OA办公系统使用管理制度（通用11篇）
一、系统使用规定：
1、网上办公系统为我司内部办公系统，禁止非我司员工登陆或使用本系统。
2、我司每位正式员工拥有专用的用户名和密码，系统将自动记录每位员工的登陆情况，请全体员工正确使用系统，保护好自己的用户名和密码，如发现盗用用户名、密码现象，应立即报告主管领导，并通知系统管理员。
3、所有员工上班时必须打开办公自动化系统，下班后方可关闭。
4、如使用本企业以外的公用设备（如网吧）登陆系统，请在使用后删除电脑中的记录。
5、原则上在OA平台严禁上传涉密的文件、技术资料、档案等；员工不得随意让我司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不允许下载受控的内容。
6、员工不得发送与工作无关的信息，如有违反，一经发现将严肃处理。
7、员工不得利用系统发布反动、色情、低级趣味以及国家法律禁止的相关信息，如有违反，将严肃处理，情节严重的将追究法律责任。
8、对于恶意操作行为，我司将予以严惩，直至诉诸法律。
二、系统故障应急规定：
发现系统无法正常使用或数据处理有误，应在第一时间通知系统管理员，并转告相关业务接口部门，相应的业务数据可临时改为手工处理、传送。故障排除后，系统管理员将发布通知，相关部门应将故障期间的信息、数据补录入系统，并恢复网上办公。
三、系统用户资料变更规定：
1、遇有人员、人事调整时需要调整OA系统组织信息及相关权限的，需由调入部门填写《系统权限申请表》由相关部门分管领导及人力资源部确认后通过OA系统流程表单通知系统管理员办理用户变更操作。
2、员工应该保持OA中个人手机号码为最新号码，如变更手机号码，应及时更新，或通知人力资源部备案，保证能顺利收到公司通知等信息。
4、涉及系统资料变更一律按照以上流程执行，如遇特殊情况或者紧急情况，处理后要补办备案手续。
四、系统应用范围
目前可以使用的工作流包括：收文、发文，工作交办，办公用品申领，请假申请，加班登记，倒班人员调班条，申购单，设备科备品备件采购计划审批，日运行报表，化验分析日报表，工作交办单，设备报修维修记录，零星项目记录，科室工作联系单，生产计划报审表。
五、责任与授权
我司系统管理员负责统一管理，各部门负责人、分管领导进行检查监督；如发现违规现象，OA管理员有权对违反本规定员工进行监督、批评、警告直至停止权限，各部门、各分管领导须对有关责任人处罚。
规范ＯＡ权限分配，ＯＡ权限按部门岗位进行分配。原则上不能越部门管理，但一些特殊应用要求除外，如系统管理员管理权限等。
所有部门权限归公司领导直接管理，系统管理员负责具体实施权限设置工作。
个人权限归所在部门进行直接管理，各部门可按其工作职责进行分配，由系统管理员具体实施权限设置工作。
系统管理员未经上级批准不得擅自开启或关闭员工的重要权限。系统管理员应做好ＯＡ服务器中各科室及个人文件的保密工作，不得未经许可向任何单位或个人透露文件内容。
六、保证数据的有效性
各种报表及表单在结束归档后数据将不允许修改，如因工作失误或各种不可预见的原因造成数据与实际不符及其它不得不对数据进行修改的情况时，可使用ＯＡ中《信息系统数据修改申请表》工作流提出修改数据申请，经相关审批后交由系统管理员具体实施修改。
七、其它要求：
1、各部门经办人应主动使用已有的工作流处理工作，使用中如发现有表单或流程上的问题应马上联系系统管理员解决，做到边改边用。
2、在工作中应主动发掘可利用OA系统办理的工作及其他信息化需求设想，并将想法使用《信息系统需求申请单》或《信息系统工作流程修改申请》经过审批程序报送到系统管理员处，由系统管理员具体实施方案，并配合经办人使工作顺利整合入OA中。
3、关注OA系统中由系统管理员发布的系统通知，以配合系统可能的变动。
4、发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。
5、系统使用过程中如有不解的地方，可联系系统管理员要求进行讲解，如需要可要求管理员专门为部门进行系统使用方面的集中培训。
八、附则
(一) 办公自动化。办公自动化, 即Office Automation (以下简称OA) , 是发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下, 发展起来的一门综合性技术。[1]办公自动化是科学技术发展和社会信息化发展的必然产物, 它以行为科学为主导, 以系统工程学为理论基础, 综合应用了计算机技术、网络技术和现代通信技术来完成各项办公业务, 以达到提高工作效率和质量的目的。[2]实现办公自动化, 必将提高日常办公事务的质量和效率, 必将有效地提高管理水平和提高劳动生产率。因此实现办公自动化, 对于提高生产力, 推动现代化建设具有重大的现实意义和深远的历史意义。
(二) 办公自动化系统。办公自动化系统, 即OA协同办公系统, 是指通过先进技术的应用, 将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备, 并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统, 可以形象地理解为, 办公人员运用现代科学技术, 如通过局域网或远程网络, 采用各种媒体形式, 管理和传输信息, 改变传统办公的面貌, 实现无纸办公。随着计算机技术、互联网建设及信息化工程的飞速发展, OA管理系统经历了多阶段的革新和本质性的突破。从20世纪80年代为实现文字处理的单机版办公自动化;到20世纪90年代以局域网和关系数据库技术为基础、将工作流作为中心的办公自动化系统;再到21世纪初期以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化;在2010年以后又进入了新的阶段, 把办公自动化系统作为整个组织内部信息化的入口和平台, 形成跨功能多系统的全面信息和流程整合。办公自动化不再局限于办公领域, 行政办公和业务办公集成为了一体, 更加强了隐形知识的管理和对决策分析的支持。
二、高校行政管理的现状
(一) 金字塔式的组织结构, 不利于信息全方位传递。目前我国高校行政管理中普遍采用“校—院—系”三级管理层次。一级管一级, 隶属关系清晰, 建构了一个金字塔式的组织结构。在这种金字塔组织结构下, 传递信息通常通过几种形式:层层下发文件或通知、召集开会、层层上报等。在这几种信息传递形式下往往会产生以下问题:一是公文流转效率低。传递公文主要还是通过人工传递, 有些紧急重要的文件经过党委书记、校长、分管领导、部门领导到具体工作人员等层层传递, 对文件要求开展工作所剩余的时间已经不多了, 有的甚至已超时了。同时流转程序的不规范也使得效率降低。二是不利于跟进督办。各项工作任务下发后, 信息反馈慢, 跟进督办较为耗时费力。三是文山会海。虽然中央下发了“八项规定”, 文山会海已经有所减少, 但是在信息传递单调的情况下, 发文开会依旧是一种较为常用的方式, 行政人员还是常常疲于应付各种会议, 影响了工作效率。
(二) 多校区办公, 机关人员精简。随着近十几年的发展, 全国各高校均在不断壮大, 往往会设立多个校区协同办学的情况, 而行政人员常常要在不同校区之间奔波办公。同时这几年机关人员精简, 一个人往往承担着多项分工任务, 一旦有人因出差或者生病等原因而不在岗位上, 将会使工作搁置不前。
(三) 事后处理多, 事前预测少。管理人员被繁琐重复劳动耗去大量时间, 没有充分的时间和精力去综合、分析、解决管理中出现的重要、重大问题, 往往重心都是在事后处理上, 而不是事前预测上。
(四) 人员存在流动性, 知识不能固化。学校管理人员存在一定流动性, 使得很多工作经验未能保留, 没有使知识固化下来。
(五) 业务流程繁杂, 制度执行带有随意性。学校各种门类的业务流程复杂繁多, 如果第一次办理业务的师生不了解流程, 不熟悉各个职能部门的话, 从提交申请到最终完成往往需要往返多次才能完成。另外, 业务流程虽有一定的制度, 但是细节上仍然会因人的不同而有所变化, 带有一定的随意性。
(六) 数据统计工作多, 人工收集分析效率低。高校经常有各种调研问卷, 基本采用人工收集统计的方式, 无论对于被调研人员还是调研工作人员都是一件较为麻烦的事情。同时统计工作量大, 也比较容易出错。
三、OA协同办公系统应用的意义
