干部人事档案服务（精选8篇）
1.通过执行任前审核制度，把好“入口关”，确保考察对象“三龄一历”基本信息准确的同时，将考察对象档案中存在的其它重要问题（如行政处分等）列出，避免“带病提拔”。
2.做好“三龄一历”审核认定的同时，仔细审核考察对象档案中是否存在缺件和涂改、整理不规范等问题，督促考察对象所在单位及时补充材料，规范整理，确保报送档案信息真实、准确、全面，为干部工作提供更全面、真实、便捷的信息服务。
3.年初专门对未达中组部一级标准的区、县委组织部进行检查指导，督促他们加快整理，加大硬件投入，做好为换届提供信息服务的基础工作，积极申报验收。
4.利用信息处自主研发的干部档案管理系统软件，在换届前将在库档案最新职务变动情况在系统里一一做了维护，并根据最新职务变动情况将库房档案位置做了相应调整，并进行盘库统计，做到心中有数，方便换届集中查阅。
一、人事档案管理在为民生服务方面存在的主要问题
随着我国社会的深刻变革, 科学发展观的提出和贯彻实施, 现行人事档案管理已显现出众多的不适应与弊端, 某些环节已严重影响人事档案服务民生、改善民生这一宗旨的实现。其主要表现可以归纳为以下三方面。
(一) 重组织轻个人的管理理念。
改革开放30多年, 我国社会发展已进入构建社会主义和谐社会、贯彻落实以人为本科学发展观的新阶段。为此, 档案部门首要任务就是要整合各类民生档案资源, 使档案工作更好地体现到服务民生、改善民生上来。但是长期计划经济体制下形成的重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物、重组织轻个人的传统观念还占据重要位置。如人事档案提供利用的对象主要是组织和机构, 只有在各级组织及相关单位执行职务权利时才能使用。使用一次档案, 需要单位领导、组织部门、人事部门等多方面的多人签字盖章, 手续十分繁琐。在实际生活中, 有的人经常会对自己历史上的某些情况记忆模糊, 有查档核实求证的需要。然而按照现行的人事档案提供利用制度, 是基本不允许的, 自己的档案自己不能利用, 他人利用也困难重重。因此搞好民生档案建设, 首先要转变观念, 树立为广大人民服务的思想。在人事档案管理领域, 既要重视机关团体利用, 也要重视个人利用, 特别要建立健全个人利用人事档案制度, 做到为机关团体服务和为普通群众服务统一, 这是建设面向广大人民群众的人事档案服务体系的基础。
(二) 落后僵化的管理方式。
随着现代化建设的发展, 档案工作也在科学化、规范化方面取得了长足进步。但是, 在一些部门由于忽视为民生服务、为广大人民群众服务, 人事档案管理存在不少落后和僵化的方面, 主要表现为:一是管理条件落后。随着人事档案资源开发利用的加快, 档案材料大量出现。同时, 人才竞争的激烈以及档案在人才流动中的作用, 一些单位设置档案管理机构不是为人才发展服务, 不是为民生服务, 而是为了将档案管理权握在手中, 以档案约束人、控制人, 甚至以档谋利, 管理工作缺乏最基本的条件, 如通风、防潮、防霉、防盗、防火等, 给档案管理造成极大隐患。二是管理手段落后。随着信息化、网络化时代的到来, 档案管理也进入网络信息时代。但是大量人事档案仍停留在看堆守摊、仓储式的手工管理, 方式僵化, 利用极不方便。三是管理程序混乱。一些管理部门, 尤其是那些私自保管档案的单位, 档案材料随处散放, 私自抽取、涂改、销毁有关凭证材料, 违反规定出具假证明, 使假学历、假经历、假身份合法化, 使档案失去了信用和价值。而且档案监管不到位, 有法不依, 有规不循, 缺乏严格的约束制裁机制。四是管理人员素质低下。人事档案管理人员无论是政治素质还是业务素质比其他档案管理人员要求更高, 可现实中一些单位将人事档案员看作一般保管员, 未经过培训就上岗, 不具备基本的素质要求, 不会应用现代化管理手段, 对工作缺乏责任心。由于制度、设施、人员素质跟不上时代要求, 面对民生档案建设的新形势, 有些地方和单位即便有为民生服务的愿望也是有心无力, 拿不出具体落实措施, 使为民生服务只能停留在口头上和一般号召层面上。
(三) 缺乏协调统一的机制。
虽然《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案管理暂行规定》中已明确了人事档案管理机构, 但由于历史和体制原因, 特别是随着机构改革, 档案管理部门不断调整、变动, 档案移交、衔接跟不上, 造成档案丢失或无人负责。同时, 随着市场经济发展, 人才竞争加剧, 一些部门和单位出于利益考虑, 擅自建立档案管理机构管理人事档案, 除人事部门所属人才交流机构外, 劳动部门、就业管理部门、社会保险机构、社会团体也在管理;国有企业在管, 民营、外资企业也在管, 一些民办中介机构利用各种名目也在管, 甚至乱收费, 把保管档案当成了谋利手段, 并不惜手段恶性竞争。在人事档案多头分散管理的同时, 又存在都不管的问题。一些部门所做的只是档案收发保管, 至于档案材料的收集鉴别与整理等由于费时、费工、费财, 所以无人问津。虽然国家有关法规规定了统一负责的档案管理机构, 但由于缺乏明确可操作的管理办法, 或者有法不依、执法不严, 统一协调、齐抓共管、各司其职、层层落实、合力推动民生档案的新机制难以实现。
二、人事档案服务民生的优化策略
人事档案内容丰富, 涉及民生的方方面面, 既十分现实, 又十分敏感, 建设难度大。因此, 新形势下人事档案建设是一项长期的艰巨工作, 又是一项综合性的系统工程, 需要积极稳妥进行。当前应该做好以下工作。
(一) 以服务民生为核心, 加强制度建设。
目前人事档案管理基本上是以《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》《干部档案整理工作细则》《流动人员人事档案管理暂行规定》等规章制度为依据展开的, 这些制度形成于上世纪90年代, 是根据当时的情况制订的, 留有许多统一集中的计划体制印记, 如立足于手工管理, 重点抓收集、整理和馆藏数量, 忽视普通个人利用和服务等。而且没有实行分类管理, 无论是干部档案、企业职工档案、教师、科研人员档案等不同对象, 都是采用一刀切的方法, 统一按照《干部档案工作条例》及有关规章去执行。在收集、归档、整理、借阅、利用等具体业务环节方面不便于服务和利用。当今社会各行各业对学历的要求普遍提高, 人事档案的管理人员素质要求也应该随之提高, 这样才能适应先进技术手段运用于档案信息管理的需要, 也才能更好地为民生档案建设提供最基本的人才队伍支撑。因此, 应该在服务于民生的原则下, 全面审视现有的各种管理法规和制度, 该废除的废除, 该建立的建立, 该完善的完善, 满足广大人民群众对人事档案利用的需求。
(二) 以构建服务平台为重点, 创新管理模式。
传统管理模式中, 人事档案是由各单位内部组织人事部门集中管理, 只对单位内部组织机构开放, 对个人不开放或限制开放, 是一种封闭式、内向型管理模式。当今社会发展日趋多元化、动态化, 人员逐步由单位人向社会人转变, 阶层分化日趋多样, 人才流动日益频繁。因而, 建立一种社会化的开放式人事档案管理新模式势在必行。要逐步建立人事档案数据服务平台, 将不同行业、部门、单位的人事档案信息进行集中整合, 向社会各界提供查询服务。如一些地方实行人事代理中心统一保管有关人员档案, 建立统一的查阅平台, 对组织和公众开放, 就是可以借鉴的好方式。实践证明, 社会化、开放式管理人事档案, 不仅是必要的, 而且是可行的。它有利于人事档案规范化、现代化以及网络化管理, 有利于建立广泛、完备的人事档案服务体系。
(三) 以服务利民为根本, 提高管理水平。
