法国的秘书和秘书工作

法国的秘书和秘书工作

法国的秘书和秘书工作 篇1

．法国的内阁办公室

内阁办公室与各部的组织机构大体相同。它由必须懂得知晓所提出的政策可能引起的一切技术上、政治上和社会上的后果的主要领域的专家所组成。法国的内阁是负责制定政策和做出决定的最高机构。内阁所属各部都不设常务秘书，因常务秘书的基本作用在于向部长提出咨询意见，这点异于英国。法国以外交部为主的政府少数部门虽也设有秘书长，但与英国的常务秘书也不尽然相同。法国各部或政府部门的内阁组长，具有常务秘书的某些职能，但与英国的常务秘书很多地方又不相同。在发达国家中，法国秘书的基本概念和任务同其它国家亦异。醒目之处在于法国严格的专业化，是指导政策制定的基本原则，提出政策的人，必须是各主要领域的专家，他们必须懂得知晓所提出的政策可能引起的一切后果。政府各部，都设立以董事长为首的董事会（或称董事司、董事局），各部的董事会原则上是平等的，但在实践中地位和重要性并非全然一致。部长的内阁，称为内阁组长，系整个体制中最关键的人物，往往可以代表部长，故而十分关心全部的政治领导以及政策与活动的政治影响。法国部长通过他和其他成员领导全部工作。但他是由部长任命的，故而和英国的常务秘书身份上却不相同，他虽是由部长任命，但必须经总理批准，而且法国有一项谨慎挑选候选人担任这项职务的制度。根据法国制度，部长对于本部高级官员的任免，有较大的控制权。根据惯例，新部长上任后，一般就发生内阁人员变动，但情况并非频繁。

总之，法国的内阁办公室，其人员系由两部分组成：政治部分，由总理的私人顾问组成；常任公务员团，其中部分公务员由总理亲自指定。作为内阁办公室行政人员的一般公务员，负责指挥各部门之间的技术关系，协调政府各部的活动，准备立法草案和安排会议等。此行政人员队伍由政府的秘书长领导，他与内阁的政治部分保持密切关系。作为秘书长，他不仅为内阁各种会议准备议程，而且行使文官系统负责人的职能。他在政府活动的各个主要方面，如财政、教育、农业、外交等方面都有技术顾问协助工作；他参加内阁会议，并主要通过技术顾问，检查政府决定的执行情况。内阁秘书处政治顾问团团长，实际上就是秘书处主任，但他要与秘书长密切磋。如双方发生意见分歧，有关问题的政治因素总是得到优先考虑。同时，总统秘书处也设有一名秘书长，但他与政府的秘书长不同，系被任命的政务官员，随政府的更迭而更迭。

．法国政府的秘书机构

法国政府的秘书机构比较健全，从总统府到中央各部，都设有秘书工作机构。总统府设有办公厅、总秘书处及总统私人秘书处和总统私人军事参谋部，分别负责总统府及总统的秘书工作。（）办公厅，是总统的办事机构。办公厅设主任一人，副主任一人，秘书若干人，并设新闻专员、财务处长、礼宾处长等，副主任协助主任工作。办公厅的职责是负责处理总统的日常行政事务。例如负责人事和预算工作，安排总统的礼仪和接见活动，负责总统的安全保卫工作。（）总秘书处，是总统的机要机构，也是总统指导和监督政府各事的主要重要部门。总秘书处由十几名高级宫员组成，每人主管与政府各部相应的机构，其中最主要的有处理财政、内政、外交、教育、科研、新闻等事务的机构。总秘书处的成员必须有较高的才能，而且必须勤勤恳恳地工作，有时要以惊人的速度用书面形式准确无误地为总统提供所需要的事实、数字和论点。总秘书处的任务是同各部进行联系，对各部的问题进行分析研究，提出改进意见，供总统参考。总秘书处设秘书长、副秘书长和秘书顾问各一人，秘书长是总统最重要的助手，协助总统决定重大的政治性问题，于总统、总理和各部之间起

桥梁作用。总统的一切决定都要经他那里发出，而总理府和各部的信息又都要通过他转达给总统。秘书长还可参加国务会议和研究特殊问题的各种政府会议，对会议中的资料加以分析、研究，提供总统作为指导工作的参考，并与总统共同研究各项文件的处理，就各类问题常与总理及各部部长进行协。他又是总统的发言人，由他来协调各个办事机构的工作。当总统公出或休假期

间，就由秘书长负责同有关部门的联系。副秘书长和秘书长顾问协助秘书长工作。此外，总秘书处还有十几名技术顾问，分别联系几个部。（）私人秘书处，其中有主任、副主任各一名，私人秘书两名，任务是管理总统本人的日常事务工作。（）私人军事参谋部，设军事参谋七人，其任务是负责向总统提供军事情报，安排防务委员的工作日程，起草总统的军事决定，起军事方面的秘书工作。

．总理府

总理府设有办公厅和总秘书处两个重要办事机构。总理府办公厅负责同总统府办公厅联系，监督中央各部门的工作，是总理的参谋和办事机构。办公厅设正、副主任各一人，还设有负责文官事务、外交、邮电、农业、税务等方面的特派员及地方事务、司法、财政、工矿工程等各种技术顾问若干人。办公厅正副主任除参与研究决定政策外，还直接与各部部长进行工作联系。办公厅的每位成员皆总理耳目，有时还可作为总理的代言人，对外发表声明。总理府总秘书处，亦总理办事机构，主要负责内阁会议、部际委员会的文件，包括起草法律草案和命令，将法律草案转交给议会，并将议会通过的法律交给总统和有关部长签字；保管总统或总理签署的法律和命令，安排部长们答复议会的质询；将政府文件文由《法兰西共和国政府公报》发表。总秘书处下设行政公职总局、政府公报局、文献局三个机构。总秘书处的工作由秘书长主管，秘书长还参加内阁会议，并管理会议记录，主持拟定报告及一切有关的决定。

