外贸函电特点（推荐10篇）
外贸英文函电翻译的特点
外贸英文信函翻译是实现涉外贸易的重要环节,也是外贸函电课程的主要内容之一.本文分析了外贸函电翻译的.主要特点以及现阶段外贸函电教学中存在的问题和误区,并提出了相应的解决方法.
作 者：王剑飞 郭宇飞 WANG Jian-fei GUO Yu-fei 作者单位：佳木斯大学,外国语学院,黑龙江,佳木斯,154007刊 名：佳木斯大学社会科学学报英文刊名：JOURNAL OF SOCIAL SCIENCE OF JIAMUSI UNIVERSITY年，卷(期)：26(3)分类号：H315.9关键词：商贸函电 翻译 对外贸易
关键词：外贸函电,用词方法,表达方法,语言特点
引言
外贸英语函电是贸易双方传递商务信息, 促进贸易关系的重要桥梁, 是现代商务活动中效果显著、方便易行的一种常用交际文书。随着国际间的商务活动往来更频繁, 商务交际进入一个全新的发展阶段。质量上乘的函电能帮助商家达到有效交流的目的, 促进贸易双方的相互理解和长期合作, 也有利于规避风险, 取得双赢的效果。因此, 了解外贸英语函电的语言特点, 对于拟写正确规范且得体的外贸函电而言是十分必要的。
一、用词礼貌谦虚, 语气委婉和蔼
撰写外贸英语函电时要注意措辞, 不要盛气凌人, 尽量避免使用不礼貌、会令读信人产生不愉快情绪的词句。在书写之前就要把握好语气, 让对方感到既有说服力又不失诚恳, 立场坚定而又不失亲切。因此, 外贸英语函电中经常会出现一些礼貌委婉的表达方式, 如please, will you please, would you kindly, we shall appreciate it if, we are grateful that等, 这类表达的运用会使函电中的意向表达更为礼貌得体。
二、用词专业严谨, 恰当运用专业术语
为了减少纠纷, 顺利开展对外贸易活动, 必须对买卖双方各自承担的责任、费用、风险等作出明确的规定和划分。这就构成外贸英语函电中的最大特点———精确地运用价格、支付、 保险等专业术语。
1.出口交易磋商中的术语
Enquiry (询盘或询价)
Offer (发盘或报价)
Counter-offer (还盘)
Acceptance (接受)
2.价格术语
EXW (Ex Works) 工厂交货
FOB (Free on Board) 装运港船上交货
CIF (Cost Insurance and Freight) 成本加保险费加运费
3.国际货款支付术语
L/C (Letter of Credit) 信用证
T/T (Telegraphic Transfer) 电汇
D/A (Document against Acceptance) 承兑交单
4.国际货物运输保险术语
FPA (Free from Particular Average) 平安险
W P A (With Particular Average) 水渍险
TLO (Total Loss Only) 全损险
三、表达清楚准确、简洁明了
函电的写作应使用短小精悍、意义明确、易读易懂的常用词, 避免浮夸的辞藻、有歧视色彩的词汇、画蛇添足的空话。它不同于学术论文等正式文体, 讲究的是实效性。写作的目的是尽量与对方建立互利互惠和友善的关系。
如:We wish to acknowledge receipt of your letter of Oct.14.
如果改为We appreciate your letter of Oct.14.就更简洁易懂。
同时, 所有意思模棱两可、含糊不清的词句均应避免使用。当确定要表达的内容之后, 就要用清晰、简洁的语句表达出来。在下面一组句子中, 由于only的位置不同, 使得两个句子的意思迥然不同。
A.We shall be able to supply 50 tons of this item only.
B.We shall be able to supply only 50 tons of this item.
only在第一句中修饰item, 意即仅提供此类商品 , 而在第二句中则修饰50 tons, 表示仅提供五十吨的数量。因此, 函电的拟写者应注意句子中相关代词的准确性, 以及修饰语的确切位置, 确保信函中每一处内容都精准无误。
四、大量使用被动句
在外贸函电中, 被动语态被大量使用, 可以凸显要说明的对象或要论述的主旨, 有时也是为了使语气显得委婉客气, 同时使信函的句子结构呈现多样化, 避免单调。
例如 :The unpaid balance of US dollars 2, 000, 00 for the goods supplied during September will be telegraphed by our banker on or before November 15.
在这句话中, 由于被动语态的使用, 强调“the unpaid bal-ance”这个关键词, 这个词所表达的内容正是收信人更关心的。如果此处使用的是主动语态, 效果就不会那么明显了。
结语
外贸函电无论从词汇、句型方面都有其鲜明的特点。随着时代的发展, 外贸函电的形式变得更加灵活, 富有现代气息。作为对外贸易中重要的交流手段, 外贸函电起着非常关键的作用。因此, 只有了解了其语言特点, 才能撰写出高质量的商务英语信函。
参考文献
[1]程同春.新编国际商务英语函电[M].南京:东南大学出版社, 2001.
[2]廖瑛.实用外贸英语函电[M].武汉:华中科技大学出版社, 2003.
