复印室管理制度（精选15篇）
根据校内实际工作需要，为节约开支、保护设备、便于工作的开展，特制定复印和打字工作管理制度。
1、打字复印材料必须见各科室科长签字后方可进行打字复印，未经签批的，一律不予打印。
2、打印材料前必须先登记签字后办理打字复印。
3、凡是打字的材料一般按签批的先后顺序进行，特殊情况经特批可优先办理。
4、复印机由专人管理，其他人员不得擅自使用。
5、打印室要做好打字及复印材料登记监督管理工作，不得漏登或错登。
6、打字人员应本着节约开支的原则，最大限 度地节约纸张等耗材，防止浪费。
复印设备的基本功能是复印、扫描和打印, 而存储相关信息并不是这些设备的基本功能。复印设备可以通过光缆直接与本地计算机相连或者仅仅是一个独立的设备, 因此大部分公司组织没有考虑复印设备的安全问题。从采购的角度来说, 价格和功能是考虑的基本因素, 但是现在, 复印设备与公司网络相连, 内部有处理单元并运行常用的商业操作系统, 此外还可以将信息储存在内部的非易失性存储器中, 有些复印设备的内部甚至集成有服务器和路由器, 除此之外, 许多公司和组织对其使用的复印设备没有详细的清单, 也不清楚每个复印设备具有哪些功能, 特别是在处理、存储和传输信息方面, 这些都会给公司的信息安全带来很大的风险。
因此, 美国国家标准和技术研究院于2014年9月提出了NIST IR 8023《复印设备风险管理》标准, IR表示该文件为NIST内部报告内容, 主要向特定读者描述相关技术方面的内容, 包括向NIST的资助者提交的过程和最终报告, 也报含NIST开展的短期项目的实施效果。《复印设备风险管理》标准简要描述了复印设备使用过程中存在的安全风险和漏洞利用方式, 并且提供了一系列的安全控制措施来降低相关风险。该标准还适用于平板电脑和手机的复印、扫描和打印功能, 同时为负责购买、安装、配置、维护和清理复印设备的人员提供安全指南。
2 标准主要框架
标准首先介绍了复印设备的两种风险来源和常见的漏洞利用方式, 对每种攻击方式造成的危害进行了详细介绍, 并对相关人员的角色和责任进行了细化同时给出了指导意见。该标准还从复印设备整个系统发展生命周期的各个阶段进行信息安全风险分析, 给出每个阶段的安全配置策略和相关人员的行为管理, 最后给出了安全风险评估流程图, 根据此流程图对复印设备进行安全风险评估, 并得出评估分数:高于115分的为高风险;60~115分为中等风险;低于50分为低风险。不同的风险等级需采取不同的安全控制措施:高风险等级需要更换复印设备以满足最低的安全要求, 安装防火墙和协商合同时要有技术人员的全程陪同;中等风险等级时要采取相应的补偿措施, 以达到可接受的安全风险要求;低风险等级需要在表格中注明可以接受并进行监控。
风险评估流程图从与复印设备风险相关的整个策略流程出发进行安全风险评估, 通过每一项风险问题的结果得出相应的安全风险分数, 根据流程图的指示逐项确认并得出最终的风险分数, 依据总分数将安全风险分为三大类, 同时制定不同的安全控制策略。限于等幅, 此处不列举原图。
3 标准关键内容
3.1 风险来源
复印设备的安全风险主要来自两方面:网络接入和非易失性存储介质。如果不采取相关的安全控制措施可能会对公司的信息和设备造成破坏, 常见的漏洞攻击有以下数种:拒绝服务攻击、垃圾邮件攻击、数据截取、篡改数据、攻击过期或未打补丁的操作系统和防火墙等。
3.1.1 网络接入风险
与网络接入相关的潜在漏洞和攻击有以下方面:未加密的信息遭受非法公开和修改;开放的端口或协议会使数据通过该设备流入和流出, 攻击者会利用这些没有使用的开放端口协议非法访问设备进行数据篡改、暴露管理控制台和拒绝服务等攻击;无线介入会使未加密的数据被恶意截获;任何有权限访问的人员都对复印设备有潜在的威胁, 如果一些设备的远程访问不进行控制或自动下载认证可能会使设备安装恶意软件、木马、非法接入网络其他的区域、危害相关配置设置信息。
3.1.2 非易失性存储器风险
现在很多复印设备使用非易失性存储介质来管理任务和控制设备。复印设备处理的信息会实时地存储在非易失性存储器中, 有些设备会使用移动存储器, 这些存储的信息可能会暴露给很多黑客从而对数据的保密性和完整性造成破坏。这些漏洞包含以下方面:任何存储在复印设备中的未加密的信息可能会暴露给任何有权限的访问人员或者成功进行网络攻击的人员;复印设备或存储器进行清理、购买或更换时内部存储的信息会被非法人员恢复;外部维护或远程访问的人员会下载或复制存储的公司信息。
3.2 行为风险管理
以下从复印设备的整个系统发展生命周期的各个阶段的信息安全考虑, 为企业尽早建立安全策略提供保障, 并为企业购买符合其自身安全等级需求和风险承受度的复印设备时提供指导。
3.2.1 启动阶段
在这阶段决定设备如何使用的关键因素包含以下方面:使用设备的人员和地点;是否连接网络;设备所处理信息的影响等级;设备所需的功能;确定是购买还是租用设备;保护设备和信息保密性、完整性和可用性的安全控制措施;哪些设备的功能能达到安全要求和提供合适的安全影响级别;公司是否需要设备服务合同, 服务合同中有多少控制策略;安装、配置、管理、维护和保护设备需要哪些技术和人员;员工是否要培训如何安装、配置、管理和维护设备。
3.2.2 开发或购买阶段
