基层党建档案分类

基层党建档案分类（通用9篇）

基层党建档案分类篇1

为了适应新时期基层组织建设工作的需要，不断提高我院党员管理工作水平，使党员的档案管理工作进一步制度化、规范化，有效解决党员档案管理工作中存在的问题，现就做好规范党员档案管理有关问题通知如下：

１、工作职责

各党总支（直属党支部）、城市学院党委应指定思想素质较高、责任心强的党员干部专门负责党员档案的管理工作，并把其名单（见附件）报党委组织部备案。党员档案管理员职责是：负责保管、收集和整理党员档案材料，办理党员档案的查阅、借阅和转移手续，登记党员变动情况，为有关部门提供党员情况，做好党员档案的安全、保密、保护等工作。

２、归档范围

（1）入党申请书；

（2）团员入党推优表；

（3）思想汇报；

（4）入党积极分子培养考察情况表；

（5）自传；

（6）学习成绩总表（学生党员）；

（7）外调政审材料（或直系亲属政历情况说明）；

（8）综合政审材料；

（9）学院党校结业证书（复印件）

（10）党内外群众意见原始记录；

（11）院级以上（含院级）的获奖证书（复印件）；

（12）入党志愿书；

（13）预备党员半年考察鉴定表；

（14）预备党员转正申请书；

（15）可供组织上参考的材料。

３、管理办法

（1）教职工预备党员档案由党委组织部收集、管理；教职工预备党员转正后，组织部将其党员档案移交到学院人事处档案室，归入本人的人事档案中。教职工正式党员档案由学院人事处收集、管理。

（2）新生党员在入学时，凭组织关系转移介绍信到党委组织部办理组织关系转入手续，把自带的党员档案及时交到所属的党总支（直属党支部）或城市学院党委。各党总支（直属党支部）、城市学院党委要认真做好新生党员信息登记、档案登记、收集工作。接收档案时，要仔细审阅、鉴别，发现材料不全或有质疑的，要查明原因，及时向上级党组织汇报情况。

（3）学生党员的档案，统一由各学生党员所属的党总支（直属党支部）或城市学院党委分别进行管理。

（4）各党总支（直属党支部）、城市学院党委要认真做好预备党员考察、转正、管理等工作。学生党员毕业时，应及时为学生党员办理组织关系转移手续，并将整理好的学生党员档案移交到学生处，由学生处转给接收单位。

（5）暂缓就业的毕业生党员，组织关系及档案继续保留在所属总支（直属党支部）或城市学院党委。暂缓就业期间，毕业生党员若落实了组织关系接受单位的，应及时到各所属基层党组织、党委组织部办理档案及组织关系转移手续。暂缓就业期满，还没落实组织关系接受单位的，各党总支（直属党支部）、城市学院党委应按时为暂缓就业毕业生党员办理组织关系转移手续，并把整理好的学生党员的档案移交到学生处，由学生处移交给学生党员所在生源地党组织。

（6）被取消预备党员资格、退党、开除党籍的，其有关材料存入本人人事档案。无人事档案的党员的档案材料要归类，由所属基层党组织独立存放。

（7）党员档案实行一人一卷，各基层党组织要对党员档案进行分类管理，如：预备党员和正式党员，专科生党员和本科生党员。各基层党组织要建立健全党员档案的定期收集整理制度、保密制度、借阅制度、定期核查制度、接转制度等工作制度，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊，对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

４、档案的借阅

（1）借阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。党员档案的查阅须经基层党组织主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，方可查阅，未经党组织批准，任何个人或组织不得查阅党员档案。上级党委、纪委因办案需要，持有关介绍信或证明材料，即可借、阅党员档案。

（2）党员档案一般不借出使用，如有特殊情况借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，严格履行登记手续，填写好《党员档案上交、借还登记表》（见附件），并限期归还。

5、几点要求

（1）各党总支（直属党支部）、城市学院党委要加强对党员档案的规范化管理工作，对档案管理工作予以高度重视，切实加强领导，指定思想素质好，责任心强的党员专门负责档案的管理工作。要为党员档案的保管提供充足的档案柜架和装具，提供安全场所和保管条件，确保档案的安全和保密。

