局机关公文管理制度

局机关公文管理制度（精选7篇）

局机关公文管理制度 篇1

一、收文处理：收文处理一般包括签收、登记、传阅、批办、承办、立卷、归档、销毁等程序。（1）所有来文均由办公室档案员统一签收、拆封、登记；（2）来文按党务、行政两大类分类，及时送办公室主任处理。办公室主任按照领导分工，签署传阅意见，送领导阅示后，然后根据领导批示意见，及时送班子其他成员和有关股室阅知承办。（3）阅文者阅文后，应签署姓名、时间和具体明确意见。（4）领导开会外出学习、参观带回的公文（资料）应当交办公室作收文处理。（5）对“三密”文件资料，要定期清理，并按时归档、清退。所有文件不得擅自拆卸、横传、复印，防止出现失泄密现象。

二、文件的起草：按照业务分工由各股室负责起草，由办公室进行文字把关。

三、党组文件由党组书记签批后方可打印、盖章；行政文件由局长签批后方能印制、盖章。

局机关公文管理制度 篇2

一、党政机关公文的特点

党政机关公文具有以下六方面的特点:

(一) 鲜明的政治性。

党政机关公文渗透和体现着党和政府的路线、方针、政策。党政机关公文的这一特点要求我们在写作公文的时候, 一定要了解和熟悉党和政府的路线、方针、政策, 保证公文的政治质量。

(二) 作者的特定性。

党政机关公文一般都是以机关的名义进行发文, 有的公文则是以领导者个人的名义发文。虽然它是以领导者个人的名义发文, 实际上是代表着领导机关的法定代表人。

(三) 法定的权威性。

党政机关公文是党和政府的上级机关制定的, 具有重要的领导作用和指导意义。一个公文出台以后, 下级组织必须坚决执行, 做到令行禁止。党政机关公文具有法定的权威性, 要求下级机关必须坚决贯彻, 严格执行。

(四) 严格的规范性。

党政机关公文具有固定的题材和格式。党政机关公文在融入权威性和政策性为一体的过程中, 无论从内容结构, 还是语言表达、外部形式等各方面都具有自己的特点。

(五) 很强的时效性。

注重时间和效率是公文的特点, 党政机关公文更不例外。无论是请示报告工作, 还是发布命令、指示, 都要有时间观念、效率意识。

(六) 一定的保密性。

党政机关公文涉及党和国家的一些内部事务, 有的还涉及一些机密。所以, 有的党政机关公文有明确的传达、传阅对象和范围, 有的在上面明确标有秘密、机密、绝密等级。因此, 要严格按照保密工作制作和处理党政机关公文。

把握好党政机关公文写作的六个特点, 对我们写好党政机关公文具有重要的指导意义。

二、党政机关公文写作的基本要求

《党政机关公文处理工作条例》对党政机关公文的撰写、格式、内容等都提出了基本的要求, 写作的时候要以其为依据。不同文种的公文有不同的具体要求, 但是无论哪种公文, 在写作的时候都必须遵循五个基本要求:

(一) 符合党和政府的路线、方针、

政策和上级的规定。党政机关公文的主要作用是传达党的路线、方针、政策, 发布重要的规定, 贯彻上级的指示, 对推进党和政府的工作、建设有着十分重要的作用和意义。党政机关公文的特点决定了党政机关公文写作本身具有很强的政治性, 因此, 我们在写作党政机关公文的过程中, 一定要对党和政府的路线、方针、政策深刻领会、认真学习, 不能偏离更不能背离。同时在写作的时候, 要把党和政府的路线、方针、政策以及上级的指示和决定, 与本单位的实际情况结合起来, 这样既能解决本单位的具体问题, 又能使所拟的文稿观点正确, 得出的结论、采取的措施都符合党的路线、方针、政策, 体现出公文的政治性。

(二) 坚持实事求是,

符合客观实际。撰写党政机关公文必须坚持实事求是的思想路线, 从实际出发, 尊重客观规律, 这是党政机关公文文风的基本要求。起草党政机关公文要紧密结合本单位的实际, 对本单位的实际情况进行认真的调查和研究, 使得写出来的公文有内容、有情况、有分析、有观点、有结论、有办法、有措施, 言之有物, 言之有理。

(三) 观点鲜明准确, 结构严谨,

层级分明。首先, 党政机关公文要有明确的观点, 观点是文章的灵魂, 特别是主体观点, 它是文章的主心骨。其次, 起草党政机关公文, 结构必须要严谨, 一般开头部分、主题部分、结尾部分都必须齐备, 不能无故残缺。再次, 起草党政机关公文必须要注意条理清晰、层次分明。必须明确一篇文章有几个部分, 分层之间要用同一个标准, 各个层次之间围绕主题, 还要成为一个有机的整体。此外, 还应当注意每个段落都应该具有完整性。

(四) 文字表述准确简洁,

讲究语法修辞。首先, 语言使用要准确, 做到文如其事, 恰如其分。对于表示程度上的一些提法, 应该讲究分寸。党政机关公文中涉及到的时间、地点、人名、数字等, 表达必须准确。其次, 在党政机关公文写作的过程中, 可以有意识地使用一些模式化的语句, 以达到文字表述简练的目的。有时运用一些模式化的语言, 既简洁方便又有效。使用模式化的语言对其他的文章来说可能是一种失败, 但对于公文写作来说却是必须的, 如果采用其他的写法, 可能就达不到这种效果。再次, 党政机关公文写作需要遵守语法规则。在写作的过程中, 单句、复句必须区分清楚, 句子中的主谓宾和其他的成分都应该完备, 否则就会造成文理不通, 从而影响文章意思的表达。因此, 党政机关公文写作中绝不能出现病句。最后, 党政机关公文写作需要正确使用标点符号。标点符号是现代书面语言中的有机组成部分, 它有助于分清句子结构, 辨明语气。在党政机关公文写作过程中要注意, 有时不仅仅是一字之差, 实际上有时一个标点符号的差别也能造成文意上的混乱, 甚至给工作造成损失。所以, 党政机关公文写作者一定要正确掌握标点符号的用法。此外, 还需要特别注意党政机关公文用语的严肃性。党政机关公文虽然也要求语言的生动性, 用语的丰富性, 但是毕竟不同于文学写作, 它有自己的特点, 因此要避免使用过于华丽的词藻和带抒情色彩的描写, 应当尽可能使用规范性用语。

