章，都要有 ①上级单位批准的正式公文； ②到公安部门登记；

③由公安部门指定刻字单位刻制。不得私自刻制公章

自左向右环形排列。

（三）、印章的管理

（1）保存：文秘人员管理，放置在办公室或机要室带锁抽 屉内。（2）使用：一般在办公室内使用；外出使用需经领导批准，印章保管人监督。

（3）丢失：保护现场，报告领导，查明情况，及时处理。必要时请公安机关协助查找。（4）保养：文秘人员要及时清洗印章。先浸湿印章，擦上 肥皂或洗衣粉，用小刷子反复在清水中刷洗。

（4）正确用印。确定好印模方向，醮匀印泥，端正盖印。印 一般盖在书名中间，上不压正文，下骑年盖月。

（5）用印监督。印章必须要由文秘人员保管、监控，用毕迅 速收回。（6）印章停用。当单位发生合并、撤销、名称更改时，原印 章应停止使用并做好善后工作。文秘人员要发出停用印章通知

书，告知有关单位正式停用日期。同时要及时办理停用的登记、上交、清退、存档、处理和销毁工作。

（四）介绍信

介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务 并证明其身份的一种书面凭证。它具有介 绍和证明的双重作用。

从文面格式来看，介绍信有两种：

⑴ 书信式：是用一般公文用纸（或印有单位名称的信 笺）书写的介绍信

⑵ 印刷式：是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项 内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部 分组成。介绍信的使用

⑴ 凡领用介绍信者须经有关领导批准，秘 书不得擅自开具发放；

⑵ 开具介绍信时应由秘书自己填写介绍信 栏目内各项内容，要求真实、完整，存根 内容应与持出联内容一致。书写要工整，不得涂改，如果必须修改，要加盖更正章，或在修改处加盖公章；

⑶ 介绍信上应加盖企业公章，分别在右下 方日期栏和存根线上（骑缝章）方为有效； ⑷ 秘书不得将空白介绍信或单位信笺加盖 公章后交给领用人，不得委托他人或让领 用人自己填写盖章，否则，出了事故，秘 书要负责任； 介绍信的管理

（1）介绍信一般和公章由同一人（秘书）保管并使用，与公章须同等重视，不得缺 页或丢失；

（2）发放介绍信要进行登记，领用人要履 行签字手续。印刷式介绍信可在存根上签字，书信式介 绍信在专用登记表上签字

⑶ 介绍信开出后，如因故没有使用，应说 明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根 处。⑷ 介绍信不得随意放置，要妥善保管，防 止丢失被盗。办公室印信管理注意事项

1、秘书在保管和使用印信时应极其认真负 责，讲原则，不循私情；

2、建立和规范印信管理制度，一切按规定 办事；

3、印信若遗失，应立即通过新闻媒介公告 作废，同时采取紧急补救措施，以避免造 成任何损失。5.使用介绍信者的合法身份与事由要严格审核。

6.单位名称要用全称或规范化的简称。7.介绍信要有编号和骑缝章。8.要态度诚恳，措词得当。用语应委婉而不隐 晦，自信而不自大。9.篇幅不宜过长，言简意赅，文字要顺畅，字 迹要工整。

四、向领导汇报工作

向领导汇报工作，就是向上级领导反映情 况，以求得指导和帮助的重要方法

（一）汇报工作的基本分类 从汇报体裁的类型上

1.综合性汇报2.专题汇报3.随机性汇报4.提示性汇报5.介绍性汇报 从汇报内容的分类上

1、情况汇报

2、经验汇报

3、问题汇报

4、计划汇报 从汇报方式的分类上

1、书面汇报

2、口头汇报

3、书面准备，口头汇报 从对象的分类

1、主动汇报，内容：1.新思路想法，没实施前 汇报以得肯定；2.难以克服的困难，汇报以得指点。

2、被动汇报按领导要求进行，内容：汇报单位 或个人特定时间 内某一方面工作 开展情况。

（二）汇报前准备

充分准备、因人而宜、明确目的

（三）汇报时

汇报时的原则：用词准确；把握时机；抓住重点；实事求是；新颖制胜

（四）汇报内容中常见的问题

主题不突出；偏离主题，个人偏见；滔滔不绝讲了半天自已也、说不清讲了些什么； 大话空话，官话连篇；观点陈旧而没新意，思想肤浅而缺深度；造假事例 编假数字

（五）汇报后 勿忘“请示”

