单位档案保管期限表（精选8篇）
一、综合科
1、本级党代会、劳模会的文件材料（包括通知、名单、议程、领导人讲话、大会发言、重要照片、录音（像）带和推荐出席上级先进代表的先进材料）
永久
2、本机关局长办公会、行政办公会议的纪会议记录
永久
3、本机关召开工作会议，专题会议的文件材料
3.1请示、批复、通知、名单、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
永久
3.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年
4、上级机关，上级领导检查、视察本机关工作时形成的重要文件材料
永久
5、本机关业务文件材料
5.1本机关制定的方针政策性、法规性、业务文件中长期规划纲要等文件材料
永久
5.2本机关的请示与上级机关的批复批示
永久
5.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
永久
5.4本机关为主办的联合行文的文件材料
永久
5.5本机关的行政管理工作制度、程序、规定等文件材料
永久
5.6和以上的计划、总结、统计材料
永久 5.7以下的计划、总结、统计材料
10年 5.8一般活动的总结、一般问题的调研材料
10年 5.9重要职能的总结、重要专题调研材料
永久
6、党团、工会工作活动中心工作报告、总结、换届选举结果，重要专项活动的报告、总结等
永久
7、党团员、工会会员名册、批准加入党、团、工会组织的文件材料
永久
8、有领导重要批示和处理结果的本机关人民来信来访的文件材料
永久
9、本机关事务管理文件材料
9.1本机关房产、土地所有权和使用权的文件材料
永久
9.2与有关单位（个人）签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
永久
9.3接待工作的计划、方案
30年
9.4职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续
永久
9.5职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计调查表，职工住房申请
永久
10、上级机关制发的文件材料
10.1上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
永久
10.2上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料
永久
10.3同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料
10年 10.4机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料
永久
10.5人事工作制度、规定、办法等文件
30年 10.6人事任免文件
永久
10.7受县级（含）以上表彰，奖励的先进工作者、劳动模范
永久
10.8受县级以下表彰、奖励的先进工作者、劳动模范等文件材料
30年
10.9人事考核、职称评审工作文件材料
永久
10.10职工调动工作的行政、工资、党、团组织关系的介绍信及存根
永久
10.11职工花名册
永久
10.12对本机关有关人员受到警告（不含）以上处分的材料永久 10.13对本机关有关人员受到警告处分的材料
30年
二、财务股
1、机关财务预算
30年
2、机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料
30年
3、国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
永久
4、工资发放花名册等材料
30年
5、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪、留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件
永久
物业管理文件材料归档范围
一、行政后勤管理材料
（一）行政综合
1．物业管理处组织沿革、大事记及工作计划、总结
2．管理处会议纪要、会议记录
3．规章制度
4．文秘、档案、印章管理记录
5．文件、档案接收及移交、销毁清册
6．物业管理发展规划、计划、总结
7．物业管理的请示、批复、报告、通知等
8．专题调查、调研、考察、普查工作材料
9．物业管理区域验收、接管记录
（二）接待宣传工作
有关本物业的专题新闻报道、采访、新闻发布会材料
（三）劳资管理
1．机构设置与人事管理规定
2．员工花名册、用工合同、聘用员工、辞工员工档案
3．员工工资表、劳动工资表、员工考评记录
4．员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩
5．人员增补申请表
（四）后勤管理
1．固定资产登记册
2．公共设施、办公用房及办公用品管理记录
3．行政办公设备领用、维修、报废记录表
4．物料采购计划表、供方评价记录
5．物料管理、盘点资料、调离人员移交清单
6．水电管理、员工宿舍、车辆使用材料
7．职工食堂管理材料
8．区域通讯工具管理材料
9．员工福利管理材料
三、物业装修材料
（一）装修申请审批表
（二）商铺楼宇装修审批表
（三）装修违章处理通知单
（四）装修税单
五、日常运行材料
（一）日常运行综合
1．业主、住户问卷调查表
2．员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录
3．日常工作检查记录
4．事务助理工作总结
5．分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告
6．家访表、联络单
7．服务要求评审记录、车辆缴费换证记录
8．突发事件处理记录、预防措施报告
9．公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录
（二）园林绿化
植物档案及补种、病虫害检查、防治材料
（三）保洁工作
1．保洁队工具领用、维修、报废记录表
2．保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表
3．环境卫生消杀记录
（四）治安工作
1．治安队工具领用、维修、报废记录表
2．治安事件处理记录
3．带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、4．来访人员登记表、搬运放行记录登记表
5．车辆进出登记表、异常车辆进出登记表
（五）设备运行记录
1．供水、供电设备汇总表、月统计表
2．供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录
3．电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表
4．电梯故障（事故）处理单
六、消防工作材料
（一）消防值班情况记录
（二）消防设备月、季度检查记录表、维修记录表
（三）消防设备运行记录表
（四）消防安全检查记录表
（五）火险隐患整改通知书
七、创优资料
（一）行业评比资料
（二）企业内部创优评比资料省
（三）企业ISO9000认证及其它认证材料
八、社区文化
（一）和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料
（二）社区文艺体育活动材料、大型庆典、文化活动材料
（三）团组织及青年文明号活动材料
（四）社区科普教育、社会公益性、各类专题座谈会材料
（五）人文事件方面、学习参观考察活动材料
（六）员工文化生活材料
十、基建档案
（一）工程竣工图
（二）土建综合材料、水电综合材料
（三）楼宇住房验收交接材料
（四）业主工程维修项目价格表
（五）公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料
十一、设备档案
供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料
十二、声像档案
第8号令如果得不到全面的贯彻落实, 那么指导编制《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》 (以下简称“表”) 的进度就会不一致。众所周知, 编制好《表》, 是做好机关档案工作的重要基础条件之一, 是深化机关档案工作改革的重要环节之一。本文就基层单位在编《表》时应注意的问题谈些认识, 供同行参考。
一、要进一步明确指导思想, 坚持编制的原则
在编制前, 有关人员要认真学习第8号令, 深刻理解其内涵。1.根据第8号令的要求, 本着突出可操作性强和实用的指导思想, 结合本地区、本机关的实际, 按“上级机关、本机关、下机机关和同级机关”三大块的职能, 正确界定机关文件材料归档范围和准确划分文书档案保管期限。2.所编制的内容应能反映本机关在公务活动中形成的所有文件材料, 即包括各种门类和载体的历史记录。在归档和划分保管期限时要特别注意对涉及与公民权益相关的文件材料, 尽量体现“从宽”的原则。
