系部重点学生管理办法

系部重点学生管理办法

系部重点学生管理办法 篇1

公司要发展壮大势必要在各个领域有所突破，做好公共关系是其中不可缺少的重要部分，公共关系对企业发展是一个长远的效应，而公共关系又是一个长远的目标，只有规划好长远目标的同时才能一次确定目标及具体的工作目标。

公共关系在不同时期又发挥着不同的作用，以下报告主要分为三个部分：

一、公共关系对企业的重要性

公共关系部门的工作本质是为公司树立良好的社会形象、提高信誉和知名度，协调相关单位及人际关系，处理危机事件。

如何通过公共关系来实现公司的长远目标，首先我们要把公共关系工作分为三个层面，第一是决策层：就是公司的领导，他们是公共关系工作计划的决策者，也是公共关系经费的审批者。二是实务层，他们会根据决策层制定的计划再与相关部门人员进行沟通。最后就是交际层，公司目前的公共关系只处于这个阶段，换句话说就是：“执行交际任务”，当然这个环节是很重要的，要求每位公关人员必须具备交际能力。

公司现在的公共关系只是再做一些简单的工作，没有深入的挖掘。其实，我们现在的公共关系就是靠大家长期以来的情感投入，时间长了也就建立了信任，我们在以后的工作中可以做的更细致一些，不只是建立在物质之上的。

自古以来就有商人要讨好官府的说法，要和他们长期搞好关系，在日益激烈的竞争中，让公共关系真正的发挥作用，推动企业的发展才是最重要的。我们不但要注重对企业外部的影响，同时也要注重公共关系对企业内部的形象塑造，口径不统一就会造成一些潜在的危机。

公共关系要帮公司制定统一的对外传播口径，这样才能让政府部门对企业有一定的信任度，还有就是可以建立一部分顾客对企业的忠诚度。公司形象好的情况下处理一些事件的危机，相对来说就会有很多的优势。

做好公共关系对外的宣传也有助于企业吸引人才，公关做得好，友好的企业形象，好的企业文化，对储备人才有很大的帮助。

二、公共关系部门的工作要点

公共关系部就是要长期维护公司的形象和利益，公共关系部不是一个直接盈利的部门，但是它有良好的潜在效应，通过媒体、广告、品牌的宣传及政府部门之间的良好关系可以提升公司的整体形象。

现代社会已经进入了信息时代，消费者的品牌意识日趋加强，维权及自我保

护意识逐渐明确，通过合理的手段将有益于公司的信息及时的传递给消费者将有害于公司的信息及时封锁，这样才能使公司在未来的道路上越走越强。

就公司现阶段情况而言，由于一直没有明确的组建公共关系部门，致使现在公司的对外公共关系由各个店铺来分别负责，这样就出现了不统一，不明确的问题。如公司确定建立公共关系部，应设立一名部门领导，部门的信息可直接反馈到决策层，原负责各区、口的店铺人员还负责原工作，由部门领导统一监管，减少漏洞确保公司利益。

三、公共关系部门的误区

对于企业来讲，公共关系是不可缺少的部门之一，好的公共关系部即树立企业良好社会形象、协调相关单位及人群关系、处理危机事件，还可以更好的沟通各部门内部之间的关系。但任何事物都不是万能的，不是所有的事情都是可以由公共关系部解决的，公共关系部会尽可能的发挥优势，将问题最小化。

系部重点学生管理办法 篇2

就这一课题的开发过程和技术亮点谈一谈自己的感受。

1 网站建设

1.1 硬件系统

计算机工程系网站的硬件建设完全依托学院服务器、路由器、交换机、防火墙及其它网络设备，它们的安全、管理和维护由学院指派专人负责。这里不予叙述。

1.2 软件系统

1)软件环境：Windows XP、Dreamweaver CS3、ASP、VBscript、IIS5.1、ACCESS 2003

2)网页框图如图1。

3)网页功能描述：计算机工程系主页下设8个一级栏目，分别是系部首页、系部概况、新闻中心、专业设置、教学科研、学生园地、党团建设和学院首页;系部首页下设4个二级栏目，分别是新闻中心、学生活动、就业信息和在线投票;系部概况下设3个二级栏目，分别是系部简介、组织机构和系部风采;专业设置下设4个二级栏目，分别是计算机应用专业、网络管理专业、应用电子专业和动漫设计专业;教学科研下设4个二级栏目，分别是教学资源、师资队伍、教授风采和成绩查询;学生园地下设5个二级栏目，分别是系学生会、学生测评、学生活动、就业信息和学生档案;党团建设下设2个二级栏目，分别是系党支部和系团支部。在主页的上方，是一幅“XP背景”图片，图片上显示“计算机工程系”五个美术字，并带有转动圆盘和闪亮星光的Flash动画;在主页的下方，是一组展示系部风采、教师风采和学生风采的滚动照片;在主页的中间，则包含主页的内容、网站导航和在线调查。

