单证管理

单证管理（精选8篇）

单证管理篇1

根据公司要求，进一步加强单证管理力度，确保单证管理的稳健、安全，市区收展部开展单证自查工作，具体情况汇报如下：

一、无遗失、超期、作废、停用单证长期不公告、不核销或不按规定销毁及流失在外的情况，且单证的领用发放、核销登记与库存一致。

二、重要单证不存在超期现象，均已按照《单证管理办法》缴纳管理补偿金；且重要单证无超量现象，已按照《单证管理办法》履行相关审批手续进行发放。通过自查未发行重要单证丢失现象。

三、未销毁的作废单证各联次均加盖作废章，作废单证若为多联，单证联次均齐全。

四、系统记录销毁数据与《单证销毁清单》均保持一致，且按照《单证管理办法》规定及时定期销毁并履行审批手续。

五、自查过程中不存在最终使用人离司未缴回的单证。手工核销的重要单证已填写《重要单证手工核销清单》，均有相关人员签字，且有收付费截屏。

六、严格按照《单证管理办法》要求打印日清日结单。

七、按照《单证管理办法》要求，每月第一个工作周内进行重要单证盘点，格式按照单证管理办法附表，每季进行一次普通单证盘点，格式参照重要单证盘点清单。

单证管理篇2

一、进行保险单证管理工作的重要性以及必要性

保险单证的定义是指在进行相应的保险经济活动过程中, 承保以及批改的时候运用的印有一定顺序编码、拥有固定的格式以及签发给被保险人员的书面的凭证。保险单证经过签发之后就开始具有一定的法律效力, 是作为保险人以及被保险人进行自身的权利以及义务的实行过程中的一个非常重要的依据。正是由于保险单证的这项特殊的性质, 使得相关的保险公司需要对保险单证进行相应的管理工作。

进行保险单证的管理工作过程中涉及到很多部门的工作, 其中主要有出单中心、办公室的相关部门以及财务部门对于出单过程进行相应的管理以及控制工作。与此同时由于保险行业的市场化的发展, 使得保险公司的经营风险在日常经营过程中随处可见。其中现实的工作过程中, 有很多因为保险单证没有进行有效的管理从而引起了很多的经济纠纷或者经济犯罪等大量的不好的现象。由此可以知道, 在一定程度上提升保险单证的管理工作, 不但能够在很大程度上防范企业的经营风险同时也能够作为国家对保险市场进行相关的清理或者整顿工作的关键环节, 所以对于保险单证的管理工作是非常有必要的。

二、现在我国的保险单证管理工作中存在的主要问题以及不足

(一) 保险单证的管理工作进行过程中, 没有非常严密的管理制度或者执行过程不是非常严格。

部分企业或者公司对单证的管理制度在很大程度上缺少相应的约束条件, 相关的制度都是形式化制度, 并没有实际的意义;与此同时可能因为相应的制度的设计不够科学合理或者缺少相应的惩罚机制, 导致的结果就是造成执行过程不够严格的现象, 从而使得单证的管理工作中出现了很多问题以及缺陷。

(二) 保险单证在印制过程中发生失控的现象。

对于那些新型的险种以及特殊的险种, 单证的统一印制方式比较滞后, 从而在很大程度上使得部分分支机构开始任意地进行印制相关的保险单证, 最终可能会出现保险单证的管理工作出现很多问题以及漏洞, 甚至会出现失去控制的严重后果。

(三) 保险单证的运用过程中存在问题以及不足。

对于新型的保险险种的办理工作, 因为经营业务活动量非常少, 所以需要现用现印制相应的单证;部分代理机构在进行经营业务活动过程中, 结算不能够做到非常及时, 同时管理工作不严密;甚至有些企业或者公司使用发放没有审批的手续, 或者进行超限额的发放, 这样导致的结果就是保险单证以及保险费用可能出现流失的隐患。

三、对保险单证进行管理工作的有效方法或者途径

要想有效的进行保险单证的管理工作, 就需要相关的工作人员实行从上到下的工作部门都给予一定的关注以及重视, 从而建立科学合理以及有效的管理制度以及管理措施。

(一) 保险企业的管理工作人员对于这项工作给予足够的关注以及重视, 与此同时建立科学合理以及高效的工作运行机制。

保险公司在进行经济业务活动的管理工作的时候, 将保险单证的管理工作作为日常工作的重要内容之一, 这样就使得单证管理工作的质量, 直接影响着保险公司的整体经营管理水平的高低, 更重要的是能够让保险公司有效的避免风险的一个非常重要的环节, 由此可知, 公司的工作人员必须对保险单证的管理进行重视。建立科学合理以及高效的工作运行机制, 与此同时建立相关的工作业务的奖励以及惩罚的制度, 只有这样才能够在最大程度上保证保险单证的管理工作在日常经营活动中进行有效的运行。

(二) 在进行保险单证管理工作中需要明确工作人员的各自责任, 同时需要工作人员之间进行相互的监督工作。

相关的单证管理部门需要和单证的管理工作人员以及核算人员签订相应的责任书, 并且保险单证的管理工作人员需要非常正确的反映单证的入库数量、发出数量、有效的运用数量以及作废已经注销的数量。已经利用过的有效单证与签发的单证的数目做到完全相符, 同时作废注销的单证和回收入库单证的数目也需要做到完全相符, 这样才能够在最大程度上把握好保险单证的进出口关。

在日常的工作过程中正常的利用保险单证和已经作废的单证, 需要出单分中心的单证管理工作人员在单证的处理管理系统中进行相关的核销登记工作, 与此同时在进行核销的登记工作的时候, 保险单证的管理工作人员应该比照单证的实物。

对于停用的保险单证需要通过市级的分公司中的单证管理工作人员直接进行相应的核销处理工作。并且对于遗失的单证需要经过省级的分公司的单证管理工作人员通过相应的单证管理以及处理的工作系统中进行核销工作, 与此同时进行相应的备案。

