某公司人事档案管理办法（精选12篇）
第一章
总则
第一条 为使公司人事作业规范化、制度化和统一化，使员工的管理有章可循，并提高工作效率以及建立员工的责任感和归属感，特制订本制度。
第二条 适用范围
一、皖星建安公司的员工管理，除遵照国家和地方的有关法令外，都应依据本制度管理。
二、本制度所称员工，是指公司以合同形式聘用的全体工作人员，包括固定期限合同、无固定期限合同和以完成一定工作为期限的合同。
三、试用、实习人员的管理参照本制度以及部门相关管理规范、管理手册管理。
第二章
员工聘用及劳动合同管理
第三条 公司及各部门因工作需要，必须增加人员时，应先依据人员招聘、录用流程制定计划，提出申请。经总经理批准后，由人力资源部负责招聘、甄选。
第四条 皖星建安公司员工的聘用甄选，以学识、能力、品德、体格以及是否符合岗位所需要的技能为条件。选聘的基本原则如下：
1、应聘者参与公司的员工招聘，享有均等的机会；
2、职位或补空缺职位时，在可能的情况下首先考虑公司已聘用员工，然后再向外补招。
第五条 新进人员经面试（必要时需经笔试、背景审查和体检）确认合格，经批准由人力资源部办理试用手续，签订试用期合同。原则上员工试用期限为三个月，期间表现优异者或公司特需人才，可适当缩短或免去试用期。提前转正或延期转正的，须由所在部门负责人出具相应说明。
第六条 试用人员报到时，应向人力资源部送交以下资料：
1、身份证原件及复印件，其中复印件留存
2、毕业证书、学位证书原件及复印件，其中复印件留存。
3、技术职务任职资格证书原件及复印件，其中复印件留存。
4、一寸、二寸彩色证件照各二张，个人信息登记表、成果证明材料。
5、与原单位解除劳动关系证明；
6、根据部门要求需要提供的其他材料或证件。第七条 凡有下列情形者，不予录用：
1、剥夺政治权利尚未恢复者；
2、被判有期徒刑或被通缉，尚未结案者；
3、吸食毒品或有其他严重不良嗜好者；
4、患有精神病、传染病，或体检检查不合格者；
5、其他经公司认定不适合者。
第八条 如系临时性、短期性、季节性或特定性工作，视情况与公司签订“临时用工合同书”或自拟格式合同书，双方共同遵守。
第九条 试用人员如因品行不良，工作欠佳或无故旷工者，公司可随时停止试用，予以辞退。
第十条 试用期满，经部门考核合格，由个人填写《转正申请表》并经部门负责人审核，报总经理批准后予以转正，成为公司正式员工并签订正式劳动合同。公司考核的依据是员工在本职岗位上的工作表现、工作能力、责任心、学识水平。
第十一条 劳动合同的期限视工作岗位的性质及入司年限决定，新进员工一般为二年或三年合同，中层管理岗位一般为五年合同，在公司服务年限超过的十年的员工签订无固定期限合同。
第十二章 劳动合同到期由公司和员工双向选择是否续签。凡岗位能力差、工作效率低、责任心不强或工作期间发生重大工作失误、给公司带来重大损失的员工，公司不予续签劳动合同的，是为解聘。第十三章 所有员工务必保证提供给公司的个人数据真实、准确、完整，如有虚假，一经查实，公司将视为欺诈，立即解除劳动关系，且不支付任何补偿。
第十四章 社会保险
新员工在公司工作满一年，可以申请办理社会保险，对于特别优秀者，部门负责人可以酌情提前申报。
办理社保前，新员工应将个人人事档案转入皖星建安公司，因员工自身原因或责任，没有按照规定提供社保办理资料或转入人事档案，导致社保不能及时办理的，由员工负责，公司不予补交期间的社保费用。
第三章
考勤
第十三条 除总经理特别核准之员工外，所有员工均必须按规定上、下班签到，并应准备充分的时间提前准备一切，以准时到达工作岗位。
第十四条 公司实行夏季、冬季两种作息制度（若有调整，以最新公布的作息时间为准）：
夏季时间（每年5月1日到10月1日）： 上午8：00-12：00，下午14：00-18：00 冬季时间（每年10月1日到次年5月1日）： 上午8：00-12：00，下午13：30-17：30 第十五条 如因加班、病假、事假、公差等原因未能签到，应事先或及时向负责人报告，征得同意方可执行，并由负责人记录以备核查。公司严禁员工替其他同事签到或请其他同事代签到。
第十六条 员工如有迟到、早退或旷工等情形，依下列规定处理：
1、员工凡当日迟到在30分钟以内按迟到处理，30分钟以上至半日之内者按旷工半天处理，超过半日者按旷工一天处理；员工凡当日早退在30分钟以内按早退处理，30分钟以上至半日之内者按旷工半天处理，超过半日者按旷工一天处理；
2、员工无故迟到或早退三次以内每次在工资中扣10元人民币，累计三次（含三次）迟到（早退）除罚现金外另作请假一天记；无故旷工半日或一日罚款50元人民币，旷工两天罚款100元。
3、员工无正当理由连续旷工超过3天，或者一年以内累计旷工时间超过15天，予以除名处理（解除劳动关系）。
4、因不可抗力而迟到等，经查实，不作迟到（旷工）计；因天气恶劣、交通堵塞等原因造成考勤迟到，当事人需立即报告公司办公室，在办公室查证后酌情处理。
5、任何类别的假期都需部门负责人事前批准，并到公司办公室登记。如有紧急情况，不能事先请假，应在两小时内电话通知本部门负责人并在上班当日补办手续，否则以迟到或旷工计。
第十七条 每月满勤的员工，公司年底计入奖励。
第十八条 各项目处人员上下班时间以实际工作需要适时制订。
第四章
休假
第十九条 按照国家规定，员工除每周休息日外，还享有以下法定假期：
1、新年，放假1天(1月1日)；
2、春节，放假3天(农历正月初
一、初
二、初三)；
3、清明节，放假1天(农历清明当日)；
4、劳动节，放假1天(5月1日)；
5、端午节，放假1天(农历端午当日)；
6、中秋节，放假1天(农历中秋当日)；
7、国庆节，放假3天(10月1日、2日、3日)。
第二十条 员工请假共分5类：事假、病假（含工伤）、婚假、丧假、产假。
1、员工因私事处理需请假者可请事假，事假年累计不超过15天，2、员工生病期间享受病假，一天（含）以内病假需由直接主管证明，两天及以上病假需提供县级以上医院就诊证明或病休医嘱。因特殊原因不能递交请假条的，须电话说明原因，经批准后方可休假，假满后补办手续。
3、员工达法定年龄结婚（男满22周岁，女满20周岁），可凭结婚证向部门负责人签署意见，到公司人力资源部办理手续，婚假3天；员工子女、兄弟姐妹结婚给假一天，婚假必须在结婚当年一次性休完。
4、员工之父母、配偶或子女丧亡者，可申请丧假3天；祖父母，岳父母，兄弟姐妹死亡的，可申请丧假1天。
5、女员工分娩给假98天，其中产前休息15天，产后休息83天；妊娠4个月以内流产者，经医院证明，给假15日产假休养；在本公司工作满三年聘用女员工，分娩产假增加10天。男员工之妻分娩，给予男员工陪产假3日。第二十一条 员工享受年休假。
员工累计工作已满1年不满10年的，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天
员工全年的带薪年休假可以一次休息完毕，也可以分次调休，但必须确保工作正常开展；员工当年未休完带薪年休假不带入下年计算。
公司原则上每年分部门组织安排员工年休假统一旅游活动，享受带薪年休假的员工可自行决定是否参加公司统一年休假旅游，参加的员工等同已享受年休假，不参加者可自己申请带薪年休假的休息时间和方式。
未参加集中休假的员工，带薪年休假必须在不影响本职工作的基础上，提前十五天向本部门负责人申请，并经总经理签字、办公室备案后方可享受。
