单据单据管理制度（精选8篇）
一、单据范围
本制度包括：出示单据、外来单据、内部结算单据。
1、出示单据：发票、收银单。
2、外来单据：发票、收据、送货单、部分白条(鲜活食品)。
3、内部结算单据：申购单、收据入库单、领料单、配送单、收银底带、货物短缺(溢余)单、报损单、日报表、月报表、盘点表、盘点差异表等内部结算单据，所有同部结算单能使用电脑单据的尽量使用电脑单据。
二、单据管理原则
1、消号单据管理制度：涉及到对外的出示单据和结算单据一律实行消号制度。主要包括以下内容：发票、收据、（包括：手写单据和打印的都必须在财务报备，由财务发出，盖章，无财务盖章的单据视为无效单据）缴款单、酒水单、入库单，建立领用消号制度，落实专人管理。
2、限额领用制度：定额发票，实行限额领用。
3、其他单据实行普通单据管理
三、单据合法原则
1、收据应由交款人、收款人签字方为有效。
2、入库单应由采购、库管、入库部门领导签字方为有效。直接在使用部门入库的使用部门主管必须签字方为有效。
领料单应由领料部门经理、库管、领料人签字。
报账发票、收据、白条：①外来单据应据备以下内容：对方单位印章、收款人签字、日期、经济业务内容或摘要、金额；购销发票还应有：商品名称、规格、型号、单位、单价、金额。所有的外来单据金额栏必须有大小写两种格式（同出示单据）。②外来单据应办理入库手续或验收手续的必须以入库单或验收单据做为外来单据的附件。没有入库单的需经手人、部门经理签字方为有效；③发票、收据、白条等外来单据不单独报销，必须附在费用报销单后才能报销。
5、费用报销单：①外来单据报销类：将外来单据作为报销单的附件，费用报销单填写以下内容：外来单据内容，会计科目，附件张数，日期，金额等内容。②没有外来单据的报销单必须填写具体的经济业务内容，③所有的报销单必须经报销人、会计、公司负责人、签字为有效。
7、收银底带应由收银、出纳签字。
8、货物短缺(溢余)应由库管、门店经理、采购签字。
9、报损单：作品、原材料在付报损应由库管、部门主管、财务、总经理签字，方为有效。
10、收银、柜台的收入日报和月报：由收银员，收银稽核、和部门店经理签字。
11、盘点表由实物负责人、部门经理、盘点人、监盘人签字。
12、盘点差异表应由库管、会计、部门经理、总经理签字。
13、申购单分为两部门；（1）鲜活食品原材料申购单由餐厅经理、行政总厨签字方为有效（2）原辅材料一次性用品申购单由部门经理，行政总厨，库管签字方为有效，健身部在物品采购由主管制定采购计划、由谭总审批后方为有效。（3）酒水一次性用品申购单由门店负责人、库管签字方为有效（3）各部门物耗品：扫帚、灯泡、等其他易耗物品（单项金额10元以下总金额在50元以内）申购单由各部门负责人签字方为有效。（4）其他小额零星（单项金额10元以下总金额在50元以内）购置物品申购单由申购部门负责人签字方为有效。（5）其他低耗品，小额财产（100元以上的）申购单由部门负责人、总经理签字方为有效（6）500元以上的财产不需填写申购单，但由总经理同意后才能执行（或者签订合同由总裁签字盖章后按合同有关条款执行）同时，执行过程要随时汇报总裁。付款、报账都须经过总裁审批后才能执行。采购员凭申购单、采购物品；如遇紧急采购的物品，可事后补办入库手续，需部门 经理签字确认。
四、单据规范(注意事项)
1、收据应在摘要栏填写收款事由或具体的收款项目，内容必须详尽清楚。金额栏大写小写必须一致，金额填写规则：金额必须正确及准确。
领料单、入库单、货物短缺(溢余)单应填写物资书面名称、入库单位、数量单位、单价、金额(大小写)、等级，有规格型号，应填写规格型号，没有的不填。领料单、入库单必须按行次填写，同一张单内出现负数内容时，也只能按行次填写，不得隔行填写。（一般情况下，填写红色入库单或出库单。）
3、费用报销单应填写：费用项目或事由、费用类型、金额(大小写)。
4、报损单应填写报损原因、品名、数量。
5、盘点表、差异表：品名、规格、型号、单位、数量、等级。
6、申购单：申购部门、数量、质量、等级、产地、品名、规格、型号、期限、原因、日期。
7、所有单据填写均应字迹清晰，数字规范。
8、所有单据金额填写规则：有大写栏的，大小写必须一致，无大写栏的可不填，小写合计栏在最高位数前填写“￥”，有数量的单据，数量，单价，金额必须相符，单项金额与合计金额必须相符。金额四舍五入规则：单项金额必须准确无误，不能四舍五入，合计金额必须四舍五入，不得有分位数出现。便于结算。
五、单据联次及传递
1、收据为三联：出纳存根一联、交款人一联、财务一联，财务联每旬报账时一并传递会计部。
2、入库单为三联：库管一联、采购(或供应商联)、财务联。
①原材料入库单，采购(或供应商联)联于填写时取得，财务联必须由保管在填写次日内传递财务室，最多不超过次日。
②其它入库单，采购联于填写时取得，财务联付在购货发票收据后，报账时（报账期限为三天以内）一并传递财务室。
3、领料单三联：库管一联、领料部门一联、财务一联。
①一次性办公用品（笔、笔芯、纸等）不办理领料单，但需在库管办公用品领用薄上签字。②其它原材料(包括一次性用具)领料单，财务联在填写当日由保管传递财务室。
③其它财产、低值易耗品类领料，财务联附在发票后连同入库单、发票一并于报账时（报账期限为三天以内）传递财务
4、收银底带、日报表经门店经理签字后，当日营业结束后或次日营业前传递财务(由收纳自行取得)，具体传递为：收银员打出日报或收银底带 稽核人员稽核并出具报告和差异报表 财务室。
5、货物短缺(溢余)单，附在入库单后一并于传递入库单时传递财务室。
7、报损单两联：财务一联、报损一联。报损单由部门连同报损告一并传递保管处，保管处呈总经理审批后登记账务，然后将一联退还报损部门一联传递财务室，月终应将所有报 损单传递财务室。
6、盘点表
①原材料(鲜活食品)盘点表两联，财务室自行盘点，自行取得盘点，完毕后留存一联给部门； ②库房原材料盘点表一式两联，保管一联、财务一联，均于盘点完毕后取得；
③门店原材料盘点表一式三份，保管一联、财务一联、门店一联，财务联由保管于盘点完毕后两日内传递财务室，其余两联于盘点完毕时取得；
④其他盘点表一式三联，部门一联、库管一联、财务一联，财务联与盘点完毕后两日内由保管传递财务室，其余由盘点完毕时取得。
7、盘点差异表
①门店原材料差异表：由财务室根据主管呈报的差异表于月终时汇总，一式两联，由总经理审批和复核后由财务室留底一联，另一联由财务室传递门店经理。
②基地库房盘点差异表：一式三联，由财务室收取盘点表之日起7日内出具经总经理复核后，分发部门和总经理，财务部留底一联。③财产、低值易耗品盘存差异表一式四份，总经理一份、财务一份、库管一份、部门一份，差异表由库管于盘点完毕后10日内出具，分别呈部门经理和总经理签字后分发各部门。
10、部门内部物资调拨单：一式四联，财务、库管、使用部门各一联，由库管于调拨之日出具。调拨双方签字后呈执总，审核后由保管分发各部门。
11、申购单：一式两联，申购部门留底一联，另一联通过不同途径传递财务室：（1）申购部门通过各级审批（2）传递采购部（或由基地传递采购部），采购实施采购。采购完毕传递库管处（3）库管入库同时审核申购单并办理相关手续（4）由库管最后直接（或经过采购）传递财务室。
12、所有单据每一列都应准确、真实传递给相关部门，不能遗漏、错单，要及时发现错单，把错单收回，并调换正确的单据。
六、单据保管
1、财务部单据均应填制记账凭证，随记账凭证按会计规定装订成册。
2、所有电脑单据，同手工单据保管。
3、库管单据分为：入库单(应付带申购单)、领料单、配送单、调拨单分类装订成册，封面记录、单据期限、号码范围、单据种类、单据册数、总编号等会计规定相关内容。
4、门店及基地应将各自的配送单、领料单按月装订成册，封面记录、单据种类和张数等。