二、要规范地贯彻执行《第8号令》
第8号令笫十二条规定, 各级机关编制的《表》, 经同级档案行政管理部门审核同意后方可实施。实践中我们也看到, 在报送编制《表》时, 有的是《表》, 有的是《XXXX机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》, 而內容方面, 有的《表》中只有文书档案保管期限表部分, 有的《表》中有机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表两部分, 所以说这既不完整也不规范, 和第8号令的基本要求差距很大。
从部分国家机关、外省、市档案局编制的《表》的范本, 和审核有关机关报送的情况看, 《表》中没有机关文件材料归档范围这一部分的, 应补充完整。机关文件材料归档范围部分, 是档案行政管理部门和机关档案人员用来判定该机关归档文件材料的门类和已形成的应归档文件材料是否齐全完整的规范。而文书档案保管期限表部分, 是机关所有的专兼职档案人员和档案行政管理部门用来区分已归档文件材料的重要性程度, 从而准确划分应归档文件材料需保存时间长短的规范, 是归档范围的细化, 一般采用列表式的。在归档范围中的同一个问题的、同属归档范围的文件材料, 有可能会出现是上级机关和本机关、同级机关、下级机关和非隶属机关形成的, 而被划分为永久、30年、10年不等的不同保管期限。
每个机关的《表》编制后, 必须经同级档案行政管理部门审核同意后才能实施。而具体实施的人, 不仅仅是该机关的专兼职档案人员和有关人员, 也是档案行政管理部门的行政执法人员、同级档案行政管理部门的业务监督指导人员、档案馆接收档案人员检查指导工作时都应严格执行的规范性文件。因此, 在编《表》过程中, 必须考虑它的科学性、可操作性。
三、要简明扼要编《表》
第8号令中所列的文书档案保管期限表共80来项, 而有些省直机关编制的多达400来项, 某些市直机关报送的文书档案保管期限表也有170多项, 更有一个机关仅统计一项多达283条, 确有些不可思议。细看一下, 主要原因是重复项太多。如表彰先进的项, 第8号令中只有3项, 而某市市直机关报送的文书档案保管期限规定中列了19项。还有处分、上级机关、下属单位、平行机关、非隶属单位的文件材料等其他类似问题。
编制《表》时, 不应人为的把简单问题复杂化, 把透明的问题神秘化。一是从目前档案干部队伍状况看, 绝大多数市、县两级机关档案人员, 多是身兼数职, 而且是以统计、财务、文秘、收发、信息等某项工作为主的, 档案工作为辅的。如把《表》编制的很细, 在实际工作中, 机关档案人员是无法认真执行的。二是从市、县两级档案行政管理部门专业档案干部具体负责业务监督指导的人员, 市级3人左右, 县级一般只有2人, 显而易见, 人力不足, 而且专业能力和水平都有待进一歩提高。三是政治体制在变革中, 机关的职能也在社会的发展而变化。在这种情况下, 我认为, 要想一步到位, 把《表》编制的很完美, 很理想, 是很不实现的。
四、要突出重点, 区别依据和参照
基层单位在编《表》时, 一定要突出重点, 突出机关的特色, 要弄清楚如何区别依据和参照的问题, 这对编制好《表》是非常重要的。依据国家档案局第8号令是前提, 参照上级机关和同行的同级机关的做法, 突出本机关的重点、特色, 是保障编制质量的关键。首先, 各级机关编《表》的依据是第8号令。其次, 是参照上级机关、同级同专业机关已编制的《表》, 或是参照上级档案行政管理部门编制的供下级机关和系统参考的样本, 但绝对不能照搬照套。因为, 从职能上看, 上级机关、同级同专业机关和本机关的职能有大同, 但毕竟有小异。从机关内部职能科室的设置数量上看, 上级的多下级的少。从归档的文件材料的数量上看, 省直机关一年有几千份, 市直机关千份以内, 县直机关300份左右。就全省设区市档案局 (馆) 本身而言, 也不能编制好一个设区市档案局 (馆) 的《表》后, 其他设区市档案局 (馆) 换一个单位名称就照搬照套, 那是行不通的。从大的方面看其职能范围差不多, 但在具体的履职活动确有很大不同。如在内设机构方面, 有的设人秘科没设办公室, 有的设保管和技术为一科室, 有的设保管、技术各为一科室, 个别设置了法制宣传教育科, 大部分未设法制宣传教育科等。因此, 在实际操作中, 最终的结果只能是各单位依据第8号令, 参照上级机关和同行的同级机关编制的, 结合本机关的实际情况, 突出本机关的重点, 突出本机关的特色, 才能真正编制出一个科学的、规范的、切实可行的《表》。
要重点突出本机关形成的文件材料哪些要归档和不归档, 才能准确划分保管期限。比如, 市直某机关有党委, 同时有机关党支部。而党支部的工作计划、总结、会议记录、换届等党建工作活动中形成的文件材料, 是自身建设活动形成的, 不能用党委来替代。因为党组、党委的文件, 主要是领导全系统工作活动形成的。还有办公室的工作计划、总结, 职称评审、后勤管理, 来信来访的处理情况, 安全保卫, 农副产品信息行情、产销, 市场分析及预测, 特有行业鉴定培训等反应行业特色的文件材料和学术性群众团体活动形成的文件材料也是不可忽缺的。另一个是弄清楚上级机关、下属单位、平行机关、非隶属单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限。建议就采用国家档案局第8号令中表述相关的17项共性内容, 加上本机关个性的内容, 简明扼要, 便于操作。
五、要前后呼应, 避免重复
编《表》时, 主要是弄清本机关职能活动中形成的那些文件材料需归档, 那些文件材料需定什么保管期限, 前后一定要一致, 不要相互矛盾。如一个机关的职能科室都是因需要而设罝的, 不存在谁大谁小, 也不存什么科室比什么科室更重要。因此, 科室的年度工作总结都反映机关职能的某一方面, 它们的保管期限应一致。第8号令中规定“一般活动的总结、一般问题的调研材料”保存10年。而规定“重要职能活动的总结、重要主题的调研材料”为永久保存, 应是一个机关的职能范围的中心工作、重要职能活动形成的专题总结、调研材料。也同样是一个机关的职能范围而言的, 如半年总结, 阶段性工作总结等, 而不是指职能科室之间重要不重要的区别。因此, 各科室年度工作总结的保管期限应统一为30年为宜。
六、要指代明确
编《表》时, 不论是说文件材料归档范围, 还是说文件材料应保管多长期限, 都应分别明确标明文件材料的来源, 即直接标明本机关、本科室、上级机关、下级机关、同级机关、非隶属机关。以本机关名义形成的文件材料、召开的会议、开展的活动, 都应标明本机关, 不能标为具体承办科室召开的会议、起草的文件材料等。
七、要加快贯彻实施的步伐
目前, 贯彻实施第8号令进度缓慢的主要原因, 一是因机关的《表》要经同级档案行政管理部门审核同意, 省级档案行政管理部门要求慎重为由动作缓慢。二是市、县两级档案行政管理部门对上级的依赖性太强, 怕走弯路, 想吃现成饭, 在等待省档案局对省直机关搞出试点, 或做出一个范本后, 跟着不废力气地照搬照套。说穿了, 是我们思想上没有高度重视第8号令的贯彻落实。
其实, 要编制好一个机关的《表》, 只要我们能读懂第8号令的基本内容, 能弄清该机关的职权范围, 在严格依据第8号令的基础上, 编制时, 在文件材料归档部分, 首先是重点弄清楚本机关应归档的范围, 突出本机关的特色。也就是删去本机关不会产生的內容, 增加一些本机关特色的內容。如果不是很特殊的行业, 一般市、县机关单位没有什么太多内容好增加和调整的。在文书档案保管期限表部分, 市、县直机关在编制时, 只要按照机关文书档案的来源, 分清本机关形成的文件材料, 上级机关、下级机关、非隶属机关单位来的文件材料哪些永久保存, 哪些30年保存, 哪些10年保存就行了。特别是市县两级直属机关, 千万不能按机关內部组织机构去编制文书档案保管期限表。按机关內部组织机构去编制, 很显然, 在毎个內部组织机构归档的文件材料中, 都存在着上级机关、下级机关、非隶属关系机关单位来的文件材料的保管期限划分的问题, 势必造成大量重复。因为, 每个处室都有涉及上级机关来的法规方针政策性文件材料, 有关奖惩的文件材料、下级机关的请示汇报和典型材料等。
综上所述, 各级机关要编制好机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表, 就必须根据国家档案局第8号令的要求, 坚持以我为主, 突出本机关特色, 经同级档案行政管理部门审核同意后才能实施, 才能保证质量。加快贯彻实施第8号令势在必行, 因此, 各级档案行政管理部门的领导要有清醒的头脑, 业务监督指导部门要改变工作作风, 提升机关档案工作改革步伐, 加快对机关报送《表》的审核进度, 使第8号令尽快得到全面、规范的贯彻实施。
摘要：本文就基层单位在编《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》 (以下简称为《表》) 时应注意的问题谈些认识, 供同行参考。
关键词：基层单位,档案,建议
参考文献
[1]王嘉辰, 卢汉明.电子文件管理[M].中国档案出版社.
[2]樊锐.关于图书馆职业倦怠的思考[J].图书馆园地, 2008 (17) .
