档案馆档案利用情况调研报告

档案馆档案利用情况调研报告（通用10篇）

档案馆档案利用情况调研报告 篇1

作为区（县）级档案馆，其档案利用更多的是与广大人民群众的生活相联系着的，那么，近几年来其档案利用的现状又如何呢？笔者试图以所在**区档案馆近几年来的档案利用现状为例，作一分析，通过分析、思考，提出问题，并以期解决问题。

一、本馆基本状况

本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的区级综合档案馆。馆藏档案从20xx年的3万余卷（件）增加到2007年5.6万余卷（件），馆藏结构在近几年来的变化情况见下二表：

表一 20xx年初区档案馆馆藏档案结构比例一览表

表二 20xx年区档案馆馆藏档案结构比例一览表

从以上二表的比较中可以看出，馆藏档案的数量以年平均9.95%增加；其中文书档案所占比例下降，专门档案和科技档案所占比例均有所上升。馆藏结构发生变化，得到改善，趋于合理。特别是关连着人民群众生活方方面面的婚姻、城建执照、房屋拆迁、独生子女等内容的档案，即一部分民生档案的种类与数量都增加了。随之而来的是档案利用的人数、范围、目的等也相应发生了变化。见本馆从20xx至20xx年档案利用状况综合统计表。

表三

区档案馆20xx至20xx年档案利用状况综合统计表

分析此表可以看出：

1、每年利用档案人数以年平均约8%递增上升。说明馆藏档案数量增加、结构优化是档案利用增加、利用范围扩大的前提。

2、调阅卷数相对于利用人数却减少下降，说明了二点：一是档案信息化正在不断发挥作用。本馆在20xx年底建成了馆藏档案文件级目录约80万条的数据库，到20xx年底增加至93万条。因此，检索速度及查准率都有所加快和提高，减少了档案案卷的调用与翻阅查找，保护了档案。二是公民利用档案需求在随着社会的发展变化而增加，但其所需档案的查到率还不高。

3、关系到人民群众生活的档案，即民生档案，其利用需求在不断增加。表中的“其他利用”一项包括招工名册（包括干部职工调动）、知青下放（包括学历证明）、婚姻登记、独生子女、房产权属、房产管理档案、建筑执照等。

4、表中的另一个“其他”项则包含了公证档案、审计档案、名人档案等的利用。从整个利用情况看：涉及到个人待遇、身份证明的招工名册、婚姻登记、学历、独生子女登记、建筑执照等内容的档案利用率较高，而以学术研究、经济建设、宣传教育为利用目的的档案利用率较低。当然民生档案的的概念是近几来提出的，还没有准确的定义。但从一个侧面反映出一个问题，即所谓的民生档案是与广大人民群众生活的方方面面的切身利益息息相关，密不可分的。

二、档案利用中出现的的问题

随着社会公众对档案利用需求的扩大，档案利用的内容和方式在发生着巨大的变化，对档案利用的要求也日益提高。档案利用依据的法律法规、档案利用理论及方式都面临着新的考验与挑战，档案利用工作中不可避免会出现种种问题。现将本馆档案利用中出现的问题一一提出。

1、公民利用档案的权利与档案利用限制的关系

根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）第十九条及《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）第二十二条规定公民有查阅开放和未开放档案的权力，但查阅未开放档案是有限制的。在具体的接待利用档案中，如何把握对未开放档案的提供利用与限(！)制利用的关系，是有一定的难度的。如本馆接收了区建设局1964年至1993年形成的建筑执照档案，对于这部分档案的提供利用，工作人员会遇到二个问题：

一、是否作为开放档案来提供利用？因为按照《档案法》第十九条“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”。

二、是否作为部分限制利用档案？因为在接收时，档案形成部门并未对不宜开放的部分提出限制。因此在档案提供利用的具体操作中，工作人员难以把握；作为公民其自由利用的需求没有满足而失望或不满。这种情况同样出现在房产档案及拆迁档案的提供利用过程中。

2、档案利用的方式

按照《实施办法》第二十二条“《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。”为利用者提供利用档案，采用阅览、复制的这二项方式不存在问题，只要公民符合利用条件即可。而采用摘录方式提供利用档案，在具体操作中也存在一定的难度和风险。仍以建筑执照档案为例。该专业档案在其形成部门的利用有二个便利条件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握与操作；二是采用何种利用方式即出具何种方式的档案证明就能满足公民的需要，档案形成部门也容易自行掌握。而这二个问题是由专业档案的特性所决定的，其档案形成部门对专业档案提供利用方式及提供利用程度、范围掌握的准确度、方便度肯定比较高。对于区级综合档案馆在提供这些专业档案时难免会遇到种种问题。如有的利用者要求本馆提供摘录式档案证明，那么在一张“建房申请表”上，有许多公章、签字、简易建筑图、标注的各种数据等档案信息，遇到这种情况，采用复制方式出证，可以保证档案证明的真实性。但却不能满足利用者的需求。

3、档案利用中的出证问题

在档案提供利用中会遇到单位或公民个人对未查到所需档案提出开具未查到档案证明的要求。档案馆依据所查到的档案应该为利用开具其所需证明；但对未查到档案是否也应该按其要求开具未查到证明呢？这在《档案法》及《实施办法》中并未明确规定。

但有关档案利用理论则提出“档案证明是指档案馆根据有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而编制的一种书面证明材料.制发档案证明是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一”，以及由**师范大学出版社出版的《档案信息化工作实用手册》中“档案工作基础术语”，解释档案证明:“档案馆发给查询者的一种认证文件。说明馆内有无所查询的文件、文件中有无所查询的有关问题与事实的记载，以及该文件的存放地点”。那么，如果按照这种说法，如有单位或公民个人要求档案馆为其开具未查到档案证明是应该开具这种证明的。

但是作为档案馆是否有必要担此之责和风险呢？近年来各级各类档案馆利用馆藏档案出具的证明,在解决户口、工龄、工资、土地纠纷等问题中发挥了不可替代的凭据作用。一些人正是看中了档案证明的这种独特作用，想方设法到档案馆骗取证明。这种现象的出现，有人的因素。但出证制度不健全，特别是出证程序不完善也是重要原因。这就提醒我们应当不断完善档案馆出证程序，以规范出证行为，保证档案证明的真实性。

因为依据所查到的档案开具证明是由档案固有属性及其价值决定的。档案证明应该是依据档案的记载出具的凭证性文件。而没有查到档案被要求开具证明，则似乎有些不妥。但在本馆的档案利用中却经常会遇到这种情况。如有些单位来档案馆查询单位职工的招工通知书，如未查到，则会要求档案馆为其开具未查到证明。有些个人来馆查阅有无婚姻关系，经查而未查到，也会要求出具无婚姻登记档案证明。这让接待人员很为难。但又没依据性文件说服利用者，因而引起利用者的不满。

4、档案提前进馆与方便利用的问题

《中华人民共和国婚姻法》(20XX年修正)第十七条“夫妻在婚姻关系存续期间所得的下列财产，归夫妻共同所有”，第十八条“有下列情形之一的，为夫妻一方的财产：

（一）一方的婚前财产”，法律规定让人们认识到确定婚前财产的重要性。而当今社会人们的生活中会不断地涉及到婚姻状况的证明问题。如本馆的婚姻登记档案接收从五十年代形成之初到20XX年12月31日止已全部进馆。那么凡是户口在本区范围内的到法定婚龄的公民，如果需要开具婚姻状况证明，则至少要到两个地方，即先到档案馆查证有无婚姻登记档案（结婚或离婚或未婚），再到婚姻登记处查阅20XX年12月31日以后的婚姻登记档案。这确实造成利用档案的不便，而产生怨言。还有一些户口迁进迁出的公民，其户口所在地的时间段不一定全在本区内，但其会要求本馆为其出具未查到婚姻登记档案证明，这也在一定程度上让查档人员为难。

三、对档案利用现状的几点思考

以上所述，是本馆档案利用工作之现状，也许是个案。但经笔者与同级同类档案馆的沟通、交流与探讨，了解到这种现状有一定的代表性，具有共性。区（县）级档案馆中或多或少地出现上述档案利用中问题。而目前一方面广大公民利用档案的需求在日益增长，另一方面相关的法律法规存在着某些缺失或不配套，以及档案工作标准化程度不够高，都制约着公民利用档案的权力不能全部实现。那么就区（县）级档案馆而言，如何严格实施法律法规，保障可以利用的档案能够最大限度地为广大公民所用，以满足公民不断增长的、多方面的、多层次的利用档案的需要呢？笔者针对区（县）级档案馆档案利用的现状做了以下几点思考：

