公司行文格式标准（精选8篇）
一、红头文件的制作及标准
1、进行页面设置
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2、插入页号
选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。
4、红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” ——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。
5、文号制作
平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。
6、主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
7、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
二、公文正文排版
行政机关的发文机关标识主要有3种形式：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，即“文头纸”；一种由发文机关名称加“令”组成，如“省政府令”；一种由发文机关名称加武文线组成，即“函头纸”。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
2.份号
即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。用电报传送的秘密公文，不标注份号。绝密、机密、秘密电报均属密码电报，均应按密码电报的管理办法进
行严格管理。
3.密级与保密期限
公文中的密级（包括国家秘密）分为绝密、机密、秘密3个等级。商业秘密分为商业机密、商业秘密2个等级。密级用3号黑体字标注。党的机关的公文密级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。
4.紧急程度（等级）
党的机关的紧急公文，分别标明“特急”、“加急”用3号黑体字顶格标注于公文首页页版心右上角，两字之间空1字；行政机关的紧急公文，分别标明“特急”、“急件”，用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行。如无密级则标注在第1行。电报的紧急程度叫等级，分“特提、特急、加急、平急”4种，用3号仿宋体字标注，其办理公文的时间要求分别是1天、3天、5天、10天。
5.发文字号
发文字号是由发文机关代字、发文和发文顺序号3部分组成。发文应标全称，不能简写。发文顺序号分从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“00
1”），不加“第”字。
应注意三个问题：一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，行政机关的用3号仿宋体字标注于版头（发文机关标识）下空1行红色横隔线之上。
下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右两边各空1字排印。
6.签发人
上行文应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人3字加全角冒号与签发人姓名组成。某些重要的公文有会签人的，还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名。
标注签发人的目的是为了加强单位领导人对公文所负的责任，使之认真把好
公文关。
应注意两个问题：一是联合行文，有多个签发人，一般是主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下
移红色横隔线；二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。
7.标题
由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成，位于红色横隔线下方空2行排印。主标题用2号小标宋体字，副标题用3号楷体字，居中排
印。
应注意三个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。二是在有双文种的公文（又叫复合性公文）中应简化标
题。三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。
8.主送机关
在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格；最后一个主送机关名称之后用全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应
将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上。
在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；决议、决定、指标、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；通报可标也可不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送
机关。
9.正文
正文位于主送机关下方，不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。数字、年份不能回行。正文中的结构层次序数是：第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意不要把“1.”的小圆点写了顿号。在正文层次不多的情况下，第一层用“
一、”，第二层可用“1.”，但不能用“（1）”。
正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级用黑体字排印，第二级用楷体字排印；有多级小标题的，第一级用小标宋体排印，第二级用黑体字排