(一) OA协同办公系统对于高校行政管理水平的意义。一是合理改善了金字塔式的组织结构模式。OA协同办公系统采用全方位且多层次的网络模式, 改变了传统单一垂直的信息传递方式, 拓宽了信息传递途径, 大大提升了信息传播速度。更使得高校行政组织结构朝扁平化发展, 各级成员尤其是基层人员, 有了合适渠道再去倾诉合理意见, 真正参与到校园事务中去, 打破了传统的层级限制, 淡化了层级区别。二是提高决策的科学性。在有着成千甚至上万规模的高校中使用传统的人工收集处理数据的传统决策方式显然是会影响到最终的决策时效和准确性的。随着高校办公自动化的发展, 高校各职能部门间实现了数据共享, 大大提升了高层决策的时效与科学性。三是深入促进高校行政管理科学化和透明化。传统的行政管理模式人工操作为主导, 有着一定的随意性和潜在的不合规的可能性, 而上级的监督也存在不及时性。随着OA办公系统的应用, 可使得高校行政管理更加透明并且科学。四是促进管理成本下降, 提升管理效率。OA办公系统的应用, 有效减少了人为负担, 大大提升了日常行政处理速度。
(二) OA协同办公系统对于高校提高教学管理的意义。除了行政管理外, 教学管理同样是所有高校的一项重点工作。教在日常教学管理中, 例如公文管理审批、会议管理、日程安排、公共信息查阅、甚至是高校学生的选课安排, 及学科成绩查询等, 均可通过办公系统紧密联系起来, 因此OA协同办公系统能有效平衡并分享教育管理信息资源, 从而对提高高校教学管理水平的工作效率具有重要意义。办公系统在高校中的应用程度, 更可作为一项评估指标来衡量高校的教学管理水平。
四、OA协同办公系统实施的对策建议
(一) 领导重视, 立项规划。高校各领导应该充分认识到OA协同办公系统与现代管理结合的重要意义, 重点立项并牵头规划, 并在建立和推广过程中给予坚定支持与监督, 如此方能确保该项目能按时合理实施。
(二) 技术支持。OA协同办公系统是现代科技的产物, 因此无论是建立和维护都离不开技术的支持。高校应当视OA协同办公系统的功能相结合, 统筹规划, 分步落实, 对高校硬件设备与应用软件进行淘汰与更新。
(三) 传统办公与办公自动化的衔接与过渡。随着OA协同办公系统的建立, 传统办公与办公自动化的衔接同样是需要高校考虑的问题。由于目前公文的法定效力只有在纸质文件呈现的基础上才能得到公认, 所以对于公文审批签署流程可以通过办公自动化来完成, 但最终的公文仍需要通过纸质形式来保存。因此在办公自动化系统和传统办公系统并行阶段, 需要做好传统文档管理工作, 以便顺利过渡。
(四) 办公人员综合素质提升。OA协同办公系统离不开办公人员的操作, 虽然高校中办公人员素质普遍较高, 但也不排除部分资历深但计算机技术不足的人员, 因此有效的专业技术培训和办公自动化意识宣导与灌输还是必不可少的。只有办公人员综合素质提升了, 才能有效推广高校办公自动化管理。
(五) 制度设立, 明确责任, 加强督查与反馈。在实行办公自动化时, 针对系统的安全性、信息可靠性、管理科学性和发文规范性制定一个完整的规章体系, 从而明确各岗位人员的职责, 并加强督查和反馈, 使得整个管理系统能有效、安全运营。
摘要：随着OA系统的不断发展, 协同办公系统已逐渐被深入应用到各行各业。本文对高校的管理现状进行了分析, 并阐述了建设OA系统对高校管理的重要意义, 最后对高校实施建设OA协同办公系统提出了建议。
关键词：OA协同办公系统,高等学校,行政管理
参考文献
[1]李民强.办公自动化设备与应用[M].北京:中国铁道出版社, 2007
[2]余慧, 王晓永.办公自动化 (OA) 系统设计浅析[J].今日科苑, 2010
关键词：办公自动化； 医院
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2007)12-21603-01
The Hospital Automation Administration of Office System (OA) Develops the Application
LUO Keng-mei
(Shantou University Medical College Second Affiliated Hospital,Shantou 515041,China)
Abstract:Along with the medical service organizational reform, along with the hospital work staff the daily popularization which uses for the computer, as well as the hospital modern management request, needs to enhance our hospital work the whole working efficiency. Using the network communication foundation and the advanced computer technology, construct set of securities, is reliable, open, the highly effective information network and the office automation, the information management electron system, may provide modernized for the hospital administration department the daily work condition and the rich comprehensive information service, realizes the daily work business to process the automation, enhances the office efficiency and the management level, realizes the hospital administration various departments daily office work standardization, the electron, the standardization, enhancement file department file the and so on copy clerk file, dossier, science and technology file, financial file manageability, realizes the information on-line inquiry, borrows. Finally realizes "the non- paper" work
Key words:word office automation;hospital
1 前言
所謂办公自动化，其实就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的过程。那么随着文件的这一流程，产生了各种各样的设备。随着技术的发展，计算机网络技术的进步，办公自动化网络的建设也得到了大力推广。
传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。
传统的办公模式
随着计算机网络技术的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示着网络化办公时代已经到来。传统的办公自动化系统和大型MIS系统在处理单位管理流程中大多采用单位业务流程重组（BKR），其核心思想就是要先优化单位业务管理流程，再根据优化后的流程建设单位信息系统。这样不仅在系统建设中工作量巨大，同时面临来自单位内部重重的阻碍。
而本解决方案的核心思想是：前期系统建设中不牵涉本院内部业务流程重组，只是协助医院通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化，以及不断根据实际需求去改变电子化流程。在这个基础上，根据本院办公的特点和特性，开发出了B/S模式的在线协同办公系统。
2 系统模块
包括资源管理、公告板、电子公文、人事薪资、医院制度、业务资料、公用信息、个人办公室、系统管理九大部分；涵盖了本院日常办公中各主要的环节。主要实现电子公文的流转，以及相关办公事务的管理。
3 系统技术特点
(1)强大的流程自定义工具，方便电子化企业现有管理流程；
(2)根据运作情况可灵活修改流程；
(3)建立医院员工信息管理平台，内部日程安排、办事指南、通讯名录方便行政工作人员办公；
(4)建立院内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台；
(5)实现院内动态信息的及时反馈、收集、指导生产活动的良性循环，加强协同办公；
