会计档案管理系统（精选9篇）
单位的会计档案包括贮存在磁盘（软盘和硬盘）上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。
一、数据资料管理与保密
机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表，应按有关财会制度使用、保管。
1、现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。
现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记帐顺序装订成册，加盖封印妥为保管。
2、银行记帐凭证、帐册的输出与保管。
银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记帐，以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记帐顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。
现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。
3、转帐凭证的输入、输出与保管
转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。
4、科目汇总表、帐簿打印时间。
（1）现金、银行日记帐每天打印。
（2）银行余额调整表每月打印一次。
（3）总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。
（4）现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记帐凭证一起装订。
（5）会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。
5、其他
由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。
二、数据备份管理
1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。
2、在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。
3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。
4、机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。
三、会计档案管理
1、会计档案存档手续：打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。
2、为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
3、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。
4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。
5、各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。
关键词：会计,档案管理,财务
会计档案是会计核算方面的专业资料,也是国家档案中的重要组成部分,在各大机关和企事业单位中都有相当重要的作用,会计档案包括了很多方面的内容,包含了会计方面相关凭证、账簿、报表等,在实现了会计电算化之后,还包括了存储信息方面的软件等内容。会计档案包含内容众多,来源广泛,只要是有独立经济核算的单位就自然会有自己专有的会计档案。
会计档案是反映单位经济状况的重要凭证,但是在实际工作中,它的重要性却往往被人所忽视,反而成了财务工作的一个薄弱环节。会计档案工作中存在一些常见的问题,为了加强会计档案管理工作,让会计档案发挥更好的作用,本文尝试针对现实中常见的问题提出一些改善会计档案管理的途径。
一、会计档案的重要性
要更好地进行会计档案管理工作,最重要的就是要认识到会计档案的重要性,只有充分加强了对其重要性的认识,才能够在主观上对会计档案管理工作重视起来。
(一)作为分析核算的依据。
由于会计档案是通过专业的会计核算方法形成的,所以具有相当的专业性,它能够直接用来反映机关和企事业单位各方面的经济收支情况,它能够为国家经济建设的相关经济决策提供大量可供参考的依据。当国家相关部门要制定或完善经济计划的时候,首先就要对该经济活动的可行性进行研究,而会计档案的存在则为可行性的探究提供了重要的依据,很好地避免了纸上谈兵,能够让经济计划的制定有可靠的依据,更加具有可行性。
(二)作为考察事项的凭证。
会计档案的制定是相当严密的,有设置账户、复式记账等一系列的专业工作方法,这些都证明了会计档案的整个过程都具有严密性,会计档案的严密和专业使得它能够成为事后考察会计方面事务的重要凭证。通过建立会计档案能够对会计对象进行严密的监督,完整的反映,在必要的时候查证会计档案可以很清楚地查出各单位在各种经济业务之中是否存在有违法乱纪方面的现象,所以是一种考察经济事项的良好证据。
(三)作为归档保存的史料。
会计档案具有原始记录性、信息性和价值性等特点,这使得它具有相当高的史料价值,在会计档案中记录的那些具有高度信息量的原始记录能够很好地反映一定时间内一个单位经济活动的情况,如果综合考察一个地区所有单位的会计档案,则可以从中分析出该地区经济发展的情况,所以相当具有史料价值和研究价值。
二、会计档案管理中的常见问题
会计档案管理工作相当重要,但是遗憾的是个别单位的领导以及相关财会人员对该工作的重视度不够,所以使得会计档案管理方面存在一定的问题。由于主观方面的不重视导致了档案管理制度的不规范,档案装订、归档、销毁方面都无法达到标准。
(一)主观上认识重要性不够。
主观上对会计档案管理方面重要性的认识不够将导致会计档案管理工作中出现漏洞。有些单位的领导觉得只要财务方面的内容得到了很好的实施就足够了,归档工作并不是十分重要,由于上行下效,他们的不重视最终导致财务档案工作的实际工作人员也对这方面的工作得过且过,草草了事。有些单位并没有配备专业的人员来进行相关方面事务的管理,而有的单位虽然有专业人员管理,但是由于会计人员对档案规范化的工作了解不多,所以导致无法完善和健全档案管理制度。
