关于电子邮件格式

关于电子邮件格式（精选11篇）

关于电子邮件格式 篇1

一、关于主题

1.一定不要空白标题。

2.标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。6.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

8.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2.邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。3.Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。

四、附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

1.只要必要的时候才使用英文邮件。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。4.选择便于阅读的字号和字体。

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。

六、结尾签名

1.签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。

七、回复技巧

1.及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.进行针对性回复

当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

3.回复不得少于10个字

4.不要就同一问题多次回复讨论

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过长不可阅读。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。

5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）

如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该reply all, 让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同的意见，应该与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”之前，要再三确定。

6.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需回复”。

八、正确使用发送、抄送、密送。要区分TO和CC 还有BCC（区分收件人、抄送人、密送人）

1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而CC的人则只是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回复。

3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。用在特殊情况。

4.TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低到高都可以。

关于电子邮件格式 篇2

1 格式解析

(1) 待上传的电子工资单为Excel (.xls) 格式, 其内容必须符合“上传格式说明”规定的标准, 才能成功上传建行服务器。

(2) 工作表第一行为数据描述信息:A1单元格是以“#”号开头的单位名称 (必填) , B1单元格为工资单的收入项总数 (必填) , C1单元格为工资单的支出项总数 (必填) , D1单元格为工资单的备注 (允许不输入内容) 。

(3) 工作表第二行为项目描述信息:前10个单元格 (A2到J2) 项目名称不可改动。A2单元格是以“#”号开头的姓名。后60个单元格 (K2到BR2) 工资项目名称可自定义, 收入项目在前, 支出项目在后, 收入和支出项目所占列数可自由分配, 但总和不得>60个单元格。收入和支出项目总个数与B1和C1单元格所填对应相符。见图1。

(4) 在电子工资单上传页面录入的发放工资总金额是J列实际收入项目的合计, 等于H列收入合计减I列支出合计。发放工资总笔数为从第3行开始向下的明细记录。见图2。

2 注意事项

(1) 上传文件大小不能超过640 000字节, 如超过可化整为零、拆分批次, 分批上传。

(2) 系统默认上传最左边第一张工作表。

(3) 务必删除姓名中空格、空行、合计。

(4) 账号、金额字段, 必须是半角方式数字, 不能有分隔符号。

(5) 确保电子工资单项目间关系勾稽, 并和上传页面录入的发放工资总金额、发放工资总笔数相符。

(6) 网银代发工资后即上传电子工资单, 使员工收款和查询同步。

3 活用免费

(1) 员工仅网上自助开通普通客户版个人网银 (https://ibsbjstar.ccb.com.cn/app/V5/CN/STY1/FB30101_notice.jsp) , 就可免费查询、下载电子工资条。

(2) 实行系统内部财务统管的各单位, 只要有一个单位开通了高版网银, 其余单位均可搭车共享其电子工资单功能, 从总体上节约财务费用。

摘要：笔者通过解析建行电子工资单上传格式, 使之便于理解和使用。

电子文件长期保存格式探析 篇3

一、电子文件内容、形式及常见的格式

电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。按载体划分,可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件;以数据的表现形式为划分标准,有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件等;以属性为划分标准,数据库文件又有FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通”软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。

按电子文件的格式划分,有数字文本文件 、数字影像文件、数字图形文件、数字语音文件、数字视频文件。文本文件常见格式有XML、TXT、UOF、RTF、WPS、PDF/A、CEB、SEP;图像文件常见格式有TIFF、JPEG2000、JPEG、GIF、PNG、DjVu;音频文件常见格式有WAV、MP3、WMA、OGG Vorbis 、FLAC;视频文件常见格式有AVI、MOV、MPEG等。

二、电子文件长期保存格式选择存在的问题

选择专用媒体或是专用存储格式将来会导致数字存储问题,例如媒体格式。选择专用媒体格式存储电子文件,必须考虑将来该格式的过时问题。再例如文件格式。为了确保电子文件的长期存取,如果采用专用的文件格式,会由此增添更大的复杂性。专用软件的应用常常升级至最新版本,然而软件的功能却没有像版本变化那么明显。随着时间的过去,文件格式累积的变化更为显著,甚至危及格式逆兼容。对遗产软件的维护显得很急迫,但是存在的问题颇多。就像应用软件一样,操作系统也得定期升级,随着系统基本体系结构的发展,将来不再支持遗产软件,不对遗产软件支持就意味着产生新的安全问题的风险也在增加。