（2）要严格按照文件的要求，做好查漏补缺工作，所缺内容尽量搜集归档，使党员档案管理工作步入规范化、制度化的轨道。

基层党建档案分类篇2

一、档案分类

1. 档案实体分类, 亦称为保管分类或排架分类, 档案实体分类

是实实在在地对每一份档案文件划分或组成保管单位, 使档案文件从无序到有序, 固定其排放位置, 即对档案的分类排架与分类整理。档案实体分类包括三个层次。

(1) 国家档案全宗的分类。这是对国家全部档案进行的最高层次的分类, 是按照档案的若干重要属性 (形成机关的级别属性、历史时期属性、专业部门属性、档案制成材料属性等) , 从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如, 我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆;按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆;按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆;按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。

(2) 档案馆馆藏档案的分类。这是对一个档案馆全部档案的分类, 一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不同, 可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如, 我国各地方综合性档案馆, 首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案;建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群等。

(3) 全宗内档案的分类。这是对一个全宗的全部档案的分类, 一般是按组织机构、时间、形式、问题等特征进行分类。例如, 一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部等若干类;一个企业的全部档案可以按照职能分为行政管理类、业务管理类、基本建设类、会计类等。

2. 档案信息分类, 亦称为条目分类、目录分类或检索分类, 档

案信息分类是将每一份档案文件或每一个保管单位乃至所含的信息内容, 著录成条目, 然后再对条目进行分类, 即对档案的分类编目与分类检索。为了建立统一的档案检索系统, 我国于1987年出版了《中国档案分类法》, 并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规则》, 作为全国通用的档案分类标准。以《中国档案分类法》为例, 它的第一级类目是按照政治、文化、经济的顺序分为A中国共产党党务、B国家政务总类、C政法、D军事、E外交、F政协、民主党派、群众团体, G文化、教育、卫生、体育, H科学研究、J计划、经济管理, K财政、金融, L贸易、旅游, M农业、林业、水利, N工业、P交通、Q邮电、R城乡建设、建筑业, S环境保护、土地管理, T海洋、气象、地震、测绘, U标准、计量、专利, 共十九大类。在政治上, 它概括了国家的全部职能;在文化上, 它与人类知识分类是一致的, 反映了一切知识门类;在经济上, 它反映了经济的各个领域。

二、档案实体分类与档案信息分类的相同点

1. 分类对象相同。

实体分类和信息分类都是以档案为对象。实体分类是对一件件档案划分类别, 信息分类是对档案文件或案卷著录成的条目划分类别, 它虽然不是直接对档案文件的分类, 但条目是相应文件或案卷的缩影, 所以, 信息分类对象也是档案。

2. 分类目标相同。

实体分类与信息分类, 都是为了揭示档案的内容和成分, 将其系统地组织起来, 实现对档案的科学管理和合理利用。

3. 两种分类都包括划分和归类等工作, 一般应遵循逻辑原则。

三、档案实体分类与档案信息分类的区别

1. 分类范围不同。

实体分类只限在一馆所藏的档案范围内进行, 其中档案的分类整理, 大都限于一个全宗之内。而信息分类, 一般都超越全宗甚至档案馆、档案室的界限, 在更大的范围内进行。为了全面开发档案信息资源, 充分发挥档案的作用, 实现档案资源共享, 可以在全国或一定地区内, 进行统一编目, 组织目录中心。我国从20世纪80年代开始, 在国家档案局的统一规划和组织下, 以中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆为主分别筹建了革命历史, 明、清和民国档案资料目录中心。

2. 分类标准不同。

实体分类主要是遵循档案的形成规律, 维护档案之间的有机联系, 用历史的方法来划分和集中档案。这种分类采取的是来源原则, 即作为一个机构、组织或个人在职能活动中积累起来的全部种类的文件, 应当作为一个单独的整体集中保存, 不同来源的档案不能混合, 以档案的来源作为分类的主要依据和标准。整理档案中采用的全宗原则, 将一个全宗的档案看作一个有机整体;全宗内档案以年度、组织机构等客观存在为标准进行分类;保持文件之间历史联系的立卷原则等, 都主要是根据档案的形成规律和特点来确定的, 多年来的实践充分证明, 这些原则和方法对于档案实体的分类是科学的、适用的。信息分类以档案内容记述和反映的国家机构、社会组织的职能分工为主要分类标准, 我国目前正在使用的档案信息分类标准是国家档案局编写出版的《中国档案分类法》, 它是一部具有中国特色的分类法, 从我国档案信息资源构成的实际出发, 分类法能够容纳各个历史时期、各项社会实践活动所形成的各类档案。

