会议会务工作流程

会议会务工作流程（精选8篇）

会议会务工作流程 篇1

一、会前准备

（一）明确会议目的，确定会议内容，拟定会议初步方案。内容包括：

1、会议时间、地点和主题。

2、报到的时间、地点。

3、出席会议人员。

4、会议议程、会议主持人、讲话人、发言人名单。

5、会议文件材料的起草、审批、印发工作的分工。

6、会场的布置和座位（含主席台）安排原则。

7、会务用品的准备。

8、会议记录、会务记录情况反映工作原则。

9、会议经费的解决渠道。

10、新闻报道。

11、后勤保障工作安排。

（二）认真核实本次会务工作的各有关单位，搞好各方面的协调配合。

（三）制发会议通知，会议通知应明确会议时间、地点、主题、参加会议人员范围等有关注意事项。

（四）准备会议文件。

（五）制订会务工作方案并落实。

1、制作会议证件。

2、制作会议横幅。

3、排出会场座位图（含主席台）。

4、排出颁奖顺序（站位图、座位图等）。

5、制作胸花、锦旗、奖牌、证书，订购鲜花。

6、布置会场。

（1）检查横幅是否按要求悬挂、并确保字体规范无误。

（2）布置主席台。确定主席台就座的领导人数，摆放姓名标签牌、话筒布置，会议资料等有关物品。

（3）测试音响、电子显示屏设备。

（4）提前搞好会场内外的清洁卫生，在会场入口摆放好签到桌。

二、会后工作

1、会议结束后，通知清洁人员清理会场，如会场人员遗忘物品，及时招领。

2、整理会议记录，做好会议文件资料的收集归档工作。

3、必要时协调与会人员安排返程。

会议会务工作流程 篇2

一、注重接待准备, 做到各方面成竹在胸

要做好会议的接待工作, 最重要的是要将准备工作做“细”, 做“特”, 做到各方面成竹在胸。因为, 准备工作越充分、越周全, 接待过程就会越顺利, 也就会为后续工作奠定良好的基础。如何做到各方面成竹在胸?主要是做好四方面的工作:

一是信息沟通要“细”。通常在接到会议接待信息后, 要详细了解来宾的状况, 这里主要包括会议来宾的意愿、交通工具、抵离时间、人数、年龄、性别、民族、联系方式、饮食禁忌、生活习惯、日程安排及兴趣爱好等情况。同时也要了解清楚来宾的职务级别, 便于合理的安排接待规格。只有对来宾各方面的情况充分掌握了, 才能做出一份具有指导性又富有特色的接待方案。在这一环节特别要提出的是在做信息沟通的过程中, 要对来宾的健康状况特别予以关注, 这是体现关注细节, 尊重来宾, 打动来宾的重要环节。如:在菜肴安排和酒水准备时就要符合绿色、健康的理念和标准, 避免出现来宾忌口的菜肴, 满足来宾需求, 让宾主双方在宴请过程中始终能情绪饱满、气氛和谐。

二是应变能力要“强”。在考虑工作安排时要未雨绸缪, 对各种突发意外情况做出事先安排。如:本次接待中, 会议报到前一日北方遭遇暴雪侵袭, 航班大面积延误, 接站时间表彻底打乱, 表现为“三多三难”:“突发事件多, 计划实施难;航班变动多, 信息收集难;单班人数多, 统一接送难。”我们事前设置了接送站AB角对晚点航班、提前航班、无时间航班、高峰期多个集中航班的等计划外情况做到应急性处理, 实施必要时一个航班2人同时参与接送机的应急方案。正是事前周密的安排、明确的分工和工作人员较强的应变能力加之无私的奉献精神, 使接送站工作做到的忙而有序、有条不紊、无一差错, 受到了会议代表的广泛好评。

三是接待方案要“特”。在制定接待方案的时, 各个细节都要缜密推敲、周全考虑, 我们的宗旨是方案必须体现出“六个要”即:迎送方式要得体, 入住安排要舒适, 会议走访日程安排要合理, 宴请形式要雅致, 接待费用开支要实际, 考察线路设计要新颖。同时接待方案里一定还要有体现有创意和特色的策划, 让来宾时时刻刻在接待工作中感受到基层央行的文化特色和地方多民族文化的魅力。如:根据接待工作的需要, 我们对欢迎牌、接站牌、欢迎卡、席位牌等接待用品进行了统一设计, 既融合了央行文化的相关元素, 又充分利用了云南多民族文化的深厚底蕴, 富有特色又有新意, 色系明亮、喜庆, 在每一次的会议接待活动中都成为了一大特色, 不仅给来宾留下了深刻的印象, 也为昆明中支树立了形象赢得了赞誉。只有通过了周密考虑、精心策划的接待方案才能成为参与接待的部门和相关人员的工作指南和行为准则。

四是准备工作要“实”。根据接待方案要求, 在客人抵达前, 应提早做好对接待人员的工作交底和任务布置, 并对各项准备工作认真组织实施, 其中包括:对接待用车、办公场所、会议场所、入住酒店、接待行程以及会议资料等环节。这一环节的工作是接待准备阶段最关键的部分, 是迎客准备的最后阶段, 也是最为容易出现疏漏的环节, 因此在各项工作就绪后, 还要做到进一步逐项检查落实, 发现问题, 及时改进, 确保接待的圆满。如:在本次接待时, 因接待人员多、规格高、要求严, 我们丝毫不敢懈怠, 增派人手加大检查力度, 每个房间每个环节一丝不苟, 对检查中发现的问题及时进行了改进和完善, 有效地保障了会议接待工作的质量。

二、注重过程服务, 确保周到缜密

来宾到达后的会议接待工作, 是整个接待过程的中心环节。在这个过程中, 一定要把握“规范、精细、特色”的原则, 接待人员不仅要根据接待方案的要求一丝不苟的组织实施, 还要在接待过程中根据具体情况随时进行调整和跟进服务。让来宾始终感受到昆明中支独具一格, 如沐春风的接待风格。

在会议接待活动期间, 通常要做好三方面的工作:一是接待流程和礼仪要规范。主要体现在迎送、会议、宴请三个环节中, 如:在来宾抵离时发送欢迎、欢送短信时间要适时准确等细节;二是细节服务要精准。主要是反映在会议接待期间各环节的服务衔接是否顺畅。如:从机场接到来宾, 工作人员就要及时通知酒店打开房门和空调等环节, 做到一环扣一环, 井然有序;三是文化特色要显现。会议接待工作是展示昆明中支形象的“窗口”, 接待人员也是昆明中支的“形象大使”, 接待工作的水平和接待人员良好的素质, 会给来宾留下难忘的印象。

三、注重持续改进, 追求精益求精

每一次的会议接待工作结束后, 工作人员要对接待工作进行认真梳理总结, 在肯定成绩的基础上, 找出差距, 持续改进, 不断提高接待工作的水平和品质。比如在制订方案时统一了运用模板、统一了汇报版式、接待礼仪人员的礼仪培训, 欢迎条幅的标语内容等等。目前, 昆明中支对接待工作进行了归口、统一管理, 同时建立各部门接待人员储备并强化培训以便根据任务要求和来宾状况随时调用, 保证做到“召之即来, 来之能战”, 规范了《昆明中支接待工作流程》, 接待工作在不断的细化、优化过程中逐步实现了规范化、程序化、特色化。

