企业内部采购管理制度

企业内部采购管理制度（精选8篇）

企业内部采购管理制度 篇1

第一章总则

第一条为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。

第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。

第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购，货比三家，同等材料质优、价廉、服务好者中标。

第二章采购流程

第四条请购的提出

1、生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求，每月25日前开立下月的所需物料《请购单》，包括已有销售合同订单的生产用主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等；

2、其它各部门所需的办公物品及零星物资采购由综合办公室负责开立《请购单》；

3、《请购单》应注明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准；

4、《请购单》一联自存，二联送交采购部，三联交财务部；

5、交期相同的同属一个供应厂商之物料，请购部门应填具在同一份《请购单》内；

6、紧急请购时，请购部门应于《请购单》备注栏注明“紧急”字样。

第五条请购核准权限

1、生产所需原材料单笔请购金额预估在人民币10万元以下者，由生产副总核准，超过此数额的，由总经理核准；

2、车间需购买的机修配件、零件，价值在1000元以下的由车间主任填写材料请购单报生管部，价值在1000-20000元的由车间主任上报生产副总签字确认后报生管部，由生管部汇总后报采购部；价值在20000元以上的由工程部统计、生产副总确认后上报总经理签字后方可送采购部。

3、常用办公用品及物业所需物品请购，由办公室填报《请购单》，办公室主任批准，空调、热水器、高级家具及单件物品价格在500元以上的由总经理核准。

第六条请购的撤消

1、已开具《请购单》，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先口头知会采购部。

2、采购部门接获通知后，立即停止采购。

3、如遇特殊情况未能及时停止采购时，采购部应商原请购部门并妥善处理善后事宜。

第七条采购方式

根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下三种方式：

1、集中采购公司通用性大宗物料（水泥），以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购；

2、合约采购公司经常使用之物料（承、插口板、卷钢板、预应力钢丝、线材等），采购部应事先选择供应商，确定供应价格及交易条件，办理合约采购，依定时或定量之方式进行采购；

3、一般采购除1、2以外之零星物料，采用随需求而采购之方式。

第八条询价、议价

4-11、采购部采购人员接获核准后之《请购单》，除集中采购方式外，应选择至少三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商作为询价对象；

2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限；

3、如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；

4、选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；

5、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应商请购部门确认；

6、专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价；

7、询价后，如有必要，采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价；议价应注意品质、交期、服务兼顾。

第九条议价原则

遇以下状况时，采购部应及时与供应商议价：

1、市场价格下跌或有下跌趋势时；

2、采购频率明显增加时；

3、本次采购数量大于前次时；

4、本次报价偏高时；

5、有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；

6、其他有利于公司条件时

第十条定价核准

1、采购人员询价、议价完成后，填写《采购询价、议价单》（对内使用），随附各供应商回传的《采购询价单》（对外使用），必要时附上书面说明，呈采购部经理审核；采购部经理审核时，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。

2、单笔采购金额在1万元以下的采购订单，价格由采购部经理核准，确定供应商；超过1万元的采购订单，其价格提交总经理核准后确定供应商。

3、采用集中采购方式采购的供应商确定，必须呈送总经理核准。

第十一条订购作业

1、采购人员接获经核准之供应商后，应以本公司出具《购销合同》，或供货商出具《购销合同》形式向供应商订购物料，并以传真形式签字确认。

2、若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于《购销合同》上明确注明。

3、采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。

第十二条验收与付款

1、依相关检验与入库规定进行验收工作。

2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。第三章采购物品之品质管理

第十三条采购品质文件资料要求

物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在《购销合同》、采购合约内予以明确规定：

1、订购物料之规格、图纸、技术要求等。

2、产品技术精度、等级要求。

3、各种检验规范、标准或适用规格。

4、所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。

第十四条合格供应商之选择

物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列

条件：

1、经本公司供应商调查，列入《合格供应商名录》内的供应商。

2、提供的样品经本公司确认合格。

3、类似物料以往采购之良好记录。

第十五条品质保证之协定

物料采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：

1、供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000等。

2、供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。

3、供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。

4、接受本公司必要之供应商调查。

5、保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。

第十六条进货验收之规定

供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：

1、品质检验品管部依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。

2、处理短损根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔；

3、退还不合格品对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔；

第十七条品质纠纷处理

有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：

1、处臵依据以双方事先约定之品质标准作为处臵依据，并于《购销合同》上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。

2、采购物料退货与索赔

（1）拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。

（2）采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。

（3）现货供应之退货，要求供应商更换合格之物料。

（4）订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。

（5）确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。

（6）退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。

（7）双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。

3、其它索赔规定

（1）供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。

（2）破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。

（3）因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。

（4）其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供应商索赔。

第四章采购交期管理

第十八条采购交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目标。

第十九条依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。

第二十条对托收到而货未到，或货到发票未到，应及时通知经办人，尽快查实情况。第五章付款方式

第二十一条付款方式

1、由采购部根据《请购单》、《采购询价、议价单》、采购合同、进料验收单、《入库单》，向财务部请款。

2、财务部依合同规定之给付方式，与厂商结款，特殊情况需经总经理批准。

第六章采购人员工作职责

第二十二条对短缺物资，采购员要征求使用单位意见，在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购员负直接责任。

第二十三条采购人员必须按采购作业规范运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。

第二十四条对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管说明原因，提出相应意见方案，采购部应及时与请购部门沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。

第二十五条物资采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。

第二十六条采购人员必须遵守公司规章制度，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。

第二十七条采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。

第二十八条采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。

第二十九条为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。

第三十条售后服务：对于采购物资，采购部在签订购买合同时，要明确服务约定。

1、采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由采购部负责联系。

2、对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由采购部在规定时间内协调解决。

第七章附则

第三十一条本制度由综合办公室负责解释。

企业内部采购管理制度 篇2

关键词：内部控制,采购管理,存货管理,研究方法

一、前言

化工企业经营管理过程中, 风险如影随形, 实现企业的内部控制从而帮助企业防范风险, 推动企业的经营管理工作的顺利开展, 进而实现企业经济效益的提高。因此, 加强和规范企业内部控制, 是实现单位经营活动效率和利益的有效手段, 也是保证企业内部资金运动的合理方式。下面就我国化工企业内部控制的采购管理和存货管理进行分析。