3. 实施阶段和具体做法不同。

实体分类在整理阶段完成, 属于整理工作的内容, 其具体做法是:现行机关在拟制立卷类目时首先要选择本机关采用的分类方法, 确定分类方案, 然后在类目下确定案卷的条款, 立好的案卷应根据分类方案的层次和顺序进行排架, 并据此编制案卷目录。机关档案移交给档案馆后, 档案馆对档案实体的分类主要表现为根据立档单位的情况区分全宗、编制全宗号以及进行全宗排列。至此, 每一件档案便有了完整、固定的档号和最终的排架位置;信息分类是在编目阶段完成的, 属于检索工作的内容, 其具体做法是:对一份文件、一个案卷通过分析题名、审读正文等方法将其主题及其诸因素分析出来后, 根据《中国档案分类法》准确判断类别, 按照分类规则进行标引, 然后对其进行系统排列, 如给予分类号等, 将其编制成分类目录。

4. 作用不同。

档案实体分类使档案文件从初始的凌乱状态有序化为合理科学、层次分明的单线排列, 是档案整理工作中的重要环节, 全宗内的档案只有经过分类, 才能进行立卷、排列和编目, 档案实体分类对于现行机关平时的立卷归档和档案馆 (室) 的案卷整理排列、编目和上架, 都有着现实意义。档案信息分类是对档案信息进行分类并使信息有序化, 方便用户对档案的检索利用, 满足社会各方面对档案信息资料的需求和利用。

档案实体分类和档案信息分类既有同一性, 又有差异性, 两法应该并存, 各展所长。

参考文献

[1]陈智为等.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2008.

[2]中国档案分类法编委会.档案分类文集[M].北京:档案出版社, 1990.

文书档案分类的一般方法篇3

一、年度分类法

就是根据形成和处理文件的年度，将全宗内的文书档案分成各个类别。它以时间为标准，按年度设类，将全部文书档案逐年分开。

运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将其归入相应的年度类别，这是保证分类质量的关键。在实际分类工作中，应注意以下几种情况：

一是在实际社会活动中，不仅有通用的公历年度，一些特殊行业和部门由于工作性质和特点的需要，在工作上使用与公历年度不同的“专业年度”，如教育部门使用的“教学年度”一般是从每年的9月1日到次年的8月31日，类似的情况还有会计部门的“会计年度”、粮食部门的“粮食年度”等。这些特殊部门的档案在采取年度分类法时，应该从单位的实际情况出发，按照“专门年度”进行分类。

二是某些文件上有几种日期，如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、发布日期和收文日期等，这些日期有时还不属于同一年度。在这种情况下，要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期。通常的做法是：内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据；来往文件中收文以收到日期为根据；法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据；跨年度处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。

三是一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期，对此需要根据文件的具体情况，采取适宜的办法考证和判定文件的准确或近似的日期，并将其妥善归类。

二、組织机构分类法

就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。

采用组织机构分类方法应具备一定的条件：第一，立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定。内部组织机构经常调整变化的立档单位，不宜采用这种方法。第二，立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况，并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责，其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致。第三，立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记，如收文章、发文号等。

组织机构分类法的类别设置，一般是以立档单位内第一层组织机构分类，需要时也可以分到第二层组织机构，往往有一个机构就设一个类。如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等，采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等。各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定，把领导机构、综合机构排在前面。如果一份文件同时涉及几个机构或部门，应按立档单位内部的统一规定划定归属，如几个部门联合办理的文件应归入主办单位。

三、问题分类法

就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。它以文件的内容为标准，按文件所涉及的问题(事由)分类。如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类，销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后服务等进一步分类。

这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确，各个同级类目应当互相排斥，并按文件的主要内容进行归类。因此，相对而言，这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平。

为确保每份文件都能正确归类，使用问题分类法时应注意以下几点：一是在设置分类体系和类目时，要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务，并依据档案的具体情况分门设类；二是分类层次和类目不宜过多过碎，否则人们在理解上容易发生误差；三是要正确使用逻辑学原理设置类目；四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件；五是若一份文件同时涉及几个问题，应研究并确认其中的主要问题，将文件归入相应类别。

档案整理分类方案篇4

为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案管理的有关规定，结合本公司档案整理实际情况，特制定本方案。第一条本方案规定了档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。

第二条档案分类原则是以公司所有在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。本方案适用于本办公室档案实体的分类、整理和排架管理。