汇报结束，及时请示领导的意见和指示。做好记 录，认真对待。能立即落实的当即表明态度；一 是难以落实的，如实反映，并做出计划，表示决 心。待领导示意结束后，方可结束。日常准备： 随身携带笔记本

搜集领导关心的方方面面

提供充足背景信息和方案，关键部分留领导来填

第九章 会务工作

1.1 会议的涵义

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。1.2 会议的要素

1、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。

2、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。

3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

1.3 会议的作用及缺陷 1．会议作用（1）．交流信息，互通情报（2）．发扬民主，科学决策（3）．组织领导，推动工作（4）．带动消费，促进经济（5）．联络感情，塑造形象 2.会议缺陷（1）．造成时间、精力的浪费（2）．造成经济的浪费（3）．造成信息的重复、浪费（4）．滋长不正之风

1.4 会议的种类

1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。

2.按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。

3、按时间分：定期和非定期。

4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.5、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。

6、公司常见会议类型：经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。

1.4 会议的申报与审批

1、申报与审批的形式：口头申报、书面申报、会议申报。

2、会议申批的原则：精简从严原则、“一枝笔”原则。1.5 会议成本意识：会议成本= 2ABT

式中：A —与会者平均工资的3倍（以小时计）;B —参加会议的人数;

T —会议的时间（以小时为单位）。1.6 会议秘书工作的基本任务

1、组织的工作：(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；

(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组(5)布置会场，安排座次；

(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作

(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；

(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作

(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。

4．安全保卫工作

(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；

(3)会场内外的安全保卫工作。会务工作的具体内容

12.5 会见与会谈 会见与会谈准备

1、收集对方的相关资料 ①对方求见的目的 ②对方的求见对象

③对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征 ④对方参加会见的人数、姓名、职务等。⑤主要求见人的详细资料

2、通知主方参加会见和会谈的人员 ①通知主方接见人 ②通知主方陪同人员 ③通知主谈人

④通知其他会谈人员

3、了解会见与会谈的地点和时间

（1）会见的地点和时间：会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。会见的时间根据会见的性质来定。

（2）会谈的地点和时间：会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的时间安排应先征求对方的意见。

