采购作业管理制度（通用8篇）
第一次：书本基本概念：30多个（手写）
第二次：调查一个企业（公司或商业）的采购业务流程和采购管理内容（手写）要求：（1）立项：调查问卷设计
（2）执行：数据获取
（3）报告：调查报告写作
第三次：调查五家渠市政府采购5年数据 要求：（1）立项：调查问卷设计
（2）执行：数据获取
（3）报告：调查报告写作
第四次：调查五家渠中粮仓库管理5年数据 要求：（1）立项：调查问卷设计
（2）执行：数据获取
1 传统采购管理的局限性
传统采购的重点放在如何和供应商进行商业交易的活动上, 重视交易过程中供应商的价格比较, 通过供应商的多头竞争, 从中选择价格最低的作为合作者。因此, 传统的企业采购成本控制模式的主要弊端表现在如下:
(1) 企业传统的成本控制方法局限于对企业内部各种资源成本的控制, 在供应链管理的环境下其局限性日趋明显, 主要缺陷表现在:从观念上保持着传统的成本观念, 认为成本控制就是控制产品的生产成本。企业的成本控制范围仅限于企业中作业链上生产耗费的活动。从供应链管理的视角分析, 不难发现, 这种产品生产成本的降低是有条件和限度的, 在某些情况下控制成本费用, 可能会导致产品质量和企业效益的下降。
2 传统的采购成本控制的局限性
制造企业传统的成本控制观念使得管理者们忽略了采购成本控制的重要性, 只是简单的把采购成本作为企业成本控制的一个子项内容, 而采购成本在量上就简单的等同于所采购物资的价格, 而忽略了采购过程中发生的一些其他的成本。因为采购成本控制没有上升到企业战略层的高度, 企业的管理者就认为采购只要钱花的少就是好, 没有把采购策略和供应商的选择评估标准作为企业整体战略中的一部分来考虑。这样一味的降低采购价格会恶化与供应商之间的关系, 企业就难实现稳定的货源。因此企业采购成本控制不能只是孤立的控制所采购物资成本或是库存成本, 而要着眼于生产物资 (服务) 的获得、接收、储存、使用直到报废处置全过程的成本, 即总体拥有成本, 所以制造企业采购成本控制的目标就是采购总体拥有成本。
3 使用作业成本法管理采购成本的可行性
(1) 采购成本管理的特殊性与作业成本法的特点相对应。
采购成本管理与其他成本管理相比, 有很大的差异, 企业采购是由采购计划、选择供应商、订购和付款等工作以及与之相联系的采购信息构成, 采购业务中服务多样化, 间接费用占总成本比例越来越高, 而且采购管理不仅需要准确的成本信息, 还需要战略性的管理信息。作业成本法的特点正符合以上的要求。
(2) 作业成本法的理论体系日益成熟。
作业成本法从提出, 理论体系的建立到实际应用已经形成了较为完善的框架, 每个想运用作业成本法的企业都是在这套体系的基础上, 根据自身的需要选择不同的动因、核算方法和模式进行成本核算和控制的。另外, 作业成本法的产生又促使作业成本管理的诞生, 作业成本管理的产生又使得作业成本法的管理思想深入人心, 降低成本、提高效益成为作业成本法的立足之本。这种相得益彰的关系, 更增加了作业成本法在采购成本管理中有效应用的可能性。
(3) 作业成本法越来越多的应用于国内外企业, 并取得较好的效果, 为作业成本法在采购成本管理中的成功应用开辟了道路。随着计算机的普及, 一些使用作业成本法的软件渐渐成熟, 能够满足企业的要求, 这必将有利于企业运用作业成本法进行采购成本的核算和控制。
4 实施作业成本法管理的应注意问题
4.1 采购作业分析
作业成本法不但是一种较为先进的成本计算方法, 而且还通过作业成本管理对企业采购的成本进行管理, 为采购实施流程再造、业绩评价等提供较为准确的成本信息, 也为企业进一步进行成本控制和战略性规划与决策提供依据和标准。
采购管理系统强调高质量、低成本和快速响应。企业使用作业成本管理来核算与采购活动相关的费用, 使得采购成本明晰化, 在作业成本管理的基础上应用作业管理思想来进行采购管理, 深入开展企业作业的增值性分析和因果关系分析, 同时关注作业成本与作业增值性, 以及采购服务和生产需求之间的因果联系, 以高质量、低成本的采购活动来保证企业生产的高效和通畅。
实行采购作业分析的目的在于认识企业采购的作业过程, 以便从中发现持续改善的机会和途径。采购作业分析主要有以下几方面内容:
区分增值作业与非增值作业。作业按其是否具有增值性可以分为增值作业和非增值作业。增值作业能增加传递给客户的价值, 企业如果消除了这类作业, 就会影响客户愿意支付的价格。判断作业是否具有增值性, 首先应明确增值作业满足的条件, 即该作业的功能是明确的, 该作业在企业整个作业链中不能去掉、合并或被代替。
作业价值分析。通过对作业的确认与计量, 资源费用的确认与归集, 产出消耗作业的确认与计量, 产出成本费用的归集等步骤和方法, 分析评价作业的有效性和增值性, 以提高作业效率、减少资源消耗、增加产出价值的一种分析方法。作业价值分析的最终目的是提高作业资源利用率, 因此可以用作业资源利用率作为标准, 一定的作业量, 消耗的资源费用越少, 作业效率越高, 资源费用一定, 完成的作业量越多, 作业效率越高。
4.2 作业流程改进
通过对制造企业采购作业进行分析与控制, 识别出无效作业和低效作业, 可以剔除其中不必要的无效作业, 改进低效作业, 这样必然涉及到供应链作业流程的改进。流程改进最重要的关键是流程, 而作业成本法正是从业务流程的角度来考虑活动的成本, 两者结合运用对采购业务流程的改造提供了新思路。
重构作业链。采购作业流程的重构是对采购过程进行重新构思和构造, 形成一个更合理的新过程。首先, 应尽量消除非增值作业, 这是改善供应链经营过程的最重要环节。其次, 合并被划分过细相关作业, 分解复杂度过高的作业。对于那些被划分得过细的, 却又关系密切、属性基本相同的作业应予以合并, 以便减少作业动因的数目, 降低系统的复杂性和实行成本。
合理配置资源。在企业采购过程中, 不同作业的产出水平通常相差较大, 致使个别作业利用率接近饱和, 而其余作业利用率却与达到饱和状态相距甚远, 由此就造成了人员和机器设备闲置等资源浪费现象。只有首先明确采购活动中各项作业的资源利用率, 才能从根本上改善资源总体利用效果。而利用作业成本法, 采购活动易于获得资源利用率的有关信息, 进而找出饱和作业和过剩作业, 为资源的更合理配置提供依据。
4.3 做好基础工作
作业成本法是一种较为繁琐的成本计算系统, 此外, 成本计算的及时性要求也相对较高, 因此必须健全采购信息系统, 借助于有关财务处理的软件来进行, 以保证成本计算的准确性和及时性。加强高层管理者的支持, 从企业战略全局出发, 在必要时进行协调与沟通。加强复合型专业人员培养, 在推广应用作业成本法与作业成本管理的过程中, 还发现一个较难克服的瓶颈就是缺乏高素质的专业技术人员。复合型专业人才要求不仅是成本核算与控制的行家, 而且还要熟悉生产工艺流程、产品设计与性能。这样才能为作业成本法的顺利实施创造良好环境。
摘要：现代采购产生以来, 传统成本管理的落后和弊端日益凸现, 迫切要求采购成本管理寻求新的方法, 改变落后的现状。因此, 构建一个与采购运作相适应的成本管理迫在眉睫。作业成本法产生后受到大家的认可, 应用作业成本法进行制造企业采购成本管理的研究具有较强的理论意义和现实意义。首先指出传统采购成本管理的缺陷, 继而提出作业成本管理的优势和可行性, 最后分析作业成本法在采购成本管理中应注意的问题。
关键词：作业成本法,企业采购,成本管理
参考文献
[1]朱霞.基于作业成本法的企业利润分析[J].财会通讯, 2009, (7) 123-124.
[2]马广华.浅议作业成本法在我国企业应用的必要性与可行性[J].企业管理, 2009, (18) 144-145.
