邮件（精选10篇）
当你收到一封传统邮件的时候，你能够看到上面的邮戳。如果电子邮件也有同样的邮戳，你就能够在打开邮件之前了解到它的来源。加密电子邮件可以解决这个问题，但是绝大部分的电子邮件都是以明文方式传递的。
电子邮件标头以倒叙的方式显示出邮件传递的路径，它并不能够最终确定发件人。所以大量的电子邮件仍然在蚕食我们的互联网带宽就毫不另人吃惊了。
我见过的所有的电子邮件程序都能够显示邮件标头。查看标头的方法取决于你所使用的电子邮件程序。你可以对一些程序进行设定，让它总是显示电子邮件标头。比如在mutt（一款unix电子邮件程序）中，你可以按[h]键，让它总是显示电子邮件标头。在微软的outlook中，如果要显示电子邮件标头，用鼠标右键点击电子邮件，选择“选项”，然后在选项对话窗口的底部选择互联网标头。对于outlookexpress，用鼠标右键点击电子邮件，选择“属性”，然后选择“详细信息”表单。如果你使用的是其他的电子邮件程序，你可以在帮助中找到相关的指示。
下面是我收到过的一封伪造的uce（unsolicitedcommerciale-mail，不请自来的商务电子邮件）的标头。内容里惟一的改变是用somebody@someplace.com替代了我自己真实的电子邮件地址：
结论：标头内容显示出这是一封手法拙劣的伪造邮件，但是你还需要再做一些检查以了解详细信息，
这封电子邮件之所以被我鉴别为伪造邮件是因为一个拥有aol电子邮件账户的人没有任何理由使用yahoo的电子邮件服务器，并通过在一个.kr顶级域中的服务器进行邮件中继。.kr代表的是韩国。其次，dns查找不能发现smtp0422.mail.yahoo.com，所以这个ip地址并不存在。即使这个地址存在，80.237.200.67的ip地址也是属于某个德国的网络，我是从americanregistryforinternetnumbers(arin，美国网络地址注册管理组织)数据库中查明这一点的。所以不要浪费时间回复这封邮件了，因为collegebabe@aol.com与此毫无关系。
既然检查电子邮件标头如此重要，为什么所有的商业电子邮件程序都不是默认地显示标头呢？这是个好问题，但是我没有答案。在uce大肆横行的今天，公司应该自动显示电子邮件标头。尽管有很多电子邮件过滤工具可供选择，都不太可能实现电子邮件的完美过滤――除非你有详细的标头信息。
电子邮件病毒并非一种新型病毒,只是在其传播方式较为特别,它是通过用户发送电子邮件的形式在网络上进行传播,一旦某个电子邮件用户感染邮件病毒,用户的地址列表(地址簿)中用户就会可能被感染,尤其对于那些地址列表巨大的电子邮件用户中毒,病毒将会以惊人的速度(以秒计算)在互联网进行传播,波及范围更广,破坏性更大。
1991年,Kephart和White最早提出计算机病毒生物流行病学的传播模型。2003年,Zou,Towsley等人首次提出电子邮件病毒传播理论。2004年,Jintao Xiong给出了附件传输链的构造算法和电子邮件病毒检测模型。2006年袁华、陈国青提出了一种扩展的SEIR模型。2007年王长广、王方伟等人用无向图描述电子邮件网络的拓扑结构。2009年刘俊、邓清华等人提出了一种新的传播模型,并仿真了传播率、恢复率及网络的平均度
但是,以上研究存在的不足有以下几点:在建立病毒模型时,考虑病毒传播因素的影响较为狭窄;没有考虑到的非均匀性网络的病毒传播模型;未体现反病毒技术的严重滞后性;没有较好地考虑人的主观行为对病毒传播的影响。因此有必要分析模型的具体数学结果。
1 电子邮件网络的拓扑结构
可以将电子邮件用户间的相互关系构成的逻辑网络称为电子邮件网络,由于网络的拓扑结构对于研究病毒的传播特性有很大的影响,所以,首先应该考虑电子邮件网络的拓扑结构,而复杂网络理论研究的重点正是网络的拓扑结构。
复杂网络的发展实际上始于图论,Erdos和Renyi提出了随机网络模型。1998年6月,Watts和Strogatz引入了一种称为WS小世界网络的模型,网络中节点的度分布近似可以看作服从Poisson分布,而大量研究结果显示大部分真实网络的度分布服从幂律分布。1999年10月,Barabasi教授及其博士生Albert发表论文揭示了真实网络的无标度特性,建立了无标度网络模型[2]。
以gmail邮箱为例,一般用户的地址簿都较小,网络中大部分是这些小地址簿用户;而对于企业用户,如gmail的系统管理员,地址簿能达到几万甚至几十万,若这类用户感染了病毒,病毒副本会以巨大的数目传播出去,与普通用户相比,这类用户对网络的破坏性将是致命性的。这样的用户在网络中的比例通常会很小。为反映这种分布不均匀特性对病毒传播的影响,不妨定义电子邮件用户的地址簿大小为该用户(节点)的度,从而电子邮件用户之间通过用户地址簿会形成一个逻辑网络。因为根据近年来的研究,电子邮件网络服从幂率分布,具有无标度网络的性质。基于此,利用Barabási和Albert提出的算法来构造无标度网络模型来模拟电子邮件网络的拓扑结构[3]。
2 电子邮件病毒的传播模型
在Internet上,当邮件用户感染某个电子邮件病毒后,该病毒会以附件的形式将其发送给用户地址薄中的所有用户,若这些邻居用户接收到电子邮件病毒附件并激活它,这些用户将迅速成为中毒状态,如此下去,电子邮件病毒就会在整个网络中蔓延开来。通常在恶性电子邮件病毒爆发的早期,与之相应的杀毒技术不会很快出现,即用户没有杀毒技术支持,不能让计算机具有免疫功能。