．部长办公厅

其主要的任务是负责向部长汇报情况，监督和协调各单位的工作，负责与其它部长办公厅联系，负责与政治家和新闻机构联系，与部长所在选区联系以及领导秘书处的工作。部长办公厅实际上是私人秘书处，办事人员大多数都是为其个人服务的部长亲信，对部长个人负责，与部长共进退。自五十年代以来，由于部长职能日益复杂和扩大，已有大量文官掺入工作。部长办公厅内起主要作用的是办公厅主任、总务长和技术顾问。办公厅主任是部长同部内、部外联系的桥梁，并可受部长委托签署文件，代表部长答复议会质询，接见来访者，处理部内和下级机关发生的矛盾等。总务长在部内的地位和作用，决定于同部长的关系，若关系密切，就被授予范围较广的任务，如处理部长的政治性信件，代替部长同地方官吏的联系工作；若关系疏远，则只能处理一般事务。技术顾问是部长同各司之间的主要联系人，一方面负责同各司具体联系，另一方面又代表部长对各司的工作进行指导。法国各部皆设有秘书长一职，秘书长协调部内工作，监督部内各单位执行政府政策的情况，考核部属官员的工作效率，并负责作必要的升迁决定。各部秘书长，实际上是部长的顾问，其地位列于部属各单位文宫之首，联系部内各单位工作，随时向部长提供情报和意见。部长有一定任期，而秘书则不随部长更迭。因此，历任部长都得依靠与他的合作而发挥自己的作用。

法国的秘书和秘书工作 篇2

众所周知, 秘书的职能就是为领导工作服务, 通过服务领导来体现为人民服务这一根本宗旨, 秘书的特性, 也因此决定了“秘书工作是很困难、很辛苦的工作”, “又是非常重要的工作, 这是很多人不愿干、一般人又干不了的活”。因此, 要成为一个优秀的秘书人员, 就必须充分把握秘书的时代涵义, 全面认识秘书这个职业的特点和要求, 全面把握好所扮演的社会角色。

1、秘书的含义

“秘书”一词自20世纪80年代产生以来, 不同的人对这一概念的理解均不一致, 各有侧重点, 下面先谈谈国外有关“秘书”的定义。

(1) 秘书应是主管人员的一位特殊的助手, 她 (他) 掌握办公室工作的技巧, 能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感, 以实际行动显示出主动性和正确的判断力, 并在给予的权力范围内做出决定。

(2) 秘书是指具有熟练的办公室工作能力, 能主动负责, 积极进取、干练果断, 能在授权范围内做出正确决定的经理助手。

下面再来看看我们国内秘书界关于“秘书”的若干理解。

(1) 秘书, 在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。

(2) 秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。

(3) 秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手, 主要职责是协助决策, 承办业务, 摘好行政工作。

(4) 秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。

(5) 秘书是指掌管文书并协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。

2、秘书工作的特点

从前面关于秘书的定义中我们也可以看出, 秘书工作具有从属性和辅助性的特点。具体说来则主要有以下几点:

(1) 综合性。领导工作是全面性的工作, 其所涉及的管辖范围的深度和广度就决定了秘书工作的纷繁复杂特性。

(2) 服务性。为领导工作服务, 是文秘工作的永主题, 因此秘书人员就需要对上级的合理要求来通过自己的努力工作来满足, 并在具体的工作过程中表现出来。

(3) 事务性。办文、办会、办信 (电) , 收发公文, 撰写文稿, 接转电话, 接待来访, 安排日程, 上传下达等, 周而复始, 大多是以办事形式表现出来。

(4) 政治性。文秘工作必须坚持党的路线、方针、和国家的法规法令, 因而文秘人员应具有政治敏锐性和判断力。

(5) 机要性。文秘人员在领导身边工作, 为领导服务, 接触重要文件, 经管机密、绝密事项, 参加有关会议, 提前知道某些重要决定和信息, 这种机要性, 要求有保密意识, 遵守保密纪律。

(6) 服从性。文秘人员办任何事情, 处理任何事务, 都只能根据领导的意图和指示精神, 而不能擅自作主决定某项任务。

二、提高秘书工作的效率

忠诚和谨慎无异是对秘书的首要要求。因为秘书是以获得领导的信任为存在的前提, 而获得领导信任, 又必须主动以自己的忠诚去换取。从根本上讲忠诚的应是党和人民的事业, 而不是某一领导者。同时应当谨慎的处理各类事务, 以协调好各方面的工作, 避免出现不必要的失误和麻烦。

1、秘书工作的一般方法

(1) 要摆正自己的位置。首先必须认清“我是谁”这个问题。在工作中, 秘书永远要遵循规则, 为领导搞好服务。其次要知道“我在干什么”。秘书所从事的一般是基础性工作, 包括资料收集、文件整理、材料写作、调查研究等, 处于从属地位, 其价值只有在为整体服务的过程中才能得到认同。

(2) 要保持角色系统的整体均衡。秘书不能人为地给某一种或几种角色赋予功利色彩, 或夸大其作用秘书的多样性角色并无主次之分, 因此要协调好在不同环境下的各种角色的转换。

(3) 要善于换位思考。秘书的换位思考主要针对领导而言。领导有时工作上会出现差错, 可能在处理事务时采取感性的方式, 使得秘书不理解或想不通。这时秘书最好保持冷静的态度, 把自己放在领导的位上加以思考, 这样就会对领导偶然的过失表示理解, 同时向领导提出善意的补正意见。

(4) 要正确发挥各种角色的功能。不同的角色具有不同的功能, 角色主体只有自觉适应各种不断变化的环境, 才能在实践中实现自我价值, 从而极大地发挥自己的潜能。因此, 秘书必须让自己的身份角色和职能角色同时体现在具体的行为上, 共同发挥作用, 这样就能不断提高自己的综合素质。