一直以来, 由于服务范围小、利用率低、开放程度窄等因素, 许多人事档案管理机构至今还停留在纸质管理、纸质查阅、手工检索等简单劳动层面上, 管理人员的大部分时间和精力都耗在剪、切、贴等方面, 劳动强度大, 劳动重复性强, 劳动效率低。随着信息化、网络化的发展, 纸质档案管理的弊端日益突出, 它使档案信息的存储、处理和提供利用的能力和效率低下。落后的管理方式和管理手段不仅使档案的异地利用极不方便, 还影响档案数据的统计、分析及资源开发。因此, 应该围绕服务便民, 大力推进数字化、网络化管理。目前首要的任务是建立统一的、标准化的人事档案信息管理系统, 将计算机技术、信息技术和网络技术等运用于十大类材料的量化收集、简化整理、强化鉴定、细化检索等日常工作中, 实行纸质档案、电子档案双套式管理, 实行本地利用与异地利用并举, 为广大人民群众提供优质快捷服务。
(四) 以开发利用为目的, 适度公开人事档案。
开发利用的前提是信息公开, 没有公开就没有利用或低利用。人事档案在保密期满或者可以公开的材料, 应解除封闭, 面向需要的人开放。但因其中部分材料涉及本人或他人重大利益, 完全公开可能会产生负作用, 因而只能适度公开, 以保持知情权与保密权的有机统一。人事档案信息适度公开是公民享有信息利用权的一个具体体现, 也是服务民生的基本要求。适度公开的重点是对个人的公开, 满足个人的工作、生活需要。由于历史原因, 人事档案长期与本人分离, 处于组织高度掌控之中, 成了组织人事部门的专用附属物, 个人根本不知道自己档案里有什么材料、缺什么材料、又如何有效利用自己的档案材料。为充分保障个人对自己档案的知情权, 落实以人为本、服务民生的宗旨, 结合人事档案权威性、保密性的特点, 可以有条件地、适度地向个人提供利用、向个人公开部分档案信息, 除涉及有关机密及个人隐私不宜公开外, 其余部分应向个人公开, 这不仅有利于档案的充分利用, 还将大大破解人事档案的神秘性, 使之更贴近人民群众。
人事档案适度公开, 必须准确认识和处理利用与保密的关系, 这是一个十分现实而又难以把握的问题, 也是关系档案利用能否真正有利于促进和谐社会的构建问题。保存档案是为了利用, 包括个人的利用。若片面强调其保密性, 保密性变成了封闭性, 人们的利用就是一句空话, 这是严重影响档案利用率的一个重要因素。利用与保密, 二者既矛盾又统一。人事档案在什么情况下提供利用, 利用的内容是什么, 利用的对象是谁;在什么情况下保密, 什么情况下解密, 应合理有度, 其目的都是为了发挥档案作用, 最大限度地为民生服务, 满足广大人民群众的需要。
包括推进人事档案管理改革在内的民生档案建设, 是落实科学发展观、实现“两个转变”、建立“两个体系”的重要举措。搞好人事档案建设, 可以为人事改革、政务信息公开提供保证, 可以满足广大人民群众的需要, 具有为民生服务和构建和谐社会不可替代的作用。要实现这一历史新任务, 人事档案管理部门要总结经验, 推广典型, 不断探索为民生服务的人事档案管理新机制和新体制, 使人事档案为民生服务真正落到实处。
摘要：本文分析了我国人事档案管理在为民生服务方面存在着重组织轻个人的管理理念、落后僵化的管理方式、缺乏协调统一的机制等主要问题, 提出了在加强民生档案工作的新形势下人事档案建设的设想。
关键词：人事档案,服务民生
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关键词：人事档案 管理 研究
另外，企业档案管理人员良好的业务素质是促进企业档案工作规范化管理的首要环节和根本保证。要切实抓好档案管理人员的业务技能培训。一是各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训；二是档案管理各环节的实际操作技能培训。同时，档案管理人员还应努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求。
1 人事档案特点
1.1 全面性。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容。
1.2 现实性。由于员工仍在工作，其人事档案则成为人力资源管理部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。
1.3 真实性。这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。
1.4 动态性。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。
1.5 流动性。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。
1.6 机密性。人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。
2 加强宣传，增强全员档案意识
针对当前群众档案意识普遍不强的现状，要通过各种方式宣传《档案法》，特别是通过典型事例宣传人事档案，让大家充分认识到人事档案关系到每个人的切身利益，使全社会真正认识到人事档案的重要性。
2.1 领导要重视人事档案工作，加大投入，配齐做好人事档案管理工作的几点思考设施和管理人员，并做到库房、阅档室、管理人员办公室三室分开。配备防盗门、灭火器、空调、抽湿机、真空杀菌机等，作到“六防”设施齐全。
2.2 要全员参与。在下属部门设立信息员，对信息员进行培训，要求信息员负责本部门宣传，及时收集人事档案材料，形成人事档案管理网络。
3 增强服务合作意识，加强与相关部门的协作
知识经济时代，人事档案管理人员要更新观念，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案部门要加强与相关部门的沟通，着眼企业积极参与市场竞争需要，抓紧人才信息库建设，不断强化人事信息的深度开发和综合利用。要加强现有人才评价业务的发展，拓宽人才评价的领域。创建专门的人才评价机构，专门负责人才的综合测评，将相关的信息存入档案，以备相关部门使用。
4 充实人事档案的内容，加强人事档案的时效性
要适应新形势发展，就需要对人事档案的内容进行不断地充实优化。一方面要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等的内容；另一方面更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。
一是能力方面。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况，以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。
二是业绩方面。要及时将流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案，为凭实绩选人、用人提供必要的依据。
三是诚信方面。要规范流动人员自身诚信状况的管理，重点记载党政干部廉洁自律、专业技术人员学术和技术水平，以及企业经营者缴纳利税等个人公共道德与行为方面的信用资料，并加强推广应用。
人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性。只有这样，才能使流动人员人事档案的利用价值得以提升，有关部门可通过档案记载确定对流动人员的选拔和培养，人们才会更加重视人事档案的重要性，在一定程度上也可减少“弃档”现象。
5 加强人事档案管理现代化和信息化建设
人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。并且根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更加科学有效，档案管理工作必将迈上一个新台阶。
很多企业不具备人事管理权，应届生需将档案委托至人才市场，由该类服务机构代为管理，档案托管后应得到哪些人事服务项目呢?