假设电子邮件网络中的节点只存在中毒和健康两种状态,同时因为反病毒技术的严重滞后性,假设处于中毒状态的节点将永远保持中毒状态。只要中毒状态的电子邮件主机处于联网状态,该主机就存在传播病毒的可能性,并且存在着隐蔽性,为了简化模型,假定处于中毒的节点在某时刻往其邻居发送带毒邮件的概率为p0,其为病毒传播概率。
当健康用户收到带毒邮件后,其打开附件染毒的概率为pi,其具体值与用户的安全意识和病毒设计的蒙蔽性有关。根据文献[4]分析,电子邮件网络中所有节点打开附件的概率是与随机变量X相关,X~N(μp,σp2),同时,研究表明,同一用户打开所有附件的概率是恒定的。可事实上,如果用户第一次收到带毒邮件却没有染毒,那么该用户第二次收到类似的邮件时,其被染毒的概率一定比第一次要小。因此,认为用户打开带毒邮件的概率不是恒定不变而是逐渐减小的,而且其减小的幅度与其初始概率相关。初始概率越大,其警惕性越低,则越容易被染毒,其减少幅度越小;初始概率越小,其警惕性越高,则越不容易被感染,减少幅度越大。可以用下面的公式表示初始概率p0和减小幅度di的关系:
式中:δ为用户警惕性因子,它表示在电子邮件网络中用户对病毒的警惕性程度,即安全意识水平。同时,1 p0表示打开概率和减少幅度之间呈反比关系,也就是打开概率越大,说明警惕性差,自然减少程度就低,为反比关系。用户打开带毒邮件的概率会随着接收类似邮件次数的增加而减少。可以认为,每次都在上次基础上减少di,由此,可以得到健康用户第k次收到带毒邮件时,打开带毒邮件的概率为:
式中p0为初始概率。
3 电子邮件病毒传播的仿真
3.1 病毒感染速率s对病毒传播的影响
在前一节中,可以分析得到,健康用户打开恶意邮件中附件的概率将影响到病毒的传播,同时,中毒用户单位时间内发出的带毒邮件的数目t也将影响到病毒的传播速度。在此,可以定义病毒感染速率s的公式如下:
初始p0的确定由文献中分析得到了,即与随机变量X相关,具体使用X~N(0.5,0.32)产生的随机变量,当X<0时,X取值为0;X>1时,X取值为1。用户的警惕性因子δ取30,因为用户一般具有稍强的安全意识。T的取值要考虑两方面的因素,一方面取决于用户的地址簿里的地址数量,第二方面要考虑到当前网络的速度,综合考虑这两方面的因素,经过研究发现,一般用户地址簿常用的联系人在10~100之间,而邮件的发送速度考虑到携带附件和网络拥堵可以取平均值为1封/min。最终,确定取t为均值20。
初始化网络,首先建立BA无标度网络模型,设置初始的孤立点为10,模拟一般局域网办公环境的机器数量且便于计算,接下来加入新的节点,每加入一个节点即引入10条边,t=9 990,由于电子邮件网络是一个大规模网络,因为最终建立的网络中会达到N=10 000个节点,这样会使得仿真更接近实际情况。
仿真电子邮件病毒的传播,假定最初的10个节点都为中毒主机,取不同的p0,利用打开带毒邮件概率的迭代公式,对每一个p0仿真20次并取其平均值,可以得到如图1所示的结果,从图1中可以看出,p0越大,病毒的传播速度越快,当p0=0.1时,病毒传播的速度基本上已经是直线上升。特别是网络中只有约70%的主机被感染,这主要是由于p0是由随即变量X~N(0.5,0.32)所产生,而且考虑到p0是随着用户接收到带毒邮件的次数而变小,因此网络中的节点不会全部被感染。同时,由于属于发散时传播,在大约5 min里,网络中的70%主机将会被感染,完成传播过程。
可以看出,电子邮件病毒传播非常的快,造成危害非常大,一旦开始传播,想要控制必须要第一时间及时地截断其传播的途径。
3.2 用户警惕性因子δ对病毒传播的影响
用户警惕性因子δ表示健康用户在每接收到一次染毒邮件后,其pk至少要减少δ个百分点。所以,实际上,δ表示了电子邮件网络中用户安全意识的平均水平,显然,δ越大,网络中的该健康主机的安全意识越高,传播病毒造成的影响越小。选择不同的δ值,对每个δ进行20次仿真试验,再求得平均值,得到如图2所示的曲线。
从实验结果可以看出,用户安全意识的增加对于减少病毒的感染范围有很明显的作用,但是,必须看到,增大用户警惕性因子δ对病毒的传播速度影响并不大,当δ取不同值时,病毒完成传播的时间基本上是一致的,可以说没有差别。这也就是为什么目前电子邮件用户的安全意识比网络初期有明显提高,各种警惕性提示也日益全面和增加,而电子邮件病毒的传播依然如此快速。可见,电子邮件病毒的传播控制,想要单一通过提高用户警惕性是不够的,还要采用其他的防毒措施来减少和减缓病毒的传播,最终达到控制电子邮件病毒传播的目的。
3.3 网络拓扑结构对电子邮件病毒传播的影响
为了研究影响电子邮件病毒传播的因素,上述的仿真实验都是在无标度网络模型下进行的,实际电子邮件网络的拓扑结构应该是更加复杂和多元化的,因此,在ER随即图、小世界网络、无标度网络这三种结构中分别研究电子邮件病毒的传播情况。
假使这三个网络都按照10 000个节点来构造,而网络中的平均度6,在这三种拓扑结构下分别进行20次仿真取平均值,得到图3所示曲线。