2、提高秘书工作效率

秘书角色的准确定位是做好秘书工作的前提, 是秘书工作的指南。社会的高速发展要求我们必需准确定位自己, 只有准确定位自己的角色才能取得人生和事业的成功。提升综合素质, 满足角色的定位要求:

(1) 树立和培养相应的意识, 提高政策水平。有良好的意识才能在工作中保持良好的道德水平, 贯彻落实党的基本方针政策。所以秘书应该牢牢掌握马克思主义中国化的精髓, 提升政治素质, 辅助领导决策, 把工作做到实处。

(2) 实施严格有效的信息培训制度。如今的网络环境是对秘书的一大挑战, 因此需要采取相应的信息素质培训制度, 加大对办公室秘书进行岗前和在职信息素质培训的力度, 以增强各种应用、处理信息的能力。

(3) 进行自我教育, 更新知识。知识的更新是工作的创新的基础, 因此秘书人员应该熟悉本专业的基本知识, 积极扩大知识的涉猎范围, 以满足秘书工作的需求。

(4) 培育创新思维。秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上, 充分发挥自己的主观能动性, 积极开动脑筋, 对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。以次更好的为秘书工作服务。

(5) 加强业务培训, 提高工作水平。

三、结语

秘书人员应该熟练掌握必备的专业技能, 同时在具体的工作环境中不断通过各种途径和方式努力提升自己的综合素质, 科学合理的看待秘书角色的多样性问题, 并在不断处理秘书角色冲突的过程中全面的理解秘书这一角色, 最终给自己的秘书角色一个科学合理的定位, 顺利高效的展开自己的本职工作, 最终取得事业上的成功。

参考文献

[1]胡慧强.秘书学[M].中国劳动, 2002, 12:45-46.

[2]崔爱桃.秘书之道[J].现代商贸工业, 2008, 10:222-223.

法国的秘书和秘书工作 篇3

摘 要：教学秘书的工作是高校教学管理工作中必不可少的环节，同时也是教学管理团队中的重要一员，在队伍中发挥着不可替代的作用。所以，教学秘书工作效率的高低、质量的好坏对教学管理有直接的影响。教学秘书管理工作中尚存在一些具体问题，相应的解决对策：引进先进的教学管理软件；健全规章制度，工作时有据可依；加强教学秘书队伍建设的专业性、稳定性。

关键词：教学秘书；问题；对策

中图分类号：G47 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）26-0342-02

对于高职院校而言，教学工作是所有工作中的重中之重，教学工作的优劣很大程度上会影响到教学管理水平以及人才培养的质量。教学秘书是学校基层教学管理团队的执行者，高效、细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。教学秘书是学院、教师、学生之间的一座桥梁，起着承上启下的作用，其责任之大不言而喻。目前由于各大高职院都在进行体制改革，教学管理工作也发生了一些变化。实现了二级管理模式，即精简原有的教务部门的人员配置和管理内容，将大量工作下派到各个学院、系部。教学秘书也由原来的系部教学秘书转变成了学院教学秘书，管理的范围扩大了，承担的工作量也成倍数在增加。一些教学秘书由于是兼职，同时还承担着一定数量的教学工作量，这对教学秘书的工作更加形成了严峻的考验。事情多、责任大、压力强这些都造成了教学秘书的频繁更换，给教学管理的各个方面带来了很多问题。笔者从三年的高职院系部教学的工作经验出发，对教学秘书一职存在的问题进行阐述，并针对个人的体验、感受谈谈其解决方法。

一、高职院校系部教学秘书工作的特点与问题

（一）工作内容琐碎、繁杂、涉及面广、责任重大，精神压力大

众所周知，教学秘书工作涉及的内容广泛、事情繁杂、它起着上传下达的作用。例如要将学校的各项教学通知，及时准确地传达到院（系）、教师、学生，保证正常的教学秩序；同时还要将学生的学习意见收集、整理、总结，汇报给上级领导或管理部门，为各级领导解决实际问题提供切实有效地第一手资料；日常的教学工作内容更是颇多，教师方面：教学任务安排，教材征订，教师课表、校历、成绩记载表打印发放，调、代课，各种考试的监考安排，试卷收集，教师工作量统计等；学生方面：安排选课，组织补考、重修、期末各类考试，试卷归档，技能考证、计算机等级考试、英语四六级考试报名工作；其他方面：每月教师津贴、外兼课时费的结算，每周教学例会记录，期初、期中、期末教学检查工作，学生座谈会组织，各种资料的整理存档等等，这些都是固定的常规性工作。还要及时、妥善的处理好临时突发性事情。稍有不慎，就可能造成教学事故，责任重大。在安排工作时还要协调好各方面的情绪、做事情总是要考虑再三，这都对教学秘书的精神造成了一定程度的负担。

（二）缺乏专业技术支持，工作耗时长、效率低

如今高职院校的教务处都配备有相应的教务管理软件，来简化学校教务管理的工作量，既省时又省力。但是，在各系部却缺少相应的管理软件技术支持。并且学院也缺乏对教学秘书进行办公自动化软件的相关培训，对于常用的一些office软件，例如：word、excel、PPT等，都是依靠教学秘书自身的水平来操作使用。教学秘书普遍都只会一些简单的基本操作，没有充分利用这些软件来简化工作量。这必然造成教学秘书大量的工作是靠人工进行重复性的、机械性的计算、统计、汇总。既耗费时间，也容易出现失误，造成工作效率低下。

（三）教学秘书队伍建设不合理，兼职情况普遍

目前，各大高职院校的教学秘书一职很多是由系部的青年教师兼职的。这样的安排使得教学秘书在承担大量的教学管理工作的同时，还要完成系部教学工作量和科研任务，以及自身的专业知识提升、进修。两者之间相互影响，必然增加了工作难度。作为教学秘书完成好教学管理工作是自己的职责和任务，而作为一名教师为了自身专业知识的提升和全面发展，也必须进行相应的深化提高。可是大量的教学工作占用了太多的时间，为科学研究、项目申报、课题申请能留出来的时间少之又少，这样必然导致科研成果缺乏，在各类评奖评优、职称评定、职务晋升时相对不利。