关键词：档案鉴定档案保管期限表体系
档案鉴定作为一种价值评价活动，主要表现为主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的档案价值这一客体的活动过程。档案保管期限表在档案鉴定工作中具有举足轻重的作用，不管是归档时的保管期限的划分，还是档案保管期限到期的存毀鉴定，都是依据档案保管期限表来进行的。“档案保管期限表名副其实的是档案鉴定工作最基本的工具”。“档案保管期限表作为档案鉴定理论与实践的连接点和结合部”，人们“对档案价值鉴定原则和标准的研究最终要落实在档案保管期限表上”。本文试图从中外保管期限表的实践历程的对比分析中找到我国档案保管期限表体系建构的有效方法。完善档案鉴定标准，从而实现档案鉴定的制度化管理。
1国外档案保管期限表的编制实践
档案价值鉴定的标准是以客观存在的档案价值构成为依据的，是提高档案鉴定的客观性、可靠性和准确性的重要保证。通观欧美档案鉴定标准一百多年的发展历史，从迈斯奈尔早期提出的“年龄鉴定论”到卡林斯基的“职能鉴定论”，从谢伦伯格的“文件双重价值论”到美国学者的“利用决定论”，从“行政官员决定论”到今天的“社会分析与职能鉴定论”，欧美的鉴定标准经过了不断的探讨而变得多元化、系统化和全面化。
世界各国的档案鉴定工作与我国基本上是一致的，都是以档案保管期限表作为指导档案价值鉴定工作的规范和依据，都特别重视档案保管期限表的制定和执行。欧美许多国家基本采用“标时法”来划分档案保管期限，就是根据档案的价值大小，具体给档案标明保管年份。如1、3、5、10、15、20、25、30、40、50年等具体年份。采取标时法的前提，就是改革档案保管期限的划分档次，改期限为年份。西方国家档案保管期限表的条款不下百条，而保管期限档次则有十多个以上。美国的各种档案保管期限表条款规定得很详细，保管期限规定得很明确。其保管期限规定为1个月、3个月、6个月、1年、2年、3年、4年、5年、6年、7年、25年、56年、75年、100年、永久等。日本的档案保管期限则分为1年、3年、5年、10年、永久等5个等级。俄罗斯的档案保管期限主要分为永久、长期(5年～75年)、短期(6个月至5年)三种。这同我国规定的保管期限差不多，主要区别是长期保管档案的期限比我国长。阿根廷的档案保管期限规定为6个月、1年、2年、3年、5年、10年、永久等，其中定期保存的档案规定得比较具体。
从国外经验来看，外国档案保管期限表呈现规则越划越细，条款越来越多的趋势。如“美国陆军部的文件处置标准有300条”，“《犹他州文件保管期限通用表》将该州的所有文件列举了16类，共计269项标准。”
2我国档案保管期限表实践的历史脉络
我国的档案保管期限表的编制实践历史，回顾起来主要有三个重要阶段。
第一个阶段是从建国初期到20世纪60年代，该阶段的标志性成果是1955年3月发布的由苏联专家米留申编著的《中华人民共和国各部及其他机关、团体、企业活动中所形成的标准文件材料保管期限简短一览表(草案)》。这一阶段的档案保管期限表的编制实践确实有许多经验值得我们学习和继承。特别是在档案保管期限表的编制实践中应当坚持科学、合理、可操作、可量化等方面的原则。只有在档案保管期限表的编制实践中始终坚持这些有效的原则，才能使档案保管期限的划分工作得以顺利进行，否则就会走弯路。
第二个阶段是20世纪80年代至20世纪末，该阶段的标志性成果是1987年4月国家档案局发布的《文书档案保管期限表》。其中将以往的定量划分档案保管期限的方法改为定性划分，规定文书档案的保管期限为永久、长期和短期三种，长期为16年至50年左右，短期为15年以下：将以往的细化条款改为概括性的抽象条款，在1987年的《文书档案保管期限表》中，我们可以看到“主要文件材料”、“其他文件材料”、“典型材料”、“一般材料”、“重要的”、“一般的”、“影响大、问题严重的”等抽象性词汇；条款数量由多变少，一级条款33个，二级条款47个，三级条款5个，条款总量为85个。档案鉴定工作，特别是档案保管期限表的编制工作，是一项需要由国家档案行政管理部门统一推动的、实践性很强的业务工作。
第三个阶段是21世纪初至现在，该阶段的标志性成果是2006年12月18旧国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。其中将原来文书档案保管期限表中的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”，定期中再实行标时制，分为30年、10年；比1987年《文书档案保管期限表》条款数量增加了30个，一级条款13个，二级条款51个，三级条款43个，四级条款8个，共计115个条款：在加强保管期限表编制的领导工作上改备案制为审批制。“各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”，“有垂直领导关系的中央、国家机关编制的本系统的归档范围与保管期限表，也须经国家档案局审查同意后执行”，强化了各级档案行政管理部门对机关文件归档与进馆的监督指导力度。
我国的档案保管期限表从1956年的《党的机关档案材料保管期限的一般标准》的49条、45款，经1957年、1964年、1983年的修订，到1987年的《文书档案保管期限表》。仅剩下33条、51款。由此看出，我国档案保管期限表在细则划分上与国外正好相反，这应当引起档案界同仁对鉴定标准的反思。当然，笔者并不认为细则越多越好。
3对档案保管期限表体系构建的思考
档案保管期限表“就具体的鉴定标准而言，基本上属于‘职能鉴定论的范畴”，这与国外许多国家鉴定标准呈多元化的现象是不同的。我国档案学界近几年来虽也在理论上提出了类似的标准，但在具体操作时却忽略了这些。因此，我们的档案保管期限表中的鉴定标准表现单一化，在具体操作时“很难逐项鉴定档案的证据价值、情报价值，进而也就无法保证永久保存的档案是否具有永久性价值”。
当前已有学者提出我国档案保管期限表类型“仍显得不够，应当形成一个档案保管期限表体系。”“应分级分系统制定档案保管期限表，建立完善的档案鉴定标准体系。”档案保管期限表体系的构建是一个值得进一步思考的问题，必须从以下几个方面进行努力：
第一，将档案鉴定的原则和标准融入档案保管期限表体系。我国对档案价值鉴定比较公认的原则
是：“必须从社会总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值”。我国档案鉴定标准建设须在现有档案鉴定标准基础上，从新的高度对标准进行研究、完善。在“以档案价值为中心，结合档案价值的作用规律，并兼顾保管档案的代价”前提下，考虑到档案鉴定标准的多元化和价值的相对标准，使鉴定标准适应新形势下档案理论和实践工作的发展。
第二，明确国家档案行政管理部门是档案保管期限表体系的统一制定者。其一，国家档案局8号令规定，档案的归档范围和保管期限应由各系统各单位根据国家的规定结合自身实际制定，再报档案行政管理部门审批。但事实上，各立档单位真正重视起来的不多，多是应付差事。其二，档案的最终保管者——档案馆在审批各个立档单位的归档范围和保管期限表时，可能是没有发言权的。其三，档案的利用者还没有发言权。如果在制定和审批各单位的归档范围和保管期限表时，能够征求相关方面专家、学者和重点利用群体的意见，会有所改进，其四，代表各方行使制定和审批权的档案行政管理部门，实际工作是由那么几个人来完成的，这几个人的素质和能力就决定了档案鉴定标准的科学与否。
在档案鉴定标准的制定上，宗培岭教授曾指出档案保管期限表的属性应归纳为科学性、可操作性和权威性三个方面，统一权威才是档案鉴定在法规建设上的高级阶段。
第三，借鉴外国经验明确档案保管期限表的改进方向。对西方相对成熟的鉴定理论体系，要加以正确的吸收与借鉴，同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善，形成具有针对性的档案鉴定理论，以引导鉴定实践前行。我国应采取有力措施。切实改进和完善鉴定机制，努力实现档案鉴定工作的程序化、科学化、系统化，以促进档案事业的繁荣发展。档案保管期限表的完善，原则上应从高度概括抽象转变为标准具体；实践上要践行“标时法”，即除永久保存的档案外，其余PA5年、10年、20年、30年、50年严格划分，永久保存的档案严格控制其所占比例，并建立永久保存档案的独立评价体系与永久保存档案一览表。
党群工作类
1、上级党组织有关党务工作的指示、决定、通知 10年
2、本企业党组织工作的计划、总结、请示、纪要、通知、规章制度 永久
3、本企业党内机构设置、党内干部任免、党组织 统计年报、党员花名册、党组织（支部）会议、民主生活会议记录 永久
4、本企业党员入党、转正、退党、党组织关系介绍 信（存根）、党费管理、表彰先进等方面的
文件材料 永久
5、企业关于宣传、统战、纪检工作形成的
文件材料 30年
6、企业工会工作计划、总结、职代会材料、工会年报、工会干部任免、规章制度 永久
7、企业职工民主管理工作活动（合理化建议）
职工的文体活动和劳动竞赛（培训）等方面的材料 30年
8、企业团工作的计划、总结、会议记录、团组织年报、团组织建立、改选的文件材料 永久
9、企业的团员名册、吸收新团员、团组织关系介绍信（存根）、退团、团费管理等方面的文件材料 永久
10、团组织开展的各种活动形成的文件材料 30年
11、协会工作
本企业的各学会、协会工作的章程、计划 永久 本企业参加各种协会、学会的材料 30年