从图3中可以看出,电子邮件病毒的传播速度在无标度网络模型中比其他两种网络的传播速度明显要快。该现象与Pastor等人基于传统的SIS病毒传播模型进行的对比研究的结果相符,也就是无标度网络更易于传播病毒[5]。分析其原因,主要是因为无标度网络中节点度分布的不均匀,少量节点的度非常大,导致其具有很强的随机故障的鲁棒性,同时具有很差的恶意攻击的鲁棒性。通过观察具体的仿真过程,可以发现:
(1)电子邮件病毒在传播过程中会首先感染节点度大的节点。因为这类节点具有更多的连接,被病毒感染的机会更大。
(2)节点度大的节点在染毒后会成为病毒的重要传播源,加快病毒传播的进程。同样是因为该类节点具有更多的连接,传播速度更快。
4 电子邮件病毒的监控与防御
电子邮件病毒传播速度如此迅速,破坏范围如此之广,因为实际上各大杀毒软件公司都在其产品中加入了对电子邮件安全的支持。在上一节研究电子邮件病毒传播影响因素的基础上,可以认为,首先病毒传播速度非常的快,采用延迟处理的方式可以减缓其传播速度,这种方式配合及时更新电子邮件软件的病毒库,可以起到一定的效果[6]。
另外,由于用户自身的安全意识对电子邮件病毒传播速度影响很小,因此不能把电子邮件病毒的防御依赖于对用户的安全意识普及,但是可以想到,鉴于其对电子邮件病毒传播范围的影响,如果当电子邮件网络中的所有用户都具有了很强的警惕性,电子邮件病毒的传播范围势必会大大缩小,危害也会降到很低,所以,还是需要通过各类各种途径来进行电子邮件安全使用方法的强调,同时,由于电子邮件病毒依靠附件传递的这种鲜明特征,也使得其安全普及变得相对容易,其就是注意不要打开来历不明的电子邮件附件。
在网络拓扑结构的影响分析中,观察看了网络中度较大的节点在病毒的传播过程中起着非常重要的作用,这种重要性随着其度值的增大而增大,因此,对电子邮件病毒的监控与防御应该主要针对这些具有较大度的节点进行。
对于这些具有较大度的节点,按照其值由大到小进行如下的监控和安全防预措施:安装优秀的电子邮件杀毒软件,延缓该节点邮件的发出,给病毒库的更新提供一个缓冲时间,并第一时间更新病毒库,对节点收到的每一封信件进行查毒,积极的监控该节点,当发现染毒邮件,立即进行删除,阻止其进一步传播,由于度值大的节点的关键性作用,可以对病毒的控制起到很好的作用,同时,对该病毒的特征进行病毒库的更新上传,增加其他关键节点发现以及阻止该类电子邮件病毒传播的可能,或是使得其尽快发现其染毒的状态,进行相应的处理,从而最大程度地阻断或是减缓病毒的传播。若监控发节点已经染毒,需要立即强制其离线,这样就切断了病毒的重要感染源,能够在病毒传播的早期遏制病毒,保护了网络中的大部分节点。
5 结论
由于电子邮件的广泛使用以及电子邮件病毒不需要搜索目标主机就可以进行传播,给传统的其他计算机病毒相比,它的传播速度更快,危害也更大。因此对电子邮件病毒的监控和防御显得愈发重要。
本文首先分析了电子邮件病毒的特点,概述了电子邮件病毒的研究现状和背景。提出利用复杂网络中的无标度网络来模拟电子邮件网络的拓扑结构,并在前人研究的基础上建立了电子邮件病毒的传播模型。接下来进行了模型的仿真,并分别进行实验,研究了病毒感染速率、用户警惕性因子以及网络拓扑结构对电子邮件病毒的影响。得到了无标度网络更易于电子邮件病毒传播的结论,同时,用户对于电子邮件病毒的警惕性增加只能减少其病毒感染范围,但是不能减缓病毒的传播速度。
由于无标度网络的传播特性,本文提出了监控和防御电子邮件病毒的思路和方法,利用无标度网络中具有较大度的节点在电子邮件病毒传播过程中的关键性作用,针对这类节点进行相关的防御和安全部署。该方法目前还处于方案提出阶段,在具体实际应用中还是需要进一步具体和细化,在实践中验证其效果。
摘要：电子邮件已经跃升为计算机病毒的最主要传播媒介,所以有必要对电子邮件病毒的传播行为进行深入研究。首先介绍了复杂网络的相关理论,特别阐述了其结构特性,在无标度网络模型的基础上仿真分析了电子邮件病毒的传播特性,并根据其传播特性揭示了电子邮件病毒预防和阻止的有效方式。
关键词：无标度网络,电子邮件病毒,传播特性,复杂网络
参考文献
[1]史明江.复杂网络中的病毒传播研究[D].上海:上海交通大学,2007.
[2]汪小帆,李翔,陈关荣,等.复杂网络理论及其应用[M].北京:清华大学出版社,2006.
[3]XIA Cheng-yi,LIU Zhong-xin,CHEN Zeng-qiang,et al.Epi demicspreading behavior in local-world evolving network[J].Progress in Natural Science,2008,18(6):763-768.
[4]PASTOR-SATORRAS R,VESPIGNANI A.Epidemic spread ing in scale-freenetworks[J].Phys.Rev.Letters,2001,86(14):3200-3203.
[5]KONDAKCI S.Epidemic state analysis of computers under mal ware attacks[J].Simulation Modeling Practice and Theory,2008,16(5):571-584.