印，第三级用楷体字排印，第四级用仿宋体字排印。
法规性公文的编、章、节的序号及标题居中排印，占两行；非法规性公文的小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左边空两个字排印，行距相同。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。
10.附件
应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。附件名称与正文空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字，后面标全角冒号和附件名称。
附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。附件置于主件之后，另起一页开始排印，并与主件装订在一起，公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。不能装订在一起的，公文主题词与印
制版记应标注在主件最后一页的下端。
11.发文机关署名
单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文，应署名。署名时将发文机关名称排在成文日期和正文之间，主办机关排在前面，每行最多排3个发文机关名称，最后一排如余一个或两个，均居中排印，以方便盖章为标
准。
12.成文日期
一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；应当写明年月日，年份不能简写。单一机关行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3号仿宋体字排印。联合行文将成文日期拉开，左右各空7个字排印。
公文经领导人签发后因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定，或
由办文者提出意见报领导确定。
13.印章
除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关的印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
加盖印章时，要做到端正、清晰，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。单一机关行文印章距正文2-4mm，居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。不得盖空白章。当联合行文需加盖两个印章时，主办机关在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。当关合行文需加盖3个以上印章时，每行最多排3个印章，主办机关在前，印章盖在发文机关署名处，两端不得超出版心；最后一行如余一个或两个印章，均居中排布；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。
省直各公司来省社盖章，凡是股东决议、会议纪要、章程，涉及到人、财、物的重要文件材料等，都必须备有两份留省社存档，且所有股东（包括省社派出的股东代表）均须在股东决议上签名。
14.主题词
“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号；主题词用3号小标宋体字；一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1行，一行
排不完的另起一行与第一行主题词的第一个字对齐排印。
15.抄送机关
在印制版记上方，主题词下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关按机关大小和排列习惯依次进行排列，回行时与冒号后的抄送名称对齐。用3号仿宋体字，左空1字排印；抄送机关名称之间用顿号隔开，末尾用句号。
16.印制版记
行政机关的公文只有印发机关和印发时间，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间以付印日期为准。翻印上级机关的公文，应把印发单位改为翻印单位，印发时期改为翻印日期，用圆括号标注共印份数。
17.公文排印、装订格式
除发文机关标识、标题、主题词用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、“主题词”3字用黑体字，份数序号用2号全身黑正体字外，其余文字都是用3号仿宋体字。党的机关用16开公文纸排印。行政机关用国际标准A4纸，正文用3号仿宋体字，每页排22行，每行排28个字。要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。页码用4号半角白体标注，双页码居左空1空，空白页不标
请示的标题有两种形式：一种是由发文机关、事由和文种等三要素构成；另一种是由事由和文种构成。无论是哪种形式的标题，制作时都要注意所使用的动词不要与文种名称的词语表意重复。比如《关于请求批准xxKx的请示》，其中”请求批准“即与后面的”请示‘’表意重复。此类标题不合语法规范，应避免出现。
◇主送机关
请示必须写明主送机关。请示的主送机关只能有一个，而且要根据上级机关的业务分工和请示关涉的业务内容，严格对口选定。如需同时报送其他机关，应当用抄送形式处理。
◇正文
请示的正文主要包括请示缘由、请示事项和结语等项内容。
请示缘由是正文的重要内容，应简要而充分地说明请示的原因、理由或依据。原因讲得客观、具体，理由讲得合理、透彻，才能为请示提供充分的依据，上级机关才好及时决断，予以有针对性的答复。否则，便会影响问题的及时处理。
请示事项是向上级机关请示的具体内容，即请求上级指示、
批准或答复的.具体事项。陈述请示事项，无论是采用篇段结合式还是分条列项式，都要实事求是地说明问题，简明扼要地说清要求，具体可行地提出意见，以便上级机关迅速决策，作出答复。请示事项还要力求内容单一，即一篇公文只宜请示一件事。至于一件事涉及几个方面，比如，既请求批准修建一个小商品市场，以便解决部分下岗职工就业问题，又要求上级拨款，实质上还是一件事，这是允许的。
