发展党员档案材料收集归档规定（共13篇）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范发展党员档案材料收集归档工作，为党员发展提供真实、全面的档案信息，为维护党员的合法权益提供依据，根据《中国共产党章程》、《中国共产党发展党员工作细则（试行）》和《干部人事档案材料收集归档规定》，制定本规定。第二条 发展党员档案材料收集归档工作要遵循分级管理、严谨规范、全面真实的原则开展。
（1）分级管理的原则。遵循档案材料产生的规律，根据不同材料的性质和特点，由便于收集、管理的党组织分级负责，以方便保管和查阅。
（2）严谨规范的原则。发展党员工作业务性强，程序复杂，材料多样。各级责任主体要严格按照统一的规范和各自的职责要求，严谨细致地做好材料收集归档工作。
（3）全面真实的原则。党员发展材料档案关系着党员的政治身份，是反映党员入党动机、政治立场和综合素质的重要依据。各级党组织要本着对党员政治生命负责的态度，确保材料的全面和真实。
第三条 发展党员档案收集部门和管理部门，必须严格按照党内相关规定和组织人事工作政策开展工作。材料收集归档工作受党内有关法纪、法规的保护和监督。
第四条 本规定适用于《中国共产党发展党员工作细则（试行）》颁布后实行的发展党员工作。按细则颁布前发展党员程序发展入党、非常时期“火线入党”和追认为共产党员的材料归档工作根据实际情况，由主管部门负责收集，重要的结论性材料归入人事档案或党员档案。
第二章 发展党员档案材料的分类及归档范围
第五条 按照发展党员过程中各个阶段对档案材料收集、归档的不同要求，发展党员档案分为培养期档案、存入人事档案的材料、党员档案和工作资料档案四种类型。
第六条 培养期档案。预备党员转正前，未将相关材料存入人事档案时各类材料的集合，即培养期档案。申请入党人被确定为入党积极分子，支部就应为其建立专门的培养期档案，一人一档。主要包括以下材料：
（1）入党申请书；
（2）《发展党员考察表》；
（3）自传材料；
（4）思想汇报；
（5）政审材料（包括函调单位提供的调查证明材料和所在支部根据政审结果撰写的综合性政审材料）；
（6）参加基层党（工）委组织的集中培训的证明材料；
（7）《入党志愿书》；
（8）吸收为预备党员前公示的材料；
（9）吸收为预备党员的票决汇总单；
（10）新党员参加培训的证明材料；
（11）预备党员转正申请；
（12）党内外群众意见（包括确定为积极分子、吸收为预备党员、转正前的群众意见座谈会记录或意见汇总）；
（13）转正前公示的材料；
（14）转正票决汇总单。
第七条 存入人事档案的材料。预备党员转正后，以下材料应交党委存入本人人事档案：
（1）入党申请书；
（2）《发展党员考察表》；（3）自传材料；
（4）部分思想汇报（能体现党员思想认识中党组织未掌握情况的思想汇报归入人事档案，如无，不做必须归档要求）；
（5）政审材料（主要包括函调单位提供的调查证明材料和所在支部根据政审结果撰写的综合性政审材料）；
（6）《入党志愿书》；
（7）预备党员转正申请。
第八条 党员档案。预备党员转正后，党员无人事档案的，应建立党员档案，由具备管档资质的基层党（工）委保存。包含的材料与“存入人事档案的材料”相同。党员一旦建立人事档案，党员档案应及时移交其人事档案保管部门，并归入人事档案卷宗。
第九条 工作资料档案。培养期档案中不存入人事档案（或党员档案）保存的材料及党员发展过程中产生的重要过程性材料，支部应建立工作资料档案，预备党员转正后，由发展其入党的单位党组织作长期保存。
（1）培养期档案中不存入人事档案（或党员档案）保存的材料：思想汇报、参加基层党（工）委组织的集中培训的证明材料、吸收为预备党员前公示的材料、吸收为预备党员的票决汇总单、新党员参加培训的证明材料、党内外群众意见、转正前公示的材料、转正票决汇总单等。
（2）党员发展过程中产生重要的过程性材料：列为积极分子（发展对象、预备党员）前提交给支部大会的基本情况说明、票决的表决票等。
第十条 按“推优”程序发展的党员的相关材料参考以上分类进行收集、管理。
第十一条 对取消预备党员资格的预备党员的组织意见（记载组织意见的入党志愿书等），应归入人事档案。
第十二条 培养对象在发展过程中去世，不再继续办理入党手续，已产生的材料由各支部保存备查。
第三章 档案收集和管理的责任主体
第十三条 发展党员材料的收集责任部门为基层党支部，责任人为支部组织委员；不设支委的支部，责任人为支部书记。
第十四条 不同阶段产生的发展党员材料由不同的管理部门或党组织负责管理。
（1）党员培养期档案一般由基层党支部负责管理，各地各单位也可根据实际确定管理部门，责任人为支部或其他管理部门的组织委员（不设支委的支部，责任人为支部书记）；
（2）党员转正后，由具备管档资质的人事档案管理部门负责管理，责任人为人事档案管理部门负责同志；
（3）党员档案由具备管档资质的基层党（工）委负责管理，责任人为基层党（工）委组织委员；
（4）工作资料档案由单位党组织负责管理，责任人为单位党组织组织（人事）部门的负责同志，不设组织（人事）部门的党组织，责任人为党组织书记。
第四章 收集归档要求
第十五条 发展党员档案材料收集部门或党组织必须按照有关规定制作不同时期的党员发展档案材料，建立材料收集、归档机制。
第十六条 发展党员档案材料管理部门或党组织应当建立联系制度，及时掌握形成发展党员档案材料的信息，督促档案材料收集部门或党组织及时将材料归档。
第十七条 发展党员档案材料管理部门或党组织必须严格审核归档材料，重点审核是否手续完备、内容真实、填写规范、材料齐全。
第十八条 归档材料一般应当为原件。证书等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间和复制人姓名，并加盖材料制作单位公章或所在单位党组织组织（人事）部门公章。
第五章 纪律和监督
第十九条 各级党组织要加强对发展党员档案材料收集归档工作的监督和检查，严肃纪律、严格管理，确保发展党员档案材料收集归档工作有序进行。
第二十条 在发展党员档案材料收集归档工作中，材料形成部门、有关责任人和工作人员必须严格执行本规定，并遵守以下纪律：
1.不准以任何借口涂改、伪造档案材料；
2.不准将应当归档的材料据为己有或者拒绝、拖延归档；
3.不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案；
4.不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第二十一条 对违反发展党员档案材料收集归档工作纪律的，按照《关于实行发展党员工作责任追究制度的实施办法》要求，追究相关人员责任。
第六章 附 则
3.新规定使人事档案内容更具真实性, 增强了人事档案的权威性。如四类有关学历学位的材料中, 不仅要将学习期间的学生登记表、成绩表、毕业生登记表及授予学位的材料放入人事档案, 还要求必须将禁抽取、撤换或销毁档案材料。而对违反纪律的工作人员, 新规定明确了处罚力度与方式, 态度坚决, 毫不留情。
二、笔者的几点认识
1. 干部人事档案还应吸纳更多的内容, 向纵深方向发展。
(1) 人事档案应该吸纳新的载体。随着科技的发展, 人事档案也该吸纳新的载体, 一些有价值的影像资料也该归档。影像资料以其独有的直观形象, 真实可靠的优势, 是呆板的纸质材料所无法比拟的。如博士、硕士论文答辩的现场录像光盘及照片, 真实准确地反映了当事人的学识修养及理论水平, 很有参考价值, 也对档案材料的真实性起了佐证作用。
(2) 应完善初高中时代的人事档案内容。而现今人事档案中初高中时代的材料只有“入团志愿书”和“高中毕业生登记表”, 这远远不能体现初高中生身心的发展情况, 更何况即使是这仅有的两份材料也往往是千篇一律, 被动应付的材料。初高中时代正处于青春发育期, 这个时期形成的世界观、人生观、价值观对一个人以后的发保险、失业保险、公积金等相关材料存入人事档案。甚至个人银行贷款的诚信度、有无不良记录等材料都可丰富人事档案的内容。
2. 适当开放部分档案内容。
由于历史原因, 人事档案由单位内部的组织、人事部门实行封闭式管理, 主要供领导或组织上使用, 档案当事人无权利用本人的档案, 公民在人事档案领域没有知情权。笔者认为这不利于档案的管理和发展, 不利于档案的完善与利用。如今欧美很多国家的档案开放率达到或者超过了60%, 美国的档案开放率高达90%[2]。相比之下, 中国的档案开放事业亟待发展, 可将档案当事人的履历情况, 工作学习情况, 工资收入、获奖及身体健康情况予以公开, 并在信息公开之前, 征得档案当事人的同意, 而涉及个人处分、社会关系及个人隐私的内容予以保密。人事档案信息公开的目的是推动人才市场的发展, 丰富人才信息, 促进人力资源的整合和开发, 为人事决策提供真实可靠的依据。
参考文献
[1]邓绍兴, 陈智为.档案管理学[M].首都师范大学出版社, 2004.