一、外贸函电的基本特点
在对外商务活动过程中，外贸函电是厂商之间、厂商与客户之间发展业务关系、实现交易的一个重要手段。良好的外贸函电必须具有如下几个特点：
1、行文规范，用词准确而严谨。外贸函电这种信函属于公文性质的，主要的内容就是商务公事，发展业务关系并且实现交易是其主要目标。所以，外贸函电所使用的语言必须十分规范，尽量运用正式用语。比如尽可能不用 about，而是用with regards to ，尽可能不用send而是用deliver，尽可能不用answer而是 in reply to 等等，以避免用语的不正规。
2、大量使用书面语体。外贸函电是通过书面的方式来传递各种相关的信息，语言结构必须使用书面语体，不仅要求使用正式用语，同时还要求句子的结构严谨，尽量使用完整句。多用动词非谓语形式的短语以及后置定语等那些正式语体的语言结构，以确保信函的严谨、严肃、精简、精确。
3、保证措辞严谨 。措辞严谨而准确是外贸函电的一个重要特点。从法律的角度而言，外贸函电是对交易各方的权力与义务的明确规定，签署之后就获得了相应的法律效力。外贸函电的措辞必须准确而严谨，对装运时间、地点以及商品的品质、颜色、尺寸等必须明确规定，对信用证、提货单、产品合格证书、装运单的编号、单价以及总价的数额的表达必须精确。
二、写作外贸函电的基本技巧
结合外贸函电的基本特点，外贸函电的写作应当按照简洁明了，准确严谨，用词得体，委婉礼貌等原则。具体体现在如下几个方面：
1、简洁明了的原则。当前国际贸易的竞争日益剧烈，在写作外贸函电时用词必须简洁明了，用尽可能少的词来传递完整的信息，并且必须确保内容的准确性、完整性。
2、直切主题。外贸函电要求内容简洁，也就是必须直切主题。在外贸函电中应直截了当的切入主题，而不是拐弯抹角的客套，让人觉得虚情假意。比如，在信函的开头罗列很多优美的词句或许容易引起对方的关注。假如没有尽快切入主题，对方不清楚他能获得哪些利益，客人也非常容易丧失兴趣，甚至根本就不往下看。
3、使用简短易懂的词。在写作外贸函电的时候，必须确保对方能看懂这些词，假如看不懂，会不会去查阅字典？会不会跳过这些词，假如跳的话，会不会误解写作的意图？而如果写作的函电重出现了错误的词的话，后果会更严重。但是，并非越简短的词就越好。此外，使用适量的缩略语。比如外贸行业长期发展过程中逐渐产生的一些约定俗成的专业缩略语，灵活运用这些缩略语能够适当减少外贸函电的篇幅，节约对方的阅读时间。
4、对无关紧要的修饰词进行删减。英语中的很多单词具备十分完整的意思，无需增加修饰词。
5、检查外贸函电以免出现用词混乱问题。必须仔细对外贸函电进行检查以免出现用词混乱的问题，因为写作外贸函电的目的不但要求简洁明了，更加关键的是能让读者能够很好的理解。
6、短句和短段落的合理使用。在外贸函电中合理使用短句和短段落可以发挥意想不到的效果。通过删减那些无关紧要的修饰词，以免由于段落过长导致读者不明白作者想要传递的观点，最好在段落与段落之间空出一行，凸显各段所提出的问题，不仅美观还可以引起读者的关注。
7、确保措辞准确。在国际经济贸易过程中，交易各方存在语言文化、历史背景等各方面的差异，很容易出现误解，而按照国际贸易惯例以及有关法规，外贸函电是交易的一个组成部分，在法律上具有一定的效力，所以行文必须十分严谨，用词必须准确。外贸函电的写作过程中选择词汇的时候，应当尽可能选择词义单一的词，尽量避免选择词义丰富的词。
8、确保表述恰当、得体。外贸函电是国际商务当中是使用的利用书面语言进行交际一种重要的工具，不仅要求用词、语法的准确严谨，还要求表达恰当而得体。外贸信函写作过程不仅要充分考虑到对方的文化背景，还应当注意对方是老客户、新客户还是潜在的客户，根据不同的对象、环境选择最适宜的用词，从而营造一种良好的氛围，获得最为理想的交际效果。
三、注重委婉语和礼貌用语
1、委婉语的使用。多站在对方的角度考虑问题，充分尊重对方的思想与观点，在工作尽可能不带着情绪。适当地放低自己的位置，使用礼貌用语回答对方的问题，然后委婉地指出对方的错误，将会获得让人惊喜的效果。
2、祈使句、疑问句的合理使用。在外贸函电中传递自己的观点或者提出建议的时候，往往是拥三种句式：陈述句、祈使句以及疑问句。一般而言，陈述句太过生硬、直白最好不要使用，而带please 的祈使句往往显得语气较为礼貌，如果使用疑问句的话，其语气显得最为委婉而客气，并且给对方留有很大的余地。
综上所述，一封优秀的外贸函电必须格式整齐、用词简短，行文严谨、语气委婉而礼貌。因此，在学习写作外贸函电及其实践过程中，必须按照上述要求有针对性地进行训练。从而提高写作外贸函电的水平，更好的实现对外交流的目的，完成国际商务目标。
参考文献：
[1]陈浩然.外贸英语翻译[M].知识产权出版社，2005.
[2]郑敏.商务英语函电与合同[M].清华大学出版社，北京交通大学出版社，2005.