一、免费办理落户该地区各种手续(针对符合落户手续，已取得落户资格及名额的应届生)，
二、负责人事档案关系的接受、调出及人事档案保存管理服务。
三、提供国家的人事政策、法规文件、人事改革动态、人事咨询服及应届生就业推荐服务。
四、工龄计入(应届生档案委托后，第一年见习期就已计入工龄)。
五、办理晋升档案工资(按照国家规定的档案工资级别标准进行调升)，
六、办理应届毕业生的`转正定级(6—12个月见习期满后即按规定转为国家干部)。
七、职称评定、报考晋升专业技术职务任职资格及考评申报等。
八、出具以档案为依据的证明材料：出国政审证明、省份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、证件年审证明等等。
第一讲
干部人事档案材料的收集与鉴别
一、干部人事档案材料的收集 • 包括三层意思：
• 一是收集形成符合归档范围的档案材料
• 二是人事档案管理部门才有权收集干部人事档案材料，避免个人擅自索取、涂改或私自保存干部档案材料
• 三是通过例行的制度和专门的方法，将分散材料集中起来的过程
（一）干部人事档案材料收集的范围 • 归纳为二十个方面
1、在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。
2、自传和属于自传性质的材料
3、考察、考核干部工作中形成的材料，民主评议干部材料，年度（定期）考核材料 •
4、干部个人审计意见材料
5、国民教育、成人教育（大中专）、党校登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表，学习鉴定等材料
6、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料
7、创造发明、科研成果鉴定材料 •
8、政审工作中形成的材料：调查报告，情况说明，调查证明、证据材料等主要依据材料
9、更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党（团）时间、参加工作时间等材料
10、党（团）组织建设工作材料
•（1）入党志愿书；入党申请书（1-2份系统、全面的）；预备党员转正申请；综合性政审及有关的证明、考察材料；民主评议党员组织意见等材料 •（2）入团志愿书、申请书
•（3）加入民主党派的有关材料
11、表彰奖励活动中有关材料：先进工作者、优秀党员等 •
12、纪检、法院等部门形成的：处分决定，上级批复，核实报告等
13、干部任免、调动、军转安置，定级工资，退休审批表等材料
14、考试录用和聘用干部工作中形成的：报考登记表和录用审批表，合同书，解聘、续聘和辞退、辞职审批材料
15、办理工资、待遇等工作中形成的材料：各种工资变动表、提职晋级和奖励工资表，解决各种待遇的审批表、批复等 •
16、办理出国审批工作中形成的材料
17、党代会、人代会及民主党派会议形成的代表登记表、委员简历等 •
18、身体检查和处理工伤事故形成的有关材料
19、办理丧事形成的有关材料，非正常死亡的调查报告及遗书 • 20、其他对考察干部有参考价值的材料
（二）收集方法
•（1）送交制度：组织人事部门形成的材料须在20天内，其他部门形成的材料须在一个月内，送交档案部门归档 •（2）催要制度：电话催要、登门催要或下催要通知单
•（3）登记制度：按照时间顺序逐份登记，以免材料遗失的一种制度 •（4）检查核对：定期进行核对，及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续
（三）收集工作要求：必须是办结的正式文件，有承办单位和时间，有组织印章，凡须经本人见面或签字的，必须经过本人签字，注意材料的材质和体载 •
二、干部人事档案材料的鉴别
（一）鉴别作法：常见应剔除材料有：干部介绍信、工资介绍信、党员介绍信、任免通知、任命书、奖状、毕业证、论文、试卷、多余重份材料等；不属于归档范围又比较重要的应转给本人
（二）鉴别要求：
1、对于本人近期填写的材料与本人原始档案材料记载出入较大的，由组织部门出面，责令重新如实填写。
2、发现年龄、参加工作时间、学历等填写不实的，组织人事部门把关，未搞准确之前，不能装入干部人事档案。
3、档案的载体须使用16开（26cm×19cm）规格、60-80克的办公用纸，左边留出2-2.5厘米装订线,不得使用复印材料、圆珠等、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
（三）几个具体问题如何处理 •
1、历史上形成的不符合撰写要求的材料：如用圆珠笔等书写的已经字迹开始消退的，不能弃之不要，进行必要裱糊或复制，存入干部人事档案。
2、历史上形成的手续不完备的材料：如未加盖公章等，只要内容真实，应存入干部档案，不能按现有规定剔出
3、有关证件的处理：如人事档案中毕业证、准考证等，不存入档案，可退还本人
4、任免通知的处理：有些单位由于干部档案中缺少“任免呈报表”，而将任免通知归入档案，这种情况下，不能将任免通知剔出
（四）妥善处理不归档的材料
1、转：经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，及时转出，接收单位清点后，办理接收手续
2、退：凡是不符合要求的，应退回材料形成单位，提出意见限期交回，接收人签字
3、销毁：重复无用或无保存价值的应销毁
第二讲
干部人事档案内容的分类、材料的排序与编目
一、人事档案内容的分类与材料的归类 •
（一）干部人事档案的分类：分为十类 • 第一类
履历材料
• 第二类
自传及属于自传性质的材料
• 第三类
鉴定（含自我鉴定）、考核、考察材料
• 第四类
学历学位、学绩、培训和专业技术情况的材料
• 第五类
政审材料
• 第六类
参加党、团及民主党派的材料 • 第七类
奖励材料
• 第八类
干部违纪等材料
• 第九类
工资、待遇、任免、录（聘）用、出国（境）、退（离）休、退（辞）职材料及各种代表登记表等材料 • 第十类
其他可供组织参考有保存价值的材料
（二）干部人事档案材料的具体归类
• 第一类
履历材料：干部履历表、职工登记表、各类人员登记表
• 第二类 自传：本人撰写的，或重份的入党申请 • 第三类
鉴定、考核材料：年度考核、自我鉴定、学校政治思想品德审查表、毕业鉴定、民主评议综合材料。组织考核的必须加盖公章
• 第四类
学历、培训和专业技术情况的材料：各类学校考生登记表、毕业生登记表、学历证明、成绩登记表、专业技术职务任职资格评审表、继续教育表、职业技能鉴定表
• 第五类