[3]尹树博.浅谈作业成本法在企业成本管理中的应用[J].企业管理, (16) .
[4]王彩凤, 李浩明.企业作业成本预算控制[J].商业经济, 2010, (1) 62-63.
关键词: 采购 管理
一、制定合理的采购计划
材料采购,是指企业为满足生产经营活动的需要,选择和购买材料的过程 , 包括 : 了解材料需要、选择供应厂商、协议价格、签定购货合同、选择运输方案、保证供应等事项。结合企业的库存及运输条件,针对不同的材料,应采取不同的采购策略,以最大限度降低采购综合成本。
在企业采购业务流程中,首先要根据根据生产实际需求,选择合理的产品,产品质量及含量要求合理地制定材料消耗定额。材料消耗定额是指在一定的生产技术组织条件下,生产单位产品或完成单位工作量所必须消耗的材料数量标准,并考虑到在实际生产过程中可能出现的工艺及非工艺损耗。第二、以销售计划及市场预测对生产计划进行指导,在生产能力可以承受的前提下合理安排生产计划,其信息与采购主管共享。最后,采购主管综合生产计划、原材料消耗定额及库存信息,向供应商下达采购计划并合理安排运输。
二、供应商的选择
正如采购物流是企业物流的起点一样,供应商的选择是采购物流的起点。由于企业的信息、资金、采购数量、技术要求等原因限制,企业采购的供应商绝大部分由采购部门(有时结合需用部门)在一定的范围内自主选择。企业根据具体情况采取不同的采购策略选择供应商,弄清楚双方对这种伙伴关系的利益要求,目标是实现共同发展的业务关系达成一致。
供应商处在市场经济动态的环境之中,即使同一性质的供应商 , 其供应业绩也有一定的差别,所以,在一定时期内,必须对所有针对本部门的供应商进行综合客观的评价,实行优胜劣汰。我公司每年矿年初都对供货单位进行评审,从而确定合格供货方,建立合格供货档案,全年跟踪和监控供货单位的供货业绩,对出现产品质量或供货不及时等问题进行登记备案,对评估达不到要求的供应商进行备案,并进行淘汰。
三、选择合理的采购方式
在“中华人民共和国政府采购管理暂行办法” ( 以下简称‘暂行办法’) 中定义的采购方式有“公开招标”、“邀请招标”、“竞争性谈判”、“询价”、“单一来源采购”等采购方式。根据淮北矿业集团公司物资采购的特点,对“竞争性谈判”和“单一来源采购”进行探讨:
1、竞争性谈判
竞争性谈判采购方式,“暂行办法”定义为“采购机关直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式”。
1、1 竞争性谈判特点:①生产厂家数量、地域的局限性:如我们集团公司使用的大型采煤机,目前全国只有三至四家厂生产,厂家数量存在局限性,厂、矿选矿需用的塘才、锚杆等存在着地域的局限性等;②此产品对采购方非常重要 , 且不可替代;③采购方希望维系与几家供方的供需关系,以产生竞争,防止断供。
2、单一来源采购
单一来源采购,“暂行办法”定义为“指采购单位向供应商直接购买的采购方式”也即我们通常所说的“独家采购”。“单一来源采购”必须是产品独特,不可替代,且只有一家厂商生产的产品。“单一来源采购”由于其产品的独特性,信息不易掌握,价格较难确定。掌握以下几点有利于价格的确定:(1) 充分了解市场,确定生产是否只有一家;了解本企业的生产,确定产品是否不可替代。 (2) 与需用单位充分结合,制定需用产品采购价格的合理上限。(3) 了解相近产品的成本构成和市场信息。(4) 以“试用”“试验”该产品的效果或效益,对比确定该产品的价格。从以上采购方式不难看出,招标采购最有利于供应商参与竞争,程序公平、公正、公开,有利于杜绝采购过程的暗箱操作,应该创造条件,大力推行。“询价”采购作为达不到招标条件的后选。而“竞争性谈判”和“单一来源采购”只有在特定条件下才能采用。
四、及时扩大供应渠道 , 充分引入市场竞争
上述提出了采购管理的几个关键环节,而贯穿整个采购管理的一个重要思路,就是要及时扩大供应渠道 , 充分引入市场竞争。
4.1 必要性
一定时期内固定的供应商对供应起到了保证作用,但长期的、没有竞争的固定所产生的弊端也是显而易见的: 供应商之间产生“和平共处”,减少了市场竞争性。长期的固定供应商,对其供应“份额”产生了把握,互相之间的报价充分了解,有时在供应的品种规格上相互产生“默契”,在此情况下,虽经过评价、招标、询价,但结果却失去了市场竞争性。
供应的产品质量、服务水平难以提高,不利于生产的发展。由于固定的供应商在市场竞争性方面相对“固定”,失去了促使其提高质量和服务的动力,如对其产生“依赖”,其质量和服务还有下滑的可能。从以上可看出,弊端的核心是失去了“竞争”,而“市场经济在本质上是一种竞争型经济”。同样,失去了竞争的供应,要取得好的供应质量、服务、价格,几乎是不可能的,所以,在采购管理上必须及时扩大供应渠道 , 充分引入市场竞争。
4.2 具体方法
第一条、目的
本标准作业书的目的是用于保证公司的采购低成本和采购标准的一致性。
第二条、申请单的定义
采购申请单,公司内部使用；采购订单，公司对外使用。
第三条、职责分配
1、请购人
根据部门需求，提出请购要求，提供采购物资的技术要求，规格型号，填写采购申请单并交相关人员核准；物资送到时要参与接收和检验请购的物品。
2、采购人
根据请购人的采购申请单，订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。
采购人员负责物料及与生产制造或与开发有关的各种物资的采购，或对承包商的采购工作进行监督。
公司办负责公司后勤、服务类物资的采购。
采购人员应对采购物品的价格及质量负责。
3、财务部
在收到所有需要的物料质检入库确认通知后进行核对，将供货商的发票与采购申请单、采购订单、收货清单等相关单据相对照，进行数量和金额的确认。并按时向供货商付款。
第四条、采购范围
1、产品：指公司委外加工的产品，采购后即交付给客户。
2、生产物料：指与产品生产直接相关物料。
3、固定资产：是指单位价值超过人民币1000元以上，同时使用年限超过两年以上的生产、经营设备。如机器、车辆、电子设备等。
4、低值设备：是指单位价值未能达到固定资产的标准，但其使用年限超过一年的生产、经营设备。在会计处理上可不作为资本性支出而一次费用化，但对其管理应视同固定资产进行。如办公桌椅，配用工具。
5、低值易耗品：是指成批采购的低价值的耗材。如办公文具、工务零件、电子设备等。
6、长期服务的客户：除上述以外，但有长期供货或提供劳务的供货商。如工厂厂房、环境设施维护，文化宣传，电信服务，域名等。
7、其它非费用报销申请范围内的采购申请。
第五条、申请
1、请购人负责提供采购物资的技术要求，规格型号。
2、请购人应填写采购申请单，并负责交于相关人员核准。
第六条、物料采购审批流程
生产性物料订购审批流程
1、请购人员根据制造管理部的实际生产需求与库存情况制定《物料需求表》；送交仓库填写库存状况后结合最低订购量、安全库存量确定订购数量；由计划员依据《物料需求表》填写《请购申请单》经制造管理部部长复核，主管经理审批，审批后由采购员安排采购。
2、《物料需求表》应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等数据。
非生产性物料请购审批流程
1、办公用品、劳防用品由使用部门编制《月办公用品、劳保用品使用计划》，经部门主管复核，复核后交仓库汇总并清查库存，结合安全库存量填写《请购申请单》，经主管经理审批。审批后由采购员安排采购。
2、机物料消耗品等由使用部门填写《请购申请单》经部门主管复核，主管经理审批。审批后由采购员安排采购。
3、设备、量/器具的审批流程：由直接指导或从事该项工作的人员填写《请购申请单》，经部门主管复核，主管经理审批，审批后由采购员安排采购。
