高校档案室工作计划

高校档案室工作计划

高校档案室工作计划 篇1

志

工

作

简

报

第3期

校志编写组

2008年9月3日

近期 工 作 进 展 情 况 综 述

6月27日，学校组织召开首次校志撰稿员培训会议，上海市地方志办公室副编审颜小忠应邀作专题辅导。会后，各部门按照学校校志编纂工作整体进度要求，陆续着手进行资料的收集和编目的细化工作。

7月10日，校志编纂工作组以电子邮件形式发布《关于近期校志工作安排的通知》、《校志编目草案调整稿》及《东华大学资料卡片样张》，对校志资料收集阶段的工作作了进一步具体指导。

近两个多月以来，一些部门思想到位、人员到位、措施到位，进展明显。材料学院充分重视修志工作的历史文化意义，在确保完成校志承编任务的同时，大力组织编纂《材料科学与工程学院志》一书。学院组建由党总支书记和院长任组长的院志编纂工作组，精选下属各系、所骨干教师、老教授25人组成院志撰写员队伍，并聘请资深教授、老领导为顾问。7月中旬，学院召开院志启动会议，专题研讨并确定了院志细目，落实了资料收集任务和要求。暑假期间，有关人员常驻档案馆查阅历年档案及有关校史资料，认真摘录资料卡片，资料收集工作取得良好开端。

人事处克服时间紧、任务重的困难，迎难而上，处长亲自带队，组织各科室主要负责人多次前往档案馆，分工协作，集中查档。校长办公室对承编内容进行深入研究，在查阅大量档案资料的基础上，进一步细化了校志编目，理清了收集

发：各学院、部、处、室，直属单位

高校档案室工作计划 篇2

关键词：高校,档案,鉴定

目前, 大多数高校没有正常开展档案鉴定工作, 只是把日常工作中形成的文件材料不加任何甄别就统统归档, 形成了“有文必档”的现象。由于一些无保存价值的文件被收集归档, 使得馆 (室) 藏档案数量越来越庞大, 档案管理的工作量成倍增加, 档案管理员的负担日益加重, 严重浪费了档案管理资源, 阻碍了高校档案工作的正常发展。加强高校的档案鉴定, 去其糟粕, 取其精华已经是高校档案管理部门迫在眉睫的工作。

一、高校档案鉴定工作没有正常开展的原因

(一) 对档案鉴定工作缺乏认识。不少档案管理员认为, 只要档案室资料齐全, 学校检查档案收集工作的时候有据可查, 鉴不鉴定都无关紧要。很多学校在进行档案评估时, 对档案是否经过鉴定不作要求, 只要需要检查的材料都有就行。许多高校的档案管理人员配备不足, 也没有正规的经过培训的鉴定人员进行档案鉴定工作, 使得档案鉴定工作迟迟不能开展。

(二) 归档的档案质量低, 数量庞大。部分高校档案管理员没有受过正规的档案学教育, 业务生疏, 档案鉴定知识缺乏, 对收藏的档案藏而不鉴、只进不出, 使归档的档案质量偏低。档案鉴定的程序复杂, 要剔除没有价值的档案, 重新编排文件目录, 重新填写案卷目录和专题目录, 工作量很大。若进行一次全面的档案鉴定, 需要耗费很多的人力、物力和财力。

(三) 档案价值鉴定难度大, 无固定的标准。鉴定是档案管理中最具决定性意愿 (决定档案存毁) 且难度最大的工作, 要

求档案鉴定人员具有档案鉴定方面的知识和能力, 还牵涉到鉴定人员应负的责任。学校、社会及学生对档案材料的利用需求成了高校档案鉴定的重要依据, 而这种依据随着时间的推移会发生变化, 它具有短期性和局限性, 导致认定的档案价值等级变得不稳定, 所以判定者在做鉴定时存在较大的难度, 承担较大的风险。这个原因是困扰高校档案鉴定的一个至关重要的因素。

(四) 高校盲目追求馆藏数量。不少高校受到本科评估标准的影响, 盲目认为馆室) 藏档案越大越好, 单纯追求档案的数量而忽视了档案的质量。

二、高校开展档案鉴定工作的好处

(一) 有利于提高档案的质量。原来的档案由于保存期限、保存价值划分不清, 经常会出现档案重复和有些档案无人问津的现象, 既增加了查找的难度, 也使得馆 (室) 藏档案得不到有效利用。经过鉴定后的档案, 由于经过了档案价值的判定, 去除了失去保存价值的部分, 大大提高了档案的质量, 同时优化了室藏结构, 提高了档案箱柜的使用效率。

(二) 有利于提升档案管理工作的整体水平。通过对档案的鉴定, 可以发现档案收集、整理、编目等工作环节中的不足, 从而采取有效的措施, 大大提高档案管理工作的整体水平。

(三) 有利于决定档案保存的方法。价值大的档案比价值相对小的档案利用的机会要大得多, 这些重要档案的破损率也相对较高。通过档案鉴定, 把档案按照其利用价值的大小区分开来, 然后将价值大的、利用率高的档案材料进行复制, 把复制的材料作为平时利用的档案, 既不影响利用效果, 又有效保护了重要档案的安全与完整。

三、高校开展档案鉴定的措施

(一) 加强组织领导, 把档案鉴定工作纳入工作计划。首先, 档案馆 (室) 要成立档案鉴定领导小组, 其成员应是部门领导和档案管理员代表, 定期对馆室档案进行统计, 并制定切实可行的制度和鉴定计划, 对已到期或未到期但已无利用价值的档案进行分析, 各自提出鉴定意见, 保证档案鉴定的准确性和实用性。其次, 把档案鉴定工作纳入本部门的工作计划, 归档材料要从“入口”抓起, 选择本部门形成的材料作为归档重点, 尽量不重复归档, 保证所藏档案的质量。

(二) 制定档案鉴定标准。对馆室档案保管期限的鉴定, 应依据国家有关保管期限的规定, 并且以档案存在的价值为鉴定依据。在档案的鉴定工作中, 要注重考虑档案的价值, 要在特定的历史背景和社会背景下考量档案的价值, 要考虑鉴定的档案对学校和社会各个领域的研究和参考价值, 要明确鉴定工作的依据、程序和步骤, 从而使鉴定工作能有条不紊地开展。

高校诚信档案工作思试 篇3

1高校诚信档案的现状

1.1诚信档案的观念比较淡薄，失信现象比较严重。“诚信”是社会发展的核心，是经济运行的基础，由于缺乏诚信意识和道德素质，已经从太多方面暴露出一个普遍的社会问题，即诚信缺失、信用低下。

1.2缺乏与诚信档案有关的法律法规。全国九届人大五次会议指出：“加快建立企业、中介机构和个人信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。”其宗旨是要求加强社会信用建设，逐步形成诚信为本、操守为重的良好风尚。