论会务工作文书写作——会前准备 篇3

【关键词】文书写作；通知；会议方案； 讲话稿

1.引言

随着科学技术的进步与发展，为解决某些共同问题或实现某些具体目标，人们聚集在一起开展交流活动的需求越来越多，通过召开不同规模的会议，经过讨论、集思广益、取长补短、形成正确的意见，达成共识。然而为了保证会议的成功举办，会务工作文书不可或缺。尤其是用于会前准备的工作文书成为会议成功和效果的重要影响因素。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。

2.会议方案的制作

大中型会议必须要预设会议方案。会议方案是一种为大中型的或重要的会议所做的预设方案，是一种书面文字材料。会议方案要在会议召开前，对会议预期效果、整个日程做出安排，使会议能顺利进行，取得完满的结果[1]。

2.1会议方案的特点

会议方案主要有如下特点：

☆预想性：会议方案是在会议召开之前制定的，会议将达到什么效果，都要事先做出设想和安排。这种设想和安排，一方面要根据实际情况进行，另一方面要凭以往经验。对如何开好会议预想得越周到、越细致越好。

☆程序性：凡召开会议必有一定程序，有些会议其程序大体都是固定的，因此在制定会议方案时，不能不根据某种会议的特点和要求，确定其基本程序，以保证会议井然有序地召开。

☆请示性：会议方案还需请示上级领导部门批准，如会议的规模、程序、开法、经费使用等是否合适，都有待于审查批准。

2.2会议方案的标题与正文

会议方案标题应采用“会议单位名称+会议事由+文种”或是直接“会议事由+文种”的形式，特别是对于单位内部的会议方案多采用简单的“会议事由+文种”形式。

会议方案的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。

开头部分：重点叙述指导方针与总体设想，应写明制文单位开会的原由、会议名称、会议时间、地点、会期等。

主体部分：说明会议所涉及所有事务。应写明会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，应当具备主要目标、实施步骤、政策措施三项内容。

会前——文件和资料准备、会议通知、会场准备、接待等；

会中——服务安排、会议记录、情况汇总、简报编写等；

会后——记录整理、纪要撰写、返程安排等。

结尾部分：视会议性质而定。会议方案如果需要报送请示上级机关的审核批准的，要在结尾部分写上类似请示或报告类结尾的用语。如：“以上方案，当否，请批示”；会议方案如果属于本单位职权范围内制定或者上级下发的指导性会议方案，只需在结尾的地方强调对本会议方案的执行。

3.会议通知的制作

通知是党政机关、人民团体、企事业单位应用最为广泛的公文之一。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。对于大范围的参会人员，以通知的形式告知最为正式，效率也最高[2]。

3.1通知的特点

通知具有如下特点：

适用范围的广泛性：通知不受发文机关级别高低的限制，也不受内容繁简的限制。

文种功用的晓谕性：通知具有“晓”和“谕”两重功用。或是告知人们某项事项，起知照作用；或是要求办理执行，起指挥指导作用。

知照事项的时效性：通知是制发快捷、运用灵活的公文。它所办理的事项，都有比较明确的时间限制，一般都是要求立即执行、办理或知曉的，不容拖延。

3.2通知的类型

通知主要包括下面五类：

批示类通知用于印发行政管理规章或重要讲话，转发上级机关或不相隶属机关公文，批转下级机关的公文。

指示类通知用语上级机关向下级机关布置任务和下达指示性措施。

事务类通知用于要求下级机关办理或者需要知道有关事务性的事宜。

会议类通知用于广泛意义的会议事务。

任免类通知是上级机关对于所任免的人员用通知公布任免和聘用的情况。

3.3会议通知的标题与正文

会议通知的标题应采用“发文机关+事由+文种”或是直接“事由+文种”的形式，后者更适合于单位内部的会议通知标题。

会议通知的正文应包括以下内容：

召开会议的时间、地点以及会议的名称。

会议的中心议题和主要程序。

对与会人员身份要求和与会人员会前准备事项。

报到时间、地点及联络人。

会议的住宿、膳食安排等事项。

会议可能使用的有关票证等。

会议通知发送的信封应注明“会议通知”字样。

3.4会议通知的回执单

回执单是对方收到书面通知的回复。接收到通知消息的个人或单位反转给发文单位时用的单子。回执单要包括姓名、性别、职务、电话、到达时间和车次等内容。

3.5会议通知的成文日期和印章

会议通知为了显示郑重性，必须加盖组会单位的印章。组会单位署名、成文日期、印章的表现形式依据国家规范标准操作。

4.会议讲话稿的制作

广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿，是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。

4.1会议讲话稿的写作特点

会议讲话稿具有如下特点：

內容的针对性：内容必须针对会议的主题而制作；

篇幅的规定性：讲话稿的篇幅有时间限制，要按照会议规定时间而制作；

语言的得体性：讲话稿既要便于讲话者表达，又要易于听众理解和接受；

起草的集智性：讲话稿的起草要集中全体的智慧，不可闭门造车；

交流的互动性：讲话稿要符合口语习惯，能与听众形成良好的互动。

4.2会议讲话稿类型

会议讲话稿大体包括以下三类：

工作类讲话稿：领导对工作情况进行分析总结和部署时所发表的讲话稿。

庆祝类讲话稿：领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。

表彰类讲话稿：领导对先进单位和先进事迹发表嘉奖意见时的讲话稿。

4.3会议讲话稿的标题与正文

会议讲话稿的标题应采用“讲话人的姓名+职务+事由+文种”或是直接“主标题（概括主旨）+副标题”的形式。

会议讲话稿的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。

☆开头部分：根据与会人员的情况和会议性质确定适当的称谓，然后概括本次讲话的缘由。要注意称呼具有泛指性，即称呼要有包容性，将与会人员全部包容进去。另外，要注意称呼的次第性，即称呼要按主次排列。

庄重式称谓——同志们、各位专家、各位学者；

国际式称谓——女士们、先生们；

亲切式称谓——各位同窗、各位乡亲；

幽默式称谓——各位美女、各位帅哥。

主体部分

着重追溯历史原因，回顾所庆祝或纪念的节日、事件的主要来历，阐述其重要历史意义、现实意义和国际意义。

着重写最近一个时期以来所纪念、庆祝的事业取得的新成绩、新经验及存在的问题，或借机对这一工作领域中的某些重大问题进行探讨和阐述；

着重号召人们继承发扬过去的优良传统和崇高精神，进一步做好当前工作。

☆结尾部分：要总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等。

5.结语

本文针对会务工作的会前准备阶段，论述了会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点，对于会务文书写作具有一定指导意义和参考价值。

参考文献：

[1]王云奇. 会议文书写作规范与实用例文全书[M]，中国纺织出版社，2011.