4)后台管理框图如图2。

5)后台管理功能描述：后台管理首页通过主页下方的管理入口进入。后台管理首页下设7个一级栏目，分别是栏目管理、新闻管理、用户管理、资源管理、链接管理、在线调查和数据备份;栏目管理下设4个二级栏目，分别是添加一级、添加二级、管理一级和管理二级;新闻管理下设3个二级栏目，分别是添加新闻、管理新闻和转载新闻;用户管理下设2个二级栏目，分别是添删用户和管理用户;资源管理下设2个二级栏目，分别是添加资源和管理资源;链接管理下设2个二级栏目，分别是添加链接和管理链接;在线调查下设2个二级栏目，分别是添加投票和管理投票;数据备份下设2个二级栏目，分别是备份数据和还原数据。在栏目管理中，通过添加或管理一级二级栏目，可使网站根据需要发生变化，具有较强的灵活性，这也是本文的技术亮点;在用户管理中，不仅可以添删用户，还可以授予或收回用户的权限，在这里用户是指系统管理员，而权限是指系统管理员的级别;在数据备份中，可以将数据备份到本机以外的安全地方。

1.3 部分数据库操作的程序代码

部分数据库操作的程序代码如下：

2 网上学生管理系统

2.1 学生成绩查询系统

1)系统框图如图3。

2)功能描述：在系统管理中，不仅可以添删班级或用户，还可以授予或收回用户的权限;在成绩查询中，可以分别按学生姓名、学号或班级进行查询，查询结果是否显示可通过密码控制;在班级管理中，不仅可以进行添加、修改班级或学生信息，还可以进行学生成绩录入。

2.2 学生档案管理系统

1)系统框图如图4。

2)功能描述：在用户管理中，不仅可以添删用户，还可以授予或收回用户的权限;在档案查询中，可以分别按学生姓名、学号或班级进行查询;在档案管理中，可以进行添加和管理班级信息或学生信息，学生的电子像片也在其中。

3 结束语

通过试运行阶段和在线调查，我们发现了本系统存在的一些问题，并且已进行了全部修改。目前本系统已投入使用。ASP是多种技术和语言的综合体，其本身包含了VBScript和JavaScript引擎，这些脚本语句可以嵌入到HTML中运行。利用ASP技术不仅能够生成交互式动态Web网页应用程序，而且可以实现数据库的连接和操作。ASP有7个内置对象，它们是ASP技术的核心部分，这些对象是Server对象、Application对象、Session对象、Request对象、Response对象、ASPError对象和ObjectContext对象。实现交互式动态技术的就是ASP的二个对象：Request对象和Response对象;实现数据库连接和操作的就是OLE-DB机制、ODBC机制和ADO技术，数据库类型可以是SQL Server、Access和Oracle等。通过本系统的开发，我们不仅锻炼了队伍，还提高了运用ASP技术开发数据库系统的水平。

摘要：系部网站的建立有助于系部开展网上教学管理。它描述了系部网页、后台管理系统和网上学生管理系统的设计过程,分析了后台管理系统的技术亮点,给出了部分数据库操作的程序代码,总结了运用ASP技术开发数据库系统的步骤。随着该网站的投入使用,系部的管理效率有了明显的提高。

关键词：网站建设,动态网页,管理系统,成绩查询,档案管理

参考文献

[1]赵增敏.ASP动态网页设计[M].北京:电子工业出版社,2005.

[2]吴建平.Photoshop图形图像处理技术及实训[M].北京:北京交通大学出版社,2008.

[3]王丹.动态网站建设[M].北京:大连理工大学出版社,2008.

高校系部教学档案管理工作摭谈 篇3

系部教学档案种类繁多, 包括新生入学信息档案、学籍档案、学业成绩管理档案、师资管理档案、专业建设档案、学科建设档案, 以及常规教学工作中系部根据自身需要制定的特殊教学信息档案等。“麻雀虽小, 五脏俱全”, 事实上, 系部教学档案的管理深究起来的确是一项艰巨而复杂的工作。无论是教育部的本科教学工作水平评估, 省级专业建设评估, 乃至校级的专业、学科建设评估, 都与它有直接关系。教学档案的规范、完善程度, 甚至会被作为最直观的参照, 成为评估指标体系中评价的标准。因此, 系部教学档案管理工作应当受到高度重视。然而, 在高校系部教学工作中, 教学档案的管理工作往往得不到应有的重视, 由于这项工作具有复杂性、繁重性、日常性、琐碎性等特征, 在实际操作过程中看似简单, 其实困难重重。经常会被“轻描淡写”地一笔带过, 被简单地视为普通的档案管理而被忽视。它的直接后果是教学档案的收集、整理工作不完善、不规范, 一旦遇到评估检查通常陷入“临时抱佛脚”的尴尬局面, 即使能抢救性地采集到一些有用的信息, 但仍然面临“求助无门”的窘境, 严重影响了工作效率和档案管理水平。针对这种弊端, 系部教学档案管理工作水平亟待提高, 采取相应措施使之走上科学化、规范化管理的轨道。具体来讲, 应该从以下几方面作出应对。