1、要加强对于档案利用理论的研究，建立完善配套的档案利用制度。既要简化档案利用的手续，又要让档案馆工作人员有法规可依，这样不论是对于档案利用者还是提供档案利用的档案工作人员，都是公平合理的，双方的权利和义务都能得到保证。

2、对于档案馆来说，要做好档案利用的各项基础工作。一是要确定馆藏档案可利用范围及利用程度的划分，使属于可利用范围的档案确实能够被利用；二是对于档案的接收进馆，在按照档案法规进行的前提下，要与档案进馆单位就档案进馆的时间、限制性利用、利用方式以及是否提前或推迟进馆等达成协议；三是对于一些专业性较强的档案,且在形成部门提供利用更方便(既对档案形成部门而言,又考虑到利用者的方便),则应该根据实际情况,确定这类档案是否有必要接收进馆或确定适当的进馆时间。

档案馆档案利用情况调研报告 篇2

一、全省民生档案工作的基本情况

2007年12月29日, 国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》, 首次提出了民生档案的概念。在此之前, 我省已相继了开展了一些与群众切身利益密切相关的档案工作, 如社保档案、信用档案、农村劳动力档案、现行文件利用工作等。2008年, 在全省档案工作暨表彰先进会议上, 省档案局局长于佩常同志提出了“三个突破”, 首要就是抓好民生领域中的档案工作。省档案局及时将《国家档案局关于加强民生档案工作的意见》印发到各市地档案局及省 (中) 直各单位, 并针对我省实际情况, 提出四条贯彻意见。各级档案部门在继续巩固已有的民生领域档案工作的基础上, 又从没有涉及的领域着眼, 围绕服务民生制定发展目标, 部署工作任务, 积极推动民生档案工作深入发展, 推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系。

(一) 以完善法规和制度体系为重点, 加强了民生档案宏观管理

民生档案涉及社会活动的各个方面, 它们来源于不同的行业和部门, 包括各类与民生有关的专门档案。各级档案行政管理部门积极会同有关专业主管部门, 联合制定相关档案管理办法, 建立健全民生档案管理的法规和制度体系。省档案局单独或与有关部门联合就社保档案、社会主义新农村建设档案、土地承包档案、最低保障档案、破产国有企业档案、农村劳动力档案、信用档案、已公开现行文件利用等工作印发了规范性文件, 并结合我省档案工作实际情况, 对这部分民生档案工作提出了具体要求, 为做好民生档案管理、落实惠民政策、完善社会保障、排解群众忧难提供了制度保障。各市地县区档案局也相继转发了相关文件, 有的结合自身实际情况, 专门制定了管理办法, 如牡丹江市下发了《关于加强全市民生档案工作的意见》, 全面概括了民生档案工作的重要性, 要求各县 (市) 、区及涉民单位做好民生档案工作, 并将民生档案工作纳入了各县 (市) 、区目标管理考核中。近期, 他们还与市民政局联合制定了《牡丹江市最低生活保障档案管理暂行办法》, 正在签发中。鹤岗市档案局起草了《关于加强民生档案工作的实施方案》, 从巩固社区建档成果入手, 指导社区建立民生档案和档案规范化管理。目前, 兴安区兴安路街道办事处兴欣社区和兴山区岭南街道办事处东华社区已对“关心下一代活动记录、创建平安街巷记录、青年‘一帮一’结对、特困生、特殊家庭 (单亲家庭, 体现对单亲子女的关怀) 、献爱心捐赠”等总计39种民生档案进行了分门别类的管理。双鸭山市档案局已会同市民政局联合转发了《关于加强最低生活保障档案管理的通知》, 伊春市档案局与市民政局联合下发《伊春市最低生活保障档案管理规范》, 着力加强最低生活保障档案管理工作。

(二) 以规范化管理为手段, 夯实了民生档案业务基础

各级档案行政管理部门主动深入有关行业和部门, 做好调研, 摸清情况, 当前重点围绕医疗、教育、就业、收入分配等方面积极指导建立了民生档案。省档案局先后就社保档案、民营档案、新农村建设档案等工作召开专题会议, 总结经验, 布置工作, 有效地推进全省这部分民生档案工作走入规范化管理轨道。牡丹江市档案局邀请各涉民单位到产权市场管理处、住房公积金管理中心等单位参观学习, 介绍档案管理经验和做法, 使各涉民单位学有目标, 找有差距。同时, 各级档案行政部门加大了民生档案检查指导力度, 针对民政、社保、医保、农业等部门的具体情况, 把有关民生文件材料的收集是否齐全完整, 整理是否科学合理, 管理是否规范, 作为一个重点内容进行检查指导, 对未建立民生档案的尽快指导建立, 对已建立的抓紧时间完善。齐齐哈尔市档案局把民生档案工作纳入年度执法检查内容, 并已为丢失档案的企业职工补办档案800人, 解决了百姓所需所急。截止2007年底, 哈尔滨市各级档案部门配合有关部门, 为214.7万农民工建立了外出务工档案, 为111.3万人建立养老保险档案, 为173.1万人建立了社会医疗保险档案, 为46万人建立了生育保险档案, 为55万人建立工伤保险档案, 总计建立民生档案30余种。目前, 绥滨县档案局已经指导建立了社保档案、再就业档案、保险档案、教学档案、医疗档案。萝北县档案局还立足本地兴建家庭档案的需求, 面向广大群众, 特别是有代表性的工人、农民、教师、医生、个体户等, 着手建立家庭档案, 计划年底前将1 000户家庭档案建立起来。

(三) 以档案资源整合为依托, 丰富了民生档案内涵

《黑龙江省档案事业“十一五”规划》提出了馆藏年增长量10%的目标。2007年, 省档案局专门召开全省档案资源建设工作座谈会, 指出档案资源建设要向与人民群众息息相关的百姓生活延伸, 逐步建立门类齐全、结构合理、内容丰富的档案馆藏体系。各级档案馆纷纷行动起来, 着力调整馆藏档案收集范围, 整合民生档案资源, 积极做好民生档案的接收、征集工作。哈尔滨、牡丹江、大庆、鹤岗、双鸭山等档案馆分别加大对婚姻档案、工人招收合同存根、职称档案、调配档案、纪检档案、重大活动 (事件) 档案等收集力度, 大庆市接收了民生档案12 854卷 (件) , 牡丹江市2008年已接收了2 301卷 (件) 民生档案。七台河市下发了《关于市档案馆接收档案的通知》, 逐步将与百姓、与民生有关的档案纳入建档范围和进馆范围, 仅2008年上半年已接收档案近1 000卷。保存在机关档案室的档案是民生档案资源的最原始积累。各级档案行政管理部门从贯彻执行国家档案局第8号令入手, 积极指导本行政区域内各级机关、团体、企事业单位在修订机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表时, 对其中涉及到与公民权益有关的档案进行重点审批, 确保合理界定文件材料归档范围, 科学鉴定档案保管价值, 准确划分档案保管期限, 为档案服务民生打下坚实基础。省档案局还将现行文件报送工作作为年度省中直机关档案行政执法检查内容之一, 从源头上保证了现行文件的齐全完整, 方便群众利用。

(四) 以贴近民生为宗旨, 深化了民生档案服务工作

各级档案馆认真梳理馆藏民生档案的种类和数量, 结合民生档案利用工作的实际情况, 在保守各种秘密和个人隐私的前提下, 本着“先用先整、突出重点”的原则, 优先进行整理、编目、划控、数字化工作。目前, 各级档案馆开放的民生档案已有职称档案、调配档案、婚姻档案、计生档案、死亡干部档案等类别。各级档案馆还主动改善服务方式, 变被动等待利用者上门为主动出击, 采取多种措施, 如档案进社区、乡镇、村、网络查询、电话查询、媒体宣传等多种形式将民生档案宣传出去, 营造更好地为人民群众服务的环境和氛围。佳木斯市档案局面向全市下发《关于收集档案工作利用实例的通知》, 收集整理档案应用实例, 以编撰《档案利用实例汇编》, 旨在宣传档案工作在民生领域发挥的具体作用, 目前已收集实例30例, 预计年底完成。牡丹江市档案局在“牡丹江档案信息网”上公布了档案馆藏查档指南, 使广大人民群众能够通过网络了解档案馆, 知道查阅档案的有效途径和方法。截至目前, 牡丹江市档案馆已接待查档者630人次, 提供利用档案1 986卷 (件) , 为查档者解决了实际问题。有条件的档案馆还利用计算机技术、信息技术和网络技术, 对民生档案进行数字化处理, 并提供网上在线查询服务。并已将馆藏121 368卷 (件) 档案全部实现计算机化管理。哈尔滨市建立了现行档案数据库、婚姻档案数据库、优抚档案数据库、重要文件数据库、工商档案数据库、已公开现行文件数据库等, 并实现计算机联网, 方便群众查阅。

