公文档案管理办法

公文档案管理办法（共8篇）

公文档案管理办法 篇1

第一部分 公文办理

1、公文的涵义。

公文是公务文书，或称公务文件的简称，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料，是传达和贯彻方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

2、公文处理程序

公文的处理程序一般包括：①收文；②分办、批办；③催办；④拟稿；⑤审核、签发；⑥编号、印发；⑦立卷（归档）；⑧销毁。与写作有直接关系的是拟稿。

3、公文的主要特点

（1）法定性；（2）政策性；（3）实用性；（4）时效性；（5）规范性。

4、公文的功能

（1）决策作用；（2）强制执行和处理的作用；（3）依据和凭证作用；（4）工作联系与沟通作用；（5）宣传与教育作用。

5、教会常用公文文种

（1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关教会及人员，变更或者撤销下级教会不适当的决定事项等。

（2）通知：适用于批转下级教会的公文，转发上级两会（单位）和不相隶属单位的公文，传达要求下级教会办理和需要有关教会周知 1 或者执行的事项，任免人员等。

（3）报告：适用于向上级两会（单位）汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（4）请示(申请)：适用于向上级两会（单位）请求指示、批准。（5）批复：批复是用于答复下级教会请示事项的公文。（6）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

（7）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

6、公文的表达方式：叙述、说明

7、公文写作的基本要求

语言要求：规范、准确、科学、简练、得体

领导意图：领导在布臵工作、下达任务、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。

8、公文常见结构：开头与结尾、层次与段落、过渡与照应。

9、常见公文写作特点和方法

10、公文拟写的一般格式

（1）秘密等级（密级）；（2）紧急程度；（3）发文机关标识；（4）发文字号；（5）签发人；（6）公文标题；（7）主送单位；（8）公文正文；（9）附件说明；（10）发文单位署名；（11）成文日期；（12）用印（骑年压月）；（13）主题词；（14）抄送单位；（15）印制单位与日期。

正式公文用纸采用A4210mm×297mm(宽×长)。一般使用60g/m2-80g/m2胶版纸。左侧装订。文字一律从左向右横排。公文用纸开头（上白边）为：37mm ±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm 2 ± 1mm，版心尺寸为：156mm×225mm。

公文的密级分为绝密、机密、秘密三个等级，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级标第1行，紧急程度标第2行。

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，即发文机关位臵应自上页边起留出天头62mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即发文机关位臵应自上页边起留出天头117mm。发文机关标识使用小标宋体字，红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

公文标题，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。正式的公文标题一般由三部分组成：制发机关、公文内容、文种。如《屏南县基督教两会关于同意举办培灵会的批复》。“屏南县基督教两会”是制发单位，“同意举办培灵会”是公文内容，“批复”是文种。公文标题中一般一加标点符号，但标题中的法规、规章名称要加书名号。

正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

主题词。主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。

一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。主题词标在文件的抄送栏上，用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。标引顺序是先标类别词，再标类属词。

在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式（文种）的词。如《宁德市人民政府关于落实消防安全责任制的意见》，先标类别词“公安”，再标类属词“消防”、“责任制”，最后标上“意见”。例如，《中共福建省委关于进一步学习与贯彻实施<中华人民共和国宪法>的意见》这一公文，主题词就有“宣传工作”、“宪法”、“学习”、“意见”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。

公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一 4 个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。抄送单位名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。

印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。“印发单位”和“印发时间”，放在抄送单位细实线下。

11、公文写作常见问题解析

标题使用标点符号：如关于税、费问题的请示。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

结构层次序数混乱：经常直接用“1.”、“2.”…..；正确的结构层次应为“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”等；

生造文种：如把“批复”改成“批示”，把“请示”改成“申请”，如《××同志在员工大会上的讲话》，《关于加强思想政治工作的措施》等；

数字使用不当：

（1）该用汉字表示的错用阿拉伯数字：

成文日期：2004年7月5日（二○○四年七月五日）； 定型的词组：如第3（三）季度，星期

5（五）；

邻近数字并列表示概要：如4、5（四五）点钟，今年7、8（七八）月份。

（2）该用阿拉伯数字的错用汉字

世纪、年代、年、月、日等：二十世纪九十年代（20世纪90 5 年代），二○○四年七月五日（2004年7月5日），2003年五月（2003年5月），下午三时三十分（下午3时30分）；

正负整数、分数、小数、百分比、比例等：如十八个月（18个月）、二十四小时（24小时）、三分之一（1/3）、一千二百元（1200元）、四比一（4：1）、2万3千（2.3万）。

12、公文办理

（1）发文办理： 发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核（核稿）、会稿、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（2）收文办理：收文办理是指对收到的公文的办理过程，包签收、登记、分送(先送主要领导)、传阅、审核（对收到的需要办理的公文进行审查核实）、拟办（文秘人员）、批办（领导）、承办、催办、注办等程序。

13、公文管理

（1）公文管理原则：统一管理；保守秘密；便于保存和利用；注意书写材料。

（2）收文办理的文件保管：注意公文报送份数；密切跟踪公文去向；保管领导批示原件；妥善存放、适时归档。

（3）发文办理的文件保管：底稿的保存；会签意见的保存；签发及审签意见的保存；联合发文的文稿保存（文稿原件应保存在主办机关，会办单位保存复印件）；送印文稿的管理；文稿与印成件一并保存。

（4）公文的日常管理：公文翻（复）印（要经单位负责人或文秘部门负责人批准并做好登记）；公文传递；公文清退；公文用印（公 6 文用印需经本单位负责人批准。公文用印须与公文首页的发文机关标识一致）；公文销毁与移交。

第二部分 档案管理

1、档案涵义：（1）涵义：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（2）档案的来源：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人;档案又来源于形成者自身的实践活动；（3）档案的形成条件：是由文件材料有条件转化来的；（4）档案的形式是多样的（5）档案是原始的历史记录。