一、教学档案管理人员专门化

1. 专门化也可视为专业化。

过去系部教学档案的整理工作通常是由教务管理人员来完成的, 教务管理人员本身与教学工作关系密切, 原则上更容易接手这项工作, 但在实际工作过程中, 教务管理人员事务繁杂, 工作对象单一, 接触范围有限, 档案管理经验欠缺, 常常“顾此失彼”。“档案管理是一项专门的业务, 具有科学严格的法规规范、分类标准和管理方法, 尤其是教务档案的规范化管理, 对教务档案工作中各个环节, 都有相当清晰的工作程序和标准的制度规范”。[1]加之现代化的教学档案管理工作愈加丰富, 各项评估指标体系分类明确、条目细致。以此为出发点, 要提高教学档案管理水平和工作效率, 就要求从事该工作的人员必须积累丰富的教学管理理论水平和档案管理实践经验。只有这样, 才能在工作中做到有的放矢, 目标明确, 对于材料的理解和把握精准适度, 避免少走弯路。

2. 人员固定化, 分工明确化。

对于多数高校系部的教学档案管理, 通常容易缺乏明确的责任机制和任务分工。分工不明导致的直接后果是工作中容易出现互相推诿现象, 给工作带来了很多负面影响, “有些人需要文件时乱翻乱拿, 借阅、转阅从不登记;自己不妥善保管也不及时归还;相当一部分档案材料散失于个人手中。因此档案收集不全、流失、归档材料质量不高的现象时有发生”。[1]教学档案因其涉及面广泛, 牵涉职能部门多, 单人管理难于面面俱到, 照顾周全。较为理想的办法是将这项工作化整为零, 积极调动相关的人力资源, 明确任务, 最后的整理归档工作可由专人负责。“要通过管理文件用行政命令的方式, 使档案资料的管理在制度上有所保障, 制定相应的档案管理制度和教学档案管理实施细则, 对档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等都作出明确的规定, 对院系档案管理者提出了明确的工作目标和工作要求。档案管理责任制的制定, 使院系所有教师都承担了一定的档案责任, 对各自的档案进行收集和整理, 定期或不定期地交档案管理员, 经档案员统一验收合格后存档。这种责任制能有效地将这项工作细化, 有利于执行, 能够从制度上保证教学档案长期有效地收集和保存”。[2]若系部受人力资源条件限制, 不能做到细致的任务分工, 则最好将这项工作整体交由有丰富档案管理工作经验的人员负责, 并加强专业化培训。

二、教学档案管理制度完善化

1. 教学档案内容庞杂, 按类别大致可分为五类[3]:

(1) 教学管理类档案。上级教育行政管理部门下达的课程设置;教学大纲、教学要求、教学质量检查、教学评估等资料;学籍档案、招生计划;各系根据上级的精神制定的适合本系的教学制度、办法、规定、条例、守则等文件;各系 (科) 结合具体情况制定的专业建设规划;各专业教学计划;各课程的教学大纲;教师工作量的规定与课时计算规定;各学期的课程安排等; (2) 教师业务类档案。主要内容有:教师个人的学历、学位证书和相关证明记录材料;教师培训方面的材料, 教师晋升专业技术职务评审材料和聘任材料;教师教学科研情况, 包括教学科研成果、成果转化及获奖情况, 发表的学术论文、论著 (译著) 、编撰的教材、教学计划、教案、省内外讲学及出国讲学的讲义等; (3) 学生管理类档案。学生管理类档案严格上讲包括两个部分:一部分是指学籍档案, 另一部分是指学生个人档案, 即在校期间的有价值的档案材料; (4) 实验室建设类。实验室建设的材料及实验室的论证、评估、申报及审批材料, 仪器设备的购置计划、报告、安装调试、保修单、移交文件、检修使用故障记录、使用情况统计等; (5) 教学辅助材料类。第一, 图书资料:图书数量、目录、购书记录、借阅登记、图书资料发展的规划及服务工作中的经验总结材料;第二, 教学辅助设备:语音设备、多媒体教学设备、录像、投影、复制扫描设备的购置计划、审批报告、购置过程记录、安装调试记录、使用说明书、保修单、维修记录、使用情况记录材料、保管移交转换记录等;第三, 教学管理设备:计算机、打印机、复印机、橱柜、档案存放等设备的购置、使用、管理、存放等原始资料和记录材料等。

对这纷繁复杂的材料进行甄别, 从中筛选出有价值的档案材料更需要制度上的保障。条件允许的情况下还有必要根据材料的重要性进行分类分级, 以此为依据才能保障档案管理的完整性。