三、电子文件长期保存格式的选择标准

1、按格式种类分析

要作为文本型电子文件的归档格式,马春茂①认为应该符合下列条件:(1)应该是公开的格式,不依赖特定的系统和软件存在,能够在可以预见的时间内被正常读取;(2)应该保持文件生成时的排版格式,即使经过办公软件的不断升级,也能输出同纸质文件一样的格式;(3)应该便于数据交换、便于查找和检索;(4)应能保证电子文件在处理过程中不被篡改和窃取。

为了对数字资源实施长期保存,对保存图像格式的选择尤其重要。叶新民②认为应满足格式使用的标准化和广泛性;格式应是公开的,而非私有的,而且应公开已出版的技术资料;格式应支持元数据;格式应对存储介质无依赖性等要求。

对于数码录音的电子文件长期保存格式,张文浩③认为应支持真实性验证技术、数码音质无损、文件格式开放透明、不绑定软硬件、格式自描述、格式自包含、易于存储、格式紧凑、信息安全、代价最小等要求。

数字摄像(DV) 、数字电视(DTV) 和网络视频系统的广泛应用以及对现有模拟视频的数字化, 视频电子文件的数量和类型不断丰富。项文新等④提出从保证视频文件的原真性和档案保管利用的便捷性出发选择合适的视频电子文件归档格式,认为视频电子文件应尽可能保证视频文件的原真性。

2、综合性分析

对于长期保存人类文化遗产的档案馆、图书馆, 最关心的是数字信息的内容不得丢失。刘家真⑤针对电子文件保存格式的选择问题,认为该格式能在不同的环境下使用;应是通用的、非专用的格式;支持数据从专用格式的环境中移出;最好是标准格式;被业界或用户广泛支持;具有可扩展性;可真实完整地被用户读出并理解, 无论何时何地, 用户所查到的该文件信息都与该文件最初情况完全一致;具有自身的可证明性;具有可评价性。

档案是历史的真实记录,具有凭证价值与情报价值。李泽锋⑥认为档案数字化过程中选用电子文件格式应考虑:保持档案原貌,利于网络平台下的传输交流,具有一定的标准性,具有较好的通用性和可移植性,选用电子格式的支持软件应支持数据从专用格式中方便地移出。

为了应对电子文件长期保存的需求,Adrian Brown⑦对电子文件长期保存格式的选择标准进行了积极的探讨,认为应具备开放标准、普遍性、稳定性、对元数据支持、互操作性、可生存性、真实性、可处理性、固定显示等9个条件。

3、笔者的理解

电子文件的格式选择是由电子文件创建过程的操作要求和电子文件长期存取的要求所决定的。综合各位学者的观点后,笔者认为电子文件长期保存格式的选择标准应具有以下几点:(1)开放性。格式开放,有公开发表的相应标准和技术规范,有与产品无关的技术专家组和标准化组织支持该格式。(2)标准性。该格式被广泛使用,具有自由使用的技术规范,可转换性高,支持保存元数据。(3)稳定性。不会随着时间的推移而作重大的变更,而且新版本的格式也应该能够做到逆兼容。(4)广采性。数字格式的广采性包括个人电脑随机软件包、Web浏览器的本地化支持、数字产品格式易转换等。软件厂商对创建良好和广泛使用的格式往往要比仅仅瞄准新市场的格式具有更宽泛和更长久的支持。流行格式会尽可能多地受到软件厂商的支持,人们可能更喜欢采用。(5)软硬件平台的独立性。被多种操作系统和应用软件支持。支持多种存储技术,或与存储技术无关。当用户不能使用指定产品软件时,可使用已有的插件读取。使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现,不必考虑软硬件平台。(6)真实性。电子文件的真实性要求保留“原貌”(例如字体、颜色和外观),数据迁移要求选取的文件格式能够保留文件“原貌”。(7)可利用性。要确保电子文件可读、可利用。

四、几种适于长期保存的电子文件格式

1、 PDF/A格式

PDF格式规范已经公开,并可免费获取,具有广泛的支持性。该格式具有与平台、字体无关的特点,解除了电子文件与操作系统的依赖关系,用户可以通过它的通用浏览器Adobe Reader在Windows、UNIX、Mac等任一系统平台上原版原式地读取PDF文档,不受操作系统、网络环境、应用程序的版本、字体的限制,从而从电子文件自身的角度保证了电子文件的可读性。PDF格式所具有的高度兼容性使用户可以轻松地将任何文档原版原式地转换成PDF文档,进而固化信息,使之不易更改,保持了原文档信息内容和结构的完整、真实,为不同软件生成的电子文件提供了一个可完整迁移其信息内容的统一文件格式。PDF/A-1a实现了对文档逻辑结构的保存和以自然阅读顺序保存文本。PDF/A-1b可实现对文本和附加内容的正确显示。在各国政府机构包括美国、英国、德国、新加坡、印度、澳大利亚等的电子政务领域中,PDF格式也被广泛应用。综合来说,PDF/A格式的特点是支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换等。