第三条本方案共设置9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。

1、公司文件（代号：01）

2、办证管理（代号：02）

3、合同管理（代号：03）

4、基本建设（代号：04）

5、检验报告（代号：05）

6、行政管理（代号：06）

7、人事档案（代号：07）

8、体系文件（代号：08）

9、声像实物档案（代号：09）

第四条二级类目的设置方法如下：

1、公司文件、办证管理、合同管理类的二级类目，按职能部门设置；

2、基本建设类的二级类目，按厂区或基建项目设置；

3、检验报告类的二级类目，按产品种类或型号设置；

4、行政管理类的二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其他设置；

5、人事档案类的二级类目，按部门/人名设置；

6、体系文件类二级类目按厂区、类别和年限设置；

7、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置；

8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。

第五条归档文件 1.本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

2.整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。3.归档：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

3.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。3.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

3.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

3.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。4.组件（件的组织）

4.1 件的构成归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

4.2 件内文件排序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

第六条分类

1.办公室应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

2.归档文件一般采用—机构（问题）—保管期限、—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。a）按分类将文件按其形成分类。跨一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同的文件，统一按文件签发日期判定所属。跨形成的会议文件归入闭幕年。跨办理的文件归入办结年。当形成无法考证时，为其归档，并在附注项加以说明。b）按机构分类将文件按其形成分类。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。c）按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。

3.排列 a)归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。b)同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。c)会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

4.编号 a)归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“DX-01·2017-Y-XZ-0001”。5.4.3 档号按照以下要求编制： a）全宗号：DX。b）档案门类代码·：归档文件档案门类代码由。为文件形成，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2017”。c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用2位汉语拼音字母，如行政办公室代码“XZ”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。f)归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。g)归档章应将档号的组成部分，即全宗号、、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。归档章中全宗号、、保管期限、件号、机构按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识。5.编目

5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。5.5.2归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。a）序号：填写归档文件顺序号。b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。g)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。i）备注：注释文件需说明的情况。

5.5.3归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

5.5.4归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。修整、装订、编页、装盒和排架编辑 6.修整

6.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

6.2归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。6.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。6.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。7.装订

7.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。7.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。7.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。7.4永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。7.5永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

7.6定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。8.编页

8.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

8.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。8.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

9.装盒将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。9.1 档案盒

9.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。9.1.2 档案盒应采用无酸纸制作。9.1.3备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。c）整理日期：归档文件整理完成日期。d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

10.排架 10.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。10.2 归档文件按—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。10.3 归档文件按—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。11.归档电子文件的整理要求编辑

11.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。

11.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理符合要求。

11.3归档电子文件整理，应符合实用性。12.归档文件目录式样

12.1(资料性附录)归档文件目录序号档号文号责任者题名日期密级页数备注

人事档案分类篇5

一、企业职工档案的内容和分类 ★第一类:履历材料

职工履历表,简历表以及反映职工个人履历情况的各类登记表 1.履历表(书),简历表;2.职工,教员,军人(包括入伍,退伍)学生等各类人员登记表;4.更改姓名材料;5.就业登记申请书;6.委托存档登记表(寄存人事档案登记表);7.失业转就业育龄人员婚育情况登记表.★第二类自传材料工作经历

思想发展性质的自传其它属于自传性质的材料

凡是本人书写的叙述本人经历,思想变化过程,家庭情况,社会关系等内容的材料,属于自传材料.★第三类鉴定,考核,考察材料

职工鉴定,调动,考核,民主评议等内容的考察材料,登记表 1.鉴定表(含自我鉴定);2.组织正式出具的职工表现材料;3.考核登记表.★第四类学历,培训和评定岗位技术(技能)材料

学历,学位,毕业生登记表,培训结业登记表,成绩登记表及毕业鉴定,证明材料;晋升专业技术职务(职称)审批表,聘任呈报表及考绩材料,职业资格证书;职工创造发明,科研成果,专利,著作及有重大影响的论文等鉴定材料及目录.★第五类政审材料

审查职工政治历史情况的调查报告,审查结论,上级批复,本人对结论的意见,检查交代或说明情况的材料, 主要证明材料;甄别,复查结论(意见,决定),调查报告,批复及有关的依据材料;入党,入团,参军,出国等政审材料;更改职工的民族,年龄,国籍,入党,入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料.★第六类参加中国共产党,共青团及民主党派的材料