2. 制度上也要明确档案管理的规范性。

教学档案的管理规范与否是教学检查中比较直观的指标, 能够给人留下深刻的第一印象。同时, 规范的教学档案有利于完整、全面地保留珍贵的教学过程记录。教学档案不规范, 极有可能缺乏足够的说服力而不具备有效性, 其弊端常常表现为事倍功半, 甚至吃力不讨好。常见的问题表现在[4]: (1) 教学档案材料不齐全。“如实践教学环节, 根据教学计划虽组织开展了实践教学, 但实践各环节教学活动的记录却散存于形成部门的个人手中, 并未及时收集归档;重点课程建设, 虽有立项申请与正式批复, 但课程建设规划与规划实施情况的总结材料、中期检查与验收评估结论等过程性材料并不齐全”。 (2) 教学档案材料规范程度不够。例如:“有些材料没有原件而用传真件、复印件代替……原始记录用圆珠笔书写, 职能部门发文没有文件形成日期或缺少公章, 材料纸张大小不一, 字体格式不按公文要求等现象”。 (3) 教学档案管理水平低。“档案管理缺乏系统性, 材料的形成、归档没有严格、规范的程序, 管理处于应付式的经验管理阶段;档案收集缺乏统一的规范”。因此, 保证规范的教学档案也是教学档案管理工作的第一要务。

三、教学档案管理方法现代化

教学档案的形式总是伴随着教学管理方法的更新发生着变化。现代化的教学管理系统在给教学管理提供方便之余, 也悄然给教学档案管理增加了新的内容。其中, 以课程建设档案为例, 网络课程作为新的课程形式产生, 它便要求教学档案管理者突破传统的档案管理模式, 了解新的课程类型, 积累新的管理经验。教学档案现代化的趋势, 管理方法现代化的潮流, 迫使教学档案管理者的综合素质也要面临新的考验。传统的教学档案形式随着计算机技术、互联网技术的迅猛发展逐渐丰富化和多样化, 为方便传播和交流, “尘封已久”的教学档案终于可以走出暗无天日的档案柜, 以光盘和网页等形式鲜活地显现给更多人。因此, 教学档案的管理者有必要了解和掌握先进的管理知识, 不断学习和更新现代化的管理经验。

高校系部教学档案管理应该突破传统僵化模式, 早日走上向正规化、现代化轨道, 作为教学系统工作的有力支撑, 更好地为系部教学服务。

参考文献

[1]胡胜友, 李文莉.走出高校档案管理自动化建设的误区.北京档案, 2000.11:29.

[2]董信君.高校档案管理与本科教学评估.兰台世界, 2008.6:37-38.

[3]潘晓君.系级教学档案管理模式研究.北华航天工业学院学报, 2008.6:59-60.

系部重点学生管理办法 篇4

1.1 开发背景

随着高校的改革, 近年来我国的高等职业教育得到了快速的发展, 高职学院的办学规模日趋扩大, 学生数量递增, 数据量日益庞大, 为降低办学的成本费用, 提高办学的效益、提升办学的质量、不断提高工作效率, 则急需一套信息管理系统 (MIS) [1]来辅助他们提高高职院校信息化、规范化、科学化的管理水平。若购置商品软件, 则存在针对性不强, 信息很难灵活追加, 后续持续利用的成本相对较高等问题。若采用EXCEL对数据信息进行管理, 则只在统计方面有一定作用, 无法实现权限控制等功能。

结合以上的实际情况, 针对株洲职业技术学院信息工程系的日常工作, 分析具体的业务工作流程, 提出了系统的需求分析, 特为其建立一个量身订做的系部管理信息系统。

1.2 研究现状

当今, 信息管理系统的发展方向主要向集成化、网络化、智能化方向发展[2,3,4]。文献[5]阐述了高职院校系部管理信息系统的整合应用, 其侧重点在于各个子系统的整合。对系部管理系统的设计阐述较少。文献[6]论述了系部教学评估管理系统后台技术的实现, 但只涉及到了教学评估部分功能, 没有对整个系部管理的功能做出描述。文献[7]分教师系统和学生系统两部分描述了系部管理系统的必要性和可行性, 但并未给出系统的整体设计思路。

2. 系统需求分析

根据校系管理文件和教学工作水平评估的要求, 通过翻阅文件、查看历史数据、问卷调查、个别访谈等方式对株洲职业技术学院的日常业务进行了大量的调研并对其进行了详细的分析。学院各个系部是一个相对独立的管理模块, 需完成人事资源管理、教学各方面管理、班级学生管理、科研管理、绩效考核等系列工作, 在实现功能方面具体包含以下内容:人事资源管理方面主要包括教职工基本信息、人员进出情况、任职兼职情况、教师职称职务岗位变动情况;各类考勤情况、奖惩情况、考核增资情况、学习进修实践情况、获取岗位津贴情况等考核管理;教学管理方面包括基本教学课时量, 教学质量管理、教学运行管理、教学评估等;学院、系部、教研室等相关会议管理;与考核、教学、会议等日常工作管理挂勾的绩效工资考核;内部电子邮件、短信息管理;各类技能认证考试及期末考试等考务管理;专业班级学生管理;日程事务管理;资料进出登记管理;流程管理;用户管理, 权限分配。