请示的结语一般用“妥否，请指示”“当否，请批示”、“特此请示，请予批复”、“够上请示，请予审批”等习惯用语重申批复意愿。请求批转的请示，一般用“以上请示（意见）如无不妥，请批转各地（有关部门）贯彻执行”的结语作结。
◇落款
请示的落款也包括署名和成文时间两项内容。标题中若已写明发文机关，这里可不再署名，但需加盖公章。成文时间应注明年、月、日期。
注意事项：
☆请示与报告不能混用。请示和报告是两个不同性质的公文文种，使用时要严格区分。既不能将请示事项写在“报告”中；也不能将请示、报告混用，在制作标题时写成“请示报告”。否则，上级机关就无法批复
☆要遵守行文规则。请示只能主送需要直接办理和答复的上级机关；若请示单位受双重领导，其请示内容又涉及不止一个上级机关，可用抄送的办法解决。不要搞多头请示，也不要越级请示。如果遇有特殊情况，确需越级请示的，应该同时抄送被越过的机关
☆要一事一请示。请示应一文一事；如果是几件事，必须是与一个问题相关的不同侧面的几件事。切忌把两个以上互不相关的问题或事件搅在一起来请示。
☆请示语气要谦恭。行文不能出语生硬，更不能以“决定”的口吻说话。语气应该谦恭、平实、恳切。只有这样，才能引起上级部门的重视，才更有利于问题的解决。
范例：
xx市商业局关于增设地下消火栓需要资金的请示
xx省商业厅：
xx市食品公司xx冷库，系地区分配性重点仓库。厂区建筑面积x万平方米（其中冷库x平方米），贮存肉、蛋等物资x千吨，价值x万元。多年来厂区防火设施比较简陋，除简易防火具外，仅有消火栓一处；且因年久失修，水压低，达不到喷射要求。一旦发生事故，后果将不堪设想。虽然省、市防火部门多次检查。提出建议，但因缺少资金，一直未能按重点库区标准建设。为确保库区安全生产，做到常备无患，今急需修建地下消火栓四处（饲养场一处，肉联厂、冷库各一处，蛋禽厂与蛋库之间一处），需要资金xx万元。
妥否，请审查批示。
xx市商业局（印）
xxxx年x月x日
【请示具有以下主要特点】
针对性。请示属于上行文，其应用范围比较广泛，但也并非任何事项都可以用谲示行文。只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到新情况、新问题或克服不了的困难，才可以用“请示”行文，请求上级机关给予指示、决断、批准或答复，其行文的针对性是很强的
呈批性。正是因为请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级机关给予指示或批准，所以上级机关对呈报的请示事项，无论同意与否，都必须明确表态，并以“批复”回文。下级机关只有接到上级机关的“批复”后，才能根据“批复‘’意见开展工作。因此，请示的这种”呈批性“就决定了请示必须在事前行文，而不允许”先斩后奏“
【请示的种类】
根据内容及行文意图，请示可以分为以下三种：
请求指示的请示。这种请示常用于涉及方针、政策界限的重大问题；无章可循的特殊问题；难以把握或有意见分歧的疑难问题等。
请求批准的请示。这种请示主要用于需要办理、解决而自己却无权、无力办理解决的事项和问题。
各作业区、大队、项目经理部，机关各科室：
为了及时、有效地传递信息，清楚、准确地反映各种材料所表达的内容，经厂领导班子研究决定，特对我厂各单位上报机关科室、厂领导和各科室上报厂 领导以及上报油田分公司等上一级单位的各种材料进行规范，具体格式要求如下：
一、所有材料必须用A4、A3幅面的纸张打印。
二、所有材料必须要有封皮。封皮上标题一律用宋体一号字加粗居中，位置距上端二号字四行。单位、科室落位置距标题三号字九行，用楷体小二号字加粗居中。如果是上报油田分公司等上一级单位的材料，要在本单位、科室具体名称前加上“锦采”，若是上报集团公司、国家等材料在单位、科室的具体名称前冠以“辽河油田锦采”单位、科室落款的下一行是材料的形成时间，要用阿拉伯数字编写、字体、大小和要求与单位、科室落款相同。
三、所有村料的页边距规定为：上、下2.54厘米，左、右3.1厘米。
四、材料正文全部用三号仿宋字。正文首页第一行仍要加材料标题，要用宋体二号字加粗居中。中间用三号字空一行后开始正文。正文中所有的大标题全部用黑体三号字。标题前需加数字提示的必须采用大写，后面加上顿号即可。也可用加括号的大写数字提示，但后面不可加顿号。标题后不能加任何标点符号。正文次一级的小标题和要突出的重点文字，只要在原来三号仿宋字的基础上加粗即可。需要数字等提示的小标题，在标题前加“一是、二是”、“首先、其次”和“
1、2”等即可，不要随意创新的提示符号。
五、各单位和科室自行打印的材料，在WORD编辑格式下直接居中插入页码即可。在厂办打字室印刷的材料，必须用人工加页码方式。
六、各种请示报告，要在正文结束后空两行，用楷体三号字加单位、科室落款和日期，同时必须加盖公章。
件
宁夏天晨办字【2012】14号
关于2012年度工作总结的通知
公司各部门、代建项目部：
2012年即将结束，公司各部门、代建项目部按照年初的统一部署，积极开展了各项工作。为促进公司高效持续地发展，落实公司管理办法，贯彻国家、自治区有关方针政策，现要求全体员工将一年以来的工作进行总结，并查找工作中存在的问题及解决办法，为下一年工作打好坚实基础，现就2012年工作总结事项通知如下：
一、时间安排：2012年11月26日至11月30日
二、总结大会地点：公司会议室
三、其他要求：
1、个人工作总结；
2、各部门工作总结；
3、代建项目部工作总结。
工作总结主要内容：实事求是总结全年的主要工作成绩和存在问题，分析存在问题的原因和解决问题的办法；下一年度的工作思路。总结及汇报材料以书面形式于11月23日前交办公室。总结大会要求公司员工必须按时到会，有特殊情况者，须向公司主要领导请假。
特此通知
二零一二年十一月十三日
为规范中国国电集团公司及所属企业公文格式，根据《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012），结合集团公司实际，制定本标准。2 范围