（四）制度建设不完善，造成操作难度大

教学秘书主要工作就是协助学校教务部门和本系教学主任进行常规的教学管理、安排。实际工作中要服从上级领导的安排，服务于教务部门，系领导、教师和学生等多个群体。由于对教师的考核中很多内容没有细化，造成了实际工作操作难度较大。例如：每学期的各类考试的监考安排，由于缺乏对老师具体考核要求，造成此项工作安排时难以实施，既要体现公平性，又要兼顾到个别教师的特殊情况，即便采用轮流监考的方式，也会造成很多老师的不理解，稍有不慎就会造成人际关系紧张。这都使得在安排工作时左右为难、缩手缩脚、心理负担加大。

（五）缺乏合理的考核和激励方式，进修、学习机会很少

教学秘书的工作即平凡又繁琐，即忙碌又紧张，但是其工作量难以量化，效果也不是立竿见影，缺乏衡量劳动成果的标准。其工作也很少被重视，缺少个人业务培训、进修、参加学术会议、外出访问的机会，现有的制度也没有相应的奖励和激励方式，大多数人都认为此项工作任何人都可以胜任，无非就是打打电话，发发信息，整理资料而已，很难真正体会和理解其中的复杂性和难操作性。工作得不到认可和支持，付出的劳动得不到尊重和理解。

以上种种都是造成基层教学秘书工作压力大、精神紧张、心里不平衡，工作的积极性、主动性和热情性逐渐降低的原因，导致的结果就是离岗、转岗的人员相对较多，队伍不稳定，流动性大，这些都会对整个学校教学工作的开展，教学秩序的正常进行有着负面的影响，必须要引起重视。

二、改进高职院校系部教学秘书工作的几点建议

（一）引进先进的教学管理软件

随着计算机技术的迅猛发展，目前针对各行各业的技术软件越来越多，也越来越细化。作为培养人才摇篮的高等院校，也应该在教学管理工作中体现出与时俱进的先进思想。适时的引进先进的教学管理软件，将大量费事、费力、重复的工作，通过计算机软件或先进的通信技术来完成，既节省了人工成本也节约了时间消耗。例如：可将全校的教学管理信息化，通过使用同一的系统或平台，就能够及时的发布消息、提交资料、传达精神；请专业人士定期对教学秘书进行办公自动化软件的相关培训，使其深入了解软件的更多功能，并熟练掌握；开发教师津贴核算系统，包括教学工作量核对模块、教学工作量计算模块、教学工作量统计报表模块、津贴计算模块等，由学校统一管理，并给各学院教学秘书一定的权利，以此方式来简化津贴的计算。这些措施的实施将大大地减少教学秘书日常重复性、机械性的工作量。各个系部的教学秘书也可以通过使用热门的工具e-mail、QQ、飞信或是微信来向教师、学生发布各种教学信息，利用一切有利的技术手段来降低一些不必要的工作量。通过管理手段的不断创新，提高工作的效益和效率，切实发挥教学秘书的作用，促进学校教学管理的现代化、科学化。

（二）健全规章制度，工作时有据可依

教学秘书工作很大程度上是服务于全系教师和学生。作为服务对象，学生们基本上能够做到积极主动地配合。但是对于极个别的教师而言，可能平时的教学工作量、科研方面的压力，或者是其他方面的原因，经常会对教学秘书的工作有些负面的影响。会出现例如提交资料不及时、不准确；监考任务不乐意执行；调、代课次数过多；试卷重复率高等等的情况。虽然这些都不是什么大事，但是这些细枝末节的事情会严重增加教学秘书的工作效率，也会影响整个系部教学管理工作不能及时、准确的展开、执行。建议对教师的考核不单单只从教学工作量、科研成果、社会工作几大方面进行，应细化考核内容，将教师工作的其他内容设立相应的考核标准，如果已经设立的应严格贯彻执行。这样教学秘书工作起来才能做到有章可循、有据可依，将教师过去的被动配合转变成主动响应，有了全体老师的积极主动配合，教学管理工作必然会更加顺利的进行。

（三）教学秘书队伍建设的专业性、稳定性

教学管理是一项连续性，衔接性很强的工作，作为教学管理的基层工作者教学秘书经常更换必然会影响教学管理的质量和效率。建设结构合理、队伍稳定、素质高、服务意识强的教学秘书队伍是高校必须做好的一项基本工作。可以设立教学秘书岗，选拔专职教学秘书队伍，并建立合理的考核、奖励机制，充分肯定和评价教学秘书的工作业绩，提高教学秘书的工作地位与待遇。对工作表现优异者或能力突出者给予一定得表彰和奖励，在职称评审时给予优先考虑。提供一定的晋升平台。打消工作者的消极情绪，激发工作热情，这样才能整体的提高教学秘书队伍的素质和水平、激发教学秘书高效率的完成各项教学任务。

（四）提高对教学秘书工作的认识，提供学习、交流、进修的机会

教学秘书作为教学工作基层的组织者、参与者、监督者，应该得到公正客观地评价。提供一些外出学习、培训、再深造的机会，让教学秘书在教学管理方面得到及时的更新。开展教学管理工作经验交流活动，可以对教学管理中出现的问题进行讨论。通过这些举措，教学秘书可以丰富自己的管理知识、学习更多先进的管理技术、理念，从而更加有效高质量的完成教学管理任务。

三、结束语

教学秘书“平凡”，但是“平凡”不一定“简单”。只有正确地认识教学秘书在高职院教学管理团队中的作用和存在的问题，才能够采取恰当的措施和对策，构建完善的标准和制度，提供合理的发展机会和平台，解决他们的心中疑问，打消其后顾之忧，激发和提高其工作的积极性、主动性，从而保证教学管理团队的稳定性，促进学校的教学管理水平的全面提升。

参考文献：

[1]薛宝颖.对高校教学秘书工作的认识与思考[J].河北农业大学学报，2009，11（3）.