摘要：本文从目前干部人事档案收集归档工作存在的主要问题入手，通过分析其内在原因，提出关注接收档案的入口审核、做好档案的日常收集以及严把归档审核鉴别关等做好干部人事档案收集归档工作的有效方法。
关键词：人事档案材料收集鉴别归档
干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记录干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料，是全面考察和了解干部的重要依据。[1]材料收集与鉴别归档是干部人事档案工作的基础，只有及时收集材料、准确鉴别归档，才能确保干部人事档案的完整、真实、可靠。鉴于此，本文从干部人事档案收集归档工作存在的主要问题入手，通过分析其原因，提出相应的建议。
一、存在的主要问题
（一）干部人事档案归档材料不齐全、内容不完整
1.对照归档范围要求，部分材料缺失。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，有关干部个人履历，自传，鉴定、考核、考察材料，学历和评聘专业技术职务材料，政治历史情况的审查材料，参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，奖励、处分材料，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国（境）、退（离）休材料，各种代表会代表登记表及其他可供组织参考的材料都应当归入干部人事档案。[2]但是目前存在部分单位人事档案管理部门对应归档的材料没有收集归档的情况，特别是一些社会人才机构保管的流动人员档案、高等院校保管的学生档案。个别干部人事档案中甚至缺少派遣证（或招工表）、学历学位材料、入党志愿书等证明干部参加工作时间、学历信息、政治面貌等重要材料。
2.对照收集归档要求，归档材料的内容不完整。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，归档材料应填写规范、内容完整。但是实际工作中收集的归档材料，部分原件缺少责任领导签字、材料形成时间、单位印章等必备信息；部分复印件没有注明复制时间、加盖材料形成部门公章等。
（二）干部人事档案材料移交、收集不及时
按照《干部人事档案材料收集归档规定》，对于应归档的材料，需要在材料形成之日起一个月内送交干部人事档案管理部门并履行移交手续。然而目前，单位内部相关部门形成的应归档材料，如政工部门形成的入党申请书、入党志愿书、转正申请书等党员材料，突出贡献工作者、突出贡献党员等综合奖励材料；技术部门形成的专利发明证书、技术改进奖励等材料；工会部门形成的五一劳动奖章、全国劳模评选材料等都没有及时移交或收集归档。同时，还存在材料长期留存在部门的管理人员或干部个人手中而不能及时移交或收集归档的情况。例如：通过在职学历教育取得的学历学位材料，通过全国统一考试取得会计、审计、经济等职业资格证书等，仍留存在个人手中，未及时移交或收集归档。
（三）干部人事档案材料的收集归档不准确
1.超范围归档：《干部档案工作条例》明确规定：“不属于归档范围的材料不得擅自归档”。但是在实际工作中，部分档案管理人员并没有严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的收集归档范围进行鉴别归档，而是将部分不属于归档范围的材料盲目归档，使得干部人事档案不能客观、准确地反映干部情况，直接影响档案的利用效果。
2.假材料归档：受社会不良风气的影响，个别干部为了谋取私利，将部分涉及个人学历、学位、参加工作时间、年龄、党龄等虚假证明材料或所谓的“原始材料”提交给组织人事部门，这些材料未经鉴别就被档案管理人员归入干部档案，直接影响了干部人事档案的真实性，甚至导致组织人事部门对干部做出错误的考察结论。
二、原因分析
（一）干部人事档案管理人员配备不足
受减员增效的影响，多数单位未按规定职数配备专职干部人事档案管理人员。企事业用人单位的档案管理人员多为兼职，对材料收集不细致，造成干部人事档案材料不齐全或内容不完整。特别是一些高等院校和社会人才机构，他们虽然管理着大量的学生档案和流动人员档案，但是受机构设置和人员编制所限，配备的管理人员相对较少，使得归档材料不齐全、内容不完整。
（二）干部人事档案材料收集责任制落实不到位
《干部人事档案材料收集归档规定》明确要求对于应归档的材料，需要在材料形成之日起一个月内送交干部人事档案管理部门并履行移交手续。虽然部分单位制定了相应的规章制度，但是由于相关移交归档要求与材料形成部门的工作业绩考核挂钩不紧密，缺少有效的奖惩措施，使得干部人事档案收集归档的责任制落实不到位，进而造成应归档材料不能及时移交归档。
（三）管理人员对干部人事档案管理业务不熟悉
由于部分单位干部人事档案管理岗位人员流动较为频繁，加上缺乏必要的岗前业务培训，使得部分干部人事档案管理人员对档案管理业务不精通，对收集归档规定等政策掌握得不够清晰，误认为只要是对组织人事部门有参考价值的材料就要归入干部档案，而没有严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的归档范围进行鉴别归档。此外，面对来源广泛的档案材料，档案管理人员缺乏相关专业知识和鉴别手段，难以识别真伪，使得假材料有机可乘。
三、建议
（一）关注接收档案的入口审核，保证归档材料的齐全、内容的完整
档案接收单位在收到档案后，一般需要给档案转出单位寄出档案回执，证明档案已收到。档案管理人员应认真审核所接收的档案，若审核发现档案中缺少有关材料，应联系转档单位，确认材料补充完整，审核无误后再寄出回执。需要注意的是，根据档案的不同来源，审核的重点也不同：
1.接收高等院校转来的应届毕业生档案，应根据被审核人的政治面貌、学历层次、有无工作经历等情况，重点审核其入党、入团材料，学历、学位材料，派遣证是否齐全，如有工作经历的还应审核其工作期间的相关印证材料在档案中是否齐全。
2.接收社会存档机构或其他用人单位转来的人才档案，应根据被审核人的政治面貌、学历层次、工作经历、职称、职务等情况，重点审核其入党、入团材料，学历、学位材料，派遣证或招工表，转正定级表、工资变动（套改）表，年度考核表，职称评聘材料，干部履历表等材料是否齐全。如果是领导干部的，还应重点审核相关任免审批表、任免考察材料是否齐全。
（二）做好档案材料的日常收集工作，保证档案材料的及时收集归档
1.建立收集网络和档案材料的移交转递制度。根据本单位部门分布和形成应归档材料的实际情况，通过制度保证档案材料形成部门及时移交应归档材料。其中要明确各类应归档材料对应的形成部门以及材料形成后移交归档的时间要求、归档的职责和归档工作的考核办法等，督促档案材料形成部门在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档。
2.根据档案材料的来源和形成的时间规律进行主动收集，是做好日常收集工作的重要措施之一。干部人事档案管理人员应对收集归档的材料来源（形成材料的部门）和形成的时间规律（很多材料有其形成的时间规律，如工资材料、奖励材料、考核材料等）做到心中有数，按照材料形成的时间规律主动联系材料形成部门，必要时进行“上门”收集。
3.积极宣传，做好个人形成材料的收集。人事档案产生的来源，既有单位形成的，又有个人形成的。对于个人形成材料的收集主要依靠干部本人主动移交。为防止干部由于不了解相关政策而未能将应归档材料及时移交，干部人事档案管理部门应加强宣传，让干部知晓哪些个人形成的材料属于归档范围且应及时移交干部档案管理部门，以确保及时收集个人形成的应归档材料。
（三）严把归档审核鉴别关，确保材料真实且符合归档要求
1.加强培训、吃透政策。对收集的人事档案材料进行鉴别和审核是一项政策性、专业性较强的工作，应定期组织培训与业务研讨，对于新上岗的档案管理人员，还应建立“老带新”的培养机制，帮助干部人事档案管理人员学习并准确掌握相关政策。
2.区分来源、分类审核。个人形成和移交的材料应重点研判其真伪，单位形成和移交的材料应重点关注其材料内容是否完整、手续是否完备，是否存在干部出生日期、工作时间、入党时间、工作经历、任职经历、学历等与干部人事档案记录不一致的问题。
3.难以鉴别、组织认定。在实际工作中，经常会遇到难以鉴别的材料，干部档案管理人员切忌凭个人理解和想象进行推断，应详细记录有关情况，定期以书面形式报告上级主管机关或有关领导，由组织人事部门负责组织认定，并依据认定结果决定材料的去留。[3]
注释及参考文献：
[1][2]中共中央组织部办公厅编.干部人事档案工作文件选编[M].北京：党建读物出版社，2014：1-154.
