秘书工作注意事项（精选11篇）
秘书工作是一门艺术，要做好秘书工作必须要处理好四对基本矛盾：
一、专与广
秘书工作没有盲区，只要领导工作可能涉及的领域，秘书就不能说不。首先，要具备秘书的一些基本素质，语言文字表达能力，文字处理能力，会务接待能力。其次，熟悉领导的的工作范围和掌管的领域的知识。此外，对政治，历史等可能涉及的方面，也要了如指掌。
二、前与后
秘书是领导的参谋助手，其主要职能是为领导服务。为此，要做到前与后的协调统一。所谓前就是对领导有关工作要超前考虑、提前完成，留有一定的提前量。其中包括两方面的含义：一是领导布置的工作要在规定的时间之前完成，以给领导一个缓冲的时间。二是领导尚未布置但根据自己的判断即将要开展的工作，要超前谋划，想在领导前面，走在领导前面。（领导的日程安排要清楚，提醒领导。在如参加会议时，要提前进入会场检查音响，相关材料是否准备好等）与此相反有些工作不能超前必须在领导的后面。比如面对镜头的时候，要在领导的后面。领导参加完一个活动后，要在后面检查领导是否有文件或物品遗留现场。
三、内与外
由于秘书跟领导走得很近，不仅许多方面直接参与领导决策，而且还掌握的领导的个人隐私在内的鲜为人知的秘密。所以，秘书在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，什么能说什么不能说要心中有数，不能为了哗众取宠而口无遮拦，泄露工作内容或者秘密。
四、高与矮
一.理由过长。例如在撰写公文时, 语言要简练, 不能繁杂。特别是标题, 很多学生缺少对事件的概括力, 难以用简短、庄重的语言表达事件全貌。所以, 在拟定标题时会把某一区域地段由于某天开始停电停水而对居民生活造成不便、请居民提前做好准备的通知会用超长的标题罗 列出来, 有失公文的庄重和简洁。
二.写作时的标题与理由不分。例如通告的标题是对全文主要内容的概括。具体到实践, 就是“某时停水停电通知”。至于“某某路段要进行水电管线检测”则是引发“不便”的理由, 应在正文的通告中体现出来, 而不是出现在标题中。很多学生却混淆了这方面, 因此拟出例如“某市某区由于水电管线检测而停电停水造成居民生活不便的通知。
三.文中的上下逻辑性不够严密。在正文中极有可能会出现逻辑上的混乱。例如, 在通告写作中由原因转向具体事项时, 中间要有连贯性的句子, 常用“特通告如下”, 这是公文格式规范性的要求。但有的学生要么根本没有过渡句, 非常随意地写出“公布如下”、“说明如下”等。
综上所述, 作为政务文秘专业的大学生, 应该擅长于写作, 公文等就是其中最常见的写作。公文是处理日常事务、通知 情况、记录活动、总结经验的重要工具。这需要加强写作者理论修养、美学修养、道德修养、组织纪律性修养等方面提出了很高的要求。这需要:
一.好人品, 即先会做人再会做事的道理。秘书写作要求作者顾全大局、实事求是。
二.写作者要具备一定的理论基础、认识能力、政策水平、阅历深度、文字功底等水平, 因为秘书写作内容涉及面广, 与各行各业的工作都有密切关系。掌握多方面的知识、熟悉行业行规, 提高文字表达能力, 是写好文章的保证。大学生要通过具体的写作实践, 领悟到学识广泛、博览群书的重要性, 从而使写作得心应手。离开这些基本要求, 写作就成了无源之水、无本之木。
三.要养成良好的写作习惯。现在许多大学生的写作能 力欠缺, 因为他们不再自己构思, 而是到图书馆找到相关书籍后大段抄袭, 或者到网络上下载 、复制, 然后合成文章, 长期下来, 既丧失了写作能力, 又使学生养成投机取巧、不诚信的坏毛病, 难以提高职业素养, 影响到学生人格的发展。一旦真正写作时便会出现语言混乱、文体不规范, 思维混乱, 思想浅薄等。
因此, 提高写作能力的几个主要方法便是:
首先, 旺盛的写作热情, 要以发自内心的专一面对写作。要通过多写多练, 使学生恰当地运用语言把心中所想的内容表达出来, 将写作知识转化为实际的写作能力, 诚如刘勰所言:“心生而言立, 言立而文明, 自然之道也。”强化创新品质与创新意识作为人类的一种特殊的社会实践活动, 写作是一项复杂的脑力劳动。应用写作和秘书写作也不例外, 不能照抄照转, 人云亦云。
其次, 要从笼统地提倡“多写多练”到建立起科学 的写作训。练体系的转变。秘书写作课不是简单的工具课, 要写出高质量的文章, 不是翻几本参考书, 学会几种格式, 依葫芦画瓢就能做到的。写作训练的关键, 是具有科学性、系统性和可操作性, 变封闭式的模仿为开放式的实际操作。还可以建立实践教 学基地, 带领学生走出教 室 , 到机关、企事业单位去调查研究, 收集、整理素材, 完成整个写作活动;或建立写作模拟课堂, 创设情境, 使学生置身 于一种“真实”的职业工作 环境中 , 布置“职业工作”, 让其扮演不同的职业角色, 用心体会不同角色的心态及其对工作要求的影响, 协调配合, 培养团队精神。
教师在教学设计上要重点突出实践操作环节, 体现出连续性和循序渐进性, 使学生在写作实践中丰富发展各种感觉和智能。同时, 引导学生养成深入思考的习惯, 例如阅读名著 、搜集资料、虚心听取他人意见、反复修改完善的习惯等。鼓励学生在参加社团、班级活动中, 抓住机会进行写作实践。开展社会调研活动、讲述写作心得、、投稿、办报刊、参加征文比赛等, 提高学生学习写作的积极性和能力。
摘要：秘书写作是文秘专业学生未来面对的主要工作。因此既要分析该专业学生在写作中会遇到的普遍问题, 又要研究其提高写作能力的方法, 这是培养专业人才的重要手段。
第一层是文字的。文字工作是秘书的主业，无论拟写通知、意见，还是起草总结、报告，都是秘书的基本功。秘书首先要能写一手好文章。什么样的文章才算好文章？现在有一种不好的现象，就是喜欢“做文章”。有的秘书在起草文稿前，不去了解相关的实情，却忙着到网上搜集大量的华丽文字;起草过程中，谋篇布局、遣词造句不是着眼于分析问题、提出可行的观点，而是把心思用在镶嵌几个漂亮辞藻、有噱头的说法上。写出来的东西，形式大于内容，形式掩盖内容。我们的祖先教育孩子时说，“衣贵洁，不贵华;上循分，下称家”，其实写材料也应如此。所谓“衣贵洁，不贵华”，就是要简洁明了、开门见山，不要反复铺陈、云山雾罩;所谓“上循分，下称家”，就是既要和上级政策精神保持一致，又要和基层的、本地的实际相符合。如果能做到这样，写出来的就是好文章。
第二层是思想的。秘书写文章，不是文学创作，而是要解决问题、推动工作，也就是“以文辅政”。它不仅需要文字功底，更需要眼光和智慧。做秘书一定要做个有思想、善思考的秘书。观察事物，要有自己的眼光，观察之后要有自己的观点，而这观点必须是站在领导视角的、全局的观点。要做到这一点，就必须注重调研，尊重事实。所谓尊重事实，就是要把调研发现的实情、分析得出的结论作如实的反映。现在有一种很不好的倾向，就是还没下基层先把调子定，写出来的调研报告一概形势大好，对于存在的问题常常避重就輕，结果误导了领导、影响了工作。我们作调研，就是为了发现问题，分析问题，进而拿出解决问题的方案供领导参考。所谓“以文辅政”，就是要通过撰写调研报告，为领导提供具有前瞻性、建设性和可操作性的意见、建议，并使之转化为决策，发挥实实在在的作用。
