建设工程资料归档内容（精选10篇）
为进一步加强集团所属各燃气公司工程竣工资料的整理、编制和归档，达到竣工资料整齐化、清晰化、有序化、规范化，确保集团内燃气工程在生产运营中健康稳定发展，确保平稳供气、安全供气，特制定本工程资料归档内容及要求：
一． 竣工资料归档内容：
1． 存档目录
2． 工程合同（挖沟、焊管、顶管等）
3． 设计蓝图
4． 设计变更图
5． 工程预算、结算书
6． 建设局审批手续
7． 规划局手续
8． 工程竣工资料（套）
9． 竣工蓝图
10． 施工影像资料
11． 施工日志
12． 相关设备（调压箱、阀门、燃气表等）使用说明书
13． 工程竣工验收手续
14． 验收合格证书（签章齐全）
15． 工程移交书
16． 其它有价值的资料
二． 燃气工程竣工资料归档要求：
1 搜集施工原始资料
1.1 施工原始资料的作用一是工程使用中出现了质量事故时
通过查阅施工原始记录弄清原因, 分清责任;二是工程达到大修周期或水毁等原因查阅施工原始记录弄清原来的施工过程、施工工艺和工程结构等, 为改善施工方法和施工工艺提供依据。
1.2 施工原始记录的搜集与填写施工原始记录必须是在施工
现场由施工技术人员或试验检测人员进行搜集, 并直接填写在有关表格上, 不能凭记忆或日记本回办公室再抄写, 更不能由专职内业人员在办公室里编写, 这样的施工记录失去了其最重要的真实性, 也就谈不上“原始”二字了。只有在现场无法填写的项目 (如检测压实度含水量等) 才可以在试验室试验时填写。
为了保证记录资料的原始性与真实性, 公路工程中要求原始记录只可以修正但绝不是修改, 方法是将错误的数据轻轻划掉 (还能辨认出来) , 再将正确的写在其旁边, 一般还要求修正者要签名, 以明确由谁因何原因修正。在铁路工程中对此没有严格的说明, 但本着严谨的原则同样应该做到如此。
另外还有很多更细致的要求也要注意遵守, 例如各种记录应该用黑色签字笔或炭素笔填写, 严禁用铅笔、圆珠笔及其他颜色笔填写;使用的各种表格大小要基本一致且进行统一编号, 铁路工程内业资料中, 检验批和检查证占绝大部分, 其编号也比较完整, 按照施工工序和施工部位的划分都有专门的表格与其对应。值得一提的是, 当找不到合适的检查证使用时, 一般都用“万能”检查证建检-17来代替。
此外, 表格中所有栏目均应填满, 空缺项目用“/”划掉, 表中可继续填写内容的空白处用波浪线划掉, 以免有人另外填写内容造成混乱。各种记录必须按照规定权限有人签证, 并签认记录日期。日期应用全数字法表示年、月、日, 不准只签月、日而不签年份等。
2 工程检测资料的报验
施工过程中每道工序完成后, 施工单位应按照质量检验评定标准规定的项目进行自检, 将自检结果填写相应检查表报专业监理工程, 经监理抽验合格, 在《工程报验单》签字认可后由施工单位保存。报验资料主要包括工程报验单、原材料检测试验、检验批质量验收计录表、各种检查证等。
3 施工内业资料的整理
3.1 工程实体资料的整理施工单位在开始施工之前应按照《铁
路工程质量检验评定标准》的要求对标段工程进行单位、分部、分项工程和检验批的划分, 在施工过程中按照施工及报验资料顺序由检验批、检查证到分项、分部、再到单位工程进行积累罗列, 这样等到工程结束时一个项目的资料形成。
3.2 实验资料的整理
一是原材料试验如:钢筋、水泥等外购材料其出厂合格证, 材质单同试验检测结果一起存放, 各种材料按品种、规格依时间为序排列;砂子、碎石等就地取材使用的材料各项试验检测结果应按使用部位不同, 以使用时间为序排列。
二是各种混合料组成设计试验, 包括各标号砂浆配合比试验, 各标号混凝土配合比试验以施工时间为序排列。
三是各种成品在进场时必须要求厂家提供合格证, 半成品除要求出具合格证之外, 施工单位还要进行试验。这些合格证和试验报告按照时间为序进行排列。
四是路基压实度、含水率等试验报告按照施工段施工层为序进行排列整理。
4 其他施工资料的整理
其他施工资料包括:开、竣工报告及批复文件;工程施工小结;竣工工程数量表;定位测量、设计交接桩记录及复测记录表;图纸会审记录、变更设计通知单;建交表;竣工验收报告;施工日志;竣工图等。这些资料除了部分在竣工验收阶段前准备之外, 很多都是需要由技术人员在施工过程中搜集准备的, 在竣工交档阶段, 主要是需要将其和上述施工原始记录及检测资料按照顺序整理装订成册。由此也可见施工过程中对资料的搜集是何等重要, 内业资料的整理需要各方面各部门人员的配合, 并不仅仅是专职内业人员能够完成的。
5 施工内业资料的保存和归档
施工内业资料是施工单位计量和获得支付的主要依据, 也是交工验收的主要内容, 有些项目建设工期较长须跨年度施工, 有些工程结构复杂分项工程多资料多, 因此很多单位在开工之日起都配备专人妥善整理, 分类保存, 为竣工交档打下良好基础。
根据铁道部《铁路建设项目竣工验收交接办法》 (铁建设[2008]23号) 和《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》 (办档[2002]8号) 的要求, 对所搜集的资料按照如下顺序进行组卷装订:开、竣工报告及批复文件→工程施工小结→竣工工程数量表→定位测量、设计交接桩记录及复测记录表→图纸会审记录、变更设计通知单→建交表→各种检查证→原材料进厂复试检测报告、施工试验检测报告, 混凝土工程检测报告、灌注记录, 路基填土夯实度试验报告, 电气、设备测试报告等各种复试检测报告→各种原材料、成品出厂合格证→各种动力机械图纸、出厂合格证、说明书→检验批质量验收记录→分项工程质量验收记录→分部工程质量验收记录→单位工程质量验收记录 (含质量控制资料核查、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查、观感质量检查记录表) →竣工验收报告 (铁验1至5表) →其他报表和文字材料→工程日志→竣工图 (按专业、图号排列) 。其中检验批和检查证要将同一表格编号的放在一起按照结构层次排放。以上各项内容如单位工程较小需要组在同一卷内时, 保管期限应从长。
