数字档案室建设标准

数字档案室建设标准（精选8篇）

数字档案室建设标准 篇1

本规范依据以纸质档案[按文书、科技工程图纸]、专门档案[照片、声音、影像、实物等分类] 为主的档案载体分类的行业标准；其中纸制档案数字化标准中详细约定了档案数字化规范标准过程，专门档案的数字化标准过程类同，但是在格式标准上有专门的要求，整个规约参照国标[DA/T31—2005]等有关档案数字化的标准规范以下内容：

1.1纸质档案档案数字化标准

1.1.1文书、科技档案数字化标准

文书档案和科技档案的数字化通常是以纸介质作为专门的档案载体，其数字化的过程是指通过扫描仪将纸制档案采集为数字化数据并加以处理和存储的过程。其档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成电子文件以备查询利用。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

1.1.1.1档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。

 目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

 拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

 档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

 装订

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

1.1.1.2档案扫描  扫描方式

根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

 扫描色彩模式

扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案（页面中有红头、印章的因安全原因应扫描成黑白二值），可视需要采用彩色模式进行扫描。

原档案为影印件或非常不清晰的可视需要采用彩色模式进行扫描。 扫描分辨率

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。 扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

1.1.1.3图像处理  图像数据质量检验

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

 纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

 裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

1.1.1.4图像存储  存储格式

采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

提供网络查询的扫描图像，也可存储为PDF或其他格式。 图像文件的命名

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。1.1.1.5目录建库  数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

 档案著录

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。 目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

1.1.1.6数据挂接  汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

 数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，耍认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

1.1.1.7数据验收  数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。

 验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。

合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×95%  验收审核

验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。 验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单。1.1.1.8数据备份  备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。 备份方式

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

 备份标签 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。 备份登记

填写纸质档案数字化备份管理登记表单。1.1.1.9数字化成果管理

应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

1.2专门档案数字化标准

1.2.1照片档案数字化标准

照片档案数字化是指通过扫描仪将照片档案转为数字化数据并加以存储的过程。照片档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成图片信号输出。同时作为通用的图片格式能在网络中正常浏览。

1.2.1.1基本概念

光学分辨率 指扫描仪光电转换器件的物理精度。例如一台扫描仪的光学分辨率为300dpi，也就是说每一英寸可以扫描出300个象素点。

差值分辨率 也称为最大分辨率，指扫描仪最高可以达到的线数。差值分辨率是由光学分辨率差值运算得来的，因此它并不能代表扫描仪的本质精度。

1.2.1.2 技术标准

 前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。 扫描方式：照片按全彩方式扫描。

 分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于200dpi。 扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm×8.5cm）为参照，统一采用200dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看效果，不须放大或缩小）对于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可作相应的调整，但不得低于150dpi。例如：7寸以上的大照片，可选用150dpi；5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi ,若是2—3寸的黑白照片，必须选用300dpi或350dpi。 文件存储类型：扫描后的照片以TIF格式存储，保存时必须选用图像选项中的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库。 文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。

 照片命名方法：每一张照片必须定义完全。包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打出。1.2.1.3补充说明

无论彩色照片还是黑白照片都采用全彩格式扫描。

扫描仪有光学分辨率和差值分辨率两个常用技术参数，其中光学分辨率反映的是硬件系统确实可以达到的清晰程度，是扫描仪自身性能的反映。

所扫描的照片必须经过图像处理软件进行图片的亮度、色度调整，对扫描的边框进行裁切。

1.2.2声音档案数字化标准

声音档案数字化是指通过硬件设备将声音档案转为数字化数据并加以存储的过程。声音档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成声音信号输出。同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放查阅。

1.2.2.1 基本概念

采样频率和样本大小

采样频率和样本大小是反映数字化声音档案的精确度高低的两个最基本的参数。采样频率即每秒钟采集多少个声音样本,用Hz或kHz来表示。样本大小一般指声音卡的二进制位数，有8位、12位、16位等。采样频率越高,声音波形就表达得越精确,而需要的存储空间就越大。

奈奎斯特理论

奈奎斯特理论指出,采样频率不应低于声音信号最高频率的两倍,这样就能把数字表达的声音还原成原来的声音。采样频率的高低是根据奈奎斯特理论以及声音信号本身的最高频率决定的。

声道数是声音处理的重要参数。一般情况都采用两个声道的规格,现在的杜比AC-3采用5+1个声音通道,即左、中、右3个声道,左后、右后两个环场声道以及一个次低音声道,另外,还有7+1声音通道等技术。

模数转换(ADC)模数转换是将输入的模拟音频信号转换成数值,数字化后的音频信号是数值,是离散的数,并非像音频信号一样为连续的波形。

数模转换(DAC)数模转换完成将数字化的声音数据转换成模拟音频信号输出,它是模数转换的逆过程。其主要的指标与模数转换相同。

1.2.2.2 硬件要求

 放音设备

放音设备必须能正确地将声音源输出。放音设备应根据原载体型号进行选择,如盒式录入机,开盘式放音机等等。

 计算机配置

应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化设备。本标准推荐的计算机配置为:CPU为奔腾系列的P4以上,硬盘为80G以上,内存128M以上,操作系统为WIN98以上,推荐使用WIN2000系统。配有专用声卡。

 存储设备

声音信号除存储在硬盘中随机使用,应备份至服务器中或刻录成CD光盘中脱机使用，如有必要，应再备一份归库保存。 声音卡

声音卡(声卡)是声音数字化和数字化声音转换为可听到的模拟信号的部件。声音卡必须符合声音档案数字化要求的技术指标和功能。声音卡的采样频率至少应支持11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz,最好支持48kHz。声音卡必须是16位以上声音卡。声音卡的声道必须是双声道以上。

声音卡应能够支持多种声源输入,如CD Audio、MIDI、话筒、线性输入等。1.2.2.3技术标准

存储标准:声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本标准规定使用的声音文件存储标准为:WAV或MP3。

采样频率:声音档案数字化选用44.1kHz作为声音采样标准。对于DVD中的声音选用48kHz补充说明。

1.2.2.4 补充说明

声音档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

数字化过程中应检查声音档案载体质量，确保声音档案的真实性、完整性。1.2.3影像档案数字化标准

影像档案数字化是指通过硬件设备将影像档案转为数字化数据并加以存储的过程。影像档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成影像信号输出。同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放浏览。

1.2.3.1基本概念

视频制式

视频制式标准主要有PAL制式、NTSC制式和SECAM制式。中国及欧洲大多数地区使用PAL制式，规定为每秒25帧，每帧尺寸为720×576像素。隔行扫描方式，场频为50Hz，行频为625Hz。

视频数据压缩 根据解码后的数据与原始数据是否安全一致，数据压缩方法一般被划分为可逆编码方法和不可逆编码方法两类。

用可逆编码方法压缩的图像，其解码图像与原始图像严格相同，即压缩是完全可恢复的或没有偏差的。

用不可逆编码方法压缩的图像，其还原图像较之原始图像存在一定的误差，但视觉效果一般是可被接受的。

1.2.3.2 硬件要求

放像设备

放像设备必须能正确、清晰、稳定地将影像信息源输出。放像设备应根据原载体型号进行选择，如S-VHS放像机、3／4放像机、Hi8放像机、Betacam放像机、DVCPRO/DVCAM及DV的数码放像机。

计算机配置

应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化处理设备。本标准规定的计算机配置为：CPU为奔腾系列的P4-2.6G以上,硬盘为120G以上,内存256M以上，最好是双CPU。机器系统硬盘与视频素材硬盘分开。系统硬盘配置为80G以上，转数为7200转/分，视频硬盘最好为SCSI总线结构，容量为120G以上，转数为10000转/分以上。操作系统为WIN98/WIN2000。为确保稳定性及驱动程序的兼容性，最好选用WIN2000PRO系统。安装有视频压缩卡，并有实时回放功能。