在这个阶段公司会考虑像之前描述那样的设备该如何使用, 同时在该阶段对于价格、安全性和功能要权衡利弊综合考虑。除此之外, 如果安全措施不能满足合适的风险级别, 要调整相关措施, 这些修正的安全控制措施不使用的话, 公司要考虑设备提供的安全功能与需要满足的安全要求之间不符合造成的风险是否能够接受。以下是需要考虑的安全功能:可编辑的配置设置;制造商提供的安全配置;图像覆盖能力;非易失性存储器的物理保护;设备能够被内部员工或在预期的使用期限内进行维护;在传输和存储信息时能够加密;能够对行为进行监控;能够记录审计结果;能够进行认证;访问控制等级;网络配置和端口设置功能;明显篡改的解决方案;自动安全关机。
获得复印设备后一定要记录以下信息:供应链信息;初始和自定义配置设置;安全使用策略;其它安全要求信息。
3.2.3 使用阶段
在安装设备使用之前需要安全配置复印设备和实施安全控制措施, 每个设备都有自己特定的功能和安全选项, 需要考虑的安全措施包括以下方面:检查和应用制造商提供的合适的安全配置;使用加密网络协议、密码加密和存储加密;贴标签提醒非易失性存储器的安全配置;限制或禁用远程访问、不允许制造商进行监控;限制或禁用文件共享、关闭不使用物理和网络端口、建立MAC地址IP地址的白名单;修改初始密码、使用用户身份认证检索、限制使用管理员权限、限制用户或服务技术人员修改配置设置;能够进行实时图像覆盖;启用审计和事件日志;配置监控和错误处理功能。
3.2.4 操作和维护阶段
在该阶段很容易对设备造成危害, 要定期检查软件和系统的工作日志并定期审计, 经常进行漏洞扫描, 对系统实时监控, 以下几种警告可能会产生危害:显示故障或显示信息错误;材料损耗较快;任务经常出错;配置设置非法修改;设备运行变慢;设备使用更多带宽;时间戳混乱或不合逻辑;经常与未知IP地址和邮件地址通信。
3.2.5 清理阶段
对复印设备的使用期限进行估计以确定什么时候需要进行清理或更换, 尤其是设备内部的存储介质的清理。
3.2.6 服务合同和租赁合同
在购买或租借时应考虑以下方面:进行维修时去除存储介质;供应商技术人员进行维护设备时应清除掉存储介质中的数据;不允许供应商技术人员以任何方式去除存储介质中的信息;查看供应商技术人员是否违反合同条款并防止他们获取企业信息。
4 对我国标准化工作的启示
美国针对复印设备风险管理已制定了一系列的标准, 对管理人员和技术人员的行为都做出了详细的描述, 我国制定该方面的标准可以适当借鉴, 但由于我国在技术领域方面与国外还有一定的差距尤其是复印设备的核心技术基本依赖于国外, 自主化率较低, 因此我国的复印设备的安全性受到严重的威胁, 制定符合我国国情的安全风险管理标准刻不容缓, 除了借鉴该标准中的指导意见外还要综合我国复印设备的现状, 在采购、部署、使用、维护和清理更换整个生命周期内从技术要求和人员管理方面制定详细的规范标准。
NIST下设的信息技术实验室 (ITL) 旨在通过提供国家计量和标准化基础设施技术来提升国家经济和人民生活质量。该实验室对该标准提供了相关的测试方法、流程和数据分析, 对标准的顺利完成提供了很好的支撑。这对我国的标准化工作提供了很好的启示, 我国的相关标准化研究机构也应该建立相关实验室为标准化工作提供技术支持和依据, 同时积极与国内企业展开合作, 发挥引导作用。
5 结语
《复印设备风险管理》标准中所提到的安全控制措施引用了美国国家标准和技术研究院的相关标准和报告, 结合复印设备的功能性和安全性的特点做出了详细说明, 以此为公司和组织的采购、使用和维护人员提供安全指南, 除此之外还对公司的风险管理策略提供了指导意见。
为全面完成中心文件的打印任务，保证中心工作正常高效运转，为中心办公提供优质服务，根据文印室的工作职责和任务制定本制度。
一、打印、复印文件的管理
文件打印是中心办文的重要环节。文印室要坚持及时、准确、规范、高效的原则，做好打印工作，为中心办公提供优质服务。
（一）打印、复印的范围
1.文件打印经党政办审核、领导签发后，由党政办统一安排文印室打印；
2.未经中心领导签发、不用编号，由党政办安排打印、复印、翻印的有关会议材料、资料、非正式文件；
（二）打印、复印要求
1.根据打印文件的编号顺序和轻重缓急由文印室负责人安排打印或复印，确保及时、准确、清晰。校对稿差错率控制在1%以下；排版要美观、大方、规范；印刷整洁、清楚、迅速。
2.按照“谁拟文，谁校对”的原则，认真校对，避免差错而造成浪费。
3.妥善保管好打印、复印文件底稿，不得丢失损坏。
4.机密文件要安排专人打印，并及时进行清除，不得存盘，确保不泄密，其它文件应注意存盘、备份。
5.中心各科室所有打印、复印文件材料均须登记，计入科室成本支出。各科室人员非办公用的资料不得擅自拿到文印室打印，打印人员有权拒绝打印。
6.凡配备计算机、打印机的科室，一般性文件、业务报表、汇报
材料、工作计划、总结等，印制份数较少的由科室自行印制。确需安排文印室打印的，应由科室提供电子档文件（U 盘或网络）传送至文印室，由文印室印制。文印室。将影印数量记录至“文印材料登记簿”
7.凡需打印的正式文件由党政办审核，中心领导签发，由文印室负责印制。
8.密级文件未经拟文单位同意，不得复印、翻印。
9.每年12月31日统计各科室文印数量，报送财务科，计算科室办公成本。
10.需在外印制的资料，必须经党政办同意，否则费用不予报销。
11.中心文印室不对外开放，但在中心办理相关事务中确需文印的，为方便群众，按市场价收费，其费用由财务室或委托（文印室）收取。
二、设备维护和保养
（一）各单位微机，每天做好清洁工作，并定期对计算机进行检查、杀毒，非本单位工作人员不得操作本单位计算机。