对于网销业务来说, 可以让客户进行直接录单, 至于网络销售中心进行核保的工作, 出单中心需要负责网络销售业务的打单以及收费的工作, 与此同时单证管理的工作也是由出单中心进行负责。

(三) 在进行保险单证管理工作的时候, 需要实施电脑化的核算管理的形式。

相关的工作人员在使用保险单证的时候, 需要利用电脑的单证管理工作系统进行相应的核算工作, 同时尽可能的禁止单证出现“体外循环”行为或者现象, 只有这样才能够在很大程度上保证保险单证的核算过程中正规化、规范化。并且, 相关的工作人员需要经过对保险单证的利用限额进行相应的规定, 限时结算回收的核销制度, 从而最终能够保证保险单证的安全以及正常工作。

摘要：为了能够使得公司的出单工作更加趋于规范化以及正规化, 与此同时确保出单的整个过程都不会出现失控的现象, 所以很多公司对保险单证进行了相应的管理工作。整篇文章通过三个部分对保险单证的管理进行了阐述, 其中首先对进行保险单证管理工作的重要性以及必要性进行了解释, 之后提出了现在我国的保险单证管理工作中存在的主要问题以及不足, 最后讲述了对保险单证进行管理工作的有效方法或者途径。

关键词：保险单证,单证管理,保险

参考文献

[1]蒋冬锋.保险单证管理系统 (IVMS) 的分析与设计[J].软件工程, 2008 (3) [1]蒋冬锋.保险单证管理系统 (IVMS) 的分析与设计[J].软件工程, 2008 (3)

[2]王珊珊.我国海上保险单证的分类及其法律规制研究[J].法学 (海商法学) , 2010 (12) [2]王珊珊.我国海上保险单证的分类及其法律规制研究[J].法学 (海商法学) , 2010 (12)

单证管理篇3

根据《跟单信用证统一惯例》（国际商会第600号出版物）（以下简称UCP600）第四条“信用证与合同”及第五条“单据与货物、服务或履约行为”，在信用证业务中，各有关方面处理的是单据，与实际货物、劳务及其他行为无关。但这并不是要求我们在处理信用证业务时可以完全不考虑贸易背景，具体到实际操作，为了防范风险、保证业务的顺利进行，在严格按照UCP600及有关国际惯例操作的前提下，有必要认真调查了解贸易背景，根据具体情况科学处理好信用证项下的单证业务。

我们来看一个案例，国内某银行收到韩国一银行开来的信用证，该信用证要求海运提单须由韩国一家船公司在中国的分支机构出具，全套正本提单交银行议付，但最后开证行还是予以拒付。后来得知，船公司未索取正本提单就将货物放给了申请人。看来申请人早已跟有关船公司串通好，所以在信用证当中指定船公司，并拒绝改证。虽然受益人后来向该船公司的分支机构索赔，但因该机构并无多少资产，实力很小，所以只挽回部分损失。如当时提单由大型海运公司签署，就不会发生这类问题，即使发生，也利于索赔。

作为寄单行，它的作用不仅是审查出几个不符点，更重要的是能够收回信用证项下的款项。如果一家银行只是单纯地审查出一些不符点，而不能采取有效措施保证收汇，它将最终失去客户的信赖，在激烈的同业竞争中处于不利地位。

进口开证方面，同样需认真分析贸易背景，严格按照UCP600 ，有理有据地处理单据。现在有这样一种观点，一些开证行认为拒付会损害开证行的信誉，这当然有道理，但这主要是由于开证行的无理拒付造成的，合理的不符点通知是必要的，而且在某些时候还是必须的。因为信用证是开证行有条件的付款承诺，这个条件就是提交符合信用证要求的单据，这个条件对进出口双方都是公平的，它保护的是信用证申请人和受益人双方的利益，而不是单方面的，如果单据符合要求，则开证行必须付款；如果单据存在不符点，则开证行可以拒付。如果开证行过分强调维护自己的信誉，而坚持认为信用证一旦开出，就不能拒付，则显失公平，很有可能损害开证申请人的利益，例如下例：

国内某银行开出金额为90万美元的远期信用证进口原材料，通知行为香港一银行。受益人自身为中间商，使用背对背信用证的结算方式，货物实际上是从北欧某国装船。一段时间后，开证行收到信用证项下单据，经审查存在一些不符点，但开证行认为不会影响交易的正常进行，为维护银行信誉，在征询过申请人的意见后，开证行对外承兑，此时货物还未到达。后来开证申请人通知开证行，货物晚于合理时间近两个月才到达（后来得知，提单为倒签的），而此时该种货物已大幅降价，且货物存在严重质量问题，申请人无法售出。虽经努力，申请人与受益人未能圆满解决，致使开证行到期后不得不垫款。

在上个案例中，开证行如能认真审查贸易背景，依据UCP600及时发出不符点通知，是可以避免这起带有诈骗性质的业务所带来的损失（当然，在符合条件的情况下申请人也可以受益人欺诈为由，要求法院向开证行签发止付令，但不符点通知则更直接有效）。在单据先到，货物后到的情况下，开证行与开证申请人应通过各种途径尽量落实好相关情况。在通讯手段日益发达的今天，查询有关资料还是比较容易的，如通过有关运输行或国际海事组织查询船只是否按时发出、货物是否已经装船、船舶的航程等。如发现实际情况与单据所载内容不符，应立即妥善处理。比如上例，假使当时能及时与有关运输行或国际海事组织联系，得知实际船期与提单不符，则会马上引起应有的警觉，及时发出不符点通知，掌握贸易的主动权，避免被骗。况且发出不符点通知后，如果开证申请人想提货，开证行通常还是可以放单的，因为依据UCP600的相关规定，开证行在收到交单行关于不符点单据的有关指示之前，如开证申请人同意接受不符点，则开证行仍可放单，这是国际惯例。