存储设备

影像信号除存储在硬盘中随机使用外，应备份至服务器中或刻录在DVD光盘中脱机使用，如有必要，应再备一份归库保存。

视频采集压缩卡

视频采集压缩卡是影像档案数字化的关键部件。它的指标决定了影像数字档案的质量高低，因此必须符合影像档案数字化要求的技术指标和功能。压缩卡应支持采集MPEG1和MPEG2。压缩卡的码流最高值至少应为10MB。压缩卡应能够支持多种影像输入，如复合信号、分离信号（即S-VIDEO）、数字信号（DV接口即1394接口）。编辑机

本标准推荐使用非线性编辑机。1.2.3.3 技术标准

存储标准：影像档案数字化存储有两种标准。第一作为可再利用的图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式（常见文件名为ASF格式和RM格式）。

数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。1.2.3.4 补充说明

影像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

数字化过程中应检查载体质量，确保影像档案的真实性、完整性。

1.3 国标有关归档电子文件数字化标准

1.3.1范围

本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

1.3.2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA／T18档案著录规则

DA／T22归档文件整理规则

1.3.3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

 电子文件 electronic records

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 归档电子文件 archival electronic records

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。

 背景信息 context

指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

 元数据 metadata

指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

 逻辑归档 logical filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部门移交的过程。

 物理归档 physical filing

指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

 真实性 authenticity

指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

 完整性 integrity

指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。

 有效性 utility

指电子文件(3．1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

 捕获 capture

指对电子文件(3．1)进行实时收集和存储的方法与过程。

 迁移 migration

指将源系统中的电子文件(3．1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。

1.3.4总则

 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

1.3.5电子文件的真实性、完整性和有效性保证

 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不问断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

1.3.6电子文件的收集与积累

 收集积累要求

1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

3对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

6对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

7对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

8对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

9对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

10计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

12定期制作电子文件的备份。

 电子文件的登记

1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。

2电子文件登记表应与电子文件同时保存。

3电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

4电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U-——非正式电子文件；F—正式电子文件。

5电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件：G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D--数据文件。

1.3.7电子文件的归档

 归档要求

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

 鉴定

1电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

3电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

4电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

 归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

 检测

在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

 归档

电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

1逻辑归档

将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

2物理归档

2．1凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

2．2把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

2．3本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

2．4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

2．5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

2．6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》

归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。

2．7对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

2．8归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

1.3.8归档电子文件的整理

1．归档电子文件的整理按DA／T22规定的要求进行。

2．归档电子文件以件为单位整理。

3．同一全宗内的电子文件按照一保管期限一机构(问题)或保管期限一一机构(问题)等分类方案进行分类。

4．按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

5．电子文件的著录应参照DA／T18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识。

6．将著录结果制成机读目录和纸质目录。

1.3.9归档电子文件的移交、接收与保管

1．移交、接收与保管要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

2．移交、接收检验

2．1文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

2．2检验项目如下：

——载体有无划痕，是否清洁；

——有无病毒；

——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

2．3移交手续

档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。

2．4保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

d)环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。

归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。

2．5有效性保证

2．5．1归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内答的载体应按保密要求进行处置。

2．5．2对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。

2．5．3对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

2．5．4档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录A的表A．6)。

2．6迁移

随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A．7)。

2．7利用

2．7．1归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

2．7．2利用时应使用拷贝件。

2．7．3利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或邵门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

2．7．4利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

2．8归档电子文件的鉴定销毁

2．8．1归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。

2．8．2属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

2．9统计

数字档案室建设标准 篇2

一、我国数字档案标准规范体系建设现状分析

1.整体规划较为欠缺。数字档案标准规范建设是一项系统工程,如果不能从国家层面进行系统研究并在此基础上进行整体规划,就很难确保档案信息化标准建设的效率和质量。我国档案信息化标准建设过程中,系统研究与整体规划是不足的,滞后的。整体规划只限于档案信息标准方向的确立和待制定标准的罗列,而对档案信息化标准体系的系统研究还有所欠缺。只有少量的数字档案标准,构建智能化、个性化的数字档案管理系统的目标是很难实现的,也很难保证数字档案的科学管理、完整保存和有效利用,国家将会为此付出昂贵的经济成本和社会代价。所以加强顶层设计,制定和实施一个完善的数字档案标准规范体系的国家战略已迫在眉睫。

在数字档案标准规范体系的构建过程中,标准制订和实施都不是孤立的,标准与标准之间纵横交错,共同构成一个比较复杂的标准规范系统。国家层面的数字档案标准规范体系的建立将为我国档案界制订数字档案各项标准提供基本的逻辑框架,有效避免标准制订过程中重复立项,提高标准质量和工作效率。同时,数字档案标准规范体系也为我国数字档案馆的各项建设提供了整体依据和统一规范,便于有效协调各级各类档案馆之间的关系,提升我国数字档案馆建设的总体水平。

2.存在各自为政现象。国外信息强国档案信息化建设的首要战略就是制定全国统一的档案信息内容管理标准,实现档案信息网络共享服务稳步、迅速发展。而我国在数字档案馆建设过程中,各级各类档案馆制定各自适用的工作流程和技术标准,从而导致各类档案管理系统之间信息不能互通共享,制定的网络信息资源管理标准化方案和实施的网络建设方案之间存在着相互脱节的现象,在数据结构、检索界面、检索语言、组织方式等方面存在较大的差异,这与网络资源的开放性格格不入,从而给数字档案的管理和利用带来一系列的困难。因此,我们需要加快建立数字档案的相关标准规范,保障各级档案数字化建设无缝接轨。我国档案部门管理条块交叉,关系明确,实行统一标准规范的条件具备,在原有的规章制度、标准状态下,,调研参考国际标准建设规范,建立健全数字档案标准规范,有效管理档案信息资源,达到共建共享之最大化利用。

3.现有标准陈旧过时。信息技术的迅速发展,致使十多年前制定的标准内容的部分甚至整体都与如今信息化环境格格不入,不能再发挥其应有作用。如《磁性载体档案管理与保护规范》规定,存储档案文件的磁性载体包括软磁盘,但如今,光盘存储已是主流,网络存储广泛应用,软磁盘早已退出了历史舞台,可见,该规范基于软磁盘应用的一切规定都已过时。另外,《民国档案机读目录软磁盘数据交换格式》规定,以“.DBF”为后缀的数据库文件可作为数据交换格式,但今天取而代之的是SQLSERVER,ORACLE等,异构数据库间一般以文本格式和XML格式交换数据,该标准已不再有多大的现实意义。

从国际标准的制定可以看出,关于新型电子文件档案标准的制定是目前国际标准制定的热点,但我国的电子档案管理基本上还处于探索阶段。电子档案的类型及数量日益增长,亟待管理,各级档案部门根据自身需求自行制定标准规范,研发数字档案管理系统,由于缺乏沟通与协调,这些管理系统关于元数据标准、文件格式、数据结构标准等方面的规定各不相同。所以在我国数字档案标准规范体系建设中,应积极跟踪档案、文件管理领域的国际标准编制进程,并择机选择国际标准转化为我国的国家标准,形成具有我国特色的档案文件管理标准体系,加快推进我国的数字档案管理标准化进程。

4.理论研究不足。数字档案标准规范体系建设中,理论研究对标准化实践有着直接的指导作用。但目前数字档案馆建设实践中暴露出来的许多问题,反映出数字档案标准化理论研究中存在诸如理论研究缺乏宏观性、独创性、前瞻性、实践性等。

数字档案标准规范是用来指导数字档案馆的工作实践的,以实现档案信息化工作的高效有序为最终目的,因此,必须有效贯彻数字档案标准,而有效贯彻的前提是标准规范能在不同层次以不同形式被有效表达。因此我们不仅需要相关的标准条款解释、标准实施办法,也需要标准原则、战略、实施指南等上层理论来指导实践工作。从我国当前档案数字化标准建设实践看,理论层面内容的缺乏是显而易见的,以标准战略、标准框架、实施指南等丰富我国的档案数字化标准规范体系内容形式很有必要。