[3]王星远.外贸困电的翻译原则与技巧[J].浙江工贸职业技术学院学报，2006.
一．如何表达在涨价前订货
Thnk yu f yu lee f Obe 1 f business pies We e n sending yu u pie-lis nd lg f he nees ypes h e unde pduin nd e n supplyne f sk
We nnie yu h pies f pie ps nd pnens hve gne up sedily sine he send hlf f he ye Thugh e hve ied hdkeep u quins dn, e e fid he gin f keeping n ging like his ill n lng Theefe, e sugges h yu ill le us hve yu de befe fuhe ises in ss, hih ill ledise in pies vey sn unvidbly
感谢贵方1月1日关于商用复印机的询函。现随函奉送本公司正在生产的、并有现货供应的最新型号的产品清单和价目表。
我方想告诉贵方，自下半年以来，复印机的零、部件价格一直不断增长。尽管我方尽量压低报价，但恐怕有此余地的时间不会太久。因此，建议贵方在零、部件再次涨价，并不可避免地引起成品涨价之前便向我方订货。
二．要求及时供货
We undesnd h yu e he gen f he Whie Tige ies We enlse u de f 1 dzens f he Whie Tige ies Plese ne h e need hese gds he ugenly s Chiss is ding ne If yu uld supply gds iely f sesns, e uld ke epeed des, pvided pies e esnble Pyen f he enlsed de ill be de ndfsigh unde u lee f edi pened in yu fv n eeip f yu nfiin h he gds e sen u, nd n be deliveed befe 1, Deebe,获悉贵公司为“白虎牌领带”的代理商。兹附上1打白虎牌领带订单一份。
请注意，由于圣诞节在即，本公司急需这批货物。如果贵公司能够及时供应时令货品，而且价格公道，我方将继续订货。
此票订单之货款，待确认贵方已于年1月1日前发货之后，本公司即向贵公司开出见票即付的信用证。
三．回复询盘告知无货
Refeingyu lee f 5 June, e vey uh ege h e e unbleke yu n ffe f he gds yu dend The esn is h he pdu yu need hs been u f sk Wh’s e u nufues hve delined des beuse f shge feils
We shll, heve, file yu inquiy nd ble yu u ffes s sn s e hve g supplies
我方收到贵公司６月５日来函，但非常遗憾，我方无法对贵方所需产品报盘。其原因是，此货品在我处已经脱销。而且，由于原料短缺，生产厂家已经拒绝了我方订单。
我方已将贵方询函备案，一经有货，我方将以电报报盘。
四．如何追问买方意见
In eplyyu inquiy e sen yu n My 5py f illused lg f u elei pdus As e hve n hed f yu sine, e
uld likesk hehe yu hve hd eeived u eply nd h pinin yu hve n u pdus We e lys edyseve yu nd shuld be geful f yu eply
在５月２５日我方对贵方询函的回函中，已寄去本公司电器产品的附图目录。因迄今尚未接到贵方的消息，特致函询问，贵方是否已收到我方回函，并征求贵方对本公司产品的意见。我方随时愿意效劳，若承蒙贵方惠赐回函，当不胜感激。
五．如何询问参展条件
F yesedy’s Mning Ppe e hve lened h yu e n king ppliins f exhibis f heCnn Fi We hpe yu uld send uspy f deiled ndiins f ppliin, suh s size f eh bh, fees f en, nd ie shedule f ving in, e, s ell s he ie lii f ppliin
从昨天《晨报》上获悉，贵单位正在征集“年广交会”的参展申请。希望贵方能将展位大孝租用展位价格、进场时间、最迟申请日期等详细情况通知我方。
六．如何索要产品目录
We ge yu ne nd ddess f yu ll Chbe f CeeWe e n ipe f plsi pdus nd e uld ppeie i if yu uld send us yu lgue in he ne ye
我方从贵公司的商会获知你们的名称与地址。
本公司经营塑料制品的进口业务，希望能够得到贵公司明年的产品目录。
七．按样品询价
We hvelge dend f he supply f 5, ees bn sege, hse sple is enlsedsh yu he shde nd quliy e equie Plese send yu sples espndingu sples ih he s esnble pie CIF Singpe if yu n supply ihin hee nhs f n
本公司需要５万公尺棕色斜纹布的大量供货。现随函附送我方所需货物的样品，以示其色调及品质。
Tel.: 407-200 0001;Fax: 407-200 0002;
E-mail: export@ interfon.com
July 10, 2008
Maxevis(China)Electronics Co.Ltd.18/F, Block A, Central Complex,Bao’an District, Shenzhen,Guangdong, P.R.China
Mr.William,We have noted your advertisement on the 3rd issue of Global Sourcing Magazine on July 2008 and are interested in your variety of electronics, particularly Mini Combo and Portable DVD Player.As we are one of the leading electronics dealers and have many branches in the states, we are in a position to handle large quantities.We would appreciate a quote for the entire Mini Combo and Portable DVD Player.Please indicate price, specification, your earliest delivery date and terms of payment.We would also appreciate receiving your catalog.If there are any special offers or opportunities to obtain the above items at reduced prices, please be sure to include this information with your response.Please feel free to contact me at 407-200 0001 if you need any additional information.Thank you for your assistance.Yours truly,Zhou Liangyi
Dear Sir or Madam:
Thank you for your order No.6464 dated 28 April for 40 widgets. We would like to arrange for immediate shipment. Unfortunately, we do not have sufficient credit information to offer you open account terms at this time. Would it be acceptable to ship this order cash on delivery?
