工作说明书行政部（精选8篇）
行政秘书
岗位名称：
行政秘书
直接上级：
秘书室主管
本职工作：
办理日常行政事务和程序化工作。
工作责任：
（1）认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务。
（2）办理公司文件、信函的邮寄工作。（3）办理报刊、杂志的订阅。
（4）办理来、发文登记，填写文件传阅单。（5）做好公司通知工作。（6）办公室文件的传递及催办。（7）定期向秘书室主管述职。
随着现在国家社会法治的不断进步, 法律制度的不断健全, 行政法治的思想理念也不断深入人心, 行政主体自我监督机制也得到很大发展, 相对人的权利保障也得到进一步实现。然而对于我国的行政说明理由制度来说, 其面临的困境却是不容忽视的, 其面临的突出问题如下:
(一) 缺乏统一的法律规定, 未形成单独完善的体系
我国说明理由制度面临的困境, 最突出表现在我国还没有一部统一的行政程序法, 这导致了我国说明理由制度只能零散的分布在一些单行法或地方规章之中, 比如:《湖南省行政程序规定》第78条规定, 行政执法决定文书应当充分说明决定的理由, 说明理由包括证据采信理由、依据选择理由和决定裁量理由。行政执法决定文书不说明理由, 仅简要记载当事人的行为事实和引用执法依据的, 当事人有权要求行政主体予以说明。《行政处罚法》第31条规定:“行政主体在作出行政处罚决定之前, 应当告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由及依据, 并告知当事人依法享有的权利。”我国《治安管理处罚法》第94条规定公安机关作出治安管理处罚决定前, 应当告知违反治安管理行为人作出治安管理处罚的事实、理由及依据, 并告知违反治安管理行为人依法享有的权利。
无一部统一的行政程序法, 造就了我国行政说明理由制度分散的特质, 分散于各个单独的法律法规现状又直接导致实施的重重困难。另一反面我国关于行政说明理由制度的规定也相对较为粗浅简略, 缺乏详细的细则, 可操作性较低。在实践中即使在某些方面存在着关于说明理由的规则, 也会被行政主体习惯性的忽视或简化。
(二) 适用范围比较狭窄, 未对授益性行政行为作出规定
从我国目前关于行政说明理由制度的规定, 我们可以发现所有的说明理由程序发生的前提是该行政行为是否定性的行政行为, 所谓的否定性的行政行为即是行政主体作出的对行政相对人不利的处分行为;也就是说如果行政主体作出的是授益性行为的话就不需要说明理由。说明理由制度的适用仅限于否定性的行政行为。然而如果授益性行政行为没有说明理由的相关规定, 那行政主体在作出授益性行政行为的时候就可相对的随心所欲, 行政相对人也无法对行政主体进行监督。故在我看来, 授益性行政行为同样必须说明理由。
(三) 内容上缺乏可操作性
目前相关单行法规中所有关于说明理由制度的规定, 都只是简单粗略的一个大致规定, 只是强调行政主体应该说明理由, 而对为什么需要说明、怎样说明、说明到怎样的程度等并无详细的一个规定。一个法律无相关实施细则可以说是很难实施的, 因其缺乏可操作性, 相反行政主体就拥有了更大的自由裁量权, 无限制的自由裁量必然带来滥用与渎职的恶果。
(四) 违反说明理由的法律后果不明确
纵观我国现行的说明理由制度的规定, 由于无相关行政程序法的细则或者配套实施规则, 说明理由制度在现实中很难得到实现发挥其应有的作用。现有的所有法律法规中根本没有规定违反说明理由的行政主体的法律责任, 无救济何来权利, 没有法律后果的法律可以说是纸面意义上的法律。没有相关的追责机制, 说明理由制度对行政主体来说, 其可以遵守亦可忽视, 而对相对人来说, 他们的权利就更难得到保障了。
二、我国行政程序说明理由制度出路———说明理由制度构建
作为一种成熟制度, 说明理由制度应该有一个完整的体系, 在行政程序中要实现说明理由制度应该从以下几个方面着手。