(6)实现科技情报、资料的有效管理。
(7)建立院内部资源管理平台，有效利用企业各种资源。
(8)促进文化的建设，加强医院的凝聚力。
(9)建立内部电子档案管理中心，加强医院人事档案的利用。
(10)实现院内文书、办公设置的有效管理；
(11)项目进展、行政管理事物的督办查办；
(12)建立网上培训基地，使医院职工能不断学习新知识；
(13)通过提高医院的管理水平、改革原有的管理模式和方法，从而间接产生经济效益；
(14)提高办公自动化效率，为实施体制改革、增加效益奠定基础。
4 系统功能说明
(1)个人办公室：可浏览和查询个人工作状况，提醒处理个人工作事务，日程安排，任务管理等。
(2)电子公文：发布、浏览并处理相关的公文。
(3)单位公告：管理层可向所有工作人员发布公告信息，并且在每个工作人员界面出现提示。
(4)文件管理：对单位和工作人员的共享软件进行同一的管理。
(5)政策法规库：发布、浏览单位相关的法律法规文件。
(6)单位通讯录：详细列举单位工作人员的具体通讯信息。
(7)公共服务区：对单位日常的办公服务设施进行管理，如车辆、会议室、值班、公务活动等。设有内部BBS论坛和聊天室，大家可以在此畅所欲言，方便了员工之间的交流和信息的传递。
(8)系统管理：设置系统权限、各栏目的管理、更改使用密码，并可获得使用相关帮助。
(9)事务提醒：当与用户有关的公告、任务、安排等信息产生时，系统自动弹出提醒窗口，进行提醒。
5 系统开发平台选择
目前有三种方式建设办公自动化系统： 采用IBM LOTUS NOTES作为软件平台，利用NOTES强大的邮件功能实现办公自动化的功能。缺点是在客户端必须采用自己的平台，如果要求采用IE的话，就会稍稍让开发者为难，但NOTES 5的技术资料上以及实际开发上基本上已经解决了这个问题。
采用Microsoft Exchange Server作为软件平台，客户端可以直接采用Outlook、IE4。 第三种办法就是采用数据库的方式，直接传递信息。
NOTES和Exchange的编程方便，流程定义易于实现，用户界面友好。
但是两者的数据存储均采用一个大的文档数据库，如果要求把办公自动化中某些数据提取出来并保存到档案管理系统中时，就会让众多的软件开发商止步。
根据我院现有的实际情况，加上目前已建成的局域网资源，采用数据库方式建立办公自动化系统，不仅数据随时可以和其他业务系统相关联，并且易于管理。采用数据库方式还可以方便的和其他模块结合起来，建设企业内部信息平台。
B/S模式（浏览器/服务器）随着Internet的发展，已经成为了企业信息系统建设的首选。B/S模式使用方便，客户端统一采用浏览器，不限制客户平台，可以方便的和其他业务系统连接。同时采用COM+技术，在编码过程中对数据访问进行了优化，保证了数据访问的效率、数据的安全，数据的承载能力和并发处理能力。
系统分为三层架构：
用户层（界面层Forms）--应用层（COM执行层）--数据层（存储层Storage）我们用一台服务器来实现所有的功能，也可以分为WEB服務器和DataBase数据服务器，这样就可以减轻服务器的负担，提高了执行效率，图示如下：
数据库连接一直是威胁到安全的问题，那么在开发的通用数据库连接组件采用资源池算法来处理并发事件，提高运行效率和保证安全性。也就是说在执行应用层DLL是他其实是去调用数据库连接的DLL的数据，而连接数据库的所有参数和连接口令都是封装在一个DLL组件里的，这样不但保证了运行的稳定性和执行效率，还保证安全性，以免数据库连接口令丢失造成损失。
由于采用的数据库为MS SQL Server，所以会利用SQL自身的存储过程技术(Store Procedure)，该技术能极大的提高存储和读取数据的速度和效率，另外还能大大降低数据入库是可能出现的以外错误，可以说采用存储过程来存储数据是高效可行的。因为SQL存储技术本身可以在过程里调用COM组件，所以采用这种更专业的技术又进一步的提高了数据存储效率。
6 系统开发配置
服务器：
Microsoft Windows 2000操作系统
Microsoft SQL Server 2000(中文版)
(1)Windows 2000 Server
Windows 2000 Server是一个开放的的系统，具备强大的管理功能及很高的性能，稳定、可靠、扩充、可移植。采用TCP/IP网络协议，结合网络管理、防火墙及虚拟专网等现代网络核心技术，建立安全、稳固的开放网络应用平台，能够连接数千乃至数万用户的网络系统。
(2)SQL Server 2000
采用分布式处理结构和先进的数据库管理系统，与Internet有机地结合，同时具有各种分析、预测等辅助决策功能。
一、登录系统
总公司手机办公系统（以下简称OA系统）有两种登录方式：
（一）电脑端口登录：在电脑浏览器中输入网址http://218.206.2*****/，进入登录界面后，在用户名一栏中输入使用者本人的手机号码。（首次登录时无需输入密码，登陆后点击左侧日常办公栏→账号与安全→修改OA密码，为确保总公司手机办公系统的信息安全，使用者必须设定登录密码）
（二）手机端口登录：手机（移动网络，智能手机）扫描右侧二维码，下载安装客户端登录即可。
二、OA系统主要功能及使用流程
（一）日常办公模块
1、电子邮件
主要功能：发送和接收电子邮件。
使用方式：与各其他电子邮箱使用方式基本相同，需要向非本系统用户发送邮件时，需点击“添加外部收件人”进行添加。
2、消息管理
主要功能：显示需要使用者处理的消息。
3、公告通知
主要功能：发布总公司及各处室一般事务性通知
使用方式：各处室负责人有发布公告通知的权限，并可根据需 要限定公告、通知的接收范围。
4、新闻、日程安排、工作日志等根据使用人的需求自行使用。
5、控制面板
主要功能：设置OA系统个人界面的各类参数，添加、修改安全密码等。
（二）公文办理
1、收文发起
主要功能：对总公司本级或上级来文进行办理，一般由经理办或党办负责发起。
工作流程：
承办人签收和办公室意见步骤与现有文件加签步骤基本相同。其中经理办发起的文件提交总经理批示，党办发起的文件提交党委书记批示。领导批示后，办公室主任根据批示意见，提交各相关领导传阅、办理或转交相关处室办理。一般情况下，要对需要具体办理的事项，要设定办理期限；承办领导和处室要在规定的期限内完成办理事项并反馈办理结果。
2、收文待办 主要功能：查询等待办理的公文
3、收文查询
主要功能：查询所有接收到的公文
（三）协同办公
1、临时报告
主要功能：向上级领导汇报工作中需要得到批准的临时事务。使用流程：
2、会议申请
主要功能：
1、申请使用会议室；
2、向参会人员发出会议通知。使用流程：
通过该系统提前1小时发出的会议通知视为参会人员已知晓，原则上，不再通过电话、短信等其他方式通知。
3、公务用车 主要功能：因工作需要申请使用公务车辆。使用流程：
一般性公车使用申请经经理办相关负责人批准即可，节假日或出市区用车须经总公司领导审批。
4、公章使用审批
主要功能：规范总公司行政公章的使用。使用流程：
一般性事务使用公章步骤：1（申请人）→2（部门负责人）→5（经理办）→6（公章管理人）；
较重要事项使用公章步骤：1（申请人）→2（部门负责人）→3（主管领导审批）→5（经理办）→6（公章管理人）； 重要事项使用公章步骤：1（申请人）→2（部门负责人）→3（主管领导审批）→4（党政一把手审批）→5（经理办）→6（公章管理人）。
5、办公用品及后勤用品申领 使用流程：
日常办公用品申请步骤：1（申请单位或处室）→2（经理办）后勤用品申请步骤：1（申请单位或处室）→2（总务处）大额办公用品申请步骤：1（申请单位或处室）→2（经理办）→3（主管领导审批）
6、印刷品制作 使用流程;
7、差旅申请 使用流程：
8、请假申请 使用流程：
事假、病假、婚（丧）假、带薪休假等统一通过该流程报批； 事假、病假：一般管理人员1天以内假期，由本部门负责人批准即可；2—5天假期需部门负责人继续提交主管领导批准；5天以上假期需主管领导继续提交，行政口由总经理审批，党委口由党委书记审批。中层干部1天以内假期由主管领导审批，1天以上需主管继续提交当这个一把手审批。
婚（丧）假、带薪休假按现行制度逐级审批。
9、公务接待申请
使用流程：申请人（处室负责人）提出申请→总经理审批→经理办承办。
（四）企业管理及财务流程
1、合同及规范性文件审核：
流程：处室发起审核请求→企管办审核，提出意见建议→提交公司领导批准。
2、月份支出计划：
3、财务借支申请：
（五）投诉及意见建议处理 1、12345联动中心交办事物