(五)

符合文种体式, 篇幅简短精炼。根据《党政机关公文处理条例》规定, 现行的正式党政机关公文有十五种, 此外还有一些非正式的文种, 比如工作计划、总结、讲话稿、感谢信等, 多达几十种, 每一个文种的性质和用途都不相同。因此一定要根据实际工作情况正确选用文种。在确定所选用的文种之后, 公文的篇幅要尽量简短, 在准确表达大意的情况下篇幅要尽量短些。党政机关公文的写作者要对公文的内容进行深刻把握, 同时还要善于归纳。总之, 党政机关公文的写作要求文种体式得当, 篇幅长短以文种而定, 并在此基础上尽量做到篇幅简短。

三、党政机关公文写作的基本步骤

一般而言, 党政机关公文的写作有四个基本步骤:

(一) 领受任务, 领会意图。

党政机关公文写作的一个突出特点是受命写作, 即按照上级的指示和要求去写。这一特点要求党政机关公文的作者必须按照上级的指示和要求去写, 是通过自己的加工为机关立言, 而不能站在作者自己的立场去写。所以在写作的时候不仅要明确所受命的任务, 而且还要准确领会领导的意图。首先要弄清楚公文的性质、作用、用途, 以及完成时限、有几个人参加等, 这样便于拟写写作计划。其次, 要对领导者关于公文的基本观点和思路有准确的领会把握, 如不清楚尽快向领导询问。此外, 还要注意把握领导提示的公文写作背景、资料搜集等其他方面的情况。这样, 在准确领会领导的意图之后, 写起来会比较顺利。这一环节的关键是领会领导者的意图, 为把领导者的意图转写成公文准备条件。

(二) 调查研究, 搜集材料。

党政机关公文的作者平时要有意识地进行调研, 善于积累一些素材、资料, 但是对于一些比较重要的、篇幅较长的公文必须进行深入地调查研究。调查研究对象的方法、内容是根据写作公文的内容来确定的。调查对象可以到基层、下级单位、统计单位, 有时还可以向专家、领导请教。调查方法可以采用座谈会、个人访谈、抽样调查、普遍调查法等, 也可以组合运用, 目的是为写好党政机关公文搜集必要的材料。一般而言, 写作之前应该搜集以下资料:一是文件材料, 也就是搜集和撰写公文有关的党和政府的路线、方针、政策, 上级党委和政府的有关决议、指示, 这是写作公文的基本依据, 要很好地把它们搜集起来进行学习领会。二是典型材料, 也就是指典型事物、典型事件、典型人物这些材料。三是前后对比材料, 以前和现在是什么样, 应该做到心中有数。四是反面材料, 在调研的过程中正反两面的意见都要听取, 这样有助于得出正确的结论。五是数据材料, 指写作党政机关公文有关的数据。搜集材料是写作公文的必经阶段和备料阶段, 在这个阶段一定要做到多调查, 多记录, 多思考。同时对搜集到的材料, 在保证广泛性和准确性的前提下, 一定要懂得有所取舍, 要选择那些最有说服力、最恰当的材料来使用。这一环节的关键是根据领导者的意图对各方面进行调查研究, 搜集整理大量有用的材料, 并对材料进行加工整理。

(三) 分析材料, 拟写提纲。

按照“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的原则, 对搜集到的材料进行综合分析, 归纳分类, 之后就可以开始撰写文章的提纲了。拟写党政机关公文的提纲首先要勾画公文的蓝图和大体框架。一般而言, 公文的提纲分粗纲和细纲两种。所谓粗纲, 就是把公文的框架结构和主要层次分清列出来, 要勾画出公文的大致轮廓。所谓细纲, 是相对详细和具体的提纲, 把公文的段落、过渡等都要考虑周详, 把公文的主要思想观点、目的、措施、方法等都用明确的文字表达出来, 在一定意义上说, 细纲就是公文的雏形。这一环节的关键是对经过加工整理后的材料的综合分析, 经过排列组合, 勾画出文章的大体框架, 草拟出文章的提纲。

(四) 动笔起草, 修改定稿。

提纲列出来之后就可以进行文章的起草工作了, 所谓起草, 就是用规范、简明、恰当的语句把构思和提纲转化为实际的文字篇章, 完成党政机关公文的基本写作。不论采取何种起草方式, 都必须按照所列提纲的要求紧扣主题, 一鼓作气写下去。一般情况下, 不要打断原来的思路, 争取一气呵成, 有些东西确实需要补充, 也要等到初稿完成后再从总体的角度来进行衡量。文章初稿完成后, 还必须进行认真地修改, 特别是一些重要的部分, 往往要经过多次修改才能成文。在公文修改方面, 一般要遵循四个方面的原则。第一, 先大后小。先从全篇着眼, 从全局出发, 然后再看局部的细节, 也就是坚持从整体看到部分。先看公文的主题是否明确, 观点是否鲜明, 依据材料是否真实, 然后再看公文结构是否合理, 逻辑是否严密, 最后还要看标点、文字表述等细节问题。第二, 字少义多。在能准确表达大意的情况下, 尽量用较少的文字容纳较多的实质性内容, 也就是达到言简意赅的目的。第三, 增、删、更、移。增就是增添, 主要是对材料不足、内容比较空泛的公文进行修改, 该增添的就要增添。删就是对那些语言重复、表述不明确或者庞杂的内容, 应该删除的坚决予以删除。更就是更改, 主要是对表述不清楚、不严密的文稿进行修改。移就是移动位置, 对段落、词句进行前后移动。在修改的过程中, 要综合运用增、删、改、移等手段, 进一步完善整篇文章。第四, 务求精心。从一定意义上来说, 好文章都是改出来的。党政机关公文的修改是一项严肃认真的工作, 必须具有耐心、细致的作风, 进行反复修改和雕琢, 这样才能写出好的文章来。