更严重的是个别会计档案人员甚至还会不顾原则,开立账外账,假发票等,甚至还会篡改相关的数据,这样做不仅严重破坏了会计档案工作的严密性,甚至还会影响到国家相关决策的设定,具有很大的危害,值得注意。
(二)客观上档案管理制度不健全。
档案管理制度的不健全对于会计档案管理工作十分不利,有的单位并未建立完整的会计档案立卷、归档、保管、查阅、销毁方面的规范,使得档案管理工作无法正常进行。
一些单位在立卷的时候并没有严格按照标准来进行装订,装订得相当松散,随时都会有散落的可能,没有按照要求设置封面并编排好对应的页码,这样的话时间一长不仅会造成在查询的时候难以找到相关档案的相对位置,为查找带来麻烦,甚至严重的还会导致重要的会计档案资料的散失和缺损,对会计档案管理工作相当不利。一些单位在放置会计档案的时候也相当分散,有的时候甚至很随意地放在某处,并没有一个专门的存放场所,有的单位虽然有专门的场所放置,但是没有做好防潮防蛀的措施,这样也会使得会计档案损毁,使得相关的档案达不到会计档案所应该存档保管的期限。
三、加强会计档案管理的途径
会计档案是国家档案的重要组成部分,在经济管理工作中具有相当重要的参考价值,所以相关人员必须严格端正思想,制定完善的会计档案管理措施,只有这样才能充分发挥好会计档案的作用,让它能够物尽所用。
(一)更新观念,提高重视。
由于会计档案工作主要还是要由相关人员来执行,所以首先要做的就是要让相关工作的领导和工作人员统一认识,更新观念,提高对会计档案管理工作的认识。单位应该加强对会计人员的岗位培训工作,通过相关的考试来判断工作人员是否对整套管理制度有足够的了解,同时还要随时做好检查,以确保在实际工作中不会发生纰漏。这样做的话就能够从源头上做好会计管理工作。
(二)制定规范,强化管理。
为了让所有的工作人员都知道自己该做什么,该怎么做好,所以制定规范,并强化会计档案管理工作是相当重要的,各单位要联系自己单位的实际情况,参照国家《会计档案管理办法》的内容来设立一套高效的会计档案管理制度,明确每一个人的责任,使得管理工作更为科学合理。
制定高效科学的会计档案管理制度首先要做好档案的立卷工作,在装订档案的时候要仔细检查所有的原始资料是否都收集完整,需要粘贴的地方是否粘贴整齐,并且要对每一册档案的厚度等都有细致的规定。
其次要在有关人员进行档案借阅的时候做好登记。为了防止重要的档案资料有所散失,要对借阅人员的姓名,借阅档案的名称,借阅时间等做详细的登记,并在归还的时候仔细检查改档案是否保持原样。
此外在遇到档案需要销毁的时候,也要按照规定认真填写销毁报告,并在得到审批同意的情况下,在相关人员的监督下进行彻底销毁。
档案管理工作包括了很多方面,除了以上所说的部分以外,档案的移交和鉴定等方面的工作也都是十分重要的,也要进行相应的规范。
四、结论
加强会计档案管理的规范化,强化工作人员的主观认识,同时做好会计档案立卷、借阅、保存、销毁等各方面的规范,将使得档案能够得到更好的保存,同时也能够更好地发挥会计档案的作用,让会计档案作为分析核算的依据,考察事项的凭证以及归档保存的史料得到更好的保存。
参考文献
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[4]李美,李继朋.关于企业会计档案管理的思考[J]中国档案,2006(5):34-35.
摘要：会计档案在经济预测和经济决策中具有重要的作用，作为会计分析的工具，同时它还是打击经济领域犯罪活动的重要依据。针对会计档案的特殊重要性和新形式发展的需要，随着社会主义市场经济体制的不断发展，我们的会计档案管理工作也应不断改进与完善。以适应新形势发展的需要。
关键词：会计档案管理
0引言
会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料。它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。不论行政机关，还是企事业单位，凡是实行独立经济核算的，都会形成会计档案。会计档案的范围一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料等四部分。这些材料储存了大量的有价值的信息，在经济预测和经济决策中有重要的作用，会计档案是反映经济业务的历史记录，它通过会计核算的专门方法，对经济业务和财务收支，予以连续的记录、反映和综合分析，具有连续性和制约性的特点，它完整地记载了经济活动中的各项指标。作为会计分析的工具。对贯彻执行党和国家的财经方针、政策、编制预决算、节约成本费用、加强内部经济管理等都具有重要作用。同时，它还是打击经济领域犯罪活动的重要依据，在打击经济犯罪活动中无可辩驳地揭穿了一些经济犯罪活动事实，从而维护了财经纪律保护了国家财产。针对会计档案的特殊重要性和新形式发展的需要，我认为新的形势下更应加强对会计档案的管理：
1会计凭证方面
会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。会计凭证在会计档案中占有重要地位，是会计档案整体部分的重中之重，一般应每月装订一次，在装订之前应分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全，按凭证汇总日期归集，摘除凭证内的金属物。对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小。避开装订线，同时检查凭证序号，看是否有颠倒。发现缺号要查明原因，检查附件是否有漏缺，入库单、工资奖金发放表是否随附齐全。最后，看看记账凭证上的印章是否齐全。一切检查整理就绪后，凭证外面要加封面，封面规格应略大于所附记账凭证。凭证厚度一般应为1，5厘米，装订时应使用“三针引线法”。用棉线装订，即在左上角部位打三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。装订完后应等胶水晾干后，每本封面上填好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章，并在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
2会计账簿方面：