二、我国数字档案标准规范体系建设对策探讨

1.制定并发布我国数字档案信息化标准规范体系建设的国家战略。数字档案标准体系建设应该本着总体规划、顶层设计、基础先行,稳步推进的方针,进一步明确我国数字档案标准体系建设的国家战略,制定国家层面的数字档案标准规范体系建设战略,旨在建立数字档案安全管理、长久保存和有效利用的网络体系。

数字档案馆作为国家数字化信息化基础工程,是国家信息化系统的重要组成部分,它不仅独立承担重要的工作任务, 而且需要内部相关机构的支撑和协作。在数字档案标准规范体系的构建中,可借鉴数字图书馆中比较完善和成熟的标准,并与其在国家信息系统的层面上保持一致,建设国家数字档案管理体系,探索数字档案高效管理、永久保存和有效利用的方法,以开发数字档案管理系统为中心,制定相关标准规范, 为国家级别数字档案管理和公众服务提供解决方案和系统实现, 为地区级别数字档案项目提供示范, 从管理体制、制度、技术、方法等方面为全国数字档案管理体系奠定基础。

2.加强数字档案标准规范研制的合作。目前我国数字档案标准规范研制中存在缺乏宏观协调,各自为政,重复制定,花费多而进展缓慢的现状,建议国家档案局和国家标准化主管部门联手,加强标准规范体系建设内容的研究,制定总体规划;制定有关扶持标准规范体系建设的政策措施;采取招投标方式,组织有关专家学者及与标准相关的软件开发商投标,共同参与标准研制,同时开发相应的软件平台;加大数字档案标准的贯彻实施与监督力度,以保证数字档案馆建设真正实现资源共享。

各级各类数字档案馆要开展深入沟通、相互借鉴和学习,尽量减少各馆自行建设标准,把指导性的数字档案标准规范贯彻落实到实处,深入考虑档案信息数据互通、共享。这样有利于与国家信息系统兼容,保证与其他档案信息的互联互通,防止形成档案信息孤岛,避免走回头路和减少不必要的重复劳动。

3.尽可能采用或等效采用先进的国际标准。在我国数字档案标准规范的研制过程中,尽可能地采用先进的国际标准:优先采用国际标准;尽量采用行业标准和事实标准;充分吸收和利用成熟标准,使数字资源的组织、存储、检索、发布、加工等在数字档案馆中得到很好的实现;另外,由于国际标准基本上是英文版,在使用过程中,要结合本国实际,在吸收利用的基础上,研制符合中国实际的数字档案标准规范。如无任何国家标准可借鉴的,可组织力量根据标准制定的原则和方法进行研制。数字档案标准规范体系建设需要与时俱进,不断补充完善,是一个动态发展的过程。既要关注科学技术的更新进展,同时也要注意理论与实践的结合,使标准规范体系符合国情行情,真正推动数字档案馆建设。

4.加强数字档案标准建设的理论研究。要加强我国数字档案信息标准规范体系建设的理论研究,必须及时跟踪国外标准体系研究动态,参考借鉴最新的研究成果,组织专家和人才对数字档案标准规范体系建设的特点、需求、流程、方法、模式等展开研究,制定国家层面数字档案馆建设项目的总体框架和保障体系, 为标准建设和系统研发提供理论支撑。可借鉴我国数字图书馆标准体系建设的经验,在国家专项资金重大项目《数字图书馆标准与规范建设》项目中,“总体框架与发展战略”、“开放建设机制”等作为数字图书馆的上层理论研究内容,对整个数字图书馆标准规范体系的建设起到了关键性的作用。中国数字档案标准规范体系可以借鉴吸收这些先进研究成果,有效推进我国数字档案标准建设理论研究工作向前发展。

摘要：本文对我国的数字档案馆标准体系建设现状进行了研究,分析探讨了各家机构制定档案信息标准的特点和发展趋势,并对我国数字档案标准规范体系建设中存在的问题提出了相应的对策。

数字档案室建设标准 篇3

《规范》系列标准是在深刻总结北京市档案数字化工作经验并广泛吸取国家和兄弟省市有关档案数字化先进研究成果的基础上，针对北京市档案数字化的实际发展情况而制定的。这是我市第一批档案信息化地方标准，该系列标准的出台将进一步规范和促进北京市档案数字化工作，对推进档案信息资源开发利用，保证档案实体和信息安全具有重要意义。本文就实际工作中如何理解和执行该系列标准进行解读。

一、制定《规范》系列标准的背景

近年来，北京市的档案数字化建设发展很快，市和区县档案馆以及绝大部分市属单位都已开始大规模地开展馆（室）藏档案数字化工作。档案数字化是一项长期的系统工程，需要选择加工方式，需要确定工作流程和工作环节，需要制定各种技术指标，是一项技术性较强的工作，必须用统一的标准作为指导和依据。在《规范》第一至四部分出台之前，北京市开展档案数字化工作时可依据的仅有《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005）和《缩微胶片数字化技术规范》（DA/T 43—2009）两个档案行业标准，但这两个行业标准没有覆盖更多载体类型档案，也没有对档案数字化成果的存储和利用提出详细规定，已然不能完全满足北京市大力开展档案数字化工作的需要。为了更好地适应和促进北京市档案数字化建设事业的快速发展，由此，《规范》系列标准便应运而生。

二、《规范》系列标准的总体框架

（一）《规范》系列标准的架构

本次发布的《规范》第一至四部分只是《规范》系列标准的前四部分，规划中的《规范》系列标准共分为八个部分，内容覆盖档案数字化的各个方面：从横向上来说，《规范》系列标准包括纸质、缩微胶片、照片、录音和录像五种载体档案的数字化加工标准；从纵向上来说，《规范》系列标准则涵盖了数字化加工、数字化成果的存储和利用等档案数字化工作的各个环节，从而形成了一个相对完整的档案数字化标准体系。

除了已发布的前四部分，规划中的《规范》系列标准的第五至八部分将在今后陆续推出。规划中的《规范》系列标准的整体架构见图1。

图1：规划中的《规范》系列标准的架构图

（二）《规范》系列标准的主要内容及不同部分之间的关系

《规范》系列标准的第一部分主要规定了档案数字化工作的基本要求和基本流程，是《规范》系列标准的“总纲”，其它部分都是建立在第一部分的基础上的，它适用于各种载体档案数字化的全过程。第二至六部分分别规定不同载体档案数字化加工过程的工作环节和相应的技术要求，其中每一部分适用于某种载体类型档案的数字化加工环节。第七部分主要规定档案数字化成果的存储策略、方式和要求等。第八部分则主要规定档案数字化成果利用的相关技术要求和管理要求等。

其中，第一部分、第七部分和第八部分就像是大学中的 “公共课”，不论哪个专业的学生都要学习，而第二至六部分就像是“专业课”，不同专业的学生选择相应的“专业课”进行学习即可。在开展档案（不论是何种载体）数字化工作时，在遵守第一、七、八部分（相当于“公共课”）的基础上，再根据档案数字化的具体载体类型在第二至六部分中选择相应载体类型的那一部分（相当于“专业课”），共同作為开展该载体类型档案数字化工作时所要依据的标准。

三、《规范》与档案行业标准之间的关系

要深入地理解和执行《规范》，就要弄清《规范》与《纸质档案数字化技术规范》和《缩微胶片数字化技术规范》这两个档案行业标准之间的关系。

（一）《规范》遵从于两个档案行业标准

《规范》系列标准是在充分遵从两个档案行业标准的基础上制定的，在档案数字化的总体原则、工作环节划分、工作流程设计等主要问题上都与两个档案行业标准基本保持一致，而不与之相抵触。