上述假日如逢双休日、法定假日，连同计算在内。第二十二条 员工请假批准权限及程序：
1、批准权限：一日以内由所在部门负责人及公司办公室核准；一日（含一日）以上由总经理批准；各部门中层管理人员请假，由公司总经理批准。
2、请假程序：员工请假（事假、病假、婚假、产假、丧假等），须于前一日填写《员工请假申请单》，经有批准权限的负责人批准后方可生效。未经批准，擅自离岗或假满未经续假而不到岗者，以旷工论处。
3、公司员工请假应亲自办理请假手续，未办妥请假手续，不得先行离职，否则以旷工论处。因突发事件或急病不能提前请假者，应利用电话及时向所在部门负责人报告（部门负责人应告知公司办公室），并于上班当日补办请假手续。
4、公司员工所请各假如发现有弄虚作假者，除以旷工论处外，并以情节轻重予以惩处。
第二十三条 请假期间的薪资规定如下：
1、事假期间工资停发，特殊情况需向总经理申请批准。
2、病假必须提供病历或病休医嘱，未提供证明者，按照事假处理；病假7天以内，按照月基本工资的60%发放；病假8天~30天的，工资停发，待岗休养；待岗休养期超过30天的，劳动合同自动解除，本人康复厚可以胜任原岗位工作的，由有关部门进行考核并予以续聘。
3、女职工产假期间，享受生育保险津贴，不再另行支付工资。
4、婚假、丧假、年休假期间，工资全额发放。
第二十四条 全年病、事假累计超过一个月，扣50%年终奖，超过三个月的不发年终奖，一个月至三个月间的按照此比例核扣。
第五章
出差
第二十五条 公司各部门根据工作需要安排员工出差，受派遣的员工按照工作需要，无特殊理由应服从安排。
第二十六条 员工出差在外，应注意人身及财务安全，遵章守法，并参照公司规定安排住、行。
第二十七条 出差人员返回后，应及时向主管述职，并及时按规定报销费用。
第六章
培训
第三十三条 为提高公司员工的专业理论水平和岗位技能，进而充分发挥员工的潜能，公司根据岗位需要开展相关教育、培训活动，被指定参加培训的员工，不得无故缺席。有特殊原因，按有关请假制度执行。
第三十四条 公司鼓励员工在不影响本职工作及任务完成的情况下，在公司外部接受教育和培训，对于为提高岗位素养和岗位能力的自学培训视不同情况给予报销学费或表彰、奖励等。
第七章
待遇
第二十八条 公司确定员工报酬的依据主要是员工的岗位能力、岗位贡献和岗位责任。在充分考虑同行业和当地报酬水平的基础上，以兼顾企业的发展和员工生活安定及逐步改善为原则，按照能力定岗位、以贡献定报酬、凭责任定待遇，给予员工合理的报酬以及晋升机会。
第二十九条 员工在公司的报酬和待遇按照不同岗位包括有：基本工资、浮动工资、社保缴纳、免费午餐、通讯费补助（根据岗位需要确定）、节日费、年终奖以及各类补贴。
第三十条 新员工在公司工作满一年，可以申请办理社会保险，对于特别优秀者，部门负责人可以酌情提前申报。其中：
1、养老保险：公司交纳 20%，个人交纳8% ；
2、医疗保险：公司交纳8%，个人交纳2% ；
3、工伤保险：公司交纳 0.5%，个人不交纳；
4、生育保险：公司交纳 0.8%，个人不交纳 ；
第三十一条 特殊福利：员工及亲属慰问金，含员工结婚、员工生子、员工生病住院、员工直系亲属病故等。
第三十二条 员工按月发放的基本工资于每月末按照考勤情况统计，于下月十号计发上月的工资。
新录用人员从到岗之日计薪，离岗人员自离职之日起停薪，按日计算。
第八章
保密
第三十五条 每一位掌握或知悉公司及所属各项目机密信息、资料或成果的皖星员工，有义务、更有责任为公司保守机密。
第四十六条 凡涉及公司机密的资料、信息或成果等，当事的员工应妥善保管，若有遗失或遭窃，应立即向主管人员报告。
第九章
绩效考评
第四十七条 皖星公司绩效考评制度采用月度考评、季度考评和年终考核相结合的方式，通过客观、公正地评价和反馈，为公司人员的薪酬、任用、发展和选用等方面提供参照依据。
第四十八条 考评要点是主要是工作能力、工作过程、工作态度、工作结果及反馈考核。其中项目部主要体现为任务的完成情况、质量管理、安全管理、现场文明施工管理、物料节约使用等方面；公司行管人员主要体现为工作的计划性、问题处理能力、过程控制能力、与相关部门配合等方面方面，具体详见合皖星字[2008]03号文件。
第十章
附则
人事档案管理包括收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用人事档案等活动, 记录了个人经历、社会关系、业务能力、奖励处罚等内容, 已经成为企业人力资源管理部门选聘、培养、使用员工的重要手段。在人力资源管理过程中, 人事档案为人力资源的开发利用创造条件, 提供相关的人事数据和信息, 企业人事档案承担着作为选拔和管理人才主要依据的重任。
企业人事档案是有关企业员工个人经历、学历、政治思想、业务能力、工作状况等情况的文件材料, 是企业历史、全面地考察员工和发现人才、使用人才、管理人才的重要依据, 在人力资源开发、人才预测和人才政策制订等方面具有十分重要的作用。随着市场经济的逐步发展, 现有的企业人事档案管理制度与模式已经不能适应企业新时期发展需求。加强企业人事档案管理工作, 优化企业人力资源合理配置, 已经成为企业亟待解决的问题。
2 F公司人事档案管理存在的主要问题
2.1 领导人事档案管理意识淡薄
F公司对人事档案管理工作不够重视, 企业在建立初期, 没有设置专门的档案管理部门, 没有配备专业的人员管理, 随着企业的发展, 人事档案信息系统的引入, 档案信息数据库中的数据是按照职工自己填写的内容录入, 只是作为一种基本信息, 为考勤系统和薪酬系统而服务, 这时, 纸质档案基本上已没有什么用处, 就被人事部门随意的放在柜子里, 而那些不在职员工的资料塞到箱子里, 放在医务室的床下。只有偶尔因为特殊情况需要原始资料时, 才会浪费较多的人力来寻找。企业领导并没有意识到档案管理硬件设施需要加强, 管理制度需要改进, 继续以追求最大利润为价值取向, 把主要精力和资金投放在生产经营和产品销售上, 忽略了企业人事档案管理对企业经济发展有着重要作用的认识。当然, 档案工作效益发挥的隐蔽性、滞后性和间接性也是导致企业领导档案意识薄弱的原因之一。由于企业领导人事档案管理意识淡薄, 使得整个企业都没有对人事档案管理给予重视, 以至于引起更多的问题。
2.2 人事档案内容质量不高
人事档案是人的“说明书”, 应能全面、详细地反映一个人各方面的情况, 做到“阅卷如见人”或“档若其人”。而现实情况是, F企业的人事档案内容陈旧单一, 信息量不足, 缺乏个性, 利用价值不高。材料空洞, 只是单纯的反应一个人的经历、学历、政治面貌等一般情况, 并没有太多的或者几乎没有反应个人道德品质、业务能力、技术专长等, 无法全面、公正的评价和反应一个人的情况。通过调查, F公司大多数人的资料卡上, 可以发现在兴趣特长那一栏, 填写“看书”的占大多数, 而在个性特征那一栏, 大家都笼统的填写内向或者外向, 只有少数人具体描述了自己;工作经历只是概括的填一下, 部分人填写的无工作经历。为什么出现这一现象, 从人事部门管理人员那里了解到, 因为大家都没有对人事档案引起重视, 填写资料只是走一个过场, 新进员工甚至是负责搜集资料的工作人员都是怕麻烦, 认为只要重要信息不出错, 其它的都无所谓。另外, 没有注意及时补充新材料, 所保管的档案多为反应过去的情况, 在工作中取得的成绩并未补充进去。人事档案内容质量不高的另一个表现就是内容失真, 学历、年龄、工作经历等, 由于审查鉴定不严, 都会出现虚假现象。这一问题严重影响了人事档案的真实性和严肃性, 对以后的工作造成影响。