政审材料：入党（团）、参军、出国等政审材料；更改姓名、入伍政明、审查交待或说明情况的调查证明。• 第六类
加入党、团材料：入党志愿书、入党申请书、预备党员转正申请书及证明入党的有关材料；入团志愿书、入团申请等
• 第七类
奖励材料：劳动模范、先进工作者、优秀党员、立功嘉奖等
• 第八类
违纪、处分等材料：处分决定、本人检查、法院审判、行政拘留等材料
• 第九类 工资、任免、录（聘）用、出国、退休（职）及各种会议代表登记表等材料：工资级别登记表、各类工资审批表、科技津贴等；以工代干转正表、录聘干审批表、干部任免表；出国审批表；上山下乡表、招工、入伍审批表、子女就业表、退伍军人审批表、干部（工人）调动表
• 第十类
其它可供组织参考的材料：凡九类不包括的，有较大参考价值的材料归此类：残疾体检表，提前退休体检证明等各类体检表，独生子女审批表，工人参加工作通知书，大中专院校毕业生报到通知书 •
二、人事档案材料的排列
（一）按时间序排列：一、二、三、四、七、十类，按时间顺序排列 •
（二）按纲目序排列：五、六、八类，把结论当作纲，排首位，则依次排在其后
（三）同项并列序：九类因为种类多，按性质种类合并在一起进行按列
三、人事档案材料的编目
（一）填写类属号：类属号是在本类材料中的顺序号和它所属类别号的组合。如某份职工登记表顺序号为“3”，类别号为“1”（第一类），这份材料的类属号为1-3。为了适应补充档案材料的需要，在目录表上，各类之间应留有一定空格。•
（二）页数的登记：采用图书编页法，每面为一页，印有页码的表格，如数填写，有夹页的应一并计算。正反两页都有文字的算两页，正面有文字，反面无文字算一
• 页，凡未印有页码的材料，无文字内容的封面（底）不计页数。
• 第三讲
人事档案的整理与装订
一、人事档案整理步骤（八个）：材料鉴别；材料分类；材料排列；材料复制；目录登记；技术加工；打孔装订；检查验收
• 主要说技术加工：就是利用裱糊、剪裁、折叠将材料翻旧更新。折叠时可单折就不要双折。裱糊，单面有文字，用平托方法直接裱糊，双面有文字，只在一侧裱糊。
二、装订 ：装订前将目录与材料核对无误；将材料上的金属物去掉；材料一律
• 正装，横写的材料名称在上，坚写的材料名称在右；如材料过厚，正本装不下，可建档案分册。另外，打孔时，成卷材料不得用锥子扎眼凑合。最后进行检查与目录核对，装订是否有错误。•
三、整理档案时，注意几点：
• 确保档案安全，严禁吸烟；不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得随意添加文字；不得擅自处理销毁档案材料；防止档案材料丢失或泄露档案内容；不得随意议论档案内容，发现档案差错，及时报告
• 第四讲
档案的提供与利用
• 2012年9月5日出台《哈尔滨中庆燃气档案工作暂行规定》，对档案利用进行详解。• 第五讲
职工档案整理 •
一、职工档案分类 • 分为六大类
（一）第一类
职工登记表、就业、调转材料
（二）第二类
工资转正、定级审批表、历次工资升级、技术职称、学衔审批表
（三）第三类
各类考核、鉴定材料
（四）第四类
参加中国共产党和共青团的材料
（五）第五类
奖励、处分、取消处分和甄别、复查材料 • 第六类
其它可供组织上参考的材料 •
二、职工档案的归类
（一）职工档案的第一类职工登记表、就业、调转材料就是干部人事档案的第一类的履历材料、第九类（9-4）的内容
（二）职工档案第二类工资转正、定级审批表、历次工资升级、技术职称、学衔审批表，就是干部人事档案的第九类（9-1）内容及第四类学历、培训、技术等级等全部内容
（三）职工档案第三类各类考核、鉴定材料就是干部人事档案中的第三类及第九类（9-2）内容 •
（四）职工档案第四类参加党、团材料就是干部人事档案中的第六类内容
（五）职工档案第五类奖励、处分、复查等材料就是干部人事档案中的第五、七、八类内容
（六）职工档案第六类其它可供参考材料就是干部人事档案第十类内容
• 以上就是干部档案和职工档案培训内容
• 关冬梅
办公室1203房间或库房1402房间 • 联系电话：84854482
干部的基本信息，是干部历史的记录，是考察了解干部和选拔任用干部的重要依据。因此，做好干部档案审核工作非常重要。
干部档案审核的一般方法是：先依据最新的《干部任免审批表》和《干部履历表》，作为现在工作中使用的干部相关信息，再到涉及该信息的材料中反查核对，比照最新的《干部任免审批表》和《干部履历表》的信息是否与材料的记载一致，不一致要做好记录并作核实处理，差缺的材料要进行补充。
一般应重点审核干部的“三龄两历一身份”和家庭情况等信息。“三龄”即干部的出生日期、入党时间和参加工作时间，“两历”即干部的学历学位和工作经历，“一身份”即干部身份。具体审核方法如下：
一、出生日期
（一）认定依据
出生日期的认定以档案中最早形成材料记载的出生日期为依据。最早形成材料记载的出生日期有涂改的，要查找相关材料(原始户籍材料和亲属材料)予以印证。
（二）审核要点
重点审核最新《干部任免审批表》出生日期记载是否与档案中最早形成材料记载的时间一致。
出生日期记载前后是否一致的界定：
1.若最新《干部任免审批表》出生日期记载与档案中最早形成材料的记载时间一致，且大部分主要材料均一致，则该档案的出生日期不存在问题;
2.若最新《干部任免审批表》出生日期记载与档案中最早形成材料记载的日期不一致，且无相应的认定材料或有认定材料但没有更早于档案中最早形成材料记载出生日期的相关材料(档案材料或原始户籍材料)作依据，该档案中最新《干部任免审批表》等材料的出生日期存在问题，须进行相应记录及整改。
（三）审核程序
1.比对信息
首先详细审核档案材料记载的下述三个材料的出生日期，并判断最早形成材料记载的出生日期、最新《干部任免审批表》和其他主要材料记载的出生日期是否一致。
(1)最早形成材料记载出生日期;注：根据档案目录中材料形成时间，常见的最早形成材料是中学毕业生登记表、入学(入伍、招工)政审表、《入团志愿书》、应征入伍登记表、招工登记表和体检表等。
(2)最新《干部任免审批表》中记载的出生日期;
(3)《公务员登记表》、最新《干部履历表》和《军人身份证号登记表》填写的身份证号中记载的出生日期。
2.涉嫌造假
出生日期涉嫌涂改造假主要指涉嫌涂改最早形成材料的出 生日期等情况;出生日期涉嫌材料造假主要指涉嫌伪造记载出生日期的最早形成材料等情况。可通过逻辑推算进行初步判断：
(1)根据记载推算上学、参加工作、入党年龄等是否合理，并进行判断，如按照《党章》规定入党时要年满18周岁。
(2)根据家庭成员年龄推算其年龄是否合理，即对档案材料记载的相关信息进行互相比对印证，如根据《干部履历表》、自传、政审材料、《入团志愿书》、任免表等材料中填写的家庭成员年龄，推算其出生日期是否合理。