二、存在问题

(一) 思想观念还不够更新, 工作思路还有待于进一步拓展

观念决定思路, 思路决定出路。如果观念不转变、体制不突破, 民生档案工作就没有发展后劲, 只有被边缘化。目前, 有的档案部门对民生档案工作的重要性认识不足, 满足于既有成绩, 有“等、靠、拖”的想法, 态度不积极, 工作不主动, 仅满足于听从上级的工作布置完成民生档案工作任务。有的档案部门思维方式陈旧, 仍然沿用旧的管理理念和做法, 已与民生档案工作发展不相适应。还有部分档案部门对民生档案工作发展还没有一个整体清晰的工作思路, 急于求成, 工作效率不高。纵观全省民生档案工作发展, 总体还不平衡, 全省民生档案工作覆盖面还不够广, 民生档案种类还比较集中。

(二) 档案资源管理网络还不完善, 民生档案资源体系还有待于进一步加强

没有完整系统的民生档案, 民生档案工作就成为无源之水、无本之木, 服务民生就是一句空话。各级各类档案馆和基层档案室是民生档案资源体系的主体, 他们共同承担着服务民生的任务和责任。我省各级档案部门尽管做了许多工作, 但以各级各类档案馆、基层档案室为基础, 覆盖乡镇、村、社区的民生档案资源管理网络还未完全建成, 各类民生档案资源体系还不健全。究其原因主要为:

一是对基层档案室民生档案的监管还不到位。民生档案中有很大一部分是专业档案, 涉及多个行业和部门。《档案法实施办法》第四条规定:国务院各部门经国家档案局同意, 省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意, 可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。部分档案行政管理部门对于这部分专业档案在制度上存在缺失, 疏于监管, 致使这部分专业档案多年游离于档案行政管理部门指导执法范围之外, 对其具体管理情况不甚了解。目前, 还有部分单位民生档案没有纳入集中统一管理, 部分民生档案还没有纳入档案行政管理部门的监管范围。

二是各级各类档案馆的馆藏资源还不丰富。档案馆是集中管理档案的文化事业机构, 馆藏档案中有涉及民生的内容, 但由于历史和社会的原因, 造成馆内文书档案与其他档案比例严重失调, 使得馆藏档案中反映地方政治、经济文化等社会发展的内容多, 反映与人民群众息息相关的百姓生活的内容少, 已不能满足民生档案利用工作的需要。

(三) 档案服务水平还不够高, 民生档案利用服务质量还有待于进一步提升

服务是档案工作永恒的主题。民生档案服务利用工作直接面向广大人民群众, 只有群众满意了, 民生档案的价值才得以体现。目前, 主动提供民生档案服务利用工作的还是以各级各类档案馆为主, 基层档案室的提供利用工作多限于机关内部人员, 对于普通群众的利用门槛还比较高。而我省各级档案馆, 尤其是县区级档案馆, 多数信息化程度还不高、硬件设施还不健全、深层次开发力度还不够大, 使得民生档案利用渠道和方式还比较单一, 已不能满足群众利用的需要。同时, 民生档案工作的宣传力度还不大、宣传范围还不够广, 尤其是社区、乡、镇、村等基层, 档案利用群体的信息来源还比较窄, 民生档案利用信息反馈机制还未完全形成, 民生档案的利用体系还有所欠缺。

三、建议

(一) 进一步转变观念, 开阔思路, 确保民生档案工作科学发展

服务民生是时代对档案部门提出的新要求, 也是档案部门提升自身地位、发展服务功能的必然体现。各级档案部门要充分认识民生档案工作的重要性和紧迫性, 把做好民生档案工作作为推动档案事业可持续发展的动力, 在新的思想高度上形成科学发展的共识, 开辟新视野, 提出新思路, 采取新措施, 牢牢抓住服务民生不动摇。民生档案是一个新领域, 在档案史上没有先例, 没有固定的模式可以依照。各级档案部门要进一步解放思想, 增强工作的主动性和敏锐性, 立足解决当前社会关注的民生问题, 突破传统观念, 拓展发展路径, 加快发展速度, 提高发展质量, 找到发展民生档案的突破口。要积极树立以人为本、贴近社会公众的服务理念, 在管理理念上破除过分强调档案服务机要性、保密性的要求, 充分发挥档案服务公益性、公共性的优势, 创造性地开展民生档案工作。民生档案工作涉及面广, 内容繁杂, 不能一蹴而就。各级档案部门要立足自身, 充分做好调研, 全面了解情况, 坚持“在发展中规范、在规范中发展”的方针, 不断探索新形势下适应本地区、本行业、本部门各类民生档案管理的机制和体制, 将阶段性与长远性、服务民生与科学发展结合起来, 紧贴人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题, 不断丰富发展民生档案内容, 拓展档案服务领域, 激活档案服务热点, 有针对性地做好、做细、做实民生档案工作。

(二) 进一步抓好机制建设, 科学指导, 逐步加强全社会民生档案监管

民生档案涉及社会管理、公共服务的诸多领域, 需要各方的支持配合。各级档案部门要积极争取领导的支持, 与各有关主管部门密切配合, 加大对基层档案室民生档案的监管力度, 通过建立分工协作的联系机制, 营造齐抓共管、各司其职、层层落实、合力推进的民生档案工作氛围。各级档案部门要摸清有关行业和部门的具体情况, 做好民生档案调查和登记工作, 特别要把街道、社区、乡、镇、村的涉民档案纳入到调查中来, 全面科学界定民生档案种类, 确定其归属及流向, 为建立面向民生的多元化档案体系打下基础。要本着以改善民生为重点的社会建设开展到哪里, 民生档案工作就延伸到哪里的原则, 准确把握构建和谐社会对档案工作的新要求和人民群众对档案工作的新期待, 把教育、劳动就业与培训、社会保障、医疗卫生等部门形成的关系人民群众生产生活的内容纳入民生档案归档范围, 采取有力的监控手段, 明确其分布及保管状况。要会同有关专业主管部门逐步将室藏各类民生档案的管理纳入档案基础业务建设范畴, 进一步加强档案执法指导工作力度, 提出管理标准, 明确管理要求, 强化监管措施, 切实做到与民生有关的文件材料得以及时收集与归档, 有效管理, 不流失、不散失, 保证各个行业或部门形成的民生档案的齐全完整, 为服务民生提供真实可靠的信息来源。要通过执法检查, 发现并查处民生档案工作中存在的违法现象, 增加依法管理民生档案的意识, 推动民生档案工作走向法制化轨道。各级档案部门要认真研究抓好落实的体制机制保障, 争取早日建立起比较完备的民生档案接收、征集、管理、利用的法规和制度, 为民生档案工作的开展提供政策性依据, 把民生档案工作的触角逐步延伸到社会各个领域, 为实现全体人民学有所教、劳有所得、病有所医、老有所养、住有所居做好档案服务工作。

(三) 进一步推进馆藏资源建设, 加大接收征集力度, 逐步健全覆盖人民群众的馆藏民生档案资源体系

民生档案资源是民生档案工作的基础, 必须认真抓实抓牢。随着改革开放的深入和我国现代化建设的发展, 群众利用档案的领域越来越宽, 促使民生档案呈现多元化的发展趋势。这些都对综合档案馆馆藏资源提出了新的要求。各级档案馆要转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识, 重视所有涉及人的档案的价值, 以民生需求为导向, 以丰富民生档案资源为手段, 不断整合各类民生档案资源, 建立健全馆藏民生档案资源管理体系。要继续加大民生档案接收征集工作力度。我省档案馆资源建设工作已经开展起来, 各级档案馆在调整档案接收范围的时候, 要将接收范围扩大到与群众关系密切的已公开现行文件和专门档案、有关基层单位档案, 把所有涉及到人的档案纳入进馆范围, 有意识地加强与群众利益息息相关的婚姻、户籍、医疗、保险、家谱、兵役、劳模、人事、“上山下乡”、合同、公证、财产等方面档案的收集、征集工作, 使更多的民生档案资源向国家综合档案馆集聚。有条件的地方, 可以将那些未到进馆期限、属于政府信息公开范围、关系民生的档案按时或提前接收进馆。