会议中心会务须知 篇4

一、会场概况：

会议中心一楼会议室最多可容纳80人。其中东侧主席台13人、西侧13人、南侧5人、北侧5人；主席台后至多放3排,每排18人。

会议中心二楼会议室最多可容纳190人。主席台13人。与会人员区。分三列摆放：最多可以放9排，西侧每列6人、中间每列10人、东侧每列6人。整体摆放：最多可以摆放9排、每排22人。

会议中心多媒体会议室最多可容纳100人。主席台9人。可以摆7排，南侧列2人、中间列9人、北侧列2人。会议中心报告厅最多可容纳605人。

二、席卡顺序：

（XXX负责打印、找出席卡，按照顺序摆放；负责办会秘书核查；重要会议席卡座次由主任、县领导拍板。）

1、领导顺序：

2、县直部门顺序：

县委办、信访局、人大办、政府办、政协办、纪检委、人武部、县委督察组、县政府咨询组、县关工委、组织部、老干局、宣传部、文明办、文联、统战部、政法委、县直机关工委、编办、发改委、物价局、教育局、科技局、经信委、公安局、监察局、民政局、司法局、财政局、人社局、国土局、环保局、住建局、交通局、农委、水利局、商务局、文广体新局、卫生局、人口计生委、审计局、统计局、行政执法局、食品药品监管局、法院、检察院、党校、档案局、行服中心、民宗局、安监局、林业局、粮食局、畜牧水产局、农机局、招商局、供销

社、招标局、旅游局、建投公司、城投公司、经开区、城南园区、沫河口园区、沱湖管理处、县总工会、团县委、县妇联、县科协、县残联、武警中队、消防大队、国税局、地税局、工商局、质监局、气象局、邮政局、公路局、海事处、河道局、怀管局、供电公司、人行、银监会五河办事处、农发行、工行、中国银行、建行、农行、信用联社、徽行、邮政储蓄银行、人民财产保险公司、人寿保险公司、公积金中心、烟草专卖局、新华书店、电信公司、移动公司、联通公司、铁通公司、中石化五河分公司。

3、乡镇顺序：.三、会场准备（XXX负责会场的总协调和调度，检查日常会务用品是否齐全并及时购置，及时维保，确保会议中心运转顺畅）

1、会议室厕所：

A.地面干净、无明显水迹、防滑垫铺设得当、无异味（保洁员）

B.各个蹲位摆放干净的垃圾篓、洗手池旁边摆放干净的垃圾篓、能够开窗通风的是否开窗、有换气扇的是否开启（保洁员）

C.洗手液、香皂、抽纸、厕纸、檀香、蚊香、男厕小便池上烟灰缸（干净）（XXX）

D.洗手间配备一支干的“长推子”，便于快速拖干地面（保洁员）

E.由保洁员定期向男厕小便池投放“樟脑球”，会前检查樟脑球是否有（保洁员）

2、各侯会室：

A.沙发茶几干净、地面干净、物品摆放有序、通风良

好、无异味（茶水服务）

B.温度适宜（是否需要开空调）（XXX）、鲜花摆放整齐有序、花盆干净（XXXX摆放、XXX检查）

C.能够及时为侯会领导提供茶水服务（XXX）

D.烟灰缸够用且干净（XXX）

E.垃圾篓干净够用（保洁员）

3、会场

A.会议室座椅、地面、窗户、操作台、空调室内机、垃圾篓、墙面（完整）、墙角干净整洁（保洁员），室内无异味、通风良好、室内温度适中（用空调调节）（XXX）

B.检查灯光是否正常，如有灯泡不亮的，要及时更换（灯泡瓦数一致）（技师负责，XXX购买）

C.检查窗户是否稳固、窗帘是否稳固、地板是否有缺损、线路是否畅通安全、地下接线盒是否完整安全（XXX）

D.按会议要求摆放主席台、发言台或主持台，根据领导需求，提供垫台；检查主席台区座椅是否安全、稳固，整齐，擦拭座椅。（XXX指导、协助物业摆放）

E.根据参会人员多少和坐区安排，摆放参会区座椅、席卡，检查座椅是否安全、稳固、整齐，擦拭座椅。（XXX指导、协助物业摆放）

F.席卡、座位卡、坐区指示牌、坐区示意图摆放整齐、显眼；按照需要摆放引导牌，要大方得体、位臵适中（XXX）；会标悬挂（XXX指导XXX，按照要求悬挂；办公室会议用会标均有XXX负责）

G.根据会议要求摆放欢迎牌、展示牌（是否抗风、稳固，要多次检查），引导牌是否摆放合理（XXX）；红地毯铺设是

否到位、稳固（互相压实、胶带铁钉粘合），地垫是否摆放合理、得体；（XXX负责，物业相关人员参与）

H.根据会议档次摆放花草，提前半天摆放完毕，鲜花会前2小时到位。（XXX根据各单位要求、办公室安排，联系XXX摆放）

I.反复调试音响、话筒、投影仪，主要发言者话筒2支，准备备用话筒1-2个。（技师）

J.主席台一律摆瓷杯子、磁碟、面巾纸、湿巾（另外，多准备一点，防止临时调换、增加）；参会人员坐区根据需要，摆杯子和用品。至少会前2小时（特殊情况除外），摆好各类用品，用品摆放要横、竖、斜成直线（可以用白线拉 一下）。（xxx）

K.根据会议档次和主办单位确定领导、参会人员茶叶等次及茶叶来源，并在会前1小时落实好，保证够用并且有富余，防止突然增加参会人数。

L.如果有签字仪式，必须准备签到台，保证稳固、干净，确定好抬签到台、放签字笔和签字席、递文本的人员；签字笔每人各3支并试多次；

M.涉及到颁奖的，一定要明确领奖人上台、下台口，引导人员，颁奖次序，颁奖领导，服务人员要统一着装（大方得体）

N.需要悬挂如党徽、党旗及其他标识物的，一定要保证牢固、干净

O.会前再次保洁（注意墙角旮旯），再次检查席卡、座次、会务材料、磁碟、面巾纸、湿巾、瓷杯、话筒、音响、投影仪、开水量、茶叶、花草、地毯、地垫、卫生是否有缺漏

P.会议必须用的电线、数据线要走向合理、固定

Q.摆放“此排后不坐人”、“记者席”、“工作人员席”等。R.外围和会议室周边保安、保洁、茶水服务人员、会场服务人员、电气设备和供电等技术保障人员是否到位。（会议主办者）