二、企业内部控制中采购管理

(一) 企业内部控制中采购环节业务流程

化工企业内部采购环节的价值链流程大致分为以下几个环节:首先, 需求管理。企业根据历史数据、市场信息等进行采购支出分析, 确定业务需求, 从而制定合理的采购战略, 通过竞争性谈判争取最优惠的价格, 并依据自身系统的资源需求为依据, 制定资源的采购计划。其次, 供应商管理。供应商的选择与确立, 是为了保证企业寻源工作的顺利开展, 并保证日常生产过程中原材料的优化供应。因此, 在供应商的管理过程中, 必须坚持公平、公正, 以及确定一个合理的竞争环境。此外, 有针对性的对供应商进行评价, 择优选用, 并引进新的合格供应商进行空位的补缺, 从而为今后的采购打下良好的供应商基础。第三, 合同管理。即在确定采购交易数目、日期, 以及签订购物合同, 做好货物的验收工作、发票的审批支付工作, 进而保证所收货物的质量、时间符合合同上制定的标准。

(二) 企业内部控制采购环节业务的改进措施

以价值链为导向, 对企业内部采购环节进行新的设计。主要包含以下几个方面:内部控制的起点细化至物料分类, 并按统一规则对物料的主数据进行描述。从而制定符合自身情况的物料描述规则, 改变笼统需求管理中简单粗放且无分类的物料描述规则, 减少物料账实不符的现象。因此, 从需求管理、供应商管理、合同管理三个方面入手, 进而解决企业内部控制方案的缺陷, 并适当地提出改进意见。

1. 需求管理

需求管理的前提是制定企业内部物料的需求计划, 从企业产品的结构从属关系以及数量方面, 细致到每个物品对象当中, 并进行实践基准的倒排计划, 从而区别各个物品下达计划时间的先后顺序和数量要求。但在实际作业中, 其需要改进的地方可以从以下方面入手:

首先, 优化需求计划流程, 行之有效的、顺畅的计划管理。如简化预算审批手续, 现制定采购预算, 而后审批提报或变更的预算计划, 在操作过程中如遇到低于一定金额的采购预算可直接报备采购部门审批通过, 审核无误后编制需求计划, 成立相关的预算执行反馈机制, 严格预算的执行与责任的承担。其次, 保证预算执行信息的有效传递。对作业中用到的材料进行统一编号, 实现物料在公司范围内的无障碍传递, 将需求计划超过材料预算的部分进行记录, 及时与采购员进行信息的交流。

2. 合同管理

合同管理的内容包含的方面主要有, 企业与供应商达成的一致意见、库存管理、发票管理以及采购信息管理等部分的内容, 达到质优价优的目的, 分散采购风险, 进而实现企业内部采购的合理化。因此, 其改进的方向主要从以下几个方面入手:

首先, 实现合同运行的信息化和电子化。在合同签订的一整个流程中, 全面的系统的对采购过程进行记录, 以免出现报价、投标等信息没有合同依据, 从而影响后续的价格分析和评估无依据可行。其次, 加强合同的财务稽核。按照年度预算控制合同的签订流程, 严格合同签订金额进行付款申请, 同时要保障合同历史情况以及合同发票到达情况的有效稽核。最后, 加强合同运行过程中的库存管理。如将需求计划的用料细化到每一个项目部中, 并保障领料的额度不超过计划的额度, 否则, 追究负责人的责任, 并加以电子化管理, 尽量减少冒领代领现象的发生。

3. 供应商管理

大多数的供应商管理内部控制中, 都能取得较好的效果, 并能够择优选用一些优秀的供应商, 从而保证原材料的优化供应, 但在供应商的管理过程中仍然有进步的空间如:

加强供应商的资质确定方面的管理。从公司名称、地址等方面掌握供应商的基本信息, 以及采取相关的调查方式调查供应商的生产能力, 以及采取实地调查的方式, 了解供应商在产品生产方面的相关信息。其次, 改变供应商的评估方式。原有的供应商评估方式一般是在交易后进行的, 一来造成人力、物力和财力的浪费, 二也影响到了企业对供应商内部的管理。适当的加入一些年度评估、月度评估、日常业绩评价三个方面的内容, 对单位评估进行汇总, 依照不同项目的重要性设置不同的权重, 更贴切的对供应商进行评价。

三、企业内部控制中存货管理

(一) 企业内部控制中存货的基本业务流程

如下图1所示, 存货采购计划制定时, 采购部门要依据存货预算进行采购, 而后进行产品的验收入库。一部分存货用于生产过程, 而一部分的存货在运输、生产过程中流失或发生损毁, 从而需求对其进行盘点和处置, 并退回多领用的存货。

(二) 企业内部控制环节存货基本业务的改进措施

存货管理的基础就是存货的预算项目, 因此, 在对存货进行管理时, 要制定相应的政策、计划和标准, 为计划执行提供必要的理论依据, 减少生产过程中的浪费和损失, 进而保证生产与销售的资源需求。因此, 其管理过程中需要改进的地方可以从以下几个方面入手:

1. 加强存货品种的预算

计划部门在确定存货品种的采购时, 要从客户的消费偏好、存货的需求方面入手, 从而制定合适的存货采购, 管理层次的领导对制定好的品种计划进行审核, 做出决策, 采购部门、生产部门以及其他相关部门根据领导下达的决策进行讨论, 并以实际需求为依据, 对存货品种决策提出建议和意见, 从而更好的促进决策的实施。具体操作过程中, 既要保证预算实施的刚性, 又要留有一定的弹性, 以备临时情况的发生, 需要多采购某一品种, 进行及时的修改和更新。相关部门要将存货品种决策以及审核意见纳入财务信息管理系统, 以便以后进行差异分析, 更好的制定采购计划。