(四) 进一步改善服务条件, 提升服务质量, 逐步完善服务人民群众的档案利用体系

档案馆档案利用情况调研报告 篇3

摘 要：以漯河市档案馆2004年～2013年档案利用情况调查为基础，对10年间馆藏档案在利用数量、利用目的、四大门类档案利用情况、全宗利用情况等方面进行统计分析，找出原因，探索新时期综合档案馆利用的特点和发展规律，为档案界同仁在档案利用方面提供研究线索。

关键词：档案馆；档案；利用情况

1 馆藏基本情况

截至目前，漯河市档案馆共保存有各类档案138156万卷（件、张），其中文书档案72476卷、2444件，专门档案12758卷、科技档案3612件，声像档案44744张（盘），实物档案1606件，名人档案515盒。

2 近10年馆藏档案利用情况

3 相关分析

3.1 利用数量（见表一）。从利用人次上来看，利用率上升与国家和地方政策的出台及中心工作有关。2004年至2013年10年间我馆共接待利用者5806人次，平均每天接待1至2人。从表一可以看出，总体趋势比较平稳，2009年、2010年和2013年这三个年度利用人次较多，导致利用率上升的原因：2009年出现一次查档高峰，接待查档者为落实养老金待遇的七八十岁老人60多位；2013年出现一次查档高峰，接待查档者为学历认证查找入学审批表的中小学教师700多人。2010年，市史志档案局档案事业综合评估和市档案馆晋升国家二级综合档案馆两项艰巨任务同时进行，局、馆各项工作都在加强，特别是档案信息化建设网上公布前期档案保密鉴定工作，局、馆人员工作查考提供利用档案比较多。同时，2010年也是漯河市第二届“许慎文化国际研讨会”和省级文明城市等中心工作相对集中的年份，因此，查档利用率较高。这恰恰印证了刘东斌先生在《档案利用和档案价值的反思》一文中的观点，即：档案凭证价值特征决定档案的利用率不会高，只要它的利用率高，都是发生了特殊情况。

3.1.1 从利用卷次上来看，利用卷次与利用人次成正比例函数关系。2004年至2013年10年间，馆藏档案利用过的总卷次为33905卷，占馆藏全部档案的24.5%，平均每人利用5.8卷次。利用卷次与利用人次基本上成正比例函数关系，利用人次多的年份，利用卷次也多，利用人次少的年份，利用卷次也相应较少。

3.1.2 从利用率来看，我馆馆藏档案利用率与同级档案馆和县级档案馆基本相同。2004年至2013年10年间，我馆馆藏档案利用率最高的年份为7.6%，最低的年份只有1.2%，平均为2.99%。馆藏档案利用率不高的现状在各级档案馆普遍存在，如南阳市档案馆1995年至2004年每年利用的档案只占总量的5% [1]、唐河县档案馆20年的档案利用率有10个年度不足2%，3个年度不足1%[2]。

3.2 利用目的（图一）。为了更直观地表现利用目的情况，笔者利用表一的数据把编史修志、工作查考、学术研究、经济建设、个人问题、宣传教育六种利用目的做成了曲线图。从曲线图可以看出，六种利用目的曲线走势不尽相同。其中：

编史修志10年来的调卷量呈下降趋势，原因是编史修志是一项阶段性工作，2002年～2005年是漯河市编史修志高潮，高潮过后利用者渐少。

利用档案解决个人问题逐渐上升，特别是近三年调卷量已达千卷。这表明社会公众的档案意识在不断提高，群众利用档案维护自身利益的意识也有所提高。

工作查考波动较大，2010年达到峰值，为8806卷。

经济建设、学术研究、宣传教育曲线走势基本一致，除了2007年至2009年这三年趋势走高外，其他年份一直较低，究其原因是：2008年是“改革开放”30周年，2009年是“建国”60周年和漯河解放61周年，为了这两项大的宣传活动，特别是向社会广泛宣传“改革开放”以来在党的领导下我市的发展变迁，寻访城市发展足迹，我馆配合市电视台、漯河日报社等有关媒体，联合举办了《大槐树寻根》、《30年记忆——老影像 新漯河》等系列采访活动，为其提供了大量有关领导视察、城市建设、经济发展档案资料。

档案的本质属性、馆藏档案结构不甚合理及档案资源开发力度不够等有关因素又决定着档案为经济建设、学术研究、宣传教育服务的力度与编史修志、个人问题、工作查考相比一直处于较弱的位置。

3.3 四大门类档案利用情况。经统计，2004年至2013年10年间我馆四大门类档案利用情况是：利用文书档案31268卷、利用科技档案56张、利用专门档案80卷、利用声像档案2501张，分别占馆藏四大门类档案总量的43%、1.5%、0.1%、0.6%，分别占利用总量的92%、0.02%、0.02%、0.74%。看来，文书档案的馆藏量和利用量都是遥遥领先，文书档案一统天下的局面仍未得到太大改变。其主要原因：一是科技档案、专门档案、声像档案（特别是上世纪六七十年代以前的老照片）等地方特色档案馆藏量小，资源不足；二是地方特色档案征集力度不够，征集渠道不畅；三是社会宣传不到位，存在着即使馆藏有部分地方特色档案资源，社会公众也不知道进馆利用的现象。

3.4 全宗利用情况。漯河市档案馆现存251个全宗，其中有104个全宗10年来从未利用过，占馆藏全宗的41%，利用率较高的全宗依次为知青办、劳动局、市政府、市委、政府办、市委办等较大的全宗，而罐头厂、防疫站、仪表厂、磷肥厂、百货站等撤、并、转企业小全宗档案10年来无人问津。

4 结语

馆藏档案利用情况统计分析，是档案馆利用工作的基础性工作。做好这项工作对调整馆藏结构，探索新时期综合档案馆档案利用的特点和规律，为档案界同仁在档案利用方面提供研究线索，更好地服务广大人民群众，有着特别的意义。有必要将这项工作常态化、规范化，将档案利用统计纳入档案馆信息化基本应用范围之内，为当地档案工作科学决策和档案事业全面快速发展提供参考依据。

参考文献：

[1]程相山，王玉.南阳市档案馆1995年～2004年档案利用情况调查与分析[J].档案管理，2005（4）：53.

[2]李宗富.唐河县档案馆和射阳县档案馆20年利用情况比较[J].档案管理，2011（3）：56.

档案馆档案利用情况调研报告 篇4

福建省档案局：

根据省局的统一安排，莆田市档案局结合实际，于2007年3月与莆田市数字办联合发文成立了莆田市档案信息资源开发利用试点工作领导小组，制定了试点工作计划。在领导小组的协调下，莆田市档案局确定并开展了妈祖、莆田市国家级省级重点文物、秀屿国家级木材加工区这三个专题的档案信息资源开发利用工作。目前已经顺利有效地进行了三个专题试点工作内容的档案材料收集工作，并进入扫描建库的最后扫尾工作阶段。

在试点工作过程中，首先，遇到的最大问题就是档案馆的馆藏内容达不到试点工作内容的要求，需要向社会大量征集“新鲜”材料。因为根据国家档案法的规定，档案馆接收各单位保管的20年永久长期档案，所以在试点工作中发现，虽然选题的专项内容是新型的社会热点的内容，但在馆藏档案资料中这些内容非常稀少，大量的符合时代要求的材料还分散在各个立档单位。市档案局与各相关单位密切联系，派人下去采取临时接收、复制复印的方式，收集了大量的符合选题需要的资料，保证了试点工作的顺利开展。其次，资金也是影响试点工作进行的重要原因。虽然局领导非常重视此项工作，在资金和人员上给予了有力的支持，保证了前期工

作的顺利开展，但如果要大规模的进行档案资源的数字化工作，还需要大量的资金和人力，这仅靠档案部门自身是无法解决的，需要财政部门的长期有力支持，否则肯定会影响全面进行分布式基础数据库建设和档案信息资源开发利用服务。

莆田市进行的三个专题的资源开发，内容上都非常贴近目前莆田的发展热点和宣传热点，妈祖文化已逐步走向世界，木材加工区正在做强做大，国家级省级重点文物，可以让世人更加了解莆田文献名邦的历史文化底蕴。档案信息资源的最后开放利用成功，必将是一次更好的宣传莆田经济发展，文化发展的良好机遇。

莆田市档案局

乡镇档案整改落实情况报告 篇5

一、整改的基本情况

1、更换档案室

按照档案管理的相关规定和县档案局文件的要求，我镇于今年6月底新建了档案室，更换掉原先不通风的档案室，将档案室从政府二楼搬至通风较好的新档案室，确保全镇档案不受潮不发霉。