本标准适用于集团公司各级企业、各类组织制发的公文。3 术语和定义 3.1 字 word 标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。3.2 行 line 标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。4 公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m～80 g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。5 公文用纸幅面尺寸及版面要求 5.1 幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面
22尺寸为：210mm×297mm。
5.2 版面
5.2.1 页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，下白边35mm±1mm，右白边26mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。5.2.2 字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。5.2.3 行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。5.2.4 文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。6 印制装订要求 6.1 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。6.2 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。6.3 装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90°，无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文应当：
a.订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；
b.无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
c.骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。
包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。7 公文格式各要素编排规则 7.1 公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。7.2 版头 7.2.1 份号
如需标注份号，一般用6位3号仿宋体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
7.2.2 密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
7.2.3 紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
7.2.4 发文单位标志
由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称（限于联合行文）。
发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字(一般用方正小标宋体)，字号酌情确定，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前；如有“文件”二字，应当臵于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。
公文如需标注发文单位标识（LOGO），在版心上边缘之上7mm，靠右与版心右边缘对齐标注，推荐标识高度10mm，长度依标识比例而定。7.2.5 发文字号
编排在发文单位标志下空二行位臵，居中排布。年份、— 4 —
发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号用3号仿宋体字标注。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。7.2.6 签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位臵。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字，签发人姓名为2个字时，中间空1字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。7.2.7 版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。推荐高度为0.5mm。7.3 主体 7.3.1 标题
一般用2号小标宋体字(推荐用方正小标宋体)，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
7.3.2 主送机关（单位）
用3号仿宋体字编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关（单位）名称后标全角冒号。如主送机关（单位）名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关（单位）名称移至版记，标注方法见7.4.2。7.3.3 正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关（单位）名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“
一、”“
（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。7.3.4 附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