2高校诚信档案的内容

2.1高校教师诚信档案的内容主要包括：①教师个人的基本资料；②教师个人诚实守信承诺；③获奖情况；④不良信用记录（不良行为基本事实、处理结果及审核情况）等。

2.2高校学生诚信档案应包括以下五项内容：①学生诚信承诺书；②学生个人基本情况信息表；③学习诚信评价，主要记载着学生入学以来参加各种学习、考试、借阅等活动中相关情况的诚信评价；④经济诚信评价，主要记载着学生入学以来缴费注册、助学贷款、勤工助学费、医疗保险等情况的诚信评价，包括学费和国家助学贷款；⑤社会实践诚信评价（主要记载学生入学以来参加的社区活动、学业实践活动）等。

3建立高校诚信档案管理的思路、方法

党的十六大报告中，明确指出，“以诚实守信为重点，加强社会公德、职业道德和家庭美德教育”，高校发展很大程度上取决于师生整体水平，取决于高校师生队伍的稳定和发展。推进教育信用体制建设，提升师生诚信道德品质是时代赋予的主题。因此，高校档案部门有资质、潜力和义务，利用建立的“诚信档案管理系统”进行整合，为教育事业发展需求提供服务。

3.1注重诚信档案价值鉴定工作。高校诚信档案价值鉴定不同于其他类型档案价值鉴定工作。高校诚信档案价值鉴定，直接关系到师生个人的信誉问题，是项严肃认真的工作。对高校诚信档案的鉴定，要遵循实事求是的态度和科学认真的工作作风。

3.1.1应遵守档案的原始性、凭证性、广泛性和现实性进行鉴定。以事实为准绳，根据事实判定其留存还是销毁。

3.1.2诚信档案材料的形成是在不断的变化中。如，教师、学生个人在某一特定时期的不良记录，在今后的教学过程中痛改前非，且能保持长期的良好信用记录，组织人事部门可根据情况删除其不良信用记录，随时添加新的信息。

3.1.3制定严密的鉴定工作流程。规定由校长负责制下的层层签字制度。

3.1.4严格遵循高校诚信档案的鉴定程序。判断其材料的真实范围，确定是否留存。

3.2在实践中进一步改进、完善诚信档案管理信息系统。我国诚信档案管理工作的开展已经起步，并且，积累了一定的经验教训。银行、金融系统在探索诚信档案的建立、管理方面走在全国前列，我国目前已经建立了不少的信用网站，如，中国企业信息网等，通过计算机网络可以将诚信档案向有关机构和人员提供。建立内容全面、方便快捷、查阅简单，“诚信档案”管理信息系统，真正地发挥其应有的作用。

3.3完善诚信档案管理制度。诚信档案具有鲜明的目的性和原始凭证价值，确定了其在管理上不同一般档案的产生及管理。公共部门既是诚信档案形成的主体，又是诚信信息受控的客体。要求高校诚信档案在管理上实行自主管理与申报登记相结合的方式，以利于高校诚信档案信息本身的真实性和及时记录、修改、补充，保证国家教育诚信管理体系的建立和完善。

试论新时期高校民生档案工作 篇4

[论文摘要]高校民生档案事关师生的生存与发展。文章阐述了加强高校民生档案的重要意义，提出了高校加强民生档案工作的三项原则，即以师生的民生需求为导向，以法律法规为保障，以丰富的馆藏资源为基础，并在此基础上指出，当前必须着力推进以教师业绩档案、学生成长档案、名师教学档案、校园文化档案为重点的高校民生档案建设。

[论文关键词]民生档案 高校学生 成长档案 校园文化档案

党的会议明确提出关注民生、保障民生、改善民生是科学发展观的重要组成部分，并把民生问题作为党和政府工作的重点。为贯彻会议精神，国家档案局于12月29日印发了《关于加强民生档案工作的意见》，要求各级档案部门自觉将民生档案工作纳入工作范畴，积极探索民生档案管理和利用的最佳方式和有效途径。9 月1日实施的《高校档案管理办法》明确指出，高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构;加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。因此，高校档案部门要根据自身的特点，以发展的眼光找准建立覆盖师生员工的档案资源，以方便快捷的服务手段为广大师生员工做好服务。

一、高校加强民生档案工作的重要意义

民生档案是单位、社会组织和个人在劳动就业、社会保障、医疗卫生、教育、公共管理等民生领域中形成的各种载体的文件材料，是维护群众权益的原始凭证，是 “人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中的集中体现。因此，高校加强民生档案工作具有非常重要的意义。

1.高校加强民生档案工作是贯彻落实会议精神的必然要求。党的会议报告明确指出，加快推进以改善民生为重点的社会建设，努力使全体人民学有所教、劳有所得、病有所养、住有所居。这不仅明确了我国改革发展关键阶段社会建设的重点内容和战略目标，同时，也为档案工作服务党和国家工作大局指明了前进方向。为此，档案部门必须紧紧围绕以改善民生为重点的社会建设，牢牢抓住服务民生不动摇，围绕服务民生制定发展目标，部署工作任务，整合各类民生档案资源，使档案工作的成果更多地体现服务民生、改善民生。当前，高校要把加强民生档案管理作为改善民生服务和推进档案工作发展的一项重要任务，切实提高思想认识，增强工作意识，明确目标要求，认真研究部署，扎实推进实施，着力推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系。

2.高校加强民生档案工作是全面提高高等教育质量的必然要求。新时期高等教育改革发展的着力点在于提高质量、走内涵发展之路。这就要求必须牢牢抓住人才培养这个根本，始终坚持教育以育人为本、以学生为主体，办学以人才为本、以教师为主体。以学生为主体，高校档案工作要服务学生的成长成才，根据提高人才培养质量的要求和大学生的发展特点，加强心理健康、就业、帮困助学等民生服务，更好地促进大学生的全面发展。以教师为主体，高校档案工作要服务于高素质师资队伍建设，开拓新的服务渠道，提高教师民生档案工作的质量和水平，全力促进教师全身心投入教学、科研和育人工作。

3.高校加强民生档案工作是全面构建和谐校园的必然要求。建设和谐社会离不开和谐校园的建设，高校档案馆更好更快地开发利用学校民生档案信息资源，对构建和谐校园有很大的促进作用。档案工作要坚持以人为本，积极主动地把实现好、维护好、发展好广大师生员工的根本利益作为高校档案工作的出发点和落脚点，改变过去“重事轻人、重物轻人、重官轻民、重名人轻普通人、重机构轻个人”的观念，转变在档案利用中存在的重学校利用、轻个人利用，重为学校服务、轻为师生员工服务的做法，重视所有涉及人的档案的价值，真正认识到档案的重要性和有用性，不再仅局限于政府和学校，而要面向大众，面向师生，要像重视部门利用那样重视学校师生员工的利用，尽快建立方便师生员工的档案利用体系，树立“服务民生与服务业务并重，服务领导与服务群众并重”的观念，充分发挥档案工作在解决民生问题中的重要作用。