单证备案管理制度篇4

出口企业自营或委托出口属于退（免）增值税或消费税的货物，最迟应在申报出口货物退（免）税后15天内，将下列出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。出口货物退（免）税有关单证备案。

单证备案必备材料

（一）采购及外销合同、包括签定的补充合同等

（二）银行收汇进账水单

（三）提单（海运提单、航空运单、铁路运单、公路提单）

（四）出口报关单

（五）收货单或者场站收据或者放行通知书

（六）进项发票

（七）出口发票

出口单证备案要求

第一种方式：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》

第二种方式：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在企业。

单证备案由企业存放和保管，根据相关规定提供虚假的单证备案不得申请免税，要直接征税，而且不能抵扣进项税额，企业不得擅自损毁备案单证，备案单证保存期5年。

《出口货物备案单证目录》

1所属期（+批次）

2序号

3出口报关单号

4出口发票号

5备案日期

6备案单证存放处

7页数

制表人：

2013年单证管理员述职报告篇5

一、出单分中心工作方面201年出单分中心在出单中心领导下，认真贯彻各项工作部署，不断提高出单队伍正规化、标准代水平。

1、提高员工服务水平和业务技能上半年出单中心为了强化岗位人员培训力度，建立上岗培训标准，不断提升出单人员技能水平，不断简化、优化出单中心内部流程，提升出单流转效率，市公司制定出台了《**市分公司出单速度治理实施方案》，为全市出单工作指明了方向，确保了出单工作按时、保质、保量完成。下半年为了提高出单员的出单时效，提升业务技能和出单质量，培养造就业务技能较高，服务意识较强，综合素质过硬的出单队伍，市公司制定《**市分公司2013年出单岗位技能竞赛实施方案》，实施步骤分为：预赛、复赛、全员提升三个阶段。

论EDI对单证的作用篇6

电子数据交换(Electronic Data Interchange,缩写EDI)是指按照同一规定的一套通用标准格式,将标准的经济信息,通过通信网络传输,使各有关部门、公司与企业之间进行数据交换与处理,并完成以贸易为中心的全部业务过程,在贸易伙伴的电子计算机系统之间进行数据交换和自动处理,并完成以贸易为中心的全部业务过程。是一种企业之间标准复杂、结构严谨、内容精准,具有法律约束的资料交换。由于使用EDI能有效的减少直到最终消除贸易过程中的纸面单证,因而EDI也被俗称为“无纸交易”或“电子贸易”,在海关通关上责称“无纸报关”。EDI将实现船公司、货代、工厂、物流企业三方的电子数据交换,为物流信息交换诸多环节中的各种用户提供一个综合的服务操作平台。本论文就单证方面的订舱和补料以及提单做为研究对象,分析EDI在单证中应用所带的效率。

目前很多船公司有自己开发的软件,如APL、YML等采用Home Port——WEBEDI软件免费网站可以适用于各种不同类型的托运人和其他客户,现在XML格式的EDI也非常流行。前业务比较大的几家中转商如:GT Nexus,Cargo Smart等。该产品主要服务于船公司、货代和货主。本文主要以INTTRA为例来介绍订舱和补料,系统利用多种方式与实际订舱人进行互动,采集其实际业务生产系统数据,再经过系统后台处理后,按船公司标准要求把数据发送给船公司;同时系统后台自动接收船公司订舱请求的处理结果,便于其进行后续业务流程的操作。该软件首要目标就是以免费网站为基地,基于B2C和B2B模式,还不能基于B2B2C或者说B2C2C,因为期间涉及到商业秘密。

一流的进出口商与第三方物流都已使用INTTRA门户网站。现在INTTRA用户将可以向中海集运提交电子订舱与电子托单,实现了整个托运人—承运人贸易过程的数字化。INTTRA“以市场需求为导向”的原则,注重物流信息的公用性、服务性,以信息互通、数据共享、综合应用等多项技术支持来满足市场需求,提供及时、精确、合理的服务。现在INTTRA用户将可以向中海集运提交电子订舱与电子托单,实现了整个托运人—承运人贸易过程的数字化。

二、目前提单、订舱在外贸企业存在的现状

据美国有关专家估计:平均每做成一笔生意需要30份左右的纸面单证。那么,全世界每年因贸易活动而产生的纸面文件就要以“亿”为单位计算,纸面文件的处理工作(包括文件的缮制、邮寄、管理等)非常繁重。美国森林及纸张协会曾经做过统计,得出了用纸量超速增长的规律:即年国民生产总值每增加10亿美元,用纸量就会增加8万吨。目前,全世界占公司文件80%的预印表单,每年将耗费60亿美元的印刷费和1200亿美元的存储、分发、处理费用。

1、随时世界经济一体化

全球正紧密的结合起来,但很多船公司仍旧用老的方式制作单证,如货代公司。目前订舱、补料的途径(图1)。

(1)电话;

(2)传真;

(3)电子邮件。

2、目前企业存在的现状

(1)频繁的订舱电话和在等待船公司回复过程中造成的延迟使订舱人员工作繁重。

(2)提单错误比较多。托运人在制作补料时和承运人做错提单的过程中,出差错的机率增高。因为电话、传真和ORD、EX-CEL、HTML或PDF等格式补给船公司等补给船公司,导致船公司的单证员重复输入,导致大量单证滞后,效率低下,结果是提单和其他装货单证一改再改,承运人的经营管理成本高。据美国一家大型分销中心统计,有5%的单证中存在着错误。