2. 加强存货总量的预算

以企业的经营状况为依据决定存货的储备总量:若是不允许缺货经营的企业, 需要保持一定的保险储备;若是允许缺货经营的企业, 可以根据实际情况零库存;若是可以进行补货经营的企业, 也可以根据实际情况负库存。此外, 在制定存货储备的时候要充分考虑相关的外部因素, 如生产经营的用料数量、均衡程度以及存储能力;供货能力的持续性和稳定性;存货特性以及运输条件等。

3. 加强存货的入库验收

存货入库验收工作的主要内容为编制验收报告、审核验收报告、编制入库单、编制退货单以及进行违约处理。其具体操作流程为:

仓储部门要做好采购货物的入库验收工作, 首先依据订货单的要求检查存货的数量、品种、到货时间, 尤其是在检查存货的质量过程中, 看看其是否符合了有关标准, 如果检查过程中发现货物数量不达标或者是质量存在严重的缺陷时, 要报备相关部门, 及时处理。在对采购货物入库过程中, 如检查符合标准的则予以入库, 不符合标准的则对其产生的原因进行分析, 采取相应的措施进行处理。并对生产产品的入库管理出具检验报告, 交由相关授权部门审核无误后, 编制入库单。对不符合入库标准的货物则予以退货, 注明退货原因, 交由生产部门进行再次加工作业, 并编制退货单。

四、结语

内部控制活动是一个动态的活动, 也是化工企业经营活动中发现问题、解决问题的往复循环过程。当前, 我国化工企业在企业内部的风险管理过程中仍然存在着一些问题和缺陷。因而, 加强化工企业内部领导人的风险意识、内部控制意识, 从而加快化工企业的发展速度, 提升化工企业的竞争实力, 更好的适应社会主义市场经济的迅速发展要求。

参考文献

[1]付磊.焦化企业的存货内部控制应用研究[D]首都经济贸易大学, 2013 (10) .

企业内部采购管理制度 篇3

【关键词】企业；采购合同；内部审计；保驾护航

湘西鹤盛原烟发展有限责任公司（以下简称鹤盛公司）在以往采购经济活动中，发现采购合同的条款不完善、不明确，以及合同的定价、验收支付等方面出现一系列的问题，这直接影响公司的工作效率，同时造成公司的人力物力资源的浪费。针对存在的问题，公司通过一年多的不断尝试，把采购合同中条款进行完善规范，建立采购合同模板，规范操作，同时加强了采购合同价格、验收支付中内部审计的控制管理，最大限度堵塞过程中的漏洞，让公司降低采购经济活动中的成本费用，提高企业经济效益，有效地防范和控制存在的风险发挥了积极的作用。下面就企业采购合同内部审计应重点注意的三个方面进行探讨。

一、采购合同条款的审计

在实际采购活动中，公司在签订合同的时候，采购物品的数量确定与计量单位方面，容易出现数量约定不清楚，具体采购物品计量单位描述不清的情况。采购物品的数量对于有大致规模，但不确定具体数量的情况，没有约定结算的数量方式，按实际收货还是采购方需求，出现供货方超出合同规模，超量送货的现象；或者没有按合同中所规定商品质量标准交货。在质量要求方面，采购合同没有明确是否附有产品质量检验合格标志，是否要求提供全新的、包装完整无破损的、随货备件齐全的、同时完全符合国家的有关质量标准的产品，出现质量问题，没有约定的卖方负责免费实行 “三包”。如：7天包退、15天包换和不少于1年的保修的承诺。还有在合同条款中没有按期交付商品，逾期发送商品的现象。对于没有按照合同约定的时间提供采购的产品，合同条款中没有约定违约条款，造成纠纷，难以协商解决。以上的问题，就是企业内部审计时发现的合同条款不准确、不清晰、不全面而引起的。因此，在合同条款中重点审查以下几方面：

1.采购标的物及数量是否规范

审查合同标的物资是否与公司年度按计划要实施采购的物资相符，型号及规格是否准确、齐全。审查確切的数量及计量单位是否准确，在合同中要注明按实际采购量结算，要准确而规范，尤其是计量单位的描述，如：一张纸、一包纸与一件纸的区别很大。公司对经常性采购的物资，以及占生产成本比重较大的物资采购计划进行重点审查，是否实行定额管理，确定合理库存量，是否编制年度、季度、月度采购计划，并经归口部门批准后执行采购，参考上年同期耗用的数据，联系当前公司的实际需要，审查采购物品数量的合理性。内部审查目的是在保证公司生产经营的基础上，防止不必要的积压浪费，可以加速资金的周转。同时保证公司采购合同中物品数量合理性，建立物资采购的台账，合同条款是否严格规范按照审批后的采购计划，对超过计划采购额要求可以退回。

2.审查合同中的验收标准、方法、地点及期限

公司采购合同条款中验收标准是否明确，是实行国家标准、行业标准还是技术标准；是在卖方现场验收还是到货后在买方验收条款的约定，都是十分重要的。同时公司应注意有验收标准误差范围的，一定要求注明，避免验收达到使用要求，但验收标准要求过于严格，无法验收的情况出现。公司内部审计人员在审查验收标准的合法性和合规性的同时，也要兼顾实际地域情况的合理性。

3.审查是否约定违约处罚条款及解决争议的方式

公司内部审计人员审查约定验收期限的违约责任及解决办法，合同的违约处罚是否明确具体，如违约金的比例、赔偿范围、赔偿方式等，以解决发生违约情况时，不知如何处理；合同条款中明确规定因本合同引起的争议，双方应协商解决，也可以向合同签订所在地人民法院提出诉讼。

在实际工作中，完善的采购合同条款范本对各业务部门具有约束性，其不仅提高了采购业务的时效性和准确性，同时也减少了审计采购合同中的错误，确保购进资产的安全、完整。对公司采购合同条款规范性审计是公司内部审计非常重要的职责，必须充分抓住内部审计方面的控制环节，强化合同管理，才能使企业风险得到合理规避，同时最大限度地发挥内部审计的效益和作用。