二、高校建设民生档案的基本原则

高校档案是学校发展历史的缩影，它包含了教学、科研、管理等诸多方面的内容，反映了历届师生员工各个时期的活动。多年来高校档案主要是为学校的各项工作如编史修志、工作查考、学术研究、经济建设、宣传教育等服务。但是高校档案中也包含大量民生档案，高校民生档案主要有人事、工资福利、师资培训、职称、教师科研成果、招生、学生学籍、学生就业、医疗、保险、聘用合同等与师生相关的档案。在校工作、生活过的教工和学生如果遭遇各种证明缺失、证件丢失等均可来档案馆查询，并得到相关证明解决学历认证、工龄、工资确认、亲属证明、知识产权等民生问题。

高校民生档案服务对象主要是师生。在查到相关民生档案资料后可开证明、复印相关材料并加盖档案馆档案证明专用章，复印件即可起到原件的作用。例如利用文书档案进行工作考查和享受党的惠民政策，利用学籍档案办理就业手续，利用人事档案办理出国、买房贷款、遗产继承手续，利用房产档案确定房产权，利用工资档案核实工龄办理退休手续等，这不仅解决了教职员工和毕业生的燃眉之急，在一定程度上化解了社会矛盾，稳定社会秩序，促进社会和谐。民生档案事关师生的生存和发展，我们必须坚持以人为本的理念，确定建立民生档案的原则。

1.高校民生档案必须以师生需求为导向。对高校档案工作而言，关注民生、服务民生就是要以师生员工的需要为导向。因此高校档案部门要认真了解师生的需求，有针对性地开展民生档案工作，抓好民生档案基础业务管理和建设，把民生档案纳入档案管理体制，科学整合和丰富馆藏各类民生档案资源，突出民生档案在档案资源建设中的地位，建立覆盖师生的档案资源体系。对民生档案优先收集，优先编目，优先整理，优先输入，优先提供利用，使档案工作真正做到察民情、知民意、解民忧、维民权、保民安，更好地发挥档案事业在服务民生和社会和谐方面的积极作用。

2.高校民生档案必须以法律法规为保障。为了更好地建立民生档案，高校档案部门必须要有统一的标准体系和制度保障，把指导和监督涉及民生事务的部门的档案工作作为工作重点，督促这些部门做好民生档案材料的收集与归档工作，确保民生档案及时建档、有效管理，确保民生档案齐全完整，为服务民生提供真实可靠的信息来源。同时，由于民生档案中涉及公众的诸多私人信息，在提供和利用过程中，可能会出现侵权、伤害群众利益的行为，为防患于未然，就需要建立健全民生档案法规体系，明确民生档案公开的范围、方式和程序，保障师生的利益不受侵犯。

3.高校民生档案必须以丰富的馆藏资源为基础。要做好民生档案工作，就必须要做好基础性档案资源建设，建立能满足师生需求的档案资源体系。一方面，档案工作人员要对馆藏档案进行筛选，整合学校民生档案资源，以便更好地为师生服务;另一方面，高校档案部门要围绕服务民生，积极调整馆藏建设思路，突出为民、便民、惠民主题，加大与师生员工关系密切的人事档案、教师业务档案、学校名人档案等各类专门档案和专业档案的接收力度。不断丰富馆藏资源，改善馆藏结构，逐步建立面向民生、覆盖民生的多元化档案资源体系，使高校档案部门真正成为学校各类民生档案的保管基地和公共查询中心。

三、高校民生档案建设的着力点

民生问题是一个不断变化的问题，高校民生档案工作要紧跟民生问题的变化，积极拓展服务的渠道和范围，克服过去“编”多“研”少，编研成果跟不上形势的问题，找准档案工作服务民生的着力点。

1.教师业绩档案。高校教师既承担着教书育人的职责，又担负着科研重任，仅凭人事档案是不能完全反映教师业绩的。现行的高校综合档案管理是依据《高校档案实体分类法》进行分类，反映教师特点、学术水平和专业技术能力的档案材料分散于教学、科研、出版等档案中，缺乏系统性和完整性，不利于高校人才资源的开发和配置。建立教师业绩档案，能真实地反映教师德、能、勤、绩等多方面的情况，可以客观准确地评价教师的教学成绩、学识水平和科研能力。不仅可以多角度、全方位对教师工作进行价值判断，为学校发展服务，同时通过间接基础资料的反馈，也有利于教师的自我调节。教师业绩档案是一项有利于教师个人，更有利于学校各项工作协调发展的实践活动，在教师的科技成果、专业技术职称评聘、申请科研项目、申报科技奖励、申请政府津贴以及学科带头人的`申请与考核等工作中都将起到重要的参考作用。

2.学生成长档案。高校学生档案是学生在高校学习、实践活动中形成的，是学生的个人经历、思想品德、成绩、个性特点、专长爱好、健康状况等方面的原始记录，在某种程度上真实地反映一个学生的客观面貌。作为记录个人学习经历、实践经历、考核奖惩、思想政治状况等内容的文件材料，在就业、职称评定、婚育证明、转正定级、政审、办理养老等社会保险以及开具出国、考研有关证明等方面继续发挥着凭证、依据和参考作用。

档案管理人员应规范学生档案管理，重视学生档案的珍贵价值，不断挖掘学生档案信息资源，扩大学生档案材料的收集范围，充实档案内容，调整学生类档案接收范围，要改变以往单纯接收教学类档案如学生学籍册、新生录取名册、学生登记表、入党志愿书、毕业登记表等做法，将接收范围扩大到与学生关系密切的个人资料，例如当前要切实做好学生心理档案、学生就业档案等，并把利用率高的学生档案优先进行整理、编目。做好学生档案工作不仅关系到学生个人的前途，也能反映学校的管理水平，这对推动学校改革创新和教育发展有着重要意义。

3.名师教学档案。为了深化教学改革，提高教学质量，突出教学的中心地位，调动教师教学的积极性和创造性，建立学校名师档案是优化人才资源的一项重要工作。名师档案是特定范围内的教学专家在从事教学、科研、社会活动中直接形成的，反映和记录名师个人科研和教学成果，对国家及单位和个人有保存价值的各类文件材料。名师教学档案主要包括个人概况、传记、学术论文、教研技术资料、专著书刊、奖状、证书、录音、录像等原始记录。

高校档案室工作计划 篇5

高校二级学院档案管理工作亟待加强

作者/ 赖华红

加强档案管理工作在高校管理与建设过程中具有重要意义。 《中华人民共和国档案法》规定，重视本组织、本单位、本职务工作的档案建设与管理，是每位工作人员的基本义务。档案是一个国家各类社会组织、机构、个人历史的真实记录，是传承国家、民族、社会发展历史的基本工具，是对后人负责的精神体现。从学院组织、机构和个人的微观层次而言，档案还具有总结历史经验教训，反映本院各方面发展的历史面貌，强化工作纪律，杜绝滥用职权，防止职务腐败等重要作用。为此，教育部专门颁布了《普通高等学校档案管理办法》。从当前高校的发展趋势来看，依法加强二级学院的档案管理，已成为高校在构建和完善现代大学制度过程中强化内部管理的一项重要举措。