资料在装订之前先把破损的页面进行裱糊, 可用胶水不可用糨糊, 以免日后纸张发生霉变。装订前还应将所有金属物 (订书针、曲别针) 去掉, 以防因金属生锈而损害资料影响其寿命。
内业资料一般在左侧打4孔, 外加竣工文件软封面, 由一根线装订完成后, 应加编统一页码, 加索引目录等, 然后再装入装入铁道部统一规定的科技档案盒内。图纸一般不需要装订, 折叠成297~210毫米的尺寸大小按照先后顺序散放在科技档案盒内 (同样需附卷内目录) 。
6 结束语
内业资料的搜集整理与归档是一个及其繁琐而漫长的过程, 需要具备充分的耐心和细致, 更需要和外业技术人员及试验人员的沟通合作, 如果在这个过程中工作没有做好, 在竣工交档阶段将会非常的麻烦。目前, 施工单位很少有专门培训自己的专职内业人员, 大部分采用外聘形式来解决内业人员缺乏的问题, 而外聘人员的流动性导致资料整理经常断档, 麻烦不断。一个成熟的施工队伍必定有各专职人员做专职工作, 培养自己稳定的内业人员是势在必行。
摘要：本文叙述了在铁路施工过程中施工内业资料的记录, 填表方法和内业资料形成、整理过程及内业资料的作用和意义。
关键词：云存储;资料归档;网络存储
1 云存储技术简介
云存储技术主要是依赖于高速分布式互联网进行数据的存储，在网络中搭设多种不同类型、不同容量以及不同物理位置的存储设备，借助云计算进行管理，让这些分散于网络中的数据能够并行工作，从而形成了一个非集中式的大型数据存储和访问系统。云存储能够合理运用网络空间，存储资源更加丰富，按照需要也可以获得很好的扩展性，通过网络管理软件等可以快速对资源进行管理和取用，和集中存储的管理方式基本相同。在网络中存储的信息相对比较分散，所以受到攻击时也不容易造成整体的崩溃，只要能够进行良好的保护，网络中的信息就能够得到有效的保护。
2 资料档案信息网络存储及其实际应用意义
2.1 资料档案信息网络存储
互联网技术日益成熟，越来越多的人在使用互联网，使得网络中信息的种类和数量都在不断增加，同时人们对于信息的取用要求也越来越频繁，如何采取一种高效的存储方式，让网络中的信息更好的进行使用，是目前信息管理工作者需要面对的问题。档案信息存储的方式非常多，基于本地计算机系统的存储方式，方便集中管理和使用，但是面对网络不断扩展，这种方式使得网络中处于远端的设备访问不便，所以利用互联网分布计算的优势，在网络中分布存储，可以通过特定的网络载体进行存储。相比较于传统存储模式，云存储通过网络将部分的档案信息组合成一个整体，使得多个信息资源单位可以通过网络进行信息的共享和传输，解除了集中信息存储的限制。而且随着档案信息种类增多，数量增加，网络存储能够提供更大的空间，同时提供高速的访问服务，节约本地信息资源占用的空间。云存储是目前最为经济，安全性较高的信息存储解决方案，长期存储得到了很好的保证。所以说，资料档案信息的存储，未来会十分依赖网络存储。
2.2 云存储对资料归档的重要意义
信息量的增加，对管理提出了更高的要求，同时大量冗余的信息会占用存储空间增加负担，根据客观需要进行存储更为合理。按照档案信息的管理规定，选择合适的存储年限和存储方式，对于需要长久存储的档案信息，应当选择更加安全稳定的存储方式，而云存储技术的分布式优势能够很好的解决这一问题。分布式存储解决了长期存储稳定性不足的问题，在网络中的备份能够及时恢复保证数据安全，同时分布式存储通过网络机密和授权访问，确保资料能够完整保存。实际档案存储过程中，网络存储体现出了非常多的优势，成本低，运维方便，对于网络的安全开放，也让档案信息可用性更高，便于分布式管理档案信息，云计算解除了档案管理的时间和空间限制，所以说云存储在资料归档中具有实际应用意义。
3 云存储在资料归档中的应用方式
3.1 利用资源网站进行云存储
档案信息资源原始数量庞大，档案管理部门对于这样庞大的数据信息，可以很好的利用资源网站的服务器进行存储，通过网络存储代替本地资源存储，大大降低了本地资源占用的空间。使用网络资源网站存储原始档案资源，降低了本地计算机存储系统的压力，同时在资源网站合理开放接口，可以在服务器端进行其他档案信息的收录和管理。资源网站对于资源的存储可以说是全方位的，不论类型和更新频率，服务器都能够承载，具有很强的可用性，海量的档案信息都可以得到安全的存储。
3.2 利用网络硬盘进行云存储
网络硬盘也就是建设在网络中的大容量存储介质，很多网络公司都推出了在线的资源存储服务，提供了一个资源存储、管理和分享的网络空间，就相当于一个虚拟的移动硬盘，只是访问方式是通过网络进行。网络硬盘相比资源网站使用更加方面，借助网络公司的公用服务器硬盘，实现网络存储。网络硬盘可以随着用户需求扩展空间，成本也比较低廉，借助网络公司的服务器资源，更加安全和稳定。
3.3 利用同步盘进行同步存储
同步盘与网络硬盘可以结合使用，同步盘将网络硬盘与本地计算机硬盘进行映射和同步，通过网络将本地计算机存储的信息进行网络备份，这样在其他计算机中也可以对存储资源进行检索和管理。同步盘提供自动备份更新数据的服务，将本地计算机增加的信息及时的上传到服务器中，这样就可以通过网络将同步盘作为计算机的一个虚拟硬盘使用，更加直接的对数据进行管理，同步服务让信息存储更加稳定，降低了本地计算机的压力，确保计算机信息能够得到稳定保存。
4 结语
云存储技术在大数据时代应用广泛，随着时代的发展，档案信息的存储和使用也有了更高的要求，认真研究云存储技术，创新档案信息的存储方式，提高存储稳定性和安全性。档案信息资源不论是种类还是数量都在不断增加，云存储提供了良好的解决方案，这就需要资源管理者采用合理的存储方式，提高资源存储和管理的工作效率。
参考文献：
[1]高宏卿，汪浩.基于云存储的教学资源整合研究与实现[J].现代教育技术，2010（03）.
[2]李君鹏，周宇.基于云存储的在线备份服务创新[J].华南金融电脑，2010（03）.
[3]郭凌翔.浅谈云存储及其安全性[J].福建电脑，2010（05）.
[4]周可，王桦，李春花.云存储技术及其应用[J].中兴通讯技术，2010（04）.