二、合同价格的审计

公司实行公开招标方式采购的重大物资，应重点注意审查采购合同价格是否与中标价格一致，是否为包干价；实行按非公开招标方式采购的，应注意公司采购价格是否合理，采购人是否通过进行过市场调查、询价、比价的方式去确定合理的控制价，采购价中有没有明确规范包括运费、装卸费等相关费用的条款。内部审计人员审查采购价格异常的物资，应与相关的业务采购部门沟通，分析价格异常原因，对不符合公司内部要求的采购事项不予审批。对于市场价格波动较大的，可以考虑分批采购，可协商其它解决的方法，去合理控制价格。审计人员对于控制价格进行审计时，可以查询往年价格，在历史价格的基础上，掌握采购物资的市场供需变化、价格变动趋势、供应渠道、运输方式等等。同时，审计人员做好市场调查，通过去地方市场询问、电话查询以及网上询价等途径，了解各种物资材料的来源和供销价格，结合烟叶复烤同行业的采购价格等途径，分析判定一个合理的预算控制价。公司内部审计人员只有掌握全面的采购价格信息资料，才能保证工作质量，提高审计效率。

三、验收与支付的审计

1.采购项目验收、支付方面存在的问题

原来鹤盛公司发布的《技术改造和基本建设项目管理程序》规定了工程项目验收的参与部门，但对于验收程序和分工没有做出明确规定。如：签订的《散把台和精选台加湿器采购合同》，该合同内容中对系统控制器、喷嘴的规格型号、生产厂家及品牌、数量都做了明确要求，对投产后的运行能耗和加湿效果都有具体参数。但审计人员发现在相关部门经办人和负责人签字的《工程项目验收意见书》上，仅写明在每个区域的安装数量，无其他内容。这里存在问题是验收单上对采购的产品规格型号、生产厂家、品牌是否达到合同要求，没有详细写明清楚，看不出验收人员是否进行了核对；同时验收单中对投产后的运行能耗和加湿效果是否进行了测试验收，验收单上也未提及相关内容。最后财务付款时，根据模糊的验收记录，进行支付结算。此采购项目粗糙的验收和支付的过程，就存在采购质量不符合要求的风险。

2.审查监督内部的验收与支付情况

公司内部审计加强采购项目的控制管理，督促完善工程项目验收制度，规范验收行为。监督验收记录要完整全面，验收责任要可以追溯。2014年起，鹤盛公司制定《项目竣工验收单》，增加技术参数与指标内容。2014年3月该公司完善了《技术改造和基础管理程序》，把《项目竣工验收单》列入附件中，并对验收记录的全面性、完整性、验收责任可追溯等内容做了具体的要求。公司对于不符合要求的验收，按照合同要求进行处理，或双方共同协商解决。对验收后的支付审查，公司审计人员主要审查结算方式条款有没有符合有关结算规定，资金支付是否符合合同规定的支付方式和期限，是否按合同双方约定的进度和支付比例进行，严格规范是否执行了现金结算规定，对于超过规定支付起点的，是否按照公司规定，通过银行转账支付，同时必须要求，合同结算支付，要求合同规定供货方的银行账户，签订合同单位、收款单位、开具发票单位是否同时达到四个一致。同时该公司对合同付款期限，应明确规定是一次性付款，或是分期付款，或预留一定比例的质保金，质保金返还的最后期限等。采购方应明确预付款进度及结算办法，要求供应商提供与采购合同中预付款同等金额的履约保证金，以最大限度地避免公司经济业务中采购的风险。

鹤盛公司内部审计对采购合同中出现的问题，边发现，边整改，并总结了采购合同中的管理控制方面审计经验，不断从采购合同的签订条款上完善、把关，全面加强推进公司的采购合同管理工作，制订了采购合同模板，同时加强采购合同中的价格、验收与支付环节的内部审计工作， 为公司提高了工作效率，有效地促进了公司的进步，为公司稳定健康发展保驾护航。

参考文献：

[1]黄贤东.企业采购合同的审计审签及其应注意的问题.财会通讯（综合版），2006年第3期

[2]丘伟旗.浅议企业物资采购审计重点.经营管理者，2013年第24期

企业内部采购管理制度 篇4

来源：中国论文下载中心[ 11-09-02 09:31:00 ]作者：孙丽艳

关键词:企业 采购业务 内部控制

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程中或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。内部控制是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。存货是企业流动资产的重要组成部分之一，是企业生产循环中重要的一环，而采购是存货业务流程诸多环节中的重点环节之一。采购业务流程主要包括编制需求和采购计划、采购申请、供应商的选择、制定采购价格、采购合同的签订、验收入库、结算付款等环节。采购是企业生产经营的起点，既是企业“实物流”的重要部分，又与企业”资金流“密切相关。企业采购的物资和商品，在很大程度上决定了企业的生存和发展，因而企业应建立采购业务的授权制度和审核批准制度，对存货进行集中采购，实行物归一口原则，建立健全采购业务的内部控制，加强采购业务的管理。

一、编制需求和采购计划

需求部门应根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。需求部门在提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。采购计划是企业生产经营计划的一部分，企业应当根据发展目标的实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，严格执行。

二、建立健全采购申请制度

企业应建立采购申请制度，生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出采购申请。依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再办理采购申请手续。具备审批权限的部门或人员应严格审批采购申请。

三、供应商选择制度

选择供应商是企业采购业务流程中非常重要的环节。供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。企业应建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。

四、采购合同管理

企业应根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订具有法律约束力的采购合同，该合同对双方的权利、义务和违约责任等情况作出明确规定。对大宗商品的采购应当采用招投标方式并签订合同协议，一般商品的采购可以采用询价或定向采购方式并签订合同协议。双方协商签订的合同条款，应符合国家和企业的相关规定。