S.大型会议、重要会议需要有发电车备用，请物业和供电公司技术人员对接好，并始终在岗。（会议主办人员负责联系）

T.夏天会场、侯会室、厕所的灭蚊、灭蝇

U.涉及用电脑、播放视频的，要有备用电脑一台，备用U盘一个或备用光碟一张。

V.连续会议的要在每次会议前再次检查，明确专人负责，更换鲜花。

W.会务准备人员、会场负责人、保洁、茶水、工程保障、电气保障人员、会议主办方负责人之间要互留电话号码，便于随时联系

四、注意事项

1、会议中心外围卫生、花草修剪

2、会场外展板、条幅、彩旗的安放、固定（会议主办者）

3、会场外围花草的摆放、设臵要与原有绿化一致（会议主办者）

4、安排1-2名保安负责车辆停放、协助做好车辆调度（物业）

5、备用话筒、备用电脑一定要准备

6、会前5分钟倒第一遍水，只倒杯子的一半；会议开始后倒满；主要领导讲话时不倒水，尽量减少会场人员走动

7、会议开始后，要有人立即将会议室门关上，并随时有人盯着门，及时关门；随时注意领导的手势、眼神，尽快为领导提供服务

8、录音笔由服务员放臵

9、两办主任一般安排在可以畅通出入的座位

会议会务服务合同协议书 篇5

文件编号 TT-00-PPS-GGB-USP-UYY-0089 篇一：会议会务服务合同-范本

会议会务服务合同

甲方：某某个人/企业/单位/团体

乙方：某某旅行社/会议公司

甲方委托乙方组织安排有关 2013 会议（活动），乙方接受委托。为明确双方的权利义务，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律法规，达成如下协议：

一、基本情况

1、会议（活动）时间：2013 年月日——2013 年月日。

2、活动安排：由双方另行商定并由授权代表盖章，作为本协议附件。

3、活动人数：人（具体人数按照实际人数计算）。

4、活动地点：

二、委托事项

甲方委托乙方组织和安排本次活动（会议），包括活动的日程安排、与会人员的交通、食宿、接送及甲方要求的其他服务项目，具体内容可由乙方向甲方提供方案，经双方授权代表盖章后作为本协议的附件，双方应严格执行。

三、费用

此次会议单人活动费为人民币元/人，甲方为本次服务须向乙方支付会议（活动）费合计人民币元（大写：）。费用明细见行程表。本协议生效后 3 个工作日内甲方向乙方支付首付款人民币元，2013 年月日之前，甲方向乙方支付第二笔款项元人民币；本委托事项履行完毕后，乙方提交实际费用明细表，甲方在收到费用明细表后五个工作日内将剩余款项划入乙方指定的银行账户。乙方在收到每笔款项后五个工作日内向甲方出具发票。会议（活动）期间，应甲方要求或客观情况变化，在不增加乙方损失的情况下，上述费用因会议（活动）有增加或减少时，应由双方授权代表签字认可，甲乙双方按照实际发生金额结算。如果该项变化要求给乙方造成损失，或者乙方提出该项变化给甲方造成损失，并且该项损失无法挽回时，提出方应当对此损失予以赔偿。

四、乙方的义务

1.按照甲方的要求事先提交本次商务（会议）活动安排方案，并取得甲方授权代表的同意；如甲方在上述方案确定后提出取消或增加等更改服务项目的要求，乙方在条件允许的情况下，应积极配合妥善解决。若该等取消或变更产生实际损失时，则该损失由甲方承担。

2.完成甲方要求及前款方案确定的事项、任务和标准；如乙方提供的服务未达到前款方案要求，乙方应向甲方退还未提供服务部分的费用。

3.为保障参加人员在会议（活动）期间的安全，为参加活动的人员办理人身意外伤害保险事宜。

4.其他法律法规规定或本协议约定的义务。

五、甲方的义务

1.事先明确对活动安排的要求，及时审核乙方提交的安排方案，并为乙方组织安排本次商务会议（活动）提供必要的协助。

2.对参加会议（活动）人员应尽到管理职责。因非乙方原因，参加会议（活动）人员的行为造成乙方或第三方损失时，应当先行履行赔付义务。

3.按照约定支付活动费用。否则，每逾期一天，甲方应向乙方支付迟延支付费用的违约金，同时应赔偿乙方因此造成的损失。

4.其他法律法规规定或本协议约定的义务。六、协议的变更1.本协议签订后，任何一方未经另一方书面同意不得擅自变更协议条款或转让协议项下权利义务，但乙方为履行本协议项下义务需要将部分工作委托第三方完成的不在此限。

2.一方在取得另一方书面同意后变更协议内容的，应当确保另一方的权利不会受到损害；因该变更行为而增加的费用由提出一方承担，造成另一方损害的，应当给予充分补偿。

七、第三方责任

对由于航班延误或取消、第三方侵害等不可归责于乙方的原因导致甲方及其参加会议（活动）人员人身、财产权益受到损害的，乙方不承担责任，但应当积极协助解决甲方与责任方之间的纠纷。前款所述的乙方委托的第三方，不包含负责运输甲方及其参加会议（活动）人员从居住地（或出发地）到会议（活动）地，以及从会议（活动）地返回居住地（或出发地）的航空、铁路、轮船及其长途汽车的承运人，乙方只是代购此项运输的相关运输服务，不产生委托的法律后果。若因提供此项服务的承运人的责任，造成甲方及其参加会议（活动）人员人身、财产损失时，甲方及其参加会议（活动）人员应当依据相关运输票据向责任人及相关保险机构行使赔偿主张，乙方不负任何赔偿义务。

八、补救责任因一方违约发生损失后，守约方应当积极采取措施配合违约方防止损失扩大，没有及时采取措施致使损失扩大的，就扩大的损失应当自行承担责任，无权要求违约赔偿。

九、免责条款

任何一方当事人因不可抗力不能履行合同的，根据不可抗力的影响，可以部分或者全部免除责任，但应当及时通知对方并在合理期限内提供有关证明。

十、争议解决

因履行本协议所发生的一切争议及与本协议相关的争议，双方应协商解决。协商不成的，提交有管辖权的人民法院通过诉讼解决。

十一、其他约定

1、成团人数为参考人数，具体旅游者人数按照甲方提供的名单人数计算，但甲方最迟不能晚于 2013 年月日向乙方提供人员名单。

2、活动费用单价为固定价格，即元人民币/人；暂估总费用为元（具体金额按照实际人数*固定单价的方法进行核算）。

3、如遇到住宿需要住单人房间，每个住单间者需要补元/人的住宿差价；甲乙双方可以就本协议的执行签订补充协议或其他形式的文件，该补充协议或其他形式的文件构成本协议不可分割的部分，双方应当履行。补充协议可以由双方授权代表或会议（活动）负责人签署。

本协议自双方加盖公章或合同专用章后生效，之前甲乙双方签署的补充协议或其他形式的文件内容与本协议有冲突的，以本协议为准。

甲方：乙方：

日期：年月日日期：年月日篇二：会议服务合同

会议服务合同

编号：

主办方（甲方）：承办方（乙方）：

本次会议的主办方（下称甲方）与承办方（下称乙方）根据《中华人民共和国合同法》，通过相关法律的规定，经友好协商后一致同意签订本合同，并承诺共同信守。第一条甲乙双方进行会议服务的内容如下：