一、高校二级学院的学院秘书

随着高等教育事业的发展和高等教育体制改革的深入，我国许多大学设立了若干二级学院，并逐步建立了校院(系)二级管理体制。这些学院作为高校办学的基础组织，在大学教育事业的发展过程中发挥着极为重要的作用。所谓“大学”，实际上就是学校机关与各个学院的综合体。各个学院承载着大学各项事业建设和发展的重任，在党务、行政、教学、科研等管理上既有较强的统一性，又具有不同程度的相对独立性。学院各项事业的发展既关系到学院自身各项工作的未来走向，又关系到整个学校的协调发展。

然而，不论是学校的整体工作，还是学院内部的各项事务，落实到具体操作层次，总是无法离开学院办公室的各项秘书工作。学院秘书是学院乃至高校重要的基础岗位，学校或学院的各项工作都程度不同地依赖于学院秘书的具体运作。因而各个学院依照秘书工作的内容和性质，根据自己的办学规模专门设置了党总支秘书、团委秘书(书记)、行政秘书、教学秘书、科研秘书、研究生秘书、行政秘书、财务秘书等秘书岗位。

二、学院秘书与档案管理工作

二级学院的档案管理工作是高校管理系统中重要的基础工作之一，也是检查、评估学院办学质量和管理水平的重要方面。二级学院档案是学校档案的重要来源，除其中一部分重要资料要上交学校档案室归档保存外，绝大部分资料留在学院保存。《普通高等学校档案管理办法》第九条规定： “高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至两名专(兼)职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。”在实际工作中，大部分高校要求各院(系)和职能部门配备一名兼职档案员，从而在全校形成了以兼职档案员为基础的档案工作网络。但是，在二级学院档案管理的实践中，档案管理任务往往是由办公室秘书承担，也就是说，学院秘书实际上同时充当着兼职档案员的角色。

随着学院事业的发展，学院在党务、行政、教学、科研等活动中了产生许多文件材料;同时，教师在各自的教学科研活动中，也产生了不少重要资料。这些档案材料来源分散，涉及的内容和范围越来越广，导致学院兼职档案员的工作任务越来越重，学院档案管理工作的压力越来越大，形成了工作内容无法分解而工作负荷又难以承载的现实矛盾。

三、学院档案管理中存在的问题

(一)缺损遗漏严重

近几年来，高校二级学院各项事业发展迅速，各种档案资料随之日益增多，一些重要的档案资料在工作流程中不经意地被遗失或损毁。除了上级“红头文件”、学院党政会议记录、学生工作荣誉、学院人事考核等档案资料，以及秘书工作必需的案头材料保存较为齐备外，其他档案资料则严重缺损或遗漏，其中缺损最为严重的当属教学档案、科研档案和党务档案。

(二)分割存档

高校机关职能部门与二级学院基本维持着单线归口划块的业务管理体制。比如，学院教学秘书归口学校教务处，研究生秘书归口学校研究生处，团学秘书归口学校学工处团委，党总支秘书归口学校党委各部门等，因此，学院的档案资料处于切块划归各对口部门管理的状态。在这种管理体制下，重点抓了档案源的管理工作，而忽视了档案的.全宗化、规范化和标准化。分割存档反映了学院档案管理体制上的弊病。

(三)档案管理意识薄弱，随意性强

由于体制不健全等原因，各归口秘书实际上都是兼职档案管理员，他们忙于日常秘书事务，缺少对档案管理专业知识的学习，对档案管理工作往往缺乏系统的协调。因此，对于日常工作中形成的各种资料，哪些该存档、如何存档、如何延续等，难以做到系统化、规范化和标准化。档案管理工作存在着事务活动忙忙碌碌，存档材料寥寥无几，档案质量不高的现象。

(四)开发利用率低

各个学院的档案管理工作，仅仅停留于“保管”的层面，或者为迎接某项评估和检查而准备。除了红头文件、党政会议记录等，因当前工作所需而偶尔调阅或使用外，其他档案资料的利用率则非常低。这与学院档案资料普遍缺损，档案资料的基本功能受到严重损害等有着密切联系。

(五)各学院管理水平不平衡

发展不平衡是我国的基本国情。高校二级学院档案工作的管理水平也不平衡。比如，有的学院严格按行文制度办事，学院内部的各项重要决策均能以学院文件形式下发各系、所、室，并及时存档;有的学院实行严格的成就备案制度，个人重大成就均被同时视为学院进步和发展的成果，各种证件、荣誉、专利、发明、论著、实验成果等科研(技)成就的原(复)件，均予以存档。个别学院对国内著名学者的重要用品或重要纪念物均有收集，比如社会交往声像、著名手稿等。

四、二级学院档案管理不瞢的原因

(一)学院秘书工作任务繁重

学院发展规模与学院秘书岗位设置不平衡，造成学院秘书工作量有增无减。档案资料发生量越大的学院，办公室日常的繁杂事务越多，这些日常事务工作，反过来又制约着学院秘书对档案资料及时有效的整理。另外，学院秘书与学院实验室、资料室、教辅人员工作量严重失衡，也造成了学院秘书的心理失衡，影响了学院秘书的工作心态和工作绩效。

(二)学院秘书地位低、待遇差

学院秘书是高校管理体系中的基础岗位，岗位的基层性、服务性，决定了学院秘书与学院领导、部门负责人以及教学科研人员相比，自然在工作地位和待遇上存在着一定距离。同时，学院秘书地位低、待遇差，还集中体现在学院秘书与学校机关秘书，以及学院秘书与学院办公室、资料室、实验室其他工作人员劳资收入等对应比较方面。这就造成学院秘书除了完成日常应急事务以外，对档案管理工作缺乏积极性。

(三)管理实体分散，缺乏专门管理制度和长远规划

国内多数大学二级学院的档案工作，实行划块分散管理，党务类秘书与行政类秘书的档案资料互不沟通，党务秘书与团学秘书(书记)的档案资料互不沟通，教学秘书、科研秘书、财务秘书、行政秘书的档案资料互不沟通。这种分散管理体制对实行系统化、规范化档案管理提出了强烈的制度要求。

然而，大多数高校二级学院并没有与档案分散管理体制相配套的专门制度和长远规划，学院的档案资料遗漏损毁严重，档案工作普遍停留于应付当下事务工作需要的层面上。这是一种严重背弃《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》的违法违规行为。

(四)学院秘书档案收集工作难度较大

在二级学院的档案管理中，许多领导、老师、秘书在思想意识上存在着许多误区。比如，有的学院党政领导认为学院党政集体做出的重大决定，有了党政会议记录文件性资料就不必保存了。多数领导和老师把工作中形成的文件资料看作个人的私有财产，不愿意上交归档：有的觉得把材料留在身边，自己用起来方便;有的觉得资料是自己的心血和汗水，极为珍贵，理应由自己珍藏;有的觉得所做工作尚未取得重大成就，相关资料没有归档必要。这严重妨碍了学院秘书的档案收集工作。

五、学院档案管理优化策略

(一)领导干部要增强档案管理意识

高校二级学院档案是学院师生员工在开展教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，对学院改革、建设和发展事业起着重要作用。加强档案管理工作，关键在领导干部。学院领导干部应增强档案意识，重视档案管理工作，认真贯彻执行《中华人民共和国档案’法》和《普通高等学校档案管理办法》，认真做好学院档案管理工作的统筹规划，建立健全相关管理制度，在人员配备与培养、档案工作现代化建设等方面逐步进行具体部署。