4、样品试制物料的审批流程：如技术部生产样品需用某种物料，公司未有此物料或为新增物料时，由技术部人员填写《请购申请单》及图纸资料，经部门主管复核，主管经理审批后交市场部部长，由市场部依组件规格数据要求寻找供货商采购。
第七条、批准
对所有《请购申请单》，必须严格进行逐级核准，《请购申请单》必须有公司主管经理的批准及签字。
第八条、采购订单
1、如果采购员需要采购订单，采购员可凭已核准的请购单，打印采购订单，并由部门经理签字确认后发给供货商。采购员还需负责采购订单的供货方确认，以保证该订单的有效性。
2、产品及生产物料的保存者,应注意该为公司保密级别较高之档,未经授权者不可查阅。
第九条、合同
如果采购员需要合同，需要公司主管经理以上的人员在合同文本上签字和盖上公章后才可对外使用。重要合同内容应经公司法人代表核对。
第十条、供应商的开发及选择（仅适用于产品及生产物料采购）、采购人员应积极调查原物料信息，收集原物料市场行情，积极开发新的供货商。、由采购人员在实施采购前根据各部门提供的物料清单，将那些认为有能力的供货商初步确定为分供方，并经技术质量部审核、会签后加入合格供货商名单。、开发原料新供货商时，应取样经品保部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及质量水平之后，进行详细评估，决定是否列为供货商。、如果是初选的供货商，只有在技术质量部进行首批样品鉴定合格后，才可以接受分供方提供的批量生产品。、采购人根据分供方的物品交付、质量表现、合作态度等按季度评价供方满足要求的能力，并调查、分析、总结。
第十一条、报价及磋商
询价作业 采购人员可通过电话或传真，对物料进行询价，并以厂商之报价单为询价结果。原则上询价需了解两家以上有信誉，有能力经验的合格供货商作为询价优先对象。
2在任何可能和适用的情况下，采购员应根据下列原则就相同层次的物品或服务取得不同的报价：
1)采购金额最少报价数量
2)小于RMB500 2个
3)小于RMB2000,大于RMB500 3个
4)大于RMB2000 3个以上
比价作业
采购大宗物料经过询价作业后，进行价格比价分析。
议价作业
1、采购员应将比价合格之供货商作为分别议价对象,在同供货商进行磋商后，应作好比较记录。、议价过程必须明确交货周期、日产能、是否有最低订购量要求及最低订购量、质量标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等。并将最终议价结果作为各类物料之价格索引数据,以备财务及日常工作查阅及管理。、在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供货商，只有在特殊情况下，如价低者质量有问题，方可选择报价较高的供货商，但必须详细说明原因，以便日后参考。
定价、采购员依据议价结果选择合适的供货商，经资材部经理审核、总经理批准签订《采购合同》及《物料定价表》后实施。、涉及技术性的图纸或公司提供的样品，资材部必须同外协厂签订技术保密协议，以保障公司利益。
采购合约
公司视实际需求，必要时采购应对大宗之主要生产物料及交期长、市场短缺原料签订采购合约，规定合约双方权责，保障公司利益。
订购
应根据价格，质量和服务等选择供货商。如果采购员所选择的供货商与生产部门推荐的不一致，应向生产部门发出确认，若生产部门仍坚持用推荐的供货商，则需由总经理批准。
第十二条、《请购申请单》的开立、分发与变更、所有原（物）料的采购必须采用本公司的《请购申请单》。、采购人员在确认供方能够满足本次采购要求前提下，明确供货商名称、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、交货时间、质量要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件，应在《请购申请单》上注明所附档的识别方式。
3、已下达的《请购申请单》如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供货商未正式生产前通知供货商，否则供货商有权不予接受修改内容。如供货商已投产需测算数量及金额，报业务部与客户协商处理。订单修改后须编制新的《请购申请单》并注明“修改”字样，或注明原单号作废字样。
第十三条、采购物料的交期控制、采购员在《请购申请单》批准后要与供货商联系确认交期与数量并回传确认函，急单采购要将约定交期回复需求部门，在采购各个阶段以电话、传真形式联络供货商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明“异常原因”及“预定交货日期”，呈资材部经理核示后转送需求部门，依需求部门意见拟订对策处理。、仓库人员应根据《请购申请单》提供原（物）料到位的数量与质量信息，提醒采购人员未按交期到货的信息，以及时处理物料采购时出现的一系列异常。
第十四条、验收及入库、采购物资到厂后，供货商将《送货单》交仓管员，由仓管员引导供方将物资存放在待检区。《送货单》必须注明我公司订购数量、送货数量等信息。
2、由仓库管理人员通知技术质量部人员对原(物)料进行检验。检验合格后由仓库管理人员依《请购申请单》对检验物资进行验证。验证内容包括：物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，数量按抽样比例进行量测，遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。验证合格后,仓库管理人员依照定置管理进行归位摆放，并依核签《送货单》和《入库单》；检验不合格需退货的填报《退货单》办理退货手续并通知采购员，采购员应及时与供货商联系。
3、入库数量与订购数量必须相吻合，严格执行入库数量上浮比率标准，超出部分填写《请购申请单》部分，通知采购人员予以退回供货商处理。交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但不影响订单生产，有利降低库存积压的由仓库主管复核，经主管经理同意，可免补交，短交如需补足时，仓管员应通知采购部门联络供货商处理。
4、由于质量不符合规定标准，但不影响顾客要求，或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资，采购人员应与供货商联系退换或返修，如由我公司特采或降级处理，采购和技术质量部人员应跟踪该批物资对我公司的费用影响，并通知供货商对该批物资进行折价或补偿处理。
5、《请购申请单》、《送货单》必须载明供货商名称、订购单号、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、金额、备注。、采购人员对照《请购申请单》、《进料单》、《发票》、《合同》等进行核对，核对无误后交采购经理复核后转交财务办理入帐手续。
第十五条、原料退货作业、对于经30%抽样合格已进厂的不合格原料的退货，应按以下程序进行：、对于供货商运到厂的货物，在品保检验过程中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在《质量异常处理单》中注明退货原因、退货数量，及时与采购部联系，采购部负责通知供货商作出处理，挑选出来的不合格原料随车退货。、退货原料应专区放置，并挂牌标示，以防误用。
到公司的不合格原料的退货，具体操作如下： 根据主管部门意见，由采购通知客户，具体退货数量、退货原因、在客户确定无异的情况下，由采购部负责协调处理。仓库将填好上述项目的《退货单》交主管部门，核实确定无异议后，并交供货商代表确认签字。原材料按该《退货单》通知供货商办理装车退货。