在校学生没有工作经验，犯下这个错误，可以理解，但是在实际工作中，制单人员也会犯这个错误。我在企业工作的那几年，主要负责出口物流和缮制出口结汇单据这部分工作。有一次我司接到美国客人的投诉，说我们给他们的那些单据中，发现商业发票和装箱单的时间是在提单日期之后的3天，这是伪造单据，要拒绝付款。原则上，商业发票和装箱单的日期是不能迟于提单日期的。我找来备份的单据一看，确实如他们所说的那样，我们犯了错误，但不是故意的。原因何在?当时客人急需这批货物，催着我们交货，交货那天恰好是星期五，有船期和舱位，我们就急冲冲地订船、出货、装船走货，所以提单的日期就是星期五这一天。当时，我们公司用的是SCALA系统，这个系统有个特点，公司仓库出货后，仓库负责人要在系统里扣掉所走货物数量(俗称埋数)之后，我们这边才能打印出相应的商务发票和装箱单，而商业发票和装箱单的日期是系统自动生成的。那天，发完货物之后就到下班时间了，我们就下了班，到了下个星期一上班的时候，仓库扣数，我们才把商业发票和装箱单打印出来，却忘记更改出货时间，因而造成了误会。我们把这种情况跟对方作了详细的解说，并道了歉，对方看在跟我司长期愉快合作和托收结算方式上就没有追究，但严重警告我们不许再犯如此错误。对此，我们都很庆幸，幸好是以托收方式结算，要是以信用证方式结算，那我们的收款就收不到了。由此可见，单据时间的准确性很重要。中国出口结算大部分是采用信用证结算方式，以此来保证收到货款，而信用证结算大多是象征性交货，我方凭单交货，对方凭单付款，因此，一定要做到单证一致、单单一致才能保证收到货款。这就对单据缮制提出了高要求，要求单据的时间绝对不能出错。而在全国统一国际商务单证员考试中也经常考信用证结算方式下单据的缮制。那么怎样才能保证单据的时间不会出错呢?下面我就以信用证结算方式为前提，说明怎样确定出口结汇单据的时间。
一、明白信用证所需的各种出口结汇单据
常用的出口结算单据有商业发票、装箱单、产地证、检验证书、保险单证、提单、装船通知、受益人证明、船公司证明和汇票等，具体需要什么单据，要看信用证(L/C)的单据条款。例如下边一则从信用证摘下来的单据条款：
从单据条款看，L/C需要提单、商业发票、保险单或保险凭证(任选一种)、产地证FORM A格式装箱单和汇票(要看信用证前面部分的汇票条款)六种单据。这些单据上都要有各单据签发日期，也就是单据日期或单据时间。
二、怎样确定单据时间。
1. 一般确定单据时间的方法
各种出口结汇单据的日期有的早，有的迟，还可以是同一天。那单据日期怎么确定呢?简单地说，第一，确定提单日期，提单日期是确定其他所有单据日期的关键;第二，确定商业发票的日期。商业发票的日期是所有结汇单据日期中最早的日期，后边紧跟着装箱单，最迟不能迟于提单日期;第三，产地证、检验证书、保险单和船公司证明的日期在商业发票日期和提单日期之间;第四，装船通知、受益人证明和汇票的日期不能早于提单日期，也就是说要等于或迟于提单日期。所以提单日期很重要，以它为参照时间，什么单据日期都不能迟于它，什么单据日期都不能早于它，一旦提单日期确定，其他相应单据的时间范围就确定了。根据这个顺序，六种单据的日期就可以排出来了：商业发票———装箱单———产地证、保险单(日期不分先后)———提单———汇票。这种方法也适合托收和汇付结算方式下的单据日期的确定。但这是一个主要轮廓，还不够充分，对于常用的单据时间，更具体地说要做到：
(1)发票日期应在各种单据日期之首，最早不能早于信用证的开证日期。
(2)提单日期要在L/C规定的装运期之内，但不能早于商业发票日期。
(3)装箱单日期不能早于发票日期，最好就等于发票日期，最迟不能迟于提单日期。
(4)产地证日期不能早于发票日期，最迟不能迟于提单日期。
(5)保险单日期不能早于发票日期，最迟不能迟于提单日期。一般在提单日期之前的3天之内比较好。
(6)商检证书日期不能早于发票日期，最迟不能晚于提单日期，但也不能过分早于提单日期，要看具体的货物来定，尤其是鲜货、容易变质的商品，要与提单日期靠近些，甚至是与提单日期同一天。
(7)船公司证明日期：不能早于发票日期，最迟不能迟于提单日期，与提单日期越近越好。
(8)受益人证明日期：不能早于提单日期，再晚也不能晚于L/C规定的交单期限，最好在提单日期之后3天内。
(9)装船通知日期：不能早于提单日期，最好是与装船日期相同(对于CFR术语，一定要与提单日期相同)或之后的3天内，最迟也不能迟于交单期限。
(10)汇票日期不能早于提单日期，但最迟不能迟于L/C规定的交单期，最好在提单日期之后3天内。
这样的规定是由实际工作中国际贸易的出口物流程度决定的。
2. 结合出口物流程序确定单据日期
在国际贸易中，买卖双方通过签订国际货物买卖合同建立贸易关系，再按照合同条款履行自己的义务，享受自己的权利，从而达到贸易的目的。权利与义务是对等的，在信用证结算中，卖方即出口双方既要按时交货，又要按时提交符合L/C要求的单据才能取得货款，否则银行有权拒绝付款，而所提交的单据就是出口方或相关部门在交货之前或交货过程中缮制出来的。
出口方交货交单的程序是：根据合同备货———按时收到信用证、审证———按时订船———发货———装船———在交单期内交单。由此很明显地看到，先发货后装船，出口方发货时出示商业发票，货物装船时由船公司出示提单，这样两种单据就出来了，所以商业发票的日期早于提单日期，但也不能早于信用证的开证日。因为出口方在没有收到信用证的条件下是不能发货的，否则收款就没有保障。那么早多少天较为适宜呢?装船之前的7天内。原因是：现在的海上运输多数为班轮运输，班轮有固定的航期表(我们一般会按照航期表来订船)，装船日期是固定的;在装船日期之前有7天的开舱期(包括装船当天)，在这7天之内，如果你订了船，就可以随时把货物送到船公司或货代指定的仓库里，就可完成交货。所以发货经常是在开舱期内发货的，商业发票的日期可以是开舱期内的任何一天，最迟可以与装船日期同一天(如前面例子所说的日期，但这种情况比较特殊，不熟悉各国的贸易情况最好不要用)，但绝对不能迟于装船日期。班轮按期到来，在码头装完货物后马上就走了，不会停留，因为停留太久就会增加泊位费。试问船走了以后你还能装货上此船吗?在全国统一国际商务单证员考试中，一般会给出提单日期，而提单日期就是货物装船日期，可以此日期作为确定其他单据日期的依据。
商业发票又是缮制其他一切出口单据的基础，所以要最早出。从上边的资料我们可以知道装箱单、产地证、保险单、检验证书和船公司证明的日期在商业发票日期和提单日期之间，所以商业发票日期和提单日期最好隔开几天，这样才有足够的时间出其他单据。在一般情况下商业发票的日期至少要早于提单日期2天，具体相隔多少天要根据实际工作的需要来定，而不一定要按照发货的实际时间。因为对方是不知道你哪一天发货的，而且也不需要知道，但对方知道7天内你必须交货到所订的班轮的码头或仓库里，否则就赶不上这个航班。所以前面的例子里，我司即使是在装船日交货，也可以把商业发票的日期定为装船日前7天的任何一天，只要符合逻辑和国际贸易惯例就行了。但最好把装箱单与商业发票一起出，因为我们在申请产地证、投保、或提出检验申请时都要知道装箱的情况。
受益人证明、装船通知和汇票是装船之后出的，所以它们的日期在提单日期之后，而交单期也是根据提单日期来决定的，除L/C有另外规定之外，出口方必须在提单日之后21天内交单，并要在L/C的有效期内。所以货物装船后，应尽早缮制出这些单据去交单结汇，而它们的日期越靠近提单日期就越好。
总之，出口结汇单据的时间就是一条线索，可把各种单据系统、有逻辑地联系起来。而学习者加深对出口业务的理解，有机地掌握单据时间，才能缮制出高质量的出口结汇单据，进而提高企业的形象。
参考文献
[1]国际贸易惯例《UCP600》.
[2]姚大伟主编.国际商务单证理论与实务.2008.1.
[3]石玉川主编.国际贸易实务.对外贸易经济大学出版社, 2005.3.