2、档案种类

3、档案工作

4、教会档案工作

（1）涵义：教会档案工作就是管理教会档案和教会档案事业的工作。

（2）机构的设臵和人员的配备

①教会要设臵档案室，以对本教会不同门类、不同载体的全部档案实行集中统一管理。

②有条件要配备专职档案人员

（3）教会档案工作各项规章制度的内容(供参考)：①归档制度：包括归档范围、归档时间和归档要求。②档案利用制度：包括档案利用的范围、方式、要求、批准手续。③档案人员岗位责任制：包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案人员岗位责任制要对岗不对人，即档案人员在这个岗位上做到什么，人员多少不同，7 职责分工不同。④档案保管制度：包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。⑤档案保密制度：包括档案保密措施和对档案人员的保密要求。⑥档案管理办法：包括档案工作的体制、机构、人员配臵及档案收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交等内容。可以制定成一个各种门类及载体档案的管理办法，也可以各种门类及载体档案的管理办法分别制定。

（4）档案保管的基本物质条件

两个方面：一是有适宜保存档案的库房；库房的选择：①承重负荷要符合要求，地面、墙壁要坚固、平整、光滑；②库房的门窗要小、少，密封要好；③库房应远离火源。库房中的电器、照明导线应采用芯导线，并用铁管保护暗敷。库房不要靠近锅炉房；④不能选择在水房旁，也不能选在无地下室或防潮结构不好的底层，更不能选在地下室。随着照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体档案数量的增加，有条件的教会档案室还应设立专门存放的库房。无专门库房也可在库房内设臵防磁柜，把磁性声像档案放入其中减少外界磁场对它的影响；⑤库内照明使用白炽灯，不用日光灯；⑥要做好库房清洁卫生工作；⑦放臵防虫、鼠药剂；⑧要配备测量温湿度的仪表，自动记录更好，人工记录的要按时登记。

二是档案保管所必须的设施设备：①档案装具（五节柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去湿、空气调节和空气处理设备、吸尘器、防火装臵（含防火报警器和灭火装臵）、档案库房门窗上要安装防盗门和防护栏、计算机、录音机、扫描仪、光盘、刻录机、复印机、打印机等设施设备。②库房中的档案柜、架应排列一致，如有大小样式不一的柜架，应分开排列，尽量做到整齐、美观、一致。装具的排放，8 既要充分利用空间，又不能太拥挤，主要通道宽度不应少于1米；装具与装具之间的间距为80厘米左右；有窗的库房，装具应与窗垂直排放，以便通风和防止阳光直射；柜架不应紧靠墙壁，柜架与墙之间的距离在10厘米以上，以防潮湿。③所有装具应统一编号。在一间库房内，档案装具的编号顺序是：自门口起，从左向右，回行时从右至左编顺序号，一套档案箱的上下也要编号，其方法是从上而下逐个编号。

5、文件材料的归档

（1）涵义：文件材料的归档，就是将具有保存价值的文件材料移交档案机构（室）保存。

（2）文件材料的归档范围和档案保管期限表（见文件）（3）归档的要求：①归档份数：各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的可以适当增加归档份数，如基建档案，为满足日常需要，向有关单位、专业档案馆报送的需要，归档可适当多几份。新型文件材料的归档份数按有关规定执行，如磁性载体文件归档一式两份，电子文件归档一式三份。②归档的质量要求：i.归档的文件材料的种类、份数以及每份文件的页数必须齐全、完整、保证内容的准确性、完整性、原始性、真实性，能正确反映本单位各项活动的基本面貌和历史过程。ii.归档文件材料要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的历史联系，区分不同价值，经过系统分类，整理编目，以件或立成案卷均可，质量要符合规范要求。Iii.归档的文件材料应符合形成过程中的质量要求，以利长久保存。③归档的时间：单位文书在形成的第2年6月底前归档，科技档案在任务完成或告一段落后归档。会计档案在会计终了后暂由会计部门保管一年，期满后归 9 档，照片档案冲洗加工后及时归档或随其他载体档案一起归档，磁性载体文件待项目结束后转换成标准格式及时归档。④归档（接收）手续：i.编制归档文件材料案卷目录或移交清单，一式两份，移交时按目录或移交清单点交清楚，交接双方签字后各留一份，以便查考。ii.归档材料中若遇有关问题需要说明时，可附说明材料，以备日后查阅。Iii.在档案工作与文书处理工作由一人兼管的单位，虽不存在办理归档手续的问题，但在档案工作人员调动工作时，需参照上述办法办理交接手续。

6、归档文件的整理

（1）装订；（2）分类；（3）排列；（4）编制档号；（5）编制目录；(6)装盒；(7)备考表

7、教会档案管理（供参考）

（1）归档范围：①重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。②上级教会发来的与本教会有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件材料。③本教会对外的正式发文与有关单位来往的文书。④本教会的请示与上级教会的批复。⑤本教会反映主要职能活动的报告、总结。⑥本教会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。⑦信徒信访工作材料。⑧本教会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。⑨本教会教牧人员任免的文件材料以及关于教牧人员奖励、处分的文件材料。⑩本教会教职人员劳动、工资、福利方面的文件材料。⑾本教会的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

（2）平时归卷：①各教会都要建立健全平时归卷制度。对处理完 10 毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。②各教会应根据本教会的业务范围及当年事工任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。③公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交专(兼)职文书归卷。④专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

（3）立卷(案卷质量要求)：①归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。②不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。③卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。④卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。⑤

公文档案管理办法 篇2

一、对电子公文档案管理的认识

(一) 电子公文档案管理概述

电子公文是指电子化的正式公文, 是国家机构及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而在数字设备及环境中产生, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的具有法定效用和规范形式的文件。

电子公文的管理包括发文管理、收文管理及档案管理三大块。电子公文档案管理, 就是利用计算机和网络技术, 运用汲取文件中心、虚拟立卷等先进的档案管理方法, 对电子文件实施网络化、自动化管理, 以确保电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性, 以确保电子公文得到科学保管和有效利用。

(二) 电子公文档与传统档案管理的区别

电子公文档案管理与传统的档案管理存在一定的区别, 主要表现在以下几个方面:

1. 归档时间。电子公文不同于传统的纸质文档, 在公文形成单位设定的档案分类号及访问限制级别后, 并通电子数码签名封签认证, 通过网络移交给档案部门, 在办理完毕后即可归档, 在时间上比较快捷。