经理办工作人员提交交办单→主管领导审阅，提出批转意见→工作人员转交相关处室办理→承办处室做出书面答复→提交本部门主管领导审阅→经理办工作人员向联动中心做出正式答复。2、315热线及微博交办单
热线员（微博管理员）提交→服务处负责人审阅，转交相关单位或处室→承办单位或处室做出书面答复→热线员（微博管理员）做出正式答复。
整、准确；
4、在保证系统运行质量的情况下，提高维护效率，降低维护成本。
为Ⅱ级和Ⅲ级。具体参见《集团OA系统管理信息系统应急预案》。
迁、数据移植、数据维护等工作以及电子表格模板、文档模板、安全策略、配置参数、系统结构、部署的改变等。
设备进行检查，具体检查内容如下: 服务器检查：观察并记录设备各种指示灯的指示情况，对设备卫生进行清洁，做好机房出入登记，离开机房时关闭机房照明。
磁盘阵列检查:用磁盘阵列管理软件登录并查看是否有报警信息并记录磁盘阵列的硬盘使用情况等信息。
F5负责均衡检查:查看是否有报警信息并记录F5负责均衡的各负载情况等信息。
2、网络连接图和相关配置资料；
3、各类软硬件设备配置清单；
4、设备或系统使用手册、维护手册等资料；
5、上述资料的变更记录。
工作总结内部短信会议管理信息管理公告通知规章制度日程安排工作日志客户管理技术管理报修管理远程管理个人考勤投诉处理办公管理奖罚管理人事调动业务管理客户动态OA办公管理系统市场管理客户访问市场营销工资表维护费现金日记帐银行日记账财务管理借款单报销单应收账款应付账款进货价库存管理市场价主要参数库存清单组织机构设置工作流设置行政办公设置系统设置信息交流设置紧急通知设置系统代码设置 一．信息管理
工作总结：主要是对已经做的工作进行记录，如周报，月度总结等 内部短信：主要起通知、提醒和交流作用。
会议管理：会议的计划安排登记，会议纪要管理，会议查询管理。公告通知：具有通知公告的发布、管理和查询等功能。规章制度：
日程安排：主要是对未来要做的事务进行安排、提醒
工作日志：主要是对已经做的工作进行记录，如周报，月度总结等
二.技术管理
客户管理：包括客户信息、客户联系人信息、客户活动记录及客户关怀
报修管理：包括电子设备的定期报告，定期检修，对损坏的设备进行系统的管理 远程管理：通过远距离，跨地区操作并进行管理
三.办公管理
个人考勤：主要用于对公司内部员工考勤的管理
投诉处理：对于员工所反应的意见和投诉收集并处理 奖罚管理：对有贡献的人进行奖励，反之受到相应的惩罚
人事调动：离职管理、复职管理、职称评定、员工关怀、人事分析
四.市场管理
业务管理：包括销售机会、报价单、合同、订单、合同收款等
客户动态：包括客户信息、客户联系人信息、客户活动记录及客户关怀 客户访问：包括客服记录、客户投诉和问题的咨询
市场营销：记录市场活动的相关信息，如活动时间、地点、类型等
五.财务管理
工资表：细分薪酬项目设置、薪酬基数设置
现金日记账：财务工资录入、部门工资上报、福利管理到管理系统 银行日记账：财务工资录入、部门工资上报、福利管理到银行 维护费：对设备的维护所需的费用进行统计 借款单：包括公司所有借的账单 报销单：包括公司所有报销的账单 应收账款：记录应收的账款 应付账款：记录应付的账款
六.库存管理
进货价：产品入库的价格 市场价：产品在市场上的价格
主要参数：产品入库的详细资料，参数 库存清单：产品的进出仓库的库存量统计
七.系统设置
组织机构设置：设置单位名称、部门、用户及角色与权限设置 工作流设置：定义工作流表单、流程等，并对流程进行分类
在传统办公中, 纸质文件是最为常用的信息记录载体, 对它们进行相应的整理和归档便可生成纸质档案。而通过办公自动化方式生成的档案属于一种电子文件, 这类电子文件需要借助某些现代化工具才能读取, 同时它们的载体也突破了纸质载体的限制, 而是以化学磁性材料为载体, 如磁盘或者光盘。相较纸质档案而言, 电子档案的出现和应用属于一种革命性的变化, 一方面颠覆了档案工作的对象, 另一方面也改变了档案工作的物质基础。
二、OA系统的应用
(一) 构于管理基础之上。现阶段, 绝大多数OA系统的应用是建立在以办公事务为目标对象的计算机自动化管理这一基础之上的, 其主要应用领域如下:文件处理;事务处理;文字处理;档案处理;日程处理;邮件收发;收文发文;出差出勤;文件转流;电子报表;会议管理;车辆管理等。由OA的应用领域可以看出, OA具有广泛的适用性, 但实际应用并非想象中那么简单, 在应用过程中应结合管理的思想及技术, 使OA系统能够为管理提供更为高效的服务。
(二) 与工作管理相结合。对诸多办公活动过程分析发现, 其实现的过程是一个由“人通过工作”来实现的过程, 所以, 对于OA系统而言, 工作管理属于一个基本组成单元, 将该类问题更好地解决掉有助于促进OA系统得以更好地应用。在设计OA系统的过程中, 应坚持“以人为本”的思想, 同时结合兼顾三大管理工作, 即:个人工作管理;组织工作管理;项目工作管理。
(三) 采取适当的监管。对OA系统进行设计和开发时, 通常会遇到各种各样的矛盾或者问题。这不仅是软件编制的问题, 同时也需要管理监督的介入和保证。当OA系统的诸项需求得到确定之后, 接下来便需要进入到编程环节, 此时, 应予以必要且适度的监督, 从而保证编程工作得以高效开展。这要求相关管理人员善于工作的综合规划, 要保证实际工作进度, 满足“量”的实际要求, 同时还应该保证编程质量, 满足“质”的的实际要求。
三、应用OA系统完善档案管理的策略
(一) 注重软硬件升级, 提高安全性应用。OA系统对电子档案予以管理的过程中, 经常会遇到不兼容的问题, 又或者是各类安全风险问题, 所以, 有必要促进行业标准的进一步整合、统一, 以实现对系统的有效升级, 同时予以理想的安全检查。应每隔一段时间便对OA系统所涉及的软硬件展开相应的检查工作、更新工作、升级工作以及维修工作, 从而为OA系统的正常运行、高效运行营造一个有利的环境。
(二) 综合利用档案管理技术。档案管理技术是长期坚持不懈、不断发展的重要技术之一。将这些技术综合、集成应用是档案管理的特点。就电子文档而言, 时至今日, 即使是最普通的电子数据, 保存它的风险一点也不比其他介质少。保存电子文档风险巨大, 至少是由于它不符合越是简单就越是可靠的原则。电子数据能否有效地长期保存还有待时间的检验, 所以在进行档案管理信息化建设、积极构建电子档案时必须在整合、集成上狠下功夫。即将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合, 发挥档案管理的综合优势。由于人们对真迹的尊重和渴望, 无纸化只具有相对意义。缩微技术等都是永不会消亡的档案管理应用技术。
(三) 完善规章制度, 规范档案管理流程。应结合电子档案本身特点, 建立并完善相应的制度, 从而降低电子档案及其管理系统的风险系数。总之, 不仅要建立健全与之相应的管理制度, 还需要不断完善其操作标准, 使其制度化、流程化, 对各个部门提出统一要求, 如储存格式以及处理方式、对保管环节、使用环节以及收集环节所涉及的标准予以进一步完善, 从而防止实践操作环节发生问题。
(四) 注重档案数据积累。应重视并做好文书档案数据的不断积累工作, 这是一个长期且繁杂的工作, 需要较大的时间和毅力。在致力于现代化档案管理的过程中, 通过分步推进的方式, 有步骤、有程序地促成纸质档案到电子档案的有效转换, 有目的、有计划地对电子档案及其内容进行不断丰富和完善, 从而推动档案管理工作的信息化发展进程。同时, 应强化电子档案的服务意识, 在不断积累数据资料的过程中, 做好一系列档案信息服务的开发工作。
(五) 文档一体化。OA系统需要协调好文书工作与档案工作之间的关系。简单地说, 现行工作的最终表现形式大多是文件信息和行业信息, 而文件、行业信息的延伸是档案, 档案又是现行工作的信息源。现行工作信息与档案信息两者既是相对分离的, 又是相互统一的。因此, 一个OA系统, 必须考虑文档一体化问题。
OA系统在办公中的应用有效地促进了办公自动化, 简化了工作程序, 提高了工作效率, 使档案管理工作不断完善。实际生产中要不断对OA系统进行改进和创新, 在实践中探索新的方式和方法, 以进一步提高工作效率, 保障档案资料的安全性。
摘要：OA办公系统是自动化建设的重要组成部分, 它的信息共享功能使工作管理更加方便、快捷, 不但加强了工作中的交流、沟通, 还实现了信息采集、处理的高效性和准确性, 提高了办公的效率和管理水平。本文就OA办公系统的应用和档案管理展开了具体的分析, 希望可以给实际的档案管理工作提供参考。
关键词：OA办公系统,档案管理,应用
参考文献
[1]余慧, 王晓东.办公自动化 (OA) 系统设计浅析[J].今日科苑, 2010 (04) :136.