作者简介：
注：
1、提交的建设工程竣工文件、资料必须为原件。
2、以上文件资料提交相城区城建档案馆（相城区行政中心6号楼南五楼城建档案馆）。区外经局立项批复 2 建设用地规划许可证土地证（复印件）建设工程规划许可证及申请表建设工程规划许可证及申请表勘察合同 7 监理合同设计合同 9 施工合同建筑工程消防设计审核意见书11 批准直接发包通知书 12 岩土勘察报告电梯验收报告土建施工资料、竣工图 2 水、电施工资料、竣工图监理规划、细则、质量评估报告
建设工程竣工备案提供资料目录
1、建设工程档案接收证明书
2、工程竣工验收备案表
3、施工图审查意见书
4、建筑工程施工许可证
5、建筑工程消防验收意见书
6、建设工程规划验收合格证
7、人民防空工程竣工验收单（民用建筑需提供）
8、房屋建筑工程室内环境检测报告
9、施工单位签署的工程质量保修书（示范文本）
10、商品住宅的《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》
第一部分 工程准备阶段文件
一、立项文件
（一）项目建议书
（二）项目建议书审批意见及前期工作通知
（三）可行性研究报告
（四）可行性研究报告审批意见
（五）关于立项有关的会议纪要、领导讲话
（六）专家建议文件
（七）调查资料及项目评估研究材料
二、建设用地、征地、拆迁文件
（一）选址申请及选址规划意见通知书
（二）用地申请报告、建设用地批准书
（三）拆迁安置意见、协议、方案等
（四）建设用地规划许可证及其附件
（五）划拨建设用地文件
（六）国有土地使用证
三、勘察、测绘、设计文件
（一）工程地质勘察报告
（二）水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
（三）建设用地钉桩通知单
（四）地形测量和拨地测量成果报告
（五）申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
（六）审定设计方案通知书及审查意见
（七）有关行政主管部门（人防、环保、消防、抗震、文物、卫生等）批准文件或有关协议
（八）施工图设计方案及审批意见
四、招投标文件
（一）勘察设计承包合同
（二）设计承包合同
（三）施工承包合同
（四）监理委托合同
五、开工审批文件
（一）建设项目列入计划的申报文件
（二）建设项目列入计划的批复文件或计划项目表
（三）建设工程规划许可证及其附件
（四）投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
（五）工程质量监督手续
六、工程财务文件
（一）竣工决算材料
=
七、建设、施工、监理机构及负责人
（一）工程项目管理机构及负责人名单
（二）工程项目监理机构及负责人名单
（三）工程项目施工管理机构及负责人名单
第二部分 监理文件
一、监理规划
二、监理实施细则
三、监理月报中的有关质量问题
四、监理会议纪要中的有关质量问题
五、工程开工/复工审批表
六、工程开工/复工暂停令
七、不合格项目通知
八、质量事故报告及处理意见
九、工程竣工决算审核意见书
十、工程抽检资料
十一、工程延期报告及审批
十二、合同争议、违约报告及处理意见
十三、合同变更材料
十四、工程竣工总结
十五、质量评价意见报告
第三部分 施工文件 建筑安装工程
一、建筑结构与装饰装修
（一）建筑结构与装饰装修 1．施工管理资料(1)工程概况表
(2)施工现场质量管理检查记录
(３)设计变更文件（图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录）(４)施工组织设计、施工方案(５)技术交底记录(６)施工日志
(７)施工测量记录（工程定位放线记录，基槽验线记录，楼层平面放线记录，楼层垂直度、标高抄测记录，沉降观测记录）
(８)原材料、半成品、成品出厂质量证明及进场检（试）验报告（钢筋（材）、焊条（丝）和焊剂、水泥、砖与砌块、防水材料、砂与碎（软）石、外加剂、掺合料、轻集料、成品、半成品、构配件、预拌混凝土（砂浆）、装饰装修材料等）
(９)施工记录（地基处理、地基钎探、基坑支护变形监测记录、桩施工记录、施工检查记录、交接检查记录、构件吊装记录、混凝土工程施工记录等）
2．施工检测、试验资料(1)土壤试验记录(2)钢筋连接试验记录(3)砌筑砂浆试验记录(4)混凝土试验记录(5)饰面砖粘结强度试验记录(6)后置埋件试验记录(7)支护工程施工试验记录(8)桩基（地基）工程施工试验记录(9)预应力工程施工试验记录 3．施工质量验收资料(1)结构实体验收
(2)检验批质量验收记录(3)分项工程质量验收记录
(4)分部（子分部）工程质量验收记录(5)单位（子单位）工程质量竣工验收记录(6)工程观感质量评价标准(7)室内环境检测(8)工程竣工报告
(9)见证取样和送检管理资料
（二）桩基工程、钢结构工程、幕墙工程
桩基工程、钢结构工程、幕墙工程施工技术资料内容参照建筑结构与装饰装修工程，一般情况单独组卷，但应注意以下问题：
1．钢结构施工记录应包括钢结构零件加工记录、构件吊装记录、烘焙记录、钢结构安装施工记录、钢网架结构总拼完成后检查挠度值和安装偏差记录、螺栓连接施工记录。
2．幕墙施工记录应包括幕墙注胶施工检查记录、幕墙淋水检查记录。3．幕墙施工检测与试验资料用双组份硅酮结构胶混匀拉断试验报告，后置埋件现场拉拔试验报告。建筑设备安装工程
一、排水与采暖工程、建筑电气工程、通风与空调工程
（一）施工管理资料 1．图纸会审记录 2．设计变更(洽商)记录 3．施工组织设计、施工方案
4．技术交底记录 5．施工日志
6．原材料、半成品、成品出厂质量证明及进场检（试）验报告 7．施工试验记录
（二）施工质量验收资料 1．施工现场质量管理检查记录 2．分部（子分部）工程质量验收记录 3．分项工程质量验收记录 4．检验批质量验收记录
二、电梯工程
（一）施工管理资料
1．电梯工程施工现场质量管理检查记录 2．企业资质证书及相关专业人员岗位证书 3．施工组织设计、施工方案
4．图纸会审、设计变更、工程洽商记录 5．技术（安全）交底记录 6．施工日志
7．工程质量事故调查报告 8．工程质量保修书
（二）设备、成品、半成品材料合格证及进场检（试）验报告
（三）施工记录
（四）施工试验记录
（五）施工质量验收记录
归档内容及附表详见山东省工程建设标准《建筑工程施工技术资料管理规程》（DBJ14-023-2004）。但应注意下列几点：
1．文字资料要与图纸分开，文字在前，图纸在后。2．施工管理资料中，上岗证资料等可为复印件。市政基础设施工程
一、施工组织设计
二、图纸会审、技术交底
三、设计变更、洽商记录
四、原材料、成品、半成品、构配件设备出厂合格证、检（试验）报告和复试报告
五、施工试验记录
六、施工记录
七、测量复核及预检记录
八、隐蔽工程验收记录
九、工程质量检验评定资料
十、使用功能试验记录
十一、事故报告
十二、竣工测量资料
十三、竣工图
详见《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》（建城（2002）221号）
（此红色字为道路归档依据）
第四部分 竣工验收文件
一、工程概况表
二、工程竣工总结
三、单位工程质量验收证明书
四、竣工验收报告
五、竣工验收备案表
六、工程质量保修书
七、工程竣工声像档案（光盘、电子文件等）
第五部分 工程竣工图 建筑工程竣工图
一、总平面布置图
二、竖向布置图
三、室外综合管网图