第十六条、付款
1、采购员应在原（物）料收货后单月底或下月初要求供货商提供对账单与财务部核对帐务，防止出现差错。、采购人负责采购物品的付款申请（限货到付款及短期付款），应在付出传票后必须附上下列单据：
1)发票
2)经过核准并已收货签收的送货单。
3)如有采购订单、合同副本和客户送货清单也请附上。
4)如是预付款，可在付清余款时附上全额发票；如有特殊情况，送货单可以后补。
在可能的情况下，付款应始终要求月结不付现金。
在可能的情况下，采购员应始终要求供货商提供增值税发票。
第十七条、带款提货及预付货款管理（本款提货人不得是新进员工）、在部分原物料紧张处于卖方市场时，供货商坚持要求先款后货，因而需要带款提货，其所需货款须由市场部、财务部和主管经理严格审查批准方能办理。、带款提货必须确保采购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。、汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经市场部部长审核，呈报主管经理批准，由财务部授权办理。
4、如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供货商欠款，市场部部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。
必要的原物料预付货款应遵循以下几点：
1、必须是信用良好的固定供货商，对贸易公司性质的供货商不得采用预付货款的结算形式。
2、信用良好的第三方为供货商提供担保，是采购工作者必须努力的工作任务之一。
3、必须事先派专人，如派采购、仓管人员一起去实地调查供货商的实物供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况，并将调查报告提交主管经理。
4、必须有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以公证。在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在需方所在地的法院管辖范围内履约。
5、预付款的额度控制，须由采购人员、主管经理会议决定，对每一项预付款都应在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要保证生产的需要，又要保证货款安全的相应对策。
6、原物料预付货款支付以后，市场部和财务部必须同时明确专人负责该项原物料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周，或旬将记录提交给采购、主管经理，直至该合同履行完毕。
第十八条、供货商的管理和分类
1、每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门主管审阅后存盘以充实供货商的数据库。
2、供货商的分类。根据供货商的信誉状况、货源稳定性(数量、质量)、资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供货商分为A、B、C、D四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。
3、对于时常出现交货质量不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供货商，应立即通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供货商。
第十九条、信息收集与分析
1、市场部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易管道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等信息。
2、采购员须以电话、传真等多种方式，随时向供货商询价，以了解原料市场行情变化情况。
3、采购员在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供货商历次供货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供货商及合理的采购价格。
4、对包装物、劳保用品、办公用品、零配件、器材等，采购员应根据公司的要求、标准，采取供货商报价，深入厂家了解产品质量等办法，广泛收集信息、然后选定三家以上供货商进行议价。
5、采购员将下月所需原物料的数量、价格、可选择供货商等数据汇总后，提供给主管经理决策，每种原物料的可选择供货商不得少于两家。
6、采购员须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可适当考虑多进货，如遇价格下跌，则适时要求供货商降价，并及时掌握最新价格。
第二十条、存档
对于各次采购，采购员应保存下列档：
1、请购申请单
2、销货清单（原件或复印件）
3、采购订单副本或合同
4、付出传票副本
第二十一条、附件
1、请购申请单（各部门提请填写《请购申请单》，需向市场部打印领取）
2、采购订单
第二十二条、其它规定
1、任何员工不得接受礼物，邀请和类似的好处。
来源：咖喱贡 http:///
采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如： 采购作业程序及要点 请 购
第一条 请购部门的划分
各项材料的请购部门如下： (一)常备材料：生产管理部门 (二)预备材料：物料管理部门 (三)非常备材料：
1.订货生产用料：生产管理部门
2.其他用料：使用部门或物料管理部门 第二条 请购单的开立、递送
(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，“请购单(内购)(外购)”附“请购案件寄送清单”送采购部门。
(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
(三)紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。 (四)材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。 (五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。第三条 免开请购单部分
(一)下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下： 1.贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。 2.招待用品：饮料、香烟等。
3.书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。 4.打字、刻印、报表等。
(二)零星采购及小额零星采购材料项目。第四条 请购核决权限 (壹)内购： 1.原物料：
(1)请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。
(2)请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。 (3)请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。 2.财产支出：