（二）一体机和复印机应专人使用和管理，其他人员不得自行操作使用。在没有急件的情况下，要定时使用、集中印制，非专业人员不得操作，因违规使用和操作一体机和复印机造成的损失，由当事人承担由此而产生的一切后果。
（三）联系维护单位，定期对计算机和复印机等文印设备进行维修、保养，确保设备的完好和安全。
三、文印室工作人员守则
（一）服从领导。在党政办的领导下，认真贯彻执行中心的有关规定，自觉接受局党政办的业务指导，圆满完成中心的文印任务，为中心争先创优做出贡献。
（二）爱岗敬业。热爱本职工作，努力钻研业务，增进团结，相互学习，取长补短，不断提高业务技能和水平。
（三）热情服务。端正工作态度，牢固树立服务第一的思想，不断改进和提高服务质量。
（四）确保质量。文件打印做到及时、准确，差错率低，排版格式规范，印制整洁、清楚、迅速。按要求及时处理各种急件。
（五）严格遵守保密制度。对机密文件要设专人打印，并及时进行清除处理。
2、卷子须使用标准八开纸张，上下左右边距各留2厘米;
3、提前1—2天交稿，按先后顺序复印、印刷;
4、同样内容只制一版，避免重复印刷;
5、禁止复印、印刷个人材料;
6、为了更好的管理，不得让学生来交稿复印、印刷。
7、保持室内卫生，定期对一体机、复印机进行检修、维护。
8、除文印人员外，其他人不得随意使用机器，如因违反规定造成的损失，由个人负责赔偿。
（1）运行中的住院病历因复印需要带离病区或诊室时，应当由主管医师携带和保管，并将复印申请人带至医院病案室复印；复印时，申请人必须在场。严禁将病历资料交给患者或其代理人或其他非本院医务人员。
（2）病案室受理复印申请，应在医务人员按规定时限完成病历后予以提供。
（3）公安、司法机关因办理案件，需要复印病历资料的，应当在公安、司法机关出具采集证据的法定证明及执行公务人员的有效身份证明后予以协助。
（4）受理复印申请人范围。
①患者本人或其代理人。
②死亡患者近亲属或其代理人。
③保险机构。
（5）复印时需提供的证明材料
①申请人为患者本人的，应当提供其有效身份证明。
②申请人为患者代理人的，应当提供患者及其代理人的有效身份证明、申请人与患者代理关系的法定证明材料。
③申请人为死亡患者近亲属的，应当提供患者死亡证明及其近亲属的有效身份证明、申请人是死亡患者近亲属的法定证明材料。
④申请人为死亡患者近亲属代理人的，应当提供患者死亡证明、死亡患者近亲属及其代理人的有效身份证明，死亡患者与其近亲属关系的法定证明材料，申请人与死亡患者近亲属代理关系的法定证明材料。
⑤申请人为保险机构的，应当提供保险合同复印件，承办人员的有效身份证明，患者本人或者其代理人同意的法定定证明材料；患者死亡的，应当提供保险合同复印件，承办人员的有效身份证明，死亡患者近亲属或者其代理人同意的法定证明材料。合同或者法律另有规定的除外。
（6）复印的病历资料经复印申请人核对无误后加盖病历复印专用章，病案复印经手人员填写《病历复印登记表》备案。
（7）复印范围：门（急）诊病历和住院病历中的住院志（即入院记录）、体温单、医嘱单、化验单（检验报告）、医学影像检查资料、特殊检查（治疗）同
意书、护理记录、出院小结。其余部分不予复印。
（8）发生医疗纠纷事故争议时的封存病历复印执行《医疗事故处理条例》中相关规定。
1 资料来源
资料来源于我院2007年-2008年由医务科开据《病历复印(调阅)审批单》,由病案室抽调病历在医务科复印的统计数据,并逐个核对,复印目的了解明确,数据可靠。见表1。
2 结果与分析
个人复印2008年比2007年多456份,2007年个人复印占全年的49%,2008年个人复印占全年的68.47%,2年个人复印病历总计1 793份,占60.25%,2008年比2007年多11.25%,说明患者法律意识提高。许多人是为了保存自己住院病案资料或者为转院就诊的需要或是为了复诊、复查或者继续定时治疗等而要求复印相关病案资料,其中要求复印各种实验室检查报告单者居多,也有少数患者是为了明白消费而要求复印病历。
保险公司2008年比2007年少95份,2007年保险占全年的49%,2008年保险占全年的30.59%,两年保险复印病历总计1 145份,占38.47%,列居第二。说明现在人们的保险意识增强,保险公司也不断开发新的险种,所以大多数患者还参加商业保险、农保及其他的医疗保险。其次,病案资料作为医疗档案,它详细地记录着患者的既往史、现病史、发病时间、病情轻重、治疗方案、医疗费用、检验检查报告及影像学报告、住院时间等,保险公司在理赔过程中,为了证明事实,了解患者的住院情况等需要到患者就医的医院进行核实,因此它在保险中可以防止诈保、骗保,为投保人核保理赔提供原始资料,为保险机构起监督审核作用,方便了保险机构,从而增加了向社会服务的覆盖面。
用于法医鉴定、伤残评定、处理交通事故、解决纠纷、诉讼及法院调查总计36份,占全部的1.28%。我院是一所综合性二甲医院,患者在处理以上问题时多需要病历资料作为证据和伤残评定的依据,同时也提示有关部门应加强安全教育和安全防范措施。
3 复印中应注意的的问题
医疗纠纷。由于患方缺乏基本医学知识,当出现一些疗效差、预后不理想、患者在短期内突然病情恶化甚至死亡时,患者家属一时难于接受,对医疗过程提出异议,为寻找发生“医疗事故”的证据,设法通过病案查找原因;其次确有医方过失,患方为拿到证据要求复印病案;第三,由于医方技术含量增高、医用材料或治疗方法的选择不同,导致相同的患者之间的医疗费用差异悬殊,加上医患双方缺乏沟通,一旦出现不可避免的并发症等,造成医疗费用大幅度上升,患方对高额的医疗费用不理解,从而对医疗费用提出质疑,试图通过查病案找出高额费用的原因而复印病案。从2007年-2008年复印总数来计算,复印量占到出院人数的近5.82%。从某种意义上说病案室已经由过去单纯保管型转向服务型,病案室已成为医院一个重要的服务窗口,成为反映医院服务形象的一面镜子。
