单据（精选10篇）
财务报销包含内容包括：
1、费用报销
2、流动资产采购报销
3、固定资产采购报销
财务报销所需凭据：
①差旅费
差旅报销单、出差申请单、出差报告、出差行程表、发票、其他相关票据（例如出租车票，餐饮娱乐票等）
②其他费用（例如业务招待费）
费用报销单、发票、其他相关票据。
③ 流动资产采购（例如办公用品、食材等）
采购申请、采购订单、送货单、入库单、发票、其他相关票据。
④固定资产采购
采购申请、采购订单、采购合同、送货单、入库单、发票、其他相关票据。
财务报销单据要求 ：
①原始单据必须真实、清晰、完整，凡因涂改或撕裂引起原始单据模糊不清的，财务部有权拒绝报销；
②有关报销单据均由报销经办人亲自填写，做到内容完整、数据真实，符合财务制度规定。填写报销单 各要素齐全，如：日期、金额、附件张数、费用归属部门和用途等；
③单据整理、粘贴要求：
㈠差旅费单据整理要求：第一层：差旅报销单；第二层：原始凭证贴签：区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类，各类发票按行程时间顺序粘贴；第三层：出差行程表.㈡费用单据整理要求：第一层：费用报销单；第二层：原始凭证贴签：单据按费用类别分类，粘帖在票据原始凭证贴签上，并在原始凭证贴签上写明所附单据的张数；第三层：报销明细清单.㈢流动资产、固定资产采购单据整理要求：第一层：采购申请单；第二层：采购订单；第三层：采购合同（初次采购固定资产）；第四层：采购发票；第五层：采购入库单；
在校学生没有工作经验，犯下这个错误，可以理解，但是在实际工作中，制单人员也会犯这个错误。我在企业工作的那几年，主要负责出口物流和缮制出口结汇单据这部分工作。有一次我司接到美国客人的投诉，说我们给他们的那些单据中，发现商业发票和装箱单的时间是在提单日期之后的3天，这是伪造单据，要拒绝付款。原则上，商业发票和装箱单的日期是不能迟于提单日期的。我找来备份的单据一看，确实如他们所说的那样，我们犯了错误，但不是故意的。原因何在?当时客人急需这批货物，催着我们交货，交货那天恰好是星期五，有船期和舱位，我们就急冲冲地订船、出货、装船走货，所以提单的日期就是星期五这一天。当时，我们公司用的是SCALA系统，这个系统有个特点，公司仓库出货后，仓库负责人要在系统里扣掉所走货物数量(俗称埋数)之后，我们这边才能打印出相应的商务发票和装箱单，而商业发票和装箱单的日期是系统自动生成的。那天，发完货物之后就到下班时间了，我们就下了班，到了下个星期一上班的时候，仓库扣数，我们才把商业发票和装箱单打印出来，却忘记更改出货时间，因而造成了误会。我们把这种情况跟对方作了详细的解说，并道了歉，对方看在跟我司长期愉快合作和托收结算方式上就没有追究，但严重警告我们不许再犯如此错误。对此，我们都很庆幸，幸好是以托收方式结算，要是以信用证方式结算，那我们的收款就收不到了。由此可见，单据时间的准确性很重要。中国出口结算大部分是采用信用证结算方式，以此来保证收到货款，而信用证结算大多是象征性交货，我方凭单交货，对方凭单付款，因此，一定要做到单证一致、单单一致才能保证收到货款。这就对单据缮制提出了高要求，要求单据的时间绝对不能出错。而在全国统一国际商务单证员考试中也经常考信用证结算方式下单据的缮制。那么怎样才能保证单据的时间不会出错呢?下面我就以信用证结算方式为前提，说明怎样确定出口结汇单据的时间。
一、明白信用证所需的各种出口结汇单据
常用的出口结算单据有商业发票、装箱单、产地证、检验证书、保险单证、提单、装船通知、受益人证明、船公司证明和汇票等，具体需要什么单据，要看信用证(L/C)的单据条款。例如下边一则从信用证摘下来的单据条款：
从单据条款看，L/C需要提单、商业发票、保险单或保险凭证(任选一种)、产地证FORM A格式装箱单和汇票(要看信用证前面部分的汇票条款)六种单据。这些单据上都要有各单据签发日期，也就是单据日期或单据时间。
二、怎样确定单据时间。
1. 一般确定单据时间的方法
各种出口结汇单据的日期有的早，有的迟，还可以是同一天。那单据日期怎么确定呢?简单地说，第一，确定提单日期，提单日期是确定其他所有单据日期的关键;第二，确定商业发票的日期。商业发票的日期是所有结汇单据日期中最早的日期，后边紧跟着装箱单，最迟不能迟于提单日期;第三，产地证、检验证书、保险单和船公司证明的日期在商业发票日期和提单日期之间;第四，装船通知、受益人证明和汇票的日期不能早于提单日期，也就是说要等于或迟于提单日期。所以提单日期很重要，以它为参照时间，什么单据日期都不能迟于它，什么单据日期都不能早于它，一旦提单日期确定，其他相应单据的时间范围就确定了。根据这个顺序，六种单据的日期就可以排出来了：商业发票———装箱单———产地证、保险单(日期不分先后)———提单———汇票。这种方法也适合托收和汇付结算方式下的单据日期的确定。但这是一个主要轮廓，还不够充分，对于常用的单据时间，更具体地说要做到：
(1)发票日期应在各种单据日期之首，最早不能早于信用证的开证日期。
(2)提单日期要在L/C规定的装运期之内，但不能早于商业发票日期。
(3)装箱单日期不能早于发票日期，最好就等于发票日期，最迟不能迟于提单日期。
(4)产地证日期不能早于发票日期，最迟不能迟于提单日期。
(5)保险单日期不能早于发票日期，最迟不能迟于提单日期。一般在提单日期之前的3天之内比较好。
(6)商检证书日期不能早于发票日期，最迟不能晚于提单日期，但也不能过分早于提单日期，要看具体的货物来定，尤其是鲜货、容易变质的商品，要与提单日期靠近些，甚至是与提单日期同一天。
(7)船公司证明日期：不能早于发票日期，最迟不能迟于提单日期，与提单日期越近越好。
(8)受益人证明日期：不能早于提单日期，再晚也不能晚于L/C规定的交单期限，最好在提单日期之后3天内。
(9)装船通知日期：不能早于提单日期，最好是与装船日期相同(对于CFR术语，一定要与提单日期相同)或之后的3天内，最迟也不能迟于交单期限。
(10)汇票日期不能早于提单日期，但最迟不能迟于L/C规定的交单期，最好在提单日期之后3天内。
这样的规定是由实际工作中国际贸易的出口物流程度决定的。
2. 结合出口物流程序确定单据日期
在国际贸易中，买卖双方通过签订国际货物买卖合同建立贸易关系，再按照合同条款履行自己的义务，享受自己的权利，从而达到贸易的目的。权利与义务是对等的，在信用证结算中，卖方即出口双方既要按时交货，又要按时提交符合L/C要求的单据才能取得货款，否则银行有权拒绝付款，而所提交的单据就是出口方或相关部门在交货之前或交货过程中缮制出来的。
