神奇的文件箱

神奇的文件箱

神奇的文件箱 篇1

这种文件箱小巧玲珑，只有一本新华字典的大小。但你可别小看它，它的存储功能可是无比强大，能存储的东西包罗万象，比如：航空母舰、房子、汽车、狮子……要用时，你只要对着菜单栏说出你想要的东西，它就会自动张开跳出你需要的物品。如果你要把它放进文件箱时，只要轻点回收站，就OK了。

除了存储，文件箱上还安着一个微型音箱。它不但能报时、接听电话、播放音乐、还能录音。早上，定时呼叫器会发出美妙的音乐提示：“小主人，快起来，坚持锻炼身体壮!”有人打电话时，呼叫器会自动接听，并根据情况进行处理。你累了想听音乐时，优美的旋律立即在你耳边回荡。

文件箱的最大优点是充满着惊奇，充满着魔幻，你只有自己去使用，才能体会到它妙不可言。而当你陶醉于文件箱那妙不可言的神奇魅力时，你已在不知不觉地攀登着科学的高峰，这也是文件箱能畅销全球的原因之一。

神奇的文件箱 篇2

一、智能文件夹简介

智能文件夹是由Excel格式的源文件、程序文件和目标文件组成,在程序文件中利用Excel强大的内置函数、公式和宏等功能,采集源文件中的数据,加工整理生成目标文件(见图1)。

1.源文件:从系统中下载或其它方式取得的Excel文件,为编制目标文件提供原始数据。

2.参数文件:加工整理源文件所需要的参数,如用于进行匹配的各种代码、汇率等。

3.程序文件:是由若干个Excel工作表组成,它利用函数、公式和宏等数据处理功能,完成数据采集、加工整理,按所需的格式生成目标文件。

4.目标文件:需最终生成的正式文件,依据报表格式、信息需求等设置。

使用智能文件夹时,每次只需更新源文件,新的目标文件便可自动生成。智能文件夹就是利用程序文件把复杂的制表过程模式化,再通过链接可替换的源文件,来实现目标文件的自动更新。它可“一次编定,反复使用”,因而可大大节省时间,实现高效办公。它最适用于需反复操作或定期进行的制表、比对、分析等工作。

二、智能文件夹的编制方法

我们以每月上报政府部门的《工业中间投入指标填报表》(以下简称“工业指标表”)(见表1)的编制方法为例介绍如左。

该表一般是不能由系统自动生成的,其中的每一个数据,都需按一定的归类原则,根据财务系统中各相关明细费用科目的累计发生额,逐项汇总填列。十分麻烦,且容易出错。

为此,我们用以下方法,编制了“工业指标表智能文件夹”。

第一步:新建文件夹。取名为“工业指标表智能文件夹”(见图2)。

第二步:获取源文件。本例是从会计软件系统(以使用SAP为例)中分别导出制造费用、管理费用、销售费用、财务费用的四个明细表,保存于“工业指标表智能文件夹”中,可分别命名为“SAP制造费用”、“SAP管理费用”等,格式如图3 (现仅以制造费用为例):

第三步:编制参数文件。为便于匹配,本例需将财务系统中的各明细费用科目,在“工业指标表”中找到一项费用指标与其相对应,以便统计归类,确定后编制如图4参数文件,命名为“参数表”,并保存于“工业指标表智能文件夹”中。

第四步:编制程序文件

1.建立一个Excel工作簿用于编制程序文件

命名为“自动生成工业指标表”,保存于“工业指标表智能文件夹”中。

2.采集源文件中的有效数据

在程序文件工作簿中建立“采集”工作表(见图5),用于采集源文件中的各项费用数据。在表中设置“科目代码与名称”、“提取科目编号”、“匹配指标代码”、“累计发生额”四列。在B4单元格中设置公式“=SAP制造费用.XLS!B4”,然后将该公式填充至B列其它单元格(填充范围应以能将源文件数据采集完整为准,下同),即可将“SAP制造费用”表B列的“会计科目代码与名称”都采集过来。