3.1 加强思想道德教育,改进工作作风,提高病案管理人员素质。
病案复印工作是病案管理工作的重要组成部分,它的地位和职责要求复印人员除必须具备一定的医学知识、管理能力和沟通能力外,同时还必须具有良好的思想道德修养和优秀的个人品质。从事该工作的病案管理人员首先应对自己的工作有着浓厚的兴趣和执着的热情,保持高度的事业心和强烈的责任感,对待工作严肃认真、一丝不苟、脚踏实地,树立全心全意为人民服务的意识[2]。
3.2 认真学习有关法律法规,增强病案管理人员法律意识。
随着我国法律法规的不断完善,使医院病案管理从一般化管理上升到法制化管理,由规章制度管理转变为法律监督管理。这就要求病案管理人员必须认真学习病案管理的有关法律法规,深刻领会其实质,充分认识病案的法律效应,努力提高自身法律意识,自觉遵守病案管理法律法规,坚决维护病案原始记录,严禁任何人涂改、伪造病案,确保病案的真实性、可靠性和完整性;更不能销毁、丢失病案,否则,要负一定的法律责任。同时病案管理人员要不畏权势、不徇私情、秉公办事,忠实履行自己的职责,绝不能泄露患者的隐私,复印人情病案,以免产生不必要的医疗纠纷,给医院和个人带来不利影响[3]。
3.3 建立健全严格的病案复印管理制度。
为配合新的《医疗事故处理条例》和《医疗机构病案管理规定》的实施,病案室必须制定相应的病案复印管理制度,明确病案资料复印的手续、流程、内容以及可提供的范围。复印病案时,不管出于何种原因,若需要复印病案资料的人员,必须出示证明。申请人为患者本人,应出示本人的身份证,申请人为患者代理人,应出示本人及代理人身份证和有关的证明材料,经医务科审核批准后,病案管理人员方可在复印申请人在场的情况下复印病案资料的客观部分,以示真实性,病案管理人员应在病案复印件上加盖专用章,并将所有身份证和关系证明材料的复印件存于病案中,以备后查。
3.4 改善服务,加强沟通;
争取理解,避免矛盾。不论病案管理人员接待什么层次的复印者,都要服务周到、主动热情,以真挚的感情与之交流,避免生、硬、顶。特别是接待医疗纠纷情绪激动的患者及其家属,应主动与患者或家属进行交流,及时进行沟通化解,使服务全过程充满着关爱和信任,减少冲突和纠纷的发生。
3.5 加强未归病案的复印管理工作。
对于未归的病案资料,当患者及其代理人有复印要求时,首先应向医务科提出申请,经医务科批准后,由病案管理人员查验身份证、患者代理人身份证和关系证明材料等,由患者所在的临床科室派专人在规定的时限内将复印的病案资料送医务科复印,力争未归档病案复印工作无差错。
摘要：目的了解患方要求复印病案的原因和理由,进行分类分析。方法对我院病案科2年来复印的病案资料进行分析。结果复印原因中,个人复印占60.25%,医疗保险公司复印占38.47%。结论加强思想道德教育,改变工作作风,提高病案管理人员的素质,认真学习有关法律法规,增强病案管理人员法律意识,建立健全严格的病案复印制度,改善服务态度,避免矛盾冲突。
关键词：病案资料,复印,分析
参考文献
[1]魏叶军.我院近三年病案资料复印情况统计分析[J].中国病案,2006,7(5):11～12
[2]袁健萍.2005年病案资料复印情况分析[J].中国病案,2006,7(10):11～13
一、从业人员具有本市常住户口和经营能力。
二、营业使用的房屋、场所符合安全规定。
三、具有相应的设备、资金和技术人员。
四、具有健全承印登记管理制度，有专人承接业务和凭证登记。
五、承印单位委印印件时，应登记承印单位证明，详细登记单位名称、地址、经手人姓名、委印函件的编号；承印个人印件时，详细登记委印人姓名、住址、身份证编号。
六、未经委印者同意，不得留存印件。
七、发现违法犯罪或可疑情况，及时向公安部门报告。
八、不得承印国家机关的公文、证件及各种密级的文件、文稿、图纸
管 理 制 度
一、打字员要严格履行岗位职责，坚守工作岗位，做好各类文件、材料的校对及打印工作，打字员不经领导批准不得随意打(复)印文件，打印文件前必须先由局领导签字，到办公室挂号，否则不予打印，对经手的文件要注意保密。
二、打字员在印制文件时，应按照国家行政机关公文处理办法，正确恰当地使用公文的格式文件，明确行文规则、行文关系，各种文种之间不能混淆使用，不得随意设定文件字体、字号，制做版记要规范
三、打字员要及时维修和保养电脑、打印机、复印机，确保正常使用。
四、加强业务学习，规范操作程序，逐步提高业务技能，违规操作责任自负。
五、监督各管理站及科室人员遵守打字室规定，打印、复印材料后要及时签字。
六、保持室内清洁卫生，禁止在微机室吸烟、打闹、高声喧哗，非工作人员不得动用微机设备。如随意动用打印设备，造成设备发生故障或损坏的，由当事人负责赔偿。
七、严禁将本场各类文件、资料泄露给他人。
八、不得承印未正式发表的领导人的讲话稿和领导人讲话的记录。
九、不得承印货币、有价票证和国家计划供应的票证。
为规范公文传递程序，提高公文办理效率，确保我院公文行文的严肃性，使其对全院各项工作更具指导和促进作用，特制定本制度。