(二)加大全员宣传力度

学院秘书要利用各种机会和形式向全院教职工宣传档案法规和档案知识。首先，要通过宣传，使广大教职工明确档案的含义、地位和作用。其次，要使每一个教职工认识到档案管理的必要性，从而自觉地收集资料，及时归档。再次，要让广大教职工认识到档案在开发信息资源、服务教育教学中的作用，认识到档案是一种信息资源，能给学院工作带来较大效益。只有逐步提高全体教职工对档案工作的认识，大家才能较好地利用档案，自觉地保护好文献资料，积极参与档案工作，维护档案的完整和安全。

(三)建立有效的归档制度

学院要结合本单位档案管理实际建立行之有效的档案归档制度，并严格执行、定期检查，对于违反者，要依据有关制度给予相应的处理。同时，在教职工年度考核和专业技术职称评聘工作中，学院要明确规定有关教师个人的课时、论文、科研资金、科研成果等考核材料须由档案负责人出具证明，证实其真实有效性，这样才能促使教职工及时主动地将有关文件材料上交归档。

(四)提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员只有具备较高的业务素质、高度的责任感和服务意识，努力学习档案管理新技术、新方法，熟练掌握信息数字化档案管理工作技能，才能适应新时期档案现代化建设的需要。

1.业务知识和能力。学院秘书要加强学习档案法规和档案管理专业知识，增强档案管理意识和能力。一方面，要认真做好档案信息的收集和整理工作，确保档案的全宗化、规范化和标准化，为学院档案工作的规范管理和持续发展打下坚实基础;另一方面，要认真做好检索和查询工作，形成一个运转灵活、系统严密的档案管理体制与服务体系，方便教职工查询使用。

2.信息服务意识。学院档案材料来源于各项工作实践，只有满足教职工需求，才能发挥档案材料的作用，最终实现档案管理目标。学院秘书要树立主动为教职工服务的意识，不断探索开发利用档案资料的新途径、新方法，重视档案利用的社会性、有效性，更好地为学院的各项工作服务。

3.信息数字化工作能力。根据档案现代化和办公自动化要求，档案管理人员应提高信息数字化工作能力，掌握计算机操作、数据管理和网络管理等基本技能，充分应用计算机、互联网和相关软件，做好档案数字化处理，实现档案网络管理和服务工作。 (1)档案管理网络化。学院可以在校园网上建立学院网站，由学院秘书负责管理相关区域，定期公布相关非保密性档案信息，为教职工了解和利用信息服务。 (2)档案信息查阅网络化。学院网站公布的相关档案信息，有关部门或个人可根据需要在权限范围内查询和调阅，并实现输出打印。

参考文献：

[l]贾宗福，孟照凯，魏风梅，郭维杰，高校二级学院档案管理探索与实践[J].哈尔滨学院学报，(8)。

[2]李敏。高等学校档案管理现代化问题初探[J].山东青年管理干部学院学报，(4)。

[3]童惠联。高等学院档案管理中的几个法律问题[J].北京科技大学学报(社会科学版)，(4)。

高校档案室工作计划 篇6

主题词：高校展览馆档案职责职能

为总结办学经验，凝练学校精神，近年来，许多高校都以校庆、更名、评估、申博等重大事件为契机，建设了高水平的校史展览馆。未来几年，建国初期成立的高校将陆续迎来60周年校庆，“60－甲子”，校史展览馆建设方兴未艾。高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，是学校史料的存放中心，与校史展览有着千丝万缕的联系。部分高校校史展览馆就是由档案部门牵头建设和负责管理的，如南京大学校史博物馆、上海交通大学校史博物馆等。如何建设好、利用好校史馆，把校史展览工作与档案工作结合起来，拓宽高校档案工作领域，值得深入研究并付诸实践。

1.以校史展览为依托，提升师生员工档案意识，拉动档案资源建设，夯实高校档案资源建设基础。

毋庸置疑，校史展览总是以高校档案馆藏为基础的。当然，部分展品可能会是向教职工、校友和社会各界征集而来的。以丰富的档案史料、图片、图表、音像、实物等馆藏档案为主，辅以各类征集品，通过加工整理，借助各种现代化展览手段，呈现出了生动、鲜活的校史展览。作为宣传学校工作的有效载体，无论是领导视察、专家来访、校友返校、新生入学等，校史馆都是一处必看之地。校史馆里的一张照片、一个实物、一段文字无不充分发挥了高校档案记载了学校的发展历程，汇集学校教学、科研的成果，沉淀着学校特定的学术传统和校园文化的作用。从档案工作角度来看，校史展览是繁杂、枯燥、平实的档案工作的“化蛹成蝶”，增加了档案工作的显示度，是一个档案工作的展示平台。要以校史展览这个档案工作展示新平台让师生了解档案工作、宣传档案工作，让师生员工知道档案工作在做些什么，有事会想到档案部门，有事来找档案部门，帮助师生员工树立“没有平实的档案工作就没有美轮美奂的校史展览、越是有价值的东西越应该归档保管、存档管理的物品远比放在自己手中可靠和安全”等基本的档案意识，认识到档案工作的重要性。

要以档案意识的提升，带动档案资源建设，构筑大档案观念。离开了高校档案馆藏这个基础，校史展览就是无源之水、无本之木。应当说，目前高校档案资源建设还比较薄弱，部分高校甚至还没有实现档案的集中管理，档案散存、散失情况严重；部分高校档案部门你交什么我接收什么，对档案资源系统、完整、有效失控，馆藏所涵盖的内容与校史展览要求差距明显；且高校档案馆藏多以纸质文件为主，馆藏形式相对单一，对展览而言，缺乏生动性；即便部分高校档案馆藏丰富，也不是生来就有的。它是学校数十年、百年办学过程中积累形成起来的，凝聚着几代档案人心血和汗水，功夫在平时。要通过校史展览为契机，扩大档案收集征集渠道，必要时可通过新闻媒体向社会广泛征集学校档案史料；也有一些校友会在参观校史馆后提供有价值的散存档案线索，甚至主动捐赠自己保存的照片、实物、资料等；多途径做好散存、散失档案接收进馆工作，尽可能做好散存、散失档案的补救工作。要从贯彻教育部27号令精神和修订《高等学校档案工作规范>着手，把学校教育教学、科学研究、管理服务中各种新情况写进工作规范；把对当前和今后长远工作有重要参考价值的各类文件材料列入归档范围，按要求做好归档工作。要突破单一纸质档案的框架，更加注重声像、实物、电子等载体档案的收集和征集工作。要按照建立覆盖人民群众的档案资源体系要求，实施档案资源建设的“以人为本”战略，树立“人的档案最重要、最具有价值”的新观念、新认识，转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值。加大对重要人物和重要事件相关的档案的收集和征集力度，确保高校档案资源重点突出。同时要更加注重普通人物和一般事件的档案收集工作，要特别注意具有享用价值能够激起共同回忆的一般物品的收集和归档工作，也就是“那张旧船票才能登上你的客船”，勾起师生、校友对母校情感的寄托和美好的回忆，增强对学校的认同感、身份感和归属感。档案资源建设这个基础打牢了，以后的校史展览自然就方便了、丰富了、有内涵了。