行政管理类、本企业行政工作计划、总结、汇报、请示、行政会议记录 永久
2、本企业的大事记、反映企业重要活动的剪报 永久
3、企业的机构建立（含内设结构）、合并、撤销、更名、迁址、隶属关系变更、印章启用、人员编制等文件材料 永久
4、本企业编辑的出版物 永久 编印的简报或期刊 30年
5、国家领导人或省级及以上领导视察检查本企业工作形成的各种材料（题词、照片、音像）永久
6、文秘、保密、信访工作形成的文件材料 30年
7、本企业的收发文簿、电话记录簿 10年
8、本企业关于社会治安、保安保卫工作、刑事案件审理、消防、车辆管理方面的文件材料 30年
9、本企业有关法律事务、违纪审理的文件材料 永久
10、本企业干部任免、职工花名册 永久
11、本企业有关职工招聘、录用、调配、退休、退职、复员军人安置、富余人员安置、职称评定、劳务出口、死亡怃恤的文件材料 永久
12、本企业干部职工奖励表彰的材料 永久
13、企业的劳动定额、定员材料 30年
14、企业人员的工资调整、补贴、奖金发放 30年
15、企业劳动工资报表 年报 永久 季、月报 10年
16、企业职工的养老保险单、花名册 永久
17、职工教育的计划、总结、规章制度 30年
18、本企业各类专题培训班材料 10年
19、本企业关于卫生管理监督、职工保健、职业病防治方面的文件材料 永久
20、本企业计划生育工作的计划、总结、年报、独生子女花名册、照顾生育二胎审批表、计划生育处罚决定等 30年
21、本企业关于后勤福利、绿化管理、用电用水工作方面的文件材料 10年
22、企业外事工作、活动中形成的材料
永久
23、上级机关下发的需要贯彻执行和工作查考的文件材料 10年 经营管理类
1、本企业的改革（如转制）、重大经营决策、企业联营、兼并、破产等文件材料 永久
2、本企业的企业登记、企业法人、营业执照、证书 永久
3、本企业的发展规划（包括中、长期发展规划）、方针目标管理，、季月度计划及企业的全面计划管理工作方面的文件材料
及以上的 永久 季、月度的 10年
4、本企业各种统计报表、统计分析等 的 永久 季、月度的 10年
5、本企业物质、仓库管理方面的文件材料如
管理制度、规定、计划、总结等 30年
6、本企业产品销售工作的计划、总结、办法、规定 永久
7、本企业销售合同、协议、往来电报、信件、售后服务等材料
30年
8、本企业产品销售的调查、分析、统计、广告宣传等材料
永久
9、本企业对外经贸方面的文件材料 永久
10、本企业财务管理方面的文件材料如财务工作计划、总结、制度 价格、会计、计算、汇报等 30年
11、本企业审计工作的文件材料 永久或长期
12、企业管理方面的文件材料
（1）企业的岗位考核责任制 30年
（2）企业现代化管理、现场管理形成的文件材料 30年（3）企业整顿、以及各种评优升级达标、评奖 活动的材料 永久（4）工业普查形成的文件材料 30年
13、经济合同纠纷材料 永久 生产技术管理类
1、企业产品生产的组织、调度计划 的 永久 其他的 10年
2、产品生产的日报、班组日记等 10年
3、本企业科技管理方面的文件材料
（1）有关科技成果、科技进步奖、专利成果申报批复、新产品开发等方面的计划、总结、汇报 永久
（2）有关技术改造、引进、协作，采用新技术的合同、协议书、批复、申报材料 永久
（3）本企业群众性科技活动、合理化建议 10年
4、本企业关于全面质量管理、产品质量管理工作的计划、总结、办法、规定、制度等 永久
5、本企业产品质量检测，原材料、半成品检测与控制材料 30年
6、本企业关于标准化管理工作的计划、总结，组织机构、制度以及综合性的标准（技术标准、管理标准、工作标准），如各类质量管理认证材料 永久
7、本企业关于基建工作的管理性材料（计划、规划、总结等）永久
8、本企业房屋普查登记、土地纠纷处理、基建统计报表 永久
9、本企业关于设备仪器管理、更新、保养、改造的计划、总结、规章制度 30年
10、本企业关于计量工作的计划、总结、制度、计量合格证书 永久
11、本企业关于能源管理方面的计划、总结、规章制度 永久
12、本企业能源消耗、节能降耗的统计表 永久
13、本企业有关安全生产方面的计划、总结、办法、规定、安全教育方面的总结、教材、名册等 永久
14、本企业的事故处理材料 永久
15、本企业环保工作的计划、总结、规定、会议纪要 永久
16、本企业治理污染方面的决定、方案、记录、合同、协议 永久
17、本企业有关环保检测、控制，污染事故调查、整顿处理的文件材料 30年
18、本企业档案与信息管理形成的文件材料 30年 基本建设类
1、工程准备阶段文件（决策立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件，建设、施工、监理机构及负责人等）永久
2、工程施工阶段文件（土建工程，电气、给排水、消防、取暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程，室外工程等）永久
3、竣工图（综合竣工图，专业竣工图）永久
4、监理文件（监理会议纪要，控制文件，合同与其他事项管理，监理工作总结等）永久
5、验收文件（工程竣工总结，竣工验收记录，财务决算、审计材料，工程声像材料及电子文件等）永久 设备仪器类）（此类设备仪器均指购置设备实行一机一档，自制设备其归档范围参照产品档案执行）
1、准备购置阶段：设备购置的申请批复、可行性研究报告、市场调研材料、订货合同、协议等。长期
2、开箱验收阶段：说明书、合格证、保修卡、装相单、备品备件图册等随机文件材料和开箱验收记录等。长期
3、安装调试阶段：安装情况记录、安装图（基础图、平面图）、调试验收报告、设备操作规程、安全技术、维护保养规程。长期
4、使用维修阶段：设备履历表、历次维修保养记录、事故及故障处理情况、改造情况记录、转移情况记录、报废材料。长期
5、图样：自制设备图样、外购设备图样 长期 会计档案类
1、凭证类 ： 记帐凭证、原始凭证、汇总凭证 15年
销毁凭证中抽出凭证 永久
各种收款收据及发票存根 5年
2、帐簿类： 日记帐 15年
现金日记帐、银行日记帐 25年 总帐 15年
明细帐 15年 辅助帐 15年 固定资产帐、卡片 长期
3、财务报告类：财务报告（决算）永久 财务分析文字材料 综合性、性 阶段性 3 月、季度财务报告
34、其他类： 会计档案移交清册 15 会计档案保管清册（案卷目录表）
会计档案销毁清册
银行存款余额调节表 5 银行对帐单 5九大类 干部职工档案类（实行一人一档）
1、履历材料、鉴定、考核、考察材料
2、评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、成绩、培训结业成绩表、评定技能的成绩、审批等材料）
3、政审材料
4、参加中国共产党、共青团的材料
5、奖励、处分材料
6、招工、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、福利待遇、出国、退休、退职等材料
永久
年
年 年 永久 永久 年 年 长期 长期 长期 长期 长期 长期
7、其它可供单位参考的材料 长期
8、健康情况记录、体检表 长期
T（特殊载体类）
一、办 公 室
(一)党支部工作 本校党支部计划、总结、会议纪要、会议记录、党内大事记、党内统计年报表、党员花名册 永久 本校党支部机构成立、撤并、印章启用的报告、通知 永久 本校党的组织建设、发展计划、党支部换届改选、党内干部任免、入党转正的通知、批复、决定、报告、计划、总结、组织介绍信及存根 永久 4 本校党支部思想建设、组织建设、创“四好”班子建设等工作计划、总结、汇报及统计表 30年 5 党费收缴情况 10年
6本校有关人员受到各类违规违纪警告（不含警告）以上处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料 永久 本校有关人员收到各类违规违纪警告处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料 30年 本校对相关人员违纪违规通报批评等文件资料 30年
9本校纪检组形成的纪检监察工作的通知、报告、汇报、计划、总结 30年 本校纪检监察工作会议的通知、领导讲话、会议记录等文件资料 30年 11 上级（同级）机关颁发的党务纪检监察工作的普发性需要执行的文件材料 10年 本校在党务、纪检监察工作、活动中形成的没有批复、批示的请示、报告 10年
(二)群团组织、教代会工作 本校工会、教工支部团、妇委会、教代会计划、总结、统计表 30年 2 本校工会、教工支部团、妇委会、教代会机构设置、启用印章、换届选举、干部任免和批准加入工会、共青团、妇委会、教代会组织的通知、报告、批复、会议记录、会员、团员名册、组织关系介绍信及存根 永久
3本校工会、教工支部团、妇委会、教代会开展各种文体活动、募捐活动的文件资料和照片、录音录像材料 10年 工会、教代会会费、团费收缴等文件资料 10年 本校工会、教工团支部、妇委会、教代会工作活动的情况反映、工作简报 10年 上级（同级）机关颁发的群团组织、教代会工作活动的普发性需要执行的文件资料 10年 本校工会、教工团支部、妇委会、教代会工作、活动中形成的无批复的报告、请示、函 10年