2、TIFF格式

TIFF(标记图像文件格式)是由Aldus和Microsoft公司为桌面出版系统研制开发的一种灵活的位图图像格式,用于应用程序之间和计算机平台之间交换文件。实际上已被所有绘画、图像编辑和页面排版应用程序所支持,而且几乎所有桌面扫描仪都可以生成TIFF图像。TIFF支持多种编码方法,其中包括RGB无压缩、RLE压缩、LZW压缩、ZIP压缩、CCITT压缩等,6.0版本又增加了JPEG压缩选项。TIFF 格式由于存储图像质量高非常有利于原稿的复制。另外,所有绘画、图像编辑和页面排版应用程序以及大多数扫描仪对TIFF 格式都提供良好的支持,这使得TIFF格式成为数字图像处理的最好选择。

3、JPEG2000格式

JPEG2000于2001年正式成为国际标准。JPEG2000完全采用小波变换代替余弦变换,与JPEG相比,具备了更高的压缩比以及更多新功能。在文件大小相同的情况下,JPEG2000压缩的图像比JPEG质量更高,其压缩率比JPEG高30%左右,精度损失更小。

JPEG2000的特点是⑧:

(1)同时支持有损和无损压缩,而JPEG只能支持有损压缩。(2)能实现渐进传输,先传输图像的轮廓, 然后逐步传输数据,不断提高图像质量,让图像由朦胧到清晰显示。(3)支持对图像中细节较多或较为感兴趣的区域进行高精度的无损编码、很强的容错性、支持水印等。(4)JPEG2000的许多优点和新的功能都是建立在复杂的计算与较大的缓存基础上,因此其速度与JPEG相比要慢许多。

4、FLAC格式

FLAC 属于无损音频压缩文件格式(文件名为.flac)。⑨FLAC 格式文件较小,便于播放。OGG 计划支持FLAC,也可将FLAC 音频数据封装在OGG 传输层中,生成OGG FLAC 格式文件(文件名为.ogg)。OGG FLAC 格式文件较大(比OGG Vorbis格式文件大得多),便于传输、编辑、播放。该格式的特点是支持真实性验证技术、数码音质无损、文件格式开放透明、不绑定软硬件、文件格式自描述、格式自包、易于存储、信息安全。

5、MPEG格式

MPEG即Moving Picture Expert Group(运动图像专家组),用该编码器编码的影音文件扩展名可以是MPG、MPE、MP4、M1V、M2V等,其中M1V和M2V都表示该影音文件中不包含音频部分,只有视频部分。这种格式也流行了很长时间。未压缩的AVI格式文件经MPEG-1、MPEG-2和MEG-4等编码压缩后,图像容量大幅度缩小,画质则降低不大,而且图像质量视编码参数而定。该格式具有压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换等特点。

五、电子文件永久可读性问题

文件格式种类繁多,打开方式多种多样,产生它们的软硬件环境也多种多样。对于一代又一代不同系统中生成的各种格式的电子文件,必须确保人类能够阅读,否则保存就失去了应有的意义。解决该问题的办法有:(1)不断地将文件转换成当前通行的新文件格式,使之不至于因为软硬件平台的过时而无法阅读。(2)采用一定的独立于任何计算机系统的统一格式存储文件。(3)将电子文件连同生成该文件的软件及其运行该软件的操作系统和硬件一道保存起来。当然这些方法都还不是解决电子文件永久可读性问题的万全之策。我们在实践中只能在以上方法中选择损失信息较少,可行性较大的方法来作为现阶段的对策。目前,大多数人选择了第二种方法,他们舍弃了对原文件结构、格式的追求,而重点强调对原文件内容的忠实再现,在可能的范围内使用较为通用的编码格式。而对于那些特殊的,没有标准格式的电子文件采用第三种方法,暂时将其支持系统一并保存下来,等待有关标准的出台。另外,在目前电子文件数量较少的情况下,采用第一种方法也是可行的。

六、结语

如今数字技术飞速发展,数字信息的可存取性却变得非常脆弱。电子文件采用可长久存取的文件格式的优越性惠及数据创建者、数据管理者和电子档案工作者。因此,对于电子文件的格式问题,不仅需要电子文件制作者,还需要负责电子文件管理和长久存取的所有人员都特别重视,积极采取措施确保电子文件的长期存取。