五、采购价格管理

企业应制定科学的采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。采购价格应遵循“三同三比”的原则，即同名称、型号规格比质量，同质量比价格，同价格的比费用，分别采取询价、招标、专家会审、最高限价等形式确定采购价格。

六、验收入库制度

企业应制定明确的采购验收标准，各级验收部门或人员、采购部门、请购部门应当根据规定的验收制度和批准的合同订单、合同协议等采购文件，对采购物资的品种、规格、数量、质量等相关内容进行严格验收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财务部门。对于验收过程中发现的异常情况，相关机构应当查明原因并及时处理。给企业造成损失的，采购部门要按照合同约定向有关单位进行索赔。

七、结算付款

指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。财务部门应当参与对供应商付款条件的商定。在办理付款业务时，应严格按合同协议的约定审核付款条件以及采购发票、结算凭证、验收证明等的真实性、完整性、合法性及合规性。财务部门依据合同协议、发票、入库手续等对付款进行复核后，提交有关领导审批，选择合理的付款方式付款。企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，防止企业资金损失或信用受损。

企业内部采购管理制度 篇5

第一节 采购业务的范围及控制目的

采购业务是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。

其中物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。

控制目的：控制采购流程的风险，确保物资和劳务采购按质、按量、按时和经济高效地满足生产经营的需求。

第二节 采购业务流程

采购业务流程主要涉及：（九大重要环节）

（一）编制需求计划和采购计划

（二）请购

（三）选择供应商

（四）确定采购价格

（五）订立框架协议或采购合同

（六）管理供应过程

（七）验收（退货）

（八）付款

（九）会计控制

第三节 各环节主要风险点及管控措施(一)指引主要对上述各环节（即流程）的风险管控。

企业实际上也应关注物资供应的战略管控。

此严格来讲属于发展战略的问题

不少企业都存在材料供应的危机

－－中国钢企在铁矿石的供应战略就出现过严重失误。

－－如石油天然气企业、阿胶生产企业等。

山东阿胶造假调查:原料短缺传统行业面临消亡

近期媒体曝光山东等地生产的阿胶不少用牛皮等下脚料熬制，非法从业者因驴皮 昂贵而选择其他伪劣原料，从中赚取暴利。

市场人士告诉记者，山东母驴存栏量约在4万头左右，而全国毛驴存栏量可能也 仅在300万－400万头之间，整个行业无“皮”下锅的窘态可见一斑。

正规原料短缺导致的一个恶果就是，原材料采购风险加大，大量需要驴皮的这个传统中药 行业面临消亡危局。

（一）编制需求计划和采购计划 主要风险：

1、需求计划或采购计划不合理，企业生产经营计划不协调；

2、无需求和采购计划（预算），缺乏计划指导。控制措施：

1、生产、经营、项目建设等需求部门，应据实际需求准确、及时编制需求计划（预算）。

2、采购供应部门据发展目标和企业年、月度生产经营计划，结合库存和在途情况，科学安排采购 计划，防止采购过高或过低。

3、采购计划纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

第四节 各环节主要风险点及管控措施(二)

（二）请购

主要风险（可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营）：

1、缺乏采购申请制度；

2、请购未经适当审批或超越授权审批。控制措施：

1、据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权 ；

2、严控脱离计划的请购；

3、严控超预算或越权的请购。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相 应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

4、严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。

5、具备相应审批权限的部门或人员对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

第五节 各环节主要风险点及管控措施(三)

（三）选择供应商 主要风险：

供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。控制措施:

1、建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的 供应商清单。新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。

2、在按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量 保证协议。

3、建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度。对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和定期考核评价。以此为基础提出并报经审批后对供应商进行合理选择和调整。采购方式：协议采购；紧急采购；独家专利采购；市场采购、续订、招标采购、询比价采购。

招标采购为遵照国家招标法律法规的采购方式。50万元以上（含50万元）物资采购采用招标采购方式，ZGS集团公司规定低于此限额时，按国家和集团公司规定执行。50-100万元（不含100万元）物资一般采用邀请招标，也可采用公开招标。具备 公开招标条件的100万以上（含100万元）的物资，应公开招标。

询比价采购为比质比价、择优选厂的采购方式，对于一般的设备、材料、化工设备及材料采用这种方式。采购尽职调查与产品验收问题

2003年5月，重庆某企业为提高产品质量，增强竞争能力，临时决定从国外引进两台具有世界领先水平的 生产设备。

经一客户单位推荐和联系，企业派出有关负责人出国实地“考察”，后迅速与国外某成套设备公司签订了 采购合同，并一次性支付了设备款。

同年6月初，两台设备运达并立即投入生产。但在接下来的几个月中，多次出现机械故障，生产的产品也 不达标。后经专家鉴定，这两台设备第国外淘汰多年的旧机器，供货商仅仅更换了一些零部件、重新涂抹了油漆就将其出售了该企业，其实际 价值不及售价的十分之一。

第六节 各环节主要风险点及管控措施(四)

（四）确定采购价格 主要风险：

采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合 理，可能造成企业资金损失。控制措施:

1、健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地 确定采购价格。

——对标准化程度高、需求计划性强的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。

2、采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执 行价格或参考价格。——建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

北京燕山石化原采购组长受贿获刑15年

燕山石化物资装备中心原采购(主要负责备品备件的采购)组长张鹏因犯受贿罪获刑15年。反贪人员查明，从 2003年起，张鹏利用职务之便，索取、非法收受他人财物共370万余元，最高一次索要100万元。甚至坐飞机去浙江舟山拿回扣。

据了解，张鹏在询价和定价上有绝对发言权，基本上要经过他签字才能进入审批程序，供应商都巴不得和 他搞好关系。这也为他利用职务索贿提供了便利。

检察官披露，为了逃避法律追究，张鹏将所有财产转移到他妻子名下。2005年，他与妻子秘密离婚，并随 身揣着离婚证。他扛下所有罪过，并坚持表示前妻并不知情。

（五）订立框架协议或采购合同 主要风险：

框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能 力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。控制措施:

1、应引入竞争制度，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估。

2、根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任；按照规定权限签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业 人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

3、对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。虚假购销合同问题

原北京某市政工程公司水电工程处主任沈某利用职务之便，向他人索取空白合同和空白商业零售发票，伪造 工矿产品购销合同，虚构从某电线公司购买382万元电力电缆的事实，并指令保管员填写虚假的材料入库验收单。

第七节 各环节主要风险点及管控措施(五)

（六）管理供应过程 主要风险：

缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资 损失或无法保证供应。控制措施:

1、依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能出现的异常情况，应出具书面报告并及 时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。

2、对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造 单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。

3、根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。

4、实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。

（七）验收 主要风险：

验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成品种、质量、规格差异、账实不符、采购物资损失。控制措施:

1、制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可 入库。

2、验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等 原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入 库凭证传递给财会部门。物资入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特 物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。

3、对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。

——对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。——对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。

第八节 各环节主要风险点及管控措施(六)

（八）付款 主要风险：

付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。控制措施:

1、企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力。

2、严格审核采购预算、合同、相关单据凭证（如销售发票等）、审批程序等相关内容的合理性与真实性 ；

3、审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。

4、加强预付账款和定金的管理。

——涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。

（九）会计控制 主要风险：

缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关 会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。控制措施:

1、企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记 录核对一致。

2、指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款 项，对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。

第九节 采购业务的后评估

1）及时分析、发现采购业务薄弱环节，惩戒违规与失职行为，优化采购流程。

企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析。

2）将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系。

企业内部采购管理制度 篇6

依据《登财购[2018]2号》文件关于落实政府采购主体责任严格依法采购工作实施方案的要求，为了加强学校对采购业务的内部控制和管理，规范采购业务中的审批、招标、合同签订、验收、付款、监督等行为，防范采购过程中的差错和舞弊行为，根据相关法律法规，结合学校实际，制定本制度。

第一条

本制度所称的采购业务，主要是指学校外购商品、工程、服务、付款等行为。

第二条

采购预算是采购业务的起始环节，按照相关法规的规定，学校的各项招标采购均需纳入学校预算，未列预算的项目不得进行采购。若遇紧急情况（如自然灾害、水电气暖抢修等），必须报校领导，并与教育、财政等主管部门沟通协商同意后，依照特事特办的原则，可提前进行采购，但必须写明情况，补办相关手续。

第三条

学校严格规范采购程序。所进行采购的项目需要经过市教育局、财政局、发改委等相关部门审核批准的，须在完成审批手续后，按相关部门批准的方式进行采购。属定点采购或协议供货单位提供的，应从政府定点采购或协议供货单位处采购。不能化整为零，规避采购。同类项目三个月内不得重复采购。

学校自行采购单项5千元（含）以上或批量1万元（含）以上的大宗物品、5千元（含）以上的维修工程或服务项目，需在学校领导组会议进行讨论决定，并对其采购过程及供货单位的确定方式在校务公开栏内进行公示，确保采购公开透明，合规合法。

单项5千元以下或批量1万元以下的小额零星物品采购、5千元以下的维修工程或服务项目，按照“比质比价、货比三家”的询价原则，确保公开透明，降低成本，可以询价采购。

第四条

学校建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限。学校以校级领导为招标采购的领导小组，建立以总务科为主体，以项目科室负责人、相关专家、教职工代表共同参加的招标采购机构履行采购手续。岗位责任如下：

1、总务科采购员、采购专管员负责按照相关法规及采购预算报批采购手续确定采购方式，制定采购文件，询价议价，拟定采购合同，整理存档采购手续的相关文件等。

2、总务科长组织采购活动。协调相关部门负责审核采购价格、发布采购文件、主持招标活动、组织验收入库，监督合同履约及付款情况等。

3、学校聘请法律顾问负责对采购合同、协议等的审核。根据需要学校可聘请项目监管部门负责对货物、工程验收的审核。

4、仓库保管人员负责所购货物的验收与入库，并完善相关记录。资产管理员登记固定资产账。

5、财务室负责审核发票真伪，按照采购合同及财务规定支付款项。

6、招投标组织成员应认真履行职责，力争做到所招项目物有所值。第五条

学校的所有项目在招标、施工、验收等各个环节中，必须全部公开进行，始终自觉接受全校师生的监督，防止各种欺诈、舞弊等行为的发生，以避免造成学校利益受损。所有招标活动的招标公告、中标结果及按要求需公示的其他内容都应在学校外网或按要求在市政府采购官网上公示。

第六条

学校采购的货物必须经过严格验收合格后，才可办理入库并按规定付款；学校的所有施工项目在施工过程中，需接受全校师生的监督，在施工结束经相关部门严格验收合格后，方可按规定付款。可移动的商品货物都应到保管室办理入库验收，不可移动的商品货物（如粘贴在墙上的宣传广告）或工程都应组织相关人员办理商品货物或工程项目专项验收。

第七条

学校应当确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，并根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害单位利益。

第八条

加强采购业务的记录控制。由档案室负责妥善保管采购业务的相关文件，包括：采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明、投诉处理决定等，完整记录和反映采购业务的全过程。

第九条

对于大宗设备、物资或重大服务采购业务需求，由单位领导班子集体研究决定，并成立由单位内部资产、财会、审计、纪检监察等部门人员组成的采购工作小组，形成各部门相互协调、相互制约的机制，加强对采购业务各个环节的控制。第十条

加强涉密采购项目安全保密管理。涉密采购项目，应当在办公室的监督指导下，严格履行安全保密审查程序，并与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。

第十一条

学校有权按照行政事业单位公务人员相关规定对违反上述规定的人员予以处罚。

第十二条

本制度经校长办公会议通过后生效，本制度的解释权归校长办公会。

XXXXX学校

企业采购业务内部控制问题研究 篇7

一、企业采购业务内部控制方面存在的问题

(一) 内部控制制度不健全

企业内部控制意识缺乏, 对内控的重视程度不够, 是导致采购业务内控制度不健全的主要原因, 有的企业即使设立的内控制度, 也由于缺乏执行力而形同虚设。因此在采购环节内部控制制度的建设上, 企业应高度重视, 并认真贯彻实施。