2. 归档方式。为了避免电子公文在传输、处理过程中出现错误, 确保电子公文档案的原始性、真实性和准确性, 电子公文的归档方式在程序上更加谨慎和繁琐, 要随时对电子公文进行信息确认、身份验证及签名保护。

3. 保管方式。电子公文的保管需要在公文形成单位的配合下, 主要通过计算机技术来保管。档案管理部门要及时对电子公文的的文件格式进行转换, 实现格式一致、统一保管。

4. 管理方式。与传统的档案管理相比, 电子公文的的保管对目录分类、编号的准确性要求更加严格。

5. 查询利用方式。电子公文档案的查询需要利用者及会员通过注册、身份验证、信息确认等步骤才能完成, 相比传统的档案查询, 更加便捷, 流程也相对复杂。

二、电子公文档案管理存在的不安全因素

由于电子公文是通过电脑及互联网形成并传送的, 制作、接受和发宋的过程可以突破时间和空间的限制, 比传统的档案管理方式更加便捷, 给人们工作带来了极大的便利, 也节约了成本。但电脑的信息输入要求及互联网的公开性和全球性, 加上电子公文才刚刚兴起, 在技术上还有待进一步提高。信息技术的发展, 使得电子公文的档案管理存在着一些不安全因素, 主要表现在以下几个问题:

(一) 黑客问题

近年来, 黑客入侵网站事件频频发生, 给企业带来了经济损失, 造成人们工作生活的不便。2012年5月21日, 在欧美非常活跃的黑客组织“无名氏”再次攻克美国司法部网站, 并从中获取大量内部数据, 这已是美国司法部网站今年以来第二次遭到该黑客组织的攻击, 导致网站长时间无法登陆。另外, 据瑞星“云安全”系统统计, 仅今年5月份就有4, 368, 100人次网民遭到网页挂马攻击, 在瑞星截获的615, 494个挂马网址中, 教育类的网站就高达30%以上, 安全专家指出, 一旦考生或家长访问了被挂马的教育类网站, 电脑就会受到恶意木马的入侵, 一旦成功, 黑客就可以通过远程控制对用户系统中的重要数据文件进行窃取, 在网上交易的账户和密码等信息也变得容易丢失。如果电子公文遭到黑客的截留、毁灭、修改或伪造, 必将造成政府部门的混乱。

(二) 电脑病毒问题

互联网为电脑病毒的传播提供了良好的环境, 电脑病毒的迅速增加, 也给人们造成了极大的困扰。据报道, 2012年年初, 伊朗部分离心机遭到“Stuxnet”病毒入侵, 导致离心机的控制系统停止运作。更为严重的是, 有科学家预言人类大脑将可能感染电脑病毒。如果电子公文被电脑病毒感染, 造成文件毁灭或送达延误, 则会造成政府部门运作不畅。

(三) 信息泄露问题

网络软件的多样化致使政府部门的网上用户可能被检测, 木马程序的不慎使用, 很有可能会导致信息的泄露。信息泄露将会对政府部门带来损失或不好影响, 甚至危害到国家政府的经济利益。

三、如何实现电子公文档的安全管理

实现电子公文的安全管理, 确保电子公文的真实性、完整性和准确性, 是档案管理工作者的重要任务, 档案管理工作者要加强对电子信息技术的学习, 做好档案的管理。

(一) 建立电子公文档案的密钥使用制度

做好电子公文的档案管理工作的首要问题是完善电子公文的档案管理制度, 规范电子公文的管理流程, 建立电子公文档案的密钥使用制度, 档案管理工作人员要严格按照规范和制度执行, 提高对电子公文档案管理安全性的认识, 明确责任范围, 使用加密技术, 认真做好电子公文的档案管理工作。同时要实现电子公文与纸质档案的双管理, 以方便查询及信息确认工作的完成。

(二) 完善证书管理制度

电子公文在的传送通过加密和数字签名得到保障, 但要防范假冒密钥的情况, 电子公文档案管理工作者可以引入数字化证书和证书管理机构, 建立完善的证书制度。证书管理制度已经在电子商务中的到广泛应用, 并取得良好的效果, 在此方面的经验可以被电子公文档案管理工作者借以引用。

(三) 做好网上传递信息的保护措施

在电子公文的信息传递过程中, 要做好安全保护措施, 可采取加密方法或设置只读方式来保护数据、信息传递的安全。

(四) 电子签名及电子公章的保护

电子公文的安全传送通过签名技术来前别当事人的身份, 并确保内容不被篡改, 电子公章的安全是电子公文系统安全工作的重中之重, 电子工作在制作时, 要做好加密信息捆绑, 并且要加盖专用密码, 以确保电子签名和电子公章的安全。

四、总结

电子公文的应用, 推动了电子政务和企业信息化的发展, 实现电子公文档案的安全管理, 对相关机构和组织具有重要的意义。电子公文档案管理者, 要强化电子公文安全管理的意识, 强化责任心, 注重相关电子信息技术的学习;同时, 实现电子公文档案的安全管理, 要建立密钥管理制度和证书管理制度, 做好网上传递信息的保护措施, 确保电子签名和电子公章的安全使用, 实现电子公文的安全管理。

参考文献

[1]电子公文管理, 2010 (7) .

[2]殷原园, 浅谈电子公文档案管理, 2005 (17) .

[3]美国司法部承认网站遭黑客入侵, 2012 (5) .

[4]瑞星称高校网站遭黑客攻击考生报考需擦亮眼, 2012 (6) .

[5]美欧官员称伊朗已成功消除核设施电脑病毒, 2012 (2) .

[6]科学家预言未来人类大脑将可能感染电脑病毒, 2011 (12) .

