办公室文书工作总结（精选8篇）
尊敬的各位领导： 步入2011年以来，在部门领导的关怀和鼓励下，在同事们的指导帮助下，我不论在思想上还是工作方法上都有了很大的进步，自身在各方面都有所提升。在全年的工作中，我努力发挥自身优势，勤奋踏实地完成了本职工作，也较为顺利完成了领导交办的各项任务。现将我2011年全年思想、工作总结如下：
一、立足岗位，努力提高
时代是不停发展变化的，所做的工作也是随时代的变化而变化着，要适应工作需要，唯一的方式就是加强学习。我在从事综合办公室文书工作以来，努力学习与工作相关的各类知识，虚心求教，多学、多问、多请示，在工作中注重理论与实践相结合，做到勤学习、常反思，努力丰富自己，充实自己，提高自己，使在工作中不掉队、不落伍，更好的胜任本职工作。
二、脚踏实地，努力工作
办公室是一个工作较为繁杂，任务比较中的部门。作为办公室一员肩负着领导助手的重任，同时又要是兼顾机关各项工作正常运行的多能手，不论是在日常办公还是处理问题，都得慎重考虑，出不得一丝纰漏，所有的这些都是身为办公室工作人员不可推卸的责任。在工作中，我牢固树立“办公室工作无小事”的理
念，严格组照岗位职责，努力工作。
我能够认真对待本职工作和领导和上级交办的每一件事。办公室是分公司机关上情下达、下情上报的桥梁，做好公文收发工作，对机关工作能正常高效运转起着至关重要的作用。为此，无论是公文分送，低值易耗品采购、验收、录入，还是会议前各类设备调试、准备，每件工作都尽自己所能做到一丝不苟，尽力做到领导和上级满意。对领导和上级交办的事项，认真对待、及时办理，努力做到工作不拖延、不误事、不敷衍。同时，在工作、生活中注意树立办公室严谨、活泼、团结形象。办公室是公司对外的窗口，所以在工作中无论接打电话、处理业务往来还是接人待事时刻注意自己的言行举止，做到常请示、勤汇报，对自己高标准严要求，做到不因为个人原因而影响到分公司形象。
三、端正工作作风，摆正位置 在工作中，我始终坚持勤奋、务实、高效的工作作风，认真做好各项工作。服从领导和上级交办的各项工作，不计较个人得失，对工作上的事，只分轻重缓急，不拈轻怕重。在生活中，坚持正直、谦虚、朴实的生活作风，摆正自己的位置，尊敬领导，团结同事，不计较个人得失，任劳任怨，努力做好自己的工作。
四、存在不足及下一步工作打算
总结全年的工作，深感仍存在很多不足之处。一是工作方法有待改进，工作效率有待提高；二是新闻报道深度不够，有些情
况了解得不够细，不够实，不够多，掌握材料不够充分，使工作被动。针对以上这些不足，我将在下一步工作中努力做好以下几点：
（一）改进学习方法，不断提高个人素质
在2011年的工作中，我将抓紧一切学习的时间和机会，在工作中学习，在学习中工作，在工作实践中磨练自己。同时更加系统、深入的学习工作的相关业务知识，进一步提升自身综合素质，为更好的胜任本职工作做好知识储备。
（二）严把文字关，提高文稿质量和水平。
文字工作是办公室工作的重要内容之一，公文类文稿一旦出现问题，将会直接影响到分公司决策的执行落实。在下一步工作中，我将在思想认识上高度重视，严把语言文字关、文字质量关、文字校对关，确保经手的文稿不出纰漏，协助办公室负责人抓好文字把关和综合业务工作。
（三）勤于动笔，增强文字功底。
向书本学习，向同事学习，向优秀单位学习，坚持读书看报，收看新闻，利用一切机会强化学习，坚持做到勤思、常练、多改，借鉴好的思路方法。以“领会领导意图快、贯彻落实快、具体操作快”为工作目标，将领导交办的工作宣传到位、落实到位。
（四）主动出击，做好宣传工作。
在2011年的新闻宣传工作中，做到深挖工作亮点，及时报 道分公司各项工作，持续保持将分公司新闻报道等宣传工作位于公司前例。
没有最好只有更好，在2011年的工作中，我将以更加饱满激昂的热情、更加积极主动的态度去迎接新的挑战，在岗位上发挥更大的作用，取得更大的进步，为公司大发展贡献自己所有的力量。
以上是我半年来工作学习的情况和2011年工作打算，不妥之处，敬请批评指正。篇二：办公室文秘工作总结
办公室文秘工作总结
经过一年来的不断学习，以及同事、领导的关心和帮助，个人的工作技能和工作水平有了显著的提高。现将我一年来的工作情况简要总结如下:
一、以踏实的工作态度，适应办公室工作特点
办公室作为企事业单位运转的一个重要枢纽部门，是单位内外工作沟通、协调、处理的综合部门，这就决定了办公室工作繁杂性。由于我们办公室人手少，工作量大，我和其他同事共同协作、共同努力，优质高效的完成领导交办的各项任务。在这一年里，遇到各类活动和接待，我都能够积极配合做好后勤保障工作，与同事心往一处想，劲往一处使，不计较干多干少，只希望把领导交办的事情办妥、办好。
二、加强学习，注重自身素质修养和提高
我们必须具有先进的观念，要用科学发展的眼光看待一切，才能适应未来的发展。因此，我通过网络、书籍及各类文件资料的学习，不断提高了自己的政治理论水平。工作中，能从单位大局出发，从单位整体利益出发，凡事都为单位着想，同事之间互帮互助，并保持融洽的工作气氛，形成了和谐、默契的工作氛围。
另外，我还注重从工作及现实生活中汲取营养，认真学习文秘写作、档案管理等相关业务知识。同时，虚心向领导、同事请教学习，取长补短，来增强服务意识和大局意识。对办公室工作，能够提前思考，对任何工作都能做到计划性强、可操作性强、落实快捷等。
三、坚持做事先做人，努力做好日常工作
为了做好日常工作，热心为全局职工服务，我做了下面的努力：
1、出勤方面，每天都能提前十到二十分钟到达办公室，做好上班前的相关工作准备，并能及时打扫领导的办公室等。
2、公文处理过程方面，严格按照国家事业单位公文处理办法中所规定的程序办事。发文时，能严格按照拟稿、核稿、会签、签发、印制、盖章、登记、发文等程序办理；收文时，按照收文登记、拟办、批办、分送、催办、立卷、归档等程序办理，没有出现错误的公文处理事情。
3、纸张文档、电子文档的归档整理方面。在工作中，我特别注意对纸张资料的整理和保存，将有用的及时保存、归档，对于没用的及时销毁。因为很多文字性工作都是电脑作业，所以我在电脑中建立了个人工作资料档案库。并于每周星期五把工作过的资料集中整理，分类保存，以便今后查找。
4、关系处理方面，在工作上能做到主动补位。并能与其他各科室人员加强沟通，密切配合，互相支持，保证整体工作不出现纰漏。在工作中我自己确定了一条工作原则，属于自己的工作要保质保量完成，不属于自己的工作范围的配合其他人员能完成的也要按时完成，做到了主动帮忙、热情服务。