4、通知对方

会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。

了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。

如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。

5、场所的布置及座位安排（1）场所的布置

会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。

会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。

会谈

会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。

会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。会见、会谈的区别

1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。

人力资源管理期末考试 篇3

人力资源：具有智力的能创造价值的人

人力资源归纳：

1、人；

2、具有体力或智力劳动能力；

3、具有生产能力，且这种能力是能够推动经济和社会发展的。

4、人力资源存在个体的差异—质的指标 人力资源的特点：

1、生物性；

2、能动性；3动态性；

4、智力性；

5、再生性；

6、社会性

人力资源的构成：内涵构成：智力、体力、技能、知识数量构成人力资源管理的概念：

1、人与事的匹配；

2、人与人的协调；

3、工作与工作的联系；

4、人的要求与工作报酬的一致。

人力资源管理的内容：

一、人力资源管理的基础：

1、工作分析；

2、人力资源规划；

二、人力资源获取与配置：

1、员工招聘；

2、员工选拔与录用；

3、员工配置与调动；

三、人力资源发展：

1、培训与开发；

2、职业生涯规划；

四、人力资源协调与激励：

1、绩效考评；

2、报酬制度构造；健康与福利；

4、劳动关系与员工权益

工作要素：工作中不能再继续分解的最小动作单位

工作分析组成：工作描述和工作说明书

工作分析：指对某特定分析的动作做出明确的规定，并确定完成这一规定工作需要有什么样的行为的过程。

工作分描述：具体说明了工作的物质特点和环境特点。主要包括：职务名称、工作活动和工作程序、工作条件和物理环境、社会环境、聘用条件

工作说明书：又称职务要求，要求说明从事某项工作的人员必须具备的生理和心理条件。

工作分析的程序和方法：准备阶段、调查阶段、分析阶段、完成阶段 工作分析的意义：

1、是人力资源计划的基础；

2、是员工招聘的基础；

3、是员工培训与开发的基础；

4、是员工职业生涯规划与管理的基础；

5、是员工绩效考评的基础；

6、是员工报酬制度构建的基础。

人力资源计划的概念：定义要点：

1、组织的发展战略目标是根据之一；

2、人力资源现状分析与需求预测是根据之二；

3、内容包括战略性统筹与具体业务安排。三个套标：长期计划——中期计划——项目计划

人力资源制定与实施的基本程序：预测——树立目标——实施——控制评价 人力资源需求预测定性方法：

1、德尔菲法；

2、访谈法；

3、经验判断法 定量方法：

1、工作负荷预测法；

2、回归预测法

人力资源内部供给预测：

1、管理人员接替圆法；

2、马尔夫..........招聘的程序：招聘决策——发布招聘信息——招聘测试——人事决策

招聘决策：在企业的最高管理层关于重要工作岗位的招聘和大量工作岗位的招聘决策过程。

招聘决策的原则：

1、少而精原则；

2、宁缺勿滥的原则；

3、公平竞争原则 招聘决策的主要内容：

1、什么岗位需要招聘？招聘多少人员？每个岗位的具体要求是什么？

2、何时发布招聘信息？用什么渠道发布？

3、委托哪个部门进行招聘测试？

4、招聘预算多少？

5、何时结束招聘？

6、新员工何时到位？

招聘测试的种类：

1、心理测试；

2、知识考试；

3、情景模拟；

4、面试 面试：

1、招聘登记表（编号）；

2、各种测试表；

3、测试统计 面试中常见的偏差：

1、闪电式判断（第一印象）；

2、晕轮效应与魔角效应

3、主考官不熟悉职位要求；

4、求职者次序影响；

5、求职者身体语言的影响；

6、过多或太少的交谈 有效面试的要点：

1、确定面试计划；

2、营造面试气氛；

3、开发面试提问；

4、设计评分量表；

5、任命面试小组

人事决策：广义上来说单独人事决策是一个连续的过程，包括岗位定员、工资报酬、职务分类、员工培训、劳动保护、人事任免等。狭义指人事任免。

对外通知人员：1.通知本人录用——正式的书面录用函；

2、对某些需要而条件优越的未录取者，简单书面答复，不录用原因委婉说明。

招聘预算：广告预算、招聘测试预算、体格检查预算、其他费用 4：3：2：1或3：3：2：1

培训与开发的关系：

1、培训是开发的基础和实现方式之一。开发侧重于在培训的基础上进行更高层次，目的更加明确的针对性的提高或知识的再更新。

2、培训相对来说，面更广，多面对广大职工。开发主要针对技术、工程、管理人员；开发如果从广义上则是在企业组织的文化建设，以内在环境潜在影响的所有方式方法，行为表现来影响广大员工的所有手段的总和。

培训开发的目的意义：

1、科技的发展，分工的细化；

2、市场的竞争，企业的管理和发展；

3、员工个体需求

培训开发的内容：

1、有关企业文化——新员工（物质精神文化）；

2、有关企业，行为以及有关工作岗位所需的知识和技能——操作工人；

3、一般文化知识的普及和提高等方面的内容——操作工人；

4、有关知识更新，本行业中最新科学技术方面——科技专业人员；

5、有关现代管理知识和技能等方面——管理人员 培训开发方式：

1、迎新培训；

2、“师带徒”式方式；

3、在职学习；

4、脱产学习

人才引进的优势：

1、见效快，节省了花在培训上的投资和时间；

2、引进人才比引进技术更优越；

3、能改变本单位的知识结构，带来新的学术思想和技术水平，带动本单位人才的培养和活跃学术争鸣风气；

4、能促进单位人才之间的竞争氛围，有利于挖潜培养本单位人才潜力。

工作实绩评估：指收集、分析、评价和传递有关某一个人在其工作岗位上的工作行为表现和工作结果方面的信息情况的过程。

正式的工作实绩评估：有明确的目的，有正式周密的计划，有一套完整的体系和程序。

工作实绩评估的程序：

1、确立企业进行工作实绩评估的体系和机制，要制定详尽的工作实绩评估计划。

2、要把评估的目的、意义和做法告诉被评估人，引起重视，避免过谦及过负；

3、要对评估人进行一定的培训——保证评估的有效，公平性；

4、要求被评估人对照自己的工作岗位职责说明书的要求和自己的实际表现和工作结果进行书面的自我评价。

5、由评估委员会或由被评估人的直接上司在听取有关人员意见的基础上，对被评估人的自我评估进行审定。

6、把书面

评估意见、结果（一般表格式）反馈给被评估人——激励，知道好的地方及不足，好的保持，不足的改进。

评估过程中的误差分析：

1、晕轮效应误差；

2、近因误差；

3、感情效应误差；

4、暗示效应误差；

5、偏见误差；

6、陈腐的旧传统观念对工作实绩评估的影响。个体沟通的五种风格：

1、自我克制型；

2、自我保护型；3.自我暴露型；

4、自我交易型；

5、自我实现型。星型、Y型、链型、环型、全通道型

沟通的非语言性暗示：身体动作、形体特征、语言特点、生存空间、环境、时间 个体、群体。组织的关系：群体由若干个体组成，而组织又是由群体组成1、群体是由个体组成，他们必须遵守一定的规则