（四）人事政工工作 本校机构设置（韩内部机构）、机构撤并、名称变更、组织简则、人员编制、印信启用（作废）的通知、请示、报告、批复 永久 本校人事工作、学校事务保险、医疗保险工作的总结、制度、方案及成立、调整各种领导小组的通知 30年 本校人事任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级、工龄、工资、福利、津贴、补贴、停薪留职、辞职、解聘、离退休、死亡、抚恤问题的通知、请示、报告、批复、函 永久 本校认识考核、职称评审、聘用工作文件资料 永久 本校教职工调动工作的通知、报告、函、复函、行政、工资介绍信及存根 永久 本校干部职工名册、人事劳资、综合统计年报表 永久 本校荣获县级（含县级）以上各类表彰、奖励的先进单位、好动模范、先进工作者的通知、通报、决定 永久 本校受县级以下各类表彰、奖励的先进单位、先进工作者的通知、通报、决定 30年
9本校表彰本机关内部各类先进科室、先进个人的通知、通报、决定 30年 10 本校在精神文明建设工作中形成的通知、意见、办法、计划、总结 30年 上级（同级）机关颁发的机构、人事政工、奖励、处分、劳资、福利、津贴、补贴、机关事务保险、医疗保险等普发性需要执行的文件资料 10年 12 本校在机构、人事政工工作中形成的无批复的报告、请示、函 10年
（五）行政事务管理工作 本校办公室工作计划、总结 30年 2 本校工作计划、总结、行政会、校长办公会会议记录、大事记、组织机构沿革、各类统计年报表、汇总表 永久 本校以下的（含下级学校报送的和以下的）工作计划、总结、各类综合统计报表 10年 本校在目标管理、考核工作形成的通知、报告、批复、办法、总结、目标责任书 30年 上级（同级）机关在目标管理考核工作形成的普发性需要执行的文件资料 10年 上级机关、上级领导检查、视察本校工作时形成的文件及照片、录音录像材料
（1）由省级以上领导人参加的 永久（2）其他的 30年 本校组织的外出学习考察、接待来访工作形成的考察报告、会议记录、照片、录音录像等文件资料 30年 本校行政管理工作制度、规程、办法规定等 永久
9本校行政管理工作中形成的简报、情况反映、工作信息等文件材料 10年 10 本校在处理人民来信来访工作中形成的文件材料
（1）由校长及以上领导具体批示内容和处理结果的意见、结论 永久（2）有其他处理结果的意见、结论 30年 11 本校对人大、政协提案的答复 永久 本校在政务公开、保密、社会治安综合治理、安全、消防、防汛、人口与计划生育、爱国卫生、绿化、双拥、红白理事等工作中形成的计划、总结、通知、办法、规定、统计表等30年 非本校主要职能工作、活动需要贯彻执行的普发性行政事务工作的文件材料 10年 本校在行政事务工作中形成的无批复的报告、请示、函 10年
二、政教处
（一）德育工作 教导处工作计划、总结 30年 学校德育工作计划、总结、活动方案、效果、经验 30年 3 学校常规教育的办法、规定、通知 30年 4 重要的典型主题班会活动方案、记录及经验总结 30年 5 小学会工作计划、总结、会议记录 10年 6 学生会干部名册 10年 7 升挂国旗记录 10年 学生社会调查、节假日活动的一般性材料 10年 广播宣传稿件、黑板报、墙报、专刊的登记或统计表 10年 10 检查教室统计表布置情况、清洁卫生的纪录 10年 11 班务工作计划、总结 10年 对学生违规违纪警告（不含警告）以上处分的决定、结论、综合性报告、调查材料 永久
13对学生违规违纪警告处分的决定、结论、综合性报告、调查材料 30年 14 对学生违规违纪通报批评、本人检讨等材料 10年
（二）校团委工作 学校团、队工作计划、总结、统计表 30年 2 学校团委、少先队大队委改选的请示、批示 30年 3 团支部、少先队中队改选的请示、批复 10年 4 团、队主题活动的方案、总结 30年 5 团委、少先队大队委的会议记录 30年 6 新团员和组织关系转移的登记册 30年 7 学校团员、队员及学生干部名册 30年
（三）体育工作 体育教学、学生锻炼达标的计划、总结、通知 30年 2 各类运动会的计划、总结、规定、统计表 30年 3 学生体育达标测验表 10年
三、教务处
（一）教学工作 教学工作计划、总结 30年 初、高中毕业生会考、中考、高考成绩统计表及升学去向 永久 3 高中毕业生会考、中考、高考成绩册 30年 学生参加科学竞赛结果的通知、简报及证书复印件 30年 5 各学科教师教学工作计划、总结 30年 6 检查教师教案、批改作业情况的登记、统计 10年 7 教师教学“六认真”检查情况登记表 10年 8 各年级学科半期、期末考试成绩统计表 10年
（二）教研工作 教科室、教研组学年工作计划 30年 上级教研室有关管理的通知、规定、办法、决定 30年 3 教师教学、教改、教研工作的经验、方案、论文等 30年 4 重要的公开课、研究课、观摩课的教案、登记表 30年 5 教研室编发的简报 10年 教研组长会、年级组会、单课任课教师会的通知、记录 10年 7 半学期、期末考试成绩统计数据 30年 8 教学、教研工作的一般事务性文件材料 10年
（三）教务工作 教育、教学工作管理的规定、通知 30年 2 学生人数及变化情况统计表 永久 3 高、初中新生录取花名册 永久 4 高、初中新生分班花名册 10年 5 教师教学情况调查表 10年 6 教师教学情况考核表 10年 课程设置、教师任课安排登记表 10年 8 教务工作日志 10年 9 高校反馈的毕业生信息 10年 高中毕业会考（补考）、高考报名册、毕业证发放登记表 永久
（四）学籍 初、高中毕业班学生学籍簿 永久 2初、高中毕业班学生毕业证存根 永久
四、总务财务部门
（一）学校资产、财务工作 本校在房产、土地所有权、使用确认权和产权纠纷、固定资产投资、资产评估等的审批、管理、验收、国有资产管理（如：房屋、土地产权、重要设施设备和资金的登记、统计、核查清算、交接等）中形成的文件资料 永久 2 本校办公设备、用品、机动车等的采购计划、审批手续、招标投标、购置等和机动车转让、保险、事故等文件资料 30年 本校办公设备、用品、低质易耗品登记、统计、核查清算、交接等文件资料 10年 本校在基本建设工程项目中形成的文件、照片、录象等 永久 5 本校在房屋装修、基建维修工程中形成的文件资料 10年 6 本校职工承租、购置本单位住房的合同、协议、和有关手续 永久 7 本校职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年 本校与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书（1）与产权、经济、基建等相关的具有长远利用价值的 永久（2）其他十年以上的（含10年）30年（3）其他十年以下的 10年 9 本校财务收支预算报告、批复 永久 本校财务工作计划、财务管理的各项规章制度、开支标准 30年 11 本校在财务预算资金、账户、物价、审计、统计等的管理办法、规定及下达、下拨、追加、申请各项经费、缴纳(减免)税费的请示、通知、批复 30年 上级（同级）机关颁发的财务预算、资金、资产、账务、物价、审计、统计管理普法性需要执行的文件材料10年 本校在财务、资产、资金、物价、审计工作中形成的无批复的、批示的请示、报告、函 10年 本校会计决算报表 永久 15 本校会计季度、月报表 5年 16 本校现今、银行存款日记账 25年 17 本校会计总账、分类明细账 15年 18 本校会计凭证 15年
（二）可行性研究、任务书
（1）项目建设书批复、可行性研究报告项目评估 永久（2）环境预测、调查报告、设计、计划责任书 永久 2设计基础材料
（1）工程质地、水文质地、勘察设计、勘察报告、地质图勘察记录、化验、实验报告、重要土、岩样及报告 永久
（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久
（3）水文气象、地震等其他设计基础材料 永久 3设计文件
（1）初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件 永久（2）关键技术实验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批 永久（3）设计计算书 30年（4）施工图设计 10年 4工程管理文件
（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久（2）承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件、施工执照 永久（3）环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、店、煤气供应协议书 永久 5施工文件（1）土建施工文件
① 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 10年 ② 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 30年 ③ 建筑材料实验报告 30年
④ 设计变更、工程更改、洽商单、材料代用核定审批 永久 ⑤ 施工定位测量、地质勘察 永久
⑥ 土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图 永久
⑦ 隐蔽工程验收记录、工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久