一、公文的类别 本制度所涉及的公文主要分为外部公文和博物院内部公文两大类。外部公文主要指上级单位或其他单位发来公文;博物院内部公文主要包含两种：一是 XX 博物院党委文件，二是 XX 博物院文件。两类文件均从每年 1 月 1 日起分别开始编号（XX 博物院纪委发文列入党委文件编号），不得出现漏号、重号现象。
二、内部公文格式要求 1.院党委发文，要严格按照中共中央办公厅关于《中国共产党机关公文处理条例》执行;院行政发文，要严格按照国务院办公厅关于《国家行政机关公文处理办法》执行;不得随意改变、制造公文名称。
2.拟打印的公文文件内容要求简明扼要，语言准确、精炼，文面整洁清晰。
三、公文收发、传阅制度 1.收发公文由办公室指定专人负责。收文时要认真检查邮件、来文、来函、传真件的收文单位、密封标识、件数，核对无误后方可签收，签收后及时登记传阅。文件管理人员对登记、签收的文件、公文和其他文字材料，要及时送办公室主任签署传阅、分办意见，再由文件管理人员分送至有关领导批示或交有关部门承办处理。
2.在办理公文传阅时应按照规定程序严格履行审签手续，兼顾时效性。文件管理人员要随时掌握公文去向，对急件、特件应在半个至一个工作日内完成传阅落实程序。一般文件亦应及时传阅，最长传阅落实程序应控制在 2 个工作日内。
3.公文按程序传阅签署后，要按照领导签署意见及时部署落实，公文原件由办公室收回并存档。承办部门负责人在公文原件上签字后可自行复印相关公文，用于落实参考或存档。
4.公文传阅、印发范围应按照发文机关单位的要求执行，不得随意扩大印发传达范围，要严格注意加密文件的保密和安全。
5.不准私自携带秘密公文外出探亲、访友或去公共场所。确因工作需要携带秘密公文外出时，应经院主要领导批准并采取安全保密措施。
6.文件管理人员对急件的处理，应本着“急件急办，特事特办”的原则，注意跟踪急件的流向和办理结果，并将急件收回存档。
7.要严格责任究。对公文收发、传阅、督办、落实等各环节采取责任制，相关责任人担负相应环节的责任。
四、内部公文打印、复印制度 1.公文的打印应严格按照审批程序进行。公文打印前，文件起草部门应认真填写文件打印审批单。公文草稿需经文件起草部门负责人把关并签字确认，由办公室负责审核并签字确认，审核完成后交院分管领导审批、签发，办公室负责打印正式文件，并复印发布。
2.对于不履行公文打印审批程序的部门所拟文件，办公室不予打
印成文。
通过近二十年对复印机维修和对各类新款和旧款复印机的研究。在定影部分存在着几个很难解决的问题:(1)耗电大,可以说复印机的用电量70～80%是定影部分使用的,一般复印机的定影加热灯都在900W左右;(2)等待费时,复印机预热是以定影温度是否达到设定温度值的时间而确定的;(3)定影辊及温度检测系统故障率高。
一、问题产生背景
1、作者一直从事复印机的维修和研究工作,特别关注着复印机的发展趋势,进入上世纪90年代末数码复印机的出现,使复印机进入了一个有明确断代的时期。由于数码复印机采用了内存记忆,冷光源扫描,激光器输出复印信息,在扫描成像这个系统中大大减少了机械运动和扫描灯的输出功率,在这一系统中达到了较好的节电效果。但是在定影这个系统中还是一直沿用着老款模拟机定影方法,还是加压和加热结合定影方法,没有什么质的改进。
2、目前有光固化技术、射线固化技术、光敏反应技术,如果采用一定能量光波,并用这一能量的光波照射到能够使发生固化作用的墨粉混合物中,即可完成这一课题。
二、最新进展和难点
1、目前还没有人对复印机的定影系统提出这样高效节能及结构简化改进方案;
2、难点:寻找激光光束或某一波段能量有效的低功率输出冷光源来做定影光束;
3、改变复印机显影墨粉的组成成份。
三、主要内容:
1、复印机的功率一般在1KW到2KW之间,原来模拟复印机的扫描灯功率一般在100W到200W之间,而现在数码复印机扫描灯为冷光源,其功率只有几十瓦,在复印机的这个方面节电有了较大的改进。但是复印机要主要功耗是在定影系统上,现在的所有复印机的定影系统均采用加热和加压相结合的方法。加热部分均采用加热灯,一般加热灯的功耗都在900W左右,根据不同速度的复印机定影灯的功率有差异,一般是复印速度越快,定影灯的功率越大。因为要在最短的时间保持定影温度的恒定,确保每张复印件有效定影。所以定影灯的功率基本占到复印机全部功耗的70～80%,如果改变复印机的定影系统,不使用加压和加热这一方法,而采用光固化技术,这就会省去复印机的加热灯,用功率较小的冷光源来替代高功率的加热灯,将减少复印机电耗为60～70%。那么每台复印机每小时节电大约为0.7～1KW左右,按我国复印机年产量50万台左右计算,全世界大约为800万台左右计算,每年全世界的节约电能为(每台复印机每天工作5小时计算,每年按250天计算),70亿千瓦小时,这将是一个巨大的节电工程,这将对我国目前倡导节能降耗有着十分现实的意义。
2、复印机进入复印时,需一定的预热时间,这主要是通过定影系统中热敏电阻检测定影温度是否能够达到定影的需求。改变后的定影系统除去了这一环节,复印机不需预热等待,开机可即用,节省了时间,同时减少了复印机预热等待不作为功耗。
3、复印机的定影过程,实际就是将附着在复印纸上的墨粉图文,通过加热和加压,固化在复印纸上,使墨粉图文牢固的附着在复印纸上使其不掉粉、不脱色、不变形。采用光固化技术,要求在复印机的出纸部分的上方,用选择的某一波段能量有效冷光束向下照射,把从输纸部传送过来已有图文的复印纸经过这一光源的照射后,复印纸上的图文墨粉瞬间发生光敏反映形成固化,使复印纸上的图文达到不掉粉、不脱色、不变形等复印定影所要达到诸多工序要求的技术指标。很迅速的完成了复印过程的定影步骤。