(二) 缺乏对供应商的有效评估

我国大多数企业没有建立对供应商的采购评估体系, 对供应商缺乏全面客观的评价。对供应成本采购人员未能进行科学合理的分析, 使得采购价格不合理, 采购价格压得太低, 会导致缺货, 一味追求低价可能使产品质量下降, 退货增加, 而经常性的退货, 会造成计划变更, 影响交货期, 降低企业的信誉, 使企业失去竞争力。

(三) 采购程序有待进一步规范

在当前的实践中, 大部分企业采购流程的设计不科学, 没有对采购实施预算控制, 这样的采购程序存在以下不足:

1. 采购缺乏计划性及预算控制

企业的生产部门没有制定全年的采购计划, 只有在缺少某种物资时才由采购部门进行采购, 而由于时间紧, 对采购物的质量和价格就缺乏合理的分析和比较, 也无法对采购项目进行调查分析和可行性论证, 无法以最优性价比采购到所需货物。另外, 也缺乏对采购信息的实时记录, 使得每一次的采购对于下次的采购没有借鉴意义。因此企业应制定详细的年度采购计划, 而且当市场价格出现剧烈波动时, 采购部门可以依据全年采购预算, 合理调配采购物品。

预算考核部门也可以对采购部门的采购行为进行有效的监控, 对其实施监督, 采购量高于与生产量相匹配的数量时有人在监督, 价格高于预算有人在监督, 高于市价时更有人在监督。

2. 采购业务在企业各部门间的职责分工不明确

职责分工不明确, 复核审批制度不健全, 生产部门、技术部门、财务部门等相关部门相互支持和配合度不够, 询价、下单、验收等本应该相互独立的活动全部由采购人员完成, 极易产生舞弊, 甚至与供应商串通, 收受供应商的回扣, 损害公司利益;且由于采购人员专业能力不够全面, 容易导致采购物质量不高, 使得产品质量难以保证。

3. 对采购业务流程的监督不到位

采购工作通常被认为只是采购部门的事情, 由于监控、信息与沟通等方面的不足, 制度的建立游离于公司其他部门之外。由于缺乏与其他部门的必要沟通与联络, 很难获得必要的信息支持。而且各部门对采购业务的控制仅限于已经发生的业务, 属于事后控制。而对采购业务前期及事中的事项缺乏必要的控制。

二、完善采购业务内部控制的对策

(一) 重新设计采购业务流程

对采购业务进行预算控制。采购预算控制是企业年度预算控制的重要部分。采购预算是采购计划的货币体现, 是根据销售预测或生产计划, 对所需物资的数量及成本等做出的详实计划。采购计划是指采购部门为了配合企业的销售和生产, 根据市场需求、企业生产能力和采购环境容量等制定的采购清单和采购工作日程表。制定采购计划是开展采购活动的第一步, 是对整个采购活动的整体安排。

企业应根据自身的实际情况及业务特点设计采购业务流程:首先, 建立预算控制制度。采购部门的采购预算应结合企业年度预算和仓储能力、外部市场环境和价格质量的变动趋势来制定, 以保证其科学性与合理性。其次, 生产部门根据生产计划提出合理的采购需求计划, 审批通过后编制相关请购单交采购部门审核;第三, 采购部门在全年采购预算的范围内按请购单事项进行采购, 筛选出合适的供应商, 同时确保所采购的产品及时有效地投入生产;第四, 预算控制部门要对采购过程进行预算监督;会计部门进行账务处理及应付账款的交付。

(二) 加强对采购业务的监督力度

1. 加强对供应商的管理。

企业应建立完善而系统的供应商管理制度, 对供应商的资信、经营状况等进行动态跟踪。首先, 采购部门应建立一整套标准化的评价供应商的评分系统, 应包括如供货能力、价格、质量、服务、违约的偿付能力和诚信度等评分维度。采购部门通过对供应商的信息进行详细的记录和维护, 使得选择供应商的流程更加有效和优化, 采购人员也能够对各个供应商有一个较为客观、全面的评价。其次, 生产技术部门要判断供应商所提供的产品是否符合订单的要求, 从生产部门的角度对供应商进行评价。再次, 质检部门也应参与对供应商的评价工作, 从质检部门的角度对供应商进行评价。最后, 财务部门应核查凭证的正确性, 除重点审查其数额、款项、种类等, 保证相互一致且手续完备之外, 还应该对供应商的偿付能力提出自己的判断。

2. 加强采购业务流程控制, 明确相关人员职责权限。

一, 加强采购业务部门间职责分离制度。包括请购与采购审批和采购执行要分离;采购人员不能同时验收货物;付款审核与付款执行职务分离;货物的采购、储存和使用人与会计记账人员相分离等。二, 采购监督部门, 包括预算执行部门、审计部门等需要对采购行为进行控制、对其进行监督。三, 明确采购业务不同岗位的职责分工, 从而提高工作效率, 避免相互推诿, 也有利于绩效考核。

(责任编辑:唐荣波)

摘要：内部控制在企业经营管理活动中是非常重要的, 而采购业务是企业经营管理活动的首要环节, 涉及商品与现金的进出, 极易产生舞弊行为, 因此对企业的经营管理影响重大。针对采购业务内部控制中存在的问题, 本文在对这些问题进行分析的同时提出了一些改进措施。

企业内部采购管理制度 篇8

关键词：集中采购；内部控制；建设；应用

我国的政法采购办法实施10多年来，对于政府执政能力和效率的提升起到了一定的促进作用。对于高校而言，作为一种按照政府采购办法实施技术物质资料采购的单位，在近些年的采购管理方面，也探索了许多有效的办法。但是，当前高校的集中采购中还是存在内部控制制度建设方面的缺陷，给了一些人士违法违纪的漏洞。为此，研究优化和加强高校集中采购内部控制制度的建设，并将相关研究理论运用于实际中，使高校集中采购事宜能够高效运作，形成一套规范、完整和系统的控制机制。