四、室外专业管线竣工图
五、建筑竣工图
六、结构竣工图
七、装修装饰竣工图
八、给、排水及消防竣工图
九、电气、弱电竣工图
十、供热竣工图
十一、燃气竣工图
十二、通风、空调工程竣工图
十三、竣工测量资料 市政基础设施竣工图
一、道路工程竣工图
二、桥梁工程竣工图
三、广场工程竣工图
四、隧道竣工图
□1.绿化工程初验会议纪要及签到表
□2.监理对初验存在问题的整改通知书和整改回复单（附照片）
□3.下列相关检测报告及检验（测）不合格时的处理跟踪记录：
a)原材料质量保证资料核查表
b)砂浆强度统计、评定表
c)混凝土抗压强度(同条件、标养)统计、评定表
□4.植物、材料进场签证表
□5.绿化设计与实际种植对照表
□6.监督员现场工作登记表
□7.监督（检测）备忘录、整改通知书、停工通知书及其整改报告（要求每一份文书都
应有相对应的整改报告，整改报告上应加盖责任单位公章，监理单位应在报告上签署核
实意见，总监签名并加盖注册章；检测备忘录应有相应的检测报告）、监督员跟踪整改
纪录（也可在整改报告上签署核查意见）以及工程检测备忘录
□8.相关单位对工程质量问题处理意见（会议纪要、设计变更、设计复核意见等）□9.园林绿化工程、道路花坛栏杆照明等工程质量验收记录（由相关责任主体项目负责
人签名加盖单位公章，总监加盖注册章）
□ 10.施工总结、监理小结。
1 工程施工资料的编制内容
1.1 原始资料的收集
资料收集可分为两大类进行:第一类是原始资料的收集。包括:工程施工过程中的检查记录;单位工程的施工验收文件;分部工程质量评定报告等。第二类是一般资料的收集。主要包括:施工单位的开工申请;进场人员、机械设备报验;施工组织设计等。在进行资料收集时要做到及时全面、系统完整。资料的编制要按照资料的类别进行分类整理, 做到有条理, 便以查找。资料的编制形式应符合工程资料的归档要求。
1.2 竣工图的编制
竣工图的编制是工程量最大的一项, 按国家规范要求, 竣工图必须将施工过程中的施工图所作的修改按实际施工情况反应出来。在未使用计算机绘图时, 原图修改小于25%的, 可在原图上直接修改, 若修改量大于25%, 需重新绘制新图, 不但工作量大, 而且不利多份资料的制作;使用计算机绘图后, 则显得相对容易, 直接在原图上修改, 也利于多份资料的制作, 若是在整个施工过程中, 定期将设计修改反应在原图上, 日积月累, 则竣工图的编制也不成问题。
1.3 施工管理报告的编写
施工管理报告是对施工过程、工艺、质量的总体描述, 其内容主要包括工程概况及主要工程量;工程开、竣工时间;施工过程;工艺以及施工中存在的问题及处理方法;工程质量的评定情况等。竣工报告编写时要符合实际, 写出各分部工程的施工特点, 真实的反映施工情况。
2 竣工资料整编归档存在的主要问题
2.1 忽视资料整编工作
在建设过程中, 参建各方将更多的精力都放到了工程建设上, 抓进度, 抓质量, 抓关键目标的实现。而工程资料只是一个“软件”, 往往容易被忽视。经常是等到面临验收了, 才抽调人员, 加班加点进行突击。由于先天不足, 靠后天的弥补是难以达到满意的效果的。由此可见, 竣工资料整编工作能否作好, 主要取决于项目部及有关部门的领导思想重视程度, 及有关专业技术管理人员的思想重视程度。
2.2 施工综合管理文件原件不齐全
个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件, 因下发或转发时就是复印件, 难以满足建筑工程质量标准中规定的“竣工资料中不允许出现复印件”的要求。
2.3 工程质量验收签证资料不齐全
随着工程施工进展需要, 为了急于满足施工进度要求, 建设“四方”现场验收后, 没有按国家行业标准规定要求办理书面签字仪式。有的施工单位管理不严格, 造成原始文件丢失。也有施工单位专业技术人员工作调动移交手续时, 又把关不严, 造成竣工原始文件遗失。
2.4 验收工作报告编写不规范
报告未按规定的编制大纲编写, 一些主要章节编写不详细、内容不齐全, 报告附件不齐全, 经验与建议章节无实质性内容。工程建设管理工作报告、施工管理工作报告、设计工作报告、建设监理工作报告和质量评定工作报告等主要报告显示的合同工期、工程量、投资, 与实际开完工日期、完成工程量、投资以及项目划分、检测、评定统计数据不一致。
2.5 竣工图编制存在问题
照搬设计图作为竣工图, 甚至个别施工单位在工程进行了结构等设计变更的情况下, 仍直接将原施工图加盖竣工图章作为竣工图;新绘图线条不均匀、图面不整洁、字迹不清楚;竣工图章制作不规范, 参与编制人员签字不齐全。
3 加强竣工资料整编与归档管理的途径
3.1 做好工程开工前的准备工作
1) 填写和准备工程开工必备的资料。填写建筑工程施工安全开工条件验评表、建筑工程文明施工开工条件验评表、工程质量保证体系审查表、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计, 资料准备齐全后就找相关单位办理签字、盖章、审核的手续。2) 分类存放各种资料。为便于日后竣工资料的整理, 在平日的资料收集过程中就按应照资料馆的建筑工程竣工资料检查清单顺序分类归档;对于施工中与业主、监理等相关单位的来往资料虽不归档, 也应分类整理;对于用于施工中的各种表格分编号、单位放好, 便于使用时拿取。
3.2 档案资料的整编与进度计划同步
档案资料的整编与进度计划同步, 从工程建设开始就保证整编资料的质量。工程在开工建设之前, 监理单位、施工单位在工程实施的过程中, 要形成相对应阶段的档案资料。同时按技术档案资料的要求对资料所用的纸张、目录抄写、档案盒以及装订方法都做统一规定。施工单位的资料, 要求工程进展到哪一步, 资料就要作到哪一步。这样做一方面是为了缩短和减小项目竣工后收集资料时间和难度, 保证档案资料的完整性, 另一方面也可及时发现问题及时解决, 如发现“原件不齐全”“签证资料不齐全”等问题, 可以现场及时纠正解决, 并补充完善。
3.3 加强过程控制
工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任, 做到工程建设与资料整理同步进行, 切忌先完成施工任务, 而后补资料的现象发生, 负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场, 对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查, 建立过程控制奖罚制度, 督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案资料。
3.4 编制好竣工图
按施工图施工, 没有变动的须在施工图上加盖并签署竣工图章;一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的, 可在原施工图上更改, 在说明栏内注明变更依据, 加盖并签署竣工图章;凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变, 或图面变更超过1/3的, 应重新绘制竣工图。
总之, 竣工资料的整编和归档, 是工程建设中一项非常重要的工作。近年国家已对建设工程验收制度进行改革, 将工程档案列为专项单独进行验收, 从而对这项工作提出了更高的要求。
参考文献
[1]高香凯, 程谋晶.对工程竣工资料常见问题的处理与探讨.科技信息, 2009.