会计账簿是由一定格式、相互连接的账页组成，以会计凭证为依据，全面连续、系统地记录各项经济业务的簿籍，包括总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账及各种辅助登记备查簿等。会计账簿装订之前，应先按启用表的使用页数核对各个账簿是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续，要保留已使用过的账页，将页数填写齐全，去除空白页、撤掉账夹。多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账不得混装。在账本的封面填好账目种类，编好卷号，然后按封面、启用表、目录、该账按顺序排好的账页、封底等顺序装订好。账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象，封面应齐全、平整，并注明所属年度及该账簿名称、编号，编号顺序应为总账一现金日记账一银行存款日记账一明细账。之后，会计主管和装订人要签章。
3会计报裹方面
会计报表是反映单位会计财务状况和经营成果的总结性书面文件。主要有资产负债表、损益表、财务情况说明书等。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表应按月装订成册，装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，两边对齐压平，防止折角，如有损坏部分应修补好后装订。
另外，我认为除了装订之外就算档案的保管和销毁了。当年的会计档案，在会计年度终了后，可以暂时在财务部门保管一年，期满后由财务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。档案室应选择在干燥防水的地方，远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材，室内经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀，同时室内应保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅和防潮。此外，应设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏、损失、散失和泄密。会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要需经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准，外部借阅时，还应持有借阅单位的介绍信。借阅人应认真填写借阅登记簿，不得在案卷中乱画标记、拆散原册，也不得涂改抽换、不得携带或复印原件，档案室应按期如数收回，并办理注销借阅手续。
销毁档案前，应按销毁清册所列项目逐一核对，核对完毕应由档案部门和财务部门共同派人监销，会计档案销毁后经办人应在销毁清册上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期。以示负责，同时将监销情况写出书面报告，一式两份，一份报本单位领导，一份归档备查。
第一章 总则
为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合本公司实际情况，制定本办法。
第二章 会计档案管理部门
1、公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
2、财务部门及公司内部有关的分公司、子公司、必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第三章 会计档案归档的范围
1、会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款(借款)对账单及余额调节表等。终了都必须按照规定归档。
2、会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
3、财务报告：包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
4、其他会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
5、增值税专用发票和普通发票。
第四章 会计档案的整理
会计年终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
1、会计凭证。
(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。
(2)分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。
(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2、会计账簿
各种会计账簿办理完结账后，除跨年使用的账簿外，其他均需整理妥善保管。
(1)会计账簿在办理完结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其他内容。
(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。
(3)活页账簿支空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。
(4)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面—账簿启用表—账户目录—按本账簿页数顺序装订账页—会计账簿装订封底。
(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人的印章。
(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属及账簿名称和编号。
(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。
3、会计报表
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，终了统一归档保管。
第五章 会计档案的归档保管
1、当年的会计档案在会计终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。
2、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