一、高效建设集中采购内部控制制度的意义

（一）保证高校采购项目有序进行的需要

在高校推行集中采购，能够使各个有物资和技术资料需求的部门能主动按照采购周期制定合理的采购需求计划，同时，集中采购负责部门会组织政策的制定、预算的编制、采购方式的确定和最终承包商的确定、款项支付工作，在这个过程中，需要其他许多的高校部门参与，由集中采购负责部门对相关事宜进行协调，能够提升办事的效率。同时，加强对集中采购的内部控制，能够使各职能部门和采购负责部门参与人员的权利和义务进行规范，约束住许多人的行为，保证采购的规范和高效。这样的制度建设，最终还是能够保证高校采购项目有序进行，提升各部门对办学物资和技术资料的管理。

（二）有效防范集中采购风险

由于集中采购活动涉及到的资金金额较大，而且项目内容较多，涉及到学校多个部门和较多的人员，通过集中采购内部控制制度，能够减少集中采购信息和其他管理信息的泄露，使得学校在集中采购过程中能够占据有利地位，并保护学校资产的安全，促进资金的高效利用。

（三）集中采购过程中反腐败的需要

对于高校而言，参与集中采购的物质和技术资料大多数具有“公共产品”属性，而且采购的规模大和數量多。按照“有限理性经济人”理论，在高校实行集中采购项目时，会存在一些部门或者是人员因为小团体或者自身利益而出现对国家、学校利益损害的行为。建立高校集中采购内部控制制度，能够利用授权批准、不相容职务分离等控制，使集中采购项目运行中出现的走后门、拿回扣、预算人为放大和假招标等不法行为得到有效的减少甚至杜绝。

二、高校集中采购内部控制制度的建设

（一）优化集中采购的控制环境

控制环境是在高校集中采购项目进行过程中，能够产生影响的内部控制的各种因素的总称。这些因素主要有机构设置、决策机制、职权与责任、领导者和工作人员的思想和业务素质、监督措施和影响集中采购业务的各种外部关系等。对于高校集中采购项目而言，内部环境是建立和实施内部控制的基础。因此，单位应当尽可能的做好内部环境的优化，如单独设置内部控制职能部门或者确定内部控制牵头部门，负责组织协调内部控制工作；建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制；实行关键岗位责任制，确保不相容岗位相互分离，并通过定期或不定期岗位轮换排查工作中存在的问题与隐患；加强对领导者和工作人员的素质控制等，从而保障集中采购内部控制制度的有效执行。

（二）分析和评估集中采购各环节存在的风险

在对集中采购内部控制制度建设时，对高校集中采购过程中的各项采购风险进行评估，然后制定相应的风险控制条例，使采购风险降低，提升内部控制制度的有效性。首先对集中采购的业务流程进行梳理，明确业务环节。其次分析各环节可能存在的风险点，进行风险评估，然后结合各风险的实际情况，制定切实可行的风险控制制度。具体而言，主要做好预算过程的风险评估、招标文件和投标文件的风险评估、供应商信用风险评估和合同风险评估这四方面的工作，然后结合各风险的实际情况，制定切实可行的风险控制制度，使得集中采购项目进行时，能够有效稳定应对各种问题。

（三）对集中采购的程序和要点进行控制

集中采购内部控制，主要是通过控制内部活动来实现内部控制的目标。因此，在构建高校集中采购项目内部控制制度时，需要结合集中采购日常工作的要点和环节进行制定。首先，要对程序性的工作制定出相应的管理办法，然后在制度层面，明确各职能部门的分工，最后，要对制度的执行情况进行说明，使得制度能够得到有效执行，保证制度在集中采购项目进行过程的每一个环节能起到效果。

（四）建立集中采购内部控制评价机制

高校审计部门应定期对建立的集中采购内部控制制度的设计和运行的有效性进行检查，分析查找内部控制缺陷，提出改进建议并读出落实整改。一方面可以防范风险，及时堵塞管理漏洞，另一方面有利于持续地完善集中采购内部制度，使其发挥更大的作用。

三、某高校图书集中采购项目应用实例

在某高校，由于学生数量较多，对于教材、资料等方面的需求较大，而且图书馆也在不断加强图书数量和内容方面的建设，为此，对于集中采购的图书项目，数额巨大，而且图书的种类比较繁多。为了实现对集中采购的内部控制，保证集中采购项目的有序进行，按照该校制定的集中采购项目内部控制制度相关的内容，对采购项目进行控制。在组织政策的制定、预算的编制、采购方式的确定和最终承包商的确定、款项支付工作方面对各个内容进行单独的控制，尤其是对进行计划审批、招标环节和付款环节等方面的授权批准权限进行严格控制，要求相关经办人先学习控制制度然后再进行工作，严禁未经授权的机构和人员办理相关不相容岗位业务，重大或特殊项目的业务实行集体决策与审批。从图书采购各个环节和图书资料的质量检查等方面综合评价此次采购，相关专家一致给出优秀评级，这次图书集中采购项目的高效完成，正是由于执行了严格的集中采购内部控制制度的相关要求，说明内部控制制度作用十分有效。

总结：

对于高校而言，集中采购项目多，构建一套行之有效的内部控制制度，并将这些制度的具体内容应用于实际的采购工作中，不仅能够提升采购项目的有效性，还能提升相关人员的工作水平，促进日后采购项目的正常高效开展。（作者单位：四川美术学院）

参考文献：

[1]钟永泉，曾文冰，余乐俊.试论高校集中采购内部控制制度的构建[J].实验室研究与探索，2011，09：379-381.

[2]钟永泉，赵邦枝.高校集中采购内部控制制度的构建与探索[J].实验技术与管理，2009，12：146-148.

[3]赵帅.高等学校内部控制问题探讨[D].西南财经大学，2013.