2011年2月16日，B公司将该信用证下两套出口单据，金额分别为11万美元、13万美元,提交至国内议付行N银行，N银行国际业务部将两套出口议付单据在认真审核，确认单单一致，单证一致后，按照客户要求将两套单据装入一个快递信封中寄往开证行：以色列A银行。2月24日N银行收到I银行的拒付电：称A银行收到N银行单据后发现该行面函表明提交了两套出口单据而A银行实际只收到了金额为13万美元的一套单据。另一套单据不知所踪。
N银行国际业务部在收到A银行拒付电后，认真核对留档材料并与快递D公司确认，跟踪整个快递路线和快件克重等细节问题，确认N银行操作无误，快递D公司的整个运输和投递过程无误，A银行确实应该收到了两套单据而非一套单据，A银行的拒付为恶意拒付，遂即要求快递D公司紧密与其配合，并迅速联系快递D公司的以色列分公司一并做出证明，根据快件投递重量和签收人等证明其确实收寄了2套议付单据，并据此于2月28日向A银行发出报文，列举事实申明快递D公司送往该行的快递信封中确实有两套单据而非一套单据，并强烈谴责了A银行的恶意拒付行为，同时受益人B公司紧密联系开证申请人A公司一起向开证行A银行施压。
3月3日N银行收到了A银行的回电：称其确实收到了两套单据，由于其工作人员的失误将一套单据弄丢，A银行承担由此引起的所有损失。3月7日N银行顺利收到A银行的全额付款，该事件圆满解决。
案件分析
该事件的产生完全属于人为偶然因素造成，此类事件虽然在UCP600第35条中有关于出口议付行的免责条款，但是在实务操作中对于单据的丢失，国际惯例中出口议付行的免责对于银行和企业的正常关系维护而言往往是苍白无力的。事件的解决需要多方的协商和共同努力，此类事件是国际贸易日常工作中不得不面对的一个风险点和较难解决的问题。
该事件能圆满解决，不仅仅在于N银行国际业务人员流程的缜密，处理问题的果断，还在于N银行选择了一家运营正规，合作关系良好的快递D公司，一旦发生类似事件，就可以得到良好的支援，以促使事件的圆满解决。
随着国际贸易的迅猛发展，国际间的单据邮寄也愈加频繁，而单据在邮寄和传递过程中的丢失作为一个概率事件就时有发生，特别是包含提单等物权凭证的单据一旦丢失，想要补办就十分麻烦，一般需要将与货值100%～200%的保证金存至银行再由银行出具2年期以上保函或将保证金存至船公司，并进行登报声明等诸多其他操作，船公司才能重新出具提单。另外在实务中，保证金由谁存取，存取期限的长短等一系列问题都是在实务操作中较难解决的问题，当事人一般损失较大。如何做好单据邮寄，尽量避免因单据邮寄而产生的风险，也成为一个重要的问题。
案例启示
因地制宜
进出口企业需要选择当地运营比较正规成熟的快递公司。当前国际知名的快递公司有很多：DHL、FEDEX、UPS、TNT、EMS等，虽然规模都较大，国际知名度较高，但是由于其网络的不同，其分公司、网点在国内分布并不相同，有的城市或地区这家快递公司的网络最完善，运营最正规，而到了另一个城市或地区就可能会换成另一家快递公司最完善，这就需要每个城市或地区的银行和进出口企业去根据本地实际，选择在本地运营比较完善，比较易于合作的快递公司进行合作，签订好正规服务协议，将一切风险情况进行约定，列出一系列应急预案，有效避免一些操作风险，一旦出现问题也比较容易共同处理。
因势利导
进出口企业要根据寄送目的地的具体情况来选择快递公司，各个快递公司在各个国家、地区的运营情况也并不相同，一些快递以欧洲为基地，在欧洲地区运营最快，但是到了东南亚，美洲等地区可能就没有很大的优势，甚至存在一些国家和地区无法送达。而有的快递以美国为基地，在北美运营速度最快，但是到了一些和美国关系不好的国家，如：巴基斯坦、伊朗等，它的运营同样受到严峻挑战。再如中国内地的一些快递在中国港澳地区、日本、韩国等运转较为流畅。另外，有的快递公司到了周末就会停止快件的运送，有的则会正常运营，因此每周五快递的选择也可能跟前几个工作日的选择会有所不同。这就要求每个银行和进出口企业与快递公司多做沟通，对自己合作的快递公司的运营网络做好充分的了解，不同国家和地区根据其快递运转流畅度选择最适合的快递，以降低邮寄风险。
防患未然
银行和进出口企业在做出口单据的邮寄时尽量做到一单一寄，信用证要求两次寄单的也尽量做到两次寄单，特别是合作时间不长或较为偏远的客户更应如此，以避免发生上述事件，另外银行和进出口企业自身也应注意做好进出口单据的邮寄登记，随时网上查询单据情况，定期对快递运作情况进行总结，以便快速应对处理各种意外情况，不仅出口单据需要做好网上查询，对于进口签收单据同样需要认真做好签收，做好网上查询，及时发现个别快递公司的投递日期倒签行为并予以整改，以保证银行的5个工作日的单据处理时间的正常合规。
（作者单位：中国工商银行滨州市分行）
总体原则：
物资进出有凭可依、账实相符、业务真实、合理库存、物资安全、质量保证。保管做到业务真实、登记正确、清晰、字迹工整、验收入库、质量合格、妥善保管、单据传递及时、开具单据分类准确、及时盘点库存。一.入库单
1.办理入库依据：发货单位的送货单、采购部提供的发票及请购单。2.入库：一式四联入库单分别由采购员、保管员、质检员签字，按入库单流程办理，未签字、未质检不能入库，不能收发货，财务判定为无效单据。
3.验收：注意验收数量品种是否相符，注意验收方法与产品是否符合要求，有无质量问题，部分货品包装是否破损。
4.填写：入库单按单中各项规范填写，按照不同种类分别登记，写清进货单位名称、进货数量、进货型号等相关信息，注意字迹清晰、工整。
5.对帐：月底保管员要对所有入库产品进行数量分类合计，并与财务部数量科目核对相符。
6.单据保管：入库单入帐、传递、分类、结帐按财务制度及流程规定，装订成册由仓库保管。
二.产成品（半成品）入库单
1.办理入库依据：依据生产部门填写入库表及入库记录，详细填写本入库单，详细注明名称、规格、数量。
2.入库：一式四联入库单分别由入库员（生产部）、保管员同时签字，按产成品入库流程办理，未签字、未质检的产品不能入库，不能收发货，财务判定为无效单据。
3.填写：入库单中各项应规范填写，生产部开具入库记录表，登记产品数量、规格、型号。保管员填写入库单，办理产成品入库，同时作为财务部月末计算产品生产成本的依据。
4.对帐：入库单月末合计重量财务部相对应科目及生产部月报对账相符。5.单据保管：入库单按生产编号及产品规格分类，装订成册。6.验收：注意品种、数量、规格、质量有无问题.三.领料单：
1.依据：由用料部门填写一式三联领料单，经领料人签字，保管员据此发料同时签字确认。
2.单据保管：按照原料种类分别装订成册。
3.对帐：月末领料单、材料收发结存月报表财务对应会计科目一致。四.出库单（产成品）：
1.由业务部根据客户合同要求、通知开具一式五联《出库单》，由业务组开单员、保管员、提货人共同签字，仓库凭单签字发货。
2.出库单一式五联分配流程按财务部据流程规定办理。仓库保管员未签字，未到场监督不许发货。
3.出库单中各项由业务部按单中各项规范填写（打印）作为仓库、业务部、财务部、客户联、出门联的依据。月末由仓库填报产成品收发结存月报表，与营业部、同财务部对账月结相符。
4.保管按照产品种类记账，分类别装订。5.存根联留存业务部核对，记账联交与财务，第三联保管记账，第四联作为出库单据交与提货人，第五联作为出门联交与公司门卫或者保安。
A制造企业仓库管理单据传递流程规范 一.入库单
1.入库单亦称进仓单、入仓单。所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进入库单。本单一式四联，由保管员凭供应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写与验收。
2.四联单分配：第一联为仓库存根并记账；第二联为财务记账入账；第三联为质检联；第四联为客户联给供货单位查询。
3.质检部应同时出示质检报告，与仓库、采购三方同时签字，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。4.附：入库单流程图： 采购部门提供： 1.实物进仓 2.送货单 3.采购合同
4.请购单或采购计划 5.货物发票
采购部门 ：
凭送货单及采购发票等填制现金物料报销单 仓库：