2.3 人事档案管理人员素质和管理能力偏低
人事档案管理人员的素质对档案的收集和管理起着关键性的作用。人事档案管理是一项繁杂琐碎且连续性的工作, 如果管理人员没有一定的收集整理意识, 就不能保证档案管理的质量。F公司并没有专门的人事档案管理人员, 只是由人事部门来管理人事档案, 这本来有利于人事档案的收集, 因为许多人事资料都要经过人事部门, 但由于管理人员没有经过系统的培训, 本来收集意识就淡薄, 再加上领导也不重视, 导致许多文件经过人事部门以后又回归原来的部门。电子档案的出现, 相对于传统档案管理而言对管理人员的素质要求大大提高, 电子档案管理的特殊性和困难性给档案管理人员的素质提出了新的要求, 企业需要既懂档案管理又懂微机管理的复合型人才, 而F公司人事部门的管理人员文化素质不高, 不懂的现代化信息处理技术, 影响了企业档案管理工作的效果。
2.4 当前的人事档案管理体制满足不了企业的需求
档案工作的主要内容是“收、管、用”, 但最终目的是“用”。收集文件材料是一项重要的基础工作, 可以说是档案工作的源泉:只有收集到齐全完整的文字材料, 才可能有丰富的档案内容, 也才能充分发挥档案工作的服务作用。F企业建厂发展到今天, 也有些规模, 可人事档案还只是每个职工的个人综合资料, 内容只是一些个人基本情况, 根本不能反映每个职工的历史面貌和发展情况。应该归档却收集不上来的材料, 例如奖惩通知单、人事异动单等等, 领导手中有、业务部门手中有、做具体工作的个人手中也有, 每个部门都保存着一部分文件;而且档案管理人员认为自己的工作只是管理这些档案, 认为只要不丢失就可以了, 整理的不科学, 查询繁琐, 不能让利用者方便、顺利地获得所需的档案信息, 使档案的价值得不到体现。这些不健全的档案管理制度, 严重影响了档案工作服务作用的发挥, 自然使档案工作的地位不能提升到相应的位置。随着企业的发展, 建设档案数据库, 收集、贮存、积累大量的有价值数据是非常必要的, 并且原始资料也应妥善、合理的保管。人事档案工作要适应企业信息化和企业发展的需要, 实现企业档案工作信息化, 使档案工作更好地为企业生产、经营、管理服务, 满足企业发展的需要。
3 F公司档案管理的改革措施
3.1 提高领导档案管理意识, 加强人事档案管理的财政投入
人事档案管理由人事部门兼管, 并且没有专门的档案存放空间, 人事档案管理部门要改变这种现象就必须先从领导的思想上着手, 给领导贯彻档案管理的重要性, 让领导认识到企业在发展的进程中更要注重员工的质, 提高企业效益, 不仅是员工越多越好, 个人产量提不上, 再多的员工, 只是提高企业成本而已, 合理、完善的档案管理对人才资源的管理和利用有着重要作用。积极争取领导的支持, 配置专门的档案管理人员, 加大对档案基础设施的资金投入, 改善人事档案管理条件和设施。比如建立坚固的防火和防潮的专用档案库, 配置铁质的档案柜;设置空调、去湿和灭火等设备;设立独立的档案库房、阅档室和档案人员办公室等。
3.2 增加人事档案收集内容, 提高人事档案质量
由于F公司人事档案内容单一, 个性不足, 针对这一问题, 可以从收集源头解决, 在收集内容方面, 增加突出人员个性、以前工作时取得的重大成就等这方面的内容。当然, 这也不排除员工填写时为了省时省力, 而不重视这些, 这就要求收集人员做好宣导, 强调人事档案的重要性, 突出个性对以后工作的帮助, 让员工看到希望才会认真填写。另外, 做人事档案工作必须讲究实事求是, 来不得半点虚假和含糊其词, 因此要求人事档案材料所记述的内容必须真实而且准确, 不能前后矛盾, 模棱两可。这就要求人事档案的工作人员在平时的工作中必须严把关, 避免失真档案信息入档。首先是在职工入职时填写的个人资料, 这记录着员工的基本信息, 由于是个人填写, 所以在搜集时, 要对年龄、学历等重点核对, 必须见其身份证与毕业证;另外要查看填写是否完整, 内容是否符合要求, 书写是否工整, 这些都要逐一亲自审查, 发现问题要及时更正, 准确无误后方能签字盖章, 要把好基础材料的审查关, 这是确保形成材料内容完整、真实的关键。其次, 在工作中形成的各种人事档案, 要及时归档, 保证搜集的文件材料准确的反应每位员工的政治思想、思想品德、业务能力、工作表现、工作实绩等方面的情况。只有严格按照企业管理体制执行, 才能使材料“取之有据、舍之有理”, 使档案内容的质量有可靠保证。
3.3 加强人员队伍建设, 加大培训力度
档案工作人员是人事档案工作的主体, 提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。目前F公司并没有专门的档案管理人员, 可以把人事部门管理档案的人员异动为专门的档案管理人员, 另外可以招收档案管理专业的人员来加强人员队伍的建设。由于企业的逐步发展, 企业信息化建设进程的加快, 对人员的素质提出了更高的要求, 人事档案管理人员需要在原有技能的基础上, 还要有较强的计算机应用能力, 网络操作能力和信息处理能力等等, 因此要有计划的对档案管理人员进行培训, 因为F公司没有对人事档案管理人员进行过任何系统的培训, 所以要先由基础的技能开始, 渐渐地结合计算机操作、多媒体、网络运用, 加快学习掌握这些知识运用的步伐, 提高档案管理人员的操作和使用现代化工具的水平, 不断提高科学技术文化水平, 不断转变原有的简单落后的管理技能的观念, 树立拥有现代科技知识的快捷、优质、高效综合服务档案管理观念。此外, 档案管理人员还要通过不断加强职业道德修养, 来增强自己的使命感和责任感, 通过责任心的加强, 提高档案管理的服务质量和服务水平。这样才能适应企业档案工作发展的需要, 否则档案工作也难有作为。作为企业管理的一项基础性工作, 企业人事档案管理工作必须不断适应环境的变化进行变革, 以满足企业的需求为中心;人事档案工作人员必须积极参与企业的工作并努力去了解并服务于它的需求, 这样才能使企业档案工作不断发展。
3.4 加强人事档案管理制度的改革
目前, F公司并没有制定具体、公开的人事档案管理制度, 这就要求企业领导和档案管理人员要从思想上认识到人事档案的重要性。企业要针对各种情况制定具体制度, 例如增加人事档案管理这个部门或者增加编制, 吸收那些既懂档案专业又懂计算机管理的复合型人才;从搜集源头做出改革制度, 增加突出个性的内容, 强调填写规范, 规定必须归档的资料各部门不得留存原件, 可以视具体情况留存复印件;培训具体计划的制定, 企业要重视对档案管理人员的培训和提高, 以适应人事档案信息化、数字化管理的需要。上述情况只是冰山一角, 具体实施时还有很多问题需要注意到, 企业人事档案管理制度已经越来越不适应企业发展的需求, 原有的企业人事档案管理观念和模式受到了挑战, 没有现代化的档案管理手段势必无法满足企业对档案的日益增大的需求, 对企业人事档案管理制度的变革迫在眉睫
参考文献
[1]陈光耀.企业工程档案管理中存在的问题与解决办法[J].上海档案, 2011, (07) .