出口方交货交单的程序是：根据合同备货———按时收到信用证、审证———按时订船———发货———装船———在交单期内交单。由此很明显地看到，先发货后装船，出口方发货时出示商业发票，货物装船时由船公司出示提单，这样两种单据就出来了，所以商业发票的日期早于提单日期，但也不能早于信用证的开证日。因为出口方在没有收到信用证的条件下是不能发货的，否则收款就没有保障。那么早多少天较为适宜呢?装船之前的7天内。原因是：现在的海上运输多数为班轮运输，班轮有固定的航期表(我们一般会按照航期表来订船)，装船日期是固定的;在装船日期之前有7天的开舱期(包括装船当天)，在这7天之内，如果你订了船，就可以随时把货物送到船公司或货代指定的仓库里，就可完成交货。所以发货经常是在开舱期内发货的，商业发票的日期可以是开舱期内的任何一天，最迟可以与装船日期同一天(如前面例子所说的日期，但这种情况比较特殊，不熟悉各国的贸易情况最好不要用)，但绝对不能迟于装船日期。班轮按期到来，在码头装完货物后马上就走了，不会停留，因为停留太久就会增加泊位费。试问船走了以后你还能装货上此船吗?在全国统一国际商务单证员考试中，一般会给出提单日期，而提单日期就是货物装船日期，可以此日期作为确定其他单据日期的依据。
商业发票又是缮制其他一切出口单据的基础，所以要最早出。从上边的资料我们可以知道装箱单、产地证、保险单、检验证书和船公司证明的日期在商业发票日期和提单日期之间，所以商业发票日期和提单日期最好隔开几天，这样才有足够的时间出其他单据。在一般情况下商业发票的日期至少要早于提单日期2天，具体相隔多少天要根据实际工作的需要来定，而不一定要按照发货的实际时间。因为对方是不知道你哪一天发货的，而且也不需要知道，但对方知道7天内你必须交货到所订的班轮的码头或仓库里，否则就赶不上这个航班。所以前面的例子里，我司即使是在装船日交货，也可以把商业发票的日期定为装船日前7天的任何一天，只要符合逻辑和国际贸易惯例就行了。但最好把装箱单与商业发票一起出，因为我们在申请产地证、投保、或提出检验申请时都要知道装箱的情况。
受益人证明、装船通知和汇票是装船之后出的，所以它们的日期在提单日期之后，而交单期也是根据提单日期来决定的，除L/C有另外规定之外，出口方必须在提单日之后21天内交单，并要在L/C的有效期内。所以货物装船后，应尽早缮制出这些单据去交单结汇，而它们的日期越靠近提单日期就越好。
总之，出口结汇单据的时间就是一条线索，可把各种单据系统、有逻辑地联系起来。而学习者加深对出口业务的理解，有机地掌握单据时间，才能缮制出高质量的出口结汇单据，进而提高企业的形象。
参考文献
[1]国际贸易惯例《UCP600》.
[2]姚大伟主编.国际商务单证理论与实务.2008.1.
[3]石玉川主编.国际贸易实务.对外贸易经济大学出版社, 2005.3.
2011年2月16日，B公司将该信用证下两套出口单据，金额分别为11万美元、13万美元,提交至国内议付行N银行，N银行国际业务部将两套出口议付单据在认真审核，确认单单一致，单证一致后，按照客户要求将两套单据装入一个快递信封中寄往开证行：以色列A银行。2月24日N银行收到I银行的拒付电：称A银行收到N银行单据后发现该行面函表明提交了两套出口单据而A银行实际只收到了金额为13万美元的一套单据。另一套单据不知所踪。
N银行国际业务部在收到A银行拒付电后，认真核对留档材料并与快递D公司确认，跟踪整个快递路线和快件克重等细节问题，确认N银行操作无误，快递D公司的整个运输和投递过程无误，A银行确实应该收到了两套单据而非一套单据，A银行的拒付为恶意拒付，遂即要求快递D公司紧密与其配合，并迅速联系快递D公司的以色列分公司一并做出证明，根据快件投递重量和签收人等证明其确实收寄了2套议付单据，并据此于2月28日向A银行发出报文，列举事实申明快递D公司送往该行的快递信封中确实有两套单据而非一套单据，并强烈谴责了A银行的恶意拒付行为，同时受益人B公司紧密联系开证申请人A公司一起向开证行A银行施压。
3月3日N银行收到了A银行的回电：称其确实收到了两套单据，由于其工作人员的失误将一套单据弄丢，A银行承担由此引起的所有损失。3月7日N银行顺利收到A银行的全额付款，该事件圆满解决。
案件分析
该事件的产生完全属于人为偶然因素造成，此类事件虽然在UCP600第35条中有关于出口议付行的免责条款，但是在实务操作中对于单据的丢失，国际惯例中出口议付行的免责对于银行和企业的正常关系维护而言往往是苍白无力的。事件的解决需要多方的协商和共同努力，此类事件是国际贸易日常工作中不得不面对的一个风险点和较难解决的问题。
该事件能圆满解决，不仅仅在于N银行国际业务人员流程的缜密，处理问题的果断，还在于N银行选择了一家运营正规，合作关系良好的快递D公司，一旦发生类似事件，就可以得到良好的支援，以促使事件的圆满解决。
随着国际贸易的迅猛发展，国际间的单据邮寄也愈加频繁，而单据在邮寄和传递过程中的丢失作为一个概率事件就时有发生，特别是包含提单等物权凭证的单据一旦丢失，想要补办就十分麻烦，一般需要将与货值100%～200%的保证金存至银行再由银行出具2年期以上保函或将保证金存至船公司，并进行登报声明等诸多其他操作，船公司才能重新出具提单。另外在实务中，保证金由谁存取，存取期限的长短等一系列问题都是在实务操作中较难解决的问题，当事人一般损失较大。如何做好单据邮寄，尽量避免因单据邮寄而产生的风险，也成为一个重要的问题。
案例启示
因地制宜
进出口企业需要选择当地运营比较正规成熟的快递公司。当前国际知名的快递公司有很多：DHL、FEDEX、UPS、TNT、EMS等，虽然规模都较大，国际知名度较高，但是由于其网络的不同，其分公司、网点在国内分布并不相同，有的城市或地区这家快递公司的网络最完善，运营最正规，而到了另一个城市或地区就可能会换成另一家快递公司最完善，这就需要每个城市或地区的银行和进出口企业去根据本地实际，选择在本地运营比较完善，比较易于合作的快递公司进行合作，签订好正规服务协议，将一切风险情况进行约定，列出一系列应急预案，有效避免一些操作风险，一旦出现问题也比较容易共同处理。
因势利导
进出口企业要根据寄送目的地的具体情况来选择快递公司，各个快递公司在各个国家、地区的运营情况也并不相同，一些快递以欧洲为基地，在欧洲地区运营最快，但是到了东南亚，美洲等地区可能就没有很大的优势，甚至存在一些国家和地区无法送达。而有的快递以美国为基地，在北美运营速度最快，但是到了一些和美国关系不好的国家，如：巴基斯坦、伊朗等，它的运营同样受到严峻挑战。再如中国内地的一些快递在中国港澳地区、日本、韩国等运转较为流畅。另外，有的快递公司到了周末就会停止快件的运送，有的则会正常运营，因此每周五快递的选择也可能跟前几个工作日的选择会有所不同。这就要求每个银行和进出口企业与快递公司多做沟通，对自己合作的快递公司的运营网络做好充分的了解，不同国家和地区根据其快递运转流畅度选择最适合的快递，以降低邮寄风险。
防患未然