通过以上对系部工作的深入分析, 系部工作内容主要涵盖六个方面:教学管理、学生管理、教师管理、科研管理、行政事务管理、用户管理等。主要涉及的用户有:系部主任、系部书记、行政助理、教学助理、辅导员、教师和学生七类, 每一类用户需完成的工作和需要处理的信息不尽相同, 需进一步分别对七类用户的业务流程进行深入的分析。

3. 系统设计

通过前面的用户需求分析, 系部管理信息系统要求解决采用手工方式传递信息、数据格式出现不一致、数据信息难以共享、数据查询效率低等诸多问题。该系统的开发决定采用依托Internet网络和已经存在的学院内部的局域网, 网络布局采用B/S架构。从系统可靠性考虑, 架设两个服务器, 服务器与服务器之间通过Web Service实现数据同步, 从而解决单点故障的现象, 提高系统的访问速度。

3.1 系统网络架构设计

系部管理信息系统的最终用户分为两类:内部用户和外部用户。整个网络环境分为两大部分:内部用户网络和外部用户网络。所有的网络数据最终汇聚到中心服务器机房。

3.1.1 内部用户部分:

主要是指学院校园网内部用户。这部分用户通过学院内部的1000MB以太局域网络连入中心机房。

3.1.2 外部用户部分:

主要是指公众用户。这类用户一般通过互联网访问相关的应用服务, 主要是通过浏览器来连接WEB服务器或WEB Service服务器。

3.2 系统总体设计

系统为了避免模块间交叉访问数据表, 保证系统数据的完整性和安全性, 数据交互全部通过底层的数据操作接口来进行。

用户主要涉及到管理员、系部主任、系部书记、教师、教学助理、辅导员、行政助理和学生八种角色。用户登录后首先进行身份认证, 通过认证后系统将根据用户权限授予相应的系统访问权限。

系统框架的基础部分主要由:权限审核模块、用户管理、权限管理、日志管理、功能管理模块组成。系统框架的结构如图1所示。

各模块基本功能如下:

3.2.1 权限审核模块:

提供用户登录, 用户身份检验, 权限审核、合法用户唯一登录 (不允许同一账户重复登录系统) 等功能。

3.2.2 用户管理模块:

增加、删除、修改、浏览系统的用户信息。

3.2.3 权限系统:

赋予各类用户不同的权限, 对不同用户指定其相对应的功能模块。根据用户权限动态生成功能菜单。

3.2.4 日志管理模块:

记录用户对系统的各种操作, 并给系统管理人员提供日志浏览、删除的功能。

3.2.5 功能模块管理:

增加、删除、修改、浏览信息管理系统的功能模块。

3.2.6 数据库操作封装模块:

将对数据库的各种操作 (数据库连接, 数据表的增、删、改、查) 封装起来, 提供给用户一个简单的调用接口用以实现调用。

3.3 系统功能模块的设计

株洲职业技术学院系部管理信息系统起着对系部进行统一管理和提供辅助决策的作用。通过对系部的教师信息、学生信息、教学信息、科研信息及日常事务信息等信息的管理与统计对教师进行科学的评价与考核, 也使系部的管理进入到一个有序的信息化管理模式中来。株洲职业技术学院系部管理信息系统功能模块如图2所示。

根据用户需求分析的五个主要业务, 以易操作性、易维护性为原则考虑, 将系统划分为教学管理、学生管理、教师管理、科研管理、行政工作、用户管理六个功能模块进行详细的设计。

3.4 系统数据库设计

根据对株洲职业技术学院信息工程系的日常业务的分析, 系统需要建立多张表, 表1是部分表的设计:

3.5 信息编码设计

由于该系统中涉及的数据信息比较多, 如果在信息的编制上不科学的话, 则很难提高系统处理数据的速度, 而数据也存在很多冗余, 给服务器也造成严重的负担。所以在设计该系统时, 同时要对部门、系部、教职工、学生、班级、专业、课程、系统用户等信息进行科学的、规范的编码。在此列举教职工号编码设计的规则, 它共由六位组成, 具体设计编码规则如图3所示。

例如:某名信息工程系网络教研室的教师, 在该部门的顺序号为03, 则依据图示编码规则, 该教师的编码应为:010403。

4. 系统实现

4.1 系统架构设计

本系统采用目前主流的多层架构设计, 分别为表示层 (UILayer) 、业务逻辑层 (BLLLayer) 、数据访问层 (DALLayer) 以及模型层 (Model) 。如图4所示:

使用多层架构可以使项目结构更清楚, 分工更明确, 有利于后期的维护和升级。

4.2 代码实现

本系统模块较多, 无法一一说明。现以数据库操作部分为例加以阐述。第一步把数据库的连接字符串写入配置文件Web.Config中, Web.Config配置文件部分代码如下:

下一步使用Factory设计模式来实例化数据库连接对象;使用Singleton设计模式来实现数据库连接池, 提高系统的性能。

5. 总结

本文阐述了系部管理系统的设计与开发思路。通过应用Web数据库开发技术对系部管理系统的的设计与开发, 能实现系部管理工作的的便捷化、准确化。对系部在人事管理、教学管理、学生管理等各方面都有很大的促进作用, 提高了系部的整体管理水平。

参考文献

[1]Chou H.W., Jou S.B..MIS key issues in Taiwan's enterprises.International Journal of Information Management, 1999, 19 (5) :369～387.