注释:

①马春茂:《电子文件归档格式思考》,《北京档案》, 2007年第7期:28-30。

②叶新民:《数字资源长期保存中的图像格式选择分析》,《图书情报工作》,2006年第5期:115-117。

③张文浩:《数码录音电子文件长期保存格式研究》,《黑龙江档案》,2009年第2期:6-7。

④⑨项文新、张照余:《视频电子文件的归档格式研究》,《档案学研究》, 2006年第4期:52-56。

⑤刘家真:《文件保存格式与PDF文档》,《档案学研究》, 2002年第2期:46-51。

⑥李泽锋:《档案数字化的电子格式研究》,《档案学研究》,2004年第5期:51-55。

⑦Adrian Brown:《Selecting File Formats for Long-Term Preservation》, http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/selecting_file_formats.pdf。

⑧尹露娟、苑津莎、郭增为:《静态图像压缩技术的研究》,《中国多媒体通信》, 2009年第7期:47-49。

电子邮件格式 篇4

仔细确认收件人，并将Cc：（「副本转送」）人数降至最低

二、电子邮件标题：

标题要求要明确且具描述性，字数控制在50个汉字以内，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。尽可能避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样(RE/FW标签有助于邮件检索)。

三、信件内容应简明扼要

电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。具体请参照本文档最后的范例。

四、邮件内容格式

邮件正文格式统一遵守以下规则：

字体：宋体（日文下为Simsun）;

大小:10;

一行最大文字数：不超过30文字

五、落款：

落款要清晰明了，注明发信者身份，具体请参考下方范例的落款。

六、附件：

所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密，发给客户的重要信息一定要加密，密码必须在6位以上，且必须是大小写字母，数字，特殊字符组合。密码不可以写在邮件中，可以通过其他方式（如电话）通知客户。

附件体积不能太大。如无特殊情况，附件体积尽可能控制在5M以内，大于这个数字的，通过FTP或者是网络空间传送。

附件最好都打一下包，因为某些邮件收发程序和防火墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能包含破坏性代码的exe，doc，jpg，js，scr等等格式的附件。

七、发送前的注意事项。

电子邮件的格式和 篇5

电子邮件（E-mail）是建立在计算机网络上的一种通信形式。计算机用户可以利用网络传递电子邮件，实现相互通信。电子邮件可在计算机局域网上进行，也可在计算机广域网上进行。进行电子邮件通信，必须在网络文件服务器（即计算机）上建立电子邮件的“邮局”。它是电子邮件的中心集散地，可为每个用户设置有地址的信箱。别人可向该信箱发送电子邮件，信箱的主人则可在方便时从信箱中取出对方发来的邮件。这里的“邮局”实际上是网络文件服务器上的一组数据库文件。

电子邮件伴随着电子计算机的普及，成为当今时代人际交流的重要的文书样式。它既可用于处理公务，还可用于私人交往。起着沟通信息、交流感情的作用。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，传输速度快，能够跨越时空，而且还可以大大地降低通信费用，它为信息时代人们的快节奏、高效率信息传递提供了便利与可能。

（二）电子邮件的撰写 1．电子邮件的结构与内容

电子邮件由邮件头和正文结构而成。

邮件头包括收件人、抄送人地址、主题（邮件名称）、发件人地址等内容。正文包括三部分内容。

(1)信头。第一行顶格写对收信人的称呼。

(2）信体。开门见山、直接人题，告知事宜，传递信息，分享情绪，可自由发挥。

(3)信尾。写明发邮件人姓名、发邮件日期。2．电子邮件的撰写要求

(1)主题要明确。一封电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。

(2）语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。

(3)内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。(4)结构要完整。要有“头”有“尾”，有称谓有署名，保持应用文体格式规范的良好写作习惯。

（三》电子邮件使用注意事项 1.避免滥用

在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。在社会交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。

有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。

2．注意礼节

一般而言，收到他人的重要电子邮件后，应即刻回信，既回复对方所提事宜，又是一种礼节的需要。

3．注意编码

由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾地区、港澳地区，以及侨居国外的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。因此，当用中国内地的编码系统向生活在中国内地之外的其他一切国家和地区的中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的“天书”。因此，此时必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件． 4.慎选功能

现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。

这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。

电子邮件作为随着高科技时代应运而生的一种应用文体，每个人都有责任、有义务为其建立规范的行文格式与文明的语言模式，使其写作有章可循。这样

便能保证其作为一种文书样式的严肃性，并保持其经久不息的生命力，从而维护社会交际环境与精神文化领域的文明有序发展。

例文

意见征问函

尊敬的xx客户：

感谢您长期以来对我公司的关心与惠顾！目前因网络使用客户激增迫使我们要对网络进行扩容与改进，以方便客户，提供最有效的服务。您有什么意见和建议敬请提出。我公司的E-mail地址：xxxxx 长城宽带网络公司客户服务部

英语电子邮件的格式怎样写 篇6

1)告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。

2)说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as 详细、清晰 as possible.