第三层是实践的。秘书不仅要在领导“出思路”时当好参谋，更要在“抓落实”的过程中发挥好作用。这就要求我们既要具备较高的理论水平，又要具备较强的实践能力。现在有些秘书非常勤奋，笔耕不辍，但由于缺乏实践能力，而成了“理论的巨人、行动的矮子”。秘书更应该注重发挥协调职能，把主要精力放在重大问题的协调化解、重点工作的督促落实上，真正成为领导的左膀右臂。
秘书工作的“三层楼”，第一层是最基础的要求，不会办文的秘书不是合格的秘书;第二层是较高的层次，通过调研为领导出谋划策;第三层是努力的方向，在抓落实的过程中，从“被动服务”变为“主动作为”，真正体现出秘书工作的价值所在。
先在企业内部做好沟通，才有可能做好和投资者的沟通。在企业内部做好沟通可以起到两方面的作用。
一、能让公司其他高管和董事及时了解监管部门、投资者对公司的要求、希望和建议，从而影响甚至规范企业在经营管理上的行为，达到外部投资者、监管部门和社会公众对企业的要求。
二、让公司了解、认识，甚至认可董秘这个岗位所能够起到的作用。董秘也只有在这个过程中才能对企业的情况有真实、透彻地了解，才能把公司的情况和监管部门、投资者说得清楚，形成一种良性互动。对于上市公司来讲，如何才能有一个好的治理结构，一个好的投资回报给到投资者，董秘可以说是关键，就像诗中说的：问渠哪得清如许，为有源头活水来。所以说，内部沟通更重要，是董秘做其他事情的根基、生命所在。
这个沟通过程实际上也是董秘参与企业的经营管理决策的过程。
另外，董秘应该自己看重自己，只有自己看得起自己，别人才看得起你。我接触的一些董秘，认为自己在公司高管中低人一等，没有自信，对职位也没有神圣的使命感，所以做起事情来很容易屈服。
新三板之董秘八大注意事项
第一是“公司基本情况”，这一节没什么特别要注意的，通常是把去年的内容直接拷贝过来。
第二是“会计数据和业务数据摘要”。这一节是财务部准备的，要点在于对较上年变化幅度大的项目的解释，还有非经常性损益的影响。有时候一家公司，净利润暴增，结果只是因为卖了些资产，而不是经营持续性转好。
第三是“股本变动及股东情况”。这里可以看到公司历次融资和拆细造成的股本变动，那都是剪刀+浆糊的内容。然后是前10名股东和前10名非限售股股东情况表。一般来说，每家公司里面都有“主力机构”驻扎，通过大股东的变动，能够觉察到机构投资人的态度变化。不过定期报告一年只有四次，而董秘每月可以收到交易所信息结算中心提供的前200位股东名。在这节里还有个有用的信息，就是公司实际控制人的介绍。
第四是“董事，监事和高级管理人员情况”，里面有公司主要领导的履历介绍，以及薪酬情况。我读每个公司的年报，都特别喜欢这一节。而且我发现，董事会上每个董事看的最仔细的，也是这一节的内容。人最关注的是自己，董事们总是把简历读了又读，改了又改。有一次，证券代表忘记更新一位董事的年龄，立即被发现了，后来这一节我只好亲自审核。高管的报酬和持股数在这节里是个重点，另外，公司员工情况中的员工数量和专业与年龄结构值得特别关注。
第五是“公司治理结构”，这一节通常是用垃圾文字堆砌出来的官样文章。可以直接撕下来给孩子叠飞机。
第六是“股东大会情况简介”，看看哪家机构派员来参加股东大会了，可帮助推算谁是这个公司的主力机构。有的公司还真的不想让投资人参加股东大会，用的招数有跑到西藏开会的，也有专挑与同行业更著名的公司同时开会的。基金研究员分身乏术，上市公司也就乐得清闲。我所在的招商地产，永远是在蛇口新时代广场开股东会。好公司，当然不躲着股东。不过我也曾畅想，咱要是哪天也能到喀纳斯开次股东大会，那该多好。
第七是“董事会报告”，这一节是整个年报的精华所在。不看报表，也要看“董事会报告”。这一节的主要内容，是描述公司过去一年是怎么干的，干得如何，未来一年又准备如何发展。散户是很少有人逐字逐句去看这些内容，但是机构会。所以这一节主要是写给机构看的。这里也是公司通过定期报告，传递关键信息，并主动控制投资者预期的关键。
第八是“重要事项”，涉及重大诉讼，重大重组，关联交易等等。凡是有大量关联交易的公司，在这里都是要看的重点，需要和往年的数据仔细对比。如果这节里有撤换会计师事务所的情况，那就要格外小心。没有人愿意轻易撤换会计师，除非不能“得心应手”。
董事会秘书资格考试总体规定
上证所规定，将以上市公司信息披露和规范运作的合规性为重点，对董事会秘书的年度履职情况或离任履职情况进行考核。上市公司年度报告法定披露期限届满或董事会秘书离任前，董事会秘书应向上证所提交年度履职报告或离任履职报告。考核不合格的将计入上市公司诚信档案。如上市公司董事会秘书或证券事务代表连续两年考核不合格，或最近三年受到交易所公开谴责或三次以上通报批评，或连续两年未参加董事会秘书后续培训，以及出现不符合上市规则规定的任职条件等情况的，其董事会秘书资格证书将被注销。
深交所规定，若董事会秘书及证券事务代表最近3年受到交易所公开谴责或3次以上通报批评;或连续两年未参加深交所董事秘书培训，深交所可取消其董事会秘书资格。
上证所规定，参加董事会秘书资格考试的人员，事前参加资格培训的时间不得少于36课时。参考人员通过考试后，上证所给予资格考试成绩合格证明，并依据资格培训出勤率和上市公司诚信档案等情况综合评定，颁发董事会秘书资格证书。董事会秘书资格考试的基本范围包括《公司法》、《证券法》等相关法律法规;中国证监会相关部门规章和规范性文件;上证所相关业务规则;与证券登记结算业务及投资者关系管理有关的业务规则等。上证所强调，参考人员应严格遵守考试纪律，违规者将被取消当次考试成绩，且3年内不得参加资格考试。如出现代考，则代考者与被代考者都将被取消当次考试成绩，且永久不得参加该类资格考试。深交所对此也作了类似规定。
一、经常在录象题中出现的问题包括以下几点：
1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。
2、职业形象。包括坐/站/走姿等/服饰等方面。
3、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。
4、沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。
5、接打电话和处理通话中的问题。如方法，语言等等。
6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。
7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等
8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。