银行和进出口企业在做出口单据的邮寄时尽量做到一单一寄，信用证要求两次寄单的也尽量做到两次寄单，特别是合作时间不长或较为偏远的客户更应如此，以避免发生上述事件，另外银行和进出口企业自身也应注意做好进出口单据的邮寄登记，随时网上查询单据情况，定期对快递运作情况进行总结，以便快速应对处理各种意外情况，不仅出口单据需要做好网上查询，对于进口签收单据同样需要认真做好签收，做好网上查询，及时发现个别快递公司的投递日期倒签行为并予以整改，以保证银行的5个工作日的单据处理时间的正常合规。
（作者单位：中国工商银行滨州市分行）
一、单据范围
本制度包括：出示单据、外来单据、内部结算单据。
1、出示单据：发票、收银单。
2、外来单据：发票、收据、送货单、部分白条(鲜活食品)。
3、内部结算单据：申购单、收据入库单、领料单、配送单、收银底带、货物短缺(溢余)单、报损单、日报表、月报表、盘点表、盘点差异表等内部结算单据，所有同部结算单能使用电脑单据的尽量使用电脑单据。
二、单据管理原则
1、消号单据管理制度：涉及到对外的出示单据和结算单据一律实行消号制度。主要包括以下内容：发票、收据、（包括：手写单据和打印的都必须在财务报备，由财务发出，盖章，无财务盖章的单据视为无效单据）缴款单、酒水单、入库单，建立领用消号制度，落实专人管理。
2、限额领用制度：定额发票，实行限额领用。
3、其他单据实行普通单据管理
三、单据合法原则
1、收据应由交款人、收款人签字方为有效。
2、入库单应由采购、库管、入库部门领导签字方为有效。直接在使用部门入库的使用部门主管必须签字方为有效。
领料单应由领料部门经理、库管、领料人签字。
报账发票、收据、白条：①外来单据应据备以下内容：对方单位印章、收款人签字、日期、经济业务内容或摘要、金额；购销发票还应有：商品名称、规格、型号、单位、单价、金额。所有的外来单据金额栏必须有大小写两种格式（同出示单据）。②外来单据应办理入库手续或验收手续的必须以入库单或验收单据做为外来单据的附件。没有入库单的需经手人、部门经理签字方为有效；③发票、收据、白条等外来单据不单独报销，必须附在费用报销单后才能报销。
5、费用报销单：①外来单据报销类：将外来单据作为报销单的附件，费用报销单填写以下内容：外来单据内容，会计科目，附件张数，日期，金额等内容。②没有外来单据的报销单必须填写具体的经济业务内容，③所有的报销单必须经报销人、会计、公司负责人、签字为有效。
7、收银底带应由收银、出纳签字。
8、货物短缺(溢余)应由库管、门店经理、采购签字。
9、报损单：作品、原材料在付报损应由库管、部门主管、财务、总经理签字，方为有效。
10、收银、柜台的收入日报和月报：由收银员，收银稽核、和部门店经理签字。
11、盘点表由实物负责人、部门经理、盘点人、监盘人签字。
12、盘点差异表应由库管、会计、部门经理、总经理签字。
13、申购单分为两部门；（1）鲜活食品原材料申购单由餐厅经理、行政总厨签字方为有效（2）原辅材料一次性用品申购单由部门经理，行政总厨，库管签字方为有效，健身部在物品采购由主管制定采购计划、由谭总审批后方为有效。（3）酒水一次性用品申购单由门店负责人、库管签字方为有效（3）各部门物耗品：扫帚、灯泡、等其他易耗物品（单项金额10元以下总金额在50元以内）申购单由各部门负责人签字方为有效。（4）其他小额零星（单项金额10元以下总金额在50元以内）购置物品申购单由申购部门负责人签字方为有效。（5）其他低耗品，小额财产（100元以上的）申购单由部门负责人、总经理签字方为有效（6）500元以上的财产不需填写申购单，但由总经理同意后才能执行（或者签订合同由总裁签字盖章后按合同有关条款执行）同时，执行过程要随时汇报总裁。付款、报账都须经过总裁审批后才能执行。采购员凭申购单、采购物品；如遇紧急采购的物品，可事后补办入库手续，需部门 经理签字确认。
四、单据规范(注意事项)
1、收据应在摘要栏填写收款事由或具体的收款项目，内容必须详尽清楚。金额栏大写小写必须一致，金额填写规则：金额必须正确及准确。
领料单、入库单、货物短缺(溢余)单应填写物资书面名称、入库单位、数量单位、单价、金额(大小写)、等级，有规格型号，应填写规格型号，没有的不填。领料单、入库单必须按行次填写，同一张单内出现负数内容时，也只能按行次填写，不得隔行填写。（一般情况下，填写红色入库单或出库单。）
3、费用报销单应填写：费用项目或事由、费用类型、金额(大小写)。
4、报损单应填写报损原因、品名、数量。
5、盘点表、差异表：品名、规格、型号、单位、数量、等级。
6、申购单：申购部门、数量、质量、等级、产地、品名、规格、型号、期限、原因、日期。
7、所有单据填写均应字迹清晰，数字规范。
8、所有单据金额填写规则：有大写栏的，大小写必须一致，无大写栏的可不填，小写合计栏在最高位数前填写“￥”，有数量的单据，数量，单价，金额必须相符，单项金额与合计金额必须相符。金额四舍五入规则：单项金额必须准确无误，不能四舍五入，合计金额必须四舍五入，不得有分位数出现。便于结算。
五、单据联次及传递
1、收据为三联：出纳存根一联、交款人一联、财务一联，财务联每旬报账时一并传递会计部。
2、入库单为三联：库管一联、采购(或供应商联)、财务联。
①原材料入库单，采购(或供应商联)联于填写时取得，财务联必须由保管在填写次日内传递财务室，最多不超过次日。
②其它入库单，采购联于填写时取得，财务联付在购货发票收据后，报账时（报账期限为三天以内）一并传递财务室。
3、领料单三联：库管一联、领料部门一联、财务一联。
①一次性办公用品（笔、笔芯、纸等）不办理领料单，但需在库管办公用品领用薄上签字。②其它原材料(包括一次性用具)领料单，财务联在填写当日由保管传递财务室。
③其它财产、低值易耗品类领料，财务联附在发票后连同入库单、发票一并于报账时（报账期限为三天以内）传递财务
4、收银底带、日报表经门店经理签字后，当日营业结束后或次日营业前传递财务(由收纳自行取得)，具体传递为：收银员打出日报或收银底带 稽核人员稽核并出具报告和差异报表 财务室。
5、货物短缺(溢余)单，附在入库单后一并于传递入库单时传递财务室。
7、报损单两联：财务一联、报损一联。报损单由部门连同报损告一并传递保管处，保管处呈总经理审批后登记账务，然后将一联退还报损部门一联传递财务室，月终应将所有报 损单传递财务室。
6、盘点表
①原材料(鲜活食品)盘点表两联，财务室自行盘点，自行取得盘点，完毕后留存一联给部门； ②库房原材料盘点表一式两联，保管一联、财务一联，均于盘点完毕后取得；
③门店原材料盘点表一式三份，保管一联、财务一联、门店一联，财务联由保管于盘点完毕后两日内传递财务室，其余两联于盘点完毕时取得；
④其他盘点表一式三联，部门一联、库管一联、财务一联，财务联与盘点完毕后两日内由保管传递财务室，其余由盘点完毕时取得。
7、盘点差异表
①门店原材料差异表：由财务室根据主管呈报的差异表于月终时汇总，一式两联，由总经理审批和复核后由财务室留底一联，另一联由财务室传递门店经理。