(3)目前实现电子化的单证,数量少,覆盖面不宽。

(4)在信息服务功能和服务范围上集成度不够,运作环节多,效率低。

(5)成本偏高。客户需要尽快处理,若船公司没有在客户期望的时间内返回,那么客户就会写邮件或打电话跟催,若写邮件,需CC给相关人,相关人需要看邮件、删邮件、回邮件。这样浪费了彼此大量的时间,也浪费电脑空间,导致电脑运行速度缓慢。发票,提单,信用证,船级社证书,EIR,信托收据等等,这些单证的制作和交割一方面需要耗费大量的时间和财力,既影响了资金周转的速度,又增大了各项费用的比例,减少了企业的利润。

3、因提单错误导致工作量增加

第一、因错误导致工作量增加,浪费了人力。以前每周至少需要2个小时来更改单证的错误,而EDI的投入使用,这个2个小时完全免去了。

第二、因错误,导致修改单证,甚至产生滞留费,甚至被海关扣留货物等。

第三、因错误浪费了现金,比如打电话、发传真等,这样都消耗掉现金、人力等。

第四、给客户带来麻烦,导致投诉增加。

4、客户与船代和跟货代交换

由于EDI格式系统标准不一,数据不通用,版本也不相同。EDI报文格式复杂,接口开发的技术难度大,使用EDI报文直接与接与船公司进行集成,实施的风险比较高。电子数据的标准化程度不高,电子单证报文的标准化、统一性差距很大。系统不能共享,物流链的整合断裂,每个部门处于封闭的状态,系统缺乏开放性。如果针对于每家船公司单独开发不同的EDI导出接口,工作量巨大,但是自行开发的软件总是存在这样,那样的缺陷,不能完全满足客户的需求;使用一套接口标准,与海商网进行集成,能够实现与多家船公司的联接。这样可以延长做柜时,给客户提供更充足的做柜时间。

5、公司的领导人的素养

对INTTRA的认识不到位,对网上订舱的安全、可靠有些怀疑。他们不愿意去接受新的东西。承运人规模越大,免费网站的操作程序越繁琐,越不愿意改变。许多公司不愿意放弃他们已经习惯的做法。

总之,因单证量巨大,传统的通讯工具,如电话、传真已赶不上信息流的要求。相关单位船公司、货代在实际业务操作和管理过程中感到口岸贸易过程中供应链网络存在的伴随着物流形成的信息流相互交错、信息传递环节多、信息滞后等问题,信息共享性和电子数据的交换量不高,获取和采信息不方便。这种状态在一定程度上阻碍贸易进程和贸易的发展。虽然计算机及其他自动化办公设备的出现,在一定程度上减轻了人工处理纸面文件、单证的劳动强度,但没有从根本上消除彼此信息不能共享所形成的成本高、传递慢、重复处理等问题。在单证制作的过程中,无论是用英文打字机来制单,还是用计算机制单,基本上都是沿袭了原来的操作模式(其中包括信息的搜集、提出、传递或处理等做法和手段),各种形式的演变只不过是在原有的基础上采用了先进的工具或手段(如计算机、复印机)来对制作单证进行改革。目前货代,基本上都没有自己的补料系统,客户补给货代,货代再补料给船公司,中间的工作量可想而知,其错误的可能性很多。相对于传统的订货和付款方式,传统贸易所使用的各种单证、票据全部被计算机网络的数据交换所取代。传统方式下单证的人工制作使不同参与者之间信息传递的效率极低,在这种模式下,即使实现单证、信息的电子化传递,也会出现文件标准多元化,专线成本高,数据转换耗时,尤其是单证系统缺乏法律认证等问题

三、EDI引入单证制作的重要性

价格因素在竞争中所占的比重逐渐减小,而服务性因素所占比重增大。客户需要的就是通过网络提供更简单、更自动化的解决方案管理全球运输流程。航运业务本身具有很强的“流程”特点,一项货运的完成都是由一系列相互联系的单证或实物的流转来组成的,要提高业务管理水平,必需通过优化业务流程、提高单证流转质量及效率上入手。现代物流企业在其业务运作过程中,具有环节多、信息量大的特点,其信息的动态特性和实时特性较为突出。因此,企业的信息系统是物流企业生存的必要条件。

1、第三方软件的介入

INTTRA的模式如下图:客户———INTTRA———船公司,形成了元信息和增值信息。(图2)

(1)和多家船公司实现互联,用户可以统一格式面向多家船公司订舱,打破了企业之间的孤立的局面,订舱作业流水化文件处理成为现实,实现了商业上的EDI中心。INTTRA的软件分析班轮时间表,确保订到舱位,并出具包括出口报关单之内的重要文件。它同时出具运输指令和提单,还有专门的货物追踪模块。

(2)实现了一点接入,全程活动。把订舱相关环节的通关数据、舱单数据以及其它物流信息整合,给客户提供物流和信息流的完美统一。

(3)提供全球主要班轮公司的船期,支持在线查询和直接订舱。

(4)通关数据和订舱数据共享,订舱信息和SI数据可以共享。

(5)提供个性化的报表定制功能,支持在线查询和email定期自动发送。

(6)结合货物跟踪系统,全面信息整合实现货物全程跟踪。

(7)和相关货代软件实现集成,可为大客户提供系统集成服务。

(8)EDI对于传送的文件具有跟踪、确认、防破译、防篡改、防冒充、防抵赖、电子签名等一系列安全保密功能,有效地防范伪造签名,诈骗等情况的发生。对用户身份和密码的验证,对贸易伙伴关系的检查,对EDI单证重复性的检查,对EDI报文的检查,对数据完整性的检查,对整个单证收发过程进行审计跟踪。

2、INTTRA的引入

其优越性主要体现在以下几个方面:

(1)避免了数据的重复录入,减少了中间环节,信息传递快,缩短交易时间,提高工作效率,高信息处理的准确性,降低出错率,削减作业费用,节约办公时间及降低了成本,带给客户近零缺陷,获得竞争战略优势。船代可以不用录入任何数据:对于船代自身而言,再也不必像过去那样天天输客人的订舱和补料,因为这些功夫全部有定舱人代劳了,对于船公司而言剩下的只有确认而已。EDI取代了纸面贸易,具有节约成本、信息传递快、可靠性强、提高工作效率和竞争能力等特点。A.提高文件传递速度81%;B.降低文件成本44%。C.减少由于错漏造成的商业损失40%;D.降低文件处理成本38%;E.提高竞争力34%,由计算机网络来传送,而不必像纸质文件那样需要手工处理。这样既节省了纸张,又去除了对纸质文件的打印、审核、修改、邮寄等花费;E.节省文件制作时间75%,缩短文件传递时间的80%。根据联合国组织的一次调查,进行一次进出口贸易,双方约需交换近200份文件和表格,其纸张、行文、打印及差错可能引起的总开销等大约为货物价格的7%。

(2)确保有关票据单证处理的安全、迅速,从而加速资金周转。加速了资金流,核对账单,缩短付款时间,使资金回笼时间提前,企业可以快速获得信息,提供更好的服务,提高生产力,加快资金周转速度。采用EDI之后,订舱和货运之间的周期被大大缩短,缩短了交货的时间,提高了库存的周转率。提高"一关三检"部门的工作效率,加速货物的验放速度。及时提供更快的决策支持信息,并得到即时确认。

(3)从国际信息化发展的角度看,EDI网络中心作为不同参与方信息的中转机构,其信息备份具有法律效力,解决了信息发送者和接受者在信息传递中出现的法律纠纷问题。利用INT-TRA技术使人们把管理运输交接流程的时间压缩到原来的一半,专门负责物流的人员也实现了同等幅度的节俭。只有当货主和承运商在全球电子商务一整套标准中达到共识时,INTTRA软件的威力才能完全发挥出来。

(4)自动报文收发平台:系统提供一种后台服务,帮助自动收取、解析、导入报文,包括电子定舱、电子排载和电子申报、电子提单,并且提供所有数据导入成功与否的查询和日志,此外还可以自动的生成、发送报文,包括船东定舱和提单报文。改善企业的信息管理及数据交换水平,有助于企业实施“适时管理(Just in time)”或“零库存管理”等全新的经营战略。

(5)客人可以实现网上定舱:对于定舱客户,从此不必老往港城的前台跑,只要打开网站进行网上定舱就可以了,每天他们还可以上网查询是否定舱确认,大大减轻外出的工作量和人力成本,数据沟通和反馈速度是以往送单的操作模式无法比拟的。

(6)船东可以进行网上确认:对于船东,他们也不必每天接受电话的兹扰,只要打开网站就可以看到每个航次所有的定舱资料,跟踪文件的收发状态,并对它们进行随时确认,使单证的反馈更加“精确,合理,零时间,零距离”的氛围,改进工作质量和服务质量。

(7)网上打印电子提单和电子对单:客人可以利用该系统直接和船东进行提单的确认,只是一项经常往复的工作,以往都是电话中你来我往,现在只要双方在网上进行确认便可,对于双OK的提单还可以直接打印出提单样本,并支持和定舱数据的电子对单功能。

(8)EDI使贸易双方能够以更迅速有效的方式进行贸易,大大简化了订舱和补料的过程,使双方能及时地充分利用各自的人力和物力资源。它使企业内部运作过程更加合理化,可靠性强,增加了贸易机会,提高了服务质量,极大地增强了企业自身的发展能力。改善对客户的服务,EDI也是一种改善对客户服务的手段,使用EDI可以改善公司内部的经营管理,可以加强与供货商的联系,可以保持与客户的良好关系等等。美国DEC公司应用了EDI后,使存货期由5天缩短为3天,每笔订单费用从125美元降到32美元。新加坡采用EDI贸易网络之后,使贸易的海关手续从原来的3~4天缩短到10~15分钟通过EDI可以改善贸易双方的关系,新加坡全国贸易网Tradenet,一份进出口许可证可在15分钟之内完成审批工作。

(9)提高处理速度,减少雇员。计算机自动接受和处理信息,使得公司在同样业务的情况下,可以用更少的员工去处理,或者把一部分专业人员从行政管理工作中解脱出来,以从事具有更高效率的工作。据INTTRA有关人员介绍,INTTRA订舱和补料的广泛应用,节省了30%的人力资源。如果没有EDI系统,即使是高度计算机化的公司,也需要经常将外来的资料重新输入本公司的电脑。

(10)从国际信息化发展的角度看,EDI网络中心作为不同参与方信息的中转机构,其信息备份具有法律效力,解决了信息发送者和接受者在信息传递中出现的法律纠纷问题。

3、公司完成上述系统建设后,给公司的管理带来的明显效果

(1)作业效率提升。软件产品在用户公司实施以来,用户作业效率、作业反映速度均有显著提高,工作周期缩短,人力成本降低,提高工作效率,可以让客户更加集中力量做其它相关事。

(2)提升客户服务质量,扩大公司影响力:该系统提供了大量的客户查询和反馈的服务,而且大大降低客户的操作成本,所以吸引的许多新的定舱客户。

(3)支持多船东的操作,满足各家船东的特殊操作需求,他们可以从该系统受益,而且可以从该系统直接获取数据,简化了原有业务的操作流程,实现真正跨系统的数据共享。

(4)报表统计多样化,企业综合分析和决策管理体系都更加科学。

(5)网络开放的终端。网上订舱系统是在互联网方式下为出口企业提供船期查询、电子订舱、提单补料、货物通关状态信息查询、货物全程运输状态信息跟踪等“一站式”的物流应用与信息增值服务。