[2]赵秀艳, 王祝波.企业人事档案管理与人力资源发展促进研究[J].经营管理者, 2011, (02) .
【关键词】人事管理；人事档案管理；社会公共信息
人事档案管理与人事管理两者属于相辅相成的关系，其中一个发生改变，另一个也要随之发生改变。人事档案管理属于人事管理的一部分，要做好人事档案改革工作就需要从理念与管理方式等方面入手，只有这样才能做好改革工作。因此，有必要深入研究人事管理改革与人事档案管理改革。
一、以往人事管理下的人事档案管理
（一）以往人事管理职能
以往的人事管理职能通常可以从以下三方面加以概括：首先，从部门角度讲，主要传达决策者制定好的目标，同时检查应聘者自身情况与所应聘职位是否相符，需要与应聘者与部门负责人相沟通，这样一来就导致科学性缺失；其次，尽管有时让员工接受组织纪律等方面的培训，但却很少能够达到预期效果；最后，在管理评价中不具有科学性，只是一味地找毛病。在工资与社保管理上只计算其中的一部分。以往的人事档案中，将工作作为中心内容，所做工作一直围绕档案管理、工资调配、人员分配上，这些条框方式难以激发人的创新能力。
（二）以往人事档案管理性质
以往人事档案管理具有封闭性质，能够阅读档案工作的人员十分有限，仅局限于领导级别，外人幾乎看不到档案。这样的管理方式具有有利存在，也有不利存在，对于有利因素来说主要体现方便管理人员收集与管理，便于领导人员使用，保护人事档案不外泄。不利因素也体现在扩大了人事档案功能，影响到了档案使用，使人事档案成为约束人的工具，使人难以发挥自身作用。
二、人事管理改革主要内容
（一）将市场竞争机制应用到人才资源配置中
首先，转变以权力为中心的形式，将市场规则作为中心，因此政府部门应适当地拓宽人力资源开发与竞争途径，使政府成为制定规则人员，强化规则和透明性。同时，政府部门要成为规则的监管者与维护者，对于人力资源流动中所发生的违规行为一定要做好制裁工作，注重个人合法权益的保护工作；其次，重视现有机制改革，充分发挥市场竞争机制，为人才创设良好的流动环境，确保人才市场具有机制灵活性与功能完备性。
（二）构建完善的人才评价机制
对于人才评价应注重科学合理性，使人才树立起良好的人生目标，促进人才资源结构优化，设立良好的科学规范机制，保证人才在竞争上具有公正、公平、公开性。
（三）强化公务人员培训
要提升公务人员素质应通过教育培训实现这一目标，真正构建服务型政府。通常情况下，政府服务质量的高低与公务人员综合素质有直接关系，因此政府部门一定要做好公务人员培训工作，使公务人员认识到自身所承担的责任，全心全意地投入到为人民服务中。
（四）确立问责机制
人事管理所针对的对象是人民大众，这就需要在工作中始终将人民需求放在第一位，工作人员应真正为人们办事，平等看待每一名来访人员，对于在工作中出现的问题，要实行谁犯错谁负责，确立问责机制，减少问题发生互相推诿情况出现。
（五）重视人才保障机制的完善
构建人才权益保障机制一定要做好法制严明、完备法制，发挥其应用作用，真正保护人才合法权益，尤其是知识产权的保护应作为重点，防止他人创新成果被窃取情况发生。
三、人事档案管理改革方式
（一）更新人事档案管理观念
人事档案被创建出来的主要目的是被人们使用，这就需要做好人事档案资源开发工作，通过人事档案可以了解到一个人的成长经历，不仅可以为本单位人事部门服务，还可以为其他相关人事部门服务。首先，应认识到国家对创新人才的重视，提高人事档案利用率；其次，将科学发展观作为人事档案管理核心观念，通过利用人事档案为人们创设良好的生活环境；再次，认识到人事档案服务对象为人们，通过人事档案带动人才进步；最后，从现代人力资源管理现状入手，转变工作理念，强化人事档案管理。
（二）重视人事档案管理机制改革
在人事档案管理机制改革中，应注重分段改革，充分发挥人事档案作用，将现代信息技术应用其中，强化载体管理与信息管理。同时用人单位在做好人事档案实体保护时，也要通过数字化做好数据库处理工作，以便供单位使用。流动的人事档案，应交由人才交流中心管理，保证人才信息的真实有效。
（三）构建完善的人事档案管理机制
要做好人事档案管理工作，应通过权限制完成人事档案管理，使具有权限的人都可以应用个人档案，无论对方是本单位人员还是流动人员，这样也可以展现出对人的尊重。
（四）转变人事档案管理方式
以往的人事档案管理以纸质档案为主，现阶段已经进入信息时代，人事档案管理也要注重数字化的实现，将信息技术与网络技术应用其中，通过密匙等调取档案信息，既可以保证档案信息安全，还减少了对信息使用者在空间与时间上的限制。
（五）强化人事档案利用方式
首先，转变人事档案内容，对于档案从收集开始就做好管理工作，严禁将虚假信息融入到档案中；其次，提升人事档案社会效能，将以往的控制管理转化为服务管理，充分发挥人事档案的作用；再次，为强化利用效率，应适当拓宽编研范畴，逐步完善档案信息内容；最后，做好人事档案的动态管理工作，完备人事档案数据系统。
四、结论
通过以上研究得知，人事管理与人事档案管理两者之间联系密切，两者的改革要同时进行，因此本文从实际情况出发提出了一些改革措施，希望能为相关人士带来参考，做好人事档案管理改革与人事管理改革工作。
参考文献
[1]吴正朋.流动人员人事档案管理与改革研究[D].安徽大学，2013.
[2]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013，（6）.
[3]张帆.试析人事管理改革与人事档案管理改革[A].华章（2014）[C].2014.
[4]何丽桃.人事档案管理改革初探[J].沿海企业与科技，2010，（5）.