关于做好人事档案材料收集归档 和学历学位认证工作的通知
各单位劳资人事部门：
根据中共中央组织部《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》（中组发[2009]12号）精神和集团公司人事部对档案收集和学历认定工作统一部署，现就渤海钻探公司人事档案材料收集归档和学历学位认证工作有关事宜通知如下：
一、进一步完善人事档案收集归档工作制度。各单位劳资人事部门要按照中组部、集团公司和公司的相关规定，进一步健全人事档案材料收集工作制度，规范材料收集归档范围，重点做好档案材料的收集归档工作。
二、进一步规范学历学位材料认定工作。凡2009年8月1
3— 1 —
日以后参加各类国民教育在职取得学历、学位的，相关材料归档和进行学历学位认定时均需提供国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料，未经认证的学历学位材料，原则上不再作为学历学位认定依据。
三、学历学位认证材料办理。学历认定材料请参照教育部学历认证中心有关要求办理http://，学位认证材料请参照教育部学位中心有关要求办理http://。学历、学位认证材料办理所发生费用由个人承担。
四、由于教育部学历学位认证办理时间较长，约需20个工作日，请各单位做好相关准备工作，将需要认定的人员名单汇总，并提前通知到个人，学历认定工作将与《干部履历表》、《职工履历表》填写工作同步推进。
五、严肃人事档案工作纪律。各单位劳资人事部门要严格执行《干部人事档案材料收集归档规定》的各项纪律，严格档案管理，加强工作监督，确保档案的真实性、全面性。
附件：1．中组部《干部人事档案材料收集归档规定》
2．学历学位认证办法
主题词： 档案
归档 收集 通知
本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。2 文书档案的归档范围
2.1 文件材料的归档范围
反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。2.2 文件材料的不归档范围
其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。2.3 各部门档案的归档范围 2.3.1综合办
a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等； b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等； c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等； d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等； e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等； f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等； g)其他具有保存价值的文件材料。
2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；
2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；
2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；
营销部
a)销售管理策略和规划、行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；
b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等； c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；
成本部
a)公司采购策略及绩效目标、采购计划、采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；
b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等； c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；
工程技术部
2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；
2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；
2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；
文书档案收集整理归档规范
1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部
a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。b)会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿，其他会计账薄；
c)财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告； d)其他类：财务预算、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料； e)财务部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；
前期开发部
a)公司质量方针与产品安全目标、质量体系与食品安全体系、质量控制标准和品质规划、质量工作统计年报等；
b)各项质量管理活动产生的报告与记录，如品质稽查报告、原始质量记录、质量改进方案、质量改进效果评估等；
c)产品质量事故相关文件，如质量事故调查报告等；
d)质量管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；
设计部
a)公司产品配方资料及其相关资料等；
b)公司产品研发规划、研发流程、研发建议、研发目标、研发技术报告相关文件等；
c)产品技术标准、产品技术改进、产品成本控制、产品质量检验报告、产品质量危机预案等； d)各类生产许可证、卫生许可证、产品标签、产品标准备案、政府项目申报文件等；
e)新产品立项资料、工艺流程、技术标准、研究开发记录、技术报告、检测报告、重要实验数据及结果、工艺设计图等；
f)研发部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；
市场部
a)品牌建设、行业发展趋势、竞品信息、消费者需求文件等；
b)新品开发规划、旧品改良规划、产品生命周期管理、日常产供销协调、各品项毛利率评估文件等 c)各品牌媒介费用预算、媒体谈判、媒体投放评估、媒体发布文件等； d)广告创意评估、广告制作、各类促销活动相关文件等；
e)各品类广宣品、赠品、陈列工具的开发设计、制作改良及管理相关文件等； f)市场部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；
信息流程部
a)流程管理体系与发展规划、流程管理目标、流程优化专项工作相关文件等； b)公司IT 发展规划、IT工作目标、IT项目建设相关文件等； c)公司受控文件等；
d)信息流程部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；
制造部
a)公司制造工作规划与目标、公司安全生产体系、改进与完善制造流程工作文件等； b)技术革新和改造工作（含设备和IE）及相关专案项目管理工作相关文件等 c)制造部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；
各基地品质管理部
a)产品质量事故调查报告、公司质量工作统计年报、本公司制定并颁发的技术标准(非受控文件)、公司颁发的质量工作规定、办法(非受控文件)等； b)基地关于技术、环保、计量管理的各项规定等；
c)本部门工作计划、总结，重要的请示、批复，一般技术工作通知等； d)基地检测设备类、其它计量（能源计量除外）类档案的收集、整理； e)基地品质管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；
2/5
文书档案收集整理归档规范 各基地生产计划部
本部门工作规划、总结，基地生产统计年报，各项经济指标完成情况汇总表，生产计划指标等；
重要的请示与批复、有关生产管理的通知、生产的组织与调度文件、专案审计材料（调查、旁证、公证、结论）、物资报废审批表等；