[2]王诚怡.关于做好高校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究，2004，（3）.

[3]孙静.浅析如何做好新时期高校教学秘书工作[J].太原大学教育学院学报，2009，（6）.

秘书接待工作的任务、分类和分工 篇4

为了提高工作效率，一个组织的对外联系需要电话进行，主动拨打电话是秘书人员的主要工作之一c拨打电话时需要注意的事项也很多，但同样不可忽视。下面是拨打电话时必须注意的事项：

(一)板4T电活的程序和要求

(1)打电话前光将要点整理好。在拨号前，你手头向准备好任何必要的文件资料，最好能事先写灯一份简短的在电话中要说的要点，一般包括5Wlll，即who何人(姓名)，w比n何时(日期)，whem何地(场所)，wh劝何事(内锗)，wLly何闽r原闽．理由)，how如何做(方法)。重要电话府列出提纲，人名、地名、时间、数据等要核实无误，必需的资料应放在手边。打电话的应考虑对方上班时间，尽量找合适的时间。国外电活要考虑时差。最好订国际长途电话前先换算成当地时间，以免打过去没有人接，或者深更半夜打扰对方r(2)了解电话的使用方法，熟悉电话号码。打电话前秘书皮对电话机的性能、使用方法以及登记厂哪些程控电话的功能都作一番了解。拨打电话的准备工作：应熟练地使用电话局印制的最新电话号码本，在使用过的号码下面，可划上一道红线．以便下次寻找；而且还需要编本常用的电话号码本，将经常联系的公司或个人的姓名和电话号码分类：尽量不要拨打查号台，因为查号总是耍付费的。拨打电话时要查清对方的电话号码、单位、姓名，确认没仑错误，同时熟悉一下对方的号码，或在电话筒、名片上做出记号，以免看错、拨错。

(3)正确拨打电话；摘机后府立即拨号，特别是具有“热线服务”功能的电话机，如果5秒钟内不拨号，则会误接“热线”。

境外或国际电话号码多达十几仿，也应在14秒内连续、难确拨文，号码之间间隔不能超过3秒c拨号时注意力要集中，避免拨错。当线路占满，耳机里传出忙音，暂时无法拨打时，不可反复拍订叉簧；拨号后，如只有铃声，没有接听，应耐心等待片刻．待铃声响过6次后再桂断．否则，如果对方正巧入在电话旁，匆匆赶来接电话，电话已挂断，这是失礼的。

(4)主动自我介绍。秘书打电话在听到对方呼叫后应该先主动自我介绍，然后请对方转叫受活人。拨通电话厢，应该先报出自己的姓名和公司，然后说出想和何人通话。说话应吐音清晰，吉星适中，速度不紧不慢。重要内容要提请对方记录，记完再请对方复述核实：在报出本人的姓名和单位全称的时候，说话的情奏应该比平时文谈时稍微恒些。建议报出自己的全名。这实际上是一种自我推销的方式，可以加深对方对你的qJ象：比如，你可以说：“您好]我是某某公司的某某秘书c请问某兵部门的菜禁先生在吗””如果是秘书接的，等本人来接时，还需要再报一次姓名和单位。秘书介绍自己的方法主要取决于两个因素：一是确定电话是内线还是外线，二是能否听出接听电话的人是谁。

若打外线．秘书不认识对力，应该做详细的自我介绍，如：

“您好，我是某莱秘书，某菜公q5自售部的助理秘书。”在能明确对方身份时应该说出这个人的名字，再做自我介绍，如“王先生您好，我是某某公司销售部的田青。”

若打的是内线，秘书就应该区别对待了。应该针对不同的情况采用不同的自我介绍的方式。如：“我是某某，张先生的秘书*”“我是销售部的某某。”“某某先生．您好，我http://ceo28vod.com

是某某。”若是你跟对方通话，可以说：“我是某某．某公司某先生的秘书，请问我可以和李先生通话吗?”

若是你L司要跟对方通话，则可以说：“我为某公司的某先生接通电话。请叫某某先生听电话好吗，”当对方去叫听话人时．你应请上司准备。若对方的秘书表示“请稍等”时，你应4上告诉上司；“某某先生马亡要来接电话了”。若听话人不在，则可留言或表尔以后再打。

若不要具体某人听电话，则可转部门或直接陈述来意。这时可说：“请转某兵部。我想了解„„”．若订错电话，要表示歉意。这时应说：“对不起，我打错了。”道歉的态度要诚恳，话不必多，您可以说：“对木起，我可能拨错号码了。”不可盘问对方为什么小是自己要找的人。同时也可以询问一下对方的号码，看是不；是与自己所拨的号码相同，以免再次拔错：同时，别忘厂要道声“再见”。

(5)难确陈述内容。在确认对方是白己所要通话的对象以后，秘书应该将通话的内容限确、完整、清楚、简洁地告诉对方；讲事情时要突出重点。简中的寒晾之后，马上进入正题o这是要领*讲话句子要短*刀；要喋喋不休。要重复易错的、持别足重要的地方，请对方核对。

对必须在电话中讨论的问题，还应该考虑何时去电话对方史为方便。有的公司希望上班就接这样的电话，以便能有一整灭的时间做其他的事情c而有的则更喜欢在天工作即将结束的时候再接这样的电话。如果想定期和对方进行这种讨论，应该征询对方走在哪一天、哪一个钟点更为力便。这样做．既是为了使刘方能定下心来和你从容讨论，同时也是一个风度问题。在别人正忙的时候去电话打扰是很不礼貌的行为。