4、更加高效配合美国24小时仓单系统

符合快速、高校、直接的要求。这里也有美国海关装船前24小时申报集装箱舱单法规的功劳。如果按照传统的订舱和发出装货通知书等一套办法接送集装箱,就根本没有时间在集装箱装船前24小时向海关传送舱单信息。而通过电子信息网络把托运人的集装箱舱单信息发送给承运人,可以大幅度加快舱单信息的传递。这对于每次要发送几十只、几百只,甚至更多集装箱货物的大型托运人和货运代理来讲,电子信息网络是唯一可行的通道。

5、各个供应商之间的整合,就靠这个先进高效的软件连接在一起

供应链中的不确定因素是最终消费者的需求,必须对最终消费者的需求做出尽可能准确的预测,供应链中的需求信息都源于而且依赖于这种需求预测。利用EDI相关数据进行预测,可以减少供应链系统的冗余性,因为这种冗余可能导致时间的浪费和成本的增加。通过预测信息的利用,用户和供应商可以一起努力缩短订单周期时间。

6、公共信息查询

通过对用户有关方面的信息进行收集、整理加工后形成统一的公用信息在平台上发布供用户查询使用,解决了以往用户查找困难,甚至查找不到的麻烦。

7、业务个性化增值服务

现代物流信息平台本着为用户服务,保护入网用户利益的原则,在相关业务数据的采集、存储、加工时,尊重用户的意见和要求,实现了为入网用户提供船、箱、货等方面的业务个性化增值服务,

8、自动化的EDI操作和无缝集成(见图3)

就是将工作环节的人为因素、外力操作减小到最少,发现问题自行解决,不影响整个工作流程。当然,不同的EDI项目自动处理,由于内容性质不同,所涉及的方法技术,以及人为控制程度也不同。目前海商网提供两种模式与货主/货代内部管理系统进行集成:

(1)通过海商网智能客户端(Smart Client)实现与货主/货代内部管理系统的集成(简称:智能客户端集成)

(2)海商网直接与货主/货代内部管理系统进行无缝集成(简称:无缝集成)。支持Inttra船东联盟的EDI数据接口:它支持Inttra格式的定舱报文、提单报文的生成,可以通过Inttra再把数据发送到各自船东自己的本地系统去,还可以接收船东反馈的回执。客户之所以积极引进电子信息技术,就是因为首先看到电子商务可以把客户系统和承运人系统紧密地联系起来,如果采用全球性的企业电子软件,如INTTRA软件,就可以与大批客户保持零时间和零距离的接触。再加上电子信息网络自动性能高,凡是客户接受运输合同,就可以通过网络立即签约和订舱,包括货物信息、运输命令、收货人详细资料的登录、单证的填写和付费等手续全部可以通过电子商务办理。

总之,间接效益是通过使各EDI伙伴间的业务环节,更加密切协调和一致,成本和客户服务等方面情况的改善而获得的,从根本上改造单证制作的原有模式,由于EDI使用标准化、规范化的文件格式,使用EDI作业时,无论任何时候,只要贸易一方将单证信息一次输入,计算机就会自动将数据转换、加工成不同用途的电子单证信息,传达到各相关的系统部门执行,直接将该信息处理完毕,不需任何人介入,整个过程都是自动完成。它巩固了EDI贸易伙伴之间的市场和分销关系,提高了办事效率,加快了对客户需求的反应,扩展了客户群,与贸易伙伴建立更快、更密切的联系,货运代理商可以简化大量的出口文书工作,商业用户可以提高存货的效率,提高他们的竞争能力;缩短信息传达的时间;使企业或单位内部运作过程合理化。可把人为耽误因素减到最低程度,在最短时间内完成贸易全部工作;提高文件处理的速率、简化中间环节,提高对客户的响应、缩短事务处理周期、减少订舱和补料时间和不确定性,增强企业的国际竞争力等,使内部运作过程更合理化。在当今信息社会中,信息共享能够加快交易速度、简化管理程式、提高信息交互的准确度。它极大地改变了传统的商贸手段和管理手段,不仅使商务业务的操作方式根本改观,而且影响了企业的行为和效率,在市场结构、国民经济的运行方式等方面都引起了根本性的变化,产生巨大的经济效益,因而被认为是一次影响深远的结构性商业革命。随着全球经济一体化的带来,人们越来越希望更快捷的工作,追求零缺陷,提供工作效率,单证员系统争取更多的时间做其它工作,那么INTTRA给人们带来的益处正式如此。EDI提高企业之间的单证响应速度,快速响应货主企业物流需求,为货主企业提供定制的专项或一体化服务的能力;基于货主企业价值最大化的物流系统规划与物流活动管理能力;进行物流追踪并实时提供物流市场信息及预测、决策能力等等。INTTRA通过海运物流链各环节的互联,简化人工操作,实现各相关环节之间信息处理及信息交换,最大程度地降低在信息交互中存在的人为差错率,降低企业的运营成本,确保数据交换的安全、可靠与及时,通过优化海运业务处理流程及数据共享等过程,最终实现海运物流各环节的无缝衔接。据初步估算,使用海运商务网的电子订舱,进出口企业及货运代理企业的录单验单、货物跟踪等环节的工作量可以减少40%,整体的处理效率可以提高50%。另外,INTTRA提供各个班轮公司的船期信息、实现通关、箱动态等信息的实时查询等增值服务也将为客户带来更多价值。决定Web赢家和输家的力量还正在形成,而技术的先进和更新增加了更多的不确定。消极的一面,有些专家预测较小的公司将越来越难于生存。公众公司和传统的著名零售商资金雄厚和名声响,使得小站点和商店不容易吸引客户,因此他们不得不与大公司竞争。因特网使全球成为一个地球村,在网上,一个大公司就是一个大邻居。未来真正面临的课题将是一样的,那就是几乎任何站点将如何努力使客户停留下来访问,小的公司或新公司也将有机会获得飞速增长。