局机关公文管理制度 篇3

关键词：党政机关公文；发文字号；机关代字；规范化建设

2012年《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文发文字号由机关代字、年份号和顺序号三部分组成。机关代字的要素构成，学界观点较多。有所谓机关代字和发文性质代字的二要素说[1]，也有机关名称、主办部门和文类的三要素说[2]。但无论哪一种观点，还只是停留在本体讨论，即“机关代字是什么”的阶段，没有对其具体编写规范即“怎么办”提出明确意见。基于此，笔者针对当下党政机关公文机关代字编写随意、混乱等弊端，就其编写原则、涵括要素的编写规范，以及今后的规范化建设陈述陋见，抛砖引玉，以求教方家。

1 党政机关公文机关代字编写原则

要阐释党政机关公文机关代字的编写原则，不能不探讨发文字号的功能。发文字号肇始于古代勘合制度，真正作为政府公文必备格式要素的是在民国。1912年临时大总统公布的公文程式令第十八条规定：“本令所揭各项令状，各依年月日先后编号，每一年更易一次，自第一号起至何号止，于政府公报公布之”。由此可见，发文字号的原初意义在于防伪与统计，对机关代字编写并不十分重视。北洋政府时期，形成由机关名称、文种和号数三要素的编写成例。如“某机关训令第某号”“某机关饬令第某号”等。1929年国民政府颁布的公文用纸训令中，在规定稿面格式时开始使用“来文字号”“去文字号”的称呼[3]。由此可以推断，从彼时起发文字号的功能已不再限于防伪与统计，更多在于公文拟写、办理与档案管理等诸环节的指称。中华人民共和国成立后，1957年《国务院秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见》中，提出公文编号目的在于“便于公文的检查和处理”，能够“反映公文的认办单位”“给予收文和发文的分类登记工作以方便”[4]。这是建国后首次也是唯一一次对公文发文字号功能进行比较全面而权威的解释。

在公文拟写方面，发文字号往往是具体公文的替代。直到现在引述他文时，通常都要在其标题后面括注其发文字号，以增强区分性和权威性。在公文办理方面，如批复、函等文种在开篇也必须引述请示标题及其文号。当某一公文附件不能与主件一起装订时，建国后历次党政机关公文处理规约文书都规定“应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号”，以标示主件与其领属关系。在档案管理方面，国家档案局《机关档案工作业务建设规范》规定，档案尤其是文书档案卷内目录编写时，发文字号是要素之一。不仅如此，现代档案管理技术发展之后，在编制电子档案文件目录时，发文字号也是要件之一。从上述党政机关公文发文字号的历史传承与功能演化可以看出，党政机关公文发文字号中的机关代字编写必须坚持如下原则：

1.1 区分性。所谓区分性就是机关代字的各要素和整个机关代字应该做到唯一性。正如有学者所说，其应该成为公文的“身份标识”，不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复[5]。同一地方的安监局、质监局，发文代字如果都缩写成“×省监”，那么就会出现文件不同而发文字号相同的情况。如按照以上，《河南省安监局关于加强安全生产工作的通知》和《河南省食品药品监管局关于加强春节期间食品安全管理的通知》两个文件，可能会因发文年份相同、顺序号相同，发文字号就完全相同，这就失去了不同公文的区分性。再如标题同为《关于加强国庆期间安全工作的通知》两篇公文，如果是江苏省政府发的，机关代字标识为“苏政发”；如果是浙江省政府发的，机关代字标识为“浙政发”。虽然两篇公文标题的主体内容相同，但由于机关代字不同，即使同时引用、称述，人们也能一眼看出它们在发文机关上的区别，这就是机关代字的区分性在发挥作用。

1.2 通用性。所谓通用性，就是指机关代字的编写规则必须得到业界和社会的普遍认可，成为各级文书撰写机关的共同准则。这里包括两层含义：首先，机关代字的编写规则必须尊重历史传统、符合约定俗成或遵守已有规定。如在既往成例中，“中”往往指代“中共中央”，“国”往往指代“国务院”，这就是约定俗成。再如河南省简称“豫”，安徽省简称“皖”，这既是长期历史传承的结果，同时也得到国家机关的权威认可并写入国民地理教科书中的，其称呼不容随意更改。其次是指基本规则确定之后，从中央到地方，从党政机关到一般单位，都必须按此规则进行编写。工作中我们经常遇到这样的情况，甲政府编写的机关代字是“×政发”，而乙政府编写的机关代字又变成“×府发”，同为行政机关，一个简为“政”，另一个简为“府”，这显然是编写规则出了问题，当然也从一个方面更加看出机关代字编写通用性的极度重要。

1.3 简洁性。有的机关为了追求机关代字的区分性，机关代字有八九甚至十几个之多。如笔者所在学校行政发文的机关代字是“通师高专校”，这个代字显然存在简明性不够的毛病。机关代字太长，给公文的登记、引用、转述包括档案管理等都带来麻烦和不便，使人一望发怵。机关代字虚长，往往是犯了“该省不省”和“妄加”的毛病。前者往往是编写者瞻前顾后，生怕机关的简称、性质、类别说不清楚，编写时大费笔墨。后者往往是过于放大机关代字的功能，什么菜都往机关代字这个篮子里装。如某省国有资产监督委员会文件《关于加强防汛工作的紧急通知》的机关代字编写为“×（该省的简称）国资考核字”，该机关代字除“国资”二字还可进一步简化外，“考核”二字本身与公文主题毫无关系，纯属画蛇添足之举。建国初期有的机关甚至把签发人的名字也嵌入其中，那就显得更不严肃。如何做到简洁？主要有两条：一是组成要素不宜太多。目前公文实践样例中已经包含机关简字和文件格式简字两个要素，笔者认为仍有简化的可能（下文还要专述）。二是各个要素简字要做到字字珠玑，言简意丰，力求以少胜多。