中国共产党入党志愿书,入党申请书和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定,组织审查意

见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和

组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书,申请书,团员登记表,退团材料;加入民主党派的有关材料.★第七类奖励材料各种先进人物登记表

先进模范事迹

嘉奖,通报表扬等材料 ★第八类处分材料

处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查,交待材料;通报批评材料;甄别,复查报告,决定,上级批复及本人意见;公安机关和纪检部门处理违纪违法材料;法院审判工作形成的判决书.★第九类劳动关系和工资,待遇审批材料

工资级别登记表,职务工资变动登记表,调资审批表,定级和解决待遇的审批材料;招用职工登记表,任免呈报表,录用和聘用(续聘)审批表,劳动合同,终止或解除劳动合同报告书,解聘,辞退材料;保险福利待遇(失业,养老,医疗,生育,工伤,住房公积金)的审批表,再就业材料;从事特殊工种工作登记卡,企业职工参加工作时间及连续工龄核定表,计划生育审批表;退(离)休审批表;复员退伍,转业审批表;大中专院校毕业生派遣证;工作调动介绍信

出国,出境人员审批表;党代会,人代会,政协会议,工青妇等群众团体代表会,民主党派代表会代表登记表.★第十类其他可供组织参考的材料

招工,参军,参加工作,毕业生,工作调动等所做的体检表,有残疾的体检表,残疾等级材料;非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书;个人诚信材料等.二、归档要求

完整,齐全,准确,手续完备注: 归档文件的书写和制作材料应能耐久保存,原则上统一使用十六开规格办公用纸;(185×260)保证书写质量,字迹要端正,清晰,书写材料一般应使用碳素墨水,不得使用铅笔,圆珠笔,红色墨水,纯蓝墨

水及复写纸等不利于档案长久保管的书写材料

三、鉴别 ,判定归档文件是否属于某一立卷对象的职工档案或是否属于应归入职工档案的内容,对不属于职工档

案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理;2, 判断归档文件是否属于办理完毕的正式文件材料,未经办完或查证核实的不得归入职工档案;3 ,审查材料是否齐全,完整,对不完整,来源和时间不明的材料,应查清注明后再归档;凡是查不清楚或对象

不明确的材料,不能归档;政审材料一般应具备审查结论,调查报告,上级批复,主要证明材料,本人的交待等.处分材料一般应具备处分决定(包括免以处分的决定),调查报告,上级批复,个人对处分的意

见等.以上材

料属于成套的,必须齐全.4, 审查材料是否手续完备,须经企业审查盖章或本人签字的,应在签字盖章后归档;审查结论,处分决定,组织鉴定,民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面.任免呈报表须注明任免职务的批准机关,批准时间和文号.出国出境审批表,须注明出去的任务,目的及出去与返回的时间.5 ,鉴别时,发现档案中缺少有关材料,应及时进行登记并收集补充.四、组件

原则: 每份文件为一件注: 正文与定稿为一件,正文在前正件与附件为一件,正件在前原件与复制件为一件,复制件在前原件与转发件为一件,转发件在前

五、排序

1,按归档文件形成时间排序

第一类(履历)第二类(自传)第三类(鉴定考核考察)第四类(评定岗位技能和学历材料)第七类(奖励)第九类(招用等)第十类(其他)2,按归档文件内容的主次关系进行排序第五类(政审)第八类(处分)注: 材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人

检讨或交待材料等.3,第六类

排列顺序为:按入团,入党,入民主党派排入团志愿书应排在入团的其它材料之前

入党志愿书应排在入党的其它材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序.4,第九类

材料既可按形成时间排序,也可按材料性质相对集中排序.按材料性质相对集中排序的方法是: 工资情况的材料录用,任免材料保险福利待遇材料出国,出境材料

每种材料再根据形成材料的时间顺序排列

六、修整装订总要求: · 以件为单位 16 开(185×260)· 装订应结实,整齐,不掉页,不倒页,不压字, 不损坏文件,不妨碍阅读

(一)对超出16 开规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪

裁的材料,须进行折叠.折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠,竖折叠,横竖交叉或梯形折叠等办法.折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字,照片不得损坏,便于展开阅读.(二)对破损,卷角,折皱和小于16 开规格的档案材料,要进行裱糊.裱糊用的衬纸,必须采用白纸;浆糊和胶