用QQ邮箱发送视频邮件
QQ邮箱早先就推出了视频邮件功能，那就使用该功能现场录制一段视频发送给亲朋好友吧，这样收件人通过视频邮件能听到你的声音，还能看到你的表情，非常亲切。
发送
连接好摄像头、麦克风后，进入QQ邮箱主页，点击界面左侧的“写信”按钮，在信件类别一栏中切换到“音视频邮件”标签，便进入视频邮件撰写界面。传统邮件的正文区就被视频窗口取代。创建视频邮件时，按下视频窗口中的“录视频”按钮，弹出Adobe Flash Player询问框，点击“允许”待窗口倒计时结束后即可开始录制视频邮件（图1）。
完成录制后，点击视频窗口左下角的“结束录制”按钮结束。这时就可点击视频预览窗口中的“播放”按钮预览效果，查看无误后，分别在“收件人”栏和“主题”栏输入收件人地址和邮件主题，单击“发送”按钮发送邮件即可。
接收
好友收到QQ邮箱发送的视频邮件，该如何查看呢？一般来说分为两种情况：QQ邮箱与非QQ邮箱。如果使用的是QQ邮箱，那么打开邮件后，视频画面会通过邮件正文区的视频窗口直接播放出来。同时，该邮件还附带一份FLV格式的附件，需要的话，可以下载到电脑中保存。如果接收者使用的是163、Gmail等非QQ邮箱，那么视频画面不会在网页里播放，只在正文区出现“如果您看不到视频，请下载附件”的提示，此时只能下载FLV格式附件，通过电脑中的播放软件播放视频邮件。
用VideoMail发送视频邮件
腾讯的视频邮件颇有些“自娱自乐”的味道，仅仅能在自家邮箱播放视频邮件，使用时并不是特别的方便。要想摆脱限制，让视频邮件在所有邮箱中都能播放，就得靠VideoMail出马了。VideoMail是一款免费视频邮件的客户端软件，需要Adobe AIR支持，这就意味着它可以跨平台使用。
发送
启动VideoMail后，系统就会自动启动摄像头（在视频预览窗口中即为摄像头录制画面）。制作视频邮件时，首先点击界面左下角的录制（红色按钮），完成后再按下停止按钮（白色矩形框），随后点击界面下方的“Send To Mail”按钮，在弹出的邮件地址对话框中输入接收者的邮箱地址，点击“Send”按钮即可发出邮件（图2）。
接收
目前企业邮箱市场存在两大门派的竞争。一是门户网站的企业邮箱，其所占的份额不大，有些不具备反垃圾邮件功能;二是域名注册和虚拟主机服务商设置的企业邮箱，他们拥有庞大的企业网站的用户资源，能够在用户注册域名、开通网站空间的时候就附送企业邮箱给用户，无需用户单独购买，因此基本垄断了企业邮箱市场。
现在域名注册和虚拟主机服务商的技术实力已经不逊于门户网站，再加上其服务的专业性和资源优势，因此成为企业邮箱市场的主力军。如在上述企业邮箱评测活动中，各个知名的icp和isp服务商都参加了，但无论是在反垃圾邮件、反病毒的关键技术检验上，还是在邮箱登陆及浏览速度、邮件发送速度、邮箱稳定性等重要综合指标上，领先的是国内最大的域名注册和虚拟主机服务商中国万网，
纵观各种概念的反垃圾邮件服务纷纷登场，令用户目不暇接，但简而概之无非分为以下两类：一是硬件防火墙产品。即采取为邮件服务器单独设置防火墙的方式抵制垃圾邮件，“阻断”拦截垃圾邮件，避免邮件服务器的性能受到干扰，但美中不足的是，误判的出错率非常高。再者使用硬件防火墙产品的费用比较昂贵，因而其市场空间并不广阔。
二是软件防火墙产品。即通过在自身邮件系统中设计反垃圾邮件功能来抵制垃圾邮件，这种做法当前较为普遍。
如今，企业邮箱服务商采用软件和硬件的防火墙产品的都有，可谓“软硬兼施”，但关键在于怎样结合自己的专业特长、资源优势和盈利模式，为客户提供低成本高效率的反垃圾邮件服务，这是竞争取胜的根本。
我们试着来创建一个名为“公司组”的组。点击“地址簿”按钮→“文件”→“创建组”命令或直接点击工具栏中的“创建组”按钮（如下图），将会弹出创建组对话框，在“组名”栏中输入“公司组”，然后点击右侧的“增加”按钮，弹出“地址选择”对话框，在此你可选择增加或删除邮件地址，
“确定”后返回到邮件组窗口，你还可以在下方的描述框中为该组输入一些有关信息。最后点击“确定”按钮，一个组就创建完成了。
你认识垃圾邮件吗？
我相信每一个拥有邮箱的用户都曾经见过垃圾邮件，有的人可能一天能收到几封，也有些人一天可能收到近百封而且垃圾邮件的格式各有不同。有的垃圾邮件是个简单的html格式的网页里面凌乱的字符，有的垃圾邮件是广告或是宣传页，有的垃圾邮件是些非法、暴力或色情的图片，有的垃圾邮件只是一个url地址，但是这个地址链接的内容却是和前面提到的三种内容相似，随着时间的推移越来越多的各种样式的垃圾邮件还会源源不断地出现在你的眼前。
中国互联网协会在《中国互联网协会反垃圾邮件规范》中是这样定义垃圾邮件的，本规范所称垃圾邮件，包括下述属性的电子邮件：
（一）收件人事先没有提出要求或者同意接收的广告、电子刊物、各种形式的宣传品等宣传性的电子邮件；
（二）收件人无法拒收的电子邮件；
（三）隐藏发件人身份、地址、标题等信息的电子邮件；
（四）含有虚假的信息源、发件人、路由等信息的电子邮件。
垃圾邮件的由来
这么多的垃圾邮件是从何而来的呢？internet使用的是tcp/ip协议，在internet诞生的时候只考虑了他的功能和方便性而忽视他的安全问题，所以才导致了如今大量的网络攻击。电子邮件使用的是smtp协议进行邮件的发送，他是基于tcp/ip的，因此他也同样存在了安全性问题。smtp协议缺少认证的过程，任何用户在没有严格的身份确认的情况下，都可以和smtp服务器进行通信。
sender: helo 1313s.com
receiver: 220 server.com simple mail transfer service ready
通过上面的命令就可以建立和smtp服务器间的通信，一些非法的用户（主要还是垃圾邮件的发送者）利用了这个缺陷随意发送各种形式的对接受者毫无意义的邮件，这就是现在这么多垃圾邮件的原因。
垃圾邮件解决措施
1、协议
垃圾邮件的是由什么引起的？协议。那么我们就从这个最根本的问题出发进行解决。目前的smtp协议缺少认证的过程，我们可以使用另一种有认证过程的邮件传输协议来取代他的位置，这样垃圾邮件的发送者就不会再在没有认证情况下就可以和smtp服务器进行通信了。
2、邮件服务器配置
垃圾邮件在网络大肆传播，在一定程度上和邮件服务提供商邮件系统的设置也有着直接的关系。应该关闭邮件系统的open relay功能，这是防范垃圾邮件最基本的。
3、产品