1、会议名称：《“驾驭时代，快捷商机”客户推广会》2、参加人数：预定 200 人

第二条会议服务时间、地点及服务要求：1、会议时间：从 2011 年 11 月 8 日 13 时 30 分始至 2011 年11 月 8 日 16 时 30 分止。2、会议地点：上海市汶水东路 670 号105 室 3、服务要求：

（1）会议的各项服务要求以附件提供的具体内容为准（详见附件1）。（2）附加条款：无第三条会议服务结算方式：

1、合同金额：人民币 69492 元（陆万玖仟肆佰玖拾贰元整）。

2、在乙方根据合同规定完成会议服务且服务无争议后，将发票交由甲方签字盖章后，甲方按实际发生额及时支付给乙方。

第四条双方约定，出现下列情况之一，致使本合同的履行成为不必要或者不可能的，可以解除本合同：

1、发生不可抗力（如火灾、洪水、爆炸等）；2、本合同与国家其它相关法律、法规相抵触的；第五条双方确定，按以下约定承担各自的违约责任：

1、甲方无正当理由拒绝按照本合同第二条确定的时间在乙方召开会议，甲方承担违约责任，

同时支付给乙方合同总价的 20%的违约金；

2、乙方无正当理由拒绝甲方按照本合同第二条确定的时间在乙方召开会议，乙方承担违约责任，同时支付给甲方合同总价 20%的违约金。3、其它约定：无第六条合同争议的解决：

双方因履行本合同而发生的争议，应当本着友好协商、互惠互利的原则调解解决。协商调解不成的，双方均有权向会议主办地所在的人民法院起诉。

第七条本合同壹式贰份，甲乙双方各执壹份，经双方签字盖章后生效。

第八条本合同任何内容如与国家相关法律、法规相抵触的，以国家相关法律、法规为准。

甲方：（公章）

法定代表人：

年月日

乙方：（公章）法定代表人：

年月日

附件 1：

承办方提供的各项会议服务内容分叙如下：

1、会议发言材料制作 2、礼仪及接待 3、会议交通 4、会场布置5、会议秩序维持

1、会议发言材料制作

开本 16k，6 色铜版纸印刷，制作 200 份，单价为 25 元，交货时间为 10 月 31 日前。2、礼仪及接待

乙方提供 8 名专职会务接待人员，设立标识（甲方提供企业或行业标识，乙方制作），引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台（乙方负责设立），乙方协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南（甲乙双方共同拟定）、告知代表会议注意事项，编制会议名录。3、会议交通

（1）站场接送至乙方此部分费用的分摊方法（会务组支付或者个人支付），甲方确认：下列人员由会务组承担送站场费用，除此之外，均由个人承担。

或者：甲方确认，所有与会人员的送站场费用由会务组承担；或者全部与会人员的送站场费用均由个人承担。

（2）会务交通

乙方必须于 11 月 8 日安排 4 辆空调巴士至酒店，用于接送会务人员至会场。甲方（或者乙方）负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。乙方同时提供 10 吨货车 1 辆，负责运输会议材料至会场。4、会场布置

乙方应在 11 月 8 日 9 点前按甲方要求完成如下布置：

（1）主席台要求鲜花 300 盆，红色地毯，绒布主持台，主席台设10 个席位，背景为丝绸材料，投影帘要求（2.5×3），投影仪要求 350 流明，配备激光指示笔（或者伸缩式教鞭）、有线/无线麦克风 10 个。主席台配置茶水杯（或者瓶装矿泉水），一侧放置饮水机（配瓶装矿泉水时可不用饮水机），主席台配备电工一名，会务服务小姐两名。双方确认：投影仪为乙方提供甲方租赁，茶水提供及服务人员支持包含在会务服务费用之内。

（2）会场布置剧院式，安排席位不少于 250 个，各排间距不得小于 80 厘米；在会场安排固定摄影点 2 个，需要提供饮水机 4 台，提供小型会晤室 1 个，会晤室摆设桌椅不得少于 10 套。会场悬挂横幅 1 条，内容为《“驾驭时代，快捷商机”客户推广会》。会场内提供资料展示台 1 个。双方确认：展示台为全新制作，规格5×2×1.5，饮水机由乙方免费提供。

（3）氛围支持乙方应在 11 月 8 日 12 点前完成 20 个气球条幅悬挂，条幅内容双方自行约定，规格是 6×1.5，拱形气模 2 个，规格是 3×2.5，会场外摆放花篮 20 个。会场布置与氛围支持费用均包含在会务服务费用之内。5、会议秩序维持乙方应该提供不少于 10 人的安保人员用于维持会场秩序，费用均包含在会务服务费用之内。篇三：会务服务合同范本-201404

会务服务合同

甲方：

地址：

乙方：

地址：

合同签订地：大连市 xx 区

甲乙双方在平等自愿的基础上，经协商一致，同意按照下面的条款和条件签订本合同。

一、定义

本合同中的下列术语应解释为：

1.1“合同”系指本合同，包括所有的附件、补充合同和构成本合同的其它文件。

1.2“合同价款”系指根据合同约定，乙方在完全履行合同义务后甲方应付给乙方的价款，包括按照合同做出的调整。1.3“会务服务”系指根据本合同约定，乙方向甲方提供会务策划、组织、执行等服务，包括但不限于会务接待、印制会务文件、场地布臵、参会人员接送用车、餐饮、住宿等相关工作。

1.4“工作日”系指除政府有关部门对外公布的法定节假日及休息日之外的任何一日。

二、服务内容

2.1 甲方委托乙方为甲方年月日于大连项目启动会提供会务服务，包括：

2.1.1 会议场地提供、布臵等工作；

2.1.2 会议期间参会人员、音响、演出、饮用水、宣传品等用品的提供；

2.1.3 其他应由乙方负责提供的服务；

2.2 具体服务内容及服务标准详见附件一《路演流程》及《价格清单》。

三、合同价款 3.1 本合同项下甲方向乙方支付的合同价款详见附件《价格清单》，分项价格应根据具体服务项目列明。合同价款最高不超过人民币元（大写）(以下简称“预算上限”)。3.2 合同价款已经包括下列费用、支出，乙方不得额外要求甲方承担任何其他费用：

3.2.1 乙方根据本合同约定提供会务服务所需的服务费、制作费等费用；

3.2.2 乙方根据本合同约定提供会务服务垫付或代付的一切费用，提供甲方会务所需的用品、设备及人员的费用、税金等;

3.2.3 除非另有约定，分项价格均包括乙方履行本合同该项服务不可或缺的所有附带工作，不论合同中是否提及，也不论其在签订合同时是否可以预料到；

3.2.4 乙方根据现行税法应支付的税款；

3.2.5 乙方根据本合同约定提供会务服务所需的一切其他费用以及其他根据本合同应由乙方承担的费用。

3.3 双方同意，本合同项下价款根据实际发生的服务项目据实结算，如甲方实际开支没有达到预算上限数额，则按甲方确认的实际发生数额支付相关费用；如实际发生数额超过预算上限，双方根据本合同第 3.4 条另行签订补充合同。