关于物资管理的规定、制度、办法(非受控文件)，上级颁发的需本部门执行的文件等； 货物进口证明书（进口设备）、进口检验单（进口设备）等；
各基地生产计划部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料； 各基地工程部
2.3.1.8 基建档案和设备仪器档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》、《设备档案管理流程》。
2.3.1.9 各基地工程部日常工作中产生的具有保存价值的文件材料，如公司机械设备统计报表、本部门工作规划、总结、重大工程施工方案的审批、请示、批复等； 2.3.1.10 日常基建档案。
2.3.1.11 生产设备类、能源计量类档案。
i.购置、引进设备仪器的申请报告、批复、合同、协议、来往信函、图纸和招标、报关等； ii.设备仪器的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单、安装图、原理图、附件图、电子文件、使用维护说明书等；
iii.设备仪器安装调试运行记录和检测报告等； iv.设备仪器操作规程和履历表等；
v.设备仪器大、中修记录，故障分析处理文件等； vi.设备仪器报废申请、鉴定材料、批复、处理结果等；
各基地塑杯制造部、果冻海苔部、冲调饮料部
2.3.1.12 技术改造项目的可行性研究、立项审批、图纸、施工、竣工、验收文件等； 2.3.1.13 向上级的请示及上级的批复；
2.3.1.14 本部门、月度工作计划、总结； 2.3.1.15 签呈（含全过程文件）；
2.3.1.16 其他具有保存价值的文件材料。
基地项目（新厂）指挥部
2.3.1.17 基建档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》。
2.3.1.18 前期准备阶段，如基建计划、工程项目建议书、请示、批复、设计任务书、可行性研究报告、选址报告、投资计划、项目评估、环境预测、工程合同、协议等
2.3.1.19 设计阶段文件，如设工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、等设计基础材料；初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件等设计文件。
2.3.1.20 施工文件，如施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等
2.3.1.21 监理文件，如监理工作专项报告、验证材料、监理通知、协议书及监理工作中形成的文件材料等；
2.3.1.22 竣工验收阶段文件，如竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程结算、总结等； 2.3.1.23 使用维护阶段文件，包括在使用、维修、维护、改造、扩建中形成的文件。3 文书档案的归档要求
3.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变（如传真件）的文件应予复制，并与原件一并归档。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容题要。归档的文件材料应为原件，不得擅自修改。
3.2 要求做到收集整理的档案材料正确。经办人员要确保档案材料按照行程规律保持有机联系，使归档文件能真实地反映职能活动的历史原貌。要求做到纸质档案与电子档案一一对应，及要求纸质档案与电子档案的实际情况相符、数量一样、内容一致。
文书档案收集整理归档规范
3/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 3.3 纸面过小的书写材料要加贴衬纸，超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。4 文书档案的整理归档程序
4.1 整理归档程序
各部门应以件为单位，按照分类、排列、装订、编号、编目、入盒等步骤整理归档文件。
分类
文件分类采用“-部门-保管期限”的办法进行。
4.1.1.1 分：将文件按其形成或所涉工作的分开。一般文件归入形成。跨的请示与批复，归入批复；跨的规划、计划、预算，一般可归入文件内容涉及的第一个；跨的总结归入文件内容涉及的最后一个；跨的会议文件，一般可以归入会议开幕的。4.1.1.2 分部门：将文件按其形成部门或承办部门分类。
4.1.1.3 分保管期限：档案从立卷时算起，其保管期限分为以下三种：永久、长期、短期。
排列
归档文件以件为单位按事由结合时间、重要程度等排列，即将同一问题的文件材料进行相邻排列。一般每份文件为1件。文件正本与定稿为1件；正文与附件为1件；原文与复制件为1件；转发文与被转发文为1件；会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料以次（期）为1件；报表、名册、图册等一册（本）为1件；来文与复文（请示与批复、去函与复函）为1件；原件与译文、多种文字形成的同一文件为1件。
装订
归档文件按件装订。装订时，密不可分的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文处理表在前，文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。永久、长期保管的归档文件应去掉会生锈的金属物，要用档案管理部门统一指定使用的装订材料装订（包括棉线、不锈钢钉等）。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
编号
归档文件应按类别和排列顺序逐件编号。各部门在每件文件首页的右上角用铅笔标上件号。
编目
归档文件应依据分类和部门所编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目，并保证目录上的编号与文件的编号一一对应。来文与复文作为1件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。具体内容如下：
1）件号：各部门按类别和排列顺序自行编制 2）责任者：即文件形成部门。3）文号：文件的发文字号。
4）文件标题。没有标题或标题不规范的，要自拟标题，并加“[]”号。5）日期：文件的成文日期。
6）页数：每一份归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。
7）备注：注释文件需要说明的情况。如：复制件、传真件、不完整件等等。
入盒
不同类别的归档文件应分别装盒/夹。装盒时按部门所编件号顺序，然后填写档案盒/夹封面、盒/夹脊背全宗名称。案卷封面内容包括文件形成部门、、保管期限及起止件号。案卷封面字迹要工整、清晰。5 记录
F-GMO-051《文书档案目录》
4/5
文书档案收集整理归档规范
为加强会计档案管理,更好地发挥会计档案的史实、证据作用，为公司经济工作服务,根据财政部，国家档案局《会计档案管理办法》的规定，特制订本规定。会计档案立卷归档范围
会计档案是指记录和反映经济业务事项的重要历史资料和证据，一般包括：会计凭证、会计帐簿、财务会计报告，以及其他会计资料等会计核算的专业材料，按规定必须立卷归档的材料包括：
2.1 会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
2.2 会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿以及其他会计帐簿。
2.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表，附表及文字说明，其他财务报告。
2.4 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，销售发票存根，增值税抵扣联，工资单及奖金单，公司年度审计报告，专项审计报告，资产评估报告，公司及子公司改制改组的批文、协议、资产界定等资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册及其他应当保管的涉及财务帐务处理的依据、资料等。会计档案的整理与移交
公司每年形成的会计档案，由财务部专人按照归档要求负责整理、立卷、装订、成册，编制会计档案保管清册。
3.1 会计报表：归档前需进行整理，包上封面，装订成册，封面上需写明案卷名称、类别、所属年月和编号。
3.2 会计帐册：归档前经整理后包上封面，并贴上写明帐册名称，所属年月，记帐员姓名，帐册页数。
3.3 会计凭证：归档前经整理后包上封面，装订成册，做到整齐牢固，并在共2页第1 页
封面上进行编号，逐项填妥有关内容。工资单、奖金单按月整理装订，标明年月。