3、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，按管人员逐一接收。
第六章 会计档案的借阅使用
1、财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。
2、凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。
3、借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。
4、借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。
第七章 各种会计档案保管期限
1、会计凭证保管XX年。
2、会计账簿保存XX年，其中现金和银行存款日记账保25年。
3、会计报表保存XX年，其中决算表永久保存。
4、发货票保管5年。
第八章 会计档案的销毁
1、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
2、按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。
第九章 附则
为了加强项目办临时会计档案管理，保证会计资料的安全、完整，结合国家会计档案管理的有关规定，特制定本制度。
一、会计人员要按照国家和上级关于会计凭证、会记账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同等会计资料，定期收集，审查核对，整理立卷，编制目录，装订成册，由会计主管人员或指定专人妥善保管。
二、查阅会计档案，要严格办事手续。本单位人员调阅会计档案，要经会计主管人员同意，外单位人员调阅会计档案，要有正式介绍信，经单位领导或财务负责人批准。批准后要详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员姓名和工作单位、调阅理由、归还日期等。调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制的，要经本单位领导同意。同时，认真登记档案查阅登记表，作存档处理。
三、会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时严格执行安全和保密制度，除法律规定的单位领导同意外不得私自向外界提供或者泄露单位的会计信息。
四、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，执行建设单位会计档案保管期限，即：会计凭证15年，银行存款余额调节表3年，现金、银行日记账25年，其他明细账15年，涉及外事的永久保管。会计报表5年，年度会计决算永久。会计移交清册15年，会计档案清册和销毁清册25年。
五、对保管期满的会计档案，应按照会计档案管理办法的规定，由财政部门和档案部门共同鉴定，报经批准后进行处理。对需要销毁的会计档案，要填写“会计档案销毁清册”。
2.适用范围：本规定适用于公司及分子公司。
3.会计档案管理体系
3.1公司档案室、财务部及各独立核算单位档案室应当依照本办法管理会计档案。
3.2公司总经办、财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
3.3各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
4.会计档案范围
4.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
4.2会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
4.3会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄，其他会计帐薄。
4.4财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。
4.5财会电算化档案：主要是存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。
4.6其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。
5.各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
5.1当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
5.2移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
6.会计档案不得自行借出。
6.1如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供会计资料的查阅或复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。涉及司法案件需查阅、复印财会资料时，应事前由公司总经办批准。
6.2各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
7.会计档案的保管期
7.1分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、、20、25年5类(会计档案保管期限表附后)。
7.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
7.3本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
7.4各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。
8.会计档案的销毁
8.1保管期满的会计档案，除本办法规定不得销毁的情形外，可以按照以下程序销毁：
8.1.1由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;
8.1.2单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见;
8.1.3销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销;