2 当下党政机关公文实践样例中的机关代字编写规范设想

从目前党政机关公文实践用例可以发现，机关代字通常由机关简字和文件格式简字两部分组成。如国务院发文字号的系列机关代字中，就有“国函”“国发”“国发明电”诸类。笔者认为，在机关简字之前很有必要加注机关所在地的简字，理由一是在我国社会信息化水平不断提升的大背景下，机关代字要更有利于党政机关公文的全国流通与快速辨识。二是虽然机关简字从党政机关的规范化简称中选择可能最好，也最方便，但问题是我国党政机关规范化简称的领属区域范围太小，不能反映其所在的省份。《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》中，规定国家行政机关印章所刊名称“可以采用规范化简称。地区（盟）行政公署的印章，冠省（自治区）的名称。自治州、市、县级人民政府的印章，不冠省（自治区、直辖市）的名称。市辖区人民政府的印章冠市的名称，乡（镇）人民政府的印章，冠县级行政区域的名称”。这里以县级政府为例，如“中华人民共和国河南省平顶山市宝丰县人民政府”的规范化简称，按规定应该是“宝丰县人民政府”，前面不能冠以“河南省”。如果在编制机关简字时编制为“宝政”二字，在河南省平顶山市范围内人们可能还能知其所指，但如果其所发公文超越了特定区域流通，人们就可能不知所云，那么机关简字的替代和符号意义就很不明显甚至没有意义。但如果我们在其前面加注其所在区域的省份简字“豫”，则人们至少从机关代字上就可以一眼看出这是一份来自河南省的公文，这就使公文具有通行全国、普遍天下的价值。正是在这个意义上，笔者认为，当下党政机关公文实践样例中的机关代字应细分为区域简字、机关简字和文件形式简字三项。

2.1 区域简字。党政机关区域简字应该由省份简字加市（县、镇）简字构成。如河南省委、河南省政府，自然直接简称为“豫”，这与中共中央、国务院直接简称为“中”和“国”一样。全国各省、自治区、直辖市的简称相关文献已有介绍，此不赘述。有的同志在简称省份时过于随意，如把海南省的简字确定为“海”。如果再有人把上海市的简字也确定为“海”。这样就不能保证全国各省、自治区、直辖市简字的唯一性，因此也就没有区分价值，当然也不易为社会大众所接受。

如果是某省（自治区、直辖市）的下一级机关，如省辖市级党委、政府的发文，其区域简字就宜于使用两个字。如河南省平顶山市，其区域代字应确定为“豫平”为好。在实际用例中，河南省平顶山市政府办公室文件的机关代字编为“平办发”[6]，似乎就不够妥当，理由是其不利于全国通行。若非河南省平顶山市本地人，阅文者很难从区域代字上看出平顶山的地域归属。依次类推，河南省辖市下面的县、镇，也宜于标注“豫”字，以显示其所属区域所在。如河南省洛阳市伊川县，宜标注为“豫伊”，不能仅标注一个“伊”字。至于有人提出，如果是县、镇一级，是不是一定要标全省、省辖市、县、镇各级的区域简字？笔者以为不必过于拘泥，可以统一规定：除国家和省本级之外，从省辖市开始至县、镇一级，一律标注为“省简字+省辖市简字”或“省简字+县简字”“省简字+镇简字”。

2.2 机关简字。仅从党政两类机关的公文来看，首先要确定党的机关和行政机关的区分简字。笔者建议把党的机关简称为“党”，行政机关简称为“政”。有人把党的机关简称为“委”，行政机关简称为“府”，这种用例不常见也不统一，还是统一为好。如党的机关简为“委”，似乎只有党的委员会才适宜这样简。但事实上党的机关还包括党组、党总支、党支部等，如果统一简为“委”，就显得狭窄。而且党政机关也经常成立各种松散型组织如“×市人民政府经济体制改革委员会”，以及在其他社会组织尤其是社会团体组织中，也有不少冠名为委员会的。如果它们也简之为“委”，那么党政机关与社会团体之间就难以区分。

其次，还有党的机关和行政机关部门的简字编写问题。笔者认为如果能够直接从简字上看得出党或政机关类别的，就直接标注。如组织部简为“组”，宣传部简为“宣”，统战部简“统”；教育局简为“教”，建设局简为“建”等，这些可以直接约定俗成为党的机关或行政机关部门，不必在其简字前面叠床架屋地加上“党”或“政”字。反之，如果不能从简字上看出“党”“政”类别，就宜于以“党”或“政”标注（日常用例中，党的机关及其部门通常都要标注“党”。如果某一机关及其部门没有标注“党”字，通常就视为行政机关或行政机关的部门）。如河南省开封市教育局党组发的文件，可以编写为“豫开教党”，其中“教党”就是机关代字；如果是河南省开封市教育局发的文件，编写为“豫开教”即可，也不要画蛇添足地编写为“豫开教政”，这也要成为一个定规。