3.4 公司的会计档案，由财务部门保管二年，期满后按上述要求整理，由财务部负责一式二份编造移交清册，一次性向公司档案室移交，公司档案室经清点无误后方能接收，并在移交清册上双方负责人、接收人、移交人签章后，双方各执一份，进行保管。出纳人员不得兼管会计档案。借阅与利用
按制度汇编《会计档案管理制度》执行。会计电算化资料的保存格式
会计电算化资料要求同时保存打印出的纸质会计档案和以磁带、磁盘、光盘等磁性介质保存的会计档案。关于工资奖金档案管理的特别规定
工资奖金档案是会计档案的重要组成部分，按会计制度规定，属长期保管的档案。为了保证工资奖金档案的完整，特别规定如下：
6.1 工资奖金档案归档范围：公司发放的所有工资奖金清单包括月度工资、月度奖金、年终奖、中层及中层以上干部承包奖以及各类专线（项）奖励。
6.2 月度工资清单由劳动工资部门按月打印交财务部门归档。
6.3 月度奖金清单（不含中层及中层以上干部）由各部门按月打印交财务部门归档。
6.4 凡是由劳动工资部门直接发放的工资奖金（包括中层及中层以上干部承包奖）明细清单由劳动工资部门保存、发放完毕将清单装订成册封存后，在封面上填写发放内容、时间、总金额、经办人、移交日期等要素，并加盖劳动工资部门印章后，交财务部门存档。
6.5 各类专线（项）奖励清单由归口部门收集汇总后交财务部门归档。
6.6 财务部门负责现金发放的各类工资奖金的统一归档，及时督促并负责收齐各类工资奖金的明细清单。
关键词：电子档案,收集,归档,保护
1 电子档案的定义及其特点
电子档案是由数字电子计算机处理的档案,是将实体档案信息以一定格式存储在计算机盘片、磁盘或光盘等化学磁性材料载体中,在计算机、局域网、广域网上进行存储、传递、检索和使用的电子文件[1]。它主要包括电子文书、电子报表、电子图纸、电子影像等。电子档案有以下几个特点:(1)电子档案不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能被阅读和利用;(2)电子档案可以直接由计算机等现代办公设备快速地处理和传递:(3)电子档案的利用是可共享的,也不再受时间和距离的限制;(4)电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的湿度与温度、防磁性等条件的要求很高。
2 医院电子档案的收集
2.1 制定医院电子档案管理制度
为了确保医院电子档案信息的原始记录性,档案管理人员要参与制定电子文件生成和办理的流程,对电子文件的形成、收集、整理、鉴定、归档、利用等环节制定管理制度,逐步建立健全电子文件管理体制,确保电子文件的真实性。在文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移后依然保持不变,与形成时的原始状态一致,定稿后的电子文件实行会签,将签发人、撰稿人、打印人的名字输入在每份文件的最后一行;确保电子文件的完整性,使每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺失。
2.2 医院电子档案的收集范围
在收集前首先要确定收集范围,凡是在医院工作中形成的、真实反映本院各项工作活动情况并具有考察与利用价值的磁盘或光盘等化学磁性材料载体上的文件都是收集对象,它主要包括电子文书、电子报表、电子图纸、电子影像等。确定了收集的总体范围后,接着要根据档案各类别确定详细的收集内容。
3 医院电子档案的归档
3.1 电子文书的归档
3.1.1 医院内部文件
以年度、组织机构、保管期限进行组盘。(1)按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;(2)将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。
3.1.2 医院外来文件
通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性。确定密级和保管期限。按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
3.2 科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多,可以按照医学科研、学术交流、基建工程、设备购置分类管理,然后再按项目归档。
3.2.1 医学科研、学术交流档案
科研方面的有国家基金、省级自然基金、省级科技计划项目、省级医药卫生科研基金、市科技计划等申报书及合同书都能采用电子文档的形式或软件来填写与生成。保存方便简单,也增加了其保密度,微机的储存量大,并可通过编码进行文件分类。目前学术交流趋向于电子文件包括大量的ppt、doc、pdf、rtf、x1s等格式的电子文件。这些电子文件编写目录与纸质档案应建立统一联系,采用双管齐下的方法使纸质档案与电子档案两套归档方式并用的模式。
3.2.2 基建档案
基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以。数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
3.2.3 设备档案
医院引进技术和购置各种设备时,外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计,所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3.3 会计电子文件整理
3.3.1 工资单
工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
3.3.2 账簿
医院会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。
4 医院电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有更好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。所以,软磁盘和光盘的保护是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施.
4.1 建立新型的档案安全保障系统
按照国家对电子文件"双套制"保存的要求,制作与电子文件同样内容的纸质版本,并归入相应档案门类的纸质档案中,按照纸质档案管理要求进行管理,在彼此之间建立准确可靠的标识关系。在办公自动化过程中,还要提高安全防范意识,防止失、泄密的发生,内部局域网与一切外网实行物理隔离,加强身份认证和密钥管理,确保电子文档信息网络传输的安全[2]。
4.2 软磁盘的保护
把住软磁盘质量关,软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近l0年,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关;规范保管条件,要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%~50%,温度控制在14℃~24℃;加强病毒防范,要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态;在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存[3]。
4.3 光盘的保护
规范排放和使用,光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤;保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变[4]。为此光盘存放的温度宜控制在14℃~24℃,相对湿度40%~65%;注意避光,光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存[5]。
总之,医院电子档案的收集、归档与保护是一项极其有利用价值而又复杂的工作,要充分发挥利用好电子档案,就必须对电子档案进行科学有效的管理,档案工作人员必须要有认真严谨的工作态度,实事求是的作风,根据整体情况,结合医院实际,充分发挥电子档案资源的作用,更好地为医院的发展做出应有的贡献。
参考文献
[1]马秀珍.电子档案的特点及管理对策[J].山西档案,2005,(4):33.
[2]孙熙,卢洪武.浅谈电子档案信息的安全保障[J].档案与建设,2005,(1):45-46.
[3]张建华,郭莉珠.软磁盘档案的科学保护[J].档案学通讯,1999,(6):50-51.
[4]王秀华,霍东方.电子档案信息安全管理和技术措施[J].河北大学学报,2002,(2):88-91.
关键词： 高职院校 文书档案 档案管理