此外，在书本每章节内的注意事项也是考试的知识点分布所在地。
二、其他要注意的问题：
1、选择题量很多，120道题目要求在90分钟内完成。选择题发题型包括单项、多项、不定项、中性选择四项。
2、工作务实题主要偏重实际操作，包括某项工作的方法、内容、写作的格式等等，并且形式很灵活，如拟写一份完整的库存管理方法，以备忘录的格式，通过电子邮件发送给某某经理等。这就要求大家掌握多种知识的同时学会灵活运用。
解决问题的方法，其作用迄今仍是不可忽视的。人际关系中的心理因素方面，对管理领域的工作效率，仍能够起到极大的影响。一句话，再先进的工具也代替不了人的意志，从而使人联想到《人际关系学》在秘书工作领域的重要性。该专家的这种论点，可贵之处符合实情。
德国于世界二次大战后，作为战败国，国家枯萎凋零，百废待兴，但世人皆知，德国人能干肯干，其经济由复苏到崛起举世瞩目。随着经济的发展及科学技术的突飞猛进，日益需要加强行政管理，以求提高工作效率，增进社会效益。本着此原则，德国秘书工作之发展，极端注意时间，分秒必争，重又引起世人注目。
（一）德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要
．国务秘书
在德国，总理府设一名国务秘书，主管首都的事务，由总理直接领导。此外，还设一位议会国务秘书，负责议会院和政府之间的联系，并协助总理保持同议会的联系。政府各部，也都设有国务秘书和议会国务秘书，作为部长的助手。概而言之，议会国务秘书必须是议院议员，协助部长处理行政事务，负责部里的常务工作，相当于某些国家的常务副部长，他有权代表该部出席内阁会议、议会、各专门委员会和从事其它各种活动。当部长因故不能任职时，他可以被委任为代理部长。至今，德国一般每个部设议会国务秘书和国务秘书一人，重要的部各设两人。国务秘书属于高级秘书，是政府高级官员的组成部分。人数虽不多，但在政府的工作中占有极其重要的地位。国务秘书一般皆具有两重身份，对国家元首或部长来讲呢，是参谋是助手，执行的是秘书职责；对下级单位来讲，他们却又是领导和指挥者。
．企业秘书
一般是指企业中从事秘书工作的人员，皆为企业董事长或经理的专职秘书。德国企业秘书唯一重要的原则是，要合理计划时间，合理安排工作。一般秘书的基本条件，年龄不能超过岁，必须是中等文化程度，专业秘书训练班和英语训练班毕业，通过考试任用；再有的是从事过图书馆整编和管理工作的人，能独自编写一般信息，懂英语，年龄不得超过岁，要求其工作必须以最短的时间达到最佳效果，这也是必备的原则。此等秘书之一般工作为重新打印呈送领导者的报告，电话交谈，书写内容复杂的信函，（不得超过分钟）同领导人座谈，向同事进行咨询，与秘书实习生进行入门座谈，准备整理书信，发出电传打字和通讯，为领导人择选材料，汇编和装订档案，皆有时间限制，不得超过规定时间。同时，阅读文件要求思维将文件分为段落，便于掌握文件内容和重点，便于拟出扼要提纲。故而企业秘书，首先要精于整理文件，来文分为立即要执行的，紧急执行的，普通公务信件和处理有一定期限的四种。关于变更重要定货人电话号码的通知；关于分配全年奖金的指示；同你号合作的企业的定期咨询；非主要订货人提出的减价要求；邀请你公司或号领导人出席作为重要供应者的企业纪念会；关于某企业首领生病需要休假之际变更代替人的通知；有关电话洽谈重要的缩减开支方面的决定；对本公司领导人报告内容质询，秘书要立即答复，如在休假期间，假终进行；整顿七天一叠未拆开的公文；本公司领导人报告摘要手稿三天之内作好；进行关于发起组织技术装备的提案；电话中达成的协议，值本公司领导人休假，会晤问题由秘书负责；对本公司或号领导人参加的董事会重要会议计划记录事项要由秘书掌握；十分重要的是，供领导人用的资料要由秘书进行择选，以便于领导人对各种情况广泛清楚透彻了解，所以秘书的重要任务就在于择选最需要的材料。例如录用工作人员时如何交谈的指导材料，以便提高领导人在这方面之技能。企业秘书的档案室工作亦属重要，档案室文件要进行分类：企业内部规章；顾客订货信息单据；有关同行业竞争信息；生产计划；有关公司对手方面的信息；进行举办讲习班的资料；签字无讹的字样证明；有关各学院进行秘书讲习班提高技能的办法；企业史；企业工作活动图表；参观访问者的统计表册；实习生工作须知等等。
若按文件重要程度及其保存时间，宜分别放置，以示其实用价值。文件可分为下列各类：不太有用的或极少用的文件；短时保存的公文；保存期明确文件（如保存到……年为止）；等待答复的公文；在……法律生效期间内保存的文件；长期保存的文件，共此六种。
资料则分为：邮寄费用手册；送领导人签署的文件；办公室木器家具一览表，家具广告一览表；有关不能参与的提高技能的重要措施方面的宣传公函；号杂志；对初参加工作者的职业信息表；旅馆饭店一览表；企业于某一时期停业的通告；董事会选举的结果；决定性的生产会议记录；半年之久的剪报；有关干部问题咨询服务信件；老常规条文；企业用的只供领导人收受、专门研究领导的过期三个月之久的专门杂志；生产上不幸事故的报告书；董事会对领导人关于必须为降低工时损耗作斗争的预告。对书籍提出如下的要求：将书籍详细订出目录卡片；将有关书籍资料正确登入卡片内；将书籍按第一个字母、按学术领域分类。
秘书对书籍目录卡分类录写择选举例如下：（）马尔特马丽亚盖尔克同瓦里切尔约希姆合著：《高等秘书学校》第４版，门什翁德阿尔巴依特出版社年出版，页。内容：秘书职业；速记；打字；通讯；电话交谈；电报及电传打字报道；人际学；、办公室（厅）工作；工作的合理化；内部通讯；书籍与杂志；领导人出差；会议；管理原则。（）安涅马里、连纳尔茨著：《秘书的有效工作》费尔拉格出版社年版，页。内容：秘书职业；同来访人接触；秘书行业；分配工作；电话交谈；准备开会和会议。（）乌尔苏拉、德列克斯列尔著：《秘书减轻领导人的工作负担》维卡出版社年再版，页。内容：秘书职业；秘书本人的工作；准备会议；准备出差；文件工作；速记；生产交谈特点。（）克里斯塔亚捷著：《秘书简明手册》，第八版，年版，页。内容：通信；秘书处实用方面的工作与技术方面的工作；准备会议；准备公务旅行；按期完成工作检查；提供领导人信息；组织工作的技术设备；同人联系；纵横交错计划的拟定方法。
（二）德国秘书学专家对正确使用电话和书信的观点
正确使用电话和书信书写的观点分别为：
．打电话
秘书应每日尽量拨出一定时间合理用于一切必要的电话联系。电话交谈之前，宜认真短暂准备，电话前应将认为重要之事记于纸上或将电话拟通知之事录于小册上。同他人交谈时思考好交谈目的，准备交谈信息。电话交谈时要多做记录，删去不需要的内容，记录简洁而通情达理。公务电话免除与公务无关的话语，以免浪费时间并使公务通讯工具中断。通电话时话语速度要慢，言谈要准确，免使对方再问；电话交谈时精力要集中，以免遗漏，更重要的是，将注意力集中于当时对方的精神状态，而免犯心理上的错误判断。、书信书写技能