凭单验收入库：
1.填写四联入库单、验收报告
2.四联入库单必须送货员、质检员、保管员同时签字 3.仓库留存第一联存根联
质检部：在收到仓库传递的入库单，立刻进行检验，检验合格之后立即交与财务备案。
财务部：凭第二联入库单及送货单、发票等填制记账凭证 采购与财务对账：
1.月结供应商当月采购量对账
2.月结供应商购货发票对账与签收 3.应付账款余额对账 4.付账计划核定
二.产成品（半成品）入库单
1.成品（半成品）入库，所有让售、销售、加工料销售等产成品（半成品）均需填写本入库单。本单一式四联，由保管员依据生产部产成品加工入库单填写；第一联为仓库存根联；第二联为财务记账联；第三联为质检联；第四联为生产联。
2.产成品（半成品）入库单流程：
仓库：依据生产部完工入库记录填写一式四联入库，同时留存第一联存根记账 财务部：凭入库单做成本计算及编制发出商品记账凭证，留存第二联 质检部：根据入库单做抽样检查，出具质检报告单，及时交与财务。三．出库单 1.出库单，含产成品（半成品）、加工料、废次品等。除消耗领料单外的销售让售，均需填写出库单。本单一式六联，由营业部（业务组）凭销售合同（协议）、销售计划、客户通知等填写。对发生质量退货（发生退货必须有质检部门签字认可）或重开出库单的由业务部重新开具红字出库单，经质检等部门确认，各方冲账。2联单分配：
1.营业部存根记账
2.财务记账（应收账款或发出商品）3.仓库记账
4.收货单位随货同行，（客户入账）5.财务备查（出厂放行）出库单流程图：
业务部：开单，留存第一联
财务部：记账应收款或发出商品，留存第二联 仓库：记账第三联
司机或取货员：提货随货同行，留存第四联
取货员：出厂放行，留存第五联（出门时凭此出门，此联交与保安或门卫）四.领料单
1.领料单即仓库所有物料出仓，均应填写领料单。2.领料单流程：
仓库：记账输单留存第一联，财务：留存第二联，凭单做材料分配消耗表 领料部门：留存第三联，作对账领料控制
第二部分 费用报销管理
一、费用报销：
目的：为严格控制非生产性费用开支，防止铺张浪费，提倡勤俭节约，费用包括：借支费、办公费、电话费、差旅费、车辆费报销等。
费用报销凭《费用报销单》核报，指无实物形态的、自制原始凭证等经济事项的发生报销。主要流程： 报销流程： 1.报销人按照《费用报销单填写规范》填写，注意原始凭证粘贴规范整齐有层次，正确填写张数。
2.部门主管签字确认费用发生是否合理、真实。3.报销人转给公司出纳进行初步审核。4.由出纳传递给主管会计进行复核。
5.最后由公司主管签字确认，经出纳报销支取现金。
二、物料（费用）报销：
1、报销程序：仓库填写入（进）库单（凭计划、发票送货单等）借款经办人填写相关报销单、物料（费用）单、粘贴单.程序参照借款流程
2、费用报销不需办理入库手续，差旅费报销需另填差旅费报销单，附后票据还需有粘贴单规范原始凭证。3.报批原则：（1）原始单据必须真实、清晰、完整，凡因涂改或撕裂行起原始单据模糊不清的，财务部有权拒绝报销；对虚报和假票按“报多少罚多少”原则处理，所报货款金额清缴；对手续不全、不完整的要求更正、完善和补充。
（2）凡属材料、固定资产的采购报销，均事先由采购部提交采购计划，按相关程序报批后，连同单据办理入库或检验手续，方能报账。
（3）有关报销单据均由报销经办人亲自填写，做到内容完整、数据真实，符合财务制度规定。填写报销单各要素齐全，如：日期、金额、附件张数、费用用物料归属部门和用途等，附件分类粘贴。
（4）当月费用当月报销，凡发票日期与报销日期相隔30天以上者，不予报销，特殊情况，须经公司主管批准。4.报批管理办法： 报销依据：
①原始税务发票（尽可能开具增值税进项抵扣发票），原则上不受理收款收据； ②入（进）库单（一式四联，按入库规范验收签收）；即采购、保管、质检、财务四方签字；
③采购合同或合约、协议书；
④物料（费用）报销单（经办人亲自填写）； ⑤送货单（供应商提供）及其他有效凭据。
另：1.生产废料（含废品等）统一由采购部联系出售，由保管办理出库手续，财务凭单收款，行政保安凭出门联放行。
2.员工宿舍的物品、水电费用核定，食堂物品及伙食费等后勤费用物料管理，统一划归统筹管理，财务部监控执行。
三、办公费用管理：
办公费用在管理费用中列支，包括办公文具、印刷品、日用消耗统一划归采购部按月统计各部，由采购部按月度计划经核批后统一采购，入库核报，财务部监控执行。
办公用设备、车辆、低值易耗品采购及广告、保险、修理等费用，大额发生要做计划，临时发生要报公司主管批准。
四、借款管理： 借款程序：
1.借款人填写借款单
2.借款人所属部门主管审签 3.公司主管签字审批 4.财务主管签字
5.借款人到出纳处支取现金 6.借款人领款签字
7.出纳将借款单转会计编制凭证。
注意：1.大额借款以万元为限，均需提前一天通知财务部，以便筹措现款，固定资产购置和生产用料，均需月份计划采购，经公司主管审批后，转财务部安排资金。
2.所有借款必须于任务完成后的一周内归还或报账，（含出差人员，节假日顺延），对逾期不归还的款项，财务部则在借款人工资中扣除或责令归还（或报账）；因费用报销不及时或报销单填写不规范、不真实的，由此造成延误或损失，均由报销部门（借款人）负责。3.出纳应严格按财务制度规定办理借款业务，严格控制额度，转账及现金支票均应符合银行结算制度规定。
4.审批权限（单位：人民币元）（另行规定）
5.财务部每月底编报超期借款余额表，送交借款人的部门负责人，并通知工资管理人员追款、扣款和罚款，罚款额度待定。
6.员工离开公司的，由部门负责人追索欠款；如该欠款属超期、财务部又已通知过借款审批人，则由部门负责人承担相应责任。
五、备用金核定：
1.对经常有业务联系的，含采购、差旅等费用，由经办人申请，该部主管初审，公司主管审批，财务主管签字确认。对离辞退员工，需先到财务部办时备用结算手续，方能办理离辞职手续。
2.对业务活动暂未开展或长期占用备用金未予报销的经办人，财务部通知责令限期扣款。
第三部分 物资采购管理
公司需购物品（料）一律由专职采购人员购买，其他人员均不得采购任何公司物品。当非采购人员未经委托或领导许可，擅自购买公司物品（料）的，财务部不得予以报销。
采购人员必须严格遵守“货比三家，选优而用；物美价廉，调价确认”原则。采购部门应建立以下档案及报表：
1.供应商送货单、购货发票补开发票、请购单或采购计划、采购合同（协议）归档、订立、完善；
2.采购计划价格制定及明细表呈报； 3.供应商详细档案异动明细表
4.付款计划月报、采购报价明细表呈报；
5.所有物料（物品、物资）实际价格、计划价格编码明细表建立健全等。采购部物资采购发票管理的暂行办法
发票是一种重要的见证经济活动的凭证，特别是增值税专用发票在开具、取得、抵扣等环节有严格的税收政策条文监管，增值税专用发票的抵扣直接关系到公司税收负担的问题，在涉税事项中一定要谨慎从事。因此，特根据我公司的具体情况作出如下规定：
一、采购物资的类型划分：
1．生产型耗用：原材料、辅助材料、五金工具（刀具）、其他低值易耗品、燃料；
2．办公型耗用：办公文具、用品；
3．固定资产类：机器设备、电子设备、运输工具； 4．饭堂饮食物资：饭堂米、油、菜、调味品等； 5．业务招待类：烟酒食品等。
二、按上述类别划分后，需要开具发票的层次可以下述描述： 1． 生产型耗用：必须开增值税票 2．办公型耗用：增值税票、普通票 3．固定资产类：普通票、装修工程 4．食堂材料：普通票
三、财务入帐对发票的处理： 1.有票的纳入规范的财务核算；
2.无票的放入福利费用的开支或其他处.四、开具增值税发票而暂时不能的，采购部将收据集中造册登记保管好，以后集中处理；物品交仓库，仓库先作代管处理或暂估入帐，此部分也应与采购部对应集中造册登记，待有正式发票时再做更正处理。
五、采购部采购的物品必须明确配合后续部门输入电脑时的需要，填写规范、内容齐全、价格的口径要跟仓库一致。
六、发票：要求先收票后才按月结时间进行结算。采购物资进库仓的同时，要求有发票的必须要有发票，无论是现金支付还是月结的，特别是月结的，先收发票非常有利于我司合理的、整体的有序安排税款，并且结合其他大公司的做法莫不如此！