近些年来，随着我国职业教育体系的不断发展与完善，高职教育受到了社会和教育部门越来越多的关注，关于高职院校文书档案管理工作的开展也面临一些新的形势。同时，科学技术的不断发展推动了高职院校文书档案管理工作技术的不间断更新，这为传统的文书档案收集归档工作带来了更大的挑战，高校院校现有的文书档案管理工作不断呈现出一些新的问题，对档案管理的质量及档案资源的开发和利用都产生了较大的影响，因此对高职院校文书档案的收集与归档工作进行客观的分析，是十分必要的。
一、高职院校文书档案管理工作的特征
职业教育是我国教育体系的重要组成部分，在教育体制及课程管理方面都具有一定的特殊性，从高职院校的角度来看，其文书档案管理工作具有一些明显的特征，主要体现在：
1.综合性。高职院校以培养应用型人才为主要的教育目标，工学结合及校企合作是其教育活动开展的重要形式，因此高职院校的文书档案中包含的内容十分繁琐，如教学档案、教师业务档案、财会档案、人事档案、学生学籍档案等，这些内容体现了高职院校文书档案的综合性。
2.共通性。高职院校与普通高校虽然在教育模式及课程体系方面存在一定的差异，但是在教学目标、教学观念及人人才培养观念等方面都与普通高等教育存在很大的共通性，这使得高职院校的文书档案与普通高校的文书档案管理工作仍然是共通的，而且可以与普通高校进行必要的资源共享与交流，相互学习和借鉴，促进文书档案管理效率的提升。
3.社会性。高职院校是技能型人才的培养基地，为了实现学生技能的强化，通常需要在学校与社会之间为学生建立起学习的渠道，因此增强了高职教育的社会性，在这个基础上形成的高职院校的文书档案，具有更强的实际性，除了学生基本的学籍档案以外，还包括学生的技能、品行及综合素质等方面的体现，只有这样的文书档案才能充分发挥文书档案的重要性，增强了高职院校文书档案的社会性特征。
二、高职院校文书档案管理存在的问题
1.档案管理意识薄弱。档案管理是高职院校管理工作的一部分，其本身不能直接创造经济效益，也不能为学校的管理部门带来管理效率，所以很多管理人员都不愿将过多的精力放在档案管理工作方面，现有的档案管理人员大多数由其他部门的管理人员兼任，具有很大的流动性，所以对于文书档案的管理工作无法有效保证。同时，各个部门之间缺乏有效的沟通，各自为政，缺乏专业的档案管理程序，很多资源和信息无法及时共享，这在一定程度上影响了档案管理的效率。
2.学校文书档案资料管理制度不健全。由于思想上缺乏足够的认知和重视，档案管理工作的开展显得十分混乱。高职院校现有的管理制度中，缺乏专门针对文书档案管理的规章制度，现有的制度中没有对文书档案管理工作开展有针对性的制度建设，所以使得档案管理工作显得无章可循、无人监管，很多管理政策和方针都无法得到执行，档案资源的开发和利用都受到极大的影响。
3.缺少学校文书档案专业技术人员。高职院校现有的档案管理部门的设置，通常是从其他管理部门中分离出来的，而且档案管理人员没有经过系统的培训，主要由一些后勤人员组成，所以在专业素质和技术能力等方面都无法与专业的档案管理人员相比。同时，由于文书档案的收集与归档工作中涉及很多不同类型的档案信息，档案管理人员对业务不熟练，很容易将不同的信息内容混淆，不仅影响了文书档案的规范性，还给文书档案信息的使用者带来了很大的麻烦，无法为学校管理者提供及时、准确的信息依据。
4.缺乏完善的文书档案资料管理设施。高职院校现有的文书档案管理部门在基础设施的建设方面存在一些不足之处，如资料的收集与归档仍然以人工操作为主，计算机信息技术的应用十分有限，这也拖慢了档案管理的信息化进程。另外，由于档案管理技术手段的滞后，使得很多档案信息都不能及时进行评估和归档，时常发生文书档案资料丢失的现象，无法保证档案信息的完整性与真实性，这些问题都对高职院校的档案管理工作造成很大影响。
三、高职院校文书档案管理工作的改进建议
1.强化档案管理人员的意识培养。档案管理工作是高职院校管理工作的重要组成部分，学校的管理者和档案管理人员都要给予足够的重视，认识档案管理工作的重要性，将档案管理工作渗透到各项管理工作中，并且加强档案管理部门与其他管理部门之间的有效衔接，明确档案管理部门及档案管理人员的工作范围和职责，只有每个参与人员都充分重视档案管理的重要性，才能促进档案管理的有效进行。
2.促进档案管理制度的完善。完善的管理制度可以为档案管理工作的有效开展提供依据和保障，首先将档案管理纳入学校的管理制度中，对其工作职责和范围进行明确；其次应规定文书档案的范围，按照党政资料、教学资料、学籍档案等不同的内容进行分类归档，保证档案资源的完整性与准确性；最后对档案管理工作内容进行明确，按照文字、图形、视像等不同的形式进行归档，可以为学校管理者的决策提供准确的依据。
3.提高档案管理人员的素质培养。高职院校档案管理工作的持续开展要求档案管理人员不断提高自身的综合技能，一方面要强化档案管理人员的理论知识和技能的学习，不仅要具备专业的档案管理知识，还需要将其运用到工作实践中，才能获得良好的效果。另一方面要加强档案管理人员的思想意识培养，正视并且重视档案管理工作在高职院校管理工作中的重要性，强化自身的责任感，既要做好文书档案收集与整理等基础工作，又要强化自身管理能力的增强，提高档案信息资源的开发和利用效率。
4.加强档案管理基础设施建设。基础设施的建设与完善是提高档案管理效率的重要途径，通过引进先进的信息技术，可以提高档案管理的现代化水平，促进档案管理效率的提升。同时，高职院校需要为档案管理部门工作的有效开展提供必要的设施，包括管理技术、管理设备等，要对档案管理工作的顺利开展提供足够的支持和配合，各个管理部门要配合档案管理工作的需要，构建档案管理信息的共享平台，促进档案管理效率的提升。
四、结语
高职院校的文书档案收集归档工作具有明显的综合性、共通性和社会性特征，当前的高职院校文书档案管理工作中，还存在着档案管理意识薄弱、学校文书档案资料管理制度不健全、缺少学校文书档案专业技术人员、缺乏完善的文书档案资料管理设施等方面的问题，需要采取强化档案管理人员的意识培养、促进档案管理制度的完善、提高档案管理人员的素质培养、加强档案管理基础设施建设等有效措施，促进高职院校文书档案管理工作的有效开展，提高档案管理的效率。
参考文献：
[1]梁英秀.高职院校文书档案收集归档中存在的问题与建议[J].办公室业务，2013（040）.
[2]王平.论高职院校文书档案资料整理归档存在的问题及对策[J].山东商业职业技术学院学报，2012（02）.
[3]邱晓青.电子化时代高职院校文书档案的归档对策[J].福建教育学院学报，2015（04）.
[4]傅银燕.浅论高职院校档案收集工作的现状、问题及对策[J].广东档案，2015（08）.
1、干部人事档案管理部门，要根据干部人事工作有关文件的要求，对收集的干部人事档案材料进行认真仔细地鉴别审查，确保归档材料的真实、完整、齐全。
2、收集的材料经鉴别审查，对不属于归档范围的材料，或转有关部门，或退本人，或按规定程序作销毁处理；对材料不齐全、手续不完备或不规范的材料，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续，并作规范处理；发现伪造档案材料，涂改档案内容的，须清除伪造、涂改的档案材料，对当事人要严肃查处。
3、鉴别登记后的干部人事档案材料，要及时装入该干部人事档案袋（盒），内，一般每两年装订入卷一次。
一、建设单位（甲方）归档内容
1、工程形象照片
2、基本建设计划
3、工程项目申请报告及批复（批复在前，请示在后）；
4、房地产开发（建设）项目备案书
5、项目可行性研究报告及批复；
6、建设项目选址意见书
7、建设用地批复；
8、拆除旧房屋任务审批表
9、《房屋拆迁许可证》通知单
10、建设项目环境保护“三同时”送审表；
11、结合民用建筑修建防空地下室审批表；
12、人防工程建设承担书；
13、消防设计审核意见书；
14、建设项目设计卫生审查认可书；
15、建筑扩初设计审定通知单；
16、《建设工程规划许可证》通知书；
17、规划审批图（1/500红线图）；
18、工程质量监督申报登记书；
19、合同（勘察、设计、动迁、监理、施工、安装）、协议、公证书； 20、中标通知书
21、工程地质勘察报告；
22、工程预算；
23、工程验收材料（规划、消防、环保、卫生防疫、住宅小区）
24、有关工程重要会议材料（纪要、简报、开竣工典礼、领导讲话、题字）；
25、工程建设过程中形成的录音、录像、照片。
26、新建楼房门牌编号审批表
注：建设单位在工程竣工结算三个月内将结算材料报送城建档案馆后，领取工程档案合格证
二、施工单位（乙方）归档内容
1、施工许可证副本
2、单位（子单位）工程质量竣工验收记录
3、单位交工验收证明
4、图纸会审记录
5、设计交底记录
6、设计变更通知单汇总目录
7、设计变更通知单
8、工程洽商记录（技术核定联系单）
9、工程定位（竣工）测量记录
10、地基承载力复查记录
11、沉降观测记录
12、桩基础竣工报告及检测报告
13、结构吊装工程检查验收记录
14、隐蔽工程检查验收记录汇总记录
15、（土建）隐蔽工程检查验收记录
16、屋面、楼面蓄淋水检验记录
17、地基与基础工程验收报告