（二）《规范》涉及的内容更全面

两个档案行业标准仅涉及了纸质和缩微胶片两种载体档案，而《规范》系列标准则包含纸质、缩微胶片、照片、录音和录像五种传统载体档案，涉及的内容更加全面。

（三）《规范》的某些规定更详细

在两个档案行业标准中，档案数字化成果的存储和利用这两方面的内容都是作为标准的条款而提出来的，没有更详细的规定。《规范》则将档案数字化成果的存储和利用分别以系列标准的一个部分的形式单独制定标准，其规定更加详细、具体。此外，《规范》还进一步细化了档案数字化加工过程中一些具体环节的操作要求。如《规范》第二部分的5.1条和5.2条分别对“确定扫描页面范围”和“编页”提出了具体的要求，更利于档案数字化操作人员在工作中准确把握和利用标准。

四、如何使用《规范》

《规范》作为系列标准，其第一至四部分已经出台，那么应该如何使用呢？

首先，应该有针对性，即在档案数字化工作中充当不同角色的人员应该有针对性地使用。对于档案数字化建设单位的领导来说，只需要对档案数字化有一个整体的认识和了解，这样他们一般只需要参阅《规范》的第一部分《总则》即可。而对于档案数字化的管理人员和操作人员来说，则更需要明确档案数字化加工流程中的每一个工作环节和详细的技术要求等具体细节，因此他们应该更着重研究使用《规范》的第二、三、四部分。

其次，档案数字化建设单位不仅在自主生产时要把《规范》作为开展档案数字化工作的依据，而且当采用外包生产方式时，也要在与外包商签署的协议中明确“严格执行《规范》系列标准”这一事项，并在项目完成后按照《规范》规定的有关指标进行验收。

五、《规范》使用过程中的几个关键点

目前已出台的《规范》系列标准的第一至四部分中，除了第一部分《总则》外，其它三部分分别是关于纸质、缩微胶片和照片档案数字化加工的标准。在这三种载体档案数字化加工过程中，有几个特别需要注意的地方，如选择扫描色彩模式、选择分辨率、选择档案数字化文件的存储格式等。这里就以开展纸质档案数字化加工为例，对《规范》在使用中的几个关键点作一些简要说明。

（一）选择扫描色彩模式

《规范》第二部分7.3条明确了纸质档案数字化加工常用的三种扫描色彩模式，具体包括黑白二值、灰度和彩色模式，但除了蓝图等特殊档案外，一般不推荐采用灰度模式。对于大多数只有文字的纸质档案来说，一般采用黑白二值图像模式扫描即可；当采用黑白二值图像模式不能充分反映档案内容信息时就直接用彩色模式进行扫描。这里之所以推荐选择彩色图像模式而不选择灰度模式，主要是因为在图像文件大小基本相同的情况下，彩色图像的层次更加丰富，清晰度更高，可以更真实地显示档案原貌。当然，如果需要数字化的纸质档案数量不是很多，在资金条件允许的情况下，完全可以全部采用彩色图像模式进行扫描，以实现更好的效果。

（二）选择扫描分辨率

《规范》第二部分7.4条规定了纸质档案数字化加工时黑白二值图像模式扫描和彩色图像模式扫描的分辨率均应“不小于200dpi”。

这里提到的分辨率是纸质档案数字化加工中的一个重要指标参数，它直接决定纸质档案数字化成果的质量。档案数字化建设单位在开展纸质档案数字化之前就应该确定扫描分辨率这一指标参数，分辨率的选定原则是在能够满足当前和未来一段时期内主要需求的前提下，再根据档案类型、档案数量、扫描色彩模式和存储设备空间等情况综合酌定。需要注意的是，《规范》规定的所有指标参数都是最低值，而非最佳值，各单位在实际工作中一般可以选择等同于或略高于《规范》规定的最低值即可。目前北京市相当多的单位都采用分辨率为300dpi的彩色扫描模式来开展纸质档案数字化加工。

（三）选择图像文件存储格式

存储格式关乎档案数字化文件是否能够长久保存和安全保管，同时它也是决定档案数字化成果存储空间的重要因素，档案数字化建设单位要慎重选择。《规范》第二部分7.5条规定了纸质档案扫描后的图像文件可以存储为TIFF、JPEG和PDF这三种常见且通用性较好的格式。一般的，黑白二值图像宜保存为TIFF（G4）格式，灰度或彩色图像宜保存为JPEG格式，而以单份文件为单位存储的可保存为PDF格式。各单位应根据本单位的实际情况选择相应的存储格式，并保持存储格式的相对稳定，一般不要随意更改或转换存储格式，以避免可能引起的数据混乱、损坏甚至丢失。

（四）验收合格率

验收作为档案数字化加工质量控制的最后一个环节，其重要性不言而喻。为了把好档案数字化加工质量控制这最后一道关卡，结合实际调研情况，《规范》规定了验收合格率应达到99.7%以上（含99.7%），这大大高于档案行业标准95%的验收合格率。验收合格率提高就意味着成本的增加，那么为何《规范》要大幅提高验收合格率这一指标呢？这是因为档案作为历史的真实记录，对社会和个人都担负着极其重要的凭证作用，在笔者看来，与档案的严肃性和重要性相比，适当增加一些成本来提高档案数字化的质量是值得的。其实，严格地说档案数字化本来是不容许出现任何错误的，验收合格率无论设置得多高都不过分，但考虑到现实中在大规模的档案数字化加工过程中由于纷杂的工作环节和人员操作的不稳定性等原因，偶尔出现一些问题又是无法避免的，因此，《规范》提高了验收合格率至99.7%，也就是只有3‰的“容错率”。需要说明的是，在纸质档案数字化加工中通常容易出现的错误主要包括以下三类：一是机读目录著录错误；二是图像质量问题，包括图像模糊，亮度、对比度、饱和度等参数设置不合理、图像歪斜等；三是机读目录与图像文件挂接错误。其中，《规范》规定3‰的“容错率”主要就是针对第二类错误，同时也是唯一可以容忍的一类错误；而对第一、三这两类错误则应该采取“零容忍”的态度，一旦发现这两类错误就应直接退回改正或重做。

数字档案馆建设面临的难题 篇4

来源：bet365 http://

【内容提要】数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题，对此我们要有清醒的认识。本文提出了数字档案馆建设所面临的10个方面的问题。

【关 键 词】数字档案馆/问题

【 正 文】

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。数字档案的凭证价值问题

档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：

1.1 认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。

1.2 技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]

1.3 管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。数字档案信息的长期存取问题

数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：

2.1 存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。

2.2 机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]

2.3 对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]

数字档案的失真问题

“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。数字档案信息的安全问题

安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。

数字档案馆建设的诸多技术问题

数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。

5.1 数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。

5.2 技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。

5.3 技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。数字档案馆建设的标准化问题

数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。

数字档案馆建设的投入与产出问题

数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家

图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。数字档案中的经济问题

与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。

8.1 档案部门方面的问题。

8.1.1 数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。

8.1.2 数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。

8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。

8.1.2.2 设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。

8.1.2.3 数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。

8.1.3 向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。

8.2 利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义； 数字档案馆法律法规方面的问题

数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。

9.1 档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。

9.2 著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。

9.3 数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]

数字档案馆的基础理论问题

数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。

10.1 数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。

10.2 数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。

高校档案管理数字化、信息化建设 篇5

高校档案是高校教学、科研、党政管理等职能活动的历史记录，是高校发展历史轨迹的真实记载，客观地反映和记录着高校各方面的改革发展历程。高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，是衡量高校管理水平高低的重要标志。随着信息化时代的到来，档案管理工作的内涵发生了深刻的变化。档案已成为一种文化资源、知识资源和信息资源，档案信息的收集、管理、开发和利用的方式发生了根本性的变化，档案信息的数字化和档案工作的网络化已成为档案管理现代化的重要发展方向。