②基地库房盘点差异表：一式三联，由财务室收取盘点表之日起7日内出具经总经理复核后，分发部门和总经理，财务部留底一联。③财产、低值易耗品盘存差异表一式四份，总经理一份、财务一份、库管一份、部门一份，差异表由库管于盘点完毕后10日内出具，分别呈部门经理和总经理签字后分发各部门。
10、部门内部物资调拨单：一式四联，财务、库管、使用部门各一联，由库管于调拨之日出具。调拨双方签字后呈执总，审核后由保管分发各部门。
11、申购单：一式两联，申购部门留底一联，另一联通过不同途径传递财务室：（1）申购部门通过各级审批（2）传递采购部（或由基地传递采购部），采购实施采购。采购完毕传递库管处（3）库管入库同时审核申购单并办理相关手续（4）由库管最后直接（或经过采购）传递财务室。
12、所有单据每一列都应准确、真实传递给相关部门，不能遗漏、错单，要及时发现错单，把错单收回，并调换正确的单据。
六、单据保管
1、财务部单据均应填制记账凭证，随记账凭证按会计规定装订成册。
2、所有电脑单据，同手工单据保管。
3、库管单据分为：入库单(应付带申购单)、领料单、配送单、调拨单分类装订成册，封面记录、单据期限、号码范围、单据种类、单据册数、总编号等会计规定相关内容。
4、门店及基地应将各自的配送单、领料单按月装订成册，封面记录、单据种类和张数等。
买卖合同 货物 单据
单据：
(1)海运
全套洁净海运提单，标明“运费付讫”/“运费预付”，作成空白背书并加注目的港_________公司。
(2)空运
空运提单副本一份，标明“运费付讫”/“运费预付”，寄交买方。
(3)航邮
航邮收据副本一份，寄交买方。
(4)发票一式五份，标明合同号和货运唛头(若货运唛头多于一个，发票需单独开列)，发票根据有关合同详细填写。
(5)由厂商出具的装箱清单一式两份。
(6)由厂商出具的质量和数量保证书。
(7)货物装运后立即用电报/信件通知买方。
差旅费是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用, 不同单位或部门对差旅费的具体开支范围的规定可能会有所不同。根据一个单位或部门的具体规章制度, 规定限额内的差旅费可以按照一定的程序凭据报销。单位工作人员因公出差需借支差旅费时, 应首先到财会部门领取并填写借款单, 按照借款单所列内容填写完整, 然后送所在部门的领导和有关人员审查签字。各单位可以根据需要使用统一的“差旅费借款结算单”, 也可以使用普通的借据或者借款凭证。出纳员根据单位内部规定的审批权限和程序, 对借款单和付款凭证进行审核, 认为手续齐备并符合制度规定要求的即可予以支付。财务部门根据借款单编制现金付款凭证, 其会计分录为:借记“其他应收款——借款人名字”, 贷记“库存现金”。
出差人员回到单位后应及时办理差旅费的报销手续。首先, 出差人员到财务部门领取差旅费报销单, 如实填写报销单的有关内容, 如出差事由, 出发到达的时间、地点, 乘坐的交通工具的车别、等级、金额等等, 并将有关车票、船票、飞机票、住宿发票等有关原始凭证粘贴在粘贴单上, 上附报销单, 经所在部门和单位有关领导审查签字后, 送财务部门, 财务部门有关人员应审查单据是否真实、合法, 按照本单位差旅费开支管理办法计算应报销的交通费金额、应发给的伙食补助费、住宿费包干结余、不买卧铺补贴等, 对差旅费进行结算, 编制会计凭证后交出纳员具体办理现金收付。
二、差旅费报销时会计人员的会计处理
如果存在剩余的现金, 则会计处理如下:借记“管理费用——差旅费”, “库存现金”, 贷记“其他应收款——借款人名字”。
如果存在预借的现金不足, 则会计处理如下:借记“管理费用——差旅费”, 贷记“其他应收款——借款人名字”, “库存现金”。
可见, 预借差旅费、报销差旅费的账务处理很简单, 问题是实务具体操作中存在诸多不当之处。预借差旅费相对来说比较简单, 由借款人打个借据, 作为财会人员付款及做账的依据即可。通常做法有二:一是给报销人原借据的复印件, 二财务部门向报销人开具一张收款收据。如张三出差预借差旅费5000元, 后凭单据报销4800元, 交回现金200元, 对这一问题一直存在争议。实务中对此一般有两种处理方式:一是根据原借款数额5000元填制收款收据;二是根据实际收款数额200元填制收款收据, 理由是确实只收到200元现金。
笔者认为这两种处理方式都存在欠妥之处。第一种处理方式中收款收据金额与实际收款金额明显不符。原始凭证又称单据, 是在经济业务发生或完成时取得或填制的, 用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的书面证明。它不仅能用来记录经济业务发生或完成情况, 还可以明确经济责任, 是进行会计核算工作的原始资料和重要依据, 是会计资料中最具有法律效力的一种文件, 原始凭证必须能够真实的反映交易或事项的发生或完成情况, 原始凭证名称是对其所反映内容的约束。第二种填制方式是根据实际收款数额填制收款收据, 收款收据的确真实反映了经济业务的实际收款额, 但这种方式也存在自身缺陷, 不能如实反映报销与原借款之间的关联关系。如何解决这个问题, 笔者认为报销环节企业可将收据分为收款收据和转账收据两种类型, 实务操作中, 在收据右上角标明收款或转账标示即可。收据右上角标明收款字样的收款收据由出纳负责填制;收据右上角标明转账字样的收款收据由会计负责填制。收据一式三联:存根联、记账联、回执联。报销时根据具体情况分别填写收款收据 (出纳) 和转账收据 (会计) 后据以入账。承上例:
借款人预借差旅费时, 财务部门根据借款单编制现金付款凭证:
借:其他应收款——借款人名字5000
贷:库存现金5000
报销时:若正好报销5000元, 则由会计人员直接填一张转账收据, 金额5000元, 回执联交报销人, 用以解除借款人和企业间的债务, 记账联据以入账。
借:管理费用——差旅费5000
贷:其他应收款——借款人名字5000
若有剩余的现金:假设报销4800元, 交回现金200元, 则由会计人员填一张转账收据, 金额4800元, 出纳填制收款收据200元, 分别将回执联交报销人, 记账联据以入账。
借:管理费用——差旅费4800
库存现金200
贷:其他应收款——借款人名字5000
若预借的现金不足:若报销5200元, 则由会计人员填制转账收据, 金额5000元, 回执联交报销人, 记账联据以入账, 出纳根据经办单据办理现金的支付:
借:管理费用——差旅费5200
贷:其他应收款——借款人名字5000
库存现金200
这种处理方式即可以解除借款人与企业之间的债务, 又可以反映真实的收款情况, 解决了目前实务中对此处理方式存在的弊端。
参考文献
一、信用证单据欺诈的形式