(1)请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。
(2)请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。 (3)请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。 3.总务性用品：
(1)请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。
(2)请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。 (3)请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。
附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。 (二)外购：
1.请购金额预估在10万(含)元以下者，由经理核决。 2.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。 第五条 请购案件的撤销
(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单(内购)”或“请购单(外购)”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。
(二)采购部门办妥撤销后，依下列规定办理： 1.采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。
2.原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。
3.原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。采 购
第一节 一般规定
第六条 采购部门的划分
(一)内购：由国内采购部门负责办理。
(二)外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。
(三)总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第七条 采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
(二)长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。 第二节 国内采购作业处理 第九条 询价、比价、议价 (一)采购经办人员接获“请购单(内购)”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。
(四)对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
(五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
(六)“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。 第十条 呈核及核决
(一)采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。 (二)采购核决权限： 第十一条 订购
(一)采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。 (二)若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。
(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。
第十二条 进度控制及事务联系 (一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。
(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。 第十三条 整理付款
(一)物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单(内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门。
(二)内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。
(三)短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
(四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
第三节 境外采购作业处理(含进口事务、关务) 第十四条 询价、比价、议价
(一)外购部门依“请购单(外购)”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单(外购)”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。
(二)请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。第十五条 呈核及核决 (一)比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单(外购)”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。 (二)核决权限
1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决。
2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。
(三)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
第十六条 订购与合同
(一)“请购单(外购)”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。(二)需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
第十七条 进度控制及异常处理
(一)外购部门应以“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。
(二)外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。
(三)外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
第十八条 进口签证前(“请购单(外购)”核准后)的专案申请
(一)专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。 (二)进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
第十九条 进口签证 外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单(外购)”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”(需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。第二十条 进口保险