四、电子商务的发展趋势

电子技术、网络技术给航运业也带来了巨大的冲击,催化了电子数据交换EDI在海运单据方面的引用,使得单证贸易一度跨越了时间、空间,达到了前所未有的自由度,提单的电子化也将会带来海运界的革命。随着计算机网络技术的发展,特别是万维网(World Wide Web)的出现,使电子数据交换变得十分开放,而且非常廉价,以Web网站形式发布、共享信息是电子商务发展中得一个重大里程碑。开放的Internet使中小企业有机会平等地参与到电子商务中来,这就给传统的EDI带来了很大的机遇和挑战,机遇是EDI可以利用Internet技术扩大其应用的范围,挑战是EDI必须利用新的技术手段和接口标准融入到一个基于Internet的、没有边界的、可以无限扩展的电子商务解决方案中去。

未来的发展趋势就是EDI订舱到安排拖车再到补料,各个环节都数据进行整个,减少中间环节,提供工作效率。目前,EDI应用范围已到延伸到所有贸易以及与贸易有关的活动。“没有EDI,就没有订单”已不再是危言耸听。EDI已成为进入世界大市场的通行证和提高市场竞争力的保证,成为影响深远的结构性产业革命,我们必须从现在起就不失时机地大力普及发展和推广应用EDI。

1、EDI引入因特网(INTERNET)将是发展趋势

尽管面临因特网的冲击,但EDI仍有它的位置,由于它在降低费用和提高效率方面非常有效,估计全球前1000家大公司中95%在使用EDI。EDI是基于增值网的、成熟的、适合商家到商家(B2B)的电子商务方式和技术。EDI是真正唯一独立服务于电子商务,且依附于电子商务的技术。可以说,EDI过去是,现在仍是电子商务的基础。有电子商务专家说:EDI之于电子商务,就象WINDOWS之于计算机;没有EDI,电子商务永远是华而不实的“鸡肋”,是企业投资的无底洞。EDI唯一的不利因素是它的费用。由于购买翻译软件和运行一个专有网络比较昂贵以至于通常只有大公司和他们的供应商可以负担得起EDI。但是,因特网可以改变这种状况。一些公司,例如GEIS和Harbinger公司,开始提供因特网上的EDI服务,这将降低传统EDI的费用。X.12———美国标准协会的一个委员会,正在起草标准以便在电子商务中使用XML(e Xtensible Markup Language)。XML是一种标签语言,可让发送者标记传送的信息以便接收者的系统能够明白,方式颇如传统的EDI。XML允许公司使用某种类型的ED而不需要购买翻译软件或运行一个专用网络。由于系统可以运行于Web,成千上万的小型公司可以参与。最大的障碍是设置标准,贸易伙伴和标准工作组正试图决定DTD(文件类型定义),作为XML发送者和接收者之间的握手。另外,许多电子商务服务提供商已经利用XML技术使其电子商务解决方案能够与传统的EDI无缝集成,进行数据交换。所以基于Internet的i EDI是传统EDI的发展方向。对于那些数据传送量少的小企业来说,投入大量的财力和人力去购买相关的软硬件、开发ED单证和进行日常维护是一个大的负担和麻烦,投资往往是得不偿失。基于Internet的i EDI大大方便了那些小企业,他们不用购买和维护EDI软件,不用进行EDI单证和API开发,只需利用现成的Windows和浏览软件(这些软件随处可买,甚至可以免费获得)即可进行EDI应用,而有关表格制作和单证翻译等工作由EDI VAN的提供者来做。

2、电子商务的未来

(1)应用EDI的贸易伙伴会增加。因为现在已经采用ED技术的厂商会要求其贸易伙伴也采取相应的步骤逐步实施E-DI。根据EDI研究机构的预测,在未来几年中,由于这种原因而导致的EDI应用将以几何级数增长。

(2)应用EDI的行业会增多。一些EDI研究开发起步较晚的行业,将会进入正式实施EDI的阶段。

(3)应用EDI的国家会增多。西欧各国、太平洋周边国家和地区、前苏联和东欧各国都已经程度不同地认识到了EDI应用的重要性,包括政府在内的各种机构、企业、厂商都在积极参与EDI的开发。

(4)EDI与其他信息传送技术和系统的一体化。当应用ED的公司或部门已熟悉并轻松自如地使用EDI时,这些公司或部门就会寻求各种创新方式将EDI与现有的其他通信技术和信息传递系统进行综合。由于EDI很容易与其他管理技术和管理系统融合为一体,并能带来巨大的经济效益,而且从技术角度看,EDI也不是一种孤立的单一功能的技术,它与其他技术的相容性和广泛的适用性,均表明EDI应用将会快速增长。

EDI技术并非完美无缺,在使用中也存在一些欠完善的因素,如设备的故障、失灵等,对于大型企业来说,一个小小的技术问题造成巨大的损失。尽管EDI技术目前仍存在不少问题,但这种快速、高效的新技术具有传统方式无法比拟的优势,它在国际结算中的应用,大大地简化了操作的程序,提高了结算的效率,改善了国际贸易的条件,随着立法和各项制度的完善,它的使用范围将不断扩大。我尽管我国的EDI事业取得了长足的的进步,但与其他国家特别是一些欧美国家相比,仍存在相当大的差距。从上面评述可以看出,国内EDI的应用还主要处于基础设施完善和简单的数据传输阶段,含金量更高的增值服务还处于初期阶段,开放的EDI系统还没有建立起来。从世界范围看随着信息技术的发展,EDI的两个发展趋势是:信息的共享和电子商务的开展,港口EDI拥有大量的航运信息,这一点在其他部门很难做到,因此,在航运信息加工方面,港口EDI有着极大的发展潜力。尽管EDI的使用具有诸多优势和广阔的前景,但这并不意味着它已经发展成熟了,在具体的使用中仍然有很多问题存在,需要不断研究、发展和完善。

参考文献

[1]Sangjae Lee.Using a genetic algorithm-based system for the design of EDI controls:EDIGA[J].Expert Systems with Applicate.2000,Vol.19,No.2.