七、物资进库后，采购、仓库、财务、质检必须三条线，保证单据传递（按进库的流程规定执行）的顺畅、及时到达各接收单据的位置，避免因不及时造成漏单、重复、出错，以至三方数据不统一。
第四部分 合同管理
合同是具有合作关系的各方以文字形式明确各方责权关系的契约，具有法律的约束力。
建立公司的合同管理制度，拟定合同管理制度由人力资源部负责，本公司法律顾问参与起草拟定工作。
财务部为公司经济合同的监督机构，公司法务人员对所有经济合同进行审核管理；具体合同按不同的种类由归口部门管理与执行。所有法律文件含合同全部留存原件交一份给财务部作付款依据和监控依据。
签订经济合同必须采用书面形式，格式必须符合规范。签订的合同包括：购销合同、建筑装饰工程承包合同、加工承揽合同、财产保险合同、货物运输合同、采购合同、销售合同等。
对公司发生合同纠纷，须尽快与法务专员联系，并尽快报告公司主管后，由法务人员会同公司代表与对方协商、谈判或提出仲裁、诉讼。
凡金额超过10万元的工程发包、设备订购等合同，必须连同工程竣工图或设备说明书和维修说明书原件交一份财务部，支付尾款时必须收齐各相关存档的凭证资料方可支付。
第五部分 固定资产管理 固定资产的界定：
使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。
不属于生产、经营的主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限在2年以上的，视同为固定资产。
管理方案：
1.固定资产所属部门统一分类编号，报财务部备案后使用。
2.固定资产实行三级管理：财务部、工程部、使用部门。帐务管理主要由企业财务部负责，实物管理由工程部固定资产管理员及实际使用资产的部门负责（部门负责人有义务管理好部门使用的资产），应建立固定资产账卡及明细账，同时建立健全固定资产移交和增减变动(包括废弃更新)的处理和登记手续，企业内部转移由企业自行调整入账，成员企业之间转移及增减须报财务部办理转移和增减手续。
3.公司财务部均须指定专人对固定资产进行专门的管理，登记固定资产卡片，对资产的转移、增减及时掌握，变更相应的登记资料。
4.各成员企业要按照谁使用谁管理的原则，落实使用管理部门，该使用部门经理即为该项固定资产的管理负责人，然后部门经理需落实实物管理责任人。
5.在固定资产交接、验收、清查盘点时，企业财务部和使用部门经理以及责任人均需签名确认，呈报公司主管备案。
6.企业财务部每年定期组织盘点一次，财务部即时抽查。如有盈亏问题，必须认真查明原因，报总裁及时处理。对于盘亏的固定资产必须追查清楚，如属失窃的，除追究当事人的经济或法律责任外，还要追究使用部门负责人和实物管理责任人的经济责任。对于损毁的固定资产，使用部门负责人和实物管理责任人写出书面解释，同时查明原因，如因人为责任或失职行为造成损毁的，要追赔经济损失，如有意破坏的，则通过法律途径追究法律责任。固定资产的增减
1.固定资产属于人为残损的报废，由企业使用部门主管和财务主管）提出当事人应该赔偿的金额。属于自然残损的按程序分别由总裁和公司主管审批，企业财务部按资产隶属关系调整账面记录。
2.凡资产的大修及添置、更换，必须履行相应的审批程序及手续，报经主管批准后办理，合同报财务备案。
3.凡固定资产变卖或向外转移，调出调入(含内部调动)，须经公司主管批准，财务部核准，报批执行。
第六部分 存货核算规定
1.公司一切销售业务统一按权责发生制的原则处理。存货核算实行永续盘存制，每半年进行实地盘点一次，定期核实账物相符情况。正常盘盈盘亏及时处理，发生重大差错要跟踪追查。
2.由仓管员于次月1日前填报《收发结存月报表》。对所有入库、出库数额、名称及规格。分门别类进行逐笔登记入账，记账依据为合法有效的入库单、出库单，仓管员负责保管好入库单、出库单，月底连日报表一同上报财务部。月报表应与出入库发生额一致，并同时做好入库单、出库单、账表等原始资料的归档工作。
3.财务部会计每月下库稽核，所管实物必须做到账账、账表、账实三相符。4.定期结账、对账、稽核。对会计核算所有原始凭证均应进行审核。对入库单，平时采购员报账含发票及入库单等，一同报财务部，对领料单，会计员应对其审核无误后，按月进行原材料或材料、低值品归集、分配与核算。第七部分 低值易耗品管理
低值易耗品是指单位价值50元以上，2000元以下，使用年限为一年以上或不具备固定资产界定条件的各种设备、用品、物品； 低值易耗品的领用
1.月前，各使用部门必须上报其领用计划经财务部审核后送公司主管批准后执行。领用时由使用人填写“领用申请单”，仓库凭其单开具领料单(一式三联)。第一联仓库留存，第二联系实际仓库月底汇总上交财务部，第三联领料部门备查留存。
2.除一次性用品外，必须实行“以旧换新”，否则一律不得领发新品。专业性较强的用品需经非使用者的专业人员鉴定确属自然损坏不能使用的才能换新。3.超计划领用的，应由使用部门写出书面原因，送财务部审核后呈公司主管批准，方可领取。
4.对报废低值品的，仓库设相应账簿进行数量反映，随时记录形成报废原因，详细列出清单。对管理不善和人为浪费及损毁造成报损的，应追究使用人和部门直接负责人责任。
第八部分 个人使用公司物品、印刷品的管理
一、个人使用公司用品
1.凡公司员工个人领用的物品除在出库领用单上具备齐全手续外，还必须在“员工领用登记卡”上登记，卡名一式两份，一份个人保存，一份财务仓库保存。工作离退，个人卡片必须办理清退手续，财务部方能给予结算工资。
2.财务部应认真稽核各部门领料，随时掌握各项目、各部门低值易耗用情况。对超金额的非正常耗用应即时查明原因，追究有关人员责任的应如实上报情况，以便完善成本核算，加强成本监控。
二、印刷品
1.凡涉及公司企业形象的印刷品，一律由广告设计人员设计，公司主管批准，影响面广且使用时间较长的尚需报控股策划推广专业人员审核后送总裁批准，方能付印。
2.所有印刷品在付印前，必须经财务部审核同意，再按程序和权限报批，经批准后统一交由采购供应部承印。
第九部分 出纳、会计岗位描述
出纳岗位职责 岗位名称：出纳
本职工作：日常收付、银行结算、资金调拨、有价证券的管理 直接职责：
（１）认真执行现金管理制度；（２）处理现金收付和银行结算业务，货款要及时存缴银行，不准挪用现金和“白单抵库”“ 不准签发”“空头支票”；
（３）一切结算业务（包括银行存款、现金）都必需按照财务规定以及开支范围、内容、标准办理，做到日清月结、帐目清楚，并逐日逐笔地登记现金银行存款计算机日记帐；
（４）管理好盖有公司财务章的所有凭据及有价证券；
（５）协助有关部门积极追收货款及欠款，加快资金回笼和周转使用；（６）坚持结算原则，必需做好下列三条：1.钱货两讫;2维护购销双方正当权益;3银行不予垫款；
（7）建立健全现金出纳各种账目，严格审核现金收付过程；
（９）严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经财务经理签字后，方可生效。
主管会计岗位描述 主要职责
（１）具体执行有关财务制度，带领财务部人员完成公司的日常工作；
（２）按照经济核算原则,定期检查,分析公司财务、成本、费用和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用的效果，督促本公司有关部门降低消耗、节约费用、及时向公司提出合理化建议；
（３）详细审核财务会计每张凭证、有关的内容、数字、金额、期限、应收应付、手续等是否准确无误,签名确认无误才安排会计过帐；
（４）负责各项目的帐总体策划设帐、安排处理报表,另在规定的时间内上交国家有关部门要求上报的资料：(包括报税、纳税资料、统计资料等)；
（５）查阅了解公司财务的计划资料、合同和其他有关经济资料，纠正财务中的差错弊端，规范公司的经济行为；
一、成本核算：
1.成本核算资料的收集（材料、人工、工时、费用）2.各部门相关报表的收集与审核 3.固定资产管理与相关凭证的填制 4.费用项目控制与相关凭证的填制
5.每月成本核算、相关凭证的填制及成本资料的装订 6.编制会计报表
7.跟踪成本核算相关环节数据处理 8.完成其他日常相关会计工作
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二、材料注帐：
9.材料进库复核及发票的签收。10.材料收入记账。