18、主体工程验收报告
19、主体结构抽样检测报告 20、管道隐蔽工程检查验收记录
21、建筑电气（电梯）安装隐蔽工程记录
22、管道系统隐蔽压力（满水）试验记录
23、设备、卫生器具压力（满水）试验记录
24、管道冲洗、吹扫、清洗记录
25、给排水管道、卫生器具通水试验记录
26、地漏及地面清扫排水试验记录
27、排水管道通球试验记录
28、采暖系统试运行、调试记录
29、阀门检验试验记录 30、室内消火栓试射记录
31、接地电阻测试记录
32、绝缘电阻测试记录
33、电气照明系统通电试验记录
34、电力电缆试验记录
35、低压电器交接试验记录
36、交流电动机试验记录
37、变压器试验记录
38、施工试验记录汇总表
39、砂浆、混凝土配比通知书 40、砂浆抗压强度统计评定记录
41、砂浆抗压强度试验报告
42、混凝土试件抗压强度统计评定记录
43、混凝土抗渗试验报告
44、混凝土抗压强度试验报告
45、钢材、焊接材料出厂合格证和进场复验报告
46、水泥出厂合格证和进场复验报告
47、砂、石出厂证明文件及进场复验报告
48、建筑砖、砌块、瓦出厂合格证及进场复验报告
49、外墙涂料试验报告
50、外墙陶瓷面砖（复）验报告
51、防水材料产品合格证和进场抽样复验报告
52、隔热、保温材料产品合格证和试验报告
53、土壤（素土、灰土）击实试验报告
54、土壤干土质量密度试验报告
55、塑料管材、管件、阀门检测试验报告
56、开关试验报告
57、插座试验报告
58、建筑用绝缘电线（电缆）导管试验报告
59、聚氯乙烯绝缘电线（缆）（450/750）试验报告 60、建筑用阻燃材料试验报告
61、施工材料、预制构件出厂合格证及进场试验报告汇总表 62、混凝土构件出厂合格证
63、预拌混凝土出厂（交货）合格证
64、金属及塑料外门窗物理性能试验报告及合格证 65、钢构件、木构件出厂合格证 66、施工现场质量管理检查记录 67、室内环境检测报告
68、分部(子分部)工程验收记录
（1）、基础分部（子分部）工程质量验收记录（2）、主体分部（子分部）工程质量验收记录（3）、装饰、装修分部（子分部）工程质量验收记录（4）、屋面分部（子分部）工程质量验收记录（5）、水暖分部（（子分部）工程质量验收记录（6）、电气分部（子分部）工程质量验收记录 69、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录（1）、地基与基础分部工程质量控制资料核查记录（2）、建筑地面子分部质量控制资料核查记录（3）、地下防水工程子分部质量控制资料核查记录（4）、砌体结构子分部质量控制资料核查记录（5）、混凝土结构实体检验资料核查记录（6）、混凝土子分部质量控制资料核查记录（7）、建筑屋面分部质量控制资料核查记录（8）、建筑装修工程质量控制资料核查记录
（9）、排水、采暖及燃气分部（子分部）质量控制资料核查记录（10）、建筑电气分部质量控制资料核查记录 70、单位（子单位）工程观感质量检查记录（1）、建筑地面整体面层工程观感质量验收记录、（2）、建筑地面板块面层工程观感质量验收记录（3）、地下防水子分部工程子分部观感质量验收记录（4）、砌体结构子分部工程观感质量验收记录（5）、混凝土结构子分部工程观感质量验收记录（6）、建筑屋面分部工程观感质量验收记录（7）、建筑装饰装修工程观感质量验收记录
（8）、给水、排水、采暖及燃气分部（子分部）观感质量检查记录（9）、建筑电气分部工程观感质量检验记录
71、单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录（1）、地基与基础分部工程安全和功能检测报告核查记录
一、办公室中文书档案的收集与归档工作管理的意义
文书档案的收集和管理在我国事业单位中属于最基础的工作, 同时也是最关键的工作, 是开展事业单位文书档案管理的首要内容。文书档案主要记载该事业单位的重要发展过程, 单位若需要做出重大决策时都会先参考相关的资料, 其中最重要和最关键的参考资料就是文书档案, 如会议记录情况、请示情况和审批情况, 以及其他决议等内容, 所以文书档案直接关系着公司的战略发展方向, 对公司的发展具重要意义。
二、办公室中文书档案的收集与归档工作管理的现状
1.工作人员对文书档案的管理意识较差
过去, 人们对办公室文书档案的工作的重视度不够高, 导致人们在工作时注意力集中较差, 使得文书档案的收集和归档等工作不到位。大部分档案管理工作人员由于对文书档案的管理意识较差, 在工作中较为注重事业单位的一些红头文件, 往往忽略较为普通的编号文件, 大大降低了文书档案管理工作的质量和效率, 导致经常出现档案缺损、档案失真以及档案时间不连贯等现象。工作人员对文书档案的管理意识缺失使得工作人员责任感低, 增加了文书档案管理和查阅的难度, 从而使得文书档案无法为公司的决策发挥作用, 在一定程度上阻滞了公司的发展进程。
2.公司对文书档案的收集和归档力度不到位
当前, 由于档案人员对文书档案的收集及归档工作重视不够以及归档力度不到位, 导致出现许多文件资料丢失或缺损的情况。其具体原因有:归档模式不科学, 目前仍多以文字档案形式存档, 对电子文书档案缺乏收集及归档的意识与经验;文书档案的收集和归档流程不规范, 文件资料随意摆放, 混乱不堪, 无法及时归档;文书档案可靠性较差, 部分单位或相关档案部门通过模拟近几年数据以应付上级检查, 导致档案文件的真实性与历史性严重丧失;文书档案缺乏连续性与完整性, 如文件资料断章、断页、缺单位落款公章、缺时间等。
3.文书档案的收集及归档不全面
在进行办公室文书档案收集与归档管理工作过程中, 常出现文件收集不全面的情况。由于资料内容广泛且来源繁杂, 同时参考价值重要, 若出现文件材料遗留他人或他部门, 将会导致收集困难, 增加档案人员归档工作的难度。此外, 由于部分文书档案管理人员为兼职人员, 对文书档案的整理及归档工作缺乏充足的时间、精力及经验, 或其他各种原因, 最终导致文书档案材料等无法及时有效的收集全面。
三、办公室中文书档案的收集与归档工作管理的改进措施
1.强化培训以增强档案管理人员意识及知识
作为一名优秀的档案管理人员, 不仅要有强烈的档案管理意识, 还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训, 培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识, 这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员, 应进行有针对性的知识及技能强化培训, 并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育, 从而有效提升档案管理人员的整体素质, 进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。
2.完善文书档案的收集和归档工作管理制度
进一步细化及明确文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题, 对于保证文书档案的收集、整理、归档工作的高效开展具有重要意义。首先应据单位实际情况, 并依照相关的法规及职责分工制度, 科学合理地明确文书档案的归档范围。其次, 进一步明确归档期限, 以便集中统一保管, 防止私留以做它用, 对于提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性具有重要作用。各单位及部门应根据其自身发展及时更新改进文书档案的管理制度, 以适应不断发展变化的文书档案收集及归档需求。
3.创新文书档案收集及归档工作模式
传统文书档案收集及归档工作存在过于被动且资源遗漏严重等问题。为此, 单位应对传统文书档案收集模式进行改进, 采取主动收集文书档案资料的创新工作模式。首先, 文书档案管理人员应加强与各事业单位的各部门的联系, 定期对档案资料进行收集与归档, 进一步了解资料的连续性及历史性, 以免出现档案资料收集不全面及不真实的情况。其次, 对档案管理中出现的问题应进行及时有效的处理。最后, 应主动利用现代信息技术进行档案的建立与完善, 以减少人工收集出现的失误, 从而提高办公室文书档案资源更好的服务效果。
四、结束语
文书档案作为反映行政管理活动的重要记录, 其收集及归档工作是办公室管理工作的关键, 对文书档案以后的使用具有重要作用。本文通过分析目前办公室文书档案管理工作现状, 提出了强化培训、完善文书档案收集和归档工作管理制度以及创新工作模式等改进措施。办公室文书档案的收集及归档工作具有重要意义, 应根据各单位及时代发展现状, 对文书档案管理工作进行不断的改进, 以促使其管理工作质量不断提升。
参考文献
[1]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务, 2013, (23) :57-58.