一、高校档案管理信息化的内涵及其重要性

档案管理信息化就是以计算机数据库及互联网为主体，把文字、图纸、声像等信息存贮在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用和共享，为用户提供更为便捷、生动、丰富及到位的档案信息服务。高校档案信息化，就是在知识经济社会里，各高校运用先进的管理理念及信息技术，以现代化基础设施为支撑点，以档案信息资源为管理核心，以实现档案信息资源的开发、利用和共享为目标的智能管理过程。

高校档案信息化是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是一个动态的发展过程，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高校馆藏信息资源数字化，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。

二、当前高校档案信息化建设中存在的主要问题 1．资金投入严重不足

信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础。要解决信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储问题，需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备等，这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投入。学校每年办公经费十分紧张，无法满足档案馆购置大量信息基础设备的需要，资金不足已经成为制约档案信息化建设工作发展的最大问题。2．认识不到位，思想观念落后

高校内部分单位、部门档案分管领导、兼职档案员对档案信息化建设工作的重视程度不够，没有正确认识到档案信息化与本单位本部门日常工作之间的联系，认为档案信息化是档案馆自己的事，与己无关，每年只需按部就班做好纸质文件材料的归档工作就可以了，表现在对本单位形成的电子档案监管不力，导致疏于管理、电子档案流失严重等诸多不良后果，直接影响到学校档案信息化建设进程。

3．档案从业人员素质无法完全适应信息技术的发展需求

部分档案人员素质无法完全适应信息技术的发展。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新载体形式的档案资源将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现。这些变化深刻影响着档案人员知识结构的变化，对档案人员素质提出了更高的要求。

4．档案信息化标准建设滞后，电子文件归档困难

档案信息化工作的基本任务是实现档案数字化信息的完整生成、便捷传递、永久保存、利用共享及其全过程安全管理。与传统档案管理相比，档案信息化建设的显著特点是具有极强的相关性，如档案信息的传输、流转、共享必然涉及诸多相关主体及其相互间的关联；电子文件归档管理更使档案管理系统与办公系统、各种计算机辅助设计系统等的关联度明显提高。因此，档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言，更加需要标准化和规范化。但从现状看，我国档案信息化工作中的标准化建设严重滞后于实践发展，其系统性、配套性，不能完全满足当前档案信息化工作的实际需要。

5．数字档案信息资源开发利用率低

由于经费有限，馆藏档案数字化程度较低，经数字化扫描加工处理的档案仅占馆藏档案极少比重，加之电子文件归档管理工作一时难以大规模推进，可供利用的档案电子信息资源少之又少，无法满足学校与社会对档案信息资源的需要。

三、高校档案管理数字化、信息化的对策 1．加大资金投入力度，优化信息设施配置

高校每年应当设立档案信息化专项经费，为学校档案信息化建设发展提供资金保障。学校相关职能部门应加大对档案事业一般经费的预算，力争将档案信息化建设项目列入学校专项建设经费，尤其是列入学校信息化建设总体规划，以获得更多资金支持。同时档案馆也应妥善高效地使用来之不易的专项经费，在选购信息化相关设备时尽量让有限的资金得到最大价值的利用。一方面，档案部门在购置新设备时，要根据本馆信息化建设需求和支付能力合理购置适合的、性价比最优的信息设施；另一方面也要提高旧设备利用率，节约利用资源，将部分淘汰的仍可正常运行的旧机器用于档案目录的信息录入等，这样不仅可以充分利用现有的旧机器，也可将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息设备上。

2．根据学校实际情况，加快推进档案信息化相关标准规范的出台

档案信息化相关标准规范的制定是加快推进档案信息化工作的基础与前提，是档案信息化建设能否顺利进行并发挥其功能的必备条件。各高校档案馆必须根据国家业已出台的相关标准，结合自身的实际情况，制定出各种规章制度和信息化标准。对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源管理利用等方面进行规范管理，并负责指导实施。各种标准规范与管理制度要在充分调查研究的基础上产生，要具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强，从而形成约束机制，使所有人员都感到责任重大，自觉履行职责，遵守制度，把本职工作做好。档案信息化管理的制度应该包括：电子文件归档管理制度、保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项管理制度不能一成不变，要在实际工作中不断进行完善，以确保各项管理制度的权威性。

3．与电子校务系统进行信息资源合作共建，加快推进电子文件归档管理工作

电子文件的归档与管理是电子校务建设的重要内容和基础性工作，也是未来高校档案信息资源开发与利用的工作重点，对促进高校档案信息化具有十分重要的意义。随着各高校校园办公自动化统一平台系统和数字校园的陆续投入运行，电子文件的归档管理必将提上工作日程。高校档案工作者要适应这一新形势的要求，采取有效的对策与措施，促进电子文件归档管理工作与电子校务系统平台的尽快接轨，抓住机遇依托电子校务平台推进高校档案信息化进程。

4．提高信息安全意识，确保档案信息利用安全

在进行档案信息资源开发与利用时必然会涉及多方面的信息安全问题。首先，我们应重视档案信息内容的安全。凡是涉及国家安全、单位机密、个人隐私等内容的档案，必须保密，防止失密、泄密的发生。其次，必须保障网络服务器和数据库安全。使用安全级别较高的操作系统，及时进行系统漏洞、补丁升级，并对数据库进行定期多重备份、异地备份，维护好数据库事务日志，实行严格的用户身份认证、访问权限控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏造成信息丢失。再次，提高档案信息网络安全意识。在网络中流转的档案信息存在更多的安全隐患，档案部门要未雨绸缪，防患于未然，在信息安全防护方面，除了对已有的防护措施，如防火墙技术、杀毒软件、网络安全检测、用户身份认证、数据加密技术等进行综合运用之外，还要不断跟进了解新的安全防护技术，以应对不断出现的新情况、新问题。最后，档案部门要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的信息保密制度和管理制度，提高档案工作人员对信息的保密与安全意识。

5．加强人员培训，提高档案工作人员信息化管理与利用水平

随着档案信息化工作的深入开展，在传统档案的收集、管理与利用环节均将发生根本性变化。档案管理技术的发展和档案管理者角色的转变，必然要求档案从业人员不断调整知识结构，拓宽知识面，学习和掌握档案数字化工作岗位应该具备的专业知识和业务技能，在知识和技能上都要有显著的提高。为了适应信息时代对数字档案管理的需要，档案工作者要牢固树立档案信息意识、服务意识，主动成为档案信息资源的管理者、组织者、传播者和信息利用的导航人。档案馆要大力加强人员培训，提高档案工作人员的综合素质，使他们有机会学习并掌握计算机网络技术、信息技术等相关学科知识，提升他们信息的鉴别、筛选能力，以便主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。档案工作人员也必须不断努力，千方百计提高自身综合能力，尽快适应档案现代化管理发展的需要。

6．畅通档案信息服务渠道，提高资源利用率

加强网络设施建设，建立电子阅览室，利用网络终端、多媒体、触摸屏等现代技术，使档案利用者享受到方便、快捷、直观的服务是档案馆发展的必由之路。故应努力实现服务手段的多样化，应充分利用计算机和网络技术，建立完备的档案数据库、局域网，充分发挥和拓展现有档案馆网站的作用，使档案馆网站真正成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，实行新信息上网发布；提供在线电子邮件服务、联机公共目录查询、光盘远程检索服务、视频点播服务等功能，开展档案信息咨询服务，与用户进行交互式信息咨询，运用跟踪反馈、搜索代理等方式，为用户构建制定全方位的档案信息服务体系。

7．加强校际间的交流学习，缩短与他校的差距

目前国内各高校档案馆信息化发展水平不均衡，有的已经实现了完全的数字档案管理，有的还处于信息化建设的初始阶段。正是这种水平上的差距，要求各高校档案部门之间应采取多种途径开展交流学习，在技术共享基础上加快档案信息化建设经验要素、技术要素等诸多方面的交流学习，发挥先进档案馆的示范带头作用，缩短高校之间的差距。