[2]王峰, 马华丽, 王计真.浅谈施工企业竣工资料整编工作.治黄科技信息, 2004.
引用标准
1、GB/T50326-2001《建设工程项目管理规范》
2、GB/T50300-2001《建筑工程施工质量验收规范》
3、GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》
4、GB/T50210-2001《建筑装饰装修工程施工质量验收规范》
5、JGJ102-2003《玻璃幕墙工程技术规范》
6、JGJ133-2001《金属石材幕墙工程技术规范》
7、JGJ139-2001《玻璃幕墙工程质量检验标准》
三、术语
1、验收
建筑工程在施工单位自行质量检验评定的基础上，参与建设活动的有关单位共同检验批、分项、分部、单位工程的质量进行抽样复验，根据相关标准以书面形式对工程质量达到合格与否做出确认。
2、检验
对检验项目中的性能进行测量、检查、试验等，并将结果与标准规定要求进行比较，以确定每项性能是否合格所进行的活动。
3、检验批
按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定数量样本组成的检验体。
4、幕墙检验批
相同设计、材料、工艺和施工条件的连续的幕墙工程每500-1000m2划分为一个检验批，不足500m2也划分为一个检验批。
四、与幕墙直接相关的标准适用范围的比较
1、规范的使用说明
（1）规范的编制和使用具有从新原则
a、规范是流动修改的，因此规范之间关系遵从从新原则。b、不同规范对同一事物有约定，遵从从新原则。
（2）、规范不限制新技术的应用，规范的适用范围不等于该项技术的适用范围。
（3）、强制性规范或强制性规范条文、合同中约定的规范必须执行，否则可参照执行或另行约定。
2、适用验收、检验范围阐述
GB/T50300-2001《建筑工程施工质量验收规范》适用于建筑工程施工质量的验收，并作为建筑工程各专业工程施工质量验收规范编制的统一准则。
GB/T50210-2001《建筑装饰装修工程施工工质量验收规范》适用于
新建、扩建、改建和既有建筑的装饰装修工程的质量验收。
JGJ139-2001《玻璃幕墙工程质量检验标准》适用玻璃幕墙工程材料的进场检验和安装质量的检验。
JGJ102-2003《玻璃幕墙工程技术规范》和JGJ133-2001《金属石材幕墙工程技术规范》适用于非抗震设计和抗震防裂度为8度及其以下抗震设计的建筑幕墙工程的设计、制作、安装施工、工程验收，以及保养维修。
3、适用验收、检验范围说明比较
（1）适用范围比较表
范围
标准名称 适用的验收过程
进货 加工制作 安装 最终产品
B/T50210-2001建筑装饰装饰装修工程施工质量验收标准JGJ139-2001玻璃幕墙工程质量检验标准 √√ √
JGJ1002-2003玻璃幕墙工程技术规范 √ √ √ √
JGJ133-2001金属石材幕墙工程技术规范 √ √ √ √
(2).JGJ102-2003和JGJ133-2001标准适用于检验和验收，并且包含了设计、材料、加工制作、安装、工程验收全过程的规定；JGJ139-2001标准仅适用于材料进场和安装过程的检验、GB/T50210-2001适用于工程验收全过程。
五、幕墙工程竣工验收资料的确认
1、幕墙工程竣工验收资料合格的重要条件
竣工验收资料必须由具备资格的验收人签字确认才有效。G B/T50300-2001《建筑工程施工质量验收规范》明确了单位工程、分部、子分部、分项和检验批验收的确认单位及验收人资格。标准要求的竣工验收的验收人即为验收资料的确认人。
（1）幕墙工程竣工验收的交、验主持人
任何建筑工程的交验主体均为施工单位，验收主体为建设方或其代表。但是，随交验内容不同，验主体的代表人不同。幕墙工程是建筑装饰装修的一个分部工程，其交工代表为施工该项目的项目部主要负责人，验收代表为监理方代表（或为建设方代表）。
（2）幕墙子分部工程的验收
交工主持人是项目经理，专业质量、技术负责人等参与交验；竣工验收的验收主持人是部监理工程师或建设单位项目技术负责人，由其组织验收，必要时设计院代表参与。
总监理工程师、项目经理必须签字确认。
（3）幕墙分项工程的验收
交工主持人是项目专业质量负责人，技术负责人等参与交验；验收主持人是监理工程师，由其组织验收。
监理工程师、项目质量负责人必须签字确认。
（4）幕墙工程检验批的验收
交工主持人是项目专业质量负责人等；验收主持人是监理工程师，由其组织验收。
监理工程师、项目质量负责人必须签字确认。
2、施工项目竣工验收应具备的条件：
（1）设计文件和合同约定的各项施工内容已经施工完毕；
（2）施工项目经承包人验收合格；
（3）有完整且符合验收规定的工程竣工资料；
（4）有工程使用的主要建筑材料、构组件进场证明及相关试验、检测报告。
3、竣工验收依据
（1）批准的设计文件、施工图纸及说明书；
（2）双方签订的施工合同；
（3）设备（如擦窗机）技术说明书；
（4）设计变更通知书和施工洽商文件；
（5）施工验收规范及质量验收标准；
4、幕墙工程竣工验收的质量合格标准
幕墙子分、分项或检验批的交验前提是：保证项目施工质量合格，同时提供完整并符合要求的交验资料。
（1）幕墙检验批验收的合格标准
a、主控项目和一般项目的质量经抽样检验合格；
b、具有完整的施工操作依据、质量检查记录。
（2）幕墙分项工程验收的合格标准
a、所含全部检验批的质量均应合格；
b、分项工程所含的检验批的质量验收报告记录应完整。
（3）幕墙子分部工程验收的合格标准
a、所含全部分项工程的质量均应合格；
b、质量控制资料应完整；
c、安全和功能性检测结果符合规定；
d、观感质量验收应符合规定。
六、幕墙工程竣工验收资料归档的组卷目录
1、工程准备阶段文件
2、施工文件和过程资料
3、质量保证资料、检验评定资料
4、幕墙工程验收记录
5、工程竣工总结资料
七、幕墙工程竣工验收资料归档各组卷的内容
1、工程准备阶段文件组卷内容
（1）投标阶段文件（招标书、投标文件、中标通知书）；
（2）承包合同及变更材料（施工承包合同、主要材料采购合同、外协加工合同）；
（3）开工文件（建设工程施工许可证、开工报告）；