四、严格要求自己 在工作中，我努力从每一件事情上进行总结，不断摸索，掌握方法，提高工作效率和工作质量，因为自己还是新同志，在为人处事、工作经验等方面经验还不足，在平时工作和生活中，我都能够做到虚心向老同志学习、请教，学习他们的长处，反思自己不足，不断提高政治业务素质。我时刻提醒自己，要诚恳待人，态度端正，积极想办法，无论大事小事，我都要尽最大能力去做。在平时时刻要求自己，必须遵守劳动纪律、团结同志、从打扫卫生等小事做起，严格要求自己。以不求有功、但求无过信念，来对待所有事情。
五、存在的不足
1、在本职工作中还不够认真负责，岗位意识还有待进一步提高。不能严格要求自己，工作上存在自我放松的情况。由于办公室的工作繁杂，处理事情必须快、精、准。在这方面，我还有很多不足，比如在作会议记录时，没有抓住重点，记录不全，导致遗漏一些重要内容。
2、对工作程序掌握不充分，对自身业务熟悉不全面，对工作缺少前瞻性和责任心，致使自己在工作中偶尔会遇到手忙脚乱的情况，甚至会出现一些不该出现的错误。
六、今后努力的方向
1、今后在工作中还需多向领导、同事虚心请教学习，要多与大家进行协调、沟通，从大趋势、大格局中去思考、去谋划、取长补短，提高自身的工作水平。
2、必须提高工作质量，要具备强烈的事业心、高度的责任感。在每一件事情做完以后，要进行思考、总结，真正使本职工作有计划、有落实。尤其是要找出工作中的不足，善于自我反省。
3、爱岗敬业，勤劳奉献，不能为工作而工作，在日常工作中要主动出击而不是被动应付，要积极主动开展工作，摈弃浮躁等待的心态，善谋实干，肯干事，敢干事，能干事，会干事。
4、平时需多注意锻炼自己的听知能力。在日常工作、会议、领导讲话等场合，做到有集中的注意力、灵敏的反应力、深刻的理解力、牢固的记忆力、机智的综合力和精湛的品评力；在办事过程中，做到没有根据的话不说，没有把握的事不做，不轻易许愿，言必行，行必果。
5、要注意培养自己的综合素质，把政治理论学习和业务学习结合起来，提高自身的政治素质和业务能力，以便为景区的明天奉献自己的力量，为本职事业做出更大的贡献。总之，一年内在我们共同努力下，办公室的工作比起以前有了很大的进步，我认为自己从思想认识上、业务及理论知识上有了明显提高，这些进步是与全局新老同志们对我极大支持和帮助的结果离不开的，从老同志身上我学到了 吃苦耐劳的敬业精神，从充满活力的新同志身上也为我增添了积极努力、奋发向上、勤奋工作的信心和力量。在此，我从内心深处表示衷心的感谢和致敬，也真诚地希望在今后的工作中，局领导、同事们能对我一如既往的给予关怀和支持。篇三：办公室文秘岗位个人工作总结 2010个人总结 2010年是我在区委办公室工作的第二年，也是我到秘书科工作的第一年。一年来，在各位领导和同事们的指导、关心和帮助下，我认真践行区委办“科学服务观”，以“严谨务实、扎实高效、敬业奉献、追求完美”的标准严格要求自己，迅速地适应了新的工作岗位，较好地完成了各项任务，自己的思想认识、工作能力和综合素质都得到了进一步的提升。下面我分四个方面将一年来的工作和学习情况向各位领导和同事做个简要的汇报。
一、收获
在区委办工作的第一年，是我开阔眼界、熟悉情况、积累经验的阶段。2010年到秘书科以后，自己先后参与了40余篇区委材料的起草和撰写工作。这一年的磨练，使我真正进入了文秘工作角色。自己对文字工作的认识更加深入了，思路更加清晰了，能力也更加全面了。
一是强化三个环节，切实提高文字工作效能。把握规律。文字工作的规律来自于日常的分析、判断、思考，更重要的来自于经常性的总结。在这方面，自己一直坚持记录工作感悟，坚持办文之后的归纳和整理，坚持定期回看和总结，把握各种文体在结构、内容、篇幅、语气等方面不同的要求，把握各类材料在总结、认识、形势、部署等段落的不同写法。努力做到心中有数、驾轻就熟。前臵学习。根据文秘工作特点，着力强化学习的敏感性、有序性和动态性。建立知识储备目录，围绕区委中心工作、领导关注热点、近期工作安排等，提前着手搜集整理书籍、报纸、互
联网、上级精神、领导批示和以往材料中的有关内容。在学习的基础上加以梳理，使其形成完成的脉络体系，并及时传给科室其他同事学习交流。做到未雨绸缪、有备无患，变“急活”为“慢工”，变被动为主动。沟通协调。自己办文过程中不断揣摩和体会，我感觉良好的沟通协调往往可以起到事半功倍的效果。与领导沟通时，做到“底数清、情况明”，准确掌握数据、提法的出处，熟知文字修改的来龙去脉；与上级单位沟通时，做到“两个明确”，明确文字材料的具体要求，明确具体联系人；与基层单位沟通协调时，做到“坚持原则，注重技巧”，在确保文字任务完成的基础上，争得基层的理解，保持良好的关系。
二是统筹三个关系，合理把握文字工作节奏。主与次的关系。面对纷繁复杂的文字工作，自己通过旁听区委的各种会议，关注领导主要活动，研究各类文字材料，牢牢抓住不同阶段的中心工作，分清主要与次要，分清重点和一般，做到突出重点，兼顾全面，有主有次，有张有弛，忙而不乱。轻与重的关系。坚持“轻文快办、重文稳办”的原则，对于“会议通知”、“简短致辞”、“函”等一般性的、不牵动大局或工作量较小的材料，速来速办，来则即办，突出一个“快”字，用最短的时间抓紧完成；对于全会报告、重要讲话、汇报材料等涉及全区或在一定时期内对全局有重大影响的文字工作，做到快中有慢，紧中有缓，在提纲构思上多下功夫，待思考成熟再迅速成文。急与缓的关系。坚持“缓中求快，急中求妥”，对于时间上要求并不急的材料，不等不拖，重点加强对核心内容及相关背景的分析研究，做好相应的基础工作，待条件充分具备，再快速形成初稿，征求领导意见，不断完 善修改；对时间要求比较紧的材料，自己首先保持头脑冷静，尽可能开动脑筋调动平日积累的资料和掌握的一些具体情况，搞好文字运筹，再抓住核心行文，努力做到重点突出、事理清楚，避免粗技大叶、急中出乱。
三是增强三个意识，始终保持文字工作状态。搞好文字服务必须具备良好的精神状态和饱满的工作热情，说到底就是让自己始终处于最佳状态，时刻能够贡献出最有效的文字成果。在这方面自己重点强化了三种意识。责任意识。一方面是敬业，脚踏实地，扎实锻炼，干文字，爱文字，钻文字，不断增强主动性，积极改进文字工作；一方面是进取，时刻牢记自己是区委办秘书科的一员，时刻以秘书科的标准要求自己，不断强化积极进取、争创一流的精神动力。和谐意识。用辩证的观点和乐观的心态看待文秘工作，正确认识自己的工作和价值，积极克服急功近利的浮躁情绪，克服爱慕虚荣的不良作风，克服怕吃苦、得过且过的错误思想，始终保持一名共产党员的本色。团队意识。在思想上讲团结，做到思想统一，步调一致；在工作上讲团结，拾遗补缺、协调配合、形成合力；在生活上讲团结，主动关心同事，帮助同事，增强工作的凝聚力和向心力。借这个机会，要特别感谢在过去的一年中，各位领导和同志们给予我的帮助，大家的支持和鼓励让我心中倍感温暖，让我更加珍惜与大家一起共事的情谊。