【关键词】OA系统；ERP系统；数据结合
【中图分类号】C94 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0060-02
目前，在各大企业当中的信息化建设中，OA（办公自动化系统）系统和ERP（企业资源计划系统）系统都在扮演着重要的角色。近些年来，伴随着我国大力推进的信息化建设和迅猛发展的信息技术，诸多企业都搭建了ERP系统和OA系统。
1、OA系统与ERP系统的优缺点
1.1 OA系统与ERP系统的优点
1.1.1 ERP系统的特点
ERP系统的主要核心是企业信息的集成和整个企业管理的规范以及企业的全数字化等，这主要体现了供应链之间的事先计划以及管理思想和事中控制的态度，主要的设计思路是计算机对企业销售、生产以及库存和财务以及采购等等这些行为进行总体的管理，以此来实现企业资金最大化的整合，并且达到控制成本和提高效率的中级目标。
1.1.2 OA系统的特点
OA系统当中的主要核心是知识管理，以信息资源为主要依据，提高可靠且方便的力公手段进行管理和决策。OA系统当中最主要的工作模块有：工作计划、通告管理、公文管理以及通讯管理和电子邮件等等。OA系统主要是基于网络的流转技术，在不同的地域之间文件都能够安全有效的进行传递。这些文件的传递都是依靠OA系统设定好的接收次序来进行，并且依照组织行政审批的主要文件为线索，实现企业和满足企业的审批体系，并且还能够对审批的速度加以提升，节省人力和时间，加强企业内部的信，息流转。
2、OA系统和ERP系统整合的优势
当OA系统和ERP系统的数据进行结合以后，就能够充分的发挥其数据库资源的整合和共享。也就是说，既能够实现松耦合的集成又能够最大程度的发挥其软件服务的整合。有了这些功能从而改变了ERP系统的原来的工作效率低下的按照功能模块划分的模式，使ERP的每个部分的业务都能够按照工作的流程来进行执行。
（1）任务和职能不同的用户被完全的按照职能进行划分开来，每个不同职能的用户都能够完全的按照自己所擅长和熟悉的方式来对信息进行处理和获得。更加实现了人性化的管理方式以及体贴的服务方式。
（2）OA系统和ERP系统整合充分实现了数据资源的高度共享，在资源共享的同时OA系统也可以直接的调用ERP系统当中的数据，ERP系统也能够及时和快速的获得在OA系统当中的数据。
（3）OA系统和ERP系统整合能够完全实现用户权限的统一管理，相同的用户名和密码能够登录到所有的系统当中，从而减轻了系统管理员和用户的负担。
（4）OA系统和ERP系统整合以后，数据能够高效的传输和实时传输，并且数据还可以在加工和计算的过程中进行自动完成，在保证数据安全传输的同时还提高了数据传输的效率。
（5）OA系统和ERP系统整合之后可以完全实现数据来源的统一，从而使OA系统和ERP系统当中的各种各样的数据信息都在同一个数据源当中获取，提高了各种各样报表的一致性和准确性。
3、OA系统和ERP系统的集成实现
3.1 流程重构
当OA系统和ERP系统整合以后，很多的数据流都会发生这样或那样的改变，所以对其调整是非常有必要的。下面我们以采购订单审批为例子，进行讨论。标准的ERP系统当中的采购订单的审批流程为：采购需求→订单→审批→后续流程，这个ERP系统审批流程在操作之前都是在ERP系统当中运行的。然而，当OA系统和ERP系统整合了以后，详见流程图1所示。
我们从整个流程图当中可以看出，当这两个系统进行整合以后可以在OA系统以及ERP系统当中进行审核和审批。当审批完成了以后数据流就可以自动传递到ERP系统当中，这样的操作结束以后就可以生成后续的操作。OA系统和ERP系统集成以后就可以使不同的用户在自己相对熟悉的系统当中完成所需要的功能。
3.2 实力讨论
我们以物料的收发存放为例子，对报表的开发进行讨论。这种报表是在仓库管理当中的常用报表，主要是对每个月的物料收入以及库存情况进行反应。这种报表一般ERP系统当中都有显示，整合以后就直接可以在OA系统当中生成。具体实现的方法有：
（1）实例化连接类，把类进行实例化，方便所有的数据时候这种类进行连接参数的访问。
ConnectDBconSTR=newConnectDB（）
（2）创建显示控件GridView，把数据源指定为Ilist，进行绑定以后就可以显示出收发存的报表。代码是：
GridViewl.DataSource=iList
GridViewl.DataBind（）
3.3 协同管理平台冲突问题解决
在数据整合的时候免不了会有冲突，这是不可避免的问题。但是，数据冲突会给OA系统以及ERP系统造成数据错误的严重影响。因此，要对此进行有效的解决。采用的避免数据冲突的主要方式是消解机制。当企业管理发生战略性变革以后，能够进行快速的相应，进行系统的组织架构和人员调整，并且能够稳定的进行信息化写作和沟通的准确性以及规范化操作。
单一的登录技术是一种授权和认证的机制，只允许用户登录一次，然后在授权许可的范围内再访问其他系统的时候，不需要再登录。也就是说当输入用户身份名和密码的时候，登录到系统当中，进行认证，用来和用户身份等相关的认证上面，而认证通常是用过口令和用户的ID来进行匹配实现的。
个人和组织的协同，在协同管理的流程当中能够充分的实现，如：李四是一名公司的采购专员，可以时刻跟踪自己的采购订单来进行审批，也可以及时的得到库存不足的预警消息，及时的进行采购。而费用报销系统是协同管理当中的一个应用模块，主要是用来解决在日常办公当中的一些费用报销的问题，如旅途和出差等等费用的申请和报销。业务协作目前主要实现的功能是费用报销相关功能，如借款和出差申请等等。
协同平台作为EAS系统的数据包装、采集以及发布的统一平台，面向前端用户提供最直接和准确的系统信息，在各个环节当中都发挥着重要的作用。然而，在一般的ERP系统当中的报表和其他的一些经营管理数据往往需要在各个专业的领域当中获取，需要掌握第一时问的组织变化和经营动态。
这种方法的主要思想就是把冲突定义成是冲突消解，这种内封冲突解决冲突信息和策略。用C＼S网络结构和集中数据存储的模式，这种模式的解决冲突的好处主要体现在：通过对操作的冲突进行分门别类，并且进行抽象的封装，然后再把这些冲突进行消解。因为采用的是C＼S的网络结构，所以数据存储在服务器当中，各个地方仅仅只有共享信息的副本，因此采用基于修改的信息结构一致性的保存机制就必须进行在服务器当中实现，修改存储在服务器的数据，和描述修改信息的数据结构，对于各个终端广播，获取这样的结构按照这些结构当中的描述对本地数据进行更新，并且保持一致，将修改以后的数据信息再发送到各个终端服务器当中，从而实现数据的一致，解决工作当中的数据冲突。
4、总结
总而言之，当OA系统和ERP系统进行整合以后，数据资源的整体优势也都显现出来了。给企业的信息系统提供了数据统一、账户统一以及流程统一的优势，为企业解决了知识挖掘和决策支持等服务。因此，各个企业应该加快对OA系统和ERP系统的协调工作，彻底推进我国的信息化建设。
参考文献
[1]朱刚亮，文敦伟，文华亮，李毅然.OA系统与ERP系统集成的方案及分析[J]计算机与信息技术2009，12（05）：1120—1122
[2]李殿奎，孙志勇，刘阳，李春杰.基于XML和.NET技术企业ERP系统集成中间件研究[J]佳木斯大学学报（自然科学版）2009，26（1）：371—373
[3]周邦全，周玉清，张世洵，曾开靖，杨光信.面向协同设计的企业EP.P和OA集成系统关键技术研究[J]现代商业2009，10（12）：1287—1290
内蒙古兰太实业股份有限公司企业标准
Q/LT 201505—201
1代替 Q/
OA办公自动化系统
运行管理办法
201111发布 201111实施
内蒙古兰太实业股份有限公司发布
OA办公自动化系统
运行管理办法目的中盐吉兰泰盐化集团及各所属单位协同办公自动化系统（以下简称OA系统）是通过信息化手段实现工作实时管理，提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件。为保障OA系统正常、规范、稳定运行，保障各类文件和信息快捷传递、查阅，提高工作效率，根据实际，制定本办法。适用范围
本办法适用于可登录OA系统的中盐吉兰泰盐化集团、兰太公司各部室、分公司、子公司。工作流程及职责
3.1 用户帐号注册
各单位用户帐号统一报兰太企管中心设置。
3.2 个人表单流程设置
3.2.1 按照现行管理要求，兰太企管中心将部分管理流程制作成表单流程。
3.2.2 员工带薪休假须填写带薪休假表单流程，提交本单位负责人审批，人力资源中心审核备案。