一、劳资人事管理
1、员工招聘管理，按照企业的需求和员工招聘计划，完成企业管理人员、技术人员、工人等的招聘及管理工作。招聘渠道：①人才市场与劳务市场；②员工和熟人介绍；③网络招聘；④广告招聘；⑤其它方式。
2、劳动合同管理：新员工入厂，按照企业规定及时同新员工签订劳动合同。
⑴填制新员工入厂登记表，需提供身份证、学历证、职称证、岗位技能证等（留复印件），建立新员工劳动档案，报送相关部门及公司领导审批，试用期1-3个月，试用期满转为正式员工。
⑵公司对员工的日常工作评价及奖罚资料均应及时备份，入本人劳动档案。
⑶协助企业协调与处理同员工劳动关系纠纷相关问题。
⑷按照《员工进厂离厂管理规定》(总[0608]－Ｂ011)管理，负责办理员工离厂（辞职）手续，及时与公司解除劳动合同关系，将相关资料及时归档，妥善保管好该员工的劳动档案，以便备查。
3、对员工社会保险管理：按照同员工所签订的劳动合同约定，完成员工“五险一金”管理工作
⑴每月及时为员工办理养老、医疗、工伤、生育、失业、公积金(以下简称“五险一金”)的缴费手续。
⑵根据企业员工的流动情况，及时办理员工“五险一金”的新增与减少的变更手续，以及相关转移手续。
⑶根据“五险一金”行政部门的管理要求，及时妥善办理企业员工“五险一金”的每年年检手续。
4、员工考勤管理：按照企业劳动纪律及考勤管理要求，完成员工的考勤管理工作。
⑴每月负责对各工地的管理人员及工人的考勤，进行收集、汇总，审核、制表，报公司审批，以便发放工资。⑵每月负责对公司管理人员、工厂管理人员及工人的考勤进行收集、汇总，审核、制表，报公司审批，以便发放工资（目前暂由财务部负责完成）。
二、档案资料管理
1、工程资料管理：是以工程项目为单位，以工程项目合同为龙头，从首到尾一整套的工程资料归档管理。包括招标公告、招标文件、投标标书、中标通知书、工程预算书、施工图纸、施工组织计划、进度款支付、质检安检、工程款结算、工程竣工验收、工程项目评价等全套资料，均应进行整理、分类、编号登记归档。企业通过相关制度设定约束工程项目的相关部门和人，将所完成的工程项目的所有资料全部存档。
2、生产技术资料管理
⑴技术部及相关责任人应定期将定型成熟的生产技术资料包括图纸，进行整理、分类、编号，作为企业成型技术及知识产权移交到档案室登记存档。
⑵技术部及相关责任人将定型成熟的电子版生产技术资料，进行整理、分类、编号存储在移动硬盘上，贴上封条，注明日期，将其移交到档案室登记存档。
⑶下发的生产图纸及资料，生产完毕，技术部及相关责任人，应及时将全部收回，并整理、分类、编号装订成册，移交档案室登记存档，备用备查。
3、企业文件管理，均按公司企业文件分类、编号管理要求执行。
⑴企业上报下发的内部文件，均应备份一套，分类编号登记存档，备查备用。
⑵企业外来的文件，由相关部门或责任人签发执行后，移交到档案室编号存档。
4、企业证照、资质证书等存档管理，包括企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、企业施工资质证、特种设备证、专利证、员工职称证及岗位技能证等，均应分类编号存档管理，并及时做好缴费及年检工作。
三、档案资料的妥善保管及借阅管理
1、企业的所有档案资料均要妥善保存，防火、防盗、防潮、防污、防蛀、防破损、防丢失。保持档案资料的整洁、干燥和完整性，并做好档案资料保密工作。
2、企业档案资料借阅管理（包括专业书籍、手册、工具书等）一般性资料，经部门负责人签批同意，方可登记签字借阅，并按时归还。保密性资料需总经理签批方可借阅。如因借用造成档案资料丢失、损坏或泄露企业商业与技术机密，造成企业损失均由当事人负责赔偿。
公司
（1）制定制度
公司有相对较为完善的人事档案管理制度，对目的意义、职责、定义、管理流程、处罚等均做了较为具体而详细的规定。
（2）专人管理
HR部门派专人进行人事档案的管理，并及时更新，对违反管理制度的给予提醒、警告甚至处罚，适当时对制度进行修改和完善。
（3）具体措施
由于保密要求，在此不方便将公司人事档案管理制度公诸于众，仅举例如下：保管人事档案的柜子只能由专人保管，任何人借阅员工人事档案，均需层层审批，且只能在专人监看下查阅，不能拍照、抄写、复印等，更不能带出档案室，否则按严重违反公司管理制度处理。
（4）制度的制定要合法
1.目的
为了规范公司人事档案的管理，形成人事档案管理制度，有效的保护和使用档案，为公司各级部门提供开展工作的基础依据，根据相关法律和法规，制定本办法。2.范围
3.总则
人事档案工作是人力资源部工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部分，它是为了贯彻执行公司的人才战略、方针政策、为了选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用人才服务的，是公司人力资源部按照公司的政策，组织本部门及相关部门人员对公司员工在工作中和学习中形成的个人经历、学业情况、培训情况、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、工资待遇、岗位变动等一系列内容及时进行记载，它是反映个人成长历史的重要凭证和依据，由人力资源部实行集中统一管理。4.职责
4.1人力资源部应为每位员工个人建立人事档案，并集中对档案进行收集整理、保管统计、借阅传递等管理工作。
4.2员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。
4.3档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论人事档案内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布人事档案内容。4.4人事档案的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立档案交、接台帐（附件1人事档案资料交接清单）。
4.5人事档案必须由人力资源部档案负责人保管。5.管理制度 5.1案卷内容
5.1.1卷内目录
见附件2人事档案目录 5.1.2入职资料
人员应聘登记表
8张一寸红底免冠照片 身份证正反面复印件 户口本户主页及本人页复印件 毕业证、学位证（或学历证明）复印件
解除（终止）劳动合同证明原件（或离职证明、失业证复印件）无劣迹证明原件
特殊工种作业操作证原件/复印件（焊工、电工、天车工、起重工、司炉工、叉车司机、电瓶车司机）各种资格证和职称的复印件 参加过各种培训的证书复印件
应届大学毕业生还应包括：报到证、户籍迁移证明原件
5.1.3在职资料
员工本人签字确认后的劳动合同/劳动协议文本； 员工转正、转岗相关材料。
5.1.4调薪资料
工资变动审批表及通知书，提职晋级审批及考核、奖励工资审批表、各种待遇审批手续、个人申请类档案存于《薪资档案》，此类档案分门别类，建立检索目录。
5.1.5职务任免文件
审批及通知文件。
5.1.6异动文件、奖惩材料
各类申请书、职称职务评聘、考察、考核、奖惩材料、在职期间病假相关手续（诊断、病志等）等工作学习中形成的可以反映其德、能、勤、绩等文件材料，进入档案。
5.1.7考核、评定工作中形成的有关材料
与个人工资收入考核有关的资料存入《薪资档案》
5.1.8离职资料
①离职申请、离职交接、考勤表、解除劳动关系证明等材料。员工离职后档案仍旧保存。
②未领取完毕的解除劳动关系证明可单独存档保管，建立明细及领取签收记录。
5.1.9其他应归档的资料 5.2员工档案归档时间
5.2.1 例行常规资料归档时间定于每月30日交接完成上月产生的人事资料，对于特殊重要资料应在次日内归档。
5.2.2对于新入职员工的入职资料，人力资源部门应在员工入职当日，将与员工个人有关的材料，进行整理、编号、装订，进行归档。
5.2.3其它归档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的五个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事档案。（应有纸板、电子版人事档案交接表格见附件1）
5.3归档材料的要求
5.3.1归档材料应做到完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，以项目为单位的归档材料要齐全。
人事档案管理人员应详细审核归档资料是否完整齐全，手续是否完备。档案资料不是孤立的文件，符合入档要求的档案资料应能够反映事件的来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回复等整个流程，以备查考。档案管理员应做好对人事档案的归档与整理、保管与保护、利用与转递工作，保证归档文件材料完整准确。