2.3 文件形式简字。目前可见的文件形式简字通常为“发”“函”。在上个世纪还出现过“字”，这是旧式公文的沿用，当下没有实在意义。“发”“函”等简字有什么意义？有学者认为“发”表示某文件是领导机关的下行文，“函”是代表某文件的发文机关与主送机关是不相隶属关系的机关。据此，认为“发”用于普发性下行文，“函”用于平行文及发文对象单一的下行文，“字”主要用于上行文，“电”主要用于明传电报，“联”主要用于联合行文。如果此观点成立的话，那么《国务院关于同意将浙江省湖州市列为国家历史文化名城的批复》的发文字号又怎么编制为“国函〔2014〕88号”呢？其实对照《国务院关于优化建设工程防雷许可的决定》的发文字号“国发〔2016〕39号”，就可以发现，目前公文实践用例中的“发”“函”，前者指的是公文形式是普通文件格式，后者指的是信函格式。《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）中的文件格式共四种：普通文件格式、命令格式、信函格式和纪要格式。在编写简字时如何使用，笔者有两种意见：一是省略文件形式简字。二是如果一定要标识，那么上述四种文件格式分别简为“发”“令”“函”“纪”四字。实际用例中还发现，有机关使用明传电报的，还标识“电”字，国务院公文中也有不少这样的样例。其实“电”字与前面的“发”“令”“函”“纪”四字的含义是不同的，前者指的是文件形式，后者指的是文件载体，根本不是一个类项。笔者认为还是不要标注为好，包括国务院在内就应停止此种用法。

3 尽快建立、实施党政机关公文机关代字的国家标准，推进规范化建设

机关代字虽然属于党政机关公文发文字号的组成部分之一，但在发文字号中却起着根本作用。发文字号作为党政机关公文格式众多要素中的一种，其公文的身份性、替代性、统计性、防伪性等诸多功能，决定其绝非可有可无。正因为如此，其作为党政机关公文规范化建设的重要组成部分，不仅不可小觑，而且对其编写应该有更为周详的规定。建国后，历次党政机关公文处理的规定文书中，在内容方面对发文字号的标识规定为“包括机关代字、年号、顺序号”，在编写格式方面也只是规定了年度号、顺序号的编写要求，虽然具有一定的操作性和针对性（注：规定文本本身漏洞仍然不少。如2012年新版党政机关公文格式中，规定发文顺序号不加“第”字。在同一文本中，对命令格式的令号前面要不要加“第”字又没有明确表述，在实际工作中恰恰又是使用“第”字的。既然如此，在规定文本中关于发文顺序号前加不加“第”字，就要限定适用范围。），但仍显笼统，实践性欠缺。尤其对机关代字的编写语焉不详，这种现象在讲究公文格式规范化的今天，应该得到根本性转变。

如何消除当下机关代字编写的杂乱现象？解决途径有两种：第一种是回归本原，即发文字号真正由机关代字、年份号和顺序号三部分组成，机关代字就是机关名称的缩写称呼，由地区简字和机关简字构成。各省（自治区、直辖市）已有通行简称，省辖市、县、镇等三级党政机关的简字应分别由上一级行政机关确定，并统一印制简字表送国家文书部门备案；机关简字的编写规定为：党的机关简字为“党”，政府机关简字为“政”；党政机关部门的简字编写以中共中央、国务院组织机构设置的名称为依据，统一确定简字印发全国。如组织部简为“组”，宣传部简为“宣”，办公室（厅）简为“办”等，要求全国各级机关都要按统一称呼编写，不得各行其是。同时去掉公文实践中使用的文件格式简字“函”“发”“令”“纪”等。如国务院发的文件，发文字号就编制为“国〔××××〕×号”，不再编制为“国发〔××××〕×号”；国务院办公厅发的文件，发文字号编制为“国办〔××××〕×号”，也不再编制为“国办发〔××××〕×号”“国办函〔××××〕×号”等。第二种途径就是在区域简字、机关简字之外，继续保留文件格式简字，维持现在的结构组成。这种编写规范固然一方面是较好地延续了传统做法，容易被学界和写作实践所接受；另一方面能够从发文字号上看出公文格式。

权衡二者利弊，本着发文字号简明、区分、便捷、实用的要求，笔者更倾向于使用第一种途径。理由：首先，正是因为机关代字组成要素多元，而使其在写作实践中的编写变得自由随意起来。其次，公文格式从公文文面上能够一目了然且有诸多明确标志。如：命令格式令号编排在发文机关标志之下且下面直接标注正文，二者之间没有分隔线，发文顺序号前加“第”字；信函格式的首页上下均有一条红色双线且首页没有页码，发文字号标识位置右靠。如此等等，都无需再在机关代字部分做一些画蛇添足的标志。这样使发文字号更简明、醒目，对发挥其替代、统计、引用等作用都有好处。

这里要特别强调的是，包括机关代字在内的发文字号编写规范一旦确定之后，一方面国家文书标准制订部门要及时做出修订或说明，另一方面更需要各级党政机关尤其是文书人员认真遵守。各级党政机关的文书处理部门，在文稿审核阶段就要对机关代字编写规范情况严格把关；上级文书处理部门对下级机关代字编制不规范的，要通过警示甚至发回重报等途径，提出严格要求，加强规范督查。只有这样，通过建章、督查等多种手段，才能使发文字号机关代字的规范化水平得到有效提升。

参考文献：

[1]王永春.谈谈发文机关代字编制的问题[J].领导之友，2012（12）：46～47.

[2]刘畅.机关代字编制方法探析[J].秘书之友，2007（3）：34～36.

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[4]国务院秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见[J].档案工作，1957（5）：22～25.

[5]徐成华，孙维，房庆，等.《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，2015：33.