公文档案管理办法 篇3

关键词：电子公文在线传递智慧城市民生档案远程服务

民生档案远程服务机制，即档案利用者可以就近在首访的档案馆或街道社区事务受理服务中心，通过网络查询所需的档案，包括跨区域保存的档案，获得档案部门出具的档案证明；或者借助基层办事部门的信息化网络，“一站式”为利用者直接提供查档结果。这种远程服务机制，不仅提高了档案部门查档的效率，而且方便群众查阅档案和节省出行成本。随着智慧城市建设的发展，作为民生档案远程服务重要方式的电子公文在线传递，只有更好地服务群众，才能提高民生档案信息化管理水平。

一、民生档案远程服务体系中电子公文的传递模式

（一）“馆室联动”和“馆际合作”的模式

“馆室联动”是民生档案远程服务向各涉民部门的办事中心延伸，使民生档案查询、出证、办事一步到位。基层综合档案馆在受理查档后，运用政府信息平台，群众无需再去民生档案主管部门就可以直接查询涉民单位档案室的电子公文。“馆际合作”就是综合档案馆之间，根据远程查档的需要，相互传递电子公文数据，并直接提供查询利用。例如，杭州市的民生档案远程服务就是各区县的综合档案馆间的“馆际合作”模式。

（二）“馆室与受理点”的传递模式

利用者在所属区域的街道（乡镇）、社区两级受理服务中心提出查档申请，受理中心直接利用政府信息平台，获取涉民单位档案室或者综合档案馆的电子公文，再提供给利用者。目前，受理点主要设在街道（乡镇）办事处的服务窗口或者社区服务站，实行“一站式”服务。例如，上海市民生档案远程服务中就有“馆社联动”（综合档案馆和社区受理点之间的协作模式），社区受理中心将利用需要传递到基层综合档案馆，基层档案馆将本馆的电子公文或者利用政府信息平台获取的其他部门的电子公文，直接发送给社区受理中心。

二、远程查档电子公文传递的注意问题

（一）依托智慧城市大平台建设

智慧城市建设平台是电子公文在线传递的最大平台，综合档案馆、政府信息化部门、基层政府组织等，要在信息化工作中与智慧城市建设紧密融合，按照智慧城市建设平台中的电子政务数据管理的要求，做好电子公文在线传递的技术规范化工作，扩大数据融合的深度和广度。智慧城市大平台建设是指通过物联网、云计算等信息技术，实现全面感知、泛在互联、智能融合的应用，以及以用户创新、开放创新、大众创新、协同创新为特征的可持续创新的信息平台建设。随着智慧城市的建设，政府信息平台正成为智慧城市的门户平台，政府信息中心（云计算中心）利用强大的云计算技术，统一处理各种政务信息，使电子政务步入大数据时代。

（二）建立协调机制，确保档案馆、档案室、受理点的数据共享

目前，综合档案馆、档案室与受理点分属不同部门管理，如果不能建立有效的联动协调机制，那么相关的数据传递、数据加密、在线下载、出证加盖公章和权威互认等都无法实现。协调机制应主要由本区域的综合档案馆和政府信息部门牵头，共同保障协调机制。另外，基层政府机构也应建立协调领导小组，定期召开联席会议共同规划和推进协调机制的有效运行。

（三）整合各类涉民档案信息，大力推进档案专题数据库建设

电子公文的在线传递，最重要的是建设各类档案专题数据库。这些专题数据库主要是基于某一行业、某一区域的管理事务形成的。例如，北京市住房信息数据库，就是区域性的住房管理数据库。湖南省洞庭湖生态经济区专题数据库，就是区域性事务管理专题数据库。只有整合相关数据，建立档案专题数据库，才能提高档案查询的查准率和查全率，区域性档案专题数据库实现全国联网后，可形成全国性档案专题数据库。例如，全国不动产登记档案数据库，就采用不同部门产权档案数据整合、区域不动产登记档案数据建库、不动产登记档案数据全国联网的模式。

三、民生档案远程服务中电子公文传递的推进举措

（一）做好电子公文在线传递的规划

电子公文具体产生部门是政府部门，数据处理、交换、存储则在云计算平台中，云计算平台的服务器将在不同的区域存储、处理不同部门产生的电子公文数据。电子公文在线传递的具体规划必须考虑到电子公文产生部门、发布部门、归档部门、远程提供利用部门的权限问题、数据备份、控制权限等。基层综合档案馆作为数据的最终保管单位，要按照档案数据的归档、保管要求，积极参与规划和政策制定。

（二）确保电子公文在线传递的信息安全

1.电子公文发送单位的受理点，要对利用者提供身份进行验证。要对远程利用者的查询方式和查询范围等进行限制，同时还要建立起利用过程的自动跟踪记录系统，确保受理点的电子公文信息缺失时进行数据恢复和数据追加。

2.确保受理点接收跨馆、跨区后出具的档案材料权威性。在电子政务建设过程中，政府部门文件在网上传输时，对一些关键文本中的数字公章、数字印章进行技术加密。受理点或利用者对电子文本本身所具有数字公章、数字印章的再现，必须到政府网站进行身份验证后，才能将数字公章、数字印章在线显示出来。此外，对不同受理点出证加盖的公章，应当设计统一编号的数字标识，便于相互承认文件的真实有效性。例如，杭州市档案馆对于基层查档受理点的工作人员，除培训外，还配发了电子公文解码的电子密钥设备。

（三）积极构建区域性的档案数据中心

大数据时代，部分数据具有长期保存价值，也将成为数据档案资源。同时，随着档案数字化的不断推进，综合档案馆的数据档案资源也需要数据档案中心来存储和共享。因此，综合档案馆和政府信息化部门需要共同规划，积极建立区域性档案数据中心，保管本区域的重要数据档案。对综合档案馆来说，应积极推进各类专题数据库建设，将馆藏和各政府部门的相关数据整合并形成专门的数据库，便于跨区域专题数据库的整合和共享。例如，湖南省洞庭湖生态经济区专题数据库，就是区域性事务管理专题数据库。由省级综合档案馆建立专题数据库（档案数据中心），洞庭湖流域的市、县两级分别成立洞庭湖生态经济区档案数据分中心，各个基层档案馆将自己保管的有关洞庭湖流域的相关数据分期整合及时上传至上一级档案数据中心，最终形成省级专题数据库。

（四）建立档案数据分析系统，利用电子公文传递做好档案数据精准服务

大数据时代的综合档案馆数据资源会不断增加，各类数据之间的关联性较小，如果按照相关主题整合数据和开发原始数据库，就会产生主题明确、分类科学、数据标准化的专题数据库。这些数据库能够为众多的人群、特殊团体、社会组织提供数据专题服务，满足他们的查询和利用需要。同时，综合档案馆的数据管理人员，依托馆藏档案数据资源建立档案数据分析系统，通过对查询者提供的关键词和文字描述，分析查询者查询目标和潜在信息需求，并在专题数据库中搜索，将搜索结果精确地提供给查询者。

*本文为2015年国家档案局科技项目：“大数据时代国家综合档案馆的数据精准推荐及数据专题服务研究”（项目编号：2015—X-16）的阶段性研究成果。

参考文献：

[1]张连星.对民生档案信息资源共享与远程利用工作的思考[J]，北京档案，2015（8）：30-31.