[2](日)堀米明.A Consideration of Business Model of Trade and Finance EDI in e-Business[R].电子情报通信学会技术研究报告.2003,Vol.103(No.182).

[3]Juha-Miikka Nurmilaakso.Adoption of e-business functions and migration from EDI-based to XML-based e-business frame-works in supply chain integration[J].Int'l Journal of Production Econ.2008,Vol.113(No.2).

《单证实务》课程教学改革探讨篇7

【关键词】单证实务；课程教学；教学改革

单证工作质量的好坏直接影响着外贸企业的经营成败。伴随着我国对外贸易的飞速发展，对单证工作的能力要求也越来越高。《单证实务》课程作为国贸专业学生必修的一门专业核心课程，针对传统教学模式存在的一些弊端，如何积极进行教学改革探索，使学生的制单技能更好地适应行业的需求，已成为摆在我们面前的严峻问题。

一、《单证实务》课程教学改革的必要性

教高[2007]2号文《教育部关于进一步深化本科教学改革全面提高教学质量的若干意见》中明确提出要坚持知识、能力和素质协调发展，继续深化教学内容和教学方法等方面的改革，建立与经济社会发展相适应的课程体系。课程教学改革目的就是推出适合信息时代新的教学模式，运用创新理论和现代教育技术手段，培养学生具有一定的创新知识、创新思维、创新能力。

就单证实务课程而言，其课程本身实务性强，所涉及的专业知识多，内容枯燥，不仅国际惯例多，而且单据的实际要求要精确，因此学生普遍感到难学，教师觉得难教，教学过程显得枯燥乏味，迫切需要对课程进行教学改革。

二、目前《单证实务》课程教学中存在的问题

1.课程教学理念落后，课程教学目标定位不准。讲授课程时依然使用傳统讲授法，即教学中以教师为主，学生的参与程度低。学生只是被动地听、记录，缺乏主动思考和实践操作，课程内容单调枯燥，缺乏深入的行业、企业调研，忽视专业课程设置的有机联系，从而严重影响学生的学习兴趣，极其不利于课程教学目标的实现。

2.教学内容与外贸实务严重脱节。国际贸易是随着市场波动、国家政策变动、国内外局势变化而时刻发生变化的。同时，随着科学信息技术的飞速发展，国贸业务的类型和国际惯例等也都有了很大变化。然而，在教学领域，教学内容的更新速度却跟不上，严重与外贸实务脱节。如有的教师还在讲授INCOTERMS2000、UCP500、ISBP645。

3.忽视教学环节中的实践操作。单证实务是一门实践性很强的课程，不少教师在教学过程中仍采取重理论、轻实践的教学方式。教师根据自身对课本的理解，先对流程、单据制作要点等内容逐条讲解，然后学生按照教师的布置，按部就班完成实践操作。这种传统的教学模式虽然也强调了学生实践能力的培养，但这种实践操作是被当作技能并以“知识”的形式来传授，从而导致学生缺乏“创造性”应用能力的培养。

4.授课教师缺乏实践工作经验。不少院校的专业教师都是从学校毕业之后直接进入学校任教，缺乏应有的实践工作经验，虽然他们的专业理论水平非常高，但由于没有外贸工作经历，在教学中仅能凭借对教材的书面理解进行教学，导致教学内容比较枯燥，缺乏说服力，很难培养出高素质的学生。

三、《单证实务》课程教学改革的思考

1.深化以学生为本的教学理念，明确课程教学目标定位。始终贯彻以学生为主体，认识到教学是要让学生有兴趣，主动去学习，不是被动地接受灌输知识，因此要求教学中突出简洁、适用，强调有助于提升学生认识问题和思考问题深度的理念。单证实务课程的教学目标定位，要使学生通过本门课程的学习能够掌握单证的基本知识、方法和技能。课程应在明晰本课程与其它专业课程设置的有机联系基础上，以外贸完整流程为主线，清晰梳理单证工作原理、缮制规则。

2.教学内容与实际业务结合。《单证实务》课程教学应在明确课程教学与职业岗位知识、能力和素质培养之间的关系基础上，重新梳理、序化教学内容。须了解国内外有关国际贸易的立法和最新国际惯例的新变化，如UCP600、ISBP681的知识，及时更新教学内容，将新知识、新理论充实到教学内容中。并结合实际应用，最大程度上确保内容上与时俱进，力争将实务中的新动态、新变化体现出来。

3.高度重视实践环节，提高学生实践能力。建立全面立体的模拟实践教学平台，将校内模拟实训与课外实习相结合。通过校内实训开展实践教学，让学生分别扮演出口公司、进口公司、工厂、出口地银行、进口地银行等角色，完成模拟软件中买卖双方各自的单证任务。校内实训之后学生可进入校外实习基地，在外贸岗位上进行实际操练，积累宝贵的实践经验。将知识传授向重视能力、素质培养转变。

4.加强教师学习培训，努力打造“双师型”师资队伍。良好的师资力量是学生素质的重要保障。学校应通过培训和进修的方式，让教师不断更新知识，了解最新的国际惯例；另一方面可选派教师到企业挂职，积累相关的工作经验。教师及时将获取的行业信息嵌入课堂，使学生学到最新知识。

参考文献：

[1]张娟.国际贸易单证课程教学改革初探[J].湖北成人教育学院学报，2009（15）.

[2]鲁鸿雁.《外贸单证制作与审核》课程实践教学改革模式探讨[J].管理观察，2009（4）.

[3]沈萍.《外贸单证实务》课程的教学实践[J]. 沙洲职业工学院学报，2008（11）.