3.4 本合同签订后，若甲方确认需要调整本合同及其附件约定的服务或者增加服务项目，按附件《价格清单》对应服务项目价格进行结算。附件《价格清单》未列明的服务项目及其价格，应在实际支出前经甲方书面确认，否则由此导致的费用由乙方承担。因服务调整或增加导致合同价款可能超过预算上限的，乙方应当在调整或增加时立即通知甲方，并与甲方另行签订补充合同。

四、付款方式

4.1 本合同项下会议结束，甲方确认乙方所提供的服务已全部履行完毕，且符合甲方要求，乙方向甲方提供实际发生的费用清单等相关材料，经甲方确认后，根据本合同第 3.3 条之规定，按实际发生数额向乙方支付相关费用。

4.2 上述款项在甲方收到乙方合格等额发票以及甲方认可的会务活动费用清单后 7 个工作日内，以银行转账的方式向乙方支付。

4.3 乙方账户信息如下：账户名称：

开户银行：

账号：

五、双方权利与义务

5.1 甲方权利义务5.1.1 本次会议的时间、地点及其它会务日程安排等相应事宜由甲方确定。甲方有权对乙方提供的服务进行监督，并要求乙方对不符合甲方要求的部分进行纠正。

5.1.2 本合同项下会议涉及甲方的所有标识、商标、公司名称、宣传文字等内容须经甲方最终确认才可正式发布。

5.1.3 若甲方需要对会议日程、会务服务方案进行调整，甲方应以书面形式提前告知乙方。

5.1.4 乙方按本合同的约定履行全部合同义务后，甲方按合同约定的时间、方式向乙方支付服务款项。

5.2 乙方权利与义务

5.2.1 乙方应事先向甲方提供会务及服务费用价格清单经甲方确认，并按照甲方确认的会务安排，严格按照合同约定的时间和要求开展和完成相应会务服务工作。服务标准不得低于国家、行业相关标准。具体内容如本合同附件所示。

5.2.2 乙方应根据本合同约定，合法、诚信地完成本合同项下的义务。如因客观实际情况，须对服务内容进行调整的，应至少提前 5个工作日向甲方提出书面申请，并在得到甲方书面同意后方可进行调整。5.2.3 因甲方原因需对服务内容进行调整的，乙方应配合甲方根据实际需要进行调整。

5.2.4 乙方为产品展演提供或乙方设计、制作的标识、创意、文宣等内容，须经甲方书面确认后，方可实施。

乙方保证其自行设计、制作的或其所提供的他人设计、制作的标示、创意、文宣等内容均不会侵犯本合同以外其他方的合法权益，包括但不限于人身权、财产权、肖像权、知识产权等。如由于乙方违反本条保证导致第三方提出侵权、索赔、指控或相关主张，乙方应当及时、妥善处理，积极与该第三方交涉并承担因此产生的一切费用（包括但不限于诉讼费、调查费、律师费、差旅费等合理开支）；由此产生侵权责任的，由乙方承担；造成甲方损失的，乙方还需向甲方承担全部赔偿责任。

5.2.5 乙方在履行本合同过程中的一切工作成果的知识产权均归甲方所有，且未经甲方书面同意，乙方不得将上述知识产权以及其他甲方资料用于本协议以外的用途。

5.2.6 会务服务内容超出本合同或本合同附件约定事项的，乙方应在实际费用支出前得到甲方书面确认，否则由此产生的费用由乙方自行承担。

5.2.7 未经甲方书面同意，乙方不得将本合同项下的全部或部分义务分包或转包于其他任何第三方。六、保密

6.1 甲方根据本合同向乙方提供的包括但不限于有关商业、营销、技术、图纸等信息或文件以及甲方参会人员的各种信息等统称为保密信息。

6.2 乙方应保证乙方及其雇员对于本合同以及在本合同的签订、履行过程中所获知的甲方的保密信息，负有保密义务，未经甲方事先书面许可，不得以任何方式向第三人泄漏和公开，也不得用于履行本合同之外的其他目的。否则，因此给甲方造成任何损失的，乙方应承担一切赔偿责任。

6.3 本条所述保密义务对乙方持续有效，不因本合同的终止而终止。

七、不可抗力

7.1 双方中任何一方遭遇中国法律规定的不可抗力，致使合同履行受阻时，受不可抗力影响的一方应当采取积极的补救措施，以使合同的另一方的损失减至最低程度。

7.2 受事件影响的一方应在不可抗力的事件发生后及时以书面形式通知另一方，并在事件发生后 7 个工作日内，将有关部门出具的证明文件送达另一方。7.3 不可抗力致使合同的某些内容有变更必要的，双方可通过协商达成进一步履行合同的协议。

八、违约责任

任何一方违反本合同项下的任意条款，均被视为违约。违约方应采取切实可行的措施纠正其违约行为，并应承担因自己的违约行为而给守约方造成的所有损失。九、争议解决

因本合同履行所产生的争议，通过双方友好协商解决。协商不成的，任意一方有权向合同签订地法院提起诉讼。

十、合同生效及其他

10.1 对本合同的任何变更、修改须经双方协商一致，并签署书面补充协议予以确认，并作为本合同的一部分。

10.2 本合同经双方法定代表人或授权代表签署并加盖单位公章（或合同专用章）后生效，至双方权利义务履行完毕之日终止。

10.3 本合同一式两份，甲方执壹份，乙方执壹份，具有同等法律效力。10.4 附件是本合同的一部分，与正文具有同等法律效力。

甲方：乙方：（章）（章）

会务组织工作流程 篇6

一、拟写会议电报

包括会议主题、会议时间、会议召开地点、参加人员、日程安排、报到地点、呈办公室领导审阅、呈主管领导签发

二、会务准备

（一）编制会序册 1.会议须知 2.会议议程安排

3.会议代表食宿安排，住宿房间、就餐位置、会场座位

4.核对与会人员名单(二)会场布置 1.悬挂会标

2.根据需要，摆放鲜花 3.检查音响、照明等设备

4.按排名确定领导主席台入座位置，并摆放姓名牌 5.按会序册确定的位置摆放与会人员的姓名牌(三)就餐安排

1.提前督促后勤中心提供就餐菜单交领导审查 2.根据会议代表、工作人员、民族习惯合理划分就餐座位安排

(四)召开会议工作人员协调会，明确分工 1.安排与会人员报到 2.提前到会场组织与会代表就座，维护会场秩序 3.安排与会人员就餐，并随时掌握会议进度，做好与会代表用餐准备