2、更换不规范的档案盒

由于原先的档案盒没有按照规定购买标准的档案盒，使得很多档案盒受潮变形，我镇在档案局要求下，重新购买了符合相关标准的档案盒，将所有受潮变形的档案盒进行更换，确保全镇档案规范装盒。

3、相关的整理情况

由于档案管理有了新规定2008年以后的文件都要按照新的规定重新进行整理，我镇已经按照县档案局的要求将2008年以后的档案进行了重新整理，并重新规范了借阅、利用登记簿。

二、继续抓好学习培训活动

三、坚持把学习

贯穿活动始终，认真抓好集中学习和交流，重点组织各村及镇重点档案部门学习了县档案局的培训内容，明确今后的工作思路，坚定科学发展的理念，并结合工作实际要求各村及各部门按照档案管理的相关规定进一步规范各村及各部门的档案管理。

四、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作

为使我镇档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，我镇结合实际情况，建立健全和完善了档案管理的制度，制定了档案工作人员岗位职责、档案保密、档案保管、档案查阅、档案鉴定销毁等制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。在实际工作中，严格执行档案工作的各项制度，保证了我镇档案工作的有序开展。使我们更加清晰地认识到档案工作的重要性。

五、存在的问题

我镇学习档案整改落实工作虽然规范了档案管理的工作，但仍存在一些问题和不足。一是学习深度不够，档案工作日益加重，导致档案管理员学习时间保证不足，学习深度不够；

二是由于整改时间短、内容多，档案管理人员人手不足，在联系实际求实效上有待进一步加强。

六、后期安排和措施

下一步，我们将按照县委、县政府、和县档案局的要求，在镇党委、镇政府的统筹部署下，扎实做好档案管理工作，发现问题及时补救，切实巩固好档案整改的成果。

一是加强档案管理员的培训和学习，创造机会让档案管理员多培训，认真学习档案管理的各种法律法规，扎实掌握档案管理的业务技能；

二是继续抓好整改方案的落实，切实把存在的问题一项项整改好、落实好、抓出成绩；

三是搞好总结，总结经验，查找不足，提出巩固措施；

档案室安全检查情况报告 篇6

此次专项审核干部人事档案x卷，其中正科级x人，副科级x人，科员x人。截止目前，专项审核工作全部完成。审核的x卷档案，档案资料记载与现有干部信息完全一致的x名，占总数的x%；其余x名干部档案与现有干部信息不同程度的存在差别，具体归纳为五个方面。

（一）年龄方面：

出生日期最早材料记载与现有信息不一致的或存在涂改的x人，占总数的x%。经过三次信息反馈和重点约谈，目前已全部按规定予以纠正。

（二）工龄方面：

参加工作最早材料记载与现有信息不一致的x人，占总数x%。经过收集相关材料和反复论证，目前已全部完成认定。

（三）党龄方面：

档案中有关材料前后填写不一致，需按入党志愿书支部大会通过时间规范记载信息的有x人，另有x人档案中入党申请书缺失，需要补充入党申请书。此类问题占总数x%。经过认真审查入党志愿书和收集相关证明材料，目前已全部更正和完善。

（四）学历学位方面：

以能否提供正规学历认证报告为标准对中专以上学历学位信息进行认定，需纠正干部学历学位信息x人，占总数x%。经过多次督促和约谈，目前已全部按照认定标准予以纠正。

（五）经历方面：

部分时段经历缺少相关证明材料的有x人，占总数x%。经过通知本人提供和收集相关单位证明和补充资料，目前已全部核实并予以纠正和完善。

二、主要做法

（一）加强组织领导，精心拟制方案。

干部人事档案专项审核工作时间紧、任务重、要求高，为了高标准的完成专项审核工作，我们成立了由县委副书记任组长，分管副部长和相关科室长为成员的干部人事档案专项审核工作领导小组，加强对干部人事档案专项审核工作的组织领导。按照市委组织部通知精神，结合实际制定并印发了《x县干部人事档案专项审核工作实施方案》，细化了审核范围、时间安排、方法步骤和保障措施。专门抽调了x名政治素质高、工作责任心强的党员干部和干部科一起负责干部人事档案审核工作，保证了专项审核工作的顺利进行。

（二）抓好集中培训，增强责任意识。

组织审核人员集中学xxx省、市有关干部人事档案审核工作会议精神，加强业务培训，明确审核标准、程序和要求。同时，注重强化档案审核人员的政治意识、大局意识和保密意识，要求牢固树立公道正派理念，建立专项审核工作责任制，对于因信息泄密和工作疏漏造成负面影响的，严肃追究有关人员的责任。

（三）认真执行规定，严格审核标准。

工作中我们严格执行干部人事档案专项审核的规定要求，坚持原则、依法办事、不徇私情。制定了审核工作流程，先易后难，边审核边学习，通过初审和复审交叉进行、科级干部把关复审、分管领导抽查审核等措施，保证了专项审核工作质量。在审核过程中，对干部人事档案中的原有材料和新补充材料，逐页逐项地核对，对个人信息注重前后印证，努力做到事实准确，说服力强。对审核出的问题，逐一进行登记，找准问题产生的原因，研究提出纠正和完善的具体措施和意见。

（四）做好材料收集，完善档案内容。

以干部人事档案专项审核为契机，进一步完善干部人事档案内容，对审核档案中缺少的重要依据材料逐一登记，坚持档案审核、信息反馈和材料收集同步进行，采取电话催补和专人查补等方法，解决档案缺失材料追补不及时的难题。对收集归档的材料，认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、手续完备。

（五）建立健全制度，严格日常管理。

结合这次专项审核工作，进一步健全完善了档案利用、安全保密、检查核对、收集归档人员职责等制度，形成了一套方便快捷、规范科学的档案收集、整理、查阅、转递、核对等工作程序，使档案管理工作有章可循，有据可查，并做到制度上墙，充分发挥指导和监督作用。健全和完善了《干部档案材料接收登记表》《转出档案材料登记簿》《利用干部档案登记簿》《档案传递登记簿》等各种登记表簿，做到了收转有登记，查借阅有手续，管理有章法，工作有条理，保证了干部人事档案工作的规范性和严肃性。

三、存在问题和今后打算

近年来，我们认真落实各级组织部门关于加强干部人事档案工作的一系列要求，采取多种措施，加大工作力度，狠抓基础建设，干部人事档案管理工作取得初步成效，但与上级的要求还有一定差距，工作中仍存在一些问题，主要存在以下几个方面。

一是档案管理人员的业务水平亟待提高。

管档人员对档案材料的鉴别、整理和管理能力还不强，档案管理创新意识不够，专业技能不强。

二是档案管理的日常维护需要进一步加强。

表现在档案收集归档工作存在较大的被动性，结合工作节点突击性收集整理资料多，日常性维护少，这样做的结果是往往由于时间仓促，收集到的材料来不及进行查证核实，使得档案材料的合理性大打折扣。

三是档案管理的工作机构需进一步明确。

因受编制和职数限制，配备专门管档人员困难，需要上级在工作机构设置上予以明确，在人员编制上给予倾斜，提高档案管理人员待遇，以吸引人才、留住人才、用好人才，使干部人事档案管理工作更加科学和规范，限度的发挥干部人事档案管理在干部管理工作中的作用。

档案馆档案利用情况调研报告 篇7

一、西方家谱档案相关概述

家谱档案,俗称是族谱,宗谱等。是以一姓一族为记录对象,反映一家之史的一种专门档案。我国现存的家谱档案分别保管在中央和地方档案馆、博物馆、历史研究所和图书馆内。国外对档案利用十分看重,在北美档案馆的利用中家谱档案占有很大的比重。家谱档案利用的火爆也引发一些国外档案馆的网站设有“Genealogy”“Family History”等栏目,其内容十分丰富,尤其是互联网的推动更是让家谱档案达到顶峰[1]8。其特点主要包括以下几点:(1)内容丰富;西方国家家谱档案范围十分丰富,主要内容范畴包括:财产记录、出生、死亡记录、婚姻记录、业绩记录、籍贯和移民记录、家庭或家族成员关系。(2)相关政策比较齐全;西方国家为了能更好地利用家谱档案,制定了促进家谱档案普遍利用和公民个人隐私的相关政策。如限制利用政策;家谱档案中涉及到了当事人一些基本信息,西方国家十分尊重公民个人隐私,档案馆不能私自将公民基本信息泄露给除了公民以外的人[2]35。(3)较高的利用率;随着人类社会的发展档案利用也进入了信息资源共享和开发时代。人们对档案利用的兴趣越来越广泛。在欧美国家家谱档案是利用的重点对象之一,利用率也随之增加。