3)末尾用一句话结束总结这次咨询。

I am writing to request information about sth.

关于电子邮件格式 篇7

笔者所在的单位从1997年开始使用电脑文字处理系统，操作系统从DOS、Windows98、Windows2000到现在的Windows XP，文字处理软件有DOS环境下的天汇文字处理、WPS和Windows环境下的Microsoft OfficeWord、WPSOffice，主要保存的格式是WPSOffice的WPS文档，还有部分为微软OfficeWord的DOC格式和少量DOS环境下的天汇文字处理文档格式，为此笔者根据单位现有情况，建议本单位转换的文件保存格式应遵循便于共享利用、尽量保证文件的原始真实性和能在不同的操作系统之间有效地实现互操作的原则，从四种保存格式中选择一种作为单位归档电子文件的保存格式。

扬州市档案局所规定的四种文件保存格式，各有特点，其中TXT格式是文本格式，转换成TXT格式后只能保存最基本字符信息，文件的所有格式会丢失，使文件失去其原始性，因此除了将DOS环境下的天汇文字处理文档格式的格式转换为TXT文本格式外，对Windows环境下的DOC和WPS格式不宜采用这一格式保存。

RTF是Rich Text Format的缩写，意即多文本格式。这是一种类似DOC格式的文件，许多软件都能够识别的文件格式，有很好的兼容性，使用Windows“附件”中的“写字板”就能打开并进行编辑。使用“写字板”打开一个RTF格式文件时，将看到文件的内容；如果要查看RTF格式文件的源代码，只要使用“记事本”将它打开就行了。这就是说，完全可以像编辑HTML文件一样，使用“记事本”来编辑RTF格式文件。对普通用户而言，RTF格式是一个很好的文件格式转换工具，用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传送。如可以利用RTF格式将在高版本的Word编辑的文档在低版本的Word上打开；RTF格式文件具有很强的编排功能。RTF格式的文件可以实现文字和各种插入对象 (如图形, 动画, 电影等) 的混排，文字也可以实现各式各样的格式编排，所以RTF格式的文件可以做得比较美观。RTF格式也有不足： (1) 通用兼容性应该是RTF的最大优点，但同时也就成为它的缺点，RTF格式文件一般相对较大（可能因为嵌入了兼容各种应用程序的控制符号），WORD等应用软件特有的格式可能无法正常保存等。 (2) RTF格式赋予作为控制符的字符特殊含义，使其作为文本出现时容易产生乱码。

XML为可扩展的标记语言，是简单的数据存储语言，使用一系列简单的标记描述数据，而这些标记可以用方便的方式建立，虽然XML占用的空间比二进制数据要占用更多的空间，但XML极其简单易于掌握和使用。正是这点使XML与众不同。XML的简单使其易于在任何应用程序中读写数据，由于XML的功能是非常强大的，同时对于人类或者计算机程序来说，都容易阅读和编写。就使得它成为在不同的应用间交换数据的理想格式。Word 2003可以通过“另存为”将DOC转换为XML格式，但遗憾的是目前WPS Office还不支持将WPS格式转换为XML格式，同时Word 2003也不支持直接打开WPS文档。

PDF文件格式是Adobe公司为了支持跨操作平台移植电子文件而开发的，以便在不同的计算机上都可阅读同一文件，并可在电子文件中集成多媒体文件，就是PDF格式的文件不管是在Windows、Dos，还是在Mac OS、Unix操作系统中都是通用的。PDF文件格式可将文字、字形、格式、颜色及独立于设备和分辨率的图形、图像等封装在一个文件中。该格式文件还可包含超文本链接、声音和动态影像等电子信息，支持特长文件，集成度和安全可靠性较高。无论创建源文档的应用程序和平台如何，PDF文件均可保留源文档的原始性。而且该格式为压缩文件，打包后文件非常小，这一特点使它成了在Internet上进行电子文档发行和数字化信息传播较为理想的文档格式。可在各大网站上下载阅读和打印PDF文件的软件Adobe Acrobat Reader，目前PDF文件格式已成为电子发行文档的事实上的标准。