[2]胡振荣.以湖南洞庭湖生态经济区专题数据库建设为契机大力提升档案信息化水平[J].档案时空，2015（12）：4-8.

[3]李广都.浅析电子公文的前端控制[J].天津档案，2008（10）：45-46.

[4]李广都.基于云计算技术的民生档案信息服务[J].中国档案，2012（10）：66-67.

[5]李广都.综合档案馆在民生服务中的作用分析[J].中国档案，2014（3）：38-39.

[6]李广都.网络强国战略下区域性数据档案中心建设[J].中国档案，2015（10）：64-65，

公文管理办法 篇4

一、上级来文管理制度

1、管理。凡上级下发的文件，由办公室文书人员负责签收、登记、传阅和保管，并按发文机关的要求进行定期清点，按期清退。部内人员出席会议带回的文件，要及时送交办公室进行文书处理。各科室要指定专人兼管文件工作。

2、传阅。文件登记后，文书人员要立即根据文件的密级、急缓程度进行分类整理，由办公室主任批办后，按照批办意见进行传阅。传阅急件应立即阅批，缓件一般不超过三天。

3、借文。因工作需要借阅文件者，要严格履行借阅手续，时间一般不超过一周，用完后及时送还，严防丢失。

4、保密。文件要严格按照传阅范围进行传阅，在传阅过程中，不得从阅夹中抽留文件，不得带回家中。

对国家秘密文件复印要注意以下保密事项：

（1）复印国家秘密文件，必须建立严格的审批、登记制度，并指定专人负责；

（2）“绝密”文件和中央领导同志的内部讲话记录，发文部门规定不准翻印的文件，未经原发文机关批准不得自行复印；

（3）严禁复印中央各种文稿和中央领导同志的内部讲话稿；

（4）严禁将国家秘密文件拿到社会上营业性的复印场所复印；

（5）对复印的国家秘密文件要与原文件一样进行严格管理。

二、本部行文管理

1、制发各类公文，坚持“从严、从实、从少”的原则，精简文件、简报，文件字数一般不超2500字。

2、文件种类。“朔组报”主要用于向上级的请示、报告；“朔组发”主要用于下发有关政策性、指导性的工作意见；“朔组通”用于发布党内法规，传达上级机关的批示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项；“朔组干字”主要用于公布干部事宜的专门文件；“朔组内干字”主要用于部内公布科级以下干部事宜的专门文件；“朔组复”主要用于批复下级部门和有关单位的请示。一些时间要求较紧迫的文件，可发传真电报。根据工作需要，可增发会议纪要和通报两种文件。

3、审核、签发。“朔组发”文件，须经部务会讨论研究，由分管部长把关，部长签发。其他文件，须经部务会或部长办公会讨论研究，由有关科室和分管部长把关，部长签发。

4、文件编号。“朔组发”、“朔组通”、“朔组报”、“朔组复”文号由办公室统一编号；“朔组干字”、“朔组内干字”文号由干部一科编号。

5、文件印制。文件打印按《文件打印制度》办理。所有文件和材料的校版、装订、发放由撰文科室负责。

三、文件存档制度

1、立档范围。本部的文件、请示、报告、计划、总结、统计资料、领导讲话和有保留价值的文稿，中组部、省组部的来文来电，同级和下级机关送本部的文件、资料等。

2、立档要求。“朔组干字”、“朔组内干字”文件由干部一科立卷归档，其他文件的立卷归档工作由办公室负责，各科室应积极予以配合。

四、文件打印制度

1、材料印刷。文件材料数量大，需在外面印刷的，先向办公室提出申请并填写印刷通知单，经分管财务的副部长审批后，到指定印刷厂按审定份数印刷。

2、打印、复印的文稿，必须严格控制份数，杜绝浪费。

公文及督办管理办法 篇5

第一章 总

则

第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，督促各项已决策工作高效、及时开展和完成，特制定本办法。

第二条 公司综合部是公文处理和事务督办的责任部门，负责公司的公文处理和事务督办工作。综合部对公司公文进行统一收发、编号、分办、传递、用印、立卷、存档和销毁。

第二章 公文处理

第三条 依照公司实际情况，公文分为三大类：(一)收文类

1、各级政府部门及业务主管机关发布的对公司具有指示性、指导性、规定性的各类政策、法规文件。

2、3、公司股东会、董事会、监事会、股东单位向公司发出的公文。被控股企业向公司及公司内部管理机构（如企业管理委员会、招投标领导小组等）报送的公文。

4、文。

(二)发文类

1、公司向对公司具有业务指导关系的政府部门及其业务主管部门报送与公司具有法律、经济关系或相关业务联系的单位向公司发出的公的请示、报告等公文。

2、公司向股东会、董事会、监事会、股东单位发出的报告、议案、请示、通知等公文。

3、等公文。

4、公司内部发布的及向被控股公司发出制度、规定、办法、通知、决公司向与公司具有法律、经济关系的单位发出的通知、通告、公函定、通报、批复等具有规定性、指令性、指示性、知照性的公文。

5、公司内部部门之间、公司内部与外部相关机构之间印发、传递的商洽性、证明性、知照性的公函、证明信、说明、通知等公文。

(三)专项类1、2、法定代表人授权委托书。办公例会及各种专题会会议纪要。

第四条 各公司级领导（包括董事长、总经理、副总经理、总师）的公文处理责任：

(一)审定、签发以公司、部门名义印发的重要公文并承担其法律和行政责任。

(二)阅处重要收文并指示处臵原则与方法。(三)直接承办最重要的收文。第五条 综合部部长的公文处理责任：

(一)审核各类综合性公文，并承担其相应的行政责任。

(二)阅处或经总经理明确授权代为阅处部分收文并指示处臵原则与方法。

(三)拟办和承办重要的收文。

(四)制定公司公文处理方面的规章制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，确保公文处理的质量与效率。