(一)FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
(二)进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。 第二十一条 进口船务
(一)FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获“请购单(外购)”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
(二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于“信用状开发申请书”列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。
(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单(外购)”上注明，避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。
第二十二条 进口结汇 进口单位应依“请购单(外购)”标示的“间发信用状日期”办理结汇，并于信用状(L／C)开出后以“开发L／C快报”通知外购部门联络供应厂商。 第二十三条 税务
(一)免货物税及“工业用证明”的申请 1.进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。
2.除“免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发“信用状”后检具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶用”证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。
(二)专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。
第二十四条 输入许可证、信用状的修改 供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用状”时，外购部门应开立“信用状、输入许可证修改申请书”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。
第二十五条 装船通知及提货文件的提供
(一)外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。
(二)外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具“输入许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。
(三)提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。 (四)管理进口物品放行证的申请： 进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。 第二十六条 进口报关
(一)关务部门收到“请购单(外购)”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”(含外购收料单)送材料库办理收料。
(二)不结汇进口物品，进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单(含外购收料单)”通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。
(三)关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。
(四)海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应于“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。
(五)税捐记帐的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”，于报关时检具必需文件办理具结记帐，并将记帐情况记入“税捐记帐额度记录表”及“税捐记帐额度控制表”。
(六)船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续，以便船只抵港时，即时办理提货。
第二十七条 报关进度控制 关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。
第二十八条 公证
(一)各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目(如外购散装材料)，通知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。
(二)外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。
(三)进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。 第二十九条 退汇
(一)外购部门依进口材料的装运情况，判断信用状剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用状退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。
(二)退汇金额较大，但信用状未逾有效期限者，外购部门应向供应厂商索回信用状正本，送进口单位办理退汇。 第三十条 索赔
(一)外购部门接到收货异常报告(“材料检验报告表”或“公证报告”等)时，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。
(二)以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。 (三)索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。
第三十一条 退货或退换
(一)外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
(二)复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
(三)退换的材料进口时依本节有关规则办理。 第四节 价格及质量的复核
第三十二条 价格复核与市场行情资料提供
(一)采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
(二)采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。
第三十三条 质量复核 采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。
第三十四条 异常处理 审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应即填制“采购事务意见反应处理表”(或附报告资料)，通知有关部门处理。 附 则
1、采购责任落实，完善好请购单审批后，总经理应书面落实采购责任，并严格进行考核。