德国专家认为，信之格式系属次要，可灵活运用。但当注意书写信前宜周密思考，言辞应妥当，字体要端正，这对信的写收双方皆有利。收信人职位越高，越无更多时间细观，故应写得一目了然，洞悉实质。写信前应先拟定提纲，以免遗漏；信的内容宜简短扼要，要求简短、准确、友好、礼貌；信的本质或形式皆不要重复，要符合现行的语言规范；避免虚假表示，压缩书信内容，留心勿有语法错误；书信分段，必须合乎逻辑；可以划出信中主要内容，如某些数据；可用编号表示段落，以便于收信人更快更具体地拟出函复；业务方面的叙述，只道清解决的结果，要文理通顺，要从速涉及主题，宜贯穿主题，不偏离主题。
关键词：教学秘书,素质,管理
一、教学秘书的重要作用
教学秘书是院 (系) 教学管理的基层管理者, 作为承担着学校教学管理重任的人员之一, 在学校的教学工作及教学改革工作中起着不可忽视的作用。教学秘书的工作繁杂, 头绪多, 时间紧, 要求高, 从协助主管领导组织有关人员制定各专业教学计划和各类课的教学大纲, 到根据教学计划编制学期的教学任务;协助主管领导统筹安排任课教师和排课;从课程安排到工作量统计;从开学到期末的日常教学检查;学生从入学到毕业的成绩、学籍档案、试卷、重修与补考、毕业设计 (论文) 等。教学的每个环节, 都有教学秘书的参与和实施。教学的日常工作, 无一不与教学秘书有关。其中任何一个环节出了差错, 都会影响教学活动。
二、提高教学秘书素质的必要性
学校的教学管理不同于其它的行政管理, 是一个多层次复杂的管理系统。学校的教学管理不仅需要高层管理干部制定教学方针、政策、规章制度, 而且需要基层教学管理人员配合, 具体地贯彻、落实。这就要求教学管理队伍不仅要有层次高、能力强的领导干部, 也要有高素质的具体工作人员, 高层次、高水平的教学管理干部是衡量一个学校教学管理水平高低的标志, 而一般教学管理人员尤其是作为在教务处、院 (系) 之间的纽带;作为领导、教师、学生之间的桥梁的教学秘书的素质高低、能力大小是学校教学管理工作如期进行, 出色完成、创造性开展工作的保证。作为基层教学管理者的教学秘书, 如果在管理环节中能有条不紊、合理安排每个环节的教学工作, 能科学的提高管理效率, 能在管理环节的过程中摸索出一套适合现代管理理念和管理方法, 这就要求教学管理人员具有强烈的学习意识、竞争意识、责任意识、服务意识, 以及质量意识和法律意识。因此, 在当今高校规模日益壮大, 教学改革进一步深化的形势下, 如何做好高校教学秘书的工作对高校的发展至关重要, 提高教学秘书的素质是非常必要的, 也是必然的工作。
三、关于做好教学秘书的几点思考
1.提高政治素质
政治素质是教学秘书工作成绩的重要前提, 没有全面正确的政治素质, 教学秘书工作就会迷失方向。教学秘书的工作主要是服务性工作, 很多是琐碎的, 任务繁重, 头绪多, 牵涉面广。有时任务急, 不得不加班, 甚至连节假日也不能休息, 需要经常加班才能完成。因此, 教学秘书需要有高尚的奉献和自我牺牲精神, 如果没有一种服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的精神, 是绝对做不好秘书工作的。作为教学管理具体执行者的教学秘书要把坚定正确的政治方向放在第一位, 要有高度的思想政治觉悟, 一丝不苟和分秒必争的工作作风, 具有现代价值观, 有追求社会效益的愿望和强烈的集体成就感, 从而出色地完成各项教务管理工作, 真正担负起管理育人、服务育人的重任。
2.提高业务素质
教学秘书要想成为一个得力的助手, 必须提高自己的业务素质, 做好教学管理后勤工作, 才能保证教学工作的顺利进行。
(1) 要有宽广的科学文化知识
教学秘书应具备秘书学、行政管理学、公共关系学、文学、心理学等人文社科基本知识, 它是承担教学管理的基础;还必须具备较为出色的专业能力:专业基础知识主要包括文秘知识、高等学校教育管理学基本原理、档案管理知识、教学计划的制定原理、课程表的合理编排等知识。教学秘书只有掌握了这些, 才能不断摸索和总结出教学管理工作的规律, 形成自己的管理经验、见解和思想, 才能提升教学管理水平, 从而更好地为教学服务, 实现其职能;专业技能知识主要是计算机多媒体和网络技术知识, 随着信息技术的快速发展, 基于计算机多媒体和网络的现代教育技术已普遍应用于高校管理, 教学秘书要与时俱进, 努力学习掌握现代化办公设备和手段, 适应管理工作现代化的客观要求, 提高工作效率和水平;教育评估知识即必须掌握各种评估体系, 如教育部本科教学水平的评估原则和方针, 教学秘书是教学评估的对象或要素之一, 所以要熟悉《普通高等学校本科教学工作水平评估的指标体系》, 熟悉评估程序和主要环节及基本要求, 成为“迎评”的业务骨干。
(2) 要有较强的工作能力
教学秘书要具有较强的组织能力、协调能力和解决问题的能力。要善于化解矛盾, 办事有条不紊, 有计划性, 追求效率, 忙而不乱。在日常的教学管理中, 经常有不和谐的因素存在, 教学秘书要在协调的基础上沟通信息, 化解矛盾, 融洽关系, 统一认识和行动, 保持良好的教学秩序, 取得较好的教学效果。教学秘书要有一定的写作能力和表达能力。教学秘书经常要根据教学中的实际情况撰写一些教学文书, 如教学通知、教学事务报告、申请、记录等, 所以就要有一定的写作能力。在调整课表、考试管理、处理学籍等工作中需要与工作对象反复磋商, 贯彻领导的教学决策, 传达师生对教学的建议, 在上情下达、下情上达、解释原因、交涉事宜中, 做到简明扼要、语言得体、表达清楚, 应有良好的语言表达能力。能细致全面地考虑问题;能果断、及时地处理问题, 自信而不自持自傲。要有较强的观察能力、分析能力, 善于将高校管理实践中积累的经验升华到理论的高度, 去伪存真、去粗取精、由表及里, 找出规律, 在提高管理水平的同时, 提高自己的科研能力, 对有关问题进行研究和探索, 最大限度地调动和发挥自己的潜力, 以取得最佳的工作效果。
(3) 强化现代管理意识
创新是一个民族的灵魂, 也是学校的灵魂。创新是学校兴旺发达的不竭动力, 教学秘书, 要紧紧跟上高等教育发展的新形势。解放思想, 树立全新的意识和观念, 通过学习和研究, 在日常工作中提取出有价值的新思想、新方法, 不断创新, 与时俱进, 在工作中发挥主动性、积极性和创造性。只有具备较强的创新能力, 才能适应知识经济时代的发展需要, 才能推动教学管理工作。教学秘书既是教务管理的具体执行者、实施者, 又是各项教学活动的组织者、安排者。因此, 教学秘书要具有创新精神, 能敏锐地接受新事物、发现新问题, 具有较强的判断力和洞察力, 有较强的应变能力和适应性。只有这样, 才能使我们的教学管理保持旺盛的生命力。教学秘书还要善于利用多渠道、高效率的接受信息、转换信息和利用信息, 建立从上到下的多种联系, 取得相互之间的支持、帮助与协作, 从而强化管理意识。
参考文献
[1]洪璋.高校教务管理队伍建设的探讨[J].福建农林大学学报, 2002, 5 (4) :85-87.