如果估汁通话时间需要占用一刻钟，切不讨说：“可以占用你几分钟的时间吗?”而是应该l．—分明确地说：“王先生，我想和你谈谈分配方案的事倩，大概需要一刻钟的时间。请问您现在方不方便77，这样对方可以根据自己的实际情况来确定是否继续进行通话c有时你可能只是为了和对方约定一个双方都方便的时间再打电话，但是如果对方表示“现在就行”．则不官再推迟。如果不得不在对方不方便的时候去电打搅，应该表示歉意并说明原因：

如果估计到这次通话的时间较长，应该在通话开始的时候就询问对方此时足否方便长谈。如果对方愿意谈仅此时不方便，秘书要有礼貌地请对方确定下次通话的时间。

(6)耐心解答疑问。如果列人一时听不清．或者对通话内容的义些方面提出疑问，秘书应该给予耐心的解答：

(7)要求对方复述。在通话内容陈述完毕后。应刚十方询问是否已经听清楚，并委婉地要求对方复述一“下内容：在复述的过程中发现问题应及时纠正。

(8)礼貌备别对方。告别的应该先提以结束通话的请求，在征求对方同意的前提下结束通话，并且有礼貌地告别o(9)轻轻放下听筒。秘书应该在听别对方回答“再见”席转轻地放下听筒。放下听筒时要先按住又簧的—头，以免职料机壳的碰撞声传至对方。同时要检查电话是否持断，如果没有挂断，将会导致电话连续计费，而且新的来电也没有办法呼入。

(10)补充整理记录。秘书对拨f7的电话都应该记录在案，并根据通话内容的变动程度及时进行补充整理，以备日后查考。

(二)拔打国外电话的注意事项

(1)垒对国际区号和电话号码并记下这些号码。如果你不知道这些电话号码时，可向国际电话号码询问台布询。

(2)由于国际电话是长远电话，距离长，所以有时需要等待1分钟才能接通。

(3)记住每个国家的时差o

(4)注意各个国家使用的电话呼叫声音通常有所不同。国际且拔电话也叫国际自动电话(简称lt)1〕)，是一’种已被各国广泛采用的现代化通信工具。国际直拨电话是利用具各国际直拨功能的电话机，由用户直接拨叫世界各开放“[DD”业务的国家或地区的用户，以建立国际间的远程通话的一种业务。

(5)打国际直拨电话的手续和方法是：需事先申请加装国际直拨功能——需要使用IDI)业务的用户．须事先向电话局营业部门提出加装国际直拨功能的中请，经核准并加装丁直拨功能后，咳用户的这部话机就具有国际直拔功能，成为国际直拨有权用户。

(6)拨号时中途不要停顿。国际直拨电话号码组成如下：国际字冠*国家代码l地区代码?对方用户电话号码，拨号时要连续拨号，中途不要停顿。拨完后稍等片刻，即可听到回铃音或忙音。听到回铃音表明电话已接通，对方拿起话机即可通话。如听到忙音，需稍候再拨。

(三)委托转达留言

由于各种原因，常有所找的人不能接电话酌情况；遇到达种情况，打电话的一方就需要请接活方转达留言，有时接活方无入接听，则需要在对方的电话答录机上留言*

1．请接活者转达留言

要明确告诉对方自己是哪个单位的哪个人c

人，不能只况性，还要特意告诉对方自己的名：

打电话时．如果恰巧要找的人不在，或者有事情哲时不能来接听电话，秘书可以用协商的口气请接电话的人转告。留言时要说清楚自己的姓名、单位名称、电话号码、闪电时间、转告的简要内容等n在对方记下内容后，不要忘记问清楚对方的有关信息，如“对不起，请问您怎么称呼?”对方告知的姓名要用笔记下来，以备日后查找。苦你表示以后再打过去，则应确定听话人什么时候能在。这时可问：“请问某某先生什么时候会在呢?”

打电话给国外客户时，要注意国际时差问题。在表达时间方面也要准确，譬如说：“请

下午2点钟打电话来”到底是对方下午2点钟还是自己这边的下午2点钟要讲清楚。又如“今天”、“明天”、”几月几号”等表述也要考虑到国际时差问题。

2．在对方电话答录机上留言

法国的秘书和秘书工作 篇5

1、瀑(bào)河，河北水名。又读(pù)，瀑布。

2、蚌(bèng)埠，安徽地名。又读(bàng)，河蚌。

3、泌(bì)阳，河南地名。又读(mì)，分泌。

4、秘(bì)鲁，南美国名。又读(mì)，秘密，如“秘而不宣。

5、吴堡(bǔ)，陕西地名；十里堡(pù)，也在陕西。又常读(bǎo)，堡垒，碉堡。

6、东阿(ē)，山东地名。阿(ē)为大山，《滕王阁序》中有“访风景于崇阿”；也可以表示“迎合”义，如“阿谀”。又读(ā)。

7、东莞(guǎn)，广东地名。又读(wǎn)，莞尔，形容微笑。

8、涡(guō)河，河南水名。又常读(wō)，旋涡义，如“水涡”。

9、蠡(lǐ)县，河北地名，《滕王阁序》中有“响穷彭蠡之滨”。又读(lí)，瓢、贝壳义，如“管窥蠡测”。

10、天姥(mǔ)山，浙江山名。姥(mǔ)，年老的妇女。又读(lǎo)，如“姥姥”。

容易读错的姓氏

一、任姓“任”姓，应读rén(人)，不读作任务的任。任姓有两个来源：一是出自黄帝之裔。二是出自风姓，为太昊之裔。这两支任姓都是非常古老的姓氏。

二、解姓“解”姓，应读xiè(谢)，不读作解放的解。解姓起源于封邑，其祖先是唐叔虞之子良，食采于解，因于为氏，源于姬姓。

三、仇姓“仇”姓，应读qiú(求)，不可读作仇恨的仇。仇姓的祖先是春秋时期宋国的大夫仇牧。

四、查姓“查”姓，应读zhā(扎)，不读检查的查。清代的姓氏专家张澍认为，查姓即楂姓，是由楂姓而改的。(宋)邓名世《古今姓氏书辨证》云：“真宗与楂道语及姓氏，谓曰：宜求音之近而美者称之。又问姓所起，引《春秋》会吴于楂以对，自是改之。”