2.以校史展览为依托，实现档案与史志工作联动。主动投身校史、地方志、年鉴等相关工作，积极做好档案编研工作。

纵观全国高校，设有校史研究专门工作机构一般为办学历史较长、办学实力雄厚的国内著名高校，如清华大学校史研究室、四川大学校史办公室：设有校史工作机构的独立建制更少，如四川大学校史办公室与档案馆两块牌子，一套人马；重庆大学校史办公室挂靠党委宣传部，副处级建制。不少“985工程”、“211工程”建设的重点高校也没有专门的校史工作机构，如南京大学、电子科技大学、西南交通大学等。更不用说一般普通高校和高职高专学校。与之相反的是，国内多数普通高校已经建成校史展览馆，并取得了显著成效，如南京大学校史博物馆已建成为江苏省爱国主义教育基地；上海交通大学档案馆下辖校史博物馆、董浩云航运博物馆、船舶数字博物馆等多个展览馆，亦以建成为上海市爱国主义教育基地。部分高职高专学校也有自己的校史陈列室。

就校史展览的管理权属来看，除有校史工作机构直接管理校史展览馆外，档案馆管理校史展览十分普遍且优势明显。如前文所述，校史展览就是一个档案工作展示平台，可以认为校史展览就是档案业务拓展的一部分。其他部门如校长办公室管理校史展览的、党委宣传部管理校史展览的也都需要档案馆提供支撑，没有档案馆管理校史展览馆直接。另外，近年来，按照将职能相近、业务范围趋同的事项相对集中，由一个部门统一管理的“大部制”的改革思路，档案馆是专门存史的，校史工作机构是专门编史和进行史料研究的，都是做历史工作的，档案馆与校史工作机构归并也是一种趋势。如2010年4月，上海交通大学档案馆与党史、校史研究室开始合署办公。

长期以来，高校档案部门所做的工作主要是存史，所做的档案编研，“编”的成分重，“研”的成分轻。依托管理校史展览馆，应加大档案编研工作力度，努力加强编史、治史的专业性，提高编史、治史的水平。档案馆可以围绕校史展览开展档案编研。校史展览是学校发展历史的浓缩和精华，不可能面面俱到。可以对展览中不能详尽描述的细节、人物、事件等搜索相关资料，开展档案编研，做进一步完善。如，多数校史展览馆的学校“历任领导”栏都只有正职的校领导照片，没有副职领导照片甚至没有副职领导的姓名，而副职校领导也是为学校发展做出了巨大的贡献的重要成员；不管正副职领导展览都不会有太多的介绍。档案馆可以通过档案编研进行补缺，为学校发展 过程中的历任领导留下了珍贵的影像和简历，丰富展览的内容。按照“大历史”的“大部制”改革方向，高校档案部门应积极承担学校史志工作任务，主动做好学校大事记、年鉴等基础工作；按要求报送地方志、教育志等相关材料，配合做好方志工作；高水平完成学校校史的编写任务，努力在举办校史专题展览、拍摄校史纪录片，编印反映学校辉煌的宣传画册、出版校友传记与回忆录、开发校史文化产品等事件下功夫，深入挖掘学校历史和精神，总结经验、分析得失，使档案编研走上学术化的发展之路。

3.以校史展览为依托，充分发挥校史展览的育人作用。创造条件参与校园文化建设，使档案工作贴近中心工作。服务中心工作。

大学最重要的是文化，校园文化是学校办学理念和文化底蕴的一种体现，是学校发展的核心潜能。档案工作是一项专业工作，经常是围绕档案说档案。在档案信息的宝贵价值未被开发利用之前，不容易被人们所认识，在实际工作中档案工作经常被忽视甚至边缘化。高校校史展览馆作为档案工作的展示平台，校园文化建设的有效载体，汇聚了学校大量可靠的历史文字资料、音像和实物，以其物化直观性的特殊优势，忠实记录和形象展示了高校发展过程中形成的精神文化、物质文化、制度文化和行为文化，发挥了档案的特有的文化价值。人们可以通过参观校史展览，了解一所高校不同时期的校园文化特征，从而进一步理解这所高校传统的文化精神内核。高校档案部门要充分发挥校史展览的文化功能和育人作用，在校园文化建设中有所作为。

要做好校史展览的人员参观组织工作，竭诚欢迎校内师生员工、广大校友、社会各界参观校史展览，创造条件方便师生员工、校友、社会各界直接参观校史展览。按照“建立方便人民群众的档案利用体系”要求，树立“群众至上”、“人民最大”的新观念，关心、关注普通教职工、广大学生、校友的展览利用需求，像重视为职能部门、教学科研单位服务、为重点人物服务那样，重视为普通教职工、广大学生、校友服务，让师生通过展览，了解校史校情，光大学校精神；让校友通过校史展览回到精神家园。更加注重各级领导、重要嘉宾、社会各界的参观活动，让展览进一步融入社会，让他们走进学校、了解学校、支持学校。要积极做好高校校史展览馆本身的宣传工作，通过新闻媒体、网站网页、编印宣传册等方式，提升校史展览馆的知名度。要努力建设高质量网上展览，让利用者足不出户也能进行参观访问。

要按照教育部27号令要求，创造条件开设学校档案、校史校情相关课程，将校史作为一门课程引入课堂，并给予相应学分。课程与展览相得益彰，可以对展览参观线路固定、参观时间短进行弥补，讲述展览背后的故事，更有效传承学校历史、彰显办学成就、展示办学特色、弘扬学校精神。课程形式可以公共课与讲座相结合，可由熟悉学校校史校情的“老档案”(长期从事档案工作)、“老领导”(在学校工作时间很长的领导干部)、“老学校”(在学校生活学习时间很长的相关人员)来进行教学，主讲与研讨相结合，先课程再参观，对校史校情既有理性的认识，又有感性认识，提高校史展览育人的效果。探索把校史校情教育与理想信念教育结合起来的方式方法，把校史课纳入党校、团校学习内容。要充分发挥校史展览中相关实物专题展的作用，把校史展览作为学生认识实习的重要场所，组织学生进行认识学习。同时要积极利用校园文化活动宣传和学习校史，如开展以校史为主题的知识竞赛、演讲比赛、校史文化宣传周等；开展以校园轶事趣事征集、口述校史等的校园文化建设活动；营造校史文化学习氛围。

高校科技档案工作的思考 篇7

近年来, 虽然高校科技档案工作有了长足的发展, 但是服务模式、管理方法等还远远跟不上社会发展的时代需要, 档案信息难于广泛传播。要改变这一现状, 作为高校科技档案管理人员应注意与时俱进。因此, 积极主动地、创造性思考高校科技档案工作具有重大的意义。