（4）设计文件（设计方案、及会签和审查意见记录、设计计算书、设计变更与洽商）。
2、施工过程控制文件及过程资料组卷内容
（1）施工过程控制文件
a、施工组织设计；
b、工程洽商文件记录。
（2）施工过程记录
a、施工日志（施工记录）；
b、施工质量、安全事故处理记录。
3、质量合格证资料和检验评定资料组卷内容
（1）进货过程质量合格证资料组卷目录
a、进场物资批次汇总表（进货凭证、含规格型号、数量、批次、进厂日期等）；
b、报验记录；
c、自验记录；
d、质量证明文件（材质证明文件、产品合格证、型式检验周期内的检验报告、技术参数文件）；
e、复试试验报告；
f、质量保证书；
g、进口产品需附进口产品的商检报告。
（2）制备过程质量保证资料组卷目录
a、构件、组件加工制作检验记录（含必要的试验记录和环境控制记录）；
b、构件、组件出厂合格证；
c、主要构件、组件进场验收记录。
（3）自检记录：
a、自检记录；
b、隐蔽工程验收记录；
c、必要的检测报告。
4、幕墙工程验收记录组卷内容
（1）工程质量检验评定资料组卷目录
a、检验批质量验收资料；
b、分项工程质量验收记录；
c、幕墙子分部工程验收记录。
（2）幕墙物理性能检测报告
（3）工程质量保修书
5、工程竣工总结资料组卷内容
（1）主体竣工验收文件组卷目录
a、竣工验收备案表；
b、竣工验收质量报告；
c、消防验收报告。
（2）竣工决算文件
（3）工程竣工总结资料
a、工程概况（有反映工程规模的技术参数并经建设方或监理方确认）a）总体概况
工程名称、地点、建筑高度、建筑面积、主体结构形式、层数及最大层高；开、竣工时间；幕墙工程合同（决算）造价、质量评定结论。b）承建单位情况
建设单位、设计单位、监理单位、总包单位及其项目负责人和联系点方式。
c）本单位承包工程范围概况
幕墙分项目工程内容和工程量，及决算工程量；开竣工时间；质量、周期、安全、综合管理评价及结论等，工程决算情况及决算造价。b、评价资料（建设方或监理方）
a)项目经理评价资料。
b)设计师评价资料。
c)项目部评价资料（安全、质量、进度、设计、环保、文明施工等方面）。
c、声像资料
a)工程照片（全貌、各立面、局部、典型连接部位，不少于30张）。
归档资料整理目录及指南
一、开工资料单位工程：
1、中标通知书、企业相关资质（营业执照、税务登记证、资质证书、组织机构代码证、安全生产许可证），此项需加盖公司印章；
2、项目经理部的公司红头成立文件及项目经理部印章启用函及相关单位批复及盖章；
3、JL01进场通知，（此项需在合同项目开工令前至少7日，特殊要求除外）；
4、JL02合同项目开工令，（此项需在进场通知后至少7日，特殊要求除外）；
5、CB14合同项目开工申请表（附件：开工申请报告、已具备的开工条件及证明文件）；
6、JL05批复表→CB01施工技术方案申报表（附件：施工组织设计、安全应急预案、度汛应急方案、围堰施工专项方案等，材料检测方案，各方案均应有编写人、审批人，需签字）；
7、JL05批复表→CB02施工进度计划申报表（附件：施工进度计划、图表及说明书等）；
8、CB06现场组织机构及主要人员报审表，监理需签署审核意见（附件：现场组织机构图、部门职责及主要人员数量及分工、投标相关人员资格证、岗位证、职称证等相关证件复印件）；
9、CB07材料构配件进场报验单，监理需签署审核意见(附件：原材料出厂合格证、检验报告、质量保证书等证明文件，如合格证较小需粘贴在空白A4纸后附其后边）；
10、CB08施工设备进场报验单，监理需签署审核意见（附件：设备的相关照片、权属证明，如自有需有购买合同或购买发票及凭证，租赁则需有租赁合同等证明文件）；
11、CB12联合测量通知单；
12、CB13施工测量成果报验单（附件：测量成果，如断面图、测量数据记录等）；
13、CB11施工放样报验单（附件：测量放样资料），如需要就附此表。
二、分部工程：
1、JL03分部工程开工通知（第一个分部开工日期应与合同项目开工令是同一天）；
2、CB15分部开工申请表（附件：JL05批复表→CB01施工技术方案申报表（附件：施工工法），JL05批复表→CB02施工进度计划申报表（附件：施工进度计划、图表及说明书等）；
3、CB06现场组织机构及主要人员报审表，监理需签署审核意见（附件：现场组织机构图、部门职责及主要人员数量及分工、投标相关人员资格证、岗位证、职称证等相关证件复印件）；
4、CB07材料构配件进场报验单，监理需签署审核意见(附件：原材料出厂合格证、检验报告、质量保证书等证明文件，如合格证较小需粘贴在空白A4纸后附其后边）；
5、CB08施工设备进场报验单，监理需签署审核意见（附件：设备的相关照片、权属证明，如自有需有购买合同或购买发票及凭证，租赁则需有租赁合同等证明文件）；
6、CB11施工放样报验单（附件：测量放样资料）。
施工归档资料整理目录及指南
三、单元工程
1、CB17混凝土浇筑开仓报审表（附件：自检资料等），如此分部未有混凝土工程，则不需此表。
2、CB18单元工程施工质量报验单，监理需签署审核意见（并将此评定呼应的相关规范名称及文号写清楚，还要将评定结果，优良或合格写清楚）；
2、单元工程质量评定表及相应的施工三检表（如机井需有机井成井柱状图，管道、电缆、渠道需有平面竣工布置图、土方需有断面图等）。
四、验收鉴定书
1、JL05批复表→CB33验收申请报告（单位工程验收前手写打勾）；
2、表G-2单位工程质量评定表（参建各方均应签署意见及盖章）；
3、单位工程验收鉴定书（参照SL223-2008水利水电建设工程验收规程附录G）；
4、JL05批复表→CB33验收申请报告（分部工程验收前手写打勾）；
5、表G-1分部工程质量评定表（参建各方均应签署意见及盖章）；
6、分部工程验收鉴定书（参照SL223-2008水利水电建设工程验收规程附录F）。
五、工程款支付
1、CB31工程价款月支付申请书（后面实际需要多少表格就在申请书的附表上填写几项，不需则删除）；
2、CB31附表1工程价款月支付汇总表
3、CB31附表2已完工程量汇总表（附件：CB29工程计量报验单→附件：计量测量资料）；
4、CB31附表3合同单价项目月支付明细表；
5、CB31附表4合同合价项目月支付明细表（如有临时工程需用此表）；