四、达到光扫描定影,必需具备下列5个条件
1、当复印件从输纸部分通过固化发光器下方后,固化过程应瞬时完成,这个固化过程不应超过复印出稿速度前后两张纸的间隔时间。
2、固化光束应是窄缝光,绝对不能影响和干扰扫描成像光和感光鼓的光敏特性及感光鼓的使用寿命。
3、固化光不能温度过高,应是室温,不能受气候、室温、湿度及自然现象的影响。
4、不能造成工作环境的污染和对人身的伤害。
5、复印机墨粉在正常环境中,在一定的时间内,暴露在自然光线中不应曝光失效。
五、问题讨论
1、主要筛选光源,确定有光波分析能力专业技术单位或专家协作完成光源的确定工作;
复印人员要共同维护好复印机及其他文印设备，保持清洁。 七、复印人员复印完毕后要将复印机切换至“节能状态”，并将未用完的复印纸放回原处，将废纸及时处理，并做到随手关灯。 八、文印室工作人员应树立严格的保密观念，严格遵守保密制度，不得随意将打印、复印或传真资料中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。复印人员应当认真保管好密级文稿、软盘，及时销毁密级文件印制后的印刷版和作废了的印刷件，防止泄密。他人在文印室操作时，非相关人员不得在文印室逗留，不得随便翻阅打印件和复印件。 九、工作人员初次违反上述规定的，给予批评，屡教不改或给中心造成不良的社会影响或较大损失的，给予警告直至辞退。 十、本办法由办公室负责解释。 十一、本办法自印发之日起施行。
文印室管理规定
编号TX/XZGD-007-
4一、目的为进一步完善管理，规范公司文印工作，节约公司成本，促使员工更合理、高效地使用文印设备，特制订本规定。
二、责权
公司文印室由行政部统一管理；公司IT对所有的打印次数和内容都做统一的管理、记录。
三、适用对象
公司全体员工。
四、打印、复印
1、公司文印室只打印和复印各类文件、通知、规定、制度、计划、总结、函件、通报、信息、简报及其他公文材料。
2、文印室的打印机打印和复印需要在复印机上输入账号密码才能进行操作，否则复印机无法工作。部门内部文印设备不做加密要求。
3、公司文印室不承印个人以及外单位人员的资料。
4、使用人员应控制好时间，提高工效，要爱护机器，规范操作。
五、纸张管理
A4纸：公司各部门每月可至行政部领用纸张，在没有提出申请的情况下，各部门每月可向行政部领取一包A4纸，如用量超过一包的，应向行政部提出申请，经行政部批准后可额外领取纸张。（相关文件《办公用品领用计划表》）
其他纸张：如部门需要使用其他纸张的，需到行政部领取后方能使用。
六、监督与统计
行政部负责对各部门打印和复印情况进行监督和统计，行政部将不定期对各部门使用纸张及复印打印内容进行抽查，如发现有违法、违规及上班期间利用公司资源进行私人行为，一经发现公司将通报相关部门及人力资源部并予以处罚。具体处罚措施将根据《江苏泰尔新材料股份有限公司奖罚管理规定》执行。
七、保密性
使用人员要严格执行保密制度，遵守保密纪律，未经公开的内容不得外传。违者一经发现公司将通报相关部门及人力资源部并予以处罚。具体处罚措施将根据《江苏泰尔新材料股份有限公司奖罚管理规定》执行。
八、实施
本制度自发布之日起施行。
九、解释权
本规定解释权、修订权归行政部。
行政部
关键词：复印机,性价,成本
静电复印机是20世纪40年代的产物,从复印机诞生以来,给人类在文字处理方面带来极大的便利和快捷。尤其在当今快速发展的社会里,大量而快捷的信息资料处理,在这个领域就会行成一个市场,这个市场就要从复印机的使用和采购来计算最优使用性价。
最优使用性价采购原则从静电复印机的设计结构分为两大结构,每大结构分3种性能(见图1)。从使用单位来分,有两种:一是以复印机使用为赢利性单位;二是使用复印机为非赢利单位,但要在使用中进行成本核算(见图2)。对复印机的设计结构和性能进行分类。
图1中将复印机划分为模拟和数码两大结构,因模拟复印机是20世纪90年代前生产的使用热光源。复印成像过程,使用可见光扫描一次成像一次,机械和光学系统较为复杂,机械运动较多,电路设计分立元件多,系统集成化低,所以这类复印机复印效果差,分辩率低,故障率高。在上世纪90代后期,各厂家纷纷推出数码复印机,这类复印机采用的是不可见光成像技术,并设有内存储模块,所以一次扫描可以多次成像,机械运动少,光学系统简捷,电路设计集成化高。因此这类复印机的复印效果好,分辩率高,尤其它带有内存储模块,因而可以兼做打印机和传真机使用。同时它的使用故障率也较低。其次是复印机的运行成本,虽然数码复印机存在着很多优点,但必竟是推入市场没有几年,其整个的技术指标还有待于继续完善,该复印机的墨粉净化率高,目数小、价格高,感光鼓和定影系统使用寿命也较短,尤其有些小型数码复印机感光鼓和墨粉盒为一体,只要用完墨粉就要更换感光鼓,一般这样感光鼓使用寿命不到2万张(A4幅面),复印每页均分价格太高,所以一般这类数码复印是低速机和较早期出产的数码复印机。它基本是延续了激光打印机感光鼓和墨盒的型式,同时厂家这样设计也有一定用意,把主要的利润放到耗材上,同时又防止假粉和假感光鼓的侵入自己的市场。对中速和高速数码复印机同样存在的墨粉价格偏高,感光鼓使用寿命偏低的缺陷。虽然数码复印机的机械运动和光学运动较少,电气系统故障也较低,但运行成本不低。模拟复印机感光鼓和墨粉基本全是分离状态,模拟复印机分辨率低,复印效果较数码复印机差,墨粉净化率低,墨粉的目数大,所以相对来说墨粉的价格较低,尤其模拟复印机进入我国市场寿命长和国内拥有量较大,所以国内有很多厂家能够生产出这类复印机的墨粉,因此墨粉的价格更为低廉。早期的模拟复印机的感光鼓大致有几种,如硒鼓、硫化镉鼓,有机光导体鼓,这些感光鼓一般直径较大,使用寿命较长,象硒鼓还可再生使用,这些感光鼓厂家设计使用寿命一般在6万至8万张左右,但在实际实践过程中发现一般都使用10万张以上,甚至有的达20万张,所以这类复印机运行成本较低。