水必须能防虫蚀,不腐蚀纸张;裱糊后的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤.(三)对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须加边,保证装订,不压字,不损害材料内容.(四)拆除档案材料上的大头针,曲别针,订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料.装订要求: 每个职工的档案材料,必须装订成卷,做到案卷整齐,平整,装订牢固,具体方法:(一)目录置于卷首,材料排列顺序与目录相符.(二)理齐档案材料.材料条件好的应做到四边整齐,条件较差的,以左边和下边两边为齐.(三)打孔.在材料左侧1.5 厘米处竖直等间距打三个孔,孔距8.3 厘米,用鞋带装订.(四)使用国家统一规定的标准职工档案卷皮.档案卷皮须书写档案人的姓名.(五)装盒.将装订好的案卷装入职工档案盒中,填写姓名,档案号和籍贯.(六)职工档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查.(七)后续档案材料的整理.后续职工档案材料,每半年整理一次,将材料内容填写到相应的目录中,并将经

手人员姓名和日期填写在备注栏内,将材料装订到案卷中.七、编目 1,页号编写

在有书写内容的每页归档文件正面的右下角,背面的左下角起依次标注页号注: 托裱若干小幅面材料的1 张托裱纸按1 页进行编号 2,类件号编写

在归档文件首页右上方空白位置加盖“类件号”章类号:“一”到“十” 件号为同一类材料内的顺序号,按时间顺序或主次关系确定页数为阿拉伯数字 3,卷(袋)内目录

·置于每个职工档案材料卷(袋)首 ·用耐久材料书写或计算机打印 ·各项目应填写应完整,准确注一

:每类之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用类件号:按照类别排列顺序,如:“一类第一(或1)件” 责任者:归档文件形成单位或个人,即文件的署名者

题名:填写归档文件的标题,应完整,准确;对没有题名或不能反映文件内容的,应另行编写,用“[ ]”括起

日期:采用阿拉伯数字8 位表示,可分两行书写页数:该件材料总页数

要求: 每卷档案必须有详细的档案材料目录.目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写.具体要求:(1),按照类别排列顺序及档案材料目录格式逐份逐项地进行填写;(2),根据材料题目填写“题名”.无题目的材料应拟定题目.题目过长,可适当简化.拟定题目或简化题目,必

须确切反映材料的主要内容或性质特点.凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加以注明;(3),“日期”一般采用材料落款标明的最后时间.复制的档案材料,采用原材料形成时间.(4),书面目录要工整,正确,清楚,美观,不得使用圆珠笔,铅笔,红色及纯蓝墨水书写目录.填写目录后,要检

查核对,做到准确无误;(5),书写目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用.★卷内备考表的填写:后面填初次整理时间及人员姓名中间填每年整理人,检查人,整理时间 4,检索工具要求

企业职工档案管理机构应建立职工档案检索工具或管理台账(案卷目录).项目包括:姓名,档号,存放地址, 备注等.按姓氏笔画多少或第一个字母的顺序排列.每个姓氏后预留部分空格,常用姓要预留多一些.“王, 刘,李,张,” 职工档案用“10”或“ZG”来表示,下设1,在岗职工,2,退休职工,3,离岗职工,4,死亡职工,案卷号的表示

如,“ZG1-1” “ZG2-1”

八、档案装具档案卷皮档案袋卷皮规格: 长27.4 厘米,宽20.5 厘米;左边设三个装订线眼,眼距(从眼中心算起)8.3 厘米;线眼中心距左侧边沿1.5 厘米,上下线眼中心距上下边沿均为5.4 厘米材料: 一般可采用300 克的单面白板纸加包布面,或只用布包边角,也可以用纸裱糊,但不宜过厚,以减轻档案重量颜色: 应采用浅色,如浅黄,乳黄色等,不能用大红,大绿,或黑,蓝,紫等深色.卷面上的字,一律用正红色项目: “企业职工档案”,“姓名”,字体与距离: “企业职工档案”用楷体(72 磅),字与卷面上边沿距离为7 厘米

“姓名”用大一号宋体,与卷面下边沿相距5.5 厘米,书写姓名不得用同音字或不规范的汉字 2 ,档案袋

规格: 长30 厘米,宽23 厘米,厚(折叠部分)2.5 厘米材料质量: 可根据条件选用较好的牛皮纸袋面项目: “企业职工档案袋”,“姓名”,“制作单位” 字体和字的颜色