If you wish to receive open account terms for your next order, please provide us with the standard financial statement and bank reference. This information will be held in the strictest confidence.
We look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
Hillary
延迟付款
Dear Sir or Madam:
Thank you for your letter dated 24 March. We are very sorry to hear about your company’s current financial problems.
We have considered your request to delay payment of your outstanding balance of US$11.426 until 1 May of this year. We are happy to tell you that we can agree to your proposal.
We must add, however, that this preferential treatment is being given only because of your current circumstances. It cannot be taken as a precedent for our future commercial relationship.
We wish you better times ahead.
Yours sincerely,
Hillary
确认供货
Dear Sir or Madam:
As a result of our recent exchange of information, we have a strong interest to work with your proposal.
Please see the following terms and conditions as a confirmation of the start of our business relationship.
Product Name:
Spec. Number:
Quantity:
Price:
Packing:
Payment:
We hope that this first transaction will come to a successful conclusion for both of us. We look forward to continuing a mutually beneficial trade between our companies.
Yours faithfully,
一、《外贸英语函电》课程简述
外贸英语函电, 又称商务英语函电或商贸函电英语, 是一门综合性的专业课程。该门课程根据国际贸易的通行惯例, 紧密结合我国外贸业务的实际, 通过大量的信函、实例, 系统介绍了国际贸易活动流程中各个环节的写作内容、写作特点、写作术语、常用词汇、相关句型及常见的表达方法等。该门课程既是商务英语专业学生的必修课程, 也适合国际经济贸易等专业的学生。该门课程能提高学生用英文在外贸业务中处理各类实务的能力, 为学生走向外贸工作岗位, 顺利开展工作打下良好的基础。
二、《外贸英语函电》课程特点
(一) 教学目的与要求
在国际商务人员的诸多技能当中, 函电的写作是一项非常重要的技能。该门课程要求学生通过大量的技能训练将英语的技能和外贸英语知识有机地结合起来, 使学生具备较强的撰写国际商务英语书信的能力。在课程的训练中掌握外贸函电的基本结构, 常用的表达方法, 专业术语、习惯表达方法等。使学生通过训练, 既提高写作能力, 同时也提高翻译能力。总的来说, 这是一门对英语及国际贸易知识要求都很高的课程, 如果仅仅熟悉国际贸易的各个环节, 而没有一定的英语基础, 或有一定的英语能力, 但对国际贸易各个环节比较陌生, 都无法学好这门课程。
(二) 内容知识的全面性
《外贸英语函电》以国际贸易实务的理论架构为依托, 内容知识的全面性、系统性是最大的特点。教材的编排与顺序符合国际贸易活动的顺序, 并以国际贸易的通行惯例为原则。教材内容涉及建立业务关系、询盘、报盘和还盘、促销、订单和确认、支付方式及合同条款的拟订, 包括包装、装运、保险、索赔与调解等。除此之外还包括公司内部通讯, 电报、电传、传真及电子邮件等。由此可见该课程涉及面广, 内容繁多, 有很强的实用性和针对性。
(三) 函电用语的专业性、规范性与正式性