5.3.2对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的档案，发现所缺材料，及时登记、补充。5.3.3人事档案材料的载体和字迹要求。
5.3.3.1纸张要求：应使用A4复印纸。宽幅大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，小于A4纸时，应将其与A4纸装订一起，档案装订工整，制作规范，分类有序，方便查找；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后的文件上批示及存档。
5.5.3.2字迹要求：文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写。书写清楚统一编号，而且确保和电子版档案号一致。
5.5.4人事档案卷首页以《人事档案明细》为目录，应如实填写。
5.5.5人事档案卷编号规则，按照档案建立的顺序排列。电子档案中员工代码依据
入职年限、入职顺序编号同OA中编号一致。例如2011年10月15日入职，员工代码为：1110015。
5.5.6员工本人基本信息发生变化的（如住址变迁，婚姻变更，子女出生，学历、职称等情况的变化），应由所在部门统一时间集中上报到人力资源部，以便人力资源部调整花名册和档案记录。
5.4人事档案的借阅
5.4.1借阅制度
人力资源部门须建立人事档案借阅制度，借阅人必须填写人力资源借阅表格，经审批后方可借阅/领取档案资料。通常情况下，每周周一至周四可以提申请，周五统一领取/借阅档案。
5.4.2 借阅手续
5.4.2.1公司员工，确因工作或个人需要，可提出档案借阅申请，但须填写《借阅人力资源部相关资料申请表》，注明借阅事由、借阅内容、借阅时间等详细内容，经借阅人部门经理审核，人力资源部经理批准后，在人力资源部门登记，档案管理人员方可办理借阅手续。
5.4.2.2人力资源部门依据借阅内容，提供相关资料，在借阅台帐登记后，必须由借阅人本人签字接收。
5.4.2.3借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅的资料，经档案管理人员检查无误后，方可在借阅台帐上登记注销。（附件3：借阅/领取:人力资源资料申请单）
5.4.3借阅注意事项
5.4.3.1借阅人必须妥善保管所借阅资料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损借阅资料，要保持档案的整洁。
5.4.3.2借阅人不得将借阅资料私自转借他人，也不得将资料内容透露给他人。5.4.3.3未经批准，借阅人不得私自摘抄、复制人事档案材料。如确需要，必须经人力资源部经理批准后，方可进行。
6.电子档案编制原则
6.1电子版档案包括的内容按现有表格如实填写。
6.2员工编号：员工编号能直观体现员工入司时间与ERP项目接轨。它的编制原则和方
法是按照入职年份的末两位，入职月份和入职的先后顺序号，总共七位数字。员工档案编号入职即编号，不分在职和离职，每个人都对应一个唯一号码，不重复。6.3 档案号：指与纸板档案对应的四位编码，便于检索纸版档案。
6.4 电子档案保存与更新：以月为单位保存电子档案，每月底复制一份留存，命名为*年*月电子档案。7.注意事项
在归档的材料中，凡规定要同本人见面的材料（如考评结论、异动、工资定级、处分决定或意见等）应有本人的签字；出具意见方同样应有盖章或相关领导及授权领导签字。8.档案内审工作
8.1目的：以自我管理与提高为目的，规范完善现有工作，符合外部审计工作标准。
8.2安排：每年两次，安排在每年1月、7月，根据近半年人事的重点工作以及人事重要法律要件进行抽查，抽查范围制定方案，抽查过程进行记录，最终以结论报告形式向人资部内部告知。9.附件
附件1：人事档案资料交接清单 附件2：人事档案目录
关键词：人事制度改革,人事档案管理,管理方法
一、前言
人事档案作为社会公共信息的重要组成部分, 与人才管理、人才信息资源有着密切的联系。从人事档案中可以了解到个人经历、学历、工作单位、技术职称、奖惩情况等个人相关信息。做好人力档案管理可以为人力资源开发和管理提供依据, 满足各岗位的人员需求。随着我国的经济发展和科学技术水平的不断进步, 特别是人事制度改革后, 给传统的人事档案管理方式带了了巨大的冲击和挑战, 同时也为人事档案管理改革提供了良好的契机。
二、人事档案管理工作中存在的问题
在人事制度改革的实践中, 人事档案管理暴露出了以下一些问题。
(一) 重要性认识不全面
在长期的人事档案管理过程中, 有些人认为这项工作不是单位的主要工作, 并不能给单位带来经济效益, 只要保存好, 不丢失, 不泄密, 能够满足日常的查档、外调工作就可以了。所以, 人事档案的管理和监督工作往往被忽略, 没有统一的管理制度, 使人事档案工作长期处于被动应付的状态, 不能充分发挥其应有的作用。
(二) 收集工作力度欠缺
人事档案收集工作力度欠缺主要表现在几个方面:1.收集归档工作制度需要进一步完善。在日常的档案收集工作中, 发现有些数据不准确, 分类混乱, 给工作带来极大的障碍。2.收集档案的材料不规范、不齐全, 随意性大。比如:有的纸张大小不一, 规格不同;有的内容不规范, 字迹不清晰, 比如鉴定或者自我评价等, 大多是前篇一律, 多是套话、空话, 不能反映出本人的特点和专长;有的材料不真实, 有待进一步确认考察。人事档案中的这些问题, 对其质量造成了严重的影响, 妨碍了人事档案利用的有效性。
(三) 信息化、科技化程度有待提高
随着信息化、科技化的水平不断提高, 人事档案信息管理系统虽然也在探索中加以应用, 但是有些先进的技术手段仍没有运用到人事档案管理中去, 随着计算机管理水平的不断发展, 还有更大的档案管理技术有待挖掘和发挥。例如, 有的单位和企业只是把简单的个人信息输入到计算机中, 而资料检索、调档查询、档案阅读等依然沿用旧的工作方式, 倡导的无纸化阅读也基本没有实施运用。
(四) 人员素质有待提高
由于档案管理工作多存在于企、事业单位, 一方面由于年龄问题, 缺乏专业知识的培训, 对现代人事档案管理方式缺乏正确的认识;一方面由于档案管理工作大多是由本单位中的其他人员兼职, 业务不熟悉, 对档案要求、材料收集、整理、归档、装订步骤缺乏了解, 影响人事档案管理工作的进展。
三、人事档案管理工作改进的对策
(一) 提高认识, 加强对人事档案管理的正确领导
要将人事档案管理工作纳入到日常的工作流程当中, 加强对人事档案管理的正确领导, 可以从以下几方面入手:1.专岗专人专职。在人员配备上, 保证专人专职, 使档案管理人员安心工作, 尽职尽责。2.经费支持。在人事档案管理过程中, 应保证经费的投入, 对于正常工作需要的经费, 都应该给予支持, 并且保证硬件设施达到基本要求。3.定时核查。单位领导可以定期或者不定期的对一段时间内档案管理工作进行检查、指导, 如发现问题, 应该及时指出并帮助其解决, 进一步推进人事档案管理工作规范化、制定化、科学化。
(二) 注重人事档案的收集工作, 提高认识档案质量
在人事档案管理过程中, 存在这样一种现象, 一些单位不能及时把收集好的材料送交归档, 影响用人沟通渠道。人事档案管理人员要根据实际情况, 及时掌握信息, 定期或不定期的进行材料归档, 完善人事档案管理工作。
(三) 加强信息化管理, 提高人事档案管理水平
要想充分发挥人事档案信息库, 就必须有强大的科学技术人事管理手段作为保障, 以达到合理配备人员和提高人事档案的使用效率。应逐步建立完善的人事档案数据库系统, 实施动态管理。将人事信息通过文字、图片、声像等技术输入到计算机中, 实现人事档案信息双备份 (纸质和计算机) 。在档案的归档、查阅、借阅、统计等日常工作方面实行微机操作化, 保证人事信息的时效性、真实性和准确性。
(四) 提高人员素质, 加强人事档案管理人员队伍的建设
一方面, 人事档案管理人员要不断提高自身责任感, 提高政治素质, 坚持原则, 遵守规章制度, 严守纪律, 做好保密工作, 减少工作中的失误和误差。另一方面, 人事档案管理人员应该加强自身的专业水平, 通过培训、自学等方式, 掌握人事档案管理工作的基本要求和操作流程, 有效提高工作效率, 积极探索新的管理模式, 提高人事档案管理工作的科学性和有效性, 为社会、单位和团体提供所需的人才信息资源。
参考文献
[1]王兆学.我国企业人事档案管理的经验和关注问题[J].经营管理者, 2010 (07) :214.