3.有认定情况的审核
档案中如有关于出生日期的相关认定材料，需对下列情况进行判断：
(1)认定是否符合文件规定
(2)认定材料是否齐全完整
①档案第5类中须有以下材料：个人申请;所在单位党委(党组)或组织人事部门的调查报告;原始户籍内册、登记卡片、出生证复印件等证明材料;按干部管理权限上级党委(党组)或组织人事部门的批复。
②2006年10月以后，档案第5类中须有组织认定和相关证明材料。
(3)认定结果是否使用
出生日期认定后，形成的《干部任免审批表》及涉及出生日期的相关材料是否使用了认定结果。
（四）问题处理建议
最新《干部任免审批表》出生日期记载与档案中最早形成材料记载的出生日期不一致又没有其他认定材料的，以最早形成材料记载的出生时间为依据对出生日期进行认定，并应对相关信息进行整改(如出据相关的认定材料)，必要时应重新制作最新《干部任免审批表》。以后形成的《干部任免审批表》及涉及出生日期的相关材料必须使用最早形成材料记载的出生日期。若有符合规定的认定，则用认定的出生日期。
（五）对出生日期审核应特别强调以下三点：
1.组织认定时间若与干部档案中最早记载的时间不一致，必须要有更早于档案中最早记载出生日期的相关材料(档案材料或原始户籍材料)作依据，没有依据的组织认定无效。
2.组织上认定干部的出生日期是以本人档案或户籍档案的最早记载为依据，而不是以身份证为依据。
3.军队转业干部在部队期间认定出生日期的，如符合中组部有关政策规定，且依据充分的，该认定有效;否则，应重新予以认定。
二、参加工作时间
（一）认定依据
参加工作时间以参加工作时形成材料记载的时间为依据。
（二）审核要点
重点审核最新《干部任免审批表》的工作时间和参加工作时形成材料记载的时间是否一致。
参加工作时间前后是否一致的界定：
1.若最新《干部任免审批表》的工作时间和参加工作时形成材料记载的时间一致且档案中其他主要材料的工作时间也一致，该档案中的工作时间不存在问题;
2.若最新《干部任免审批表》的工作时间和参加工作时形成材料记载的时间不一致，且无相应证明材料的，该档案中的参加工作时间前后不一致，须进行整改。
（三）审核程序
1.确认材料齐全、制作规范
参加工作的有关材料是否齐全完整。如职工登记表、招生(入伍、招工)政审材料、知青上山下乡证明、录(聘)用审批(备案)表、应征入伍登记表、招工审批表、毕业生转正定级审批表等。
2.比对信息
判断参加工作时形成材料和最新《干部任免审批表》记载的参加工作时间是否一致。
须详细审核以下材料中记载的信息：
(1)参加工作时形成材料记载的参加工作时间;
(2)最新《干部任免审批表》记载的参加工作时间。
3.涉嫌造假
主要指是否涂改档案材料中的参加工作时间，是否有虚假的记载参加工作时间的材料。
4.有认定情况的审核
档案中如有关于参加工作时间的相关认定材料时审核：
(1)认定是否符合文件规定 要注意有无组织批复。凡更改参加工作时间而没有组织批复的，不予承认。
(2)认定材料是否齐全完整 有的干部因为有“上山下乡”、“文革”延迟分配等经历，申请更改参加工作时间须经组织批准。认定材料一般包括个人申请、组织调查、有关证明、组织批复等。
（四）问题处理建议
最新《干部任免审批表》的工作时间和参加工作时形成材料记载的时间不一致，且无相应的认定材料的，应以档案中参加工作时形成材料记载的时间为依据。并对相关信息进行整改，必要时应重新制作最新《干部任免审批表》。以后形成的《干部任免审批表》、工资审批表等材料必须使用认定后的工作时间。
三、入党时间
（一）认定依据
入党时间以入党时形成材料记载的时间为依据，《入党志愿书》是证明党员身份和党员入党时间的重要材料。
（二）审核要点
主要审核《入党志愿书》中入党时间记载是否与最新《干部任免审批表》中信息一致。
入党时间前后不一致的界定：
1.若最新《干部任免审批表》与《入党志愿书》的入党时间记载一致，且与档案中其他主要材料记载一致，该档案中的入党时间不存在问题;
2.若最新《干部任免审批表》与《入党志愿书》的入党时间记载不一致，须进行整改。
（三）审核程序
1.确认材料齐全、制作规范
查看六类中《入党志愿书》、入党申请书、1985年《党员登记表》、1990年《党员登记表》等材料是否齐全。注：1985年以前入党的须有1985年《党员登记表》，预备党员不填写。参加过1990年党员登记的还须有1990年《党员登记表》，若单位未组织1990年党员登记的，须有相关证明。
2.比对信息
须详细审核档案中记载的入党时间，并判断下列两个时间是否一致。
(1)《入党志愿书》中记载的入党时间;7
(2)最新《干部任免审批表》中记载的入党时间。在我党的不同历史时期，党员入党时间的计算方法各有不同，具体如下：
①1956年9月15日—1969年3月31日，入党时间为党员大会接收为预备党员之日(须经上级党委批准)。
②1969年4月1日—1977年8月11日，入党时间为上级党委批准之日。
③1977年8月12日—1982年9月5日，入党时间为上级党委批准为预备党员之日。
④1982年9月6日至今，入党时间为党员大会接收为预备党员之日。注：若上级党委审批时明确具体入党时间的，则以该时间为准。
3.涉嫌造假
主要指入党材料造假。要注意查看《入党志愿书》、入党申请书等入党材料是否真实，与档案中其他材料记载是否一致，注意分析各时间信息的逻辑关系。
（四）问题处理建议
最新《干部任免审批表》和《入党志愿书》的入党时间记载不一致的，须以《入党志愿书》记载的时间为准，对入党时间前后记载不一致的须对相关信息进行整改。以后形成的《干部任免审批表》等材料必需使用《入党志愿书》中记载的入党时间，若缺少《入党志愿书》的，须按规定重新填写归档，填 写的个人情况截止至重新填写之日，同时须有组织的相关证明材料。
（五）其他情况
加入民主党派的，需有加入民主党派的材料。加入民主党派时间以材料为准。民主党派的党员身份及入党时间的确定要按照该党派相应的章程来确定。其中，民革入党时间为支部大会通过之日;民进、民建、民盟、农工党、致公党、九三学社入党(会、盟、社)时间为地市级以上组织批准之日;台盟入盟时间为省级以上组织批准之日。档案中须有相关审批材料或真实有效的证明材料。
四、学历学位
（一）认定依据
学历学位以反映学历、学位的材料为依据，均归在干部档案第四类。
（二）审核要点
重点审核最高学历学位材料是否齐全，该学历学位国家是否认可，最新《干部任免审批表》中的学历学位信息是否一致。学历学位信息的确认：
1.该档案中最高学历学位是国家认可的。