分类档案二篇6

职业卫生管理制度和操作规程档案

本档案目录：

1、职业卫生管理制度和操作规程档案。

2、职业卫生管理制度和操作规程一览表（表2-1）。

3、职业卫生管理制度文本。

4、岗位职业卫生操作规程文本（职业卫生操作规程与安全生产等其他操作规程合并的，也可在其他档案中存档，但必须在“本档案目录”中标明所存档案盒位置）。

5、职业病防治法律、法规、规范、标准、文件一览表（表2-2）。

6、职业卫生法律、法规、规范、标准、文件副本。

新时期人事档案的分类篇7

一、人事档案现行的分类及弊端

人事档案的分类是根据人事档案所反映的内容和形式特征分门别类，系统组织与揭示人事档案材料的一种方法。分为十类，即履历类、自传类、鉴定考核类、学历专业类、政审类、党团类、奖励类、违纪类、任免工资类、其他类。

现行分类的弊端：包含的内容信息量小，实用性差，此种分类无形中限制了材料的收集。例如，自传类是以文字形式反映个人的成长经历及思想，但现在大部分自传基本上如同简历。就是叙述成长经历也是只见优点，不见缺点，不谈思想，只是叙述简单的社会阅历，不能如实反映自己的思想、经历，参考价值很小。

对于第五类政审、历史类，由于建国后很长时期内政治运动不断，高校中大部分是知识分子，“文革”中大多数受到冲击，在当时的条件下，专设此类是必要的。另外，新中国成立后，面临的情况错综复杂，对工作人员进行严格的审查，作出清楚结论归入本人档案也是很有必要的。当时政审材料在个人档案中占有相当的比重，有的甚至仅此类就专门装订成厚厚的一册。党的十一届三中全会以后，党的工作重心从“以阶级斗争为纲”转移到“以经济建设为中心”，这必然影响到档案内容的侧重点。改革开放以来，从内容上看，人事档案应从过去突出政治表现逐步变为突出个人经历、业务能力、工作情况、学历等方面。

在新形势下, 原来人事档案的内容已远远不能满足利用者的需要。随着改革开放的不断深入, 人事档案的内容要作调整, 否则将严重影响人事档案在选人、用人上发挥作用。从现有的分类标准分类的人事档案中随便抽出一份，要得知诚信方面的信息是很难的。笔者认为，现代人事档案应该记载着个人成果，反映专业能力、突出个性特点，又能记录守法、纳税、借贷等信用内容。

二、新的分类及其作用

笔者认为，人事档案可分为十大类不变，只是将内容作以调整。新的十大类是： (1) 简历类； (2) 诚信道德； (3) 个人成果业绩类； (4) 学历专业类； (5) 各类进修培训、继续教育类； (6) 政治类； (7) 奖励类； (8) 违纪类； (9) 工资任免类； (10) 其他类。此分类法的好处：

1. 扩大了收集范围。

收集是人事档案材料鉴别、整理、保管、开发利用的源头。随着改革开放的不断深入和使用人才的需要，扩大收集范围，也是把为市场经济建设服务的个人信息包括在内的一个举措。如诚信类，从2007年开始，有些省份已开始要求考生对考试纪律予以承诺，虽然对此做法还存在争论，但它毕竟起到了一定的约束作用。诸如此类材料应归入人事档案。

2. 充实了干部档案内容。

由于原人事档案内容陈旧，信息量小，只能反映一个人的出生年月日、参加工作时间、简单社会阅历等，无法全面地反映一个人的业务水平及能力。经过调整的分类可以全面了解个人信息尤其是能力、信誉方面的信息。

3. 提高了利用价值。

改革开放以来, 人事档案的内容发生了根本的变化, 逐渐转向反映个人业务能力、学历等方面的内容。人事档案内容陈旧, 必然影响档案作用的发挥。人事档案原来由个人履历、自传、考核鉴定、学历学位、职称、政审、入党入团、奖励、工资任免等材料组成, 每个人的材料大同小异, 可读性不强, 有的人事档案除工资以外, 长达十年之久没有增加其他材料。我们考察干部首先是“德”, 但档案内提供不出具体的凭证, 只是笼统的套话。例如, 我单位有人在全国职称英语考试中找人替考, 发现后口头通知单位, 但档案内无任何记载。作为搞学术的人, 作出此种举动是非常可耻的。在年终考核中, 本人自评很好, 组织考核也未提及此事, 虽然进行了谈话批评, 但没有任何材料归入本人档案。另外, 在知识经济时代, 知识在不断更新, 各类培训、进修、继续教育就不可缺少。因此, 对各类培训、继续教育专设一类, 翻开档案便可一目了然。档案只有既便于利用, 又能满足利用, 才能发挥它应有的价值。