首先, 外贸函电用语的专业性体现在其词汇的专业性和贸易术语的使用。特别是外贸词汇中的语言色彩、专业色彩和商业色彩。而语言色彩、专业色彩和商业色彩更深刻的体现在外贸词汇上。第一, 专业缩略语的使用。例如国际经济贸易组织及外贸缩略语。EEC欧洲经济共同体, WTO世界贸易组织, B/L Bill of lading, FOB离岸价, CFR cost and freight成本加运费等等。第二, 作为专门用途英语的一个分支, 外贸英语的词汇都来源于专业的商务和国际贸易词汇。学生在掌握外贸词汇时, 需时刻注意该词在特定场合下的意义。例如, document在普通英语中的意思为文件, 公文, 文档, 证件。而在外贸函电中, 我们理解为单证。再如, "offer"在外贸函电中表示“报盘”。又如, D/A (documents against acceptance) , 如果分开看这三个词汇, 应该大抵都懂。但如果不懂外贸的专业术语, 就不会知道D/A是外贸流程中一种非常重要的支付方式, 承兑交单。
其次, 外贸函电用语的规范性体现在, 在撰写外贸函电时, 必须时刻注意外贸函电规范的格式及严谨、标准的文章结构。那么, 我们如何能更好地达到外贸函电规范性的要求呢?通过大量的实际经验及探索, 在撰写外贸函电时, 我们应该遵循7C的重要原则, 即Completeness, Concreteness, Clearness, Conciseness, Courtesy, Correctness, Consideration。
再次, 函电用语的正式性体现在撰写函电时的正式性、规范性用词。一般来说, 外贸函电的用词我们更倾向于专业的、正式的词汇。这些词汇能给读者以尊重, 体现写作者的专业性。例如我们倾向用下列短语, in accordance with, in compliance with, for your information, in conformity with等。
三、《外贸英语函电》的教学探析
(一) 全面的、系统地掌握并理解外贸实务的流程和内容
在前文中提到的, 《外贸英语函电》的编排是以外贸活动的流程为基础的。那么, 在讲授每一部分函电的撰写之前, 首先需要教师有这样的全局概念。在实际讲授时, 按照外贸活动的完整流程, 分流程、分步骤的讲解。外贸活动的基本流程包括建立业务关系、询价、报盘、还盘、订货、接受、签约、包装、装运、支付、结算、保险、商检、索赔、代理等。在实际教学中, 应补充相关的背景资料。例如, 建立业务关系、询价、报盘、还盘属于国际商务谈判的内容。在讲授建立商务关系时可补充建立商务关系的基本渠道, 基本方法等。再根据此讲授建立商务关系的写作方法。例如讲授支付时, 有必要向学生介绍国际上最常见的支付方式及其支付流程。一个环节的理解是以另一个环节为基础。其次, 在深刻理解外贸实务的基础上, 再转而讲授每一个活动流程的写作结构、写作步骤、写作句型、写作表达、写作词汇等, 这样才会使学生有深入地理解。
(二) 重视函电写作原则、结构、术语及常用表达方式的讲解
首先, 在全面掌握外贸实务的内容的基础上, 应着跟于函电的写作原则及语言特点的讲授。例如, 教师在讲解国际贸易的支付方式时, 首先要讲授国际贸易贸易的支付工具, 国际贸易的主要支付方法汇付, 托收, 信用证。就三种主要的支付方法, 深刻讲解其主要内容及支付流程。学生在建立了理论基础后, 有了理论框架后, 教师再进一步讲解支付方式的函电写作, 语言表达, 句式特点。具体方法: (1) 以每一个环节为基础, 教师可将每一个环节切分成往来信函的双方。一般来说是买方和卖方。例如撰写建立商务关系信函, 教师可将这封信函分成四个写信步骤。获得对方名号的渠道, 表达建立联系的意愿, 简单的自我介绍及结尾。教师在讲授时以四个部分为基础, 举例讲解每一部分中涉及到的常用句型、词汇、表达方法等。并要求学生会翻译、能写作, 并在平时多留意多积累。 (2) 记忆。函电的撰写中有比较多的套用表达与句式, 这些句式都需要学生在课余记忆与背诵。 (3) 理论与实践相结合。我们说的理论与实际相结合是指学生应做大量的练习。学生只有通过练习才能更好的掌握所学, 才能查漏补缺。教师可以根据学生的基础情况补充难度不同的练习。例如我系在这门课程中选用的教材为复旦大学出版的《外贸英语函电》教材, 该教材在每一个单元后都安排了针对该单元内容的相关练习, 常用表达常用词汇等。学生只有针对性地进行练习后, 才能更加深入的掌握。此外, 在上课时, 给学生补充了大量的翻译练习。
(三) 运用案例教学法
在外贸函电的课程中, 可以适当地采用案例教学法。在讲授外贸函电的例文时, 应该可以发现, 这些例文大都比较陈旧。这时, 采用案例教学法就比较可行了。例如, 在讲授索赔、仲裁这一章节时, 教师可以选取真实的索赔案例, 通过分析案例转而分析句型结构、表达方法、专业词汇等。
(四) 在教学过程中注重培养学生的专业素质能力
学生专业素质的培养不是一朝之功, 这对教师本身也提出了更高的要求。首先, 教师在教学中要鼓励学生在课余时间扩大知识结构, 扩大阅读面。养成终身阅读的习惯, 培养及形成专业素质能力。其次, 在课程中可适当考虑及培养就业的需要。例如, 在外贸流程的讲解中, 可以多补充在真实的情境中企业、银行、厂家等所履行的不同职责。补充真实的案例。避免纸上谈兵, 从而培养并提高学生的专业素质能力。
《外贸英语函电》是一门综合性的、专业性的课程。教师应在教学中结合外贸函电的特点, 以外贸实务的基本环节为基础, 系统的、全面的介绍各个流程的背景, 着重讲授外贸函电各个部分的写作结构、写作步骤、写作方法、句型、词汇等。通过深入的讲授、大量的练习, 使学生达到全面掌握并能熟练撰写的目的。
参考文献
[1]魏国平.商务英语函电的文体特征.北京第二外国语学院学, 2005 (06) .