⑧ 分项、分部单位工程质量检查评定 30年 ⑨ 交工验收证明 30年
⑩ 竣工报告、竣工验收报告 永久（2）设备及管线安装施工文件
① 开工投工、工程技术要求、技术交底、图纸会审记录 10年 ② 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年 ③ 焊接测验记录、报告、施工检验、探伤记录 30年 ④ 隐蔽工程检查验收记录、强度、密闭性实验报告 30年 ⑤ 设备调试记录 10年
⑥ 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 30年 ⑦ 系统调试、实验记录 30年 ⑧ 线管清洗、通水、消毒记录 10年
⑨ 管线标高、位置、坡度测量记录、中间交工验收记录证明、工程质量评定 30年
⑩ 竣工报告、竣工验收报告 30年（3）电气、仪表安装文件
① 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 10年
② 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年 ③ 调试、鉴定记录 30年 ④ 性能测试和校核 30年
⑤ 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 30年 ⑥ 操作联动试验 10年 ⑦ 电气装置交接记录 10年
⑧ 中间交工验收记录、工程质量评定 30年 ⑨ 竣工报告、竣工验收报告 30年 6竣工报告
（1）项目竣工验收报告 永久（2）全部竣工图 永久（3）项目质量评审材料 永久（4）工程现场声像材料 永久（5）竣工验收会议决议文件 永久
五、保卫科
1社会治安综合治理和安全工作计划、总结及统计报表 30年 2消防工作的计划、、总结及统计报表 30年
1本局党群、行政组织的各类会议及其工作中形成的文件材料 1.1党、政、群团组织召开的会议材料
1.1.1 重要会议的请示、批复、领导人讲话、选举结果、决议等 永久 1.1.2一般会议材料 10年 1.1.3局党委和局长办公会议记录 永久 1.2本局召开工作会议、专题会议的会议材料
1.2.1请示、批复、通知、报告、讲话、总结 永久 1.2.2典型材料、发言材料、交流材料、简报 30年 1.3机关联合召开会议的文件材料 1.3.1本局为主办的
1.3.1.1
请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、纪要 永久 1.3.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 1.3.2本局为协办的
1.3.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年 1.3.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年 1.4本局成立的领导小组、局领导分工等文件材料 永久 1.5党群工作活动中形成的文件材料
1.5.1党(总)支部、妇委会、工会、团支部工作手册 永久 1.5.2党群工作计划、报告、总结，重要专项活动的报告、总结等
永久 1.5.3党（团）员、工会会员名册，批准入党、团、工会组织的文件材料 永久
1.5.4入党的批准书存根、预备党员转正存根，党（团）员、工会会员组织关系转移的介绍信存根 永久 1.5.5党群组织工作活动中形成的规范、制度 30年 1.5.6
党群组织在争先创优等活动中形成的文件材料 30年 1.5.7
扶贫帮困、社区共建中形成的文件材料 10年
2上级视察、检查本局工作时形成的文件材料
2.1省部级以上或主要业务的 永久 2.2省部级以下或一般业务的 30年2.3本局的工作汇报材料 10年 3
本局在业务工作中形成的文件材料
3.1
本局制定的方针政策性、规范性文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久 3.2本局的请示与上级机关的批复、批示，同级机关来函及本局的复函等文件材料
3.2.1重要业务问题的 永久 3.2.2一般业务问题的 30年 3.3本局代上级机关起草并采用的重要规范性文件、专项业务文件的最后草稿 30年 3.4本局联合行文的文件材料
3.4.1本局为主办的重要业务问题的 永久 3.4.2本局为主办的一般业务问题及协办的重要业务问题的 30年 3.4.3本局为协办的一般业务问题 10年 3.5本局编辑、编写的文件材料
3.5.1县志(建设)、局志、大事记、组织沿革、年鉴等 永久 3.5.2简报、本局编印的刊物 10年 3.6
行政管理、执法活动中形成的文件材料
3.6.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久 3.6.2执法检查情况汇总、通报、整改通知等 永久 3.6.3行政管理工作中形成的审批、审查、核准、备案等文件材料
永久 3.6.4不动产、自然资源的所有权、使用权的确认的文件材料 永久 3.6.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的重要文件材料 永久 3.6.6 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的一般文件材 30年 3.6.7 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批管理文件材料 永久 3.6.7 21年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批管理文件材料 长期 3.7
计划、总结、统计、信息、宣传、调研等方面的文件材料 3.7.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久 3.7.2年度以下及职能部门年度以上的计划、总结、统计材料 10年 3.7.3职能活动中的总结、报告、重要专题调研材料、重要的讲话稿、发言稿 永久 3.7.4一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年 3.7.5有关建设工作的宣传稿件、图片、剪报及印制的布告 30年 3.7.6 在各级报刊中发表的信息、文章及在媒体上的讲话文稿 30年 3.8
本局承办人大议案、建议、政协提案的文件材料
3.8.1本局直接承办、主办件及答复材料 永久 3.8.2本局协办件、县府批转承办件 30年 3.9
考察，接待来访等材料
3.9.1出国审批手续、执行日程、考察报告等 30年 3.9.2组织干部国内参观学习、考察审批手续、执行日程、考察
报告等 10年 3.9.3接待重要领导及上级机关来访材料 30年 3.9.4接待同级机关来访材料 10年 3.10.1 房屋、市政、绿化等工程建设的报告、批复 永久
4本局机构编制、干部人事、纪检、工会、信访工作文件材料 4.1机构设置、撤并、更名、组织简则、人员编制、印信启用和作废等 永久 4.2人事工作制度、规定、办法等文件 30年 4.3人事任免、公示材料 永久 4.4先进集体和个人材料
4.4.1受县级(含)以上表彰、奖励的 永久 4.4.2受县级以下表彰、奖励的 30年 4.5对本局有关人员的处分材料(包括处理、报告、决定、通报、批复及本人检查、调查材料和讨论记录等)4.5.1受警告(不含)以上处分的 永久 4.5.2受到警告(含)以下处分的 30年 4.6
职工录用、聘任、转正、调动、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久 4.7
人事考核、职称评审工作文件材料 永久 4.8
调动工作的行政、工资介绍信存根 永久 4.9
干部职工名册 永久 4.10
本机关纪检、监察、信访、受理县长电话的文件材料 4.10.1 纪检、监察工作中形成的重要的综合性报告、调查材料 永久 4.10.2一般性纪检、监察工作汇报和调查材料 30年 4.10.3信访件中有领导重要批示和处理结果的 永久 4.10.4其他有处理结果的 30年
4.10.5受理县长电话的材料 30年 4.1
1教育培训工作中形成的文件材料
4.11.1
专题、专项教育、培训规划、办法、总结、名册 30年 4.11.2一般教育、培训、考试的名单、时间、内容、成绩 10年
5本局事务管理工作形成的文件材料 5.1本局房产、土地等方面的材料
5.1.1房产、土地权属的文件材料 永久 5.1.2干部职工住房情况统计、调查材料 30年 5.2与有关单位、个人签订的合同、协定、议定书等文件材料 5.2.1有效时限长、金额万元以上的、事由重要的 永久 5.2.2有效时限短、金额万元以下、事由一般的 10年 5.3本局财务预、决算、财务审计材料 30年 5.4本局财产、经费、物资管理的文件材料
5.4.1重要财产、物资的登记、统计、核查清算、交接等文件材料 永久 5.4.2一般财产、物资的登记、统计、核查清算、交接等文件材料 10年 5.4.3增拨经费的请示、审批手续、办公设备的招标投标、购置等文件材料 30年 5.4.4车辆调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年 6