4.做好文艺晚会等各种娱乐活动组织

5.根据会议需要，安排有关领导同志看望与会代表 6.提前征询与会代表意见，预订返程车票或作好返程安排。

7.按照会议要求，安排与会人员留影记念

8.做好与会代表返程，安排有关领导或工作人员送行

三、后勤保障

1.与后勤中心联系，提前对房间管道、线路进行检查与维护,做好会议期间水、电的供应

2.根据会议要求，做好车型、车种、数量的准备，并确保车辆状态良好

会议会务工作流程 篇7

作为一名机关后勤服务工作者,通过积极参与服务创业活动及主题讨论,促进了自己紧密联系自身工作的实际,对“我对服务创业想什么、我为服务创业做什么、我向服务创业献什么”进行了一些思考。总体感到机关后勤工作服务创业,必须紧扣服务职能,找准工作定位,紧紧围绕服务扶贫和移民工作科学发展的中心,以优良的服务去体现创业,以扎实的服务去促进创业,以周到的服务去保障创业,并始终立足自己的岗位坚持从我做起,从细微的工作入手,为办机关创业推进、扶贫和移民工作科学发展,献上科学规范、热情细致、务实高效的后勤服务保障。联系自己具体从事的会务接待工作,通过积极参与“服务创业从我做起”主题讨论,主要体会有以下几点:

一、会务接待工作实践“服务创业从我做起”,要以思想上的认识来保证行动上的自觉

在深入贯彻落实科学发展观的新形势下,我办开展扶贫和移民工作在办党组的正确领导下,各项业务工作呈现了科学发展的强劲势头,全办同志创业干事焕发出了“朝气蓬勃、奋发有为”的精神风貌。会务接待工作属繁杂的事务工作,从表面来看似乎与创业开拓扶贫和移民事业没有什么显性的联系,只要就事论事地完事了结就行。但这种对会务接待工作的认识只是一种低标准的认识,进一步发展下去,极易产生“事不关己、高高挂起”的消极思想,从而把自己的工作游离于全办的中心工作之外。由于认识到了这一点,自组织上安排自己从事会务接待工作后,我要求自己在思想上树立全局观念,把自身的工作融入到全办工作的全局中去认识。工作中自己也切身体会到,一次顺畅成功的会务安排和组织,可以为会议顺利部署扶贫和移民工作提供一个良好的条件;一次热情周到的接待安排和服务,可以展示我办广纳宾客、协调各方支持我省扶贫和移民事业科学发展的良好形象。正是基于这样的认识,奠定了自己“服务创业从我做起”的思想基础,从而增强了自己认真履行会务接待工作岗位职责的自觉性。

二、会务接待工作体现“服务创业从我做起”,要以加强学习来提升水平

从事会务接待工作以来,自己体会搞好这项工作也有其中的学问和规律。比如,不同类型的会议、接待不同的对象,都有不同的标准规定;会场安排和接待场所座席的摆放也有明确的规定在安排接待特别是接待上级、外省等外地来客用餐时,必须考虑来客的口味特点或民族习惯,以体现我办对接待来客细致入微的诚意。还有,会务接待工作尽管不直接涉及扶贫和移民业务工作,但要体现工作的层次和水平,也必须加强对扶贫和移民工作一些基本业务和工作情况的学习了解。比如,接待工作对客人而言往往是“第一张面孔”,客人随时都有可能问及我省扶贫和移民工作有关情况,此时自己不能哑口无言或避而不理。同时,作为省扶贫和移民办的一名工作人员,在接待工作特别是接待外地来客过程中,也有责任向来客宣传一些我省扶贫和移民工作的基本情况及成效,以体现我办工作人员的整体素质和形象。所以,“服务创业从我做起”必须通过加强学习,才能提高会务接待工作的层次和水平。

三、会务接待工作贯彻“服务创业从我做起”,要以认真负责的态度来提高效能

搞好会务接待工作,要求开展工作具有超前性,每件事情都要以高度负责的态度想在前、走在前、干在前。办好会议要提前到位做好准备,接待来客要提前到场做好安排,整个过程必须保证效率,注重效能,如有延误势必造成不良后果甚至恶劣影响。同时,开展会务接待工作需要开支经费,必须贯彻效能原则,在事前做好预算,增强开支的计划性;必须在事后严格执行开支规定进行结算,牢固树立效能意识,追求开支的最大效益。自己从事会务接待工作以来,深切体会到工作的超前性带来的是工作的主动性。每次办理会务工作,我都超前思考并做好人员的核定、经费的预算、食宿的落实、会场的安排等工作,时间紧迫就加班加点,确保准备充分,掌握主动权,从而保证了每次会议的顺利进行;每次安排接待都提前落实安排好客人的住宿和用餐,确保客人到达之时直接入住、按时就餐,从而保证了每次接待任务的圆满顺利;每次会务接待支出结算都严格核算,不胡乱开支,做到支出审批程序完备,支出项目清晰,支出账务无误,从而确保了各项支出的合理性和合法性。正是从这些繁杂的工作当中,我深切体会到会务接待工作服务创业,不仅要从我做起,而且要以高度负责、严谨细致的态度从点点滴滴的事情做起,这样才能保证会务接待的最大效能。

四、会务接待工作落实“服务创业从我做起”,要以甘于奉献的精神来得以体现

服务创业首先要爱岗敬业,立足自己的岗位来为扶贫和移民事业作出自己的一份贡献,尽到与自己工作岗位要求相适应的一份责任。会务接待工作的特点是工作最忙碌的时候,恰恰是正常工作时间之外的用餐之时,即使是双休日、节假日也是如此。自己从事会务接待工作以来,针对自己工作岗位的性质,我怀着对岗位工作积极负责的态度,始终保持了以工作为重的思想准备,要求自己树立一种甘于奉献的精神,从而确保了自己每次承办会务接待任务的工作到位、服务到位、责任到位。回顾经历每次承办的工作任务,尽管也曾努力克服了自身的许多困难,付出了很多艰辛,但想到这是自己工作职责的要求,也是自己立足工作岗位实践“服务创业从我做起”的体现,也就感到自己的付出应该付出,值得付出。

五、会务接待工作实现“服务创业从我做起”,要以努力搞好协调来保障顺畅

会务接待的各项工作非常具体,并且涉及的单位多、人员广,保证会务接待的顺畅有序,协调工作非常重要也非常繁锁。比如,办好一次会议,要搞好与机关承办会议业务处室的协调,每个处室每年都要召开业务会议,会务协调工作涉及机关各个处室;每次会议落实参会名单涉及市、县单位,会前需要协调市、县落实参会人数及名单;每次安排会务和接待,必须搞好与会议召开宾馆、接待安排场所的协调,落实好会场、住宿、用餐的安排等具体事宜及事后的结算,还要协调搞好各个方面的相互衔接。从事会务接待工作以来,自己通过找准服务定位,要求自己积极主动与会务接待涉及的方方面面搞好协调,通过耐心细致的工作赢得了理解和支持,从而保证了每次承办会务接待工作的协调顺畅,开展会务接待工作的过程中也锻炼提高了自己的协调能力。从中自己深切体会到,会务接待工作体现服务创业,不仅应要求自己从我做起,而且必须发扬团结和谐、密切协作的精神,通过积极有效的协调工作,依靠会务接待涉及单位及人员的支持来共同做好。

如何做好会务工作 篇8

实习目的：

按照老师的安排，我制定了相应的实习计划。注重在实习阶段对所学的理论知识进行进一步的巩固和提高，以期达到根据理论知识，指导日常的工作实践的目的。收到了较好的效果。主要实习情况报告如下：