关键词： 外贸英语函电 课程特点 教学策略
外贸函电主要指的是我们对外商贸活动中所涉及的信函、电报、传真等。外贸英语函电课程是一门融国际贸易业务与英语商务信函写作于一体的专业英语的课程，其任务是培养学生阅读、翻译和书写外贸英文信函的能力，使学生用英文处理进出口业务各环节信函、签订合同及进行其他各种对外经济贸易活动。随着我国对外经济贸易和技术合作的迅速发展，掌握外贸英语函电的写作方法与技巧已成为商务英语专业学生必须具备的专业技能。
一、外贸英语函电课程特点
外贸英语函电是一种特别的信函形式。英语作为外贸英语函电的语言载体，具有普通英语的语言学特征，同时，外贸英语函电是英语和国际贸易知识、商务知识的有机结合。此门课程具有如下特点：
1.语言特征。
外贸英语函电具有专业化和书面体的语言特点，书写英文函电时必须遵循7C的重要原则，即Completeness（完整），Concreteness（具体），Clearness（清晰），Conciseness（简洁），Courtesy（礼貌），Correctness（正确），Consideration（体谅），这更加体现了外贸函电的语言规范性。
2.语篇特征。
外贸英语函电写作逻辑性强、格式规范、思路清晰、结构严谨。首先，外贸英语函电的写作格式较为严格，通常有齐头式（Full-block style）、缩进式（Indented style）和混合式（Modified-block style）。其次，内容格式要求严格，一封商业信函主要包括七个部分：信头（Letterhead）、信内地址（Inside name and address）、日期（Date）、称呼（Salutation）、正文（Body of a letter）、客套结尾（Complimentary close）和签名（Signature）。有时根据需要，信中会有参考号（Reference number）、事由行（Subject line）、附件（Enclosure）和附言（Postscript）等。
3.实用特征。
外贸英语函电主要围绕国际贸易中各个实践环节展开，具体包括：建立贸易关系（Establishing business relations）、询盘（Inquiry）、报盘（Offer）、还盘（Counter-offer）、订货与接受（Order and acceptance）、签订合同（Contract）及合同相关条款如包装（Packing）、装运（Shipment）、保险（Insurance）、支付方式（Payment）和索赔（Claims）等。该课程介绍了以上各个环节信函的格式及常用术语，各个环节相互连接，又各自独立，针对性强，实践性强。
二、外贸英语函电教学现状
外贸英语函电课程是商贸英语专业的重点课程，但就各大院校开设此课程的教学效果来看，不太令人满意。主要问题体现在以下几个方面：
1.学生方面。
外贸英语函电课程既包括语言基础知识，又包括外贸业务知识，是英语写作与外贸知识相结合的一门课程。部分学生英语基础差，语言功底不扎实，再加上对外贸知识的匮乏，往往影响他们的学习积极性。当无法达到期望值时，他们的学习兴趣锐减，学习效果明显下降。
2.教师方面。
外贸英语函电这门课程的性质和语言特点决定了教师必须既要擅长普通英语写作教学，又要熟悉外贸业务。合格的教师应将教学与实践相结合，既能传授学生语言知识，又能紧密联系外贸业务中必备的常识。而目前，我国各高校的外贸英语函电教师主要的问题：一是从事普通英语教学的英语教师改教外贸英语函电，专业知识欠缺；二是专业教师讲授该课程，英语语言教学经验相对薄弱。
3.教材方面。
目前我国外贸英语函电教材和书籍种类繁多，但存在的问题也很多：一是大部分教材内容陈旧。虽然有不少再版，但内容基本沿袭旧版，有的只是做了简单修改。某些英语函电教材仍然大篇幅地介绍电传和电报，很难适应外经贸发展的需求。二是教材内容存在业务知识上的错误。三是部分教材的结构松散，未能按照国际贸易实务的各个环节的先后顺序呈现教学内容。四是练习的设计不够系统，与函电相关的实务方面的练习涉及太少。五是范文语言不够精练，不符合函电写作的简洁原则。
4.课程设置方面。
外贸英语函电课程的开设缺乏与其他相关课程如国际贸易实务课程的协调。有的高校实务与函电课程同时开设，而有的是先开函电课程，后开实务课程。这两种做法存在一个共同问题，即函电讲到某个环节时，相关实务知识滞后，教师势必就在函电教学过程中讲解实务知识，系统性差；等到讲解实务的相关环节时，仍需讲解相关内容，从而造成时间上的浪费。此外，还存在实务课时不够的情况，学生对实务知识一知半解，在写作过程中涉及实务知识时常出现错误。
三、外贸英语函电教学策略
1.打好学生语言功底。
英语是外贸英语函电的语言载体，因此，基础阶段的英语教学是外贸英语函电教学的基础，外贸英语函电教学实际上是基础英语教学的扩展和延续。只有打好语言功底，才会在函电书写时少犯语法方面的错误。
2.开设先修课程。
外贸英语函电教学是以实用英语和国际贸易知识为理论支撑的，英语知识和国际贸易知识是外贸英语函电教学的两个翅膀，只有双翅同时用力挥动，才能飞得高远。英语知识和国际贸易知识两者相互依赖，相互促进，不可顾此失彼。所以在教学进程上，国际贸易实务课程应作为外贸英语函电的先修课程先行开设，两门课程既不要同时开设又不要相隔时间太长，以一个学期的间隔为佳，以免因时间过长而大量遗忘国际贸易知识。同时，在教学过程中，应坚持英语知识和经贸知识并重，既不可以把外贸英语函电当做国际贸易专业理论课来大讲专业理论知识，又不可以把外贸英语函电当做英语精读课，强调语法、语音及字句翻译。应该结合外贸英语函电的课程特点，以英语为语言载体，以国际贸易知识为理论指导，以商业信函书写原则为规范，以国际贸易实践各个环节的相关业务为重点，做到英语知识和国际贸易知识并重，理论与实践相结合，促进教学良性发展。