上级机关制发的文件材料
6.1上级机关制发的有关建设工作的文件材料
6.1.1
上级机关制发的重要的属于本机关主管业务的文件材料 永久 6.1.2上级机关制发的一般的属于本机关主管业务要贯彻执行的文件材料 30年 6.1.3上级机关制发的一般的属于本机关主管业务及非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 6.1.4上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员
编制等文件材料 永久 6.1.5 其他上级机关制发的对本机关有查考价值的文件材料 10年 7
同级机关制发的非本局主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 8
下级机关报送的文件材料
8.1 重大问题的专题报告 30年 8.2年度和年度以上的计划、总结、统计材料等
一、教学档案在高校教学管理中的作用
高校教学档案是指在高校教学研究、教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料。教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一, 是学校档案的主体、核心和重点。教学档案是教学管理的重要组成部分, 是高校教学评估的重要依据之一。教学档案在教学过程中形成的重要的基础材料, 具有真实性、原始性、凭证性特点, 客观地记录了高校教学工作的全过程, 为高校的改革、建设和发展起到了重要的作用。但长期积累的教学档案若不合理地明确、细化保管期限则会影响教学档案管理的健康进行, 从而阻碍高校教育教学改革和持续发展。
二、高校教学档案明确细化保管期限的必要性和可行性
长期以来, 我院的教学档案工作管理有序, 教学档案管理人员通过不断的创新和规范管理, 科学设定保管期限, 逐步建立教学档案保管期限管理体系, 用“明确”保管期限管理模式代替概念“模糊”的保管期限管理方法。所谓“明确”管理模式就是将保管期限明确划定具体年限, 直接用永久、50年、15年、8年、7年、6年划定保管期限。“模糊”保管期限管理方法就是用“长期”、“短期”设定保管期限, 造成在教学档案归档时, 要得到两个信息才能完成。依据保管期限的有关规定确定“长期”、“短期”, 然后根据“长期”、“短期”法定的年限 (“长期”是50年、“短期”是15年) 再确定保管期限。
从字面上讲, 用“长期”“短期”标注保管期限是“模糊”的概念, 是间接的保管期限划分法, 显然给馆藏及鉴定带来了不便。就管理而言, “明确”标时制更为简捷, 并可对高校教学档案在一定时期内需要查考的具有保存研究价值和文化价值的各种材料, 适当分层细化保管期限。高校教学档案的保管期限实行“明确”、“细化”标时制已是必然的发展趋势。多年来, 笔者对教学档案工作的实践与研究表明, “明确”、“细化”保管期限管理模式具有科学性和可行性。
三、高校教学档案保管期限的明确细化
1. 划分保管期限的原则。
2006年12月18日国家档案局颁发的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 (以下称《新规定》) 对机关文书档案保管期限实行标时划分, 此项规定给高等学校档案工作以很大的启示。通过多年来对档案工作的实践与研究, 笔者认为, 可以根据高校教学档案的保存价值及其特点对高校教学档案的保管期限进行科学、合理的标时划分。
借鉴《新规定》, 经对高校教学档案保管期限的查考分析, 笔者认为, 教学档案保管期限划分应坚持以下原则: (1) 反映教学工作主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的, 对教学工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料, 以及在维护国家、集体、个人权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像载体材料, 确定为永久保管教学档案。 (2) 在相当长和一定时期内, 需要查考的具有保存价值和文化价值的各种文字、图表、声像载体材料, 为定期保管教学档案, 应分层细化、明确具体年限。
2. 保管期限的详细划分。
(1) 评估材料、有关教学工作重要的文件材料、教学资料应永久保管。此类材料详细列举如下: (1) 综合类。上级下达的高校教学工作的教学文件材料, 上级有关教学的实施计划、规章制度、会议纪录、调研报告、简报、总结、教学动态, 有关教学工作的统计报表, 部门有教学工作重要的文件材料。 (2) 评估材料。上级教学评估指导、文件、简报等相关材料, 学院、部门教学评估及相关材料。 (3) 师资队伍建设材料。教师各类情况统计报表、教师个人业务档案、国家、省级优秀教学质量评奖材料。 (4) 教材建设材料。国家、省级获奖教材情况表、获奖证书复件及教材原件。 (5) 教学研究、教学改革与教学管理材料。教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法及相关材料, 有关教学研究和改革的项目汇总表及支撑材料, 本部门有关教学研究、教学改革、教学管理的论文清单、复件等相关材料。 (6) 学科、专业、实验室。学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料, 重点学科、专业、实验室建设材料。 (7) 学籍管理类。学籍管理相关文件、规章制度及相关材料, 学生毕业证书发放及相关材料, 学生成绩总册, 学生期末考试成绩, 选修考试成绩, 学生重修统计表、重修成绩表、学生重修试卷相关记录材料, 学生补考统计表、补考成绩表、学生补考试卷及相关记录材料, 学生作弊试卷及相关记录材料, 学生 (免) 缓考申请表, 大学英语三级B、四、六级成绩单及各班通过率, 计算机等级考试成绩, 其他技能考核成绩, 在校学生名册, 学生学籍变更材料 (升级、留级、休学、复学、转学、退学) 。 (8) 课堂教学与实践教学。各专业教学计划、教学大纲, 课程建设材料, 校历表, 教学进程表, 课程总表, 教学任务书, 实践环节的大纲 (任务书、考核办法、总结) , 校企合作办学相关材料, 国家、省级学生竞赛获奖材料。
(2) 有关教学工作一般的文件材料、教学资料应保管50年。这类材料有: (1) 部门有关教学的实施计划、规章制度、会议纪录、调研报告、简报、总结、教学动态, 有关教学工作一般的文件材料。 (2) 教学质量监控文件、督导及相关材料、教学检查、院级优秀教学质量评奖材料。 (3) 教师进修计划、安排、总结, 教师工作量的规定, 教师业务考核材料。 (4) 学生运动会材料, 院级学生奖励、处分材料。 (5) 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料。 (6) 试题样卷及答案, 典型教案、重要备课记录。 (7) 自编、主编、参编教材, 各系各专业使用教材名称目录, 教学指导、实习指导书和习题集, 院级获奖教材情况表、获奖证书复件及教材原件。 (8) 院级学生竞赛获奖材料, 优秀实习、课程设计报告。
(3) 教学过程课堂教学与实践教学材料应保管15年。这类材料包括:教师工作量统计报表, 教学实验室开放情况、实验日志, 实验报告, 教室日志, 授课计划, 使用多媒体课程名单、多媒体课件, 调课单, 第二课堂材料, 学生创新活动, 优秀毕业论文, 课程设计 (论文) 任务书或指导书, 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料。
(4) 教学过程教师考核基础记录材料应保管6年。这类材料包括:领导听课记录, 同行听课记录, 学生评教材料, 课堂教学信息反馈材料, 学生座谈会记录, 教师座谈会记录, 教学值班记录, 晚自习辅导记录, 期末试卷检查记录, 教学进度检查记录, 教案检查记录, 作业检查, 实践课堂教学检查记录。
(5) 教学过程考核学生考试基础记录材料 (作弊、补考、重修试卷及相关材料归为永久) 应保管6~8年。此类材料由于学制的不同又可细分为:期末 (选修) 试卷、成绩分析、考场记录 (学制3年) 应保管6年;期末 (选修) 试卷、成绩分析、考场记录 (学制4年) 应保管7年;期末 (选修) 试卷、成绩分析、考场记录 (学制5年) 应保管8年。
综上所述, 高校教学资料的形成规律决定了高校档案的特殊性, 应根据高校教学工作规律和档案形成的不同利用价值, 合理确定教学档案保管的具体年限。如此划分高校教学档案保管期限, 既科学又可优化馆藏, 便于按期鉴定、科学保管和开发利用。科学划定保管期限, 有利于提高高校的教学档案管理水平和管理质量;有利于促进高校档案工作与时俱进、健康发展;有利于高校教育教学深化改革, 开拓创新, 不断进取;有利于提高办学水平和办学效益, 同时符合高校评估的要求, 促进高校档案工作持续改进、不断提高, 从而推进学校建设的持续发展。
摘要：本文从高校教学档案明确细化保管期限的必要性和可行性入手, 论述了划分保管期限的原则和方法。
关键词：教学档案,保管期限,高校教育
参考文献
[1]高勇.历次“档案保管期限表”之比较[J].中国档案, 2007 (3) :34-35.