3.2.3 目标卡、双向沟通卡、月度目标卡、业绩考核得分表等的填写，须按时通过OA系统表单流程提交直接上级审定。
3.2.4 各单位人员提交计算机耗材、办公用品计划、合同审批、档案借阅等应通过OA系统表单流程进行审批。
3.3 公文流程设置
3.3.1 发文流程
3.3.1.1 公司内部发文模板、电子印章、套红模板和发文流程等由各单位提交兰太企管中心制作，各单位使用。
3.3.1.2 各单位发布公文时，由拟稿人员按发文模板拟稿，按已设置的流程提交单位负责人核稿、总经理办公室主任审稿、公司分管领导签发（会签）、总经理办公室文档管理人员套红盖章封发。拟稿部门的公文收发员按照主送、抄送范围发送传阅，分类归档。
3.3.2 收文流程
3.3.2.1 公司内部各单位收文，由单位公文收发人员签收登记，调取文件传阅单，建立传阅流程提交单位负责人批示后，公文收发人员按批示意见转具体承办人传阅、办理后归档。
3.3.2.2 公司外来文件，由总经理办公室扫描后进入OA收文登记，调取文件阅处单，建立传阅流程提交总经理办公室负责人拟办、公司领导批示，收文员办理，按领导批示意见传相关部门承办，然分类后归档。
3.3.3 归档公文借阅流程
3.3.3.1 归档公文可供全体人员借阅。借阅时需调用档案借阅模板，按流程审批后方可借阅。
3.3.3.2 档案借阅流程：本人填写《档案借阅单》，经单位负责人签字确认后，总经理办公室负责人批准，由总经理办公室文档管理人员办理借阅。
3.4 新闻发布流程
3.4.1 新闻的发布范围是全体OA系统用户。
3.4.2 各单位应指定新闻发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。
3.4.3 新闻发布人起草新闻后，应提交本单位负责人审核后方可发布。
3.5 公告发布流程
3.5.1 对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件和通知，可采用公告形式进行发布。
3.5.2 各单位须指定公告发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。
3.5.3 各单位公告发布人起草公告后，须提交本单位领导审核后方可发布。
3.6 文档管理授权
3.6.1 OA系统的单位文档管理员由兰太企业管理中心指定系统管理员担任。
3.6.2 各单位指定一名文档管理员，由系统管理员按单位划分文档，分别授权给各单位的文档管理员，由各单位的文档管理员再划分下一级目录，再分别授权给相关部门的职能人员，指定相关职能人员负责发布各类信息。系统管理要求
4.1 用户帐号信息管理
4.1.1 各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整，须及时发送协同通知兰太企管中心做出相应调整。
4.1.2 用户需及时更新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保OA上的员工通讯录保持最新状态（完善个人信息方法：OA界面上端的菜单栏―个人设置―个人信息设置）。
4.2 协同管理
4.2.1 待办事项管理：待办事项增多，造成系统运行速度减慢。为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项，待办事项一周内必须提交处理。（操作步骤：双击待办事项，点击处理，点击继续并提交。）
4.2.2 已办事项、已发事项管理：为节省服务器空间，所有用户必须对已办事项和已发事项于每月15日前进行定期删除清理。对于需保存的事项附件应另存到本地计算机硬盘后，再将协同事项删除；无需保存的事项应及时删除。（删除方法：已发事项、已办事项中不需要保存的流程打勾，点删除。）
4.2.3 各用户已经归档到个人文档的事项必须删除，不得在OA个人文档中上传保存个人文档资料，不得把OA当作个人网盘使用。
4.3 目标卡归档
各单位指定人员对本单位目标卡进行归档。
4.4 公文归档
4.4.1 各单位电子公文要求每月30日进行分类归档。
4.4.2 总经理办公室要把所有公文打印一份纸质文件归档，电子公文每月30日整理归档一次，年底刻录成光盘，存入档案室。
4.5 新闻发布要求
4.5.1 新闻格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号，上传图片清晰、美观，字节数控制在300K以内。（为便于排版，新闻正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到新闻发布栏，图片提前用QQ截图软件进行裁剪压缩，另存在桌面备用，再插入到新闻发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）
4.5.2 各单位必须严格按照新闻格式要求发布。凡不符合新闻格式要求发布的新闻，系统管理员有权从后台删除。
4.5.3 所有新闻由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。
4.6 公告发布要求
4.6.1 公告必须指定发布范围，禁止直接选全单位发布。
4.6.2 公告格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号。（为便于排版，公告正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到公告发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）
4.6.3 各单位必须按照公告格式要求发布。凡不按格式要求发布的公告，系统管理员将从后台删除。
4.6.4 所有公告由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。
4.7 讨论管理
4.7.1 讨论是员工畅所欲言的空间，应保证讨论话题活泼健康，体现企业员工积极向上的风采风貌。
4.7.2 禁止发布不良言论和与企业、工作无关的言论。否则系统管理员有权从后台删除。
4.7.3 所有讨论由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。
4.8 系统日常维护
兰太企业管理中心负责OA系统的日常维护，定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，在系统发生问题时恢复数据，并定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客入侵，确保系统安全。
4.9 安全及保密管理
4.9.1 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每位用户的唯一标识，个人密码是安全的保证。OA系统提供了用户更改密码的功能，用户应自行更改密码，不得泄露给他人，防止他人盗用。
4.9.2 任何人员不得盗用他人帐号和密码登陆OA窃密，也不得盗用他人帐号和密码登陆OA发表不良言论。
4.9.3 各单位指定的信息发布人员必须按要求发布信息，对所发布信息确保内容完整准确，安全无病毒，并对所发布的信息进行严格授权，确保信息不泄密。
4.9.4 凡涉密内容未经单位负责人许可不得在OA上发布。OA系统中的信息未经单位负责人批准不得由外部人员查看，不得下载受控信息。如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。
4.10 登陆管理
4.10.1 OA系统同步在线人数为500人，每位用户处理完工作后应立即下线，以保障其他用户顺利登陆。
4.10.2 为保障用户都能顺利登陆正常工作，严禁用户自行安装A6精灵，已经安装A6精灵的用户必须卸载。检查考核
OA服务器存储空间有限，为确保OA系统稳定运行，OA系统运行列入基础管理考核内容之一。各单位要按照本办法要求定期组织检查考核，重点检查用户待办事项、已办事项和已发事项是否及时清理、公告和新闻发布是否规范，上传图片是否符合要求等。其中各部室由负责人负责，各单位由综合管理部负责进行检查考核，考核结果纳入各单位基础管理考核内容。兰太企管中心定期对各单位OA系统使用情况进行监督考核。附则
6.1 本办法由兰太企业管理中心归口和起草。
6.2 本办法自发布之日起执行。
本文把在中央党校学习的《国际营销》、《现代物流管理》等理论知识应用到软件产品营销实际工作中，制订了可行的渠道战略，实施了有效的渠道管理，从而取得了较理想效益。