二、体会
自己工作一年来的体会可以概括成一个词，那就是：坚持。得到这点体会主要是源于我结合区委办“科学服务观”要求以及秘书科具体工作，对自己进行了一个新的定位。工作进步来自锲 而不舍地努力。作为一名文秘战线的新人，自己并不缺少危机感和恐慌感，开始着手工作的时候比较急，恨不得一夜之间成为“文秘达人”，感觉自己下了很大的功夫，但短期内成效并不明显，相反问题却表现得很突出。经过这一年秘书科的工作，我切身感受到，要想真正提高文字工作水平，不能靠短期突击恶补，必须扎扎实实，一步一个脚印，循序渐进的量变积累，才能最终实现厚积薄发的质变升华。这是个长期的过程，中间不能有任何的急躁、犹豫和迟疑，必须一刻也不放松的坚持。能力提高来自坚持不懈地学习。想做好文字工作，必须将学习作为一种习惯。学习是文秘人员的生命线，靠学习获取各种知识提升能力，就像植物汲取养分不断生长，不坚持学习，知识就会枯萎、能力就会滞后。特别是文字工作服务的领导，获取信息的渠道很多，掌握的信息量很大，了解的信息面很广，各种前沿问题，新理论，新概念、新知识层出不穷。在这种形势下，学习容不得一丝一毫的松懈。放松了对自己的要求，就跟不上经济社会发展的步伐，就会产生文字工作与领导之间的信息不对称，自己写出的材料质量必然降低，必然达不到领导的要求。境界提升来自持之以恒地修炼。我感觉，个人的境界对做好文字工作十分重要。境界反映的是一个人在精神方面的高度，反映着个人的品质和价值。作为文秘人员，经常要面对繁重而枯燥的工作，而自己的境界就像一只无形的手，影响着工作态度、工作效率、工作水平，甚至左右了人生的结局。境界的提升贵在坚持不懈的自我修炼，只有始终专注事业、持续超越自我、不断升华心态、始终严格自律才能真正实现境界的提升，才能在进取中真正成就和完善自己。
三、不足
对照“科学服务观”以及当前新形势对办公室文秘人员的要求，我感觉自己还存在以下三点不足：第一，在大局的把握上还不够成熟全面。有时领会领导意图、把握领导思路不够准确，起草涉及区域经济社会发展全局的文件时，对于各个方面内容的摆布还不到位，文章内部各块多与少、重与轻、大与小的处理尚显不足，导致有些文字材料的重点不突出，甚至丢点落项。第二，在细节的处理上还需要精益求精。对于不同领导的思维逻辑、语言风格、表述习惯等研究不够深入，文字工作的个性化、精细化服务水平还有待提升。特别是面对急、难、重、大的文字材料，行文思路的严谨性和用词标点的准确性还需进一步提高。第三，在知识的学习上还有待深度拓展。与领导要求相比，对所学内容的分析、研究、理解、运用还只停留在相对较浅的层次，更多的只是完成了知识的采集和梳理，缺少加工利用制作成形的过程。突出表现在，起草一些文字材料时，虽然照顾到了“面”，但对具体问题的阐述不够深入够透，达不到应有的高度。
四、展望
在今后的工作中，我会按照区委办“科学服务观”的要求，不断加强学习和锻炼，全面提升自身的素质和能力，克服来自各方面的困难，优质、高效的完成好各项工作任务。具体来讲，就是要在以下四个方面进一步完善、提升自我。一是勤于思考。一方面，思考事关全局的重大问题。关注国内外、北京市和区内政治经济生活中的大事，研究宏观形势和上级大政方针可能给顺义带来的机遇和影响，提高从大的方面分析把握和统筹谋划的能篇四：2011年市委办公室文书科工作总结 2011年文书科工作总结 一年来，文书工作紧紧围绕市委中心工作，以办好、管好、用好各类公文，为市委决策和决策的贯彻执行和市委机关日常工作的高效运转提供优质高效服务为根本宗旨，切实加强公文处理规范化，努力提高公文处理质量，积极主动配合办公室搞好各项中心工作，较好地完成了各项工作任务。
一、加强学习，不断提高自身素质。学习是个永恒的主题。当前，工业化、信息化、城镇化、市场化、国际化深入发展，经济体制深刻变革，思想观念深刻变化，经济社会发展面临许多新情况、新课题、新矛盾，其中许多是我们过去不熟悉、不了解的。如果不加强学习，就会出现本领恐慌的问题。所以我们要不断适应新形势，增强学习的紧迫感和自觉性，把学习作为提高素质，做好工作的第一要求和基本途径。一是加强政治理论学习。认真学习贯彻党的十七大精神，准确把握中国特色社会主义道路和中国特色社会主义理论体系的深刻内涵，深刻领会科学发展观的内涵、精神实质和根本要求，坚持用十七大精神武装头脑，指导实践，推动工作。二是加强业务知识学习。通过认真学习《中国共产党机关公文处理条例》，进一步熟悉掌握公文处理工作的基本特点、基本原则和基本要求，明确公文处理工作的思路，努力夯实公文处理工作理论基础，提高对公文格式、行文规
则的运用能力，促进公文处理规范化。三是坚持边工作边学习，在实践中总结积累经验，不断提高公文处理水平。
二、切实加强公文处理规范化，努力提高公文处理质量。在公文处理上，我们严格按照文件拟稿、审核、签发、登记、打印、校对印制、分发等程序，做到严格把关、规范操作、及时分发、认真归档、妥善保管。一年来，文书科办理市委及市委办公室各类文件424多份，其中赤发27号、赤文52号、赤办发56号、赤办文（函）72号、常委会议纪要24号、四大家领导联席会议纪要31号、专题会议纪要14号、赤办纪1号、赤办通报13期、督办通报7期、赤联81份、赤常46号，同时为办公室和有关部门单位打印各类材料达1万多份。
三、抓好公文交换站管理，保证公文传输及时。为了方便各单位随时前来交换站领取文件，我们坚持每天对各单位开放公文交换站。同时，我们每周还不定时对各单位前来公文交换站领取公文情况进行检查，发现领取不及时的，及时打电话通知其单位迅速派人前来领取，确保公文传输准确及时。
四、做好文书档案管理工作。今年，我们对2011市委、市委办公室和中央、省、咸宁市下发给我市的文件资料进行了清理归档处理，共清理归档各类文件资料近1000份，按类别归档文件200多件，装订方便查阅的顺序号资料30多册。全年，文书科还为有关领导和单