二、西方家谱档案利用热潮原因

1.心理需求。每个人从心理学的角度分析都有追根溯源的心理需求,追根溯源指追溯事物发生的根源。人们常常会在日常生活中思考一些稀奇古怪的问题,如“我是从哪来的”“我的祖先是谁”等。这些问题的出现都使人类将目光转向家谱档案中,对家谱档案的考察需求也相应的出现了。西方家谱档案在世界范围内都很具有代表性,很多西方人都十分热衷对家谱档案的追溯。如美国作家出版小说《根》时则拉开了家谱档案利用热潮的序幕,作者为了挖掘美国黑人之根,用纪实的风格追溯到了美国黑人第一代黑奴的来历并找到了其生活的村落,可以说作者将寻根设定为了全书的主题。小说一经出版,就在美国掀起了寻根问祖的热潮,黑人与白人内心深处的寻根需求被作者敏锐地把握住了。那时美国民众把档案馆保存的家谱档案成了较为青睐的对象,也在美国刮起一股家谱档案利用的热潮[3]60。从另一角度分析人们寻求根源的心理需求也成为了家谱档案利用热潮长久不衰的深层原因,不仅寻求自身、家族的历史轨迹,精神上也获得了相应的归属感。人们对家谱档案利用热潮也是因为寻根心理需求,不管在西方,还是亚洲,家谱档案的利用热潮只会有增无减,并不会随着人口流动而消失。

2.保障权益的社会需求。西方家谱档案利用热潮除了人类的心理寻根需求,还有保障权利的社会需求因素。这样立论的形成也是完全建立在家谱档案有着相当丰富的资源内容,广泛的社会需求都可满足。尤其是可以完全保障人们自身权益。尽管维护个人权益的需求直接导致了家谱档案的热潮不散,从更深的角度分析是它的社会需求更为广泛,不止单单的个人利益的需要。如提升民众历史文化修养、稳定社会需求等。内容丰富的家谱档案由于包含当事人的人事、职业、财产以及家庭、家族历史等诸多方面的信息,可以直接充当维护当事人权益的有力工具。社会由家谱档案记录的个人、家庭和家族共同组成。如果家谱档案可以很好地维护社会成员的切身利益,社会成员和社会秩序都会相应地和谐稳定。

三、西方家谱档案利用对我国档案利用的启示

1.创造“以民为主”档案服务。档案利用工作的最终目标则是给大众提供优质高效的服务,而服务的前提先要明确服务对象主体。档案馆服务范围很广,从而开展档案利用工作和明确服务对象主体两者息息相关。在国外政府机构均被视为档案馆的服务主体,但对于普通民众来说国内外态度较大的差异性。如在中国,虽然普通公民利用档案的比例逐年上升,但档案馆仍然没有把民众当成明确的服务对象主体。相反在美国档案局采取一些措施为用户服务,树立联邦档案“三民”观念,分别是“民有、民治、民用”。所以,我国仍要不断深化加强“以民为主”的档案服务观念。档案利用类型根据国际档案界对档案利用的理论研究分析可得知,一般包括普通利用、学术利用和实际利用三个方面。根据利用群体和目的来划分出这三种类型。尤其是普通利用,它的服务对象主体主要是普通民众,他们对档案的需求比较多元化,有的是为了满足兴趣,有的是为了充实自身知识系统,有的则是以休闲为目的。西方国家比较重视普通利用,他们认为这是通过档案工作与普通民众拉近距离的一种方式。西方国家家谱档案利用的热潮也间接说明,西方国家注重和保存家谱档案来满足普通民众的利用需求,直接说则是重视为普通公民服务,公民在享受对方服务的同时也乐于为档案馆奉献自身的力量,取得双赢的效果。档案价值在学术界普遍认识是生产建设、行政管理、政治斗争的参考工具。较多的领域它都有涉及。档案馆作为一种科学文化事业机构,关于利用馆藏的权利必须深刻认识到,不止政府机构可以,普通民众同样可以。民众才是档案馆的主要服务对象,以此为档案馆网罗更多的用户群体,更好地推动档案馆的发展。

2.充分和协调利用家谱档案。近年来,我国民主化和法治化进程不断加快,普通民众越来越重视信息享有知情权。档案馆作为国家主要文化机构,应多收集和征集一些类于家谱档案等与生活密切相关的信息,将服务主体设为普通民众,以此来满足广大用户对档案的需求。有效的调动普通民众对档案产生利用兴趣,只有让利用者发现与利益相关的信息或满足自身需求才可以。我国的家谱档案蕴含着丰富的资源,如人文、地理、政治、社会等,对维护公民自身权利和发展旅游资源起着重要的推进作用。所以档案工作者应对家谱档案中的积极因素要充分利用。一般从以下几个方面着手:(1)丰富馆藏;中华民族历史文化组成我国丰富的家谱档案资源,但因各种因素没有得到有效的保护和整理,甚至在民间都流散着很多极具价值的家谱档案,所以,当代档案工作者要树立高度的责任感和历史使命感,加大档案法制观念,要让每位公民都认识到家谱档案是中华民族伟大的历史遗产,私下不能擅自倒卖,否则将会受到法律的制裁。(2)提供多种有效的利用途径;家谱档案组基本的利用形式之一是直接提供原件查阅,利用者可以根据自身的利用需求从家谱档案中找到信息资源,最终将这种信息资源转化成经济或社会效益。这种利用形式虽然快而简便,但家谱档案可能会因为查阅的人数过多受到损害。档案部门针对这种现象可以拷贝和复制家谱档案来供利用者检阅。现代信息技术的发展催发了网络平台的出现,档案部门可以将一些具有开放性和可读性的家谱档案传到网络上供利用者检阅查询,使家谱档案往多元信息化的方向发展[4]15。家谱档案的“协调利用”是指规范家谱档案的利用活动,完善家谱档案利用的相关法律,科学规划家谱档案的实体分布和信息分布,着眼于权利协调和分布协调来考虑整体利益,达到和谐与稳定。协调利用还分为分部协调与权利协调,利用者在利用家谱档案时,有时也会产生档案利用权利与著作权的矛盾。

3.强化“以人为本”的馆藏建设观念。档案利用工作的基础是馆藏建设,档案利用的成效和馆藏建设的合理与否有紧密的联系。虽然我国各级各类档案馆馆藏数量资源十分丰富,但仍然存在结构不合理的现状。尤其馆藏中记录政府公务活动文书档案占据较大比例,其档案不能涉及普通民众切身利益。长此以往,使得普通民众对档案馆较为陌生,给档案馆蒙上了一层封闭神秘的色彩。虽然档案部门在这方面出台了很多措施来调动民众对档案馆的吸引力,但馆藏结构过于浓厚的政务色彩,其利用率还如以往。家谱档案之所以受到大多数人群的追捧,因为它其中涵盖了多种材料,个人、家庭乃至家族的利益都会涉及。我国目前关于非公务利用性档案需求逐渐上升,普通公民对经济纠纷、婚姻关系、财产继承、学历资历证明等问题查阅需求越来越多,这也间接表明可以直接解决自身利益问题的档案是利用者越来越青睐的。如果在其中引入“以人为主”观念,会更加满足利用者的长远需求,对我国档案发展有着重要的现实意义。

档案信息化和档案利用 篇8

春风秋水：档案信息化只是手段，不是全部。只要还是奉行现行的政策，信息化并不能提高档案的利用。决定档案利用的是档案开放服务的程度，而非档案信息化。

甘肃老姜：信息化作为手段，的确快多了，查准率也的确高多了，但隐藏在信息化后面的利用观念和利用制度，却无时无刻不在制约着利用。可以看看现行的利用规章制度，名曰利用，但仔细辨读，却发现基本每一条里都有限制词。因此，不解决观念、制度问题。企盼信息化提高“档案的利用”可能性极小。

沧海一粟：这里的“提高档案的利用”如果仅仅是指“提高档案利用的次数”而言，我觉得春风秋水说得很有道理。“档案信息化”不能说对“提高档案利用的次数”一点影响都没有，但影响一般来说不是很大；如果仅仅是指“提高档案利用的速度”而言，我觉得“档案信息化”将对“提高档案利用的速度”产生空前的极大影响。也就是说，“档案信息化”将大大“提高档案利用的速度”：如果既包含“提高档案利用的次数”，又包含“提高档案利用的速度”的话，我想可以这样回答：“档案信息化”将大大“提高档案利用的速度”，并对“提高档案利用的次数”产生一定的影响。一句话：“档案信息化”将大大“提高档案的利用效率”。