(五)协调公司内外行文关系，指导解决公司内部公文处理中的一般随机事件。

第六条 其他部门负责人的公文处理责任：

(一)审核本部门分管业务范围内发出的公司公文，并承担相应的行政责任。

(二)阅处由本部门直接办理的收文并确定具体处臵方案。(三)拟办和承办重要收文。

(四)督导本部门的公文处理工作，保证其质量，确保工作效率，向公司领导或综合部反映公文处理中的有关问题，解决本部门公文处理中的矛盾和问题等。

第七条 专职文秘人员的公文处理责任：

(一)分类集中承担公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业，即收发、分办、启封、登记、编号、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、提供借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递以及审核公文等。

(二)组织公文的具体运转过程，初步审核公司的各类公文。(三)辅助设计、制定公文处理的制度、标准和规程等。第八条 部门内勤人员的公文处理责任：

(一)分类集中承担部门内部公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业，即收发、分办、启封、登记、编号、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、提供借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递等，并对报送公文进行初步审核。

(二)组织部门内部公文的具体运转过程。第九条 一般业务人员的公文处理责任：

(一)按规定时限阅读处理收文，提供办理意见。(二)具体承接办理公文，解决其中涉及的问题。(三)起草和修改具体承办的公文

第十条 必须按工作关系行文。具体要求是：上级向下级发出指导性、质询性、规定性的下行文件；下级只能以自己的名义向上级呈送陈述性、呈请性的上行文件；有平行关系和不相隶属关系的部门和单位之间只能相互送发商洽性、知照性、证明性的平行文件。

第十一条 严格按照公司文件处理流程和公文规范格式行文。一般不得越级行文。公司内部各部门之间传递公文时，应按公司组织结构层次逐级上传下达文件。报海科建公司董事长、总经理、副总经理阅批的各类公文由海科建综合部统一处理。

第十二条 行文前要对有关问题协商一致。各部门行文，如内容涉及公司其他部门分管的业务和职权范围，必须对其中的有关问题协商一致，否则一律不得按自己的意见各自行文。

第十三条 收文处理流程为：（公文请示处理单样本见附件3）签收---登记---拟办---阅批---分办---归档 第十四条 收文管理方式为：(一)设臵详细的分类文件夹存放。

(二)在领导审阅、批示后，如有对上级机关或其它主管单位的发文进行下发批示，一律复印下发。

(三)各部门对接收到的文件，必须进行签收。

第十五条 对收文的归档管理按公司发布的档案管理的有关规定执行。第十六条 公司发文处理流程为：

(一)拟稿：由业务经办部门拟稿，稿件必需是规范的打印件，用纸规范，填写文件签发单(见附件2)，同时将文件电子版一并交综合部。

(二)会签：如公文内容涉及其他有关部门的职权范围，需进行部门负责人间的会签(如没有会签内容可省此步骤)。

(三)核稿：公司发文须经拟稿部门负责人、主管领导审核，部门发文须经部门负责人审核，综合部对文稿进行全面核查。

(四)签发：公司发文由公司总经理或总经理授权的公司领导签发，公司内部管理机构发文由机构负责人签发，部门发文由部门主管领导签发。

(五)修改、排版：综合部文秘人员或拟稿人依领导修改意见对文件电子版进行修改后，由综合部文秘人员依公文格式进行排版。

(六)出清样、校对：综合部将文件编排后出一份清样，交拟稿部门进行校对、确认无误后，正式出红头文件。

(七)出红头：综合部印制红头文件。(八)用印：印毕的公文要加盖公司章，表明公文的正式性和法定效力。(九)发送：由综合部文秘人员或项目承办人将公文送达主送和抄送单位，并跟踪公文运转。

(十)归档：公司发文由综合部文秘人员立卷归档,部门发文由发文部门归档。

第十七条 公司发文管理方式：设臵专门的文件夹保存、备查；必须严格执行发文规范流程；如违背发文规程，综合部有权不予办理、不予用印，以保障公司发文规程的严格执行。

第十八条 部门发文是以部门名义向公司（企业集团）内部其他部门(分支机构、被控股公司、相关公司)或公司（企业集团）外部相关机构发出的洽商事务、知照或交流情况、证明或证实、说明状况的一般性公文。

第十九条 综合部有权以综合部名义就法定节日休假及休假期间公司各项值班安排等特殊事务发出规定性公文，其他部门均无权以本部门名义发出规定性公文。

第二十条 办公例会、研讨会及各种专题会会议纪要（见附件6）处理流程及管理方式如下：

(一)由会议召集人指定参会人员和会议记录人，会议记录人使用会议记录本或按会议记录格式（见附件7）做会议记录，重要会议参会人员应填写签到表。

(二)由记录人根据会议记录，通过整理、归纳、综合，形成会议纪要初稿。

(三)会议纪要初稿报会议召集人审阅、修改、签批后，打印成稿。(四)会议纪要成稿按照会议召集人指定的范围发送。

(五)会议纪要（含会议记录、会议备忘）原稿存档备查，并送综合部备案。

第二十一条 签报（见附件8）是公司各部门在日常工作中，根据需要或要求，向公司领导汇报工作、反映情况、回答质询、提出建议的报告。签报须一事一报，严禁多事一报或一事多报。处理流程和管理方式为：

(一)上报部门将打印规范并经部门负责人审核、主管领导审定、相关部门会签（没有会签内容可省此步骤）的签报报送到综合部。

(二)综合部登记、统一编号，综合部部长填写拟办意见。(三)综合部将签报报送公司有关领导阅批。

(四)综合部登记并依据领导有关批示进行分办处理。(五)签报原件退承办部门存档，综合部留存复印件备查。

第三章 督办管理

第二十二条 督办工作职责

综合部是督办工作责任部门，公司各级管理人员、各部门要积极配合综合部，认真做好督查督办工作。

第二十三条 督办工作的范围和内容

(一)公文督办：

1、2、督促收回以公司名义外发文件的批复（或批示）、回函等文件； 包含要求公司内部相关人员、部门办理有关事项内容的公司内部发文，督办部门负责督促事项发出部门；

3、公司领导在各类公文上所做的重要批示和交办落实的重要事项；

(二)其他事项：

1、2、要事项；

3、4、公司各部门工作（计划）目标完成情况（每季度督办）； 公司领导通过其他方式（包括通过非公文渠道报送的信息、信函、上级政府部门和上级领导的重要批示或交办事项；