[2]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务, 2015, (22) :70.
1、学生高中时期的档案材料；
2、高考录取的档案材料；
3、毕业时的体检表；
4、江南大学学生登记表；
5、学生成绩单；
6、毕业论文成绩；
7、高等院校毕业生登记表；
8、教师资格证书审批表（师范生）；
9、学生奖惩情况登记表、文件；
10、党员、团员或入党积极分子的入党申请书、入党志愿书、考察培养记事、入团志愿书或入党积极分子登记表；
11、干部履历表及相关材料（有工作经历的学生）；
12、报到证存根。（黑体斜体部分是必需装档的材料，缺一都不能寄送档案！）硕士研究生毕业生：
1、江南大学攻读硕士学位研究生录取登记表；
或全国推荐免试攻读硕士学位研究生登记表；
2、硕士研究生复试记录表；
3、政审表；
4、研究生登记表；
5、江南大学研究生学位申请书（包括成绩、学位证明）；
6、江南大学研究生毕业生登记表；
7、毕业时的体检表；
8、学生奖惩情况登记表、文件；
9、党员、团员或党的积极分子的入党申请书、入党志愿书、考察培养记事、入团书或党的积极分子登记表；
10、学生婚育状况登记表；
11、全国毕业研究生就业通知书（报到证）存根。
（黑体斜体部分是必需装档的材料，缺一都不能寄送档案！）博士研究生毕业生：
1、江南大学报考攻读博士学位研究生登记表；
江南大学提前攻读博士学位研究生登记表； 江南大学硕博连读研究生登记表；
2、两位专家推荐书；
3、政审表；
4、博士研究生复试记录表
5、研究生登记表
6、江南大学研究生学位申请书（包括成绩、学位证明）；
7、江南大学研究生毕业生登记表；
8、毕业时的体检表。
9、学生奖惩情况登记表、文件；
10、党员、团员或党的积极分子的入党申请书、入党志愿书、考察培养记事、入团书或党的积极分子登记表；
11、学生婚育状况登记表；
12、全国毕业研究生就业通知书（报到证）存根。
所有归档材料一律用黑色钢笔或签字笔填写，字迹清楚，不要涂改。
一、入党积极分子培养考察表填写范例 “负责培养人意见”：
由两个培养联系人在一起共同商量后再填写，填写的内容主要包括：考察培养的经过、入党积极分子在这一时期对党的认识程度、工作表现、政治品质、思想作风、本阶段所存在的不足和改正不足的情况等。
两名培养人都要签名，不要填写日期。填写这一栏时要求注意的主要问题：一是情况要具体，不要三言两语、篇幅过短。二是情况要面向本人，不要废话、套话连篇，既可写综合考察多方面的意见，也可以写在某个或几个方面的突出表现。三是情况要有变化，要能反映出积极分子每个时期的特点和变化情况，不要一个优点或一个缺点到最后。四是情况中不要以希望代替不足。五是字迹要工整，不要涂改。
日期都不要填。
范例：
第一次培养考察意见：
***同学自向党组织递交入党申请书以来，认真学习马列主义毛泽东思想，邓小平理论和“三个代表”重要思想，认真学习实践科学发展观，能够积极向党组织靠拢，努力按照一名共产党员的标准严格要求自己，认真接受党组织的培养与考察，主动参加各项活动，学习态度端正，成绩优良，关心同学，为同学服务的意识不断增强，但还应进一步端正入党动机，加强政治理论的学习，与同学的沟通交流还应加强。今后应更加严格要求自己，不断改正不足，争取更大进步。第二次培养考察意见：
经过这一时期的培养与考察,***同学进一步提高了思想认识和政治觉悟,入党动机进一步明确。学习一直很刻苦，成绩优秀。主动帮助有困难的同学，经常为同学排忧解难，积极参加各项活动，参与意识和服务意识明显增强，不断加强政治理论学习。今后还应积极努力，不断提高理论水平，进一步完善自己。第三次培养考察意见：
***同学在多方面都有了较大的进步，学习生活中，能够联系群众，本着全心全意为人民服务的宗旨，热心助人，在专业课程的学习中刻苦努力，有明确的学习目标，在同学当中树立了良好的榜样，在理论上不断充实完善自己，用一名共产党员的标准严格要求自己，团结同学，热爱生活，在今后的学习当中，应注意培养独立思考的能力，多关注时事，政治敏锐性与把握大局的能力有待加强。第四次培养考察意见：
***同学/（同志）能够以党员标准严格要求自己，从思想上和行动上积极向党组织靠拢。能针对自身的不足，不断加强政治学习，特别是经过近一年的学习，思想觉悟和理论水平都有了很大提高，入党态度进一步明确，动机端正。在学习和生活中能够发挥带头作用，群众基础良好。希今后再接再厉，用进一步的行动向组织靠拢，早日加入中国共产党。
二、培养对象考察登记表
第一介绍人写前面，第二介绍人写后面
经过一年的培养考察，***同学/（同志）能针对自身的不足，不断加强政治学习，积极参加党支部的各项活动，认真学习实践科学发展观的深刻内涵，在理论上不断充实完善自己，在学习生活中，用一名共产党员的标准严格要求自己，从思想上和行动上积极向党组织靠拢。尊敬师长，团结同学，表现积极，有意识地培养自己作为一名共产党员应有的基本素质。该同学入党动机端正，政历及现实表现清楚，没发现任何问题，群众反映良好，基本具备共产党员标准，建议组织予以发展。
三、入党志愿书填写范例
只需填写第八页入党介绍人意见，第一介绍人写第一栏，第二介绍人写第二栏，顺序不要写错。日期不要写。
范例1： 入党第一介绍人的意见
×××同学能认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，自觉学习党的基本知识和形势政策，政治思想上进步明显，对党认识明确，入党动机端正，有为共产主义奋斗终身的决心。平时能以党员标准严格要求自己，学习勤奋，成绩优秀。担任×××期间，认真负责，以身作则，有较强的工作能力，在工作和学习中较好地发挥了先锋模范作用，为人正直，襟怀坦白。不足之处：在工作方法上，有时比较简单。（缺点是：工作中计划性不够。/不善于做同学思想工作/不善于作批评与自我批评。等等可结合实际写）
用党章规定的标准全面衡量×××同志，我认为他符合共产党员的条件，我愿意介绍×××同志加入中国共产党。（必须有）
介绍人：×××××××年×月×日
常见错误：无“我愿意介绍×××同志加入中国共产党”；介绍人意见的日期竟然在支部大会的日期之后。不是介绍人本人填写，本人签名。入党介绍人越权填写“同意其加入中国共产党”，介绍人没有同意入党的权利。
范例2： 入党第二介绍人意见
我同意第一介绍人×××的意见（必须有）。×××同志对加入党组织有比较明确的认识，入党动机端正；能够自觉用党员的标准来要求自己，正确处理集体利益和个人利益的关系；有较强的吃苦精神和工作责任心，担任学生干部，工作以身作则，兢兢业业，任劳任怨，能够大胆管理，并能关心贫困同学。尊敬师长，团结同学，在群众中有较高的威信。缺点是：有时在处理问题时，脾气过于急躁。（缺点是：开展批评与自我批评不够大胆。/对同学中存在的不良现象，不敢大胆地开展批评或深入的思想工作。等等可结合实际写）我认为×××同志符合党员条件，愿意作他的入党介绍人，我愿意介绍×××同志加入中国共产党（必须有）。
介绍人：×××××××年×月×日
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