都梁档案：档案信息化的作用是相对的。一是档案本身需要信息化是相对的。有些档案本身保管期限短，利用效率低或根本没有利用，传播的范围很小，它们根本没有必要进行信息化。二是档案信息化的作用是相对的，它对传统的档案管理手段来说总体上是一种进步，同时也是一种投入很大的工作，有些档案按照传统的管理手段更简便更经济，有实践管理经验的人有或多或少的感性认识。它的作用并不对全部的档案管理适用。站在资源有限的现实基础上，没有条件也没有必要将全部的档案都进行信息化。唯信息化是举、让信息化的潮水掩盖其他的管理手段是不妥当的。

徐老歪：档案利用是长期的甚至是历史的，档案不仅要给今世用，更要留给后世用。档案信息化的意义很多，其中一条就是可以在某种程度上起到保护原件的作用。从这点看，信息化就能提高档案的利用。

君子不器：档案信息化的目的无外乎运用现代信息技术，方便、快捷地获取档案信息及其服务，但档案信息化了并非就意味着档案利用率提高了。就如我们加大档案信息化的技术力度，实现更多纸质档案向数字档案转化，并建造完备的无缝档案信息服务系统，但现有的体制或规章中对“档案开放的力度”及“年限”等的障碍性条款，很可能使得前期的努力付诸东流。

飞熊：在现行档案利用政策体制下，档案信息化是能在技术层面上推动和促进“档案的利用”的，其主要表现是：它充分地利用了计算机强大的搜索引擎功能，从而大大地提高了档案的检索速度和效率：它充分利用档案管理工作的程序化、规范化，简化和规范了档案利用行为，它通过培育起来的人们“了解档案、利用档案”的现代文明生活习惯，激活人民群众利用档案的需求。

潮人潮语：信息化建设是外在手段，是一种平台，也是一种推动力。它是双刃剑，取决于人的思想，有些人能用信息化推动传统的档案管理，包括相应管理流程的优化和制度的完善，使信息化作为孵化器，推动档案各项工作的创新和发展。但有些人只是将信息化当成华丽的新衣，当成手工的翻版，却没触动根本的业务流程，使信息化成为鸡肋，也没有从根本上对档案工作进行变革，信息化作用大打折扣。

小刀：档案信息化是可以提高“档案的利用”的。档案的重点价值就在于利用，如何提供更好的利用成为当代“档案利用”研究者、基层工作者所研究的课题，电子化、信息化的形势波动下，档案亦不能脱离信息化的航线。方便、简单的查询条件能激发人们潜在的查阅意识去寻找需求的信息，那么在档案信息化的大前提下，将会有利于提高档案的利用。

临溪羡鱼：首先表明态度：档案信息化建设有助于提高档案的利用效率。但这是有条件的，对于同一个档案馆同样工作态度的人来说，档案信息化程度高比低时的档案利用效率要高：如果面对两个不同的档案馆，一个档案信息化程度高但服务态度不怎么样，另一个档案信息化程度低但服务态度极好业务也很熟，其在利用方面是没法比较的。以前我所在的档案馆要查一份招工表，用个把小时是常事，两年前将劳动局的招工档案全部输入计算机后，敲上几个字，鼠标一点，几秒钟结果就出来了，这是信息化的结果。当然，如果你常去档案馆也可能会遇到这样的情况：“对不起，今天我们这儿停电(也有说电脑坏了的)，你改天来吧。”所以，在努力提高信息化建设水平的同时，其他方面的工作也不能没有，要不然，我们的档案馆也会像某些医生那样，离了仪器就不会看病了。

档案馆档案利用情况调研报告 篇9

XXX档案行政执法检查组的领导及成员：

欢迎前来我单位检查指导档案工作，根据档案工作要求，结合委工作实际，现将我XX2016年档案工作存在问题的整改，2017年度档案具体工作开展情况汇报如下：

一、2016年档案工作存在问题及整改

1、存在问题。

2016年度我XX档案工作存在以下问题，资料收集不齐全、整理归档不及时；作为档案移交任务单位，未按时完成档案移交工作任务；档案整理和档案室日常管理工作不够规范，特别是档案的保管、统计和利用各类台账不健全；未按照要求及时做好档案信息的本机保存和脱机备份。

2、对存在问题的整改。

针对2016年我单位档案工作存在问题，我们立即进行了整改，并按照要求对2015年文书档案进行了归类和归档整理，归类整理档案共计25盒，文书档案11盒（时间永久4盒、30年2盒、10年5盒），会计档案14盒（时间永久1盒、25年1盒、15年12盒），全部按照档案归类整理规范化要求进行装档管理；加强档案室日常管理规范化，建立健全了档案管理工作制度，完善了档案日常管理工作台账，基本实现了档案工作规范化开展；对2001年—2007年需要移交的永久及长期部分档案，全部按照要求，进行了整理和移交工作，共移交42盒1916件，其中2001年6盒222件（长期类3盒159件、永久类3盒63件），2002年6盒235件（长期类3盒235件、1 永久类3盒53件）,2003年6盒216件（长期类3盒134件、永久类3盒82件），2004年6盒335件（长期类3盒251件、永久类3盒84件），2005年6盒421件（长期类3盒361件、永久类3盒60件），2006年6盒240件（长期类3盒133件、永久类3盒107件），2007年6盒248件（长期类3盒163件、永久类3盒85件）。

二、2017年档案工作情况

2017年档案工作，我XX针对档案工作中存在的薄弱环节，积极按组织力量进行补足和加强，档案工作取得了一定的效果。我XX已完成了对2016年文书和会计档案的整理装盒工作，全年整理档案26盒325件，其中文书档案11盒303件（永久类5盒143件、30年类3盒103件、10年类3盒57件），会计类档案14盒25件（永久类1盒1件、30年类13盒24件），装档工作完毕后进行了自查和摸底，通过摸底自查打分为95分。

（一）强化领导，促进工作常态化。

我XXX党组定期召开档案管理工作专题会议，安排部署全年档案管理工作;调整了档案管理工作领导小组，以XX分管领导任组长，办公室主任任副组长，明确兼职档案员1名，对档案管理工作进行统筹规划和日常管理;同时，我XX将其他科室纳入档案管理工作网络，组织学习培训，熟悉档案管理知识，定期将各科室档案移交档案室，使档案归集更加常态化，档案管理更加系统化。

（二）严格管理，促进工作规范化。

按照《档案法》的要求，制定了档案归集、整理、管理、借阅等工作制度，积极推动档案业务工作。今年，完成了2016年的文书、声像、会计、实物四类档案文件材料的立卷归档工作，对全部档案、2 资料及检索工具，实行了集中统一管理，确保各类档案案卷质量符合要求;完善了档案室防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防强光等设施，档案室整洁，现存档案无霉变、退色、破损等现象;建立了档案管理台帐，做到了档案资料收入、移出、借阅等各个环节有记录，有台帐。

（三）完善设施，促进工作科学化。

目前，我XXX档案室有文书档案108卷、会计档案406卷、声像档案2卷、荣誉档案80件(实物)，按保管期限划分永久45卷、定期63卷。今年，我XX投入0.8万元在档案工作中。我XX档案室购置有符合统一规范要求的档案柜，安装有空调、去湿机和符合统一规范要求的温湿度计，档案室配备了计算机、打印机，基本满足委档案工作的需要。

（四）加强利用，促进工作实效化。

根据档案资料利用需要，建立、健全了检索工具体系：编写了文书、会计、声像、实物等档案的《档案分类方案》，为高效地利用档案资料，提供方便，今年，档案室共提供利用档案135次，为全XXX各项工作需要提供了有力凭证，充分发挥了档案的实效作用。

重大项目建设档案工作情况报告 篇10

目建设档案自查工作情况报告

根据钦州市发展和改革委员会《<广西壮族自治区档案局 广西壮族自治区发展和改革文员会关于开展全区重大项目建设档案工作检查的通知>的函》（钦市发改函）的要求，结合检查内容及相关要求，四月初始，我公司对本公司重大建设项目即生物制药及中药饮片项目进行了一次全面的自查，现从以下几个方面做有关情况汇报。

一、档案管理机构设置和人员配备以及经费保障情况。

为进一步加强对档案工作的管理，公司明确了工作管理体制，确定由总经理分管此项工作，办公室主任具体负责，并配备有一些兼职档案人员，办公室设一名兼职档案员，负责综合管理文件，保证文件的集中归档。各部门主管领导负责抓本部门的档案管理，并设兼职档案员1名，共有12个兼职档案员，行程了公司一级领导、部门领导、各级兼职档案员组成的三级管理网络，实现了对公司重大项目形成的各门类各年度档案从实体上实行了统一领导、统一制发、集中保管。同时，将档案经费列入了年初财政预算，确保费用能实报实销，完全满足了档案工作的需要。安排了专职档案人员跟随单位档案负责领导对勘察设计单位、施工单位、监理单位文件材料的收集工作实施监管，保证项目档案收集的完整和准确。