公司重要会议上，公司领导的重要工作部署、决策中需要落实的重内部资料、报刊等文字材料上的批示和口头指示）决定或交办的重要事项；

第二十四条 立项

重要事项督办部门登记、立项办理。由两个以上部门共同落实的事项需明确 主办部门；一般事项无需立项，但要适时督办和记录。第二十五条 交办

督办人及督办部门负责人对交办事项确认后，由督办人交由主办部门（人）办理，特殊情况也可电话或口头交办。

第二十六条 催办

督办部门要及时了解督办事项的办理情况，跟踪督查，根据事项的重要、紧急程度，适时向承办部门（人）发出文字或口头通知，加以催办。办理过程中如遇到矛盾和问题，承办部门（人）要及时向领导报告，以便协调解决。

第二十七条 承办

承办部门（人）指定的承办人负责按要求办理交办事项，据实填写办理情况，如未按要求完成，应说明原因并提出处理意见和措施，经承办部门（人）负责人确认后交督办人报领导阅示。

第二十八条 跟踪督办

如领导在督办单上另作批示，则由督办人继续跟踪督办，直至落实完毕。第二十九条 办结归档

任务完成后，督办部门对督办记录进行整理，定期报公司领导审阅，并通报办理情况，阅后归档保存。

第四章 附则

电子公文归档管理暂行办法 篇6

（国家档案局令第6号 2003年7月28日发布）

第一条 为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条 本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条 副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条 电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条 电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第八条 需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条 电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条 电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条 电子公文形成单位应在电子公文处理系统设备中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

第十三条 电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十四条 归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

第十五条 通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。第十六条 归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条 归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十八条 档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十条 其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。

第二十一条 本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子公文的标准和规定。

第二十二条 本办法由国家档案局负责解释。

电子公文的归档与管理 篇7

《电子公文归档管理暂行办法》要求公文形成部门在公文处理系统中设置足够容量的暂存存储器;为保证真实性, 要求在系统中设置符合安全要求的操作日志, 实时记录电子公文的操作人员、时间、设备、项目、内容;对归档电子公文要求核对内容、签章, 审核收发登记表、操作日志, 检查相关信息和软件无缺损, 纸质文件与相应电子文件内容、形态一致, 处理过程无差错, 未被非正常改动。

为了长期保管, 《电子公文归档管理暂行办法》要求, 归档与接受部门要对电子公文存储载体及其技术环境进行检验, 载体要保持清洁, 无病毒侵入, 无损伤;存储载体应符合保管期限要求, 一般不进行数据加密, 必须加密的公文, 其解密软件要一并归档;归档电子公文按本单位档案分类原则进行分类, 使用耐久性好的存储载体, 进行一式两份拷贝, 分别用于封存和查阅。为了方便移交电子公文, 可以通过公文传输网络进行交接, 也可以交接存储载体。为了有效管理, 需长期保存的电子公文, 要在每一个存储载体上同时保存符合规范要求的机读目录;在完成公文归档移交后, 文件形成部门至少还要保存归档电子公文一年, 以备不测。电子网络系统, 特别是涉及档案部门的事情, 安全保密总是第一位的。为了安全保密, 对于通过网络利用档案必须采取稳妥的身份认证和严格的访问权限控制, 要遵守国家相关的安全保密规定。

二、电子公文可靠性问题——电子签章

建立政务信任体系就要建立国家电子政务的PKI, 为此国家准备建立国家政务的跟踪服务器。

目前, 国家正在制定标准, 形成密文标记。电子文件是绝密还是机密, 密级要签到正文中间, 并做到不可随意修改、不可随意添加, 这个技术要真正能把功能标记签到文中, 当真正的密文要从服务器出来的时候, 签人到正文里的密级标签, 在要通过安全隧道过网关时, 公务员使用这个密文的时候, 就要把公务员的身份、权限和电子文档的密文标记匹配, 才能从网关出来。目前这个技术国家正在规划, 未来国家也要形成标准, 否则, 国家涉秘的密文、敏感性密文就无法真正很好地交换。

综上分析可以得出, 《电子签章条例》的制订和颁布将是我国信息化事业发展道路上的一个里程碑, 标志着我国信息化事业进入了一个规范发展的新阶段, 正如同软件把1.0版作为第一个正式版那样, 随着我国第一部《电子签章条例》 (草案) 进入征求意见阶段, 可以预见, 我国电子签章的“1.0时代”已为期不远。

三、 可以参考的一种过渡解决方案

有一种提法认为:“防火墙”和“电子文件管理”是一种神话, 实质上表达的是电子信息攻防技术优劣形势的不断转换, 但也说明电子信息安全防护技术的难度。现在纸质和电子文件双套归档的办法, 由于现在的机械纸根本不能和历史上的手工宣纸相比拟, 况且激光打印机墨粉和机械打印机墨水的牢固程度及耐久性都不能令人信服, 所以不能认为是一种有效的解决方案。人类社会毕竟从龟甲和牛骨记事, 发展到使用纸张记事, 科学技术的发展也许终将解决电子记录永久保存的问题, 但不是现在。

可以参考的一种解决方案, 即“数字影像整合解决方案”。如果在出台一个可靠、完整的解决方案之前, 使用数字影像整合技术解决当前的工作问题, 它能否成为一种最终解决办法则有待时间检验。这种办法是:利用先进的信息处理技术, 将缩微技术和光盘技术有机结合起来, 对各种规格的纸质档案进行高速扫描形成数字化信息, 对办公自动化和计算机辅助设计形成的电子文件进行规模化整理, 然后批量处理输入胶片打印机, 形成可以相对长期保存的缩微品, 从而实现光学扫描和缩微拍摄同步进行, 并实现各种载体之间数据的相互转换。