位查阅档案文件达30多人次，较好地发挥了档案文书的功效，得到了有关部门和工作人员的好评。
五、积极主动配合办公室搞好各项中心工作。一年来，我们团结一致，克难奋进，认真负责，脚踏实地，不但较好地完成了公文处理工作，而且积极配合办公室做好其它工作。一是坚持认真做好办公室值班工作。二是努力完成上级党委部门分配的刊物征订任务。2012年《秘书工作》和《中办通讯》各征订了65份和80份。
五、2012年工作计划。
1、严把公文处理关，进一步促进公文处理规范化。
2、做好2012年文书档案的清理归档工作。
3、做好公文交换站的管理工作。
4、完成上级有关部门的刊物征订工作。
随着社会经济的发展, 办公室文书从以往的机关窗口、工作运转传送枢纽的基本职责上, 增加了参谋助力、管理协调等工作职责。基于此, 新时期的办公室文书不仅要求要有过硬的专业知识功底, 同时还要有及时的信息处理及反馈能力。对于日常办事要有快速的反映能力, 小事能办细, 急事能办对, 大事能办好。对于办会等工作, 不仅能做到提笔能写, 传达准确, 通知到位, 还要求其能做到各部门各领导间的协调与合作。这些都对办公室文书工作人员提出了新的要求, 特别是目前办公自动化的发展, 更要求文书工作人员能紧跟时代发展潮流, 善于利用与使用计算机网络与信息处理技术, 以达到提高工作效率, 提高办事能力的要求。
一、正确树立办公室文书的工作态度
作为服务性质的岗位, 办公室文书应树立服务优先意识, 在工作中把奉献与敬业放在第一位。不仅要意识到服务有被动与主动之分, 还要考虑到自身的岗位性质, 肯定会因为工作处理不到位与岗位职责所在, 受到领导或者同事的误解。所以, 在工作中, 办公室文书要有豁达的心胸, 要有远见, 心态要放正, 放平。淡然处事, 工作作风要过硬。才能真正达到对事不对人, 负责敬业的工作目标。
其次, 由于办公室文书日常工作状态, 就决定了整个办公室的工作状态与精神面貌。基于此, 作为办公室文书, 不仅要发挥出敬岗爱业, 创新向上的精神风貌。还应在日常工作中保持工作党的激情, 积极向上, 利索果断, 以提高整个办公室的工作效率。对于自身所负责的工作要从严从细, 认识到自身工作的任何一个细节都是关系到整个工作程度能否正确顺利进行的因素。基于此, 作为办公室文书人员, 应强调自身的执行意识, 保持随叫随到的工作状态, 对于可能发生的紧急情况要有随时待命, 立接立办的责任意识。
第三, 对于办公室文书而言, 学习是一项基本的素质, 也是一项应时时进行的工作内容。为了达到正确处理, 妥善处理领导所交待下来的各项工作任务。办公室文书应利用工作机会, 多沟通, 多交流, 多向前辈与身边年长同事取经。多向领导学习, 深入学习与认真领会各项工作的内涵与性质。工作实践中应敢挑重担, 敢做大事。在各项工作中去锻炼与发现自己的办事潜能与提高自身素质。多从身边人和事中去总结与归纳, 多从自己不足与弱点中去发现和反思, 多从实践与学习中去领悟和学习。才能达到提高自身品德, 提高自身思想境界, 提高自身业务素质的目的。
第四, 考虑到办公室文书这一岗位的特殊性与机要性。在实际工作中, 接收邮件与收发公文的过程中, 经常会有涉密与受控性文件出现。此类文件只要求领导知道, 作为办公室文书, 不仅要有严格的岗位操守, 还要有强烈的保密意识。身处领导左右, 信息来源多, 信息量大, 办公室文书应明白什么可以说, 什么不能说, 什么可以做, 什么不能做。特别是对于办公室的公章管理来说, 要严格遵照公章管理规定执行, 对于使用公章的场合一律要求盖章人签字, 经办人签字, 领导层最后审批后, 方可加盖公章。对于公章的禁忌应明白于心, 不得发生公章外借, 空白书面上盖章等事宜。保证任何加盖公章的前提下都是看见有领导签字在前。
二、如何提高办公室文书日常事务处理能力
1. 办公自动化系统的操作能力
随着信息技术的不断发展, 在工作中运用办公自动化系统, 不仅可以达到提高工作效率, 让每一个工作程序与细节都有据可查, 有条不紊。同时还可以达到, 把每一道工作程序都统一化, 标准化, 进而提高整个办公管理效率的目的。基于此, 作为办公室文书, 对于办公自动化的操作能力是决定其工作效率与业务素质的重要因素。如在系统内, 就可以通过实时的收件箱提醒, 及时发现来文与来件, 及时处理与回馈, 其实时性与准确性对于提高办公室工作效率意义重大。就目前而言, 办公自动化系统对于提高公司文件管理效率, 理清工作程序, 提高工作规范性与标准化, 增强工作中的计划性, 提高落实度来说, 有着显著的优势。如利用办公自动化系统通知整个单位近30个部室相关的开会事宜, 利用网上邮件的就可以直接发电子档进行统一通知。而且还可以通过查阅其打开邮件的相关记录, 得知哪个科室没有看到通知。这时就可以马上进行电话另行通知, 保证信息及时传达到位。
2. 工作技巧与工作要点
由于整个文书工作从接电话到会议安排, 文件处理, 资料归档, 从接待来访到完成领导与公司实时指令与要求。其工作中所面临的事项琐碎繁杂, 为了办好每一件事, 保证不出错, 文书工作中的技巧就相当重要。而备忘本的重要性就体现出来了, 把接到的事情都按列记录在本子上, 以轻重缓急来安排做事顺序, 对于重要的急事应优先处理, 对于可以总结成一次性的工作, 应进行归纳与统一整理。避免频繁打扰领导。对于提前十几天就发布的开会通知, 当场进行提醒。但同时应进行标注, 在临近开会时, 再进行提醒, 以尽到自身的工作职责。另外, 对于工作中的小细节应实时落实, 如打印机与复印机等小毛病, 在开会做会议纪要时, 应进行调整与修复, 防止由于此类小问题而造成整个会议工作的成效大打折扣。细节决定成败, 办公室文书人员应树立不出错就是一种水平的岗位意识。
三、结语
办公室文书工作的核心内容就是为领导服务。办公室工作的主要内容就应树立以领导需要为中心, 对于自身岗位职责要时刻与领导需求挂钩。紧跟领导要求, 对于各项工作中的细节与重点, 要做到忙而不乱, 多而不杂, 不遗漏细节, 不拖沓大事。对于各类办公室文书日常事务, 要妥善处理, 有所侧重。
摘要：作为综合素质要求高的岗位, 办公室文书不仅是为领导服务的人员, 同时还要求其具有渊博的知识、出色的专业能力与良好的工作作风及态度。笔者结合个人经验, 对如何做好办公室文书工作作若干阐述。
关键词：文书,工作,办公室
参考文献
[1]马润新.如何提高办公室文书处理质量和效率[J].陕西档案.2011 (04) .