一、人事档案管理存在的问题
随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，企业人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，已不能适应现代社会发展的需要，亟待人们加以解决。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有：
1.企业人事档案材料内容质量不高
由于上述原因，当前企业许多人的人事档案质量不高，缺乏利用价值，其人事档案材料空洞的、形式的多，细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多，定量描述少；或者只讲优点，避免缺点；内容空乏，个人总结和组织意见尽是套话，无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。
2.“弃档”增多
所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案，对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问。一位“弃档”的先生袒露心迹：“10年前从国企出来，到处瞎折腾，哪有心思管档案的事，想的是弄出点儿名堂再说。后来做生意，只关心赚钱，档案的事早就抛到脑后了，生存第一嘛。如果档案能让我生活更好的话，让我不管我都不愿意。但它无助于生活，我才懒得理它，没有它，我照样活得很轻松。”
3.传统的人事档案管理体制不适应新的形势
表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。
4.信息量大结构复杂
人事档案最大的特点是信息量大，信息结构复杂。不能及时或者正确的对每个油田员工做到公平公正。
二、人事档案管理问题形成的原因
1.收集的对象范围太窄
一些企业的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料，而忽视了广大普通职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少的现象。事实上，人事档案并不是人物档案或名人档案，其收集的对象范围不应只局限于著名人物和主要领导人，而应是单位的每一个员工。无论员工现任何职，是否出众，都是该单位宝贵的人力资源，有关其个人的材料，都是单位的宝贵财富，人事部门均应根据规定收集齐全。
2.整理不規范
把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案随已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。
3.企业员工人事档案意识淡薄
有一部分企业员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视，认为人事档案是“身外之物”，可有可无，要用时想到、不用时不要，认为人事档案根本不影响自己的发展，有意无意地就遗弃了档案。目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前，机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进，但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的，这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。
4.员工缺乏耐心和毅力
由于企业大量的员工以及流动性大，缺乏了耐性很容易忽视马虎而输入了错误的信息。
三、企业完善人事档案管理的措施
1.探索区域性人事档案管理中心的管理方法
建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。这里的区域性主要以行政区域为主，可以指一个县、一个市，也可以指一个省的范围。从整体上看，全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统，它是由众多的子系统组成的，这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案管理中心。这是一个控制系统，它保证了国家人事部门对人事档案的管理与控制，既必要又可行。在操作上，形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员工的人事档案，由单位及时补充新材料，按期交纳一定的保管费用，用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘了人才，也必须向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能，实现服务人才，促进整个社会人才资源的合理配置。
2.完善企业人事档案内容制度
切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。具体可从以下四个方面做起：第一，强调“个性化”与“辨识度”；第二，减少主观内容；第三，摈除冗余内容；第四，扩充新内容。
3.对人事档案工作进行考核评估
结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面做起：第一，主管部门定期考核制度，主管人事档案的各级档案局（馆）、人事组织部门等，有义务对企业人事档案的保管进行监督，可以采用定期考核的办法来执行；第二，中介机构测评制度，从长远发展看，人事档案的测评体系将起到越来越大的作用，人事代理制度的施行与市场化运作的方式会对人事档案的测评体系要求提高；第三，个人监督制度，就是同一内容的档案材料交由档案当事人和人事档案管理部门两方共同审核、鉴定，尤其是组织机构的主观评议部分，对于持有异议的部分进行重点核实，对组织和个人双方负责。
4.建立健全的数据库
(二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;
(三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;
(四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;
(五)、为领导和有关部门提供员工的情况;
(六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;
(七)、定期向档案室等部门移交档案;
(八)、办理其它有关事项。
第五条 人事档案的内容及分类归档
(一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;
(二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;
(三)、本人自我鉴定，组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;
(四)、政治历史审查及甄别复查材料;
(五)、员工参入党、团材料;
(六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;
(七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料;
(八)、处分、取消处分的材料;
(九)、任免、工资、职称等材料;
(十)、学历和评定的技能等材料;
(十一)、其它有较大价值的可供参考的材料。
第六条 人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。
第七条 人事档案的收集、保管和销毁
一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。
二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。
六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。
七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。
八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。
第八条 人事档案的利用和传递
一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。
二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。
三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。
四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。
五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。
六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。
七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。
八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。
九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。
十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。
十一、对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。
第九条 新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。
第十条 本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。
人事档案管理暂行办法
第一条为加强和规范公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，依据《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，结合公司实际，制定本细则。
第二条公司领导（老总）档案由省委组织部负责管理，公司中层管理人员及员工档案均由人力资源部的人事档案管理员负责管理。人事档案管理人员不能保管本人的档案，其档案管理人员的档案由综合办公室指定专人负责保管。
第三条人事档案管理员的职责
（一）保管员工档案；
（二）及时索要、收集、鉴别和整理员工档案资料；
（三）办理员工档案的查阅、借阅和转递手续；
（四）登记员工工作、工资、奖惩等变动情况；
（五）为领导和有关部门提供员工情况；
（六）做好员工档案的安全、保密、保护工作；
（七）定期向档案馆（室）移交档案
（八）办理其它有关事项。
第四条人事档案的内容及分类归档
（一）本人历年填写的个人简历、履历、登记表；
（二）本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；
（三）本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；
（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培
训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；
（五）政治历史审查及甄别复查材料；
（六）参加中国共产党、共青团及民主党派材料；
（七）奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；
（八）处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；
（九）招用、劳动合同，调动、任免、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
（十）其他可供组织上参考的材料。
第五条 人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企 业职工档案管理工作规定》的规定办理。
第六条 人事档案的收集、保管和销毁
（一）调动和录用公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记；
（二）对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整；
（三）立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档；
（四）人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；
（五）按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册；
（六）人事档案存放应配备专门档案室（人事档案室不能与复印室、查阅室混在一起）、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染；
（七）人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作；