(一) 说明理由的时间
说明理由的时间, 目前我国学术界存在不同的看法, 有的学者主张, 说明理由应该只在行政行为作出的同时进行, 也有的学者认为, 说明理由不仅应强调与行政行为同时进行, 更不该忽视行政行为作出之前的事前, 即应进行两次说明理由, 事前与事中。在我看来, 说明理由在正常情况下当然应该涵盖事前与事后的, 然而在特殊紧急情况下事后的说明理由也是需要的。
说明理由的时间非限定的, 不可变通的, 而是针对不同的行为, 不同的情况有所变化, 有所区别的。比如, 一般涉及到相对人的重大利益的行政行为作出之前, 行政主体就应当以一定形式在一段时间内向相对人说明理由, 这样行政行为的作出更能得到相对人的支持与理解。另外针对行政主体作出的抽象行政行为, 因为抽象行政行为的复杂性, 行政主体应分阶段的多次向相对人说明理由。在一般行政行为中, 行政主体可在行政行为作出的同时向相对人说明理由, 若遇到特殊紧急情况, 在行政行为发生的事中无法说明理由的, 应在事后向相对人说明理由。
(二) 说明理由的方式
说明理由的方式无非两种, 口头或书面。口头形式固然有简洁, 方便, 成本低等优势, 但其所存在的缺点也是明显的, 非正式的口头形式说明会让相对人的维权缺乏证据。
我认为, 在我国应以书面为主、口头为辅, 只有在例外情况下才能口头说明理由。书面形式相对于口头形式而言更有利于说明理由的具体落实与相对人的权利得到保障, 当然其也可以为司法审查留下正式的证据。
在紧急情况下可用口头形式, 但为保障相对人的知情权, 如相对人提出申请或在情势必要下, 行政主体在事后也应该以书面形式将之前以口头形式作出的说明理由告知相对人。
(三) 说明理由的内容
说明理由的内容应该有充分的基本事实, 有效的法律依据, 合理且正当的理由。
行政主体在作出决定之前应说明其所依据的基本事实, 而对于次要事实可不予说明, 对于存在争议的事实, 行政主体在说明理由时更需要提供相应的证据来支持。行政主体在说明支撑其行政行为具有合法性的法律规范时, 应全面展示其如何确定法律事实基础, 如何选择法律, 如何进行法律位阶的选择, 如何处理法律规范的冲突, 如何依据此法律作出怎样的行政行为。合理且正当的理由体现在行政主体在说明其作出行政决定时考虑到的, 动机、出发点、成本、得失、以至整个的权衡过程, 该理由也必须符合当时的社会生活规则, 符合公共利益需求。
(四) 确定违反行政程序说明理由义务的法律后果
违反说明理由义务应确定以下几种法律后果:
行政主体作出对行政相对人的不利处分而未说明理由的, 将导致行政行为的绝对无效。
行政主体在作出行政行为之前向相对人说明了理由, 但说明理由时存在严重瑕疵如:说明的理由不清不楚, 说理由错误的, 说明理由不充分的, 这些情况下应撤销该行政行为。
行政行为存在一些轻微瑕疵的可以视情况进行追认而补正其效力, 对于说明理由而言也应同样适用此条, 说明理由不能因些许轻微瑕疵就否定行政行为的效力, 这样太影响行政效率。这种情形只能出现在说明理由的形式与时间上。
参考文献
[1]彭修凯.论行政程序说明理由制度[J].当代法学, 2002 (9) .
[2]章剑生.论行政行为说明理由[J].法学研究, 1998 (3) .
[3]王名扬.英国行政法[M].北京:中国政法大学出版社, 1987.
[4]张树义主编.行政程序法教程[M].北京:中国政法大学出版社, 2005.
[5]章剑生.论行政行为说明理由[J].法学研究, 1998 (3) .
[6]杨汉国.论行政行为说明理由的瑕疵及其法律救济[J].江西行政学院学报, 2004 (6) .
[7]朱应平.澳大利亚行政说明理由制度及其对我国的启发[J].行政法学研究, 2007 (2) .
[8]叶必丰.行政法学[M].武汉:武汉大学出版社, 1996.
[9]方世荣主编.行政法与行政诉讼法[M].北京:中国政法大学出版社, 1998.