【关键词】办公室文书信息；档案管理；工作效率
办公室文书档案在档案管理工作中占有非常重要的地位，文书档案的收集以及归档等一系列工作同时也是具有较强技术型与服务型的工作。近年来，随着时代不断发展，文书档案在各个企业都得到了肯定和广泛应用。要想让文书档案发挥其最大的作用，就需要相关工作人员努力保证文书档案资料的真实性与完整性，不断提升档案立卷的质量，充分利用当前发达的信息技术，让档案资料为推动企业发展发挥最大效用。
一、企业办公室文书信息与档案管理工作中存在的问题
（—）管理人员档案管理意识缺失
很多档案管理人员对档案管理工作缺乏重视，对档案管理工作存在误解和轻视，认为档案管理工作无关紧要，因此绝大多数的档案管理人员工作积极性不够高。由于档案管理工作没有得到应有的重视，因此档案工作在实际开展的时候一直处于无序的状态，并且档案自身的巨大作用也不能够得到有效发挥，失去了档案管理工作的意义，导致档案管理工作不能够满足企业发展的需要。
（二）管理人员之间的素质差异比较大
随着信息技术在档案管理工作领域中应用的不断普及，档案管理信息化的推进速度不断提升。在这种背景下，档案管理工作人员的个人素质以及业务操作水平会直接影响到档案管理的质量，尤其是当他们之间的素质水平存在较大差异时，会对管理方式的认知以及采用上存在很大分歧，选用不同的管理方式对档案进行管理时会影响档案管理的质量，不利于形成统一的归档形式，影响管理工作的效率。
（三）缺乏整体化的规划
随着电子信息技术的普及和应用，很多企业都已经顺应时代发展的形式，相继建立起了比较规范的电子档案管理系统，在很大程度上提升了档案管理的效率。不过由于这种电子存档系统处在初步试用阶段，管理人员还没有对其完全熟悉，使得在对档案信息的管理过程中存在很多问题，比如缺乏整体性的规划、没有协调运作的模式，这些都会影响工作的顺利进行，给档案管理带来很大不便。
二、提升办公室文书信息与档案工作效率的方法
（一）强化对档案管理的重视程度
要保证管理人员能够对档案管理工作给予足够的重视，因此要做的就是要提升档案管理工作人员对这一工作的认识程度，能够充分认识到档案管理工作所具有的重要意义。为了能够帮助管理人员提升对档案管理工作的认识，还可以做好對档案管理工作重要性的宣传工作，提升单位内部员工对这一工作的整体认知水平，从内心深处重视起来。
（二）加快培养档案管理信息化专门人才
档案管理工作是一项系统、复杂、对专业性要求非常高的工作，要想保证企业办公室档案管理能够适应信息化这种大环境，就需要培养这方面的专业化、复合型的人才。可以通过定期给档案管理人员进行培训和专业知识的教育，提升他们的知识水平和业务能力，适应信息化时代的管理需要。
（三）改善部门机构档案管理设施
要想能够迎合时代的发展需要，实现档案管理工作的现代化发展，还需要建立和健全档案管理设施，因为档案管理现代化本身就是一个非常复杂的系统化工程，它会涉及到计算机信息、网络、信息交互、数据传输等多个领域。所以为了能够实现档案管理工作的信息化，就需要投入大量的资金，增加档案管理设备的投入，并且提升工作人员的档案管理水平。同时要想实现档案管理工作走向信息化还需要购置专门的计算机信息、数码相机、打印复印设备、刻录机等设备并且对这些设备进行电子文档一体化管理。
要做好档案的管理工作，提升管理工作的效率需要做好以下两个方面：第一，要对信息程序进行精心的设计，设计出适合管理档案的具有科学结构的档案信息管理库；第二，要遵守相应的管理原则，具体来说就是在档案管理工作中要做到规范化、数字化。
（四）建立健全档案管理制度，让档案管理走向规范化、制度化
为了保证对档案进行更加科学高效的管理就需要建立新型的档案管理制度，有了科学规范的管理制度才能够保证对档案管理工作的规范化实施。有关的部门要把对档案所需有关信息的收集工作放到重要位置进行对待，确保收集到的信息的准确性、及时性，同时还可以通过利用电子计算机实现对档案的信息规范化管理。
三、结语
综上所述，随着我国信息技术的不断发展，档案管理工作不断受到企业部门的重视，档案的管理工作一直在不断进步。但是档案管理工作仍然处在发展变革的道路上，处在摸索阶段，难免会出现一定的问题，这些问题的出现会严重影响档案资料作用的正常发挥，企业要想能够充分发挥档案资料的作用，就需要针对存在的问题，找出解决的方法，从而提升档案管理工作的效率。
参考文献
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[3]王建伟，高祥国.办公室文书档案管理信息化[J].东方企业文化，2015，（13）.
作者简介：陈铭（1981-），男，河北吴桥人，供职于国网黑龙江省电力有限公司信息通信公司，研究方向：信息文书与档案信息化。
一年来，在政府办公室领导的带动下，在全体成员的帮助下，我紧紧围绕区政府办公室的中心工作，充分发挥岗位职能，不断改进工作方法，提高工作效率，较好地完成了各项工作任务，现作以简要汇报。
一、主要工作抓学习，不断提高自身素质。
1、加强思想政治学习，提高政治素质。认真学习马克思列宁主义毛泽东思想和邓小平理论，用先进的思想武装大脑，以共产主义为奋斗目标，以为人民服务为己任。该同志进入办公室以来先后，系统学习了毛泽东选集1-3卷、邓小平建设有中国特色的社会主义理论及江泽民三个代表重要思想，记各类学习笔记5万余字，读书心得数十篇，使自己的思想觉悟和理论水平都得到了显著提高，观察问题、分析问题和解决问题的能力明显增强。作为一名共产党员，经常温习党史，始终坚持学习党章以及党的路线、方针、政策，和党中央保持高度的一致。
2、加强业务知识学习，提高工作能力。该同志自到政府办公室以来，始终不忘加强自身业务学习。认真学习办公办文系统，规范文书档案归档，使文书档案管理的得井井有条。学习现代文书档案管理先进方法，注重平时积累，严格履行收发文手续，使年终档案归档工作变得有条不紊，受到上级领导的好评。该同志撰写的在XX区获奖，被送到市里参评；加强计算机知识的学习和开发利用。经常帮助机关其他科室和领导同志处理计算机方面的问题，还协助信息中心共同开发办公自动化系统操作平台。强化工作职能，服务中心工作。年初以来，按照办公室分工，由我负责办公室文书归档兼接待秘书工作，辅助抓大庆信息，我充分发挥自己的工作职能，以努力适应新形势下政府工作的需要。
1、严格把关，规范公文行为。全年处理省市各类文件460多件，起草区政府文件18件，区政府办公室文件29件。同时，认真贯彻落实，抓好上级的文件程序处理工作，做到了文件的及时收发、传阅、送阅，按照规范化标准，圆满完成了xx文书立卷工作，并提高了办文质量，加快了办文速度。在印信管理方面实行了等级审批制度，确认领导或主管领导签字后方可开信函、加盖公章，从而严肃印信管理，完善印信制度。
2、抓住热点，做好信息反馈。我从加强各位秘书负责的信息网络着手，拓宽信息覆盖面，重点开发特色信息、精品信息。抓住今年工作热点，先后撰写了、、等各类信息10篇，被转发8篇。
3、服务大局，接待工作上水平。凡是上级领导来我区检查指导工作，我都能够协同有关部门认真准备接待，拟定接待计划，注意接待细节，先后组织接待了副省长马淑杰带队的城建情况检查、全市重点工作检查、全市农业大拉练等大型检查30多次，从没有出现纰漏。8月2日，在接待全市工业大拉练中，由于检查内容多，涉及部门多，事前，在办公室全体人员的帮助下，制定了详细的接待方案，组织有关部门召开了协调会，安排分解了接待任务，认真起草打印了10个被检查点的基本情况，并附以彩图，装订成册，以图文并茂的形式介绍了工业工作进展情况，不但确立了办公室在领导、专家心目中的良好形象，而且还推动了办公室接待工作再上新台阶。
4、耐心细致，搞好后勤工作。政府办领导、调研员、秘书、司机和离退休人员共29人，日常后勤服务工作比较琐碎，面对大量的日常性工作和领导临时交办的事项，我都能抓紧时间，高效、圆满、妥善地办理好，为办公室工作的正常开展提供了有效保证。
二、存在不足一是政治理论学习虽有一定的进步，但还没有深度和广度。二是事务性工作纷繁复杂，减少了调研机会，从而无法进一步提高自己的写作能力。三是工作中不够大胆，总是在不断学习的过程中改变工作方法，而不能在创新中去实践，去推广。
三、明年工作打算
1、精益求精抓信息。要继续扩大信息覆盖面，健全信息网络，把基层的一些重点、难点、热点问题以及对全区有指导意义的典型总结出来，及时进行勾通反馈上报。同时，要保证信息质量，做到报喜与报忧相结合，力争在被省政府办公厅转发上实现零的突破。
2、尽职尽责抓印信。要严格发文标准，提高发文质量、做到文件的及时收发、传阅、送阅。明确印鉴管理程序，完善使用登记制度，禁止无登记、无审批用印现象的发生。完善各项规章制度，按照各项制度办事，做到收文有规范、办会有制度、办事有纪律，各项工作都有章可循，有据可依。
3、继续抓好接待工作。要不断加强个人修养，自觉抬高接待标准，利用网络学习其它省、市在接待工作上的先进工作方法，努力适应新形势下接待工作的需要，树立办公室良好形象。
大家好!