现在的邮件服务器用的都是smtp协议，人们用的比较习惯已经被人们深深地接受了。如果要全部更换成一种带有认证的邮件协议，将需要很长的时间和金钱，目前较好的一种解决方式是采用专用的反垃圾邮件功能模块。常用的反垃圾邮件功能模块主要存在于三种产品当中：
1）邮件客户端软件，特点是可以防止最普通的垃圾邮件，不用另外付费购买但是由于反垃圾邮件技术单一所以不能很好地防范垃圾邮件；
2）邮件服务器程序，和第一种情况差不多，不过这种方法将可能影响邮件系统的处理能力；
3）专用的反垃圾邮件产品，这应该是最好的一种反垃圾邮件的方法，功能比较强大，能够识别防范大多数的垃圾邮件当然具体情况还要与不同厂家采用的技术相关。
反垃圾邮件技术
1、关键字
使用的最早的反垃圾邮件技术之一。将一些会在垃圾邮件中经常出现
关键词：电子邮件,垃圾邮件,黑名单,白名单,身份认证,安全审计
1. 引言
通过因特网收发的邮件叫做电子邮件。因特网提供的最常见的网络服务之一就是电子邮件服务。电子邮件的快速、高效、方便以及廉价,是普通邮件所不能比拟的。垃圾邮件是指强制发送到用户电子信箱中的、未经用户同意或请求的、对用户没有意义的电子邮件。这些垃圾邮件一般包含广告、病毒、色情资料等内容,一般具有批量发送等特征,对用户的工作、生活有害无益。
2. 垃圾邮件的概念
垃圾邮件一般分为以下几类:未经收件人请求或同意,而强行发送到收件人电子邮箱中的有宣传作用的垃圾电子邮件;收件用户无法拒绝接收的电子邮件;隐藏发件用户地址、身份等信息的垃圾电子邮件;含有假冒的发件人、信息源、路由等信息的垃圾电子邮件;含有色情资料、病毒软件、反动内容等有害信息的垃圾电子邮件。
垃圾电子邮件有非常大的危害。垃圾电子邮件泛滥成灾,占用大量网络带宽,使因特网不堪重负,还传播病毒,成为黑客利用的工具,危害系统和网络安全。垃圾邮件不仅侵犯收件人的隐私权,而且妖言惑众,骗人钱财,传播色情等内容,对现实社会造成极大的危害。在经济利益的驱动下,垃圾邮件在很长一段时间内还会继续存在。反垃圾邮件工作是一项艰巨而长期的任务。
3. 过滤技术
一种直接而简单的垃圾电子邮件处理技术是过滤技术,通过过滤垃圾电子邮件的内容或来源来拦截垃圾电子邮件。这种过滤技术有广泛的应用,大部分反垃圾电子邮件的产品都支持过滤技术。为了提高过滤效果,反垃圾邮件产品往往结合使用多种过滤技术。
(1)黑名单技术。这种技术将已知垃圾邮件制造者的IP地址、主机域名或邮箱地址,存入一个黑名单数据库。邮件服务器或邮件客户端以这个黑名单数据库为依据,拒绝接收垃圾邮件制造者的垃圾邮件。当垃圾电子邮件的制造者快速地改变其电子邮箱地址时,黑名单过滤技术的整体过滤效力就会大幅下降。
实时黑名单技术需要权威机构建立并实时更新一个含有黑名单的数据库服务器,这个服务器上包含的黑名单数据被及时传输到本地的DNS服务器,供本地的电子邮件服务器或邮件客户端访问使用。国内的黑名单数据库服务器由中国的反垃圾电子邮件联盟提供使用。目前主流的电子邮件服务器都支持这种实时的黑名单过滤技术,如Postfix、Qmail、Sendmail、IMail等。
(2)白名单技术。这种技术将合法的、可信赖的邮件发送者的IP地址、主机域名或邮箱地址,存入一个白名单数据库。邮件服务器或邮件客户端以这个白名单数据库为依据,只接收白名单中包含的发送邮件者发过来的电子邮件。
白名单过滤技术提供了两种过滤方式:一种方式是直接拒绝接收白名单中没有包含的发送用户发来的电子邮件;另一种方式是邮件系统给发送邮件者发送一个质询邮件,要求他回复,以证实确实有发送邮件者这个人,通过验证后,邮件发送者被加入白名单。
白名单技术也有缺点。白名单的更新和维护难以达到实时。接收方只有将发送方加入白名单,才能顺利接收发送方发来的电子邮件。如果发送方改变了邮箱地址,那么接收方必须将新地址加入白名单,才能顺利接收发送方发来的电子邮件。白名单技术会产生大量质询邮件,要求垃圾电子邮件制造者回复,这些起质询作用的邮件也会成为垃圾电子邮件。白名单过滤技术会把因各种具体原因而无法响应质询的正常发信用户发送的电子邮件阻断。
(3)基于规则过滤垃圾电子邮件的技术。这种过滤技术将垃圾电子邮件的典型特征抽取出来,构成规则或模式的集合。这种技术以规则或模式为依据,来判定一封电子邮件是否为垃圾邮件。例如,对包含某些关键词的邮件进行加分,当分数累积到一定程度时,就认为该邮件是垃圾邮件,将其过滤掉。
基于规则的过滤技术的优点明显。规则可以共享,推广性很强。一套规则可以供多个邮件服务器使用。我国科研和教育计算机网下面的紧急响应组,已经推出了一个中文垃圾邮件过滤规则集,被广泛使用。
基于规则的过滤技术也有缺点。规则更新速度慢、时效性差。例如,标题包含“免费培训”的邮件一般是垃圾邮件,但过滤器可能会因为标题字符间存在空格而未将该邮件过滤掉。另外,过滤器的过滤规则越完备,其运行速度就会越慢。
(4)贝叶斯过滤垃圾邮件技术。这种过滤技术通过特定的过滤算法,对海量垃圾电子邮件和非垃圾电子邮件进行分析统计,从而得到各种各样的关键词在两类电子邮件中出现的概率统计模型。这种过滤技术利用建立起来的概率统计模型,来估算一封电子邮件是垃圾电子邮件的概率,判断准确、全面。
贝叶斯过滤技术的优点很多。这种过滤技术具有自学习过滤能力,能够分辨垃圾电子邮件与非垃圾电子邮件之间的区别,并自动地用于以后的邮件检测中。在接收到几百封电子邮件后,贝叶斯过滤器软件就可以自动地识别出各种垃圾电子邮件。这种技术由于自适应性好、自学习能力好,所以得到广泛应用。
(5)HASH技术。这种技术也叫哈希技术、散列技术,可以把任意长度的输入内容,通过散列算法,变换成较短的固定长度的输出,该输出被称为散列值。利用这种技术,将邮件的内容、发件人等作为参数,可以求得邮件的散列值。如果大量邮件的散列值相同,那么就可以怀疑有人在大批量发送垃圾邮件。
(6)指纹识别技术。这种技术需要在各种垃圾邮件中进行抽样,并对邮件样本进行计算,得出该样本的特征码,也就是所谓的“指纹”,将指纹存入指纹库。如果一封邮件的特征与指纹库中的某个指纹相互符合,那么我们就可以断定这封电子邮件是垃圾邮件。这种识别技术需要经常维护相应的指纹库。
(7)反向DNS域名核查技术。垃圾邮件制造者在发送邮件时,随意捏造一个虚假域名非常容易。反向DNS域名核查,是指接收邮件服务器在接收到电子信件时,要对电子邮件发送者的域名进行检查,以验证发送者的信息是否真实,防止发送者利用虚假域名进行欺骗。
4. 基于SMTP的改进技术