11.月结供应商对账及结算。
12.确保库存信息的准确、及时；
13.采购部下来的供应商付款计划及时整理报送上级审批
三、收入确认：
14.收取送货单，登记入帐； 15.凭发货单入销售帐，16.审核收款单据，监督收款情况。17.追收货款；
四、办税事宜：
18.负责购买、填开、核销发票，汇总开票资料进行抄税。19.录入当月开票对应出仓单的产品明细，交成本会计核算。20.负责抵扣联认证数据录入，月底进行进项发票后台认证。21.填制相关科目的会计凭证。
22.计算各类税金，填列税务报表进行纳税申报。23.及时向主管传达税务信息及资料。
五、费用审核：
24.各种的费用报销复核 25.借款是否合理
26.加强公司各项支出的内部控制 第十部分 货币资金的管理
严格控制库存现金，超过限额部分当天存入银行，特殊需要超出限额的必须经财务主管（经理）批准，并采取特别措施确保现款安全，做到万无一失。1.必须加强对营业现金收入的管理.2.个人因公借款管理
严格控制借款，因业务需要长期借用备用金的，应严格控制范围和限额，一人借用累计金额在3000元以内的，企业由总经理批准，批准后由财务部控制，原则上旧账不报，新账不借，借款限额不得超出本人一个月的工资总额。报销时应先抵销旧的借款，后取现。
借款流程：先由借款人填制统一使用专用借款借据，由部门主管确认发生是否合理。后由财务部出纳员支付借款，会计同时根据借款借据填制收款凭证，详细列明还款时间、金额和经收人等事项。3合理控制现金支付的范围和限额 现金支付的范围：
A支付给职工的工资、奖金、津贴、福利费等款项；
B支付给城乡居民个人劳动报酬费，（如搬运费、其他服务费）； C支付出差人员必须随身携带的差旅费；
D 1000元以下的零星支出，以及必须用现金支付的其他支出。
① 现金支付的限额及审批权限：支付业务款项给公司外的单位或个人金额超过1000元的，原则上需采用转账方式或现金支票付款，不予现金支付。特殊情况如有限额规定的，按各级审批权限规定执行。② 现金付款的手续和规定
在收付现金时必须认真详细审查现金收付凭证是否符合规定，包括：开支标准，主管人员审核、财务部复核、经办人签章，凭证是否齐全、合法，付款批准人的权限是否生效等。
③所收付的现金必须认真清点，既要点大数也要点小数。
④支付现金前，必须复核用款批准手续，报销单据和报批手续，具备合符规定的手续和凭证后才予以付款。凡收付现金，必须一律开具凭证，并在发票，收付款单据或原始凭证上加盖“现金收讫”，“现金付讫” 字样的戳记。出纳人员还必须及时根据凭证记账，尽快使用电脑记载现金日记账。
⑤支付现金时原则上由收款人当面签收，否则需有收款人的有效委托书方能代收代转。为避免嫌疑，原则上本公司经办人不得接受委托。⑥出纳人员必须每天核对现金数额，检查库存现金情况，要保证现金的账存与实际库存相符，严禁以白条抵充库存，严禁挪用库存现金。会计人员应定期检查出纳的库存现金是否与账存相符。发现库存现金的长余或短缺，应立即作出记录，及时查明原因并向领导报告。⑥存取现金时，要注意安全.银行存款的管理
1、凡公司开设的银行账户，严禁以私人名义开设，切防出现漏洞。①凡公司开设的银行基本结算支票账户，报财务部备案。
②公司确因业务需要，须以私人名义开设的银行账户，须公司申请，并应切实做到账款分人管理，达到相互监控的目的。
2、送存银行的款项，“银行收款通知”据以登记入账。
3、到银行提取款项或转出款项时，应开出“现金支票”或其他结算凭证，并及时根据支票存根，结算凭证付款联登记入账。
4、出纳人员不得签发空白支票。为方便外出采购等工作，准许领用半空白结算支票，但必须填写日期，受票单位全称、用途，只空出金额栏，并注明最高限额。同时。一个人领用的支票不得超过两张。凡领用半空白支票者必须在办完事后回到公司的第二天即报账。所有期票统一由出纳员收签保管，并与资金经理做好日报工作。
5、出纳人员应定期与银行核对存款，每月至少核对一次，在接到银行对账单后，应逐笔核对借贷发生额和余额。发现记账错误，要立更正。属于银行的差错，要及时通知银行更正。发现未达账款，应编制“银行存款余款调节表”。对未达账款应加强管理，备查登记，如发现有上月未达账款本月未有记录，财务主管应认真查明原因及时处理。
7、凡企业行为所发生的一切收支均由财务统一收付，任何部门和个人均不得擅自收付（包括员工各种按金、处罚款等）。
5、外汇收入管理。一切外汇收入归公司所有，任何人不得私自换取。当付款人经外币结算时，兑换经资金经理核准。
财务报销包含内容包括：
1、费用报销
2、流动资产采购报销
3、固定资产采购报销
财务报销所需凭据：
①差旅费
差旅报销单、出差申请单、出差报告、出差行程表、发票、其他相关票据（例如出租车票，餐饮娱乐票等）
②其他费用（例如业务招待费）
费用报销单、发票、其他相关票据。
③ 流动资产采购（例如办公用品、食材等）
采购申请、采购订单、送货单、入库单、发票、其他相关票据。
④固定资产采购
采购申请、采购订单、采购合同、送货单、入库单、发票、其他相关票据。
财务报销单据要求 ：
①原始单据必须真实、清晰、完整，凡因涂改或撕裂引起原始单据模糊不清的，财务部有权拒绝报销；
②有关报销单据均由报销经办人亲自填写，做到内容完整、数据真实，符合财务制度规定。填写报销单 各要素齐全，如：日期、金额、附件张数、费用归属部门和用途等；
③单据整理、粘贴要求：
㈠差旅费单据整理要求：第一层：差旅报销单；第二层：原始凭证贴签：区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类，各类发票按行程时间顺序粘贴；第三层：出差行程表.㈡费用单据整理要求：第一层：费用报销单；第二层：原始凭证贴签：单据按费用类别分类，粘帖在票据原始凭证贴签上，并在原始凭证贴签上写明所附单据的张数；第三层：报销明细清单.㈢流动资产、固定资产采购单据整理要求：第一层：采购申请单；第二层：采购订单；第三层：采购合同（初次采购固定资产）；第四层：采购发票；第五层：采购入库单；
一、产品进仓单据流程
根据业务传真的《采购订单》内容准备产品收货
厂家送货到达后，厂家提供《送货单》给收货仓库的仓管员，《送货单》应清晰显示送货单位名称、送货单位印章或经手人签名、货品的名称、规格、数量、采购订单号（沙发类）。收货仓管员将《送货单》和对应的《采购订单》相核对。相核不符者拒收。相符者仓管员以《送货单》和《采购订单》验收货品，收货量大于订单时，要及时与业务部联系，得通知许可后方能超量收货。
仓库管员收货无误后，在《送货单》上签收，一联自留，剩下的交对方。仓库开单员在电脑上开具《采购单》，将《采购单》打印一式五联，并由仓管员在采购单上签名方可生效。验货有质量问题的产品，需以《到货情况反馈表》传递给业务跟进。第一联存根自留，第二联财务联（联同送货单位的《送货单》交财务），第三联业务联，第四联仓库计帐联，第五联仓管联
返修产品回仓，以对应的《采购退货单》为依据收货，开单员核实货单无误后在电脑上开具《采购退货单》，注明原《采购退货单》号，并经仓管员签名生效。
二、产品出仓单据流程
库区开单员根据配送部传递来的、并有财务部有关负责人签名的《售货单》，开具一式五联的出仓单（第一联存根自留，第二联财务联，第三联业务联，第四联仓库计帐联，第五联仓管联），确认准确无误后签名并将出仓单传递给管员。
仓管员根据出仓单所列项目内容，逐一核对，清点，备货，并整齐摆放在各个车位。确认准确无误后在出仓单上签名并将出仓单传递到指定位置。
仓管员协同、监督配送部安装工核对产品（型号、数量、易碎品的验货）。
安装工确认所装产品准确无误后，在出仓单上签名并到仓库主管处领取《放行条》。由开单员将手续完整的出仓单传递到财务部签收。（无相关责任人签名的单据无效）
三、产品调入单据流程
由相应的店面开单员根据店面进销存帐目，在调拔单据上认真、清晰、准确无误的填写产品型号、数量，确认准确后签名（第一联存根联，第二联财务联，第三联仓库记帐联，第四联仓管联）。
配送部安装工与店面相关负责人认真、逐一核对、清点产品实物与调拔单型号、数量是否统一，确认无误后在调拔单签名（有质量问题的需在调拔单上注明）
配送部安装工将产品拉回仓库，并与相关系列产品的仓管员认真、逐一核对、清点产品，确认无误后签名