数字档案室建设标准 篇6

中国成人教育协会社区教育专业委员会

2009年5月

目次编制概要2

1.1 目的和意义2

1.2 关键词组的概念界定2基本标准4

2.1 数字化学习社区的网络设施4

2.2 数字化学习社区的学习资源5

2.3 数字化学习社区的管理5

2.4 数字化学习社区的支持服务5

2.5 数字化学习社区的绩效6

3数字化学习社区的发展8

*参考文献91编制概要

1．1目的、意义

数字化学习，是人类社会迈向知识社会的必然要求。数字化学习社区的建设，则是创新

社区教育载体，深化社区教育内涵，提升社区教育品质，是社区教育未来发展的重要走向，也是推进全民终身学习、建设学习型社会的时代性特征。

数字化学习社区建设，有利于加快社区教育信息化进程，发展优质社区教育，创造“人

有所学、学有所教”的良好技术环境，满足居民日益增长的多样化、个性化的学习需求，实

现个人学习方式的转变，提升社区居民的生活品位，充分体现“以人为本”、实现党的“教

育惠民”政策的重要举措。

由于经济社会发展的不平衡，我国城乡之间、东西部地区之间，对创建数字化学习社

区的需求和标准存在差异，因此本文件包括数字化学习社区建设的“基本标准”和“数字化

学习社区的发展”两部分，以期为已经达到基本标准的社区提供导向性的发展空间；“基本

标准”中的部分量化指标，也设定了不同的层次，用以促进不同经济发展水平地区，数字化

学习社区建设的协调、健康发展。

1． 2关键词组的概念界定

1.2.1 数字化学习[1]

数字化学习，是指学习者在数字化学习环境中，利用数字化学习资源，以数字化方式进

行学习的过程。数字化学习环境，包括设施、资源、平台、通讯和工具；例如计算机网

络、数字电视广播、移动通讯系统、多媒体视听教材等载体，以及技术平台和学习终端

等。数字化学习资源，是指可以在多媒体计算机上或网络环境下运行的多媒体材料；

通常按媒体形式分，有文本、音频、视频、图像、动画、软件等；按载体形式分，有网页、电子邮件、在线讨论、光盘、数据库、数字磁带等。数字化学习方式是指师生、生生之

间通过交互、合作、协商的途径，实现探究、发现、创造和展示知识的自主学习方式。

在基本标准中，数字化学习环境主要是指计算机网络及其技术平台和计算机终端，数字

化学习资源主要是指在计算机网络上运行的在线学习资源。

在社区教育中，开展数字化学习，是社区教育发展的一种重要形式和重要载体。应该发

展多种多样的数字化学习形式，使社区居民享受数字化学习乐趣。

1.2.2数字化学习社区[2]

数字化学习社区，是指能够在社区的数字化学习环境中，利用一定的数字化学习资源，以数字化学习方式，开展社区教育学习的新型社区。与传统社区教育的主要区别在于，能够为社区居民提供数字化学习环境、数字化学习资源并实现数字化学习及管理服务。也不同于在社区教育中开展某种形式的数字化学习，它是社区数字化学习达到一定阶段的产物，是指社区数字化学习环境，能够支撑一定规模的社区居民，运用数字化学习资源，进行持续学习的社区，才能称为数字化学习社区。同时，数字化学习社区也不同于数字化社区，是与实体性社区相对而言的，而数字化学习社区，主要是从教育学习的角度而言的。

在基本标准中，数字化学习社区中社区的范畴，是一种社会学概念，指聚居在一定地域范围内的居民所组成的社会生活共同体，包括行政区划的区（县）、街道（乡镇）和居委（村）几个层次，也可以是自然形成的地域性聚落。数字化学习社区的居民，指本社区中（包括居住半年以上的外来人员在内）的常住人口，为他们提供平等的学习条件。

考虑到建设数字化学习社区，目前还处于初级阶段，因此，经过一段时间的实践，把数字化学习社区区分为数字化学习先行区和数字化学习先进区，本试行标准为先行区的标准，先进区的评价标准是在先行区的基础上制定的（见《数字化学习社区先进区评价标准(征求 意见稿)》）。

1.2.3数字化学习中心[3]

数字化学习中心（有的地方也称数字化学习港），是社区组织实施数字化学习活动的重要机构，它可为学习者提供数字化学习的场所、设施、学习资源、教学管理和学习支持服务。数字化学习中心，一般是由社区教育管理人员、专兼职教师、信息技术人员和社区教育志愿者组成，具有必要的数字化学习设施与资源的运作实体。基本标准

2.1 数字化学习社区的网络设施

数字化学习社区的网络设施，包括计算机联网条件、学习服务平台（网站）和计算机学习终端等。

数字化学习社区的网络设施，可根据本地域（省、市）的网络支撑环境，选择以下两类不同的技术架构：

2.1.1 本社区外部没有宽带联网的社区教育“学习服务平台（网站）”，并且具有可满足社区居民需求的数字化学习资源，应具备以下条件：

a)设置计算机机房，配置服务器，开辟“学习服务平台（网站）”，可支持

500－1000人同时在线学习；建立、健全学员信息管理系统。

b)计算机机房连通Internet，出口带宽≥10Mbps。

c)建设数字化学习教室，配备≥20台的联网计算机，出口带宽≥10Mbps；

配备投影机1套用于集中辅导。

d)社区居民可利用家庭计算机上网，登录本社区“学习服务平台（网站）”。

2.1.2 本社区外部已有宽带联网的社区教育“学习服务平台（网站）”，可支持1000－5000人同时在线学习，并且具有可满足社区居民需求的数字化学习资源，应具备以下条件：

a)建设数字化学习教室1－2个，配备≥20－40台的联网计算机，出口带宽≥10Mbps；

配备投影机1套用于集中辅导。

b)社区居民可利用家庭计算机上网，登录社区教育“学习服务平台（网站）”。c)建立、健全学员信息管理系统。

2.2 数字化学习社区的学习资源

为社区居民提供普及性、公平性、开放式和方便适用的数字化学习资源是社区开展数字化学习活动的关键环节。

2.2.1属于本标准2.1.1条款的社区，在本社区开辟的“学习服务平台（网站）”除具有一般性网页课程外，应拥有200－300单元（每单元以1学时计，每学时作1学分计，下同）的流媒体视频课程。

2.2.2支持各级各类学校和教育机构为社区教育提供低成本的优质教学资源。鼓励社区自建适用的特色资源。强调资源共享，提高资源的利用率。

2.2.3要建立网上资源的发布审核、适时更新的资源管理制度，杜绝各种不良信息。

2．3 数字化学习社区的管理

2.3.1数字化学习社区的行政管理架构，实行政府统筹领导、教育部门主管、有关部门参与的社区教育管理体制，在业务上，实行条块结合、相互协调、密切配合、专业管理的区（县）、街道（乡镇）、居委（村）三级社区教育管理网络。

2.3.2数字化学习社区每年必须保证必要的教育经费，用于支持社区的数字化学习。

2.3.3数字化学习社区要建立健全各项规章制度和保障机制，维护社区的健康和可持续发展。

2.4数字化学习社区的支持服务

2.4.1数字化学习社区的学习活动，要按照社区教育的基本任务，密切结合社区居民的学习需求，开展提高居民生活质量的多样化教育培训学习活动，尽量满足社区居民不断增长的、个性化的学习需求。

2.4.2数字化学习社区，要因地制宜组建数字化学习中心，承担居民数字化学习的支持服务，维护学员信息管理系统。

2.4.3区（县）级数字化学习中心，要建有≥2个数字化学习教室；街道（乡镇）级数字

化学习中心和居委（村）级数字化学习中心，应建有≥1个数字化学习教室。

2.4.4 数字化学习中心，要有一支适应数字化学习要求的、相对稳定的、能保证工作顺利开展的师资队伍。要求居委（村）级的专兼职教师≥1人；街道（乡镇）级和区（县）级的专兼职教师≥3人。