8.1.4监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
8.2保管期满但未结清的债权原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
8.3正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
9.会计档案的管理
9.1采用电子计算机进行核算的单位，应当保存打印出的`纸质会计档案。
9.2单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管公司或财产所有者代管或移交有关档案代管。法律、行政法规规定的，从其规定。
9.3单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原机构代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
9.4单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
9.5单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。
9.6在建设项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
9.7单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。
9.7.1移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容;
9.7.2交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
9.8预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
10.附则：
10.1本制度由公司财务部负责解释。
10.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。
《中华人民共和国会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了相关具体规定。因此, 必须充分重视和加强会计档案的管理, 进一步提高会计档案的管理水平, 充分发挥会计档案的重要作用。
一、会计档案的特点及作用
(一) 会计档案的特点。
会计档案具有原始记录性、信息性、知识性和价值性, 其特点主要表现:1.形成的普遍性。不论是机关, 还是事业单位, 只要是一个独立的主体, 其会计核算的基本方法是相同的, 所形成的会计专业材料也是相同的, 都是会计凭证、账簿和报表。每个单位每天在处理会计事项中会形成很多会计凭证, 从这个意义讲, 具有普遍性的特点。2.内容的专业性。会计工作具有连续性和制约性的特点, 它是通过会计核算的专门方法, 对经济活动财务收支, 从发生到结票上报, 连续予以记录、反映、计算和综合分析。在这一系列程序中, 从会计凭证到会计账簿, 最终产生财务报表, 时间上它们依次连接, 是一个连续不断的整体, 内容上记述人们的经济活动, 构成了一个完整的会计体系, 既紧密联系又互相制约, 这种内容的特殊性, 赋予了会计档案较强的专业性。3.形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法, 对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此, 会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
(二) 会计档案的作用。
会计档案的作用是多方面的, 总的说, 它具有凭证作用和参考价值。具体表现在以下几个方面:1.是经济管理工作的重要依据。会计档案系统完整地记载了经济活动中各项指标的实绩。因此在经济管理工作中, 档案作为会计检查和会计分析的基本工具, 对贯彻执行党和国家财经方针、编制国家和地方及单位的预算、决算制定经济政策, 推进地区经济发展, 编制税收计划、节约机关行政经费, 加强机关内部的微观经济管理, 考核行政事业单位的工作业绩、单位定员定额执行情况等, 都具有重要的作用。2.是打击经济领域内犯罪活动的重要凭证。由于会计档案客观地记录了会计事项活动中的具体情况, 如经济活动中经办人员、财会人员和单位负责人等人的签字、印章等, 这都是令人信服的历史证据, 在反贪反腐等打击经济犯罪活动中为纪检、司法部门查处违纪、贪污受贿等案件中提供了确凿的证据。3.在落实党的各项政策中发挥了重要的凭证作用。会计档案不仅为本单位经济工作所利用, 而且为政治活动工作所利用, 尤其是在落实党的各项政策中起到了重要的凭证作用。例如“文革”中出现的冤假错案, 曾扣发了一些老干部的工资, 党的十一届三中全会后, 平反了冤假错案, 通过查阅会计档案, 对错扣的予以纠正补发。4.是研究经济史的可靠史料。会计档案记录了经济活动的真实经过, 也记录了人们在各种具体的经营活动中或其它经济活动中的经验教训。它是研究经济历史的可靠史料, 各部门、各单位在编制地方志、专业志等工作中, 都大量地利用会计档案。
二、目前会计档案管理工作现状
(一) 对会计档案管理的重要性认识不够。
有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识, 只注重内部财务项目的实施, 认为只要出具了财务报告, 提出了财务意见, 作出了财务决定, 该财务项目就结束了。忽视文件材料的汇集、整理和归档, 甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情, 根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成会计人员对会计业务非常熟练, 经常参加会计业务的培训和学习, 但对档案知识, 特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少。不少单位重会计业务, 轻会计档案管理, 存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。会计档案管理制度也不完善, 没有配备专人管理会计档案。