由仓库开单员将完整手续的调拔单传递到财务（无相关责任人签名的单据无效）
四、产品调出单据流程
1、仓库开单员根据各店面的《出样打包》通知单，认真、清晰、准确的开具调拔单，经核对无误后签名并传递到仓管员（第一联存根联，第二联财务联，第三联仓库记帐联，第四联店面联）。
仓管员根据调拔单所列项目内容，逐一核对，清点，备货，并整齐摆放在各个车位。确认准确无误后在调拔单上签名并将调拔单传递到指定位置。
仓管员协同、监督配送部安装工核对产品（型号、数量、易碎品的验货）。
安装工确认所装产品准确无误后，在调拔单上签名并到仓库主管处领取《放行条》。
配送部安装工将产品送到店面，店面相关责任人需与安装工认真、逐一核对、清点产品，确认准确无误后，店面责任人签名并留下店面联，其余的交回给安装工 安装工将有店面责任人签名的调拔单交回到开单员 由开单员将手续完整的出仓单传递到财务部签收。（无相关责任人签名的单据无效）
五、收费补件类单据
A、仓库开单员根据（顾客信息传递单），认真、仔细、准确的开具出仓单（第一联存根自留，第二联财务联，第三联业务联，第四联仓库计帐联，第五联仓管联）并注明销售单单号，确认准确无误后签名并将出仓单传递给管员。
B、仓管员根据出仓单所列项目内容，逐一核对，清点，备货，并整齐摆放在各个车位。确认准确无误后在出仓单上签名并将出仓单传递到指定位置。
C、仓管员协同D、、监督配送部安装工核对产品（型号、数量、易碎品的验货）。
差旅费是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用, 不同单位或部门对差旅费的具体开支范围的规定可能会有所不同。根据一个单位或部门的具体规章制度, 规定限额内的差旅费可以按照一定的程序凭据报销。单位工作人员因公出差需借支差旅费时, 应首先到财会部门领取并填写借款单, 按照借款单所列内容填写完整, 然后送所在部门的领导和有关人员审查签字。各单位可以根据需要使用统一的“差旅费借款结算单”, 也可以使用普通的借据或者借款凭证。出纳员根据单位内部规定的审批权限和程序, 对借款单和付款凭证进行审核, 认为手续齐备并符合制度规定要求的即可予以支付。财务部门根据借款单编制现金付款凭证, 其会计分录为:借记“其他应收款——借款人名字”, 贷记“库存现金”。
出差人员回到单位后应及时办理差旅费的报销手续。首先, 出差人员到财务部门领取差旅费报销单, 如实填写报销单的有关内容, 如出差事由, 出发到达的时间、地点, 乘坐的交通工具的车别、等级、金额等等, 并将有关车票、船票、飞机票、住宿发票等有关原始凭证粘贴在粘贴单上, 上附报销单, 经所在部门和单位有关领导审查签字后, 送财务部门, 财务部门有关人员应审查单据是否真实、合法, 按照本单位差旅费开支管理办法计算应报销的交通费金额、应发给的伙食补助费、住宿费包干结余、不买卧铺补贴等, 对差旅费进行结算, 编制会计凭证后交出纳员具体办理现金收付。
二、差旅费报销时会计人员的会计处理
如果存在剩余的现金, 则会计处理如下:借记“管理费用——差旅费”, “库存现金”, 贷记“其他应收款——借款人名字”。
如果存在预借的现金不足, 则会计处理如下:借记“管理费用——差旅费”, 贷记“其他应收款——借款人名字”, “库存现金”。
可见, 预借差旅费、报销差旅费的账务处理很简单, 问题是实务具体操作中存在诸多不当之处。预借差旅费相对来说比较简单, 由借款人打个借据, 作为财会人员付款及做账的依据即可。通常做法有二:一是给报销人原借据的复印件, 二财务部门向报销人开具一张收款收据。如张三出差预借差旅费5000元, 后凭单据报销4800元, 交回现金200元, 对这一问题一直存在争议。实务中对此一般有两种处理方式:一是根据原借款数额5000元填制收款收据;二是根据实际收款数额200元填制收款收据, 理由是确实只收到200元现金。
笔者认为这两种处理方式都存在欠妥之处。第一种处理方式中收款收据金额与实际收款金额明显不符。原始凭证又称单据, 是在经济业务发生或完成时取得或填制的, 用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的书面证明。它不仅能用来记录经济业务发生或完成情况, 还可以明确经济责任, 是进行会计核算工作的原始资料和重要依据, 是会计资料中最具有法律效力的一种文件, 原始凭证必须能够真实的反映交易或事项的发生或完成情况, 原始凭证名称是对其所反映内容的约束。第二种填制方式是根据实际收款数额填制收款收据, 收款收据的确真实反映了经济业务的实际收款额, 但这种方式也存在自身缺陷, 不能如实反映报销与原借款之间的关联关系。如何解决这个问题, 笔者认为报销环节企业可将收据分为收款收据和转账收据两种类型, 实务操作中, 在收据右上角标明收款或转账标示即可。收据右上角标明收款字样的收款收据由出纳负责填制;收据右上角标明转账字样的收款收据由会计负责填制。收据一式三联:存根联、记账联、回执联。报销时根据具体情况分别填写收款收据 (出纳) 和转账收据 (会计) 后据以入账。承上例:
借款人预借差旅费时, 财务部门根据借款单编制现金付款凭证:
借:其他应收款——借款人名字5000
贷:库存现金5000
报销时:若正好报销5000元, 则由会计人员直接填一张转账收据, 金额5000元, 回执联交报销人, 用以解除借款人和企业间的债务, 记账联据以入账。
借:管理费用——差旅费5000
贷:其他应收款——借款人名字5000
若有剩余的现金:假设报销4800元, 交回现金200元, 则由会计人员填一张转账收据, 金额4800元, 出纳填制收款收据200元, 分别将回执联交报销人, 记账联据以入账。
借:管理费用——差旅费4800
库存现金200
贷:其他应收款——借款人名字5000
若预借的现金不足:若报销5200元, 则由会计人员填制转账收据, 金额5000元, 回执联交报销人, 记账联据以入账, 出纳根据经办单据办理现金的支付:
借:管理费用——差旅费5200
贷:其他应收款——借款人名字5000
库存现金200
这种处理方式即可以解除借款人与企业之间的债务, 又可以反映真实的收款情况, 解决了目前实务中对此处理方式存在的弊端。
参考文献
一、信用证单据欺诈的形式
信用证单据欺诈（fraud in documents）是指在信用证支付方式下，受益人在不交货或不完全交货的情况下，提交符合信用证和相关惯例规定的单据，从而从开证行或付款行取得货款的行为。主要表现为伪造信用证项下单据或单据内容虚假，如受益人伪造、变造单据，受益人和承运人勾结倒签提单、预借提单等。伪造单据包括伪造全套单据和伪造部分单据。伪造全套单据是受益人在货物根本不存在的情况下，以伪造的和信用证要求相符的单据使银行因表面上单证相符而无条件付款，从而达到诈取信用证项下的款项的目的的信用证欺诈。伪造部分单据包括如伪造信用证要求的某个单据，伪造其签字或印章，人为制造“单证相符”表象，如伪造信用证要求的开证申请人签发的商检证书，并仿冒其签字等。
（一）受益人自谋伪造或变造的信用证附随全套或部分单据
这是受益人在货物和船只根本不存在的情况下，伪造全套与信用证相符的单据，按信用证要求向指定银行交单，从银行诈取货款；也可以是伪造部分单据，人为制造“相符交单”表象，如伪造信用证要求的开证申请人签发的商检证书，并仿冒其签字等。例如，某年国内A公司与外商签订—笔进口钢材的合同，货物价值100万美元。国内A公司如期对外开出信用证后，在装运期内，外商发来传真称货物已如期装运。不久开证行即收到议付行转来的全套单据，提单表明货物于某东欧港口装运，在西欧某港口转运至国内港口。单据经审核无不符点，开证行对外承兑。国内A公司坐等—个多月，货物依然未到，遂向伦敦海事局进行查询，反馈回来的消息是：在所述的装船日未有署名船只在装运港装运钢材。由此断定这是—起典型的以伪造单据进行的信用证诈骗。但此时信用证项下单据已经开证行承兑，且据议付行反馈回的信息，该行已买断票据，将融资款支付给了受益人。开证行被迫在承兑到期日对外付款，A公司损失惨重。
（二）受益人与船东合谋伪造提单
受益人与船东合谋伪造提单伪造信用证附随单据，主要是指受益人与船东共同伪造信用证结算方式所要求的直接骗取货款。伪造提单包括完全伪造和部分伪造两种。