6、JL21附表1月支付审核汇总表；
7、JL21工程价款月付款证书。
备注：工程价款的拨付里凡是牵扯到的钱，必须保留到小数点后2位，监理的审核意见必须填写；有工程预付款的需用CB09工程预付款申报表（附件：已具备的条件、计算依据及结果等）→CB10工程材料预付款报审表（附件：材料、设备报验单及材料、设备采购付款收据复印件等）→JL04工程预付款付款证书。
五、其余相关资料
1、施工管理工作报告；
2、CB32施工月报：CB32附表1→CB32附表7，都必须将相关表格报齐；
3、施工日记（记录应详细，日期、天气、温度、风向、上工多少人、具体施工了哪些内容，施工归档资料整理目录及指南
都得详细罗列清楚写到上面）
4、JL06监理通知→CB35回复单；
5、CB21暂停施工申请报告→JL17暂停施工通知→CB22复工申请表→JL18复工通知；
6、CB23变更申请报告→CB24施工进度计划调整申报表→CB25延长工期申报表→CB26变更项目价格申报表→JL14变更项目价格审核表→JL15变更项目价格签认单→JL16变更通知；
7、JL30施工设计图纸签发表；
8、JL42会议纪要；
9、JL24工程移交通知→JL25工程移交证书；
10、项目部技术交底记录（附件：项目技术负责人向各施工班组交底会议纪要）；
11、附录F重要隐蔽单元（关键部位单元）工程质量等级签证表；
12、工程竣工图；
13、工程大事记。
备注：上述所需出厂合格证均粘贴在A4纸上，附在相应表格后；所有复印件均盖企业公章； CB表格上合同名称及编号参照施工合同，JL表格上合同名称及编号参照监理合同，表格（参照SL288-2003监理规范）上日期、检测记录全部手填，不允许涂改；资料日期、施工日记日期、检测报告日期相照应，评定表格中如用不到的检测项目，在实测值和检测记录中标斜杠。例：（XXXX[2012]001号）（XXXX[2012]001号）
施工管理工作报告格式
工程施工管理工作报告按照SL-2008《水利水电建设工程验收规程》附录Q.3中进行编写：
1、工程概况，简要说明本单位所承担的工程在整个项目中的位置、工程布置、主要技术经济指标、主要建设内容
2、工程投标，包括投标过程、投标书编制以及合同签订等。
3、施工进度管理，阐明施工总体布置、施工总进度以及分阶段施工进度安排(附施工场地总布置图和施工总进度表)，分析工程提前或推迟完成的原因；主要项目施工情况等。
4、主要施工方法，阐明工程施工过程中遇到的主要技术难题及解决情况。施工中采用的主要施工方法及应用于本工程的新技术、新材料、新设备、新工艺和施工科研情况等。
5、施工质量管理，阐明本工程的施工质量保证体系及实施情况，质量事故及处理，工程施工质量自检情况等。
6、文明施工与安全生产，围绕国家、行业以及合同中有关安全生产规定，阐明有关规定的 施工归档资料整理目录及指南
落实情况、生产安全事故及处理情况等。
7、合同管理，阐明工程合同价与工程实际价款结算，简要分析存在差距的原因，工程分包管理、工程款及工资拖欠情况等。
8、经验与建议
9、附件。
（1）施工管理机构设置及主要工作人员情况表，主要工作人员包括施工单位以及施工项目经理部的负责人和内设机构负责人。
（2）投标时计划投入的资源与施工实际投入资源情况表，资源包括人力资源和施工设备以及质量检测设备等。
在档案工作中,音像档案是指记录声音或影像的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等[1],与声像档案是同一个概念。数字音像资料则是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件[2]。相对于传统的胶片、胶卷等感光设备和模拟信号,数字音像档案就是通过数字设备采集形成、规范整理并归档的照片、录音和录像等。
1.管理制度建设情况。从档案的形成过程来看,音像资料作为工作记录的一种形式,属于档案范畴,在统一制度下实施管理,没有建立专门的管理制度。如《中华人民共和国档案法》中所指的档案为“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”,因此有关音像档案工作应该遵守该法中所有的约定;《海洋档案管理规定》中的海洋档案是“指国家机构、社会组织和个人,在从事海洋的管理、科研调查、资源开发、公益服务、对外合作与交流以及海洋部门党政工作等活动中直接形成的,对国家及社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始的历史记录”,由此海洋工作凡涉及音像(声像)档案管理都应遵守该规定。国家海洋局近年出台的《国家海洋局接收海洋档案进馆办法》和《国家海洋专项档案管理办法》中,也都将相关工作形成的音像资料纳入管理范围。
2.标准规范执行情况。在业务规范方面,国家档案局出台了《照片档案管理规范》(GB/T11821- 2002),但《数码照片归档与管理规范》自2012年2月由国家档案局办公室下发征求意见后,尚未出台,而录音、录像资料的管理不管是传统的还是现代的,在国家档案层面上也尚未形成专门的业务规范。但国家综合档案馆、高校档案馆和一些专业档案馆结合本区域和领域的需求,建立了相应的音像档案工作 规范 , 如中国科 学院《声像 档案建档 规范》(ZKY/B002- 5- 2006)。在海洋档案工作层面上,国家海洋局在2010年和2011年先后下发了《海洋管理机关档案业务规范》、《海洋科学技术研究档案业务规范》、《海洋观测监测档案业务规范》和《海洋行政执法档案业务规范》等四个行业规范。这些规范较过去历次版本,丰富了对电子文件管理的业务要求,虽然没有专章专节列出音像资料管理的业务要求,但已将数字音像资料纳入了电子文件同类管理,如“归档电子文件按照文本文件、数据文件、程序文件、图形图像文件(含遥感图像文件)、音像文件和其他文件分类整理”[2],即数字音像资料的归档管理从技术上来说执行了电子文件相关要求。