(1)材料齐全且与最新《干部任免审批表》一致，该档案中学历学位记载无问题。
(2)材料不齐全时存在问题，须补齐学历学位材料。
2.该档案中最高学历学位国家不认可，则以档案中可认定的下一级学历为最高学历。
（三）审核程序
1.确认材料齐全、制作规范
(1)常见学历学位材料须齐全
①中专：中专学生登记表、学习成绩表和毕业生登记表。
②专科：高校学生登记表、学习成绩表和毕业生登记表。
③本科：高校学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表和授予学士学位决定。
④硕士研究生：报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表和授予硕士学位决定。参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表。专业硕士应有学位课程进修成绩表和硕士学位审批材料。同等学力申请硕士学位者(没有学历)，须有学位课程进修成绩表和授予硕士学位的材料，还须有国家统考科目成绩合格证书(通知单)复印件。具体来说，除必须通过学位授予单位硕士研究生培养方案规定的课程考试外，1996年开始一般须通过国家组织的外语水平考试，1998年开始一般须通过国家组织的外语水平考试和学科综合水平考试。
⑤博士研究生：专家推荐书(2份)、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定。同等学力申请博士学 位者(没有学历)，须有学位课程进修成绩表和授予博士学位的材料。
(2)特殊情况
①大学普通班:高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表。
②国(境)外学历学位：国(境)外学校出具的学历学位证书复制件、学习成绩单，驻外使领馆出具的学习证明，教育部留学服务中心出具的认证材料。
③党校学历： 大专、大学：学员成绩表、毕业学员(登记)鉴定表或学历证明。党校研究生：在职研究生班考核登记表、在职研究生班毕业学员登记表。中央党校研究生一般有毕业论文评审答辩情况表、毕业学员政治思想情况评鉴表和学员党性锻炼小结。
2.其它情况
根据档案中学历学位材料记载，按全日制和在职分别审核，尤其要注意以下几种情况：
(1)党校学习取得学历学位。分为两类，一类为国民教育学历学位，是指经国家教育主管部门批准，纳入国家招生计划并经全国统一考试录取在党校学习的学生所取得的学历学位，填入“全日制教育”栏;另一类是党校学历，指除国民教育学历外由党校按照有关规定，经考试录取后在党校学习的学生所取得的学历，采取写实的办法，如在职研究生、大学或大专学历前加“中央党校函授本科”、“中央党校在职研究生”或“XX省(区、市)委党校函授本科”、“XX省(区、市)委党校在职研究生”等，填入“在职教育”栏。
(2)各类成人高等教育(电大、函大、夜大、职大、业大、管理干部学院等)或通过高等教育自学考试形式取得的学历，在填写学历时应具体写明，如“电大本(专)科毕业”、“自学高考大专毕业”等。
(3)干部专修科学历。干部专修科学制二至三年，属于专科层次的全日制教育学历。此类学历可以认定为大专学历，填入“全日制教育”栏。
(4)大学普通班学历。指1970年至1976年经推荐选拔进入普通高校学习的学生，学制一般为二至三年，学历一般填为“大学普通班”。注：博士后不是学历学位。
3.涉嫌造假 主要指学历学位材料造假、上学经历造假等情况。
(1)档案材料鉴别
通过审核成绩表、毕业生登记表和毕业生鉴定等材料，结合干部简历、学习时间、学习内容等信息判断学历学位是否真实准确。
(2)进一步查实 如存疑点，可通过以下方式进一步鉴别：
①查学校名录。教育部高校学生司编写的《高等教育学历问题咨询手册》，分历史阶段分别列举了国内所有高校的名录，可查核发证学校是否属实。
②查证书式样。普通高等教育自1994年到2000年，成人高等教育自1993年到2000年使用的学历证书均为教育部统一印制，可照此查对。
③网上查询。2001年起，全国实行各类高等教育学历证书电子注册制度，可直接在中国高等教育学生信息网上进行查询。
④到毕业院校进行查证。
⑤教育部留学服务中心认证。对境外颁发的学历学位证书，可通过教育部留学服务中心进行认证。
（四）问题处理建议
审核最新《干部任免审批表》和学历学位材料中记载的国家认可的最高学历学位信息是否一致，不一致时审核认定相关信息后进行整改，必要时应重新制作最新《干部任免审批表》。以后形成的《干部任免审批表》等材料必须使用经认定的学历学位信息。
五、工作经历
（一）认定依据
工作经历以反映工作经历的材料为依据，主要包括《干部任免审批表》、《干部履历表》等。
（二）审核要点
以最新《干部任免审批表》的简历作为现使用的信息逐一进行倒查，反查各类材料一一印证干部的每段经历。重点审核每一次职务变动是否均有《干部任免审批表》，提任的是否有 考察材料，任免职时间是否正确，经历时间是否衔接。特别注意：
1.1997年以来任副科以上职务的《干部任免审批表》必须要有;
2.提任职务的要有考察材料。
（三）审核程序
1.根据最新《干部任免审批表》审核干部任职经历，查看《干部任免审批表》和考察材料是否齐全。判断其职务晋升是否符合相关规定，是否属于破格提拔。
2.涉嫌造假。根据履历、自传、学历学位、工资、任免等材料综合判断干部工作经历是否真实，有无造假嫌疑。
（四）问题处理建议
1.1997年以后任副科以上职务的必须要有《干部任免审批表》，如因年代久远无法找到的可用任免通知或党组会议纪要代替。
2.任免材料中的“德才表现”可视为考察材料。
3.简历的时间前后要衔接，如1999.01-2001.02，2001.02-2004.05，不得空段。
4.工作经历信息有出入的须进行整改，必要时应重新制作最新《干部任免审批表》。以后形成的《干部任免审批表》等材料须使用认定后的工作经历。
六、干部身份
（一）认定依据
干部身份以进入干部队伍的相应材料为依据，包含企事业单位和乡镇聘用制干部的材料。
（二）审核要点
重点审核转干、录干、聘用制干部的审批材料是否真实有效，聘用干部审批材料是否按规定进行续、转聘。
（三）审核程序
进入干部队伍一般应具有相应的材料。
1.直接就业：报到(派遣)证、转正定级审批表。
2.工人转干：转干审批表、以工代干审批表。
3.军转干部：战士提干审批表、军校学员转正定级审批表、转业审批表。
4.公务员：《公务员过渡审批表》、《公务员登记表》、《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》。