信用证单据欺诈（fraud in documents）是指在信用证支付方式下，受益人在不交货或不完全交货的情况下，提交符合信用证和相关惯例规定的单据，从而从开证行或付款行取得货款的行为。主要表现为伪造信用证项下单据或单据内容虚假，如受益人伪造、变造单据，受益人和承运人勾结倒签提单、预借提单等。伪造单据包括伪造全套单据和伪造部分单据。伪造全套单据是受益人在货物根本不存在的情况下，以伪造的和信用证要求相符的单据使银行因表面上单证相符而无条件付款，从而达到诈取信用证项下的款项的目的的信用证欺诈。伪造部分单据包括如伪造信用证要求的某个单据，伪造其签字或印章，人为制造“单证相符”表象，如伪造信用证要求的开证申请人签发的商检证书，并仿冒其签字等。
（一）受益人自谋伪造或变造的信用证附随全套或部分单据
这是受益人在货物和船只根本不存在的情况下，伪造全套与信用证相符的单据，按信用证要求向指定银行交单，从银行诈取货款；也可以是伪造部分单据，人为制造“相符交单”表象，如伪造信用证要求的开证申请人签发的商检证书，并仿冒其签字等。例如，某年国内A公司与外商签订—笔进口钢材的合同，货物价值100万美元。国内A公司如期对外开出信用证后，在装运期内，外商发来传真称货物已如期装运。不久开证行即收到议付行转来的全套单据，提单表明货物于某东欧港口装运，在西欧某港口转运至国内港口。单据经审核无不符点，开证行对外承兑。国内A公司坐等—个多月，货物依然未到，遂向伦敦海事局进行查询，反馈回来的消息是：在所述的装船日未有署名船只在装运港装运钢材。由此断定这是—起典型的以伪造单据进行的信用证诈骗。但此时信用证项下单据已经开证行承兑，且据议付行反馈回的信息，该行已买断票据，将融资款支付给了受益人。开证行被迫在承兑到期日对外付款，A公司损失惨重。
（二）受益人与船东合谋伪造提单
受益人与船东合谋伪造提单伪造信用证附随单据，主要是指受益人与船东共同伪造信用证结算方式所要求的直接骗取货款。伪造提单包括完全伪造和部分伪造两种。
例如，某年英国某贸易公司与孟加拉国的一家贸易公司签订了CFR价为价格条件的白糖供货合同。应英国的这家贸易公司供应给孟加拉国贸易公司160万美元的白糖，该孟加拉国贸易公司以信用证方式向英国公司付了160万美元的白糖款。由于是CFR价成交，租船事宜由该英国贸易公司负责。这样，作为买方的孟加拉国贸易公司实际就无法掌握船舶动态以及了解租船的情况。英国的这家贸易公司为了把钱骗到手，找到西班牙的一家船舶经纪人，付给他一笔钱便换取了一套假提单，凭此提单顺利通过银行结汇拿到160万美元的巨款，之后仓皇逃跑。尽管后来国际海事局出面干涉，控告了有关人员，并挽回了2/3的损失，毕竟货款的1/3落空，而且耗费了巨大的人力、物力和时间。
（三）受益人为顺利结汇而利用倒签提单或预借提单
已装船提单应在货物全部已装上船后签发，签发的日期必须是真实的，因为提单的签发日期即视作装运日期。如果提单在货物装船后签发，签发日期却早于实际装船完毕日期，便构成倒签提单。如果货物尚未全部装船或货物已由承运人接管尚未开始装船的情况下签发了提单，便构成预借提单。倒签提单或预借提单，托运人的目的都是为了使提单签发日期符合信用证规定，顺利结汇。这两种行为实质上是掩盖迟延交易之违约事实的行为，亦属伪造、变造提单的诈骗行为。例如，2002年6月，江苏某公司金属建材部代理江阴中立机械设备厂进口美国HAUCK公司燃烧器及零件，价值56052美元。合同签订后，进口商通过南京某国有银行开出不可撤销信用证，规定最迟装船期2002年7月31日，装运港美国纽约，卸货港中国上海 ……8月初，美国HAUCK公司来电称货物已于7月31日装上PHILIPPINES船，按时交货，与此同时，提交了全套单据，通过议付行要求我方开证行按UCP500规定在8月7日前付款。开证行审核单据无误后通知进口商——江苏某公司付款赎单。因江阴用户要货较急，遂打听船何时能到达上海港。进口商经了解获知，PHILIPPINES船于7月29日刚从上海港返程，显然，出口商提交的7月31日已装船提单系虚假或倒签提单。进口商与用户商量后决定终止履行合同。美国HAUCK公司非常傲慢：我单证相符，单单相符，难道怕你不付款？在此关键时刻，公司金属建材部请教有关专家找到了单据的不符点，提单的收货地为纽约，不同于信用证规定的装运港为纽约，并坚决要求开证行对外拒付。在此情况下，美国商人先前不可一世的傲慢态度荡然无存，提出降价10000美元协商解决，进口商没有同意出口商要求，美国HAUCK公司最终将所谓货值56052美元的燃烧器及零件拉回美国。
在国际贸易中，还经常会出现这种情况：承运人欲对表面状况不良的装运货物签发不清洁提单，由于银行不接受不清洁提单，托运人不能凭此结汇，因而往往向承运人出具保函，让承运人签发清洁提单，并保证赔偿承运人因签发清洁提单而遭受的损失，以此来换取清洁提单，顺利结汇。其实这是一种欺诈行为。
二、信用证单据欺诈的对策
信用证单据欺诈会给进口商造成危害，轻微者进口商付款赎单后不能按时按质按量收到预期货物，严重者会造成钱财两空；另外信用证单据欺诈非常隐蔽，稍有不慎，就会让受益人诈骗得手。因此，进口商严格防范信用证单据欺诈不仅非常必要而且要措施得当。
（一）在交易前慎重选择交易对象
在采用信用证这一支付方式的情况下，由于银行信用的介入，即银行向卖方保证在卖方发货后所提交的单据符合信用证规定的条件下保证付款，卖方收取货款的要求得到了保证。但是，买方要求卖方提供符合合同规定的货物的要求并没有因为采用信用证这一支付方式而得到解决，相反，信用证交易不涉及这方面的问题。卖方会不会利用独立性原则的间隙在做到“相符交单”的同时不交货、少交货或以假充真取决于卖方的信誉。因此，对买方来说，缜密地调查卖方的信誉，慎重地选择交易对象，成为防范信用证单据诈骗的重要前提。在调查的基础上进行评估，对信誉不良者拒绝从事交易，或采取其他支付方式如托收，或要求对方提供银行担保等，就可以避免信用证单据欺诈的发生。
对出口商进行资信调查可以通过贸促会驻外机构、中国银行驻外办事处或外国合作银行、协作律师事务所和协作调查机构等渠道，对外商在当地注册情况、实际办公情况、通讯情况及银行信用情况进行了全方位的调查，并建立完备的供方档案，以供今后查询。总之，进口商在交易前的谨慎行事能有效地防范和减少信用证单据欺诈的发生。
（二）审慎订立贸易合同相关交易条件
1．选择适当的贸易术语。进口商尽量使用F组贸易术语(如:FCA、FAS、F0B等)。对于进口商来说，选择F组贸易术语能将租船订舱、货物保险的选择交易权控制在自己手中，一方面进口商可以选择自己熟悉的信誉良好的船公司送货，避免与“皮包公司”性质的二船东打交道，同时要注意不租订老船、旧船，选用适宜于货物特性的船型，以便确保货物在运输途中的安全。另一方面进口商还可以派人到装货港口检查和核对货物是否符合合同的要求，杜绝卖方在货物方面的欺诈。而在CIF贸易术语下，买方就对船舶的国籍、船龄、船舶状况等无选择权。
2．签订严谨详细的贸易合同条款。为了防止出口商针对漏洞提交不符合贸易合同的单据而符合信用证的单据，进口商应当根据合同的具体要求对提单、保险单、商业发票、质检证书等提出明确而具体的要求。如在合同中要谨慎订立品质条款、检验条款、索赔条款等，特别是要明确订立信用证支付条款的内容。如在金额巨大的成套设备买卖中、在分批交货的贸易中，进口商应力争使用循环信用证，用此方法规避风险。另外，尽量采用远期支付方式，即在信用证条款中规定开立远期付款或承兑汇票，这样即使欺诈情形暴露，卖方仍未能获得支付。