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（作者单位：南通师范高等专科学校 来稿日期：2016-07-19）

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机关公文格式 篇4

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

一公文眉首一般是指首页横线以上包括发文机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等内容。

二发文机关应当写全称或规范化简称联合行文主办机关应当排列在前。

三发文字号包括机关代字、年份、序号一般置于发文机关名称之下、横线中央之上。联合行文只标明主办机关发文字号。

四公文秘密等级分为绝密、机密、秘密三个等级注在文件首页右上角。绝密、机密公文应当标明份数序号。

五公文紧急程度分为特急、急件两种注在公文首页右上角。上注紧急程度下注秘密等级。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

六上报的公文要在文件首页发文机关名称之下、横线之上右侧注明签发人、会签人的姓名横线之上左侧注明发文文号其中“请示”还应当在末页注明公文承办人的姓名和联系电话。

七公文标题一般应标明发文机关名称、公文主要内容、种类。标题文字应力求扼要简短除法规名称加书名号外一般不用标点符号。

八公文主送机关是主要受理公文的机关。公文主送机关名称应当用全称或规范化简称位于正文的左上方顶格排印。公文主送机关名称的排列原则应根据发文的内容和对象确定一般应是先地方后市直先局机关后直属单位。没有“抬头”的公文主送机关注在分送栏中位于抄送机关之上。

九成文日期一般以领导人签发日期为准联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。特殊情况可以印发日期为准。公文除会议纪要、电报外应当加盖印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章。联合下发的公文联合下发文机关都应当加盖印章。印章应盖在成文日期的中央位置。

十公文如有附件应在正文之下空一行、公文落款之上注明附件顺序和名称。公文和附件要装订在一起不能装订在一起的应在附件首页的左上角注明公文的发文字号。

十一公文附注如“此件不公开报道”等注在公文落款印章之下并用括号括起来。

十二主题词标引在公文末页左下端分送栏之上按类别词、类属词、地区、文种的顺序排列数量不超过5个词。

十三分送栏设在公文末页下端、公文印发机关栏之上。抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列。

参考机关公文命令 篇5

(一)发布令：用来依照法律规定发布法律、法令、行政法规和规章的命令。

写作要点：

1、标题：多为省略事由的标题，由发文机关名称或领导人的职务+文种构成。如“中华人民共和国主席令”。

2、发文字号：发布令的发文字号除了机关公文规定的发文字号以外，还有流水号，即以领导人名义发布的命令(令)，以发令人的任期为届，要按照其在该任期内所发布的命令(令)顺序编号。令号的位置在标题下居中。

3、正文：一般采用一段式。包括发布对象、发布依据、发布施行的时间。

4、附件：发布令都有附件，正文后不再附注“附件”字样，但正文后必附上附件全文。

(二)行政令：宣布施行重大强制性行政措施时使用的命令(令)。

写作要点：

1、标题：一般采用完全性标题

2、正文：缘由、内容要求、执行办法三部分组成。

(1)缘由：说明发布行政令的原因、目的或依据。

(2)内容要求：说明具体的行政措施。

(3)执行办法：阐明执行命令时必须遵守的事项，一般还要交待命令内容、生效的时间。

(三)嘉奖令：用来嘉奖对国家有突出贡献和重大立功表现的单位或人员，宣布嘉奖事宜的命令(令)。

写作要点：

1、标题：完全性或省略事由的标题(多数嘉奖令要再标题下标注主送单位)。

2、正文：

(1)依据：概述被嘉奖对象的事迹。

(2)事迹分析：分析其现实意义即对当前工作的指导意义，为后面的表彰决定提供材料。

(3)表彰决定：对被表彰者的嘉奖方式和内容。

(4)希望要求：向有关人员提出学习的希望，贯彻的要求等。

局机关公文管理制度 篇6

关键词：模糊语言,机关,公文

党政机关公文的准确性要求公文语言在运用上要如实的反应客观情况, 准确而又精当地使用词语。而机关公文高度的机密性又要求在撰写公文过程中要特别注意隐密, 适当闪避重要数据和敏感词句。模糊语言的合理运用可以使公文语言的表达显得更加周密严谨, 它可以用来描述非定量化的客观事物, 可以对语言进行泛指性的归纳概括, 还可以用保持事物原来质地的方式来表达思维认识, 从而相对准确地反映客观现实。

在语言学中把表达模糊概念的语言叫模糊语言[1]。模糊语言作为一种弹性语言, 是外延不确定、内涵无定指的特性语言。模糊语言具有很大的概括性和灵活性。刘勰在《文心雕龙·征圣篇》中说:“虽精义曲隐, 无伤其正言;微词婉晦, 不害其体要。体要与微词偕通, 正言共精义并用。”[2]这里所说的言辞婉曲、文章隐晦, 但无害文意表达之观点, 实质上已谈到了语言运用中模糊语言的功用问题。现如今, 在长期的工作实践中, 我们不难发现, 模糊语言在某种特定的语言环境内, 其实有着比准确量化更好的表达效果。

1 使公文正常发挥其应有的效力

公文是具有法定效力的工具, 各项工作的开展, 各种措施的落实, 都必须通过公文来进行。有些工作在开展过程中, 由于各种因素的影响, 不宜把具体的工作步骤说得过死。在这种情况下, 就应运用一些模糊词语来表达, 以保证工作在一段持续的时间内得以顺利有序地开展。

例如:一份关于做好复试工作的通知中写到:“各单位要高度重视命题环节的各项工作, 加强对命题人员的指导和培训, 严格执行各项规定。除考试大纲外, 各单位不得以其它形式划定考试范围;各单位不得以任何形式参与考研辅导活动。各单位要加强教育和管理, 抓好复试前的各项准备工作。适当时候, 机关将不定期对各单位的准备和实施情况进行检查。”

这段文字使用的模糊词语很多, 我们对其中的“适当时候”和“不定期”来进行分析, 这是两个有关时间的模糊词语, 《通知》的主要内容是各单位要加强对考研命题人员的教育和管理, 严禁命题人员以任何形式举办考研辅导班。下发这个《通知》的目的是为了防止出现违规现象, 如何防止?对工作进行检查是最好的办法。但如果把检查时间说得过于具体, 把检查日期定于某月某日, 有人很可能就会钻空子, 出现“打时间差”的现象, 但使用“适当时候”、“不定期”这些模糊词语, 收文单位就很难估计什么时候检查了, 也就不会出现违规行为。这样看来, 模糊语言的使用在一定程度上对违规行为起到了有效的防范作用。和使用精确语言相比, 可使公文更有效地发挥其应有的效力。