二、档案管理制度建立健全和责任落实情况。

公司建立起了比较健全的档案管理制度，并按照建立起来的规章制度来操作执行，但是由于目前的制度还不够完善，造成一些新的问题出现时难以及时的应付，例如由于职员的档案意识不高，没有及时对相关档案进行收集整理和归档，由于档案制度的不完善，没有形成一个严明的细则，对于档案工作的做出一个明确的界定，给档案归档的工作造成了混乱，影响了整个档案工作的进程。公司明确了并落实的档案工作的负责人，并按照文件管理的要求对档案的收集、整理、归档进行监督和管理，确保档案工作准确和完善。此外，依据现有制度规定，对有毁损、丢失或擅自销毁档案，擅自向外界提供、抄摘档案，涂改、伪造档案，对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失，未按手续借阅、外带及越级借阅的行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任。

三、重大建设项目过程中产生的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料收集、整理、归档情况。

公司实行文书档案和电子档案分类保管的形式，目前文书档案和电子档案基本完善。归档文件的质量基本符合规范要求，存档底稿、签批修改一律都使用碳

素墨水或黑色中性笔，存档底稿有印章。档案人员的办公室还配备了办公桌椅，有数量充足的整理档案所需用具，并配备有电脑、复印机等，使档案室在管理方面有了可靠的物质保障。根据档案工作的发展和需要，除了建立文字档案，我公司还建立了计算机档案库，为计算机管理档案打下了基础，目前项目的相关图表和声像等文件材料整体今基本完整，材料的收集、整理、归档基本齐全。

四、档案的行程积累与工程建设进程同步情况。

在重大项目将建设过程中，项目档案相关工作也同时开始，并逐步规范，主要做了以下工作：

（一）公司领导提起重视，将档案安全工作摆在第一位。档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。本单位十分重视档案安全工作，专门成立了档案安全工作领导小组。实行档案安全领导负责制，把档案安全工作细化，分解到人，责任到人，落实到位。使档案安全工作落到实处，保障了档案安全工作的顺利开展。牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，我们每季度都组织一次档案库房安全隐患排查，坚决把安全隐患排除在萌芽状态。同时我们加强库房管理人员的安全教育工作，坚决防止松懈、侥幸心理，做到警钟长鸣，确保档案安全万无一失。

（二）完善档案管理措施，为项目竣工及专项验收做好准备。本重大项目正处于施工中期阶段，本单位会从头抓起，确保工程资料完整、安全。

（三）基础设施基本完备，为规范档案存取和调阅，办公室设有档案存放柜，配置了档案柜4组，档案装具式样、规格及质量符合国家标准。档案室条件完备，配备了防盗门、铝合金窗户，重新粉刷了墙壁，铺了防潮地砖，基本符合档案存放防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防蛀的要求，保证了档案的安全存放。

公司从项目规划及动工之日起，就将档案管理工作纳入到项目的全程管理和质量管理，基本做到档案工作与工程建设同步进行。虽然公司目前档案的相关设施还不是很完善，但是公司计划年底搬迁之后，将会逐步增加档案建设工作的力度，为档案工作的提供良好安全的环境。

五、档案安全保管和有效利用情况。

档案的最终目的是利用，为了搞好档案安全管理工作，公司在原来的基础上加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，新增加整理建全了档案库房“十防”及消防安全“八不准”制度。继续实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真学习并执行《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度。并按照各项规章制度的要求认真落实整改。把消防安全和供水、供电线路的监管纳入中心消防系

统一并管理，严格执行，确实消除档案室内的安全隐患；由单位带班领导负责，把节假日值班保卫制度落实到人，认真巡查做好记录；安排专人落实、做好档案存放点的“十防”和电子、文书等各种档案的保密工作，定期检查。另还对已配备设施，如：档案柜、空调、防盗门窗、电源电线等进行了完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，落实了档案管理安全责任制。

六、档案信息化建设情况

在档案信息化基础建设方面，基础条件已明显改善提高，但是目前公司档案信息化建设还处于初级阶段，计算机配置平均达到一人一台，并购置了相当数量的扫描仪、数码相机等相关设备。档案管理系统功能进一步完善，更加适应档案信息化管理利用需求，档案数据网络化管理正成为公司档案信息化建设发展趋势。利用计算机技术，规范电子文件管理，切实落实电子文件的收集整理与安全保护。随着电子文件档案管理系统的逐步开展，在单位领导的重视下，将计算机运用于档案整理工作，逐步向落实专人负责，做到规范操作，有序利用。还设立了信息系统的防火墙、密码访问控制，还建立了备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。在管理上建立了电子归档制度和文件管理的记录系统，严格执行保管制度，从技术要求和管理措施两方面有效地保证了档案信息的安全管理。

八、项目档案管理登记情况

项目档案工作纳入项目验收，且随着项目的开展，相关文件和资料陆续增多，档案工作纳入正常的工作的重要性，公司领导对重大建设项目档案的高度重视，并加紧完善档案管理登记制度。为了规范管理档案，公司制定了档案工作的相关制度，要求全体员工特别是档案工作人员遵照执行，并针对性的对相关档案人员进行培训和档案，进一步提高全员的安全档案意识。目前，公司管理意识逐渐增强，公司档案管理日趋规范。但是还是存在一些人员的档案登记意识不高，有时因为嫌麻烦或者是因为时间仓促，或者是兼职的档案员有时因为手头工作多而的影响了档案工作的登记、归档的进行，有时候出现漏登记或者不登记的现象，给着项目档案的工作造成了混乱。

档案工作取得了一定的成绩，得益于上级的重视和市档案局工作人员的正确指导，使我公司的档案管理工作得到了进一步规范，本单位对档案安全工作进行了进一步的明确。

通过自查，同时也发现了一些存在的薄弱环节，主要表现在以下几个方面：一是受客观条件和单位经费不足的制约，办公面积不足，所有档案实行集中管理有难度。二是公司人员短缺等实际情况的制约，兼职档案员的学习培训方面还有欠缺，档案员的知识结构不够全面，尚不能适应档案工作的需要，影响档案工作的深入开展。三是档案管理不够规范，档案意识有待加强。本项目档案虽然收集相对完整，但在收集、交接及利用等环节存在及时归档意识不强，借阅手续不严格，归档文件不系统等漏洞，造成部分文件应归档而没有归档，长期借阅未归还等情况。四是基础设施条件不完善。没有专用的档案室，没有设置专业的档案保护设施。因单位新建办公楼，目前总公司暂时是临时办公地点，此时的档案保管设施上无法达到检查标准；因经费紧张，档案室硬件建设存在较大差距。五是信息化建设有待进一步加强。档案管理已采用计算机参与管理，但未开始运用档案管理系统软件，与数字化管理还有一定差距。六是档案管理人员专业素质有待进一步提高。档案工作人员非档案专业毕业，在知识和经验方面也有所欠缺。在档案收集、保管及利用等各环节基本能达到规范要求，但是在档案管理方面的能力有待进一步的提高。

针对以上的档案工作存在的问题和不足，我公司将在今后的档案管理工作中切实加以改进。一是克服人员短缺的困难，集中精力整理好历年的档案。二是进一步加强档案管理培训力度，重点学习档案管理、利用和档案法律法规等方面的知识，进一步增强职工的档案意识和做好档案工作的自觉性，提高档案利用效率。三是进一步提高档案管理工作设备水平，要随着档案工作的不断发展，克服财力、物力的不足，加大档案管理设备的投入力度。四是档案管理工作要建立在平时的认真仔细及时的及基础上，在日常工作中，要随时进行整理分类归档，做到规范化管理。五是加强监管工作。保密监管人员要认真履行职责，定期对单位的文件进行保密检查，特别是，要形成一种制度，发现问题及时纠正，把隐患消灭在萌芽时期，确保文件的安全。六是继续建立健全档案管理工作制度，并严格按照制度执行。通过此次自检自查，我单位各级领导档案工作人员及全体干部职工，增强了的档案安全意识，牢固树立了安全防范意识，并在检查中进一步消除了安全隐患。今后，我单位将按照此次拟检查的精神和要求，把档案安全体现在实际工作中，落到实处，认真的坚持下去，时刻确保档案的安全和完整。

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