今天能有机会站在这里，参加直属分局机关工作人员岗位竞聘，我感到万分的荣幸和激动，感谢直属分局及各科室的领导们，你们精心组织了这次竞聘大会，给我们青年职工提供了一次展示自我的机会，再次谢谢你们。我竞聘的岗位是办公室文书一职。
一、我的个人情况：
我叫xx，于20xx年毕业于xx职业学院，大专文化，20xx年参加工作，20xx年来到段收费站，先后做过收费员，稽查员，监控员，在这四年多来，我怀着对公路事业的满腔热情，抱着维护法律、服务人民的愿望，始终在工作的第一线，从普通的收费员干起，努力向业务精通，经验丰富的站领导和同事们学习，政治思想觉悟和业务水平都有了很大的提高。
二、我的任职优势：
1、本人具有良好的思想品德修养和综合素质。多年来，无论是在一线收费还是在监控室工作，我都能自觉做到爱岗敬业，干一行爱一行，以高度的事业心和责任感来严格要求自己，服从领导、服务全局，兢兢业业履行自己的职责，踏踏实实干好自己的本职工作，对工作从未打过折扣，自己一贯注重个人品德素质的培养，努力做到尊重领导，团结同志，工作认真负责，不计较个人得失。
2、本人自认为有较强的工作能力。熟悉文书的制作、排版、印刷、复印及档案管理工作相关知识，能够掌握电脑操作、办公自动化系统等操作技能。我相信，有领导和同志们的支持，再凭自己的信心、能力和努力是能够胜任办公室文书这个岗位的。
3、当好领导的参谋和助手，认真履行文书档案员的工作职责，主动为领导工作服务，热情为广大职工服务。
4、创新工作方法，提高工作效率。提高服务质量。
最后，我觉得这次竞争对我个人来说是一次难得的学习和锻炼的机会。参与这次竞争，我愿在求真务实中认识自己，在积极进取中不断追求，在拼搏奉献中实现自己的人生价值，在竞争中完善自己。这次竟争无论结果如何，我都会正确对待，接受组织的考验，胜不骄、败不馁。我仍将一如既往的努力工作，为公路事业奉献自己微薄的力量。
作者编委会
册数规格全四卷 16开精装
出版社中国文化出版社2009年5 月出版公安办公室文书写作技巧与领导干部讲话经典范例大全 公安办公室文书写作技巧与领导干部讲话经典范例大全 详细目录
第一篇 公安文书写作综述
第一章 公安文书写作概述
第一节 公文写作基础知识 第二节 公安法律文书基础知识 第二章 司法文书写作常识与技巧 第一节 司法文书写作常识 第二节 司法文书写作技巧 第二篇 公安文书写作标准规范 第一章 国家标准
第二章 中共中央、国务院文件 第三章 公安部文件
第三篇 公安文书写作范例 第一章 行政公文与事务文书 第一节 行政公文及其范例 通告 公告 公报 通知 通报 报告 请示 批复 意见函 会议纪要 …… 第二节 事务文书 公安简报 计划 总结 信息 调查报告 述职报告 ……
第二章 刑事法律文书及其范例 第一节 写作方法与要求 第二节 立案文书 第三节 破案文书 第四节 通缉文书 第五节 强制措施文书 第六节 侦查讯问文书 第七节 调查取证文书 第八节 侦查终结文书
第九节 补充侦查与复议、复核文书 第十节 延长羁押期限文书 第十一节 看守文书
第十二节 律师参与刑事诉讼文书 第三章 治安管理文书及其范例 第一节 治安管理文书写作要求 第二节 治安管理处罚文书 第三节 公安行政复议文书 第四节 治安行政诉讼文书 第四章 交通管理文书及其范例 第一节 公安交通管理文书写作要求 第二节 交通管理处罚文书
第三节 道路交通管理听证程序文书 第四节 道路交通事故处理文书 第五节 车辆及驾驶员管理文书 第六节 道路交通管理规划审批文书 第七节 道路交通管理行政复议文书 第八节 道路交通管理行政诉讼文书 第五章 户籍管理文书 第一节 概述
第二节 户籍管理文书
第六章 消防管理文书及其范例
第一节 消防管理文书写作方法与要求 第二节 火灾事故处理文书 第三节 消防管理处罚文书 第四节 防火监督检查文书
第五节 消防工作计划、总结、简报类文书 第七章 劳动教养文书及其范例 第一节 劳动教养调查、审核文书 第二节 劳动教养聆询文书 第三节 劳动教养审议决定文书 第四节 劳动教养执行文书 第五节 少管文书 第八章 内部保卫文书 第一节 写作方法与要求 第二节 内部刑侦工作文书 第三节 内部治安工作文书
第四节 内部要害部门保卫工作文书 第五节 内部守卫工作文书 第六节 内部保卫协议文书 第七节 内部安全检查工作文书 第八节 内部消防管理工作文书 第九节 内部交通管理工作文书 第九章 出入境管理支书 第一节 写作方法与要求
第二节 外国人入出境管理文书 第三节 中国公民出入境管理文书 第四节 公安出入境边防检查文书 第五节 涉外治安管理文书 第六节 涉外刑事侦查办案文书 第十章 新闻宣传
第一节 公安新闻的结构与语言 第二节 公安消息 第三节 公安通讯 第四节 广播电视新闻
第四篇 领导干部场景讲话经典范例 第一章 会议讲话 第二章 报告总结 第三章 就职演说 第四章 竞选演讲 第五章 节日庆典讲话 第六章 活动致辞 箅七章 开幕闭幕讲话 第八章 揭牌挂牌仪式讲话 第九章 贺词致辞 第十章 欢迎词
一、企业办公室文书档案管理工作中存在的问题
随着公司的快速发展, 企业文书档案的增多, 原先隐藏在企业文书档案管理工作中的弊端逐渐凸显出来, 影响了公司的发展与进步, 造成企业发展的很多不便, 因此应重视企业办公室文书档案管理管理工作中出现的问题, 并予以解决。
天然气股份有限公司业务涵盖的范围十分广, 运营方面的部门也比较多。本公司各部门的相关文书、信息以及发展运营状况、传达信息、企业员工的档案信息均属于办公室文书档案管理的内容, 因此必须明确存在的问题, 才能全面提升档案管理工作水平。
(一) 档案利用与评估未进行优化
在公司档案管理的过程中, 并没有对档案利用价值的管理工作予以重视, 档案管理技术设备及信息系统工作运行特点与公司的发展阶段不匹配, 因此应该不断调整、完善公司内部档案利用过程中的保密机制, 完善并建立真正适用于公司运行的档案检索目录, 使公司内部的档案信息与资源价值能够被挖掘出来, 从而为公司的发展提供强有力的支持。
(二) 管理人员素质的差异
在档案管理信息化推进过程中, 管理人员的个人素质和业务操作水平的差异, 直接影响对管理方式的认知和管理方式的选择, 不同的管理方式会形成不科学、不统一的归档形式, 因此必须统一档案管理的方式, 使其向着科学化、智能化以及快捷化的目标前进。
(三) 缺乏整体的规划
随着电子信息技术的应用, 我公司虽然已经建立了较为规范化的电子存档系统, 但是在管理过程中还缺乏整体性的规划, 没有协调的运作模式, 导致文书管理过程中对各部门的归类不当, 从而造成整理方面很大的不便。