(1)反向查询技术。SMTP是指简单邮件传输协议,是在因特网中用于邮件服务器之间交换邮件的协议。SMTP在设计时没有考虑安全问题,许多垃圾邮件工具借助该协议的漏洞隐藏或伪造邮件发送者等信息。针对垃圾邮件问题,需要对SMTP进行技术改进。如果我们能够解决垃圾电子邮件的发送地址伪造问题,我们就可以防止垃圾电子邮件的产生。为此,接收邮件服务器可以要求验证电子邮件的发送地址。反向查询邮件技术可以检查电子邮件发送方的域名和IP地址是否对应,如果不对应,就可以判定该邮件为垃圾邮件。
(2)Sender ID检查技术。该技术需要邮件发送方和接收方共同支持,能够辨别出电子信件的确切地址来源,因此能够大幅度减少垃圾电子邮件的地址欺骗行为。邮件发送方在发送邮件时要按照技术规程留下其真实身份记录,接收电子邮件的服务器要利用Sender ID检查技术对发件用户的身份进行核查验证,以决定是否接收该邮件。
(3)Fair UCE技术。该技术在邮件发送方IP地址、域名、E-mail地址间建立一种联系,以确定电子邮件的合法性。该技术会核查电子邮件发送用户的地址是否有过不良记录,是否曾经被接收方加入黑名单中,从而决定采取什么样的措施来处理该邮件。这种技术还可以通过追查源头来找到垃圾电子邮件的发送源,并将这些垃圾电子邮件返回给发送源,以此来打击垃圾电子邮件的发送者。
(4)DKIM技术。该技术利用公开密钥密码体制对电子邮件进行数字签名。用户发送邮件时,发信服务器会自动利用私钥给电子邮件(包括发送方域名等信息)加密即签名。收信服务器利用公钥解密邮件即验证签名,从而判定电子邮件及发送方信息的真实性。收信服务器确认邮件并非垃圾邮件后,投递到收件人邮箱中。
(5)加密技术。SMTP不支持邮件加密,因此不能保证邮件的安全性。为此,可以扩展SMTP的功能,引入邮件加密技术。邮件加密可以保证邮件的保密性和完整性。要证明发件人的身份,还要对邮件使用数字签名技术。
5. 邮件服务器的安全管理技术
(1)病毒过滤。邮件服务器是收发电子邮件的网络服务器。许多病毒是通过垃圾邮件传播的,因此邮件服务器必须具备垃圾邮件处理功能,能够过滤尽可能多的垃圾邮件。邮件服务器还要具备基本的病毒防御和查杀功能,以抵御大部分网络病毒的攻击。
(2)身份认证。身份认证主要是指对电子邮件发送方的身份进行识别和验证,以防止黑客用非法身份攻击邮件服务器。身份认证还可以保证邮件服务器的各种资源被充分应用到邮件处理过程中,不会造成资源浪费。
(3)安全审计。对电子邮件服务器提供的各种实际应用、各种具体服务及时记录工作情况,做好审计日志,以便在电子邮件服务器出现故障时能够快速找到故障的原因。还要对电子邮件服务器当前正在运行的各种应用和服务进行实时地监察,以便动态地调整电子邮件服务器的参数,保证电子邮件服务器安全运行。
6. 结语
综上所述,各种反垃圾邮件技术各有利弊,在实际应用中,只有把各种技术结合使用,实现优势互补,才能取得良好的效果。如今,网络安全已经成为国际性问题,只有把各种技术手段和各种管理手段相结合,才能最大限度地保证网络安全。
参考文献
[1]Dengguo Feng.Information Security and Cryptology[M].Wuhan,Hubei,China:Hubei Dictionary Press,2006
[2]Aditya Bagchi.Information systems security[M].Guangzhou,Guangdong,China:Guangdong Education Press,2006
[3]CISSP,Harold F.Tipton.Information Security Management Handbook,Fourth Edition,Volume III[M].AUERBACH,2001
相关背景：1. Elizabeth Levin给John Gu来信，告知一条新信息。(这里是关于中国海关的一项新规定及其对境外至中国航空货运air shipment的影响)2. John Gu觉得这条新信息可能并不真实或准确，他试图进一步了解情况，弄清事实，因此给Elizabeth Levin回信。(具体邮件见下期)
A message to John Gu from Elizabeth Levin
Hello John,
I just wanted to provide you with a heads-up1). I have just been advised by my destination partners2) in China that Chinese customs3) has changed with regard to importing air shipments: you can no longer import an air shipment into China on a copy of the transferee’s4) passport and a copy of the inventory5) anymore. Chinese customs is now stating that an import permit must be issued before the goods being transported via air can be cleared. The import permit process can be started by the USABC Company in China prior to the transferee’s arrival to China, but the actual import permit can not be issued until the shipper6) arrives in China and this process may take several weeks after the transferee’s arrival. I’m waiting for further details with regard to this matter from my partners in China, but this new regulation will cause delays on air shipments into China and additional storage charges.