鉴于WPS Office具有直接将其所打开的文档转换为PDF格式文档的能力，微软公司和金山公司有双方电子文档相互兼容的协议，金山公司的最新的WPS Office可以完整打开微软Office 2003版本（包含以前的版本）的文档，WPS Office对个人免费的这一现实，故将本单位过去的归档的WPS、DOC电子文件的转换格式定为PDF格式。具体操作流程如下：首先档案室电脑安装从金山公司的网页上（http://wps.kingsoft.com）下载最新的WPS Office软件，将归档的电子文件从存储光盘上复制到电脑硬盘某个目录中，然后运行WPS文字程序，打开归档的DOC和WPS格式文档后，点击“输出为PDF格式”的图标或点击下拉菜单“文件”→“输出为PDF格式”，出现一个对话框，点击“确定”即可生成相同文件名的PDF文件，点击“浏览”选择生成PDF文件保存路径，点击“高级”将出现“输出选项”和“权限设置”，在“权限选项”中，可以对PDF文件打开的设置密码，对是否允许对文件进行更改、是否允许文件内容复制、是否允许对文件添加批注等选项进行设置，同时还可以对文件打印权限设置为允许打印、不允许打印和低质量打印三种方法，从而保证了归档文件的原始真实性。

通过上述操作，经过两个多月的工作，成功地将档案室所保存的WPS、DOC电子文件的转换为PDF格式。现在无论用什么电脑，只要其电脑安装了Adobe公司的Adobe Acrobat Reader软件，就可以打开、阅读这些转换而形成的PDF格式文件，同时档案室可以根据需要，对调阅的PDF文件设置权限，从而保证了归档电子文档的严肃性和权威性。

在文件格式转换过程中，笔者发现一个需要关注的问题，许多人电脑上安装了用某些特殊的字体，在文字处理过程中喜欢用这类字体来装饰文章的标题，甚至在正文也使用。但向档案室移交归档纸质文件和相关电子文档时发现，由于档案室电脑上未安装这类字体，电脑所显示文件中的字体变成Windows默认的宋体，从而产生电脑显示的文件和纸质文件的字体不一致的问题，这对归档的电子文件的原始真实性产生影响。因此笔者建议在正规文件中尽可能使用Windows默认安装的字体。

关于电子邮件格式 篇8

首先，下载Android版掌上书苑。访问掌上书苑软件下载页面（http://www.cnepub.com/soft/），找到掌上书苑Android版下载安装即可。

其次，将下载的epub图书添加到书库。需要将epub格式的电子书放到手机SD卡的documentepubReaderepub目录下，然后打开掌上书苑即可看到书库中添加的大量本地图书（如图1）。我们点击打开即可阅读（如图2）。

最后，快速阅读epub图书。由于epub格式的图书由作者自动制作了图书阅读的目录索引，点击菜单键，在弹出菜单中选择目录，即可看到本epub图书的目录列表，而无需像txt的目录一样利用搜索的方式慢慢找出（且不一定可以完全搜出正确的书目）。另外，论坛上大量epub格式的漫画，也可以无需转换和专用阅读器就直接阅读（如图3）。

电子备课格式 篇9

一、格式要求

1．纸张为A4。统一用word软件编排，背景为白色，主要内容文字、线条等设置为黑色。

2．页眉居左显示“XX版XX年级XX学科XX册教案”、居右显示“累计 节”，页脚居左显示“岳阳经济开发区长岭中学 XXX”、居中显示页码。（宋体字 五号）

3．页边距：上 2.00 cm下 1.5cm左 2.5 cm右 2.5cm

4．字体字号。

A．封面－－页眉设为“方正姚体、四号字体”，正文为“幼圆90号、初号、一号、仿宋二号字体”。

B．备课内容－－课题（加粗）、课时数、正文文字为“宋体、小四号”，行间距为“固定值、23镑”。

C、各教案间首尾不相连。

5、制表：先点击工具栏中“表格（A）”，再点击“插入”，然后点击弹出窗口“表格”栏，设置3列、13行。

二、具体要求

1．不能从网上直接下载。

2．备为教，备课是艰苦的再创造。要个人钻研，掌握驾驭教材，深入浅出，结合实际选择教法，确定教学结构和教具使用，设计作业，并要考虑教学中可能遇到的问题，如何应变处理等等，为上课作好各项准备。

3．备课要坚持“十字诀”：阅读(通览教材，掌握内容)→深究(深入钻研教材，把握作者意图和教材内在联系)→定点(确定重点和难点)→理路(理清作者思路，拟出教路，安排学路)→切实(从教材、教师、学生实际出发选择有效的教法，指导学法、组织教学结构)。