2.4.5 数字化学习社区的师资，可以采取社区学院委派专业教师、聘任社区志愿者、高校兼职教师等多渠道解决。要有教师管理及考核制度，为社区居民的教育培训服务。

2.4.6 数字化学习中心要必须配备计算机技术人员，负责机房、数字化学习教室的维护和正常运行。

2.4.7 要培育一支社区教育志愿者队伍，其中一部分志愿者要具备一定的信息技术能力。

2.4.8 数字化学习管理机构，要不断完善社区居民网上学习的注册管理、学习过程管理、学分管理、考试结业以及证书认定与发放等环节。

2.4.9 要制订激励数字化学习的政策规定，探索非正规教育学习成果与正规教育有效沟通的路径与制度。逐步将数字化学习社区的学习活动纳入当地的终身教育体系。

2.5数字化学习社区的绩效

2.5.1通过计算机网络应用培训的居民比率≥20－30%；后发地区≥5－10%。

2.5.2社区居民网上学习的实名注册率≥10-20%；后发地区≥5-10%。

2.5.3 在实名注册网上学习的居民中，学满50—100学分的人数，应占注册居

民的50%以上；获得结业证书、培训证书的学员数逐年增加。

2.5.4 社区居民对数字化学习环境的满意率≥70%；后发地区≥50%。

2.5.5 凡确定街道级数字化学习社区，所辖居委会级数字化学习社区的数量≥本社区居委会总数的1/3。

2.5.6 凡确定区（县）级数字化学习社区，所辖街道级数字化学习社区的数量≥本社区街道总数的1/2。数字化学习社区的发展

数字化学习社区，要充分利用本地区的信息基础设施和数字技术支撑环境，培育多样化的数字化学习方式。充分利用数字电视广播资源、无线通讯信息和光盘音像媒体，多渠道地获取居民喜闻乐见的优质教育资源，为社区居民选择

3.1 和采用多种学习终端，如台式计算机、笔记本电脑、数字电视、VCD/DVD机以及手持移动终端等提供高效服务。街道及区县级数字化学习中心，要建有电子阅览室，配备VCD/DVD机、电视机和教学光盘。

3.2社区教育“学习服务平台（网站）”要配备充足的教学资源库，为居民提供多样化教

育资源与教育学习服务。

3.3社区教育的数字化学习资源建设，是一个长期积累和不断优化的过程，要坚持统筹

规划、积极推进、共建共享、注重实效的原则。数字化学习资源可通过引进、交换、购买、自建等多种渠道获取，提高利用率，降低使用成本，防止低水平重复建设。

3.4 社区教育“学习服务平台（网站）”要实现学籍管理、在线学习、交互练习、考试测试、数据统计和分析评估的一体化全程管理，为注册学员建立网络学习的电子档案，适应终身学习的需要。

3.5 数字化学习社区，要充分利用网络教育的优势，探索学校—家庭—社区的整体教育互动、协同发展的创新机制。

3.6 数字化学习社区要为本社区的外来务工人员，为弱势群体居民，运用网络开展适用的培训项目，推进教育公平。

3.7 数字化学习社区要适应计算机网络的特点，适应户籍管理的改革，逐步淡化行政区域的边界，开放虚拟社区的协作性学习，扩大社区教育的服务领域，促进学习型城市、学习型社会的形成。

3.8 数字化学习中心要充分利用数字技术的成果，为居民提供多种多样、丰富多彩的精神文化活动，逐步建设成为社区的学习中心、资源中心、交流中心、服务中心，促进和谐社会的发展。

3.9 数字化学习中心的运行机制，要逐步向政府指导下的社会化公共服务体系运营的方向发展，提高专业化水平，形成可持续发展的运行机制。

3.10 要开展数字化学习社区的理论研究，制订数字化学习社区的发展规划，坚持边研究、边实践、边总结、边提高，不断促进数字化学习社区的科学发展。

* 参考文献

[1] 美国教育技术首席执行总裁论坛（The CEO Forum on Education and Technology）

第3次年会报告（2000年）

[2] 郝克明.《跨进学习社会—建设终身学习体系和学习型社会的研究》.高等教育出

版社，2006

[3] 教育部“数字化学习港与终身学习社会的建设与示范”教改项目成果报告

[4] 教育部关于推进社区教育工作的若干意见.（教职成[2004]16号）

论数字档案建设 篇7

1 实施数字档案管理之目标

档案信息化是企业信息化建设的重要组成部分, 加快企业数字档案建设是企业信息化建设的深化与进步, 企业实施数字档案管理建设应达到如下目标:

(1) 开发建立与企业各应用系统之接口, 实现与各应用系统间的无缝连接, 各应用系统所产生的电子文件实现在线自动归档, 将企业各业务系统数字资料, 按档案的管理规范, 完整无损地保存到档案资源库中。实现在企业网上的跨主机、跨地域、跨门类的快速检索应用, 为企业提供便捷而全面的服务。

(2) 采用J2EE、NET等技术开发管理与利用软件, 与企业综合信息系统集成, 按数据仓库规范开发数字档案数据库作为企业数据仓库的一个组成部分, 使档案资源库在服务器上的逻辑与物理定位明确, 使管理员像管理自己的纸质档案一样, 脱离开所有目录和软件, 仅凭资源管理器就能管理数字档案。

(3) 加强对电子原文的防护, 通过权限配置、归档文档专题推送、元数据锁定、电子原文只读性封装等各种手段, 从技术与管理两方面, 确保档案实体与信息的安全, 确保网络传输及档案数据库的安全。

(4) 部分电子原文按业务部门要求的模式分件存储, 根据需求显示为业务部门所要求的台账模式。使电子原文便于迁移、移动载体携带、单件抽查、随环境升级迁移, 即便脱离开本系统在其他环境下仍可方便利用。同时, 数字文件的阅读器符合国家规定的标准。

(5) 企业开发实施数字档案系统, 要实现便捷的网络化检索利用环境, 在公司局域网上的检索实现零成本, 且不影响其他业务系统的工作。

2 系统框架及定位

根据本单位各应用系统的实际情况, 数字管理系统模块的总体方案主要分为5个接口、3个平台及1个网站。5个接口:即ERP电子文件自动归档接口, MES电子自动归档接口, OA电子文件自动归档接口, 多媒体电子文件自动归档接口, 移动载体电子自动归档接口;3个平台:即档案管理操作平台, 数字资源图视化管理平台, 专题推送平台;1个网站:即Web检索利用网站。

3 技术架构及支持

企业数字档案系统总体技术架构, 采用国际标准OAIS框架结构, 即6个功能实体和3种信息包实体。

OAIS认为, 档案系统是一个置身于数字资源的生产者、数字资源的利用者和档案管理者之间的一个存档体系, 是以数字档案库为中心的资料传递与保存体系。主要表现为:

生产者:是提供需要保存信息的人或者业务系统, 向OAIS提交要保存的信息, 包括资源对象和元数据。本单位资源生产者是:ERP、OA、MES、工程管理等信息系统, 及以移动载体移交来的其他数字信息如新闻、电子报刊。

管理者:是设置OAIS整体政策的人组成, 确立档案收集的范围, 明确档案条目的保存许可。在分公司是各级档案管理部门的人和一整套的管理规范。

利用者:指的是与OAIS服务交互以获取特定资源信息的人或系统。在分公司是内部管理与生产一线上的档案利用者、DW及其他决策支持工具。

6个功能实体分别为:

资源采集摄入实体。这一实体提供的服务和功能是从信息生产者那里摄取归档信息包 (SIP) , 并且对内容进行检测整理, 生成符合档案系统数据格式和文件标准的存档信息包 (AIP) 、从AIP中抽取出描述信息 (元数据) 以存入档案数据库。

数字档案长期存储实体。这一实体提供的服务和功能是存储、维护和检索AIP。包括从数据摄取单元接收AIP数据包, 并将它们存储到服务器的某个逻辑定位之中;管理存储系统的组织结构;对存储有档案的媒体进行翻新;执行日常的维护工作和特殊的错误检查;提供灾难恢复能力;并且为使用者提供数据包 (AIP) 。