一、高校科技档案工作的现状分析

1. 对科技档案的认识问题。

目前, 高校科技档案管理的落后, 主要是思想观念的落后。一是有些人认识不到科技档案管理也是一门科学, 把档案管理理解为繁琐的行政事务, 缺乏对档案管理深层次的研究。二是片面强调科学实验工作的重要性, 而忽视科技档案工作的基础性作用, 从而缺乏促进科技档案工作发展的政策性导向, 导致对科技档案工作的投入不足、重视不够。

还有部分科技人员在完成科技任务时, 没有有意识地去形成完整、准确、系统和规范化的科技档案材料, 有时虽然形成一些, 但保存价值不高。

2. 科技档案的管理方式和手段。

知识经济的一个重要特征就是知识的信息化。而传统的科技档案以纸质案卷为主, 形成周期长, 加工难度大, 成本高, 而且查阅不方便。这种管理方式不能适应飞速发展的高校对科技档案的要求, 极大地制约了档案资源的开发利用。

目前, 大多数高校没有相应的档案信息管理系统, 科技成果档案的自动化管理尚处于初级阶段。据调查, 目前高校档案管理部门一般都有各类计算机, 但是真正用于档案现代化管理系统服务的却不到50%, 而应用互联网系统提供档案在线归档管理和在线查询检索服务的更是寥寥无几。

3. 科技档案管理人员的素质。

随着时代的前进、高新技术的发展和科技规模的不断扩大, 科技档案的数量越来越多, 种类也越来越复杂, 科技档案管理人员的作用也越发重要。为此, 加强对科技档案人员的管理, 提高他们的素质和待遇, 稳定和培养一批有才干的科技档案管理人员是十分必要的。

目前, 部分高校科技档案人员得不到重视, 人员不稳定, 调动频繁, 造成工作没有连续性, 影响科技档案材料的收集和开发利用。

二、改善高校科技档案工作的措施

1. 加大宣传力度, 强化档案意识。

加大对《档案法》、《科学技术档案工作条例》的宣传, 强化人们的档案意识。科技文件材料的形成、积累工作, 从每个项目开始的第一天就伴随产生, 直到这个科技文件材料完成归档为止, 科技人员始终贯穿科技工作的始终。所以, 应从源头上做好科技档案宣传, 严把质量关, 即下达科技计划任务与提出科技文件材料的归档要求同步进行;检查科技计划进度与检查科技文件材料的形成情况同步进行;验收、鉴定科技成果与鉴定科技档案材料同步进行;上报登记和评审奖励科技成果与档案部门出具专题归档情况材料同步进行。

审核材料时要注意科技档案含量, 克服“两头重, 中间轻”的现象, 即项目立项、鉴定材料比较完整, 科技原始记录材料匮乏。

2. 转变科技档案管理模式。

科技档案管理模式从传统手工型向现代化智能型转变, 计算机的运用是关键。随着计算机档案软件的出现, 大大缩短了档案的查询时间, 过去找一份文件, 少则几分钟, 多则可能几小时才能找到, 如今只要点击鼠标, 输入一两个关键词, 几十秒甚至更少时间内就可把所需的有关文件罗列出来供选择, 从根本上消除了文件查找难的问题, 为利用者提供了更为便捷、高效的服务。

现代化档案管理软件还应实现收集、整理、编目、统计、利用等业务工作自动化, 其主要内容是利用数据库技术在WINDOWS下开发科技档案管理系统, 进行数据录入、档案收集、档案检索、档案借阅、打印管理等, 它将科技档案工作者从烦琐的手工操作中解放出来, 最终促进高校科技档案工作的现代化。

3. 提高科技档案人员的素质。

知识经济对档案管理人员的素质提出了更高的要求。首先, 利用计算机进行档案管理, 要求档案人员有较强的计算机应用能力、网络应用能力, 要有对声音、图像、影像等多媒体资料的处理能力, 具有信息管理和信息服务的能力。其次, 还要有较强的资源规划能力, 能在科技课题的形成、在研、完成、开发等过程中进行档案的收集、整理。再次, 要有一定的关于知识产权保护的法律知识, 有相应的保密、防护能力。

高校科技工作随着现代科学的兴起, 在研究方向和研究领域上发生了很大的变化。高校科技工作的广泛性和多元性也要求现代高校科技档案管理人员要具有较广博深厚的知识基础, 不断地拓展知识领域, 为此才能在科技档案工作中融会贯通并有所创新;仅仅具有专业知识, 对高校科技档案工作人员来说是不够的。高校科技档案管理人员必须系统地学习有关档案学的理论知识, 熟悉高校科技档案工作中各个业务环节的基本技能, 了解整个业务工作的流程及各项业务之间的有机联系, 精通本职工作。档案人员还应及时学习、补充新的有关高校科技档案的业务知识, 以适应新时期高校科技档案工作发展的需要。

高校科技档案工作本身是为教学或社会服务, 为别人创造成果提供素材, 对管理人员并无科技成果可言, 可以说高校科技档案工作是“为他人做嫁衣”的。所以, 要求教育科技档案管理人员热爱本职工作, 具有良好职业道德, 要有奉献精神, 处理好国家与个人的关系, 并借助档案工作的行为规范, 实现档案管理人员的自我教育, 使之成为称职的管理人员。

4. 建立健全合理的科技档案管理机制。

要建立健全合理的科技档案管理机制, 就是建立科技处领导下的科室合作制度, 根据科技处职能下设立成果科、项目科分工合作, 便于档案材料的收集, 使科技档案管理做到完整、准确、有效, 有利于科技档案功能、效能和作用的充分发挥。同时, 建立健全责、权、利相结合的科技档案管理制度, 当管理者的责、权、利得到保障时, 管理者就会以主人翁的态度对待工作, 管理者就能时常关心本单位的科技档案的完整和准确, 大大提高了科技档案管理水平。

同时, 完善科技档案管理人员的继续教育制度, 定期进行培训或攻读更高层次的档案专业学历教育, 关心科技档案管理人员的职称与待遇, 培养一批立足本职岗位的科技档案管理人员, 使高校科技档案工作再上一个新台阶。

5. 处理好“存”与“用”的关系。

科技档案的管理与利用是相辅相成的, 科技成果转化率不高的原因之一就是技术市场机制不健全, 供求信息市场不畅, 科技成果难以从持有者手中转移到使用者手中, 得不到开发利用。所以, 要注意沟通供求信息, 让用户迅速求到所需的科技成果, 让科技成果持有者能及时找到恰当用户, 这也是知识经济时代科技档案工作者义不容辞的责任与义务。科技档案工作者应充分发挥自身优势, 沟通供求信息, 推动科技成果转移, 积极发布科技成果和技术需求信息, 处理好科技档案“存”与“用”的关系。

高校科技档案工作在高校科学研究活动中发挥着重要作用, 有重要的地位。做好科技档案工作任重道远, 需要科技人员、科技管理人员共同不懈的努力。

参考文献

[1]褚文华.实现高校科技档案科学管理的有效途径[J].孝感学院学报, 2002 (2) .