OA网络办公系统的分销渠道管理
我在中国兵器工业信息中心工作，专职负责通达OA软件产品营销。在中央党校学习了《国际营销》、《现代物流管理》、《经济管理原理》等课程，我将学习到的理论知识应用到实际工作中，取得了较理想的成绩。现将有关理论与实践试论述如下。
Office Anywhere网络智能办公系统是中国兵器工业信息中心具有独立知识产权的软件产品品牌，通达科技是研发团队的名称。自2001年，Office Anywhere网络智能办公系统在不断创新发展中，被应用在党政机关、军队、企业、事业单位等8500多个机构，其中120家用户是中国500强企业，在中国经济和社会发展的各个领域，都有通达软件的身影。
通达OA能够被全国各行各业广泛应用，重要因素之一是其产品主要通过直销和分销渠道传递给广大用户。其中渠道战略是通达OA产品营销策略的重要组成部分。
一、分销渠道及其特点
分销渠道是指某种货物和劳务从生产者向消费者转移时取得这种货物和劳务的所有权或帮助转移其所有权的所有企业和个人（又称贸易渠道或营销渠道）。
尽管分销渠道复杂多样，但它们都具有以下共同的特 点：
1、分销渠道是由参与商品分销活动过程的各种类型的分销中介机构组成的。这些机构包括生产商、代理商、批发商和零售商，他们被称为“渠道成员”。由这些分销中介机构组成的分销网络系统中包含着无数条商品分销渠道，它们构成了四通八达的商品分销网。
2、每一条分销渠道的起点都是生产者，终点都是消费者或用户。
3、产品在分销渠道内至少要发生一次所有权的转移，才能最终实现从生产者到消费者的转移。
4、渠道成员相互联系、相互制约，各自承担着不同的分销职能。
我们在营销通达OA软件产品中，科学地设立了直销、区域总代理、经销商等分销渠道，使通达OA销售获得很多优势：
1、设立分销渠道，使通达OA覆盖全国的销售网络成为可能，并且解决了财务资源问题。
2、设立分销渠道，获得的利润远比建立自己的销售渠道的回报率要高。
3、设立分销渠道，为实现本地化服务创造了重要条件。对经济落后的城市来说，网络办公软件的概念还需要普及，实施本地化服务尤为重要。我们通达OA厂商确定了正确的渠道战略后，一方面采用推动战略，制定优惠渠道政策，说服分销渠道采用并销售这种产品；另一方面通过拉动战略，就是通过树立品牌、产品版本的有效升级，利用广告和促销等，激励用户点名要通达OA的品牌，促使用户向渠道商购买。近几年在通达OA产品销售业绩中，分销渠道的销售额占总销售额的50%以上。
二、分销渠道的构建
我们通达OA厂商设计了一个完善的渠道系统，主要做了以下工作：建立渠道目标、设计渠道长度和宽度以及选择分销渠道。
通达OA的销售渠道构成有：直销、区域总代理、经销商。目前在全国17个省和直辖市发展了区域总代理，多数区域总代理已与通达合作多年。
1、建立渠道目标
建立渠道目标，一般是在分析目标顾客对服务的要求的基础上辨别顾客的分销需要。
北京是全国政治、文化的中心，也是通达OA的研发基地。通达OA利用地处北京的优势，将北京地区作为自己的直销区域（称直接分销渠道，即零阶渠道），通过强大的技术实力，实行本地化服务，并保持全国销量第一的位置。
但对其他区域，通达OA无力提供本地化服务，就需要区域代理商（也称分销商）来完成。通过对渠道功能的预期，在渠道设计中，为选择区域总代理建立了以下七项目标：
（1）增大流量；（2）便利；（3）开拓市场；（4）提高市场占有率；（5）扩大品牌知名度；（6）市场覆盖面积和密度；（7）控制渠道。
2、设计渠道的长度
渠道设计的重要内容是选择渠道长度。渠道长度是指为实现企业的目标而需要的渠道层次的数目。通达OA渠道设计考虑到市场因素、用户购买行为因素、产品技术性、企业等因素，选择了短分销渠道（见图）。
经销商通达OA厂商区域总代理合作伙伴最终用户
3、设计渠道宽度
分销渠道的宽度是指在渠道的每一个层次上所需中间商 的数目。一般来说，渠道的宽度主要有三种类型：密集型分销、选择性分销和独家分销。通达OA厂商希望对分销渠道进行高强度控制，采取独家分销的做法，即我们在某个省份仅通过一家中间商推销其产品。双方签订独家分销合同，规定通达OA厂商在某个特定区域内，不能再有其他代理商同时经销其产品；而这家中间商也不能再销售其他竞争者的同类产品。这样既有利于提高研发厂商、中间商和产品的声誉，也有利于进一步提高商业的和技术的服务质量，从而给顾客更多的利益。
4、选择分销商
建立分销渠道，要选择合作伙伴。说到对区域总代理商的选择问题，首先应明确分销商是独立的企业和法人，而并非受雇于生产商、被动成为生产商销售链条中的一环。他们既是生产商的一个独立市场，同时又是生产商需要依靠的合作者。因此，生产商与分销商的关系，即人们常说的工商的关系，从经济联系的角度上讲，应该而且必须是公平的贸易伙伴关系。
通达OA渠道依照选择分销商的原则和以上7项设计目标，分别设立了8家区域总代理，负责17个省份的软件产品销售。对于没有区域总代理的省份，也是通达OA的另一渠道销售，就是经销商，也是通达的合作伙伴，有些也跟通达合作几年了，虽然OA软件不是他们的主营业务，但市场 上一有这方面的软件需求，他们首选通达OA推荐给用户。
三、分销渠道的管理
研发厂商进行分销渠道管理的主要内容是评估渠道绩效、激励渠道成员和化解渠道冲突。
1、评估渠道绩效
对现有分销渠道绩效进行评估是分销渠道管理的重要内容。通达OA需要经常考虑：“渠道运行效率是否已经达到了预定的目标”、“渠道成员是否称职”、“对绩效好的代理商如何激励”、“对业绩不良的代理如何协助”、“是否通过改进使渠道绩效进一步提高”、“如何约束和监督渠道成员的行为以确保组织目标的实现”。为此，通达OA设立了七个方面内容，作为绩效评估的考察：（1）销售绩效（2）财务绩效
（3）区域总代理的忠诚（4）区域总代理的增长（5）区域总代理的创新（6）区域总代理的竞争（7）用户满意度
为帮助分销渠道通过绩效考核，通达OA为代理商制定并实施严格的培训计划，使得他们在激励的市场竞争中脱颖而出，从而帮助他们获得更多的顾客流量、实现更高的销售 业绩。例如，江苏总代理在无锡金鑫集团的项目中，利用在培训课程中掌握的技术与销售技巧，成功战胜了竞争对手。在项目的实施服务中，帮助金鑫集团的各个部门制定电子化业务流程，完成相互协作的任务，明确和规范行政管理、行业业务流程，完善信息化建设，使金鑫集团得到了EVAC（德国著名公司）的信任，成功引进了动车组CRH3整体卫生间技术。用户称：“我们的代理商是业内提供用户满意度的领头羊”。
2、激励渠道成员
知彼知己，才能百战百胜。渠道经理要成功地管理渠道成员，首先必须了解成员，了解了他们的想法和需求，只有这样才能有的放矢。通达OA采取直接激励和模糊激励的方式、固定与不固定的方式，给予区域总代理商奖励来激发他们的积极性，从而实现销售目标。此外，通达OA让代理商清楚地意识到，通达OA要与他们建立长期的合作伙伴关系，双方应共同努力以更好地满足用户的需求。
3、化解渠道冲突
化解渠道冲突是分销渠道管理的一项非常重要的内容。渠道冲突是指当分销渠道中的一方成员将另一方成员视为对手，且对其进行伤害、设法阻挠或在损害该成员的基础上获得稀缺资源的情况。渠道冲突的存在是一个客观事实，不能消灭，不能根除，只能辩证分析，区别对待。及时化解渠 道冲突，可以防止渠道成员关系恶化，保证渠道的正常运行。
通达OA渠道经理负责协调解决渠道商之间矛盾与冲突。对于渠道制度上的漏洞，通达OA及时修订和补充新的管理条例。例如，集团型用户往往总部设在一个城市，下属的多家分公司设在不同的城市，用户为寻求更低的价格，向各城市的区域总代理商询价，造成了各代理商之间的矛盾。为此，通达OA渠道经理及时颁发《关于代理商对集团型用户销售的暂行管理办法》，并切实执行，使矛盾有效化解。
销售市场变化万千，适当冲突的存在会增强渠道成员的忧患意识，刺激渠道成员的创新。通达OA把渠道冲突控制在一个适当的可控范围之内，善加利用。同时，坚决制止会导致渠道成员关系破裂的严重渠道冲突。
4、不断创新产品和提高竞争力
通达OA渠道成员都是独立的经济实体，使这些独立的渠道成员成为自己产品的合作者，并加以管理，其难度是较大的。为此，除实施上述管理措施外，我们还提出共同的目标，例如，强化品牌意识，强调协调功能，更重要的是不断创新产品和提高产品竞争力，这是渠道管理的基础。
为什么那么多的地区代理商愿意做通达OA产品的销售？
1、精品软件