关键词：行政行为说明理由；构建进路
一、行政行为说明理由的界定
行政行为说明理由是一项重要的行政程序制度，从认知的逻辑顺序来看，该制度的概念需要根据其适用范围和行政主体应该说明的理由的内容等来确定。由此，为界定该制度，首要任务是确定相关的前提问题。
综观该制度在我国的立法实践和世界其他国家的立法例，对行政行为说明理由制度中的“行政行为”的规定不尽相同。如法国的《行政行为说明理由和改善行政机关与公民关系法》中明确了对于抽象行政行为，“不必说明理由”；葡萄牙《行政程序法》则将抽象行政行为纳入了需要说明理由的范围；《日本行政程序法》仅规定了对不利行政处分需要进行说明理由；而美国的《联邦行政程序法》则要求制定规章行为和行政裁决行为都须说明理由（包括授益性行政行为）。反观国内的立法情况，各行政行为特别法中的说明理由制度均只要求对特定的具体行政行为进行理由说明；而杨金晶在撰写《行政行为说明理由地方考——以八部地方行政程序规定比较为视角》一文时经考察发现，我国现有的零散的行政行为说明理由制度下说明理由的情况“不限于行政机关对具体相对人说明理由”，亦包括内部行政行为、抽象行政行为，甚至还包括了行政指导、行政规划等行政行为1。对于“说明理由”的规定，国内外倒是有更多的共识。其中多数直接用“说明理由”的表述概括规定，稍具体一点的便主要罗列了事实依据和法律依据两项内容。实际上，没有过多地列举其他需要说明的内容的做法是恰当、合理的，因为行政主体要进行说明的内容是由其所作的行政行为的性质所决定的。如对某一具体行政行为的说明和针对抽象行政行为的说明必定是有差异的，由此，便不宜在界定该制度的时候将“说明理由”（的内容）具体化。有鉴于此，界定行政行为说明理由制度的重点集中到了对“行政行为”适用范围的讨论之上。
总体来说，根据行政程序通过规范、控制行政权来保障行政相对人合法权益的设立宗旨，应该对“行政行为”进行目的性限缩解释，将其范围限定在“外部行政行为”之下。在限缩之后，“行政行为”的确定便只剩下对抽象行政行为和授益性行政行为的取舍。
对于抽象行政行为的作出是否需要进行理由说明，法国的行政法律规定“行政主体可不必说明理由，其理由是该类行为不直接影响相对人的合法权益，在发生现实的法律关系后再予说明理由更具针对性。”2德国对此问题也采类似的规定和解释。可笔者认为，抽象行政行为自身具有的普遍效力和反复适用性决定了其更应该被在公布实施的同时就进行充分的说明和解释，由此才能保证其运行具有更强的可预测性，进而保障其正确而统一地发挥功效。相反，在模糊地指引下发生大量现实的行政法律关系之后再对其进行解释说明，则需要付出更加高昂的社会成本。对抽象行政行为进行理由说明，是为“防范于未然”的法律意识，也是使法律充分发挥指引社会功能的重要保障。
对于授益性行政行为，日本是不主张对其进行说明的，因为这是对行政相对人赋予权利或是免除、减轻义务的行政行为，相对人一般不会提出异议；而要求行政主体进行理由说明，将有损于行政的效率价值。但笔者坚持认为，在整个社会大背景下，有人获益的同时则必将有对应的人会因此而承受利益损失或是额外的社会负担，从某种意义上来看，这样做虽正义但并不公平。在平等意识日益发达的当今社会，某人从行政主体处获益的情况如若没有向社会公众交待，则会引起猜忌和不满的情绪，而不公的社会观念终将引起动荡和祸患。相反，行政主体对其作出的授益行为进行说明理由之后，将在社会中起到良好的示范和引导作用，疏解一些不健康的抵触情绪，有利于社会的稳定与和谐。
综合上述分析，笔者认为行政行为说明理由制度中的“行政行为”宜将抽象行政行为和授益性行政行为一并纳入，这样才更符合行政程序制度设计的初衷，有利于法治社会的建设。因此，行政行为说明理由应该是指行政主体在作出对行政相对人的权利义务产生影响的行为时，除法律有特别规定外，应当向相对人以适合于该行政行为的方式说明行为依据的制度。
二、构建行政行为说明理由制度的进路之探索
通过对现有的构建该制度方面的研究成果进行归纳、分析后发现，许多行政法学学者将构建该制度的进路的精力集中寄托在了行政程序法典之上。《行政程序法》在我国曾一度呼之欲出，却因种种阻力当道至今都没能得以问世。这种境况造成了很多学者对行政程序具体制度的研究无用武之地。十八届四中全会《决定》中虽明确提出要完善行政程序法律制度，但并没有类似于“编纂民法典”的任务要求。就此看来，行政程序法典的建立目前还不是很乐观。
远水解不了近渴，从致力于制定统一的行政程序法典的桎梏中解放出来，或许可以获得让一些具体的行政程序制度包括说明理由制度在现阶段充分发挥出其本应具备的功能的思路。毕竟构建一项法律制度的直接目的是要取得实实在在的法律效果，而不应该是仅获得“完备”的法律手段或形式。行政程序法典也好，零散的规定也罢，其宗旨都是要通过规范、控制行政权来保障相对人的合法权益，殊途同归。行政法学学者们对待这一问题的思路，是不是本末倒置了呢？与其一味追求一部完善却遥远的法典，不如“以退为进”，先对现有零星的说明理由制度进行完善，解了燃眉之急的同时等待法典的出世。
总之，对于构建行政行为说明理由制度，现在的思路应该是有比没有好、用比不用强，重在实效。因此，当下迫切的任务是使现有的行政行为说明理由制度“活”起来。
参考文献：
[1]杨金晶.行政行为说明理由地方考——以八部地方行政程序规定比较为视角[J].研究生法学，2014（4）：23-33.