7.3.5 发文单位署名、成文日期和印章
7.3.5.1 加盖印章的公文（企业公文一般均需盖章）
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署
名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位臵，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
发文单位署名和成立日期用3号仿宋体字标注，发文单位与成文日期之间不空行。7.3.5.2 成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。7.3.5.3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，务必使印章与正文同处一页，不得采取标注“此页无正文”的做法。7.3.6 附注
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。用3号仿宋体字标注。
如果表述中重复出现括号时，用六角括号套小括号。7.3.7 附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装
订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。顺序号用阿拉伯数字，后不加标点符号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格用3号黑体字编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。发文字号与附件之间空一字。7.4 版记
7.4.1 版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。7.4.2 抄送机关（单位）
如有抄送机关（单位），一般用4号仿宋体字，在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关（单位）名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关（单位）名称后标句号，抄送机关（单位）之间用逗号。
如需把主送机关（单位）移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关（单位）。既有主送机关（单位）又有抄送机关（单位）时，应当将主送机关（单位）臵于抄送机关（单位）之上一行，之间不加分隔线。
7.4.3 印发部门和印发日期
印发部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发部门左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发部门和印发日期用一条细分隔线隔开。7.4.4 版记的位置
版记臵于公文的最后一页。若公文的最后一页不是封底，在版记与正文或附件之间，允许插入空白页。7.5 页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。8 公文中的横排表格
A4纸型的表格横排时，页码位臵与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。9 公文中计量单位、标点符号和数字的用法
公文中计量单位的用法应当符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。
公文的特定格式 10.1 信函格式
发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办单位标志。
发文单位标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。版心宽度为156mm。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8，份号用3号仿宋体字标注，密级和保密期限、紧急程度用3号黑体字标注。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行，推荐用2号小标宋体字。
第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
首页不显示页码。
抄送机关（单位）用4号仿宋字体标注在版记部分。版记位于公文最后一面版心内最下方，在抄送机关（单位）上下各印一条与版心等宽的分隔线（推荐高度为0.35mm）。
版记不加印发部门和印发日期、分隔线。10.2 纪要格式
纪要的版心尺寸为156×225mm。
纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。
在标志下方第三行居中用仿宋3号字体标注纪要期数。在第四行用仿宋3号字体居左标注印发部门，居右标注印发日期。
在印发部门和印发日期下方2mm处，印一条高0.5mm的红色分隔线，线长为156mm，居中排布。
纪要如需标注份号和密级，参照公文标注方式，标注在纪要标志的左上方。
纪要正文在红色分隔线下，从第三行起排布。通常用3号仿宋字体。
标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
用4号仿宋字体标注在版记部分。版记不加印发部门和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
分发范围用4号仿宋字体标注在版记部分。版记位于纪
要最后一面版心内最下方，在分发范围上下各印一条与版心等宽的分隔线（推荐高度为0.35mm）。版记不加印发部门和印发日期、分隔线。11 式样
A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；联合行文公文首页版式1见图3；联合行文公文首页版式2见图4；公文末页版式见图5；联合行文公文末页版式1见图6；联合行文公文末页版式2见图7；附件说明页版式见图8；带附件公文末页版式见图9；信函格式首页版式见图10；会议纪要格式首页版式见图11。