（三）买方申请开立信用证时，要求在信用证条款中加列附加特别条件
不装、短装货物的欺诈是不法商人在利用信用证中银行只核对单据而不查验货物的特点，而在装运货物时捣鬼。因此，买方申请开立信用证时应特别谨慎小心，在规定卖方提交单据时，除要求提供商业发票、提单、保险单等一般性单据外，视卖方信用的好坏、往来关系，可要求卖方提交公证报告，或规定在检验结果符合买卖合同规定的规格时，方予以承兑、付款。如果买方公司在出口地设有机构，可由该机构开立检验货物的证明书，以此进行承兑、付款。
信用证单据欺诈是不法商人利用信用证交易中银行仅从形式要件上审核单据而不负责其真实性、有效性的特点，对此可以在信用证条款中规定单据的核实办法来防止。例如，为防止伪造提单，可以在信用证中规定出口地的船公司于装货后，即将信用证号码、开船日期及提单号码，以电报通知开证行或买方，并应附经过轮船公司签署的该电报副本，方能承兑或付款。为防范伪造汇票，可以在信用证中规定受益人仅开立具名汇票，直接寄交开证行议付并在开立汇票后立即通知开证银行，开证银行凭符合上述要求的汇票和通知方予承兑或付款。《UCP600》中的技术性规定有很多，对这些技术性规定要熟练运用，并附加适当条件予以限制。例如，针对集装箱运输的兴起和发展，《UCP600》第二十六条B款规定：“载有诸如“托运人装载和计数”或“内容据托运人报称”条款的运输单据可以接受。”这种情况下，不法商人常利用承运人不清点集装箱内货物之机，大行诈骗之术。对此，买方如认为必要，可在信用证中规定，拒绝接受载有上述内容的运输单据，以防卖方行骗。
（四）在履行合同和信用证的过程中，尽量避免单据欺诈的发生或在付款赎单前就发现单据欺诈
首先，在装船前或装船时，买方尽可能亲自验货或监督装船，从而防止提单欺诈。
其次，买方要通过各种途径（如国际海事局、驻外机构、往来公司、银行、海关、劳埃德船级社等等）掌握履行合同和信用证过程中出口商、船舶和货物的动态。通过此种调查可了解信用证所要求的单据是否伪造或有欺诈性陈述。
再次，在银行对外付款前会同银行审单。我国的通常做法是：国外出口商发货后，按规定将全套单据送议付银行，由议付银行寄交国内开证银行。开证银行对单据进行初步审核，认为单证相符、单单相符的，即编制结汇通知书连同全套单据送进口企业签收，提示付款或承兑。进口企业接到开证银行的结汇通知书及全套单据后，应在3个工作日内根据企业留存的信用证副本及信用证修改通过书副本对单据进行全面审查，审核无误后即通知银行确认付款或承兑，并办理购汇付款手续。如果经过审查，认为单证不符、单据不符拒绝付款或承兑，也应在3个工作日内退回全套单据并注明拒付的理由。如果3个工作日内没有通知银行，银行即认为企业已接受单据同意付款或承兑。
为加强公司存货的监管，规范存货的入库、出库管理及单据传递程序，保证公司存货的安全、完整，提高工作效率，结合公司情况，制定本办法：
五、物流中心人员按存货的性质、品类、规格型号、生产日期、保质期及码放要求等分区码放，根据出库频率合理安排商品摆放位置。依据商品品类制作进销存卡片，理货员根据入出库顺序逐笔序时登记。出库遵循“先进先出”的原则，以免造成商品临期甚至过期。
实物进行核对，检查接收商品的品种、数量、规格等是否相符。核对无误后，由信息管理员按实际入库数量填制商品入库单，打印后由相关人员签字。入库单一式两联，及出库情况说明书交财务部入账；
物流中心发出货物时要认真核对发出商品的品名、规格、型号、包装、数量、赠品、奖品等是否与“销售单”相符。
无出库手续擅自出库每例对实物负责人罚款100元。
一、随货赠送赠品时信息管理员按销售政策相配套的赠送数量在制作“销售单”时在赠品信息栏填写赠送商品数量随正常商品一起出库。
二、奖品、品尝品、陈列品、促销品等发放时，由主管区域业务员提出促销计划申请，销售经理审核，总经理审批后发放。商品出库时单独打印销售单，在销售单赠品信息栏填写商品数量，备注栏注明商品用途并附上奖品发放明细表和业务活动开展情况说明。
三、活动结束未使用完的赠品、奖品、品尝品、陈列品、促销品等及时交回物流中心，打单入库。
四、无据发放赠品、奖品、陈列品、促销品者按同类商品价值的二倍对当事人进行处罚；销售经理监管失职每次罚款200元。
出现盘盈（盘亏）要认真查找原因，划清责任。无法查清原因的，盘盈按单品进行处罚，盘亏商品由实物负责人负责赔偿，部门负责人负连带赔偿责任。属于正常损耗的，部门负责人填制盘亏或损耗报告单，由实物负责人、部门负责人、监盘人签字，报总经理审批。盘盈（盘亏）或损耗报告单一式二联，将错误单据与红冲单全部联次作为正确单据的附件存档备查。单据出现错误，对责任人每张罚款20元。
员、总经理外不得对外提供，其他人员需要数据，需请示财务部门同意，方可查询。
一、以基伍名义采购材料及成品入基伍仓库
1、客户订单——
2、PMC根据订单计算物料耗用及生产计划——
3、采购按PMC提供材料需求填写采购订单订购材料——
4、仓管员按采购订单查收材料并入到基伍入库——
5、联成文按PMC工单领取加工材料——
6、联成文成品入库
1、相关人员收到客户订单签名确认接单后当天交财务和PMC各一份
2、PMC根据订单计算耗料经批准的物料请购单和生产指令单当天交财务、采购各一份；PMC跟组装厂对账做完工工单的超损耗明细表于工单完成后一周内交财务（超损耗明细表应由组装厂负责人和本公司PMC双方签名确认）。
3、采购按PMC提供耗料单制采购订单，经批准当天交仓库、供应商、财务各一份
4、仓库根据经批准后采购订单和基伍检验合格后验收材料并签收供应商送货单收取其中二联（财务、采购各一联）；材料入基伍仓库后拿回基伍仓库入库单三联（仓库、财务、采购各一联），如果有超领或退料情况，仓库应提供超领单和退料单一式三联（采购、仓库、财务各一联），退料应附上加工企业的采购退货单。
5、联成文按经批准的工单到基伍仓库领用材料，仓库拿回基伍仓库材料出库单三联（财务，仓库，联成各一联）
6、仓库验收联成文加工回来的成品并签收联成文成品出库单并收取二联（基伍和财务各一联，入基伍仓库拿回基伍仓库入库单二联（联成文和财务各一联）
备注：仓库交财务单据（采购订单、供应商送货单、基伍送检单、基伍外购入库单对应一起于入库后第三天早上10点前交财务；联成文领用材料基伍材料领料单仓库于第二天早上10点前交财务；联成文成品出库单和基伍成品入库单仓库一一对应后于第二天10点前交财务）
二、供应商直接受托送材料给加工厂
1、客户订单——
2、PMC根据订单计算物料耗用及生产计划——
3、采购按PMC提供材料需求填写采购订单订购材料——
4、采购追查供应商送货加工企业——
5、加工企业按PMC工单上要求加工的成品验收合格后直接发往香港公司