五、盖姓“盖”姓，应读gě(葛)，不读覆盖的盖。

六、区姓“区”姓，不读区别的区，应读ōu(欧)。区姓源于人名。《万姓统谱》云：“欧冶子之后，转为区氏，望出渤海。又云：今岭南多此姓。区姓的祖先区冶子是中国古代铸剑名匠。

七、乐姓不读快乐的乐，应读作yue(月)。乐姓源于人名，出自子姓。乐姓后裔中，战国时期的乐羊和乐毅父子，世为将帅，最为有名。

八、逄姓逄字读作páng(旁)。逄姓属稀姓，人们往往容易错把它féng(逢)或péng(蓬)。其实，逢、蓬这两个字也还有一个共同的读音pang，他们也分别是两个不同的姓氏。

另外还有两个复姓，最易读错：“万俟”复姓，应读mòqí，“尉迟”复姓，应读yùchí。

容易读错的字

法国的秘书和秘书工作 篇6

对于行政助理和秘书的区别，秘书和助理哪个大的问题，今天乔布简历的小编就来给大家说一说这些问题。

关键词：行政助理和秘书的区别，秘书和助理哪个大

秘书作为一份传统的职业，它的工作内容是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人来处理日常的工作。秘书的工作其实相当繁琐，大致有以下几项：

1、接听电话，收发与回复日常的邮件； 撰写会议通知、会议记要、日常的信件和工作报 告，进行会谈、会务的安排；安排商务旅行，并做好预订工作；

2、将信件及其他的记录归档；要备份信件及其他文档；以及 接待访客；

3、采购、分发和管理办公用品等。

秘书工作的范围十分广泛，既算是业务人员，也算是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率会直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书这一岗位的重要性。对其的知识要求，一般企业会要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有写作、档案管理、财务会计等基本知识，还需要有一定的外语基础。

行政助理的所属部门是行政部，行政助理主要是协助行政经理来开展工作。行政助理的工作内容是以公司运营保障为主，工作内容虽较多元化，但也比较基础。

1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作

2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理、各项规章制度监督与执行

3、参与公司绩效管理、考勤等工作、奖惩办法的执行、协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务、会务安排

4、负责公司快件及传真的收发及传递、参与公司行政、采购事务管理、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作

5、对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作 行政助理和行政秘书的岗位分工不同，但二者相互协调的工作，细致来说的话行政助理比行政秘书大。

通过以上的讲述，大家对于行政助理和秘书想必有了一定的了解，对于找工作和实习中考虑这方面的同学，要好好选择哦！

法国的秘书和秘书工作 篇7

1 秘书工作的职能

服从领导, 当好参谋跟从领导, 这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手, 应当严格按照领导的指示和意图办事, 离开领导自行其是, 别出心裁, 都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥 (更多地限于建议、献策等方面) 。其中特别要注意, 不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见, 去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋, 就是要发挥参谋作用, 为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天, 尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念, 要提高参谋意识和能力, 明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

2 社会对秘书人才的需求状况分析

根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析, 社会对文秘人才的需求大致可分为四类:一类为服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等;二类为事务型秘书, 如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、档案管理人员等;三类为文字型秘书, 如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员;四类为管理型秘书, 如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。基层行政事业单位办公室主任等。

依据职责的大小, 秘书又可以分为以下三种:一是初级秘书———以接电话、发传真、收发信件等服务为主。比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一, 技术含量较低, 薪金相对较低。二是中级秘书——能够写一般信函。起草报告和准备会议等, 多为大专或本科毕业。比如, 企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书, 处理各种事件的能力要求较高, 薪酬也相对较高。三是高级秘书———能起草重要的合同文本, 懂法律、税务知识, 有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如, 企事业单位中的高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等, 目前属于人才市场上的稀有资源。

3 秘书人才能力素质现状分析

高科技日新月异的发展, 新技术的运用不仅改变了人们的工作条件, 还使人类进入了信息传播全球化的时代。现代办公室设备的使用, 不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质, 而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力, 具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求, 秘书人才逐渐向“复合型”方向发展, 其知识体系日趋复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展, 秘书工作被划分到行政管理范畴, 主要是帮助行政领导或经理分担日常事务, 职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面, 已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。

当前的主要问题:一是素质单一化, 过多地强调技巧训练。二是素质模式化, 秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位, 做事盲目服从, 缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”, 在实际工作中缺乏主动性, 缺乏创新意识, 秘书“独立自主”角色意识淡化。

4 秘书人才能力素质的新要求

4.1 应变意识———秘书专业自身生存的特点

秘书工作的具体内容也完成了三个转变:由原来简单的办文办事, 发展为既办文办事又出谋划策:由原来的收发信息转向综合处理信息:由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理:由被动服务转向主动服务。

4.2 创新意识———秘书人才参谋决策性体现

秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务, 即辅助领导进行科学决策。因此, 秘书从业人员必需增强创新意识, 学会独立思考, 打破常规, 张扬个性。秘书从业人员要有自我实现的追求, 要实现自我价值, 必须当好领导的助手, 就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我, 在规范的角色位置上塑造自我。

4.3 独立意识———秘书的独立人格的体现

在秘书行业, 有不少这样的定位:秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”。那么, 秘书的人格到底在哪里?