通达OA产品不断创新，至今已进行18次版本的升级，从而被用户称为精品软件。用户增长率迅速增高，2008年新增用户1000家。例如，北京佩尔优科技有限公司反映，“公司实施Office Anywhere网络智能办公系统迄今已经两年了，随着OA在佩尔优应用的不断深入，公司的管理水平也有了长足的提高，总结佩尔优的进步，离不开OA平台，2008年佩尔优一些重点项目签约实施，公司的业务、管理、工程、技术水平也有了明显的进步，公司过关斩将终获2008最佳商业模式大奖，获得了2008高科技、高成长50强，佩尔优逆势而上，在创造着新的历史。”
2、持续增长
产品的持续发展和通达团队的良好成长，保持了渠道的稳定和持续性。负责四川地区销售的王经理就对我们讲：“我们非常看好通达，专做通达OA软件一个产品，一定把它做好。”这几年通达OA的成长证明了代理商们的眼力，通达人没有辜负大家的期望。
3、价格合理
通达OA一走向市场就提出“让用户买得起”和“终身免费升级与服务”等口号，早期购买通达软件的用户，软件已经大大升值。对渠道成员在价格方面也给予了的非常大的支持。
4、服务优质
通达OA网站提供了丰富的自助式帮助文档，渠道成员 们可以通过“解决方案合集”、“二次开发文档”、“OA知道”、“高级使用技巧”等文档帮助用户解决问题；并设有通达CEO、渠道负责人、销售负责人共同维护的代理商QQ群。
正所谓“得渠道者得天下”，在长期的发展过程中，通达科技制定了正确的渠道战略和实施了科学有效的渠道管理，从而赢得市场，获得了较理想的效益。
2009年9月
参 考 书 目
1、冯丽云主编：《现代市场营销学》，经济管理出版社，2008年1月第三版。
2、卢东斌编著：《国际营销》，中共中央党校出版社，1997年3月第1版。
[关键词]OA；集成；应用；工作流
[中图分类号]C931.9 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0065-01
1 引言
随着互联网网络以及计算机科学技术的不断进步，一定程度上促进了人类以及社会的进步以及繁荣昌盛，计算机信息科学在时代前进的潮流中扮演着至关重要的作用，无论是行政机关还是中小型企事业单位，都在充分的将Intemet/Intranet技术利用起来[1]，都建立了基于工作流的工作流程，充分的将现有的先进计算机、现代化的通信技术以及各种先进设备充分的运用起来。
2 办公自动化系统（OA）概述
办公自动化系统简称OA，是一种高度集成化的人机信息交互处理系统，融合了现阶段非常先进的信息科学技术以及先进的办公自动化设备，通过OA系统能够为有效的辅助工作人员顺利的开展各种各样的业务工作。通常的办公自动化系统主要包括办公机构、办公设备、办公主体、办公信息以及网络环境等组成，随着办公自动化需求的不断提升，办公自动化已经发展成为一个独立的学科，涉及到计算机科学、通信技术、行为科学、管理科学、系统集成工程等，办公自动化的最终目标是通过各种先进的办公自动化信息处理措施，最大限度的帮助企事业单位提高办公质量以及办公效率，进一步改善企事业单位的办公条件以及环境，帮助其提升自动化决策以及科学管理水平。
3 办公自动化系统（OA）发展趋势
办公自动化系统（OA）已经发展成为现阶段各个企事业单位提升办公自动化水平的重要系统，通过阅读大量的中外文献资料，本文总结了未来办公自动化系统（OA）的发展趋势。
（1）平台化
办公自动化系统未来的发展方向是一个平台化的服务系统，能够为用户提供一个用起来非常容易、开放程度非常高的协同应用平台，用户在使用的过程中可以根据自身需要快速的搭建个性化极强的功能模块，并能够通过少量的或者没有任何的修改便可以实现OA系统外部以及内部的数据、人力资源以及信息资源的整合。
（2）门户化
办公自动化系统的门户化包括职能级别的门户，通过该功能实现各个办公门户都相互独立工作但是却采用统一的入口，真正意义上实现信息资源之间以及工作流程之间的互通互联。此外还包括外部以及内部门户的统一，比如将办公自动化系统（OA）与企事业单位的门户网站紧密的整合在一起。
（3）移动化办公
未来的办公自动化系统将不会局限于传统的PC机，人们对办公自动化系统的需求将逐渐转移到移动手持终端上，希望通过移动手持终端便可以操作办公自动化系统，包括信息数据的收发、公文资料的审批、工作日程的合理安排等，未来的办公自动化系统必须具备移动化性能，否则必将被淘汰，随着技术的不断进步，移动手持终端与OA系统的兼容性在不断提高。
（4）业务专业化
未来的办公自动化系统并不仅仅是一个单纯的用于日常办公的管理软件，未来的OA必将与客户的实际业务紧密集合起来，通过有效的结合能够实现任务以及流程的自动化管理。
4 办公自动化系统（OA）应用
无论是政府机关单位还是企事业单位，衡量其先进的现代化管理水平的一个标准便是该组织实施办公自动化系统的程度。办公自动化系统经过多年的不断发展，从最初阶段的以大规模复印机等硬件办公设备作为标志的阶段，逐渐的过渡到了现阶段以互联网网络以及先进的计算机科学技术作为标志的大规模应用阶段，现阶段的办公自动化系统很大程度上促进了企事业单位的办公效率以及彻底改变了其传统的人力为主的办公模式。
办公自动化系统（OA）能够有效的帮助企事业单位规划其日常工作制度，使得企事业单位的可控性得到增强，并有效的提升了企事业单位工作运转的效率，办公自动化系统（OA）在企事业单位的应用范围非常广泛，涉及到各种工作事项的审批流程、正常行政办公管理、内部办公资源的管理、信息资源的实时共享、项目工作的协同、各种信息资源的传输以及沟通等。办公自动化系统的应用业务范畴也非常广泛，跨越了产品销售、生产、财务、产品管理等，办公自动化系统的最重要的特征是其关注的更多的是企事业单位日常办公的可控性以及效率，已经发展成为各个企事业单位想提高企业整体工作流程效率的必备系统工具。
办公自动化系统（OA）的应用能够通过信息化的手段帮助企事业单位解决日常繁琐的工作，能够节省大量的人力资源成本，并且能够提高企事业单位的办公效率，除此之外，办公自动化系统还能通过整合各种内部以及外部的信息资源，并且通过预先植入的算法对收集到的信，息数据进行综合分析形成对管理层至关重要的支持决策信息，帮助管理层决策企事业单位未来的发展方向。除此之外，办公自动化系统（OA）还能够根据用户的不同需求进行定制，形成丰富的、针对性强的工作流程定制工具，能够非常迅速的为用户搭建面向具体定制业务的办公应用环境，能够真正意义上帮助企事业单位实现无纸化、无距离、高度协同的崭新的办公模式。
办公自动化系统（0A）的应用适合所有的企事业单位，比如银行，事业单位，各大企业等，本文特意选择银行作为应用办公自动化系统的应用典型，银行的业务以及工作是比较繁琐的，但是相互之间的联系确是非常紧密的，因此办公自动化系统（OA）必须针对银行各种工作流进行统筹规划、通盘考虑，实施的过程中不能顾此失彼。OA系统在银行的应用实现了日常工作管理、信息通讯、业务流处理三位一体。主要取得了以下的成功效果：首先，OA系统的应用能够帮助银行管理层提供辅助决策功能，能够帮助领导审阅公文、发布政令、实现信息资源查询、统筹调度等；其次是银行业务处理功能，办公自动化系统能够根据不同部门专业搭建对应的信息资源库、数据库、情报库、文档资源数据库等，通过业务信息的广泛收集能够实现信息资源数据的实时共享；再次是信息加工功能模块，银行数据库中的信息资源通常都是原始的、零散的，因此，OA系统通过特定的数学模型对数据信息进行采集、加工、整理，进而为银行工作人员体统系统化的、条理化的、规范化的信息，并能够通过图标、曲线以及文字等方式直观的呈现给银行工作人员，为领导层分析研究、预测监控、制定政策提供依据和参考；最后便是信息传导功能，能够彻底的打破银行业务的条块分割，帮助银行彻底解决传输滞后、流通不顺利的弊端，真正意义上实现银行的计算机群的网络化以及一体化，实现信息数据的无缝快速传递。
5 总结
现代化的办公模式已经完全超越传统的办公模式，无纸化办公、集成化办公、系统化办公、流程化管理模式正在形成，现代化的办公模式能够快速的整理、收集、存储、加工以及使用各种信息资源，能够使得有效的信息资源得到充分的共享，提升员工协同工作的能力，完全取代传统的效率低下的、复杂的办公模式。现代化的办公模式能够对企业的办公实现科学化的管理以及决策服务。本课题研究的重点便是办公自动化系统（OA），皆在通过研究办公自动化系统的发展前景以及应用现状为现代化办公未来的发展指明一个方向。
参考文献
[1]高文松，孙丽，办公自动化系统在企业中的应用[J]，齐齐哈尔大学学报，2008（05）
[2]黄俊杰，办公自动化软件在管理工作中的应用[J]，硅谷，2008（10）
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