3.主要存在问题。由此可以看出,不管是传统的音像资料还是现代的数字音像资料,对于产出者来说,都是其档案的组成部分,应该按照相关的法律法规实施国家所有的统一保管和共享。但也可以看到,数字音像档案工作尚未形成专门的管理体系,这与音像工作在相关业务工作中的位置和人们对音像资料的认识是分不开的。同样,摄录工作(不包括海上观测航拍)在海洋机关管理、科研、调查、观测、监测等工作中,一般也以辅助形式出现,在归档管理过程中,长期以来没有被列为强制归档文件材料,更不用说集中式地进行数字音像资料统一管理。
海上维权执法数字音像资料不同于其他海洋工作中如会议录像等辅助形式形成的资料,它的作用和效果是所有文字和语言替代不了的,其获取的难度和价值已经等同于海上观测监测数据,是不可逆的,也是无法再生的。因此必须从海上维权执法工作角度,在管理制度上、工作标准上、人员配备上和贯彻落实上,加强海上维权执法数字音像资料的归档管理,快速地提升数字音像资料归档管理能力,发挥其在维护国家领土主权中的作用。
二、建立特色的数字音像资料归档管理制度
归档制度建设是加强海上维权执法数字音像资料归档管理的首要条件,其工作主要是要明确在数字音像资料归档过程中海上维权执法工作者及管理人员应承担的责任和义务,明确归档责任者、归档时间、归档数量、归档载体、归档内容和归档整理要求等方面的内容。基于海上维权执法工作的特殊性,其制度建设应与实际工作相吻合,形成具有海上维权执法特色的归档制度。
1.归档责任者。近年来,档案工作一直推行“部门立卷”,即“谁形成,谁立卷,事毕卷成”。所以归档责任者一般意义上就是承担相关工作的责任人、部门和单位,但在海上维权执法工作中,要特别注意联合执法行动中数字音像资料的归档责任者问题。有多艘船只或单位参加同一个执法行动时,其数字音像资料是分散的,为了保证其完整性,应在多个层面上进行归档。一方面所有参加执法船只和单位都应该将其形成的数字音像资料在本单位及时归档,另一方面应该逐级汇集所有数字音像资料,移交给执法行动中牵头单位或者上级管理部门及时归档。
2.归档时间。在确定海上维权执法数字音像资料的归档时间时,一定区别对待常规执法行动和专项执法行动。一般来说,进入常态化的维权执法行动,其形成的数字音像资料在每一次执法行动结束后就应该规范整理,但考虑存储载体使用问题,可以按照行动结束年度为单位,在次年的某个时间内与其他相关材料一并归档。专项执法行动因其时间跨度的不确定性,可能存在跨年度的情况,则归档时间可定在执法行动之后,与其他相关材料一并归档,但若跨度时间较长时,应注意其过程中产生的数字音像资料的及时备份和安全保管。
3.归档保管机构和单位。安全保管和有效利用数字音像资料,是数字音像资料归档的目的。基于基层档案形成单位和一些单位档案保管单位保管条件的局限性,在制定归档管理制度时,应从保管环境、保管人员和履行职责等角度,布置各级海上维权执法机构和部门在数字音像档案工作中的任务和职责,按照国家和海洋有关档案管理规章,合理解决执法船只、支队、海区总队、国家总队和国家海洋档案管理机构等之间关系,明确逐级移交制度。
4.归档内容和要求。“文件材料归档范围和档案保管期限”是档案工作者随身携带的工具,海上维权执法数字音像资料归档工作也不例外。基于海上工作的特殊性和维权执法工作的艰巨性,海上维权执法数字音像资料的归档内容一方面要尊重事实,确保归档的数字音像资料的全面且真实,另一方面要考虑资料的质量和有效性,及时剔出重复的、质量极差且已不可用的资料,避免产生遗留问题。数字音像资料归档内容和整理要求应与其相关工作标准接轨,做到无缝的衔接,工作中产生并符合要求的必须归档,归档的必须是工作中产生并符合要求的。
三、配置成套的数字音像资料工作技术标准
归档是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程[4]。虽说有保存价值的若干文件材料经整理后即可归档,但其整理的有效性不仅与整理工作有关系,而且与文件自身质量有着密切的联系。
1.数字音像资料采集。数字音像资料采集标准内容主要有:(1)前期准备要求,包括数字音像设备厂家、型号的选择,不同环境下摄录参数的配置,音像资料存储载体和存储格式的确定等;(2)采集过程控制要求,包括摄录对象的选取和控制方法、恶劣环境下工作的避险措施、采集过程中音像资料的安全防护等;(3)现场标识要求,为避免因执法时间长或摄录人员变化时造成相关信息的丢失,应及时保留与音像资料形成相关的背景信息,准确记录摄录的具体时间、地点、事件的前因后果以及摄录人员的具体信息等。
2. 数字音像资料整理。整理是文件材料形成到归档的必要环节,其根本目的是为了文件材料归档之后的保管和利用。因此,在确定数字音像资料整理标准时,不仅要结合现场摄录工作的实际情况,而且要充分考虑其保管和利用需求。主要包括:(1)确定归档音像文件的存储格式和文件、文件夹的命名规则;(2)划分整理单元,一般情况下应按照一次执法行动形成的所有音像资料纳入一个单元进行整理;(3)明确音像文件的分类原则和组织方法;4明确整理流程,包括如何在整理单元内设置符合要求文件组织结构,如何选取具有保存价值的、结合文件存储空间需求,合理地组织到相关目录下等。
3.数字音像资料归档。数字音像资料归档要求主要包括:(1)归档存储载体要求,数字音像资料一般存储载体有光盘、磁带和移动硬盘,从归档角度来看,应考虑其不可更改、耐久保管以及方便使用等要求;(2)归档数字音像资料目录制作要求,包括载体目录和文件目录,应对提供每一个归档数字音像资料文件的详细背景信息;(3)归档存储载体标识要求,包括标识内容和标识位置等。
建立特色的数字音像资料归档管理制度,配置成套的数字音像资料工作技术标准,只是为海上维权执法数字音像资料归档管理工作提供了基本的保障。要做好海上维权执法数字音像资料归档管理还要提高执法人员的档案意识和职业素养,要加强规章标准的贯彻落实、检查督促和业务技能训练,建立匹配的奖惩激励机制,并提供人力和物力保障,使数字音像资料归档管理工作成为海上维权执法工作中不可分割的组成部分。
摘要：随着我国海上维权执法力度的不断加大,数字形式的音像资料不管是在数量上还是在内容上或形式上都发生了极大的变化,及时做好这些证据材料的收集、整理、保管和提供利用的工作,加强海上维权执法音像资料的归档管理。
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