[2]黄东霞《.高等学校档案工作规范》修订的必要性[J].中国档案, 2007 (8) :30-31.
一、基建档案保管期限改革之必须
随着档案价值观的增强，基建档案数量也在成倍地增长，上世纪70年代，一个民用建筑工程的档案只有二三百页，不到十厘米厚；90年代初增加到约两千页，排架长度约一米；进入21世纪，一个同等大小工程的档案已发展为四五千页，排架长度超过两米。如此高速的增长，让档案库房不堪重负，然而细查之下，又发现有些基建档案对应的建筑物早已消失，而档案却因为未满保管期限而继续占用库房，成为毫无利用价值的档案。由此说明，准确划分档案保管期限有利于缩短档案库房占用周期，节约人力、物力、财力，有利于日后档案的管理与定期鉴定销毁，优化馆藏。要判定档案的保管期限，首先要正确地分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，确定档案的保存价值。当然，即使是最有经验的档案学家或档案工作人员，要正确预测档案的保存价值也是相当困难的，所以我们希望通过工作经验的积累来推进档案保管期限的改革。
目前《规范》中设定的基建档案保管期限大多偏长，“可行性研究、工程管理文件、竣工验收材料和预、决算资料”及部分“设计文件、施工文件”均被定为永久保存，实际上完全没有必要，也不科学。由于经济的飞速发展，有一大批上世纪七八十年代的建筑物已经被拆除，这些建筑物的档案被定为永久保存，只能是毫无意义地延长档案的生命，长久占用库房，造成极大浪费。基建档案的价值就在于它是基建工程得以顺利改建、扩建、管理、维修的重要依据，上述定为永久保存的档案都是与建筑物不可分割的，一旦建筑物不存在了，这部分档案就没有继续保存的必要了。另一方面，《规范》中规定的同一个工程档案的保管期限一部分为永久、一部分为长期、还有一部分为短期、不同保管期限的档案混合在一起的情况，不仅不符合重要档案重点保护的档案管理原则，在现实工作中不便于管理，不适于档案材料的鉴定工作，实际上也没有哪个档案部门会在十五年之后把一个工程中的短期材料抽出销毁，因为建筑物还在，要把该建筑物的一部分档案取出销毁，想来也没有哪个领导会签这个字，所以这种设置中的短期卷实际上也按长期的标准在管理，这样不仅不利于真实掌握库存档案情况，还会增加到期档案鉴定的工作量。
鉴于上述观点，笔者认为：基建档案中，除了“基建工作总体规划、全校性总体规划和设计平面图、年度总结和统计报表、水电气管道分布图、地质勘探和地形测量材料、征用土地及红线图、拆迁补偿协议书和产权证书”应设为永久保存外，其余材料一律定为长期保存，并在其后附加“保管期限为长期的工程材料与建筑物共存，即若建筑物提前灭失，该建筑物定为长期保存的档案可以提前鉴定销毁；若建筑物超过五十年仍然存在，该建筑物档案继续保存至建筑物灭失”。这样设置，有利于基建档案的保管、统计和鉴定销毁，如果不满五十年，该建筑物灭失了，在定期鉴定销毁的时候可以根据实际情况将该建筑物的基建档案提出鉴定，不必非得等到五十年期满；如果超过五十年建筑物仍“健在”，也可依据附加条件而继续保存。需要提一句的是，档案部门应该建立建筑物灭失备案制度，要求拆除建筑物时必须到档案部门备案，这样才不至于让没有价值的档案长期占据库房，浪费大量人力、物力和财力。
二、归档范围之改革
随着经济技术的发展，基建档案包含的内容也产生了一些变化，现有的归档范围在实际工作中暴露出一些缺陷，比如新增了监理这个新兴的行业，产生了一系列由监理单位独立形成的档案材料；由于工程性质不同，目前各工程的主体部分和环境、装饰工程都是由不同的施工企业承担，也就涉及到同一建筑物的档案材料由不同施工企业产生，这就需要档案规范新增加一些条款。另外《规范》中设置的归档范围有一些不合理之处，需做一些相应的调整，具体如下：
1、需新增“监理文件”一项，放在二级类目中，归置监理单位产生的所有材料，包括监理合同、监理大纲、监理规划及监理过程中产生的一切相关材料。
2、需新增“环境工程和装饰工程”一项，放在二级类目中，由于这两类工程金额不大，施工时间较短，而且施工单位一般都与主体工程不是同一个单位，所以单独设置一项，将其产生的所有材料都归入其中。
3、归档范围和保管期限表中的“生产技术准备、试生产材料”对于高校来说基本上没有什么意义，应归入高等学校“产品与科技开发类”档案中去，因为高等学校的基建项目多与生产无关，而且高等学校档案分类中本身就有“产品与科技开发”一类，把与生产产品相关的材料归于“产品与科技开发类”中更为清晰、贴切些。
4、档案类目的划分是为了明确地将不同类型的材料归入不同的类别，而基建类与财会类档案两个类目中都设置了基建财务方面的内容，这样会造成材料要么分割、要么重复，不利于科学管理。应将全校基建工程的预、决算归入财会类档案，将单项工程的预、决算归入基建档案中的“基建财务、器材管理”类目下，取消“基建综合”类中的“基建财务预、决算”。
三、归档范围和保管期限表之调整
基建工程是以一个独立的工程项目为对象的，是在工程建设中形成的一系列相关的文件材料，基建档案的核心是以独立建筑物构成一个组卷单位，保证工程施工档案的系统性和完整性，一个完整的基建项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，一般要经过几年时间。现有的归档范围和保管期限表设置了两个二级类目，实际上每个工程的施工单位不同，归档时间也不同，而且同一年度之中可能有几个甚至十几个工程同时竣工归档。《规范》没有明确是应该把各个工程的材料按照要求分别归入同一个二级类目的不同类别中，还是各工程排好序之后依次放入二级类目中。要将每个工程的档案按照设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件分开，把不同工程的同类文件排列在一起，容易造成不同工程材料的混乱交叉甚至错误，也不符合保持档案材料有机联系的原则，而且操作上也是行不通的，因为各工程施工单位不同，同一年中归档时间也不同，不可能把所有的基建档案收齐之后再排架。笔者认为：除了前期工程文件按文件生成年度归档外，其他属于施工单位的材料让各个工程独立为序，采用不同的二级类目编号来区别，这样也便于不同工程的附属工程如环境工程、装饰工程等档案插入，使同一工程的档案材料更加完整有序，便于查询和销毁。
为便于管理同一工程的档案，在归档范围和保管期限表内也需要做一些调整：第一，凡与工程项目前期工作相关的建设方材料，除“可行性研究”外一律归入综合类，如立项批复，因为有时几个工程的立项批复在同一份文件中，若放入不同工程中会造成重复，放入一个工程中又不便于查询；第二，设计基础主要是针对地形、地质的勘测，这些材料不仅对该项工程有利用价值，就是该建筑物不存在了，以后在该地块上修建其他建筑物的时候这些档案同样有利用价值，所以应把设计基础方面的材料归入综合类中；第三，征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议、产权证书也应放入综合类中去，这部分工作属于基建工程的前期准备阶段，而且在建筑物灭失后仍有相当高的经济价值，放在工程档案中不便于重点保管。这样一来，需要永久保存的档案材料都归入综合类，一旦建筑物灭失，该工程的施工档案就可以整套提出销毁，而不会涉及到档案的重新编号和重新排序。
任何事物都是发展变化着的，作为档案工作人员，也需要与时俱进，顺应档案工作的发展潮流，以上所述，都是结合实际工作中发现的问题而产生的一些改革设想，以期抛砖引玉，尽快促成高等学校档案归档范围和保管期限表的重新设置，更有利于档案工作的标准化和规范化，使档案工作能为学校、为社会提供更高效的服务。
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