1、相关人员收到客户订单签名确认接单后当天交财务和PMC各一份
2、PMC根据订单计算耗料经批准的物料请购单和生产指令单当天交财务、采购各一份；PMC跟组装厂对账做完工工单的超损耗明细表于工单完成后一周内交财务（超损耗明细表应由组装厂负责人和本公司PMC双方签名确认）。
3、采购按PMC提供经批准的耗料单制采购订单，采购订单经批准当天交仓库、供应商、财务各一份；（采购负责收齐供应商代送材料送货单，加工企业材料合格验收单，加工企业材料入库单、供应商对账单核对好并签名后对应一起于次月五号前交财务）
4、加工企业加工成成品经验收合格后直接发货到香港总公司，总公司收到货物签收后传真一份到大陆财务，三、本公司采购材料直接入自己仓库
1、客户订单——
2、PMC根据订单计算物料耗用及生产计划——
3、采购按PMC提供材料需求填写采购订单订购材料——
4、仓管员按采购订单查收材料入库开入库单并登账——
5、加工厂按PMC工单领取加工材料——
6、加工企业按PMC工单上要求加工的成品验收合格后直接发往香港公司
1、相关人员收到客户订单签名确认接单后及时交财务和PMC各一份
2、PMC根据订单计算耗料经批准的物料请购单和生产指令单当天交财务、采购各一份；PMC跟组装厂对账做完工工单的超损耗明细表于工单完成后一周内交财务（超损耗明细表应由组装厂负责人和本公司PMC双方签名确认）。
3、采购按PMC提供耗料单制采购订单，经批准当天交仓库、供应商、财务各一份；（采购负责收齐供应商材料送货单，企业材料合格验收单，供应商对账单核对好并签名后对应一起于次月五号前交财务）
4、仓库根据经批准后采购订单和检验合格后验收材料并签收供应商送货单收取其中二联（财务、采购各一联）；材料入仓库后开具材料入库单（仓库留二联，财务、采购各一联），如果有超领或退料情况，仓库应提供超领单和退料单一式三联（采购、仓库、财务各一联），退料应附上加工企业的采购退货单。
5、加工厂按经批准的工单到仓库领用材料，仓库制材料出库单并发放材料（财务，仓库，加工厂各一联）
6、加工企业加工成成品经验收合格后直接发货到香港总公司，总公司收到货物签收后传真一份到大陆财务，备注：仓库交财务单据（采购订单、供应商送货单、验收合格单、材料入库单对应一起于入库后第二天早上10点前交财务；加工厂领用材料出库单仓库于第二天早上10点前交财务）
货物进出口通关过程中涉及的单据种类繁多，由于不同单据的出具或签发部门不同，很容易出现“单单不符”的问题而影响货物通关。本文将进出口通关时经常出现的错误及问题进行整理，希望能对相关业务人员有所帮助。
进出口通关过程中使用的单据有纸质单据与电子单据两种形式，主要有：
（一）进出口货物报关单
进出口货物报关单是指进出口货物收发货人或其代理人，按照海关规定的格式对进出口货物的实际情况做出书面申明，以此要求海关对其货物按适用的海关制度办理通关手续的法律文书。它是海关监管、征税、统计以及开展稽查和调查的重要依据。
报关单不是报关人员制作的，而是企业的报关单预录入人员依据货物的实际情况，严格按照报关单填制规范的要求预录入申报数据，通过与海关联网的H2000电子申报系统传送给海关，海关系统审核格式合格后自动生成并返回给报关企业的。企业报关人员直接打印后凭以办理各环节通关业务。
（二）出入境货物通关单
进出口货物的监管条件中有字母“A”和“B”的表示该货物进出口时，经营单位必须向海关提交检验检疫机构签发的出入境货物通关单。“A”是入境货物通关单，“B”是出境货物通关单。出境货物须先经过检验检疫机构检验检疫合格后通关放行；入境货物一般先在入境地报检后通关放行，再到指运地进行检验检疫，检验检疫合格后才能在国内销售使用。
由于出入境货物通关单是国家质量监督检验检疫机构出具的，所以很多人容易把通关单与检验检疫证明的概念混淆。这里强调一下，通常说的商品检验检疫证明是指进出口商品经检验检疫机构检验、鉴定后出具的证明检验检疫结果的书面文件。商品检验检疫证书的种类很多，如：品质证书、数量证书、健康证书、抗生素证书、分析证书、植物检疫证书、黄曲霉素证书等。在实际进出口商品交易中，应在检验检疫条款中规定检验检疫证书的类别及其商品检验检疫的要求，在报关环节不需要提交给海关。
（三）原产地证明书
原产地证明书是证明商品原产地，即货物的生产或制造地的一种证明文件，是商品进入国际贸易领域的“经济国籍”，是进口国对货物进行确定税率待遇、贸易统计、实行数量限制（如配额、许可证等）和控制从特定国家进口（如反倾销税、反补贴税）的主要依据之一，它分为一般原产地证和普惠制产地证两种。
我国出口商品的一般原产地证明书通常由进出口商品检验局签发，或由中国国际贸易促进委员会签发；普惠制产地证由进出口商品检验局签发。目前给予我国普惠制待遇的有澳大利亚、新西兰、日本、加拿大、挪威、瑞士、俄罗斯及欧盟15国，以及部分东欧国家。凡是向给惠国出口受惠商品，均须提供普惠制产地证，才能享受关税减免的优惠，所以不管对方是否要求提供这种产地证，我国出口方都应该主动提交普惠制原产地证明书。
进口时，若产品来自与我国签订有优惠贸易政策的国家或地区时，进口申报一定要提交货物原产地证明书。比如说来自于马来西亚的水果，依据中国-东盟自由贸易协定享受零关税待遇，所以要提交马来西亚相关机构签发的原产地证明书。
（四）运输单据
我国进出口货物贸易中，无论出口货物，还是进口货物，都必须经过海关放行环节。不同的运输方式，海关在相应不同的运输单据上加盖放行章，表示放行相关进出口货物。对出口货物海关主要在装货单、空运运单副本联、汽车运输载货清单副本联、国际铁路联运运单第一联等运输单据上加盖放行章；进口货物主要在提货单或类似凭单上加盖放行章。承运企业只有在海关监管结束后才会实际交付进口货物或将出口货物装船出运。所以进口提货单及出口装货单中海关的放行签章是进口提取货物和出口货物装船出运的基本条件。
（五）商业发票
报关时，发票是最容易出错的单据。
进口货物报关单据中的商业发票是由国外卖方签发的，发票的付款人是国内进口商。进口货物经营单位或其代理人无需缮制、提交进口经营单位的发票。
出口通关时提交给海关的发票是经营单位制作的。
（一）预录入报关单时容易出现的错误
首先，币制容易出现习惯性错误。由于我们的对外贸易合同大部分是用美元结算的，所以通常我们的报关单预录入人员在录入币制时习惯于使用USD，当偶尔出现一笔EUR或是HKD成交的合同时，也会习惯性的录入USD而不自知，造成报关单与随附单据不符的情形。
其次，原产地错误。从欧盟国家进口时，经常会出现货物的出口方与生产厂家不是同一国度的情况，比如说我们从德国企业进口一批机器设备，装货口岸也是德国的不莱梅港，但货物的原产地证书却列明该货物原产于比利时，这种情况下一定要注意，进口报关单预录入时，货物的原产地一定不要录入德国，而应录入比利时。