（八）档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。
第七条 人事档案的利用和传递
（一）外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后方可查阅；
（二）本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅；
（三）公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案；
（四）建立档案查阅登记制度，对查阅员工档案的情况做好记录；
（五）档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续；
（六）任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案；
（七）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案；
（八）员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离职手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处；
（九）转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带；
（十）对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转递通知单”（样本附后）的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。逾期一个月未收到对方单位回执应及时催问，以防丢失。
第八条 新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。
第九条 本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。
第十条 本管理细则由公司人力资源部负责解释。
附：员工档案转递通知单
二〇〇九年五月十四日
员工档案转递通知单(存根)
[]第号:
兹转去我单位同志等人档案材料份，请查收。
发出日期：年月日
员工档案转递通知单
[]第号:
兹转去我单位同志等人档案材料份, 请查收，并请速
将回执退回。
发出单位
年月日
回执联
:
今收到你单位同志等人档案材料份。
接收人:接收单位：
【关键词】人事档案；业务考绩档案；高校；管理
高校的人事档案与业务考绩档案虽属不同门类，相互独立，各有特点，但都是以个人为立卷单位，从不同侧面反映个人的学习工作经历、社会关系、品德修养、专业特长、业务能力，工作情况及奖励处罚等方面成长的过程。因而造成了管理上的一些模糊认识。有的认为二者本为同根生，应合二为一，由干部人事部门管理；有的认为业务考绩档案主要是由教学业务部门利用、为教学业务部门服务，应该由教学管理部门负责；更有的认为人事档案与业务考绩档案都是高校档案的重要组成部分应归于高校档案部门管理。究竟哪种管理模式能够更适合，更优化，更好的为高校管理服务，这都是值得探讨的问题。
一、高校人事档案的管理体制、归档范围和特点
人事档案工作是一项政策性、机要性、保密性很强的工作，内容涉及当事人一生的经历，其中不乏一些个人隐私，这些个人信息只能由组织上掌握参考，不能随意传播交流其内容，因此对人事档案在保管和查阅使用方面都有严格的保密要求。
（一）管理体制
根据中组部、人事部等部门下发的文件规定，依据“管人管档”原则，干部人事档案由组织人事部门管理，因此高校也遵循、采取这种管理模式，人事档案由组织人事部门管理。
（二）人事档案的归档范围
第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定、考核、考察材料；第四类学历、学位、培训和专业技术职务材料；第五类政审材料；第六类党团材料；第七类奖励材料；第八类处分材料；第九类工资、任免、出国等材料；第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。
（三）人事档案的特点
1. 真实性。真实性是干部人事档案的生命。如何来保证它的真实性，一定要做到三个必须，即：属归档材料必须经过组织审查和认可；属归档材料必须符合有关政策规定的要求；属归档材料必须经过认真鉴别。
2. 完整性。完整性是指干部人事档案必须反映干部的全貌，干部人事档案的内容应当反映干部的全面情况的全部历史。为了保证干部人事档案的完整性，要及时地、经常地将反映干部变化的干部人事档案材料收集归档。做到完整、真实、条理、精练、实用。
3. 动态性。历史在发展，社会在前进，每个人的情况也在不断变化，干部人事档案特点之一是动态性。由于干部人事档案材料形成于不同的历史时期，不可避免地带有时代的色彩，特别是历次运动中形成的材料，更具有其局限性，有的甚至是错误的。为了保证干部人事档案准确可靠，必须根据情况变化和有关规定，将那些丧失价值或不准确的材料进行清理。这同样是一种“动态”。
4. 机密性。“干部人事档案是党的机密”。这是因为干部人事档案记载着干部各个方面的情况，涉及到本人有关的工作和一些重大事件，反映干部的功绩、过错和失误。其中既有组织上的考核、考察材料，也有知情人为组织提供的旁证情况，以及本人撰写的材料，有其“隐私”部分。它的绝大部分内容只能限于组织掌握，不能向社会扩散，也不得随便公开。
二、高校业务考绩档案的管理部门、内容与作用
业务考绩档案以个人为立卷单位，是业务部门在了解使用有关人员过程中形成的各种材料以及个人在业务活动中发表的论著等材料。
（一）管理部门
由于业务考绩档案具有鲜明的个人业务性质，通常由业务主管部门统一管理。
（二）高校业务考绩档案的内容
1. 履历类：本人基本情况、主要经历、学历证明、进修情况、参加重要学术和业务活动材料等。
2. 论文、成果类：本人或与他人撰写的，经组织审查认定发表、出版的论文、论著代表作及其鉴定评价意见。论文、论著的目录、索引、创造发明、技术革新成果的评价材料等。
3. 奖惩类：各种奖励证书复印件或批文，处分材料。（含：证书或文件）
4. 考核类：德、能、勤、绩四方面的考核材料
5. 聘任（任命）类：一切有关聘任（任命）的材料（评审表、批文（任职文件）、聘约或任务书）
6. 其他类：有关专业技术职务评聘、考核的其他材料
（三）高校业务考绩档案的作用
1. 为专业技术人员晋升职称提供了业绩凭证。
2. 为组织人事部门和教学业务主管部门对干部的考核、考查和专业技术人员的队伍建设提供了依据。
3. 为学校教学质量评估提供了重要参考。
4. 为高校的人才开发提供了条件。
三、人事档案、业务考绩档案的区别与联系
（一）区别
1. 档案归口管理部门不同。
2. 档案材料归档内容侧重点不同。
3. 对档案的机密性要求不同。
4. 都不能全面地反映一个人的综合情况。
（二）联系
1. 都是反映同一个人的各方面成长的历史过程；
2. 都能从不同侧面为组织人事部门和教学业务主管部门提供反映同一个人的学习工作经历、社会关系、品德修养、专业特长、业务能力，工作情况及奖励处罚等方面成长过程的依据；
3. 业务考绩档案的建立，弥补了人事档案存在的不足，二者在归档范围上互有重叠，最终利用时又相互补充。
四、建立“大人事档案”管理意识
所谓“大人事档案”就是将业务考绩档案充实到人事档案中，统一纳入到高校档案综合管理。档案工作中执着追求的就是最大限度地发挥档案信息的最优功效，而“大人事档案”意识的建立，使人事档案信息更全面、更立体、更科学，但也对档案管理工作提出了更高的要求。
（一）“大人事档案”“利”的方面
1. 可以增大档案信息的包容量；
2. 可以用最小的投资，获得最大的效率；
3. 可以满足利用档案信息系统性和时效性的需要。
（二）“大人事档案”“弊”的方面
1. 违背了档案分级管理原则；
2. 造成交叉管理，权责不清；
3. 鉴定困难加大，存在信息安全隐患；
4. 对档案管理人员的综合素质要求更高。
人事档案与业务考绩最终如何管理才能更适合、更优化、更好的为高校管理服务，还需要我们在实际工作中不断摸索，不断改进。
参考文献：
[1]干部人事档案工作问题解答.2004年2月，上海金融学院人事处编.
[2]干部人事档案材料收集归档规定.
[3]专业技术干部业务考绩档案的归档范围及要求.
人事档案是个人思想政治、履历、专业技术水平等基本情况的真实记载, 它能为个人评价、考察、任免、调动、晋升提供可靠的第一手材料。人事档案管理是人事管理的基础性工作, 可以助推我国人事改革的不断深化。随着人事制度改革日益深入, 人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求, 实现人事档案管理的科学化、规范化、现代化, 已成为人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。笔者现就如何强化人事档案的规范管理与科学利用谈点个人之见。
1. 强化档案意识
首先, 在单位领导方面, 人事档案部门应积极宣传人事档案工作的重要意义, 使单位领导认识到人事档案工作是人事管理工作的有机组成部分和重要工作依据, 其工作质量的好坏与单位管理水平、人事资源利用以及职工工资福利、职称评聘等个人利益息息相关, 切实加强对人事档案工作的领导, 创建专门的人才评价机构, 专门负责人才的综合测评, 将相关的信息存入档案, 以备相关部门使用。其次, 在人事档案部门方面, 人事档案部门要加强与相关部门的沟通, 着眼单位积极参与市场竞争需要, 抓紧人才信息库建设, 不断强化人事信息的深度开发和综合利用。再次, 在人事档案管理人员方面, 应提高档案管理人员综合素质, 强化档案意识, 提高工作主动性, 从根本上确保人事档案材料准确完整。同时, 应根据时代的变化及现实情况的需要, 不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时补充到人事档案中去, 增强人事档案信息的时效性, 并增强服务意识, 积极主动地为人力资源管理提供信息服务。
2. 严格管理程序
在人事档案管理工作中, 建立完善的档案管理工作制度, 是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。为了避免档案的丢失、改动, 必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度, 严格手续, 做到转入、转出、接收材料有登记, 查阅、借阅档案有登记。以便对档案管理中出现的问题, 实行责任追究。 (1) 建立人事档案材料收集网络, 明确收集的范围和要求, 形成科学、合理、有效的档案收集机制, 灵活采取普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集相结合的方式, 确保人事材料收集齐全。收集档案资料要做到口勤、手勤、脚勤, 及时收集和追补应归档的人事材料。对收集的材料要认真核实, 把真实可靠的材料收入人事档案, 把好质量关。坚决把那些虚假的资料拒之门外, 维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。丰富档案内涵, 在档案中增加全面反映干部人事真实情况的内容, 提高人事档案在人事异动中的影响力和执行力, 发挥档案提供考察依据的有效作用。只有充分发挥人事档案的利用价值, 才能更好地为人事部门提供工作参考。 (2) 人事档案整理过程中, 要明确鉴别的内容和归档的要求, 对材料进行有效地鉴别, 及时存真去假、查漏补缺, 做到分类准确、排列有序、立卷规范、装订美观; (3) 采取切实有效的措施, 做好人事档案管理工作。减少人为因素的破坏, 保障人事档案的安全, 延长使用寿命。 (4) 严格人事档案交接流程。一是对所保管的档案进行一次全面清理, 做到账物相符;二是对已借出的档案要及时催还, 整理好借阅登记, 并注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档;四是按档案移交要求进行移交, 并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等, 还应在移交文件上签字盖章, 要做到对交接工作负责。
3. 推进利用开发
构建面向社会、适应时代发展要求的人事档案管理服务体系, 使人事档案管理服务工作不仅满足组织、人事等部门工作的需要, 还要不断满足广大社会公众对人事档案信息合理合法的利用需求。一是利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术, 将档案资料整理输入计算机, 通过相应的技术处理, 将文字、图片、声像等资料转变成数据资料, 实现人事档案纸质与数据格式并存。二是通过完善档案管理硬件设备, 引进计算机管理软件, 建立人事档案的信息存储和检索系统, 利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索, 进而实现网络化管理。三是充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新, 尽快建立人事档案数据库, 通过网络可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享, 向社会提供优质高效的人才档案信息服务, 以实现人事档案信息资源的有效共享。
参考文献
[1].刘韶青等.浅谈干部人事档案管理与利用的创新.北京档案, 2010.10
[2].王冬英.干部人事档案工作创新之我见.企业家天地, 2010.2
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