3.加快教材建设。
目前外贸英语函电教材普遍存在问题，编写最新的外贸英语函电教材非常有必要。教材编写者与教材内容应满足如下要求：第一，教材的编写者必须要有扎实的英语语言基本功，精通相关专业知识或具有国际贸易从业经验，并具有基础英语和专门用途英语的教学经验。第二，函电语料要真实，教材的内容要来自于国际贸易相关的真实语料。第三，练习的设计要全面。教材中练习的设计要以培养实用型人才的英语交际能力为出发点，要体现英语和实务知识的融合。在每章的练习中，除了以往教材中的常规练习外，可考虑适当增加与业务相关的专业知识练习，如专业术语的定义、业务程序和环节等。
4.提高教师自身专业素质。
外贸英语函电课程教师除具备扎实的英语基础外，还应具有一定的外贸专业知识，这是强化教学效果的基本保障。英语专业出身的函电老师可以通过在职培训等方式学习国际贸易知识，而外贸专业出身的函电老师可以专门进修英语，提高英语水平。无论是以上哪种老师，都可以到外贸公司短期培训学习，了解当今国际贸易的最新做法和发展趋势，从而把握教学的侧重点。
5.改革教学方法，实行多种教学法并用。
（1）形象直观法
学生在学校获得的书本知识是一种间接经验，间接必须以实际经验做基础，才是比较完整的知识。在讲授和回答问题时，教师要引导学生回忆他们直接经历过的事实，还须借助其他方法获得直接经验。为此，在教学中要运用形象直观的方法。外贸英语函电中有些知识和资料是书本上无法获得的，如商业发票（Commercial invoice）、形式发票（Proforma invoice）、合同（Sales contract）、装箱单（Packing list）、提单（Bill of lading）、原产地证书（Certificate of origin）等。笔者因为有直接从事外贸工作的经验，能够给学生提供这些资料并且解决疑难问题。例如学生对“背书”（Endorsement）概念模糊，笔者向学生展示一份背书的提单并解释：①“背书”的位置：在单据的反面。②打印或盖上公司名称的印鉴，在该印鉴空白处手写制单员或业务员的名字。③已经“背书”的单据如提单、保险单、汇票等均可转让。通过实物教学，学生不再认为外贸业务神秘，不再望而生畏。
（2）情景教学法
外贸英语函电的教学内容和国际贸易的各个实践环节密切相关，为国际贸易的各个环节服务，而各个贸易的实践环节又决定信函的内容。所以在教学中应坚持理论联系实际，切不可闭门造车，教师可以采取情景教学法教学，激发学生的学习兴趣，加强实践练习。例如笔者在教学中常把每两个学生分成一个小组，每个小组的学生可模拟国际贸易各个实践环节，先通过上网、查阅报纸等信息渠道获得相关联的商业信息，再将甲乙两同学假设为各自所在公司的主管或代理，在以后的教学中，每小组的学生可以根据每一单元教学内容为主题进行情景仿真模拟实践，可以模拟撰写建立贸易关系，询盘，报盘，还盘，订货与接受等，填写相关商务单据。这种情景式教学既可以激发学生的学习兴趣和热情，活跃课堂气氛，增强对业务知识的感性认识，又可以加强学生的实践活动，教学效果甚佳。
（3）多媒体教学法
多媒体教学是充分利用计算机、声像技术的特点和对信息处理的能力，使各种信息组成逻辑，连接成为一个系统，为各个领域提供先进的信息展示手段。在以往的英语教学中，黑板、粉笔加教材构成了单一课堂教学模式，这种单一、呆板的教学方法容易使学生失去学习的兴趣，不能体现语言的生动性，更不利于学生动手能力和实际操作能力的培养。而运用多媒体教学手段不仅可以增强语言的生动性，还可以营造一种商务环境，实现外贸模拟实习。具体做法是结合教材，从网上选取适当的与外贸业务相关的资料，并配以清楚完美的语音和情节制作出形象生动的课件，其所营造的情景交融的课堂气氛和产生的教学效果，是其他授课方式所无法比拟的。这种刺激的新颖性、醒目性、变化性、奇特性，容易唤起学生的好奇心，提高注意力和学习积极性，从而激发学习兴趣。
（4）案例教学法
通过采取案例教学法帮助学生充分理解外贸术语和进出口业务流程。外贸英语函电的课程架构是和国际贸易实务紧密相关的，其实践性、应用性及商务技能的专业性都使案例法教学大有用武之地。案例教学法就是选用本专业常见的并有一定典型性的案例，加以分析汇总，改编加工成教学案例，并组织学生进行分析问题，提出解决问题方案的一种教学方法。案例应具有形象直观，实施简便，感染力强，适用范围广，与实际紧密结合的特点。针对英语专业学生的实际情况，教师可以采用案例教学法引导和激发学生把语言学习和外贸业务结合起来，帮助学生了解一些专业术语所代表和蕴含的意义，培养他们对外贸业务的兴趣。教学实践表明，通过使用案例法可以使学生对外贸术语有更深入的理解。例如，使用案例辅助讲解FOB、CIF、CFR等不同价格条款特点时，由于案例分析的帮助，学生学习起来兴趣盎然，全然不觉枯燥，反而体会到商务活动的灵活和变换无穷，感觉到思路和思维方式均得到拓展。教师在运用上述方法组织教学时，一定要把握好其内容的知识性与实用性，尽可能地调动学生主动参与、探索、思考和实践的积极性，有效地提高其商务实践交际能力。
四、结语
外贸英语函电是一门内容丰富、实践性很强的课程，学生既要掌握外贸专业知识，又要积累专业英语词汇。单调的灌输式教学无法满足学生的需求，只有多种教学方法有机结合，才能让学生积极参与，收到事半功倍的效果。
参考文献：
[1]郑敏.商务英语函电与合同.清华大学出版社，2006.