缩微胶片的法律凭证作用已经得到了解决, 在百年时间跨度内保存胶片已经得到了时间的考验, 一部分档案工作者认为:在文件形成及高频率的利用时期, 使用硬磁盘作为文件存储载体, 因为目前硬磁盘毕竟是访问速度最快的信息载体, 在线信息存储基本采用磁盘技术;在文件利用频率降低之后, 拷贝转移信息到光盘, 近线存储使用光盘是由于光盘存储器是目前单位面积存储信息容量最大、最经济的存储器;而在文件的低利用时期, 拷贝转移信息到缩微胶片存储, 不但可以长期保存、复制和读取信息, 而且不会受到类似于计算机信息存储那样的技术条件制约, 所以常常采取这种手段进行离线存储。

在当前技术发展水平条件下, 采用数字技术和模拟技术相结合的方式, 即将计算机技术、光盘技术、缩微技术结合起来, 有利于实现档案信息在各种载体之间转换, 发挥各自优势, 一旦有需求, 可以很快地将离线存储的档案信息加载成为在线存储, 由此达到对档案信息快速利用和长期安全保管的目的。另外, 技术的发展及档案信息的法律效力等问题决定了纸张、缩微胶片、光盘三种载体可能在很长一段时间内共存、共用。因此, 在相当长一段时间内, 应用多种载体实现档案存储、管理和利用是一种可供参考的有效解决方案。

摘要：电子政务活动的必然产物是电子公文。其运行管理直接影响着电子政务建设的好坏, 同时, 它也是国家信息资源体系建设的重要组成部分。

关键词：电子公文,归档,管理

参考文献

[1]电子公文归档管理暂行办法[J].中国档案, 2003 (10) .

[2]吴芳艺.推行电子政务过程中相关行政法问题研究[D].华东政法学院, 2006.

公文管理系统优化模型的应用 篇8

【关键词】企业公文管理系统；时间Petri网；工作流模型

引言

近年来，随着Web信息技术的逐步成熟和深入，企业公文管理系统也越来越多的采用这一技术，并呈现电子化、信息化和高效率的局面。结合Web信息技术的应用可以很好的协同多个工作流工作，这已广泛应用于电子邮件、办公自动化、群体应用等领域。工作流是近年来提出的一种全程或部分能够按照设定自动执行的流程，不同于普通流程，工作流能够对其中包含的文档、信息和任务能够有选择的在不同的人员之间进行流转[1]。基于Web技术的公文管理工作流系统，可以改变一往枯燥乏味和繁杂的工作环境，不仅可以改善人员的工作强度，也可以一定程序上提高公文流转的效率。

但是，目前多数文献都是采用过程管理的工作流，很少考虑到时间因素对工作流产生的作用和影响，所以用时间Petri网作为公文管理系统建模的应用就比较少。

为此，本文以企业公文管理系统为参考实例，对基于Web技术的公文管理系统的工作流进行分析，结合时间Petri网，对工作流进行建模。

1.时间Petri网

在一个含有时间因素的Petri网模型中，使用工作流循环、等待，已成为提高工作效率的有效途径之一，而时间发生规则和时间限制对不同的工作流所使用的工作环境也有所不同[2]。因此，在公文管理系统中，不同工作流的过程时间都是不同的，而结合时间Petri网就可以使多个工作流协同工作，从而提高系统的流程运行效率。

时间Petri网的定义为：时间Petri网是一个包含五个集合的众集合，即，其中是先决条件集合，集合S、T和F满足下列规则：

上式中，S和T作为两个不相交的集合，它们是先决条件集合。在S集合里的元素称为位置，在T集合里的元素称为变迁，F是网N的流关系。当用Petri网来表示一个工作流时，把位置画成一个小圆圈，变迁画成一个小矩形。由，若，则从x到y画一条有向边。

2.结构构成

在基于Web技术的公文管理系统中，可以采用时间Petri网来表示不同时间约束的多个工作流，从而使复杂的工作流过程简化成用一些基本的结构来表示。这些基本结构为合、并、非、异或、同或等。要完成对Petri网各个时序序列的计算，首先要对这些基本结构进行简化计算，再逐步进行另外的复杂演算。为使表达方便，采用了几个符号来表示这些基本结构，即对应的and、or、not、nor和xor。

3.过程模型

基于Web技术的公文管理系统就是利用信息网络技术，实现从公文的起草、审核、批示、分发以及来文登记、拟办、归档、传阅等一系列综合性的公文流转全程管理[3]。但是，公文的流转过程如果没有引入工作流，就会变得相当复杂，其主要体现在两个方面：一是公文管理作为一个整体运作的系统，其本身是一个有纵向和横向内容相互交错的综合系统，例如纵向可以是多个平级的部门或人员，横向可以是多个职能部门或人员，所以公文流转就需要考虑这些层次。二是对于公文处理具有多样化特性，例如不同部门或不同级别权限的人员，当处理公文时，其流程也不同，为此公文处理就会变得复杂多样。但如果使用工作流技术，可减少公文处理过程中的复杂度和难度，减小多样化，增强公文处理的过程控制。

在企业内，相关人员通过基于Web技术的公文管理系统进行公文的阅读、修改和管理等工作，相关部门负责人通过此系统进行审阅和批复，如图1所示。在图中，首先用时间Petri网模型表示企业公文管理系统的工作流模型，然后由前文给出的规则条件，化简时间Petri网，并进行分析计算。

例如P1是起始点，P11是结束点。P2到P10有顺序关系，也有循环关系，根据上述规则得到，其中T1′是循环模型，再有，从图中可以看出，P2、P3、P5、P6、P7、P8和P11是顺序关系，而P2到P4、P5至P9则构成了循环关系。

4.结束语

本文对基于Web技术的公文流转管理进行优化建模，并结合时间Petri网进行流转过程简化，从而明显减少了公文处理过程中的复杂度和难度，最后用实例证明了在线性时间复杂度内的时间推理问题。

图1 时间Petri网公文流转工作流模型

参考文献

[1]张晨光，李西宁，张景.基于Petri网的公文管理工作流模型[J].计算机工程与应用，2004，25.

[2]陆建.基于Web的公文工作流管理系统[J].计算机应用，1999，19（11）.