秘书人格的确立, 必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等, 是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后, 又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。

4.4 现代意识———秘书与时俱进能力的体现

二十一世纪, 是个崭新的世纪, 是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用, 物理上的时空距离进一步缩小。办公室工作高度智能, 将使“文山会海”彻底成为历史, 也把秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来, 提高了工作效率, 减轻了工作强度。增强秘书从业人员的现代意识, 应该做到以下几点:一是公关意识。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识, 就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识, 要有良好的精神风貌和心理承受能力, 要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。二是竞争意识。随着领导水平的不断提高, 作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我, 才能更好地胜任工作。三是法律意识。随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善, 社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识, 树立较强的法律意识, 否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界, 许多生产、工作离不开部门、行业的协作, 而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说, 不依靠集体的力量, 个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此, 秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率。

摘要：秘书工作具有很强的职能性和艺术性, 一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。从“秘书素质的系统性”角度出发, 探讨秘书能力素质新结构应该具备的四个意识:应变意识、创新意识、独立意识和现代意识。

关键词：秘书职能,谋事,素质,新结构

参考文献

[1]廖金泽.秘书参考/中国秘书大全[M].上海:海天出版社, 2004.

秘书工作的档案要求 篇8

关键词 秘书 文书工作 档案 管理

秘书的“文书工作”工作，即文书撰写、制作、处理等文书档案事务，在讨论其与档案的关系时，先看以下几个定义，一是“文书档案”，即反映党务、行政管理等活动的档案；二是“归档文件”，即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料；三是“归档文件整理”，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。仅看这三个档案有关的定义，结合秘书的“文书工作”具体职责和内容，能非常清晰明确地发现秘书在日常工作中，必须按照文件、档案的形成规律和管理要求开展相关工作，而按照档案要求做好文书工作，是对秘书基本的要求。

一、文件与档案的关系

从本质上讲，文件与档案属于同一种事物，只是表现形式不同。“文件”是机关单位处理事务过程中自然形成的一种管理工具，具有现行效用。一般讲，对处理完的文件进行挑选和整理，把对日后工作有查考利用价值的集中保管，这样，文件便从形成时的处理事务工具转变成具有原始价值的档案了。“文件”与“档案”记录内容相同、物质形态相同，并且都具有原始记录性，所以，文件与档案实际上是同一物质对象在不同工作阶段的不同称呼而已。档案由文件转化而来，是文件的最后归一，文件的质量决定着档案的质量，文件管理是档案管理的前期工作，档案管理是文件管理的延伸和发展。

二、秘书工作与档案工作的关系

由于文件与档案的关系，作为形成与处理文件的主体，秘书在完成了文书处理程序后，将文件收集齐全，按照日后的利用价值标准进行挑选、重组，形成有机体系的一系列档案工作，是秘书工作与档案工作的交叉点，为档案工作的开展奠定了物质基础，也为档案工作的规范化创造了条件。如果文件的内容不准确，势必影响档案的价值；如果公文文种混用、行文关系混乱、公文撰制程序不规范，将影响文件的归档整理和档案查找；如果公文载体材料质量差、缮印不清，也会影响档案的质量和使用寿命。所以说秘书工作和档案工作的内容和范围虽然各不相同，但两者并非截然分离，档案工作是秘书工作的延续和发展。

另一方面，档案工作的质量同样会影响机关工作的效率和质量，会影响秘书参谋作用的发挥以及办事效率和政绩的评价。因为只有健全完整的档案才足以获取真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据，而且，健全的档案工作，齐全完整的档案资料，有助于机关工作效率的提高。因此，秘书工作和档案工作之间是相辅相成、紧密联系的关系。秘书人员应当具有档案意识，具备相当的工作技能，按照文件管理、档案管理规律办事。

三、秘书工作档案管理的主要要求

秘书工作的档案要求体现在一个“档”字上，即要求秘书具有档案意识，具备档案专业知识，在工作中自觉地将文书工作与档案看作一个连续的有机整体，实行一体化的管理，并且要有全局观念，努力提高档案工作水平。秘书工作的档案要求具体有：

（一）档案收集的要求

秘书应当按照国家法律法规的要求，将公务活动中产生的文件收集齐全，进行整理，按规定移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。尤其要建立健全归档制度，具有查考利用价值的文家材料必须列入归档范围，在规定的时间内归档，并且保证归档文件的质量，准确界定归档文件的保管期限。准确判断文件保管价值是做好档案收集整理工作的关键，哪些文件需要归档，那些文件无需归档，秘书要做到心中有数。那种只要是历史记录就必须归档的做法是不科学的，不仅浪费人力、物力、财力，而且使有用的档案信息被淹没在无用的材料之中，不便查找；相反，只有从档案查考的角度出发，不考虑文件的科学研究价值，又可能遗漏有价值的材料，最终影响档案的利用。同样，只重视纸质文件的收集而忽视其他载体材料的收集也是不够的。

（二）档案质量的要求

文件从形成到归档保存，都要求秘书具有档案质量意识。一方面，秘书工作水平的高低直接影响到档案的质量。有的秘书行文能力差，文件修改、涂抹严重，造成档案整理困难；有的秘书使用文种和格式不规范；有的秘书工作责任心不强，使用书写工具相当随便，经常使用易褪色的圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水笔等，对纸张规格、纸质、纸张颜色的选用也缺乏标准，造成文件材料不易长期保存，影响了档案的使用寿命；有的秘书缺乏档案保护的基本知识，对文件存藏环境防潮湿、防高温、防灰尘、防有害气体和防虫、防霉、防火等基本要求一无所知。为了保证档案的长期保存与安全，秘书还应当具备一定的档案保护保管知识，了解和掌握档案损坏的原因和规律，采取专门的技术措施和方法，预防档案损坏。

（三）档案信息开发利用的要求

有了健全完整的档案，就能查找到真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据。如果没有档案利用意识，没有健全的档案工作制度，秘书的参谋服务作用就很难得到充分发挥。同样，秘书在日常工作中也经常要查找文件、档案，要利用经过整理的系统化、条理化了的研究成果作为参考。因此，充分认识档案是一种重要的信息资源，并且科学有序的挖掘、收集、整理和利用好档案信息资源，是秘书提高工作效率和质量的重要手段。

长期实践的结论来看，通过强调秘书工作与档案的联系和要求，在档案形成的初始阶段就做到正规、有序、完整的处理文书及档案材料，对提高档案管理和档案质量都有着重要的积极意义。