二、信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革
要想做好信息社会视角下的企业办公室文书档案管理工作, 就必须顺应时代发展趋势进行相应的改革, 使档案管理工作实现科学化、系统化、条理化, 使其能够促进公司的发展与进步。
(一) 推行“三全式”的管理改革
“三全式”的管理方法, 是针对于企业档案从形成到归档整个过程的一种新的改革方案, 其主要包括三方面的内容:档案的全过程管理、档案的全员式管理以及档案的全方位管理。
1. 档案的全过程管理。
从档案的形成到档案的归档均要制定有效的管理方案, 采取科学方法进行整理以及管理工作。
在进行资料收集的过程中, 要保证资料信息来源准确, 切不可浑水摸鱼运用虚假资料进行充数, 在进行归档的过程中, 要统一归档的符号以及方式, 例如用何种笔进行公文的书写, 在电脑输入的过程中应该建立何种系统以及打印输出文案的过程中应该采用何种纸质, 进行何种编号都要进行规范性的管理, 严格按照公司制定的相关规定进行文书档案的管理。
2. 档案的全员式管理。
对企业员工进行建档工作, 并且在每一份档案中标明工作性质。通过员工文书档案的制定, 实行工作责任制的管理制度, 有效提高员工的工作态度以及工作积极性, 促进企业的发展与进步。
3. 档案的全方位管理。
档案的全方位管理应该保证档案资料的安全, 对各个部门采取统一的管理方式, 不因哪个部门过于重要而进行忽视。
重视文书档案的隐秘性, 防止信息资料外泄造成不可挽回的后果。
(二) 进行系统化的管理
根据我公司的性质, 制定统一的管理模式与工作标准, 使文书档案的编制以及归档要求均符合我公司的发展目标, 使文书档案的管理能够与企业发展相适应。
对办公室文书进行系统化的管理, 有利于公司管理实现标准化、流程化以及精细化。在信息技术普及的当下, 应该重视办公室档案文书的管理模式, 是将公司档案文书制成电子文档的格式备份还是仅进行机读模式均成为应该考虑的问题。因此, 在这种背景下, 应该对至关重要的文件进行电子备份, 对检索式的文档进行机读模式的管理。而进行电子备份的文书档案既可用U盘亦可用磁带光盘作为存储建档的介质。
三、信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的创新
(一) 建立有效的信息档案管理系统
1.对公司文档进行规范化管理, 建立科学的信息档案管理系统, 将公司档案进行归类, 分为绝密、机密以及秘密、一般四种形式。
2.根据文件的机密等级, 进行建档管理, 公司的收文处理程序按照收文——分文——传送——催办——立卷——归档——销毁的顺序进行。机密的等级由公司起草人以及拥有阅文资格的管理层人员进行批示。
3.严格要求公司职员不得公布档案纹身的相关内容, 使公司的文书规范化。
4.文件起草以及建档过程必须遵循公司的相关制度, 要实事求是, 用此规范, 对于文件的种类与性质在管理归档时一定要严格明细化。
(二) 规范文书档案管理人员的素质
首先要培养办公室文书档案管理人员保密工作的意识, 提高其建档、归档的管理水平。
管理人员在规范自身行为的同时, 一定要明确自身职责, 在进行文件管理工作时, 应该分清文档所属的部门、文档的性质、文档的阅读权限、文档回复时是紧急文件还是急件或者普通件的性质, 严格遵守公司的保密制度。对一些没有价值性且不易泄露的文件及时销毁。
通过文书档案管理人员的素质规范从而提高档案管理的规范性。
(三) 实时性与科学性
信息化文书档案管理实现了传输信息的实时性, 通过相关管理人员的操作, 使传输的信息与对应的部门实现共享, 解决了管理工作的延时性特点。
(四) 制定相关管理制度
制定科学的管理制度以及有效规范, 使办公室文书档案的管理人员按照一定的规章制度进行管理, 提高了工作效率的同时实现了责任分工化。
1. 根据文件的不同内容, 进行责任分工。
2.办公室的文书档案一般存在着保密性的特点, 因此应该将保密内容与公众内容分离开来, 在信息化系统中实现内、外网的系统分离。
3.加强办公室文书档案的安全防护措施, 例如在计算机中装入防火墙、报警认证等安全软件, 防止办公室文书档案的泄露。
从天然气股份有限公司的运作中发现企业办公室文书档案管理工作存在的问题, 在信息技术普及的应用背景下对办公室文书档案管理工作进行改革与创新, 具有长远的价值与意义。这种文书档案工作上的改革与创新, 顺应了时代的发展需要, 提高了公司档案管理人员的工作积极性与技术水准, 保证了文书的安全以及科学有效性, 从很大程度上促进了公司的发展与进步。
摘要：随着社会的发展与进步, 信息技术已广泛应用于社会各领域。而在燃气行业通过信息技术对公司的文书档案管理工作进行改革与创新, 对促进公司的发展与进步, 保证文书的安全以及有效性具有重要的意义。本文通过对信息化视角下企业办公室文书档案管理工作中存在的问题进行分析, 从而提出改革与创新的解决方案。
关键词：信息社会视角,企业办公室,文书档案管理,改革,创新
参考文献
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关键词：办公自动化；文书档案管理；文档一体化；在线归档；档案知识管理
中图分类号： TP317.1 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）29-41-2
0 引言
伴随着现代企业信息化的发展，企业信息化和办公自动化已成为主流的趋势，为文档一体化的实现创造了比较好的条件，而文书档案作为企业档案中的重要组成部分，在新的办公自动化管理环境下如何更好地管理，以及借助信息化的发展如何助力知识管理的推进，本文将围绕着这两个方面进行阐述。
1 办公自动化的应用对企业文书档案管理的影响
1.1 为实现文档一体化创造了条件
对多数企业而言，文件处理工作与档案管理工作是分设两个职能部门管理的，如办公室和档案室，办公室负责文书处理工作，档案室负责档案管理工作。两个部门以归档为界线，文件在归档前属办公室管理，归档后属档案室管理。在这种管理制度下，文件在两个相对封闭的部门中分开运行，文书处理和档案管理工作各自独立，前后没有关联起来，导致文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案。
而在办公自动化条件下，可以把办公用的纸面上的公文、流程转移到计算机上来执行，大量的电子文件就在自动化系统中产生，实现从文件生产到归档全程控制，避免了前述问题。同时也将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。