我们根据图1中指出的复印机的速度来了解以下复印机的运行成本,一般的无论数码复印机还是模拟复印机同品牌、同类机型都是速度越快机器的体积越大,相配套的设备也越多,功能越多,机械零部件的材质越好,使用寿命越长,所以机器的造价越高,市场销售价也高。一般复印机的速度划分是以每分钟复印A4幅面的页数来划分的,每分钟复印A4幅面小于20页的为低速机,每分钟复印A4幅面大于20页小于40页的为中速机,每分钟复印A4幅面大于40页的为高速机。低速机的使用寿命以实践经验看一般在20万张至50万张不等,那要看具体的品牌和使用场所及平日的使用保养情况。中速机一般的使用寿命是在70万至100万之间,高速机一般的使用寿命在200万至1000万,甚至有的些厂家生产的高速机的使用寿命在1000万以上,在使用和维修低、中、高速复印机实践过程中发现,高速机的机械配件的材质要明显好于中、低速机的机械配件材质。同样中速机的机械配件材质也要好于低速机,进口配件的使用寿命和材质要好于国产配件,但价格上也有很大的差异。如一些齿轮,最主要是定影齿轮、主电机齿轮、显影齿轮,低速复印机这些齿轮常坏,有些机型甚至复印2-3万张,就将齿轮给磨损了,尤其有些国产齿轮按上后复印几千张就打齿或磨损,造成复印机几乎无法正常使用的地步。但中速机和高速机很少有齿轮磨损和打齿的情况,就是有个别现象换上新齿轮也能复印几十万张,所以说低、中、高速复印机的配件材质有区别,当然价格也有很大的差别。
电气系统不同速度的复印机区别也较大,因复印机的速度越快,相对的功能较多、功率较大,所以电气系统设计较为复杂,制造成本相对较高,市场价格也会较贵。
一、从复印机的使用单位划分(见图2)
1、以购置复印机做为对外进行有偿服务的单位,这样的单位购置复印机做为主要的生产工具,复印机象的工厂的生产机器要用它创造产值和利润。譬如一些打印复印店、广告公司、小型印刷厂,象这类企业购置复印机的主要原则是(1)复印机的本身价格;(2)使用成本;(3)复印机的复印效果和相适应的群体;(4)复印机能耗和附件的配备。
(1)复印机的本身价格:各用户要根据自己实际情况来确定自己购入机器的种类,从品牌上确定主要看同类机器各品牌价格,有一定的区别,例如都是低速机看谁的便宜。再者用户每月的复印数量为多少,如果月复印量小于5千张买一台低速机就可以了,如果月复印量小于3万张大于5千张买一台中速机,如果月复印量大于3万张就可以买一台高速机,因为复印机的速度越快价格越高,所以就要根据你单位当前的财力和当前的应用能力以及今后的发展,还有每年的拆旧来全面考虑购置复印机,因为一般的复印机使用寿命3-5年。
(2)使用成本:复印机在能够产生较客观的利润同时使用成本也较大,这是任何使用复印机产生利润的用户要精打细算的。首先要考虑耗材的价格、主要单张复印件的均分价格,耗材我们细化一下主要是墨粉、载体、感光鼓、上、下定影辊、清洁纸、清洁辊、清洁刮板、电极丝(网)等,在确定几个复印机品牌后,就要比较这几个品牌复印机的复印每张均分耗材的价格比看准最优。譬如每盒(瓶)墨粉的复印数量,载体的复印数量、感光鼓的复印张数,定影辊、清洁辊、清洁板等的使用寿命,都要在购置复印机前比较好,有些耗材是以数量来计算价格的,但有些耗材是数量和时间两个方面来计算寿命及价格的。象墨粉、载体就可以用复印数量来计算使用寿命和价格,但感光鼓和清洁刮板就要从数量和使用时间来进行计算寿命和复印每张的均分价格,因为感光鼓的感光度有一个时效性,有的感光鼓虽然没有复印至设计张数,但是感光鼓表面感光体材料失效,造成复印效果差不能使用,再是清洁刮板一般都是橡胶做的,时间一长橡胶老化变硬,也就无法使用了。其次是复印机的使用故障,有的复印机故障率较高,你虽然当时购机可能在同类复印机中比其它的品牌便宜一些,但是它的使用故障率较高,这样就减少了你正常运行时间,同时减少了产值和利润,所在在购机时应在确定某品牌中某类机型后,应多向使用该类机型用户了解一下,会给你在今后的使用中减少不必要的烦恼。
(3)复印机的复印效果和相适应的群体。如果你是对外复印,而且是大众群体,根据上述的原则,购置某品牌某类型的模拟机就可以,因为模拟机的总体运行费用低,复印效果还能说的过去,如果你的主要用户是政府机关、出口企业,这些单位对复印件的要求较高也不吝啬复印费,那么就选一款适合的数码复印机,最好是带打印接口的,这样有些文字材料以电子邮件发到你电脑的邮箱里可以直接用复印机输出,复印效果也好,当然运行成本也高,但产值和利润不一定不会低,因为复印收费标准不一样,这就象完成一件事标准不一样,投入和产出的效果也不一样。