4．要超前一周备课，不能临教临备，所有教案要写详案；批注栏要有手写分析。

附：查询地址—邮箱clzxjwc888@163.com密码：clzx888888

长岭中学教务处

关于电子邮件格式 篇10

一、电子文件存取格式多样性问题

随着可扩展标记语言XML在世界范围内被广泛关注, 特别是自1998年2月XML被W3C推荐标准后, 许多办公软件的厂商都推出了基于XML的办公软件, 并采用了一些新的文档格式, 现阶段流行的就有基于XML的ODF, Open XML, UOF三种格式和基于二进制方式存储的PDF格式。电子文件格式的多样性使得档案信息化中电子文件安全保护存在难度大、复杂性强的特点, 分析而来, 主要有以下几种问题:

1. 电子文件格式不兼容问题和滞后性问题。

要想计算机读出我们需要的电子文件, 就必须改进相应的计算机技术, 使得该计算机能够在保有该文件格式的前提下打开这个电子文件。一旦计算机系统中的硬件技术、媒体技术、软件技术或格式等不支持此种电子文件, 那么此电子文件可能会遭遇读不出来的危险, 读不出来分几种情况, 最常见的便是出现乱码以及该计算机内无读取此电子文件的应用程序。所以, 在收集电子文件开始时, 以及在后续的整理保管工作中, 要以电子文件能实行兼容的格式为最佳的选择。

随着计算机的发展, 各种新型电子文件格式不断出现, 原来已有的软件系统和硬件设施并不能跟上电子文件发展的需要, 因为新出现的电子文件在计算机显示器或者打印屏幕上所呈现的仅是它的某种输入状态, 电子文件的物理结构和逻辑结构是分离的, 它们之间在显示上有所差别。如果目前技术设备不支持新出现的电子文件格式, 那么必将影响电子文件的可读性与利用。在传统环境下, 纸张的寿命很长, 大部分都在几十年之内, 而电子文件依赖的计算机以及相应的技术, 它更新换代的频率逐渐加快, 可谓日新月异, 所以, 要避免因为计算机本身的系统出错而导致的数据流失。这是因为, 我们还达不到使电子文件信息的永久保存。

2. 传统来源标准不适应电子文件的鉴定。

电子文件相对于传统文件做了非常大的改变, 鉴定原则也会有所不同。就像美国档案鉴定先驱谢伦伯格所说的那样, 公共文件不止只有一种价值, 还具有对原机关的原始价值和对其他机关的从属价值, 前者着重强调文件对形成者的重要性, 而后者在于文件本身的记录价值。这就是所谓的“文件双重价值论”。相较于传统工作, 电子文件的鉴定内容是一样的, 但是电子文件的鉴定需要更强大的技术支持, 这一点与传统文件还是有所不同的, 因为文件鉴定的对象不同了, 相对应的原则就理所当然地出现了分歧。

加拿大档案学者特里·库克认为“电子时代档案来源的改变需要重新考虑和定义, 这种来源不仅指文件的原始发出机构, 还囊括了形成目的及与文件形成有关的一系列活动, 再加上后期的处理等”。因此, 传统文件所适用的来源标准便不适用了, 不仅要关注原始文件的形成的这种实体来源, 更为突出的是它的智能性和活动性的特征。我们需要考究文件是什么人出于什么目的又借助了怎样的手段完成的, 这是一种对于文件诞生的全方位信息的综合整合, 有利于我们更加了解电子文件。

3. 传统的真实性和完整性标准不适用于电子文件。

数字技术使得电子文件的拷贝与原件一样, 因为电子文件每一次读出都是在经历一次又一次的“复制”过程, 跟传统文件原件相比, 电子文件具有很多“分身”, 指定哪份为原件已经没多大的作用, 因为文件的内容和载体已经被剥离开来可以单独存在, 所以电子文件不可能具有像传统文件那样的固定形态, 没有固定的物理状态。因此在判断电子文件的真实性中, 传统文件的准则已经不能与之相适应了。电子文件与传统文件相比, 没有传统文件那样已经发展成熟的完整性要求和标准, 电子文件的完整信息, 是无法判定其准确的位置, 甚至每个电子文件包含的内容在计算机以及整个互联网过程中, 都分布得不太规则, 想要从这些浩瀚的信息中找出此电子文件的全部信息, 是没办法完全做出来的。现在档案学者正积极努力为电子文件的完整性标准做出大胆的尝试, 力求最大限度地反映电子文件的整体性。