[2]于春华.国外行政行为说明理由制度对比研究[J].内蒙古农业大学学报：社会科学版，2012，14（2）：379-380.
作者简介：
撰写:
审核：
批准：
一、岗位信息
岗位名称
行政文员
所属部门名称
综合管理部
编制日期
工作时段
白班
任职者
签字
直接上级岗位
综合管理部经理
直接上级姓名
签字
二、岗位目的科学合理地进行行政管理，保证公司行政事务顺畅；保证各类文档准确及时打印，重要资料的完整保存，办公用品的合理补充和发放，会议服务热情周到，公司电话、网络系统通畅，树立良好的企业形象；充分利用后勤资源，做好后勤服务，让员工有良好的住宿和生活环境。
三、基本任职资格要求
知识
学历与专业
大专以上学历，行政管理、文秘或相关专业。
专业知识
行政管理的基本知识，掌握相应的文书撰写与处理能力、人际关系、接待、礼仪服务知识、具有良好的职业意识。
资格证书
无
经验
工作经验
2年以上相关工作经验。
技能
要求
专业技能
交际沟通;统计分析;公文写作过硬的知识底蕴、较强的应变及接受能力、文书的撰写、传递、存档、思维敏捷、思路清晰。
管理技能
组织协调能力;人际沟通能力;良好的服务态度
通用技能
计算机(office办公软件的应用)；公文写作
四、职责范围
序号
职责范围
职责权限
绩效衡量/
考核标准
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负责公司各类证照的登记、批文、年审及保管等工作，保障公司正常运作；
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负责传真机、复印机、打印机、电脑、空调等办公设施的使用管理；
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协助公司领导完成与政府职能部门、外部各机构的沟通及办理相关事项；
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协助完成公司各类招待事务，包括来访客人的接待、会议安排、住宿、交通、用餐的预订工作；
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负责公司工作简报及管理会议纪要的整理工作；
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负责公司或部门公文的起草工作；
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协助公司负责企业形象的宣传、维护工作及定期更新宣传栏；
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负责公司报刊、杂志的征订及发放工作；办公类表单的印制与发放管理工作；车辆通行证的办理；
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协助监督行政用车的使用管理；
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协助拟定部门月资金计划的安排、申报，落实付款计划；
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负责办公用品、劳保用品、工作服及员工福利用品的采购申请及发放管理；
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协助监督办公综合楼、厂区清洁及公司绿化维护；
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协助监督食堂管理制度的落实，督促食堂人员贯彻执行食堂制度；负责食堂班组的值班安排和考勤工作，做好伙食补贴表，经各级领导审批后交与财务，协助对食堂人员工作情况进行考核评估；
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协助监督保安管理，督促保安员贯彻执行门卫制度；负责保安队的值班安排和考勤管理；检查保安治安巡逻工作及各项工作记录，协助对保安人员工作情况进行考核评估；
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负责公司各项督办事项的督促完成工作。
执行/组织/协助
管理层评价
部门经理评价
员工满意度
来访人员评价
档案的完整性及整洁性
电话及网络系统管理
l
负责电话及网络系统的维护和管理，保证系统的畅通；
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处理有关电话增设报装、内部移动电话网络的入网、退网等事宜。
执行
部门经理评价
员工满意度
固定资产管理
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负责公司固定资产的实物管理、调拨、报废手续办理，每半年进行一次盘点。