[2]刘平元数据加密技术在干部管理信息系统设计中的应用研究;华南理工大学硕士论文2010, 11.

浅论高等院校系部的档案管理工作 篇5

一、档案管理科学化的必要性及紧迫性

1. 档案管理是高校系部管理的基础环节, 档案材料无

序零散保存, 就有可能给一些重要档案信息资源持有者提供可乘之机, 造成管理上的被动, 引起高校系部内部管理的无序。对于人员的流动, 把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管, 那就会缺乏有效监督管理, 假设出现关键人员离职, 轻则使管理层面出现纰漏, 工作停滞;重则导致高校系部机密、独有知识产权和信息流失, 造成无法估量的损失。因为档案有其独有的原始记录特点, 记录着未公开的、未申请专利的技术或机密, 占有这些档案资源就是占有高校系部的技术或机密, 因此, 必须要做好档案管理工作, 避免因技术、知识产权的流失而影响高校系部的生存与发展。

2. 档案也是高校系部信用管理的重要保证。

档案是公认的构成信用信息的核心资源:其一, 一套完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口, 能如实反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容;其二, 在社会信用体系建设中, 信用档案建设已成为社会各界关注的焦点, 国家早已提出要加快建立高校系部、中介机构和个人的信用档案, 使有不良信用档案者付出代价, 名誉扫地, 直至绳之以法。

3. 档案是高校系部文化建设的供给。

高校系部文化是从高校系部的历史积淀中提炼出来的, 并反映在完整系统的高校系部档案之中。档案是文化事业的象征, 是文化发展的真实记录, 同时也是文化存储的主要形式。

二、当前高校系部档案管理工作存在的问题

1. 对档案管理工作的重视程度低。

长期以来, 部分人群对档案工作的认识存在一些误区, 认为档案工作就是抄抄写写、保管调阅的事务性工作, 并不是单位的主要工作, 不能给单位创造经济效益, 只要不丢失、不泄密, 能应付外调、查档就行了。殊不知档案管理其实是高校系部管理的重要环节, 高校系部不能忽视档案管理工作, 更不能忽视档案材料, 因为其是高校系部重要的信息资源库。档案部门也不能作为辅助部门, 在精简或兼并时首当其冲, 更不能在撤销专门档案机构时只设置兼职档案人员, 一旦如此会导致人员岗位不固定, 档案业务知识偏低, 待遇较低, 再加之档案机构在单位组织体系中地位低, 将直接影响档案管理工作的发展。

2. 管理薄弱, 水平不高, 手段落后。

有些人员没有经过专业的档案知识培训, 对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不够了解, 档案收集意识非常淡薄。再有一些档案人员身兼数职, 对档案工作精力投入不足, 日常事务往往只是将材料放入档案盒, 没有及时整理归档, 一些归档的材料还不够真实和准确, 严重影响了档案管理水平。

3. 档案管理模式相对落后。

目前的高校系部档案管理虽有一定规模, 但内部管理与高校系部发展脱节, 档案分散保管在各职能部门, 如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室, 虽各部门都保存档案, 但他们之间互相封闭, 整体上处于零散无序状态。很多档案管理者又未经过正规培训, 不懂档案整理, 很多档案实行简单“信袋式”管理, 影响档案的查阅利用。

4. 档案管理的硬件环境设施不齐全。

很多高校系部没有专用档案室, 有的单位由于档案多而档案室狭窄、潮湿, 常常引起档案材料霉变、虫蛀, 影响档案的美观整洁及完整利用, 甚至部分管理档案的单位连必备的档案工具、统一的档案夹, 都无法购置齐备。

5. 档案管理科学化水平低。

随着信息化的发展, 办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现, 使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同, 当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行, 它具有便于复制的特性, 使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全, 而电子文件的载体稳定性差, 易损坏, 运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。

三、档案管理工作中存在问题的解决办法

档案管理科学化要求档案管理要与时俱进, 构建科学档案管理机制, 构建完善档案管理, 以档案管理科学化促进高校系部管理高效化, 应注重以下几点:

1. 强化档案意识。

在档案工作建设中, 首要提高的就是档案意识, 这样才会用心去收集、整理、保管、利用好档案资料, 做好档案管理工作, 并提高对档案工作重要性的认识, 自觉接受档案部门的业务指导与监督, 主动做好档案管理工作。其次要提高档案管理人员素质, 让政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作, 档案管理的好坏, 在很大程度上取决于档案工作人员, 作为档案管理人员, 要注重自身专业水平的提高, 通过自学、参加培训等方式, 熟悉档案工作的各个环节和基本要求, 努力掌握科学管理的原则和方法, 提高工作效率, 提高档案管理的质量, 积极探索新的管理模式, 使档案管理工作更科学、更实用, 为不断进步发展的社会提供可资利用的档案资源。

2. 建立健全档案管理制度。

首先, 规章制度要体现合理性、科学性, 建立起来的规章制度必须符合本单位特点和档案管理工作的实际, 以适应单位档案管理的需要。其次, 制度要简明实用, 其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标, 以便更好地发挥制度的指导和规范作用。再次, 坚持制度约束的双向性, 既约束领导又约束职工, 领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行, 而职工是单位的主要构成群体, 是制度的主要约束对象和执行者。最后, 坚持制度执行的严肃性, 档案部门既是制定档案规章制度的主管部门, 又是规章制度的执行部门, 在规章制度的执行过程中, 要做到坚持原则、不徇私情, 充分体现制度的权威性。

3. 改进和完善档案的功能。

在档案的管理工作中, 应使记录内容更加全面、客观、更新及时, 对档案的原有重要部分应予以保留, 同时对档案的内涵要进一步丰富和扩大, 使所具有的功能更加适合本单位对档案信息的需求, 从而更好地为本单位各项业务工作提供服务。更要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用, 同时做好档案管理工作, 强化服务意识, 提高服务水平。

4. 科学利用信息化手段来完善档案管理工作。

信息化是当今社会发展的趋势, 它对档案工作提出了新的要求, 那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段, 提高档案工作的效率和水平, 以尽快实现档案信息化管理。在高校系部信息化建设中, 档案部门要充分利用计算机数据存储量大、检索速度快等优势, 大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。高校档案部门要建立严格的管理制度, 从技术与管理两方面, 确保档案实体与载体的安全, 确保网络传输及档案数据的安全, 将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法, 两者编为一致的档号和著录信息, 利于查阅和管理, 并做好数据备份工作。有条件的单位, 可以逐步推进数字档案馆建设, 把分散于不同载体、不同地理位置的信息以数字化形式存储, 以高度有序的综合档案信息资源为处理核心, 向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务, 实现档案信息资源的有效共享。

总之, 档案是国家和社会的宝贵资源, 是高校系部发展的源泉, 加强档案的科学管理工作, 是档案部门的新课题, 在当前形势下, 档案工作必须适应时代发展要求, 从观念上更新, 采取有效措施, 积极探索档案现代管理模式, 为现代化建设服务。

参考文献

[1]李财富.中国档案学史论[M].合肥:安徽大学出版社, 2005.

系部重点学生管理办法 篇6

1 系部办公室的工作特点和职能

工作特点:在实际工作中系部办公室人员大多一人多岗,精干高效,系部办公室日常保持着与学校相关职能部门的对口联系,为保证各项工作的稳步推进,这些条线工作都是由系部办公室人员来分担和兼任的。

系部办公室承担着承上启下、协调关系的任务,是保证整个系部有效运行的调度中心。办公室工作人员的职责是服务和协调好各方面的工作,很多事务性的工作常常千头万绪,综合起来主要有以下职能:(1)组织、管理和协调的职能。系部办公室是保证工作运行、政令畅通的轴心。平衡各方关系,协调各方工作,化解各方矛盾是最重要的工作职能之一。(2)检查监督的职能。系部工作细、杂、繁、忙,有时需要各部门协同配合,有时又需要各部门独立完成,往往很多事情都有时间节点的限制,系部办公室在此时就要根据事情的轻重缓急和具体的工作安排,及时进行监督检查和落实,确保系部工作的正常运行。(3)服务系部的职能。系部办公室工作人员的工作性质是服务性的,牢固树立服务意识是做好办公室工作的前提,将领导的部署和决策落实到具体工作中。在工作中还需讲求方式方法,建立一套科学规范的工作制度、工作流程,圆满高效地完成好各项工作。

2 系部办公室从业人员应具备的素养

2.1 熟悉业务,学无止尽

办公室人员工作的质量和水平很大程度上取决于其的知识储备和学习能力。总的来说,一名合格的从业人员要求具有协调能力,语言表达能力,计算机操作和维护能力,熟练掌握各种办公技术知识,具备这些基本的能力有利于提高工作效率和工作质量。在熟悉业务工作的同时,还要加强教育学、社会学、管理学、心理学方面的知识积累,做到语言条理清晰、措辞得当,提高和师生的沟通效果。