图2 公文首页版式
图3 联合行文公文首页版式1
图4 联合行文公文首页版式2
图5 公文末页版式
图6 联会行文公文末页版式1
图7 联会行文公文末页版式2
图8 附件说明页版式
图9 带附件公文末页版式
图10 信函格式首页版式
图11 纪要格式首页版式
主题词： 文秘 公文 格式 标准 通知 抄送： 国务院国资委办公厅。
中国国电集团公司办公厅
一、公文文号的正确使用
印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“〔〕”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（）”或中括号“ [ ] ”。
二、标题的要求
（一）正文必须要有标题（封面除外）。标题（方正小标宋GBK二号字）（2011年11月），（方正楷体GBK三号字），班子名称或职务（方正楷体GBK三号字）。不得将标题字打印大小不一或中间加入其他艺术体。
（二）标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，不能把词、词组和专用术语分开。多行标题的排列方式一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。
（三）标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类。标题中除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。
三、正文的要求
（一）正文要与标题隔一行。
（二）正文（方正仿宋GBK三号字）。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中一级标题使用三号方正黑体GBK，二级标题使用三号方正楷体GBK，三级标题使用三号方正仿宋GBK，四级以下级标题与正文字体相同。一级标题后若回行不使用标点。
（三）全文层次序号的使用
第一层次标题（方正黑体GBK三号字）第二层次标题（方正楷体GBK三号字）第三层次标题（方正仿宋GBK三号字）第四层次标题（方正仿宋GBK三号字）
1.第一层为“
一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十、等。
2.第二层为“
（一）”，以下可排
（二）（三）
（四）等，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。
3.第三层为“1.” 1后面添加的是圆点，而不是顿号或句号。以下可排2.3.4.5.6.7.等。
4.第四层为“⑴”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。⑴以后可排⑵ ⑶ ⑷ ⑸等。
— 2 — 5.第五层为“①”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，圆圈后面不得添加任何标点，①以后可排② ③ ④ ⑤⑥等。此序号还可以不单独作为标题序号在句子里使用。
（四）行文格式的要求
1.每个自然段的首行必须左空两格（包括序号）。一级标题前面不空格。
2.请示、报告、通知等有称谓的，文章的第一行称谓须顶格。
（五）正文中如有引用的内容则必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。
（六）正文如有附件，应当注明附件顺序和名称。先在正文下一行左空两格用三号方正仿宋GBK字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
四、正文中一些主要标点符号的使用
（一）破折号。行文中作为说明解释的语句用破折号标明。总结、计划标题中如果使用副标题或文章中使用破折号，— 3 — 破折号的长度为两个汉字的长度，例“——”，而不是数个短横，例“——”。
（二）连接号。相关的时间、地点或数目之间用连接号，表示起止。工作计划、总结中使用到的主要有以下情况：
1.表示时间起止的，工作计划、总结中有关中的连接号“—”是两个字符的长度，也就是一个汉字的长度，不是两个短横或其它。
2.表示数目的，用阿拉伯数字表示数值的范围，例如：总结、计划中出现的“0～3岁婴幼儿”，0和3之间应用浪纹线。
3.表示地点的，例如：文山——百色，是两个汉字的长度。
（三）省略号。省略号的形式为“……”，六个小圆点占两个字的位置，不是六个小短横。
（四）标点符号的位置
1.句号、问号、叹号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居右偏下，不出现在一行之首。
2.引号、括号、书名号的前一半不出现一行之末，后一半不出现在一行之首。
3.破折号和省略号各占两个字的位置，中间不能断开。连接号、间隔号一般占一个字的位置，这四种符号上下居中。
（五）页码用四号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线。单页码居右，双页码居左。空白页和空白页以后的页不标识页码。
五、文章中数字的使用
（一）使用阿拉伯数字。凡是可以使用阿拉伯数字而且有很得体的地方，所表示的数目又比较精确时，均应使用阿拉伯数字。如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字。如：2013年2月25日 500克 20支 等。
（二）使用汉字。根据国家有关标准，凡是定型的词、词组、成语、惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：星期六 二万五千里长征 第四方面军 一二〇师 “ 十二五”计划 零岁教育等。
（三）应当使用国家法定计量单位。
（四）全文数字字体均用Times New Roman
六、封面和成文结尾时间的汉字写法
（一）正式的计划、总结、报告、通知、请示等类的公文结尾的成文时间使用阿拉伯数字。