2 使办文单位充分发挥主观能动性

在处理日常公务活动过程中, 公文具有上传下达的功能。发文单位在拟写公文时, 应考虑各种因素的影响和预见到情况的复杂性。在措辞过程中, 在大方向明确的前提下, 要给办文单位留有回旋余地和充分发挥效能的机会。

例如:一份关于项目建设整改情况的报告中写到:“各部门要加强领导, 强化责任, 狠抓确保项目质量各项措施的落实, 进一步调动广大干部的积极性, 把工作搞得更加扎实有效, 推向一个新的发展水平。”

在该段文字中, 出现的模糊词语很多, 我们拿“加强”、“强化”、“狠抓”、“进一步”、“新的”这几个模糊词语来分析。该段文字主要叙述各部门和领导更应注意可能出现的问题, 为此, 作为领导, 应高度重视, 在责任上更应做到明确, 在措施上更应落实到位, 只有这样, 才能更加激发广大干部的积极性, 在原来的基础上做得更好。这些工作的开展, 对于发文单位来说, 虽然方向明确, 但其内容还是比较抽象模糊的, 怎样去做, 还需要收文单位具体部署, 开展一系列的具体工作, 文中运用了“进一步”、“新的”这两个模糊词语, 只规定了收文单位今后工作的方向和目标, 没有明确的界定, 这就具有一定的回旋余地。给收文单位一个充分发挥主观能动性的机会。这种具有指导性的表态语是科学合理的, 是符合发文要求的。对执行者来说, 方向明确, 又不能自行其是;既有可遵循的原则, 又可发挥主观能动性。

3 使冗长的表述显得简明扼要

公文表述经常会涉及到列举、并列说明等问题, 在列举事物时, 有的是不能全部或不必要列举的, 此时若采用模糊词语, 可节约文字, 简洁行文, 同样可以达到发文目的。如:在诸多公文种类中, 我们经常会看到“各地”、“各方面”、“各单位”、“各部门”、“逐年”、“种种原因”、“相当数量”、“各种情况”等词语。这些词语如果用精确语言代替, 可想而知, 是极为不妥的, 比如“各地”、“各方面”、“各部门”, 如果一一列举出来, 除了显得罗嗦不说, 还可能有遗漏。再比如:说明一件事情的起因时, 往往因为原因复杂且涉及面广, 无法或没有必要一一列出, 而若使用“种种原因”这一模糊词语代替, 就可以使表述干净利索, 简洁明了。一份总结报告中写到:“我们学习了某某文件, 提高了认识, 进一步明确了意义”。这里提高的程度如何?进一步有多大?这些都是模糊的, 然而, 整个句子表达的意思却是清楚的。如果用精确语言来替代, 整个报告就不一定能讲得清楚。

可见, 使用模糊语言显得既简洁精炼, 又严谨周密, 不但不会给读者模糊的感觉, 相反可以减少字句, 避免冗长, 能使表达的意思更明白、更到位、更严谨。

4 提高语言的美化功能

谭永祥在《汉语修辞美学》一书中写到:“没有模糊语言, 就没有文学的美[3]。”模糊语言给人们留有想象的弹性空间, 具有很强的包容性与伸缩性。模糊语言符合含蓄朦胧的美学标准, 具有创造朦胧美、意象美和含蓄美的美学功能。语言的特殊魅力常常就在于模糊性之中。

对于机关公文来说, 在保证其达到真实准确、简明易懂、体式规范等要求的同时, 也应当注意成文的美感, 尤其是新闻报道、人物描写等。有时语言越模糊, 意义未定与空白点越多, 给对方发挥的空间越大, 人们也就越能得到美的享受。

通过以上分析, 我们可以明确:模糊语言在公文中的运用是合理而且必要的, 其最终目的是客观、准确地反映情况、传递信息。我们在应用中必须把握尺寸, 在不影响精确表达的前提下, 有条件地科学使用模糊语言, 该用则用, 不该用时必须摒弃。只有这样, 才能充分发挥模糊语言的灵活性, 使模糊词语产生强效讳饰的特殊功效, 使公文达到更加周密完整的表达效果, 进而在公务活动中发挥积极作用。

参考文献

[1]伍铁平.什么是模糊语言.语言学百题修订本[M].上海:上海教育出版社, 1991:13.

[2]刘勰, 周锋, 王运熙.文心雕龙译注[M].上海古籍出版社, 2010:11.

局机关公文管理制度 篇7

关键词：国家标准；公文格式；简化

与中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》相配套，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会在对《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）修订的基础上，于 2012年6月29日正式批准发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012），并于2012年7月1日开始实施。该标准实施四年多来，对统一党政机关公文格式，促进公文处理科学化、规范化发挥了重要作用。但由于该标准一些规定过于繁琐，在实际应用中往往造成广大文秘工作者掌握不全面、执行不规范的现象。笔者提出对《党政机关公文格式》的简化问题，希望与广大学界同仁共同探讨。