2.2 团结协作,严谨细致

系部办公室的很多工作是需要和各部门以及各成员间通力协作才能完成的,办公室人员在其中协调着各方关系,起着“上情下达、下情上报”的作用,协调工作做得好,各方受益,协调得不好,工作受损。同时,事务繁多,容易顾此失彼,有时从业人员的一点小差池会直接影响到整个系部或系部其他成员的下一步工作开展,为了能够尽量少地出现工作失误,在众多头绪中理清思路,还需要从业人员做到谨慎有条理,一丝不苟,确保万无一失。

2.3 乐于奉献,讲究方法

办公室工作的属性要求每一名从业者在工作中不去计较个人得失,乐于奉献,以全心全意服务好全体师生为宗旨,竭尽全力做好本职工作。与此同时,还应该及时跟进,密切关注各项工作的进展情况,多听取各方意见,深入了解实际工作中出现的各种情况。

3 现阶段存在的问题

3.1 校方重视程度不够

当前,学校各级领导对办公室行政人员的重视程度普遍不高,在实际工作中“重使用,轻培养”的现象较为突出,很多系部办公室人员是从别的部门或别的岗位上调来的,对所在系的历史、规模,业务流程都不甚熟悉,很难对所做工作做到业务纯熟。对办公室行政管理人员的不重视,还表现在收入分配的差异,机会均等的缺失,这就导致部分办公室人员经过自身努力想要转到专任教师的岗位上去。另外,系部办公室事务繁多,工作随机性较强,过度强调精兵简政,一人多岗,使得从业人员疲于应付日常的工作事务,难以突破创新,甚至还会影响工作效率。

3.2 从业人员缺乏创新意识

长期以来,陈旧的思维观念,压制了从业人员的创新能力,对办公室工作没有创新的成分,总是被动地接受工作,在实际工作中不敢或不愿多事和多言,较少提出建设性的新方案,遇到问题不是想着主动出击,努力寻找方法解决,而是找出各种客观理由来逃避问题,这种精神状况很不能适应新形势的需要,迫切需要从业人员树立创新观念,开拓进取,提高创新能力。

4 改进的方法

4.1 给予制度保证,完善规章制度

首先,学校上下应转变观念,提高对办公室工作重要性的认识,把系部办公室行政人员的队伍建设摆在与师资队伍建设同等重要的位置,建立健全系部办公室人员的继续教育机制,各高职院校应出台相关文件,使继续教育得以制度化,鼓励从业人员通过各类继续教育提高自身素质,只有这样,才能提高系部各项工作的完成质量;其次,进行人事制度分配改革,提高系部办公室行政管理人员的地位和待遇,打破现行平均主义分配原则,实行多劳多得,奖励突出贡献;再次,出台各级各类规章制度,规范从业人员的行为,使之有条不紊地开展工作,明确分工,理顺结构,严格岗位责任制,实行量化管理和阶段考核相结合的模式。

4.2 转变观念,强化服务意识

在工作中应强化以人为本理念,牢固树立“为教学服务,为师生着想”的思想意识,真心实意地为师生搞好教学工作创造条件,提供优良的具有人情味的服务,保证系部和学校的正常运转。在工作中主动转变方式方法,对待同事、学生要有耐心,设身处地地为他们着想,这样,才能营造出和谐、稳定、有序的新局面。

4.3 提高系部办公室工作人员的综合素质

随着时代发展和社会进步,办公室人员的综合素质也应该与时俱进。首先是强烈的责任意识,这是做好所有工作的前提,努力增强工作主动性,以较好的政策理论素养和业务能力为领导出谋划策,排忧解难;其次,创新性是新时期对做好办公室工作的要求,遇到问题时要开拓思路,不局限于主观判断,办公室人员的创新精神体现在日常具体事务中,简单来讲就是简单事务高效化,复杂事务条理化,定期制定详细的工作计划,尽量减少突发事件的发生;再次是学习能力,学习是提升办公室人员综合素质的最有效的手段,要树立终身学习的理念,正确学习领会党的方针政策和有关文件精神,快速理解领导意图,用信息化技术武装头脑,熟练掌握办公信息化技能,做到学以致用,以适应新时代新形势的需要。最后还应有应变能力,在实际工作中,有时会出现“突发事件”,作为优秀的从业人员应在平时就要注意积累经验和学识,以便在关键时刻能做到处事不惊、应对自如。

总之,二级管理体制下,学校与系部的关系既是领导关系,又是分工协作的关系,面对学校和系部的关系,系部办公室要摆正自己的中间枢纽位置,善于运筹和斡旋。面对和职能部门的关系,系部办公室应接受指导和监督,及时反馈意见信息,科学地做好各方面的工作。在推行二级管理过程中,系部办公室工作人员要切实注意方式方法,顾全大局,妥善安排,做好沟通,维护稳定,将不良效应降到最低。

参考文献

[1]陈微.高校院系办公室管理面临的挑战与对策[J].武汉科技学院学报,2005(10).

[2]王雯霞.高校教务秘书能力探究[J].职业时空,2009(1).