[2]朱烈.提高教学秘书的素质, 改善教学管理质量[J].教育研究, 2008, (2) .
一、以领导活动为中心，做好三个服务
企业秘书工作者统称企业秘书，按业务分工，又有行政秘书、文字秘书之分。秘书工作是掌管文书并协助机关领导或部门负责人处理重点和日常工作的人员，是为满足领导活动的需要而产生和开展的。领导活动为主，秘书工作为辅，就决定了企业秘书工作始终要以领导活动为中心，否则，不是越位就是不到位。秘书工作要始终坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为基层服务。
秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传递、会务服务、事务管理等多种服务手段，要做到上情下达，下情上报，督促检查作用。现代科技的发展要求秘书工作不断开拓创新，为其工作开辟更为广阔的服务领地。因此，企业秘书就应该依据企业各个时期的工作性质和领导的重点活动安排自己的工作和生活，对领导的指示、交办事项做到不打折扣，及时认真的执行照办；对领导安排的工作一旦接受，即应排除一切干扰，全身心的投入，高质量的完成任务，力求达到领导或主管部门和基层的满意。
二、企业秘书必须具备并不断提高“四种素质”
1.过硬的政治素质
秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具备较高的政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法处理日常事务，在工作中不犯原则性、政策性的错误。因此，秘书人员必须认真学习马列主义毛泽东思想、邓小平理论和党的“三个代表”的重要思想，学习科学发展观，学习党和国家的路线方针政策，注意观察国际风云，不断注意接受新信息，更新观念，学会用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去分析问题，透过现象看本质，更好的发挥参谋助手作用。
2.扎实的文字素养
扎实的文字功底是秘书人员的必备素质。有一定文字功底是对秘书人员的基本要求，撰写材料、起草文件和领导讲话报告稿是秘书的基本职责。写作本不是一件易事，写好就更不容易了。一篇脉络清晰，用语准确简练的文稿，让人看后一目了然，印象深刻，但是没有一定的功底不能一蹴而就。公文作为一种特殊的文体，无论从格式还是遣词用语，都有一定的规定，不像写诗歌、散文那样随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的工作实践，深厚的文化积累，系统的写作技能，关键是要做到“三心”：一是留心。要务是勤、钻、精，注意各种结构和格式的范文著作，要细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用。二是潜心。秘书人员要有长期写材料的准备和习惯，自加写作压力，随时接受写作材料的任务，有备不怠。三是用心。书写材料要专心致志，一丝不苟，精心写作。这样才能练就扎实的文字功底，撰写材料才能得心应手，一挥而就。
3.高超的技术素质
随着现代化办公机具的普及，企业秘书不能满足于传统陈旧的工作方式和习惯，试想一个现代企业秘书不精通电脑，不能熟练复印、传真、接发电子邮件、查阅网上信息，那他是无论如何也干不好本职工作的。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名政治思想好，作风优良，技术过硬高超的新时代企业秘书工作者。
4.高尚的从业道德素质
强化企业员工的道德素质，特别是企业高管身边的秘书工作者的职业道德素质是企业的一个重要职责。培养企业秘书工作者具备高尚的从业道德素质，要使之树立遵纪守法、依法秉公办事的法律意识；树立为领导、为群众、为社会良好的服务意识；树立为自己为企业争得良好形象的社会意识；树立准确定位、不越位、不错位的自我约束意识。这四种意识的树立，直观的反射出企业秘书工作者的综合素质涵养，这也是做一名合格的优秀的企业秘书的必备条件之一。
三、具有精干的办事能力
1.理解领悟和分析驾驭能力
日常工作中秘书一方面要接受领导的指示，另一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期目标，就必须准确、快速的领会领导交办的意图，同时也要准确无误的听懂，并弄清办事对象的想法。面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，需要把事务迅速归纳梳理出头绪，分轻重缓急，驾轻就熟的把事情分别办理的清楚顺当，有条不紊。
2.应变能力和交际能力
企业秘书面临的各种事务常常瞬息万变，不断发展。有些办事的计划、预案和想象往往会出项情况大不相同，甚至把预案方案完全打乱。需要秘书临阵沉着镇定，原则不变，迅速抉择，灵活处置达到预期的目的。同时企业秘书要要处理好上下左右各方面的人际关系，善于交际，使人容易接近，容易被信赖。上传下达、接待来客、洽谈工作，要做到口齿伶俐清晰，达意准确，语言繁简得当、态度诚恳，语气礼貌温和。还要注意说话的艺术、感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等。通过说话把事情办得干净利索。
随着经济社会各个方面的改革深化和强化，给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务给新时代的企业秘书工作提出了更高的要求，秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神，从我做起，从小事做起，在工作中不断提高自身素质，完善自我，做一名合格的企业秘书，把企业秘书工作做得更好，更好的为企业的改革发展不断做出贡献。
境外秘书概况这门课程主要介绍国外和港台地区的秘书和秘书工作的一些情况，着重介绍国外重要的资本主义国家，如美国、英国、法国、德国、俄罗斯、日本等国家的秘书和秘书工作。而本文将从秘书工作内容方面着笔，通过比较、分析来总结境外秘书工作对中国秘书工作的启示。
从《境外秘书概论》这本书中可以了解到，香港的秘书工作内容有明确的种类级别划分，因为类别或是等级的不同，所以其秘书工作内容也大相径庭。香港秘书大致可分为：一般秘书、行政秘书、公司秘书、董事会秘书、公务员型秘书5种秘书类型。一般秘书从事的通常是日常事务，通过培训具备一定的基本秘书相关工作技能，要求不高。而只有先做一般秘书，累计工作经验和一定学历，公司才提升为行政秘书，所以说一般秘书和行政秘书是根据工作经验及能力划分的。公司秘书是需要通过英国ＩＣＳＡ考试才能领牌上岗，也是需求量最大的秘书种类，所以在秘书工作内容方面要求高，工作压力也很大。董事会秘书和公司秘书必须具有5年以上秘书工作经验，且具有“高级秘书“证书。公务员型的秘书要有较高级的文凭，经过专门的考试，其薪金也按公务员对待，同大学教授差不多。