执行
固定资产的保全性、记录的完整性
员工宿舍管理
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监督、落实宿舍管理制度；
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宿舍水电帐目管理；
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定期组织开展宿舍卫生检查评比及宿舍用电安全检查。
实施/参与
准确性、及时性
其他工作
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及时完成部门领导交给的其他工作。
执行
及时性
2.对外联络：协调与校内校外有关部门及人员的关系，如：法律顾问、劳动保障局等与公司有关管理部门及人员的关系。
3.对内协调：与各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作。
4.行政经费控制：按照公司年度经费预算，严格监控公司各项行政经费的支出，确认费用分摊范围，按月分摊各项费用，包括电话费、办公用品费用等。
5.人力资源管理：对公司员工(主指非在编员工)的招聘、录用、调动、离职进行管理，核定、发放员工工资并监控公司人工成本。协调劳资关系，处理工伤事故。
6.部门内部管理：负责本部门员工的配备、选拔。指导部门员工的工作并不断完善本部门内部管理制度。
部门名称：总经理办公室 职位名称：行政文秘 报告上级：总经理办公室 联系部门：酒店各部门办公室
主要工作职责：
1.熟悉酒店组织架构及管理运作程序；
2.负责文字处理，排版打印各部门的各种文件；
3.转接外部来电和接待来访人员，收发来往邮件；
4.负责会议安排、会场布置、会议服务、会议记录等；
5.负责做好酒店大事和外事活动日志,酒店网站信息更新；
6.负责下发、张贴总经办各项管理规章、公告、通知等文件；
7.负责酒店相关证件年审、申报、领取等外联工作；
8.负责酒店内部、对外相关职能部门文件的正确归档、安全保管、及时更新、提供调取；
9.负责总经理办公室办公管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理；
1、负责公司前台接待及电话;复印文档、收发信件、文件等;
2、办公用品的管理工作，避免公司资产流失和浪费;
3、负责员工考勤统计、协助新员工办理入职手续;
4、负责公司的行政后勤工作;
5、完成上级领导交给的其它事务性工作;
行政前台岗位职责说明书22、负责电话接听、客人来访迎送等招待工作;
3、完成上级交给的其它事务性工作。
4.办事沉稳、细心、领悟能力强，性格温和，有良好的团队合作意识;
5.、熟练使用office办公软件及自动化设备，具备基本的网络知识;
6.、待人接物大方得体，有礼貌，懂得基本行政管理常识。
行政前台岗位职责说明书31、及时接听/转接电话，信息及时转达;
2、来访客人接待;
3、收发公司快递、报刊、传真等物品，并做好登记管理以及转递工作;
4、负责办公环境维护;
5、完成领导交办的其它工作
行政前台岗位职责说明书41、及时、准确做好每日接待工作;
2、接待来访客人和客户咨询、预约事宜并及时准确通知相关人员;
3、收发公司邮件和物品，并做好登记管理以及转递工作;
4、负责前台区域的环境维护，保证设备安全及正常运转;
5、统计相关数据协助上级完成行政事务工作及内部日常事务工作;
6、完成上级主管交办的其它工作。
行政前台岗位职责说明书51、负责到访客户的接待、登记、引导、就餐、车辆安排等工作;
2、随时关注邮件内容，会议有重要访客时，通知相关人员，并做好相应工作安排;
3、档案管理、资产、物品管理;
4、协助处理员工社保、公积金等事务。
行政前台岗位职责说明书61、负责电话接听、客户来访登记、迎送等招待工作;
2、负责办公用品的采购管理等总务事项;
3、协助上级主管对各项人事行政事务的安排及执行;
4、完成上级交予的其它事务性工作。
行政前台岗位职责说明书71、及时、准确接听/转接电话，如需要，记录留言并及时转达;
2、接待来访客人并及时准确通知被访人员;
3、收发公司邮件、报刊、传真和物品，并做好登记管理以及转递工作;
4、负责快件收发;
5、负责前台区域的环境维护，保证设备安全及正常运转(包括复印机、空调及打卡机等);
2、服务器的采购、安装、维护;
3、办公电脑采购、维护、管理，配合完成固定资产管理工作;
4、办公设备的采购维护(打印机，复印机，传真机，考勤机及其它办公设备);
5、OA系统、财务系统表单及流程开发、维护等技术支持工作;
6、负责计算机硬件选型和公司其他部门硬件技术方案(含改造、更换、添加、升级等)和采购计划的审核;
7、公司级会议、培训等会议支持工作;
8、协助相关部门做好电子文档的数据备份;
9、对下属公司IT进行技术支持;