对产品档案分类编号问题的认识篇8

在产品档案管理工作中，对其编制科技档案号是必不可缺少的程序。科技档案号是科技档案案卷的编号或代号，是档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(以下简称《要求》)5.2.7条规定：“档号应填写全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定，需向国家档案馆移交的档案。其全宗号另定：分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号：项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号；目录号一般指分类目录号：案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。”在实际工作中，科技档案的编号主要有分类式科技档案号和累积式科技档案号两种基本形式。分类式科技档案号，是反映科技档案分类层次及案卷排列顺序的编号。其基本的结构模式：科技档案号=分类号+案卷顺序号。累积式科技档案号，是反映科技档案总量和接收顺序的科技档案号，也称总号或流水号。其基本的结构模式：以阿拉伯数字按库藏排序。

从上文可以看出，该公司产品档案档号设置为“年度号+分类号+案卷号+目录号”的结构，不符合《要求》的有关规定，因此是错误的。建议该公司根据《要求》的有关规定和自己的实际，选择分类式科技档案号和累积式科技档案号中的一种作为产品档案号。按照上述要求，笔者对Vivian提出的问题初步进行分析：

对第一个问题，笔者认为，按照《要求》的有关规定，年度不是科技档案档号的组成部分，因此产品图纸的经常更改，并不影响档案号的编写。

对第二个问题。笔者认为，“是不是应该把产品的种类编为第一类目用拼音缩写来表示好一点呢”，主要取决于该公司编制的“科技档案分类方案”类目表中采用什么标准设定产品档案一级类目以及类号(累目标识符号)标识的方法。如果Vivian的想法与“科技档案分类方案”中对产品档案一级类目设定及类号标识方法相一致，可采用。如果不一致，通常情况下应该执行“科技档案分类方案”中对产品档案类目设定及类号标识的规定。如果通过比较。发现Vi－vian的想法较“科技档案分类方案”中对产品档案类目设定及类号标识方法更科学、合理，则应按程序修改“科技档案分类方案”，待正式批准后实施。此外，Vivian举的例子也是不正确的。

对第三个问题。笔者认为，产品型号与产品档案号是有联系的。但两者毕竟不是一回事。不能混为一谈。产品档案号应该包括有产品型号的内容和因素。从Vivian提供的情况看，该公司很可能采用的档案号的结构是分类式科技档案号结构，因此应将产品型号的代码编进档号里面。

对第四个问题，笔者认为，Vivian的想法很好。但问题的关键是。在做好调查研究的基础上。根据产品档案的内容构成、形成特点、数量和利用规律，遵循分类规律。设计出科学、合理的产品档案类目体系，并将其纳入该公司“科技档案分类方案”中。

需要提醒Vivian和同行的是，科技档案分类方案是指导科技档案归类、组织科技档案案卷并将所有案卷分门别类组成科技档案体系的依据和标准，档案部门应将其作为一项基础性工作予以重视和加强。

我们公司的产品繁多，有望远镜、脚架、观靶镜、夜视仪、镜头、镜片、MP3、MP5、显微镜等。其中望远镜种类比较多，有双望的、单望的、防水的、数码的、玩具的等。我现在把每种产品都编上号：望远镜12、脚架13等。

档号的设置为：年度号+分类号+案卷号+目录号。如2004年研发的望远镜W18－10X28为第五卷的，档号如下：2004.CP12.5.1。但是如果我这样设置档号的话就出现了一些问题：①产品的图纸经常要更改，年度该怎么设置?②我现在只管理产品的档案，是不是应该把产品的种类编为第一类日用拼音缩写来表示好一点呢?如上提到的双筒望远镜的档号为：2004.SW19.5.1。③产品的型号和档号可以混为一谈的吗?这个问题我跟主管争论过多次。他想把每一产品里面的部件编码也编进档号里面，以为这样做有利于查找；我认为这是两码事来的，根本不可能，唉!非常郁闷。④另外，关于分类的，我这里除了有产品的设计原图外，还有各种客户对产品的包装、产品规格等要求图。我现在打算按照产品种类来分，而产品种类下面又分为产品原设计图纸和各个客户的要求图，这样做好不好呢?请同行就产品档案的分类编号问题帮助我一下吧!