(二) 会计档案管理制度不健全。
不少单位尤其是农村没有根据国家有关规定, 结合自己的实际情况, 建立健全会计档案管理方面的各项规章制度。有些部门虽然制定了, 但也没有严格执行。会计档案到期不移交、会计凭证东丢西塞, 有的出现丢失等问题, 显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。
(三) 会计档案装订、立卷、归档不规范。
会计档案不规范主要有以下四个方面:第一, 有些单位不能及时装订会计凭证, 而是将会计凭证随意放置在办公桌上, 或长时间放在一个纸盒里;第二, 装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订, 或用一根绳子穿起来;第三, 活页账簿装订时无封面, 也不按规定编好页码装订成册, 会计报表各月份分散存放, 未按要求按月装订;第四, 会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档, 而是统统装在一个档案盒里。
(四) 会计档案管理人员综合素质有待进一步提高。
一些财务人员不坚持正确的会计工作原则和制度, 缺乏职业道德, 采取不合法手段伪造、篡改、变换记录凭证;开假发票、建假账、建账外账、虚列成本, 想方设法偷税。这就造成国家税收不能足额入库, 而且造成会计信息失真, 破坏正常的经济秩序。。
三、如何做好会计档案的管理
(一) 统一财务人员思想, 加强部门领导, 提高认识。
各单位应加强对会计档案管理工作的领导, 提高对加强会计档案管理的重要性的认识。有关法律法规明确规定, 各单位都必须加强会计档案的管理, 如果不加强这方面的管理就是一种违法行为。因此, 各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识, 使会计档案管理趋于科学化法制化运行。
(二) 完善健全会计档案管理各项规章制度。
根据《会计档案管理办法》并结合实际, 建立和健全一整套相关的制度。首先, 建立财务档案归档制度, 明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等;其次, 建立和健全档案保管、安全保密制度, 采用先进手段和科学方法保管档案, 明确职责, 确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查, 对做得好的要给予表扬奖励, 充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之, 对于工作做得差的要提出批评, 责令他们及时纠正, 并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具, 以便长久保管, 方便查找利用。
(三) 规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作。
要规范会计档案管理工作, 必须做好以下三个方面:1.必须使用会计凭证装订封皮, 粘封装订线, 并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案 (凭证) 盒中, 认真逐项填写档案盒面上的内容。2.综合档案室的单位, 财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续, 将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位, 会计档案暂由财会部门妥善保管, 要明确专人负责保管工作, 配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。3.会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需要销毁时, 由本单位会计档案管理部门提出销毁意见, 会同财务会计部门共同鉴定, 严格审查后, 编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查, 报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证, 应单独抽出另行立卷, 由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
(四) 加强职业道德教育, 提高业务人员素质。
财会工作法规性、政策性、业务性很强, 财会人员又处于商品经济的前沿阵地, 直接面临着腐蚀和反腐蚀的考验, 为维护我国经济历史的真实面貌, 无论是会计人员或档案工作者都应具有良好的职业道德。履行职责, 坚持党性原则, 遵纪守法, 模范地执行会计档案工作制度, 做到勤政廉政。
参考文献
[1]财政部、国家档案局.《会计档案管理办法》, 工商出版社, 1984
[2]赵清和.谈财务部门会计档案的管理, 沈阳建筑大学学报, 2005
一、做好会计档案管理要不断增强信心
会计档案管理同许多工作一样，并不是什么高难度的工作，把会计票证归到档案里，只要按规定把那些凭证整理、存放，这容易做到。但从实践看，这远远不够，有许多会计档案往往并非那么简单。大家都知道，档案是生产经营活动中形成的最原始凭证材料和记录，具有不可复制性。从知识产权、专利、商业秘密等方面考虑，会计档案具有很强的保密性。在进行收集时如果采取不庆漏掉任何一个有有价值的文档。如果在整理的时候，不去思考如何归档才更好，采取应付的态度，就很容易把会计档案弄得没有什么规律，让有价值的东西变得没有多大价值。在会计管理档案的过程中，我通过深入学习档案管理知识和相关业务，逐渐对档案的重要性有了更深的认识，觉得这是一项在管理中相当重要的无形财产的神圣工作，作为会计档案管理人员，需要对单位的历史负责，为单位的现实服务，替单位的未来着想，不能有丝毫的马虎。有了这个态度，使得我在档案的收集、整理、保管、编目检索、编研、利用、统计等各个具体的环节中，始终做一个有心人，去做每个环节的工作，逐渐把被动收集文档变为有意识收集，我除了搞好服务，遵守制度，按程序办事外，有空也做一些档案宣传和说服工作，使得大家在档案保管、保护、保密方面的意识不断增强，自己也逐渐得到大家的支持和理解，使得单位会计档案的管理逐步步入正规。而我也从中学到了不少有关业务知识，对会计档案管理工作的兴趣也日益增强。随着的单位改扩建，基础设施的不断改善，档案管理条件也极大地改善，先后参与完成了单位档案室规范化建设和达标工作，使单位评上级主管部门评定为“档案工作规范化管理单位”，通过规范化档案室建设工作以来，对照档案规范化管理标准测评和自身所做的工作，也看到自己还有很多差距，逐渐认识到做好档案的统计、编研以及信息化等工作的重要。看着这些多年来辛苦得来的成果和越来越好的档案管理和工作条件，自己也不免有一种成就感，做这项工作的积极性更高了，信心也比以前更足。