1 关于公文字体、字号的简化

《党政机关公文格式》规定，公文格式各要素使用的字体、字号共有7种，分别为5种字体、4种字号：一般用3号仿宋体字；密级、保密期限、紧急程度、公文正文结构层次第一层、附件的“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字；发文机关标志用小标宋体字，字号以醒目、美观、庄重为原则；签发人姓名及公文正文结构层次第二层用3号楷体字；标题用2号小标宋体字；版记中的抄送机关、印发机关和印发日期用4号仿宋体字；页码用4号宋体字。其中，版头部分就用了4种之多。份号仅规定了用3号字，未规定字体，《党政机关公文格式》5.2.2规定，“如无特殊说明，公文各格式要素一般用3号仿宋体字”，按此规定，份号用3号仿宋体字；发文字号、“签发人”三字用3号仿宋字；密级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文机关标志用小标宋体字；签发人姓名用3号楷体字。这么繁琐的规定，不仅普通文秘工作者掌握起来有困难，即使专业排版人士也容易出现有关要素格式不规范问题。也有研究者指出，“版头左上角三要素字体上的不同，尤其是份号的数字与保密期限的数字字体不同，让页面显得不和谐、不统一，不符合公文‘庄重美观的原则。”[1]建议份号使用黑体字，与版头左上角的其他要素字体一致。黑体字具有方正、粗犷、朴素、简洁、醒目的特点，小标宋体字作为标示发文机关标识、公文标题的标准字体、仿宋体字作为公文的通用字体已为大家所接受。因此，笔者认为，在以醒目、美观、庄重为原则的前提下，字体、字号可以简化为：一般用3号仿宋体字；版头部分的份号、密级、保密期限、紧急程度以及正文部分的结构层次第一层、附件的“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字；发文机关标志、公文标题用小标宋体字，发文机关标志的字号根据实际需要确定，标题用2号字。这样，公文格式由使用5种字体、4种字号，简化为使用黑体、小标宋体、仿宋体3种字体，使用3号、2号、发文机关标志根据需要确定字号3种字号。这一简化方式既符合公文“醒目、美观、庄重”的原则，又使字体、字号的使用大为简化，便于广大文秘工作者理解运用。

2 关于发文机关标志的简化

《党政机关公文格式》规定，发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。”这一规定，让广大文秘工作者什么情况下加“文件”、什么情况下不加“文件”无所适从，执行各异。《党政机关公文格式》又规定，“联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有‘文件二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。”在其后的“式样”中，联合行文公文首页版式1（图3）加了“文件”二字，联合行文公文首页版式2（图4）、信函格式首页版式（图11）未加“文件”二字。可见，对于一般常用公文格式，是否加“文件”二字，没有明确的规定。笔者认为，可加可不加，不利于公文格式的规范化，在加与不加都可以的情况下，不如统一规定不加“文件”二字。再者，联合行文时，《党政机关公文格式》规定“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”，如果联署发文机关是单数个3、5……，加“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”容易操作，在第2、4……个发文机关后面加“文件”二字即可，而如果联署发文机关是双数个2、4……，加“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”就要在两行之间排布，需要通过插入“文本框”来解决，给公文的排版带来一定难度。因此，建议发文机关标志“使用发文机关全称或者规范化简称”，统一不加“文件”二字。

3 关于发文机关署名的简化

按照《党政机关公文格式》规定，无论是单一机关行文，还是联合行文，都要加发文机关署名，而在原来的《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）中规定，“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。” 在《党政机关公文格式》国家标准主要起草人徐成华等主编的《GB/T9704-2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》一书中这样解释，“为什么一般要标注发文机关署名？发文机关署名是公文生效的重要标识之一，署名生效也是国际惯例。”[3]笔者认为，新《党政机关公文格式》这一规定，主要是考虑了公文有“不加盖印章”的情形，在“不加盖印章”的情形下，应署名后标识成文日期。但是，按照我国长期以来的传统习惯，公文一般是盖章生效，盖章兼具公文防伪功能。因此，日常应用中，大量的公文是需“加盖印章”的单一机关行文。对于单一机关行文，在公文版头中已有发文机关标识，在公文标题中还有发文机关名称，再在落款处署名后加盖印章，一篇公文中发文机关名称出现四次，不仅显得罗嗦，而且在两行文字（署名、日期）之上再加盖印章，也会影响印章的视觉美观。再者，《党政机关公文格式》规定，“成文日期一般右空四字编排”，署名“以成文日期为准居中编排发文机关署名”。这一规定以发文机关署名不超过成文日期八个字为宜，超过八个字将不能按右空四字编排。因此，建议在《党政机关公文格式》7.3.5.1 加盖印章的公文中，仍沿用原来《国家行政机关公文格式》的规定，“单一机关行文时，不署发文机关名称”。

4 关于附件说明的简化

《党政机关公文格式》在7.3.4附件说明中规定，“在正文下空一行左空二字编排‘附件二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如‘附件：1.××××××）； ……附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。”在实际应用中，“附件：1.”占据5个字位置，如果附件名称较长，回行后每一行都需缩进5个字，造成此部分左右不对称，影响公文的美观。建议改为“在正文下空一行左空二字编排‘附件二字，后标全角冒号，下一行标注附件顺序号和附件名称。如仅有一个附件，不标顺序号。附件名称较长需要回行时，在下一行顶格编排。”

5 关于左、右空字的简化

在《党政机关公文格式》中，最繁杂的就是左、右空字问题。经笔者统计，在《党政机关公文格式》中涉及左、右空字共有18处之多。在各格式要素中，有要求“左空一字”、“右空一字”、“左空二字”、“右空二字”、“右空四字”、“左右各空一字”等不同情形，让文秘工作者掌握起来十分困难。尤其在“发文机关署名、成文日期和印章”部分，就有加盖印章的公文“成文日期一般右空四字编排”；不加盖印章的公文单一行文时，“在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名”，“如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相关增加发文机关署名右空字数”；加盖签发人签名章的公文，“单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章节下空一行右空四字编排成文日期”的复杂要求。建议将此部分统一规定为“成文日期右空四字编排，如需标注发文机关署名或签发人职务、加盖签发人签名章，以成文日期为准居中编排，编排不下时适当增加成文日期右空字数。”这样，关于公文中的左、右空字编排就可以概括理解为：在版头部分上行文的发文字号左空一字，签发人右空一字；在主体部分正文、附件说明、附注每个自然段左空二字，成文日期右空四字；在版记部分抄送机关、印发机关和印发日期左右各空一字；页码单页码右空一字，双页码左空一字，执行起来大为简化。