高校档案管理工作刍议 篇8

[关健词] 档案管理 基本要求 基本模式 存在问题 主要对策

中图分类号：G271

一、高校档案管理的基本要求

高校档案是指高校在招生、教学、科研、管理等工作中形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录。包括档案资源管理和档案中所包含的信息管理两部分内容。就其工作性质而言，高校档案管理工作是一种专门的管理活动，是科学文化事业的组成部分。就其工作特点而言，档案管理活动与其他文献管理活动一样，是一种信息控制系统，包含信息的输入、储存、加工、输出。

高校档案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求、安全性要求、科学性要求、规范性要求、经济性要求、现代化要求。

高校档案的自身特点是：第一，档案资源累计过程的缓慢性；第二，档案管理过程的阶段性；第三，档案管理活动对档案形成者的依附性；第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。

二、高校档案管理的基本模式

目前，高校档案管理的基本模式主要有两种，即人工管理模式和网络管理模式。

人工管理模式，是比较传统的档案管理模式。在这种管理模式下，档案资料的长期积累产生大量的信息与资料，使文件的归档及检索极其繁琐，对文档的更新与维护存在不少困难，影响档案管理人员的工作效率，同时档案接触的主体较多，给档案的保密带来威胁。

网络管理模式，是运用网络技术进行管理的现代化档案管理。经过近几年来的实践，现代信息化管理具有原来手工管理所无法比拟的优势：检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些特点极大地提高档案管理工作的效率及利用水平，是学校档案管理正规化科学化的重要条件。

三、高校档案管理的主要问题

1、档案意识薄弱。主要表现在，一是对档案归类整理、建档存档的重要意义认识不够，未制定归档细则，缺乏规范化操作程序。二是档案管理人员的服务意识淡薄，只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性工作， 对档案建设和管理缺乏足够认识，归档材料不齐全或不完整，建立的档案缺乏系统性和完整性。

2、归档内容程式化。高等教育在结构、类型、层次等方面的多元化发展趋势，使得高校档案的门类、数量、信息量增加，档案内容日趋复杂多样。一些高校档案管理工作固守程式，未能与时俱进。主要表现在，档案规范性管理目标不明确，档案资料整理缺乏统一分类和可执行标准，归档材料不齐， 生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高，生成的归档材料缺乏系统性和完整性，难以全面反映学校改革与发展的整体面貌。

3、档案管理手段落后。当今，电子技术飞速发展，特别是网络技术发展已覆盖各行各业，档案管理本可依托现代技术提升工作水平，然而一些高校总是跟不上时代步伐。档案管理仍旧主要依赖传统的手工管理方式，工作效率低，无法 适应方便快捷地检索、调取和有效利用档案信息的要求。

4、经费不足、设备不全、硬件建设差。这种现象在高校中较为普遍地存在。档案工作需要一定的硬件投入，也需要一定的经费保障，以用于档案库房设备的不断完善，提升档案管理的现代化水平。

5、对档案工作宣传不够，群众参与意识薄弱。由于档案工作宣传力度不深，广度不够，在社会上影响不大，知名度不高，很多人对档案不了解，档案工作的内容、性质、任务、档案利用产生的社会效益和经济效益没有被广大群众所认识。

四、高校档案管理的主要对策

1、建立档案信息网络，提高档案管理信息化水平

传统高校档案管理主要采用手工操作模式，然而高校档案管理工作的内容多，工作程序繁杂，需要花费大量的精力和时间，工作效率不高，容易由于人为因素而影响档案质量。如：档案装订立卷工作以传统手工方式操作，工作人员的劳动量大。档案信息检索工作，采用人工方式寻找，检索的时间长，手续繁琐。适应新时期新要求，要充分利用现代计算机技术、网络技术、数字化技术等对高校档案进行加工、整理，通过信息系统完成档案管理、分类、查询等工作，通过计算机对以往档案的案卷、全引、专题等目录进行统一编目，建立系统的计算机目录索引系统，减轻工作人员的工作量，提高工作效率，减少人为误差，提高档案管理质量。同时，通过档案管理信息化使高校档案信息资源得到最大程度的开发、利用，实现信息资源共享，从而提高档案管理的服务质量。

2、科学地制定标准，实现档案工作标准化

计算机技术应用是档案工作技术现代化的中心。计算机的高效率以档案管理业务标准化为基础，要适应经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。在档案管理信息化建设过程中，结合自身实际情况制定科学、合理、严谨的信息化档案安全保密制度，加强档案管理人员安全防护意识和技能。引进计算机网络安全防范技术，设置安全防火墙，及时、有效防范计算机“病毒”、“黑客”等不安全因素。

3、强化服务意识，拓宽服务领域

强化服务意识，重视和把握社会需求及发展趋势。在高校档案管理中，摒弃一切有悖于公共性与服务性的传统观念，面向未来，主动对接各种对高校档案资源的需要，以深厚的文化积淀为社会提供优质服务，使全社会共享高校档案知识开发成果。在实际工作中严格按照相关标准、规范执行，建立工作标准和依据，有机整合高校档案管理各项工作，提高高校档案管理工作质量，促进高校档案信息互联、互通，实现信息资源共享。从“重管理、轻利用”的传统模式中解脱出来，主动面向经济主战场，把档案工作重心转到为经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来，做到经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。

4、加强档案队伍建设，提高业务素质

档案管理人员是高校档案管理工作的执行者和主体，为适应档案管理信息化建设，要求档案管理人员具备较强的综合素质，不仅需要具备基本的计算机技术技能，同时要具备良好的道德修养及职业素养。长期以来，高校档案部门在档案管理方面不尽人意，部分档案管理人员或是岗位轮转或是特殊安置的非专业人员和兼职人员，大多没有接受档案专业训练，高校档案管理规范化和科学化难以落到实处。作为高校，必须注重档案管理人员的培训工作，制定科学的培训管理制度，对档案管理人员进行定期培训，丰富他们的专业知识，提高他们的业务技能，努力培养造就一支专业的档案管理复合型人才队伍。作为档案管理人员，必须提高思想认识，转变工作观念，明确角色定位，争做高校档案保管者、大学历史文化守护者、档案文化的研究者、文化资源的传播者和服务者。加强档案管理业务学习，特别是档案工作新知识、新技术的学习，不断提高做好现代技术条件下高校档案管理工作的水平与能力。加强高校档案人才意识，建立完善档案人才培养竞争激励机制，进行定期培训，多途径提高档案工作者素质。

五、结束语

加强高校档案现代建设是适应现代社会和高校发展的必然趋势。高校档案管理部门应从强化意识、更新观念入手，以提高档案管理人员素质为根本，加强档案管理标准化、数字化、安全化建设，不断提高檔案管理科学化、现代化水平，努力发挥档案“咨政育人”作用。

[参考文献]

[1]唐雪妍.浅谈电子档案的管理.[J].兰台世界，2006（15）

[2]冯惠玲.档案管理概要.[M].中国劳动出版社，1990

[3]安爱君.如何管理“纸质档案”和“电子档案”.[J].河北科技图苑，2008

[4]卢志兰.高校档案管理特点、现状、对策.魅力中国，2009