[2]马列展，徐娜.高职院校外贸英语函电课程教学改革与实践.江西青年职业学院学报，2007（3）.
[3]甘鸿.外经贸英语函电.上海科学技术文献出版社，1996.
[4]隋思忠.外贸英语函电.东北财经大学出版社，2004.
[5]王乃彦.对外经贸英语函电.对外经济贸易出版社，2005.
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3、请求担任独家代理
We would like to inform you that we act on a sole agency basis fora number of manufacturers.We specialize in finished cotton goods for the Middle eastern market: Our activities cover all types of household linen.Until now , we have been working with your textiles department and our collaboration has proved to be mutually beneficial.Please refer to them for any information regarding our company.We are very interested in an exclusive arrangement with your factoryfor the promotion of your products in Bahrain.We look forward to your early reply.`
本公司担任多家厂家的独家代理，专营精制棉织品，包括各灯家用亚麻制品，行销中东。与贵公司向有业务联系，互利互作。贵公司纺织部亦十分了解有关业务合作之情况。盼望能成为贵公司独家代理，促销在巴林市场的货品。上述建议，烦请早日赐复，以便进一步联系合作。此致 敬礼
4、拒绝对方担任独家代理
Thank you for your letter of 1 September suggesting that we grant you a sole agency for our household linens.I regret to say that, at this stage ,such an arrangement would berather premature.We would, however, be willing to engage in a trial collaboration with you company to see how the arrangement works.It would be necessary for you to test the market for our productsat you end.You would also have to build up a much larger turnover tojustify a sole agency.We enclose price lists covering all the products you are interested in and look forward to hearing from you soon.9月1日有关建议担任家用亚麻制品独家代理的来信收悉。谨致衷心谢意。目前时机尚未成熟，不能应允该安排深感抱歉。然而，本公司乐意与贵公司先试行合作，为今后合作打下基础。为证明担任独家代理的能力，贵公司宜上述货品作市场调查，研究是否可扩大现有之营业额。奉上该货品之报价单，敬希查照。专此候复。此致 敬礼
5、同意对方担任独家代理
Thank you for your letter of 12 April proposing a sole agency for our office machines.We have examined our long and ,I must say ,mutually beneficial collaboration.We would be very pleased to entrust you with the sole agency for Bahrain.From our records, we are pleased to note that you have two service engineers who took training courses at our Milan factory.the sole agency will naturally be contingent on you maintaining qualified aftersales staff.Wterms and conditions and let us know whether they meet with your approval.On a personal note, I must say that I am delighted that we are probably going to strengthen our relationship.I have very pleasant memories of my last visit to Bahrain when you entertained me so delightfully.I look forward to reciprocating on your next visit to Milan.My very best wishes to you and your wife.4月12日建议担任为公室器具之独家代理来信已经收悉。过去双方合作皆互利互助，能获您的眷顾作我公司于巴林的独家代理，殊感荣幸。据知您公司两服务技师曾到我公司米兰工厂受训。相信您公司在取得代理权后，仍会继续注重合格售后服务人员的训练。现随信附上协议草稿，请查实各项条款，惠复是盼。能加强业务，我亦感到欣喜，前次到访巴林，蒙盛情款待，不胜感激。祈盼您莅临米兰时，容我一尽地主之谊。此致 敬礼
6、借引荐建立业务关系
At the beginning of this month , I attended the Harrogate toy fair.While there , I had an interesting conversation with Mr.Douglas Gage of Edutoys plc about ing an agency for our teaching aids.Douglas described your dynamic sales force and innovative approach to marketing.He attributed his own companys success to your excellent distribution network which has served him for several years.We need an organization like yours to launch our products in the UK.Our teaching aids cover the whole field of primary education in all subjects.Our patented Matrix math apparatus is particularly successful.You may have reservations about American teaching aids suiting your market.This is not a problem since we have a complete range of British English versions.I enclose an illustrated catalogue of our British English editions for your information.Please let me have your reactions to the material.I shall be in London during the first two weeks of October.Perhaps we could arrange a meeting to discuss our proposal.本用初参观哈洛加特玩具交易会时有幸与教育玩具股份有限公司的道格拉斯·盖齐先生一谈，提及本公司正物色代理人推广教学器材一事。盖齐先生赞扬贵公司积极推广产品，不断推出新的推销方法，并把其公司的成就归于贵公司完善的经销网络。贵公司的经验，正能替本公司在英国经销产品。本公司生产初级教育各学科的教育器村、专利产品梅特里克教学器材更傲视同侪。除美国教学器材外，亦备有全套英式英语版教材，适合当地市场，贵公司无需忧虑切合市场需求。现附上配有插图的英式英语版教材目录，盼抽空细阅，并赐知宝贵意见。本人拟于10月头两星期前往伦敦，未知能否安排会面，就以上建议作一详谈? 此致 敬礼
7、邀请参观贸易展览会
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