2、督促、追查责任，煤矿要负责督促材料到位，影响生产事件要报告，督促追查责任，生产技术部也要督促材料设备及时到位。发生影响生产事件必须及时向公司报告，并于三日内调查处理结案。
3、每周材料周计划请购根据每月月计划请购，有新增材料应在备注上说明清楚情况。
4、每周总结，后勤部门每周应报采购汇总表、应付款明细表等，汇报清楚采购、入库、开票栏具体情况。
5、后勤部门要根据各矿材料月计划上报供应商报价情况，供应商执行价格公司总经理组织会审。
三、材料入库：
1、对入库材料的品种、规格、型号、数量、包装、质量等根据送货单以及审批后的材料采购计划单认真验收，及时核对，如有问题及时提出验收过程记录，向主管采购人员反映。杜绝不合格材料设备入库。
2、、材料验收合格后，应及时办理入库验收单，核对无误后入库签字并及时登账。
四、材料出库
1、材料出库原则：本着先进先发的原则，2、材料出库手续：出库必须办理领料单。施工班组、领料人、现场管理人员、矿领导必须审签。领料单上必须注明用途和使用地方。扣款材料必须载明捐款字样
3、建账管理：矿材料会计分班组、作业点建立台账用财务手续落实责任人。
当前, 企业正处于高度竞争且高速变化的环境之中, 而竞争使行业平均利润下降。企业依靠销售和生产环节树立或维持持续竞争优势越来越困难;而多年来一直被忽视的采购领域尚有操作和发展空间。采购是企业的成本中心, 企业有效地通过战略采购降低采购的总体拥有成本、整合供应商能力将成为领先企业持续降低采购成本, 提高竞争优势的重要来源。传统采购的重点放在如何和供应商行商业交易的活动上, 特点是比较重视交易过程的供应商价格比较, 通过供应商的竞争, 从中选择价格最低的作为合作者。传统的采购仍然是以价格作为业绩指标的一项评判职能, 同时在与供应商的互动及合作中采购方也偏于被动。
战略采购是指在公司战略指导下进行的, 计划、实施、评价和控制战略性和操作性采购决策的动态循环过程;是以采购部门为主、公司高层支持、其他职能部门协助、供应商配合行使的, 通过对供应商的有效管理, 控制采购总体拥有成本, 为公司战略制定部门提供战略信息, 为其他职能部门提供战略物资的行为总和, 其根本目的是提高公司实现长期目标的能力。
影响采购前景的各种发展趋势对企业的采购职能提出了挑战, 要求企业必须关注战略采购的价值, 这就需要做到:①将采购的战略和企业及其他业务部门的战略紧密结合;②与关键供应商建立起战略性的合作伙伴关系;③将采购重点从降低采购价格转向降低与采购相关的总成本。
从中我们发现, 企业战略采购的正确决策与否将直接导致企业的成本是否获得节约, 节约的这部分成本不仅包括采购成本, 而且还包括采购的商品在储存、使用和报废处置过程中所耗费的成本。
传统的采购模式存在下列问题:①没有明确的采购策略, 供需双方都不进行有效的信息沟通, 互相封锁, 采购成了一种盲目行为, 缺乏采购需求分析、供应商的培养等;②没有注重长期供应商关系管理, 供需关系是临时的或短期的合作关系, 而且竞争多于合作, 只关注谈判和一味压价;③没有把采购管理上升到战略性高度考虑, 无法对供应商产品质量、交货期进行事前控制, 经济纠纷不断;④利益驱动, 暗箱操作, 舍好求次、舍贱求贵、舍近求远;⑤集团企业的分散采购忽略了整体利益的最大化;⑥缺乏有效的工具和信息平台进行采购跟踪、评估、分析和智能化决策。
1 实施战略采购应采取的对策
如何实施战略采购, 不同的企业会有不同的方法。我们则从身边的实际出发, 采取了以下对策:
1.1 构筑采购战略
在企业的采购政策中要确定采购目标:以统一的采购标准和程序, 先进的信息管理手段, 高素质的职工队伍为基础, 以国际先进的管理水平为参照目标, 以集中采购、同步采购、双赢为战略手段, 在产品开发、质量、价格、物流四个方面实现最佳采购供应链, 用产品开发能力、质量保证能力为客户提供最大的价值, 用合理的价格、最低的储备和运输成本实现企业的效益最大化。如图1, 其主要是通过一系列的分析步骤, 建立了两大核心数据库:供应商数据库和绩效评估模型库。
而集中采购无论是在成本、运营还是战略上, 都有其独特的优势, 如图2, 通过采购量的集中来提高议价能力, 降低单位采购成本, 这是一种基本的战略采购方式。
1.2 建立采购总成本模型
总成本建模是公认的非常重要的采购技能之一, 其重要性对所有的产品都是重要的, 任何一个正确采购决策不只是单纯考虑商品的采购价格, 建立采购总成本模型, 所包含的因素除了价格外, 还要考虑运输费用、质量成本、库存维护成本等。
在战略总成本建模中, 采购管理者首先应当考虑的是采购品种的分类, 通过深入分析原材料的供应市场, 全面收集供应商的数据信息, 并在此基础上制订采购策略。总成本建模是战略采购中最重要的组织能力, 对采购过程的一切活动, 从制定战略到简化设计、改善供应商的成本和降低采购成本奠定了基础。
战略采购实施中的很重要的一步就是对采购的环境进行分析, 需要对企业的采购件进行分类, 筛选出企业需要进行严格管理和控制的采购件, 常用的方法有ABC分类法, 我们是按照其与供应商的关系的性质和密切性程度来讲采购品种分成四类的, 如图3中, 是根据采购量和采购品种对企业生产的重要程度, 将企业的采购品种分为四类。战略采购中重点关注的是对Ⅰ、Ⅱ类采购品种。
1.3 建立和维持与供应商的长期合作关系
战略采购的一个基本思想就是采购和供应双方共同努力寻找节省资金的机会, 这将比任何一个单方面的努力都更为有效。通过总成本建模, 双方通过识别成本要素和驱动要素可以使共同的努力集中在某些关键的环节。创建采购战略, 就是与供应商一道来对未来的发展做出规划, 并为在双方的关系发展创造长期价值而努力。建立并维持供应商关系需要做到相互依赖和目标一致, 建立有效和及时的信息沟通渠道, 签订战略合作文件和协议。战略采购是企业采购的发展方向和必然趋势, 在企业创业之初由于采购数量和种类的限制, 战略采购的优势并不明显, 但在企业向更高层次和更大规模发展的过程中优势会日益明显。
2 实施战略采购的方法
2.1 按照战略采购策略, 实施比质比价管理, 降低采购成本。
按照战略采购策略, 优化采购流程就是将产品主体材料的“采购量”和“采购价格”这两个硬的客观影响采购成本的因素进行优化之后, 进一步将成本降低空间转向软的管理优化方面。以最低的价格采购到最好的物资。
2.2 依据战略采购策略, 建立供应商价格档案和价格评价体系, 控制采购成本。
对产品主体材料的供应商建立价格档案, 对每一批采购材料的报价, 首先与归档的材料价格进行比较, 分析价格差异的原因。对产品主体材料, 建立价格评价体系, 收集有关的价格政策、价格信息, 来分析、评价现有的价格水平, 并对归档的价格档案进行评价和更新, 实行动态管理, 实施全程监控, 有效控制了采购成本。
2.3 运用战略采购的原则, 在事实和数据信息基础上与供应商进行协商。
战略采购过程不仅仅是与供应商的简单谈判, 而应该是一个商业协商的过程。在这个过程中需要通过总成本分析, 对供应商的评估及市场调研等为协商提供有力的事实和数据信息, 帮助企业认识自身的议价优势, 从而掌握整个协商进程的主动权。
2.4 与产品主料的供应商构建双赢的战略合作伙伴关系。
双赢的理念一般很少用在采购中, 更多的企业管理者都喜欢单赢。事实上双赢是“放之四海而皆准”的真理, 它在战略采购中是不可缺少的因素, 许多知名企业一般都建立了供应商评估与激励机制, 通过与供应商长期稳定的合作, 确立双赢的合作基准, 取得了非常好的效果。
战略采购是一种系统性的、以数据分析为基础的采购方法。它要求企业确切了解外部供应市场状况及内部需求, 通过对供应商生产能力及市场条件的了解, 企业可以战略性地将竞争引入供应机制和体系以降低采购费用。现代企业应该建立起战略采购系统以降低成本。它在企业的产品开发、质量保证、整体供应链以及经营管理中起着极其重要的作用。