As soon as I have more details on the situation I will advise accordingly. At the present time, I am unable to forward Mr. Thomas’air shipment to China until the import permit is in place7).His sea shipment will sail as scheduled on November 30 with an ETA8) of December 20 into Shanghai, but if the import permit process is not completed by that time, demurrage9) (storage) charges will incur until the import permit is issued and the goods can clear customs and be delivered to residence.
Regards,
Elizabeth
信件分析：
Elizabeth开门见山表明了写信的目的，提醒John注意一件可能发生的事情，然后便具体叙述了事情的全过程。核心信息是中国海关出台了一项新规定，外国公司不能再凭transferee的护照复印件和货物清单复印件向中国空运进口货物，而是需要得到一个Import Permit(进口许可)。要得到这样的一个许可，首先是由USABC公司 (也就是transferee，Mr. Thomas所属的在华公司或代表处)提出申请，然后需要得到中国相关部门的批准。之后，Elizabeth表达了这项新规定对于手头Mr. Thomas的私人空运物品产生的影响：在没有进口许可的情况下，不能把货物运出去。Mr. Thomas 的海运物品可以按原计划时间运出，因为当海运物品到达时，Elizabeth估计进口许可应该就可以办好。如果届时海运物品进口许可还没有到位， 那么就得暂时扣留在寄放处，并且得付逾期费。由于是新规定，Elizabeth目前掌握的信息也并不充分，因此最后表示正在等待进一步的消息。
1.heads-up：这是从一个口语动词词组heads up变化而来的名词。Heads up是一个危险警告用语，意思是“当心，小心”。
2.destination partner：直译是“目的地合作伙伴”，也就是指紧接其后的在中国的合作伙伴。
3.customs：海关。注意需用复数形式。还有一个相关用语，clear customs(清关)，指海关检查后放行。
4.transferee：指从一个地方转移至另一个地方的人，或者准备去一个新地方的人。这里指公司外派至国外的工作人员，即被调任者。
5.inventory：货物清单，详细目录。这里指该公司外派人员需要带出境的私人物品清单。
6.shipper：托运人(运输业专用术语)，这里是指前文的transferee。
7.in place：就绪。这里是指得到import permit进口许可。
8.ETA：运输业专用术语，指estimated time of arrival预计到达时间。
● 邮件服务器每隔18天就会达到饱和
● 企业用户平均每天花费2.5小时来管理邮箱
● 81%的用户需要访问已经归档或删除的邮件和附件
我们每天都在与邮件打交道，收邮件、发邮件，充分利用互联网给我们带来的种种好处，乐此不疲。但是，随着邮件的增多，各种问题随之而来，其中最突出的是来自邮件存储管理的挑战。据统计，在一般情况下，邮件服务器每隔18天就会达到饱和，而IT管理员每周要花费8～12小时来进行邮件的备份和存档，同时还要花费5～6小时来恢复用户的存档邮件和附件，由此而带来IT费用的增长。另外，邮件用户的工作效率也在降低。有数据表明，2002年，企业用户平均每天花费2.5小时来管理他们的邮箱，其中有81%的邮件用户需要访问已经归档或删除的邮件和附件，而有66%的单位或组织需要限制用户邮箱的大小。
邮件的增多使邮件管理面临新的挑战。邮件服务器超负荷，存储容量不够，邮箱大小限制了大容量信息的传递，同时也限制了历史信息的保存时限。另外，已删除的邮件信息只能永久丢失，而重要的邮件又缺乏有效的保存方式。邮件管理的分散性降低了信息的安全性。
新一代的邮件管理目标是什么?