4. 电子文件格式选择需适应信息化工作。

在不同的信息化工作中, 我们偏重的目的也不尽相同, 根据目的的不同我们需要选择不同的文件格式。比如, “替代性保管”与“复本保管”对工作的要求是不同的。“替代性保管”要求不能改变电子文件的压缩比、分辨率、采样频率等, 使其各种不同的内在参数达到使档案信息保真度足以让人类感官无法察觉到的程度, 并且不应着重考虑存储容量限制, 反而应当重视拟选格式是否具备数字签名和安全管理功能。相对而言, “复本保管”在电子文件格式的选取上比较宽松, 着重衡量在保障“原真性”的基础上怎样保证文件所占空间小, 还原起来相对快捷迅速。

二、档案行政管理部门应采取的原则及对策

针对档案信息化中电子文件格式复杂及管理难度大以及电子文件需要较长时间的保存等一系列问题, 电子文件选择的格式就需要使文件能够稳定存在并且不受技术制约。但是, 一旦选好了格式就最好不要再有变化, 因为格式变更可能会对文件的保存产生很多的不利因素。当然, 我们更加无法阻止电子格式的不断创新, 毕竟时代在进步, 技术在革新。电子文件虽然有音频格式、视频格式和图形图像格式等多种类型来表达原作者的想法, 而且它们适用的文件格式也不尽相同, 各有特色, 但是万变不离其宗, 无论怎么改变, 所要遵循的原则是一样的, 所要符合的条件也是一样的, 都可以进行以下的归纳。

1. 保障文件的保真度。

档案行政管理部门每天要面对成千上万的电子文件, 不同的文件出于不同的目的, 因而需要的真实度也不相同, 这些文件的真实度要求都比一般文件要高。虽然电子文件在保管、传递等过程中难免会失真, 但我们要务求保证可接受的失真度范围。比如, HLML格式虽然具有广泛使用、操作便捷等优点, 但是它在还原信息上对软件设备要求较高, 这就制约了这种格式成为电子文件格式的可选方案。另如, 开展录音档案的数字化工作时, 相对于原真性很高的WAV格式而言, MP3格式虽然在压缩过程中会有1:12的失误率, 但是这对于非音乐性的档案完全足够胜任了, 因为它们对于音频失真的要求并没有音乐性文件那么高, 所以, MP3格式可被用于录音档案的音频文件保存。

2. 降低文件的大小。

高密度存储始终是档案管理追求的目标。事实上, 在档案信息化的一开始, 同样的文件使用不同的格式往往会带来很不一样的存储结果。有人对九种不同格式的数字图像进行过一个实验, 他们在图像分辨率和尺寸大小一样的情况下居然占用空间有92倍的差别, 就更不用说那些音频或者视频文件的格式了。因为电子文件的占用空间和它的真实性反比例存在, 所以我们在对文件格式选择的时候就要进行一定的衡量, 综合考虑保存电子文件的基本目的和电子文件可以接受的失真范围, 再根据这些数据做出选择确定文件要采用的格式和内在参数, 降低文件的大小。

3. 保证与软硬件平台的相对独立性。

大部分电子文件要求永久性的使用, 所以, 在进行数字化文件格式选择时, 必须重视拟选格式对软硬件平台的依赖度。按照其对软硬件的需求度不同, 电子文件的格式被分成“中间转换格式”和“应用软件专用格式”。其中, 应用软件专用格式是一种记录格式, 比较常见的有Microsoft Windows采用的BMP格式和Paintbrush采用的PCX格式, 它们在相应的软件范围里记录所需要的数据, 并且记录格式在运行前早有严格的设定, 其运行成本比较高昂, 变成现实的可能性很低。所以, 除非应用软件的专业格式在技术上得到突破, 才可以大范围地应用, 从而变成保存电子文件的首选手段。

综上, 电子文件格式与档案信息化存在极大的联系, 文件存取格式的选择对电子文件信息安全有至关重要的作用, 电子文件存取格式是现代档案区别于传统档案信息安全管理的重要议题, 一方面我们要推动电子文件格式标准的制定, 以利于档案信息化的系统运行;另一方面要关注电子文件格式的选择, 以利于电子文件的长期存取。

摘要：本文从档案信息化环境下电子文件存取格式多样性问题出发, 提出了档案部门应积极参与制定我国文档格式标准以及制定电子文件格式选择的基本原则的策略。

关键词：档案信息化,电子文件,信息安全

参考文献

[1]马春茂.电子文件归档格式思考[J].北京档案, 2007 (7) .

[2]刘家真.软件、格式与风险管理[J].情报学报, 2003, 22 (4) .

中文邮件格式 篇11

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