例如，某年英国某贸易公司与孟加拉国的一家贸易公司签订了CFR价为价格条件的白糖供货合同。应英国的这家贸易公司供应给孟加拉国贸易公司160万美元的白糖，该孟加拉国贸易公司以信用证方式向英国公司付了160万美元的白糖款。由于是CFR价成交，租船事宜由该英国贸易公司负责。这样，作为买方的孟加拉国贸易公司实际就无法掌握船舶动态以及了解租船的情况。英国的这家贸易公司为了把钱骗到手，找到西班牙的一家船舶经纪人，付给他一笔钱便换取了一套假提单，凭此提单顺利通过银行结汇拿到160万美元的巨款，之后仓皇逃跑。尽管后来国际海事局出面干涉，控告了有关人员，并挽回了2/3的损失，毕竟货款的1/3落空，而且耗费了巨大的人力、物力和时间。
（三）受益人为顺利结汇而利用倒签提单或预借提单
已装船提单应在货物全部已装上船后签发，签发的日期必须是真实的，因为提单的签发日期即视作装运日期。如果提单在货物装船后签发，签发日期却早于实际装船完毕日期，便构成倒签提单。如果货物尚未全部装船或货物已由承运人接管尚未开始装船的情况下签发了提单，便构成预借提单。倒签提单或预借提单，托运人的目的都是为了使提单签发日期符合信用证规定，顺利结汇。这两种行为实质上是掩盖迟延交易之违约事实的行为，亦属伪造、变造提单的诈骗行为。例如，2002年6月，江苏某公司金属建材部代理江阴中立机械设备厂进口美国HAUCK公司燃烧器及零件，价值56052美元。合同签订后，进口商通过南京某国有银行开出不可撤销信用证，规定最迟装船期2002年7月31日，装运港美国纽约，卸货港中国上海 ……8月初，美国HAUCK公司来电称货物已于7月31日装上PHILIPPINES船，按时交货，与此同时，提交了全套单据，通过议付行要求我方开证行按UCP500规定在8月7日前付款。开证行审核单据无误后通知进口商——江苏某公司付款赎单。因江阴用户要货较急，遂打听船何时能到达上海港。进口商经了解获知，PHILIPPINES船于7月29日刚从上海港返程，显然，出口商提交的7月31日已装船提单系虚假或倒签提单。进口商与用户商量后决定终止履行合同。美国HAUCK公司非常傲慢：我单证相符，单单相符，难道怕你不付款？在此关键时刻，公司金属建材部请教有关专家找到了单据的不符点，提单的收货地为纽约，不同于信用证规定的装运港为纽约，并坚决要求开证行对外拒付。在此情况下，美国商人先前不可一世的傲慢态度荡然无存，提出降价10000美元协商解决，进口商没有同意出口商要求，美国HAUCK公司最终将所谓货值56052美元的燃烧器及零件拉回美国。
在国际贸易中，还经常会出现这种情况：承运人欲对表面状况不良的装运货物签发不清洁提单，由于银行不接受不清洁提单，托运人不能凭此结汇，因而往往向承运人出具保函，让承运人签发清洁提单，并保证赔偿承运人因签发清洁提单而遭受的损失，以此来换取清洁提单，顺利结汇。其实这是一种欺诈行为。
二、信用证单据欺诈的对策
信用证单据欺诈会给进口商造成危害，轻微者进口商付款赎单后不能按时按质按量收到预期货物，严重者会造成钱财两空；另外信用证单据欺诈非常隐蔽，稍有不慎，就会让受益人诈骗得手。因此，进口商严格防范信用证单据欺诈不仅非常必要而且要措施得当。
（一）在交易前慎重选择交易对象
在采用信用证这一支付方式的情况下，由于银行信用的介入，即银行向卖方保证在卖方发货后所提交的单据符合信用证规定的条件下保证付款，卖方收取货款的要求得到了保证。但是，买方要求卖方提供符合合同规定的货物的要求并没有因为采用信用证这一支付方式而得到解决，相反，信用证交易不涉及这方面的问题。卖方会不会利用独立性原则的间隙在做到“相符交单”的同时不交货、少交货或以假充真取决于卖方的信誉。因此，对买方来说，缜密地调查卖方的信誉，慎重地选择交易对象，成为防范信用证单据诈骗的重要前提。在调查的基础上进行评估，对信誉不良者拒绝从事交易，或采取其他支付方式如托收，或要求对方提供银行担保等，就可以避免信用证单据欺诈的发生。
对出口商进行资信调查可以通过贸促会驻外机构、中国银行驻外办事处或外国合作银行、协作律师事务所和协作调查机构等渠道，对外商在当地注册情况、实际办公情况、通讯情况及银行信用情况进行了全方位的调查，并建立完备的供方档案，以供今后查询。总之，进口商在交易前的谨慎行事能有效地防范和减少信用证单据欺诈的发生。
（二）审慎订立贸易合同相关交易条件
1．选择适当的贸易术语。进口商尽量使用F组贸易术语(如:FCA、FAS、F0B等)。对于进口商来说，选择F组贸易术语能将租船订舱、货物保险的选择交易权控制在自己手中，一方面进口商可以选择自己熟悉的信誉良好的船公司送货，避免与“皮包公司”性质的二船东打交道，同时要注意不租订老船、旧船，选用适宜于货物特性的船型，以便确保货物在运输途中的安全。另一方面进口商还可以派人到装货港口检查和核对货物是否符合合同的要求，杜绝卖方在货物方面的欺诈。而在CIF贸易术语下，买方就对船舶的国籍、船龄、船舶状况等无选择权。
2．签订严谨详细的贸易合同条款。为了防止出口商针对漏洞提交不符合贸易合同的单据而符合信用证的单据，进口商应当根据合同的具体要求对提单、保险单、商业发票、质检证书等提出明确而具体的要求。如在合同中要谨慎订立品质条款、检验条款、索赔条款等，特别是要明确订立信用证支付条款的内容。如在金额巨大的成套设备买卖中、在分批交货的贸易中，进口商应力争使用循环信用证，用此方法规避风险。另外，尽量采用远期支付方式，即在信用证条款中规定开立远期付款或承兑汇票，这样即使欺诈情形暴露，卖方仍未能获得支付。
（三）买方申请开立信用证时，要求在信用证条款中加列附加特别条件
不装、短装货物的欺诈是不法商人在利用信用证中银行只核对单据而不查验货物的特点，而在装运货物时捣鬼。因此，买方申请开立信用证时应特别谨慎小心，在规定卖方提交单据时，除要求提供商业发票、提单、保险单等一般性单据外，视卖方信用的好坏、往来关系，可要求卖方提交公证报告，或规定在检验结果符合买卖合同规定的规格时，方予以承兑、付款。如果买方公司在出口地设有机构，可由该机构开立检验货物的证明书，以此进行承兑、付款。
信用证单据欺诈是不法商人利用信用证交易中银行仅从形式要件上审核单据而不负责其真实性、有效性的特点，对此可以在信用证条款中规定单据的核实办法来防止。例如，为防止伪造提单，可以在信用证中规定出口地的船公司于装货后，即将信用证号码、开船日期及提单号码，以电报通知开证行或买方，并应附经过轮船公司签署的该电报副本，方能承兑或付款。为防范伪造汇票，可以在信用证中规定受益人仅开立具名汇票，直接寄交开证行议付并在开立汇票后立即通知开证银行，开证银行凭符合上述要求的汇票和通知方予承兑或付款。《UCP600》中的技术性规定有很多，对这些技术性规定要熟练运用，并附加适当条件予以限制。例如，针对集装箱运输的兴起和发展，《UCP600》第二十六条B款规定：“载有诸如“托运人装载和计数”或“内容据托运人报称”条款的运输单据可以接受。”这种情况下，不法商人常利用承运人不清点集装箱内货物之机，大行诈骗之术。对此，买方如认为必要，可在信用证中规定，拒绝接受载有上述内容的运输单据，以防卖方行骗。
（四）在履行合同和信用证的过程中，尽量避免单据欺诈的发生或在付款赎单前就发现单据欺诈
首先，在装船前或装船时，买方尽可能亲自验货或监督装船，从而防止提单欺诈。
其次，买方要通过各种途径（如国际海事局、驻外机构、往来公司、银行、海关、劳埃德船级社等等）掌握履行合同和信用证过程中出口商、船舶和货物的动态。通过此种调查可了解信用证所要求的单据是否伪造或有欺诈性陈述。
再次，在银行对外付款前会同银行审单。我国的通常做法是：国外出口商发货后，按规定将全套单据送议付银行，由议付银行寄交国内开证银行。开证银行对单据进行初步审核，认为单证相符、单单相符的，即编制结汇通知书连同全套单据送进口企业签收，提示付款或承兑。进口企业接到开证银行的结汇通知书及全套单据后，应在3个工作日内根据企业留存的信用证副本及信用证修改通过书副本对单据进行全面审查，审核无误后即通知银行确认付款或承兑，并办理购汇付款手续。如果经过审查，认为单证不符、单据不符拒绝付款或承兑，也应在3个工作日内退回全套单据并注明拒付的理由。如果3个工作日内没有通知银行，银行即认为企业已接受单据同意付款或承兑。