1.2 提高了文书档案的管理、利用的效率
企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁是企业档案管理的基本流程，而有了办公自动化系统，归档前的文档的处理就可以在系统中实现，提高了企业档案管理的水平和效率。
2 办公自动化环境下企业文书档案管理的措施和方法
2.1 将OA系统和档案管理系统衔接起来
企业在新建办公自动化系统时，为避免办公自动化系统中文件管理的功能与档案管理系统的功能不衔接、不兼容，档案管理部门要提前介入参与其设计规划，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，在满足文件处理工作的基础上充分考虑档案管理的需求，兼顾后期的归档和利用，使两个不同阶段不同性质的工作有效地结合起来，整体上做好流程和总体框架的设计，保证文件传递的安全性、准确性和时效性。
2.2 实现在线实时归档
在线实时归档是从文档一体化管理出发，使电子文件从形成、流转到最后办理完毕后及时归档在系统中得到了实现，实现了档案全生命周期的系统化管理。
下面将针对企业网上制发的文件和接收外单位的文件来实现在线的实时归档。
企业网上发文，由文件的起草人在起草电子文件时就对文件的内容价值进行鉴定，内容的鉴定需接受档案部门的监督和指导；文件草拟完毕后进行审核签发复核校对等，直到正式签署形成，流转到归档环节进入到档案管理部门的数据库或者计算机服务系统。档案部门在第一次鉴定的基础上，进行第二次鉴定，对鉴定为需要长期保管的文件下载下来，存储到光盘或者移动硬盘中保存，并确认有些文件是否需要印制成纸质保存，通过双套制来降低档案保管的风险。
对于企业需接收的外单位来文首先进行收文登记（如接收的是纸质文件，需扫描放进系统中），收文管理也是办公自动化的一部分且和档案管理系统进行关联的，接收登记后进行审核分发办理等，后续的处理流程同企业网上发文。
2.3 电子文件的安全管理
随着办公自动化的应用，系统中产生了大量的电子文件，而如何保证电子文件的信息安全至关重要。需要做到以下几点：
①实现系统安全功能的完整性，运用加密、防火墙技术及计算机病毒防护措施等。
②建立完善的安全管理制度，在此基础上，建立档案信息安全保密的工作小组（可由公司保密部门、文秘人员及其他相关部门组成），贯彻落实安全责任制，保证档案信息网络的安全。
③强化管理人员的安全意识，系统要建立身份认证，设定用户权限，在权限内规范操作规程，按要求维护。
④对电子档案数据备份两种以上媒介，定期进行检查，发现问题及时恢复；将记录媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟踪软件版本升级硬件设备更新换代的情况，及时做好数据格式转换。
2.4 根据企业自身情况，对永久或者长期保存的重要文书档案进行“双套制”归档保管
尽管采取了多份备份、防病毒、防删除等多种的形式进行防范，为了保险起见，多数单位仍旧采用档案纸质原件归档与数字档案资源同时归档并存的方式，在没有根本性解决方案前，仍然会延续下去。
保管的纸质文件主要是用于查原件和长期保管，平时日常查阅主要是网上查询电子版。
2.5 建立文书档案的现代管理模式
传统文书档案管理模式主要是手工管理，内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等。其中在整理纸质归档文件时，因为没有计算机检索采取的多是人工立卷归档，归档案卷的质量依赖于立卷人自己的经验和理解，没有完全统一的立卷标准。
而办公自动化系统的广泛应用，为现代文书档案管理模式的建立提供了技术条件。在办公自动化环境下，电子文件的网络归档成为主要的归档部分，所有的电子文件都在相关系统中产生，相应的文书档案管理的一系列工作包括文件的拟定、审核、签发、登记、编号等各个环节必须按照系统的要求规范操作，以保证所流转的文件信息的规范性、准确性。同时在保证办公自动化系统和档案管理系统结合的基础上，明确电子文件归档和档案人员整理的流程和环节，对著录的标准也要进行统一规定。
2.6 制定相应的标准规范体系，加强规划和部署
制定相应的标准规范是非常重要的。一方面，为推进文件生成规范化、制度化，按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的细则规定，结合企业公文形成、运转特点，联合制定相应的公文行文规则、办理流程和归档细则，明确归档范围。另一方面，根据《电子文件归档和管理规范》要求，结合系统建设需求，合理解决OA 办公系统和档案管理系统的预归档的规则制定、端口对接等问题，实现系统间“无缝”对接和公文形成到归档前全程管理。
3 办公自动化环境下企业文书档案管理的利用
在传统的档案管理模式下，如何从海量的档案中快速准确的查询到使用者所需要的档案信息一直是传统档案管理的难题之一。而办公自动化技术的应用，很好地解决了这一问题，从技术上摆脱了手工检索的弊端，从业务上经过系统的梳理，都是结构化的档案数据，两方面保证了档案的高效利用。
办公化系统中文档流转的信息都可以为档案管理所利用，这样在利用档案时，按照相应的关键词进行搜索，能迅速且多方面的查询到所需要的信息，在有权限的前提下，或者经过相关人员的审批下就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供多维度的查询视角，如文档信息按照项目或者部门分类流转等，提高了档案信息检索的效率。
4 办公自动化环境下企业文书档案的管理如何助力知识管理推进
在当下的知识经济时代，人们越来越认识到知识对社会进步的重要推动作用。现代企业的核心竞争力更是少不了知识管理的推进。而档案作为企业知识信息的重要载体，在知识管理过程中必将发挥其重要作用。
通过办公自动化系统来实现文书档案信息的科学管理，各业务部门的文件处理人员将有关重要的文件、资料及时通过公司的办公自动化系统处理，文件流转完毕后网上归档到档案管理系统， 档案人员对其进行鉴定、整理和加工提炼，形成各类企业知识库，经提炼的信息又可以通过办公自动化系统和档案管理系统为用户所使用，促进员工的知识交流，使文书档案管理逐步向档案知识管理模式迈进。
参 考 文 献
[1] 库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（09）：50-51.
[2] 顾文婷.企业文书档案管理需要前端控制思想[J].陕西档案，2014（03）：34-35.
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