2、成员之间具有社会——工作关系，并以共同的群体目标作为行为导向，在社会关系，工作关系的基础上，个体之间相互联系，互相影响。

3、群体成员具有相关的活动意识，在行为上和心理上能够认识到他的存在4、群体成员间彼此有思想，感情等方面的交流，这是群体成员工作行为和社会行为运行的基点

5、每个群体成员之间都具有一定的角色和地位，并在行为上达到与角色的认同。个体加入群体的动机：安全需要、地位需要、自尊需要、情感需要、权力需要、实现目标的需要

群体的发展过程：形成阶段、磨合阶段、正常化阶段、运行阶段、延续阶段 群体的功能：

1、可以满足人们安全感，自尊，归属感的需要；

2、使人们增加自我意识，确认社会地位和角度；

3、满足人们的兴趣和需求；

4、解决问题的工具；

5、群体的规范和压力有时比规章制度更有效地控制改变和制约个人行为；

6、在一定情况下，群体决策比个体决策更全面，更有效，更易于执行；

7、群体是组织的正常工作机制，组织必须通过群体行为实现目标；

8、可以建立、改善工作中的人和社会关系；

9、是组织变革的载体和实施对象

群体凝聚力：指群体成员留在群体内以及群体承担义务愿望的强烈程度。

凝聚力的来源：

1、群体的目标设置；

2、群体成员之间的共同性；

3、群体之间的人际吸引力，人际吸引力越强，凝聚力越强。

4、群体规模；

5、群体成员的心理满足感；

6、群体沟通；

7、群体领导的行为方式和工作方式。

从众与凝聚力：不存在一一对应；凝聚力与生产率：存在潜在的相互依赖关系 内容激励：马斯洛的需要层次理论、阿德弗的ERG、赫茨伯格双因素，麦克利兰成就需要

过程：亚当斯公平理论

工资制度：技术等级工资制、职务等级工资制、结构工资制、年薪制、提成工资制、保密工资制

激励的基本方法：工作激励、成果奖励、培训教育

威信的构成：专长的威信、品质方面的威信

乡镇管理期末考试题答案 篇4

1、乡镇：从行政区划角度解释，乡和镇又称建制乡和建制镇，是指国家依据一定的标准和条件，以行政法令或批文的形式，经有关地方国家行政机关批准，在农村地区设置的基层行政区域单位。从城镇的角度解释，乡镇是指地处广袤深远农村腹地的镇，即乡村里的镇，它是以与其有直接社会经济交换关系的乡构成的一定区域的政治、经济、文化及信息中心。

2、用脚投票原则：地方政府官员政绩评判的依据是由外来流动人口数量的多少来决定。

3、“双转移”政策：乡镇聚集着一定规模的生产资料、资金、劳动力和需求，有相对集中的交通、通讯、和其他基础服务设施，对工商、金融、服务企业具有一定的吸引力。

4、村民自治组织：是指在城市和农村按居民居住地区设立的由群众依法进行自我管理、自我教育和自我服务的一种自治组织形式。

5、乡镇政府职能：是指乡镇政府在管理乡镇社会公共事务中的基本职能和功能作用，它反映着乡镇政府的基本任务和活动方向。

6、农民合作组织：是农民在自愿互助基础上联合起来，实行民主管理，以实现和维护自身利益的组织。

7、镇的孵化器功能：是指乡镇企业更多地从建制镇获得其初期的发展，然后逐渐将其产品或劳务打入城市。

8、乡镇的“钟摆人口”：是指从农村工业化开始以后，乡镇工业及非农产业在镇上大力发展，镇上居民迅速向二、三产业转移，同时大量农民进镇务工经商。

9、有限政府：是指有所为、有所不为的政府。有所为是指政府要积极主动承担起执行国家宏观调控政策的职责，在国家宏观调控下担负保持本区域社会经济稳定运行且不断发展的任务。有所不为是指政府要把属于市场、企业和社会组织的智能逐步转移出去，由市场、企业、社会组织承担，把政府专业经济管理部门逐步改组为不具有政府职能的经济实体。