（二）时间使用汉字的规范写法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是汉字，可从插入中的特殊符合里选择，是正圆，不是椭圆，不是阿拉伯数字0，必须拼
— 5 — 写汉字〇。不能汉字与阿拉伯数字混用，不能写成二00九年。
（三）其他不规范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。
（四）成文时间及文中不能拼写成大写的汉字，如：贰零零玖年玖月玖日。
七、落款及时间
落款位于正文内容空三行右下方，落款时间左空4个字，单位以日期为准居中。
八、公文中纸张及印章的正确使用
条理清楚和层次分明看似都是对文章结构的要求，其实两者之间存在着程度上的差别，条理清楚是前提和基础，在此基础上才可以谈层次分明，没有清楚的条理，分明的层次是无法构建的。因此，上海市中考作文评分标准对B类卷的要求是“条理清楚”，对A类卷的要求才是“层次分明”。
从记叙文(上海中考测试的就定位在记叙文写作上)的写作上来看，所谓“条理清楚”就是按照一定的记叙顺序(顺叙、倒叙、插叙)把事情的前因后果、高潮、结局叙述完整。条理清晰基本上考查的是学生叙述的能力。叙述的过程中应当注意把握好几点：(1)情节完整。事件总是在特定的时间和特定的空间中展开的，事件在发展过程中，必然存在着前后相继的衔接性。因此，在构思作文的过程中要考虑情节的完整性和情节之间的衔接性，注意前后情节的合理延续。(2)合理过渡。如果说故事的一个个重要情节是珍珠，那么将这些“珍珠”串联起来的线索就是过渡环节。这些过渡环节本身并非作品的主体，但缺少了它们，故事往往显得突兀乃至不合情理，甚至会使文章变得支离破碎，缺乏完整性。
通过对下面这篇例文的分析，我们感到要想写出“条理清晰”的记叙文首先必须立足于写事，没有具体详细的事件作为依托，记叙文就会蜕变成主观联想的任意发挥，从而加剧了文章思路的跳跃性和创作思维的混乱。
层次分明
做到了“条理清晰”才可以谈“层次分明”。这里所谓的“层次”包含几方面的含义：(1)结构层次;(2)内容层次;(3)思想层次。这里主要谈“结构层次”。一般而言，一篇文章有四种常见的结构层次：总分式、并列式、对照式、层进式。上面四种结构层次一般适用于议论文和说明文，对于记叙文无所谓“总分”、“并列”、“对照”和“层进”。那么，在记叙文写作中所谓的“结构层次”究竟指什么呢?主要应该思考这样一些能体现结构特征的要素：记叙顺序、首尾呼应、承上启下、伏笔铺垫等。
记叙顺序：初中阶段主要掌握顺叙、倒叙和插叙三种写作顺序。在记叙文写作中我们提倡同学使用倒叙，在文章开头就先交代结果，或者先交代事件发生过程中某个关键性部分从而有效地激发读者的阅读兴趣，除此之外，倒叙由于一开始就介入了事件的高潮或结局就能够在相当程度上避免作文迟迟不切入正题，也能够与下文的内容形成呼应关系，使文章的线索更加醒目分明。
首尾呼应：记叙文的首尾呼应可以通过一些具体的事物来实现，从而避免空洞的议论和言不由衷的抒情。比如写母爱，有同学在开头写道“看着这洗得干干净净的衬衫，闻着衬衫散发出的淡淡的香味，我仿佛隐隐约约地看见了母亲劳累的身影……”，结尾处则写道“我穿着母亲洗得干干净净的衬衫，仿佛穿上了满满的自信和昂扬的斗志……”用“衬衫”这个具体的事物来形成首尾呼应，结构完整且线索清晰。
承上启下：记叙文最忌突兀。情节的发展是一个逐步演进的过程，注意写好承上启下的过渡段、过渡句有助于情节结构的合理化。
伏笔铺垫：中国古代小说在情节设置上讲究“草蛇灰线，千里延伏”，其实也就是讲究伏笔铺垫的意思。成功的伏笔和铺垫往往能够使读者豁然开朗、击节叫好。伏笔铺垫要和后文的线索存在合理的逻辑联系，作为伏笔出现的事物应当是故事中指导情节发展的关键事物。铺垫和伏笔往往是在不动神色之间设置的，不能过多使用笔墨，往往一笔带过，否则过于醒目就会在读者脑海中留下深刻的印象从而无法再通过与后文的呼应激发出读者“恍然大悟”的阅读快感。
在记叙文写作中，层次分明是一个需要同学悉心实践的“技术活”，通过反复训练，才能熟练驾驭各种记叙顺序，灵活自如地运一些写作技巧，是文章做到思路顺畅、条理清晰、层次分明。
【例文分析】
陌生人
我不记得是什么时候见到他的，只是我现在回想起来，他的样子还清清楚楚地立在我的脑海里，
备考资料
刚刚考完试的我急急忙忙地往地铁站赶，想着桌上摆着的丰盛午餐，我就忍不住加快了脚步。不巧，一辆地铁跟我说了声“再见”，就驶向了远方。我只能忿忿地来到候车室，等着下一辆地铁跟我“Hello”。
这时候，他闯进了我的视线，大概六十多岁了吧，身高还不到我的一半。零乱的头发遮盖不住那张布满皱纹的脸，一手拎一个和他差不多高的纸袋，颤颤巍巍地走了进来。他坐在椅角上，这样别人就不需要和他保持一定距离了吧!他用那枯槁粗糙的手擦了擦脸上的汗，长长地舒了口气。他从纸袋中拿出了一瓶用矿泉水瓶装的橙汁，喝了几口。似乎用无助的眼神朝我望了望，盯了一会我背包外的矿泉水瓶，休息了一会，又颤颤巍巍地离开了，只留下那两个硕大的袋子。
我知道，他是一个拾荒者。心里又不自觉地泛起了怜悯与同情。我一口气喝完了那瓶虽还是满着的矿泉水。手里拿着瓶子，一步步接近袋子，却又在相差几厘米远的地方停住了。不知道为什么，我不愿意放下去。
我静静的等待着他的出现，可是心里却又是焦急与迫切的。仅仅一眼，我就开始为这个素不相识的人担忧起来。心里不仅是怜悯、同情，更多的是敬佩。
毕竟14岁了，也懂了一些人情世故。也许因为他儿女的不孝，他才被迫出来捡拾废品;也许他没有儿女，为了生活下去，只是一个人在努力;也许他历尽了许多困难，艰辛才沦落到这步田地……不管为什么，他在奋斗，他在努力，为了生存!
我的期待没有白费，他又颤巍巍地走了进来，拎着他的两个硕大的袋子，与人群一起进入了地铁车厢。
在各式各样的人群中，他显得那么弱小，那么弱不禁风。可是那些自暴自弃，轻视生命的人又算什么呢?“五莲路到了!”他下去了，颤颤巍巍的。我知道，他又要投身于下一个垃圾桶事业中了。我突然发现我错了，这样的人不需要同情，不需要怜悯，只需要敬佩与祝福。
我不否认那些伟大的人对这个世界有着伟大的贡献。但他，是人们的一支清醒剂，为着世上活在面具下的人们做出了巨大的贡献。平凡的陌生人，却是生活中的强者。
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