二、做好会计档案管理要不断提升细心
会计档案管理说进来虽然简单，但实际做起来却是一项很复杂的过程。把票据、凭证从收集、分类、编号、登记、重新装订，一直到装进档案盒，往往反来复去需要十几道手续，稍有疏忽就可能出差错。因此，在具体工作中，始终把认真细心作为对自己的第一要求，坚持把每个工作环节都得细了再细。在年度整档时除做好办公室所管形成及收集的单位文件，还注重做好各部门形成的如各类会议记录、会议材料、年度目标责任书、离退休批复、财务部的审计报告文件、法律方面材料资料的收集工作，根据各自所承担的工作任务及工作部署情况，提前了解可能会形成些什么文件，哪些是有价值的，以便有侧重的去收集，事无巨细尽可能将资料收集齐全。档案整理的第一道程序是将收集的文件分类装订。为了保证每份材料的完整性，我认真遵守单位制度的归类制度和档案归类规律，细心检查每一份材料的归类要求，平时的档案管理中，经常熟悉了解室藏档案的存放情况，对一些重要的档案做到心中有数，使得在平时提供利用的过程中从没出现盲目抓瞎，不论查找任何一份资料，首先就能回忆起，档案室会不会有这份资料，属于那一类、那年度、什么期限，查找快捷，从没有耽误其他人的功夫。
三、做好会计档案管理要不断保持平常心
作为财务档案管理工作人员，常年在成堆的档案中与文件为伴，机械地重复着收收藏藏的简单劳动，斗志一点点消磨，年龄一天增长，有时不免会产生一些失落感。然而，对我感触最多、影响最深的是一次新闻联播中报道的全国档案系统楷模刘义权同志先进事迹。刘义权是解放军档案馆馆员，退休后返聘从事志愿军档案鉴定工作，担任中美军事档案合作办公室专家成员。30多年的职业生涯中，他亲手征集和接收军事档案83万多件，即使身患绝症仍牢记使命、心系大局、工作不止，顽强拼搏在中美军事档案合作一线，被誉为“军档收集第一人”。对一个档案工作者给予如此高的评价并在中央一台专门报到，这是我看到和听到的唯一一次。在为刘义权的事迹深深感动、为他的敬业精神所感染的同时，也深切地体会到对于档案工作者来说，保持一颗平常心，以默默无闻、任劳任怨的心态去工作是多么重要。不管怎么说，我所从事的档案工作也是一项看起来不起眼，而实际上非常重要的工作岗位，多少人为此付出了毕生的精力。现在是个竞争激烈的时代，有多少人都在没有工作而发愁，有更多的人还常年工作在生产一线。人一生能干的事不多，重要是的能够找到自己的位置并能专心一意做下去，坚持就有成功。我始终觉得，怀着一颗积极向上、乐观的心态去工作，才不至于有一天把自己也变成档案。谁能说，工作并快乐着，不是人生的另一个境界呢？
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会计档案管理财务管理制度1
第一条 财务报告是财务状况和经营成果的总结性文件,包括财务报表和财务情况说明书。每年年终公司按期将财务报表及年审查账报告一起报董事会。
第二条 按公司的规定,公司应上报的报表有下列几种:资产负债表、管理费用表、财务状况变动表、损益表、营业费用表、投资收益表、固定资产及累计折旧表、营业外收支情况表、利润及利润分配表、应交税金明细表、存货结存表、财务状况比率分析表等,各报表上报前财务部应认真逐级复核,减少差错,确保各类报表的正确性。
第三条 综合反映评价本企业财务状况的指标体系包括:“流动比率”、“速动比率”、“应收账款周转率”、“存货周转率”、“资产负债率”、“费用率”、“销售利润率”、“资本金利润表”、“营业收入利税表”、“利息偿还倍数”等。
第四条 按照企业行业的特点,将所有的会计档案按其重要性分为三类,分别存档、保管。
1. 会计报表、财务程序软件、会计账簿、“物料、材料收发结存明细账”、“会计人员交接单”、财务计划、“会计师事务所年审、验资报告”、“账户余额表”等为第一类;
2. 借款、装修、订货合同,经济合同分析资料,工资资料、成本报表、材料价目表以及下发文件,、月度财务数据备份等为第二类;
3.产品还原表、日报表、验收单、领用单、各类账单、转拨单、工作底稿等为第三类。
第五条 企业财务部设两个兼职档案员分管本部门各类档案。各业务部门应归档的资料平时自行管理备查,到年终列出清单,统一交兼职档案员保管,其余属自行保管的资料应按月份整理,于次月初登记、造册。各档案应分类装订成册、存放有序、方便查找,并应严格执行安全保密制度。
会计档案管理财务管理制度2
1、医院会计档案的管理应接受卫生主管部门的指导和检查。
2、医院每月、每年形成的会计核算资料必须经过严格的审核、整理,按程序编号订装成册、归档管理。
3、各种财务会计档案保管期限届满需要销毁时,应按国家规定执行。销毁时由本单位档案部门会同财务科共同鉴定、编制造册,并报请上级主管部门批准方可进行。
4、财务人员调离和离职必须办理移交手续。
5、借阅财务会计档案必须履行审批、登记、注销手续。
6、对会计业务的重要核算资料要设专柜严密管理。其他会计档案管理事项按会计制度规定执行。
会计档案管理财务管理制度3
一、酒店财务会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料;
二、会计经理每年对酒店财务会计档案按种类、分装订成册,并在封面上记载档案内容、时间、页数、编号予以归档;
三、财务会计档案须按国家《会计档案管理制度》的规定时间进行保管。
四、财务会计档案未经总经办批准不得外借,内部借阅须经财务总监批准并办理相关借阅登记手续。
五、财务部的管理人员因工作变动,需办理档案移交手续,监交人、移交人和接收人须在移交清单(册)上签认。
六、财务会计档案保管期满需销毁时,会计经理须提交书面销毁意见及需销毁的会计档案清册,经财务总监审核,呈报总经办批准后执行。销毁时,由会计经理与总经办指定人员共同销毁,并在销毁清册上签名及加盖公章。
会计档案管理财务管理制度4
第1条会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料,它是记录和反映各单位经济业务的重要史料和证据,具体包括:
1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。
2、会计账簿类:总账、日记账、明细表、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。
3、财务报告类:月度、季度、财务报告,包括会计报表、附表附注、财务分析及统计报表和其他财务报告。
4、其他类:银行余额调节表、银行对账单、往来对账确认表、验收回单、销售合同、采购合同、外来文件、外发文件、内部文件、会计档案保管清单、会计档案移交清单、会计档案销毁清单。
第2条会计档案保管期限分为永久、定期二种,定期保管期限分为3年、5年、、25年,共5类。各类档案的对应保管期限阅附件。
会计档案的保管期限,从会计终了后的第一天算起。
会计档案保管期限必须按照国家的规定执行,凡与国家的规定有冲突的,视同自动作废。
第3条采用电子计算机进行核算的单位,应当按照相关规定和要求打印凭证、账簿,并按本制度进行管理。
第4条各办事处因撤销、解散或其他原因而终止的.,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当上交财务部。
第5条会计档案应按以下内容进行归类和编号:
1、凭证:大类编号为a。
凭证设置要结合企业实际,可按岗位对应设置,可分为:现金凭证,编号1001-1***;银行凭证,编号20xx-2***;销售凭证,编号3001-3***;采购凭证,编号4001-4***;转账凭证,编号5001-5***。可依实际情况分得更细。
2、账簿:大类编号为b。
账簿编号应当按照科目的次序进行连续编号:总账账簿编号为01;现金账簿为02;银行账簿编号为03;以此类推。
3、财务报告:大类编号为c。
财务报告分为会计报表、财务分析和成本报表。1月会计报表编号为101。2月会计报表编号为102,以此类推;1月财务分析编号为201,2月财务分析编号为202,以此类推;1月成本报表编号为301,2月成本报表编号为302,以此类推。
4、应收账款往来确认:大类编号为d。
应收账款往来确认编号按照月份进行连续编号:1月有一本编号为101;2月没有对账确认,没有编号;3月有两本编号为302-303;四月有三本编号为404-406;以此类推。
5、应付账款往来确认:大类编号为e。
应付账款往来确认编号按照月份进行连续编号:1月有一本编号为101;2月没有对账确认,没有编号;3月有三本编号为302-304;四月有两本编号为405-406;以此类推。
6、验收回单:大类编号为f。
验收回单编号按照月份进行连续编号:1月有五本编号为1001-1005;2月有10本编号为20xx-2022;3月有八本编号为3016-3023;以此类推。
7、销售合同:大类编号为g。
销售合同编号按照签订时间顺序进行连续编号:20xx年1月3日签订第一份合同,编号为-01;20xx年2月5日签订第二份合同,编号为-02;以此类推。
8、采购合同:大类编号为h。
采购合同编号按照签订时间顺序进行连续编号:20xx年1月6日签订第一份合同,编号为-01;20xx年2月1日签订第二份合同,编号为-02;以此类推。
9、其他合同:大类编号为i。
其他合同编号按照签订时间顺序进行连续编号:20xx年1月6日签订第一份合同,编号为-01;20xx年2月1日签订第二份合同,编号为-02;以此类推。其他合同主要包括基建合同、租赁合同等。
10、银行对账单:大类编号为j。
银行对账单编号按照月份进行连续编号:1月有三张编号为1001-1003;2月有八张编号为20xx-2022;3月有六张编号为3012-3017;以此类推。
每月银行对账单上必须有一张银行余额调节表。
11、外来文件:大类编号为k。
外来文件编号可按时间顺序并结合分类进行连续编号,如-1(分类)-01。非重要的外来文件可以不存档。
12、外发文件:大类编号为l。
外发文件编号可按发生时间顺序进行连续编号,如-01。
13、财务制度:大类编号为m。
财务制度编号可按发生时间顺序进行连续编号,如-01。
14、财务通知:大类编号为n。
财务通知编号可按发生时间顺序进行连续编号,如-01。
15、审批文件:大类编号为
审批文件编号可按发生时间顺序进行连续编号,如-01。主要包括经营活动审批文件。一般来讲,涉及与会计账务处理有关的审批文件都要将原件放入凭证里,再复印一份存档,以便于查阅和再复印之用。
16、工作报告:大类编号为p。
工作报告编号按照发生时间顺序分两种进行独立编号:一种是向上级汇报的报告,编号为-1(向上级汇报)-01;另一种是下级或同级送财务部的报告,编号为-2(向财务部汇报)-01。
17、内部文件:大类编号为q。
内部文件编号可按时间顺序进行编号,如-01。主要包括内部部门之间的通知、知会书等与会计账务处理无关的重要性文件。
18、管理清单:大类编号为r。
管理清单编号按照时间顺序进行编号,如-01。主要包括档案管理目录汇总清单、档案移交清单、档案销毁清单、档案借出登记清单、岗位档案责任管理清单等。
会计档案管理财务管理制度5
第一条 会计档案管理根据国家档案管理的有关规定,结合具体实际,建立会计档案管理制度。
第二条 财务管理部负责会计档案的整理、组卷、归档工作。平时逐月做好记帐凭证、报表的装订工作并加盖有关人员的印章。按照档案标准要求,终了后,在次年三月以前做好报表、帐簿的立卷、装订工作,按报表、帐簿、凭证顺序排列,编好案卷号,抄写案卷目录一式三份,一份会计部门保存,一份存入档案箱,一份随同档案移交档案室保管。
第三条 会计档案由财务管理部保存一年后,移交档案室保管,移交时,双方在移交清单上签字,明确责任。
第四条 会计人员和档案管理人员调动工作,必须办好移接交手续后才能离职。
第五条 会计档案应做到科学管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,确保档案资料的完整、安全。
第六条 非财务人员查阅档案,须经财务部及档案管理人员同意;财务部人员查阅,须经档案管理人员同意;外单位查阅应凭该单位介绍信,经档案主管部门领导批准方可查阅。查阅档案应办理必要的登记手续。会计档案不得外借,特殊情况须经总经理批准可提供复印件。
第七条 会计档案保管到期,由档案室提出销毁意见,会同会计部门审查鉴定,编制会计档案销毁清册,由公司总经理签署意见。同时将需永久保存的有关凭证抽出组成永久案卷保管。
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