在E4单元格设置公式“=SAP制造费用.XLS!N4”,然后将该公式填充至E列其它单元格,将“SAP制造费用”表N列的“累计发生额”都采集过来。

3.对采集的数据进行加工整理。

先提取“科目代码”(见图6)。

在C4中设置公式“=IF(E4<>0,MID(B4,4,10),0)”,并填充至C列其它单元格。即可将B列中有累计发生额的科目代码全部提取。

再匹配指标代码(见图7)。

在D4中设置公式“=IF(C4=0,0,VLOOKUP(C4,参数表.xls!$B:$E,4,0))”,并填充至D列其它单元格。即可对C列中的科目代码按照参数表的分类原则匹配上指标代码。(用VLOOKUP公式为C列的科目代码找到匹配的指标代码,而设置IF公式的目的是为了剔除C列中不需要汇总的数据,为后面的分类汇总公式作准备。)

最后编制目标文件(见图8)。

先在程序文件工作簿中新建一个目标工作表,命名为“工业指标表”,再将空白的《工业中间投入指标填报表》的格式复制粘贴于此表。

在D7中设置公式

“=ROUND(SUMIF(采集!D:D,C7,采集!E:E)/1000,0)”,目的是将采集表中所有匹配到“03”指标代码的科目的累计发生额汇总填写在该单元格中,并且转换为“千元”单位。按同样方法将该公式填充至其它有关单元格,即可完成对制造费用各指标的汇编。

在D6中设置公式

“=SUM(D7:D17)”,求得制造费用合计数。

用同样方法采集整理销售费用、管理费用和财务费用。即可完成“工业指标表”的编制工作。通过上面的例子,我们可以用图9中的表格表示各文件之间的联系。

三、编制智能文件夹的注意事项

1.源文件的格式应固定不变,主要是每列标题及其位置应固定不变(行数目可变);以保持程序文件的有效性;

2.不能在源文件上添加函数/公式,因为下次替换将被清除,因此函数/公式只能添加在程序文件中;

3.要正确估计源文件的最大行数,以确定公式、函数的最佳覆盖区域,过小会遗漏数据,产生错误;过大影响速度。应注意为以后新增行项目合理预留空间。

4.巧妙的运用宏,提高运行速度。可运用宏完成复制粘贴、筛选整理、插入删除等操作。

5.正确运用单元格的固定地址与相对地址优化程序文件,使同一列内的公式尽量保持上下一致,同类型的各列的公式也应尽量保持左右一致,以便于填充更新。

6.尽可能利用源文件中的合计数对新生成的报表进行检查。例如可以在程序文件中添加公式将新生成报表的合计数与源文件中的合计数比较,如果相同反馈正确信息,如不同,反馈出错信息,以便每次制表时进行检查。

7.复杂的智能文件夹应建立控制台(一张工作表),用于对制表过程进行控制(如图10):

一是应编写操作流程;

二是使用宏时在流程中应有链接宏的按钮,以便操作;

三是应对各步骤运算结果的正确性设立判断标志。

四、智能文件夹的使用方法

使用智能文件夹时,每次只需更新源文件,新的目标文件便可自动生成。

本例中,每月只需从系统中下载新的制造费用等四个源文件至该智能文件夹中,替换原来的四个源文件,然后依次打开源文件、程序文件和目标文件,耗时不到一分钟,一张新的“工业指标表”就立刻出现在你的面前。操作简单、快捷准确,一次编定,便可反复使用。

五、使用智能文件夹注意事项

1.导入的源文件必须与智能夹中的源文件的“工作簿名称”、“工作表名称”、“工作表格式”完全一致。

2.使用智能夹时,不能对其中的源文件进行“单元格”删除或插入,否则会使程序文件和目标文件中的公式发生混乱;

3.导入新的源文件时,应选择“替换/更新”。

4.打开程序文件和目标文件时,应选择“启用宏”、“更新链接”。

六、智能文件夹的适用范围

智能文件夹的适用范围十分广泛,特别适用于反复进行的、或在一定时期内(一天、一月、一年)需多次完成的、操作比较复杂的、数据量较大的Excel格式的报表编制工作。

可归纳为如下几类:

1.整理源文件,使其生成所需格式的报表;

2.对源文件(一张或几张报表)中的数据进行分类汇总;

3.对两个源文件中的数据进行比对,判断是否一致,不一致的编制差额明细表;

4.根据工资表等源文件中的相关数据,按一定规则匹配会计科目,制作成会计分录清单;

5.依据付款清单,生成支票、进账单、电汇等银行付款凭单,以便进行机打;

6.依据系统中导出的批量数据,生成汇总表和可选择显示的标准格式的分类明细报表。