OTG公司北京代表处首席代表许庆民先生指出，新一代邮件管理应具有更大的系统容量和更好的扩展性;具有更快的响应速度和更高的系统性能;能自动归档历史邮件，统一保存和备份;已删除的邮件可快速恢复;系统管理简便易行;便捷、透明的客户端信息存取以及零培训，
如何有效地管理邮件，实现以上目标，已成为存储软件厂商关注的问题。近日，Legato公司在北京发布了全新的邮件信息存储管理软件EmailArchive，它是Legato公司今年3月收购的上市公司OTG针对邮件存储管理而推出的解决方案，它为用户的邮件存储管理提供了新的选择。EmailArchive是OTG公司EmailXtender系列解决方案的一部分，它将邮件及其附件自动拷贝到信息中心，同时把邮件服务器上的原始数据(占用大量存储空间的附件)删除，从而释放出更多的存储空间。在处理过程中，EmailArchive不仅缩短了备份时间，而且当邮件从终端用户收件箱中删除后，可以完全恢复文件信息及其附件。
EmailArchive的主要功能
● 提高邮件服务器的运行效率，减轻服务器的邮件处理负担。EmailArchive从邮件服务器中自动将邮件正文及其附件拷贝到信息中心，它为降低邮件服务器的负载，设计出独特的策略，通过自动删除服务器中占用大量空间的附件，提高服务器的高效性和稳定性。同时，邮件服务器数据存储量的减少，有助于系统提高备份和恢复的运行速度，而取消存储量限制则意味着管理员可以解除邮箱和信息大小的限制。
● 扩展E-mail系统存储容量，邮件服务器的有效存储容量可无限扩展。EmailArchive迁移历史邮件和附件，扩展邮件服务器的有效存储空间，同时与OTG的软件DiskXtender结合，能提供近乎无限的可扩展虚拟存储空间。
● 历史邮件自动归档。在自动归档的基础上，可以实现重要邮件的统一保存、备份，历史邮件的访问和已删除邮件的恢复。
● 简便易行的安装和系统管理。安装程序可自动定位和配置邮件服务器;按照标准MAPI和邮件服务器通信，可以适应多种系统平台，无需在邮件服务器和客户端安装任何软件，从而减轻系统管理的工作量;可灵活定义的归档、指针、删除策略可以适应企业的各种邮件存储管理需求，同时，具有便捷的邮件检索和快速恢复功能。
● 对邮件客户端透明。EmailArchive只对邮件服务器进行操作，不会干扰客户端的任何工作。同时，用户依然采用原有邮件客户端软件，即可享受到新一代邮件管理带来的好处，无需专门培训。系统自动归档备份用户邮件，并可快速恢复用户删除的邮件。
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼 仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。写 Email 就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封 Email 的时候，要想到收信人会怎样看这封 Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。
以下职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！
一、关于邮件主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的；
2．标题要简短，不宜冗长，不要让 outlook 用，才能显示完你的标题；
3.标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先 生收”；
4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后 整理；
5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；
6． 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要 RE、一大串。RE
二、关于称呼与问候
1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度
1.1 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮 件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
1.2 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x 先生”、“x 小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
1.3 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文 名。称呼全名也是不礼貌 的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
2．Email 开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个 Bes t Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地 方不妥，对方也能平静的看待。
三、职场的电子邮件礼仪
1.Email 正文要简明扼要，行文通顺 Email 正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只 作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人 晦涩难懂的语句。
2.注意 Email 的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不 同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。邮 “ 件门”就是深刻的教训！
3.Email 正文多用 1234 之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好 1、2、3、4 的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再 发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文 Email，最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否 有错误。
6.合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些 信息进行提示。合理的提 示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影 响阅读。
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清 楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
四、夹带附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；
2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；
4.附件数目不宜超过 4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；
6.如果附件过大（不宜超过 2MB），应分割成几个小文件分别发送；
7.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件； 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给 他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
8.选择便于阅读的字号和字体。选择便于阅读的字号和字体。中文老实点用宋体或新宋体，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字号用 五号或 10 号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
五、结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的 朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过 4 行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你 联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司 的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过 于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在 OUTLOOK 中设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
六、邮件回复
1.及时回复 Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是不可少的，这是 对他人的尊重，理想的回复时间是 2 小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中 在特定时间处理，但一般不要超过 24 小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了”，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待，记住：及时做 出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工 作。2.进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免 再反复交流，浪费资源。
3.回复不得少于 10个字 对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已 知道” 等字眼，这是非 常不礼貌的。怎么着也要凑够 10个字，显示出你的尊重。
4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次，这只能说明交流不畅，说 不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越 RE 越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5．要区分 Reply 和 Reply All（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该 replay all，让大家都知 道；不要让对方帮你完成 这件事情。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独 沟通，不要当着所有人的面，不停的 RE 来 RE 去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！
6.主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在 文末添上以下语句：“全 部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
七、正确使用发送，抄送，密送 正确使用发送，抄送，要区分 To 和 CC 还有 BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）
1．To 的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响 应。
2．而 CC 的人则只是需要知道这回事，CC 的人没有义务对邮件予以响应，当然如果 CC 的人有建议，当然可以回 Email。
3．而 BCC 是秘送，即收信人是不知道你发给了 BCC 的人了的。这个可能用 在非常的场合。
4．TO，CC 中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职 位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
6．转发邮件要突出信息。
八、注意事项
1．在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息；
2．转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员，或 者未经授权的接收人；
3．如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息；
4．不要将 RE 了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑；
5．对外重要文件必须经高阶主管认可签字转为 PDF 文件，或由高阶主管亲 自发送；
6．所有的电子邮件应自我 Double check 后才发出。
【点评】
1、沟通的效果，面对面最好，电话次之，邮件最差；
2、以后发送的邮件切记不要出现无标题之类，这样给收件人后期查询带来很多 不便，同时也给收件人留下一个不好的印象；
3、如果前后发送同一个主题的邮件，但是邮件的内容有所变化，应在邮件标题 中有所提示，如（更新）字样，当然，最好的方式是一步到位；
4、准确把握收件人、抄送人、密送人的不同使用方法及不同；
5、一个邮件通常只包含一件事情；
6、邮件的征文应突出主题，便于收件人阅读所要表达的重点，如果内容太多，可在邮件正文简明扼要的概括下内容要点，并注明详细内容请参看附件；
7、特殊格式的文件，需注明打开的方式，这样给使用者会带来更多的方便；
8、对财务人员来说，在报送报表、应收账款等情况时，可注明“**年**月** 公司**报表”，在报送应收账款时，可注明“**公司应收账款表（截止**月* *日）”，这样可以使人更加方便的阅读，也便于后期查看；