5.外部调任：须有相应的调动审批材料，2008年3月以后从其他单位调任机关或者参照公务员法管理机关的须有公务员调任审批(备案)表。
（四）问题处理建议
若无转干、录干、聘用制干部的材料，需由单位作出说明并加盖组织印章;若材料存在疑问，应查找批准单位的批复文件或其他依据材料核对。
七、家庭情况
（一）认定依据
干部档案中记载干部家庭情况的材料比较多，主要包括第一类中的履历材料，第二类的自传，第五类中的政审材料，第六类中的《入团志愿书》、《入党志愿书》和《党员登记表》，第九类中的《干部任免审批表》、《初次出国审批表》，第十类中的相关材料等。
（二）审核要点
重点审核《干部任免审批表》、《干部履历表》等材料。审核家庭信息是否符合实际情况。家庭情况记载是否存在问题的界定：
1.若档案材料记载的家庭信息符合实际情况，该档案的家庭情况记载不存在问题;
2.若档案材料记载的家庭信息不符合实际情况，或干部最新的家庭信息在档案中没有反映，则该档案的家庭情况记载存在问题，须进行整改。
（三）问题处理建议
重点核实最新《干部任免审批表》中反映的家庭情况是否符合当时实际。当干部重新组建家庭时，最新的家庭情况应在档案中反映。
八、干部履历表
1999年以前参加工作的，须有中央组织部制发的1988年版和1999年版《干部履历表》，1999年以后参加工作的，须有 1999年版《干部履历表》。对缺少此类材料的要按以下方法处理：
1.没有相应的1988年版、1999年版《干部履历表》要尽量查找收集;
2.1988年版《干部履历表》确实找不到的，可以不再补充填写;
3.缺1999年版《干部履历表》的，必须及时填写(1999年以后参加工作的也必须补充填写)。补填1999年版的《干部履历表》以干部填写时的情况逐项填写。《干部履历表》所填信息应真实、准确、规范、完整，必须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。
九、考核登记表
一、干部人事档案的意义和作用
干部人事档案, 是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料, 并按有关规定进行整理后组成的, 是干部工作的一项基础性工作, 是做好干部工作的基础和前提, 搞好干部人事档案管理, 对于全面地了解干部, 正确选拔使用干部具有重要作用。
(一) 依据作用。
由于干部人事档案内容客观地反映干部的各个方面的情况, 它全面记录了干部的个人经历、德才表现及发展过程。通过档案可以了解干部的过去, 掌握现在, 从而预测其发展潜力, 及时发现人才, 避免压制人才, 埋没人才;依据干部人事档案提供的信息, 可以使各类人才扬长避短, 各司其职, 最大限度地发挥组织内人力资源的效力。
(二) 凭证作用。
由于干部人事档案收存的材料形成于不同的时间, 材料上留有组织公章、个人手迹或印鉴等具有法律效力的标志, 因此, 利用干部人事档案能够进一步了解员工的相关信息, 从而对其进行科学管理, 根据不同人才的能力和各类人才的不同特点, 在组织内进行合理配置, 把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位, 充分发挥人才的特长, 促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动, 避免人才挤压和用非所学的现象产生, 为机关企事业单位的发展、合理地配置人力资源。
(三) 规范作用。
影响人力资源需求的因素主要来自组织内部, 有效的干部人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求, 制定科学的人力资源计划起着重要作用, 脱离干部人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的。因此, 干部人事档案管理有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。
二、改进干部人事档案管理, 为现代人力资源管理服务
干部人事档案管理必须要适应现代化管理的要求, 积极拓展管理职能, 使人事档案工作真正适应人力资源管理的新要求, 为人力资源开发提供强有力的保障。
(一) 提高干部人事档案工作的质量。
在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真, 确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确, 装订整齐;在递转档案中要做到按章办事, 确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时, 要热情服务而又不失原则, 注意档案的保密和安全。
(二) 建立健全合理的干部人事档案管理制度。
要进一步健全干部人事档案管理的各项制度, 确保档案的安全。其次要坚持执行各项制度, 用制度约束和规范干部的行为。掌握一套科学、清晰的工作流程, 可以说也是在一定意义上减轻了工作的压力。加强对干部人事档案有无建立名册, 查阅借用有无履行登记, 转递手续是否完备, 库容室貌是否整洁等工作的检查, 并以此作为干部档案管理的重要内容, 使其真正落到实处。
(三) 取得各部门对档案整理工作的配合。
档案工作的基础是日常工作的积累, 归档时齐备的工作材料不是短时间内能整理出来的, 从这个意义上说, 与其在每年的整理、归档工作期间加班加点, 不如在日常工作中做个有心人, 注意日常工作资料的积累。在实际工作中由于存在资料的复杂性、材料日常保存的分散性及非档案工作人员认识的片面性等情况, 经常会出现档案资料的缺失现象, 导致档案资料的不完备, 这就需要各个部门的配合, 注意保存资料。
(四) 做好干部人事档案保管过程中的保密工作。
干部人事档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏, 就是使档案保管得完好无损, 不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案, 要及时抢救。不丢, 就是使档案绝对安全, 不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃, 不仅保证档案实体安全, 也要保证档案内容的安全。不散, 就是要求档案的保管相对集中, 不致因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱, 就是要求档案保管工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有规可循, 有目可查。