实习时间：2007.2.20——2007.3.25

实习内容：

自从有了组织，就产生了会议，经过氏族，部落，部落联盟以及国家的漫长发展过程。今天，会议已经成为现代社会发展政治活动，经济活动，文化活动和其他活动的重要方式之一。大到国际争端，经国大业；小到基层单位的具体问题，都经常通过会议解决。会议期间的会务工作，是指从会议筹备到善后处理的一系列工作，也就会用到管理学的各方面所学到的知识，大到协助领导制定总体方案，小到车辆调度；从会前的准备，到应付会议最后可能出现的变化，一切大小事物，都少不了会务工作，会务工作的要求是：充分准备，严密组织，服务周到，确保安全。通过对管理学知识和技能的学习，与老师辛勤的指导，我就如何做好会务工作报告如下：

一、会议准备工作

良好的开端是成功的一半，会议准备得充分，是取得会议成功的前提，会务人员要认真负责，缜密地考虑会议的每一项关键环

节；而且要设想可能出现的问题，订出补救措施，做到不出或少出突发事故。

1.安排议题，确定步骤：议题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任务，是每次会议首先要研究的，安排议题的原则是提交的会议议题必须与所开会议身份相适应，也就是说，提交会议讨论的议题一定要符合该会议的讨论标准。

安排议题要注意三点，一是一次会议议题不能安排过多或少，一般安排一个主要的，和一两个次要的为宜。二是要讨论同类性质的问题，不能把属于不同体系的问题同时拿到会议上来。三是把保密性较强的议题放在会议后面，这样便于让有些人退席，议题安排后要审核，最后交领导审定。

安排完议题后，还要确定议程，程序，日程，也就是会议步骤。议程是对已确定的议题列出先后顺序，是程序的基础。程序是对会议各项活动按先后顺序做出的安排，日程是对会议活动的蓝图，是会议有条不絮地进行的保证，一旦确定不得随意改动。

2.拟订与会人员范围或名单：什么人应当参加什么会议，决定权在于领导，会务人员在接受委托后，可以提出参加会议的名单，由领导选择，决定。一般来说，与会人员是固定的，但是，在不少情况下仍需要会议人员提出名单，送主管领导审定。

3.发会议通知：发会议通知一要及时，保证人员按时参加；二要准确，防止重复，错发，漏发。除日常工作外，对大中型会议的通知应发书面通知，尽量不用口头或电话通知，通知必须简明

扼要，并应具备8要素：会名，内容，开会时间，日期，地点，与会人员，入场凭证和报到时间及地点。代表须携带的文件或其他特殊要求，也应写入。有时，为了让与会人员充分作好准备，在正式通知之前，可先发预告性通知。

4.准备会议文件和材料：会议文件是一种非正式文件，是正式文件的基础和草稿，是提请会议讨论的客观对象，会议文件包括会议正式，参考和阅读文件等。会议能否准备好文件，特别是主要文件，对开好会议有着至关重要的影响。为了确保会议文件的质量，提高会议效率，会务工作部门应于会前对有关部门送来的会议文件进行初步审核，然后领导提出意见。分发文件时还应注意，尽量避免把许多文件堆到一起同时发给与会同志，秘密性文件要编号分发，登记签收。

5.选择和布置会场：开会要借用一定的场所，会场各方面条件的好坏、舒适程度的高低，对于与会人员的心理起着不可忽视的作用，而与会者的心理状态，直接影响到会议的效果，因此要重视会场的选择和布置。

6.排列座次：会场座次对主席台来说，有前后左右之分，因此要合理的排列，其他与会者面对主席台，可按汉字比划，地理位置或行业系统排列。座位上要摆置名片，座次需报领导审定。

7.做好后勤服务：对会议的物资、资金、与会人员的住宿、膳食以及交通等后勤服务做到完善。

8.进行全面的会前检查。

二、会议期间工作

会议期间是会务工作最活跃的阶段，这时工作的中心任务就是掌握会议动态，协助领导指挥和控制，并且通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着即定目标进行。

1.签到：签到是与人会人员到会时的第一件事，为准确了解与会人员的出席情况，会议开始要做好会议签到工作，迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。

2.热情接待会议成员，引导就座：大中型会议，一般设专门接待员，他们要预先熟悉与会者的名字，职务，单位及住房号码，以便快捷地把他们带进会场。会后及时向他们指示住房去处，会务人员要始终热情，彬彬有礼，服务周到，保证会场安静，按时召开。

3.安排发言：安排发言的决定权属于大会主席团的有关领导，但是，会议工作人员可能被委托提出意见，供领导审定，安排发言应当考虑三点：1.注意地区平衡2.注意各级领导的平均3.注意主题的平衡。

4.做好会议记录：不论规模大小的会议都应该有记录，真实的记载会议的情况，客观的反映会议的内容和进程，可以为以后的分析研究会议内容提供依据。因此，会议记录是重要的文字档案材料，也是会议简报，纪要的原始根据和素材，会议记录方法有两种：摘要记录和详细记录。会议记录要求真实，准确，完整，不得随意增加和改动。

5.调派车辆：会议即将结束时，要赶紧调派车辆，保证会议代表坐上车，坐对车。

三、会议善后工作

1.送走与会人员：会议人员要预先登记与会者返回日期和乘坐的交通工具，代购机票或车船票，保证他们在会议结束后及时返回，个别要暂留的，要安排食宿。

2.处理遗忘的物品：要尽快与失主联系，及早送还，若距离远，可用邮包寄送。

3.完善会议工作：取走会场剩余的物品，视听设备，向单位接待员汇报全部物品得失情况，还要做会议财务结算。

4.打印会议记录：要趁着会议在头脑中仍然清晰时打印会议记录，打印前要送会议主持人审查并签字，然后精心编排。打印时必须准确。

5.会议决议的传达，催办和贯彻情况的反馈：情况的反馈看来是在会外，实属会内的一个环节。因为会议本身只是一种工作方式，从属实际工作，所以此环节是会议工作不可忽视的一个特殊环节，实际上也是对会议成果的检验。

四、会议的保密工作

任何会议，都有一定的机密性，都应该有一定的要求，必要时还应该制订严格的保密制度和保密纪律。

1.会议保密工作的涵义：会议文件的保密工作，是会议保密的重点，应该与会议文件起草人员采取有效的保密措施，达到不外

传，不丢失的要求，鉴于会议文件都掌握在与会人员和印刷人员之手。因此文件保密的主要任务，是教育持有文件的人员提高警惕，加强保密观念，严格执行保密制度，及时清点文件，养成良好的习惯。对文件失密事件，要严肃处理，不得迁就。

2.保密工作内容： 1.会议召开时间，地点，与会人员范围的保密。2.会议议题，内容，活动日程安排。3.会议文件，材料等。4.会议记录，纪要，简报等。5.尚未公布的领导在会议上的讲话。

6.会议照片，录象，录音等。7.其他一切应当保密的会议事务实习总结：