虽然台湾在秘书种类上按照性质、性别和职能同样进行了划分，工作内容因种类不同也有所不同，但是大体上的工作内容有接听电话、安排约会、接见、信件书信处理、公文处理、档案及资料管理、会议筹备安排管理、主管公务旅行安排、办公室行政管理、公共关系等。在《秘书实务》一书中大陆秘书工作分为三大块，第一块为政务性工作：调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、督查工作、议案、建议和提案工作、文字工作。第二块为业务性工作：文书工作、档案工作、资料工作、会务工作、信访工作、保密工作、网站管理、谈判事务和公关工作。第三块为事务性工作：日常安排和时间管理、随从工作、通讯联络、接待和礼仪、值班和突发事件处理以及机关日常事务。大陆的秘书工作与台湾的秘书工作内容有一定的相似处，但是较之更为完善。台湾秘书工作每项工作内容都有严格的工作要求和严谨的工作程序，体系较完善。因而，大陆秘书工作在学习借鉴中依然要扬长避短，台湾实施的是资本主义制度，所以大陆在汲取优点过程中一定要注意与本国国情实际情况相结合。
美国的秘书工作极具有代表性和典型性，这是针对其长久的秘书理论与实践而言的。美国秘书工作的划分比之香港台湾更为细致和完善，这方面大陆应重点分析和学习。美国秘书的种类较多，可分为：政府秘书、经理秘书、公司秘书、行政秘书、通信秘书、法律秘书、医务秘书、技术秘书、财经秘书、教育秘书、驻国外机构秘书。政府秘书，这类秘书需先取得打字、速记证书，再参加秘书考试；经理秘书，协助经理全面负责秘书及行政事务，制定有关计划，监督完成，有的还兼管人事。这种秘书的要求很高，需对公司的结构、政策、程序十分熟悉；公司秘书，其职责是监督、管理公司财务、人事、对外联络；同各部门联系、协调；向董事会汇报、答复质询等；行政秘书，按职权可分为属于领导职务的如秘书长和一般行政秘书两类，一般行政秘书工作与台湾秘书工作内容相似。而通信、法律、医务、技术、财经、教育和驻国外机构秘书的工作内容与其工作性质紧密联系，对其工作体系有深度了解和把握。在《秘书学概论教程》中，大陆秘书类型第一、根据服务对象和薪酬来源划分，可分为公务秘书和私人秘书。第二、根据秘书的具体分工可分为文字秘书、行政秘书和事务秘书。第三、根据秘书才能特长划分为参谋型秘书、文字型秘书、事务型秘书、公关型秘书以及专业型秘书。由此可见，大陆秘书与美国秘书发展程度还有很大差距，美国秘书工作的细分或者说职能专业化体现了其秘书工作程度的成熟，这点也是由其经济发展水平决定的，在中国发达地区，如北上广一线城市可引进使用。
英国秘书工作职能有信息沟通、文件资料处理、日常公务办理以及财务辅助。工作内容粗中有细，体系不像美国那样繁杂这可能是由于英国的人口较少，社会关系较简单所决定的，对于大陆秘书工作的启示体现在其简单的形式和高效的办事能力上。值得大陆秘书工作注意的是英国对于秘书的工作的重视还体现在成立不少的机构，负责从事秘书职业教育，如商业和技师教育委员会，伦敦工商会，彼特门考试学院和皇家艺术学院等。法国的秘书工作体现在法国国家行政学院教学模式上，英国学生入学的第一年不在课堂上课，而是被安排到各级行政机构去担任见习行政人员。学生担任“见习行政人员”，有职有权，甚至在上司不在时，有权处理公务，可以主持一般的“公民接待”，也可以根据有关规定签署某种法令、决定。实习结束后写论文，把实践上升成理论为以后真正的秘书工作夯实基础。这种独特的教学方法，真正遵循了“实践——理论——实践”的原则，符合应用学科的教学特点，能在较短的时间内培养出和知识扎实、理论水平和动手能力较强的高级秘书人才。法国国立行政学院对“秘书→文官→中高级官员”培养一体化的思路，对优秀青年进行专门教育的体制、理论密切联系实际的教学方式等，有很多地方是值得我们借鉴的。
俄国苏联机关秘书的职能，大体分为两个方面：一是公文性事务；二是非公文性服务。秘书的文书工作一般有三种方式，即集中式、分散式和混合式。秘书的非公文性服务内容包括完成领导人交办的各种事务，如安排会见、组织会议、为会议提供服务、检查会议（通过的）决议的执行情况等。这里，中国秘书工作值得学习的是其秘书文书工作设计的科学性。
2015年正接近尾声，在院领导的监督指导下,在工学院全体教师的支持下，我作为工学院教师，兼任行政秘书、科研秘书、档案员、信息管理员，各项工作均取得了新的进展，圆满的完成了本职工作，现总结如下：
认真学习总书记在浙江考察时的重要讲话精神和省委召开的“三严三实”专题教育工作座谈会精神，严格遵守党的政治纪律和组织纪律，自觉同党中央在思想上、政治上、行动上保持高度一致，努力做好教书育人的正能量。
行政工作纷繁复杂，要时刻保持工作状态，为了完成好工作，我积极向领导请教、向同事学习、自己摸索实践。在经历了近两年的工作后，工作状态已经由之前的“一团麻”变成了“一条线”，对于日常的工作能够根据经验进行预判，提前做好准备，应对突发状况也能自由应对，在短时间内给出及时合理的处理方案。
科研秘书的工作，不像行政秘书那样复杂，但必须极其细致，学院教师的科研奖励申报，省社科基金、国家自然基金的申报等，均需要及时通知，按时结项，不容许有半分马虎。
作为学院的兼职档案员，每年需按时对毕业生的档案进行归档工作；每星期到一号楼收发室取回报刊和信件，并分发给各系老师；每年十月为下一年全院订阅报刊杂志；同时，始终为学院老师提供图书的借出、归还工作；除此之外，今年我还组织学生，分批次对我院图书室进行了搬迁，之前图书室一直在三楼，鉴于楼体建造时并未按照图书室的建筑规范建造，出于楼板的安全角度，将图书室搬至一楼，并对图书按学科进行分类，一改以往“摸到哪本算哪本”的窘境。
信息管理员的工作，相对轻松，撰写学院的通知公告、学院动态等新闻，整理照片，及时更新学院网站、发布新闻；协助更改上网账号的老师申请新账号。
除完成行政工作外，作为一名教师，我不断提升自己，经常阅读科研文献，练习英语，正攻读博士学位。今年申报了一项实验室开放项目，指导了3名毕业生的毕业论文。
协调,是管理活动中一项重要的职能。协调的本质是通过对各部门和各阶层不同利益的调节,达到一种有序和均衡的状态。在高校的行政活动中,不仅部门与部门之间需要协调,上级和下级之间需要协调,而且领导与领导之间也需要协调。有效地行政协调可以提高行政的效率,发挥各部门的职能和作用。在高校的行政活动中,谁能够担当起协调的“信使”呢?行政秘书无疑成为了这一重要角色的承担者。可是在实际的行政活动中,秘书进行各种协调工作时会面临种种困难,如何有效地开展协调工作,如何提高秘书的协调工作能力成为了一个需要研究的问题。
一、高校党政秘书协调工作的领域
秘书工作是一项综合性辅助工作,是社会组织管理活动中的一部分。从协调的对象来分类,秘书的协调工作主要有以下几类:
1.领导成员之间的协调工作