二、简答题：

1、现阶段农民专业合作组织应做好哪几个方面工作？

（1）解决人民对农民专业合作组织的认识问题；（2）加强有效制度供给；（3）规范对农民专业合作组织的管理；（4）不断完善农民专业合作组织的市场经济体制。

2、如何理解乡镇管理工作的“上面千条线，下面一根针” 的特点？

（1）乡镇管理是国家管理体制中的最低一级，直接面向农村；（2）国家的法律和政策最终都要通过乡镇管理来贯彻落实。

3、乡镇设置标准调适应体现哪几项原则？

（1）分类指导，增加可操作性；（2）完善定量指标体系；（3）定性指标与定量指标相结合；

（4）特殊情况区别对待。

4、建制镇的个性特征是什么？

（1）规模小人口多；（2）有较大的封闭性；（3）直接的人与人之间的交往；（4）没有复杂的劳动分工。

5、现行乡镇设置的标准存在什么问题？

（1）指标体系缺乏系统设计；（2）设置的标准可操作性差；（3）分类指导原则体现不够。

6、建制乡和镇的共性特征是什么？

（1）具有一定数量的人口；（2）具有一定范围的地域空间；（3）设有政权机构；（4）有一

个行政中心；（5）隶属关系一致；（6）行政地位权力相等。

7、乡镇政府职能转变的目标是什么？

（一）乡镇政府职能转变目标定位的基本依据：（1）社会主义市场经济对政府职能的要求；

（2）国务院机构改革的总体要求；（3）乡镇政府职能的特殊性；（4）乡镇政府职能体系的现状。

（二）乡镇政府职能转变的目标定位：（1）由全能政府转向有限政府；（2）由部门管

理转向行业管理；（3）由控制行政转向服务行政；（4）由随意行政转向依法行政；（5）由权威管理转向民主管理；（6）由单一农业行政转向综合协调行政；（7）由直接行政转向间接行政；（8）由个别行政转向一般行政。

8、乡镇政府政治事务中的行政职责是什么？

（1）治安保卫；（2）民主建设；（3）法制建设。

三、论述题：结合自己所在乡镇的实际论述乡镇的类型如何界定。

1、按照传统行政学的“版块式”划分法，乡镇公共事务可分为政治事务、经济事务和其他社会事务；

2、按照现代公共行政管理学的划分法，乡镇社会公共事务可划分为外部效应边界和公共事务自身的性质两个角度来划分；

3、可从协调国家、集体、个人三者的利益的角度来划分。

2、根据产业、地理、功能等特征分析自己所在乡镇的类型。（1）农业型；（2）工业型；（3）商贸型；（4）旅游型；（5）边界型；（6）城郊型；（7）工矿依托型；（8）交通枢纽型；（9）移民型；（10）综合型。

3、试论述乡镇政府职能转变是中国农村行政环境变化发展的客观要求。（1）农村经济的基本经营制度变革；（2）农村经济成分呈现多元化态势；（3）农村经济结构的转变；（4）农村社会结构的分化；（5）农村发生深刻变化；（6）农村社会组织的创新。

四、材料分析题：

1、超级村庄的特点及社会作用：

（1）村容整洁是社会主义新农村超级村庄建设的重要内容之一，在广大农村树立乡村崭新形象，创造良好生活环境，适应农村经济社会发展的客观要求，符合广大农民群众的意愿。

（2）实现村容整洁，不仅要进行村镇建设和村貌整治，还应当从城乡协调发展高度予以统筹安排。（3）新型超级村镇建设需要与城镇化发展相结合，与县域经济发展水平相适应，因地制宜，走多元发展的道路。（4）新型超级村镇建设要突出传统与乡土特色，保护具有历史文化价值的古村落与古民宅。

2、对农村信用合作社的问题和现状进行分析。

（1）构建新的产权关系，完善法人治理结构。（2）健全经营机制，完善内部管理制度。（3）进一步理顺管理体制，明确管理职责。（4）坚持服务“三农”的方向，不断增强服务功能。

五、案例分析：

1、论述基层乡镇领导应该具备什么样的素质：

基层领导者的素质特征：（1）毫不动摇的勇气,强烈的正义感,坚定的决心, 奉献精神, 迷人的个性 ,勇于承担责任, 富有协作精神 ,果断的决策力；（2）良好的控制能力，有广泛的行业知识(市场、竞争、产品、技术)；（3）广泛了解情况(主要领导人及其成功原因、公司文化、历史、制度)。（4）良好的沟通技巧，巧妙的指令艺术具体的工作计划，体察部署的困难，掌握详细情况，恰当的赞美激励，超前的冒险意识，倾听部署的陈述。

2、对农村信用合作社的问题和现状进行分析。