(五) 切实提高干部人事档案管理人员的素质。
关键词:整理干部档案经验
中图分类号:G275文献标识码:Ａ文章编号:1674-098X(2011)05(a)-0205-01
干部档案是组织人事等有关部门,按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载干部个人经历、政治思想品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史的、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据,是国家档案的重要组成部分。干部人事档案又是干部个人经历、活动、表现等的记载,是历史、全面地了解识别干部和正确选用干部的基础,是做好干部工作必备条件之一,直接影响到干部工作的效率和质量。干部人事档案设计到个人利益,作为干部人事档案的管理者,应该担负起责任,认真履行好岗位职责。
1 整理干部人事档案的主要措施和效果
为切实搞好人事档案审核整理工作,适应新形势下组织工作和人事人才工作对干部档案的更高需求,全面提升干部人事檔案工作水平,干部人事管理部门应强化各项落实措施,确保各项审核整理工作任务的完成。
1.1 强化组织领导,落实工作措施
单位领导高度重视,成立人事档案审核整理工作领导小组和办公室,从人、财、物等各个方面,全力支持做好人事档案审核整理工作,对档案审核整理工作的人员组成、工作场所、工作职责、工作分工、审核范围、工作进度、工作方法、工作步骤、质量要求、组织领导等进行明确规定,及时配备整理档案所需要的各项材料工具等。
1.2 加强培训指导,责任落实到人
按照人事档案整理审核工作方案安排,要求各单位确定档案工作联络员,该同志不仅作为本次档案审核工作办公室的工作成员,负责本单位的档案工作事宜,还要在今后负责本单位人事档案材料的收集工作。
1.3 抓住审核重点,保证工作质量
人事档案审核整理工作,任务重、涉及问题复杂,对人事档案工作存在的具体问题进行认真梳理,找出审核整理工作重点,根据工作人员特点及其所擅长的方面,进行明确分工,对不同的工作重点提出不同的工作方法和要求,通过采取一系列不同措施,确保了工作质量。
2 干部人事档案整理过程中存在的主要问题
通过干部档案审核整理工作,能够较好地解决干部档案材料不齐、信息不准、整理不规范等问题,有效地提高了干部档案质量,为了进一步提高今后干部档案管理工作水平,我们对以前干部档案管理工作中出现的一些问题进行了总结归纳,主要表现在以下几个方面:
(1)部分归档材料收集、整理不及时,个别材料不完善。如近几年函授学习材料、党团组织材料等收集不及时。
(2)个别历史遗留问题难以完善、解决,主要体现在文革期间高中学历材料缺少,系统外调入人员在调入之前材料短缺等。
(3)由于各高校归档材料要求不一致,无法完全按照中组部下发的“获得各类学历学位人员档案中应有学历学位材料一览表”中的要求完善学历材料。
(4)“三龄一历”确认时难度较大,干部的实际工作时间或出生日期与档案材料中出现的日期不一致,证明材料少,对个别人员的“三龄一历”确认把握不准。
3 做好干部人事档案整理工作采取的措施
3.1 落实人员责任,加强培训指导
在确定人事档案工作联络员的基础上,依据干部档案管理工作的新要求、新规定,加强对档案管理联络人员的培训和指导,不断提高档案管理员和联络员的业务能力。为更快、更好地将新精神、新要求贯彻到实际工作中去,除采取常规培训、指导外,可充分发挥网络作用,以单位内外网站为平台,在网站上刊登档案审核整理工作的有关要求、注意事项、档案管理的经验和做法等,促进有关单位相互交流,为推进人事干部档案管理上台阶、上水平打下良好的基础。
3.2 加大材料收集力度
人事干部档案材料的收集一直是干部档案工作的重点和难点问题。档案材料是否完整标志着档案质量的好坏。采取做好常规工作和创新工作方式相结合的方法,努力做好人事干部档案材料收集工作。一是采取与有关工作同步进行的方法,统一布置、统一收集,做好阶段性材料的收集;二是采取经常收集与定期收集、重点收集与普遍收集相结合的方法,做好常规材料的收集;三是通过定期、不定期地与各单位的档案管理员联系,做好缺漏材料的收集,如年度考核表、职称评聘材料、党团材料、奖惩材料、工资审批表、任免考察材料等。
3.3 严把干部档案进出关
一是档案管理工作人员坚持工作标准,严格工作纪律,严格按制度办事。对档案传(借)阅、转出等严格把关,履行好一系列手续。二是严把材料归档入口关。对档案材料收集、鉴别归档、检查核对、保管保密等工作严格把关,对材料项目不齐的退回重新补办。三是严把档案接收关,并将责任落实到人,确保档案交接无失误。
3.4 建立电子档案,实现数字化管理
建立干部人事档案数据库系统,实施干部人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将干部档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,使干部档案数据化、信息化,在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。同时干部基本情况发生变化时,可以随时准确地将最新信息录入微机,保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。
3.5 健全规章制度,做到有章可循
进一步建立健全干部人事档案管理工作制度,规范人事档案工作程序,完善审批手续,严格按规章制度办事,实现干部档案规范化管理。
4 结语
干部档案工作是干部管理工作的重要组成部分,管好干部档案是直接关系到管好干部的重要环节。只要按照科学的依据为指导,坚持科学的、先进的方法,加之过硬的物质条件作后盾,利用现代管理方法和手段,借助现代科学技术进行计算机管理,相信在数字化时代,加强和改进干部档案管理工作,干部人事档案管理就更加的科学化、合理化、有序化,继而就能更好地为干部管理工作和经济建设服务,促进经济和社会的发展。[1]
参考文献
【干部人事档案服务】推荐阅读：
干部人事档案审核通知06-28
干部人事档案的整理10-21
干部人事档案管理条例06-13
干部人事档案培训资料10-12
一、干部人事档案材料收集归档工作11-29
干部人事档案专项审核情况登记表12-13
学校干部人事档案管理的问题与建议09-24
学校人事档案07-11
人事档案材料分类11-23
人事档案管理办法05-24