领导成员之间关系的协调,原则上应由主要领导或者上级领导负责做工作。但是,了解决策全过程和负责安排领导事宜的秘书人员的协调作用是不可低估的。一是在决策过程中,由领导之间的意见分歧引出的一些问题需要协调。如有的领导平时深入基层较少,调查研究不多,对具体实际情况了解不够,讨论中“想当然”地发表看法,导致意见分歧。秘书人员应利用会后的时间主动找领导交谈,反馈一些本次讨论的实际情况给领导,帮其体面地“下台阶”。二是一些重大活动,需要多个领导共同商议时,由于领导之间碰面的时间少,需要靠秘书做好先期的沟通和协调。
2.上下级关系的协调工作
秘书工作是一个综合性的工作,涉及到组织运转的方方面面,它不像业务部门那样各司其职、各负其责,分管某个方面的工作,而是要对各部门工作有所了解,协调它们的关系,把它们联系成一个有机的整体,对整个学校负责。秘书需要沟通上上下下的部门,协调各级部门工作。一是要协调机关各职能部门的工作,二是要协调各院系之间的工作。
3.与校外各单位的协调工作
随着高校为社会服务的领域不断拓宽,与社会的交往日益频繁,校外协调逐渐成为高校协调工作主体。秘书责无旁贷地承担了接待校外各单位的工作、安排各项事宜的工作,需要和外单位的工作人员进行协调和沟通。
高校对外协调首先是与地方政府及各职能部门的协调,即与省、市、区、街道及政府派出机构和各职能部门的协调。其次,与兄弟院校、科研院所、乃至高级中学的协调。第三,学校还要加强与大中型企业、公司、乡镇企业的合作,有选择地建立一些产学研合作基地。此外,办公室还需要与政法机构、仲裁机构加强联系,通过法律途径调解各种纠纷,利用法律武器保护学校及师生的利益。
二、秘书在协调工作中遇到的困难
1.秘书权力的依存性,造成威信难树的境况
在高校行政管理体系中,党政秘书充当领导的参谋、助手和事务工作者的角色。他的基本职能是协助高校领导开展各项工作。秘书这一职位的特点决定了他们本身是不具备权力。在学校内部相关部门进行协调工作时,它是借助于领导权威的惯性实现其权力的运作。实质上,秘书的协调是一种非权力性的“软”协调。它协调的权力来自于领导权威的延伸和扩展。这一特殊权力的依存性一方面给秘书协调工作带来便利,另一方面也给协调工作带来了困难。无权力的秘书对基层单位开展协调工作时,势必面临一个权威树立的问题。秘书的权威既不是来自组织制度框架体系,也不是来自个人的人格魅力。它的权威是带有依附性的,是建立在与领导间微妙的人身依附关系上。他在开展协调工作时,会遇到两个方面的困难:一是协调对象对其产生不信任感。特别是在涉及重大的利益问题时,领导未能亲自来协调,委派秘书来协调。协调对象很容易产生各种质疑:秘书无权,他来能起到什么作用,他又能否真实向上反映情况,他会不会带有私人的情感偏袒另一方,这无疑给秘书协调工作带来了巨大的阻力。二是秘书和领导间这一特殊的关系,容易给协调对象造成秘书以“二领导”身份自居的印象。这一认知上的错觉,造成了协调双方心理上的疏远,加大了秘书开展协调工作的难度。
2.部门利益的纠葛,加大了协调工作的难度
在一个组织里,由于各个部门在组织中所处的地位不同,会形成不同的部门利益。领导处于组织中的核心地位,是行政组织的决策和指挥中心,决定了他们代表的是学校的整体利益。他们必须站在学校的高度上总揽全局,把握学校的长远利益。基层各单位是组织中的具体职能部门,承担着执行的任务。理想的组织运作是各部门在领导的统一部署下,开展各项行政活动,部门利益必须服从学校利益。在实际的运作过程中,事与愿违,出现各种各样的利益冲突。既有部门利益和学校利益的冲突,又有部门利益与部门利益之间的冲突。面对着各种利益的纠葛,领导需要采取各种方式进行协调。秘书作为领导工作的助手,有责任协助领导协调各项工作。攸关各方利益的问题,往往牵一发而动全身。秘书在协调工作时,有时会一面成为领导的“受气筒”,另一面成为部门的“出气筒”。
3.秘书的从属地位带来的尴尬境地,使协调工作进退维谷
党政秘书是为高校领导服务的。高校领导活动规定了秘书活动的基本范围和利益取向,秘书必须服从领导的指挥。但服从不代表盲从,秘书也有自己的独立意识。在具体的活动中,秘书除了服务领导、服从领导之外,还需要对领导成员之间进行协调。任何一个组织系统,要使它能向良性方向发展,领导之间的团结是首要的条件。在现实的生活中,领导班子不和普遍存在。解决这一问题的有效途径是秘书需要主动地协调领导班子之间的关系。由于秘书处于从属地位,他在协调领导班子关系时,面临很大的困难。首先,由于秘书人员是领导的下级,不像上级协调下级那样,可以居高临下,也不像授权协调那样,可以放开手脚。其次,领导之间存在误解、隔阂、分歧和矛盾,虽有公开争吵的情况,但更多地是内隐式的斗争,对事对人的看法放在心里。彼此之间是以隐对隐,言在彼而意在此,用含蓄的方式暗中较量。秘书只能根据自身的观察做出判断,判断也有失误的情况。秘书稍有处理不当,造成某些领导的误解,容易陷入吃力不讨好,“坠入夹被褥之中”的困境。最后,高校的党政秘书是同时服务于几个领导,当领导之间关系不和谐时,化解矛盾和处理问题有时会让自己陷入“里外不是人”的境况。
4.高校行政管理体制的弊端,给协调工作带来隐形的障碍
秘书协调工作的困难不仅仅是来自于秘书自身的因素,还有来自于高校行政管理体制内缺陷的因素。一是高校行政权力和学术权力的纷争,聚焦于秘书的协调工作之中。目前,在中国高校里,行政权力挤占学术权力现象严重,行政权力的泛化导致学术权力的萎缩。秘书处于行政权力的中心,处于政策活动的枢纽位置,决定了秘书会成为行政权力的坚定维护者。当秘书与各教学科研单位开展协调工作时,往往成了攻击的对象,不自觉地让自己陷入争论的漩涡之中。二是校、院两级管理体制的转型,造成的权力分配矛盾,阻碍了秘书的协调工作。今天的许多高校,正由校、院、系三级管理体制逐渐向校、院两级管理体制的转型。学院制的建立,根本上是要将高校权力中心逐渐下移,变垂直管理为扁平式管理,扩大学院和系的自主权。目前,从我国校院两级管理体制的改革来看,基本处于“事权下移,财权、人权和重大事权仍然集中在校级”的状态,校级权力与院系权力仍然处于分庭抗礼的胶着状态。这种名则独,实则管的状态,给秘书的协调工作带来极大的困难。三是高校实行管理干部“双肩挑”(管理+教学科研)的模式,让秘书在协调工作时陷入“两难境地”。一难:这些部门的行政管理者主要把精力放在教学科研上,对管理不太重视,加上本身缺少必备的行政管理素质,不善于管理,对人事纠纷或学术利益矛盾的处理缺乏相应的经验,导致管理上的涣散、低效、乏力。秘书下去协调工作时,由于管理者对部门业务不熟悉,无法有效地传递和沟通信息。二难:众多“双肩挑”的管理者皆是某个学科领域里的带头人,是学术造诣颇深的学术人才,凭借其在学术领域中的显赫地位,奠定了其在学校中的独特位置。其独特的位置可以使他们不把秘书协调的事情放在眼里,秘书也拿他们无可奈何。
三、增强秘书协调工作能力的建议
1.定位好秘书的角色
在高校的组织结构关系中,秘书身处领导的身边,为高校领导服务,这一特殊的组织关系决定了秘书必须准确定位好自己的角色。特别是在协调活动中,准确地定位角色,明确职责是做好协调工作的关键。在协调工作时,秘书定位自己的角色,要注意两个方面的问题:
一是,要站在全局的位置上把握协调工作。高度决定视野,站在全局的视点上看问题,协调工作,能有效地把握问题的实质。把握全局,才能掂量出每件事情的分量;想到全局,才能与领导思考问题的方向保持一致。秘书顾全大局,很重要的一点是坚持“以服务为本,以学校为主”,自觉做到为高校领导服务、为机关服务、为教学单位服务,自觉履行“为公去协调,协调要为公”的原则。
二是,准确就位而不越位。高校党政秘书是参而不决、谋而不断,与领导的关系就是主与从的关系,是“主角”与“配角”的关系。作为一名秘书,决不能忘了这一基本前提,决不能越过“配角”位置扮演起舞台上的“主角”,与领导发生矛盾、对立和抵触,犯“角色冲突”的错误。在上下级关系协调时,无论是对上还是对下关系的协调,秘书必须严守本分,不擅权越位。遇到问题,不替领导拍板,而要积极和领导反馈,提出相应的预案,及时请示、汇报。在横向关系协调时,对待基层单位,要平等待人、尊重诉求、表现亲和;对待机关部门,要友好协作、多方沟通、取长补短。
2.领会领导的意图
秘书的协调工作主要是在领导的具体指挥下进行的,需要如实而有创造性地执行领导的意图。正确领会领导意图是秘书开展协调工作的前提条件。领导意图有明示性和暗示性之分。对于领导的明示性指示,秘书一要吃透协调问题的具体情况,深入开展调查研究;二要吃透相关的政策和法规,有的放矢地把握领导意图的实质。本着“不歪曲,严落实”的原则,领会领导的意图,开展协调工作。对于领导的暗示性意图,秘书需要通过领悟才能把握到位。秘书把握领导的“暗示性意图”,需要注意几个方面的问题:一是必须练就很强的观察能力。秘书要对领导的生活背景、文化水平及社会关系有全面地了解,谙熟领导的个性性格、思维方式、行为习惯和爱好等情况。在平时和领导沟通时,要注意观察领导的言行举止,从中了解他内在的心理状态。在工作和生活中有意识地培养和训练各方面能力,使自己具有灵活的反应力、快速的理解力和正确的判断力。二是善于揣摩领导的“话中之音”。涉及到要害人员,或领导成员之间关系的问题时,领导指示秘书协调工作时,一般都是“话中有话”。秘书要从领导说话的语气和措词入手分析语气的轻重、说话的方式、措辞的力度。要分析领导和协调者之间的关系,尝试站在领导的角度揣摩问题。三是思维与领导同步,行动早于领导做准备。领导在酝酿某项方案时,往往都有一个筛选和权衡的过程。在措施没有思考成熟的时候,一般不会明示表达出来,但在不经意的谈话、行事中,会无意流露出来。这些不经意的流露足以让秘书了解到领导的初步想法。秘书必须在思维上和领导同步,想领导之所想,认真分析领导的方案可能需要牵涉到的问题,可能需要掌握的信息等相关事宜。秘书必须深入基层调查,收集相关的信息,主动听取有关方面的想法和心声,把握下面人员的心理动向,预先做好协调和了解工作。
3.注重协调的艺术
灵活地运用各种协调方法,可以使协调工作事半功倍。协调的艺术要把握三个方面的内容:
一是把住势。势主要是指事态的趋势。用好势,可以有效地推进协调工作。首先,捕捉时机。常言道,机不可失,时不再来。任何事物的发展变化都存在着时机,协调是一种动态的管理过程,也同样存在时机。在捕捉时机时,一要看准“火候”,二要当机立断。其次,巧妙借势。秘书人员在协调上下级或部门矛盾时,巧妙地利用多种已有的或潜在的有利条件,借用他人力量推进协调。如可通过领导的指示、文件等方式巧妙借用领导的权威,开导对方。
二是握住度。度是指协调的力度。协调是一种刚柔并济的管理活动,必须要把握好度。首先,科学地用刚性的行政方法进行协调。秘书凭借组织之间的隶属关系,用下达命令、指示和文件,或规章制度等形式,开展协调工作。其次,灵活地把刚性的协调方法和柔性的协调方法结合起来。如一项活动的开展,需要多个部门共同参与。领导委派秘书牵头,各部门参与,分工合作。秘书一方面发文向各部门说明活动的目标、拟定的实施方案、工作的进度等方面内容,进行信息沟通。另一方面,各部门在磨合的过程中出现隔阂和矛盾时,秘书不仅需要加强各方的信息沟通,使各相关方面了解事情的真相,促进相互信任和理解,而且要充分利用私人关系,润滑各方僵硬的关系,推进彼此的谅解。最后,在人际关系的协调上,恰当地使用柔性的协调方式。协调活动的外在表现是对事的协调,实质是人与人关系的协调。秘书以坦诚的态度对待矛盾的双方,用疏导的方法理顺各方利益,用幽默地方式化解僵局,充分使用各种柔性协调方法处理人员之间的矛盾和冲突。
三是切入点。秘书在协调各方利益和矛盾时,要善于找到解决问题的关键点和突破口。首先,找到沟通的契合点。协调的关键是多方或双方的沟通。但在沟通的过程中,会受到诸多因素如观念的差异、专业和职务的差异、信息的障碍、语言表达的差异等因素的影响,使沟通受阻。秘书人员必须全面分析协调双方的实际情况及利益诉求,找出其一致点和分歧点。从双方的共同利益一致点出发,通过彼此间的思想沟通,把双方认识上相同、相近或相容之处融合形成一个初步的协调方案。把这一协调方案发放给各方,多跑动,多协调,劝说双方以大局为重,求同存异,逐级化解矛盾。其次,用好感情牌。协调工作是一种微妙的关系处理,善于用好情感的因素,发挥“感情效用”。秘书在日常的人际交往中,一是要树立好自我形象,积极跑动,和各部门的主要负责人建立稳定的友好的关系。二是在下去调研时,认真倾听各方诉求,在言语交流中,适当地流露出对他们利益诉求的认同和理解,并及时地把他们的意见反馈给领导,让自己成为大家都信得过的人。三是在矛盾僵持不下时,适当地动用个人的人际关系,以情化解矛盾。
四、增强秘书的素质
高校是知识分子的“聚集地”,是高素质人才的“培养所”,是思想成果的“孵化器”,是文化传播的“辐射源”。这一特殊的环境对秘书自身的知识内涵、文化修养提出了更高的要求。要想做好协调工作,秘书必须增强自身的素质。
一是提高政治素质,加强理论修养。做一名称职的高校党政秘书,必须努力提高理论修养和政策水平,全面掌握党的教育路线方针政策,了解教育工作大局。
二是完善知识结构。现代秘书需要了解的知识是全方位、多层次的。秘书人员要适应新形势要求,必须有深厚的文化底蕴,广博的知识结构。在公文写作、文学艺术、社会交际、科研教学等方面都要广泛涉猎,深入研究,打下坚实的基础。
三是提高礼仪修养。高校党政秘书作为领导的辅助者,不可避免地跟随领导参加各种社会公务活动。秘书需要广泛接触各类人,处理各种关系,他的一言一行攸关着学校的形象。秘书必须加强学习办公室礼仪、服饰礼仪、饮食礼仪、外事礼仪等知识,使自身具有良好的礼仪修养。
四是提高调查研究能力。作为高校的秘书人员,要做好领导的参谋角色,需要深入教学、科研、后勤现场,倾听群众反映,开展调查研究,为领导决策提供第一手材料。
参考文献:
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秘书工作实务11-07
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