(4)复印机能耗和附件的配备。复印机主要能耗是用电功率大小,一般情况下是同品牌相同复印速度的机器,模拟复印机的用电功率要大于数码复印机的用电功率,同品牌中高速机的用电功率大于低速机的用电功率。不同品牌的复印机设计电路不一样节能效果相差很大,无论购置什么样的复印机一定要带有节电功能的,尤其是复印机在待机的情况下,只要将节能键一按,复印机就保持在节能状态,切记不要用一次复印机开一次机,这样不仅不节电,反而对感光鼓的磨损很厉害。因复印机的主要耗电器件是定影器,复印机的复印速度越快,要求定影器维持恒温不间歇的时间越长,定影灯不工作停顿时间越短,所以复印速度越高的复印机定影辊越粗,转速越快,定影灯的功率越大,因此复印机的用电量越高。一般的复印机的用电功率都在一千瓦以上,定影灯的用电功率要占到复印机总用电功率的80%以上。其次是附件的选购,一般附件有输稿器、分页器、装订器、翻页器、纸库等。复印速度越快的复印机应配备附近件越齐全,这样能充分发挥复印机的速度。低速机就要适当考虑附件的选购,因为工人就可以适应复印机的速度要求,毕竟复印机上述附件价格不菲,附件的价格与复印机自身的价格基本差不太多,甚至有些高速机的附件比复印机自身的价格都要高,所以在购置这些附件时要因用施财,不要花而不实浪费钱财和资源。
2、非赢利单位要成本核算。这类复印机使用单位大多是企事业单位,而是多部门共用的一台复印机或是有专设的复印室,各科室、部门用复印机有指标或是计帐,到一定时间进行各科室的复印成本核算,然后为下一阶段制定复印计划做依据。这类单位在购置复印机时一般购置附件较齐全,某些较有影响的品牌机较为适合,也应根据上述四个标准来选购复印机。但是它只是进行成本核算,不以赢利为目的,要求的复印效果好,复印纸张质量高,所以这些单位购置高性能的数码复印机较好,尤其一些政府行文,进出口报关单,地方法规、统计、财务报表等一些比较正规文字材料,它是以不惜计算复印机的使用成本,来保证文字材料的复印出时间性和复印质量的,所以这类单位在购置复印机时选好品牌很重要,在选好品牌的同时要与经销商签好维修服务协议,另外在总采购资金不变的情况下,可考虑同品牌同型号的多台次采购。譬如:可以买一台高档次的高速机,也可以买二台同品牌的中速机,第二种采购方法有一个好处,两台复印机的配件和耗材可互用,这样对无停顿复印运行做了充分的保证,不会出现复印机坏了不能复印,都在等待的场面。
为加强环境管理，节约和合理使用复印机、纸张，减少浪费，减少环境污染，结合我单位实际情况，特制定本规定。
一.复印机
（一）加强对复印机的使用管理，复印文件必需经该部门负责人批准方可，并如实登记。对不重要的复印件应尽利用复印纸的背面。月底复印机管理人员应将使用情况汇总上报办公室。
（二）有关部门下文时，在允许的情况下，几个文件可结合发，能用半页尽量用半页纸，文件下发范围尽可能缩小、减少发行量。
（三）各种文件稿件需经最后天定稿，并经总经理签字后方可打印、复印。
二.纸张
（一）在打印机旁的醒目位置贴上“节约用纸，善待资源”之类的提示语，提醒人们时时刻刻不要忘记保护资源。
（二）办公室指定一个人或几个人充当节约用纸负责人，主动地减少、再利用和回收纸张。
（三）将需要打印的文件事先仔细检查，免得出现了错误再需要重新打印。
（四）在保障基本需要的前提下，尽量将页眉页脚和边距缩小，将段间距和行间距缩小，将字体缩小，力求每张纸都能容纳更多的内容。
（五）除了正式的公文外，单位内部流通的文件尽量使用双面打印。
（六）同事之间如果需要共享文件，尽量使用网络传输。
（七）办公室工作人员需要制作名片或者信封时，尽量使用再生纸印刷。
（八）在办公室饮水尽量使用自己的杯子，一次性纸杯仅提供给客人使用。
（九）重新利用单面打印过的纸张起草文件、做便签和内部备忘录。
（十）在办公室中设置废纸回收箱，将已经充分利用的纸张、废报纸、废书等放入回收箱中，积满一定数量即可卖废品，既回收了纸张，又为办公室创造了经济效益。
（十一）在单位内部对纸张使用进行监督并设立减少纸张使用量。
为进一步落实学校节能减排工作切实提高广大教职工的节约意识，培养勤俭节约办学的良好习惯，发挥现有资源的作用，特对学校打印机、复印机使用作以下规定：
一、配备
学校领导、校办公室、教导处、德育处、总务处分别配备打印机一台，文印室配备打印复印机一台、一体机一台。
二、使用
1.打印机由所在部门负责保管、使用及维护。
2.文印室由专人保管使用，其他人不得私自开启及使用。3.打印纸及耗材由总务处统一保管，各部门领取时做好登记，每学期汇总通报一次。
4.部门材料由所在部门打印，办公室只负责校级领导材料的打印，各部门打印材料同时做好记录，领取打印纸时一并交回。
5.部门及教研组、教师复印材料填写复印通知单，由部门负责人签字送校办公室由专人负责复印，50张以上的材料经分管领导签批。文印室对打、复印的材料要进行登记，总务处要进行核对考核。
三、维护
1.所有打印机、复印机在学期开始时集中维护一次，正常损坏由部门提出申请，经领导审批以后进行维修。2.打印机、复印机属学校财产，使用时应爱惜和掌握正确方法，禁止锤击或拍打。复印数量不得超过50页，超过50页需暂停一段时间，让机器充分休息。外单位使用打印复印机时，须经有关领导批准。
3.打印机、复印机等设备下班后必须切断电源，如有损坏应请专业人员维修，禁止非专业人员随意拆卸。
在2015年3月31日中国人民大学人文社会科学学术成果评价发布论坛发布的《2014年版“复印报刊资料”重要转载来源期刊》中,根据2012—2013年度“复印报刊资料”学术专题刊转载数据与评审专家组综合评价,《中国高教研究》入选为“复印报刊资料”重要转载来源期刊(2014年版)。
《2014年版“复印报刊资料”重要转载来源期刊》根据期刊转载数据和同行专家评议结果遴选出期刊747种,入选期刊按学科专业优势和综合性期刊主办单位类型进行了组合,最终形成了入选期刊总名录,高等院校学报、社科院(联)主办综合性期刊、党政干部院校学报3张综合性期刊列表以及21张专业学科期刊列表。