再次，包装单位和数量错误。在预录入报关单时表头部分的包装单位和数量是海关查验的依据，一定要与运输单据及装箱单中的数据一致，它是指货物的外包装数，而不是计价数量单位；而表体部分，货物名称后面的数量是海关凭以征税的数量，所以表体部分的数量是成交数量或进出口税则中列明的法定计量数量。比如我们从法国进口香水，成交价格是USD20 per bottle CIF上海，包装条件是：one bottle in a box and six boxes in a carton，进口数量1800 bottles，香水的法定计量单位是毫升。此时报关单预录入时表头部分的包装单位及数量一定要填写300纸箱，并且装箱单及运单中的数量也都应该是300 cartons；而表体每项货物商品编码、名称规格后面的数量则是***毫升及***瓶。
（二）申请出入境货物通关单时应避免的问题
首先，关于数量的问题。出入境货物通关单中的数量与报关单中的数量一定要匹配。这里的数量是指货物的计价数量，即如上例中的1800瓶香水。出境货物通关单中的数量必须与报关单及实货数量完全一致海关才会放行，而入境货物通关单中的数量可以高于报关单及实货数量，但不能低于报关单及实货数量。如：实货数量是5000kg，入境货物通关单中的数量如果是6000kg，海关会责令申报单位去商检部门改单后放行；而如果入境货物通关单中的数量是4000kg，海关就会将案件移交给缉私部门，追究实货多出1000kg的原因。
其次，通关单与报关单的核心数据不一致问题。由于电子口岸系统将通关单与报关单的核心数据进行完全比对，数据不一致不予通关。所以出入境货物通关单中的收货人与报关单中的经营单位要完全一致。
另外，出入境货物通关单中收发货人填报我国国内企业的中文名称，外国企业填报英文名称。也就是说，出境货物通关单中的收货人填报国外进口企业的英文名称，发货人填报我国出口企业的中文名称；入境货物通关单中的收货人填报我国进口企业的中文名称，发货人填写国外出口企业的英文名称。
（三）原产地证明书的使用注意事项
首先，进出口收发货人的名称一定要与发票内容一致。国外企业的名称经常会只有一个单词或一个字母的差别，比如说ABC Co., Ltd.与ABC Corp., Ltd.就是两家不同的公司，如果产地证中的公司名称与发票等单据不一致，就会影响通关结果，尤其是对于享受优惠关税待遇的进出口货物，更要特别注意保证单据的一致性。
其次，发票号码及日期不能出错。产地证中有一个栏目是Number and date of invoices（发票的号码及日期），所以申请产地证时要向签证机构提交商业发票。而实际业务中由于产地证是在货物出口报关前申领的，产地证的申领日期与制单结汇日期经常会有一段时间差，就经常会出现制单结汇时又重新编制了发票号码及日期的情形，造成卖方提交的议付单据中发票的号码及日期与产地证中填制的发票号码及日期不一致，从而影响顺利通关。如8月15日为申请产地证，出口方制作了商业发票，号码是：nov 7891，日期是8月15日，而货物于8月24日装船出运，25日制单结汇时制单员又重新制作了发票，日期是8月25日，号码与nov 7891不同。
（四）运输单据的使用注意事项
首先，进出口货物报关单中有运单号栏目要填，所以运单号码一定不能错。这一点我们要注意进口发生转换运输工具时的情形。比如说从德国进口一台医疗器械，货物在香港转船，德国出口商提交议付的提单中载明的号码是LOG76940082，shipped by SWEEP VOG NO.130823，但货物在香港转上 DONGFENG号货轮，，VOG NO.sh130904，于上海口岸进境。向上海海关传送的舱单中该批货物的提单号码是MIPN45209X，该号码在提货单中通知给进口收货人。此时进口报关单预录入的运单号码应该是MIPN45209X，而不是LOG76940082。
其次，运单中较容易出错的地方是包装数量及毛重。运单中的数量强调的也是最大外包装数，如上面香水进口案例，也应该填写300 cartons。而运单中的重量通常作为计算运费的依据，所以只填毛重，不填净重。运单中的毛重一定与装箱单、产地证、通关单等单据中的毛重完全一致。
（五）发票的制作注意事项
首先，发票内容一定要完整，不能缺少项目。一张发票必不可少的应该包含的项目有：发票名称、抬头、相应的合同号码、品名规格、单价、数量、金额、成交方式、金额总计等。实际业务中经常会出现发票缺少成交方式的情况。成交方式我们也称之为贸易术语或价格术语，它表示商品的价格中所包含的具体内容。比如说FOB术语就表示此价格仅包含货物在出口口岸，上船之前的一切成本、费用及卖方利润，不包含从出口国到进口国的运输费用及保险费用；CIF价则是包括FOB价加上国际段的运费和保险费。成交方式是单价必不可少的组成部分，一般在出具发票时标注在单价和小计金额的前面。成交方式不同海关征税的基础就有所不同。发票上是FOB交易条件时，海关在审核完税价格时是要在发票单价基础上再加上运费及保险费的；CFR术语要加上保险费；CIF术语则是以成交价格为基础审定完税价格。所以发票中的成交方式必不可少，并且一定要与合同一致。但实际业务中经常会出现向海关提交的发票中缺少成交方式的情形。
其次，发票中单价的小数点容易出现错误。按照常理，单价是发票价格的基础，是交易双方谈判之后达成的一致意见，合同的总金额是单价乘以数量得来的。如：出口山地自行车，单价是FOB上海USD350.00 per Unit，进口总数量是500 Units，那么总价就是USD 350×500= USD175000.00。然而，实际业务中经常会出现双方就某一批货物商定一个总价的情形，那么制单时就需要将总价除以数量而得到单价。比如说：首饰加工器材的零星工具种类繁多，单纯锉刀一种工具就有用于打磨的、用于抛光的、用于制作毛坯的等等，但单价基本都差不多，海关监管的H.S编码都是一个，出口时就可以将不同用途的小工具合并为一种商品向海关申报。交易双方成交总量经常会因为单位包装数量而出现5027pcs、30083pcs等这些尾数不以整十、整百计量，而成交价格又取整抹零的情况，如5000美元等。那么此时制作发票的单价就需要四舍五入，小数点后保留3位有效数字。即5000美元购买30083pcs锉刀时单价约为USD 5000÷30083pcs≈USD0.166perpc。另外，由于价格是海关审核的重点内容，所以发票中价格一定要准确、合理，制作发票时小数点的位置一定要十分谨慎。制单员一个小小的失误错将小数点前移一位，那么缴税金额就是正常情况的10倍，造成严重的经济损失；后移一位，通关时就会被海关稽查，即便是能证明是单纯的填写错误也要承受海关扣分、罚款等处罚。▲
[1]武义海.进出口货物贸易单证实务[M].中国商务出版社，2012年3月.
[2]报关员资格全国统一考试教材[M].中国海关出版社，2013年6月.
[3]陈宏海，张爱东.浅谈准确填制原产地证的体会 [J].法制与经济，2011年7期.
[4]梁宜冰.“通关单联网核查”四注意[J].中国海关，2010年2期.