3 随着战略采购工作不断向深度发展, 其经济效益不言而喻, 社会效益也日益显现
3.1 为集团公司提高流动资金的使用效益
随着集团公司改革改制的深化, 必须注重支出的使用效益。实施战略采购本身就是加强财务支出管理的一项制度, 把集团公司有限的流动资金用在刀刃上, 提高了采购资金的节约率, 规范流动资金的使用管理, 提高了流动资金的使用效益。
3.2 有效地促进了反腐倡廉工
战略采购工作实施以来, 由于建立健全了采购制度, 规范了集团公司采购行为, 规范了产品主辅原材料采购的运行机制, 提高了采购的透明度。有效促进了党风廉政建设工作, 从源头上防范了腐败行为的发生, 促进了廉政建设工作。
3.3 队伍建设得到加强
随着战略采购实施的不断深入, 各种新的矛盾和问题不断出现, 对集团公司采购人员的素质提出了更高的要求, 为适应社会发展的需要, 采购人员就要不断加强学习, 开拓创新, 积极进取, 苦练内功, 强化素质, 牢固树立了正确的人生观、世界观和价值观, 提高了思想品德和业务素质, 增强了依法采购、规范采购和廉洁采购的自觉性, 树立了集团公司采购队伍的良好形象。
综上所述, 实施战略采购策略就是提升我们的采购理念, 走出传统物资采购的误区, 指导我们正确定位采购、合理配置采购组织、优化采购流程, 有效降低供应链上每一个环节的成本, 最终到达总体采购成本的降低, 对降低产品主体材料的采购成本起到显著的成果, 同时也给企业带来了可观的经济效益。有远见的企业就应该有组织地构建战略采购框架, 实施战略采购, 并纳入企业的物资管理制度中。
摘要：实施战略采购策略就是提升我们的采购理念, 走出传统物资采购的误区, 指导我们正确定位采购、合理配置采购组织、优化采购流程, 有效降低供应链上每一个环节的成本, 最终给企业带来了可观的经济效益。
【关键词】 监督 管理 材料采购 成本
物资采购一直是人们关注和谈论最多的化题。尽管这项工作又苦又累,但苦中有乐,累中有益。值得提出的是物资采购与企业内部的成本管理,尤其是价格管理有着直接的联系。根据新疆石油管理局和新疆油田公司历年来物资消耗统计资料分析，材料消耗基本上占总工程成本的40-50%，所以物资采购与成本价格与成本有关，同时，企业亏损也集中反映在物资采购的价格问题上,如果这个问题不能及时得到抑制,降低成本、提高经济效益也是一句空话。如何降低材料成本，加强物资采购管理的监督，已成为管理局的工作要点。下面本人就物资采购价格问题在物资采购工作中价格的监督和管理，以及如何降低采购成本谈几点粗浅认识：
1. 加强信息管理，建立信息网络，实施信息资源共享，为物资采购提供可靠的依据
随着社会的发展，企业的采购意识和观念也在不同程度地发生转变，能否做好物资采购监督与管理，降低材料成本，取决于对市场信息资源及时的、准确的、全面的了解，取决于对市场信息采取行动的机动性、灵活性。另外实施购销比价管理，比价的前提首先须有多种价格可比，能够及时掌握多种材料的价格，只有通过比较，才能有所鉴别，才能掌握价格审批的标准，才能为采购决策提供可靠、真实的依据。为掌握准确的市场价格和在审批采购价格与计划时具有充分的依据，应建立各类材料价格信息库，定期收集生产所用各种材料的市场价格。
2. 实施集中归口采购与管理，严把物资进货关
在物资采购方面，物资供应总公司应结合质量管理体系和相关物资供应与管理办法要求，加大力度贯彻执行管理局集中采购的原则，理顺采购渠道，对供应商按质量体系管理要求进行书面和实地考察，对其法人资格、资金能力、企业性质、商业信誉、履约能力、服务质量等进行调查，评价，确定以国有大中型企业为进货主渠道，辅以集体、私营、个体作补充的采购原则，坚持从厂家订货，避免从中间商订货层层加价的现象，大力推广充分利用社会资源直接进货，减少资金占用，另外，要加大对原有库存的平衡和代用工作，避免和减少采购物资出现积压。
3. 实施物资采购全过程监督
所谓全过程监督就是指对物资采购前、采购后和采购完成后进行的监督。从采购计划的制订开始，到采购物资的现场使用，主要包括计划、审批、价格咨询、市场调查、招（议）标（包括网上点击）、签订合同、物资到库验收、发放和付款等环节，每个环节都进行严格监督。但重点是制订采购计划、签订合同、采购价格咨询和调查、质量验收、产品试验检验和结算付款几方面的监督。对计划的监督主要是保证计划的合理性、可信度和准确性，对价格的监督主要是看是否进行了“货比三家”、“价比三家”，是否定期或不定期进行市场调查，是否按公司相关规定对大宗材料进行了招（议）标采购，实施物资采购是否按照《物资供应总公司物资采购招投标管理规定》进行审批报备；对合同的监督主要是其合法性、严密性和公平性，付款监督主要是检查监督采购部门和财务管理部门是否严格按照《物资供应总公司物资采购与付款规定》进行支付料款，是否坚持多人参与，避免凭个人意愿擅自进行支付。总之是要将监督贯穿于采购活动的全过程，确保采购管理规范化、程序化、制度化，是确保管理局利益不受损的一道坚实防护墙。
4. 完善价格监督检查管理体系
物资供应总公司物价合同科担负着价格监督检查对价格形成和变化具有事前约束和事后控制的双重作用。
事前约束主要反映在对采购成本保持持续经常的预警，促使总公司各专业公司和其它经营单位，在实施采购行为之前，自觉考虑各种价格规范，实行自我控制。事后控制主要是监督检查合同履行过程中的价格行为是否符合合同当事人双方共同的价格规则，并及时矫正各种违规行为。完善价格监督检查管理体系，一要确定价格监督检查在本企業的法律地位，明确所有的经营单位和部门都有接受法定的价格监督检查的义务和责任。二是要健全价格监督检查制度，全面落实承担价格监督检查职能的部门和组织的工作责任，使价格监督检查制度化、经常化。
5. 降低采购成本的方法和手段
5.1加大代储代销工作力度
代储代销顾名思义就是将生产商或供应商的产品放置我公司库房，代生产商或供应商保管和销售的方式。代储代销的物资应该是管理局或油田公司生产过程常用的，需求的品种规格相对稳定，数量需求相对较大的物资，可选择代储代销。
代储代销的优点在于充分利用供应商的资金，来缓解管理局对外支付资金的压力，另外还可以满足油田生产随时所需物资，从而保证了管理局和油田公司生产。
5.2积极开展油田生产所需产品委托代理业务
产品委托代理就是根据管理局和油田公司生产需要，对组织难度大、需要量大且品种单一，对质量和交货期要求相对较高，应与供应商建立长期稳定的供求关系，力求取得生产厂家的代理权，这样可以确保油田生产的稳定性、连续性和价格合理化、质量优质化。同时，供求双方长期进行业务往来，相互之间有较高的信任度，而且批量采购有利于享受优惠价格，可以保证质量，特别是在项目资金紧张的情况下，可以赊帐购货，以缓解采购工作的难度。
5.3把握价格变动的时机
价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，对需用量大的常耗A类物资，各专业公司应及时掌握库存动态，按照常耗物资合理储备定额的要求，保持以生产淡季备料以生产旺季用料的宗旨。若把握季节性最佳时期进货可避开市场价格高峰时期，可节约采购资金。
5.4以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到合理的价格。此外，对同一种材料，应多找几家供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利地位。
结论
无论采购哪一种采购方式，都必须严格进行调查和衡量，定期进行评审和比价，确保择优采购，降低采购成本。