数据管理实体。这一实体提供的服务和功能是植入、维护和存取相关标识, 并记录档案馆藏的描述信息以及对档案系统进行管理。数据管理的功能包括管理档案数据库、执行数据库更新、对管理数据提供查询功能以产生结果集, 并从这些检索结果集中生成查询报告。

系统管理实体。这一实体提供的服务和功能是操纵管理整体的档案系统。包括在线归档与联机归档的提交协议;对提交进行审计与完整性检验, 以确保提交内容符合档案标准;对系统的软件硬件环境进行配置和管理;详细记录各种操作;报告档案的内容;建立并维护档案标准和政策;提供客户支持;激发存储请求等。

保存规划实体。这一实体提供的服务和功能是监测OAIS的环境, 提供相关建议以确保在OAIS中存储的信息在长期一段时间之后, 仍然能够被相应的目标用户所访问, 即便是在原有计算机环境都退化了之后。保存计划包括的主要功能有对档案系统中的存储内容进行评估, 随环境变化而移植当前的档案馆藏;对档案系统的标准和政策进行建议;监测技术环境和目标用户的服务需求及知识背景的变化。

服务存取实体。这一实体提供的服务和功能是支持利用者, 使利用者可以判定、了解、定位、存取那些存储在OAIS中的信息, 让利用者可以请求并接收信息产品。包括与利用者进行通讯以接收请求, 对于某些特别保护的信息进行管理控制以限制其访问, 生成分发信息包DIP、结果集、报告等, 并且将这些响应传送给利用者。本单位设计的服务存取单元具体体现为资源目录级的Web发布与检索申请平台、常规业务权限定向服务平台、专题推送平台3部分。

3个信息包实体分别为:

提交信息包 (SIP) :是信息生产者提供给OAIS的信息包。它的格式和具体内容通常情况下是信息生产者和OAIS系统之间协商的结果。

我们的提交信息包是将业务人员和系统开发人员的协商结果编制到归档接口软件中, 形成SIP。将SIP摄取到中间服务器, 然后由档案管理软件处理成AIP。

存档信息包 (AIP) :在OAIS中, 一个或多个SIP需要被转换成为一个或多个AIP以进行保存。AIP有一系列完整的内容信息。一个AIP还可能会包括多个其他的AIP组成, 是一种多维层次结构。

分发信息包 (DIP) :根据利用者 (检索用户) 的请求, OAIS需要以分发信息包 (DIP) 的方式提供一个AIP的所有或者部分内容给利用者。一个DIP也可能包括多个AIP, 打包信息 (PI) 需要以某种方式显性出现, 以使利用者可以明确地辨别出所要的信息。根据分发媒体和利用者需求的不同, 打包信息可能以多种方式存在。

按OAIS参考模型设计企业DAS架构具备的技术支持:

(1) 数字资源集合和资源集合描述元数据库是企业数字档案系统的核心。

(2) 自动化的在线归档接口是数字档案系统的主要模块, 归档范围的60%～80%将由这些接口来完成。

(3) 采用先进业务系统的优良数据管理结构来组织资源集合, 实现快捷方便的检索系统。

4 应用效果

医院档案数字化建设简析 篇8

【关键词】 医院档案；数字化建设；计算机管理

文章编号：1004-7484（2012）-02-0206-02

随着现代社会的发展，计算机管理技术已在各层面各系统广泛应用，医院管理现代化水平也已具备一定规模。为了加强我院档案工作，提高档案管理的科学化、规范化、现代化管理水平，充分发挥档案在教学、科研、医疗、党政管理等各项工作中的作用，人们在积极应对医疗信息化时不仅要关注医院档案载体形式的变化，更重要的是探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法。

1 方 法

对医院传统档案管理现状进行总结分析，探讨医院档案数字化建设的紧迫性，并提出具体措施。

2 结 果

医院传统档案管理存在意识不足、制度不全、现代化管理手段差、管理方式落后和档案资料容易缺失的问题。①对档案管理数字化的意义认识不足。实现医院档案管理数字化是必然趋势，可以使医院的档案管理工作适应信息时代的发展，改革传统的档案模式，实行档案管理的计算机化，以加快医院档案管理的信息化建设^[1]。②档案管理制度不全，档案管理现代化手段差。传统档案管理制度很难随着医学科技的发展和设备更新得到及时补充修订，致使有些很有价值的科研成果，没能及时整理归档；档案资料内容重点不突出、缺项漏项、图表资料和文字资料不相符等现象；检索难查准率低、共享率差等诸多不足。③档案管理方式落后，造成档案资料缺失。医院在改革发展中涌现的大量的高新技术成果的结晶、珍贵文字、影像等资料。一旦造成损毁和遗失，便会造成难以估量的损失，无法补救和挽回。

3 讨 论

3.1 医院档案数字化管理的紧迫性 实现以计算机化为核心的档案管理，是加快档案信息化建设的重要前提条件，档案工作应与社会发展和变革相适应。记录档案信息的载体及方式日趋多样化，机读、声像等新型载体广泛应用，其管理方式、载体形式、信息互动等方面对低质档案形成巨大的冲击。原有的档案管理模式已难以适应现代档案工作的发展要求。因此，实现档案管理的计算机化、档案工作的信息化，实现档案信息资源的有效开发和信息资源的社会共享，是档案工作现代化建设的必然选择和重要前提^[2]。档案借阅实行数字化管理，查找方便、灵活，直观性强。管理人员把借阅单位、借阅人和档案号输入计算机，便于即刻得到结果。节省利用者和管理人员的时间，方便管理，提高检准率。查阅利用档案不需直接接触档案原件，可避免档案损毁。延长档案寿命。计算机管理档案不但能帮助档案人员检索、统计，而且还可以帮助档案人员整理、组卷、编制各种目录，其速度与效果是人工无法相比的，并且在避免差错的同时又可减少工作量。而且通过联网管理，能进一步提高档案文献的共享。

3.2 医院档案数字化管理的途径 现在医院系统都建有计算机信息网络中心。实现计算机网络管理，便于及时、准确地向医院领导和有关部门提供档案信息，促进医院的发展。这些都为实现档案管理规范化、标准化、数字化创造了有利条件。①选择和采用成熟的计算机软件开发是一项系统工程。目前市场上各类档案管理软件种类繁多，各有特点，因此，首先要选择经过国家鉴定的正规软件。在此基础上可与厂家合作实施二次开发，建立适合医院档案管理的软件系统，既能满足医院档案室的工作，又可与医院行政办公系统相衔接。实现文件形成、报送、接收、分类编目、整理装订、数据著录、提供利用等全过程的计算机管理。为档案管理的标准化、自动化、网络化打下基础。②建立局域网，实现医院系统的档案信息资源共享；建立网站，逐步将室藏的档案资料，包括文档、图书、图片、声像等各类信息资料上网，实现网上浏览、传递、交流信息，为各方面利用提供便利。

3.3 医院档案数字化管理的建设 加强硬件建设，是医院档案管理工作的基础，硬件的建设合理与否。直接关系到医院档案管理工作的成效。同时在一定程度上反映了医院的管理水平。过去由各职能部门设置兼职档案人员管理本部门档案的陈旧模式，已不能适应现代化社会发展的需要。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。将档案的内容按行政管理、业务管理、医疗质量、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机，具有检索快捷、方便、高效等优点，可以使档案信息在现代化机器设备中迅速、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。配备整套档案扫描系统，改革单纯人工录入数据的相对落后做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效果，注重对各类现代化信息的收集和整理。多借鉴社会其他领域的信息丰富自己的档案管理经验，使医院档案管理更加规范、更具现代化。

参考文献

[1] 胡均兰，唐庆顺.医院档案数字化建设探讨[J].医疗装备，2006（9）：27-29.